BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1
Pengertian Peranan Pengertian peranan menurut Soerjono Soekanto (2003;243), adalah
sebagai berikut: “Peranan merupakan aspek dinamis kedudukan (status). Apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai dengan kedudukannya, maka dia menjalankan suatu peranan.” Sedangkan menurut menurut Komaruddin (1994;768), pengertian peranan adalah sebagai berikut: 1. Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan seseorang dalam manajemen. 2. Pola perilaku yang diharapkan dapat menyertai status. 3. Bagian atau fungsi seseorang dalam kelompok atau pranata. 4. Fungsi yang diharapkan dari seseorang atau menjadi karakteristik yang ada padanya. 5. Fungsi setiap variabel dalam hubungan sebab akibat.
Berdasarkan definisi di atas maka peranan merupakan tugas utama yang dilakukan oleh seseorang dalam manajemen, perilaku yang menyertai status, fungsi seseorang dalam kelompok, fungsi yang diharapkan dari seseorang dan fungsi variabel dalam hubungan sebab akibat.
2.2
Audit
2.2.1
Pengertian Audit Pemeriksaan atau lebih dikenal dengan istilah audit bertujuan untuk
menilai apakah pelaksanaan sudah selaras dengan apa yang telah digariskan, sehingga disimpulkan bahwa audit merupakan suatu proses membandingkan antara fakta yang ada dengan yang seharusnya. Berikut definisi audit menurut The American Accounting Association (AAA) dikutip dari Robertson and Louwers (2002:7). Mendefinisikan audit:
“Auditing is a systematic process of objectively obtaining and evaluating evidence regarding assertion and established criteria and communicating the result to interest users” Pernyataan tersebut mendefinisikan audit sebagai suatu proses yang sistematis atau perolehan dan pengevaluasian bukti secara objektif mengenai asersi dan criteria yang ditetapkan dan mengkomunikasikan hasilnya kepada para pengguna yang tertarik. Arens et al (2006:4) mendefinisikan audit: “Auditing is the accumulation and evaluation of evidence about information to determine and report on degree of correspondence between the information and established criteria. Auditing should be done by a competent independent persons.” Pernyataan yang dikemukakan tersebut mendefinisikan audit sebagai suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti mengenai informasi untuk menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian informasi yang didapat dengan kriteria yang telah ditentukan. Pemeriksaan harus dilakukan oleh seseorang yang kompeten dan independen. Dari definisi yang telah dikemukakan tersebut dapat diambil kesimpulan tentang beberapa karakteristik dari audit yaitu: a. Audit merupakan suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti atau informasi. b. Adanya bukti audit (evidence), yang merupakan informasi atau keterangan yang digunakan oleh auditor untuk menilai tingkat kesesuaian suatu informasi. c. Adanya tingkat kesesuaian informasi (degree of correspondence information) dan kriteria tertentu (established criteria). d. Audit harus dilakukan seseorang yang memiliki kualifikasi yang diperlukan untuk melakukan audit. Seorang auditor harus kompeten dan independen terhadap fungsi atau satuan usaha yang diperiksanya. e. Adanya pelaporan dan mengkomunikasikan hasil audit kepada pihak yang berkepentingan.
2.2.2
Tipe-tipe Audit Menurut Arens, Elder, Beasley (2006:114) terdapat tiga tipe penugasan
audit yaitu audit operasional (operational audit), audit laporan keuangan (financial statement audits), dan audit ketaatan (compliance audit). a. Audit operasional (operational audit) Audit operasional merupakan penelaahan atas setiap bagian dari prosedur operasional perusahaan dan metode-metode operasi dengan tujuan untuk mengevaluasi efisiensi dan efektivitas. Pihak yang memerlukan audit operasioanl adalah manajemen atau pihak ketiga. Hasil audit operasional diserahkan kepada pihak yang meminta dilaksanakannya audit tersebut. b. Audit laporan keuangan (Financial statement audit) Audit laporan keuangan adalah audit yang dilakukan oleh auditor independen terhadap laporan keuangan yang disajikan oleh klien untuk menyatakan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan atas dasar kesesuaiannya dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Hasili audit terhadap laporan keuangan disajikan dalam bentuk tertulis berupa laporan audit yang akan dibagikan kepada para pemakai informasi keuangan. c. Audit Ketaatan (compliance audit) Audit ketaatan adalah audit yang bertujuan untuk menentukan apakah klien telah mengikuti sesuai dengan prosedur atau peraturan tertentu yang telah ditetapkan. Hasil audit ketaatan umumnya dilaporkan kepada pihak yang berwenang dalam membuat kriteria. Audit ketaatan banyak dijumpai dalam pemerintahan.
2.2.3
Jenis-jenis Auditor Didalam dunia praktek dikenal beberapa tipe auditor terdapat empat tipe
auditor yang umum dikenal yaitu: a. Auditor Eksternal atau kantor akuntan publik (Certified Public Accounting). Auditor Eksternal sering dikenal dengan istilah akuntan publik atau Certified Public Accountan (CPA). Menurut mulyadi (1998:19), di Indonesia Akuntan publik adalah Akuntan Profefsional yang menjual
jasanya kepada masyarakat, terutama dalam bidang audit terhadap laporan keuangan yang dibuat oleh kliennya, audit tersebut bertujuan untuk memenuhi kebutuhan para kreditor, pemilik prusahaan dan, calon pemilik perusahaan. Akuntan publik menerima honorarium dari klien dalam menjalankan keahliannya namun meskipun demikian seorang Akuntan Publik harus bebas dan independen, serta tidak berpihak pada kliennya. Tipe audit yang biasanya dilakukan adalah mencakup berbagai tipe terutama audit atas laporan keuangan. Kantor Akuntan Publik dalam tugasnya melaksanakan dua jenis jasa utama yaitu jasa assurance dan jasa non assurance. b. Auditor Pemerintah (General Accounting Office Auditor) Banyak auditor yang bekerja di instansi pemerintah, menurut Mulyadi (1998:20) umumnya yang disebut dengan auditor pemerintah adalah akuntan yang bekerja di Badan Pengawasan Keuangan dan Pengembangan (BPKP) dan Badan Pemeriksaan Keuangan serta Instansi Pajak. c. Auditor Pajak (Internal Revenue Agent) Direktorat Jenderal Pajak (DJP) berada dibawah Departemen Keuangan RI, bertanggunga jawab atas penerimaan Negara dari sector perpajakan dan penegakan hukum dalam pelaksanaan. Aparat pelaksana DJP dilapangan adalah Kantor Pelayanan Pajak (KPP) dan Kantor Pemeriksaan Pajak (karipka). Karipka mempunyai auditor-auditor khusus yang bertanggung jawab melakukan audit terhadap para wajib pajak tertentu untuk menilai apakah telah sesuai dengan undang-undang perpajakan. Tipe audit yang dilaksanakan adalah audit ketaatan. d. Auditor Internal (Internal Auditor) Auditor Internal merupakan auditor yang berstatus sebagai karyawan suatu organisasi dan bekerja untuk kepentingan organisasi tersebut. Tugas utamanya adalah membantu pemimpin dalam pengendalian organisasi tersebut. Tipe audit yang dilaksanakannya adalah audit operasional dan audit ketaatan.
2.2.4
Berdasarkan Bidang yang di Audit Menurut Sanyoto Gondodiyoto (2007;42-75) terdapat bidang-bidang
yang diaudit yaitu sebagai berikut: a. Audit Laporan Keuangan Merupakan suatu proses pemeriksaan oleh orang-orang yang mampu (kompeten) dan independen, dengan menghimpun dan mengevaluasi bukti-bukti dan keterangan yang terukur suatu kesatuan ekonomi, dengan tujuan untuk mempertimbangkan dan melaporkan tingkat kesesuaian dari keterangan terukur yang telah diperoleh dari pemeriksaannya tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan. b. Audit Operasional Audit operasional yang tekanannya pada tinjauan terhadap sistem dan prosedur operasi suatu organisasi dengan tujuan untuk menghasilkan keberhasilannya (effectiveness) dan ketepatgunaan (efficiency). Dalam audit operasional, tinjauan yang dilakukan tidak hanya terbatas pada masalah akuntansi, melainkan juga meliputi evaluasi terhadap bidangbidang lain yang menjadi keahlian auditor. Pelaksanaan auditor operasional dan hasil apa yang harus dilaporkan lebih sulit didefinisikan dibanding jenis audit lain. Efisiensi dan keberhasilan operasi suatu organisasi jauh lebih sulit dievaluasi secara objektif dibanding dengan mengevaluasi laporan keuangan. Dalam prakteknya, para auditor operasional lebih cenderung memberikan saran perbaikan prestasi ketimbang melaporkan keberhasilan prestasi kerja yan ada. Dalam hal ini audit operasional lebih mendekati konsultasi manajemen ketimbang yang biasa disebut auditing. c. Audit Ketaatan Pada audit ketaatan (compliance audit) penekanannya adalah untuk pemeriksaan apakah klien atau nasabah telah mengikuti prosedur atau peraturan tertentu yang telah ditetapkan oleh yang berwenang. Audit ketaatan bagi suatu perusahaan dapat berupa pemeriksaan apakah para pelaksana akuntansi telah mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh kontroler perusahaan, meninjau sistem upah apakah telah sesuai dengan
pihak bank (kreditor), untuk memastikan apakah perusahaan telah memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. Hasil dari audit ketaatan biasanya dilaporkan kepada pimpinan organisasi sebagai pihak yang paling berkepentingan dalam terpenuhinya prosedur dan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan. d. Audit Sistem Informasi Pada hakekatnya audit sistem informasi sebagai audit tersendir dan bukan merupakan bagian dari audit laporan keuangan audit ini juga perlu dilakukan untuk memeriksa tingkat kematangan atau kesiapan suatu organisasi
dalam
melakukan
pengelolaan
teknologi
informasi
(ITgovernance). Tingkat kesiapan dapat dilihat dari tata kelola teknologi informasi (information technology governance), tingkat kepedulian (awareness) seluruh stakeholder
(semua pihak terkait) tentang posisi
sekarang dan arah yang diinginkan di masa depan di bidang teknologi informasi pada suatu organisasi. Jadi implementasi teknologi informasi hendaknya direncanakan (dengan IT plan). e. Audit e-commerce Bidang audit terhadap e-commerce merupakan kegiatan jasa yang baru bagi para auditor. Kekhawatiran terhadap risiko yang timbul pada ebusiness / e-commerce sangat beragam. Menurut beberapa hasil penelitian kekhawatiran
masyarakat
terhadap
risiko
e-business/e-commerce
ditekankan pada beberapa hal, yaitu : i). Perlunya pengungkapan praktek bisnis ii). Perlunya keyakinan atas keandalan transaksi, dan iii).Perlindungan atas informasi Audit terhadap e-commerce merupakan bidang spesifik, karena berbeda dengan audit teknologi informasi lain yang bersifat “back-office system” sedangkan e-commerce bersifat “front-office system”. Yang dimaksud dengan “back-office system” dalam sistem komputerisasi adalah dukungan komputer atau teknologi informasi dalam pengelolaan data, jadi tidak terkait langsung dengan layanan kegiatan transaksi. Sedangkan “frontoffice system” adalah sistem berbasis teknologi informasi yang langsung
berkaitan dengan proses teansaksi, atau layanan kepada pihak lain atau pelanggan/masyarakat. Dalam e-business / e-commerce terjadi transaksi antara individu-individu yang tidak saling mengenal (jumpa di dunia maya). Apa yang ditampilkan oleh suatu website yang menyesatkan. Apakah bisnis ini legal, apakah konsumen yakin permintaannya akan dipenuhi oleh penanggung jawab website, apakah dapat menukarkan barang bila ternyata barang tidak sesuai pesanan, apakah ada garansi, kapan jangka waktu pengiriman, bagaimana layanan purna jual, dan lain-lain. Hal-hal perlu diketahui sehingga perlu diungkap kebiasaan berbisnis entitas tersebut. Dalam transakasi secara elektronis yang tanpa pengawasan memadai sangatlah mudah untuk merubah, menghilangkan, atau menggandakan transaksi. Hal lain yang penting adalah perlindungan dan keamanan atas informasi pribadi yang dimasukan ke dalam website tersebut. Adapun ancaman yang akan didapat yaitu: i). Hackers; merupakan orang yang tidak bertanggung jawab yang tidak memiliki otorisasi dan merusak sistem maupun data dengan tujuan bukan untuk mencari keuntungan. ii). Cracker; merupakan orang yang memasuki sistem komputer secara tidak sah, merusak sistem dengan tujuan mendapatkan keuntungan. iii).Viruses; merupakan program yang dibuat oleh orang yang tidak bertanggung jawab yang sulit terditeksi serta dapat merusak sistem ataupun menghilangkan data. f. Audit Forensik Audit yang dilaksanakan dalam kaitannya sebagai dukungan dalam proses litigasi dan investigasi. Pengguna jasa akuntan / audit forensik tersebut antara lain adalah para pengacara, kepolisian, perusahaan asiransi, bank, atau pemerintah. Kegiatannya antara lain mencakup memberikan opini sebagai saksi ahli dalam proses legal. Jenis-jenis penugasannya misalnya ialah : i). Investigasi criminal ii). Bantuan dalam konteks perselisihan para pemegang saham atau persero
iii).Masalah gangguan usaha jenis lain dari klaim asuransi g. Audit terhadap kecurangan (Fraud) Merupakan proses audit yang mengfokuskan pada keanehan atau keganjilan objek yang perlu dilakukan audit, mencegah terjadinya kecurangan mendeteksi maupun pemeriksaan kecurangan.
2.2.5
Program Audit Program audit merupakan perencanaan prosedur dan teknik-teknik
pemeriksaan yang ditulis secara sistematis untuk mencapai tujuan pemeriksaan secara efisien dan efektif. Selain berfungsi sebagai alat perencanaan juga penting untuk mengatur pembagian kerja, memonitor jalannya kegiatan pemeriksaan, menelaah pekerjaan yang telah dilakukan. Pengertian program audit menurut Moeller and Witt (1999:10-20), sebagai berikut: “The audit program is a toll for planning, directing and controlling audit work and blueprint for actions, sprcifying the procedures to be followed and delineating steps to be performed to meet audit objectives.” Pengertian dari pernyataan diatas, Proram audit merupakan alat untuk perencanaan, pengarahan-pengarahan dan pengendalian pekerjaan audit dan merupakan pedoman untuk tindakan, mngurutkan prosedur-prosedur yang akan dilaksanakan dan menggambarkan langkah-langkah untuk mencapai tujuan audit. Gambar 2.1 Fungsi program audit Rencana dan langkah-langkah yang logis untuk pelaksanaan
Audit Program
Sumber : Amin W Tunggal (2000:33)
Memperoleh informasi, mengkaji dan memferivikasi
Pelaporan dan opini pemeriksaan
Laporan pemeriksaan dan hasil kertas kerja pemerikasaan
Konsorsium
Organisasi
Profesi
Audit
Internal
(2004:15),
mendefinisikan program audit sebagai berikut: “Dalam
merencanakan
penugasan,
auditor
internal
harus
mempertimbangkan sasaran penugasan, alokasi sumber daya penugasan, serta program kerja penugasan” Program audit yang baik mencakup: 1. Tujuan audit dinyatakan dengan jelas dan harus tercapai atas pekerjaan yang dilaksanakan. 2. Disusun sesuai dengan penugasan yang bersangkutan. 3. Langkah kerja yang terperinci atas pekerjaan yang dilakukan. 4. Menggambarkan urutan prioritas langkah kerja yang dilaksanakan dan bersiffat fleksibel tetapi setiap perubahan yang ada harus diketahui oleh atasan auditor. Tujuan yang ingin dicapai dengan program audit, antara lain: 1. Memberikan bimbingan prosedural untuk melaksanakan pemeriksaan. 2. Memberikan checklist pada saat pemeriksaan berlangsung, tahap demi tahap sehingga tidak ada yang terlewatkan. 3. Merevisi program audit sebelumnya jika ada perubahan standard dan prosedur yang digunakan perusahaan. Keunggulan program audit antara lain sebagai berikut: 1. Meratanya pembagian kerja diantara auditor. 2. Program audit yang rutin hasilnya lebih baik dan menghemat waktu. 3. Program audit memilih tujuan audit yang penting saja. 4. Program audit yang telah digunakan dapat menjadi pedoman untuk tahun berikutnya. 5. Program audit menampung pandangan manajer atas mitra kerja. 6. Program audit memberikan kepastian bahwa ketentuan umum akuntansi telah dijalankan. 7. Penanggung jawab pelaksanaan audit jelas.
