BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Pengendalian Intern Perusahaan yang baik harus memiliki sistem pengendalian intern yang baik,
yang sangat berperan penting dalam terciptanya suatu sistem akuntansi di dalam
perusahaan. Karena sistem pengendalian intern dituntut untuk dapat memberikan
wewenang dan tanggung jawab dalam suatu perusahaan. Pihak yang diberikan wewenang dan tanggung jawab ini dapat melaksanakan tugasnya dengan baik agar dapat memperkecil kemungkinan adanya suatu kesalahan di dalam operasi perusahaan yang dapat berakibat merugikan perusahaan Sistem pengendalian intern sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan tujuannya adalah untuk mengawasi dan mengendalikan seluruh aktivitas perusahaan sehingga perusahaan tersebut dapat tumbuh dan berkembang kearah yang dikehendaki oleh pimpinan. Dalam mengelola suatu perusahaan, melaksanakan suatu pengendalian merupakan hal yang rumit, karenanya diperlukan suatu alat yang dapat membantu pimpinan perusahaan untuk dapat mencapai atau mempertahankan suatu keadaan atau kondisi yang diinginkan. Kebutuhan akan suatu sistem pengendalian intern bagi perusahaan, selain bertujuan untuk mengamankan harta perusahaan, juga dapat memberikan keyakinan pada pimpinan bahwa apa yang dilaporkan oleh bawahannya itu adalah benar dan keandalan data akuntansinya dapat dipercaya.
12
13
2.1.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern Pengertian sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:165), yaitu :
“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”
Gelinas, et al. mengemukakan bahwa “internal control is a system of integrated element-people, structure, process and proceduracting in concert to provide
reasonable assurance that an organization achieves its business process goals”.
(2005:237) Selain itu, menurut Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) yang dimaksud dengan pengendalian intern adalah: “Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: 1. Keandalan laporan keuangan 2. Efektifitas dan efisiensi operasi 3. Kepatuhan terhadap hukum dan perturan yang berlaku.” (IAI, 2001:319) Pengendalian Internal menurut Alvin A. Arens dan James K. Loebecke dalam bukunya Auditing An Intergreted Appoach (2000 : 315) adalah sebagai berikut: “Internal control is a process designed to provide reasonable insurancethe achievement of management’s objectives in the following categories: - Reliability of financial reporting - Effetiveness and efficiency of operations - Compliance with applicable laws and regulation.”
14
Menurut Krismiaji (2002:218) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi
mengatakan bahwa “Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metoda yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya
kebijakan manajemen”.
Dari penjelasan-penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem
pengendalian intern merupakan sarana bagi manajemen untuk mengkoordinasi dan
mengendalikan setiap aktivitas perusahaan. Sistem pengendalian intern juga bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 2.1.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern Tujuan pengendalian intern menurut Gelinas dan Sutton (2002:226) dikelompokkan menjadi kegiatan pengendalian untuk sistem operasi dan sistem informasi. Tujuan pengendalian untuk sistem operasi adalah sebagai berikut: 1.
Menjamin tercapainya efektivitas operasi.
2.
Menjamin tercapainya efisiensi sumber daya manusia.
3.
Menjamin keamanan kekayaan atau harta perusahaan.
Dan tujuan pengendalian untuk sistem informasi adalah sebagai berikut :
1.
Menjamin validitas input.
2.
Menjamin kelengkapan input.
3.
Menjamin keakurasian input.
4.
Menjamin kelengkapan pemutakhiran.
15
5.
Menjamin keakurasian pemutakhiran.
Sedangkan tujuan sistem pengendalian intern menurut Zaki Baridwan (2000:13) adalah sebagai berikut : 1. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi
2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi 3. Memajukan efisiensi dalam operasi 4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah diterapkan lebih dahulu.
