BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Kantor
Pada hakekatnya, setiap manusia selalu memerlukan informasi dalam
kehidupannya, tanpa adanya informasi yang diterima ataupun yang disampaikan, manusia tidak dapat bertindak sesuatu, karena tidak ada bahan pertimbangan untuk tindak lanjut berikutnya. Untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan oleh
suatu organisasi/perusahaan, secara keseluruhan akan memerlukan pekerjaan
kantor yang tertib, rapi dan lancar. Salah satu prasarana yang penting adalah terdapatnya suatu perkantoran yang mampu menyediakan informasi yang benar, berdasarkan fakta, dan dibutuhkan oleh pimpinan untuk mengatur dan mengendalikan organisasi/perusahaan tersebut. (Sedarmayanti, 2009) Dewasa ini, kedudukan dan peranan kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Menurut
Moekijat
(2008),
kantor
merupakan
tempat
diselenggarakannya kegiatan registrasi (pencatatan), komputerisasi (pengolahan), komunikasi dan informasi. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009), kantor diartikan sebagai tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi mulai dari
menerima,
mengumpulkan,
mengolah,
menyimpan
hingga
menyalurkan/mendistribusikan informasi. Berdasarkan hal tersebut diatas maka dapat disimpulkan bahwa secara umum kantor ialah sebagai tempat dilakukannya pelaksanaan kegiatan perkantoran oleh organisasi/perusahaan guna menyediakan informasi yang diperlukan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2.2
Fungsi Kantor Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha
penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesional, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staf yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi. Berikutnya, 6
berkaitan dengan lingkungannya (manusia, alat, sumber-sumber, ruang, waktu dan lain-lain), seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara
sungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan
bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi, karena menurut Sedarmayanti (2009: 4) kantor mempunyai fungsi antara lain:
a. Sebagai alat penyambung panca indera bagi pimpinan. b. Membantu pimpinan dalam perumusan pekerjaan.
c. Membantu pimpinan dalam penyederhanaan sistem manajemen, prosedur dan metode kerja. d. Membantu pimpinan dala pelaksanaan kegiatan melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang berdaya guna. Sedangkan menurut Mills (dalam Nuraida, 2008), fungsi kantor (pekerjaan yang dilakukan) yaitu sebagai berikut: a. Menerima informasi (to receive information) Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pemesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. b. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record information) Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman
(record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti
anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu perseroan terbatas), atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti rincian negosiasi, transaksi, operasi, korespondensi, pesanan, faktur atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laporan persediaan dan analisis penjualan. c. Mengatur informasi (to arrange information) Informasi yang diakumulasikan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumbersumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Kantor 7
bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam
melayani manajemen seperti, penyiapan faktur/kuitansi, penetapan harga,
akuntansi, laporan statistic, laporan keuangan, dan laporan pada umumnya.
d. Memberi informasi (to give information) Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor
memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian
informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus. Informasi
informasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan. Contoh
informasi
tersebut
adalah
pesanan,
anggaran,
faktur,
laporan
perkembangan, laporan keuangan dan instruksi yang dikeluarkan atas perintah manajemen. e. Melindungi aset (to saveguard assets) Disamping empat tugas diatas, masih terdapat fungsi kantor yang lain, yaitu mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya, melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak dibayar saat jatuh tempo, rekaman vital seperti kontrak besar harus dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan dalam lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman. Dan memperlihatkan dengan segera hal-hal yang memerlukan tindakan. Dengan demikian, dari kedua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa fungsi kantor ialah sebagai alat bantu bagi seorang pimpinan untuk melaksanakan tugas dan wewenangnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang ada sehingga tujuan organisasi dapat tercapai, juga untuk mengumpulkan, menyediakan dan memberikan informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut serta menjamin keamanan harta/aset perusahaan dari pihak-pihak yang tidak memiliki wewenang.
8
2.3
Pengertian Tata Ruang Kantor Penerapan Dalam bukunya yang berjudul Manajemen Administrasi
Perkatoran, Nuraida (2008) menyebutkan bahwa tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat dan perabotan kantor pada luas
lantai yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai. Sedangkan Sedarmayanti (2009) berpendapat bahwa tata ruang kantor dapat pula diartikan sebagai “pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor,
alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak,
guna mencapai efisiensi kerja” (hal.101). Hal lain diungkapkan Terry (dalam Sedarmayanti, 2005) “Office layout in the determination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide in order to provide a practical arrangement of physical factors considered necessary for the execution of the officework within reasonable costs“. Maksudnya yaitu tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. The (2007) menyimpulkan bahwa tata ruang yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Selain itu akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut: 1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu. 2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyakbanyaknya. 4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu. Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah pengaturan serta penyusunan seluruh peralatan dan perabot kantor 9
sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut dimulai dengan menentukan fungsi pelaksanaan dan metode-metode yang digunakan, dari masing-masing pekerja dan
hubungan dari satu tugas ke tugas lain dengan memperhatikan aspek-aspek privasi berkomunikasi, hirarki, desain, alur kerja dan efisiensi kerja. dalam
2.4
Tujuan Tata Ruang Kantor Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan
pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga kordinasi dan
pengawasan
semakin
mudah,
akhirnya
dapat
mencapai
efisiensi
kerja
(Sedarmayanti, 2009). Adapun tujuan tata ruang kantor yang dikemukakan oleh Haryadi (2009), antara lain sebagai berikut: 1. Memanfaatkan seluruh ruangan yang ada untuk faedah ekonomis yang besar. Setiap meter persegi, sudut atau tengah ruangan seluruhnya terkendali, sehingga tidak ada tempat yang tidak berguna. 2. Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja, karena pada praktiknya, perusahaan memiliki kecenderungan yang berbedabeda dalam pendelegasian wewenang. Kecenderungan tersebut dapat bersifat desentralisasi dan sentralisasi. Pengawasan bawahan juga dipengaruhi oleh kedewasaan bawahan (job maturity dan psychological maturity) yang mempengaruhi cara/sikap atasan dalam memimpin, kemampuan leadership atasan, dan arus decision making dalam perusahaan (bottom up atau top down decision making). Bagaimanapun juga, budaya kerja yang diterapkan di setiap kantor, sedikit banyak atasan harus tetap melakukan pengawasan terhadap bawahan. Hal ini perlu didukung oleh lay out kantor yang sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan di tempat kerja. 3. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja. Arus kerja yang baik akan mempengaruhi kualitas arus komunikasi. Pergerakan informasi secara vertical (antara tingkatan level struktur organisasi yang berbeda, seperti atasan dan bawahan) dan horizontal (antarpegawai dalam tingkatan level 10
struktur organisasi yang sama) sangat dipengaruhi oleh lay out ruangan
yang efektif dan efisien.
4. Lay out ruangan yang baik akan memberikan kepuasan dan kenyamanan
untuk bekerja, sehingga pegawai merasa betah bekerja di kantor.
5. Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti computer, telepon, teleks, intercom, faksimili, e-mail, dan pelayanan lainnya yang
menyangkut pelayanan rumah tangga perusahaan seperti penyediaan air
minum.
6. Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip,
khususnya untuk arsip aktif, lemari dan ruangan harus ditempatkan berdekatan dengan pegawai yang membutuhkan arsip tersebut. 7. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pegawai dalam melaksanakan tugas dapat membuat pegawai menjadi lebih betah di kantor. 8. Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh dan mengganggu pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi. Hal ini diperlukan untuk memperkecil kemungkinan adanya saling mengganggu antarpegawai sehingga dapat meminimalisasikan waktu penyelesaian pekerjaan. 9. Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu perusahaan. Kesan pertama penting karena tamu akan lebih tertarik untuk berkunjung ke kantor dengan tata ruang yang baik dan efektif, alat kantor modern, dan dilengkapi dengan perabot pilhan. Hal ini akan berdampak positif bagi public relation perusahaan dan untuk jangka panjang bagi kelangsungan perusahaan. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009), tujuan tata ruang kantor antara lain adalah: 1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat. 2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3. Memungkinkan pamakaian ruang kerja secara efisien.