Kelemahan program audit antara lain: 1. Tanggung jawab audit pelaksana terbatas pada program audit saja. 2. Sering menimbulkan hambatan untuk berfikir kreatif dan membangun. 3. Kegiatan audit menjadi monoton.
2.2.6
Prosedur Audit Prosedur audit menurut Sunarto (2003:94) adalah tindakan yang
dilakukan atau metode yang digunakan oleh auditor untuk mendapatkan dan mengevaluasi bukti audit. Prosedur bisa diterapkan pada data akuntansi maupun pada proses untuk mendapatkan dan mengevaluasi informasi penguat. Sepuluh macam prosedur audit menurut Sunarto (2003:94) yang biasa dilakukan auditor, yakni: 1. Prosedur analitik (analytical procedure) 2. Menginspeksi (inspecting) 3. Mengkonfirmasi (confirming) 4. Mengajukan pertanyaan (inquiring) 5. Menghitung (counting) 6. Menelusuri (tracking) 7. Mencocokan kedokumen (vouching) 8. Mengamati (observing) 9. Melakukan ulang (re-performing) 10. Teknik audit dengan bantuan komputer (computer assisted audit techniques)
1. Prosedur Analitis Prosedur analitis dari kegiatan mempelajari dan memebandingkan data yang memiliki hubungan. Prosedur ini mencakup perhitungan dan penggunaan rasio sederhana, analisis vertical atau laporan perbandingan, perbandingan antara jumlah sesungguhnya dengan data historis atau anggaran, dan penggunaan model matematika dan statistika seperti analisis regresi. Dalam prosedur ini selain digunakan data finansial bisa juga
menggunakan data non finansial. Prosedur analitik ini menghasilkan bukti analitik.
2. Menginspeksi Menginspeksi
meliputi
kegiatan
pemeriksaan
secara
teliti
atau
pemeriksaan secara mendalam atas dokumen, catatan, dan pemeriksaan fisik atas sumber-sumber terwujud. Mengispeksi dokumen adalah cara untuk mengevaluasi dokumen. Auditor akan dapat menentukan keaslian suatu dokumen atau mungkin juga menditeksi adanya pengubahan isi dokumen atau adanya hal-hal yang mengundang pertanyaan mengispeksi sumber-sumber berwujud akan dapat member pengetahuan langsung kepada auditor mengenai keberadaan dan kondisi fisik, inspeksi juga merupakan cara untuk mengevaluasi bukti. 3. Mengkonfirmasi Konfirmasi
adalah
suatu
bentuk
pengajuan
pertanyaan
yang
memungkinakan auditor untuk mendapatkan informasi langsung dari sumber independen diluar organisasi klien (auditee). Klien (auditee) membuat permintaan kepada pihak luar secara tertulis tetapi auditor harus mengawasi pengirimannya. Permintaan tersebut berisi pula instruksi agar jawaban atas pertanyaan yang diajukan dikirim langsung kepada auditor. Prosedur audit ini menghasilkan bukti konfirmasi. 4. Mengajukan Pertanyaan Mengajukan pertanyaan bisa dilakukan secara lisan atau tertulis. Pengajuan pertanyaan bisa dilakukan kepada sumber-sumber internal perusahaan klien (auditee) ataupun diajukan kepada pihak luar. Hasilnya bukti lisan maupun bukti pertanyaan tertulis. 5. Menghitung Menghitung yang paling umum dilakukan adalah (1) Melakukan perhitungan fisik atas barang berwujud seperti melakukan perhitungan atas kas atau persediaan yang ada diperusahan, dan (2) Menghitung dokumen bernomor urut cetak. Tindakan pertama dimaksudkan sebagai cara untuk mengevaluasi bukti fisik dari jumlah yang ada ditangan. Sedangkan
tindakan kedua merupakan cara untuk mengevaluasi bukti dokumen yang berkaitan dengan kelengkapan catatan akuntansi.
6. Menelusuri Pada saat menelusuri, auditor (1) memilih dokumen yang dibuat pada saat transakasi terjadi, dan (2) menentukan informasi dalam dokumen tersebut telah sicatat dengan tepat dalam catatan akuntansi, arah pengujian dilakukan dari dokumen ke catatan akuntansi. Prosedur ini akan lebih efektif apabila klien (auditee) menggunakan dokumen dengan nomor urut tercetak. 7. Mencocokan ke Dokumen Mencocokan ke dokumen meliputi kegiatan : (1) Memilih alat-alat jurnal tertentu dalam catatan akuntasi, dan (2) Mendapatkan dan menginspeksi dokumen yang menjadi dasar pembuatan ayat jurnal tersebut untuk menetukan validitas dan ketelitian transaksi yang dicatat. Pencocokan dokumen berhubungan erat dengan bukti dokumen. 8. Mengamati Mengamati meliputi kegiatan melihat atau mengevaluasi pelaksanaan sejumlah kegiatan atau proses. Aktivitasnya bisa merupakan proses rutin dari suatu transaksi. Misalnya auditor mengamati kecermatan yang dilakukan oleh karyawan perusahaan klien (auditee) dalam melakukan perhitungan fisik
persediaan tahunan. Dalam tindakan ini tampak
perbedaan antara mengamati dengan menginspeksi. Disatu sisi, auditor mengamati proses karyawan klien (auditee) dalam melakukan perhitungan fisik persediaan, dan disisi lain auditor juga menginspeksi atau memeriksa persediaan tertentu untuk dapat mengetahui kondisi persediaan. 9. Melakukan Ulang Melakukan ulang atau mengerjakan ulang perhitungan dan rekonsiliasi yang telah dilakukan oleh klien (auditee). Prosedur ini menghasilkan bukti perhitungan. Auditor bisa melakukan ulang beberapa aspek dalam memproses transaksi tertentu, untuk memastikan proses yang telah
dilakukan klien (auditee) sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan.
10.Teknik Auditing dengan Bantuan Komputer Teknik audit dengan bantuan komputer untuk membantu dalam melakukan prosedur-prosedur yang telah diterangkan diatas. Contoh : auditor bisa menggunakan perangkat lunak komputer untuk melakukan perhitungan dan membandingkan dalam prosedur analitik, melakukan pemilihan sampel file yang berbeda untuk memeriksa kecocokan dan melakukan ulang berbagai perhitungan.
2.3
Internal Audit
2.3.1
Pengertian Internal Audit Salah satu fungsi penting dari manajemen adalah fungsi pengendalian
yang bertujuan untuk mengendalikan seluruh aktivitas organisasi perusahaan sehingga terjadi peningkatan kinerja suatu unit organisasi. Suatu unit dapat berbentuk divisi, departemen, seksi, ataupun proyek. Jika kinerja unit tersebut optimal, maka berarti menunjang ke arah perbaikan kinerja organisasi perbaikan kinerja organisasi secara keseluruhan. Salah satu alat yang dapat digunakan untuk melaksanakan
fungsi
pengendalian ini adalah dengan dilaksanakannya suatu pemeriksaan, yang umum dikenal dengan Internal Audit. Kompleksitas usaha seiring dengan berkembangnnya aktivitas, prosedur, maupun sumber daya perusahaan mengakibatkan Internal Audit semakin berkembang pesat. Diharapkan, dalam menghadapi perkembangan ini, Internal Audit dapat terus memberikan tingkat jaminan tertentu pada manajemen bahwa kinerja suatu unit telah optimal dan sistem pengendalian telah dilaksanakan dengan baik. Secara intern manajemen puncakjuga membutuhkan fungsi audit untuk bekerja untuk kepentingan manajemen puncak dalam memperkirakan dan menghindari resiko-resiko tersebut (evaluating risks management). Audit yang dilakukan tidak terbatas pada aspek-aspek akuntansi / keuangan perusahaan saja,
melainkan sudah mencakup kegiatan operasional organisasi. Audit yang demikian disebut audit opersional, yang dilakasanakan oleh auditor intern perusahaan. Kini audit telah berkembag dalam berbagai tujuan dan jenis audit. The Institute of Internal Auditor (IIA,1995), telah mendefinisikan audit internal sebagai berikut: “Internal Auditing is an independent appraisal function established within an organization to examine and evaluate its activities as a service to the organization. The objective of internal auditing is to assist member of the organization in the effective discharge of their responsibilities. To this end, internal auditing furnishes them with analysis, apprasisals, recommendations, consel, and information concerning the activites reviewed. The audit objective includes promoting effective control a reseaonable cost.” Definisi tersebut diartikan oleh Hiro Tugiman (1997:11) sebagai berikut: “Internal audit atau pemeriksaan internal adalah suatu fungsi penilaian yang independen dalam suatu organisasi untuk menguji dan mengevaluasi kegiatan yang dilaksanakan. Tujuan pemeriksaan internal adalah membantu para anggota organisasi agar dapat melaksanakan tanggung jawabnya secara efektif. Untuk itu pemeriksaan internal akan melakukan analisis, penilaian, dan mengajukan saran-saran tujuan pemeriksaan menyangkut pula pembangunan pengawasan yang efektif dengan biaya yang wajar.” Definisi audit internal mengalami perkembangan, seperti yang telah ditetapkan oleh IIA’S Board of Director pada bulan juni 1999. Definisi baru tersebut tidak hanya merefleksikan perubahan yang telah terjadi dalam profesi, definisi tersebut juga mengarahkan auditor internal menuju peran yang lebih luas dan berpengaruh pada masa yang akan datang seperti yang dikutip dari Sanyoto Gondodiyoto (2007:43) definisi baru tersebut adalah: “Internal auditing is an independent, objective assurance and consulting activity design to add value and improve an organization’s operations. It helps an organizations accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectivness of risk management, control and govermance processes” Adapun pengertian tersebut sesuai dengan Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (KOPAI) (2004:5) yang diartikan sebagai berikut: “Audit internal adalah kegiatan assurance dan konsultasi yang independen dan objektif, yang dirancang untuk memberikan nilai
dan meningkatkan operasi organisasi. Audit internal membantu organisasi untuk mencapai tujuannya, melalui suatu pendekatan yang sistematis dan teratur untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektifitas pengelolaan resiko, pengendalian dan proses governance”. Dari definisi tersebut dapat diuraikan kata-kata kunci audit internal sebagai berikut: 1. Kegiatan menjamin dan konsultasi. Aktivitas pemberian jaminan keyakinan dan konsultasi bagi organisasi atau perusahaan. 2. Independen dan objektif. Para auditor internal dianggap mandiri apabila dapat melaksanakan pekerjaannya secara bebas dan objektif. Kemandirian para pemeriksa internal dapat memberikan penilaian yang tidak memihak dan tanpa perasangka, yang mana hal ini sangat diperlukan atau penting bagi pemeriksaan sebagaimana mestinya. Hal ini dapat diperoleh melalui status organisasi dan sikap objektif para auditor internal, Status organisasi audit internal haruslah memberikan keleluasan untuk memenuhi atau menyelesaikan tanggung jawab pemeriksaan yang diberikan. Para auditor internal harus melakukan pemeriksaan secara objektif adalah sikap bebas yang harus dimiliki oleh auditor internal dalam melaksanakan pemeriksaan. 3. Memeberikan nilai tambah dan meningkatkan kegiatan organisasi. Audit internal diharapkan dapat membantu organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi. 4. Pendekatan yang sistematis dan teratur. Auditor internal dalam melaksanakan tugasnya harus tepat pada pokok permasalahan / tidak bias, sehingga permasalahan yang dihadapi organisasi / perusahaan dan segera teratasi dan diatasi. 5. Pengelolaan resiko. Auditor mempunyai fungsi dalam membantu organisasi dengan cara mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko signifikan dan memberikan
kontribusi
terhadap
peningkatan
pengelolaan
resiko
dan
sistem
pengendalian intern. 6. Pengendalian. Auditor internal mempunyai fungsi audit internal dalam membantu organisasi dalam memelihara pengendalian intern yang efektif dengan cara mengevaluasi kecukupan, efisiensi, dan efektivitas pengendalian tersebut, serta
mendorong
peningkatan
pengendalian
intern
secara
berkesinambungan. 7. Proses Governance. Auditor internal mempunyai fungsi audit internal dalam menilai dan memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan proses govenrnance dalam mencapai tujuan-tujuan berikut : a. Mengembangkan etika dan nilai-nilai yang memadai didalam organisasi. b. Memastikan
pengelolaan
kinerja
organisasi
yang
efektif
dan
akuntabilitas. c. Secara efektif mengkomunikasikan risiko dan pengedalian kepada unitunit yang tepat dalam organisasi. d. Secara efektif mengkoordinasi kegiatan diri dan mengkomunikasikan informasi diantara pimpinan, dewan pengawas, auditor internal, auditor eksternal serta manajemen.
