BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Teori sistem menekankan pada adanya hubungan diantara bagian atau
Pengertian Sistem
komponen yang membentuk suatu keseluruhan (kesatuan). Teori sistem mulanya merupakan dasar dari filsafat umum, telah dikembangkan dan diperluas sebagai
cara berpikir dan sebagai metode dalam menyusun pengetahuan tentang sesuatu.
Menurut Sedarmayanti (2008: 18), sistem adalah setiap kesatuan secara
konseptual atau fisik, yang terdiri dari bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lain. Sebuah sistem terdiri dari bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud tujuan atau sasaran. Pendapat serupa dikemukan oleh Sukoco (2007: 31), sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, di mana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan. Sedangkan menurut Nuraida (2008: 28), sistem adalah kumpulan komponen di mana masing-masing komponen memiliki fungsi yang saling berinteraksi dan saling tergantung serta memiliki satu kesatuan yang utuh untuk bekerja mencapai tujuan tertentu. Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan kumpulan komponen yang saling mendukung untuk menciptakan suatu fungsi yang mendukung dalam pencapaian suatu tujuan tertentu.
8
Menurut Quible (2001: 335) agar perancangan suatu sistem berjalan baik, maka ada beberapa karakteristik sistem yang perlu diketahui diantaranya fleksibel
(flexibel) yaitu walupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah
disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah, mudah diadaptasi (adaptable) dimana suatu sistem yang baik juga harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem lama maupun mengganggu fungsi utamanya,
kemudian suatu sistem haruslah sistematis (systematic) agar berfungsi secara efektif dan hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan sistematis yang tidak
akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada. Selain harus sistemantis, suatu sistem harus fungsional (functional) yaitu sistem harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan, kesederhanaan (simple) sebuah sistem pun harus diperhatikan sehingga lebih mudah dipahami dan dilaksanakan, dan sistem juga harus dirancang dengan baik agar penggunaan sumber data yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya (resourcesful). Selain memiliki karakteristik tertentu, suatu sistem yang ideal menurut Sukoco (2007: 32), secara umum memiliki unsur sebagai berikut: a. Input. Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber daya. Di dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data, informasi, dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi. Tentunya kelancaran aliran input ini akan ditunjang oleh keterampilan dan pengetahuan karyawan, serta peralatan kantor yang memadai guna menjalankan metode dan prosedur dalam sistem. Dalam beberapa instansi, output dari satu sistem menjadi input untuk sistem lain. b. Processing. Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam
sistem.
Biasanya,
mengklasifikasikan,
aktivitas
mengonversi,
ini
akan
menganalisis,
secara serta
otomatis
memperoleh
kembali data atau informasi yang dibutuhkan. c. Output. Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output, berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara 9
elektronik. Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau pegawai
yang membutuhkan. Untuk itu, kualitas output mempunyai dampak yang
signifikan terhadap kinerja bagian yang berkaitan, karena bisa jadi output
pada suatu subsistem (departemen atau bagian) tertentu merupakan input dari sistem (departemen atau bagian) yang lain.
d. Feedback. Pemberian umpan-balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan
memperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi. Sebagai
contoh, jika unit biaya melebihi standar yang ditentukan, maka pengendalian masing-masing proses perlu untuk ditingkatkan. Umpanbalik akan membuat sistem dapat mengevaluasi efektivitas output yang dihasilkan agar lebih bernilai tambah bagi organisasi. Tentunya kuantitas mupun kualitas umpan-balik yang dibutuhkan berbeda dari satu sistem (departemen atau bagian) ke sistem (departemen atau bagian) yang lain. Semakin vital keberadaan sistem (departemen atau bagian) tersebut bagi organisasi, semakin penting pula umpan-balik tersebut diperlukan.
e. Pengawasan. Seperti halnya elemen sistem yang lain pengawasan juga memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal tersebut adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati. Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, dan regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika, dan pertimbangan moral. Dapat disimpulkan bahwa keberadaan tiap unsur tersebut di atas sangatlah penting, karena masing-masing memainkan peranan yang penting dalam menjalankan sistem. Dan yang paling utama adalah bahwa output dari sebuah sistem (departemen atau bagian) tertentu mempunyai hubungan yang erat dengan sistem (departemen atau bagian) yang lain.
10
Berikut skema sistem dalam organisasi:
Supplier
LINGKUNGAN
Pelanggan
ORGANISASI
SISTEM INFORMASI
Pengawasan
Input
Pemrosesan Pengkonversian Pengklasifikasian Penganalisisan Mendapatkan kembali.
Ouput
Umpan-balik
Agen Pemerintah
Pemegang Saham
Pesaing
Sumber: Sukoco (2007: 33)
Gambar 2.1 Fungsi Sistem dalam Organisasi Gambar 2.1 di atas menjelaskan mengenai fungsi sistem organisasi dalam bentuk bagan, dimana pada bagian terluar terdapat “LINGKUNGAN” yang terdiri dari supplier, pelanggan, agen pemerintah, pemegang saham, dan pesaing yang berperan memberikan data-data mentah pada lingkungan internal suatu organisasi. Selanjutnya data yang diperoleh dari “LINGKUNGAN” merupakan input akan diproses (pada bagan disebut “Pengawasan”) menjadi suatu “SISTEM INFORMASI” pada “ORGANISASI” tersebut hingga menghasilkan suatu output. Output bisa jadi bukan merupakan hasil akhir suatu proses melainkan input untuk bagian lain pada organisasi tersebut atau pada bagan disebut proses “Umpanbalik”. Panah dua arah dari aspek-aspek “LINGKUNGAN” dapat diartikan bahwa informasi yang dihasilkan dari “SISTEM INFORMASI” suatu masukan (input) bagi lingkungan.
11
2.1.1 Perancangan Sistem Menurut Quible (2001:
338), sebelum dilakukan perancangan sistem
harus dilakukan pembelajaran tentang sistem yang disebut pendekatan sistem. Pembelajaran dapat dilakukan dengan Scientific Method yang merupakan teknik
pemecahan masalah yang berfokus pada pendefinisian masalah yang hati-hati dan pengembangan solusi masalah yang beralasan. Karena tujuan utama dari sistem analisis adalah pemecahan masalah, seorang analis harus mengambil Scientific
Method. Langkah-langkah pendekatan sistem sebagai berikut: a. Mengidentifikasi masalah kerja dan semua komponennya, mencatat
hubungan timbal balik dari semua bagian dan bagaimana setiap bagian tersebut berkontribusi pada total sistem kerja. Studi sistem lebih kepada perhatian hubungan timbal balik di dalam sistem kerja. b. Menjelaskan tujuan untuk hal apa sistem dirancang, yaitu analisis sistem menekankan pada adanya kebutuhan besar bagi pengembangan dan penulisan tujuan/tujuan unit, sehingga semua pegawai yang terlibat memahami apa yang mereka harapkan. c. Mencatat efek sinergi di dalam sistem, yaitu hal ini menggambarkan fakta bahwa bagian yang saling berhubungan menghasilkan total pengaruh yang lebih besar dari pada jumlah dari setiap bagian yang bekerja sendirisendiri. Di dalam sebuah kantor akan banyak hal yang lebih banyak diraih melalui tim kerja dari pada bekerja secara individual. d. Mempertimbangkan semua masalah dari sudut pandang sistem, yaitu mempertimbangkan input, pemrosesan data, output dan timbal balik yang terlihat di dalam masalah. Masih menurut Quible (2001:
339), ketika pendekatan sistem sudah
dilakukan, maka perancangan sistem pun dapat dilakukan, yaitu dengan langkahlangkah mendesain dan memodifikasi sistem sebagai berikut: a. Menyebutkan dengan jelas proses untuk dipelajari; Definisi yang jelas dan penurunan hasil proses dalam menganalisis situasi yang cocok dipelajari. Pembelajaran juga terkadang digabungkan karena 12
satu atau lebih masalah seperti kemacetan dalam arus kerja, kemunduran
arus kerja, ketidakefisienan arus kerja, ketidakefisienan penggunaan
sumber daya organisasi (baik manusia maupun non-manusia), dan
penduplikasian usaha. Dalam beberapa kasus, pembelajaran mengenai proses-proses kerja telah dibatasi sampai berulang.
b. Uraikan secara rinci proses yang digunakan sekarang; Sebelum sistem dapat dimodifikasikan, kehadiran proses telah diuraikan
dengan jelas. Proses dapat diuraikan dalam narasi dari atau dengan
menggunakan grafik.
c. Analisis proses; Langkah selanjutnya meliputi analisa proses. Pertanyaan yang perlu dari setiap
langkah
membantu
mengidentifikasi
proses
dan
dapat
disederhanakan, dihilangkan atau dikombinasikan dengan yang lainnya. Ketika
proses
kerja
terdiri
dari
langkah-langkah
kompleks,
penyederhanaan menjadi fokus utama. Dan terkadang ketika satu langkah dapat dihilangkan, langkah berikutnya juga terkadang dapat dihilangkan. d. Uraikan perbaikan proses; Suatu waktu kehadiran proses telah dianalisis secara menyeluruh, kemudian perbaikan proses diuraikan secara jelas, secara umum dalam jenis tipe yang sama dari form atau grafik untuk penguraian semua. Sebisa mungkin, kepedulian seharusnya diambil untuk menyederhanakan penrancangan dari perbaikan proses. Dalam banyak kasus, perbaikan dapat dicoba selama masa uji coba sebelum diadopsi oleh perkantoran. e. Install proses baru. Setelah keputusan dibuat untuk mengimplementasikan proses baru, maka proses baru itu siap untuk diinstall.