11
4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. 6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi: a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu
tertentu. c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari. Pendapat lain diungkapkan oleh Geoffrey Mills dan Oliver Standingford
(dalam The, 2007) menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah: 1. Legal requirement to be fulfills (persyaratan hukum harus dapat terpenuhi). 2. Space to be used to the greatest advantage (ruangan dapat dipergunakan semaksimal mungkin). 3. Services to be available where needed power, telephones, etc (pelayananpelayanan dapat tersedia sepanjang diperlukan: tenaga, listrik, telepon, dll). 4. Good working conditions to be provided for everyone (kondisi kerja yang baik dapat tersedia bagi setiap orang). 5. Supervision to be able to see the staff at work (mempermudah pengawasan sehingga memungkinkan untuk dapat melihat para staf dan karyawan yang sedang bekerja). 6. Sense of belonging and loyalty to the working group fostered (rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dapat dipelihara). 7. Communication and work flow facilitated (komunikasi dan arus kerja menjadi lancar). 8. Movement of clerks between desks and filing are made easy (lalu lalang para juru tata usaha di antara meja-meja dan lemari-lemari arsip dipermudah). 9. Noisy and distracting operations segregated (pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan). 12
10. Mutual interference between clerks avoided (interaksi antar juru tata usaha yang mengganggu dapat dihindarkan).
11. Privacy and security provided where necessary (kebebasan diri dan
Berdasarkan tujuan tata ruang yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli,
keamanan dapat terjaga ketika dibutuhkan).
maka dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya tata ruang kantor mempunyai tujuan untuk mempermudah arus/sirkulasi kerja, sehingga dapat meningkatkan
produktivitas kerja yang berdampak pada tercapainya tujuan organisasi, dengan meminimalisasi pemborosan biaya, waktu dan tenaga. Selain itu juga agar dapat
menciptakan citra positif bagi organisasi dalam rangka meningkatkan laba untuk perkembangan organisasi ke arah yang lebih baik. 2.5
Perencanaan Tata Ruang Kantor Menurut Moekijat (2008) Perencanaan ruang kantor adalah penentuan
susunan semua komponen fisik pekerjaan yang dipandang perlu untuk pelaksanaan pekerjaan kantor dan pengkoordinasian komponen-komponen dalam suatu kesatuan yang efisien. Sedangkan, menurut The (2007) dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut menentukan kelancarannya ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Menurut The (2007), dalam merencanakan tata ruang kantor hendaknya diketahui hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha itu dengan satuansatuan lainnya. Demikian pula hendaknya diperhatikan sifat pekerjaan itu. Ini perlu untuk menentukan letak yang tepat bagi satuan itu. Untuk menentukan letak itu ada beberapa pedoman sebagai berikut: 1. Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani publik hendaknya disimpan di tempat yang mudah dijangkau orang-orang luar tanpa mengganggu satuan lainnya. 2. Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dilkelompokkan pada 1 tempat. Terutama pada gedung yang
13
bertingkat-tingkat penempatan pada lantai yang sama harus dilakukan.
Dengan demikian kelancaran pekerjaan dan jarak terpendek dapat terjamin.
3. Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi
lainnya dapat mudah menghubunginya.
itu hendaknya diberi tempat di tengah-tengah, sehingga satuan-satuan
4. Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat sangat gaduh, misalnya sebuah percetakan hendaknya dijauhkan dari satuan-satuan lainnya, lebih-lebih
satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak seperti perencanaan.
Adapula faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk menentukan letak
bagian kantor menurut Moekijat (2008), ialah sebagai berikut: a. Bagian-bagian yang bekerjasama, letaknya harus berdekatan. b. Bagian-bagian pelaksanaan yang penting harus berdekatan dengan kamar pucuk pimpinan. c. Ruang konferensi di letakkan di bagian belakang gedung untuk memperoleh suasana yang tenang. d. Kantor yang menggunakan mesin-mesin yang berat, ditempatkan di lantai bawah. e. Kantor gambar harus ditempatkan pada bagian atas gedung untuk memperoleh penerangan sebanyak mungkin. f. Harus ada ruangan untuk arsip. Berdasarkan hal yang dikemukakan di atas, maka secara garis besar penentuan letak pada suatu kantor harus melalui proses perencanaan terlebih dahulu. Perencanaan kantor biasanya memerlukan pertimbangan mengenai jenisjenis perlengkapan dan mesin-mesin tertentu untuk melaksanakan cara yang diusulkan, urutan-urutan, dan kecakapan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Oleh karena itu pengetahuan tentang perlengkapan dan mesin-mesin kantor adalah penting untuk perencanaan kantor. Hal-hal yang meliputi semua bidang perencanaan kantor, yakni pekerjaan yang harus dilakukan, proses yang dipakai, perlengkapan
dan
mesin-mesin
yang
dipergunakan,
ruang-ruang
yang
dipersiapkan, lingkungan fisik seperti penerangan, warna, ventilasi, serta pegawai14
pegawai yang melaksanakan pekerjaan. Hal ini berarti bahwa semua komponen yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu, merupakan satu
kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Agar sebuah kantor dapat tertata dengan baik maka sebelumnya perusahaan harus membuat perencanaan tata ruang kantor,
perencanaan tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan kantor.
2.6
Azas-azas Pokok dalam Tata Ruang Kantor
Menurut ahli tata ruang pabrik Muther (dalam The Liang The, 2009),
menjelaskan bahwa terdapat enam azas pokok tata ruang pabrik. Walaupun azas
azas itu diperuntukan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian, ada beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang perkantoran. Beberapa azas itu ialah : a. Azas mengenai jarak terpendek. Suatu tata ruang yang baik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat, hendaknya azas ini dijalankan sejauh mungkin. Maksudnya agar proses penyelesaian pekerjaan cepat, sehingga pemborosan waktu dan tenaga pegawai saat melakukan pekerjaan dapat terhindar. b. Azas mengenai rangkaian kerja. Azas rangkaian kerja maksudnya azas yang menempatkan para pegawai dan peralatan kerja yang sesuai dengan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Azas rangkaian kerja merupakan kelengkapan dari jarak terpendek karena azas jarak terpendek akan tercapai apabila peralatan disusun berdasarkan urutan pekerjaannya. Gambar dibawah ini akan menjelaskan mengenai azas jarak terpendek dan azas rangkaian kerja.
15
Sumber: The (2007, hal. 191) Gambar 2.1 Perbandingan Azas Tata Ruang Pada kedua gambar tersebut dapat dilihat bahwa tata ruang A yang mengabaikan azas terpendek dan rangkaian kerja sehingga kerjanya tak bberaturan. Hal ini menyebabkan terjadinya pemborosan waktu dan tenaga, sedangkan D menerangkan kedua azas sehingga alur kerjanya teratur dan pemborosan waktu dan tenaga dapat terhindar. Menurut azas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya, tidak ada gerak mundur atau menyilang. Hal ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U. c. Azas mengenai pengunaan segenap ruang. Suatu tata ruang yang terbaik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. d. Azas mengenai perubahan susunan tempat kerja.
16
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang
terbaik ialah yang dapat di ubah atau di susun kembali dengan tidak
terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.
Dalam menyusun tempat kerja, haruslah berpedoman pada azas-azas
tersebut agar diperoleh tempat kerja yang tertata dengan baik sesuai dengan kebutuhan dalam melakukan pekerjaan yang akan berpengaruh positif pada pencapaian tujuan organisasi.
2.7
Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor Selain azas pokok tata ruang, adapula prinsip-prinsip tata ruang yang
dikemukakan oleh Moekijat (2008) yaitu sebagai berikut: a. Arus pekerjaan yang sederhana, sehingga meminimalisir mondar-mandir pegawai dan pekerjaan. b. Ruang lantai harus bebas dari halangan benda seperti lemari. c. Meja-meja dihadapkan ke arah yang sama. d. Ruang kerja yang memadai untuk melaksanakan pekerjaan. e. Perlengkapan kantor yang digunakan dalam bekerja disimpan berdekatan. f. Jumlah gang (jalan sempit) memiliki luas yang memadai. g. Pekerjaan yang memerlukan penerangan yang banyak harus ditempatkan dekat jendela. h. Mesin-mesin dengan suara gaduh disimpan diruangan terpisah. i. Tata ruang harus seimbang dan nampak menyenangkan. Berdasarkan prinsip tata ruang tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa suatu kantor perlu ditata dengan memperhatikan alur kerja, luas ruangan, peralatan dan perlengkapan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan, serta mempertimbangkan penempatan peralatan dan perlengkapan tersebut agar dapat memudahkan pelaksanaan pekerjaan. 2.8
Macam Tata Ruang Kantor dan Lingkup Ruang Kantor Secara garis besar, menurut Sedarmayanti (2009) tata ruang kantor dapat
dibedakan menjadi empat macam, antara lain sebagai berikut: 17
1. Tata ruang kantor berkamar (cubicle type offices) Tata ruang kantor berkamar adalah ruangan untuk bekerja yang dipisah atau
dibagi dalam kamar atau ruang kerja.
a. Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah: 1) Menjamin konsentrasi kerja.
2) Menjamin pekerjaan yang bersifat rahasia.
3) Menambah atau menjaga, status pimpinan sehingga selalu
terpelihara adanya kewibawaan pimpinan. 4) Menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab serta merasa ikut memiliki. b. Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah: 1) Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang. 2) Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya. 3) Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi. 4) Mempersulit pengawasan. 5) Memerlukan banyak luas lantai
Sumber: http://scm-l3.technorati.com/10/09/17/18449/refurbished-officecubicles.gif Gambar 2.2 Cubicle Type Offices 18
2. Tata ruang kantor terbuka (open plan offices) Tata ruang kantor terbuka adlaah ruang kerja yang cukup luas, ditempati
oleh beberapa pegawai untuk bekerja bersama di ruang termaksud tanpa
dipisah oleh penyekat/pembatas yang permanen. a. Keuntungan tata ruang kantor terbuka adalah:
1) Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, warna dan
dekorasi.