2.3.2
Perbedaan Internal Audit dengan External Audit Dalam melaksanakan tugasnya terdapat perbedaan layanan antara auditor
internal dengan auditor eksternal, menurut Barlow (1995:45). Sebagaimana dikutip Hiro Tugiman (1997:6) bahwa terdapat perbedaan layanan antara auditor internal dan auditor eksternal yang dapat dibandingkan dari berbagai aspek pelayanan nampak sebagai berikut:
Tabel 2.1 Perbedaan Layanan Internal Auditor dan Eksternal Auditor Aspek Internal Konsumen Manajer / Komite Audit Fokus Resiko usaha Orientasi Saat ini dan yang akan dating Pengedalian Langsung Kecurangan Langsung Kebebasan Objektivitas Kegiatan Proses yang sedang berjalan Sumber : Barlow (1995:45)
Eksternal Pemegang saham Resiko Laporan Keuangan Yang lalu sampai saat ini Tidak langsung Tidak langsung Berdasar status Tiap periode akuntansi
Berdasarkan table tersebut, maka tampak perbedaan pelayanan antara auditor internal dan auditor eksternal yang meliputi perbedaan tujuan dan aspekaspek pelayanan utama dari perbedaan tersebut adalah bahwa auditor internal merupakan yang bekerja dalam suatu perusahaan dan berstatus sebagai karyawan, sehingga terikat dengan perusahaan tersebut dan memiliki tujuan untuk memberikan informasi kepada dewan direksi atau manajer, mengenai kinerja dari perusahaan sedangkan auditor eksternal merupakan auditor dari luar perusahaan yang dipekerjakan oleh perusahaan untuk keperluan mengaudit laporan keuangan dalam setiap periode akuntansi. Ada beberapa perbedaan lain yang di antara keduanya seperti yang dijelaskan oleh Boyton, Johnson, Kell (2001:986) dalam bukunya “Modern Auditing”, yaitu: Tabel 2.2 Perbedaan Internal Audit dan External Audit Employer National Organization Certifying designation Licence to practice Primary Responsibility Scope of Audits
INTERNAL AUDIT Companies and governmental units Institute of Internal Auditor (IIA) Certified Internal Auditor (CIA) No To board of directors
All activities of an organization Sumber : Boyton, Johnson, Kell, (2001:986)
EXTERNAL AUDIT CPA Firms American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) Certified Public Accountants (CPA) Yes To third parties Primarily financial statements
Perbedaan karakteristik diatas selain pada lingkup audit, juga menekankan pada pelaku audit, organisasi sertifikat audit, ketentuan perijinan pelaksanaan praktek, serta pertanggungjawaban audit. Berdasarkan ruang lingkup audit, Internal Audit sering disebut dengan Operational Audit,dan external Audit dengan Financial Audit. William F. Messier (2000:11) mendefinisikan tujuan dari Financial Audit dalam bukunya “Auditing and Assurance Service” yaitu: “……determines whether the overall financial statements present fairly in accordance with specified criteria. This type of audit usually covers the basic set of financial statements (balance sheet, income statement, statement of stockholders equity, and statement of cash flows) and generally accepted accounting principles (GAAP) serve as criteria.” Jadi disini dapat disimpulkan bahwa tujuan Audit finansial adalah untuk menyatakan pendapat atas kewajaran posisi dalam laporan keuangan sesuai dengan criteria GAAP, yang mencakup neraca, laporan rugi laba, laporan pemegang saham, dan laporan arus kas. Di sisi lain, Internal Audit menekankan pada efektivitas, efisiensi, dan kehematan (Ekonomi), meningkatkan kemapuan pihak manajemen mengelola sumber-sumber dayanya yang terbatas dalam upaya mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dari hasil audit ini diharapkan suatu rekomendasi yang konstruktif untuk meningkatkan prestasi atau kinerja dari operasi perusahaan di masa yang akan datang. Internal Audit juga bertujuan untuk menentukan apakah hukum, peraturan, dan kebijakan serta prosedur-prosedur yang ditetapkan telah daitaati dan standar-standar telah dipenuhi dalam upaya mencapai tujuan, sebagaimana yang dijelaskan oleh Arens (2002:680) dalam bukunya “Auditing and Assurance Service:An Integrated Approach” yaitu : “… is expected to provide value of organization through improved operational effectiveness. In addition to traditional responsibilities such as reviewing the reliability and integrity of information compliance with policies and regulation, an the safeguarding of assets.” Laporan audit pada audit finansial biasanya ditujukan kepada banyak pemakai, seperti pemegang saham, kreditur, pemerintah, serikat pekerja, dan masyarakat umum hingga laporannya memiliki suatu Standar Profesional Akuntan
Publik,. Sebaliknya pada Internal Audit laporannya hanya digunakan oleh pihak Intern saja yaitu manajemen, selaku pertanggung jawab unit-unit organisasi yang beraktivitas dibawah pengawasannya. Laporan ini biasanya disesuaikan dengan kebutuhan manajemen namun secara umum mengacu pada Standar Profesional Audit Internal. Internal Audit pada umumnya hanya melakukan Operasional Audit Perbedaan Financial Audit dan Operasional Audit seperti dapat digambarkan sebagai berikut: Gambar 2.2 Financial Audit Vs Operational Audit FINANCIAL AUDIT Accept Client
Plan Audit
Perform Audit
Report Findings to stakeholders
OPERATIONAL AUDIT Select Auditee
Plan Audit
Perform Audit
Report Findings to management Perform Follow Up
Sumber : Boyton, Johnson, Kell, (2001; 989)
2.3.3
Tujuan Internal Audit Adapun tujuan audit internal menurut IIA (1995:95) yang dikemukakan
sebagai berikut: “The objective of internal audit is to assist member of organization in the effective discharge of the responsibilities. To this end, internal audit furnished them with analysis, appraisal, recommendation, connects, and information concerning the activities reviewed. The audit objective includes promoting effective control of reasonable cost.”
Dari pernyataan yang dikemukakan tentang tujuan audit internal yang dialih bahasakan oleh Hiro Tugiman (1997:99) dapat diartikan sebagai berikut: “Tujuan pelaksanaan audit internal adalah membantu para anggota organisasi agar dapat melaksanakan tanggungjawabnya secara efektif. Untuk hal tersebut, auditor internal akan memberikan sebagai analisis, penilaian, rekomendasi, petunjuk, dan informasi sehubungan dengan kegiatan pemeriksaan. Tujuan pemeriksaan mencakup pula usaha mengembangkan pengendalian yang efektif d engan wajar.”
Konsorsium Organisasi Profesi Auditor Internal (2004:8) menyatakan bahwa: “Tujuan kewenangan dan tanggungjawab fungsi audit internal harus dinyatakan secara formal dalam charter audit internal, konsisten dengan Standar Profesi Audit Internal dan mendapat persetujuan dari pimpinan dan dewan pengawas organisasi.”
Dengan kata lain tujuan audit internal adalah memberikan pelayanan kepada organisasi untuk membantu semua anggota organisasi tersebut. Bantuan yang diberikan sebagai tujuan akhir agar semua organisasi dapat melakukan semua tanggungjawab yang diberikan dan dibebankan kepadanya secara efektif. Audit internal membantu manajemen dalam hal mencari kemungkinan yang paling baik dalam penggunaan smber modal secara efisien dan efektif, termasuk efektivitas pengendalian dalam biaya wajar. Semua bantuan audit internal tersebut dapat diberikan melalui analisis-analisis, penilain, saran-saran, bimbingan dan informasi tentang aktivitas yang diperiksa.
2.3.4 Fungsi dan Tanggung Jawab Internal Auditor Fungsi audit internal melakukan evaluasi dan memberikan kontribusi terhadap peningkatan proses pengelolaan risiko, pengendalian, dan governance, dengan menggunakan pendekatan yang sistematis, teratur dan menyeluruh, yang meliputi:
a. Pengelolaan risiko Fungsi auditor internal harus membantu organisasi sengan cara mengidentifikasi dan emngevaluasi risiko signifikan dan memberikan kontribusi
terhadap
peningkatan
pengelolaan
risiko
dan
sistem
pengendalian intern. b. Pengendalian Fungsi audit internal harus membantu organisasi dalam memelihara pengendalian internal yang efektif dengan cara mengevaluasi kecukupan, efisiensi dan efektivitas pengendalian tersbut, serta mendorong peningkatan pengendalian intern secara berkesinambungan. c. Proses Governance Fungsi audit internal harus menilai dan memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan proses governance dalam mencapai tujuantujuan sebagai berikut : i). Mengembangkan etika dan nilai-nilai yang memadai didalam organisasi. ii). Memastikan pengelolaan kinerja organisasi yang efektif san auntabilitas. iii).Secara efektif mengomunikasi risiko dan pengendalian kepada unit-unit yang tepat didalam organisasi. iv).Secara
efektif
mengkomunikasikan
mengkomunikasikan
informasi
kegiatan
diantara
dari
pimpinan,
dan dewan
pengawas, audit internal dan eksternal serta manajemen.
Seiring dengan semakin berkembangnya profesi auditor internal disebabkan semakin tingginya pengekuan atas pentingnya keberadaan auditor internal bagi perusahaan. Tanpa adanya auditor internal pada suatu perusahaan, maka dewan direksi tidak memiliki sumber informasi internal yang bebas mengenai kinerja manajemen. Hal yang harus ditekankan disini adalah auditor internal merupakan bagian integral dari perusahaan dan fungsi yang diemban dan dijalankannya adalah berdasarkan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh dewan direksi.
Fungsi auditor internal menurut Hiro Tugiman (1997:11) adalah sebagai berikut: “Fungsi internal auditing atas pemeriksaan internal adalah suatu fungsi penilaian yang independen dalam suatu organisasi, untuk menguji dan mengevaluasi kegiatan organisasi yang dilaksanakan. Tujuannya adalah membantu para anggota organisasi agar dapat melaksanakan tanggung jawab secara efektif”.
Menurut Amin Widjaja Tunggal (2000:21), tanggung jawab departemen audit adalah sebagai berikut: a. Tanggung jawab auditor internal adalah menerapkan program audit internal mengarahkan personil dan aktivitas-aktivitas departemen audit internal juga menyiapkan rencana tahunan untuk pemeriksaan semua unit perusahaan. Dan menyajikan program yang telah dibuat untuk persetujuan. b. Tanggung jawab Auditor Supervisor adalah membantu direktur audit internal dalam mengembagkan program audit tahunan dan membantu dalam mengkoordinasikan usaha auditing dengan auditor independen agar memberikan cakupan audit yang sesuai tanpa duplikasi usaha. c. Tanggung jawab staf auditor dalam pekerjaan lapangan audit. d. Tanggung jawab staf auditor adalah melaksanakan tugas audit pada suatu lokasi audit. Fungsi dan tanggung jawab auditor internal dakan berjalan dengan baik apabila pelaksanaan audit internal didukung oleh audit internal yang berkualitas dan professional Hiro Tugiman menyatakan bahwa: “Keberhasilan pelaksanaan fungsi audit internal ditentukan oleh status yang diberikan perusahaan atau departemen audit internal juga akan sangat ditentukan oleh kemapuan dan pengetahuan dariaudit internal itu sendiri, karena suatu fungsi pemeriksaaan tidak akan berhasil tanpa adanya orang yang berintegrasi tinggi, berdaya imajinasi, daya analisis kuat, berinisiatif serta berkemampuan untuk mengkomunikasikan perusahaan dengan orang lain”
2.3.5
Pelaksana Internal Audit Internal Auditor memiliki pemahaman yang lebih baik atas perusahaan dan
mereka terlatih dalam sistem pengendalian yang lebih luas yang memberikan suatu gambaran yang lebih terpadu atas organisasi dan komponen-komponen yang berbeda hingga dapat lebih peka dalam menemukan hal-hal yang mengurangi kehematan, efektivitas, dan efisiensi dalam pengelolaan perusahaan kelemahankelemahan dan peluang-peluang untuk perbaikan. Internal Auditor diharuskan memiliki organisasi yang dirancang sedemikian rupa agar dapat melaksanakan tugasnya dengan tingkat independensi yang memadai. Salian itu, Internal Auditor harus memiliki kemampuan professional sehingga memiliki pengetahuan, kemampuan, dan berbagai disiplin ilmu yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya. Lebih lanjut, Internal Auditor harus memiliki dukungan manajemen dalam memberikan keleluasaan melakukan pemeriksaan terhadap berbagai aspek-aspek pemeriksan sehingga ia dapat mengkoordinasikan kegiatannya agar dapat mencapai tujuan pemeriksaan dengan optimal. Secara konseptual. Internal Auditor seharusnya tidak melapor secara administratif kepada manajemen, Internal Auditor memiliki tanggung jawab untuk melapor langsung kepada Board of Director, sehingga independensi akan terpelihara. Posisi Internal Auditor dalam suatu perusahaan digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.3 Ideal Positioning of Internal Auditing
BOARD OF DIRECTOR
AUDIT COMMITEE Administrative
Responsibility
INTERNAL AUDIT EXECUTIVE MANAGEMENT Reporting Responsibility MIDDLE MANAGEMENT
OPERATIONAL MANAGEMENT Sumber : Ratliff (1996: 169) Kemunculan komite audit yang terdiri dari luar direktur-direktur sebagai anggota untuk mengawasi fungsi Internal Audit dan meningkatkan independensi dari manajemen. 2.4
Norma Praktik Profesional Internal Audit Menurut Hiro Tugiman (1997:13) yang menyatakan bahwa: “Standar profesi membedakan antara berbagai macam tanggung jawab organisasi yang meliputi dewan, unit internal, pimpinan audit internal, para pemeriksa internal (internal auditor), dan pemeriksa eksternal auditor).” Menurut Hiro Tugiman, standar profesi meliputi: 1. Independensi dan kemandirian unit audit internal yang membuatnua terpisah dari berbagai kegiatan yang diperiksa dan objektivitas para pemeriksa internal (internal auditor). 2. Keahlian dan penggunaan kemahiran profesioanl secara cermat dan seksama para auditor internal. 3. Lingkup pekerjaan audit internal.
4. Pelaksanaan tugas audit internal. 5. Manajemen Unit Audit Internal.
2.4.1
Independensi Internal Auditor Agar seseorang auditor internal efektif dalam menajalankan tugas, auditor
internal harus independen dan objektif dalam pelaksanaan tugasnya, hal ini berarti auditor internal dalam memberikan penilaian tidak memihak kepada siapapun. Hal ini dapat dicapai bila fungsi auditor internal diberikan status dan kedudukan yang jelas, seperti yang dikemukakan IIA (2004:7), sebagai berikut: “The internal audit activity should be independent, and internal auditor should be objective in performing their work”. Independensi berarti bahwa auditor internal harus mandiri dan terpisah dari berbagai kegiatan yang diperiksa. Para auditor internal dianggap mandiri apabila dapat melaksanakan pekerjaannya secara bebas dan objektif sehingga dapat membuat pertimbangan penting secara netral dan tidak menyimpang independensi dapat dicapai melalui status organisasi dan objektivitas. Konsorsium Organisasi Audit Internal (2004:8), menyatakan bahwa: “Fungsi audit internal harus ditempatkan pada posisi yang memungkinkan fungsi tersebut memenuhi tanggung jawabnya. Independensi akan mengikatapabila fungsi audit internal memiliki akses komunikasi yang memadai terhadap pimpinan dan dewan pengawas organisasi”. Objektivitas adalah sikap mental yang bebas yang harus dimiliki oleh auditor internal dalam melaksanakan pemeriksaan. Audit internal tidak boleh menempatkan penilai sehubungan dengan penilaian yang dilakukan oleh pihak lain atau menilai sesuati berdasarkan hasil penilaian orang lain. Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (2004:8), menyatakan bahwa: “Auditor internal harus memiliki sikap mental yang objektif, tidak memihak, dan menghindari kemungkinan timbulnya pertentangan kepentingan (conflict of interest).”