Menurut Mulyadi (2001:164) tujuan pokok dari sistem pengendalian intern
adalah sebagai berikut: 1. Menjaga kekayaan organisasi Apabila tidak dilindungi dengan pengendalian intern, kekayaan fisik perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan atau dirusak tanpa sengaja. Demikian pula halnya dengan kekayaan nonfisik seperti aktivitas usaha, dokumendokumen penting dan catatan kegiatan perusahaan. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi Agar dapat menyelenggarakan usahanya dengan baik, manajemen harus mempunyai informasi akurat. Berbagai informasi yang penting untuk mengambil keputusan. 3. Mendorong efisiensi Pengendalian
intern
dalam
suatu
perusahaan
dimaksudkan
untuk
menghindarkan pengulangan kerja yang tidak perlu dan pemborosan dalam seluruh aspek usaha, serta mencegah penggunaan sumber daya yang tidak terkendali.
16
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Manajemen membuat berbagai materi dan prosedur untuk mencapai tujuan
perusahaan. Struktur pengendalian intern yang dimaksud untuk memastikan
bahwa segala peraturan dan prosedur ini ditaati oleh personel perusahaan.
Point 1 dan 2 adalah tujuan pengendalian intern akuntansi, sedangkan point 3
dan 4 adalah tujuan pengendalian intern administatif.
Dari beberapa tujuan sistem pengendalian intern tersebut dapat penulis simpulkan bahwa dengan adanya tujuan sistem pengendalian intern dapat membantu perusahaan agar dapat terhindar dari praktik yang tidak sehat dalam perusahaan, menjaga kekayaan serta dapat memajukan efisiensi dalam perusahaan.
2.1.3 Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern Pengendalian internal terdiri atas beberapa unsur-unsur, namun hendaknya tetap diingat bahwa unsur-unsur tersebut saling berhubungan dalam suatu sistem. Gelinas dan Sutton (2002:230) dalam bukunya Accounting Information System menyatakan bahwa unsur-unsur pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1.
Control Environment (Lingkungan pengendalian)
Lingkungan pengendalian adalah faktor baik maupun intern maupun eksternal yang dapat mempengaruhi kuat atau lemahnya suatu pengendalian intern. 2.
Pervasive Control (Pengendalian pervasif)
Menetapkan tujuan dan proses pengendalian yang kemudian diterapkan ke dalam setiap proses sistem informasi akuntansi.
17
3.
Application Control (Pengendalian aplikasi)
Pengendalian aplikasi adalah pengendalian yang diterapkan pada proses-proses tertentu.
Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway/COSO
(Baidaie, 2005 : 45-47) yang meliputi unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah:
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment), suasana organisasi yang
mempengaruhi kesadaran penguasaan (control consciousness) dari seluruh pegawainya. Lingkungan pengendalian ini merupakan dasar dari komponen lain karena menyangkut kedisiplinan dan struktur. 2. Penilaian Resiko (Risk Assestment), adalah proses mengidentifikasi dan menilai/mengukur resiko-resiko yang dihadapi dalam mencapai tujuan. Setelah teridentifikasi,
manajemen
harus
menentukan
bagaimana
mengelola/
mengendalikannya. 3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities), adalah kebijakan dan prosedur yang harus ditetapkan untuk meyakinkan manajemen bahwa semua arahan telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian ini diterapkan pada semua tingkat organisasi dan pengolahan data. 4. Informasi dan komunikasi (Information and Communication), dua elemen yang dapat membantu manajemen melaksanakan tanggung jawabnya. Manajemen harus membangun sistem informasi yang efektif dan tepat waktu. Hal tersebut antara lain menyangkut sistem akuntansi yang terdiri dari cara-cara dan perekaman (records) guna mengidentifikasi, menggabungkan, menganalisa, mengelompokkan, mencatat
18
dan melaporkan transaksi yang timbul serta dalam rangka membuat pertanggung
jawaban (akuntabilitas) asset dan utang-utang perusahaan 5. Pemantauan (Monitoring), suatu proses penilaian sepanjang waktu atas kualitas pelaksanaan pengendalian internal dan dilakukan perbaikan jika dianggap perlu
Sedangkan unsur pokok sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:164) adalah :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tugas dan tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut: a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Oleh karena itu, dalam oraganisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya yang tinggi.
