BAB II TINJAUAN PUSTAKA

     

BAB II

 

TINJAUAN PUSTAKA

     

2.1

Sistem Administrasi Kegiatan administrasi merupakan salah satu kegiatan penting yang ada

 

dalam   suatu organisasi atau perusahaan karena dalam kegiatan administrasi terjadi penanganan data-data organisasi secara terstruktur agar menjadi suatu informasi  

yang berguna bagi perusahaan. Setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan  

informasi sebagai bahan pengambilan keputusan manajemen. Pengolahan data dan penyediaan informasi yang berguna dalam proses pengambilan keputusan merupakan kegiatan administrasi yang perlu dilakukan dengan tepat. Dalam penanganan data perusahaan diperlukan suatu sistem yang menjadi kunci pengawasan kegiatan administrasi sehingga proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Menurut Quible (2001:

2) sistem administrasi merupakan rangkaian

aktivitas pekerjaan administrasi mulai dari merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga melaksanakannya. Sama halnya, Kallaus dan Keeling (2001: 3) berpendapat bahwa sistem administrasi itu sendiri merupakan rangkaian aktivitas pekerjaan mulai dari perencanaan hingga pengendalian yang satu sama lain saling berhubungan dalam rangka mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang efektif dan efisien. Tujuan dari sistem administrasi adalah sebagai berikut (dalam Kallaus dan Keeling, 2001: 622): 1. Melengkapi informasi terbaik untuk orang yang tepat dengan waktu yang sesuai, biaya yang serendah mungkin, dan dengan hasil yang benar sehingga meningkatkan hasil pembuatan keputusan. 2. Mengeliminasi pekerjaan yang tidak penting atau penduplikasian pekerjaan. 3. Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang melelahkan.

 

6

     

4. Mengotomatiskan pengulangan tugas rutin di mana terjadi kemungkinan

 

ketika peralatan otomatis akan melakukan pekerjaan dengan lebih cepat,  

lebih akurat, lebih ekonomis, dan lebih dapat dipercaya.

  5. Untuk membuat pekerjaan lebih efisien, harus dilakukan penyamaan

prosedur untuk setiap transaksi yang serupa. Dengan adanya prosedur

 

tersebut, kesalahan dapat dikurangi dan pekerjaan dapat diselesaikan

 

dengan cepat.  

6. Menetapkan tanggung jawab untuk pekerjaan yang memuaskan.

  7. Menyediakan pelatihan yang cukup untuk para karyawan dan supervisor

untuk memastikan kerja yang optimal.

 

8. Memperoleh persetujuan dan dukungan seluruh sistem. Dengan adanya sistem administrasi yang baik dalam sebuah perusahaan, tentunya sistem tersebut akan membantu pekerjaan agar lebih efektif dan efisien guna menghasilkan informasi yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan dan sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan perkantoran dalam perusahaan.

2.1.1

Sistem Setiap perusahaan memiliki jenis pekerjaan yang beraneka ragam dengan

kemampuan sumber daya manusia yang berbeda-beda. Agar segala aspek yang ada dalam perusahaan dapat bersatu dan pekerjaan dapat dilakukan dengan baik sesuai dengan visi dan misi perusahaan, maka diperlukan adanya suatu sistem yang dapat mengawasi segala pekerjaan yang dilakukan guna tercapai suatu hasil yang maksimal. Dalam setiap organisasi atau perusahaan, sistem sangat diperlukan untuk mengontrol seluruh kegiatan yang ada sehingga pekerjaan dapat terlaksana dengan baik dan teratur. Ada beberapa pengertian sistem menurut para ahli adalah sebagai berikut: 1. Sutabri (2005: 2) menyatakan bahwa sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang

 

7

     

terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan

 

terpadu.  

2. Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo dalam Sutabri (2005:

 

9)

menyatakan bahwa sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain

 

sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan

 

pemrosesan atau pengolahan yang tertentu.  

3. Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling

   

bekerja sama untuk mencapai beberapa tujuan (Husein, 2002: 210). 4. Menurut Amsyah (2001: 27) sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi. 5. Winarno (2004: 5) berpendapat bahwa sistem adalah komponenkomponen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan

data-data, unsur-unsur, atau objek-objek yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sistem memiliki lebih dari satu komponen sistem, yaitu input, process, output, dan feedback. Masing-masing komponen memiliki fungsi yang berbeda tetapi tetap bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Fungsi sistem yang utama adalah menerima masukan, mengolah masukan, dan menghasilkan keluaran. Agar sistem berjalan sesuai dengan yang diharapkan, diperlukan adanya suatu control atau feedback untuk menjamin bahwa semua fungsi dapat berjalan dengan baik. Dalam mempelajari sistem administrasi kantor, model dasar sistem digunakan untuk menjelaskan secara umum dari sistem dan subsistem lainnya, agar apa yang kita butuhkan dan apa yang kita tambahkan lebih rinci dijelaskan. Menurut Kallaus dan Keeling (2001: 624) dijelaskan bahwa unsur-unsur sistem adalah: 1. Input Input adalah tahapan pertama dari sistem, seperti data, tenaga kerja dan energi lainnya, bahan-bahan, peralatan dan uang yang diterima dari bagian lainnya. Arus kerja yang terdapat di dalam sistem dimulai dengan input

 

8

     

dari beberapa tipe sumber daya. Dalam area kerja, tipe dari input biasanya

 

berupa data, informai dan bahan-bahan yang akan diolah dalam proses.    

2. Processing Tahapan dalam sistem yang mengubah atau mentransformasikan input ke dalam form atau dokumen yang diinginkan biasanya disebut dengan

 

tahapan proses. Biasanya aktivitas dalam proses melibatkan orang dan

 

mesin untuk menghasilkan tahapan proses yang efektif.      

3. Output Interaksi antara tahapan input dan proses menghasilkan output, biasanya dalam formulir kertas dari dokumen yang disimpan secara elektronik. Output dapat disebut sebagai tujuan akhir dari sistem yang merupakan hasil dari input setelah diubah dengan tahapan proses.

Output juga

biasanya digunakan oleh karyawan untuk mendapatkan pedoman tanggung jawabnya.

Misalnya

saja output

dari

karyawan

berupa laporan

produktivitas kerja, hasil yang dicapai, keuntungan, hasil penjualan dan peningkatan efektivitas kerja. 4. Feedback Setelah melakukan tahapan di atas, data atau informasi sudah diproses ke dalam sistem, feedback memungkinkan sistem untuk menentukan hasil yang diinginkan dalam pertemuan atau rapat.

Feedback juga

memungkinkan untuk mengevaluasi keefektivitasan karyawan.

Sistem

yang sangat kritis atau yang banyak melakukan feedback bagi karyawannya membantu perusahaan atau organisasi untuk bertahan. 5. Control (pengendalian) Element dalam sistem yang sangat penting adalah pengendalian atau controlling.

Pengendalian dapat dilakukan di dalam lingkungan

perusahaan ataupun di luar lingkungan perusahaan. Di dalam lingkungan perusahaan selalu ada prosedur dan peraturan yang harus ditaati oleh karyawan yang dapat dijadikan pedoman pengendalian dalam perusahaan. Lain halnya dengan di luar lingkungan perusahaan biasanya meliputi

 

9

     

adanya aturan dari pemerintah yang berisi tentang kode etik perusahaan

 

yang berkaitan dengan moral perusahaan.        

