BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Menurut F.Rahayuningsih dalam bukunya pengelolaan perpustakaan (2007 :
12) menyatakan bahwa, kegiatan-kegiatan pokok perpustakaan sebagai berikut : 1. Pengembangan koleksi, yang meliputi pemilihan, pemesanan, pembelian, dan inventarisasi bahan pustaka.Oleh karena itu agar fungsi perpustakaan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya. 2. Pengolahan koleksi, yang meliputi penentuan subjek, klasifikasi, penentuan tajuk, entri data, dan pemberian kelengkapan koleksi agar dapat dilayankan kepada pengguna perpustakaan.aka diperlukan pengelolaan yang baik. Buku. 3. Layanan pengguna, yang meliputi layanan loker, layanan sirkulas, layanan baca, layanan ruang baca, layanan terbitan berkala, layanan referensi dan penelusuran informasi, layanan workstation, layanan fotokopi, layanan pendidikan pengguna, dan lain-lain. 4. Pemeliharaan koleksi, yang meliputi pelestarian, pengawetan, dan perbaikan bahan pustaka. “Perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yang merupakan unsur penunjang perguruan tinggi yang bersama-sama degan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Yang dimaksud dengan perguruan tinggi adalah universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, politeknik, dan perguruan tinggi yang sederajat” (Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman, 2004 : 3). Meurut Syahrial-Pamuntjak (2000 : 4) bahwa,“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi, perpustakaan sekolah tinggi”. “Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya” (Sulistyo-Basuki, 1993 : 51). 2.2
Koleksi Perpustakaan Pemilihan koleksi merupakan tugas yang sulit karena diperlukan pengetahuan
yang luas tentang isi buku yang akan dipilih. Perpustakaan sebaiknya meminta masukan dari pakar bidang subjek buku yang akan dipilih. Menurut F.Rahayuningsih (2007 : 14) ada 4 dasar prinsip pemilihan koleksi, yaitu : 1. Memilih koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan 12 Universitas Sumatera Utara
Bahan-bahan yang akan dikoleksi perpustakaan seharusnya bahan-bahan yang memang diperlukan oleh pengguna. Selain mengoleksi buku-buku wajib untuk pelajaran/perkuliahan, perpustakaan sebaiknya juga mengoleksi buku-buku ilmiah pengetahuan populer. Dengan buku-buku ilmu pengetahuan populer tersebut pengguna mendapatkan bacaan untuk menambah pengetahuan, selain mengetahuan yang disampaikan pendidik. 2. Memilih buku-buku berkualitas Buku-buku yang dikoleksi perpustakaan hendaknya buku-buku yang berkualitas tinggi. Kualitas buku dapat dipertimbangkan melalui isi buku, keahlian pengarang, reputasi penerbit, cara penyajian, edisi, susunan, ilustrasi, dan fisik buku. 3. Tidak memandang suku, agama, ras, profesi, aliran politik, perdagangan, tingkat pendidikan Pemilihan koleksi tidak melihat adanya perbedaan suku, agama, aliran politik, perdagangan, ataupun memandang tingkat pendidikan seseorang. 4. Sesuai dengan dana yang ada Perpustakaan perlu menyusun anggaran pengadaan koleksi untuk setiap tahun anggaran. Penyusunan anggaran dapat disesuaikan dangan rencana pembelian buku ataupun rencana berlangganan terbitan berkala dalam satu tahun.
