BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Tinjauan Pustaka No. 1

Judul Strategi Event Marketing Dinas Pariwisata Dan Kebudayaan Jawa Barat Dalam Event Jawa Barat Travel Exchange

Nama Pembuat Akbar Alfi Dwiyanuar

Landasan Teori Pendekatan Deskriptif Kualitatif dengan metode penelitian Studi Kasus Robert K. Yin

2

Strategi Marketing Communications Grand City Mall Surabaya Dalam Membangun Brand Awareness Melalui Event Earth Hour 2013

Novilia Tjahyono

Pendekatan Deskriptif Kualitatif dengan metode penelitian Studi Kasus Robert K. Yin

6

http://digilib.mercubuana.ac.id/

Hasil Penelitian Kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi yang dilakukan oleh Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Jawa Barat dan ASITA Jabar berjalan cukup baik.

Kritik Pembahasan masalah lengkap. Saran untuk perbaikan event juga diberikan oleh penulis dengan rinci.

Peneliti Pembahasan menemukan bahwa sangat jelas. dalam mengukur Hasil hasil promosi, penelitian juga Marketing dijabarkan Communications penulis tidak melakukan dengan riset secara lengkap. terstruktur. Hanya saja, Marketing saran dan Communications berbaikan juga tidak tidak melakukan dituliskan evaluasi event dengan secara formal lengkap. bersama seluruh anggota panitia. Evaluasi dilakukan hanya dengan bertanya kepada beberapa anggota panitia apakah acara telah berjalan dengan baik.

7

3

Strategi Komunikasi Event Mag Infinite 8th Anniversary dalam meningkatkan jumlah pengunjung mall Artha Gading Periode 19 Oktober - 11 November 2012

Lingga Utami Putri

4

Strategi Komunikasi Pemasaran Program Event Majalah High End Melalui Event "23 Indonesia's Beautiful Women" Periode 2013

Heru Kurniawan

5

Efektivitas Event Festival Kuliner Serpong (FKS) 2012 Dalam Meningkatkan Citra Sumarecon Mall Serpong

Penelitian

Stratategi promosi yang digunakan adalah beriklan di media cetak (lokal dan nasional), di radio, media luar ruang, flyer, poster, dan elemen bauran promosi lainnya. Strategi yang digunakan adalah Pull Strategy (langsung ke konsumen)

Dalam penelitian, pada bagian saran praktis penulis tidak memberikan contoh konkrit mengenai programprogram unik yang disarankan untuk perbaikan strategi acaranya.

Pendekatan Menggunakan Deskriptif bauran promosi Kualitatif (advertising, Direct dengan metode Marketing, Internet penelitian Studi Marketing, Kasus Robert K. Publicity/PR, Sales Yin Promotion). Tujuannya untuk brand activation majalah High End.

Promosi yang dilakukan lewat media cetak terlalu sempit lingkupnya, hanya di antara sister magazine dan lingkup group saja.

Dian Pertiwi Seno Wijaya

Pendekatan Deskriptif Kuantitatif dengan metode penelitian Survey Burhan Bungin.

Penelitian menarik dan hasil disajikan dengan baik

ini

beberapa

meninjau

Pendekatan Deskriptif Kualitatif dengan metode penelitian studi kasus

Keunikan di tema etnik budaya nusantara yang kental dan event berjalan efektif guna untuk meningkatkan citra mall

penelitian

sebelumnya

untuk

mempermudah dalam pengumpulan data, metode analisis data yang digunakan


8

dalam pengolahan data. Peneliti mencantumkan hasil penelitian terdahulu yang terkait dengan penelitian ini untuk mendapatkan gambaran dalam membuat kerangka pemikiran. Dari beberapa skripsi dan jurnal yang ditemukan, peneliti menemukan beberapa persamaan dan perbedaan dari sisi metode penelitian, objek penelitian, dan pembahasan. Hal tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Penelitian pertama adalah karya Akbar Alfi Dwiyanuar dengan judul Strategi Event Marketing Dinas Pariwisata Dan Kebudayaan Jawa Barat Dalam Event Jawa Barat Travel Exchange. Pada penelitian tersebut pendekatan yang digunakan adalah Deskriptif Kualitatif dengan metode penelitian Studi Kasus Robert K. Yin. Dalam hasil penelitiannya ditemukan bahwa kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi yang dilakukan oleh Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Jawa Barat dan ASITA Jabar dalam event Jawa Barat Travel Exchange berjalan cukup baik. Pembahasan masalah dijelaskan dengan lengkap. Saran untuk perbaikan event juga diberikan oleh penulis dengan rinci. Persamaan yang terdapat pada penelitian ini adalah sama-sama meneliti strategi event sebuah perusahaan dengan menggunakan pendekatan Deskriptif Kualitatif dengan metode penelitian Studi Kasus Robert K. Yin. Perbedaannya adalah peneliti hanya membahas perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi, tidak mencakup desain dan koordinasi acara.