Beberapa karyawan mungkin
membutuhkan untuk diyakinkan bahwa proses yang baru adalah suatu perkembangan yang nyata, yang merupakan tanggung jawab supervisor. Proses baru sebaiknya diperlukan untuk periode tindak lanjut dan sebagai bahan pertimbangan.
13
2.1.2 Pembuatan Sistem Menurut Amsyah (2001: 267) proses pembuatan program atau sistem
dibagi ke dalam tujuh tahap sebagai berikut: a. Mendefinisikan problem, yaitu penentuan yang tepat mengenai apa yang
akan dikerjakan.
b. Pembuatan perangkat lunak yang akan digunakan, yaitu penggambaran
spesifikasi yang tepat mengenai output yang diinginkan, input yang
dipersyaratkan, dan pengolahan untuk konversi input dan output.
c. Mendesain program, yaitu menentukan bagaimana persyaratan harus
dipenuhi, suatu algoritma disusun, dan alat bantu desain program untuk
mengekspresikan logika program. d. Pengkodean program sesuai desain lengkap. e. Menguji/mengetes program, yaitu program yang sudah selsesai harus di tes secara keseluruhan untuk meyakinkan bahwa desain sudah sesuai dengan apa yang diinginkan. f. Menginstalasi dan memelihara program. g. Pendokumentasian program. 2.2
Pengertian Informasi Berbagai pengertian informasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah
satunya dikemukan oleh Haryadi (2009: 26) bahwa informasi dapat didefinisikan sebagai hasil pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber informasi adalah data yang merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Blumental Sherman dalam Sedarmayanti (2009: 37) menyatakan pendapat serupa mengenai informasi yaitu sebagai suatu data yang dicatat-digolonggolongkan, disusun, dihubung-hubungkan atau ditafsirkan dalam kerangka tertentu untuk memberitahukan pengertian. Sedangkan Nuraida (2008:
29)
berpendapat bahwa informasi perlu dikelola dengan baik agar perusahaan dapat 14
mengelola bisnis baik di masa sekarang maupun masa yang akan datang. Efektivitas perusahaan tidak akan tercapai tanpa planning yang baik karena
planning merupakan syarat untuk dapat melakukan organizing, actuating, dan controlling yang baik. Planning, organizing, actuating dan controlling yang baik
hanya akan tercapai dengan pengelolaan informasi yang baik pula. Dengan demikian, informasi bermanfaat untuk: a. Perencanaan. Misalnya untuk menentukan profit yang ingin dicapai pada
tahun ini beserta anggaran profit yang dicapai pada tahun yang lalu beserta
anggaran dan realisasi biaya pada tahun sebelumnya. Dengan demikian, dapat dilakukan penilaian apakah efektivitas tercapai atau tidak. Informasi tersebut dibutuhkan karena berisi data yang disertai dengan tolak banding sebagai
bahan
masukan
bagi
perusahaan
dalam
melakukan
perkiraan/prediksi untuk masa yang akan datang. b. Pengorganisasian. Misalnya, dalam menjalankan suatu proyek, job description setiap posisi pada struktur organisasi yang sudah dibuat sebelumnya harus diduduki oleh personel-personel yang tepat (sesuai dengan job specification). Untuk itu, perusahaan membutuhkan informasi yang berkaitan dengan personel-personel yang terlibat dalam proyek tersebut (knowledge, skill, ability, and others), supaya personel-personel tersebut dapat mengerjakan prooyek dengan baik. Selanjutnya, personelpersonel tersebut perlu didukung dengan alat/mesin yang dapat memperlancar pelaksanaan kerja. c. Pelaksanaan. Misalnya, perusahaan akan melakukakan ekspansi pasar dengan mengirimkan produk ke daerah tertentu. Namun tiba-tiba ada informasi dari radio yang menyebutkan bahwa telah terjadi longsor di jalan menuju daerah tersebut. Akhirnya, perusahaan mengurungkan niat melewati jalan tersebut dan harus mencari jalan alternatif lain yang aman untuk dilalui. d. Pengendalian. Misalnya, perusahaan ingin meninjau apakah pelaksanaan suatu pameran yang sedang berjalan sesuai dengan rencana semula, baik waktu maupun kualitas. Dengan demikian, perusahaan harus mengawasi 15
realisasi
apakah
ada
kemajuan
yang
telah
dicapai,
sekaligus
membandingkan rencana semula, apakah sama dengan rencana semula
atau tidak.
Apabila terjadi penyimpangan (baik positif maupun negarif), perusahaan
perlu melakukan action berupa revisi terhadap planning dan atau melakukan koreksi terhadap pelaksanaan. Proses (Model)
Input (Data) Dasar Data
Output (Informasi)
Data (Ditangkap)
Penerima
Hasil Tindakan
Keputusan Tindakan
Sumber: Haryadi (2009: 27)
Gambar 2.2 Siklus Informasi Terdapat tujuh tahapan dalam siklus informasi. Tahapan yang pertama yaitu input yang merupakan tahapan awal dimasukkannya data/fakta mentah yang diperoleh di lapangan. Selanjutnya, data diproses menjadi suatu informasi yang lebih memiliki arti bagi pengguna atau hasil ini disebut dengan output. Pada bagian tahapan “Proses” terdapat anak panah dua arah yang berarti proses/pengolahan data yang dilakukan dapat menjadi hasil/output akhir atau dapat menjadi input/masukan baru (dasar data) yang masih harus diolah kembali. Output kemudian akan disalurkan kepada penerima/user untuk dijadikan bahan masukan dalam mengambil suatu keputusan (keputusan tindakan) dimana hasil keputusan tersebutlah yang akan dilaksanakan atau diimplementasikan. Hasil
16
tindakan dalam siklus informasi akan berkembang dan kembali menjadi data/fakta mentah yang selanjutnya berperan sebagai input, begitu seterusnya.
2.3
Ada beberapa pengertian mengenai database, salah satunya menurut
Basis Data (Database)
Quible (2001: 431) menyatakan bahwa “a database is a collection of information (both alphabetic and numeric) stored in an organized manner” atau dapat
diartikan bahwa database merupakan kumpulan informasi (baik huruf maupun angka) yang tersimpan dan terorganisir dengan cara yang baik. Definisi lain
database yaitu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan sedemikian rupa sehingga memudahkan pengelolanya (Nugroho, 2008:
29).
Pendapat serupa dikemukakan oleh Kristanto (2007: 79) bahwa database merupakan kumpulan semua data yang dapat digambarkan dari aktivitas suatu atau lebih organisasi yang berelasi. Sedangkan menurut Amsyah (2001: 354), database adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam satu file atau beberapa file. Adapun pendapat Wahana Komputer (2008: 38) bahwa database merupakan sekumpulan file yang saling berhubungan dan diorganisasi sedemikian rupa sehingga data-data tersebut dapat diakses dengan mudah dan cepat dan diproses menjadi sebuah informasi yang lebih bermanfaat. Dari beberapa pendapat ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa database merupakan kumpulan data-data yang diintegrasikan agar dapat dengan cepat,tepat, dan mudah diakses dengan tujuan diperolehnya suatu informasi yang bermanfaat. Sutabri (2005: 161) menyatakan bahwa database memiliki beberapa kriteria, yaitu: a. Bersifat data oriented dan bukan program oriented. b. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah databasenya. c. Dapat berkembang dengan mudah baik volume maupun strukturnya. d. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah. e. Dapat digunakan dengan cara yang berbeda-beda.
17
f. Kerangka data (data redundancy) minimal, yaitu bahwa perangkat lunak yang didesain untuk membantu dalam hal pemeliharaan dan utilitas
kumpulan data dalam jumlah yang besar (Kristanto, 2007: 79).
Adapun komponen-komponen database menurut Wahana (2008:
39),
yaitu dapat dilihat pada tingkatan data berikut:
Database
Tabel/File
Record Field/Kolom
Value Sumber: Wahana (2008: 39)
Gambar 2.3 Tingkatan Data Berikut penjelasan dari tingkatan data di atas:
Database merupakan kumpulan dari file/label yang saling berhubungan. Database menduduki urutan tertinggi karena didalamnya semua data disimpan dan dikelola.
Tabel sering disebut entitas atau entity. Tabel terdiri atas record-record yang menggambarkan kesatuan data-data yang sejenis.
Record merupakan kumpulan field yang membentuk suatu record. Satu record menggambarkan informasi tentang individu tertentu.
Field/kolom merupakan atribut dari record yang menunjukkan suatu value/item data. Kumpulan field yang membentuk suatu record harus diberi nama untuk membedakan antara field satu dengan yang lainnya.
18
Serta harus mendefiniskan tipe dan panjang maksimal data yang akan
disimpan.
Berikut uraian tipe data yang terdapat pada database pada Microsoft
Access 2007: Tabel 2.1 Tipe Data
No.