Dari unsur-unsur yang dijelaskan di atas, Amsyah (2001: 27) mengatakan

bahwa hubungan antara data-data, unsur-unsur, atau objek-objek yang satu sama lain bekerja sama dan membentuk kesatuan yang disebut sistem itu secara mudah disimpulkan dalam Gambar 2.1 di bawah ini yang disebut dengan modul sistem:    

MASUKAN

PENGOLAHAN

KELUARAN

 

Umpan Balik/Kontrol Sumber: Amsyah, (2001: 27)

Gambar 2.1 Modul Sistem

Modul sistem terdiri dari empat elemen subsistem, yaitu masukan, pengolahan, keluaran, dan umpan balik/kontrol. Masing-masing komponen memiliki fungsi yang berbeda, tetapi tetap bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Fungsi sistem yang utama adalah menerima masukan, mengolah masukan, dan menghasilkan keluaran. Agar sistem berjalan sesuai dengan yang diharapkan, perlu adanya suatu control atau feedback untuk menjamin bahwa semua fungsi dapat berjalan dengan baik.

2.1.2 Administrasi Administrasi merupakan salah satu kegiatan inti dalam sebuah perusahaan. Pada bidang pekerjaan administrasi ini, pegawai menangani data-data perusahaan untuk diolah menjadi informasi yang berguna bagi perusahaan.

 

10

     

Administrasi adalah kegiatan yang penting dalam suatu perusahaan

 

terutama dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan  

kegiatan-kegiatan perusahaan. Pengertian administrasi dalam arti sempit adalah   kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan    

tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali (Haryadi, 2009 : 1). Secara etimologis menurut Silalahi (2005: 5) Administrasi berasal dari  

bahasa Inggris dari kata administration yang bentuk infinitifnya adalah to   administer yang berarti mengelola atau menggerakkan. Dalam arti sempit  

administrasi lebih tepatnya disebut tatausaha, sedangkan definisi administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumberdaya-sumberdaya untuk mencapai tujuan secara efektif. Kegiatan tata usaha menurut Silalahi (2005:

6) adalah kegiatan

pengelolaan data menjadi sebuah informasi baik informasi yang masuk ke perusahaan maupun informasi yang keluar dari perusahaan. Maka keseluruhan rangkaian kegiatan-kegiatan tersebut terdiri atas penerimaan, pencatatan, pengklasifikasian,

pengolahan,

penyimpanan,

pengetikan,

penggandaan,

pengiriman informasi dan data secara tertulis yang diperlukan oleh organisasi. Pengelolaan data dan informasi yang dilakukan berdasarkan rangkaian kegiatan administrasi akan membantu dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dan hal kegiatan administrasi pun perlu dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama yang baik. Haryadi (2009:

1)

mengungkapkan lagi pengertian administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi, pengertian administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan pemanfaatan berbagai sumber.

 

11

     

Selain itu, Siagian (2008: 2) menerangkan bahwa administrasi merupakan

 

keseluruhan proses kegiatan kerjasama antara dua orang atau lebih yang  

didasarkan oleh rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan   sebelumnya.

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah

   

rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang mulai dari penerimaan, pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan, pengetikan, dan  

pengiriman informasi dengan tujuan untuk mempermudah menyediakan informasi dan  keterangan-keterangan yang diperlukan oleh perusahaan.  

Rangkaian kegiatan-kegiatan administrasi tersebut dapat digambarkan seperti dalam gambar berikut:

Penyimpanan

Pengolahan

Pengklasifikasian

Pengetikan DATA DAN INFORMASI Penggandaan

Pencatatan

Pengiriman

Penerimaan

Sumber: Silalahi, (2005: 6)

Gambar 2.2 Rangkaian Aktivitas Administrasi

Rangkaian aktivitas administrasi yang pertama adalah penerimaan, yaitu kegiatan menerima data dan informasi baik yang berasal dari dalam maupun luar perusahaan. Kedua adalah pencatatan, yaitu kegiatan mencatat dengan menggunakan peralatan tulis untuk segala data dan informasi yang telah diterima oleh perusahaan. Ketiga adalah pengklasifikasian/dikelompokkan untuk dapat dan

 

12

       

informasi yang sejenis. Keempat adalah pengolahan, yaitu mengolah dan menyajikan informasi atau data yang telah dicatat dan diklasifikasikan tersebut  

hingga menjadi lebih mudah dipahami. Kelima adalah penyimpanan, setelah data dan  informasi tersebut diolah kemudian disimpan di tempat tertentu sehingga    

mudah untuk ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Keenam adalah pengetikan, kegiatan pengetikan ini dilakukan apabila data dan informasi tersebut akan didistribusikan ke bagian lain dan biasanya berupa surat ataupun  

berupa laporan yang setiap bulannya dilaporkan kepada atasan. Ketujuh adalah   penggandaan, yaitu kegiatan memperbanyak data dan informasi dengan  

menggunakan alat tertentu, biasanya menggunakan mesin fotokopi dan scanner. Dan terakhir adalah pengiriman, yaitu penyampaian informasi dengan menggunakan alat dan cara-cara tertentu dari satu pihak ke pihak lain. Kegiatan administrasi sangat dibutuhkan dalam perusahaan, maka Quible (dalam Sukoco, 2007:

4) mengungkapkan ada lima jenis fungsi pendukung

administrasi dalam perkantoran, antara lain: 1. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari. 2. Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrai yang tergabung dalam departemen teknologi informasi. 3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan manganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasannya 4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang

 

13

     

berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek.

 

Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier  

sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.

  5. Fungsi

manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan,

pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan

 

anggaran dan pengevaluasian karyawan. Biasanya, fungsi ini dilakukan

 

oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan      

sistem dan prosedur administrasi. Kelima fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran ini saling

berhubungan satu dengan lain. Orang yang melaksanakan fungsi tersebut adalah staf administrasi, manajer, dan staf administrasi yang setingkat manajer. Pendapat lain mengenai fungsi administrasi dikemukakan oleh Sedarmayanti (2001: 8). Secara garis besar, fungsi administrasi adalah: 1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional untuk membantu pelaksanaan pekerjaan pokok dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. 2. Memberikan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk pengambilan keputusan. 3. Membantu

kelancaran

keberlangsungan

dan

perkembangan

suatu

organisasi. Dari kedua pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa fungsi administrasi adalah melakukan setiap kegiatan administrasi mulai dari kegiatan administrasi hingga manajerial. Sasaran yang ingin diperoleh dari fungsi-fungsi administrasi tersebut adalah tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

2.1.3 Administrasi Pengawasan Pengawasan merupakan hal menentukan apa yang telah dilakukan, yakni hasil, menilai hasil tersebut, dan apabila perlu mengadakan tindakan-tindakan perbaikan, agar hasil sesuai dengan rencana (Moekijat, 2002 : 156). Pengawasan sebagai suatu kegiatan administrasi untuk mencegah terjadi kesalahan atau kekurangan dan berusaha agar manajemen berjalan dengan lancar. Pengawasan

 

14

       

berfungsi untuk mengetahui apakah pelaksanaan sudah sesuai dengan rencana dan apabila terdapat kesalahan atau kekurangan, untuk memperbaiki kesalahan atau  

kekurangan tersebut serta menjaga agar jangan sampai terulang lagi kesalahan atau  kekurangan yang serupa. Dalam metode pengawasan terdapat pengawasan secara administratif.