9

2. Penelitian kedua adalah karya Novilia Tjahyono dengan judul Strategi Marketing Communications Grand City Mall Surabaya Dalam Membangun Brand Awareness Melalui Event Earth Hour 2013. Pada penelitian tersebut pendekatan yang digunakan adalah Deskriptif Kualitatif dengan metode penelitian Studi Kasus Robert K. Yin. Dalam hasil penelitiannya peneliti menemukan bahwa dalam mengukur hasil promosi, Marketing Communications tidak melakukan riset secara terstruktur. Marketing Communications juga tidak melakukan evaluasi event secara formal bersama seluruh anggota panitia. Evaluasi dilakukan hanya dengan bertanya kepada beberapa anggota panitia apakah acara telah berjalan dengan baik. Pembahasan dijabarkan dengan sangat jelas. Hasil penelitian juga dijabarkan baik. Hanya saja, saran dan berbaikan tidak dituliskan dengan lengkap. Persamaan yang terdapat pada penelitian ini adalah sama-sama meneliti dengan menggunakan pendekatan Deskriptif Kualitatif dengan metode penelitian Studi Kasus Robert K. Yin. Perbedaannya adalah peneliti membahas strategi marketing communications dalam membangun brand awareness. 3. Penelitian ketiga adalah karya Lingga Utami Putri dengan judul Strategi Komunikasi Event Mag Infinite 8th Anniversary dalam meningkatkan jumlah pengunjung mall Artha Gading Periode 19 Oktober - 11 November 2012. Pada penelitian tersebut pendekatan yang digunakan adalah Deskriptif Kualitatif dengan metode penelitian


10

Studi Kasus. Dalam hasil penelitiannya peneliti menemukan bahwa stratategi promosi yang digunakan adalah beriklan di media cetak (lokal dan nasional), di radio, media luar ruang, flyer, poster, dan elemen bauran promosi lainnya. Strategi yang digunakan adalah Pull Strategy (langsung ke konsumen). Dalam penelitian, pada bagian saran praktis peneliti tidak memberikan contoh konkrit mengenai programprogram unik yang disarankan untuk perbaikan strategi acaranya. Persamaan yang terdapat pada penelitian ini adalah sama-sama meneliti dengan menggunakan pendekatan Deskriptif Kualitatif dengan metode penelitian Studi Kasus. Perbedaannya adalah peneliti membahas strategi komunikasi event dalam meningkatkan jumlah pengunjung mall. 4. Penelitian keempat adalah karya Heru Kurniawan dengan judul Strategi Komunikasi Pemasaran Program Event Majalah High End Melalui Event "23 Indonesia's Beautiful Women" Periode 2013. Pada penelitian tersebut pendekatan yang digunakan adalah Deskriptif Kualitatif dengan metode penelitian Studi Kasus Robert K. Yin. Hasil yang didapatkan adalah bauran promosi yang digunakan majalah High End adalah Advertising, Direct Marketing, Internet Marketing, Publicity/PR, dan Sales Promotion. Tujuannya untuk meningkatkan brand activation majalah High End. Namun sayang, promosi yang dilakukan lewat media cetak terlalu sempit lingkupnya, hanya di antara sister magazine dan lingkup group saja. Persamaan yang terdapat pada


11

penelitian ini adalah sama-sama meneliti dengan menggunakan pendekatan Deskriptif Kualitatif dengan metode penelitian Studi Kasus. Perbedaannya adalah peneliti lebih fokus membahas strategi komunikasi pemasaran. 5. Penelitian kelima adalah karya Dian Pertiwi Seno Wijaya dengan judul Efektivitas Event Festival Kuliner Serpong (FKS) 2012 Dalam Meningkatkan Citra Sumarecon Mall Serpong. Pada penelitian tersebut pendekatan yang digunakan adalah Deskriptif Kuantitatif dengan metode penelitian Survey Burhan Bungin. Hasil yang didapatkan adalah kelebihan terdapat pada keunikan di tema etnik budaya nusantara yang kental. Event juga berjalan efektif sehingga mampu meningkatkan citra mall. Penelitian menarik dan hasil disajikan peneliti dengan baik. Persamaan yang terdapat pada penelitian ini adalah sama-sama meneliti event sebuah perusahaan. Perbedaannya terdapat pada pendekatan dan metode penelitian. Pada penelitian ini, menggunakan pendekatan kuantitatif dengan metode penelitian Survey Burhan Bungin.

