BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Koleksi Perpustakaan 2.1.1. Pengertian Koleksi Perpustakaan Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama dalam mendirikan suatu perpustakaan. Dengan adanya paradigma baru dapat disimpulkan bahwa salah satu kriteria dalam penilaian layanan perpustakaan melalui kualitas koleksinya. Menurut Yulia (2009: 5), “Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka”. Sedangkan menurut Menurut Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi yang dikutip oleh Genderang (2011: 8), “Koleksi adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan akan informasi”. Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang ada sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika dan dapat digunakan oleh para pengguna perpustakaan tersebut.
2.1.2. Jenis Koleksi Perpustakaan Koleksi yang ada di perpustakaan biasanya dikelompokkan untuk memudahkan cara pengadaan, pengolahan, penyusunan, serta pelayanannya. Menurut Yulia (2009: 5) Koleksi perpustakaan dikelompokkan menjadi dua bagian yaitu: 1. Tercetak a. Buku/monograf adalah terbitan yang mempunyai satu kesatuan yang utuh, dapat terdiri dari satu jilid atau lebih. Terbitan yang termasuk dalam kelompok ini adalah buku, laporan penelitian, skripsi, tesis, dan disertasi. b. Bukan Buku 1) Terbitan berseri adalah terbitan yang diterbitkan terus-menerus dalam jangka waktu terbit tertentu, dapat berupa harian, mingguan, bulanan, dan sebagainya. 2) Peta. 3) Gambar.
4) Brosur, pamflet, booklet. 5) Makalah, merupakan karya yang mempunyai nilai sementara, tidak diolah sebagaimana bahan pustaka lainnya. 2. Tidak tercetak a. Rekaman gambar, seperti film, video, CD, mikrofilm, dan mikrofis. b. Rekaman suara, seperti piringan hitam, CD, kaset. c. Rekaman data magnetik/digital, seperti karya dalam bentuk disket, CD dan pangkalan data, dan yang dikemas secara online Dari penjelasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa jenis-jenis bahan pustaka terdiri dari bahan pustaka cetak dan noncetak. Bahan pustaka cetak meliputi: buku, terbitan berseri, peta, gambar, brosur, dan makalah. Sedangkan bahan pustaka noncetak meliputi rekaman gambar, rekaman suara dan rekaman data magnetik/digital.
2.2 Pengembangan Koleksi 2.2.1. Pengertian Pengembangan Koleksi Kegiatan pengembangan koleksi merupakan salah satu sarana yang penting
dalam
suatu
perpustakaan
perguruan
tinggi.
Kegiatan
kerja
pengembangan koleksi mencakup kegiatan memilih pustaka dan dilanjutkan dengan pengadaan pustaka. Kedua kegiatan memilih dan mengadakan pustaka harus dilaksanakan secara maksimal sehingga dapat mewujudkan tujuan dan fungsi dari perguruan tinggi yaitu untuk berusaha menyediakan informasi atau bahan pustaka yang dibutuhkan pengguna. Menurut Yulia (2009: 2.3) “ Pengembangan koleksi adalah proses menghasilkan kepastian bahwa peprustakaan memnuhi kebutuhan informasi dari populasi yang dilayaninya dalam cara yang tepat waktu dan ekonomis, menggunakan sumber daya informasi yang diproduksi di dalam maupun di luar organisasi. Sedangkan menurut Magrill dan Corbin yang dikutip oleh Qalyubi (2007: 77) “Pengembangan koleksi merupakan serangkaian proses atau kegiatan yang bertujuan mempertemukan pemakai dengan rekaman informasi dalam lingkungan perpustakaan atau unit informasi”.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa pengembangan koleksi adalah suatu usaha yang mencakup semua kegiatan kerja perpustakaan, yang bertugas untuk mengembangkan koleksi yang telah ada di perpustakaan, terutama melalui aspek pemilihan dan evaluasi.
2.2.2. Tujuan Pengembangan Koleksi Menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 26) “Tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kebutuhan sivitas akademika di perguruan tinggi agar perpustakaan dapat secara terencana mengembangkan koleksinya”. Sedangkan menurut Sutarno (2006: 115) “Pengembangan
koleksi
bertujuan
untuk
menambah
jumlah
koleksi,
meningkatkan dan jenis bahan bacaan dan meningkatkan mutu koleksi sesuai dengan kebutuhan masyarakat pemakai”. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengembangan koleksi adalah mengembangkan koleksi yang baik dan seimbang, dan sesuai dengan kebutuhan pengguna yang disusun berdasarkan standar koleksi perpustakaan dan kajian kepustakaan sehingga dapat memenuhi kebutuhan pengguna sivitas akademika.
2.2.3. Manfaat Pengembangan Koleksi Pengembangan
koleksi
merupakan
suatu
proses
universal
untuk
perpustakaan karena setiap perpustakaan akan membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pengguna perpustakaan. Menurut Sutarno (2006: 118), manfaat pengembangan koleksi antara lain: 1. Membantu menetapkan metode untuk menilai bahan pustaka yang harus dibeli. 2. Membantu merencanakan bentuk-bentuk kerja sama dengan perpustakaan lain, seperti pinjam antar perpustakaan, kerjasama dalam pengadaan, dan sebagainya. 3. Membantu identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke gudang atau dikeluarkan dari koleksi. 4. Membantu dalam merencanakan anggaran jangka panjang dengan menetapkan prioritas-prioritas dan garis besar sasaran pengembangan. 5. Membantu memilih cara terbaik untuk pengadaan.
