BAB II TINJAUAN PUSTAKA II.1. Konsep Sistem Informasi Menurut Turban [17] Sistem informasi merupakan sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan data dan informasi untuk tujuan yang spesifik. Menurut UK Academy of Information Systems (UKAIS) sistem informasi adalah penggunaan
teknologi
untuk
mengumpulkan,
memproses,
menyimpan,
menggunakan dan menyebarkan informasi oleh orang dan organisasi [18]. Misi Sistem Informasi adalah menyediakan data yang berkualitas untuk mendukung kebutuhan bisnis sedangkan misi substansial dari sistem informasi berkaitan dengan critical success factor tujuan bisnis menurut Spewak (1992), adalah sebagai berikut : a. Menyediakan akses yang efektif atas data dalam format yang berguna pada waktu dan lokasi dibutuhkan. b. Memiliki kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis (fleksibel) serta mudah dan efisien dalam pemeliharannya. c. Mengelola data sehingga memiliki integritas, konsistensi dan kesesuaian dengan standar untuk skala seluruh enterprise. d. Mengintegrasikan data dan aplikasi seluruh enterprise, sehingga baik data dan aplikasi dapat digunakan oleh seluruh pihak (unit organisasi) terkait dalam enterprise. e. Memiliki aspek pembiayaan yang efektif, memberikan pertambahan nilai dan return on investment (ROI) yang jelas dan terukur. Komponen Sistem Informasi menurut Turban (2008) terdiri dari : 1. Hardware, merupakan kumpulan peralatan seperti prosesor, monitor, keyboard, printer untuk mengumpulkan data dan informasi, memproses dan menampilkannya. 2. Software, merupakan kumpulan program yang menginstruksikan hardware untuk memproses data.
7
3. Database, merupakan kumpulan file, tabel, relasi dan sebagainya yang menyimpan data dan menghubungkan antar data. 4. Network, merupakan sistem yang menghubungkan antar komputer yang berbeda sehingga memungkinkan terjadinya sharing sumber daya. 5. Procedure,
merupakan
kumpulan
instruksi
tentang
bagaimana
menggabungkan hardware, software, database, dan network untuk memproses informasi dan menghasilkan output yang diinginkan. 6. People, merupakan individu yang bekerja dengan sistem, yang berinteraksi dengan sistem atau yang menggunakan output dari sistem. Kriteria informasi menurut COBIT [8] adalah sebagai berikut : a. Efektivitas: informasi relevan dan dapat diterapkan pada proses bisnis, dan disediakan secara tepat, konsisten, berguna, dan tepat waktu. b. Efisiensi: penyediaan informasi dengan penggunaan sumber daya secara optimal (produktif dan ekonomis). c. Kerahasiaan: perlindungan atas informasi yang sensitif dari pengungkapan yang tidak terotorisasikan. d. Integritas: akurasi dan kelengkapan informasi serta validitasnya sesuai dengan harapan dan nilai-nilai bisnis. e. Ketersediaan: informasi tersedia ketika diperlukan oleh proses bisnis dan juga dalam hal menjaga sumber dayanya. f. Kepatuhan: sesuai, selaras dengan hukum, peraturan, dan pengaturanpengaturan kontraktual atas proses-proses bisnis. g. Kehandalan Informasi: berkaitan dengan kehandalan sistem untuk menyediakan
informasi
bagi
manajemen,
menyediakan
pelaporan
informasi finansial bagi pengguna, dan menyediakan informasi bagi pihakpihak regulator dalam kaitannya dengan kepatuhan atas hukum dan aturanaturan.
8
II.1.1. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perencanaan strategis sistem informasi merupakan langkah awal dalam metodologi kerekayasaan informasi yang dikemukakan oleh James Martin [10]. Perencanaan stretegis sistem informasi bertujuan untuk mempersiapkan rencana bagi pengelolaan analisis, perancangan dan pengembangan sistem informasi berbasis komputer.
Gambar II.1 Piramid metodologi kerekayasaan informasi Metodologi kerekayasaan informasi direpresentasikan dalam bentuk sebuah piramid seperti pada gambar II.1. Pada tiap langkahnya dilihat dari dua sisi yaitu data dan aktivitas. Pada puncak piramid adalah perencanaan strategis sistem informasi, yang jika dilihat dari sisi data merupakan tinjauan strategis terhadap kebutuhan informasi untuk menjalankan enterprise secara efektif sedangkan dari sisi aktivitas adalah tinjauan strategis bagaimana teknologi dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja enterprise. Pada lapis ke dua adalah analisis data dan proses yang dibutuhkan untuk mengoperasikan perusahaan. Pada lapis ke tiga berhubungan dengan perancangan sistem dan lapis yang terakhir adalah konstruksi dari sistem informasi yang dibutuhkan.
9
Menurut Ward [18] Strategi dapat didefinisikan sebagai kumpulan aksi yang terintegrasi bertujuan pada peningkatan kemajuan enterprise jangka panjang dan merupakan kekuatan dari enterprise terhadap competitor. Perencanaan strategis merupakan analisis secara sistematis dan komprehensif untuk mengembangkan sebuah rencana kegiatan. Secara esensial, strategi SI/TI dibagi menjadi dua bagian yaitu komponen sistem informasi dan komponen teknologi informasi. Strategi sistem informasi mendefinisikan kebutuhan organisasi akan informasi dan sistem untuk mendukung seluruh strategi bisnis. Strategi teknologi informasi fokus pada visi bagaimana kebutuhan organisasi akan informasi dan sistem dapat di dukung oleh teknologi [18]. Perencanaan sistem informasi merupakan proses untuk menetapkan serangkaian kegiatan pemanfaataan sistem informasi atau teknologi informasi untuk mendukung bisnis suatu organisasi dan merupakan langkah awal dalam pencapaian misi sistem informasi. II.1.2. Sistem Informasi Terintegrasi Sistem informasi terintegrasi sering direpresentasikan dengan Sistem Informasi Enterprise (SIE), merupakan kumpulan sistem informasi yang terintegrasi dan bertujuan mendukung kegiatan-kegiatan sebuah enterprise seperti Enterprise Resource Planning (ERP), sistem-sistem legacy, dan sistem-sistem transaksional. Dengan ciri-cirinya mempunyai tingkat keterpaduan (integrasi) yang tinggi untuk mengakomodasi kebutuhan data/informasi yang terpadu pula [11]. Integrasi sistem informasi fungsional organisasi bertujuan untuk mendukung tersedianya informasi yang berkualitas dan sharing informasi antar unit organisasi. Integrasi sistem informasi dapat mengurangi hambatan-hambatan antar departemen, mengurangi duplikasi effort, mengurangi biaya, meningkatkan produktifitas pegawai dan memfasilitasi sharing informasi dan kolaborasi yang penting untuk meningkatkan layanan customer [17].