2.3
Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan merupakan kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi. Untuk melaksanakan tugas ini, pustakawan memerlukan alat bantu seperti katalog penerbit, majalah, timbangan buku, tinjauan buku yang dimuat dalam harian atau majalah, dan daftar permintaan buku baru (Phillips, 1992 : 108). Menurut P. Sumardji dalam bukunya perpustakaan organisasi dan tata kerjanya (1998 : 23) menyatakan bahwa, “Kegiatan pengadaan koleksi adalah kegiatan mengadakan bahan koleksi perpustakaan yang dilakukan dengan berbagai macam kegiatan”. Adapun kegiatan pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu : 1. Pembelian Pembelian bahan pustaka merupakan cara yang paling banyak dilakukan oleh hampir setiap perpustakaan dalam menambah jumlah koleksinya. Karena dengan menggunakan cara ini pihak perpustakaan akan lebih muda menyesuaikan kebutuhan pemakainya. Dalam hal ini pustakawan harus dapat membuat pertimbangan dalam pemilihan koleksi. 2. Hadiah atau Sumbangan Perpustakaan dapat menerima hadiah apabila memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan. Sebab koleksi perpustakaan yang bersumber dari hadiah kadang-kadang kurang cocok dengan tujuan dan fungsi serta ruang lingkup layanan perpustakaan. Maka pengadaan koleksi melalui 13 Universitas Sumatera Utara
hadiah bukan merupakan andalan pembinaan koleksi perpustakaan. Hadiah atau sumbangan dapat diperoleh dengan cara, yaitu : a) Mengajukan permintaan hadiah pustaka Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah bahan pustaka kepada lembaga pemerintah atau swasta. Permintaan ini dapat dilakukan secara lisan atau tulisan. b) Hadiah tidak atas permintaan Hal ini terjadi karena kebetulan lembaga atau seseorang mempunyai pustaka yang ingin dihadiahkan atau sengaja ingin memberi hadiah pustaka kepada perpustakaan tertentu karena rasa simpati. c) Sumbangan wajib Merupakan sumber pengadaan bahan pustaka yang dapat diandalkan kelestariannya karena jumlah mahasiswa yang tamat setiap tahunnya dapat diperhitungkan. Sumbangan wajib harus disertai surat keputusan dari pimpinan perguruan tinggi 3) Tukar-Menukar Tukar-Menukat bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi atau memiliki sejumlah eksemplar yang terlalu banyak dan ingin ditukarkan dengan pustaka lain. Sebelum mengadakan pertukaran harus ada kesepakatan tukar-menukar bahan pustka dengan perpustakaan lain. 4) Penerbitan Sendiri Selain dengan ketiga cara di atas penambahan jumlah koleksi perpustakaan dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Cara ini dapat dilakukan oleh pihak perpustakaan atau lembaga yang berhubungan dengan perpustakaan (Soetminah, 1992 : 71). Penerbitan sendiri juga merupakan pengembangan koleksi yang penting, karena apabila suatu saat pemakai ingin mengetahui tentang sejarah berdirinya perpustakaan atau lingkungan yang berhubungan dengan perpustakaan dapat diketahui atau ditemukan dengan mudah.
2.4
Pengolahan Bahan Pustaka Sebelum bahan pustaka disebarkan kepadai pemakai, maka bahan pustaka
tersebut harus diolah atau diproses. Kegiatan ini dimaksudkan agar Penyimpanan dan Pencarian koleksi dapat dilakukan dengan mudah dan tepat. Sutarno NS dalam bukunya Manajemen Perpustakaan (2006 : 179) menyatakan bahwa pengelohan atau “processing” bahan pustaka adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau di tempat tertentu yang telah disediakan. Klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis daripada sejumlah objek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama (Hamakonda, Towa P dan P tairas, 2002 : 1). 14 Universitas Sumatera Utara
Seperti kegiatan lainnya, pengolahan juga mamiliki peratuaran-peraturan yang berbeda pada setiap perpustakaan, tergantung dari kebijakan yang ditetapkan oleh masing-masing perpustakaan. Prosedur pengolahan buku terdiri dai beberapa macam. Menurut F.Rahayuningsih
(2007 : 35) dalam bukunya mengelola