Sedangkan menurut Rosaprianti, manfaat pengembangan koleksi adalah sebagai berikut: 1. Membantu memastikan bahwa perpustakaan berkomitmen untuk melayani semua pengguna perpustakaan, baik saat ini ataupun di masa yang akan datang. 2. Membantu membuat standar dalam melakukan penyeleksian dan penyiangan koleksi. 3. Membantu meminimalisir kesalahan dan ketidaksinambungan dalam proses seleksi. 4. Membantu menjamin keberlangsungan koleksi secara bekelanjutan antara satu staf dengan staf lainnya. 5. Membantu dalam melakukan evaluasi pribadi staf itu sendiri atau evaluasi yang dilakukan oleh pihak luar. 6. Membantu melakukan efesiensi dalam pembuatan keputusan seharihari yang akan membantu staf perpustakaan baru. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa manfaat pengembangan koleksi adalah membantu seluruh proses kegiatan pengembangan koleksi yang dilakukan oleh pihak pepustakaan.
2.3 Kebijakan Pengembangan Koleksi Kebijakan pengembangan koleksi meliputi kegiatan memilih dan mengadakan pustaka yang sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh pustakawan bersama-sama dengan pengguna perpustakaan, maksud adanya perencanaan
untuk
mengembangkan
bahan
pustaka
demi
tercapainya
perpustakaan yang berkualitas sehingga dapat memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan. Menurut Yulia (2009: 2.3) “Kebijakan pengembangan koleksi adalah pernyataan tertulis dari rencana itu, memberikan perincian-perincian untuk pedoman staf perpustakaan”. Sedangkan menurut Qalyubi (2006: 78) “Kebijakan pengembangan koleksi merupakan alat/sarana untuk mengarahkan segala aktifitas yang berkaitan dengan perencanaan, pendanaan, pemilihan, dan pengadaan bahan pustaka. Menurut
pendapat
di
atas
dapat
disimpulkan
bahwa
kebijakan
pengembangan koleksi adalah pernyataan tertulis tentang kebijakan perpustakaan terhadap pengembangan koleksi yang digunakan staf perpustakaan sebagai acuan dalam menyeleksi bahan perpustakaan.
2.3.1. Manfaat Kebijakan Pengembangan Koleksi Banyak sekali manfaat dari kebijakan pengembangan koleksi. Menurut Yulia (2009: 2.7), manfaat dari kebijakan pengembangan koleksi yaitu sebagai berikut: 1.
2. 3. 4. 5.
6. 7. 8. 9. 10.
11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
Menjadi dokumen untuk sosialisasi kepada masyarakat, sebagai standar untuk menginformasikan kepada setiap orang tentang sifat dan ruang lingkup koleksi. Menginformasikan kepada setiap orang prioritas pengoleksian. Mendorong pemikiran tentang prioritas secara garis organisasi untuk koleksi. Menghasilkan komitmen pada tingkat tertentu sesuai dengan sasaran organisasi. Menentukan standar untuk materi yang bisa masuk ke koleksi dan mana yang tidak masuk, menghadapi masalah sensor dengan menjelaskan bahan macam apa yang akan dibeli dan menunjukkan bahwa kebijakan tersebut didukung oleh para administrator lembaga yang bersangkutan. Mengurangi pengaruh dari pemilih tunggal dan bias perorangan. Memberikan sebuah sarana pelatihan dan orientasi bagi staf baru. Membantu menjamin kekonsistenan dari waktu ke waktu walaupun staf pengelola berganti. Memberikan pedoman kepada staf dalam menghadapi protes maupun keluhan dari para pengambil keputusan dan pengguna. Membantu dalam penyiangan dan mengevaluasi koleksi, membantu identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke gudang atau dikeluarkan dari koleksi Membantu dalam rasionalisasi alokasi anggaran. Membantu dalam perencanaan anggaran jangka panjang dengan menetapkan prioritas-prioritas dan garis besar sasaran pengembangan. Menjadi sebuah alat dalam menilai kinerja secara keseluruhan dari program pengembangan koleksi. Memberikan informasi kepada pihak-pihak luar perpustakaan tentang tujuan dari pengembangan koleksi. Membantu memilih cara terbaik untuk pengadaan, misalnya langsung dari penerbit atau jobber. Membantu menetapkan metode untuk menilai bahan sebelum dibeli. Membantu merencanakan bentuk-bentuk kerja sama dengan perpustakaan lain, seperti pinjam antar perpustakaan, kerja sama dalam pengadaan.
Sedangkan
menurut
Evans
(2000:
72),
manfaat
dari
kebijakan
pengembangan koleksi adalah: 1. Informs everyone about the nature and scope of the collection. Menginformasikan semua orang tentang sifat dan ruang lingkup koleksi.
2. Informs everyone of the collecting priorities. Menginformasikan semua orang mengumpulkan prioritas. 3. Forces thinking about organizational priorities for the collection. Anggota berfikir tentang prioritas organisasi untuk koleksi. 4. Generates some degree of commitment to meeting organizational goal. Menghasilkan komitmen untuk memenuhi tujuan organisasi. 5. Sets standards for inclusion an exclution. Menetapkan standar untuk inklusi dan eksklusi. 6. Reduces the influence of a single selector and personal biases. Mengurangi pengaruh pemilih tunggal dan bias pribadi. 7. Provides a training and orientation tool for new staff. Menyediakan pelatihan dan orientasi alat seleksi untuk staf baru. 8. Helps ensure a degree of consistency over time and regardless of staff turnover. Membantu memastikan tingkat konsistensi dari waktu ke waktu dan terlepas dari pergantian staf. 9. Guides staff in handling complaints. Membantu staf untuk menangani keluhan pengguna. 10. Aids in weeding and evaluating the collection Sebagai alat bantu penyiangan dan pengevaluasian koleksi. 11. Aids in relationalizing budget allocations. Sebagai alat bantu dalam rasionalisasi alokasi anggaran. 12. Provides a public relations document. Menyediakan dokumen public relations. 13. Provides a means of assessing overall performance of the collection development program. Menyediakan yang dimaksud penafsiran seluruh petunjuk program pengembangan koleksi. 14. Provides outsiders with information about the purpose of collection development (an accountability tool). Menyediakan sarana untuk menilai keseluruhan kinerja dari pengembangan koleksi (alat akuntabilitas). Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa manfaat kebijakan pengembangan koleksi yaitu menjadi dokumen untuk sosialisasi kepada masyarakat, membantu menjamin kekonsistenan dari waktu ke waktu walaupun staf pengelola berganti, memberikan pedoman kepada staf dalam menghadapi protes mupun keluhan dari para pengambil keputusan dan pengguna, membantu dalam penyiangan dan mengevaluasi koleksi dan membantu dalam rasionalisasi alokasi anggaran.