   

Menurut Handayaningrat (2002: 148) pengawasan secara administratif meliputi bidang keuangan, kepegawaian, dan material.  

a. Pengawasan keuangan

   

Pengawasan

keuangan

menyangkut

tentang

rencana

anggaran,

pelaksanaan anggaran, yang meliputi pengurusan administratif dan pengurusan bendaharawan. Hal ini menyangkut prosedur penerimaan dan prosedur pengeluaran uang. Dalam prosedur penerimaan sesuai dengan rencana anggaran, sedangkan prosedur pengeluaran uang berhubungan dengan syarat-syarat yang diperlukan dalam pembayaran, yang disertai dengan bukti-bukti pengeluaran dan hasil pembayarannya. b. Pengawasan kepegawaian Pengawasan kepegawaian menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan administrasi kepegawaian, yaitu perihal kebenaran prosedur penerimaan (umur, pendidikan atau keahlian, pengalaman, bakat dan sebagainya), syarat-syarat pengangkatan dan penempatan, uraian pekerjaan (job description), kerajinan, ketekunan dan kedisiplinan, pengembangan karier, penilaian tentang prestasi kerjanya, kesejahteraan dan jaminan hari tua. Pengawasaian kepegawaian di samping penilaian terhadap kewajibankewajiban mereka yang harus dilaksanakan juga menyangkut terhadap hak-hak mereka yang harus dipenuhi (gaji, kenaikan pangkat, dan fasilitasfasilitas lain). c. Pengawasan material Pengawasan material ialah untuk mengetahui apakah barang-barang yang disediakan (dibeli) sesuai dengan rencana pengadaannya. Hal ini menyangkut prosedur pengadaannya, harganya, kuantitas dan kualitas (jumlah dan mutunya), penyimpanan, pengangkutan dan pemeliharaannya.

 

15

     

Bukti pembayaran dan penerimaan barang, jenis-jenis barang, merek

 

pabrik, tahun pembuatan, dan perusahaan yang menjual. Pengawasan  

material harus disertai standar barang yang telah ditentukan.

   

2.2

Persediaan Alat Tulis Kantor (ATK) Kegiatan operasional di perusahaan tidak terlepas dari peran peralatan dan

 

perlengkapan kantor. Alat tulis kantor merupakan bagian dari peralatan kantor   berperan penting dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Oleh  

karena itu, diperlukan pengawasan persediaan alat tulis kantor agar kebutuhan  

terhadap alat tulis kantor selalu terpenuhi dan kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

2.2.1

Pengertian Persediaan Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan

untuk memenuhi tujuan tertentu (Herjanto, 2004: 219). Persediaan ialah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan (Handoko, 2000: 333). Sedangkan menurut Yamit (2005:

3) menyatakan bahwa persediaan

terdiri dari persediaan alat-alat kantor (supplies), persediaan bahan baku (raw material), persediaan dalam proses (in-proses good). Menurut Ashari (2005: 169) berpendapat bahwa persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam satu proses produksi. Persediaan sebagai aktiva memiliki fungsi yang penting dalam penyelenggaraan kegiatan perusahaan. Adapun fungsi dari persediaan menurut Herjanto (2004: 238) adalah sebagai berikut: 1. Menghilangkan risiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan.

 

16

       

2. Menghilangkan risiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan.  

3. Menghilangkan risiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi.

 4. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga

perusahaan tidak akan kesulitan jika bahan itu tidak tersedia di pasaran.

   

5. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas. 6. Memberikan pelayanan kepada pemesan barang dengan tersedianya    

 

barang yang diperlukan. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa persediaan menunjukkan

barang-barang atau sumber daya perusahaan yang disimpan dan dikelola dalam pemenuhan permintaan. Oleh sebab itu, setiap perusahaan harus mampu mengelola persediaan dengan baik.

2.2.2

Pengertian Alat Tulis Kantor Setiap perusahaan selalu membutuhkan alat tulis kantor (ATK) dalam

menyelesaikan kegiatan operasionalnya. Alat tulis kantor berarti barang yang dipakai untuk mengerjakan pekerjaan tulis-menulis (Wursanto, 2006: 83). Dan menurut Moekijat (2008: 150) alat tulis kantor (ATK) mencakup baik kertas, buku-buku, pita mesin tik, tinta, pensil, karet penghapus, jepitan kertas, kartukartu, dan sebagainya. Pegawai kantor memerlukan alat tulis kantor (ATK) yang layak apabila akan mencapai produktivitas yang maksimum. Kekurangan akan pita mesin tulis, amplop-amplop

dapat

mengakibatkan

penangguhan

dalam

mengeluarkan

pekerjaan kantor yang penting. Lagi pula alat tulis kantor (ATK) merupakan penanaman modal. Secara rinci alat-alat yang termasuk alat tulis kantor (Wursanto, 2006: 83), antara lain: 1. Kertas atau paper (Inggris) atau papier (Belanda), adalah material tata usaha yang berbentuk lembaran untuk keperluan tulis-menulis atau dapat pula digunakan sebagai alat pembungkus. Menurut ukurannya kertas dibedakan menjadi:

 

17

     

a) Kertas ukuran dobel folio

 

b) Kertas ukuran folio    

c) Kertas ukuran kuarto d) Kertas ukuran setengah folio e) Kertas ukuran seperempat folio

 

Menurut jenisnya kertas dibedakan menjadi:

 

a) Kertas bergaris      

b) Kertas polos (tidak bergaris) c) Kertas HVS (houtvrij Schrift) d) Kertas tembus atau kertas doorslag e) Kertas duplikator (kertas pengganda atau kertas stensil) f) Kertas gambar (teken papier) g) Kertas isap (blotting paper) h) Kertas marmer (marmer papier) i) Kertas minyak (olie papier) j) Kertas sampul (omslag papier) k) Kertas cetak biru (blauwdruk papier)

2. Buku tulis 3. Potlot atau pensil (merah biru, tinta berwarna) 4. Asahan pensil (potloot slijper) 5. Baki surat (brievenback) 6. Cap (cap huruf, cap tangggalan) 7. Bantalan cap (stamp pad) 8. Pena (ball point) 9. Karbon 10. Penggaris 11. Penghapus (karet atau cairan penghapus) 12. Tinta (tinta gambar, tinta tulis, tinta stensil, tinta cap) 13. Pulpen (vulpen) 14. Lem atau perekat (kental dan cair) 15. Tancapan surat (spindle file)

 

18

       

16. Pengungkit kawat jepret (staple remover) 17. Pembuka surat (letter opener)  

18. Sandaran buku (bocken standard)

 19. Sit stensil, dll.

Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa alat tulis kantor

   

merupakan barang yang berupa kertas, buku, pita, tinta, disket dan lainnya yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan demikian ATK sebagai  

peralatan kantor sangat penting dalam menyelesaikan semua kegiatan operasional   organisasi. suatu  

2.2.3

Pengertian Persediaan Alat Tulis Kantor Berdasarkan

pengertian

persediaan

dan

pengertian

ATK

dapat

disimpulkan bahwa persediaan ATK menunjukkan barang-barang ATK mencakup kertas, buku, kartu-kartu, pensil, formulir-formulir, dan sebagainya yang disimpan dan dikelola dalam antisipasinya terhadap pemenuhan kebutuhan dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Menurut Yamit (2005: 3) persediaan alat-alat kantor adalah persediaan yang diperlukan dalam menjalankan fungsi organisasi dan tidak menjadi bagian dari produk akhir. Tipe persediaan alat-alat tulis kantor diantaranya: pensil, kertas, tinta, disket, alat-alat pemotong, dan semua item fasilitas peralatan kantor. Kegiatan perusahaan atau pekerjaan kantor sangat beragam, baik yang bersifat rutin maupun yang berkaitan dengan fungsi manajerial. Untuk membantu memperlancar pekerjaan kantor tersebut, maka diperlukan alat perlengkapan seperti alat tulis kantor. Menurut Wursanto (2006: 99) fasilitas alat tulis dapat dibedakan menjadi: 1. Alat tulis yang berupa lembaran kertas a.