2.2. Bauran Pemasaran Bauran pemasaran merupakan suatu perangkat yang akan menentukan tingkat keberhasilan pemasaran bagi perusahaan, dan semua ini di tunjukan untuk memberikan kepuasan kepada segmen pasar atau


12

konsumen yang dipilih. Kotler 6 mendefinisikan bauran pemasaran adalah seperangkat alat pemasaran yang digunakan perusahaan untuk mencapai tujuan pemasaran di dalam pasar sasaran. Bauran pemasaran merupakan variabel-variabel terkendali yang dapat digunakan perusahaan untuk mempengaruhi konsumen dari segmen pasar tertentu yang dituju perusahaan. Mc Carthy7 mempopulerkan sebuah klasifikasi empat unsur dari alat-alat bauran pemasaran yang dikenal dengan empat P (four PS) yaitu produk (product), harga (price), tempat/distribusi (place), promosi (promotion). 1. Produk (Product) Produk merupakan unsur pertama dan yang paling penting dalam bauran pemasaran. Perencanaan bauran pemasaran dimulai dengan memformulasikan suatu penawaran yang dapat memenuhi kebutuhan atau keinginan konsumen. Kotler 8 menjelaskan bahwa produk adalah segala sesuatu yang dapat ditawarkan ke pasar untuk diperhatikan , diperloleh, digunakan,

atau

dipasarkan

meliputi

barang-barang

fisik,

pengalaman, peristiwa, orang, tempat, property, organisasi, gagasan.

6

Kotler, Philip. Manajemen Pemasaran. Jakarta. Bumi Aksara. 2008 hal 18 Kotler, Philip. Manajemen Pemasaran. Jakarta. Bumi Aksara. 2008 hal 18 8 Kotler, Philip. Manajemen Pemasaran. Jakarta. Bumi Aksara. 2008 hal 448 7


13

Menurut Fandy Tjiptono 9 produk merupakan segala sasuatu yang dapat ditawarkan produsen untuk diperhatikan, diminta, dicari, dibeli, digunakan atau dikonsumsi pasar sebagai pemenuh kebutuhan atau keinginan pasar yang bersangkutan. Produk yang ditawarkan tersebut meliputi barang fisik, jasa, orang/pribadi, tempat, organisasi, dan ide. 2. Harga (Price) Harga merupakan suatu elemen marketing mix yang menghasilkan penerimaan penjualan, sedangkan elemen-elemen lainya

hanya

penerimaan

menimbulkan

penjualan,

maka

biaya.

Kerena

menghasilkan

harga

mempengaruhi

tingkat

penjualan, tingkat keuntungan, serta share pasar yang di dapat oleh perusahaan 10. Harga juga merupakan salah satu elemen bauran pemasaran yang paling fleksibel. Harga dapat di ubah dengan cepat, tidak seperti ciri khas produk dan perjanjian distribusi 11. Menurut Swastha 12 mengatakan bahwa harga adalah Jumlah uang (ditambah beberapa

barang

mendapatkan

kalau

sejumlah

mungkin) kombinasi

yang dari

dibutuhkan untuk barang

pelayanannya.

9

Tjiptono, Fandy. Strategi Pemasaran. Edisi ke 3. Yogyakarta: Andi. 2008 hal 95 Assauri, S. Manajemen Produksi dan Operasi. FEUI. Jakarta. 2004 hal 233 11 Kotler, Philip. Manajemen Pemasaran. Jakarta. Bumi Aksara. 2008 hal 519 12 Basu Swastha dan Irawan, Manajemen Pemasaran Modern. Liberty,. Yogyakarta. 2005 10


beserta

14

Menurut Alma 13 pengertian harga yaitu Suatu atribut yang melekat pada suatu barang yang memungkinkan barang tersebut dapat memenuhi kebutuhan (needs), keinginan (wants) dan memuaskan konsumen (satisfaction) yang dinyatakan dengan uang. 3. Tempat (Place) Place atau tempat merupakan gabungan antara lokasi dan keputusan atas saluran distribusi, dalam hal ini berhubungan dengan bagimana cara penyampaian kepada para konsumen dan dimana lokasi yang strategis. Dalam penyaluran barang dari produsen ke konsumen ada faktor penting yang sangat berpengaruh terhadapnya, yaitu kegiatan