2.3.2. Fungsi Kebijakan Pengembangan Koleksi Kebijakan sebaiknya dibuat secara tertulis, sehingga kalau timbul masalah dapat ditinjau kembali kebijakan yang sudah ditetapkan itu. Menurut Yulia (2009: 2.6), fungsi kebijakan pengembangan koleksi secara garis besar dibagi menjadi 3 kelompok yaitu sebagai berikut: 1. Fungsi Perencanaan Kebijakan pengembangan koleksi merupakan perencanaan yang mengatur prioritas dalam mengalokasikan berbagai sumber dana, setelah lebih dahulu mengenal siapa saja yang akan dilayani perpustakaan, mengetahui bidang ilmu apa yang akan dikembangkan, serta penelitian-penelitian yang akan dilakukan. 2. Fungsi Komunikasi Internal Perpustakaan perlu berkomunikasi dengan masyarakatnya sendiri, baik itu pimpinan badan induk, para penyandang dana, staf badan induk sebagai pengguna atau calon pengguna potensial, seperti dosen, mahasiswa, guru, siswa, peneliti, masyarakat, tergantung pada jenis perpustakaannya. Proses pembuatan kebijakan pengembangan koleksi ini memerlukan konsultasi dengan kelompok-kelompok tersebut dan diharapkan kegiatan dialog ini berlangsung secara kontinu. 3. Fungsi Komunikasi Eksternal Perpustakaan perlu memberitahu perpustakaan lain tentang rencana pengembangan koleksinya, termasuk bidang ilmu yang akan dikembangkan. Hal ini penting dilakukan sebagai upaya peningkatan kerja sama antar perpustakaan. Saling menginformasikan koleksi berikut rencana pengembangannya karena selain bertujuan untuk menghindari pemilikan koleksi yang sama, juga memungkinkan pengguna perpustakaan mendapat informasi dari sumber bahan pustaka yang lebih luas. Sedangkan menurut Qalyubi (2007: 78), fungsi kebijakan pengembangan koleksi adalah sebagai berikut: 1. Menjelaskan cakupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan selanjutnya, agar diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator, dan dewan pembina perpustakaan. 2. Memberi deskripsi yang sistematis tentang strategi pengelolaan dan pengembangan koleksi yang diterapkan di perpustakaan. 3. Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleksi dan deseleksi terjamin, koleksi yang responsif dan seimbang terbentuk, dan dana dimanfaatkan dengan sebijaksana mungkin. 4. Menjadi standar atau tolok ukur menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi telah tercapai. 5. Berfungsi sebagai sumber informasi dan panduan bagi staf yang baru mulai berpartisipasi dalam pengembangan koleksi.
6. Memperlancar koordinasi antar anggota staf pengembangan koleksi. 7. Memperlancar kerjasama antar perpustakaan dalam pengembangan koleksi. 8. Membantu menjaga kontinuitas, khususnya apabila koleksi besar, serta menjadi kerangka kerja yang memperlancar transisi dari pustakawan lama ke penggantinya. 9. Membantu pustakawan menghadapi pengaduan berkenaan dengan bahan yang telah diseleksi atau ditolak. 10. Mengurangi pengaruh selektor tertentu dan bias atau selera pribadi. 11. Membentu mempertanggungjawabkan alokasi anggaran. 12. Menjadi sarana komunikasi, baik dengan masyarakat yang harus dilayani maupun pihak luar lain yang memerlukan informasi mengenai tujuan dan rencana pengembangan koleksi. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi kebijakan pengembangan koleksi adalah sebagai sarana komunikasi untuk memberi tahu para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciriciri koleksi yang telah ada, serta rencana untuk pengembangan selanjutnya.
2.3.3. Asas Kebijakan Pengembangan Koleksi Kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah apabila disusun secara tertulis. Menurut Yulia (2009: 2.4), kebijakan pengembangan koleksi didasari oleh beberapa asas berikut ini: 1. Kerelevanan Koleksi perpustakaan hendaknya relevan dengan aktifitas yang telah diprogram oleh perpustakaan sehingga memudahkan pencapaian kinerja perpustakaan yang memuaskan para stakeholders. Pustakawan harus bisa mengantisipasi perkembangan yang terjadi pada masyarakat pengguna. 2. Berorientasi kepada kebutuhan pengguna Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Masing-masing jenis perpustakaan mempunyai pengguna yang berbeda, yang berbeda pula pola kebutuhan informasinya. Pustakawan harus bisa membaca kebutuhan berbagai kelompok pengguna yang ada dalam populasi yang dilayani perpustakaan. 3. Kelengkapan Koleksi perpustakaan hendaknya lengkap dalam arti terkait dengan kebutuhan para pengguna utama perpustakaan walaupun secara hakiki sudah diketahui bahwa tidak mungkin bagi sebuah perpustakaan dapat memenuhi semua kebutuhan penggunanya. Namun demikian, penting bagi pustakawan untuk dapat mendeteksi kebutuhan sehari-hari dari pengguna utama perpustakaannya sehingga dapat menjadi perpustakaan andalan para pengguna.