10
Pendekatan dalam integrasi sistem informasi : 1. Pendekatan total dan homogen Pendekatan ini dianut oleh vendor-vendor besar sepeti SAP dan Peoplesoft. Integrasi dilakukan pada setiap aspek dalam organisasi/bisnis seperti personalia, keuangan, produksi, pemasaran, inventory, dan lain-lain dan didorong oleh satu kerangka pandang yang standar (standar bisnis atau penyediaan layanan). Dengan pendekatan total dan serentak, diharapkan integrasi dapat dilakukan secara lebih mudah karena homogenitas komponen-komponen sistem dapat terjaga. Tetapi pendekatan ini tidak cocok untuk organisasi kecil atau tingkat kematangan teknologi informasinya belum tinggi karena implementasinya memerlukan biaya yang mahal serta memerlukan waktu lama. 2. Pendekatan bertahap (bottom-up) Pendekatan ini dimulai bawah (bottom-up), dengan memperhatikan kondisi saat ini (existing condition). Integrasi dimulai dengan “merangkai” sistem-sistem yang ada menuruti pola/arsitektur integrasi yang juga bisa berkembang. Kelebihan dari pendekatan ini adalah implementasinya lebih murah dan benar-benar berangkat dari kondisi yang ada, sedangkan kelemahannya memerlukan waktu yang lama. dan solusi yang diperoleh cenderung ad-hoc dan tidak mengikuti standar. II.2. Konsep Arsitektur Enterprise Untuk mengelola sebuah organisasi atau sebuah sistem yang kompleks diperlukan arsitektur. Arsitektur menggambarkan struktur organisasi, proses bisnis, aplikasi dan infrastruktur serta hubungannya dalam sebuah organisasi. Menurut standar IEEE definisi arsitektur adalah organisasi fundamental dari sebuah sistem yang terdiri atas komponen-komponennya, hubungannya satu sama lain dan hubungannya dengan lingkungan serta panduan prinsip desain dan evolusinya. Berdasarkan definisi di atas arsitektur mengakomodasi blueprint dan prinsip-prinsip umum. Secara ringkas arsitektur dapat didefinisikan sebagai
11
“struktur dengan sebuah visi”. Sebuah arsitektur menyediakan cara pandang sistem yang terintegrasi terhadap sistem yang akan dirancang atau dipelajari [9]. Arsitektur adalah sebuah proses juga sebuah produk. Sebagai sebuah produk arsitektur memberikan panduan kepada manajer dalam perancangan proses bisnis dan kepada pengembang sistem dalam membangun aplikasi-aplikasi yang selaras dengan tujuan dan kebijakan bisnis. Sedangkan arsitektur sebagai sebuah proses terdiri dari langkah-langkah yang dilakukan untuk mendefinisikan arsitektur enterprise. Dalam setiap fase dari proses arsitektur memerlukan adanya komunikasi yang jelas dengan para stakeholder [9]. Menurut The Open Group 2002, Enterprise didefinisikan sebagai kumpulan dari organisasi yang mempunyai sekumpulan tujuan umum dan/atau sebuah single bottom line. Arsitektur enterprise didefinisikan sebagai sebuah hubungan logis yang menyeluruh dari prinsip-prinsip, metode, dan model yang digunakan dalam merancang dan merealisasikan struktur organisasi, proses bisnis, sistem informasi dan infastruktur sebuah enterprise. Arsitektur enterprise menyediakan cara pandang yang menyeluruh dari sebuah enterprise [9]. Arsitektur Enterprise adalah kumpulan representasi deskriptif (model) yang relevan untuk menjelaskan sebuah enterprise, dengan demikian dapat digunakan untuk kebutuhan pengelolaan dan pemeliharaan enterprise. Arsitektur Enterprise menyediakan sebuah gambaran umum dari sumber daya utama enterprise (orang, proses dan teknologi) dan bagaimana mereka berintegrasi untuk menyediakan driver utama bagi enterprise. Enterprise Architecture Framework menyediakan sebuah kerangka kerja dimana semua informasi enterprise dapat diklasifikasikan dan dihubungkan dalam bentuk yang tepat dan ditelusuri sehingga dapat mengidentifikasi masalah-masalah integrasi. [1] Arsitektur enterprise mempunyai dua fungsi utama yaitu: 1. Sesebagai
engineering
tools,
arsitektur
enterprise
mendefinisikan
kebutuhan informasi dan komponen-komponenya serta metodologi yang digunakan enterprise untuk menghasilkannya.