pemilihan

saluran

distribusi

yang

tepat

untuk

menyampaikan barang dari produsen ke konsumen. Banyak perusahaan yang menggunakan saluran distribusi yang tidak tepat hal ini menyebapkan produk yang dihasilkan perusahaan tidak menjangkau konsumen yang menjadi sasaran. 4. Promosi (Promotion) Menurut Tjiptono 14, pada hakikatnya promosi adalah suatu bentuk komunikasi pemasaran. Yang dimaksud dengan komunikasi pemasaran adalah aktivitas pemasaran yang berusaha menyebarkan

13 14

Alma, Buchari. Manajemen Pemasaran dan Pemasaran Jasa. Bandung: Alfabeta. 2005 hal 169 Tjiptono, Fandy. Strategi Pemasaran. Edisi ke 3. Yogyakarta: Andi. 2008 hal 219


15

informasi, mempengaruhi/membujuk, dan/atau mengingatkan pasar sasaran atas perusahaan dan produknya agar bersedia menerima, membeli, dan loyal pada produk yang ditawarkan perusahaan yang bersangkutan. Variabel promosi meliputi antara lain sales promotion, advertising, sales force, public relation, and direct marketing. Variabel promosi atau yang lazim disebut bauran komunikasi pemasaran 15: 1. Advertising, yaitu semua bentuk presentasi nonpersonal dan promosi ide, barang, atau jasa oleh sponsor yang ditunjuk dengan mendapat bayaran. 2. Sales promotion, yaitu insentif jangka pendek untuk mendorong keinginan mencoba atau pembelian produk dan jasa. 3. Public relations and publicity, yaitu berbagai program yang

dirancang

untuk

mempromosikan

dan/atau

melindungi citra perusahaan atau produk individual yang dihasilkan. 4. Personal selling, yaitu interaksi langsung antara satu atau lebih calon pembeli dengan tujuan melakukan penjualan.

15

Kotler, Philip dan Gary Armstrong. Dasar-Dasar Pemasaran. Jilid 1. 2004 hal 604


16

5. Direct

marketing,

yaitu

melakukan

komunikasi

pemasaran secara langsung untuk mendapatkan respon dari pelanggan dan calon tertentu, yang dapat dilakukan dengan

menggunakan

surat,

telepon,

dan

alat

penghubung nonpersonal lain. Berdasarkan teori-teori di atas, maka dapat disimpulkan bahwa bauran pemasaran adalah suatu kelompok komponen pemasaran yang terdiri dari 4P: product, price, place dan promotion, yang saling terkait satu sama lain, dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan konsumen serta mencapai tujuan perusahaan.

2.3. Komunikasi Pemasaran Terpadu Menurut Kotler dan Keller 16 “Komunikasi pemasaran terpadu (IMC-integrated marketing communication) adalah konsep perencanaan komunikasi pemasaran yang mengakui nilai tambah suatu rencana yang komprehensif”. Menurut Duncan 17, IMC adalah: ... a process for lanning, executing, and monitoring the brand messages that create csutomer relationship. 16

Kotler, Philip dan Kevin Lane Keller, Manajemen Pemasaran (Edisi Kedua Belas), Cetakan Ketiga, PT. Indeks, Jakarta, 2008 hal 232 17 Duncan, Tom, Integrated Marketing Communications, 2008 hal 17


17

Duncan menyatakan bahwa IMC adalah proses merencanakan, mengeksekusi, dan memonitor brand message yang bisa menghasilkan atau

menciptakan

hubungan

terhadap

customer

atau

customer

relationship. Definisi yang dikemukanan Duncan lebih menitikberatkan kepada penciptaan hubungan dengan dengan pelanggannya atau customer. George E. Belch dan Michael A. Belch 18 mengemukakan definisi konsep pemasaran sebagai fungsi organisasi dan seperangkat proses untuk kreasi, komunikasi dan penyampaian nilai kepada para pelanggan dan mengelola hubungan pelanggan yang memberikan manfaat bagi organisasi dan para pemangku kepentingan (stakeholders) yang memiliki hubungan erat dengan organisasi. Lima Ciri Utama IMC 19: 1. Mempengaruhi perilaku. Tujuan IMC adalah untuk mempengaruhi khalayak sasarannya. Hal ini berarti komunikasi pemasaran harus melakukan lebih dari sekedar mempengaruhi kesadaran merek atau “memperbaiki” perilaku konsumen terhadap merek. Sebaliknya kesuksesan IMC membutuhkan usaha-usaha komunikasi yang diarahkan kepada peningkatan beberapa bentuk respon dari perilaku konsumen. Dengan kata lain, tujuannya adalah untuk menggerakkan orang untuk bertindak.