2) Luwes/flexible apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tingi. 3) Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja. 4) Biaya lebih hemat untuk pemeliharaan ruang kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan penggunaan telepon dan lainlain. b. Kerugian tata ruang kantor terbuka adalah: 1) Kemungkinan timbul/terjadi kegaduhan/kebisingan karena pegawai bersenda gurau, ngobrol dan lain-lain. 2) Pegawai
sulit
untuk
melakukan
pekerjaan
dengan
penuh
konsentrasi. 3) Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas. 4) Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan. 5) Kemungkinan
nampak
adanya
tumpukan
berkas/kertas
dan
peralatan kerja yang berserakan, sehingga pemandangan kurang baik.
19
Sumber: http://zenstorming.files.wordpress.com/2009/01/openofficelayout.jpg Gambar 2.3 Open Plan Offices 3. Tata ruang kantor berhias/bertaman/berpanorama (landscape offices) Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruang kantor berhias ini mengupayakan agar lingkungan ruang kantor nampak seperti pemandangan alam terbuka dan merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan serta ekonomis dalam pemanfaatan ruangan. a. Keuntungan tata ruang kantor berhias/bertaman/berpanorama: 1) Pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja. 2) Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan. 3) Kebisingan dan kegaduhan dapat dihindarkan. 4) Pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien, produktivitas kerja dapat meningkat, sehingga tujuan organisasi mudah dicapai. b. Kerugian tata ruang kantor berhias/bertaman/berpanorama: 1) Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya. 2) Biaya pemeliharaan tinggi. 3) Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah.
20
Sumber: http://www.itaiazerad.com/images/hp-desjardins.jpg Gambar 2.4 Lanscape Offices 4. Tata ruang kantor gabungan. Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk ruang kantor berkamar kerja, terbuka dan bertaman hias. Karena ketigabentuk ruang masing-masing mempunyai keugian, maka untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan. Apabila ditinjau dari lingkup ruang kantor, menurut Nuraida (2008) tata ruang kantor dapat dibedakan dalam berapa bagian sebagai berikut: a. Tata ruang pribadi (private office) Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai alasan seperti prestis dan status. Misalnya ruangan bagi atasan. Selain itu, pegawai memerlukan private
office
apabila
membutuhkan
ruangan
yang
sepi
untuk
berkonsentrasi dalam pekerjaan, atau pegawai yang bekerja dengan menggunakan alat-alat atau material yang mahal sehingga memerlukan ruangan tersendiri. b. Tata ruang antarbagian
General office area 21
General office area lebih banyak disukai daripada private office area.
Hal tersebut dilakukan jika:
a) Biaya membuat private area dirasakan lebih mahal;
b) Membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap bawahan;
c) Suatu saat dimungkinkan adanya perubahan lay out;
d) Tidak ingin disulitkan oleh pengaturan, penerangan, sirkulasi
udara, alat komunikasi, meubel, furniture dan lain-lain;
e) Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi, seperti ruangan untuk para staf tata usaha;
f) Adanya azas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottom up decision making (misalnya pegawai berkebangsaan Jepang membutuhkan satu telepon untuk empat orang sehingga jika telepon yang satu mengalami kesulitan maka yang lain cepat membantu);
Private office area Misalnya: ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, dan ruang pelatihan.
Service area Biasanya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya: ruang dapur, café, ruang foto kopi, ruang percetakan dan toilet.
Storage area Storage area digunakan utnuk menyimpan barang. Misalnya: ruang penyimpanan bahan mentah, barang setengah jadi dan barang jadi serta ruang arsip.
2.9
Langkah-langkah dalam Menyusun Tata Ruang Kantor Menurut The (2007), sebelum memulai membuat konsep tata ruang kantor,
maka terlebih dahulu perlu diketahui langkah-langkah menyusun tata ruang kantor antara lain sebagai berikut:
22
1. Mengetahui hubungan satuan kerja yang melaksanakan tata usaha
dengan satuan kerja lainnya.
2. Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia/tidak rahasian dan mempelajari
segenap pekerjaan, menentukan urutan pekerjaan, serta mengetahui jumlah pegawai yang terlibat.
Hal tersebut dapat dilakukan antara lain dengan upaya sebagai berikut:
a. Unit kerja yang melayani public ditempatkan pada temapat yang
mudah di datangi oleh orang luar atau tamu tanpa mengganggu
satuan kerja lainnya. b. Unit kerja yang satu sama lain saling berhubungan erat diupayakan untuk dikelompokkan pada satu ruang kerja atau yang berdekatan. c. Unit kerja pusat yang mengerjakan semua kegiatan ketatausahaan, diupayakan ditempatkan di tengah. d. Unit kerja yang dalam melaksanakan tugasnya menimbulkan suara gaduh, sedapat mungkin diletakkan jauh dari unit kerja yang membutuhkan ketenangan. 3. Membuat gambar/denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang dan lebar ruangan yang bersangkutan, serta beri tanda, tempat pintu, jendela dan lainnya. 4. Menyusun letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya, gunakan kertas berwarna dengan ukuran (skala) tertentu, serta beri kode sesuai kebutuhan masing-masing. 5. Menyusun denah konsep tata ruang kantor, dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan yang disebabkan oleh: a. Penambahan/pengurangan pegawai. b. Penambahan/penggantian perabot/alat kerja. c. Perubahan prosedur kerja. d. Perubahan atau pengembangan struktur organisasi. e. Penambahan/pengurangan atau perubahan pekerjaan.
23
Hal serupa juga diungkapkan oleh The (2007), The mengemukakan beberapa langkah dalam merancang suatu tata ruang kantor, antara lain sebagai
berikut: Pertama, hendaknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan. Untuk 1)
ini dapatlah kiranya dipakai skala 1 : 40. Ini berarti bahwa untuk setiap
meter lantai (panjang atau lebar) dituliskan di atas kertas menjadi 2 ½ cm.
Jika ingin gambar lebih besar, perbandingan pada skala dapat diperkecil.
Pada gambar denah itu harus dicantumkan pula keterangan-keterangan
mengenai panjang dan lebarnya ruang yang bersangkutan. Selain itu dilukiskan pula letak pintu, jendela dan pilar gedung.
2) Langkah berikutnya ialah mempelajari segenap pekerjaan yang termasuk dalam lingkungan kantor itu. Hendaknya semua aktivitas perkantoran dicatat. Setelah diketahui macam-macamnya pekerjaan, lalu ditentukan proses pelaksanaannya. Dengan demikian diperoleh gambaran mengenai urutan penyelesaian pekerjaan. 3) Kemudian menyusun letak meja-meja kerja untuk para pegawai. Untuk melaksanakan penyusunan itu, buatlah guntingan gambar yang berwujud meja dan kursi. Guntingan-guntingan tersebut dibuat berdasarkan skala yang sama seperti gambar denah. 4) Selanjutnya tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-guntingan gambar meja dan kursi di atas gambar denah. Dari pernyataan tersebut di atas, maka diketahui bahwa dalam menyusun tata ruang kantor yang baik haruslah berpedoman pada syarat dan ketentuan berupa asas dan lain sebagainya, serta terlebih dahulu perlu direncanakan agar penyusunan tata ruang kantor memperoleh hasil yang sesuai dengan kebutuhan dari kantor tersebut. 2.10 Penataan Ulang Ruang Kantor Haryadi (2009) dalam bukunya Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf mengemukakan bahwa penataan ulang ruang kantor perlu dilakukan jika sudah muncul berbagai masalah atau perubahan sebagai berikut: 24
1. Lay out yang sudah ada menimbulkan hambatan bagi pegawai dalam melakukan pekerjaan.
2. Adanya keluhan dari pegawai karena kondisi lingkungan fisik kantor. 3. Mulai menurunnya citra perusahaan di mata kolega dan pelanggan.
4. Organisasi yang semakin berkembang membuat struktur organisasi menjadi lebih kompleks sehingga job description
yang semakin banyak
membutuhkan lebih banyak pegawai baru untuk mendukung.
5. Lay out yang sudah ada perlu dibenahi lagi karena kurang mendukung
perkembangan dan perubahan organisasi.
6. Tata ruang yang sudah ada perlu disegarkan kembali dengan cara penataan ulang sehingga tidak kotor dan monoton atau menimbulkan kebosanan. Berdasarkan hal tersebut, maka menata ulang kembali tata ruang kantor merupakan salah satu cara yang dapat dilakukan agar dapat memperoleh kenyamanan bekerja, serta dapat menyesuaikan dengan kebutuhan perkembangan organisasi ke arah yang lebih baik. 2.11
Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor The (2007) berpendapat bahwa “setiap kantor mempunyai persyaratan
lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan dan di atur sebaik-baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern” (hal. 210). Kondisi fisik adalah penting, karena memberikan beberapa pengaruh seperti yang diungkapkan oleh Moekijat (2008), antara lain sebagai berikut: a. Mempengaruhi kesehatan pegawai, seperti penerangan pada penglihatan, suara pada pendengaran dan syaraf, dan lain-lain. b. Pengaruhnya terhadap efisiensi kantor, contohnya terjadi kesalahan saat bekerja karena penerangan dan lain sebagainya. Adapula faktor-faktor yang mempengaruhi pegawai sehingga kurang produktif dalam melaksanakan tugas pekerjaan yang diungkapkan oleh Nuraida (2008), antara lain adalah sebagai berikut: 1. Kurangnya motivasi, seperti kompensasi yang tidak sesuai, pekerjaan tidak sesuai job description, prospek karir tidak jelas dan lain-lain. 25
2. Kurangnya kemampuan, seperti kurangnya pengetahuan, pengalaman atau keahlian.
3. Lama waktu kerja atau beban kerja yang berlebihan, seperti jumlah staf
normal.
yang kurang sehingga memforsir kerja sampai ambang batas kemampuan
4. Kesehatan kurang mendukung Gangguan kesehatan yang dapat berakibat pada menurutnya jumlah output
yang dihasilkan.