Kertas (buram, HVS, bergaris, berkop atau berkepala surat).

b.

Buku agenda harian digunakan untuk membuat catatan sehari-hari mengenai pelaksanaan tugas di kantor. Dalam buku tersebut sudah tercetak nama hari, tanggal, bulan, dan tahun selama satu tahun.

 

19

     

c.

 

Buku blocknote digunakan untuk membuat catatan-catatan dalam pekerjaan atau rapat. Buku tersebut juga dapat digunakan untuk

 

menulis surat singkat dengan tulisan tangan yang ditujukan kepada

     

staf. d.

Lembar disposisi

e.

Sampul surat, dengan berbagai jenis dan ukuran.

2. Alat tulis non-lembaran kertas      

a.

Map berbagai jenis

b.

Snelhecter

c.

Odner

d.

Pensil atau potlot

e.

Penghapus potlot, stief, pencil eraser

f.

Asahan potlot atau pencil sharpener

g.

Baki potlot atau pencil tray

h.

Pena stensil atau stylus, digunakan untuk membuat tulisan atau tanda tangan pada sit stensil

2.2.4

i.

Pena

j.

Tinta

k.

Penggaris

Sistem Persediaan Alat Tulis Kantor Informasi dalam suatu perusahaan sangat penting dalam kelancaran

kegiatan operasional perusahaan. Salah satu informasi yang dibutuhkan suatu perusahaan adalah informasi tentang persediaan alat tulis kantor (ATK). Pihak manajemen menggunakan informasi tersebut untuk mengetahui dan mengawasi persediaan alat tulis kantor di perusahaan. Hasil informasi ini dapat dijadikan alat untuk membantu pihak manajemen mengambil suatu keputusan agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Dalam mencapai tujuannya, keputusan yang menyangkut harta kekayaan perusahaan diperlukan suatu sistem yang dapat mengendalikan dan mengarahkan informasi tersebut. Sistem ini dibuat sesuai

 

20

       

dengan situasi dan lingkungannya, dalam hal ini dikenal dengan sistem persediaan barang.  

Menurut Assauri (2004: 173) sistem persediaan terbagi dua yaitu periodic

  dan perpetual system: system  

1. Periodic System, yaitu setiap akhir periode dilakukan perhitungan secara fisik dalam menentukan jumlah persediaan akhir.

 

2. Perpetual System atau juga disebut Book Inventories yaitu dalam hal ini    

dibina catatan administrasi persediaan. Setiap mutasi dari persediaan sebagai akibat dari pembelian ataupun penjualan dicatat atau dilihat dalam Kartu Administrasi persediaannya. Bila metode ini yang dipakai, maka

 

perhitungan secara fisik hanya dilakukan paling tidak setahun sekali yang biasanya dilakukan untuk keperluan counterchecking antara jumlah persediaan menurut fisik dengan catatan dalam Kartu Administrasi persediaannya. Adapun menurut Wursanto (2006: 102) hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun persediaan alat tulis kantor, yaitu sebagai berikut: 1. Menyusun daftar alat tulis yang disesuaikan dengan kebutuhan rencana kegiatan kantor setiap bulan 2. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan dalam pengadaan barang tersebut setiap bulan. 3. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

2.2.5

Pengawasan Persediaan Alat Tulis Kantor Pengawasan merupakan fungsi manajemen perkantoran yang penting,

terdiri atas penentuan apa yang dilakukan, menilainya, dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan perbaikan. Pada pokoknya pengawasan dilakukan untuk mengusahakan agar apa yang direncanakan dapat diselesaikan. Pengawasan terhadap persediaan atau inventory control adalah aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk

 

21

       

barang, pengendalian inventory ditekankan pada pengendalian material. (Sumayang 2003: 196).  

Dalam pengawasan persediaan terdapat hal penting yang harus dilakukan

oleh  manajemen, yaitu berapa banyak jumlah barang/item yang harus dipesan    

untuk setiap kali pengadaan persediaan, dan/atau kapan pemesanan barang harus dilakukan. Maka dari itu persediaan harus dikelola dengan baik, sehingga proses perencanaan pembelian, penyimpanan, pengeluaran dan penggunaa, dan  

pengawasan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.    

Ketersediaan alat tulis kantor sebagai sarana pendukung dalam kegiatan

operasional perusahaan memerlukan pengelolaan yang efektif dan efisien. Hal ini dilakukan sebagai antisipasi dari penggunaan dan pengeluaran alat tulis kantor yang tidak terkontrol sehingga berimbas pada banyaknya biaya yang harus dikeluarkan atau tidak tersedianya alat tulis kantor yang diperlukan. Untuk melakukan pembelian ATK yang efektif dan efisien perlu diperhatikan segala faktor yang mendukung hal tersebut. Menurut Moekijat (2008: 151) faktor-faktor yang perlu diperhatikan pada saat melakukan pembelian ATK adalah: 1. Beli dalam jumlah yang cukup untuk memperoleh potongan yang besar. 2. Pertimbangkan masak-masak biaya untuk ruang tempat penyimpanan alat tulis-menulis. 3. Usahakan dari administrator mendapatkan pola permintaan dari bagianbagian untuk bermacam-macam alat tulis kantor. 4. Harga, baik harga sekarang maupun harga mendatang yang diperkirakan. 5. Mutu, itu adalah relatif terhadap tujuan. 6. Sesuaikan dengan anggaran untuk alat tulis kantor yang disediakan.

Adapun metode standar untuk pembelian ATK (Moekijat, 2008: 151) adalah: a. Pembelian

setempat,

misalnya

dari

wakil-wakil

penjualan

berkunjung. b. Sistem penentuan. Ini adalah berguna apabila harga ATK mahal.

 

22

yang

       

c. Kontrak jangka panjang. Metode ini tidak sering digunakan. d. Tender/penawaran, yakni mengiklankan dalam surat-surat kabar dan    

 

majalah-majalah perdagangan untuk meminta penentuan guna jangka waktu yang panjang.

e. Sejumlah besar ATK modern digunakan dalam pengolahan data elektronik dan tidak semuanya ATK ini telah distandarisasikan. Oleh karena itu

 

leveransir komputer biasanya akan memberikan ATK khusus.      