18

George E. Belch dan Michael A. Belch, Advertising & Promotion: an IMC Perspective, 2007 hal 8 Terence A Shimp, 2004, Periklanan Promosi .Komunikasi Pemasaran Terpadu, Erlangga, Jakarta, hal 2329

19


18

2. Berawal dari pelanggan dan calon pelanggan (prospect). Prosesnya diawali dari pelanggan atau calon pelanggan kemudian berbalik kepada komunikator merek untuk menentukan metode yang paling tepat dan efektif dalam mengembangkan program komunikasi persuasif. 3. Menggunakan satu atau segala cara untuk melakukan ‘kontak’. IMC menggunakan seluruh bentuk komunikasi dan seluruh ‘kontak’ yang menghubungkan merek atau perusahaan dengan pelanggan mereka, sebagai jalur penyampai pesan yang potensial. Ciri utama dari elemen IMC ketiga ini adalah bahwa ia merefleksikan kesediaan menggunakan bentuk kontak komunikasi apa pun, asalkan merupakan yang terbaik dalam upaya menjangkau khalayak, dan tidak menetapkan suatu media tertentu sebelumnya. 4. Berusaha menciptakan sinergi. Dalam definisi IMC terkandung kebutuhan

akan

sinergi

(kesinambungan).

Semua

elemen

komunikasi (iklan, tempat pembelian, promosi penjualan, event, dan lain-lain) harus berbicara dengan satu suara; koordinasi merupakan hal yang amat penting untuk menghasilkan citra merek yang kuat dan utuh, serta dapat membuat konsumen melakukan aksi. Kegagalan dalam mengkoordinasi semua elemen komunikasi dapat menghasilkan pengulangan upaya yang sia-sia atau lebih buruk lagi, pesan yang kontradiktif, mengenai merek.


19

5. Menjalin hubungan. Karakteristik IMC yang kelima adalah kepercayaan

bahwa

membutuhkan

komunikasi

terjalinnya

pemasaran

hubungan

antara

yang

sukses

merek

dengan

pelanggannya. Dapat dikatakan bahwa pembinaan hubungan adalah kunci dari pemasaran modern dan bahwa IMC adalah kunci dari terjalinnya hubungan tersebut. Suatu hubungan merupakan “pengait” yang tahan lama antara merek dengan konsumen. Ia membangkitkan pembelian yang berulang dan bahkan loyalitas terhadap merek.

2.3.1. Event sebagai Elemen IMC Event adalah situasi yang signifikan atau peristiwa promosional yang mempunyai fokus utama untuk menangkap perhatian dan melibatkan customer dalam event tersebut. Perusahaan dan organisasiorganisasi nonprofit menggunakan events dengan beberapa alasan, yaitu: untuk melibatkan sasaran khalayak, untuk mengasosiasikan sebuah brand dengan aktivitas, gaya hidup atau orang-orang tertentu, untuk meraih sasaran khalayak yang sulit dijangkau, untuk meningkatkan brand awareness dan untuk menyediakan platform yang baik bagi brand publicity. orang, atau aktivitas yang dipertukarkan dengan publisitas merek dan suatu hubungan. Sponsorship dapat


20

membedakan sekaligus meningkatkan nilai suatu merek. Beberapa pedoman yang digunakan oleh perusahaanperusahaan dalam memilih sponsorship: target khalayak, penguatan citra merek, dapat diperpanjang, keterlibatan merek, biaya yang efektif dan sponsor lainnya. Event marketing adalah situasi yang signifikan atau peristiwa sponsorship adalah dukungan finansial kepada suatu organisasi.

2.4. Special Event Suatu kegiatan yang dilaksanakan secara khusus untuk tujuan & sasaran khusus dan dilakukan secara khusus pula. “Special events are defined as specific rituals, presentation, performances or celebrations that are consciously planned and created to mark special occasions or to achieve particular social, cultural, or corporate objectives.” Special Event adalah suatu ritual istimewa, penunjukkan, penampilan, atau perayaan yang pasti direncanakan dan dibuat untuk menandai acara-acara khusus atau untuk mencapai tujuan sosial, budaya atau tujuan bersama-sama 20.