5. Pekerjaan yang monoton dan membosankan. Pekerjaan yang terlalu
terspesialisasi dapat membuat frustasi sehingga efisiensi menurun. 6. Faktor psikologis, seperti beban kerja, stres, konflik antar pegawai dan lainlain. 7. Faktor lingkungan kantor, seperti penerangan, cahaya, bunyi/suara, temperature dan sirkulasi udara. Penataan ruang yang baik harus dipertimbangkan untuk mengatasi masalah di atas, khususnya yang berhubungan dengan lingkungan kerja kantor. Faktor lingkungan kantor yang baik dapat mengurangi salah satu penyebab menurunnya produktivitas kerja pegawai dan sekaligus meningkatkan kenyamanan dalam bekerja (Nuraida, 2008, hal. 155). Lebih lanjut, The (2007, hal. 210-212) mengungkapkan persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan pada setiap kantor, seperti undang-undang yang telah ditetapkan di Negara Inggris dalam 1963 tentang kantor-kantor (the offices act), antara lain sebagai berikut: a. Kebersihan Bangunan, perlengkapan dan perabotan harus dipelihara bersih. b. Luas Ruang Kantor tidak boleh dijejeal dengan pegawai. Ruang kerja harus meneyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap petugas (= 3,7 meter persegi). c. Suhu Udara Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja (Minimum 16 oC atau sama dengan ± 61 oF). 26
d. Ventilasi Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan
dalam ruang kerja.
e. Penerangan Cahaya Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang
perlengkapan penerangan dirawat sepatutnya. f. Fasilitas Kesehatan
Kamar kecil, toilet dan sebangsanya harus disediakan untuk para petugas
serta dipelihara kebersihannya.
g. Fasilitas Cuci Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan seperlunya. h. Air Minum Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus. i. Tempat Pakaian Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah. j. Tempat Duduk Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja degnan sandaran kaki bila perlu. k. Lantai, Gang dan Tangga Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan dan bagian-bagian yang terbuka diberi pagar. l. Mesin Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus cukup terlatih. m. Beban Berat Petugas tidsak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan. 27
n. Pertolongan Pertama Dalam ruang kerja harus disediakan kotak atau lemari obat untuk
pertolongan pertama maupun seseorang petugas yang terlatih memberikan
pertolongan itu.
o. Penjagaan kebakaran Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melarikan diri dari bahaya
kebakaran harus disediakan secara memadai, termasuk lonceng tanda
bahaya kebakaran.
p. Pemberitahuan Kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian atau absen petugas lebih daripada 3 hari harus dilaporkan kepada yang berwajib. Berdasarkan hal-hal yang telah diuraikan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, kondisi lingkungan fisik kantor merupakan satu hal yang juga harus dipertimbangkan secara matang agar dalam merencanakan tata ruang yang baik bagi sebuah kantor dapat pula didukung dengan kondisi lingkungan fisik yang memadai yang sesuai dengan kebutuhan pegawai dalam bekerja dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku sehingga dapat tercapai efisiensi dan produktivitas kerja yang maksimal. Berikutnya,
Nuraida (2008) menyebutkan bahwa faktor-faktor yang
termasuk dalam lingkungan fisik kantor diantaranya adalah penerangan/cahaya, tata warna, udara, suara dan musik. 2.11.1 Penerangan/Cahaya Nuraida (2008: 155) mengungkapkan bahwa “Penerangan/Cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena mempengaruhi kesehatan pegawai, keselamatan, serta kelancaran kerja. Penerangan yang baik merupakan hal vital yang dibutuhkan pancaindra penglihatan untuk dapat melaksanakan tugas kantor. Tugas-tugas kantor ini lebih banyak tuntutannya karena yang dilihat adalah catatan-catatan kantor sehingga harus didukung oleh penerangan dalam jumlah dan mutu yang tepat dan dalam tempat yang tepat pula. Selain itu Garris (dalam Haryadi, 2009: 124) memberikan 28
aturan umum bahwa tingkat pencahayaan di area tugas yang di bebankan kepada pegawai sebaiknya 2-3 kali lebih terang dari pencahayaan sekitar, lima kali lebih
terang dari ruangan kantor secara keseluruhan dan 10 kali lebih terang dari lingkungan kantor. Lebih lanjut Nuraida (2008) menyebutkan penerangan kantor
yang optimal berguna untuk: a) Meningkatkan produktivitas kerja b) Meningkatkan mutu kerja
c) Mengurangi terjadinya kesalahan Mengurangi ketegangan/kerusakan mata d)
e) Mengurangi rasa lelah f) Meningkatkan semangat kerja pegawai g) Memberikan citra yang baik bagi perusahaan Menurut Haryadi (2008: 124) ada empat jenis sistem pencahayaan yang biasa digunakan di kantor, yaitu sebagai berikut: a. Natural Lighting Natural Lighting merupakan pencahayaan dengan menggunakan cahaya yang berasal dari sinar matahari. Biasanya perpaduan dekorasi pencahayaan dari jendela, pintu kaca, dinding dan cahaya langit. Cahaya ini memberikan dampak positif bagi pegawai tetapi sistem pencahayaan ini tidak akan maksimal jika mendung, hujan atau dimalam hari. Pegawai yang area kerjanya menggunakan caha alami harus berada pada kondisi cahaya datang dari bahu kirinya jika dia bekerja menggunakan tangankanan dan cahaya dari arah bahu kanan jika bekerja menggunakan tangan kiri (kidal). Selain itu, karyawan tidak menghadap jendela di posisi kerja normal. Jika cahaya alami digunakan untuk menerangi area kerja, perlu dipertimbangkan dampak penggunaan temperature udara terhadap ruang kerja karena cahaya alami menghasilkan panas. b. Task Lighting Jenis pencahayaan ini jarang digunakan di kantor-kantor Indonesia. Hal ini disebabkan alasan kepraktisan karena hanya dipergunakan untuk pekerjaan
29
yang memerlukan tingkat ketelitian dan konsentrasi tinggi, seperti
menggambar.
c. Ambient Lighting
langit-langit kantor.
Ambient lighting adalah pencahayaan yang berasal dari pemakaian lampu di
d. Accent Lighting Jenis pencahayaan ini digunakan untuk memberikan pencahayaan di daerah
yang dituju. Biasanya dilakukan di lorong sebuah kantor atau area lain yang
membutuhkan penerangan, sehingga pegawai tidak teresat. Adapula empat sistem penerangan buatan manusia yang di kemukakan oleh
The (2007 : 213), yaitu sebagai berikut: a. Cahaya Langsung Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya ke permukaan meja. Apabila dipakai lampu biasa (pijar), cahaya bersifat sangat tajam. Bayangan
yang
ditimbulkannya
sangat
tegas.
Cahaya
ini
lekas
menimbulkan kelelahan pada mata. Lebih-lebih apabila terletak dalam lingkungan sudut 45 derajat dari penglihatan mata, lampu itu dapat menyilaukan si pekerja. Jadi, penerangan lampu yang memberikan cahaya langsung seperti umum dipakai di Indonesia.
Sumber: The Liang The (2007) Gambar 2.5 Cahaya Langsung b. Cahaya Setengah Langsung Cahaya ini memancar dari sumberrnya dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna seperti susu. Cahaya ini tersebar
30
ke berbagai jurusan sehingga bayangan yang ditimbulkan tidak begitu
tajam. Namun, sebagian besar cahaya tetap langsung jatuh ke permukaan
meja dan memantul kembali kea rah mata si pekerja. Hal ini juga masih
kurang memuaskan walaupun sudah lebih baik daripada cahaya langsung.
Sumber: The Liang The (2007) Gambar 2.6 Cahaya Setengah Langsung c. Cahaya Setengah Tak Langsung Penerangan macam ini terjadi dari cahaya yang sebagian besar merupakan pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan, sebagian lagi terpencar melalui tudung kaca. Cahaya ini sudah lebih baik daripada cahaya setengah langsung, karena sumbernya untuk sebaian besar adalah langit-langit ruangan. Sifat cahayanya dan bayang-bayang yang diciptakannya sudah tidak begitu tajam.