Tipe Data
1.
Text
2.
Memo
3.
Number
4.
Date/Time
5.
Currency
6.
Auto Number
7.
Yes/No
8.
OLE Object
9.
Hyperlink
10.
Lookup Wizard
Keterangan Maksimum berisis 255 karakter, termasuk huruf, angka dan karakter-karakter khusus. Menyimpan sejumlah karakter yang lebih panjang dari yang bisa disimpan melalui jenis data teks, yaitu sampai 65.536 karakter. Menyimpan angka-angka yang biasanya digunakan dalam perhitugnan. Jenis angka dan ketelitian perhitungannya bergantung pada nilai-nilai yang Anda definisikan pada properti field. Sebuah field dengan jenis data number bisa saja berisi angka integer (bulat), atau mungkin berisi bilangan rasional yang memiliki banyak angka di belakang tanda koma decimal. Menyimpan tanggal dan waktu. Bergantung dari pengaturan properti field, Anda bisa menyimpan salah satu atau keduanya. Menyimpan angka yang menyatakan jumlah yang atau sembarang angka lain yang digunakan dalam perhitungan dengan ketelitian sampai empat decimal. Menyimpan nomor-nomor berurutan secara otomatis. Nomor 1 diketikkan bagi record pertama, nomor 2 bagi record kedua, dan seterusnya. Anda tidak bisa mengubah nomor tersebut. Hanya ada dua kemungkinan datanya, yaitu Yes/No, True/False, atau On/Off, bergantung pada format yang Anda pilih di bagian properti. Menyimpan data dari aplikasi Windows 98 lain yang mendukung kemampuan OLE (Object Linking and Embedding). Anda dapat menggunakan jenis field ini untuk menampilkan gambar, suara, teks, Ms. Word, lembar kerja Excel, atau objek-objek lainnya. Koneksinya ke dalam tabel Access dilakukan dengan metode linked atau embedded. Berbentuk teks atau kombinasi teks dan angka yang tersimpan sebagai teks, dan digunakan sebagai alamat hyperlink (path menuju ke jaringan Web Page di Internet dan sebagainya). Melalui pilihan ini Anda bisa membuat field yang mempunyai pilihan isian data berbentuk daftar. Akan muncul sebuah Wizard yang menuntuk Anda menyelesaikan tahapan pembuatannya.
Sumber: Sudjana (2007: 270-274)
19
Value adalah jenjang terkecil yang merupakan isi dari field yang dapat berupa karakter, huruf, dan angka. Value dapat disebut juga data yang
tersimpan dalam setiap field atau kolom. Selain istilah-istilah di atas ada beberapa istilah yang berhubungan dengan
perancangan database (Wahana, 2008: 40), yaitu: (1). Primary key (kunci primer)
yaitu sebuah field yang mewakili field yang lainnya dalam sebuah tabel. Primary key hanya dibentuk dari data yang unik dan harus berbeda atau tidak boleh kembar. Pada perancangan database,
primary key biasanya ditandai dengan
sebuah tanda bintang (*). Sebuah tabel hanya memiliki satu primary key; (2) Foreign Key (kunci tamu) yaitu sebuah kunci yang berasal dari tabel lain. Kunci ini digunakan untuk merelasikan sebuah tabel dengan tabel lainnya; dan (3) Kunci calon atau kunci alternatif yaitu sebuah kunci yang memungkinkan menjadi kunci primer sehingga kunci calon ini menjadi kunci utama kedua setelah primary
key.
2.3.1
Membuat Database Menurut Laksmi, dkk (2006:
105-108) untuk membuat database
diperlukan desain konsep dan fisik. Desain konsep dari database adalah database dengan model abstrak dari perspektif bisnis. Desain fisik menunjukkan bagaimana database disusun dalam alat simpan berakses langsung. Desain fisik database ditampilkan oleh spesialis database, sedangkan desain logis memerlukan deskripsi detail tentang informasi bisnis yang diperlukan end-user. Idealnya desain database menjadi bagian dari usaha-usaha perencanaan data organsasi secara keseluruhan. Konsep desain database menggambarkan bagaimana elemen-elemen data dalam database dikelompokkan. Desain proses mengidentifikasi hubungan diantara elemen-elemen data dan cara yang paling efisien dalam mengelompokkan elemen-elemen data yang secara bersama-sama untuk memenuhi
kebutuhan
informasi. Proses juga mengidentifikasi redudansi elemen-elemen data dan pengelompokkan elemen-elemen data untuk program aplikasi yang spesifik.
20
Adapun prinsip/model data yang dapat digunakan dalam mengembangkan pembuatan database yaitu model data hirarki (hierarical), model jaringan data
(network), model hubungan (relation). Model data hirarki merupakan salah satu dari model database yang mengorganisasi data dalam struktur pohon. Satu record
dibagi dalam segmen-segmen, setiap segmen mempunyai beberapa hubungan induk-anak (parent-child). Dalam setiap record elemen data diorganisasi ke dalam penggalan-penggalan record yang disebut segmen. Bagi user, setiap record akan
tampak seperti bagan organisasi dengan satu level segmen puncak, yang disebut “root”. Satu segmen yang lebih tinggi dihubungkan secara logis dengan segmen
yang lebih bawah dalam hubungan parent-child. Sebuah parent-segmen dapat saja mempunyai lebih dari satu anak, tetapi seorang anak hanya bisa memiliki satu parent. Model data selanjutnya adalah model data jaringan (network) yaitu salah satu variasi dari model hierarchy data. Database dapat diubah dari hirarki ke network dalam rangka mengoptimalkan processing dan kenyamanan pemakaian. Di samping itu, struktur hirarki menggambarkan satu sampai dengan beberapa hubungan. Dengan kata lain, dalam data network parent dapat memiliki beberapa anak, dan satu anak mungkin memiliki lebih dari satu parent. Sedangkan yang terakhir adalah model hubungan (relation) yaitu model yang paling mutakhir dari ketiga model yang ada. Model ini sangat tepat untuk mengatasi beberapa keterbatasan dari dua model yang lain. Model hubungan ini menunjukkan bahwa semua data di dalam database adalah sesederhana table dua dimensi yang disebut relation. Table tampak seperti flat file, tetapi informasi di dalamnya lebih dari satu file dan dapat secara mudah dikeluarkan dan dikombinasi. Model hubungan (relation) ini merupakan model yang akan dikembangkan dalam pembuatan aplikasi database mengingat dalam database ini terdapat relasi/hubungan antara tabel AIL dengan tabel peminjaman AIL, di mana keduanya memungkinkan user untuk mengakses lebih dari satu jenis informasi.
21
2.3.2 Teknik Membuat Tabel Database dengan Microsoft Access 2007
Dalam membuat proyek aplikasi database Arsip Induk Langganan (AIL)
diperlukan tabel-tabel sebagai tempat penyimpanan data. Microsoft Access 2007
merupakan salah satu perangkat lunak (software) memiliki fasilitas untuk
membuat tabel-tabel untuk keperluan pembuatan database. Menurut Madcoms
(2007: 1) Microsoft Access merupakan program database yang sudah populer dan banyak digunakan saat ini. Ini dikarenakan oleh kemudahannya dalam pengolahan berbagai jenis database serta hasil akhir berupa laporan dengan tampilan dengan
desain yang lebih menarik. Dalam Microsoft Access 2007, akan ditemukan tampilan yang berbeda dengan versi sebelumnya dengan pengoperasian yang lebih mudah, tetapi tidak mengubah fungsi dari versi sebelumnya (Microsoft Access 2003). Microsoft Access 2007 menyediakan sekumpulan tombol yang dapat digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Sedangkan Sudjana (2007: 262) berpendapat bahwa Microsoft Access 2007 merupakan keluarga dari Microsoft Office 2007 yang merupakan paket program untuk pengolahan data yang memiliki kemampuan untuk mengolah data yang besar sesuai dengan kebutuhan pada dunia bisnis. Dengan demikian, Microsoft Access 2007 dapat digunakan terutama untuk aplikasi pengolahan data perusahaan jasa dan dagang untuk suatu “Database Management System”. Di samping itu, Microsoft Access 2007 bisa juga untuk menyelesaikan suatu tugas secara otomatis (Macros) atau sebagai bahasa pemograman aplikasi bisnis yang ditulis dalam bahasa Visual Basic (Module).
Sumber: Microsoft Access 2007
Gambar 2.4 Jendela Program Microsoft Access 2007
22
Berikut penjelasan dari Jendela Program Microsoft Access 2007: a) Getting Started merupakan tampilan awal pada saat membuka jendela
program Microsoft Access.
b) The Ribbon merupakan area di atas jendela program dimana dapat memilih
tombol perintah.
c) Command Tab merupakan tombol-tombol perintah yang ditampilkan dan dikombinasikan sehingga dapat menemukan tombol perintah yang
dibutuhkan.
d) Contextual Command Tab merupakan Command Tab yang tampil
tergantung pada objek yang sedang dikerjakan. Tab ini berisi bebetapa tombol perintah yang serupa yang dapat diterapkan pada apa yang sedang dikerjakan. e) Gallery merupakan kontrol baru yang menampilkan sebuah pilihan secara visual sehingga dapat dilihat hasil yang akan diperoleh. Galeri diterapkan pada semua Microsoft Access 2007. f) Quick Access Toolbar merupakan toolbar standar yang muncul pada bagian Ribbon, dengan kllik satu kali untuk menjalankannya. Hampir semua tombol dibutuhkan seperti tombol Save and Undo. g) Navigation Pane merupakan bagian pada sisi sebelah kiri jendela yang menampilkan objek-objek database. h) Tabbed Documents berisi objek-objek tabel, form report, dan lainnya ditampilkan dalam bentuk kartu. i) Status Bar merupakan batang di bagian bawah jendela program yang menampilkan informasi status termasuk tombol-tombol untuk mengubah tampilan.