12
2. Sebagai
management tools, seorang manajer dapat membayangkan
hubungan antar artifak pada level yang berbeda dalam arsitektur enterprise
(hubungan antar proses, sumber daya, informasi, strategi,
sistem informasi dan lainnya). II.2.1. Zachman Framework Zachman Framework merupakan sebuah kerangka kerja arsitektur enterprise yang dikemukan oleh John Zachman pada tahun 1987. Framework ini melihat sebuah enterprise dari berbagai perspektif terhadap berbagai aspek yang terdapat dalam enterprise dan digambarkan dalam bentuk matriks yang terdiri atas baris dan kolom. Baris merepresentasikan sudut pandang dari berbagai perspektif orang-orang yang terlibat dalam proses pengembangan sistem. Perspektif-perspektif tersebut adalah sebagai berikut : 1. Scope (Planner’s view) Menetapkan arahan dan tujuan bisnis enterprise, menetapkan konteks dari pengembangan sistem termasuk batasan pengembangan sistem dan proyek pengembangannya. 2. Enterprise Model (owner’s view) Menetapkan struktur organisasi dan model bisnis 3. System Model (designer’s view) Mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan sistem secara logic seperti fungsi-fungsi proses dan data. 4. Technology Model (builder’ view) Menjelaskan bagaimana teknologi dapat digunakan dalam
pemrosesan
informasi seperti database model, interface, bahasa pemrograman dan lainnya. 5. Detailed Representation (sub-contractor’s view) Menjelaskan komponen sistem secara terperinci seperti spesifikasi database storage, network, yang bisa dialokasikan pada kontraktor untuk implementasi. 6. Functioning Enterprise Merupakan gambaran presentasi organisasi dalam bentuk sistem yang baru.
13
Sedangkan kolom merepresentasikan aspek-aspek yang ada dalam proses pengembangan sistem yaitu 1. Data (what) 2. Function (how) 3. Network (where) 4. People (who) 5. Time (when) 6. Motivation (why) Keuntungan dari zachman framework adalah mudah dipahami dan menyediakan kerangka kerja yang komprehensif untuk arsitektur enterprise. VA Enterprise Architecture
DATA What
FUNCTI ON How
NETWORK Where
PEOPLE Who
TIME When
MOTIVATION Why
SCOPE (CONTEXTUAL)
Things Im portant to the Business
Processes Performed
Business locations
Important Organiz ations
Ev ents Signific ant to the Business
Business Goals and Strategy
Planner
Entity = Class of Business Thing
Function = Class of Business Process
Node = Major Business Locations
People = Major Organiz ations
Time = Major Business Event
Ends/Means = Major Business Goals
ENTERPRISE MODEL (CONCEPTU AL)
Semantic Model
Business Process Model
Business Logistic s System
Work Flow Model
Master Schedule
Business Plan
Owner
Ent = Business Entity Proc = Business Process Node = Business Location People = Organization Unit Time = Business Event Cycle = Business Cycle Work = Work Product Rel = Business Relationship I/O = Business Resources Link = Business Linkage
SYSTEM MODEL (LOGICAL)
Logical Data Model
Application Architecture
Designer
Ent = Data Entity Rel = Data Relationship
People = Role Proc = Application Function Node = IS Function Link = Line Characteristic s Work = Deliv erable I/O = User Views
TECHNOLOGY MODEL (PHYSICAL)
Physical Data Model
System Design
Builder
Ent = Segment/Table Rel = Pointer/Key
Proc = Computer Function Node = Hardware/Softw are People = User I/O = Data Elements /Sets Link = Line Specifications Work = Screen Format
End = Condition Time = Ex ecute Cycle = Component Cycle Means = Action
Program
Security Architecture
Timing Definition
Rule Design
Data DETAILED REPRESENTATIONS Definition (OUT-OF-CONTEXT)
Distributed System Architecture
Technology Architecture
Netw ork Architecture
Human Interface Architecture
Presentation Architecture
End = Business Objectiv e Means = Business Strategy
Processing Structure
Business Rule Model
Time = System Event Cycle = Processing Cycle
End = Structural Assertion Means = Action Assertion
Control Structure
Rule Design
Sub-Contractor
Ent = Field Rel = Address
Proc = Language Statement Node = Addresses I/O = Control Block Link = Protocols
People = Identity Work = Job
Time = Interrupt Cycle = Machine Cycle
End = Sub-Condition Means = Step
FUNCTIONING ENTERPRISE
Data
Function
Netw ork
Organiz ation
Schedule
Strategy
Ent = Rel =
Proc = I/O =
Node = Link =
People = Work =
Time = Cycle =
End = Means =
DATA What
FUNCTI ON How
NETWORK Where
PEOPLE Who
Gambar II.2 Zachman framework
14
TIME When
MOTIVATION Why
II.2.2. Enterprise Architecture Planning (EAP) Enterprise Architecture Planning (EAP) adalah proses pendefinisian arsitektur penggunaan
informasi
dalam
mendukung
bisnis
dan
rencana
untuk
mengimplementasikannya. EAP merupakan metodologi yang dikembangkan untuk membangun arsitektur enterprise dan bagian dari proses perencanaan sistem informasi yang dapat mencapai misi sistem informasi dalam waktu jangka panjang [13]. EAP mengadopsi dua baris dan tiga kolom pertama dari Zachman Framework dan menghasilkan blue-print dari data, aplikasi dan teknologi pada aras tinggi. EAP merupakan sebuah metodologi yang didasarkan pada dorongan bisnis dan dorongan data karena : 1. Model bisnis yang stabil (bebas dari batasan organisasi, sistem dan prosedur) adalah pondasi untuk arsitektur enterprise. 2. Data didefinisikan terlebih dahulu sebelum mendefinisikan aplikasi. 3. Ketergantungan data menentukan rangkaian dalam mengimplementasikan sistem aplikasi.
Gambar II.3 Metodologi EAP dalam zachman framework
15
EAP berfokus pada pendefinisian arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi untuk keseluruhan enterprise bukan perancangan untuk tujuan yang spesifik.