20

J.Allen, Special Event, Etobicoke. Ontario, 2002, hal 110


21

Pengertian special events, pengertian dari special events menurut kalangan pakar komunikasi 21: “A Special events is an event of which usually produce to gain favourable attention in media for your client, your company or your product. It may also designed to convey a specific message about your company: for example the fact of your company provides equal employment opportunity, is a good place to work, is a sociality responsible corporate citizen, is good neighbor, is interested in progress for woman, manufactures fine products, or is as substansial taxprayers in community. A special event might also be product launch or a product publicity event.” Maka, pengertian dari peristiwa khusus (special events) adalah suatu kegiatan yang cukup penting dalam upaya memuaskan banyak orang untuk ikut serta dalam suatu kesempatan memenuhi selera/kesenangan, serta upaya menarik perhatian bagi publiknya. Arti special events menurut istilahnya (Ardianto, 2009:104): -

Special, atau spesial berarti Sesutu yang “istimewa”, pengeculalian (khas), dan tidak umum.

-

Event, sesuatu kejadian penting atau peristiwa khusus, baik yang terjadi secara internal, lokal, maupun nasional, bahkan

21

Ardianto, Elvinaro. Public Relations Praktis. Bandung : Widya. Pajajaran, 2009., hal. 104


22

berkaitan

dengan

suatu

peristiwa

(event)

secara

internasional. 2.4.1. Bentuk Special Event Special Event dibagi menjadi 3 jenis, yaitu: 1. Scheduled Special Event Sebuah event direncanakan dalam jangka waktu panjang dan telah ditentukan (scheduled) waktu pelaksanaan (ditentukan dalam waktu masa/waktu) eq: Tahunan, 2 tahunan, 4 tahunan, dan lain – lain (Piala Dunia, PON, Pameran tahunan, dll) Tingkat kesuksesan pada model ini sangat terpengaruh dari Bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya. 2. Un-Scheduled Special Event Sebuah

event

direncanakan

dalam

jangka

tertentu dan waktu pelaksanaannya ditentukan untuk memenuhi tujuan dan sasaran tertentu. Konsep ini yang sering dilakukan PCO/EO dalam membuat event – event tertentu eq: pagelaran musik atau lainnya, product launching dan lain – lain


23

Tingkat kesuksesan event ini sangat terpengaruh dari bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya. 3. Spontaneous Special Event Dibuat berdasarkan isu – isu yang sedang terjadi saat itu, dimana masa persiapannya sangat pendek sekali. Pada model event ini, kreativitas tidak terlalu menentukan (walaupun harus tetap dilakukan agar event tetap segar) Tingkat kesuksesan pada model ini sangat ditentukan dari isu yang diusungnya, apakah baru ataukah isu lama. Pembicara dan narasumber yang digunakan juga berpengaruh.

2.4.2. Fungsi dan Tujuan Special Event Menurut Rachmat Kriyantono (2008)22, special event memiliki tujuan dan fungsi sebagai berikut, -

Fungsi Special Event 1. Untuk memberikan secara langsung (bertatap muka) dan mendapatkan hubungan timbal balik yang

22 Kriyantono, Rachmat. Public Relations Writing (Media Public Relations Membangun Citra Korporat. 2008. Hal. 27


24

positif dengan publiknya melalui progam kerja atau acara khusus yang sengaja dirancang dan dikaitkan dengan event (perhatian khusus). 2. Sebagai media komunikasi dan sekaligus untuk mendapatkan publikasi dan akhirnya media massa atau

publik

sebagai

target

sasarannya

akan

memperoleh pengenalan, pengetahuan, pengertian yang mendalam dan diharapkan dari acara khusus tersebut dapat menciptakan citra positif terhadap perusahaan

atau

lembaga

/

produk

yang

diwakilinya.