Sumber: The Liang The (2007) Gambar 2.7 Cahaya Setengah Tak Langsung
31
d. Cahaya Tak Langsung Penerangan lampu yang terbaik ialah cahaya tak langsung. Cahaya ini dari
sumbernya memancar ke arah langit-langit ruangan, cari situ barulah
dipantulkan ke arah permukaan meja. Sifat cahaya ini benar-benar sudah lunak, karena itu tidak mudah menimbulkan kelelahan pada mata. Dan
karena cahaya ini tersebar dengan merata ke semua penjuru, coraknya
uniform dan tidak menimbulkan bayangan.
Untuk ruang yang gelap atau bekerja malam sebaiknya dipergunakan
cahaya tak langsung ini. Hanya satu keberatan yang dapat dikemukakan ialah cahaya itu membutuhkan lampu yang lebih besar. Tetapi, kini dengan lampu neon, keberatan itu dapat dikurangi. Sebuah lampu neon dengan watt yang sama besarnya seperti bola lampu biasa dapat memberikan cahaya yang hampir 2 kali lebih terang. Juga permukaannya yang jauh lebih luas daripada lampu biasa memudahkan tersebarnya cahaya denganmerata. Akhirnya lampu neon tidak pula memancarkan panas seperti lampu biasa.
Sumber: The Liang The (2007) Gambar 2.8 Cahaya Tak Langsung Secara garis besar menurut Nuraida (2008: 156), ada dua hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan penerangan yaitu: 1. Banyaknya penerangan Sedarmayanti (dalam Nuraida, 2008: 156) mengemukakan bahwa “Satuan untuk mengukur cahaya adalah foot candle. Foot candle adalah jumlah
32
cahaya yang dipancarkan dari lilin berukuran biasa pada sebuah benda yang
berjarak satu kaki (30,84 cm) dari lilin tersebut”.
Sebuah perkumpulan para insinyur yang ahli dalam bidang penerangan di
Amerika Serikat (Illuminating Engineering Society) menyusun sebuah daftar mengenai banyaknya cahaya itu, seperti yang diuraikan pada tabel
berikut ini:
Tabel 2.1
Saran-saran Besarnya Cahaya (Foot Candle) Macam Pekerjaan 1. Pekerjaan
yang
penglihatan
memerlukan
tajam.
memeriksa
Foot Candle 50
Contoh
perhitungan,
pembukuan, menggambar. 2. Pekerjaan
yang
memerlukan
30
penglihatan biasa. Contoh surat menyurat, mengurus arsip, rapat, pengiriman
dan
penerimaan
surat. 3. Pekerjaan yang membutuhkan
10
penglihatan sepintas lalu. Contoh aktivitas dalam ruang resepsi, tangga gedung, kamar mandi. 4. Pekerjaan
yang
memerlukan
penglihatan sederhana. Contoh untuk lorong atau jalan lalu lintas dalam gedung
Sumber: The Liang The (dalam Nuraida, 2008: 156)
33
5
2.
Mutu Penerangan Nuraida (2008) berpendapat bahwa pertimbangan dalam mutu penerangan
adalah kadar cahaya, kecerahan, silau, daya kontras dan usia pegawai.
Penempatan sumber cahaya yang baik perlu diatu untuk mencapai kualitas penerangan yang baik, yaitu penerangan yang tidak menyilaukan mata dan
terebar secara merata dalam daerah yang akan diterangi. Tingkat kesilauan
yang tinggi menyebabkan rasa lelah dan gangguan penglihatan. Usia
pegawai mempengaruhi kebutuhan cahaya.
2.11.2 Tata Warna Warna mempunyai pengaruh yang besar pada perasaan pegawai. Warna dapat menimbulkan rasa senang, sedih dan lain-lain. selain berpengaruh terhadap perasaan, warna juga mempunyai pengaruh yang besar terhadap penerangan kantor. Warna-warna gelap akan mengurangi intensitas penerangan. Bersama-sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja karyawan. Warna mempengaruhi jiwa karyawan. Warna juga dapat merangsang emosi dan otak manusia. Warna yang tepat pada dinding ruangan maupun alat-alat bekerja akan menimbulkan kenyamanan, kegembiraan dan ketenangan bekerja karyawan akan terpelihara, serta dapat mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebih-lebihan (The, 2007 : 216). Sedarmayanti (2005) menyatakan bahwa ada tiga warna pokok yaitu: 1. Merah Merah adalah warna yang mempunyai dampak panas, gejolak dan semangat. Karena itu, warna ini mempunyai efek merangsang pancaindera dan jiwa agar bersemangat dalam bekerja bila pada kantor ada kecenderungan karyawan malas, dekorasi dapat ditata dengan warna-warna merah, seperti gambar-gambar yang ada unsure merahnya, bunga merah, sebagian dinding merah atau perabot yang cenderung memunculkan warna merah.
34
2. Kuning
Kuning adalah warna yang mempunyai dampak kehangatan matahari
dan merangsang saraf mata. Pengaruh mental yang ditimbulkan adalah
perasaan riang gembira dan melenyapkan perasaan tertekan. Warna ini sangat cocok digunakan pada kamar atau lorong yang gelap.
3. Biru
Warna ini sangat cocok dipakai pada ruang karyawan yang banyak
membutuhkan konsentrasi tinggi (kerja otak). Hal yang perlu diperhatikan dalam tata warna ruang kantor adalah daya
pantul warna. Daya pantul warna adalah kemampuan sesuatu warna untuk memantulkan kembali cahaya yang mendatangi. Dalam pemilihan warna bukan saja disesuaikan dengan dekorasi, tetapi juga perlu diperhatikan budaya orangorang yang bekerja dan kecenderungan emosi dari pegawai yang akan menempati ruang kerja tersebut. Sebagai contoh, bila rata-rata pegawai yang akanmengisi ruang kerja tersebut mempunyai tempramen tinggi (pemanas) janganlah ruangan rersebut menggunakan dekorasi merah, yang tepat adalah biru, kuning atau kombinasi beberapa warna lain. Sedangkan menurut Nuraida (2008) Penggunaan tata warna dalam kantor mempunyai efek psikologis yang besar, terutama efek emosional. Pada umumnya tiap warna mempunyai efek berlainan terhadap setiap orang, dan setiap orang juga menunjukkan reaksi yang tidak sama terhadap warna-warna tertentu. Secara umum efek psikologis daripada warna adalah sebagai berikut: Tabel 2.2 Efek Psikologis Warna (Pengaruh Warna) WARNA
EFEK
EFEK JARAK
EFEK PSIKIS
TEMPERATUR
Putih
Netral
Dingin
Ketenangan
Biru
Jauh
Dingin/sejuk
Keleluasaan, Ketenteraman
35
Hijau
Jauh
Sangat dingin atau
Menyenangkan
netral
Merah
Dekat
Panas
Merangsang kegembiraan dan
kegiatan kerja, tetapi
juga bisa mengganggu Oranye
Sangat
Sangat hangat
Merangsang
Hangat
Merangsang, riang
dekat
Kuning
Dekat
gembira, melenyapkan
perasaan tertekan Coklat
Sangat
Netral
Merangsang
Dingin
Agresif
Sangat
Panas (menyerap
Agresif, menakutkan,
dekat
cahaya besar)
mengganggu, menolak
dekat Ungu
Sangat dekat
Hitam
Sumber: Nuraida (2008) Jadi, dalam pemilihan warna bukan saja disesuaikan dengan dekorasi, tetapi juga perlu diperhatikan budaya orang-orang yang bekerja dan kecenderungan emosi dari pegawai yang akan menempati ruang kerja tersebut. Sebagai contoh, bila rata-rata pegawai yang akan mengisi ruang kerja tersebut mempunyai tempramen tinggi (pemanas) janganlah ruangan tersebut menggunakan dekorasi merah, yang tepat adalah biru, kuning atau kombinasi beberapa warna lain. 2.11.3 Udara Udara
sangat
penting
sekali
untuk
diperhatikan
karena
dapat
mempengaruhi semangat kerja dan emosi karyawan. Menurut Soetaman dalam buku The (2007) bahwa dengan mengatur suhu dalam ruangan kerja dengan air conditioner (AC) mengusahakan mengatur udara yang cukup dan merata ke setiap 36
ruangan. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat ventilasi udara yang cukup banyak pada dinding kamar atau ruangan. Serta mengatur pakaian kerja yang
digunakan merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan.
