BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori 2.1.1. Akuntansi Persediaan AICPA (American Institute of Certified Public Accountants), mendefinisikan akuntansi adalah sebagai aktivitas jasa yang berfungsi untuk memberikan informasi kuantitatif terutama keuangan, kegiatan ekonomi yang dimaksudkan agar menjadi berguna untuk membuat keputusan dalam menentukan pilihan. Dari definisi di atas disimpulkan bahwa akuntansi bertujuan menghasilkan informasi yang digunakan oleh pihak-pihak di dalam perusahaan (manajemen) dan berbagai pihak diluar perusahaan (pemegang saham, pemeriksa pajak, investor, kreditor) yang mempunyai kepentingan terhadap kegiatan usaha tersebut. Menurut (standar akuntansi keuangan, 1999) pengertian persediaan adalah aktiva: 1. Yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal; 2. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan; atau 3. Dalam bentuk bagan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa Pengertian persediaan dalam hal ini adalah sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode waktu tertentu atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar kegiatan operasi perusahaan, yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang, serta selanjutnya menyampaikannya kepada para pelanggan atau konsumen. Adapun alasan diperlukannya persediaan oleh suatu perusahaan menurut Freddy Rangkuti adalah:

Universitas Sumatera Utara

1. Dibutuhkannya waktu untuk menyelesaikan operasi produksi dan untuk memindahkan produk dari suatu tingkat proses ke tingkat proses lainnya yang disebut persediaan dalam proses dan pemindahan 2. Alasan organisasi, untuk memungkinkan suatu unit membuat jadwal operasinya secara bebas tidak tergantung dari yang lainnya. Hal-hal yang perlu diungkapkan dalam laporan keuangan sehubungan dengan persediaan meliputi: 1. Persediaan disajikan dalam kelompok aset lancar pada neraca pemerintah berdasarkan harga perolehan terakhir 2. Penjelasan lebih lanjut persediaan seperti barang atau perlengkapan yang digunakan dalam pelayanan masyarakat, barang atau perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi, barang yang disimpan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat, dan barang yang masih dalam proses produksi yang dimaksudkan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat; 3. Kondisi persediaan; persediaan dengan kondisi rusak atau usang, tidak dilaporkan dalam neraca, tetapi diungkapkan dalam Catatan atas Laporan Keuangan. Karena sudah rusak, sedangkan neraca hanya mencatat yang masih layak pakai

2.1.2. Manajemen Persediaan Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari fungsi-fungsi manajemen itu. Jadi manajemen itu merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan. Yohanes Yahya (2006) memberikan pengertian manejemen sebagai berikut: “Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditatapkan.”


Menurut

Mary

Parker

Follet

Manajemen

Adalah

sebagai

seni

menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi Menurut Ricky W. Griffin Manajemen Adalah sebagai sebuah proses

perencanaan,

pengorganisasian,

pengkoordinasian,

dan

pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu proses bekerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya secara efektif dan efisien dengan menggunakan orang-orang melalui perencanaan, pengaturan, kepemimpinan dan pengendalian dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia. Manajemen Persediaan adalah serangkaian kegiatan mengelola bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin.

2.1.3. Sistem Informasi Persediaan Sistem informasi persediaan merupakan salah satu cara untuk menyajikan

suatu

informasi

mengenai

persediaan

kepada

pihak

manajemen di dalam suatu perusahaan. Sedangkan tujuan penyusunan sistem informasi persediaan yang terdiri dari sistem dan prosedur persediaan menurut Midjan dan Susanto (2001 : 150) adalah untuk dapat menangani hal-hal sebagai berikut: 1. Sebagian besar kekayaan perusahaan dagang dan industri pada umumnya tertanam dalam persediaan, oleh karenanya perlu disusun sistem dan


prosedurnya agar persediaan selain dapat ditingkatkan efisiensinya, juga dapat ditingkatkan efektivitasnya. 2. Persediaan bagi perusahaan dagang dan industri harus diamankan dari kemungkinan

pencurian,

terbakar,

kerusakan

dan

lain-lain

demi

mempertahankan kontinuitas perusahaan. 3. Perusahaan harus ditangani dengan baik, selain penyimpanan dan pengeluarannya juga pemasukannya ke perusahaan. Kesalahan dalam pemasukan

yang

disebabkan

karena

harga

dan

kualitas

akan

mempengaruhi baik terhadap hasil produksi juga terhadap harga pokok penjualannya. Dari teori di atas dapat disimpulkan bahwa persediaan yang ada di dalam perusahaan sudah seharusnya ditangani dengan baik oleh pihak yang pertanggungjawab dalam menanganinya, karena sebagian besar kekayaan perusahaan itu tertanam dalam persediaan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku sebagai alat bantu dalam pencapaian tujuan perusahaan. A. Siklus Pendapatan Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.Siklus Pendapatan merupakan prosedur pendapatan dkimulai dari bagian penjualanotorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai denganpenerimaan kas. Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan : 1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan a.