19
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasi.
Cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus bertanggung jawab oleh orang yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit) terhadap kegiatan-kegiatan
pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah diterapkan. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. d. Perputaran jabatan (job rotation) yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari. e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut. f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya.
20
unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain, sehingga kekayaan
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas
perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin
ketelitian dan keandalannya.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab.
Jika suatu perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur
pengendalian intern yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan
perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
2.1.4 Keterbatasan Pengendalian Internal Keterbatasan yang terdapat dalam pengendalian internal dapat mengakibatkan tujuan dari pengendalian internal tidak akan tercapai. Keterbatasan-keterbatasan tersebut menurut Mulyadi (2001 : 181) adalah: 1. Kesalahan dalam pertimbangan Kesalahan dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin yang biasanya dilakukan oleh manajemen atau personel lain. Kesalahan ini dapat disebabkan oleh tidak memadainya informasi yang diterima, keterbatasan waktu, dan tekanan lain. 2. Gangguan Adanya kekeliruan dalam memahami perintah, terjadinya kesalahan karena kelalaian dan perubahan yang bersifat sementara atau permanent dalam personil atau dalam sistem dan prosedur yang diterapkan.
21
3.
Kolusi
Kerja sama antara pihak-pihak yang terkait, yang mana seharusnya antara pihak-pihak tersebut saling mengawasi, tetapi malah saling bekerja sama untuk menutupi kesalahan-kesalahan yang dibuat baik secara sengaja maupun tidak
sengaja.
4. Pengabaian oleh manajemen
Manajemen mengabaikan kebijakan dan prosedur yang telah diterapkan semata
mata untuk kepentingan pribadinya sehingga pengendalian internal tidak berfungsi secara baik. 5. Biaya lawan manfaat Biaya yang telah dikeluarkan untuk penerapan pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari adanya penerapan pengendalian internal tersebut.
2.2 Pengeluaran Kas Kas merupakan harta perusahaan yang penting dan paling likuid bila dibandingkan dengan aktiva lainnya. Transaksi seputar kegiatan kas merupakan salah satu titik pusat dari berbagai transaksi sehari-hari di dalam perusahaan khususnya transaksi pegeluaran kas. Oleh karena itu perusahaan harus menetapkan suatu prosedur sistem pengeluaran kas yang jelas untuk menghindari penyalahgunaan pengeluaran kas.
22
2.2.1 Pengertian Kas
Pengertian kas yang terdapat dalam Sahrul dan Nizar (2000:142) adalah sebagai berikut :
“Kas adalah uang tunai, dimana suluruh aktiva yang likuid dapat direduksi.
Atau alat pertukaran yang dapat diterima bank untuk disimpan seperti koin, uang
kertas, uang lainnya, cek, sertifikat, cek kasir, dan uang deposito.”
Sedangkan pengertian kas menurut Soemarso (2004;296), yaitu: “Kas adalah
segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.” Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kas merupakan seluruh aktiva likuid baik yang berbentuk uang atau bukan uang yang dapat digunakan sebagai alat tukar yang dapat diterima bank dan dapat tersedia dengan segera sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.
2.2.2 Pengertian Pengeluaran Kas Didalam perusahaan, pengeluaran kas merupakan suatu transaksi yang sering terjadi. Dana-dana yang dikeluarkan oleh perusahaan misalnya digunakan untuk biya pemeliharaan, biaya pegawai dan pengeluaran lainnya. Di bawah ini pengertian pengeluaran kas menurut ahli, diantaranya: Menurut Soemarso S.R dalam bukunya yang berjudul “Akuntansi Suatu Pengantar” menyatakan bahwa :
23
“Pengeluaran kas adalah suatu transaksi yang menimbulkan berkurangnya saldo
kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya pembelian tunai, pembayaran utang maupun hasil transaksi yang menyebabkan berkurangnya kas.”