Setiap pembelian barang tentunya mempunyai pengaruh besar terhadap

biaya persediaan. Semakin banyak barang yang disimpan akan mengakibatkan semakin besar biaya penyimpanan barang. Sebaliknya semakin sedikit barang yang disimpan dapat menurunkan biaya penyimpanan, tetapi menyebabkan keterbatasan persediaan barang yang disimpan. Berdasarkan hal tersebut, perlu adanya pengawasan dalam mengelola persediaan alat tulis kantor oleh perusahaan. Menurut Moekijat (2008: 150) hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengawasan ATK adalah: 1. Memeriksa apa yang dipesan. 2. Mengadakan pembelian dalam jumlah yang ekonomis. 3. Menghindarkan persediaan yang berlebih-lebihan. Untuk menghindari persediaan ATK yang berlebih-lebihan, maka perlu mencatat baik jumlah maupun nilai persediaan yang diterima dan yang dikeluarkan. 4. Simpan semua ATK secara terpusat dengan pegawai-pegawai tata usaha yang

bertanggung

jawab

menguasai

kunci

lemari-lemari.

Perlu

diperhatikannya tempat penyimpanan persediaan ATK bersih dan kering, mendapat penerangan yang baik, kunci tempat persediaan ATK harus disimpan oleh pegawai tatausaha yang bertanggung jawab dalam hal itu dan susunan ATK tertata rapi. 5. Mengeluarkan ATK hanya untuk daftar permintaan yang ditandatangi oleh staf senior. Untuk penghematan ATK perlu diperhatikan hal-hal yang bersangkutan dengan pengeluaran ATK, maka dari itu perlu direncanakan dan dipelihara dengan cermat pengeluaran ATK, mencakup penangguhan

 

23

     

yang minimum untuk mereka yang memerlukan, mengeluarkan ATK

 

dengan pada waktu-waktu tertentu dan hanya dengan menunjukkan daftar    

penerimaan ATK harus dinyatakan secara tertulis oleh bagian yang mengajukan permintaan.

   

permintaan yang dinomori oleh pegawai yang berwenang. Selain itu

6. Pengawas kantor dapat melakukan pemeriksaan ATK yang dibuang dengan cara yang mudah tetapi efektif dengan kadang-kadang melihat  

tempat sampah setelah pegawai tata usaha selesai bekerja.

   

Menurut Assauri (2004:

176) sistem pengawasan persediaan harus

memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. Terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat barang yang tetap dan identifikasi barang tertentu. b. Sentralisasi kekuasaan dan tanggung jawab pada satu orang dapat dipercaya, terutama penjaga gudang. c. Suatu sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan barang. d. Pengawasan mutlak atas pengeluaran barang. e. Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan jumlah yang dipesan, yang dikeluarkan dan yang tersedia dalam gudang. f. Pemeriksaan fisik barang yang ada dalam persediaan secara langsung. g. Perencanaan untuk menggantikan barang-barang yang telah dikeluarkan, barang-barang yang telah lama dalam gudang, dan barang-barang yang sudah usang dan ketinggalan zaman. h. Pengecekan untuk menjamin dapat efektifnya kegiatan rutin.

Adapun langkah-langkah dalam pengawasan alat tulis kantor (ATK) menurut Moekijat (2002: 168) sebagai berikut: 1. Taruh tempat persediaan dalam suatu ruang yang baik, bersih, dan kering. 2. Susun persediaan menurut rencana yang teratur. 3. Tentukan jumlah maksimum dan minimum yang realistis untuk setiap barang (benda). Hal ini dapat didasarkan atas pengalaman yang telah lalu.

 

24

       

4. Batasi jumlah persediaan yang dikeluarkan. 5. Tempatkan satu orang yang bertanggungjawab atas tempat persediaan dan  

delegasikan kekuasaan dan tanggungjawab yang lengkap kepadanya.

 6. Keluarkan persediaan hanya atas permintaan tertulis dari kepala bagian

atau oleh pegawai dari kesatuan yang menerima persediaan tersebut.

   

7. Beritahukan kepada para pengawas dengan laporan bulanan mengenai biaya persediaan yang dikeluarkan untuk kesatuan mereka masing-masing.  

8. Laksanakan tindak lanjut (follow-up) secara berkala untuk membantu

 

menjamin bahwa alat tulis kantor diperlukan dan memenuhi kebutuhan.

 

Untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi penggunaan alat tulis kantor, suatu perusahaan atau organisasi perlu melakukan pengawasan persediaan dengan metode-metode dan alat-alat yang tepat. Administrasi persediaan menjadi bagian penting dalam pengawasan persediaan. Menurut Assauri (2004: 197) hal-hal yang termasuk ke dalam administrasi persediaan antara lain: 1. Pembelian, penerimaan, penyimpanan dan pemakaian Pimpinan yang mengambil inisiatif untuk memberitahukan kepada bagian pembelian. Bagian pembelian akan mengurus pesanan dan pembeliannya sampai barang-barang tersebut diterima. Setelah permintaan pesanan datang, maka bagian pembelian mengirimkan surat pesanan (purchase order) kepada calon suplier. Setelah suplier mengirimkan barang yang dipesan, maka bagian penerimaan akan memeriksa barang yang diterima. Setelah diperiksa, maka bagian ini memberikan laporan kepada bagian pembelian. Barang yang telah diperiksa dan terbukti sesuai dengan pesanan diteruskan ke bagian penyimpanan (gudang). Laporan penerimaan barang dibuat dalam beberapa rangkap (copy) yang dikirimkan ke bagian pembelian, akuntansi dan gudang. Suplier akan mengirimkan faktur pembelian yang diterima oleh bagian pembelian dan diteruskan ke bagian pembukuan. Apabila ada bagian lain yang memerlukan barang tersebut, maka bagian tersebut mengirimkan surat permintaan barang ke bagian gudang. Dengan adanya

 

25

     

surat permintaan barang, maka bagian gudang mengeluarkan barang yang

 

diminta.  

2. Pembukuan dan inventarisasi

 

Membukukan

keluar

masuknya

barang

merupakan

bentuk

pengawasan terhadap penggunaan, pengeluaran dan persediaan barang.

 

Pengawasan persediaan dapat dilakukan dengan menggunakan persediaan

 

buku atau perpetual inventory, yaitu prosedur dimana tiap jenis persediaan      

dibuatkan satu kartu yang menunjukkan kuantitas. Kuantitas yang dicatat dalam kartu persediaan digunakan untuk menentukan kapan barang harus dibeli. Metode pengawasan ini dapat digunakan untuk mengawasi jumlah persediaan dalam gudang, sehingga dapat ditentukan selisih persediaan yang mungkin timbul karena susut, rusak, atau hilang. Dalam prosedur persediaan

buku

(Perpetual)

digunakan

formulir-formulir

untuk

mengawasi jumlah barang dalam gudang seperti yang dijelaskan dibawah ini: a. Kartu gudang (Gambar 2.4), adalah kartu yang dipegang oleh bagian gudang dan digunakan untuk mencatat mutasi persediaan. Catatan dalam kartu gudang hanya menunjukkan jumlah saja tanpa disertai harganya. Nama Barang: Pensil

Jml Min: 50

Kode Barang : 001

Jml Max: 100

Lokasi : Gudang

Satuan: 12

Tanggal

Keterangan

Masuk

Keluar

Saldo

2

0

2

1 Mei 2012

Sumber: Sentono, (2000: 236)