Mengambil pesanan pelanggan

b.

Persetujuan kredit

c.

Memeriksa ketersediaan persediaan

d.

Menjawab permintaan pelanggan

2. Pengiriman barang


a.

Ambil dan pak pesanan

b.

Kirim pesanan

3. Penagihan dan piutang usaha a.

Penagihan

b.

Pemeliharaan data piutang usaha

c.

Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan

4. Penagihan kas a.

Menangani kiriman uang pelanggan

b.

Menyimpannya ke bank Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar 2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi) 3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat 4. Semua transaksi dicatat dengan akurat 5. Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian 6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

B. Siklus Biaya Siklus akuntansi biaya dalam suatu perusahaan sangat dipengaruhi oleh siklus kegiatan usaha perusahaan tersebut. 1. Siklus kegiatan perusahaan dagang dimulai dengan pembelian barang dagangan dan (tanpa melalui pengolahan lebih lanjut) diakhiri dengan penjualan kembali barang dagangan tersebut. Dalam perusahaan tersebut, siklus akuntansi biaya dimulai dengan pencatatan harga pokok barang dagangan yang dibeli dan berakhir dengan penyajian harga pokok barang dagangan yang dijual. Tujuan akuntansi biaya dalam perusahaan dagang adalah untuk menyajikan informasi harga pokok barang dagangan yang dijual, biaya administrasi dan umum, serta biaya pemasaran.


2. Siklus kegiatan perusahaan jasa dimulai dengan persiapan penyerahan jasa dan berakhir dengan penyerahan jasa kepada pemakainya. Siklus akuntansi biayanya dimulai dengan pencatatan biaya persiapan penyerahan jasa dan berakhir dengan disajikannya harga pokok jasa yang diserahkan. Akuntansi biaya dalam perusahaan jasa bertujuan untuk menyajikan informasi harga pokok per satuan jasa yang diserahkan kepada pemakai jasa. 3. Siklus kegiatan perusahaan manufaktur dimulai dengan pengolahan bahan baku di bagian produksi dan berakhir dengan penyerahan produk jadi ke bagian gudang. Siklus akuntansi biayanya dimulai dengan pencatatan harga pokok bahan baku yang dimasukkan dalam proses produksi, dilanjutkan dengan pencatatan biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik yang dikonsumsi untuk produksi, serta berakhir dengan disajikannya harga pokok produk jadi yang diserahkan oleh bagian produksi ke bagian gudang.

2.1.4. Sistem Pengendalian Persediaan Untuk dapat memahami pengendalian internal terhadap persediaan maka penulis akan menguraikan terlebih dahulu apa itu pengendalian intern. Pengendalian intern berfungsi sebagai alat untuk membantu pimpinan perusahaan menilai struktur organisasi serta kegiatan yang dijalankan perusahaan sehingga dapat mencegah dan menghindari penyelewengan dan kecurangan yang dapat menghambat tercapainya tujuan yang diharapkan oleh perusahaan. Pengendalian intern merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem informasi akuntansi. Tanpa dukungan pengawasan intern yang memadai, sistem informasi akuntansi tidak akan dapat menghasilkan informasi yang handal untuk pengambilan keputusan. Pengendalian intern yang diterapkan pada sistem informasi akuntansi sangat berguna untuk mencegah dan menjaga hal-hal yang tidak diinginkan. Pengawasan intern juga dapat digunakan untuk mengecek kesalahan-kesalahan. Menurut Joseph W. Wikinson (1995, hal 101) “ Sistem informasi akuntansi erat kaitannya dengan pengawasan intern, karena apabila suatu