Menurut Sedarmayanti (2005), udara adalah salah satu faktor yang dapat
mempengaruhi kondisi fisik (daya tahan) orang bekerja, dan merupakan suatu syarat untuk berkonsentrasi. Udara yang terlalu dingin, panas, pengap akan mengganggu peredaran darah, yang akhirnya akan mengganggu konsentrasi dan
kerja otak manusia. Suhu udara yang cukup sehat untuk bekerja berkisar antara derajat Celcius. Beberapa cara mengendalikan udara antara lain: 20-25
1. Membuat ventilasi udara sehingga udara bisa masuk dan keluar melalui ventilasi yang berbeda. 2. Menggunakan kipas angin untuk membantu sirkulasi udara ruangan. 3. Memasang alat pendingin ruangan (AC) atau alat pemanas ruangan. 4. Mengatur pakaian kerja yang tepat untuk dipakai oleh karyawan. Moekijat (2008) berpendapat bahwa dengan terpenuhinya kualitas dan kuantitas udara yang baik maka akan memberikan keuntungan yang banyak bagi kantor, antara lain: a) Produktivitas lebih tinggi b) Mutu pekerjaan yang lebih tinggi c) Kesehatan pegawai terjaga d) Semangat kerja meningkat e) Kesan yang lebih menyenangkan bagi para tamu Sedangkan menurut The dalam buku Nuraida (2008) jika pegawai ditempatkan pada ruangan kerja yang panas dan pengap karena kurang sirkulasi udara, akan mengganggu pekerjaan. pengaturan udara untuk temperatur dan kebersihan mempunyai kaitan langsung dengan produktivitas, kualitas kerja, moril, dan kesan dari pihak luar. Sirkulasi yang segar atau bersih harus diusahakan dalam ruangan kerja. Menurut American Society of Heating and Ventilating Engineering, suhu udara yang nyaman bagi sebagian besar pegawai adalah 25,6 derajat Celsius dengan nilai kelembaban 45%. Apabila udara tidak sejuk, panas dan membuat gerah akan menimbulkan kepanansan. Menurut The 37
(2007) ada beberapa hal untuk dapat mengatasi udara yang panas dan lembab yaitu:
1. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan AC, walaupun alat
tersebut cukup mahal harganya, tetapi bagi pekerja yang memerlukan ketelitian, alat ini merupakan keharusan apabila mutu pekerjaan yang
tinggi.
2. Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. Hal ini
dapat tercapai dengan membuat lubang-lubang udara yang cukup
banyak pada dinding ruangan. Dengan demikian sewaktu bekerja jendela-jendela dibuka sebanyak mungkin. 3. Mengatur pemakaian pakaian kerja yang sebaik-baiknya untuk dipakai oleh pegawai. Penataan suhu, udara dan ventilasi yang baik dapat mempengaruhi
kebutuhan udara segar. Salah satu sumber udara segar adalah tanaman di sekitar lingkungan kerja sebagai oksigen yang dibutuhkan manusia. Oleh karena itu, diperlukan penghijauan di sekitar lokasi kantor. 2.11.4 Suara Kenyamanan dan ketenangan bekerja juga dapat terganggu oleh suara bising atau gaduh. Suara yang gaduh akan mengganggu konsentrasi (kerja otak) tinggi. Bila dibiarkan terus menerus, akan dapat mengakibatkan kekacauan dan kesalahan pada hasil kerja karyawan yang bersangkutan. Menurut Shomer dalam Sukoco (2007) tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang harus dipertimbangkan untuk mengelola tingkat produktivitas pegawai yang diinginkan. Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang tidak diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap para pegawai akan terjadi. Misalnya, tingkat kebisingan yang terus menerus berlangsung dapat mengakibatkan kelelahan fisik dan mental sehingga mengurangi produktivitas mereka, serta dapat pula menimbulkan keresahan, gangguan dan ketegangan dengan meningkatkan tekanan darah serta metabolism tubuh dan dalam waktu yang lama dapat mengakibatkan masalah kesehata yang 38
serius. Suara yang gaduh menyebabkan kesulitan dalam memuaskan pikiran sehingga akan mengganggu pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. (The,
2007). Akibat-akibat dari suara gaduh, diantaranya:
a) Ganguan mental dan saraf b) Kesulitan dalam berkonsentrasi
c) Cepat menyebabkan lelah dan semangat pegawai berkurang
Sejalan dengan pernyataan The (2007), Nuraida (2008) menjelaskan
bahwa faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja karena suara yang bising mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. dapat
Sedangkan menurut Quible (2001) suara yang bising atau gaduh menyebabkan kesulitan dalam memuaskan pikiran. Ketika menggunakan telepon dan melaksanakan pekerjaan kantor tidak dapat bekerja dengan baik. Menurut para dokter, suara dapat mengakibatkan perubahan-perubahan dalam peredaran darah dan pikiran. Beberapa teknik yang dapat digunakan dalam mengontrol kebisingan suara pada ruang kantor (Quible, 2001), antara lain: 1. Konstruksi yang sesuai Jumlah
kebisingan
pada
perkantoran
dapat
dikontrol
dengan
menggunakan teknik konstruksi bangunan yang efektif. Terdapat dua suara yang akan merambat di udara, yaitu suara yang merambat melalui udara (suara udara) atau melalui struktur bangunan (suara struktural). Contoh suara yang merambat melalui udara adalah percakapan dan suara yang dihasilkan oleh beberapa peralatan. Sementara contoh suara struktural adalah getaran peralatan. Sebelum merambat ke udara, getaran suara akan merambat melalui peralatan pada area kerja. Berikut ini adalah teknik konstruksi yang direkomendasikan untuk mengurangi kebisingan yang tidak diinginkan: a. Memasang jaringan yang terhubung dengan jaringan utama dari sistem HVAC. Hal ini diharapkan akan mengurangi tingkat kebisingan yang dihasilkan oleh sistem tersebut.
39
b. Penggunaan jendela atau pintu yang rapat dan memiliki seal yang
terbuat dari karet, sehingga suara lebih dapat diredam dan tidak
c. Membangun udara diam (silent air) pada beberapa struktur bangunan, yaitu dengan menempatkan ruangan berongga sehingga
suara dapat teredam kedalamannya. Hal ini dapat mengurangi
jumlah suara yang merambat dari suatu ruangan ke ruangan lainnya.
mudah keluar ruangan.
d. Penggunaan
material
konstruksi
yang
dapat
mengurangi
kemungkinan terjadinya getaran suara, seperti penggunaan kayu atau alumunium pada jendela yang lebih empuk dibandingkan baja dan sebagainya. 2. Penggunaan material peredam suara misalnya peredam suara berupa penutup atap, tembok, jendela dan lantai. 3. Alat peredam suara misalnya karpet dan kain tebal. 4. Masking, metode ini melibatkan percampuran antara suara kantor dengan suara rendah yang tidak mengganggu. Juga dikenal dengan white noise, masking hampir sama dengan suara yang terdengar ketika suara melewati lorong atau saluran. Sistem suara untuk public (misalnya, loudspeaker pada setiap ruangan yang biasanya digunakan untuk menyampaikan pengumuman ke seluruh bagian kantor) biasa digunakan untuk menyampaikan suara masking ke seluruh area kerja, misalnya musik yang lembut. Ukuran kekuatan suara dinyatakan dalam satuan decibel. Batas kekuatan
maksimum yang masih dapat diterima agar pegawai dapat bekerja dengan baik untuk ruangan tersendiri adalah 40-50 desibel. Kekuatan ini sama dengan suara radio yang disetel halus atau suara orang yang sedang berbicara biasa. Pada ruang umum kebisingan dapat mencapai 60 desibel, sedangkan di ruang pembukuan adalah 65 desibel dan di suang yang menggunakan mesin-mesin hitung sampai setinggi 80 desibel. Berdasarkan penjelasan dari beberapa ahli, maka dapat disimpulkan tata suara atau kebisingan adalah suatu dimensi yang harus diperhatikan, apabila 40
dimensi ini tidak diperhatikan maka menimbulkan dampak pada para pegawai dan produktivitasnya. Maka dari itu manajemen kantor harus mengurangi jumlah
kebisingan pada ruangan kantor kerja para pegawai, dengan cara menggunakan konstruksi bangunan yang efektif dan menggunakan alat peredam yang teknik
sesuai dan yang dibutuhkan.
2.11.5 Musik
Dalam Nuraida (2008, hal.162), dijelaskan bahwa music dapat
mempengaruhi keadaan fisik dan mental pegawai. Selain itu musik juga memiliki
kegunaan sebagai berikut: a. Meningkatkan efisiensi, kepuasan kerja dan produktivitas. b. Mengurangi ketegangan mental, menimbulkan rasa relaks, mengurangi nervous dan kejenuhan, serta menambah kegembiraan kerja. Selain itu, Sedarmayanti (2009) mengungkapkan bahwa menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai dengan suasana, waktu dan tempatnya dapat membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan di tempat kerja, jika tidak justru akan mengganggu konsentrasi kerja. Berdasarkan hal-hal yang telah diuraikan sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa menata ruang dan lingkungan kantor merupakan kebutuhan penting setiap kantor. Penataan ruang kantor yang efisien perlu mendapat prioritas utama dan perlu ditinjau secara berkala atau ditata ulang sesuai dengan situasi dan kondisi terbaru. Penyusunan mesin kantor (office machine) dan perabotan kantor (office equipment) pada tempat yang tepat, penataan bagian atau ruangan kantor yang baik sesuai dengan kebutuhan, dan lingkungan yang baik akan memberikan rasa betah dan kenyamanan sehingga ruang dan lingkungan kantor perlu direncanakan dan di rancang sebaik mungkin. Tata ruang kantor/office lay out dan lingkungan kantor yang baik akan meningkatkan produktivitas kerja para pegawai.