2.4.2 Ruang Lingkup Audit Lingkup penugasan audit internal menurut Konsorsarium Organisasi Profesi Audit Internal (2004:13) sebagai berikut: Ruang lingkup kegiatan audit internal mencakup bidang yang sangat luas dan kompleks meliputi seluruh tingkatan manajemen baik yang sifatnya administratif maupun oprasionl. Hal tersebut sesuai dengan komitmen bahwa fungsi audit internal adalah membantu manajemen dalam mengawasi jalannya roda organisasi. Namun demikian audit internall bukan bertindak semata-mata tetapi merupakan mitra yang siap membantu dalam memecahkan setiap permasalahan yang dihadapi. Ruang lingkup audit internal menurut Hiro Tugiman (1997:99-100) sebagai berikut: Ruang
lingkup
pemeriksaan
internal
menilai
keefektifan
sistem
pengendalian internal serta pengeveluasian terhadap kelengkapan dan keefektifan sistem pengendalian internal yang dimiliki organisasi, serta kualitas pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan. Pemeriksaan internal harus: a. Me-review keandalan (reabilitas dan integritas) informasi financial dan operasional serta cara yang dipergunakan untuk mengidentifikasi, mengukur, mengklasifikasikan dan melaporkan informasi tersebut. b. Me-review berbagai sistem yang telah ditetapkan untuk memastikan kesesuaian dengan berbagai kebijakan, prosedur, hokum, dan peraturan yang dapat berakibat penting terhadap kegiatan organisasi, serta harus menetukan apakah organisasi telah mencapai kesesuaian dengan hal-hal tersebut. c. Me-review berbagai cara yang dipergunakan untuk melindungi harta dan bila dipandang perlu, memverifikasi keberadaan harta-harta tersebut. d. Menilai keekonomisan dan keefisienan penggunaan berbagai sumberdaya. e. Me-review berbagai operasi atau program untuk menilai apakah hasilnya konsisten dengan tujuan dan sarana yang telah ditetapkan dan apakah kegiatan tersebut dilaksanakan sesuai dengan yang direncanakan.
2.4.3
Kompetensi Internal Audit Kualifikasi audit internal menurut Amin W.Tunggal (2000:22-27), antara
lain adalah: a. Audit internal harus memiliki pendidikan dan latihan yang memadai, karena audit berhubungan dengan analisis dan pertimbangan. Oleh karena itu audit internal harus mengerti catatan keuangan dan akuntansi sehingga dapat memverifikasi dan menganlisa dengan baik. b. Selain pendidikan dan pelatihan seorang audit internal juga harus berpengalaman dibidangnya. Apabila ia seorang auditor internal yang baru. Ia harus dibimbing oleh auditor yang kompeten. c. Seorang auditor dikatakan kompeten bila ia memiliki cirri-ciri sebagai berikut : i). Auditor harus tertarik dan ingin mengetahui semua operasi perusahaan, selain itu juga harus mempunyai perhatian terhadap prestasi dan persoalan karyawan perusahaan mulai dari tingkat bawah sampai tingkat atas. ii). Seorang auditor internal harus tekun dan menjalankan pekerjaannya. iii).Auditor juga harus memandang suatu kesalahan sebagai sesuatu yang harus diselesaikan dan kesalahan dibuat sebisa mungkin dihindari. iv).Auditor internal harus menelaah semua pengaruh yang terjadi terhadap profitabilitas dan efisiensi kegiatan perusahaan. v). Mempertimbangkan ausitee sebagai mitra, karena tujuan dari audit internal
bukan
mengkritik
tetapi
untuk
meningkatkan
operasi
perusahaan. d. Seorang auditor internal harus mempunyai ide-ide yang cemerlang untuk membangun organisasi. Konsorsium Organisasi Audit Internal (2004:9), menyatakan bahwa: “Penugasan harus dilaksanakan dengan memperhatikan keahlian dan kecermatan professional”
a. Keahlian Auditor harus memiliki pengetahuan, keterampilan dan kompetensi yang harus dibutuhkan untuk melaksanakan tenggung jawab perorangan. Fungsi audit informasi secara kolektif harus memiliki atau memperoleh pengetahuan, keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab. b. Kecermatan Profesional Auditor internal harus menerapkan kecermatan dan keterampilan yang layaknya dilakukan oleh seorang audit internal yang bijaksana dan kompeten,
dengan
mempertimbangkan
ruang
lingkup
penugasan,
kompleksitas dan materialitas yang dicakup dalam penugasan, kecukupan dan efektivitas manajemen risiko, pengendalian dan proses governance; biaya dan manfaat penggunaan sumber daya alam. Penugasan penggunaan teknik-teknik audit berbasis komputer dan teknik-teknik audit berbasis komputer dan teknik-teknik analisis lainnya. c. Pengembangan Profesional yang Berkelanjuatan (PPL) Auditor internal harus meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kompetensinya melalui pengembangan professional yang berkelanjutan.
2.4.4
Pelaksanaan Internal Auditor IIA (1995:35-59) mengemukakan pelaksanaan Audit Internal, Sebagai
berikut: “Performance of audit work should include: a. Planning the audit; b. Examining and evaluation information c. communicating result d. Following up
Pengertian empat langkah kerja pelaksanaan audit internal diatas menurut Hiro Tugiman (1997;43-78) adalah sebagai berikut: a. Perencanaan harus didokumentasikan dan mencakup : i). Menetapkan tujuan dan ruang lingkup pekerjaan
ii). Mendapatkan informasi mengenai aktivitas yang diperiksa; iii). Menentukan sumber-sumber yang penting dalam melaksanakan audit; iv). Mengkomunikasikan pihak-pihak tertentu; v). Melakukan survey langsung; vi). Menentukan kapan, kepada siapa hasil audit dikomunikasikan; vii). Mendapatkan persetujuan dan perencanaan pekerja audit; b. Proses pengujian dan pengevaluasian informasi i). Seluruh informasi yang berhubungan dengan tujuan dan ruang lingkup dikumpulkan; ii). Informasi harus mencukupi, kompeten dan relevan; iii). Prosedur audit termasuk teknik pengujian dan sampel harus dipilih; iv). Proses pengumpulan analisis dan interprestasi serta dokumentasi harus diawasi untuk memelihara objetivitas. c. Audit internal harus melaporkan hasil audit i). laporan ditulis setelah pekerjaan audit selesai; ii). Audit internal harus mendiskusikan kesimpulan-kesimpulan dan rekomendasi-rekomendasi dengan pihak manajemen.; iii). Laporan harus objektif dan jelas, ringkas, komunikatif dan tepat waktu;
iv). Laporan mencakup rekomendasi untuk pemeliharaan dan pernyataan keberhasilan pelaksanaan disertai tindakan koreksi; v). Laporan menyatakan tujuan, ruang lingkup dan hasil pemeriksaan; vi). Pemeriksaan internal harus melakukan tindak lanjut untuk memastikan tindakan yang pantas telah dilakukan. d. Hasil audit harus ditindak lanjuti i). Adanya proses untuk menentukan kecukupan, keefektifan, dan ketetapan waktu dari berbagai tindakan yang dilakukan oleh manajemen terhadap berbagai temuan pemeriksaan yang dilaporkan; ii). Adanya tanggung jawab untuk melakukan tindak lanjut; iii). Dalam menentukan luas dari tindak lanjut, auditor internal harus mempertimbangkan berbagai prosedur dari hal-hal yang berkaitan
dengan tindak lanjut, yang dilaksanakan oleh pihak lain dalam organisasi; iv). Dewan harus diberi laporan tentang seluruh keputusan manajemen senior terhadap berbagai temuan pemeriksaan penting; v). Sifat, ketepatan wawktu, dan luas tindak lanjut ditentukan oleh pimpinan audit internal; vi). Dalam menentukan prosedur tindak lanjut yang tepat memperhatikan: • Pentingnya temuan yang dilaporkan • Tingkat usaha dan biaya yang dibutuhkan untuk memperbaiki kondisi yang dilaporkan • Risiko yang mungkin terjadi bila tindakan korektif yang dilakukan gagal • Tingkat kesulitan pelaksanaan tindakan korektif, dan • Jangka waktu yang dibutuhkan. v). Pemonitoran oleh pemeriksa internal hingga diperbaiki berbagai akibat yang mungkin ditimbulkan terhadap organisasi; vi). Pemeriksa internal harus memastikan bahwa tindakan yang dilakukan terhadap temuan memperbaiki berbagai kondisi yang mendasarkan dilakukannya tindakan tersebut; vii). Pimpinan audit internal bertanggung jawab membuat jadwal kegiatan tindak lanjut sebagai bagian dari pembuatan jadwal pekerjaan pemeriksaan; viii).Penjadwalan tindak lanjut harus didasarkan pada risiko dan kerugian yang terkait, juga tingkat kesulitan dan perlunya ketepatan waktu dalam penerapan tindakan korektif; ix). Pimpinan audit internal harus menetapkan berbagai prosedur; x). Berbagai teknik yang digunakan untuk menyelesaikan tindak lanjut secara efektif.
2.4.4.1 Laporan Hasil Internal Audit Laporan audit internal dibuat setelah selesai melakukan audit laporan diajukan kepada manajemen pada dasarnya audit internal dirancang memperkuat sistem pengendalian internal, untuk menentukan ditaatinya prosedur atau kebijakan yang telah digariskan oleh manajemen dan meyakinkan bahwa pengendalian internal yang telah ditetapkan cukup baik, ekonomis dan efektif. Oleh karena itu auditor internal harus melaporkan manajemen apabila terdapat penyimpangan-penyimpangan
yang
berarti
dan
mengusulkan
cara-cara
perbaikannya, apabila disetujui oleh manajemen auditor internal akan mengawasi perbaikan tersebut. Laporan audit dianggap baik jika memenuhi persyaratan yang dikemukakan oleh Gil Courtemanche, yang dialih bahasakan oleh Hiro Tugiman (1997:191) sebagai berikut, bahwa laporan audit dianggap baik apabila memenuhi empat kriteria dasar yaitu: a. Objektivitas Suatu laporan audit objektif membicarakn pokok persoalan dalam auditing, bukan perincian procedural atau hal-hal yang diperlukan dalam proses audit. b. Berwibawa Laporan yang berwibawa adalah laporan audit harus dapat dipercaya dan mendorong pembacanya untuk setuju dengan substansi yang terdapat dalam laporan tersebut, simpulan dan rekomendasi auditor internal, namun mereka cenderung untuk tidak menolak. Hal tersebut dikakrenakan karena mereka percaya pada laporan yang dibuat oleh auditor internal. c. Keseimbangan Laporan audit yang seimbang adalah laporan yang memberikan gambaran tentang organisasi dan aktivitas yang ditinjau secara wajar dan realitas. d. Cara penulisan yang professional Laporan yang ditulis secara professional adalah lapran yang ditulis dengan memperhatikan sejumlah unsure yaitu :Struktur, kejelasan, keringkasan, nama laporan, dan pengeditan.
Laporan hasil audit menurut Konsorsium Organisasi Profesi Audit Inernal (2000:16-17) adalah: Auditor internal mengkomunikasikan hasil penugasannya secara tepat waktu. a. Kriteria komunikasi Komunikasi harus mencakup sasaran dan lingkup penugasan, simpulan, rekomendasi, dan rencana tindakannya. i). Komunikasi akhir penugasan bila memungkinkan memuat opini keseluruhan dan simpulan auditor internal. ii). Auditor internal dianjurkan untuk member apresiao dalam komunikasi hasil penugasan terhadap kinerja yang memuaskan dai kegiatan yang direview. iii). Bilamana hasil penugasan disampaikan kepada pihak diluar organisasi, maka pihak berwenang harus menetapkan pembatasan dalam distribusi dan penggunaannya. b. Kualitas Komunikasi Komunikasi yang disampaikan baik tertulis maupun lisan harus akurat, objektif, ringkas, konstruktif, lengkap, dan tepat waktu. Dan jika terjadi kesalahan, penaggung jawab audit internal harus mengkomunikasikan informasi yang telah dikoreksi kepada semua pihak yang telah menerima komunikasi sebelumnya. c. Pengungkapan atas ketidakpatuhan terhadap standar-standar. Dalam hal ini terdapat ketidakpatuhan terhadap standar yang mempengaruhi penugasan tertentu, komunikasi hasli-hasil penugasan harus mengungkap : i). Standar yang tidak dipatuhi ii). Alasan ketidakpatuhan iii). Dampak dari ketidakpatuhan terhadap penugasan d. Diseminasi hasil-hasil penugasan Penanggunga jawab fungsi audit internal harus mengkomunikasikan hasil penugasan kepada pihak-pihak yang berhak.”
2.4.4.2 Tindak Lanjut Atas Laporan Hasil Internal Audit Tindak lanjut merupakan tahap yang terakhir dari langkah kerja audit internal. Tindak lanjut dimaksudkan suapya auditor internal mempunyai keyakinan bahwa tindakan yang layak telah diambil sesuai dengan yang dilaporkan pada temuan audit. Bagian audit internal harus menentukan bahwa manajemen telah memaksimalkan tindakan koreksi dan tindakan tersebut menghasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Kosnsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (2004:18), menyatakan bahwa: “Penanggung jawab fungsi audit internal harus menyusun prosedur tindak lanjut untuk memantau dan memastikan bahwa manajemen telah melaksanakan tindak lanjut secara efektif atau menanggung risiko karena tidak melakukan tindak lanjut.” Sedangkan Hiro Tugiman (1997:75) menyatakan: “Pemeriksa internal harus terus menerus meninjau dan melakukan tindak lanjut (follow up) untuk memastikan bahwa terhadap temuan pemeriksaan yang dilaporkan telah dilakukan tindakan yang tepat.”
Pemeriksa Internal harus mematikan apakah suatu tindakan korektif telah dilakukan dan memberikan berbagai hasil yang diharapkan, ataukah manajemen senior atau dewan telah menerima risiko akibat tidak dilakukannya tindak korekttif atas temuam yang dilaporkan.
2.4.5
Manajemen Internal Audit Menurut Hiro Tugiman (1997:19), menyatakan bahwa: “Pimpinan audit internal harus mengelola bagian audit internal secara tepat”.
a. Tujuan, kewenangn, dan tanggung jawab Pimpinan audit internal harus memiliki pernyataan tujuan, kewenangan, dan tanggung jawab bagi bagian audit internal.
b. Perencanaan Pimpinan audit internal harus menetapkan rencana bagi pelaksanaan tanggung jawab bagian audit internal. c. Kebijakan dan prosedur Pimpinan audit internal harus membuat berbagagi kebijaksanaan dan prosedur secara tertulis yang akan dipergunakan sebagai pedoman oleh staff pemeriksa. d. Manajemen Personel Pimpinan audit internal harus menetapkan program untuk menyeleksi dan mengembangkan sumber daya manusia pada bagian audit internal. e. Auditor eksternal Pimpinan auditor internal harus mengkoordinasikan usaha-usaha atau kegiatan audit internal dengan auditor eksternal. f. Pengendalian mutu Pimpinan
audit
internal
harus
menetapkan
dan
mengembangkan
pengendalian mutu tau jaminan kualitas untuk mengevaluasi berbagai kegiatan audit internal.”
2.5.