(Soemarso 2004 ; 299 )
Sedangkan pengertian pengeluaran kas menurut La Midjan dan Azhar Sutanto
(2001:319) menyatakan bahwa “Pengeluaran kas merupakan serangkaian aktivitas
bisnis dan kegiatan pengeluaran yang berhubungan dengan pembelian dan
pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.” Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengeluaran kas adalah transaksi-transaksi yang mengakibatkan berkurangnya saldo-saldo kas tunai, dan atau rekening bank milik perusahaan baik yang berasal dari pembelian tunai, pembayaran utang, pengeluaran transfer maupun pengeluaran-pengeluaran lainnya. Pengeluaran kas dapat berupa uang logam, cek atau wesel pos, uang yang dikeluarkan melalui bank atau langsung dari piutang.
2.2.3 Prosedur Pengeluaran Kas Seperti halnya penerimaan uang, prosedur pengeluaran uang dalam suatu perusahaan perlu dirancang sedemikian rupa sehingga hanya pengeluaranpengeluaran yang telah disetujui dan betul-betul untuk kegiatan perusahaan saja yang dicatat dalam pembukuan perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:509), ada dua prosedur pengeluaran kas yaitu: 1. “Prosedur pengeluaran kas dengan cek 2. Prosedur pengeluaran kas dengan dana kas kecil.”
24
Prosedur pengeluaran kas dengan cek biasanya dilakukan untuk melunasi
utang atau transaksi dengan nominal uang yang besar. Cek adalah dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melalui pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum dalam cek.
Pembayaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek
kecuali untuk pembayaran dalam kecil, biasanya dilaksanakan melalui dana kas kecil.
Dana kas kecil merupakan uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Seperti halnya ongkos transport atau unit keperluan sehari-hari dimana pembayaran dengan cek untuk hal-hal yang sekecil itu akan mengakibatkan pekerjaan menjadi tertunda, membosankan, dan beban pencatatannya mahal. Dana kas kecil diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab untuk membayar biaya yang relatif kecil dan meminta pengisian kembali dari kas besar. Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaan kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu: 1. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system) dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: a. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil b. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah yang sesuai dengan keperluan dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas
25
kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.
2. Imprest system dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
a. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas
kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya,
kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi. b. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening dana kas kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil. c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil, Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Rekening dana kas kecil tidak terpengaruhi dengan pengeluaran dana kas kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah dilakukan yaitu dengan secara periodik atau secara mendadak menghitung dana kas kecil yang belum dipertanggungjawabkan dan bukti pengeluaran dana kas kecil harus sama dengan saldo rekening dana kas kecil yang tercantum dalam buku besar.
26
2.2.4 Dokumen yang terkait dengan Pengeluaran Kas Dokumen yang digunakan dalam pengeluaran kas dengan cek menurut
Mulyadi (2001:510) adalah:
1. Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian
kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut
2. Cek Merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. 3. Permintaan Cek (check request) Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis permintaan cek kepada fungsi akuntansi (Bagian Utang) untuk kepentingan pembuatan bukti kas keluar. Menurut Mulyadi (2001:530) untuk pengeluaran kas yang menggunakan kas
kecil dokumen yang digunakan adalah: 1. Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat
27
pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
2. Cek
Merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang
namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.
3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil. 4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil Dokumen
ini
dibuat
oleh
pemakai
dana
kas
kecil
untuk
mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. 5. Permintaan Kembali Dana Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
28
2.2.5 Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Pengeluaran Kas
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas menggunakan cek menurut Mulyadi (2001:513) adalah:
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang bersangkutan
mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi. Permintaan cek ini
harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan
2. Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. 3. Fungsi akuntansi Fungsi ini berrtanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. 4. Pemeriksaan intern Bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik. Fungsi yang terkait dalam pengeluaran kas menggunakan dana kas kecil menurut Mulyadi (2001:534) adalah:
29
1. Fungsi kas.
Fungsi kas ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi
atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat
pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas
kecil.
2. Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi ini bertanggung jawab atas: a. Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan. b. Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil. c. Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. d. Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam sistem fluktuasi). e. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keaslian dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3. Fungsi pemegang dana kas kecil Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
30
4. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai.
5. Fungsi pemeriksaan intern
Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash
count) secara periodik dan pengcocokkan hasil penghitungannya dengan
catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara
mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada di
tangan pemegang dana kas kecil.
2.2.6 Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Pengeluaran Kas Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas menurut Mulyadi (2001:513) adalah: 1. Jurnal Pengeluaran kas Merupakan catatan atas pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah faktur dari pihak lain yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas. 2. Register Cek Digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran pada kreditur perusahaan atau pihak lain. Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan dalam pengeluaran kas dengan kas kecil adalah: 1. Jurnal pengeluaran kas Jurnal ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali kas kecil. Dokumen sumber
31
yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah di cap “lunas” oleh fungsi kas.
2. Register Cek
Dalam sistem dana kas kecil catatan ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali
dana kas kecil.
3. Jurnal pengeluaran kas kecil
Jurnal ini merupakan jurnal khusus untuk mencatat pengeluaran dana kas kecil sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini hanya digunakan dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund balance system (dana kas kecil sistem fluktuasi).
2.3 Pengendalian Intern Pengeluaran Kas Karena sifatnya yang sangat mudah untuk dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan pemiliknya, maka pengeluaran kas mudah digelapkan. Oleh karena itu diperlukan pengawasan yang ketat terhadap pengeluaran kas. Langkah preventif untuk mencegah penggelapan terhadap pengeluaran kas yaitu dengan pengendalian intern pengeluaran kas. Kecurangan serta penyelewengan pada umumnya jarang terjadi melalui transaksi penerimaan kas melainkan melalui pengeluaran kas dengan cara memanfaatkan faktur fiktif (palsu), oleh karena itu pengawasan atas pengeluaran kas
32
sama pentingnya atau bahkan lebih penting dari pada penerimaan kas, dalam hal ini
tingkat ke pentingan untuk dikendalikan dan diawasi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada waktu pengelolaan kas menurut Soemarso SR dalam bukunya “Akuntansi Suatu Pengantar” adalah :
“(1) Perencanaan arus kas (cash flow planning) (2) Pengendalian penerimaan kas (3) Pengendalian pengeluaran kas (4) Melakukan rekonsiliasi bank (5) Penerapan sistem dana tetap untuk kas kecil”
Soemarso SR (2004 : 296)
Seperti halnya penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas perlu dirancang sedemikian rupa sehingga hanya pengeluaran-pengeluaran yang telah disetujui dan betul-betul untuk kegiatan perusahaan saja yang dicatat dalam pembukuan perusahaan. Menurut Soemarso SR dalam bukunya “Akuntansi suatu Pengantar” mengemukakan pendapatnya tentang prosedur pengeluaran kas sebagai berikut : Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang baik, prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal berikut : 1. Semua pengeluaran dilakukan dengan cek, pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil 2. Semua pengeluaran kas harus melalui persetujuan dari yang berwenang terlebih dahulu 3. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas.
33
2.3.1 Tujuan Pengendalian Intern Pengeluaran Kas
Tujuan pengendalian intern pengeluaran kas yang relevan menurut Arens and Loebbecke dalam bukunya “Auditing An Integrated Approach” dialih bahasakan oleh Amir Abdi Jusuf dan Rudi M Tambunan yaitu mencapai beberapa indikator yaitu:
1.
Existence (Keabsahan)
Setiap transaksi pengeluaran kas harus dilengkapi dengan dokumen
pendukung seperti cek, kwitansi dan lain sebagainya yang diperiksa kebenarannya dan disahkan oleh bagian yang berwenang.