4. Kemutakhiran Koleksi hendaknya mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mutakhir. Dengan demikian, perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui bahan pustaka yang menjadi koleksi. 5. Kerja sama Koleksi perpustakaan sebaiknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, pembina perpustakaan, pimpinan badan induk, tokoh masyarakat, guru/dosen/peneliti. Dan berbagai pihak lain tergantung jenis perpustakaannya. 2.3.4. Elemen Kebijakan Pengembangan Koleksi Dalam kebijakan pengembangan koleksi diperlukan elemen-elemen yang dilakukan perpustakaan terlaksana dengan baik. .Menurut Evans (2000: 74), elemen-elemen dari kebijakan pengembangan koleksi adalah: 1. Overview (Ikhitisar, peninjauan luas) The first elemen consists of a clear statement of overall institutional objectives for the library. Statement such s “geared to serve the information needs of the community” have little value or concrete meaning. Elemen pertama terdiri dari pernyataan yang jelas dari tujuan lembaga secara keseluruhan untuk pernyataan perpustakaan seperti “diarahkan untuk melayani kebutuhan informasi masyarakat” memiliki sedikit nilai atau makna konkrit. 2. Details of subject areas and formats collected (Rincian bidang subjek dan format yang dikumpulkan) The policy writers must break down the collection into constituent subject areas, identify types of material collected, and specify the primary user group for each subject. Pada bagian kebijakan ini, kebijakan penulis harus dirinci sesuai dengan area subjek, mengidentifikasi jenis bahan yang dikumpulkan, dan menentukan kelompok pengguna utama sesuai dengan subjek. 3. Miscellaneous issues This section of the collection development policy statement deals with gifts, deselection and discard, evaluation, and complaints censorship. Each can stand alone, and some libraries develop longer, separate policy statement for each. Because they do have some relationship to collection development, the collection policy writers in corporate an abstract or summary of those policies instead of preparing something new. Ini bagian dari kebijakan pengembangan koleksiyang berkaitan dengan hadiah, penyiangan dan pemusnahan, evaluasi, serta keluhan. Masingmasing dapat berdiri sendiri dan beberapa kebijakan perpustakaan yang lebih lama masing-masing terpisah. Karena mereka mamiliki beberapa hubungan pengembangan koleksi, penulis kebijakan koleksi
menggabungkan abstrak atau ringkasan dari kebijakan-kebijakan bukan mempersiapkan sesuatu yang baru. Menurut Disher yang dikutip oleh Simanjuntak (2014: 17), elemen-elemen yang biasanya ada di dalam kebijakan pengembangan koleksi adalah sebagai berikut: 1. Pendahuluan Dalam bagian ini dijelaskan apa tujuan dari dokumen kebijakan. Penjelasan tersebut akan menjawab pertanyaan, “mengapa kebijakan pengembangan koleksi perlu dibuat?” bagi kebanyakan perpustakaan, tujuan dari kebijakan yang dibuat adalah untuk menginformasikan kepada pengguna perpustakaan tentang bagaimana dan mengapa koleksi dikembangkan. 2. Misi, visi dan tujuan Setiap perpustakaan memiliki misi, tujuan mengapa perpustakaan didirikan. Beberapa perpustakaan juga mengembangkan visi untuk masa depannya, baik juga jangka pendek atau jangka panjang. Pada bagian ini akan dijelaskan misi dan visi perpustakaan, prinsip-prinsip lain dan filosofi perpustakaan. 3. Komunitas yang dilayani Dalam bagian ini dijelaskan karakteristik dari komunitas yang ada di sekitar perpustakaan dan komposisi demografinya, khususnya yang berhubungan dan berguna untuk melakukan aktifitas penyeleksian bahan pustaka. 4. Penanggungjawab pengembangan koleksi Menjelaskan bagaimana aktifitas pengembangan koleksi berjalan. Seperti berapa banyak selektor yang terlibat dan juga komando dalam membuat keputusan penyeleksian, serta dijelaskan siapa penganggungjawab utama untuk keseluruhan kegiatan pengembangan koleksi yang dilakukan perpustakaan. 5. Pernyataan kebebasan intelektual Mengingat bahwa kebijakan pengembangan koleksi adalah dokumen publik, maka didalamnya perlu dijelaskan tentang layanan perpustakaan yang terbuka bagi siapa saja. 6. Pendanaan dan alokasinya Bagian ini menjelaskan berasal dari mana sumber pendanaan untuk mendukung kegiatan pengembangan koleksi. Pernyataan ini bisa sederhana mengidentifikasi sumber pendapatan, misalnya dari pajak daerah. Bagian ini juga menjelaskan formula alokasi dana. 7. Kebijakan seleksi, prosedur, dan koleksi prioritas Bagian ini bisa dikatakan menjadi pokok atau inti dari keseluruhan dokumen. Disini dijelaskan tentang format material yang akan dikoleksi, sarana yang digunakan dalam melakukan seleksi, dan bagaimana pengadaannya. Beberapa kebijakan dijelaskan dengan spesifik seperti, jumlah eksemplar yang akan dibeli, apakah akan
berpengaruh dengan efisien koleksi, dan bagaimana menentukannya dalam subjek-subjek yang ada. 8. Koleksi khusus Banyak perpustakaan umum mempertahankan koleksi lama atau material yang dipertimbangkan untuk tidak termasuk dalam kegiatan pengembangan koleksi yang biasa dilakukan perpustakaan. Bagian ini menjelaskan keberadaan koleksi khusus di perpustakaan, dan bagaimana melakukan penambahan dalam koleksi tersebut. 9. Penyiangan Menjelaskan kriteria koleksi yang akan masuk dalam proses penyiangan. Dengan adanya pernyataan ini akan membantu menghindari perpustakaan dari keluhan atau protes yang dating dari pengguna perpustakaan yang menanyakan koleksi. 10. Hadiah dan donasi Dalam bagian ini akan dijelaskan pertimbangan tentang kriteria material hasil donasi yang akan dijadikan koleksi dan yang tidak. Dalam bagian ini penting juga dijelaskan bahwa material yang sudah diberikan sepenuhnya menjadi hak perpustakaan dan tidak dikembalikan kepada yang memberikan. 11. Hubungan kerjasama Bila perpustakaan ikut konsorsium atau jaringan perpustakaan, dimana ada kontrak yang disetujui untuk berbagi sumber informasi, maka perlu dijelaskan di bagian ini. Di bagian ini dijelaskan sumber informasi apa saja yang dibuka untuk perpustakaan lain, manfaatnya ke pengguna perpustakaan, dan bagaimana perpustakaan ikut berpartisipasi dalam perjanjian kerjasama. 12. Penanganan keluhan dan tantangan ke depan Bagian ini menjelaskan bagaimana staf perpustakaan menangani keluhan dari pengguna perpustakaan, terutama keluhan tentang koleksi yang dimiliki perpustakaan. Di sini juga dijelaskan bagaimana caranya pengguna perpustakaan bisa menyampaikan keluhannya. Penjelasan tersebut menyebutkan uraian-uraian umum yang seharusnya terdapat pada kebijakan pengembangan koleksi. Penjelasan dalam bentuk narasi yang lebih tergantung pada jenis perpustakaan, struktur organisasi dan kebijakan yang ditetapkan oleh perpustakaan yang bersangkutan.