Gambar II.4 Tahapan dalam metodologi EAP Metodologi EAP seperti pada gambar II.4 terdiri atas empat lapis kegiatan yaitu: 1. Lapisan pertama merupakan inisiasi perencanaan untuk mempersiapkan pelaksanaan proyek perencanaan arsitektur enterprise. 2. Lapisan ke dua merupakan pendefinisian dari organisasi saat ini, terdiri atas dua kegiatan yaitu: a. Pemodelan bisnis, merupakan kegiatan mengumpulkan informasi dan pengetahuan mengenai proses bisnis yang dilakukan oleh organisasi. b. Sistem informasi dan teknologi yang digunakan saat ini, mendefinisikan sistem aplikasi dan dukungan platform teknologi yang digunakan oleh organisasi dalam mendukung proses bisnisnya. 3. Lapisan ke tiga, menentukan posisi yang diinginkan dimasa depan, terdiri atas tiga kegiatan yaitu: a. Pembangunan arsitektur data, merupakan kegiatan untuk menentukan jenis data utama yang dibutuhkan untuk mendukung kelangsungan bisnis. b. Pembangunan arsitektur aplikasi merupakan kegiatan untuk menentukan aplikasi-aplikasi utama yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis. c. Pembangunan arsitektur teknologi, merupakan kegiatan untuk menentukan platform teknologi yang dibutuhkan guna menyediakan sebuah lingkungan
16
agar aplikasi-aplikasi yang mengelola data dan mendukung fungsi bisnis dapat berjalan. Tanda panah pada lapisan ini menunjukkan bahwa arsitektur data didefinisikan terlebih dahulu sebelum arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. 4. Lapisan ke empat merupakan rencana implementasi atau migrasi, yaitu mendefinisikan tahapan-tahapan kegiatan untuk migrasi dari sistem yang lama ke sistem yang diinginkan seperti kegiatan implementasi aplikasi, jadwal untuk implementasi, analisis biaya dan manfaat dan lain-lain. Output yang dihasilkan dari masing-masing tahapan dapat dilihat pada tabel II.1 berikut: Tabel II.1 Hasil Setiap Tahapan dalam EAP No
Tahapan
Hasil
1.
Planning Initiation
2.
Business Modeling
Lingkup, tujuan, visi, metodologi, tools, team, persentasi, workplan Struktur organisasi, Model fungsi bisnis
3.
Enterprise Survey
Model fungsi bisnis
4. 5.
Current System & Technology Arsitektur Data
6.
Arsitektur Aplikasi
7.
Arsitektur Teknologi
8.
Perencanaan implementasi
Information Resource Catalog (IRC), skema sistem Entitas, E-R Diagram, Matriks entitas-Fungsi, Laporan arsitektur data. Definisi aplikasi, Matriks aplikasi, analisis pengaruh aplikasi, Laporan arsitektur aplikasi Distribusi data/aplikasi, Laporan arsitektur teknologi Rangkaian aplikasi, perencanaan migrasi, cost dan benefit, success factor dan rekomendasi
17
II.3. Pemodelan bisnis Pemodelan bisnis merupakan proses pendefinisian bisnis, bertujuan untuk menyediakan pengetahuan yang lengkap, menyeluruh dan konsisten yang dapat digunakan untuk mendefinisikan arsitektur enterprise dan rencana implementasi. Pemodelan bisnis akan mengidentifikasi fungsi-fungsi bisnis, mendeskripsikan setiap fungsi dan mengidentifikasi unit organisasi yang melakukan setiap fungsi tersebut. Tahap ini terdiri atas tiga langkah : 1. Mendokumentasikan struktur organisasi. 2. Mengidentifikasi dan menentukan fungsi bisnis 3. Mendokumentasikan model bisnis dan mengkomunikasikannya pada komunitas bisnis untuk mendapatkan pendapat mereka. II.3.1. Model Rantai Nilai Model rantai nilai dikemukan oleh Porter tahun 1985. Berdasarkan Model rantai nilai Porter, kegiatan yang dilakukan dalam sebuah organisasi dibagi menjadi dua bagian yaitu kegiatan utama dan kegiatan pendukukung. Kegiatan utama merupakan kegiatan bisnis yang menghasilkan barang dan menciptakan value untuk customer. Value adalah nilai produk/layanan yang diterima oleh customer. Kegiatan utama meliputi pembelian material, pemrosesan material menjadi produk, dan pengiriman produk ke customer. Kegiatan utama terdiri dari lima kegiatan yaitu: 1. Logistik masukan, merupakan aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan dan menyebarkan masukan. 2. Operasional, merupakan aktivitas yang mentranformasikan masukan menjadi keluaran atau menjadi produk akhir. 3. Logistik keluaran, merupakan aktivitas yang berhubungan dengan penyimpanan dan distribusi produk/jasa ke pelanggan 4. Pemasaran dan penjualan, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pemasaran dan penjualan seperti penelitian pasar, promosi dan sebagainya
18
5. Layanan, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan penyedia layanan untuk meningkatkan pemeliharaan produk seperti instalasi, pelatihan, perbaikan, supply bahan dan perawatan. Kegiatan utama membentuk serangkaian proses yang memberikan pertambahan value terhadap produk dalam setiap kegiatan. Kegiatan utama didukung dan dilanjutkan dengan beberapa kegiatan pendukung berikut ini: 1. Infrastruktur
perusahaan,
merupakan
aktivitas,
biaya
aset
yang
berhubungan dengan manajemen umum, accounting dan keuangan, keamanan dan keselamatan sistem informasi dan fungsi lainnya. 2. Manejemen sumber daya manusia, terdiri dari aktivitas yang terlibat dalam pengelolaan sumber daya manusia seperti penerimaan, administrasi, pelatihan, pengembangan dan kompensasi untuk semua pegawai dan mengembangkan tingkat keahlian pekerja. 3. Pengembangan teknologi, merupakan aktivitas yang terkait dengan biaya yang berhubungan dengan produk, perbaikan proses, perencanaan peralatan,
pengembangan
perangkat
lunak
komputer,
sistem
telekomunikasi, kapabilitas basis data baru dan pengembangan dukungan sistem berbasis komputer. 4. Pengadaan, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan berbagai sumber daya yang diperoleh seperti pembelian input yang digunakan dalam rantai nilai organisasi.