23
Sumber : Microsoft Access 2007
Gambar 2.5 Tampilan Tabbed Documents Dalam Microsoft Access 2007 terdapat suatu fasilitas Macros yang dapat
digunakan untuk menyelesaikan tugas secara otomatis atau dapat dikombinasikan menjadi aplikasi bisnis dengan menggunakan program Visual Basic (lebih lanjut akan dibahas pada poin selanjutnya). Dimana pada kombinasi kedua software tersebut Microsoft Access 2007 berperan sebagai tempat penyimpanan data sedangkan Visual Basic berperan untuk membuat tampilan aplikasi atau dikenal dengan istilah GUI (Graphical User Interface). Peran Microsoft Access 2007 sebagai tempat penyimpanan data pada pembuatan aplikasi database “Arsip Induk Langganan (AIL)” maka yang perlu diketahui adalah cara/teknik pembuatan tabel pada Microsoft Access 2007. Adapun tahapan pembutan tabel pada Microsoft Access 2007 sebagai berikut: a. Start Program Pilih Microsoft Access 2007
24
b. Klik Blank Database Masukksn Nama, misal: DB_AIL
c. Pilih Create Klik Design View, maka akan keluar kotak dialog seperti berikut:
d. Ketikkan nama Tabel (Table Name), misal “DB_AIL”. Pilih OK. e. Kemudian, isikan field-field sesuai yang dibutuhkan berikut tipe datanya (Data Type). Seperti pada pembuatan aplikasi database “Arsip Induk Langganan (AIL)“, beberapa field yang dibutuhkan antara lain ID Pelanggan, Nama Pelanggan, Asal Pelanggan, Jenis Transaksi dan sebagainya, dimana seluruh tipe datanya yang dibutuhkan adalah Text.
25
f. Setelah mengetikkan field-field yang diperlukan, untuk melihat hasilnya
pilih View.
g. Tabel “DB_AIL” selesai dibuat sebagai tempat penyimpanan database.
2.4
Data Flow Diagram (DFD) Menurut Nugroho (2008: 113), Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah
alat dokumentasi grafik yang menggunakan simbol-simbol, untuk menjelaskan sebuah proses. Sedangkan Kristanto (2007: 61) menyatakan bahwa Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan ke mana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. Adapun pendapat dari Al Fatta (2007: 106) bahwa untuk membaca suatu Data Flow Diagram (DFD) kita harus memahami terlebih dahulu elemen-elemen yang
menyusunnya. Ada empat elemen yang menyusun suatu Data Flow
Diagram (DFD), yaitu: (a) Proses. Aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik biasanya berupa manual maupun terkomputerisasi; (b)
26
Data Flow. Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses; (c) Data Store. Kumpulan data yang disimpan dengan
cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data store. Aliran data di atau ditambahkan ke data store; dan (d) External Entity. Orang, organisasi, update
atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem.
2.5
Entity Relational Diagram (ERD)
Menurut Dhanta (2009: 189), Entity Relational Diagram (ERD) adalah
model konseptual yang menjabarkan hubungan antar penyimpanan data dan
hubungan data. Pada Entity Relational Diagram (ERD) terdapat simbol-simbol dengan himpunan relasi yang masing-masing memiliki atribut untuk menjelaskan suatu relasi secara keseluruhan atau melakukan aktivitas permodelan data. Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan Entity Relational Diagram (ERD) antara lain: Tabel 2.2 Simbol-Simbol Entity Relational Diagram (ERD) NO. 1.
SIMBOL
KETERANGAN
Entitas/Elemen Lingkungan
Entitas adalah sebuah kesatuan objek lain, setiap entitas dibatasi oleh atribut. Entity merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuau yang lain.
2.
Atribut /Pemrosesan
Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut
atribut
mendeskripsikan
yang
berfungsi
karakteristik
dari
untuk entitas
tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasi isi elemen satu dengan yang lain. 3.
Relasi
Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.
4.
Link
Garis atau link berperan sebagai penghubung antara himpunan relasi dan himpunan entitas dengan atributnya.
Sumber: Dhanta (2009: 189)
27
Menurut Wahana (2008: 41) dalam merelasikan tabel, terdapat konsep
Entity Relationship Database (ERD) yang dapat digunakan untuk mendefinisikan hubungan antartabel (entitas). Dengan adanya ERD, akan lebih mudah memahami
cara suatu tabel/entitas berhubungan satu sama lain. Sifat-sifat hubungan antarentitas dapat di bagi menjadi 3, yaitu: a) One to One, di mana masing-masing record pada suatu tabel memilliki
hubungan dengan satu record dari tabel lain. No. Pol
No. Rangka
No. Pol
No. Mesin
D 1305 CS
8005
D 1305 CS
1000
AB 123
7100
AB 123
2000
F 2525 C
2500
F 2525 C
3000
N 900 N
8090
N 900 N
4000
Sumber: Winarno (2004: 7)
Gambar 2.6 Hubungan One to One b) One to Many, di mana suatu record pada tabel A memiliki relasi dengan banyak record pada tabel B. Nama Martinus
No. Telepon 085721194372 088218082705
Kaufan
02292058054 085759009259 081809011031
Soni
0241334455 095223187086
Sumber: Winarno (2004: 7)
Gambar 2.7 Hubungan One to Many c) Many to Many, di mana pada suatu record pada tabel A memiliki relasi dengan banyak record pada tabel B. Dan sebaliknya, suatu record pada tabel B memilikii banyak relasi dengan record pada tabel A.
28
Tabel A
Ame
Pengantar Akuntansi Komunikasi Bisnis
Martinus
Tabel B
Manajemen Perkantoran Public Relation
Kaufan
Pengetikan Bisnis
Word Processing
Metode Penelitian Soni
Secretarial Project
Sumber: Winarno (2004: 7)
Gambar 2.8 Hubungan Many to Many
2.6
Visual Basic 6.0 Pada poin 2.3.2 sebelumnya telah dibahas mengenai teknik pembuatan
tabel dengan Microsoft Access 2007 yaitu bahwa dalam proyek pembuatan aplikasi database Arsip Induk Langganan (AIL) diperlukan tabel yang berisi fieldfield akan berperan sebagai tempat penyimpanan data yang dapat diakses secara otomatis dengan terlebih dahulu membuat aplikasi/program pada Visual Basic 6.0 yang dikenal dengan istilah GUI (Graphiccal User Interface). Untuk memahami lebih jelas mengenai Visual Basic 6.0 sebagai alat bantu proyek pembuatan aplikasi database, berikut penjelasan salah satu ahli mengenai pengertian Visual Basic 6.0 yaitu menurut Madcoms (2008: 1), Visual Basic 6.0 merupakan salah satu aplikasi pemograman visual yang memiliki bahasa pemograman yang cukup populer dan mudah untuk dipelajari. Basis bahasa pemograman yang digunakan dalam Visual Basic adalah bahsa BASIC (Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code) yang merupakan salah satu bahasa pemograman tingkat tinggi yang sederhana dan mudah dipelajari. Dengan Visual Basic, kita bisa membuat program dengan aplikasi GUI (Graphical User Interface) atau program yang memungkinkan pengguna komputer berkomunikasi dengan komputer tersebut menggunakan grafik atau gambar. 29
Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan berbagai perangkat kontrol yang dapat digunakan untuk membuat program aplikasi dalam sebuah form baik
aplikasi kecil, sederhana hingga ke aplikasi pengolahan database.
Menurut Madcoms (2008: 7) ada beberapa elemen atau komponen yang
dimiliki oleh Visual Basic 6.0 yang perlu diketahui, yaitu: a. New Project, yaitu tampilan awal Microsoft Visual Basic 6.0. Pada kotak dialog (Gambar 2.9) terdapat tiga pilihan tabulasi sebagai berikut:
Sumber: Madcoms (2008: 6)
Gambar 2.9 Kotak Dialog New Project Visual Basic 6.0 b. Title Bar merupakan batang judul yang terletak pada bagian atas jendela program Visual Basic yang berfungsi untuk menunjukkan nama proyek yang sedang aktif.
Sumber: Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0
Gambar 2.10 Tittle Bar Visual Basic 6.0 c. Menu Bar merupakan batang menu yang berisi menu-menu utama, seperti File,
Edit,
View,
Project,
dan
lain-lain
yang
berfungsi
untuk
mengoperasikan program Visual Basic 6.0
Sumber: Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0
Gambar 2.11 Menu Bar Visual Basic 6.0
30
d. Main Toolbar merupakan sebuah batang tools yang berisi tombol-tombol
dengan gambar ikon yang dapat diklik untuk melakukan suatu perintah
khusus secara cepat.