Gambar 2.4 Kartu Gudang

 

26

       

b. Dokumen/bukti    

pembukuan,

faktur

persediaan

atau

laporan

penerimaan barang digunakan untuk mendebitkan rekening persediaan. Sedangkan surat permintaan barang digunakan untuk mengkreditkan rekening persediaan barang, rekening persediaan di debet dengan bukti

 

transfer dan dikredit dari tembusan faktur penjualan atau surat

 

pengiriman.      

c. Kartu barang (Gambar 2.5), ialah kartu yang ditempelkan pada rak, atau peti tempat barang disimpan, dibawah ini salah satu contoh kartu barang yang biasa digunakan dalam pengawasan. Kode: 001 Nama: Pensil Minimum: 10

Lokasi: Gudang

Tanggal

Diterima

Dikeluarkan

Saldo

1 Mei 2012

100

20

80

Sumber: Sentono, (2000: 248)

Gambar 2.5 Kartu Barang

3. Pengawasan Pengawasan fisik membutuhkan adanya penjagaan tempat penyimpanan barang-barang agar tidak ada pencurian atau kehilangan atas barangbarang tersebut. Perusahaan-perusahaan yang cukup besar biasanya memperkerjakan orang-orang tertentu untuk penjagaan barang, disamping itu perlu tersedia gudang atau tempat penyimpanan yang cukup baik dengan pintu yang terkunci.

 

27

     

Adapun tujuan pengawasan persediaan barang menurut Assauri (2004:

 

177) sebagai berikut:  

a. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat  mengakibatkan terhentinya kegiatan operasional perusahaan.  

b. Menjaga agar supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebih-lebihan, sehingga biaya-biaya yang timbul dari persediaan

 

tidak terlalu besar.  

c. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini akan  berakibat biaya pemesanan menjadi besar.  

2.3

Perancangan Sistem Dalam membuat sistem administrasi dengan bantuan komputer harus

dimulai dengan merancang program yang dilakukan melalui beberapa tahap. Menurut Amsyah (2001: 267) karakterisktik program yang berhasil, diantaranya: 1. Program dapat mengerjakan apa yang diharapkan (correct). 2. Mudah digunakan (usable). 3. Dapat bekerja tanpa kesalahan (reliable). 4. Mudah dimengerti (understable). 5. Dapat diubah dan diperbaharui (modificable). 6. Dapat dikoreksi bila ditemukan kesalahan (maintainable). 7. Dapat dimodifikasi untuk dimasukkan informasi lain yang diperlukan (flexible). 8. Tidak bersifat khusus (general). 9. Tidak menghabiskan secara percuma sumber komputer (effiicient).

Dalam proses pembuatan suatu program terdapat tahap-tahap yang harus dilakukan. Adapun tahap-tahap tersebut menurut Amsyah (2001: 267) adalah sebagai berikut: 1. Mendefinisikan masalah, yaitu langkah pertama yang berisikan penentuan yang tepat mengenai apa yang akan dikerjakan.

 

28

       

2. Pembuatan

perangkat

lunak

(software)

yang

diperlukan

yaitu

penggambaran spesifikasi yang tepat mengenai output yang diinginkan,      

input yang dipersyaratkan, dan pengolahan untuk konversi input dan output.

3. Mendesain program. Ini adalah langkah yang sangat penting, yaitu menentukan bagaimana persyaratan harus dipenuhi. Suatu algoritma

 

disusun, dan satu atau lebih alat bantu desain program dikerjakan untuk  

mengekspresikan logika program komputer.

 4. Pengkodean program sesuai desain lengkap, desain harus dinyatakan

dalam bahasa pemrograman sebelum desain dapat dimasukkan ke

 

komputer. 5. Mengetes program. Program komputer yang sudah selesai harus dites secara keseluruhan untuk meyakinkan bahwa desain sudah tepat dengan apa yang diinginkan. 6. Menginstalasikan dan memelihara program. Program yang sudah dites harus ditaruh pada operasi harian, dan tiap kesalahan harus sudah diperbaiki. 7. Pendokumentasian program. Dokumentasi adalah suatu kumpulan deskripsi detail dari program-program algoritma, desain, metode pengkodean, pengetesan, dan bahasa yang sesuai.

2.3.1

Flow Chart Langkah awal dalam mendesain program dimulai dengan suatu bagan alir

(flow chart). Flow chart adalah ”gambar yang menggunakan lambang-lambang baku untuk menggambarkan sistem atau proses” (Winarno, 2004: 102). Flow chart memiliki beberapa lambang yang sudah biasa digunakan dalam pengembangan sistem, baik dalam sistem manual maupun komputerisasi. Menurut Amsyah (2001: 269), flow chart adalah suatu diagram yang berisikan istilah atau pengertian mengenai langkah kegiatan pencatatan, penganalisisan, dan pengkoordinasian informasi. Flow chart dipergunakan untuk membantu menganalisis dan mengembangkan prosedur. Skema bagan alir

 

29

       

memberikan gambaran umum dari kegiatan pemrosesan yang direncanakan atau yang seharusnya dikerjakan. Pendapat lain dikemukakan oleh Nugroho (2008:  

115), flow chart adalah peralatan yang sesuai untuk menggambarkan proses   informasi secara rinci. Flow chart diawali dengan penerimaan input dan sistem  

diakhiri dengan penampilan output. Suatu bagan alir sistem memasukkan komponen-komponen dari beberapa

 

program komputer yang terpisah. Menurut Slotnick dalam buku Amsyah (2001:  

272) simbol-simbol standar ANSI untuk bagan alir sistem dalam Tabel 2.1.  

Tabel 2.1

 

Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir Sistem Flow Chart No. 1.

Simbol

Keterangan Simbol Proses. Mewakili langkah proses utama dalam suatu sistem. Dapat merupakan bagian program atau keseluruhan program yang dirinci dengan bagan alir terpisah.

2.

Sistem input atau output. Untuk menunjukkan tiap input data atau ouput informasi. Mewakili fungsi semua jenis input atau output.

3.

Simbol dokumen. Mewakili dokumen kertas, laporan, sumber data, atau output hardcopy.

4.

Simbol alat simpan off-line. Menyatakan alat simpan yang tidak berhubungan langsung dengan komputer, termasuk kertas, kartu, dan media magnetic dan optic.

5.

Simbol alat simpan on-line. Dapat menggambarkan tiap jenis alat penyimpanan on-line. Sering digunakan untuk file lain pada media magnetic yang ditunjuk dan diremajakan. Bersambung

 

30

      Sambungan

 

 

6.

Simbol input manual. Menunjukkan data yang akan

 

dimasukkan ke komputer oleh alat masukan on-line,

 

misalnya keyboard terminal.

7.

Simbol

tampilan.

Untuk

menunjukkan

output

informasi yang sedang ditampilkan pada alat peraga

 

seperti layer terminal atau plotter.  

 

8.

Simbol keputusan. Menunjukkan adanya pilihan dari

 

sebuah keputusan, biasanya YA atau TIDAK.

9.

Simbol penghubung. Menandai suatu penghubung dari beberapa panah arus atau suatu entry dari atau ke luar ke lain bagian dari bagan alir. Digunakan untuk menyederhanakan bagan alir yang panjang dan banyak panah arusnya.

10.