Aktivitas Pendukung
Infrastruktur perusahaan Manajemen Sumber daya Manusia Pengembangan teknologi Pengadaan
Aktivitas Utama
Logistik Logistik Pemasaran& Layanan Masukan Operasi Keluaran Penjualan
Gambar II.5 Model rantai nilai Porter
19
Istilah margin mengisyaratkan bahwa organisasi mendapat suatu margin keuntungan melalui kinerja yang efektif dan efisien yang tergantung pada kemampuan untuk mengatur keterkaitan antar semua aktivitas di dalam rantai nilai tersebut. Keterkaitan tersebut dapat berupa arus informasi, barang dan jasa serta sistem dan prosedur untuk menjalankan aktivitas. II.3.2. Siklus Hidup Sumber Daya Business System Planning IBM [7] mengemukakan empat langkah siklus hidup produk atau layanan yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan proses bisnis secara logik seperti pada gambar II.6. Siklus hidup tersebut adalah sebagai berikut: 1. Requirement (kebutuhan), merupakan kegiatan yang menentukan berapa banyak produk atau layanan yang dibutuhkan, rencana untuk mendapatkan produk atau sumber daya tersebut serta ukuran dan kontrol terhadap penyimpangan rencana. 2. Acquistion (akuisisi), merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengembangkan sebuah produk dan layanan atau untuk mendapatkan sumber daya yang akan digunakan dalam pengembangan produk atau layanan. Seperti proses pengadaan dan pabrikan dalam perusahaan manufaktur atau pengembangan kurikulum dan pendaftaran pelajar pada bidang pendidikan. 3. Stewardship (pengelolaan), merupakan kegiatan untuk membentuk, menyeleksi, memodifikasi, atau mengelola sumber daya pendukung dan untuk menyimpan produk atau layanan. 4. Retirement
(disposisi),
merupakan
aktivitas
dan
keputusan
yang
menghentikan tanggung jawab dari sebuah organisasi untuk suatu produk atau layanan atau berakhirnya penggunaan suatu sumber daya.
20
Gambar II.6 Siklus hidup sumber daya/produk II.3.3. Fungsi dan Proses Bisnis Fungsi bisnis merupakan sebuah pekerjaan atau departemen yang berkonsentrasi pada keahlian. Sebuah fungsi merupakan bagian dari pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan berulang-ulang dan melibatkan keahlian atau tools. Customer service, pabrikan, pemasaran, penjualan, sumber daya manusia, keuangan merupakan fungsi bisnis[12]. Proses Bisnis adalah kumpulan tugas-tugas atau kegiatan yang saling berhubungan, diawali untuk merespon sebuah event, dan bertujuan untuk mencapai hasil yang spesifik untuk customer dan stakeholder lainya yang terlibat dalam proses [12]. Proses bisnis adalah serangkaian tugas atau kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, yang dapat diselesaikan baik secara sekuensial maupun paralel oleh orang-orang atau sistem baik di dalam maupun di luar organisasi [3]. Proses bisnis yang berjalan dalam sebuah organisasi dapat dimodelkan dengan menggunakan beberapa tools berikut : 1. Diagram swimlane Merupakan diagram yang menggambarkan aliran proses bisnis dari awal hingga akhir dengan notasi yang sederhana dan mudah dipahami. Dapat digunakan untuk menunjukkan aliran proses saat ini (as-is workflow) ataupun 21
untuk merancang aliran proses yang akan datang (to-be workflow) mulai dari level umum sampai ke level terperinci. Elemen diagram ini teridiri atas: a. Roles, merupakan aktor atau pelaku proses, b. Responsibilities, merupakan tugas individual yang menjadi tanggung jawab aktor tersebut, dan c. Routes, merupakan workflow dan keputusan yang menghubungkan aktivitas. 2. Diagram ASME (American Society of Mechanical Engineers) Merupakan diagram yang menunjukkan runtutan aktivitas dalam proses. Elemen-elemennya terdiri atas: a. Aktivitas dalam proses, b. Jenis aktivitas terdiri atas : -
Operation, langkah-langkah dalam proses, yaitu: value-adding steps dan non value-adding steps
-
Inspection, pengecekan kualitas/kuantitas
-
Transport, perpindahan orang, material, kertas, informasi, dan lain sebagainya.
-
Delay, penyimpanan sementara, penundaan atau waktu tunggu antar operasi
-
Storage, penyimpanan atau pengarsipan yang bukan delay.
c. Waktu, merupakan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan sebuah proses. Diagram ASME menggunakan notasi-notasi seperti tabel II.2 Tabel II.2 Notasi Diagram ASME Notasi
Keterangan Value-adding operation Non-value-adding operation Inspection Transport Delay Storage
22
II.3.4. Business Process Engineering (BPR) Menurut Hammer dan Champy (1993) BPR adalah berfikir ulang secara mendasar dan merancang ulang secara radikal proses bisnis untuk mencapai perbaikan yang signifikan dalam ukuran-ukuran performansi seperti biaya, kualitas, layanan dan kecepatan [2]. Menurut Peppard dan Rowland (1995) BPR merupakan sebuah filosofi perbaikan yang bertujuan untuk mencapai tindakan perbaikan terhadap performansi dengan merancang ulang proses yang dioperasikan sebuah organisasi, memaksimalkan kegiatan yang value-added dan meminimalkan yang lainnya. Pendekatan ini dapat diaplikasikan pada masing-masing proses atau keseluruhan proses organisasi [2]. BPR merupakan sebuah tools strategis yang dapat digunakan ketika organisasi menginginkan perbaikan performansi bisnis yang signifikan. Perbaikan proses bisnis dengan pendekatan BPR terdiri atas beberapa tahapan proses yaitu : 1. Planning, fokus pada proyek BPR yang dipilih, pembentukan tim proyek dan penetapan tujuan. 2. Reengineering Berdasarkan pada proses yang telah ada, menggunakan sekumpulan teknik untuk merancang ulang proses pada setiap level yang akan menghasilkan perbaikan yang signifikan. 3. Tranformation Menetapkan bagaimana proses yang sudah dirancang ulang dapat diimplementasikan dengan memperhatikan proses-proses yang sudah ada, membutuhkan investasi, pelatihan dan lainnya. 4. Implementation Solusi yang dihasikan dan disetujui pada fase-fase sebelumnya diimplementasikan dan proses diubah. Fase reengineering pada BPR bertujuan untuk merancang ulang proses bisnis untuk perbaikan performansinya. Salah satu teknik yang dapat digunakan pada