2.4 Kebijakan Seleksi Bahan Pustaka Kebijakan seleksi berisikan pernyataan prosedur pelaksanaan seleksi, alat bantu yang akan digunakan, serta metode yang harus diikuti di dalam menentukan buku, jurnal dan bahan pustaka lainnya yang akan dijadikan koleksi. Seleksi bahan pustaka adalah proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan. Pemilihan bahan
pustaka mempunyai tujuan untuk mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pemakainya. Seleksi dilakukan tergantung dari tipe perpustakaan dan struktur organisasi di setiap perpustakaan. Pada prinsipnya personalia yang dapat melakukan seleksi bahan pustaka mencakup: 1. Pustakawan, 2. Spesialis subjek termasuk guru/dosen, 3. Pimpinan di organisasi induk, 4. Komisi perpustakaan, dan 5. Anggota lain. (Yulia, 2009: 4.5) Menurut Sulistyo-Basuki yang dikutip oleh Yulia (2009:4.5), untuk dapat menjadi seorang pemilih buku yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut: 1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbit, spesialisasi para penerbit, kelemahan mereka, standar, hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya. 2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang mejadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka menggunakan perpustakaan, dan mengapa ada kelompok yang menggunakan koleksi perpustakaan, dan mengapa ada kelompok yang menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak daripada kelompok lainnya. 3. Memahami kebutuhan pemakai. 4. Hendaknya personel pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua, menguasai informasi, dan mamiliki akal sehat dalam pemilihan buku. 5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan. 6. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupun proses membaca. Menurut
Yulia
(2009:
2.19),
ada
beberapa
asas
yang
perlu
dipertimbangkan dalam seleksi bahan pustaka, yaitu: 1. Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk banyak pengguna perpustakaan. 2. Isi bahan pustaka cukup bermakna bagi pengembangan pengetahuan pengguna. 3. Bahasan bahan pustaka memuat pandangan yang seimbang, khususnya untuk buku yang memuat masalah yang kontroversial. 4. Kualitas isi bahan pustaka itu harus memadai.
5. Harga bahan pustaka itu pantas, dibandingkan dengan kegunaannya bagi pengguna. 6. Bahasa yng digunakan pada bahan pustaka itu baik dan merupakan bahasa yang tidak banyak dikuasai oleh cukup banyak pengguna. 7. Terbitan terbaru memperoleh prioritas lebih tinggi dibandingkan dengan terbitan lama. 8. Bahan pustaka renik, misalnya mikrofis, sebaiknya tidak dibeli sebagai duplikat dari bentuk tercetak, kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima. 9. Setiap bahan pustaka rujukan, misalnya ensiklopedia, cukup diadakan satu perangkat, kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima. 10. Semua buku diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas, kecuali ada permintaan yang begitu tinggi dari pengguna. 11. Media bahan pustaka dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna. 2.4.1. Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi menjadi salah satu sebab terjadinya ledakan informasi sehingga jumlah publikasi yang terbit dari waktu ke waktu terhitung lagi jumlahnya. Oleh karena itu, perlu dilakukan seleksi agar dengan dana yang terbatas bisa diperoleh bahan pustaka yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna secara optimum. Seleksi atau pemilihan menurut Yulia (2009: 4.2) adalah suatu proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan. Prinsip dalam pelaksanaa seleksi bahan pustaka dimaksudkan agar: 1) Memperoleh dan menyediakan bahan pustaka yang diperlukan dalam menunjang sistem yang ada di lembaganya, 2) Memperoleh dan menyediakan bahan pustaka yang diinginkan oleh pengguna, 3) Memperoleh dan menyediakan bahan pustaka yang berisi bahan hiburan dan rekreasi, 4) Mengawetkan
bahan
pustaka
perkembangan lebaga induknya.
penting
yang
menggambarkan
Menurut Qalyubi (2007: 81), secara umum ada tiga prinsip seleksi yang setiap perpustakaan dapat menentukan pilihan mana yang akan dianut, yakni sebagai berikut: 1.
2.
3.
Pandangan Tradisional Prinsip ini mengutamakan nilai instrinsik untuk bahan pustaka yang akan dikoleksi perpustakaan. Titik tolak yang mendasari prinsip ini ialah pemahaman bahwa perpustakaan merupakan tempat untuk melestarikan warisan budaya dan sarana untuk mencerdaskan masyarakat. Apabila dinilai tidak bermutu, bahan pustaka tidak akan dipilih untuk diadakan Pandangan Liberal Prioritas pemilihan didasarkan atas popularitas. Artinya, kualitas tetap diperhatikan, ettapi dengan lebih mengutamakan pemilihan karena disukai dan banyak dibaca atau mengikuti selera masyarakat pemakai. Pandangan Pluralistik Prinsip yang dianut pandangan ini berusaha mencari keselarasan dan keseimbangan di antara kedua pandangan tersebut, baik tradisional maupun liberal.