2. Completennes (Kelengkapan) Transaksi pengeluaran kas harus dicatat lengkap, mulai dari dokumen dasar, buku harian, buku jurnal, buku besar, buku pembantu, trial balance dan terakhir adalah laporan keuangan. 3. Accuracy (Ketepatan) Setiap transaksi pengeluaran kas diperiksa ketepatan perhitungannya secara rinci antara jumlah fisik keuangan yang ada dengan yang tertera pada dokumen atau bukti transaksi. 4. Clasification (Kalsifikasi) Transaksi pengeluaran kas harus diklasifikasikan secara jelas dan rinci, apakah pengeluaran tersebut untuk pembayaran hutang atau pembelian. 5. Timing (Ketepatan Waktu) Ketepatan waktu merupakan suatu kebijakan dari prosedur dimana setiap transaksi yang terjadi, dengan segera dicatat sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi.
34
6. Posting and Summarization (Posting dan Peringkasan) Transaksi pengeluaran kas harus diposting kebuku kas induk berdasarkan
periode transaksi kemudian data-data dari setiap transaksi dimasukan ke
dalam master file dan diikhtisarkan dengan benar .
2.3.2 Unsur Pengendalian Intern Pengeluaran Kas
Pada umumnya suatu sistem pengawasan dan pengendalian intern terhadap
kas akan memisahkan fungsi-fungsi penyimpanan, pelaksanaan dan pencatatan. Tanpa adanya pemisahan fungsi seperti di atas, akan mudah menggelapkan uang kas. Gelinas dan Sutton (2002:230) dalam bukunya Accounting Information System menyatakan bahwa unsur-unsur pengendalian internal adalah sebagai berikut: 1. Control Environment (Lingkungan pengendalian) Lingkungan pengendalian adalah faktor-faktor baik internal maupun eksternal yang
dapat
mempengaruhi kuat
atau lemahnya suatu
pengendalian atau
mempengaruhi efektivitas penerapan elemen-elemen pengendalian internal. Komponen-komponen lingkungan pengendalian tersebut adalah sebagai berikut : a) Nilai dan norma organisasi (organizational rules and norms) Nilai dan norma organisasi yaitu standar nilai dan norma atau etika yang ditetapkan oleh organisasi yang dikomunikasikan, diperkuat dan dikondisikan dalam praktik kehidupan sehari-hari.
35
b) Filosofi manajemen (management philosphy)
Filosofi manajemen adalah pandangan atau kesadaran manajemen terhadap pentingnya pengendalian. Jika manajemen mempercayai bahwa pengendalian
internal itu penting, maka ia akan memandang bahwa prosedur dan kebijakan
pengendalian yang efektif harus diterapkan.
c) Bentuk operasi (operation style)
Bentuk operasi adalah karakter dan sifat operasi suatu perusahaan yang dapat
mempengaruhi kuat lemhnya pengendalian. d) Sistem penghargaan atau kompensasi (reward system) Sistem penghargaan atau kompensasi adalah adanya pemberian penghargaan kepada karyawan yang berprestasi dan memberikan sanksi kepada karyawan yang melakukan penyimpangan. e) Cara manajemen mengorganisasi dan mengembangkan sumber daya manusia. Merupakan cara manajemen menetapkan wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi yang akan menjadi petunjuk dari filosofi manajemen. Manajemen menetapkan setiap rencana, memberi penugasan dan meminta pertanggungjawaban secara tertulis. f) Struktur organisasi Dalam pengendalian internal, struktur organisasi yang kuat dan adanya fungsi audit internal yang efektif akan mendorong kuatnya penerapan pengendalian internal di suatu perusahaan.
36
2. Pervasive Control Plans (Rencana Pengendalian pervasif)
Rencana pengendalian pervasif adalah kebijakan-kebijakan dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan tujuan-tujuan pengendalian secara umum dan berpengaruh terhadap banyak aplikasi.