perpustakaan. 1. Inventarisasi, yaitu pekerjaan mendaftar setiap buku yang diterima perpustakaan agar data mengenai penerimaan atau pemilihan buku tercatat secara teratur. Sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut : a. Pemberian cap perpustakaan. Cap perpustakaan merupakan cap resmi perpustakaan sebagai pemilik koleksi. Setiap perpustakaan meletakkannya pada halaman-halaman tertentu yang sudah dipilih, misalnya selalu pada halam dua puluh lima. Letak cap perpustakaan sebaiknya konsisten, selalu berada pada tempat yang sama untuk setiap koleksi agar dapat menjadi ciri khas perpustakaan. b. Pemberian cap inventaris. Cap inventaris adalah cap yang memuat keterangan tentang nama instansi, tanggal, nomor inventarisasi. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman akhir buku. c. Pemberian nomor inventaris. Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka, atau campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukkan identitas setiap koleksi yang dimiliki perpustakaan. d. Pencatatan ke dalam basis data inventaris. Kegiatan pencatatan ke dalam basis data inventaris merupakan proses memasukkan nomor inventaris ke dalam basis data inventaris. Database inventaris dapat digunakan sebagai sarana untuk menghitung jumlah koleksi suatu perpustakaan, untuk mengetahui status buku yang bersangkutan, misalnya hilang atau diganti dengan yang baru, dan untuk membuat laporan statistiik. Data statistik tersebut antara lain : 1. Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. 2. Jumlah eksemplar dan jumlah judulnya. 3. Jumlah eksemplar yang berbahasa indonesia dan asing 4. Jumlah buku referensi, fiksi, dan lain-lain. 5. Jumlah anggaran yang dikeluarkan. Basis data inventaris juga dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan tentang kapan dibeli atau dari mana diperoleh, serta kapan harga koleksi tersebut. 2. Katalogisasi Katalogisasi merupakan proses pembuatan daftar keterangan lengkap suatu koleksi yang disusun berdasarkan aturan tertentu. Hasil pekerjaan katoligisasi adalah katalog yang berisi keterangan-keterangan yang lengkap tentang keadaan fisik suatu koleksi. Tahap katoligisasi ada 2 hal, yaitu katalogisasi subjek dan katalogisasi deskriptif. 1) Katalogisasi Subjek Katalogisasi subjek adalah tahap penentuan subjek utama suatu koleksi. Katalogisasi subjek biasanya dikaitkan dengan tajuk subjek, maupun bagan klasifikasi. Subjek yang telah ditentukan tersebut akan 15 Universitas Sumatera Utara
menjadi patokan untuk mencari tajuk subjek pada pedoman tajuk subjek. 2) Katalogisasi Deskriptif Katalogisasi deskriptif berarti menyediakan informasi bibliografi pada berkas katalog (Sulistyo-Basuki, 1991). Ada 2 hal yang berkaitan dengan katalogisasi deskriptif, yaitu : a. Penentuan Tajuk Entri Tajuk merupakan titik akses pada katalog ketika mencari bukubuku koleksi perpustakaan. Entri merupakan suatu kesatuan informasi bibliografi dalam katalog. b. Deskripsi Bibliografi Data bibliografi maliputi (Sulistyo-Basuki, 1991) : judul dan pengarang, edisi, impresum, kolasi, seri monograf, catatan, ISBN dan harga. Informasi bibliografis tersebut merupakan informasi yang distandarkan dalam aturan pengatalogan. 3. Kegiatan Pasca Katalogisasi Setelah kegiatan katalogisasi selesai, selanjutnya memberi kelengkapan pada buku, sehingga siap dilayankan kepada pengguna. Kelengkapan buku yang perlu dipersiapkan meliputi : a) Label Nomor Panggil Label nomor panggil yaitu lembaran kertas persegi dengan ukuran tertentu untuk keperluan mencantumkan nomor panggil yang ditempelkan pada punggung buku. b) Kartu Buku Kartu buku yaitu kartu berukuran tertentu yang terisi keteranganketerangan seperti : nomor panggil, nama pengarang, judul buku, nama peminjam dan nomor anggota perpustakaan, tanggal pinjam, tanggal kembali dan tanda tangan. Kartu buku ini digunakan sebagai arsip apabila buku sedang dipinjam. Bila peminjaman buku sudah menggunakan komputer, kartu buku ini tidak diperlukan lagi. c) Kantong Kartu Buku Kantong kartu buku yaitu kantong yang dibuat dari kertas yang agak tebal dan berbentuk segitiga atau persegi untuk menyimpan kartu buku yang bersngkutan. d) Blanko/slip Tanggal Kembali (date due) Pembuatan T-Slip (Temporary-Slip atau Slip sementara), yaitu blanko/slip yang berisi kolom-kolom yang diisi nomor anggota perpustakaan dan tanggal harus kembali buku yang dipinjam. Blanko/slip digunakan pada pelayanan sirkulasi, yaitu agar peminjam mengetahui kapan buku harus dikembalikan. e) Barcode Barcode yaitu kode-kode yang menunjukan data bibliografi buku. Digunakan untuk oleh perpustakaan yang pelayanan sirkulasinya menggunakan program komputer. Barcode dibaca menggunakan barcode reader. Kelengkapan buku tersebut diatas, dapat tidak digunakan semuanya, disesuaikan dengan sistem peminjaman dan pengembalian buku yang digunakan. 16 Universitas Sumatera Utara
Setelah kegiatan memberi kelengkapan buku selesai, maka buku dikirim ke bagian layanan pengguna agar dapat segera dimanfaatkan.