Prosedur Pemeriksaan Internal Menurut Hiro Tugiman (1997:60-61), yaitu: Prosedur pemeriksaan analitis dilakukan dengan cara meneliti dan
mempperbandingkan berbagai hubungan antara informasi finansial dan informasi nonfinansial. Dimana Prosedur Pemeriksaan meliputi hal-hal berikut ini: 1. Perbanfingan antara informasi dalam periode saat ini dengan informasi sejenis pada periode sebelumnya. 2. Perbandingan antara informasi dalam periode saat ini dengan anggaran atas prakiraan (forecast). 3. Penelitian terhadap hubungan antara informasi financial dengan informasi nonfinansial yang sesuai. 4. Penelitian terhadap hubungan di antara berbagai unsur informasi. 5. Perbandingan suatu informasi dengan informasi sejenis yang diberikan kepada unit organisasi lain.
6. Perbandingan suatu informasi dengan informasi sejenis yang diberikan kepada industri yang dijalankan oleh organisasi.
Prosedur pemeriksaan analitis dapat dilakukan dengan menggunakan jumlah kiantitas fisik, ririko, atau persentase prosedur pemeriksaan yang khusus meliputi, namun tidak terbatas pada rasio, analisis terhadap kecenderungan (trend) dan kemunduran (regresi), tes tentang kelayakan (reasonable test), perbandingan antar periode, perbandingan dengan anggaran, prakiraan (forecast) dan informasi ekonomi eksternal. Hiro Tugiman (1997:57) juga menyatakan bahwa dalam melakukan audit biasanya meliputi penggunaan prosedur-prosedur berikut ini: 1. Diskusi dengan pihak yang akan diperiksa; 2. Wawancara dengan individu-individu yang terpengaruh oleh kegiatan yang akan diperiksa; 3. Observasi lapangan; 4. Peninjauan atau review terhadap laporan dan penelitian yang dilakukan oleh manajemen; 5. Prosedur pemeriksaan analitis; 6. Pembuatan bagan arus flow charting; 7. Melakukan pengujian tehadap pelaksanaan pekerjaan tertentu dari awal hingga selesai (functional “walk trough”); 8. Mendokumentasikan aktivitas kunci pengendalian.
Prosedur audit yang digunakan sesuai dengan standard auditing hanya saja penekanannya berbeda sesuai keadaan. Disamping standard auditing prosedur audit juga menggunakan wewnang penyidik yang sangat luas. Ruang lingkup atau luas audit juga sangat luas. Ruang lingkup atau luas audit juga sangat luas sesuai dengan kewenangan penyidik. Pendeteksian kecurangan dalam pemeriksaan intern dapat dilakukan dengan teknik audit seperti biasa dengan beberapa tambahan teknik lain. Berikut ini adalah teknik pemeriksaan intern yang telah dimodifikasi dengan beberapa tambahan teknik lain. Berikut ini adalah teknik pemeriksaan intern yang telah
dimodifikasi dengan beberapa teknik tambahan, yang cukup sering digunakan oleh para pemeriksa intern (auditor): 1. Prosedur Analitik 2. Inspeksi 3. Konfirmasi atau wawancara dengan pihak ketiga netral 4. Wawancara dengan saksi penguat 5. Wawancara dengan pihak-pihak yang diduga terlibat 6. Wawancara dengan tersangka 7. Menghitung fisik barang 8. Penelusuran dokumen dan bukti pendukungnya kecatatan 9. Mencocokan kedokumen (Vouching) 10.Mengamati satu observasi 11.Rekonsiliasi 12.Audit dengan bantuan komputer 13.Waspada terhadap kelemahan pengendalian internal 14.Mengevaluasi indicator kecurangan yang ada
2.6
Pengetian Efektivitas Pengertian efektivitas sebenarnya memadukan faktor organisasi (seperti
struktur dan teknologi) dengan faktor-faktor individual (seperti motivasi, rasa keterikatan dan prestasi kerja). Tingkat kinerja dalam suatu perusahaan sangat besar artinya dalam menentukan sasaran dari kinerja yang hendak dicapai oleh perusahaan. Menurut pandangan Anthony dan Govindarajan (2001;113), pengertian dari efektifitas adalah sebagai berikut: “Effectiveness
is
determined
by
the
relationship
between
a
responsibility centers output and it’s objectives.” Arti dari definisi diatas menyatakan bahwa efektivitas merupakan hubungan antara keluaran suatu pusat pertanggungjawaban dengan sasaran yang harus dipercaya.
2.7
Sistem Informasi Semakin meningkatnya kegiatan didalam perusahaan, tidak menutup
kemungkinan adanya masalah yang timbul didalam perusahaan. Oleh karena itu, manajeman membutuhkan suatu alat bantu berupa sistem informasi. Dengan adanya sistem informasi, maka diharapkan masalah yang timbul didalam perusahaan dapat dikurangi.
2.7.1
Pengertian Sistem Menurut West Churchman dalam Krismiaji (2002;1), sebuah sistem
dapat didefinisikan sebagai: “Serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan.” Sedangkan menurut Sanyoto Gondodiyoto (2007;108) pengertian sistem adalah sebagai berikut: “Kumpulan elemen-elemen atau sumber daya yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu, dan bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu” Sesuai dengan definisi tersebut, sebuah sistem memiliki tiga karakteristik, yaitu : (1) komponen, atau sesuatu yang dapat dilihat, didengar atau dirasakan ; (2) proses, yaitu kegiatan untuk mengkoordinasikan komponen yang terlibat dalam sebuah sistem ; dan (3) tujuan, yaitu sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi komponen tersebut. Meskipun proses dan tujuan sistem bersifat tidak kelihatan (intangible), namun kedua karakteristik tersebut juga merupakan elemen penting, sama pentingnya dengan elemen yang kelihatan (tangible ) .
2.7.2
Pengertian Informasi Pengertian informasi harus dihubungkan dengan data karena dua istilah ini
seringkali dapat dipertukarkan. Pengertian informasi dan data menurut Barry E. Cushing yang diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001;28) adalah sebagai berikut:
“Data dapat dianggap terdiri dari sekumpulan karakter yang diterima sebagai masukan (input) oleh suatu sistem informasi, disimpan serta diolah untuk menghasilkan informasi, sedangkan informasi diartikan sebagai keluaran (output), dari suatu pengolahan data (sistem informasi) yang telah diorganisir dan berguna bagi orang yang menerima.” Sedangkan pengertian informasi menurut Sanyoto Gondodiyoto (2007;110) yaitu sebagai berikut: “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna,
lebih
bermanfaat
dan
lebih
berarti
bagi
yang
menerimanya.”
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan suatu kumpulan data yang telah diolah oleh suatu organisasi agar menjadi lebih bermanfaat dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2.7.3
Pengertian Sistem Informasi Menurut John F. Nash dan Martin B. Robert dalam La Midjan dan
Azhar Susanto (2003; 8), pengertian sistem informasi adalah: “Sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi , media, prosedur, dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atau transaksitransaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dengan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat (intelligent).” Sedangkan pengertian sistem informasi menurut Sanyoto Gondodiyoto (2007;112) yaitu sebagai berikut: “Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemenelemen /sumber daya dan jaringan prosedur yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu dan mertujuan untuk mengolah data menjadi informasi” Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan suatu kumpulan elemen yang terkombinasi serta saling berkaitan dalam membantu manajemen, pemakai intern dan ekstern untuk mengambil keputusan yang tepat.
2.8
ERP (Enterprise Resource Planning)
2.8.1 Pengertian ERP Menurut Situs Wikipedia (http://www.wikipedia.org/wiki/Enterprise _ Resource _ Planning) mendeskripsikan ERP sebagai berikut: “Enterprise Resource Planning (ERP) integrate (or attempt to integrate) all data and processes of an organization into a single unified system. A typical ERP will use multiple computer software and hardware to achieve the integration. A key ingredient of most ERP system is the use of single, unified database to store data for the various system modules.” Sedangkan menurut Daniel E. O’Leary, (2000;27) dalam bukunya mendefinisikan sebagai berikut: “ERP are computer based system designed to process an organization’s transaction and facilitate integrated and real-time planning, production, and costumer response. In particular ERP will be assumed to have certain characteristics.” Menurut Wawan Dewanto dan Falahah (2007:3) pengertian ERP adalah sebagai berikut: “Sistem ERP adalah sekumpulan paket sistem informasi yang dibangun dan diimplementasikan sebagai fasilitator terwujudnya konsep ERP di suatu organisasi”
Dari seluruh pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian ERP merupakan suatu konsep perencanaan yang tergabung bersifat lintas fungsional dalam suatu perusahaan
dengan berbagai bentuk dengan tujuan agar dapat
merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan baik.
2.8.2
Perkembangan ERP ERP mengalami perkembangan yang panjang. Sebelum ERP dikenal luas
dunia industry mengenal konsep Manterial Resource Planning (MRP). Sejak semula diisukan sekitar tahun 1960-an, ERP telah menggalami evolusi yang cukup drastic hungga mencapai bentuk seperti sekarang yang dikenal. Menurut
Wawan Dewanto Dan Fahlahah (2007:7-10) terdapat lima tahap evolusi ERP yaitu sebagai berikut:
Tahap 1 : Material Requirement Planning Cikal bakal ERP adalah konsep Material Requirement Planning (MRP) atau perencanaan kebutuhan material. Konsep ini dimunculkan dari proses pengolahan bill of material (BOM) atau daftar kebutuhan material yang harus disediakan untuk membuat suatu produk tertentu. Pada saat itu, para perintis MRP memikirkan sebuah metode untuk mengelola pesanan material dan komponen. Akhirnya mereka menerapkan konsep MRP. Logika pengadaan material dirancang agar dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: •
Produk apa yang akan dibuat?
•
Apa yang diperlukan untuk membaut produk tersebut?
•
Apa yang sudah dimiliki?
•
Apa yang harus dibeli?
Logika ini disebut sebagai persamaan manufaktur universal. Logika ini dapat diterapkan pada produk apa saja, baik itu pembuatan pesawat, produk kimia, kosmetik, atau sekedar membuat makanan jadi. MRP digunakan untuk menyimulasikan persamaan manufaktur universal. Simulasi ini menggunakan jadwal perencanaan utama (master schedule) untuk menjawab pertanyaan apa yang akan dibuat, daftar pengadaan material (bill of material) untuk menjawab pertanyaan apa yang diperlukan untuk membuat produk tersebut, data persediaan (inventory) untuk menjawab pertanyaan apa yang sudah dimiliki, dan untuk mengetahui apa yang harus disediakan (apa yang harus dibeli).
Tahap II : Close-Lloop MRP Konsep MRP kemudian dengan cepat berkembang, lebih dari sekedar cara mengelola pemesanan dengan lebih baik. Dari berbagai implementasi akhirnya disadari bahwa MRP dapat dimanfaatkan untuk memberi sinyal, kapan harus melakukan pemesanan ulang (reordering). Penerapan teknik ini dapat membantu
menjaga tanggal batas pemesanan (limit order) setelah pemesanan diserahkan ke produksi atau ke pemasok. MRP dapat digunakan untuk menditeksi kapan tanggal jatuh tempo (due date) sebuah pemesanan (kapan jadwal barang tersebut harus tiba ) melewati tanggal diperlukannya barang tersebut (need date) . Teknik untuk menjaga peracangan kebutuha kapasitas dituangkan dalam Material Requirement Planning. Selanjutnya, dibuatlah semacam alat bantu berupa sistem untuk mendukung perencanaan hingga ke tingkatan penjualan dan produksi (sales and operation planning), jadwal pembuatan produk tertentu (master scheduling), perkiraan, perencanaan, penjualan dan perkiraan pesanan konsumen (demand management), serta analisis sumber daya pada tingkatan paling atas (rough cut capacity planning). Sistem ini dirancang untuk membantu menjalankan rencana pekerjaan di berbagai lokasi pabrik, penjadwalan keluar masuknya barang. Pengembangan sistem ini menghasilkan tahap berikutnya dari MRP yaitu Close-loop MRP. Beberapa karakteristik yang dimiliki oleh Close-Loop MRP adalah: • Merupakan sederetan fungsi, tidak hanya material requirement planning • Terdiri atas alat bantu untuk menyelesaikan masalah prioritas dan perencanaan
kapasitas, dan dapat mendukung perencanaan dan eksekusi.
• Menyediakan fasilitas umpan balik dari fungsi eksekusi ke fungsi perencanaan. • Rencana dapat diubah atah diganti jika diperlukan, dengan menjaga agar prioritas tetap valid jika terjadi perubahan kondisi.
Tahap III : Manufactoring Resource Planning (MRP II) Evolusi berikutnya dari close-loop MRP adalah MRP II. Isi MRP II sama seperti close-loop MRP, dengan adanya penambahan tiga elemen, yaitu: •
Perencanaan, penjualan dan operasi ; proses yang digunakan untuk menyeimbangkan antara permintaan dan persediaan sehingga, manajemen puncak dapat melakukan kontrol atas aspek operasional bisnis.
•
Antarmuka keuangan, kemampuan menerjemahkan rencana operasional (dalam bentuk buah, Kg, Gallon, dan satuan lainnya) menjadi satuan biaya (dalam mata uang tertentu misalnya dollar).
• Simulasi, kemampuan melakukan analisis ‘what if’ untuk mendapatkan jawaban yang mungkin diterapkan, baik dalam satuan unit maupun jumlah uang.
Tahap IV : Entertpise Resource Planning Tahapan berikutnya dari evolusi konsep manajemen sumber daya organisasi / perusahaan adalah ERP. Dasar-dasar ERP sebetulnya diturunkan dari MRP II, tetapi proses bisnisnya diperluas dan lebih sesuai deterapkan kepada kondisi perusahaan yang memiliki beberapa unit bisnis. Dengan sistem ERP, integrasi keuangan lebih ditekankan, alat bantu rantai pasok, dukungan atas bisnis melintas batas fungsi organisasi bahkan melintas perusahaan dapat dilakukan dengan lebih mudah. Tujuan utama dari implementasi ERP adalah agar perusahaan dapat menjalankan bisnis dalam kondisi yang cepat berubah dan sangat kompetitif, jauh lebih baik dari sebelumnya.
Tahap V : Extended ERP (ERP II) ERP generasi berikutnya mulai diluncurkan sekitar tahun 2000. ERP ini sering disebut dengan extended ERP karena merupakan perluasan dari fungsi-fungsi yang ada pada sistem ERP sebelumnya. Perluasan ini mencakup fungsi yang dapat menjembatani komunikasi dengan supplier dan konsumennya. Sistem ERP sebelumnya lebih berfokus pada konsumen, proses produksi, transaksi real-time, dan manajemen aset perusahaan. Pengembangan sistem ERP menjadi extended ERP selain berfokus kepada konsumen juga pada usaha optimasi seluruh jaringan bisnis, termasuk integrasi dengan supplier.