sistem dijalankan dengan baik maka pengawasan pun akan lebih mudah untuk dilaksanakan, karena banyak informasi yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi digunakan oleh manajemen untuk mengendalikan operasi ”. Melalui sistem informasi inilah terkumpul dan tercatat seluruh transaksi dan bukti-bukti kegiatan perusahaan, yang kemudian disampaikan kepada yang memerlukan. Pengawasan intern dalam perusahaan oleh manajemen sistem informasi akuntansi sebagai salah satu alat pengawas intern harus dirancang dengan baik agar dapat membantu tiap-tiap kepala bagian dengan mengumpulkan informasi serta menetapkan titik pengecekan atas pekerjaan seorang pegawai dalam hubungannya dengan pegawai lain agar pimpinan memperoleh keyakinan bahwa pengawasan intern yang diciptakan berjalan efektif. A. Definisi Pengendalian Internal Pengertian

pengendalian internal

menurut

COSO

(Committee

of

Sponsoring Organization) studi dalam SAS No. 78 yang dikutip oleh Arens, dkk (20003) adalah sebagai berikut: “Internal control is a process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories: (1) effectiveness and efficiency of operations; (2) reliability of financial reporting; (3) compliance with applicable laws and regulations.” Pengertian di atas menyatakan bahwa pengendalian internal merupakan proses yang dilaksanakan oleh dewan komisaris, manajemen dan pimpinan yang berada di bawah mereka untuk memberikan kepastian yang layak bahwa tujuan pengendalian tercapai, yaitu: 1. efektivitas dan efisiensi operasi; 2. keandalan laporan keuangan; 3. ketaatan terhadap hukum dan peraturan. B. Tujuan Pengendalian Internal


Berdasarkan defines pengendalian internal yang dikemukakan COSO dalam SAS No. 78 yang dikutip oleh Arens, dkk (2003) di atas bahwa tujuan pengendalian internal adalah sebagai berikut: (1) effectiveness and efficiency of operations; (2) reliability of financial reporting; (3) compliance with applicable laws and regulations. Tujuan pengendalian internal ini dapat dijelaskan sebagai berikut: 1.

Efektivitas dan efisiensi operasi Pengendalian

internal

dimaksudkan

untuk

menghindarkan

pengulangan kerjasama yang tidak perlu dan pemborosan dalam seluruh aspek usaha serta mencegah penggunaan sumber daya yang tidak efisien. 2.

Keandalan laporan keuangan

Agar dapat menyelenggarakan operasi usahanya, manajemen memerlukan informasi yang akurat. Oleh karena itu dengan adanya pengendalian internal diharapkan dapat menyediakan data yang dapat dipercaya, sebab dengan adanya data atau catatan yang andal memungkinkan akan tersusunnya laporan keuangan yang dapat diandalkan. 3.

Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan Pengendalian internal dimaksudkan untuk memastikan bahwa segala peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen untuk menjapai tujuan perusahaan dapat ditaati oleh karyawan perusahaan. Pengendalian internal mengarah pada sebuah proses produksi karena pengendalian internal menyatu dalam kegiatan operasi organisasi dan merupakan bagian integral kegiatan utama manajemen yaitu perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.

C. Unsur-unsur Pengendalian Internal


Setiap perusahaan memiliki karakteristik atau sifat-sifat khusus yang berbeda. Karena perbedaan karakteristik tersebut, pengendalian internal yang baik pada suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lainnya. Oleh sebab itu untuk dapat menciptakan pengendalian internal harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat memepengaruhi tujuan perusahaan secara keseluruhan. Unsur-unsur pengendalian internal menurut COSO 1992 dalam SAS No. 78 dikutip oleh Arens, dkk (2003) terdiri dari lima unsur, yaitu: 1. Control Environment 2. Risk Assesment 3. Control Activites 4. Information and Communication 5. Monitoring Unsur-unsur pengendalian internal tersebut merupakan proses yang diperlukan untuk mencapai tujuan pengendalian internal. Kelima unsur pengendalian internal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian internal mencerminkan sikap dan tindakan manajemen mengenai pengendalian lingkungan perusahaan. Lingkungan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian. Faktor-faktor tersebut adalah sebagai berikut:

a. Integrity and Ethical Value (Nilai integritas dan etika) Etika dan kejujuran merupakan dasar bagi pengendalian yang dilakukan oleh manajemen dalam mengurangi dan meredam tindakan penyelewengan yang dilakukan oleh individu-individu dalam perusahaan

b. Commitment to Competent (Komitmen terhadap kompetensi) Komitmen

terhadap

kompetensi

termasuk

pertimbangan

manajemen akan kecakapan seseorang dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu dan bagaimana tingkat kecakapannya diterjemahkan ke dalam


keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkan. Komitmen terhadap kompetensi meliputi pertimbangan manajemen dan keahlian yang dibutuhkan. Kompetensi adalah pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas individu.