23
fase ini adalah systematic reengineering. Dengan teknik ini proses yang ada dapat dipahami, didokumentasikan dan dianalisis untuk menentukan proses baru yang lebih baik secara sistematis. Dalam BPR teknik ini dikenal dengan model ESIA (Eliminate, Simplify, Integrate, Automate), merupakan teknik yang dirancang untuk mengerjakan empat langkah utama secara sistematis dari proses yang ada yaitu : 1. Eliminate Eliminasi dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan yang tidak memberikan value (non-value-added). Beberapa area yang dapat dieliminasi adalah sebagai berikut : a. Kelebihan produksi b. Waktu tunggu c. Perpindahan atau pergerakan orang dan dokumen d. Proses yang tidak efisien e. Duplikasi kegiatan f. Pencatatan dokumen (paperwork) 2. Simplify Setelah mengeliminasi kegiatan-kegiatan yang tidak penting, langkah berikutnya adalah menyederhanakan tugas-tugas yang ada. Beberapa area tugas yang dapat disederhanakan adalah : a. Formulir b. Prosedur c. Komunikasi antar customer dan staff d. Teknologi e. Aliran material atau paperwork f. Proses 3. Integrate Tugas-tugas yang telah disederhanakan, diintegrasikan agar aliran proses dalam menghasilkan kebutuhan dan layanan customer berjalan dengan baik dan lancar. Berberapa area yang dapat diintegrasikan adalah :
24
a. Pekerjaan b. Team c. Customer d. Supplier 4. Automate Teknologi informasi merupakan tools yang sangat handal untuk mempercepat proses dan menghasilkan layanan yang berkualitas kepada customer. Setelah melakukan eliminasi, menyederhanakan dan mengintegrasikan tugas-tugas dalam proses, penting untuk melakukan otomatisasi peroses dengan dukungan teknologi informasi dalam memberikan layanan yang berkualitas kepada customer. Beberapa area yang dapat diotomatisasi adalah : a. Tugas-tugas yang berulang b. Penangkapan data (data capture) c. Transfer data d. Analisis data e. Proses-proses yang memerlukan kontrol. II.4. Katalog Sumber daya Informasi Katalog sumber daya informasi digunakan untuk menganalisis SI/TI yang sedang digunakan oleh enterprise saat ini. Semua sistem informasi dan platform teknologi yang digunakan dalam sebuah enterprise didokumentasikan dan didefinisikan dalam sebuah katalog sumber daya informasi atau Information Resource Catalog (IRC). IRC menyediakan referensi untuk semua sumber daya informasi, berisi definisi dan deskripsi semua sistem aplikasi (termasuk personal komputer yang digunakan, aplikasi lokal, dan spreadsheet), data (input, output dan file/database) dan platform teknologi (hardware, software dan komunikasi). IRC digunakan sebagai dasar untuk perencanaan sistem informasi jangka panjang.
25
II.5. Arsitektur Data Arsitektur data bertujuan untuk mengidentifikasi dan menentukan data-data utama yang mendukung fungsi-fungsi bisnis yang telah didefinisikan pada model bisnis. Pendefinisian arsitektur data merupakan langkah pertama dari tiga arsitektur sistem informasi yang akan ditentukan karena kualitas data merupakan dasar dari produk fungsi sistem informasi. Arsitektur data berisi entitas data yang mempunyai atribut dan berelasi dengan entitas data lainnya. Arsitektur data juga dikenal sebagai model data konseptual. Beberapa istilah yang berhubungan dengan arsitektur data adalah sebagai berikut: a) Entitas adalah orang, tempat, konsep ,benda, atau kejadian yang mempunyai arti (informasi) dalam konteks bisnis dan data-datanya dapat disimpan. b) Atribut adalah nama karakteristik dari sebuah entitas yang menjelaskan mengenai entitas tersebut. c) Relasi adalah hubungan antara sebuah entitas dengan entitas lainnya. d) ERD
(Entity
Relationship
Diagram),
merupakan
diagram
yang
menggambarkan entitas data dan hubungan antar entitas. Langkah-langkah dalam membangun arsitektur data : 1. Membuat daftar kandidat entitas data. Bertujuan untuk mengidentifikasi semua entitas data potensial yang dibutuhkan untuk mendukung bisnis. Hal ini dapat dilakukan dengan memperhatikan kebutuhan data dari masing-masing fungsi atau proses bisnis yang telah didefinisikan dan sumber informasi yang ada dalam organisasi. 2. Membuat diagram hubungan antar entitas data. Suatu entitas data bisa mendukung lebih dari satu area fungsi dan tidak berdiri sendiri, tetapi memiliki ketergantungan dan hubungan dengan entitas data lainnya. Pendekatan EAP mengambil ketergantungan dan hubungan antar entitas data ini untuk melandasi pembangunan arsitektur enterprise. Hal ini mempertimbangkan bahwa aplikasi-aplikasi berkaitan erat dengan basis-basis data. Sedangkan suatu
26
basis data terdiri dari kumpulan entitas data dengan hubungan dan ketergantungannya. Karena itu, entitas-entitas data perlu dirangkai sesuai dengan ketergantungan dan hubungannya dalam konteks area fungsi yang didukungnya. Pemodelan
untuk
menggambarkan
hubungan
antar
entitas
data
dapat