Simbol terminal. Menunjukkan permulaan, akhir, atau titik interupsi dalam program.

11.

Panah arus. Menunjukkan arus data melalui sistem dalam urutan proses dan jejak perjalanan data dalam fungsi pengawasan proses.

Sumber: Amsyah, (2001: 272)

Berdasarkan beberapa pengertian mengenai flow chart, dapat disimpulkan bahwa flow chart adalah suatu gambar yang memberikan gambaran umum dari kegiatan pemrosesan yang direncanakan atau yang seharusnya dikerjakan. Dalam membuat sebuah flow chart, ada beraneka ragam bentuk dan gambar yang bisa digunakan sesuai kebutuhan.

2.3.2

Data Flow Diagram (DFD) Diagram alir data atau Data Flow Diagram (DFD) menurut Nugroho

(2008: 113) adalah sebuah alat dokumentasi grafik yang menggunakan simbolsimbol untuk menjelaskan suatu proses. Diagram ini cocok menggambarkan

 

31

       

proses untuk dipresentasikan kepada manajemen/pemilik karena alat diagram alir data ini hanya menggunakan empat macam simbol yang menyatakan aliran proses  

suatu sistem. Selain itu, alat ini dapat diatur tingkat kerinciannya sehingga tim ahli   mengatur gambar diagramnya dan disesuaikan dengan audiens yang akan dapat  

mendengarkan presentasi gambaran sistem tersebut. DFD diperlukan untuk menganalisis pergerakan data atau informasi dari

 

suatu bagian ke bagian lain dalam satu organisasi. Pembuatan DFD menekankan  

pada logika dan struktur yang mendasari terbentuknya suatu organisasi atau   sistem. Komponen dari sebuah DFD adalah Terminator, Proses, Data Store dan  

Alur Data. Nugroho (2008:

113) mengungkapkan bahwa dalam DFD hanya

menggunakan empat macam simbol. Simbol-simbol tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.2.

Tabel 2.2 Simbol DFD Simbol

Keterangan Elemen Lingkungan

Pemrosesan

Aliran Data

Penyimpanan Data

Sumber: Nugroho, (2008: 113)

 

32

       

Dari Tabel 2.2 di atas dapat dijelaskan makna setiap simbol sebagai  

berikut:  

1. Elemen lingkungan; Elemen ini terdapat di luar sistem. Elemen-elemen ini menyediakan

 

input data dan menerima output informasi. Dalam DFD, tidak ada

 

perbedaan antara data dan informasi. Semua aliran dianggap sebagai      

data. Nama “terminator” digunakan untuk menggambarkan elemenelemen yang berhubungan dengan lingkungan, yang mereka gunakan sebagai tanda tempat sistem tersebut berakthir. Sebuah terminator sering dipakai dalam DFD dan digambarkan dalam bentuk empat persegi atau bujursangkar. 2. Pemrosesan; Pemrosesan adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses dapat digambarkan dalam bentuk sebuah lingkaran, sebuah bujur sangkar atau sebuah bujur sangkar dengan sudut yang dibulatkan. Setiap simbol proses diberi nama sesuai proses kerja yang dilakukan. 3. Aliran data; Sebuah aliran data berisi suatu data yang bergerak dari suatu posisi ke posisi lainnya.

Jadi, aliran data adalah data yang bergerak.

Simbol anak panah digunakan untuk menggambarkan data flow dalam sebuah DFD. Anak panah dapat digambarkan dengan garis lurus atau garis lengkung. 4. Penyimpanan data. Dalam terminologi DFD, yang dimaksudkan dengan penyimpanan data adalah tempat penyimpanan data. Data tersimpan adalah data yang tidak bergerak atau file. Untuk menggambar data, digunakan simbol-simbol yang berbentuk satu set garis paralel, segi empat terbuka dan bentuk lonjong.

 

33

       

2.3.3

Entity Relationship Diagram (ERD) Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa DFD adalah salah satu alat

 

perancangan proses, berbeda dengan ERD (Entity Relationship Diagram). ERD   merupakan salah satu alat perancangan data di mana diagram ini menunjukkan    

hubungan antara entitas yang satu dengan yang lain dan juga bentuk hubungannya.

Dengan adanya hubungan antar entitas ini maka seluruh data

menjadi tergabung di dalam satu kesatuan yang terintegrasi dan entitas itu sendiri  

adalah sebuah kesatuan item data yang menjelaskan sebuah objek, entitas mirip   file dengan sedikit perbedaan (Nugroho, 2008: 119). suatu  

ERD digunakan untuk menerjemahkan data ke dalam basis data sistem informasi dengan komponen utamanya yaitu entitas (entity), atribut dan hubungan (relation). Entitas adalah individu, benda, objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Sekumpulan entitas yang sejenis dan berada dalam lingkup yang sama disebut himpunan entitas (entity set). Nugroho (2008: 119) menjabarkan beberapa jenis relasi entitas, yaitu: 1. One to One Satu rekaman di sebuah entitas berhubungan dengan hanya satu rekaman di entitas lainnya. PERUSAHAAN

HUTANG

KODEPRSH NAMAPRSH ALAMAT KOTA TELEPON EMAIL

KODEPRSH JMLHUTANG TANGGAL

Sumber: Nugroho, (2008: 120)

Gambar 2.6 Relasi One to One Artinya, satu rekaman di entitas yang satu bisa berhubungan dengan satu rekaman di entitas lain.

 

34

       

2. One to Many Satu rekaman di sebuah entitas berhubungan dengan banyak rekaman di  

entitas yang lain.

           

NOTA

NOTARINCI

NONOTA KODEPRSH TANGGAL JUMLAH DISKON DIBAYAR

NONOTA KODEBRG HARGASATUAN

Sumber: Nugroho, (2008: 120)

Gambar 2.7 Relasi One to Many Artinya, satu rekaman di entitas yang satu bisa berhubungan dengan N (banyak) rekaman di entitas yang lain. 3. Many to Many Banyak rekaman di sebuah entitas berhubungan dengan banyak rekaman di entitas yang lain.

PEGAWAI

BAGIAN

NOPEGAWAI KOBAGIAN NAMA ALAMAT TGLLAHIR CATATAN

KODEBAGIAN NAMABAGIAN KODEPEGAWAI KEPALA

Sumber: Nugroho, (2008: 121)

Gambar 2.8 Relasi Many to Many Artinya, sebuah rekaman di entitas bagian dapat muncul di banyak rekaman di entitas pegawai.

 

35

       

2.4

Database Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini sangat pesat  

sehingga hampir di setiap perusahaan menggunakan komputer sebagai alat bantu   dalam mengerjakan pekerjaan yang beraneka ragam jenisnya.    

Dalam setiap

komputer, pasti terdiri dari kumpulan data-data sejenis yang berguna untuk keperluan informasi dari masing-masing divisi dalam perusahaan. Data-data itu sering disebut database. “Database adalah kumpulan semua data yang disimpan  

dalam satu file atau beberapa file” (Amsyah, 2001: 354). Sedangkan menurut   Permana (2004: 9) database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data  

yang berhubungan dengan suatu objek, topik atau tujuan khusus tertentu. Secara operasional dapat kita katakan bahwa database adalah daftar yang terdiri dari beberapa kolom yang masing-masing kolom berisikan satu jenis (item) data. Nugroho (2008: 27) mengungkapkan dalam submateri sistem manajemen basis data. Di dalam dunia teknologi informasi, data biasanya disimpan dengan sistematika yang terdiri dari elemen data (data field), rekaman (record), dan berkas (file). Elemen data (data field) adalah bagian terkecil data yang tidak dapat dibagi. Elemen data dapat berupa nama, nomor pegawai, alamat seseorang pada catatan identitas karyawan perusahaan. Elemen data berada pada tingkat terendah hierarki data.