Sumber: Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0
Gambar 2.12 Main Toolbar Visual Basic 6.0
Berikut ini penjelasan masing-masing tombol pada Main Toolbar:
Tabel 2.3 Penjelasan Ikon-Ikon pada Main Toolbar Tombol
Nama Add Standar EXE Project
Digunakan Untuk Menambahkan projek baru tipe standar.
Open Project
Menambahkan form baru ke dalam proyek yang sedang aktif Menampilkan Menu Editor yang digunakan sebagai pembuat menu. Membuka proyek yang sudah pernah dibuat
Save Project
Menyimpan proyek yang sedang aktif
Cut
Memotong objek yang sedang dipilih
Copy
Menyalin objek yang sedang dipilih.
Paste
Menampilkan objek yang sudah dipotong dengan perintah Cut atau disalin dengan perintah Copy
Find
Mencari teks pada jendela Code
Undo
Membatalkan suatu perintah yang dijalankan sebelumnya. Mengulangi suatu perintah yang pernah dibatalkan
Add Form Menu Editor
Redo Start Break End Project Explorer Properties Window Form Layout Window Object Browser Toolbox
Menjalankan program Menghentikan sementara program yang sedang dijalankan. Menghentikan program yang sedang dijalankan. Menampilkan jendela Project Explorer. Menampilkan jendela Properties. Menampilkan jendela Form Layout. Menampilkan jendela Object Browser. Menampilkan jendela Toolbox.
Sumber: Madcoms (2008: 8-9)
31
e. Toolbox merupakan kotak perangkat yang terdiri atas beberapa class object yang digunakan dalam proses pembuatan aplikasi.
Sumber: Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0
Gambar 2.13 Tampilan Toolbox Berikut penjelasan masing-masing ikon yang terdapat pada Toolbox: Tabel 2.4 Penjelasan Ikon-Ikon pada Toolbox Tombol
Nama Pointer PictureBox Label TextBox Frame Command Button Checkbox
Option Button
ComboxBox List Box HScrollBar
Digunakan Untuk Memilih, mengatur ukuran, dan memindahkan posisi kontrol yang terpasang pada bagian form. Menampilkan gambar dari sebuah file. Menampilkan teks, di mana pengguna program tidak bisa mengubah teks tersebut. Membuat objek teks, di mana teks tersebut dapat di ubah oleh pengguna program. Mengelompokkan beberapa kontrol. Frame ini harus dibuat terlebih dahulu sebelum diisi dengan kontrol-kontrol yang akan dikelompokkan. Membuat tombol perintah. Membuat kotak periksa, di mana pengguna program dapat memilik beberapa pilihan sekaligus. Membuat tombol pilihan, di mana pengguna program hanya dapat memilih satu dari beberapa pilihan yang disediakan. Menambahkan kontrol kotak combo yang merupakan kontrol gabungan antara TextBox dan ListBox. Membuat daftar pilihan. Membuat kontrol penggulung horizontal.
32
VScrollBar
Membuat kontrol penggulung vertikal. Membuat kontrol waktu dengan interval yang ditentukan.
Timer
Drive ListBox
Menampilkan disk drive yang dimiliki oleh komputer.
DirListBox
Menampilkan direktori dan path yang dimilik oleh driver aktif.
FileListBox
Menampilkan daftar file dari direktori aktif.
Shape
Line
Menambahkan kontrol gambar berupa lingkaran, oval, persegi panjang, bujur sangkar, dan lain-lain. Membuat garis lurus.
Image
Menampilkan gambar pada form dalam format bitmap, icon atau metarfile.
Data
Menghubungkan program dengan database dan menampilkan informasinya pada form.
OLE
Membuat link antar program aplikasi.
Sumber: Madcoms (2008: 10-11)
f. Project merupakan jendela yang digunakan untuk menampilkan proyekproyek, form-form, atau modul-modul yang terlibat dalam proses pembuatan aplikasi. View Code
View Object
Toggle Folders
Sumber: Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0
Gambar 2.14 Tampilan Project
33
Berikut penjelasan kontrol-kontrol yang terdapat pada Project:
Tabel 2.5 Penjelasan Ikon-Ikon pada Project Kontrol
Nama
View Object
Digunakan untuk Menampilkan jendela Code yang merupakan tempat untuk menuliskan kode program dari objek yang terpilih pada jendela form. Menampilkan jendela form yang merupakan tempat untuk mendesain aplikasi program.
Toggle Folders
Menampilan atau menyembunyikan folder yang menampung nama form dari suatu proyek.
View Code
Sumber: Madcoms (2008: 10-11)
g. Form Menurut Madcoms (2008: 12), Form merupakan tempat yang digunakan untuk merancang aplikasi yang sedang dibuat. Di dalam form dapat dirancang sebuah program aplikasi dengan menempatkan kontrol-kontrol yang ada di bagian toolbox.
Sumber: Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0
Gambar 2.15 Tampilan Form h. Jendela Code merupakan jendela yang digunakan untuk menampilkan atau menuliskan kode program.
34
Sumber: Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0
Gambar 2.16 Tampilan Jendela Code i. Jendela
Properties
merupakan
jendela
yang
digunakan
untuk
menampilkan dan mengubah properti-properti yang dimiliki sebuah objek. Pada Jendela Properties terdapat dua pilihan tabulasi, yaitu Alphabetic (urut berdasarkan abjad) dan Categorized (urutan berdasarkan kelompok).
Sumber: Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0
Gambar 2.17 Tampilan Tab Categorized dan Tab Alphabetic
35
j. Jendela Form Layout merupakan jendela yang digunakan untuk mengatur
posisi form pada layar monitor saat program dijalankan.
Sumber: Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0
Gambar 2.18 Tampilan Jendela Form Layout 2.7
Arsip Dalam proyek pembuatan database Arsip Induk Langganan (AIL), arsip
merupakan objek utama yang akan dikelola dengan menggunakan aplikasi database. Sebagaimana tujuannya, proyek aplikasi database ini diharapkan dapat mengoptimalkan fungsi arsip sebagai sumber informasi yang dapat membantu proses pengambilan keputusan dalam organisasi. Dengan otomatisasi pengelolaan arsip kemudahan dan kecepat-tepatan kegiatan kearsipan yang meliputi penyimpanan, peminjaman, dan penemuan arsip akan meningkat sehingga dapat memperlancar kegiatan operasional dan non operasional karena seluruh informasi yang dibutuhkan dapat terpenuhi. Untuk memahami lebih jelas mengenai arsip, di bawah ini secara lengkap dibahas mengenai ruang lingkup arsip.
36
2.7.1 Pengertian Arsip Terdapat beberapa pengertian arsip yang dikemukakan oleh para ahli.
Seperti yang dikemukan oleh Sedarmayanti (2008: 32), istilah arsip meliputi tiga pengertian, yaitu:
a) Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan. b) Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen. c) Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan
naskah atau dokumen.
Arsip juga diartikan sebagai setiap catatan (record/warkat) yang tertulis,
tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahasa komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas formulir, kertas film (slide, microfilm), media komputer (pita tape, piringan, disket, CD), kertas fotokopi dan lain-lain (Amsyah, 2005:
3).
Sedangkan menurut Kallaus&Keeling (1987: 543) arsip atau warkat adalah bukti tertulis maupun tidak tertulis yang memuat informasi dan disimpan untuk digunakan dapat proses pengambilan keputusan. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan, bahwa arsip adalah sekumpulan warkat/naskah/dokumen yang memiliki nilai guna dapat berupa tulisan ataupun non-tulisan (gambar, video, foto, dll) yang disimpan dengan suatu sistem tertentu dan ketika dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. 2.7.2
Peranan Arsip Menurut Sedarmayanti (2008: 43), arsip sebagai sumber informasi adalah
membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai alat utama ingatan organisasi, bahan atau alat pembuktian (bukti otentik), bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan, barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip, dan bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
37
2.7.3 Jenis-Jenis Arsip Menurut Nuraida (2008: 92), secara umum jenis-jenis arsip adalah:
a) Arsip dinamis, yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara langsung
untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Arsip dinamis terdiri dari dua macam, yaitu:
Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus-menerus untuk
berbagai keperluan perusahaan atau arsip yang frekuensi penggunaanya
cukup tinggi karena banyak diperlukan untuk kegiatan perusahaan. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara
terus-menerus dalam kegiatan perusahaan untuk saat ini atau arsip yang
frekuensi penggunaannya sudah jarang. Arsip in-aktif masih perlu disimpan jika suatu saat diperlukan karena arsip ini berkaitan dengan kegiatan perusahaan atau berguna sebagai bahan referensi. b) Arsip statis, yaitu arsip yang setiap hari digunakan namun tidak secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan, akan tetapi tetap disimpan dengan alasan historis. 2.7.4
Azas Penyimpanan Arsip Terdapat tiga azas penyimpanan (pengorganisasian) arsip seperti yang
dikemukan Sedarmayanti (2008: 45), yaitu: a) Azas Sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus, atau spesifik. Keuntungan azas sentralisasi, antara lain:
Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh.
Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis bidang arsip yang dimiliki secara keseluruhan. 38
Memudahkan pelaksanaan perawatan dan penyusutan. Kerugian azas sentralisasi, antara lain:
Dapat menimbulkan keterlambatan di dalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-masing unit lainnya, mengingat pada waktu yang bersamaan, beberapa unit kemungkinan meminta arsip.
yang ada di unit lain, mengakibatkan penyusunan arsip mungkin tidak
Petugas arsip yang kurang terampil dan kurang memahami masalah atau kurang sistematis.
Terpisahnya letak gedung kantor, dirasakan sebagai hambatan karena jarak yang berjauhan.
b) Azas
Desentralisasi
adalah
pelaksanaan
pengelolaan
arsip
yang
ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus. Keuntungan azas desentralisasi, antara lain:
Arsip yang dibutuhkan akan lebih mudah dan cepat diperoleh, karena prosedur tidak sulit. Kerugian azas desentralisasi, antara lain:
Pengawasan agak sulit dilakukan.
Lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat.
c) Azas Kombinasi (Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi) adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas sentralisasi dan desentralisasi. Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada azas sentralisasi dan desentralisasi. Misalnya, untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh semua unit), simpan di pusat arsip organisasi, sedanagkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit.
39
Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam pemilihan azas termaksud antara lain sifat dan jenis usaha atau tugas pokok organisasi, besar kecilnya struktur
organisasi, banyak sedikitnya volume kerja, letak gedung kantor, dan proses pelaksanaan pekerjaan.
Pendapat hampir serupa dikemukakan oleh Sugiarto (2005:
22-24)
mengenai azas peyimpanan/pengorganisasian arsip, yaitu: (a) Sentralisasi, yaitu sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi,
atau dengan kata lain penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus lazim disebut Sentral arsip; (b) Desentralisasi, yaitu pengelolaan arsip yang yang
dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu organisasi. Bila suatu kantor atau organisasi menganut sistem pengelolaan secara desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit mengelola arsipnya masing-masing; dan (c) Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi, yaitu untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan arsip, baik secara sentralisasi maupun desentralisasi. Dari pendapat Sedarmayanti dan Sugiarto, dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya azas penyimpan atau pengorganisasian arsip dapat dilakukan dengan tiga metode, yaitu sentralisasi (penyimpanan arsip secara terpusat), desentralisasi (pengelolaan arsip oleh masing-masing bagian dalam organisasi) atau menggabungkan kedua azas yaitu sentralisasi dan desentralisasi untuk mengatasi kekurangan-kekurangan dari dua azas tersebut. Akan tetapi, penerapan atau implementasi azas ini sangat bergantung pada kondisi perusahaan yang bersangkutan, seperti besar kecilnya perusahaan, ruang lingkup bisnis yang dijalankan yang berkaitan erat dengan arsip yang dihasilkan. 2.7.5 Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari dokumen yang disimpan baik
40
berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu (Sugiarto & Wahyono, 2005: 51).
Terdapat banyak sistem penyimpanan (klasifikasi) arsip. Berikut
dikemukakan lima macam sistem klasifikasi:
a) Sistem Penyimpanan (Klasifikasi) berdasarkan Abjad, menurut Moekijat (2008:
120), yaitu klasifikasi, dimana dokumen-dokumen disimpan
menurut huruf pertama, kemudian menurut urutan huruf-huruf yang kedua.
Sedangkan menurut Amsyah (2005:
penyimpanan dokumen berdasarkan urutan abjad dari kata tangkap (nama)
83), sistem abjad adalah sistem
dokumen bersangkutan. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang nama perusahaan/badan, nama tempat, nama benda dan nama subjek/masalah. Keuntungan penyimpanan menurut Sistem Abjad adalah:
Mudah menggolongkan surat-surat menurut nama perusahaan dan sebagainya.
Penyimpanan dapat dilakukan dengan cepat tanpa menggunakan indeks.
Sederhana dan mudah dimengerti.
Perlengkapan yang berguna untuk bermacam-macam surat (dokumen).
Kerugian penyimpanan menurut Sistem Abjad adalah:
Dalam sistem yang luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat.
Sulit bila ada nama-nama yang sama.
Surat mungkin lebih tepat apabila disimpan menurut perihalnya.
Sulit memperkirakan persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang berlainan. Contohnya, penyimpanan surat menyurat, kontrak-kontrak, catatan-catatan pegawai, dan sebagainya.
b) Sistem Penyimpanan (Klasifikasi) berdasarkan Nomor, yaitu klasifikasi, dimana setiap dokumen atau map diberi nomor dan disimpan berturut-turut menurut urutan nomor. Suatu variasi adalah numerik desimal (seperti yang 41
dipergunakan dalam perpustakaan-perpustakaan), di mana tiap kelas
(golongan) dibagi menjadi 10 sub-kelas, tiap sub-kelas dibagi lagi mejadi
10 sub-kelas yang lebih kecil, dan seterusnya (Moekijat, 2008: 120).
Keuntungan penyimpanan menurut Sistem Nomor adalah:
Penyimpanan lebih teliti
Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai suatu referensi.
Kerugian penyimpanan menurut Sistem Nomor adalah:
Biaya indeks dan ruangan yang dipergunakan.
Pemindahan
angka-angka
mengakibatkan
kesalahan
dalam
penyimpanan. Contohnya penyimpanan faktur-faktur penjualan, kontrak-kontrak (apabila diberi nomor), pesanan-pesanan, laporan rapat panitia, dan sebagainya. c) Sistem
Penyimpanan
(Klasifikasi)
berdasarkan
Wilayah/Geografis,
menurut Moekijat (2008: 120) adalah klasifikasi, di mana surat-surat atau dokumen-dokumen dipisahkan menurut letak wilayah. Adapun menurut Amsyah (2005:
124) mengemukakan sistem geografis adalah sistem
penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat. Keuntungan penyimpanan menurut Sistem Wilayah/Geografis adalah:
Mudah mencari keterangan, apabila letak (tempat) telah diketahui.
Biasanya merupakan tindakan penyimpanan secara langsung.
Kerugian penyimpanan menurut Sistem Wilayah/Geografis adalah:
Kemungkinan terdapat kesalahan apabila tidak mempunyai cukup pengetahuan tentang wilayah (ilmu bumi) yang cukup.
Letak geografis harus diketahui.
Mungkin diperluan suatu indeks.
Contohnya dalam menyimpan pesanan dari para pelanggan menurut daerah penjualan, penyimpanan surat menurut nama kota, dan sebagainya. 42
d) Sistem Penyimpanan (Klasifikasi) berdasarkan Masalah/Perihal/Subjek,
Sedarmayanti (2005: 62) menyatakan sistem masalah atau perihal adalah
salah satu sistem penataan arsip yang didasarkan pada kegiatan yang berkenaan
masalah-masalah
yang
berhubungan
dengan
organisasi/perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat
dengan
melaksanakan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah
masalah yang pada umumnya terjadi atau dipermasalahkan dalam kegiatan
setiap harinya. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek.
Persiapan
dalam
menata
arsip
berdasarkan
sistem
Masalah/Perihal/Subjek, antara lain:
Menyususn daftar indeks;
Menyiapkan kartu indeks;
Menyiapkan peralatan arsip.
Sumber: Sedarmayanti (2005: 63)
Gambar 2.19 Contoh Daftar Indeks e) Sistem Penyimpanan (Klasifikasi) berdasarkan Kronologi/Waktu, adalah salah satu sistem penataan arsip yang didasarkan pada urutan tanggal atau kronologi waktu, yang mana pada umumnya tanggal/waktu termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan pada bagian akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. Akhirnya, surat atau berkas yang akan disimpan tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan nama bulan setiap tahunnya. 43
Persipan yang diperlukan untuk menata arsip dengan sistem kronologi,
antara lain:
Menentukan pembagian tanggan, bulan dan tahun.
Menyiapkan peralatan arsip.
2.7.6
Prosedur Penyimpanan Arsip Prosedur penyimpanan arsip menurut Amsyah (2003:
62-63) adalah
langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Dalam prosedur penyimpanan arsip terdapat dua macam
penyimpanan, yaitu penyimpanan dokumen yang belum selesai diproses (file pending) dan penyimpanan dokumen yang sudah selesai diproses (file tetap). Berikut penjelasan lebih lanjut: a. Penyimpanan sementara (File Pending). File pending atau file tindak lanjut adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian petunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang masih diproses sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan ke dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses, warkat tersebut disimapn pada file penyimpanan. b. Penyimpanan Tetap (File Tetap). Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Terkadang banyak dokumen atau warkat yang hilang pada proses permulaan, sedangkan pada saat ada permintaan dokumen harus cepat ditemukan. Dan kecepatan ini banyak bergantung pada sisem yang dipergunakan, peralatan dan petugas kearsipannya. Menurut Amsyah (2003:
64-65), langkah-langkah yang terdapat dalam prosedur
penyimpanan arsip adalah sebagai berikut: 1) Pemeriksaan (Inspecting). 44
Langkah ini adalah langkah persiapan penyimpanan warkat
dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh
kepastian bahwa warkat-warkat yang bersangkutan sudah siap
untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat yang belum ditandai dengan tanda tertentu yang menyatakan siap disimpan, warkat
tersebut perlu dimintakan kejelasannya. Contohnya: pemeriksaan
surat-surat keputusan pengangkatan pegawai untuk periode terakhir
yang sudah dikumpulkan. 2) Penentuan Kata Tangkap (Indexing). Mengindeks adalah pekerjaan menentukan kata tangkap pada warkat yang akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan. Contoh, pada sistem nomor kata tangkapnya adalah angka atau nomor yang dianggap penting, sedangkan kata tangkap pada sistem subjek adalah perihal atau isi surat. 3) Pemberian Kode (Coding). Langkah ini dilakukan dengan cara memberi tanda atau kode tertentu seperti garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang telah ditentukan dan mencantumkan kode penyimpanan yang akan digunakan. Dengan adanya tanda ini maka warkat akan mudah disortir dan disimpan. Contoh, pemberian kode angka atu nomor untuk kata tangkap pada sistem nomor. 4) Penyortiran (Sorting). Sorting adalah mengelompokkan warkat-warkat yang akan diarsipkan untuk persiapan disimpan di tempat penyimpanan. Langkah ini diadakan untuk warkat yang jumlahnya banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih
dahulu
sesuai
dengan
pengelompokkan
sistem
penyimpanan yang digunakan. Contoh, pengelompokkan kodekode untuk setiap arsip sesuai dengan kategori kode yang telah ditentukan. 45
5) Penyimpanan (Placing).