menggunakan Entity-Relationship Diagram (ERD). Hasil pemodelan ERD untuk tiap area fungsi melengkapi Zachman Framework pada baris perspektif pemilik dan baris data. 3. Menghubungkan entitas data dengan fungsi bisnis Setiap entitas data yang telah didefinisikan dihubungkan dengan area fungsi bisnis. Hubungan antara area fungsi dan entitas data adalah dalam hal pembuatan, pengolahan, dan penggunaan data untuk keperluan pemenuhan tujuan fungsi bisnis. Hubungan ini didefinisikan melalui sebuah matriks hubungan antara entitas data dan fungsi/proses bisnis. Masing-masing sel dalam matriks diisi dengan huruf-huruf: “C” (create) untuk fungsi yang membuat data, U (update) untuk fungsi yang mengolah atau meng-update data, dan R (reference) untuk fungsi yang menggunakan data. II.6. Arsitektur Aplikasi Tujuan dari arsitektur aplikasi adalah untuk mendefnisikan aplikasi-aplikasi utama yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis enterprise. Arsitektur aplikasi bukanlah rancangan sebuah sistem secara terperinci tetapi hanya mendefinisikan aplikasi apa yang digunakan untuk mengelola data dan menyediakan informasi untuk orang-orang yang melakukan bisnis. Arsitektur aplikasi juga dikenal sebagai model aplikasi konseptual. Langkah-langkah dalam menentukan arsitektur aplikasi: 1. Membuat daftar kandidat aplikasi Setelah fungsi-fungsi bisnis didefinisikan dan arsitektur data untuk masa depan dibangun, maka dorongan bisnis dan dorongan data diarahkan untuk menentukan dan mendefinisikan aplikasi-aplikasi. Tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi
27
setiap aplikasi yang mungkin yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis. Langkah awal dalam tahap ini adalah menginventarisasikan kandidat-kandidat aplikasi yang diperlukan untuk mendukung proses bisnis dan mengelola data untuk masa depan. Kandidat-kandidat aplikasi dapat diperoleh dengan meninjau katalog sumber daya informasi dan mengakomodasi berbagai masukan kebutuhan aktual dari unit-unit organisasi maupun dengan mengadaptasi perkembangan aplikasi sistem informasi. 2. Membuat definisi masing-masing aplikasi Setelah mengidentifikasi semua kandidat aplikasi yang dibutuhkan, langkah berikutnya adalah membuat definisi standar dari masing-masing aplikasi. Tahap ini bertujuan untuk menyediakan definisi standar yang berisi tujuan, deskripsi, kemampuan, dan manfaat dari aplikasi bagi bisnis untuk setiap aplikasi yang ada dalam arsitektur aplikasi. 3. Analisis dampak aplikasi terhadap sistem legacy. Analisis dampak bertujuan untuk menentukan pengaruh integrasi aplikasi secara keseluruhan pada aplikasi yang sudah ada (aplikasi legacy) yang telah didefinisikan pada katalog sumber daya informasi. Katalog sumber daya informasi digunakan untuk menganalisis dampak penentuan aplikasi baru yang akan dikembangkan terhadap sistem-sistem legacy. Hasil analisis adalah penentuan atas pilihan-pilihan tetap menggunakan, memodifikasi, atau mengganti sistem legacy. Hal ini dapat dilengkapi dengan catatan dan uraian dampak ataupun justifikasi atas penentuan pilihan tersebut. II.7. Arsitektur Teknologi Arsitektur teknologi bertujuan untuk menentukan
teknologi yang dibutuhkan
untuk menyediakan lingkungan agar aplikasi yang mengelola data dapat berjalan dengan baik. Arsitektur teknologi bukan sebuah analisis atau rancangan terperinci dari jaringan komputasi enterprise, tetapi merupakan sebuah definisi dari teknologi yang merujuk pada sebuah platform yang akan mendukung bisnis dalam lingkungan data yang dapat di-sharing. Platform teknologi menyediakan 28
alat untuk mengumpulkan data, menyalurkan, menyimpan, memproses data dan mengirimkan data ke customer. Arsitektur teknologi didefinisikan setelah arsitektur data dan arsitektur aplikasi ditentukan untuk menjamin bahwa platform teknologi layak dan konsisten dengan kedua arsitektur tersebut dan juga dengan model bisnisnya. Langkah-langkah dalam menentukan arsitektur teknologi : 1. Mengidentifikasi dasar-dasar platform teknologi Mengidentifikasi prinsip-prinsip dasar platform teknologi dan platform potensial yang dibutuhkan untuk mendukung sebuah enterprise secara keseluruhan dan sharing data. 2. Menentukan Konfigurasi Platform Teknologi Tahapan ini bertujuan untuk menentukan konfigurasi platform teknologi yang akan menjadi lingkungan bagi aplikasi dan data dalam mendukung fungsi bisnis serta menentukan strategi distribusi aplikasi dan data diantara unit bisnis. Pada tahap ini dibangun sebuah jaringan enterprise konseptual yang terdiri dari alat komputasi, input, output, media penyimpanan dan fasilitas telekomunikasi. Dalam jaringan enterprise konseptual semua elemen komputasi saling terhubung baik secara langsung maupun tidak langsung dan juga harus bersifat fleksibel dan adaptable sehingga dapat mengakomodasi perubahan tanpa mengganggu operasi. Disamping itu juga dibangun arsitektur sistem bisnis, merupakan teknologi untuk mengimplementasikan dan mengelola aplikasi dan database enterprise. II.8. Perencanaan Implementasi Tahapan ini bertujuan untuk memformulasikan dan mempersiapkan rencana untuk mengimplementasikan arsitektur yang telah dibangun. Implementasi arsitektur enterprise dilakukan dengan tujuan untuk menghasilkan sistem informasi atau dengan kata lain implementasi terdiri dari kegiatan pengembangan aplikasiapalikasi yang telah dibangun sehingga urutan pengembangan aplikasi menjadi bagian utama dalam strategi implementasi.