Gambar 2.4 Tahapan Evolusi Sistem ERP 2000-an
Extended ERP (ERP II)
1990-an
Enterprise Resource Planning (ERP)
1980-an
Manufactoring Resources Planning (MRP)
1970-an
Close-Loop MRP
1960-an
Material Requirement Planning
Area Fungsional
Supplier Management
Inventory management
Production
Engineering
Finance
Human Resource Management
Delivery
Sales& marketing
Sumber : Wawan Dhewanto Dan Falahah (2007 :10)
2.8.3
Manfaat dan Kendala Implementasi ERP Adapun manfaat dan kendala menurut Olson, David.L (2004) yang telah
dikutip oleh Wawan Dhewanto dan Falahah (2007:12-13) yaitu sebagai berikut: Tabel 2.3 Manfaat ERP dan cara mendapatkannya Manfaat Akses Infromasi yang handal
Cara Mendapatkan DBMS yang fleksibel, data yang konsisten dan akurat, sistem pelaporan yang lebih baik. Menghindari duplikasi data dan Modul-modul yang mengakses data dari satu operasi database terpusat, sehingga menghindari proses pemasukan dan modifikasi data dari berbagai titik yang berbeda dan menyebabkan duplikasi. Mempercepat waktu Meminimasi waktu pengambilan data dan pemrosesan data pembuatan laporan. Mengurangi biaya Menghemat waktu, meningkatkan kontrol dengan melakukan analisis menyeluruh tehadap keputusan organisasional. Kemudahan adaptasi Perubahan pada proses bisnis dapat diadaptasi dengan mudah.
Customer Support
Meningkatkan skalabilitas
Struktur sistem yang bersifat modular dan mudah untuk di sesuaikan (costumize) Kemudahan pemeliharaan Dukungan purnajual sistem yang berjangka panjang Pengembangan global Ekstensi modul hingga meliputi SCM (Supply Chain Management) dan CRM (Costumer Relationship Management) Bisnis Internet, kultur kolaboratif e-commerce Sumber : Wawan Dhewanto dan Fahlahah (2007:12)
Tabel 2.4 Kendala dalam implementasi ERP dan cara mengatasinya Kendala Memakan Waktu
Cara Mengatasi Minimalisasikan isu sensitif, politik internal dan ciptakan consensus umum. Mahal Memilih paket dan strategi ERP yang sesuai dengan kemampuan keuangan perusahaan. Kesesuaian modul Arsitektur dan komponen dari sistem yang dipilih harus sesuai dengan proses bisnis, budaya dan sasaran strategis organisasi. Kebergantungan pada pemasok Pertimbangkan pilihan single versus multi vendor, pertimbangkan kriteria pemilihan kombinasi terbaik dan komitmen dukungan dalam jangka waktu yang cukup panjang. Fitur dan kompleksitas Pilih modul dan fitur yang benar-benar diperlukan oleh organisasi. Skalabilitas dan kompabilitas global Perhatikan investasi vendor di bidang riset dan pengembangan, komitmen jangka panjang atas produk dan layanan, dan pertimbangkan sistem yang dapat berjalan di Internet. Pengembangan kemampuan Pertimbangkan aplikasi perantara (middleware) dan pengembangan modul, misalnya SCM/CRM Sumber : Wawan Dhewanto dan Fahlahah (2007:13)
Dari manfaat dan kendala diatas dapat disimpulkan terdapat sebuah persepsi umum yang mungkin belum tepat, yaitu bahwa implementasi sistem ERP akan meningkatkan fungsionalisasi organisasi dengan cepat. Tercapainya harapan
yang tinggi berupa penghematan biaya dan peningkatan layanan, sangat bergantung pada seberapa jauh kita memilih sistem ERP yang sesuai dengan fungsionalitas organisasi dan seberapa optimal kita melakukan modifikasi kita melakukan modifikasi dan konfigurasi ulang atas proses-proses yang ada pada sistem agar sesuai dengan budaya bisnis, strategi, dan struktur organisasi.
2.8.4 Peranan dan Posisi ERP pada Perusahaan ERP memiliki peranan dan posisi di suatu perusahaan khususnya industri manufaktur memerlukan sistem yang sedemikian rumit dan integrasi sistem merupakan kebutuhan mutlak. Sistem ERP yang ideal memiliki fungsionalitas seperti yang dijelaskan oleh Brady, Joseph A, Monk, Ellen F, Wagner, Bret (2001) yang telah dikutip oleh Wawan Dhewanto dan Fahlahah (2007:45) yaitu sebagai berikut: •
Dukungan terhadap fungsi penjualan dengan mencatat data pemesanan penjualan dan pengiriman produk serta informasi konsumen.
•
Dukungan terhadap fungsi pengadaan material dengan pengelolaan data pengeadaan dan persediaan bahan baku dan komponen.
•
Dukungan
atas
proses
kendali
produksi
dengan
memfasilitasi
perencanaan dan penjadwalan produksi, dan status produksi yang sebenarnya. •
Dukungan atas kontrol pada kualitas dengan mengelola informasi inspeksi produksi, sertifikasi material, dan kontrol kualitas lainnya.
•
Manajemen sumber daya dengan mengelola informasi perawatan dan perhitungan kapasitas penggunaan sumber daya, aset tetap, dan depresiasi sumber daya.
•
Dukungan atas pengelolaan sumber daya manusia yang meliputi fasilitas penarikan karyawan baru, pelatihan, penggajian, dan modul-modul lainnya yang terkait.
•
Dukungan atas kontrol keuangan perusahaan meliputi aplikasi akuntansi, transaksi, perhitungan untuk mendapatkan pernyataan keuangan, dan
manajemen kontrol internal termasuk analisis biaya berdasarkan titik sumber biaya. •
Dukungan atas proses pemasaran yang meliputi riset dan pengembangan, analisis, dan konstruksi sebuah proyek pemasaran baru.
•
Otomasi sistem meliputi analisis aliran tugas, dan kontrol atas otomasi sistem tersebut.
2.8.5
Modul-modul Paket ERP Paket sistem ERP biasanya terdiri atas sekumpulan modul-modul yang
dapat mendukung berbagai fungsi dan proses pada perusahaan. Alur proses bisnis yang terjadi dala perusahaan komersial, baik yang menghasilkan produk barang atau pun jasa secara umum merupakan satu siklus kontinu mulai dari permintaan konnsumen, pembuatan produk, penyerahan produk, penagihan, pembayaran dan layanan purna jual. Modul-modul pada paket sistem ERP biasanya dirancang untuk terintegrasi satu sama lain, meskipun pada implementasinya perusahaan boleh memilih mengimplementasikan beberapa modul saja sesuai keperluan perusahaan. Tidak semua modul selalu tersedia pda paket aplikasi ERP. Kelengkapan modul pada masing-masing paket sangat bergantung pada target konsumen serta perkembangan software yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Banyaknya perusahaan pembuat paket ERP menyediakan dukungan sesuai apa yang diinginkan atas modul-modul tersebut sehingga memungkinkan implementasi yang fleksibel. Berikut merupakan modul-modul yang ada dalam paket ERP menurut Wawan Dhewanto dan Falahah (2007:51-80) yaitu: 1. Keuangan akuntansi keuangan, pengendalian (controlling), manajemen investasi (Investment Management),
dana simpanan (treasury), pengendalian
perusahaan (enterprise controlling) 2. Penjualan dan distribusi data manajemen induk (master data management), manajemen pemesanan (order management), manajemen gudang (warehouse management),
pengangkutan (shipping), nota penagihan (billing), pemberian harga (pricing), dukungan penjualan (sales support). 3. Transportasi : perdagangan luar negeri (foreign trade) 4. Produksi perencanaan daya tamping dan bahan (material and capacity planning), shop floor control, manajemen kualitas (quality management), just in time, manajemen biaya (cost management), manajemen teknik data (engineering data management), pengendalian perubahan teknik (engineering change control), manajemen konfigurasi (configuration management), lot control, pekerjaan yang dilakukan dengan alat (tooling), 5. Sumber daya manusia 6. Pemeliharaan sarana produksi : preventive maintenance control, equipment tracking, component tracking, plant maintenance calibration tracking, plant maintenance warranty claim tracking. 7. Manajemen kualitas 8. Manajemen material : pre purchasing, purchasing, vendor evaluation, inventory management, invoice verification and material inspection.
2.8.5.1 Keuangan Kelompok modul keuangan yang biasanya terdapat pada sistem ERP menyediakan berbagai fasilitas untuk menjalankan fungsi manajemen keuangan dan dukungan analisis bagi berbagai lokasi bisnis yang tersebar di berbagai belahan dunia. Modul keuangan terdiri atas serangkaian subsistem yang meliputi: 1. Akuntansi Keuangan Sebuah sistem akuntansi keuangan yang baik adalah sistem yang dapat menyediakan kendali atas seluruh perusahaan dan integrasi informasi keuangan yang sangat penting bagi para pengambil keputusan strategis. Modul-modul umum yang biasanya terdapat pada kelompok subsistem akuntansi dan keuangan adalah general ledger, account receivable / account payable, asset accounting, dan legal consolidation.
• General Ledger Menyediakan dukungan atas seluruh aktivitas akuntansi keuangan. Secara umum, general ledger akan mencatat semua transaksi yang ada diperusahaan yang meliputi transaksi atas kekayaan tetap (fixed asset), pembayaran ke mitra kerja, pembelian, penjualan, penrimaan dari konsumen, dan pengeluaran untuk karyawan. • Account Receivable dan Account Payable (AR/AP) Modul ini digunakan untuk mengelola transaksi bisnis antara perusahaan dengan mitra bisnisnya. Transaksi pada AR/AP terintegrasi dengan data pada General Ledger dan area pada bagian penjualan dan distribusi dan manajemen material, sebagai tempat asal data keuangan. Transaksi AR/AP secara otomatis akan dijalankan setiap kali terjadi proses transaksi akuntansi yang berhubungan dengan AR/AP pada modul- modul lain. • Asset Accounting Modul ini digunakan untuk mengelola kekayaan tetap (fixed asset), asset accounting berperan sebagai subledger dari general ledger, dan menyediakan informasi rinci mengenai transaksi yang berhubungan dengan asset. • Legal Consolidation Pernyataan keuangan yang terkonsolidasi harus terintegrasi secara efektif dengan data oprasional setiap individu pada perusahaan. Dengan menggunakan berbagai metode penilaian, modul ini dapat digunakan untuk merencanakan strategi balance sheet yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2. Pengendalian (Controlling) Sistem kontrol mendukung fungsi-fungsi yang dibutuhkan oleh akuntansi biaya internal yang efektif. Modul-modul dalam kelompok ini menyediakan informasi umum yang dibutuhkan dalam proses kendali keuangan, dengan standard dan pelaporan analisis penelusuran atas beberapa pertanyaan umum. Terdapat juga beberapa fitur untuk membuat laporan sesuai
keinginan pengguna selain-laporan-laporan standar. Modul-modul umum yang terdapat pada subsistem pengendalian adalah overhead cost controlling, cost center accounting, overhead order, activity based costing, product cost controlling, cost object controlling, dan profitability analysis. • Overhead cost controlling Banyak organisasi yang mengalami
peningkatan signifikan atas
persentase biaya tidak langsung yang biasanya tidak bisa diarahkan langsung (overhead) ke produk tertentu, atau kepada layanan tertentu. • Cost center accounting Cost center accounting menganalisis adanya overhead dalam organisasi. Biaya ditetapkan pada sub area tertentu dalam organisasi tempat asal biaya tersebut terjadi. • Overhead order Modul ini mengumpulkan dan menganalisis biaya, berdasarkan ukuran individu internal. Sistem dapat memonitor dan secara otomatis anggaran yang ditetapkan untuk setiap pengukuran. • Activity based costing (ABC) Modul ini merupakan respon atas kebutuhan untuk memonitor dan mengendalikan proses bisniis antar departemen, sellain pengendalian ats fuungsi dan produk. Dengan pendekatan ABC maka biaya dapat dilihat dari beberapa sudut pandang sehingga meningkatkan transaparansi organisasi khususnya pada area overhead. • Product cost controlling Modul ini digunakan untuk menentukan biaya yang ditimbulkan dari pembuatan sebuah produk atau penyediaan layanan tertentu. Product cost controlling sangat bermanfaat dalam menentukan batas harga terendah produk yang dianggap masih dapat menguntungkan. • Cost object controlling Modul ini digunakan untuk membantu memonitor order di area produksi. Penglolaan yang terintegrasi dengan komponen logistic memungkinkan perusahaan untuk memonitor aliran kuantitas logistic, sehinngga mampu
menyajikan informasi seketika yang meliputi biaya actual atas obyek dan melakukan perhitungan biaya yang sudah berjalan setiap saaat diperlukan. • Profitability analysis Modul ini digunakan unruk mempelajari sumber-sumber pengembalian biaya. Sebagai bagian dari pengendalian penjualan, profitability analysis adalah salah satu tahap yang dilakukan dalam pengalokasian biaya dalam hal pendapatan ditetapkan berdasarkan biaya pada segmen pasar tertentu. 2. Manajemen Investasi (Investment Management) Sistem manajemen investasi mendukung proses investasi mulai dari perencanaan sistem hingga implementasi. Beberapa fasilitas yang tersedia pada sistem ini adalah: • Perencanaan dan anggaran investasi yang dapat dibuat mulai dari tingkat tertinggi, untuk keperluan proyek atau order tertentu. Rencana ini kemudian dapat diturunkan secara hirarki berdasarkan alokasi pada masing-masing departemen. • Perencanaan dan pengelolaan distribusi modal. Pada tahap awal, perusahaan dapat memasukan aplikasi proyek yang memerlukan modal dalam jumlah tertentu. Pengguna sistem juga dapat menentukan proses evaluasi dan persetujuan yang akan digunakan untuk mencatat data dan status setiap permintaan selama proyek berlangsung. • Melakukan perencanaan dan perhitungan pengurangan nilai investasi berdasarkan ukuran tertentu, dan hasilnya dapat ditransfer langsung ke sistem overhead cost planning yang sedang berjalan. 3. Treasury (simpanan) Efisiensi pengelolaan aliran dana jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang serta antisipasi resiko merupakan salah satu aspek yang dapat meningkatkan daya saing perusahaan. Tugas-tugas seperti monitoring jangka pendek dan konsentrasi pada neraca keuangan di bank, rencana jangka menengah, dan prediksi atas sumber-sumber pemasukan dan pengeluaran pada account receivable dan account payable, sehingga rencana jangka panjang seperti manajemen material dan penjualan, menjadi
landasan penting bagi penyediaan informasi keuangan di sebuah perusahaan. Sistem treasury umumnya terdiri atas modul-modul cash management, ttreasury management, market risk management, dan fund management. • Cash management Modul ini digunakan untuk menganalisis transaksi keuangan untuk periode tertentu. Cash management juga dapat mengidentifikasi dan mencatat kebutuhan pengembangan anggaran keuangan. Pada intinya, sistem cash management
menjamin agar semua informasi yang diperlukan untuk
likuiditas dapat tersedia dan dapat dimanfaatkan untuk kebutuhan analisis dan proses pengambilan keputusan keuangan. • Treasury management Modul ini menyediakan fungsi untuk mengelola posisi dan perjanjian keuangan, mulai dari proses transaksi penjualan hingga transfer data ke bagian akuntansi keuangan. Modul ini juga memiliki fasilitas pelaporan yang fleksibel dan struktur evaluasi untuk menganalisis perjanjian keuangan, posisi, dan portofolionya. • Market risk management Proses yang dicakup oleh market risk management meliputi koleksi data, pengukuran resiko, analisis dan simulasi serta perencanaan aktif instrument keuangan. Modul ini berperan sebagai integrasi, dan titik kendali terpusat dengan fungsi sebagai manajemen dan pengawasan. • Fund management Modul ini digunakan untuk mendukung pengelolaan proses pendanaan mulai dari anggaran hingga ke pembayaran, termasuk mengawasi pengeluaran, aktivitas, sumber daya, dan pendapatan. 4. Enterprise controlling Modul ini mendukung fungsi pengendalian atas seluruh organisasi. Modulmodul yang tersedia biasanya adalah executive information system, business planning and budgeting, consolidation, dan profit center accounting. • Executive information system(EIS)
EIS menyediakan semua informasi yang diperluka untuk mengelola organisasi. Komponen ini mengintegrasikan data dari komponenkomponen ERP lainnya dan data-data di luar ERP, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar perusahaan. • Business planning and budgeting Modul ini mendukung tim manajemen unit bisnis atau grup untuk menghitung target bisnis. Modul ini secara otomatis dapat mentransfer data tentang kebutuhan investasi dari aplikasi transaksi dan menyediakan berbagai fungsi analitis untuk pengawasan angaran. • Profit center accounting Modul ini digunakan untuk menganalisis keuntungan yang mungkin didapatkan oleh unit bisnis tertentu. Semua transaksi pada akuntansi biaya, manajemen material, manajemen aset, dan penjualan dan distribusi, yang dapat mempengaruhi keuntungan, secara otomatis direfleksikan pada profit center accounting.