2.4.2. Alat Bantu Seleksi Untuk melakukan seleksi perlu mengenal dan mampu menggunakan alat bantu seleksi. Ada berbagai alat bantu yang masing-masing mempunyai serta kelebihan dan kelemahannya. Menurut Yulia (2009: 4.27), secara garis besar alat bantu seleksi dapat dibagi atas dua kelompok yaitu sebagai berikut: 1. Alat bantu seleksi Alat bantu seleksi adalah alat bantu yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah sebuah atau sekelompok bahan pustaka akan diseleksi karena informasi yang diberikan dalam alat tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup keterangan bahan pustaka tersebut dan keterangan lain yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Informasi ini bisa diberikan dalam bentuk anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan (riview) dengan panjang yang bervariasi. Contoh alat bantu seleksi, antara lain: a. Majalah tinjauan buku/bahan pustaka lain. b. Daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu (core list), subjek tertentu atau kelompok tertentu. c. Indeks, misalnya Book Review Digest, dan Book Review Index. 2. Alat bantu identifikasi dan verifikasi Alat bantu identifikasi dan verifikasi adalah alat bantu seleksi yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka (kadang-kadang dengan harganya). Alat bantu seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk melakukan verifikasi, apakah
judul atau nama pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada di pasaran atau tidak, dan sebagainya. Contoh alat identifikasi dan verifikasi adalah antara lain: a. Katalog penerbit. b. Berbagai jenis bibliografi, misalnya bibliografi nasional, book in print. c. Katalog perpustakaan penting untuk mengetahui keberadaan bahan pustaka untuk subjek atau media tertentu. Menurut Yulia (2009:4.30), ada delapan kategori alat bantu seleksi bahan pustaka yaitu sebagai berikut: 1. Sumber informasi buku-buku yang baru diterbitkan (in-print books) Daftar buku-buku yang baru diterbitkan bisa menjadi alat bantu yang sangat berguna dalam melaksanakan seleksi karena menginformasikan buku-buku baru yang berskala nasioanl yang tersedia di pasaran. Agar pengembangan koleksi berjalan dengan efektif, staf yang terlibat pada proses seleksi dan pengadaan buku sebaiknya mengetahui adanya sumber-sumber informasi tersebut serta mengetahui cara menggunakannya. 2. Katalog, brosur, dan lembar promosi Sumber-sumber informasi berbentuk katalog penerbit, brosur atau lembar promosi ini biasanya memuat informasi tentang buku dan pengarangnya lebih lengkap dibandingkan dengan informasi yang dicantumkan di daftar buku-buku in-print. 3. Tinjauan buku-buku masa kini Tinjauan buku adalah tulisan yang membahas dan menilai isi suatu judul buku. Penilaian biasanya dilakukan oleh pakar di bidang ilmu yang ebrkaitan dengan isi buku. Tinjauan buku sering dimuat dalam surat kabar atau majalah. 4. Bibliografi nasional Bibliografi adalah daftar buku yang dikeluarkan oleh perpustakaan ataupun lembaga lain baik badan pemerintah maupun swasta. Bibliografi dapat bersifat nasional, yaitu yang megatasnamakan suatu negara dan terbitan dalam lingkup negara tersebut atau dengan perkataan lain, bibliografi nasioanl adalah sebuah pendaftaran dari buku-buku yang diterbitkan di sebuah negara atau tentang sebuah negara. 5. Pangkalan data terpasang (online database) Pangkalan data terpasang disebut juga sebagai bibliogarafi nasioanal atau bahkan sekarang ini bibliografi internasional karena jaringan datanya tidak hanya di Amerika Serikat, tetapi sudah merambat ke seluruh dunia, bisa dijadikan alat bantu seleksi. Pangkalan data ini datanya juga bisa langsung di download untuk masuk ke sistem Online Public Access Catalog (OPAC) lokal.
6. Buku-buku terbaik, daftar yang direkomendasikan, dan koleksi inti Beberapa publikasi dari negara-negara maju mendaftar buku-buku yang dianggap terbaik atau yang dianggap patut direkomendasikan untuk dibaca baik oleh kalangan tertentu atau publik. Adanya publikasi tersebut akan sangat membantu bagi para pelaku seleksi, namun untuk kebutuhan perpustakaan di Indonesia perlu dikaji dengan cermat mengingat keadaan di Indonesia belum tentu sesuai dengan materi buku tersebut. 7. Bibliografi subjek Bibliografi subjek adalah publikasi yang mendaftar judul-judul buku dalam bidang tertentu dan biasanya dikeluarkan oleh perpustakaan di lingkungan tertentu atau lembaga lain baik dari instansi pemerintah maupun swasta. 