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan
dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang
digunakan. Contohnya, penyimpanan secara elektronik. Sistem penyimpanan akan menjadi efisien dan efektif bilamana didukung
oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai dengan
bidang pekerjaan yang dijalani
2.7.7 Penemuan Kembali Arsip
Wursanto (2006: 269) dalam bukunya Kompetensi Sekretaris Profesional
menyatakan bahwa warkat-warkat yang telah disimpan oleh petugas penata arsip sewaktu-waktu harus dapat ditemukan kembali dengan cepat bilamana diperlukan untuk
penyelenggaraan
administrasi
organisasi
atau
perusahaan.
Untuk
menemukan kembali arsip, diperlukan prosedur tertentu. Prosedur tersebut sebagai berikut: a) Memeriksa Formulir Peminjaman Arsip Formulir Peminjaman Arsip digunakan untuk meminjam arsip. setiap orang yang memerlukan arsip harus diberi Formulir Peminjaman Arsip untuk diisi sebagai bukti peminjaman arsip. Formulir Peminjaman Arsip dibuat tiga rangkap, masing-masing untuk:
Disertakan pada arsip yang dipinjam;
Tinggal di penata arsip sebagai arsip pengganti sementara;
Disimpan pada berkas (folder).
b) Mengetahui Pokok Masalahnya Pokok masalah arsip yang akan dikeluarkan atau dipinjam dapat diketahui melalui kartu lembar pinjam arsip. dalam lembar pinjam arsip sudah dijelaskan beberapa keterangan tentang arsip yang akan dipinjam. Oleh karena itu, setiap peminjaman arsip harus menggunakan lembar pinjam arsip.
46
c) Mengetahui Kode Arsip Pengambilan Arsip Apabila kode diketahui, maka dapat diketahui di dalam laci mana, di
belakang guide apa, dan di dalam folder kode apa arsip tersebut disimpan.
Kode arsip dapat ditemukan di dalam kartu indeks. Kartu indeks adalah lembaran kerta agak tebal yang bentuknya seperti guide, yang digunakan
untuk mencatat arsip yang akan disimpan. Oleh karena itu, sebelum arsip-
arsip disimpan, arsip dicatat terlebih dahulu dalam kartu indeks atau kartu
penyimpanan arsip. beberapa keterangan yang perlu dicantumkan pada
kartu indeks adalah judul arsip, nomor surat, tanggal surat, dan kode surat.
d) Pengambilan Arsip Setelah diketahui kodenya, arsip diambil dengan cepat karena sudah diketahui tempat arsip itu dipinjam. DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SEKRETARIAT JENDERAL FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP Peminjam : Jabatan : Unit : Indeks : Kode : Isi ringkasan : Dari : Kepada : Mengetahui Peminjam Kepala………………….. …………………. ………………….. NIP………………
………………….. NIP……………...
Tanggal Peminjaman : …………………………………………………………………. Tanggal harus Kembali : …………………………………………………………………. Diterima kembali di arsip Petugas Peminjam Tanggal: ………………..
(…………………….)
Sumber: Wursanto (2006: 270-271)
Gambar 2.20 Formulir Peminjaman Arsip
47
e) Penyerahan Arsip Setelah arsip ditemukan, arsip diambil atau dikeluarkan dari tempat
penyimpanan, diganti dengan Formulir Peminjaman Arsip tersebut.
Formulir inilah yang akan memberikan jawaban apabila di kemudian hari ada yang hendak meminjam dan arsip itu belum dikembalikan. Arsip
diserahkan kepada peminjam berikut Formulir Peminjaman Arsip untuk
ditandatangani atau paraf sebagai bukti bahwa arsip yang diinginkan sudah
diterima.
f) Pengembalian
Setiap orang yang meminjam harus mengembalikan tepat pada waktunya, yaitu pada hari, tanggal yang tercantu pada Formulir Peminjaman Arsip apabila karena sesuatu hal arsip tersebut belum dapat dikembalikan, maka peminjam harus memberitahukan kepada petugas atau penata arsip. Ketentuan tersebut dibuat guna menjaga agar arsip itu jangan sampai hilang atau lepas dari pengendalian dan pengawasan. g) Penyimpanan Kembali Seperti telah diutarakan di atas, tempat arsip yang dipinjam digantikan oleh Formulir Peminjaman Arsip, apabila arsip tersebut kemudian dikembalikan ke tempat semula, maka Formulir Peminjaman Arsip dikeluarkan dengan dibubuhi catatan “telah kembali”. Adapun Sedarmayati (2005: 68) berpendapat bahwa arsip aktif maupun inaktif merupakan arsip yang bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur atau ditentukan prosedur/tata cara peminjamannya, baik untuk keperluan intern maupun ekstern organisasi. Hal-hal yang perlu diatur dalam meminjam arsip antara lain adalah: a) Siapa yang berwenang memberi ijin meminjam arsip. b) Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip. c) Menetapkan jangka waktu peminjaman arsip. d) Menentukan tata cara peminjaman arsip.
48
Dalam tata cara peminjaman arsip, semua arsip yang dipinjam harus dicatat pada lembar peminjaman arsip rangkap tiga dengan fungsi masing-masing
sebagai berikut:
Lembar peminjaman arsip I (putih) disimpan oleh penyimpan arsip
berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti
peminjaman.
Lembar peminjaman arsip II (hijau/kuning) disimpan oleh penyimpan arsip, dan diletakkan di tempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai
pengganti arsip yang dipinjam.
Lembar peminjam arsip III (biru) diserahkan pada peminjam, sebagai catatan untuk mengingatkan peminjaman.
2.7.8
Peralatan dan Perlengkapan Arsip Menurut Sukoco (2007: 101), peralatan penyimpan dapat digolongkan
menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju ke berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen. Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari: a) Spindle file. Ditemukan pada abad 16, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga ke atas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatakan revolusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan ke paku tersebut dan tidak memerlukan ruangan khusus. Hingga kini spindle file tetap digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening dan dokumen kecil lainnya. b) Vertical filing cabinet. Mulai digunakan sejak tahun 1800-an dan hingga sekarang masih digunakan. Dokumen kertas pada mulanya disimpan mendatar, dan apabila bertambah banyak akan disusun menurut abjad dan ditegakkan. Dengan bertambahnya volume dan jumlah dokumen yang disimpan, maka jumlah laci akan ditambah yang mengakibatkan masalah penyimpanan dan pencarian semakin besar. Untuk memudahkan dan mempercepat penemuan dokumen, penjajaran vertikal akan digunakan. 49
Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari penjajaran vertikal dua laci
sering digunakan di samping meja sehingga pemakai tetap dapat duduk
ketika menyimpan atau menemukan dokumen yang dimaksud. Lemari
yang menggunakan 3 laci sering digunakan sebagai counter pada beberpa divisi yang berhubungan langsung dengan pelanggan, sedangkan unit 4
laci merupakan lemari vertikal paling populer. Saat ini, lemari 5 laci mulai
banyak digunakan karena mampu menampung 25% lebih banak dengan
kapasitas lantai yang sama. Lemari jenis ini disarankan dipakai untuk satu
orang karyawan yang mempunyai tempat kerja yang relatif sempit.
c) Open self-file, berupa jajaran dokumenyang dilakukan pada lemari terbuka (sama dengan rak buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga panduan dan pengenal folder. Lazimnya rak memiliki kelebaran 80 cm (lebar bervariasi antara 78-110 cm), dengan jumlah deretan beringkat antara 2 sampai 8 tingkat. Dokumen biasanya disimpan dalam folder (bukan dalam laci), sehingga pencarian dokumen lebih cepat dari pada lemari vertikal. Lemari jenis ini biasanya digunakan untuk ruang kerja dengan materi dokumen yang besar dan frekuensi penjajaran lebih dari 100 kali penjajaran per hari. Seorang karyawan yagn terlatih mampu menjajarkan 30-40 dokumen per jam. Bila ada tambahan dokumen, rak dapat ditinggikan ke atas. d) Lateral files, adalah unit penyimpanan di mana dokumen diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari jenis kedua, namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam. Dengan karakteristik ini, ruang gang yang digunakan akan lebih sedikit, sekitar 33 cm dibandingkan 53 cm bagi lemari vertikal. Lemari ini dioperasikan dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai 5 laci, dan laci teratas maupun terbawah digunakan untuk menyimpan odkumen yang kurang aktif sebelum pemindahannya ke pusat dokumen. Biasanya laju rujukan bagi dokumen yang akan disimpan di dalamnya, lebih dari 20 dokumen per jam.