41
2.12
Peralatan dan Furnitur Perkantoran Pembahasan mengenai lay out kantor tidak luput dari keberadaan
peralatan maupun furniture yang akan digunakan oleh organisasi. Meskipun lay out sangat bagus, namun apabila peralatan yang dimiliki atau terpasang terlalu
using, maka tujuan penataan lay out tidak akan tercapai. Begitu pula apabila furniture yang digunakan kurang sesuai dengan konsep lay out yang dipakai. Misalnya, jika yang digunakan adalah konsep kantor terbuka, namun furniturnya
cenderung sulit dimodifikasi penempatannya sehingga akan menyulitkan administrator maupun pegawai itu sendiri.
Berikut adalah faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor, yang oleh Quible (dalam Sukoco, 2007) diklasifikasikan menjadi tiga, yaitu pertimbangan peralatan, penjual dan perawatan. Dari ketiga pertimbangan tersebut hanya pertimbangan peralatan yang berkaitan langsung dengan lay out kantor. Berikut ini hal-hal yang berkaitan dengan pertimbangan peralatan menurut Quible (dalam Sukoco, 2007): 1. Tujuan penggunaan peralatan. Sebelum memilih peralatan, tujuan harus ditentukan. Misalnya, apakah aktivitas pekerjaan administrasi tergantung sepenuhnya pada peralatan tersebut atau hanya sebagian saja. Hal yang juga perlu dipertimbangkan adalah perusahaan sering membeli atau menyewa peralatan yang terlalu canggih daripada yang dibutuhkan, hanya untuk prestise atau bujukan pemasok. Untuk itu sebaiknya pembelian peralatan baru di kantor (misalnya, mesin fotokopi atau scanner baru) melibatkan pegawai yang akrab dengan aktivitas maupun teknologi yang dibutuhkannya. 2. Menentukan peralatan yang sesuai. Setelah peralatan ditentukan, memilih merek peralatan yang akan digunakan juga menjadi pertimbangan yang penting. Hal ini sangat penting berkaitan dengan layanan purna jual yang disediakan merek tersebut maupun harga jual kembali jika perusahaan nantinya berencana meng-upgrade peralatannya dengan yang baru. 3. Tingkat kegunaan peralatan. Ketika beberapa merek telah diketahui, tingkat kegunaan harus dipertimbangkan, apakah alat itu bisa diharapkan 42
memenuhi kebutuhan perusahaan dengan maksimal. Saat ini banyak
peralatan kantor menawarkan solusi all-in-one, misalnya mesin fotokopi,
scanner, printer dan faksimili. Solusi yang terintegrasi tersebut
menjadikan harganya relatif mahal. Oleh karena itu, hendaknya perusahaan juga mempertimbangkan apakah kegunaan yang ditawarkan
tersebut memang sangat diperlukan bagi aktivitas di kantor. 4. Spesifikasi peralatan. Untuk beberapa peralatan, spesifikasi harus
ditentukan terlebih dahulu, karena akan menyangkut penempatan peralatan
di ruangan, jumlah listrik yang dibutuhkan, pemasangannya dan struktur yang dibutuhkan. Spesifikasi teknis maupun fisik dari peralatan sebaiknya dijadikan bahan pertimbangan.
5. Biaya peralatan. Biaya peralatan mempunyai dampak yang signifikan terhadap pengembalian investasi perusahaan. Meskipun kegunaan merupakan hal yang penting, efisiensi juga harus tetap dipertimbangkan. Banyak peralatan baru membutuhkan biaya operasional yang cukup tinggi. Untuk itu, analisis yang mendalam perlu dilakukan. Misalnya, jika penggunaan printer hitam putih sudah memadai, pemasangan printer berwarna hanya akan menambah biaya operasional saja, mengingat harga toner berwarna mencapai 3-5 kali harga toner hitam putih. 6. Proses operasional peralatan. Beberapa tipe peralatan membutuhkan perlengkapan khusus, seperti alat fotokopi dan printer. Kebutuhan ini juga harus menjadi pertimbangan dalam memilih peralatan. Saat ini banyak printer baru membutuhkan cartridge atau toner orisinal dengan harga sangat mahal, sehingga pemakaian printer lama yang bisa diisi ulang tentunya lebih mudah. 7. Fitur keamanan. Hal yang juga dipertimbangkan adalah fitur keamanan. Meskipun beberapa peralatan kantor tidak berbahaya, namun fitur ini tetap harus dipertimbangkan. Beberapa peralatan kantor saat ini menyediakan user id dan password yang memungkinkan tidak setiap orang bisa memanfaatkannya, seperti mesin fotokopi atau printer berkecepatan tinggi yang berbiaya operasi sangat tinggi. 43
8. Fleksibilitas peralatan. Fleksibilitas peralatan juga sangat penting. Beberapa peralatan dapat dimodifikasi dengan beberapa komponen jika
dibutuhkan. Namun ada beberapa produsen yang tidak menjadikan
peralatannya kompatibel dengan peralatan lain, misalnya komputer produk dari Apple Computer, yang tidak fleksibel dalam pengoperasiannya.
Beberapa peralatan juga dapat digunakan untuk tugas kerja yang lebih luas
dibandingkan peralatan lain, sehingga hal inilah yang menjadikan
fleksibilitas sangat perlu menjadi pertimbangan.
9. Kemudahan penggunaan peralatan. Hal yang juga dipertimbangkan adalah
kemudahan penggunaan peralatan, karena beberapa peralatan tidak udah digunakan dan membutuhkan training tambahan, yang membutuhkan waktu dan biaya yang seharusnya bisa dihindari jika peralatannya mudah dioperasikan. 10. Kecepatan operasi peralatan. Pada beberapa perusahaan kecepatan peralatan menjadi pertimbangan penting. Apabila peralatan yang dibutuhkan dengan cepat tidak dapat disediakan oleh supplier karena harus indent terlebih dahulu, hendaknya organisasi mempertimbangkan supplier yang dapat menyediakannya dengan cepat 11. Masukan dari operator peralatan. Karyawan yang akan mengoperasikan sering kali dibeikan kesempatan memberikan masukan dalam menentukan peralatan yang akan dipilih. 12. Standardisasi peralatan. Penggunaan hanya beberapa merek tertentu akan menghasilkan standardisasi peralatan kantor yang memberikan beberapa keuntungan saat membeli dan merawatnya. Keuntungan lain adalah kemudahan
bagi
pegawai
untuk
mengoperasikannya,
karena
penggunaannya mempunyai kesamaan atau dapat diintegrasikan dengan peralatan lain. namun perlu juga dipertimbangkan apabila organisasi hanya menggunakan 1 atau 2 merek saja dapat menimbulkan tingkat ketergantungan yang tinggi, sehingga apabila ada gangguan supply atau kenaikan harga spare parts yang sangat signifikan, organisasi tidak dapat dengan cepat eralih ke supplier yang lain. oleh krena itu, Manajer 44
Administrasi mempertimbangkan diversifikasi peralatan kantor jika hal
tersebut di anggap lebih efektif dan efisien.
Adapun beberapa contoh peralatan kantor menurut The (2007), yaitu
sebagai berikut:
1.
Komputer Secara umum komputer telah menggantikan mesin tik sebagai alat untuk
membuat warkat dan dokumen sekaligus menggandakannya dengan alat pencetak
yang disebut printer. Komputer dibagi menjadi dua bagian, yaitu perangkat keras dan perangkat lunak software. Contoh dalam bentuk perangkat keras hardware
yaitu : a. CPU ( Central Processing Unit) merupakan bagian penting dalam sebuah komputer seperti halnya otak pada manusia yang berfungsi sebagai olah informasi yang dimasukkan oleh pengguna ke dalam komputer. b. Monitor adalah layar sebagai alat yang digunakkan untuk menampilkan hasil komunikasi antara pengguna komputer dengan CPU, sehingga pemakai akan mengetahui apakah hasil dari komunikasinya benar atau salah (sesuai atau tidak) akan terlihat melalui layar komputer. c. Papan Tuts yaitu bagian komputer yang terdiri atas deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain. d. Mouse digunakan sebagai komunikan sebagai penggerak kursob pada layar monitor atau lebih mudah dalam memindahkan kursor dan memilih objek, biasanya posisi diperlihatkan dengan gambar yang bergerak seiring pergerakan mouse.
45
Sumber: http://3.bp.blogspot.com/_tmMbJKKFS9c/S7rR-OjG7I/AAAAAAAAABc/ouAmQNsQcH8/s1600/komputer_.jpg Gambar 2.9 Komputer 2.
Printer Digunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU
seperti yang nampak pada layar monitor ke dalam selembar kertas, bisa berupa tulisan atau kertas.
Sumber: http://www.plazadelatecnologia.com/ofertasLocatarios/HP_1102W1.jpg Gambar 2.10 Printer 46
Mesin Photocopy
3.
Alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil
ukuran dari aslinya. Mesin fotocopy merupakan alat pengganda yang praktis,
karena siap sedia bila diperlukan. Fotocopy berarti proses penyalinan suatu warkat atau dokumen dengan sistem pemrotetan. Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan
mirip atau mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu banyak orang yang mempergunakan jasa fotocopy untuk menggandakan naskah,
baik untuk keperluan pribadi, dinas, maupun kepentingan pendidikan.
Sumber: http://wb7.itrademarket.com/pdimage/86/623986_typefortablecs1116mfp.jpg Gambar 2.11 Mesin Fotokopi 4.
Mesin Scanner Pemindai atau scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk
memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu, dan lain-lain. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan ke dalam komputer sebagai data digital.
47
Cara penggunaannya : a. Scanner atau pemindai dihubungkan ke komputer dan nyalakan tombol
kontak
b. Buka aplikasi scanner dengan yang terdapat di dalam komputer.
c. Buka tutup scanner lalu masukan file atau dokumen lain dengan halaman yang akan di scan menghadap ke bawah lalu di tutup dan tekan scan, maka
aplikasi scanner yang ada di komputer secara otomatis men-scan data
tersebut dan menaruhnya di dalam komputer.
Sumber: http://2.bp.blogspot.com/-WCe5bNl4m4/TnxrApildZI/AAAAAAAABng/ohAE6UmiG3s/s1600/FlipPal+M obile+Scanner+with+USB+Stick.png Gambar 2.12 Scanner 5.
Mesin Penghitung Uang Di kantor khususnya di Bank, sering melakukan pekerjaan hitung-
menghitung uang dalam jumlah besar yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian dan kejujuran dari pegawai yang bertugas. Agar pekerjaan menghitung uang dapat cepat dan akurat maka diperlukan alat khusus yang dapat digunakan untuk menghitung uang dalam jumlah banyak. Alat seperti ini disebut dengan money counter atau mesin penghitung uang.
48
Sumber: http://mitracomputindo.com/store/images/product/prime_dynamic_993_ v.jpg Gambar 2.13 Mesin Penghitung Uang 6.
Mesin Hitung Saku (Kalkulator) Mesin hitung saku atau yang biasa disebut kalkulator adalah mesin hitung
dengan menggunakan tenaga baterai atau ada pula yang menggunakan tenaga matahari. Mesin hitung saku memiliki ukuran dan bentuk yang bermacam-macam, begitu juga dengan jumlah digit yang berbeda-beda, antara lain dengan memiliki digit 6,10,12,14,dan 16 tergantung kebutuhan. Berdasarkan kegunaannya kalkulator dibagi menjadi 3 bagian yaitu : a. office calculator, yaitu kalkulator yang banyak digunakan di kantor atau dunia perdagangan, kalkulator ini hanya digunakan untuk operasi sederhana seperti menambah, mengurangi, mengkali, membagi.
49
Sumber:
http://www.chinatraderonline.com/files3/2010-9/21/12-digit-officecalculator-15424092240.jpg Gambar 2.14 Office Calculator
b. scientific calculator, yaitu kalkulator yang memiliki tombol-tombol khusus yang hanya digunakan untuk hitungan matematika.
Sumber: http://justfrieza.files.wordpress.com/2010/07/scientificcalculator_114404.jpg Gambar 2.15 Scientific Calculator
50
c. financial calculator, yaitu kalkulator yang memiliki tombol-tombol yang dapat digunakan untuk menyimpan hitungan dan menampilkan kembali
hitungan yang biasa digunakan untuk hitungan keuangan.
Sumber: http://www.vicinno.com/wp-content/uploads/2011/01/BA-II-Plusfinancial-calculator.png Gambar 2.16 Financial Calculator 7.
Printing Calculator Kalkulator yang dilengkapi dengan printer untuk mencetak hasil hitungan.
Mesin hitung elektronik jenis ini sering digunakan di kantor perusahaan atau tokotoko.
Sumber: http://images.bizrate.com/resize?sq=450&uid=11504805 Gambar 2.17 Printing Calculator
51
8.
Mesin Tik Dalam Wikipedia Bahasa Indonesia, Ensiklopedia Bebas menjelaskan bahwa
mesin ketik atau mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen,
biasanya kertas.
Sumber:http://etalasebelanja.com/sitebuilder/images/OLYMPIA_CARINA_3_M ESIN_TIK_MANUAL_13-INCH_IMG1-600x408.jpg Gambar 2.18 Mesin Tik Selain peralatan, dalam menyusun tata ruang kantor perlu pula mempertimbangkan perabot atau furnitur yang dibutuhkan dalam proses pelaksanaan pekerjaan. Menurut The (2007) perabot kantor dalam bahasa inggris disebut office furnishings atau office furnitures biasanya meliputi meja tulis dengan kursinya, lemari arsip dan perlengkapan untuk menyimpan warkat-warkat lainnya, meja biasa, rak, lemari besi, dan perabot lainnya semacam itu. Adapun penjelasan beserta persyaratannya menurut The (2007) adalah sebagai berikut: 1.
Meja Tulis Meja yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
52
a. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup. Bagian
bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka. Dengan demikian
peredaran udara dapat berlangsung secara lancar dan bagian kaki pegawai
yang memakainya tidak terasa panas. Juga meja kerja yang terbuka bagian bawahnya memudahkan pembersihan lantai.
b. Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga dapat menyilaukan mata
dari pegawai yang memakainya. Permukaan itu hendaknya juga tidak
berwaina hitam atau terlampau gelap, melainkan sebaiknya diberi warna
muda dan terang. Pertentangan yang tajam antara warna meja yang gelap dan warna kertas yang umumnya putih mudah melelahkan mata dari pegawai. c. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan yang terlampau luas dalam prakteknya juga tidak dipergunakan untuk bekerja. Bahkan biasanya lalu menjadi tempat untuk menumpuk berkas-berkas atau bendabenda lainnya yang mestinya disimpan dalam lemari atau pada rak tersendiri. Menurut The (2007) Untuk mengukur meja kantor telah lazim
dipergunakan 3 satuan hitung, yaitu lebar, dalam, dan tinggi: a. Lebar ialah jarak yang panjang dari suatu tepi permukaan meja ke tepi seberangnya. Apabila di lihat dari tempat duduk pegawai yang memakai meja itu, jarak ini adalah lebar meja dari arah tangan kiri ke tangan kanan. b. Dalam ialah jarak yang pendek dari tepi bagain depan permukaan meja sampai tepi bagaian belakangnya. Bagian depan darisuatu meja tulis ialah bagian yang termasuk lingkungan tempat duduk pegawai yang memakai meja itu. c. Tinggi ialah jarak dari permukaan meja yang dipakai untuk bekerja sampai lantai. Lebih lanjut The (2007) menyebutkan bahwa dari berbagai macam meja yang ada dalam sebuah kantor dapat dibedakan sebagai berikut: a. Menurut bahan yang digunakan 1. Meja Kayu, digunakan untuk meja tulis. 53
2. Meja Metal, terbuat dari sejenis baja tipis dan digunakan untuk meja
tulis.
b. Menurut ukuran dan fungsinya
1. Meja besar atau satu biro, yaitu meja yang mempunyai ukuran panjang 121,5 cm atau 130 cm, lebar 71 cm atau 80 cm dan tinggi 74 cm. Meja
satu biro biasa digunakan oleh direktur.
2. Meja ½ biro atau sedang, yaitu meja yang mempunyai ukuran panjang
96,5 cm, lebar 71 cm dan tinggi 74 cm. Meja tersebut digunakan oleh
kepala bagian. 3. Meja biasa, yaitu meja yang biasa dipakai oleh para pegawai biasa,
meja tersebut mempunyai ukuran panjang 120 cm, lebar 70 cm atau 72 cm, dan tinggi 75 cm. 4. Meja khusus, yaitu meja yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu, misalnya meja juru tik, meja gambar, meja lay out. Untuk meja tik tingginya kurang lebih 62 cm (lebih pendek dari meja biasa). 5. Meja rapat, yaitu meja yang digunakan untuk meja rapat; meja rapat pengaturannya didasarkan pada jumlah peserta yang akan ikut rapat dan besar ruangan yang tersedia. 2.
Kursi Perabot kantor lainnya yang sama pentingnya seperti meja tulis adalah kursi.
Karena tanpa kursi tidak mungkin kerja ketatausahaan dapat dilaksanakan. Kursi yang baik harus pula memenuhi syarat-syarat tertentu terutama dalam hubungannya dengan kesehatan dan kenikmatan dari pegawai yang memakainya. Menurut Prof. Raplh Barnes (dalam The Liang The, 2007) kursi yang baik harus memenuhi 4 syarat yang berikut: a. Kursi itu dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pegawai yang memakainya. b. Kursi itu dibuat secara kokoh, sebaiknya dengan kerangka dari baja serta tempat duduk dan penyangga dari kayu.
54
c. Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang akan diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan terbagi merata dan pegawai yang
duduk merasa enak. Tepi dengan dari tempat duduk itu hendaknya
mempunyai bentuk yang bulat.
d. Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang tulang punggung karyawan.
3.
Lemari arsip
Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak
rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat
4. Filing Cabinet Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluarmasuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi.
55