2.8.5.2 Penjualan dan Distribusi Kelompok modul ini terdiri atas serangkaian modul-modul yang ditunjukan untuk mendukung aktivitas penjualan dan distribusi. Transaksi yang terjadi pada aktivitas penjualan meliputi permintaan penjualan seperti quotation atau inquiry, pesanan penjualan, perjanjian seperti kontrak atau persetujuan jadwal, pengiriman, penagihan, dukungan purna jual. Untuk mendukung proses transaksi tersebut, maka secara umum sistem penjualan dan distribusi terdiri atas bebeerapa submodul sebagai berikut: 1. Master data management Tugas utama master data management adalah mencatat informasi semua bahan baku yang diperlukan dan para pemasoknya, sehingga informasinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dan untuk pembuatan laporan, konttrak, penagihan, dan dokumen lain secara otomatis.
2. Order management Submodul ini biasanya terdiri atas sales order management dan purchase order management dan dukungan atas seluruh proses penjualan dan pembelian dari awal hingga akhir. • Sales order management Modul ini menggambarkan siklus interaksi yang sangat penting antara perusahaan dengan konsumennya. Modul ini digunakan untuk mengelola operasi penjualan dengan cepat dan efisien daan menyediakan solusi yang komprehensif untuk pengelolaan penawaran, pemesanan, kontrak, harga, dan diskon bagi konsumen. • Purchase order management Proses yang dicakup dalam modul ini meliputi pembuatan permintaan secara online, manajemen kontrak terpusat, penjadwalan just in time, dan manajemen kontrak terpusat menyediakan daftar pemasok. Sistem menyediakan daftar pemasok yang sudah disetujui dan setiap kali penawaran dibuka, maka sistem dapat mengirimkan penawaran kepada beberapa pemasok sekaligus. 3. Warehouse management Pergudangan biasanya merupakan salah satu unit yang menyita ruang dan biaya tinggi. Pengelolaan pergudangan yang efektif menjadi salah satu fokus efisiensi di berbagai perusahaan kelas dunia yaitu dengan upaya meminimalisasi stok dan mengoptimalkan manajemen pergudangan. Untuk mengatasi kebutuhan ini maka ERP menyediakan modul warehouse management. Modul warehouse management yang baik biasanya meliputi modul-modul sebagai berikut: • Inventory planning Meliputi semua perencanaan perpindahan persediaan barang yang informasinya diperlukan untuk membuat prediksi tren yang akurat dan konsekuensi penyesuaian pada titik reordering, safety stock, lead-time for order, dan service level.
• Inventory handling Digunakan untuk memonitor semua sekenario pemesanan di pergudangan yang
meliputi
penerimaann,
isu
dan
transfer
inventory.
Untuk
mempercepat komunikasi dengan konsumen dan pemasok maka dokumen shipping tambahan dapat dikirimkan atau diterima melalui fasilitas EDI (Electronisc Data Interchange) yang memungkinkan pengiriman diterima dan dialokasikan sebelum waktunya. • Intelligent Location Assignment Modul ini digunakan untuk membuat intelligent storage list, yang memungkinakan pemeriksaan kualitas atas penyimpangan barang secara otomastis dan deteksi local tertentu berdasarkan kriteria misalnya item, kondisi penyimpanan, definisi packaging, pembatasan ukuran, dan ketersediaan lokasi. • Inventory reporting Fungsi-fungsi ini digunakan untuk memonitor inventory di berbagai lokasi dan membantu perusahaan untuk memperkirakan waktu pengiriman yang tepat pada konsumen. • Inventory analysis Modul ini digunakan untuk menganalisis informasi yang dihasilkan dari aktivitas warehousing dan menggunakan umpan balik dari optimasi proses. • Lot Control Fasilistas ini digunankan untuk pelacakan dan penelusuran lot, sehingga perusahaan dapat menelusuri semua material dasar dan barang jadi yang menggunakan material tersebut. • Distribution data collection Modul ini mendukung proses warehousing yang bersifat paper less dengan menyediakan
jalur
komunikasi
antara
sistem
pengiriman
dan
penyimpanan, dan peralatan warehousing seperti sistem scanner barcode.
4. Shipping Modul ini mendukung fungsi-fungsi berikut: • Mengawasi tanggal pemesanan dan tanggal pengiriman yang ditetapkan • Membuat dan melaksanakan pengiriman barang • Merencanakan dan mengawasi altivitas pengiriman • Mengawasi ketersediaan material dan penelolaan pemesanaan skala besar • Penjemputan • Pengemasan pengiriman • Dukungan informasi untuk perencanaan transportasi • Dukungan transaksi mata uang asing • Pencetakan dan pengiriman dokumen • Pembaruan data 5. Billing Sistem ERP mendukung sistem penagihan dengan cara membuat penagihan (Invoice) berdasarkan barang atau layanan yang dijual, membuat catatan kredit dan debet berdasarkan dokumen tagihan yang terkait, membatalkan transaksi penagihan, mengembalikan sebagian tagihan (rebate), dan mentransfer data penagihan ke akuntansi keuangan, pembelian dan sebagainya. Sistem ini terintegrasi dengan modul lain seperti akuntasi keuangan sehingga semua dokumen dan data dapat dibuat secara otomatis. 6. Pricing Istilah pricing digunakan secara luas untuk mendefinisikan aktivitas perhitungan harga (untuk ditawarkan kepada pihak luar baik konsumen maupun pemasok) dan biaya (untuk kepentingan internal perusahaan misalnya akuntansi biaya). Modul ini menyimpan mengenai harga berbagai jenis barang, informasi rinci mengenai jumlah diskon, diskon untuk berbagai kategori konsumen, dan lain-lain, dan memungkinkan pengguna sistem untuk membuat dokumen seperti penawaran, nota pengiriman, penagihan dan lain-lain. Informasi pricing juga dapat diakses oleh seluruh staff penjualan sehingga memudahkan dalam mengambil keputusan dan meningkatkan kinerja penjualan secara keseluruhan.
7. Sales Support Komponen
ini
membantu
departemen
penjualan
dan
pemasaran
melaksanakan aktivitasnya baik dalam mengahadapi konsumen yang sudah ada maupun membangun bisnis baru. Modul ini memungkinkan semua staff penjualan (baik yang berada dilapangan maupun dikantor) untuk berkontribusi dan mengakses informasi mengenai konsumen, prospek penjualan, pesaing dan produknya, dan kontak bisnisnya. 8. Transportation Fungsi-fungsi yang didukung oleh midul transportasi meliputi perencanaan dan pelaksanaan transportasi, baik pengiriman internal, maupun eksternan,. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengawasi proses transportasi secara keseluruhan dari perencanaan hingga kesasaran pengiriman produk, atau ke lokasi pemasok dan kedatangan produk tersebut pada lokasi konsumen atau kelokasi pabrik 9. Foreign trade Submodul ini mendukung pengolahan data trasaksi menggunakan sistem perdagangan antar Negara dengan fasilitas perhitungan beberapa ,ata uang dan sistem pembayaran yang melibatkan beberapa mata uang yang berbedabeda.
2.8.5.3 Produksi Kelompok modul ini ditujukan untuk mendukung proses produksi. Sistem manufaktur yang baik adalah sistem yang menyediakan aplikasi manufaktur dalam berbagai fungsi dan metode, yang mendukung manajemen sumber daya secara terintegrasi. Kemampuan tersebut dapat mendukung perusahaan untuk dapat
mencapai
produktivitas,
mengadopsi
teknologi
terkini,
dan
mengimplementasikan rekayasa ulang proses. Sebagai tuntutan dari kemajuan dan dinamika pasar, proses internal perusahaan juga menjadi semakin canggih, dan kemajuan ini harus didukung oleh sistem yang memadai.
Dukungan sistem ERP pada manajemen proses produksi dilakukan melalui serangkaian modul-modul, yaitu: 1. Material and capacity planning. Modul ini dugunakan oleh para perancang proses untuk membuat simulasi berbagai sekenario alternative perencanaan, dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk menentukan komponen atau rakitan yang harus dibuat atau dibeli dan kapan harus membuat atau membeli. Pada umumnya, paket aplikasi ini mampu menghasilkan rekomendasi untuk membuat atau memproduksi suatu komponen, di mana komponen diperlukan, rekomendasi perubahan atas sebuah rencana. 2. Shop floor control Sistem shop control mendukung fleksibilitas dan adaptasi yang cepat atas perubahan kebutuhan dalam perencanaan dan kendali shop floor. Sistem shop floor dapat mencetak pemesanan setiap saat hal ini memberikan fleksibilitas bagi seorang kepala untuk membuat salinan jika pemesanan harus dibagi menjadi dua operator. Fitur ini juga memberikan kemudahan bagi pembuat jadwal untuk mencetak ulang paket dan menggabarkan alokasi material baru. 3. Quality management Modul ini mendukung proses studi banding dan penggunaan data desain produk yang optimal, rekayasa proses dan jaminan mutu oleh semua departemen fungsional yang ada di perusahaan. 4. Just in time Modul ini mendukung implementasi konsep just in time pada proses produksi. Beberapa sistem memperluas dukungannya tidak hanya terbatas pada fungsionalitas manufaktur yang memproduksi yang secara cepat dan berulang (high repetitive) tetapi juga mendukung transisi dengan menggunakan penjadwalan berulang (rate-based production). 5. Cost management Cost management merupakan modul ERP yang menyediakan informasi biaya pada berbagai tingkatan yang dapat membantu perusahaan mengidentifikasi penentu biaya dan mengurangi biaya produksi. Sistem ini
mendukung berbagai metode penilaian persediaan, misalnya LIFO, FIFO dan average. Perusahaan dapat memilh metode mana yang paling sesuai dengan kondisi perusahaan. 6. Engineering data management Modul ini dirancang untuk membantu mempercepat pengiriman data mengurangi kesalahan dan memingkatkan produktivitas desain dengan mennyediakan keterkaitan otomatis antara data
desain ilmu tekhnik
(engineering) dengan data produksi. 7. Engineering change control Modul ini digunakan untuk meningkatkan kontrol atas perubahan penyusunan engineering secara efektif. Perusahaan dapat mendefinisikan tahap otorisasi yang diperlukan untuk menyetujui dan menerapkan perubahan penyusunan engineering. Jika tahapan ini sudah dilalui maka sistem secara otomatis menerapkan perubahan tersebut pada produksi database. 8. Configuration management Sistem ini dapat dimanfaatkan untuk mengurangi siklus waktu pemesanan dengan mengurangi waktu pemeriksaan ulang engineering, yang biasanya menyangkut evaluasi kelayakan dan biaya yang berhubungan dengan konfigurasi tertentu. Reduksi ini dicapai dengan cara menciptakan sebuah dasar pengetahuan yang fleksibel yang dapat diakses melalui mesin analisis tertentu. 9. Serialisation/Lot control Beberapa sistem juga menyediakan fasilitas untuk memilih bahan mentah dan melakukan serialisasi atas komponen yang dibuat dari bahan mentah tersebut. Serialisasi ini diterapkan pada misalnya pesawat komersil, industri pemasok peralatan militer, dan pembuat peralatan industri. 10.Tolling Modul ini merupakan perluasan sistem persediaan dan kapasitas untuk mencakup komponen tools (alat yang dibuat untuk membuat komponen utama). Sistem dapat membantu menjamin bahwa tools dan material dating tepat pada waktunya ditempat operasi yang sudah dijadwalkan dengan
menyimpan tools pada persediaan dan membuat perencanaan alokasi tools yang diperlukan sebagai bagian dari pesanan produksi.
2.8.5.4 Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia adalah faktor penting dalam mendukung keberhasilan bisnis. Lingkungan yang
kompetitif juga dapat mempengaruhi
mekanisme kerja departemen HRD (Human Research Development) seperti halnya area lain pada perusahaan. Beberapa submodul yang biasanya terdapat pada modul sumber daya manusia adalah: 1. Personal management Meliputi
data-data
kepegawaian
misalnya
master
data
karyawan,
administrasi karyawan, administrasi penggajian, penerimaan karyawan baru, perjalanan dinas, pension, dan sebagainya.
2. Organizational management Meliputi struktur organisasi, alokasi karyawan, deskripsi pekerjaan, scenario perencanaan, perencanaan biaya karyawan, dan lain-lain. 3. Payroll accounting Meliputi gross/net akuntansi, fungsi history, solusi atau masalah internasional, dan sebagainya. 4. Time management Meliputi perencanaan kerja shift, jadwal kerja, absensi, pencatatan kehadiran karyawan. 5. Personel development Perencanaan jenjang karir, perbandingan profil, penilaian kualifikasi dan kompetensi, kebutuhan pelatihan, pengelolaan pelatihan, dan paket-paket peningkatan kemampuan karyawan.