Beberapa elemen data tersebut kemudian berkumpul dan

membentuk rekaman. Rekaman (record) adalah kumpulan data yang merujuk pada satu objek data atau kegiatan tertentu. Kemudian, rekaman-rekaman itu dikumpulkan. Kumpulan rekaman-rekaman yang disimpan itu dinamakan file (berkas).

Biasanya file-file tersebut saling berinterkoneksi dalam sebuah

kumpulan dan membentuk satu sistem data, yang kemudian disebut basis data (database). Ketika perusahaan menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam melakukan pekerjaan khususnya pengolahan data, maka database inilah yang merupakan kumpulan-kumpulan data yang akan diolah untuk menjadi informasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Secara lebih jelas dan terinci, Sutabri

(2005: 161) pun berpendapat mengenai database, menurutnya database adalah suatu kumpulan data terhubung (interrelated data) yang disimpan secara bersama-

 

36

       

sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data (controlled redundancy) dengan cara tertentu sehingga mudah  

digunakan atau ditampilkan kembali; dapat digunakan oleh satu atau lebih   program aplikasi secara optimal; data disimpan tanpa mengalami ketergantungan    

pada program yang akan menggunakannya; data disimpan sedemikian rupa sehingga penambahan, pengambilan dan modifikasi dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.  

Berdasarkan pendapat-pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa

  database adalah kumpulan data atau informasi yang disimpan pada satu media  

untuk diolah sehingga dapat ditampilkan dengan menggunakan program aplikasi apapun dan data yang ada pun terkontrol dengan baik.

2.4.1

Database Management System (DBMS) Dalam penggunaan teknologi komputer untuk mendukung pekerjaan

khususnya dalam pengolahan database, maka diperlukan suatu sistem tersendiri yang dapat mengolah database dengan baik hingga menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sistem manajemen basis data (Database Management System/DBMS) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengendalikan data, termasuk penyimpanan data, pengambilan data, keamanan data dan integritas data (Junidar, 2008: 19). Amsyah (2001: 355) berpendapat bahwa database management system adalah satu rangkaian program yang mengelola sebuah database dan menyediakan mekanisme-mekanisme yang mana jenis-jenis data dapat disimpan, dicari kembali dan diubah. Sutabri (2005: 174) menyatakan bahwa Database Management System (DBMS) merupakan salah satu elemen dalam sistem database. DBMS adalah perangkat lunak yang memberi fasilitas (yang tersedia dan dapat digunakan) untuk melakukan fungsi pengaturan, pengawasan, pengendalian/kontrol, pengolahan dan koordinasi terhadap semua proses/operasi yang terjadi pada sistem database. Suatu database management system berisi suatu koleksi data yang saling berelasi dan satu set program untuk mengakses data tersebut. Jadi dapat

 

37

       

disimpulkan bahwa database management system terdiri dari database dan set program pengelola untuk menambah data, menghapus data, mengambil dan  

membaca data.    

2.5

Gambaran Umum Microsoft Access 2007 Microsoft Access adalah salah satu program aplikasi database yang sering

 

digunakan saat ini. Program ini dapat membantu suatu perusahaan dalam   merancang, membuat dan mengelola database. Microsoft Access 2007 merupakan  

aplikasi database yang bisa dibuka di hampir semua komputer karena dominasi  

Microsoft Access di hampir semua komputer di dunia.

2.5.1

Database Microsoft Access 2007 Database merupakan sekumpulan data atau informasi yang terdiri atas

satu atau lebih tabel yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain, yang berfungsi untuk mengakses data baik menambah, mengganti, menghapus, dan mengedit data dalam tabel-tabel. Tabel merupakan tempat untuk menyimpan data yang telah diolah dan mempunyai suatu tema tertentu. Tabel terdiri dari beberapa bagian (Andi dan Madcoms, 2007: 11) sebagai berikut: 1. Field merupakan tempat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang dimasukkan atau diinputkan pada bagian kolom tabel. 2. Record merupakan kumpulan beberapa field yang saling berhubungan tersimpan dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record sekaligus. 3. Query adalah objek database yang berfungsi untuk menampilkan, menyunting dan menganalisis suatu data dengan cara lain. 4. Form adalah objek database yang digunakan untuk membuat kontrolkontrol untuk proses memasukkan, memeriksa dan memperbaharui data. 5. Report adalah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diformat sesuai dengan ketentuan yang diberikan.

 

38

       

6. Macro adalah rangkaian perintah yang dapat disimpan dan dijalankan otomatis, misalnya membuka form, mencetak report, dan lain-lain.  

7. Module adalah program-program yang ditulis dengan Access Basic.

   

2.5.2

Tipe Data Tipe data digunakan untuk menentukan tipe data suatu field dalam sebuah

 

tabel.   Menurut (Andi dan Madcoms, 2007: 29) tipe data terdiri dari text, memo, number, date/time, currency, autonumber, yes/no, OLE object, hyperlink,  

attachment dan lookup wizard. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 2.3.  

Tabel 2.3 Tipe Data pada Microsoft Access 2007 Tipe Text

Keterangan Untuk menerima data teks sampai 255 karakter yang terdiri dari huruf, angka, dan simbol grafik.

Memo

Untuk menerima data teks sampai 65,535 karakter yang terdiri dari huruf, bilangan, tanda baca, serta simbol grafik. Tipe data ini tidak dapat digunakan sebagai acuan untuk pengurutan data (indeks).

Number

Untuk menerima digit, tanda minus dan titik desimal. Tipe data number mempunyai 5 pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu.

Date/Time

Untuk menerima data tanggal dan waktu, serta nilai tahun yang dimulai tahun 100 sampai dengan tahun 9999.

Currency

Untuk menerima data digit, tanda minus dan tanda titik desimal dengan tingkat ketepatan 15 digit desimal di sebelah kiri tanda titik desimal dan 4 digit di sebelah kanan tanda titik desimal. Bersambung

 

39

      Sambungan

 

AutoNumber  

Yes/No  

angka mulai dari 1 dengan nilai selisih 1. Tipe ini untuk menerima salah satu data dari dua nilai, yaitu Yes/No, True/False atau On/Off.

   

Untuk menampilkan nomor urut otomatis, yaitu berupa data

OLE Object

Untuk menerima data yang berupa objek, grafik, spreadsheet, foto digital, rekaman suara, atau video yang dapat diambil

     

Hyperlink

dari program aplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 1 gigabyte. Untuk menerima data yang berupa teks yang berwarna dan bergaris bawah dan grafik serta tipe data ini berhubungan dengan jaringan.

Attachment

Untuk menerima data yang berupa file gambar, spreadsheet, dokumen, grafik, dan tipe file lain.

Lookup Wizard

Untuk menampilkan satu dari beberapa tipe data yang ada dalam suatu daftar. Data tersebut dapat diambil dari tabel maupun query yang ada.

 

40