-

Tujuan Special Event 1. Pengenalan (awareness) mendapat dukungan publik atau media pers dan meningkatkan pengetahuan (knowledge) terhadap lembaga / perusahaan dan produk yang ditampilkan. 2. Suatu proses publikasi melalui komunikasi timbal balik

yang pada akhirnya akan memperoleh

publisitas yang positif


25

2.5. Event Management Process Event Management dapat didefinisikan sebagai pengorganisasian sebuah kegiatan yang dikelola secara professional, sistematis, efisien dan efektif. Kegiatannya meliputi konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan. Dalam event management, semua orang harus bekerja keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan kegiatan yang sesuai dengan harapan. Sangatlah diperlukan kekompakan pada setiap orang yang terlibat dalam tim. Event yang diadakan bertujuan untuk mendatangkan jumlah pengunjung yang mencapai target atau bahkan melebihi target yang diharapkan dan ditetapkan. Karena jumlah pengunjung yang sesuai atau melebihi target adalah salah satu kesuksesan sebuah event 23. Menurut Tom Duncan dalam buku “The Priciples of Advertising and IMC”, “Event Marketing is a promotional occasion designed to attract and involve a brand’s target audience”. Event Marketing yang diselenggarakan harus memiliki pengaruh (impact) serta memberikan kesan mendalam kepada setiap orang yang hadir sehingga customer maupun potensial customer bisa cukup lama mengingat pengalaman yang menyenangkan tersebut 24. Event marketing juga merupakan suatu kegiatan yang dapat menjadikan nama perusahaan 23 24

Noor, Any. Event Management, 2009 hal 182 Duncan, Tom, Principles of Advertising and IMC, McGraw-Hill, 2005 Hal 14


26

di ingat dan dapat meningkatkan citra perusahaan. Event di selenggarakan dengan tujuan agar namanya menjadi lebih di kenal dan mendapat image yang baik dari masyarakat 25. Menurut Goldblatt, prinsip dalam membuat suatu event terdiri dari lima tahap, yaitu research, design, planning, coordinating dan evaluation. 26 1.

Research Sebelum

membuat

suatu

acara,

baiknya

dilakukan

penelitian untuk mengurangi risiko kegagalan dalam pelaksanaannya. Penelitian ini dilakukan untuk menentukan kebutuhan, keinginan, dan ekspektasi khalayak sasaran. Menurut Wahyuni Pudjiastuti dalam buku Special Event (2010), penelitian terhadap lingkungan tempat pelaksanaan acara perlu dikaji, baik konsidi internal maupun eksternal. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan analasis SWOT (strength, weakness, opportunities, threats) yaitu dengan mengamati kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman terhadap ajang tersebut. Kekuatan dan kelemahan lebih

mempresentasikan

kondisi

internal,

sedangkan

kesempatan dan ancaman dapat mempresentasikan kondisi eksternal. Lewat analisis SWOT tersebut, pihak majalah

25 26

Coulson, Colin & Thomas, Pedoman Praktis Untuk PR, Aksara, 2002 Hal 155 Wahyuni Pudjiastuti, Special Event, 2010, hal 7


27

Ayahbunda dapat menyusun strategi dan emmberikan rekomendasi untuk menysuu rencana sebuat event. 2.

Design Sebuah ajang yang spektakuler dan menarik memerlukan kreativitas yang luar biasa dari pelaksananya. Kemampuan showmanship mereka dalam menciptakan gerakan, suara, permainan warna, cahaya mendesain area, dan sebagainya diperlukan secara komprehensif dan penuh pertimbangan untuk menciptakan kesan yang mendalam bagi para pengunjung atau tamu undangan.

3.

Planning Planning dilakukan setelah analisis situasi dilakukan bersamaan dengan designing. Dua kegiatan ini memerlukan waktu yang paling panjang dibanding tahap kegiatan lainnya. Banyak hal yang harus dipertimbangkan pada saat perencanaan sehingga susunan perencanaan seringkali mengalami perubahan, penambahan, atau pengurungan sesuai ketersediaan sumber daya yang ada. Perubahanperubahan eksternal di luar kemampuan perencanaan juga seringkali berujung pada perubahan.


28

Roger Haywood dalam bukunya All About Public Relations 27, mengatakan bahwa dibandingkan dengan kegiatan public relations biasa, ada beberapa faktor mendasar yang harus dilakukan dalam merencanakan ajang khusus, antara lain: a. Pemilihan tanggal dan waktu. b. Penentuan tema. c. Pembuatan daftar undangan-tamu utama, media massa, public figure, dan sebagainya. d. Pemesanan tempat pelaksanaan aara (venue), seperti hotel atau gedung, makanan, dan lain-lain. e. Media relation mempersiapkan dan member kabar kepada para undangan dengan emmberikan gambaran umum tentang acara. Melakukan konfirmasi ualng tentang media mana saja yang akan hadir dalam acara tersebut serta mempersiapkan media kit, seperti news stories, foto, dan materi lainnya. f. Ramah tamah, mengatur buku tamu, dan mengatur souvenir untuk tamu. g. Melakukan pemeriksaan fasilitas pada tempat dan lokasi

acara,

seperti

pendingin

keamanan, dan sebagainya. 27

Wahyuni Pudjiastuti, Special Event, 2010, hal 13-14


ruanan,

listrik,

29

h. Staff briefing. i.