Rencana pengendalian pervasif meliputi empat kategori utama yatu :
a) Rencana pengendalian kepegawaian (personnel control plans)
Rencana pengendalian kepegawaian merupakan suatu kebijakan yang
diterapkan dengan tujuan untuk memperoleh dan mempertahankan pegawai yang kompeten (cakap dalam bidangnya) dan dapat dipercaya. Rencana pengendalian kepegawaian ini meliputi :
Rencana pengendalian saat penyeleksian dan perekrutan
Rencana pengendalian mempertahankan pegawai
Rencana pengendalian pengembangan pegawai
Rencana pengendalian manajemen kepegawaian
b) Rencana pengendalian organisasi (organizational control plans) Rencana pengendalian ini mengatur pemisahan tugas, fungsi dan wewenang bertujuan untuk melindungi perusahaan dari beberapa bentuk penyimpangan tertentu yang dilakukan oleh semua pihak intern perusahaan. Rencana pengendalian organisasi meliputi :
Pemisahan tugas-tugas (segregation of duties)
Pengotorisasian transaksi (authorizing transaction)
Rencana pengendalian organisasi pada fungsi sistem informasi
37
c) Rencana pengendalian pengamanan sumber – sumber daya (resource security
control plans) Rencana pengendalian ini membantu melindungi perusahaan dari bentuk
penyimpangan terhadap aktiva perusahaan yang meliputi uang kas, piutang,
surat-surat berharga, persediaan dan aktiva tetap.
Rencana pengendalian pengamanan sumber – sumber daya ini meliputi :
Rencana pengendalian mengenai pembatasan akses terhadap sumber – sumber daya komputer organisasi
Rencana pengendalian mengenai pembatasan akses terhadap fisik aktiva
Rencana pengendalian pengamanan aktiva
Rencana pengendalian backup dan pemulihan hasil rutin
Rencana pengendalian backup dan pemulihan bencana
d) Rencana pengendalian dokumentasi (policy documentation control plans) Rencana pengendalian ini menggambarkan suatu sistem dan prosedurprosedur yang bisa diterima untuk melakukan sejumlah fungsi dalam suatu perusahaan. Rencana pengendalian ini membantu perusahaan membantu melindungi suatu organisasi terhadap jenis-jenis penyimpangan prosedur pengoperasian komputer. Jenis – jenis dokumentasi fungsi sistem informasi dapat berupa pedomanpedoman standar dan dokumentasi aplikasi.
38
Pedoman-pedoman standar tersebut meliputi :
Pedoman standar pengembangan sistem
Pedoman standar operasi
Adapun dokumentasi aplikasi meliputi :
Dokumentasi sistem
Dokumentasi program
3. Application Control Plans (Rencana pengendalian aplikasi)
Rencana pengendalian aplikasi adalah kebijakan dan prosedur pengendalian yang khusus diterapkan dan berpengaruh pada suatu aplikasi pengolahan transaksi tertentu. Rencana pengendalian aplikasi ini meliputi pengendalian secara online dan secara tumpuk (batch). Rencana pengendalian aplikasi secara online ini meliputi bagan arus sistem, matriks pengendalian yang behubungan dengan sistem yang digambarkan pada bagan arus sistem dan penjelasan mengenai rencana pengendalian yang direkomendasikan dan bagaimana tujuan pengendalian dapat dicapai dengan rencana pengendalian tersebut. Sedangkan rencana pengendalian aplikasi secara tumpuk (batch) mengatur pemrosesan transaksi melalui penghitungan jumlah-jumlah kendali pada berbagai titik dalam operasi-operasi pemrosesan (operasi input dan operasi pemutakhiran) dan kemudian membandingkan jumla-jumlah kendali ini, antara yang telah dimasukkan dengan yang seharusnya dimasukkan. Rencana pengendalian ini meliputi :
39
Menghitung jumlah-jumlah tumpuk (batch control plans)
Pencocokan oleh komputer terhadap jumlah-jumlah tumpukan (computer agreement of batch control)
Pencocokan secara manual terhadap jumlah-jumlah tumpukan (manual
agreement of batch totals)
Pemeriksaan urutan (sequence checks)