29
Langkah-langkah dalam membuat rencana implementasi 1. Membuat rangkaian prioritas aplikasi Menetapkan prioritas dan memformulasikan rangkaian aplikasi yang seharusnya diimplementasikan dari sekian banyak aplikasi yang telah didefinisikan dengan menggunakan prinsip aplikasi yang menciptakan (create) data seharusnya diimplementasikan terlebih dahulu sebelum aplikasi yang mengubah (update) atau menggunakan data. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat matriks aplikasi terhadap entitas data. 2. Membuat estimasi sumber daya, dan jadwal. Langkah ini bertujuan untuk menentukan estimasi sumber daya yang dibutuhkan untuk proses implementasi termasuk sumber daya manusia (analyst, programmer, user, data analyst dan lain-lain), software tools, dan platform teknologi serta menyusun jadwal yang diperlukan untuk kegiatan implementasi. 3. Membuat estimasi rencana biaya dan manfaat. Langkah ini bertujuan untuk membuat estimasi biaya yang dibutuhkan untuk kegiatan implementasi dan melakukan analisis biaya dan manfaat. 4. Menentukan success factors Langkah ini bertujuan untuk menentukan faktor-faktor sukses yang dibutuhkan dalam mengimplementasikan arsitektur enterprise agar implementasi dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. II.9. Portofolio Aplikasi II.9.1. Model Portofolio Aplikasi Dalam metodologi EAP pemilihan kandidat aplikasi pada pembangunan arsitektur aplikasi hanya berdasarkan pada peran dari aplikasi tersebut terhadap pengelolaan data dan masukan dari personil kunci. Untuk melengkapi proses penentuan aplikasi dalam hubungannya dengan fungsifungsi bisnis, maka digunakan model portofolio aplikasi yang diajukan oleh Ward [18]. Model portofolio aplikasi berbentuk matriks yang mempertimbangkan 30
kontribusi SI/TI terhadap bisnis saat ini dan pada masa mendatang. Model ini mengusulkan sebuah analisis dari semua aplikasi yang ada, aplikasi yang direncanakan dan aplikasi potensial untuk masa depan dan mengelompokkannya ke dalam empat kategori berdasarkan pengukuran pentingnya aplikasi terhadap bisnis saat ini dan masa mendatang seperti pada gambar II.7. Empat katagori aplikasi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Aplikasi strategis, merupakan aplikasi kritis untuk kesuksesan bisnis di masa depan. Aplikasi ini mendukung perubahan bagaimana organisasi melakukan bisnisnya dengan tujuan menyediakan keuntungan yang kompetitif. 2. Aplikasi operasional kunci merupakan aplikasi yang mempertahankan operasional bisnis saat ini dan membantu untuk menghindari kerugiankerugian bisnis. 3. Aplikasi dukungan, merupakan aplikasi yang
meningkatkan efisiensi
bisnis dan efektifitas manejemen tetapi tidak menyediakan keuntungan yang kompetitif. 4. Aplikasi berpotensi tinggi, merupakan aplikasi yang inovatif yang dapat menciptakan kesempatan-kesempatan untuk keuntungan bisnis di masa depan. STRATEGIS
BERPOTENSI TINGGI
Aplikasi yang kritikal untuk menopang strategi bisnis di masa depan
Aplikasi yang penting untuk mencapai kesuksesan di masa depan
Aplikasi yang digunakan saat ini untuk kesuksesan organisasi.
Aplikasi yang bernilai tapi tidak kritikal untuk kesuksesan organisasi
OPERASIONAL KUNCI
PENDUKUNG
Gambar II.7 Portofolio aplikasi sistem informasi
31
II.9.2. Framework Portofolio Aplikasi Tujuan utama penentuan strategi sistem informasi adalah untuk mengidentifikasi aplikasi yang dibutuhkan dan prioritasnya sehingga dapat di gunakan sumber daya yang tepat untuk dapat mencapainya dengan sukses. Strategi sistem informasi dapat ditentukan dengan menggunakan framework pengelolaan portofolio aplikasi yang diajukan oleh Ward [18]. Framework ini digunakan karena alur untuk membangun portofolio aplikasi didasarkan pada keselarasan antara strategis bisnis dan perencanaan strategis sistem informasi. Langkah-langkah yang diusulkan Ward memiliki banyak keterkaitan dengan langkah-langkah di dalam EAP. Framework portofolio aplikasi membagi portofolio aplikasi menjadi tiga komponen yaitu: 1. Aplikasi yang telah ada, pengembangan aplikasi sistem informasi berdasarkan portofolio aplikasi saat ini (current); yang akan dikembangkan atau diinstal dalam waktu dekat biasanya 6-12 bulan. Aplikasi ini harus diukur kontribusinya terhadap proses dan performansi bisnis yang ada, dan seberapa baik aplikasi ini mendukung pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Kekuatan dan kelemahan dari setiap aplikasi ini perlu di pahami 2. Aplikasi yang dibutuhkan, pengembangan aplikasi sistem informasi berdasarkan portofolio aplikasi yang dibutuhkan (required); aplikasi ini penting untuk mencapai strategi dan tujuan bisnis dalam perencanaan bisnis mendatang dan dapat ditunjukkan kontribusinya yang spesifik terhadap bisnis. 3. Aplikasi potensial, pengembangan aplikasi sistem informasi berdasarkan portofolio aplikasi masa depan (future); aplikasi yang bernilai pada masa mendatang, menghasilkan keuntungan-keuntungan yang relevan dengan strategi dan berpengaruh terhadap peningkatan performansi bisnis. Gambar II.8 mendeskripsikan framework pengelolaan aplikasi yang disarankan oleh Ward [18]. Kolom kiri adalah langkah-langkah untuk menentukan rencana investasi dan pengembangan jangka pendek, sedangkan kolom kanan adalah untuk mengantisipasi perubahan bisnis dengan investasi jangka panjang. Kolom
32
tengah adalah langkah-langkah untuk menghasilkan portofolio aplikasi pada saat ini. Masing-masing langkah di kolom kiri dan kanan saling terkait dengan langkah-langkah di kolom tengah. Kolom tengah berfungsi untuk menyelaraskan hasil-hasil dari kolom kiri dan kanan, agar dapat selalu mendukung tujuan dan strategi bisnis.
Gambar II.8 Framework pengelolaan portofolio aplikasi
33