Konsistensi-pastikan sesuatu berjalan konsisten dengan tema yang direncanakan, seperi seragam starf, materi presentasi, dan sebagainya.

j.

Katering, periksa daftar tamu dan pastikan perencanaan yang baik untuk menjamu tamu.

k. Perjalanan-konfirmasi pengaturan transportasi, fasilitas parkir, cadangan kendaraan, dan bantuan kepolisian. l.

Informasi, buatlah pemberitahuan kepada pemerintah daerah setempat serta informasikan kepada public dengan memasang iklan atau poster acara.

m. Pembiayaan, perhatikan apakah biaya pelaksanaan akhir sesuai dengan yang telah disetujui sebelumnya. Lakukan perbandingan dengan biaya awal. Jika ada peningkatan

biaya

segera

ajukan

daran

pada

manajeman. n. Follow up, membagikan materi presentasi yang cukup dan berkaitan dengan acara kepada media yang tidak datang. o. Evaluasi, langsung membuat pertemanan setelah acara berakhir. Analisis kegagalan dan keberhasilan acara. Buat

laporan

agara

acara

selanjutnya

dapat

dilaksanakan dengan baik daripada acar sebelumnya.


30

Philip Lesly menyebut elemen-elemen event ini sebagai news question, yang terdiri atas 5W+1H, yaitu what, why, where, who, dan how. Elemen ini harus diorganisasikan secara terpadu, mulai dari tahap pra event sampai pasca event. Element what berhubungan dengan bentuk acara, format acara, dan kesan yang ingin ditampilkan. Elemen why meliputi tujuan dan maksud penyelenggaraan ajang khusus. Elemen when meliputi hal-hal yang berhubungan dengan lokasi penyelenggaraan ajang khusus serta fasilitas pendukung. Elemen who berhubungan dengan khalayak sasaran, pengisis acara, serta siapa saja yang terlibat dan bertanggung

jawab.

Elemen

how

berkaitan

dengan

perencanaan dan pelaksanaan acara. 28 4.

Coordination Ajang khusus memerlukan berbagai keahlian agar menjadi acara

yang

sukses

dan

mampu

mengangkat

citra

perusahaan. Pihak-pihak yang akan terlibat dalam ajang khusus adalah bagian manajer, pemasaran, grafik, hiburan, penulis, dekorasi, hingga bagian konsumsi. Seorang manajer sebuah acara harus mampu mengoordinasi pihakpihak tersebut agar dapat bekerja secara simultan dengan

28

Wahyuni Pudjiastuti, Special Event, 2010, hal 15


31

satu tujuan yang sama, yaitu menghasilkan acara yang sukses. 5.

Evaluation Setiap kegiatan pada dasarnya harus melewati tahap evaluasi untuk melihat tingkat keberhasilan acara yang telah dilakukan. Namun, seringkali tahap ini diabaikan. Begitu selesai acara, kegiatan dianggap telah berakhir. Padahal masih ada satu tahap terkahir yang harus dilakukan, yaitu tahap evaluasi. Evaluasi yang baik akan menghasilkan data dan fakta yang sangat berharga, khususnya untuk mendukung kegiatan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang. Menurut Pietrzak, dkk.29 ada tiga jenis evaluasi program, yaitu: 1. Evaluasi Input, adalah evaluasi terhadap elemen-elemen yang terkait dalam menentukan pelayanan suatu program, termasuk peserta/klien, staf/SDM, sumber daya program, dan sumber daya penunjang lainnya. 2. Evaluasi Proses, adalah evaluasi terhadap elemenelemen yang terkait dalam menentukan pelayanan dan kualitas pemberian pelayanan suatu program, termasuk

29

Pudjiastuti, Wahyuni, Special Event, 2010, hal. 73


32

melihat

dinamika

internal

yang

terjadi

dalam

pelaksanaan program. 3. Evaluasi Outcome (dampak), adalah evaluasi terhadap elemen-elemen

yang

terkait

dalam

penentuan

dampak/pengaruh yang dihasilkan layanan program terhadap sasaran secara keseluruhan.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Recommend Documents