8. Daftar tambahan koleksi Daftar tambahan koleksi merupakan publikasi yang mendaftar bukubuku yang baru diterima oleh sebuah perpustakaan. Kategori ini tidak bisa diandalkan untuk mendapatkan informasi tentang buku-buku terbaru karena pengolahan buku itu di perpustakaan yang mengeluarkan publikasi sampai terwujudnya daftar itu memakan waktu yang cukup lama. 2.5 Stock Opname Pengembangan koleksi suatu perpustakaan harus didasarkan kepada profil koleksi dan kebutuhan pengguna akan bahan pustaka tersebut. Untuk mengetahui bagaimana profil koleksi suatu perpustakaan, diperlukan suatu kegiatan pengumpulan data jumlah koleksi bahan pustaka menurut subjek yang sesuai dengan subjek yang dicakup oleh suatu perpustakaan. Kegiatan ini biasanya disebut dengan stock opname yang secara harfiah merupakan suatu kegiatan perhitungan kembali koleksi dokumen yang akan dimiliki perpustakaan. Kegiatan ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan akan diperolehnya profil koleksi, jajaran katalog yang tersusun rapi serta dapat mencerminkan keadaan koleksi suatu perpustakaan karena hal ini dapat meningkatkan pelayanan kepada pengguna. Agar kegiatan stock opname dapat berjalan lancar dan cepat, sebaiknya perpustakaan tidak melakukan pelayanan selama kegiatan berlangsung. Menurut Yulia (2009: 8.26), kegiatan stock opname bertujuan untuk: a. Mengetahui dengan tepat profil koleksi perpustakaan; b. Mengetahui jumlah dokumen menurut klasifikasi dengan tepat; c. Menyediakan jajaran katalog yang tersusun rapi, yang mencerminkan kondisi dokumen;
d. Mengetahui dengan tepat dokumen yang tidak ada katalognya; e. Mengetahui dengan tepat dokumen yang dinyatakan hilang; f. Mengetahui dengan tepat kondisi dokumen, apakah dalam keadaan rusak atau tidak lengkap. Kegiatan stock opname merupakan suatu kegiatan yang memiliki keuntungan juga kerugiannya. Menurut Yulia (2009: 8.27), Ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari kegiatan stock opname adalah sebagai berikut: a. Dapat disusun daftar dokumen yang perlu disaingi karena sudah tidak sesuai lagi baik dari segi subjek, tahun dan kondisi dokumen. b. Dengan diketahuinya dokumen yang hilang, menunjukkan dokumen tersebut diminati pengguna. Hal ini sebagi pertimbangan dalam pengadaan dokumen. c. Dapat diketahui laju kehilangan dokumen di suatu perpustakaan. d. Dapat diperoleh susunan dokumen yang rapi dan sesuai dengan urutannya di rak. e. Dapat dilakukan pembersihan dokumen dari debu dan kotoran laninnya. Menurut Yulia (2009: 8.27), ada beberapa kerugian apabila kegiatan stock opname dilakukan, yaitu sebagai berikut: a. Mengurangi kenyamanan bagi para pengguna karena selama kegiatan semua dokumen yang sedang dipinjam ditagih untuk dikembalikan. b. Selama kegiatan stock opname,banyak perpustakaan tidak memberikan pelayanannya kepada pengguna. c. Memerlukan biaya yang relatif mahal. 2.6 Perawatan Bahan Pustaka Perawatan bahan pustaka adalah usaha agar koleksi bahan pustaka siap pakai dan dapat dilayankan pada pengguna. Usaha tersebut meliputi memelihara bentuk fisik bahan pustaka dan kandungan informasi yang ada didalamnya. Perawatan yang teratur dan profesional akan menghasilkan bahan pustaka yang terjaga kelestariannya sehingga memungkinkan perpustakaan untuk menghemat anggaran pengadaan untuk koleksi yang sama. Tujuan perawatan bahan pustaka adalah melestarikan kandungan informasi bahan pustaka dengan alih bentuk menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin agar bahan pustaka itu dapat digunakan secara optimal dalam jangka waktu yang cukup lama.(Yulia, 2009: 9.3)
Menurut Yulia (2009: 9.3), perawatan bahan pustaka meliputi kegiatankegiatan sebagai berikut: 1) Reproduksi Bahan Pustaka Reproduksi dilakukan untuk merawat bahan pustaka yang langka dan mudah rusak. Reproduksi itu dilakukan dengan cara: a. Memproduksi bahan pustaka dengan membuat fotokopinya. b. Mereproduksi bahan pustaka ke dalam bentuk lain. c. Bahan pustaka berbentuk mikro dengan frekuensi penggunaan yang tinggi sebaiknya dibuatkan duplikat. 2) Penjilidan dan Laminasi a. Bahan pustaka yang perlu dijilid adalah: • Bahan pustaka yang sampulnya rusak atau terlalu tipis. • Bahan pustaka yang benang jahitannya untuk mengkat lembaran-lembaran lepas, telah lepas. • Bahan pustaka yang memiliki halaman tidak berurutan sehingga perlu dibongkar untuk dijilid lagi. b. Bahan pustaka yang berbentuk majalah akan dijilid, apabila semua nomor untuk satu volume telah lengkap. c. Prosedur penjilidan • Setiap bahan pustaka yang akan dijilid diambil dari rak. • Apabila bahan pustaka itu berbentuk buku maka kartu buku yang berada di balik sampul belakang harus dicabut. • Apabila bahan pustaka itu berupa majalah maka harus ada catatan data majalah yang sedang dijilid pada kartu registrasi untuk judul-judl majalah tersebut. • Untuk setiap bahan pustaka yang akan dijilid dibuatkan lembar petunjuk sebagai pegangan bagi orang yang akan melaksanakan penjilidan. • Setiap bahan pustaka yang akan dijilid, dicatat pada buku ekspedisi. • Bahan pustaka, beserta satu lembar petunjuk di dalam bahan itu, diserahkan kepada penjilid yang menandatangani buku ekspedisi. • Apabila bahan pustaka telah kembali dari penjilidan/dengan lembar petunjuk masih di dalamnya, perlu diteliti apakah sudah dijilid sesuai dengan petunjuk yang berikan. • Apabila penjilidan sudah diselesaikan dengan baik, untuk buku kartu buku ditarik dari jajaran buku yang dijilid. • Apabila penjilidan dilakukan oleh pihak luar perpustakaan, perlu diselesaikan masalah keuangannya. d. Laminasi Manuscript, naskah, dokumen kuno biasanya kertasnya mudah lapuk dan hancur sehingga perlu diawetkan dengan disemprot bahan kimia (coating) atau dengan proses laminasi.