2.5
Pelayanan Menurut buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (1994 : 53)
menyatakan bahwa “Pelayanan perpustakaan ialah : Pemberian informasi kepada pengguna”. Sedangkan dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 : 3) manyatakan bahwa “Tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan, serta malaksanakan administrasi perpustakaan”. Tujuan
dari
diselenggarakannya
kegiatan
kerja
yang
dilakukan
di
perpustakaan adalah untuk memberikan jasa pelayanan bagi pemakai dengan baik. Setiap pemakai jasa perpustakaan dapat memberikan penilaian baik atau buruknya penyelenggaraan perpustakaan dari segi pelayanan yang diberikan pemakai. Oleh sebab itu perpustakaan yang besar maupun yang kecil harus memperhatikan pelayanan yang diberikan bagi para anngotanya. Perpustakaan dapat memberikan dua jenis pelayanan kepada pemakai, yaitu : 1. Pelayanan Sirkulasi 2. Pelayana Referensi 1. Pelayanan Sirkulasi Pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan pengguna dalam hal peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan. Menurut Lasa H.S (1994 : 1), yang dimaksud dengan pelayanan sirkulasi yaitu : mencakup bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan/penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. Dalam pelayanan sirkulasi terdapat sejumlah tugas yang saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya, antara lain : a. Pendaftaran anggota perpustakaan, yaitu menerima pendaftaran anggota perpustakaan dan melayani perpanjangan keangotaan Peminjaman, yaitu kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman bahan pustaka oleh pengguna dalam jangka waktu tertentu. b. Pengembalian, yaitu suatu kegiatan yang mencatat bukti pengembalian buku yang masa pinjamnya habis. c. Penagihan, yaitu kegiatan yang dilakukan apabila batas waktu pinjam telah habis. d. Sanksi, yaitu apabila tetlambat mengembalikan bahan pustaka. 17 Universitas Sumatera Utara
e. Bebas Pinjam, yaitu berupa pemrosesan surat keterangan bebas dari permasalahan peminjaman bahan pustaka (F.Rahayuningsih 2007 : 95). 2. Pelayanan Referensi Pelayanan Referensi adalah kegiatan kerja yang memberikan bantuan kepada pengguan untuk menemukan informasi yang diperlukan. Menurut junaidi (2008 : 23) pelayanan referensi bertujuan untuk : 1. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki perpustakaan. 2. Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan bidang tertentu. 3. Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam satu topik atau subjek. 4. Menggunakan sumber tujuan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan. Maka untuk membantu menjawab pertanyaan dan masalah yang sering timbul dalam berbagai bidang, maka perpustakaan perlu mempersiapkan jenis koleksi, seperti yang disebutkan oleh Lasa H.S (1994 : 39) yaitu : kamus, ensiklopedi, bibliografi, indeks dan abstrak, sumber biografi, direktori, almanak dan terbitan pemerintah.
2.6
Pemeliharaan Bahan Pustaka “Pemeliharaan dan Perawatan koleksi perpustakaan adalah kegiatan menjaga
atau mengusahakan agar bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan tetap awet dan terawat dengan baik” (Soetminah, 1992 : 126) Menurut Mastini, Hardjoprakoso (1992 : 25) dijelaskan 5 usaha pelestarian bahan pustaka antara lain : a) Reproduksi Bahan pustaka yang langka harus dilestarikan dan dibuat fotocopinya sedangkan yang lainnya disimpan. b) Penjilidan Memperbaiki buku-buku yang jilidannya rusak yang masih mungkin dapat di jilid sehingga tetap dapat dimanfaatkan. c) Laminasi Memperbaiki bahan pustaka, terutama yang kertasnya sudah rusak sehingga mudah hancur, dapat diawetkan dengan menyemprotkan bahan kimia atau dilaminasi. d) Penyiangan Bahan Pustaka Koleksi perpustakaan terus berkembang dan akan selalu bertambah seiring dengan majunya ilmu pengetahuan. Maka, diperlukan usaha agar ruang atau 18 Universitas Sumatera Utara
gedung perpustakaan dapat menampung koleksi yang ada. Salah satu cara antara lain adalah mengadakan penyiangan koleksi. Bahan pustaka yang disiangi adalah : 1. Buku yang sudah Lama 2. Buku yang sudah rusak dan tidak mungkin lagi diperbaiki 3. Buku yang jumlah copinya sudah terlalu banyak e) Megatasi Kerusakan Bahan Pustaka 1. Kelembapan Udara Kelembapan yang ideal untuk bahan pustaka adalah 40-50% dan untuk film 20%-30% dan kelembapan di atas 65% menyebabkan bahan pustaka cepat rusak. 2. Sinar Matahari Bahan Pustaka yang langsung terkena matahari akan menyebabkan tulisan mudah rusak atau hilang, maka diusahakan agar bahan pustaka tidak langsung terkena matahari. 3. Serangga Agar bahan pustaka terhindar dari serangga cara yang terbaik adalah selalu menjaga kebersihan ruangan. 4. Manusia Manusia yang tidak bertanggung jawab adalah perusak yang paling hebat. Oleh karena itu, berdasarkan hal di atas harus dilakukan cara atau kebijakan dalam pemeliharaan bahan pustaka agar terhindar dari pemborosan dan pekerjaan yang sia-sia. Maka, untuk melestarikan bahan pustaka diperlukan dana yang cukup dan tenaga yang terampil.
19 Universitas Sumatera Utara