50
e) Unit box lateral file, dengan menggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang ditempelkan ada tiang sepanjang rel. Setiap
kotak mampu memuat dokumen setebal 10 cm yang tergantung agak
miring untuk mempercepat rujukan, sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen. Lazimnya lemari ini
lebih tinggi dibandingkan rak terbuka.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2005:
57), dalam menata arsip
dibutuhkan beberapa peralatan, diantaranya: a) Folder (sampul arsip)
Folder merupakan tempat atau wadah arsip.
Bentuknya seperti map tanpa daun penutup pada sisinya.
b) Sekat atau guide (petunjuk) Sekat atau guide adalah lembah pemisah terbuat dari karton tebal merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah lain, sesuai dengan pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip. c) Filing cabinet Filing cabinet merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertikal dengan menggunakan lembar guide dan map gantung (hang map). d) Tab Tab adalah bagian menonjol berukuran ±1 x 3 cm untuk menempatkan kode dan indeks arsip. Letak tab bermacam-macam sesuai tingkat kelompok masalahnya:
Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunkan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah).
Sekat kedua dengan tab pada kedududkan lebih ke kanan digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).
Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok sekunder sub masalah.
51
2.7.9 Penyusutan dan Retensi Arsip Menurut Sedarmayanti (2009: 202) bahwa tidak semua arsip memiliki
nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, bahkan dimusnahkan.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan jalan : a. Pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
c. Menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional RI
Dari pengertian diatas bahwa penyusutan arsip merupakan pengurangan
arsip yang dimana arsip tersebut sudah tidak memiliki nilai guna lagi dengan cara pemusnahan yang dilakukan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip. Tujuan penyusutan arsip adalah mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi, menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan, mempercepat penemuan kembali arsip, dan menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah (Sedamaryanti, 2009: 202).Dari pendapat tersebut, diperoleh gambaran bahwa tujuan penyusutan arsip yaitu untuk mendapatkan penghematan dan efisiensi, pendayagunaan arsip aktif dan arsip in aktif, memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai guna tinggi serta bahan bukti kegiatan organisasi. Penjelasan lebih lanjut mengenai penyusutan dan retensi arsip dapat dimuat dalam Undang-Undang Nomor 34 Tahun 1979 (dapat dilihat pada lampiran). 2.7.10 Manajemen Arsip Elektronik Sukoco (2007: 112) menyatakan bahwa komputerisasi dokumen telah mengubah cara pengarispan informasi dengan memberikan kecepatan dan ketepatan
dalam
penyimpanan,
pencarian,
penemuan
kembali,
hingga
pendistribusian dokuemn dalam organisasi, sehingga fungsi dokumen sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan oleh organisasi dapat dioptimalkan. Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektronis initelah mendorong sebagian besar
organisasi untuk mengimplementasikan
52
Manajemen Arsip Elektronis, dan di sisi lain tetap menggunakan pengarsipan manual, adalah cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau
dokumen tanpa meninggalkan meja kerja; pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat
tenaga, waktu dan biaya jika dibandingkan dengan mengubah sistem indeks kertas yang mengakibatkan berlaku hal sebaliknya; pencarian secara full text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan menemukannya dalam
bentuk full text dokumen; kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya dapat melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat
mengubahnya; menghemat tempat, mengarsip secara digital sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir,berbagi arsip secara mudah karena dapat dilakukan melalui LAN atau internet, meningkatkan keamanan karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elekronis sehingga orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit mengaksesnya, serta mudah dalam melakukan recovery data yaitu dengan memback-up data pada media penyimpanan yang compatible. Sukoco (2007:
121-122) lebih rinci mengemukakan bahwa untuk
memperoleh manfaat-manfaat yang telah diuraikan di atas, ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan organisasi sebelum mengimplementasikan program pengarsipan secara elektronik, antara lain: a) Mengevaluasi Kebutuhan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan
sebelum
pengimplementasian
manajemen
arsip
elektronis adalah:
Berapa banyak dokumen yang harus disiman oleh sistem, termasuk dokumen yang ada sekarang dan dokumen yang akan ditambahkan per tahun pada waktu yang akan datang? Proyeksi volume dokumen yang akan dikelola akan menyediakan informasi seberapa besar media penyimpanan yang akan digunakan, konfigurasi hardware, maupun biaya sistem yang harus disediakan;
53
Berapa banyak user yang akan menggunakan sistem? Hal ini akan menyediakan informasi tentang biaya software dan spesifikasi server yang
dibutuhkan;
Departemen apa saja yang akan menggunakan dan apakah public dapat
mengakses sistem? Hal ini akan menjelaskan fitur khusus dan level
keamanan yang dibutuhkan;
Masalah serius apakah yang harus dipecahkan? Isu apa saja yang harus diperhatikan guna menjadikan sistem lebih mudah dan efisien sehingga meningkatkan produktivitas kerja? Hal ini akan memberikan informasi tentang fungsi apa saja yang dapat diklasifikasikan sebagai yang utama
dan pilihan dari keberadaan sebuah sistem serta apakah modifikasi dimungkinkan untuk dilakukan pada masa yang akan datang?
Apakah dibutuhkan solusi temu balik atau dapat dimodifikasi sendiri oleh pengguna atau organisasi? Hal ini menjelaskan perlu tidaknya keberadaan konsultan, peng-install-an, training, konfigurasi dan dukungan yang dibutuhkan;
Network jenis apakah yang akan digunakan –NT, NLM, LAN atau yang lainnya – dan apakah akan digunakan selamanya? Hal ini akan menjelaskan hambatan yang akan dialami sebuah network, konfigurasi sistem, dan peng-upgrade-an stasiun kerja.
b) Menskala Pilot Project ke Solusi Perusahaan. Cara terbaik yang dapat dilakukan sebuah organisasi adalah melakukan pilot project di sebuah unit atau divisi kerja. Biasanya hal ini dimulai pada Departemen Kearsipan, namun juga bisa juga dimulai pada departemen yang lain. Dengan melakukan pilot project akan dapat mengoptimalkan sistem dan prosedur yang akan dibangun dan diimplementasikan ke seluruh bagian organisasi. c) Instalasi. Langkah pertama dalam pengimplementasian adalah inspeksi yang dilakukan oleh vendor software maupun konsultan IT guna melihat penempatan, men-setting, dan mengkoneksikan hardware secara tepat serta mengidentifikasi masalah yang akan dihadapi, sehingga jaringan yang akan dibangun dapat digunakan sebagaimana yang diharapkan. 54
Setelah uji konektivitas dilakukan, instalasi software akan dilakukan pada
server dan unit kerja. Mestinya dengan didampingi oleh personil IT.
d) Training. Program pelatihan harus memperhatikan kepentingan dari
pengguna. Ada empat hal yang perlu diperhatikan:
End user. Dilakukan dengan mengajari end user (pengguna) dasar-dasar penggunaan sistem sehari-hari pada komputer masing-masing. Training
yang dibutuhkan tergantung pada familiaritas pengguna dengan program komputer yang akan digunakann. Sistem yang user friendly dengan perubahan yang minimal akan menjadikan pengguna lebih cepat beradaptasi;
Sistem administrasi. Untuk memastikan sistem berjalan dengan lancar, sangat penting untuk melatih beberapa orang secara khusus mengenai bagaimana mengelola sistem pengarsipan secara elektronis;
Konsultasi.
Hal
ini
memungkinkan
adanya
bantuan
dalam
mengembangkan hal-hal yang bersifat strategis dalam mentransfer arsip kertas dan mengindeksnya ke dalam arsip elektronis. Lama waktu training tergantung pada kompleksitas sistem yang akan dibangun;
Pengawasan implementasi.
Hal ini mencakup pengawasan terhadap
pegawai yang berkaitan dengan arsip elektronis, selain memberikan rasa aman dan nyaman karena mereka didampingi oleh tenaga ahli yang berwenang dalam mengambil keputusan, jika diperlukan. e) Isu-isu Hukum. Karena arsip elektronis sudah banyak digunakan, maka banyak dibuat hukum untuk mengantisipasi penggunanya. f) Support dan Pemeliharaan. Layanknya menjaga agar mobil dapat berjalan sesuai dengan harapan, sistem ini juga membutuhkan dukungan selama operasi berjalan. Vendor harus menyediakan upgrade software secara regular dan simultan, salah satunya turnover personil dimana pergantian personil akan memerlukan training dan hal lain yang tentunya akan memerlukan tenaga, waktu, dan biaya suatu organisasi.
55