2.8.5.5 Pemeliharaan Sarana Produksi Subsistem ini biasanya meliputi ssekumpulan produk yang mencakup semua aspek perawatan pabrik / peralatan dan terintegrasi dengan modul-modul
lainnya. Submodul yang umumnya tersedia pada modul ini adalah sebagai berikut:
1. Preventive maintenance control Modul ini menyediakan perencanaan, penjadwalan dan kontrol atas fasilitas, dan peralatan. Pemeliharaan peralatan, penggantian komponen dan inspeksi keamanan dapat direncanakan, dijadwalkan, dan diawasi. Program pemeliharaan dapat ditelusuri untuk setiap mesin, atau bagian dari peralatan dengan metode penelusuran dapat berupa jumlah jam operasi, unit produksi, konsumsi bahan bakar, atau jumlah hari beroprasi sejak jasa terakhir dilakukan. 2. Equipment tracking Sistem ini menyediakan informasi mengenai alokasi peralatan, utilisasi, akuisisi, dan disposisi peralatan. Informasi penting lainnya yang juga diperlukan dalam optimasi produksi adalah jumlah operasi unit per tanggal tertentu.(mil, jam, hari, unit produksi, dan sebagainya). Setiap elemen peralatan didefinisikan berdasarkan model dan nomer serialnya. Perusahaan dapat membuat data sendiri yang memungkinkan pengelompokan data menjadi format yang dapat dihubungkan dengan catatan peralatan. Semua informasi ini dapat digunakan untuk membuat spesifikasi peralatan, yang menyediakan informasi detail untuk teknisi yang bekerja dengan operasi peralatan, kontrol perawatan dan transportasi. 3. Component tracking Komponen umumnya merupakan bagian dari peralatan yang lebih besar. Penelusuran komponen membantu manajer mengidentifikasi komponen mana yang perlu diperbaiki. Sistem dapat membantu mengetahui apakah perbaikan atau penggantian dicakup oleh garansi atas peralatan tersebut. Rencana penggantian peralatan yang baik dapat membantu mengurangi downtime peralatan yang tidak direncanakan. Penelusuran komponen meliputi catatan perbaikan / penggantian dan jasa atas komponen tersebut.
4. Plant manintenance calibration tracking Modul ini membantu perusahaan untuk mengoptimasi investasi dengan menyediakan penelusuran kalibrasi peralatan sesuai dengan standar kualitas tertentu (misalnya ISO 9000) 5. Plant maintenance warranty claim tracking Modul ini berupa sistem administrasi yang dirancang untuk menyediakan kontrol atas hal-hal yang termasuk garansi tetapi belum diproses di masa sebelumnya. Fitur yang disediakan meliputi kemampuan menetapkan jenis dan panjang garansi, misalnya, berdasarkan waktu tertentu, atau unit operasi tertentu atau kondisi tertentu. Catatan lengkap tersedia untuk setiap item yang dicakup oleh garansi
termasuk informasi lengkap mengenai jasa
garansi.
2.8.5.5 Manajemen Kualitas Sistem manajemen kualitas meliputi dukungan atas implementasi kontrol kualitas di seluruh proses dalam perusahaan. Tugas manajemen bergerak dari produksi, perencanaan produksi dan mengembangan produk, pembelian, penjualan dan distribusi. Dalam area produksi, jaminan kualitas tidak hanya dioandang sebagai inspeksi dan eliminasi kerusakan, tetapi berfokus juga kepada proses produksi itu sendiri. Submodul yang terdapat dalam kelompok fungsi manajemen kualitas adalah sebagai berikut: 1. Quality planning Mengelola data utama untuk pembuatan rencana kualitas dan inspeksi, dan spesifikasi material. 2. Quality inspection Pelaksanaan yang meliputi pemilihan rencana inspeksi dan perhitungan sampel, mencatat hasil dan kegagalan. 3. Quality control Menentukan sampel secara dinamis berdasarkan catatan tingkat kualitas sebelumnya, aplikasi teknik proses kontrol statistik menggunakan diagram kontrol kualitas, nilai kualitas untuk inspeksi lot, penendaan kualitas untuk
penyelesaian masalah internal dan eksternal serta permulaan tindakan korektif untuk menyelesaikan masalah, proses inspeksi lot, dan sistem informasi untuk inspeksi, hasil inspeksi, dan penandaan kualitas.
2.8.5.6 Manajemen Material Modul manajemen material mengoptimasi semua proses yang terkait dengan perencanaan, pengadaaan dan pembelian material. Manfaat yang dapat diperoleh dari modul ini anatar lain adalah otomasi evaluasi pemasok, tingkat biaya pengadaan dan penyimpanan yang lebih rendah dan akurasi pada persediaan dan manajemen pergudangan dan terintegrasi dengan verifikasi penagihan. Dalam modul manajemen material terdapat sub modul yaitu sebagai berikut: 1. Pre purchasing Modul ini mendukung siklus undangan penawaran (tender), mengelola kontrak dan tingkat penerimaan pelayanan. Aktivitas yang tercakup delam per purchasing meliputi database utama layanan/jasa, yang menyimpan deskripsi semua layanan / jasa yang akan dibeli. Sistem juga menyimpan spesifikasi layanan/jasa yang terpisah yang dapat dibuat untuk setiap proyek pengadaan yang kongkrit atau usulan pengadaan dalam dokumen pembelian. 2. Purchasing Modul ini mendukung penuh proses pembelian material. Sistem pembelian menjalankan tugas seperti pembelian material dan pelayanan, menentukan kemungkinan sumber pemasok sebuah kebutuhan yang diidentifikasi dari perencanaan utama dalam pembelian bahan baku, sistem pengendalian yang langsung dikaitkan dengan pengguna pada masing-masing departemen, memantau pengiriman dan pembayaran kepada para pemasok, dan lain-lain. 3. Vendor Evaluation Evaluasi pemasok (vendor) merupakan elemen yang terintegrasi pada modul manajemen material. Informasi yang disimpan meliputi tanggal pengiriman, harga dan jumlah yang disesuaikan dengan pemesanan pembelian. Evaluasi pemasok menggunakan data manajemen kualitas, seperti hasil inspeksi
barang datang atau audit kualitas. Pada umumnya modul evaluasi pemasok menyediakan evaluasi berdasarkan titik pandang tertentu, yaitu berdasarkan kriteria seleksi yang dapat ditetapkan seniri oleh perusahaan. Dengan kriteria ini, dapat dilakukan pengukuran atas kinerja pemasok dengan mengacu pada semua nilai kriteria. Kriteria umum yang digunakan misalnya harga, kualitas, pengiriman. Layanan dan dukungan, penggantian dari barang yang ditolak (return), waktu tunggu, dan sebagainya. Dengan demikian, evaluasi terhadap kinerja pemasok dapat dilakukan dengan lebih cepat, efisien, tetapi objektif. 4. Vendor Management Modul ini digunakan untuk mengelola stok. Pada sistem ini, stok fisik mencerminkan semua transaksi yang dihasilkan dalam perubahan stok dan dalam tingkatan perubahan persediaan. Perusahaan dapat dengan mudah mendapatkan gambaran menyeluruh stok terkini untuk material tertentu. Pengawasan untuk setiap material meliputi stok yang disimpan dalam gudang, stok yang sedang dipesan dan belum datang, stok yang sudah dipesan untuk pesanan tertentu, dan stok yang sedang dalam inspeksi kualitas. 5. Invoice ferivication and material inspection Modul ini menyambungkan sistem manajemen material dengan akuntansi keuangan, dan komponen pengendalian dan akuntansi aset. Verifikasi invoice pada manajemen material melayani fungsi berikut: • Melengkapi proses pembelian material, yang dimulai dari permintaan pembelian, pembelian, penerimaan barang, dan penerimaan invoice. • Memungkinkan invoice yang tidak berasal dari pengadaan material diproses (misalnya pengadaan jasa, biaya pelatihan dan lain-lain) • Pengolahan memo kredit, seperti pembatalan invoice atau pemberian diskon.
Penulis dapat mengambil kesimpulan dari modul-modul diatas bahwa ERP merupakan suatu perangkat lunak yang memberikan kemudahan-kemudahan kepada suatu perusahaan serta ERP dapat disesuaikan dengan kebutuhan masingmasing perusahaan tergantung perusahaan tersebut bergerak di bidangnya.
2.8.6 Tipe ERP ERP memilik berbagai macam pembuat yang salah satunya yaitu perusahaan SAP AG. Perusahaan ini merupakan pembuat ERP terbesar di dunia yang menguasai pasar sebanyak 60% di dunia. Jenis ERP yang sudah banyak di gunakan di banyak perusahaan saat ini yaitu SAP R/3. Pengertian SAP R/3 dilihat dari sudut pandang organisasi menurut situs www.Wikipedia.com/sapr/3, the free encyclopedia.html adalah sebagai berikut: “SAP R/3 is arranged into distinct functional modules, covering the typical functions in place in an organization. The most widely used modules are Financials and Controlling (FICO), Human Resources (HR), Materials Management (MM), Sales & Distribution (SD), and Production Planning (PP).” Pengertian diatas dapat diartikan yaitu SAP R/3 merupakan sistem yang tersusun dalam suatu fungsional modul yang berbeda dan memiliki ciri khas yaitu melindungi fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Modul-modul yang sudah banyak dikenal dan digunakan oleh perusahaan adalah keuangan dan pengendalian, sumber daya manusia, manajemen material, distibusi dan penjualan, dan perencanaan produksi.
Sedangkan pengertian SAP R/3 dilihat dari sudut pandang teknologi menurut situs www.Wikipedia.com/sapr/3, the free encyclopedia.html adalah sebagai berikut: “SAP R/3 is a client/server based application, utilizing a 3-tiered model. A presentation layer, or client, interfaces with the user. The application layer houses all the business-specific logic, and the database layer records and stores all the information about the system, including transactional and configuration data.”
Pengertian diatas dapat didefinisikan yaitu SAP R/3 merupakan aplikasi yang berdasarkan client/server, dengan menggunakan model 3-tingkatan. Penunjukan client secara otomatis langsung dengan pemakai. Kegunaan aplikasi ini menyimpan seluruh spesifikasi-bisnis yang logik, dan mencatat lapisan data base serta menyimpan seluruh informasi mengenai sistem, termasuk hasil melakukan transaksi dan konfigurasi data. Dapat disimpulkan bahwa SAP R/3 merupakan suatu sistem yang terdiri dari beberapa modul yang berfungsi sebagai pelindung data dengan pengoprasian data secara otomatis dan on-line.
2.8.7
Efektivas Fungsi ERP Efektivitas dari suatu aktivitas atau fungsi diukur dengan menentukan
sejauh mana aktivitas tersebut mencapai tujuannya.Dalam mengevaluasi efektivitas ERP diperlukan sebuah model yang merupakan faktor-faktor penentu efektivitas sistem informasi. Dengan pendekatan rasional dapat dibangun suatu model sebagai berikut:
Gambar 2.5 Model Efektivitas Sistem Informasi
Information Quality
System Quality
Perceived Usefulness
Computer Self Efficacy
Percieved Ease of use
Use -Amount -Type
IS Satisfaction
Individual Impact - Task - QWL
Organization Impact
Sumber : Ron Weber (1999;888-915) Model diatas menggambarkan faktor-faktor yang berdampak pada efektivitas sistem. Pertama, kualitas sistem dan kualitas informasi. Kualitas sistem mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkannya. Kedua, penggunaan sistem informasi, yang dipengaruhi faktor penerimaan pemakai mengenai kegunaan sistem informasi berikut kemudahan penggunannya. Kedua faktor ini dipengaruhi oleh kualitas sistem dan informasi serta keterampilan diri pemakai dalam mengoprasikan atau menggunakan sistem informasi. Ketiga, penggunaan sistem yang optimal akan mempengaruhi kepuasan akan sistem. Hal ini akan berdampak kepada pemakai secara individual kepada penyelesaian tugas dan kualitas kehidupan kerja. Dampak individual tersebut pada akhirnya akan berdampak pada organisasi secara keseluruhan.
Evaluasi kualitas sistem banyak ditentukan oleh karakteristik potensial hardware maupun software yang mempengaruhi persepsi pengguna akan sistem tersebut. Seperti waktu respon sistem pada online sistem, waktu perputaran suatu aktifitas tertentu pada batch sistem, stabilitas sistem dalam beroprasi, maupun kemudahan interaksi pengguna dengan sisten sehingga pengguna dapat secara fleksibel melangsungkan kegiatannya dengan baik pada aktivitas yang berulangulang. Ketika auditor mengevaluasi kualitas informasi yang dihasilkan sistem, harus diingat bahwa auditor mencoba mengetahui seberapa baik informasi tersebut dapat digunakan pemakai dalam pekerjaannya. Beberapa atribut kualitas informasi yang harus diperhatikan auditor dalam mengukurnya yaitu akurasi, kelengkapan, ketepatan waktu, relevansi, kejelasan/informatif, serta reliable. Evaluasi penggunaan sistem harus dilakukan auditor baik pada nilai penggunaan maupun pada frekuensi penggunaan secara menyeluruh. Frekuensi penggunaan yang tinggi tidak menjamin penggunaan sistem baik, karena mungkin sistem tersebut memiliki efektivitas penggunaan rendah, seperti misalnya koneksi sistem/waktu respon menghabiskan waktu yang lama. Sebaliknya, nilai penggunaan (misalnya diukur dengan koneksi sistem) yang rendah mungkin menandakan pemakai dapat secara tepat menyelesaikan tugasnya sehingga sistem efektif. Auditor perlu memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan
sistem
tersebut,
seperti
kemampuan
diri
pemakai
dalam
mengoprasikan perangkat sistem, serta penerimaan pemakai bahwa sistem yang diaplikasikan
amat
berguna
bagi
penyelesaian
tugas
dan
mudah
mengoprasikannya. Evaluasi yang terakhir merupakan kepuasan terhadap sistem dimana sistem tersebut secara umum harus dapat memuaskan para pemakainya dan membantu pemakai dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab. Kepuasan sistem tersebut mengakibatkan dampak individual sistem pada pemakainya, pertama, yaitu perbaikan penyelesaian tugas pemakai, dimana para pemakai dari sistem harus lebih produktif dan menghasilkan suatu kualitas yang lebih tinggi. Kedua, kualitas kehidupan kerja pemakai, dimana sistem tersebut harus dapat
memberikan kontribusi secara positif terhadap kualitas hidup pemakai secara keseluruhan. 2.9
Persepsi Persepsi merupakan elemen penting dalam penentuan prilaku seseorang.
Persepsi seseorang tentang suatu stimulus merupakan penafsiran tentang stimulus tersebut untuk menghasilkan pemahaman yang objektif dengan pola pikir rasional. Persepsi tersebut akan mempengaruhi kecenderungan sikap atas sesuatu sesuai dengan tingkat pemahaman yang dimilikinya. Brian Fellows mengungkapkan pengertian persepsi yang dikutip Deddy Mulyana (2005;168) adalah sebagai berikut: “Persepsi adalah proses yang memungkinkan suatu organisasi menerima dan menganalisis informasi.” Adapun pengertian persepsi menurut Kenneth A Sereno dan Edward M. Bodaken yang dikutip oleh Deddy Mulyana (2005;168) yaitu: “Sarana yang memungkinkan kita memperoleh kesadaran akan sekeliling dan lingkungan kita.” Menurut Deddy Mulyana (2005;167-168) pengertian persepsi adalah sebagai berikut: “Persepsi adalah inti komunikasi karena jika persepsi kita tidak akurat, tidak mungkin kita dapat berkomunikasi dengan efektif. Persepsilah yang menentukan kita memilih suatu pesan dan mengabaikan pesan yang lain.” Dapat disimpulkan bahwa persepsi merupakan suatu pesan yang diambil dari lingkungan kita dengan menerima dan menganalis informasi yang ada. Maka dari itu persepsi auditor internal sangat penting sekali dalam menentukan efektifitas suatu sistem dalam perusahaan.