3) Pencegahan Faktor-faktor Perusak Koleksi Ada tiga faktor utama penyebab kerusakan koleksi yang akan dibahas, yaitu: a. Faktor fisik atau mekanis • Faktor-faktor penyebab Abrasi (keausan) yang terjadi pada bahan pustaka disebabkan perlakuan yang kurang tepat terhadap bahan pustaka dalam pengiriman, penempatan pada rak, frekuensi pemakaian, pemakaian oleh pembaca atau petugas pada waktu pengambilan dan penempatan kembali ke rak. Debu dan kotoran. Cahaya matahari, sinarnya langsung mengenai bahan pustaka. • Cara mengatasi Hendaknya bahan pustaka diperlakukan dengan hati-hati pada waktu pengiriman, penempatan dan pengambilan pada rak, waktu membaca, membuka dan menutup buku. Bahan pustaka yang mudah rusak perlu dijilis terlebih dahulu. Hendaknya kebersihan gedung dipelihara dengan baik. Usahakan agar penempatan bahan pustaka tidak langsung kena sinar matahari. b. Faktor kimiawi atau iklim • Faktor penyebab Kelembaban udara Suhu udara yang tinggi dalam udara yang lembab merupakan faktor penyebab kerusakan kertas dan bahan lainnya. Reaksi kimiawi yang terjadi karena proses oksidasi dan hidrolisis bahan selulosa yang merupakan salah satu bahan campuran kertas. Pencemaran udara • Cara mengatasi Kelembaban udara dapat dikurangi dengan pengaturan ventilasi ruangan yang baik, penempatan bahan pustaka di rak tidak berserakan, memasang kipas penghisap udara. Suhu ruangan dapat diatur dengan ventilasi atau dengan alat pendingin udara. Koleksi bahan mikro sebaiknya tidak disimpan dalam kotak berbahan logam, tetapi dari polyester atau kayu. Jangan menempatkan bahan kimia yang bersifat asam kuat atau basa kuat dalam ruang koleksi perpustakaan. Pencemaran udara oleh gas-gas pembentuk asam kuat dapat dikurangi dengan mengatur peredaran udara yang baik dalam ruang perpustakaan.
c. Faktor hayati • Faktor penyebab Species cendawanyang bisa merusak perekat buku. Serangga-serangga Hewan pengerat yang membuat sarang dari bahan kertas. Manusia dalam hal ini pemakai perpustakaan dapat merupakan lawan atau juga kawan. • Cara mengatasi Mengurangi kelembaban udara Menghindari adanya debu Melarang pengguna membawa makanan dan minuman ke dalam ruang baca perpustakaan. Mengatur suhu udara dalam ruang Menggunakan bahan fungisida untuk membasami cendawan dengan bantuan orang yang ahli. Menggunakan larutan bahan kimia yang tidak berbahaya bagi manusia. 2.7 Penyiangan Bahan Pustaka Pengguna yang dilayani perpustakaan akan berubah dari waktu ke waktu. Mengingat perpustakaan mempunyai tempat yang terbatas, lagi pula koleksi yang usang sering kali menyebabkan berkurangnya minat pengguna untuk membaca maka bahan pustaka yang sudah tidak sesuai perlu dikeluarkan dari koleksi. Penyiangan merupakan salah satu langkah dalam pengembangan koleksi yang sulit untuk dilakukan, tetapi langkah ini juga suatu proses yang penting. Sebuah perpustakaan tanpa melakukan penyiangan maka koleksinya menjadi tidak mutakhir dan sulit dimanfaatkan oleh pengguna karena koleksi tua yang tidak terpakai bercampur dengan koleksi yang mutakhir. Memang fungsi utama perpustakaan adalah mengumpulkan dan melestarikan berbagai sumber daya pengetahuan, namun tidak mungkin juga bagi sebuah perpustakaan untuk mengumpulkan seluruh terbitan yang ada di dunia. Apabila perpustakaan mempunyai ruangan yang begitu luas, tetapi tetap saja perkembangan koleksi akan menuntut suatu tindakan. Penyiangan koleksi (weeding) adalah suatu praktek dari pengeluaran atau pemindahan ke gudang, duplikat bahan pustaka, buku-buku yang jarang digunakan, dan bahan pustaka lainnya yang tidak lagi dimanfaatkan oleh pengguna. Hasil penyiangan bisa saja dihadiahkan kepada perpustakaan lain,dipertukarkan, dijual murah kepada penggemar buku atau dititip jual kepada
pedagang yang khusus menjual buku-buku out of print (buku yang sudah tidak tersedia di pasaran). Menurut Yulia (2009: 9.28), ada empat alasan utama perlunya dilakukan penyiangan, yaitu: 1) 2) 3) 4)
Menghemat tempat Meningkatkan akses pada koleksi Menghemat dana Menyisihkan tempat untuk materi baru
Ada beberapa alasan yang biasa digunakan untuk tidak melakukan penyiangan, yaitu sebagai berikut: 1) 2) 3) 4)
Tidak punya waktu Penundaan pelaksanaan Takut melakukan kesalahan Takut disebut sebagai orang yang suka “mengilokan” buku (dijual kepada pengumpul kertas bekas yang membayarnya berdasarkan berat kertas)
Penyiangan bukanlah proses yang bisa dilaksanakan dalam semalam dan bukan sebuah fungsi yang bisa dikerjakan secara terpisah dari proses-proses lain dalam
pengembangan
koleksi.
Untuk
melaksanakan
penyiangan
perlu
mempertimbangkan tujuan dan aktivitas perpustakaan, ketersediaan dana untuk membeli bahan pustaka baru, keterkaitan dari satu buku dengan buku yang lain pada subjek yang sama, sampai dimanakah tanggung jawab perpustakaan sebagai unit kearsipan dari sumber daya pengetahuan, dan potensi kegunaan dari sebuah pustaka di masa yang akan datang. Setelah mengetahui berbagai faktor terkait masalah koleksi, barulah dapat diidentifikasi beberapa kriteria untuk penyiangan. Adapun kriteria tersebut adalah sebagai berikut: 1) Sebaiknya
perpustakaan
memiliki
peraturan
tertulis
tentang
penyiangan. 2) Hendaknya perpustakaan meminta bantuan dari para spesialis subjek dari bahan pustaka yang akan disaingi, untuk bersama-sama menentukan apa yang perlu dikeluarkan dari koleksi perpustakaan serta apa yang harus dilakukan terhadap hasil penyiangan itu.
3) Kriteria umum penyiangan koleksi adalah berikut ini: a) Subjek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. b) Bahan pustaka yang sudah usang isinya. c) Edisi terbaru sudah ada sehingga yang lama dapat dikeluarkan dari koleksi. d) Bahan pustaka yang sudah terlalu rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi. e) Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan gantinya. f) Bahan pustaka yang jumlah duplikatnya banyak, tetapi sesuai dengan kebutuhan pengguna. g) Bahan pustaka yang tidak digunakan lagi, dan tidak dibutuhkan.