c. Participation of the Board of Director or Audit Committee (Partisipasi Dewan Komisaris dan Komite Pemeriksa) Dewan komisaris dan komite pemeriksa sangat mempengaruhi kesadaran pengendalian dari perusahaan. Komite pemeriksa atau komite audit adalah direktur-direktur yang bukan merupakan bagian dari tim manajemen. Dewan komisaris dan komite pemeriksa harus melaksanakan tanggung jawab yang yang dipercayakan kepada mereka dengan baik dan mengawasi secara aktif pelaporan kebijakan serta prosedur perusahaan.

d. Management’s Philosophy and Operating Style (Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi) Filosofi manajemen adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi manajemen perusahaan dan karyawannya. Filosofi manajemen merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh manajemen. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu kesatuan usaha harus dilaksanakan. Filosofi dan gaya operasi manajemen mempengaruhi kualitas pengendalian internal.

e. Organizational Structure (Struktur Organisasi) Individu bergabung dalam organisasi dengan maksud utama untuk mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai dengan kemampuan yang dimilikinya sendiri. Struktur organisasi mencerminkan pembagian wewenang di dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Dengan pembagian wewenang yang jelas, organisasi akan dapat mengalokasikan berbagai sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai


tujuan organisasi. Disamping itu, dengan pembagian wewenang yang jelas akan memudahkan pertanggungjawaban dalam melaksanakan tugasnya. f. Assignment of Authority and Responsibility (Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab) Faktor ini meliputi bagaimana wewenang dan tanggung jawab untuk aktivitas operasi dilimpahkan dan bagaimana melaporkan hirarki wewenang dalam hubungan-hubungan yang telah dibentuk, juga meliputi kebijakan-kebijakan sehubungan dengan praktek bisnis yang berlaku, pengetahuan dan pengalaman personel, sumber-sumber yang ada untuk melaksanakan pekerjaan. Ini juga meliputi kebijakan dan komunikasi yang diarahkan kepada keyakinan bahwa seluruh personel memahami tujuantujuan perusahaan, mengetahui tindakan-tindakan bagaimana mereka saling berhubungan dan mendukung tujuan-tujuan tersebut, serta menyadari bagaimana dan untuk apa melaksanakan tanggungjawabnya.

g. Human Resource Policies and Practies (Praktir dan kebijakan personalia) Suatu pengendalian yang baik tidak dapat menghasilkan informasi keuangan yang handal jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur. Karenanya penting bagi perusahaan untuk memiliki karyawan yang kompeten dan jujur agar tercipta lingkungan pengendalian yang diharapkan, maka perusahaan perlu memiliki metode yang baik dalam menerima karyawan, mengembangkan kompetensi mereka, menilai prestasi dan memberikan kompensasi atas prestasi mereka

D. Perancangan Pengendalian Internal Dalam merancang pengendalian intern (Mulyadi, 1995) perlu diperhatikan elemen pokok sistem pengendalian intern, yaitu: 1.

Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan


2.

Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan cukup terhadap harta, utang, pendapatan dan biaya.

3.

Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit organisasi.

4.

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab. Di antara empat elemen pokok sistem pengawasan (pengendalian) intern tersebut diatas, elemen karyawan yang bermutu merupakan elemen sistem pengawasan yang paling penting. Jika karyawan kompeten (competent:

meliputi

kombinasi

keahlian,

pengetahuan,

ketelitian/ketekunan dan cukup wewenang), dan dapat dipercaya, berbagai sistem pengawasan intern yang lain dapat ditiadakan.

E. Aktivitas Pengendalian 1. Pembagian Tugas Ada empat pedoman dalam pembagian tugas untuk mencegah kekeliruan yang disengaja maupun tidak menjadi perhatian khusus:

a. Pemisahan Pengelolaan Aktiva - Akuntasi Alasan untuk tidak memperkenalkan satu orang memegang tanggungjawab atas seluruh aktivitas ialah untuk menghindarkan perusahaan dari penipuan. Misalnya, jika kasir menerima uang masuk dan sekaligus pembukuan kas maupun piutang, akan sangat besar kemungkinannya bahwa dia akan menerima pembayaran dari seorang pelanggan, kemudian memanipulasi

perkiraan

pelanggan

tersebut

dengan

cara

tidak

membukukan penjualan atau mencatat kredit palsu di dalam perkiraan itu. Contoh lain pemisahan fungsi yang tidak memadai ialah pembagian gaji oleh petugas pembukuan yang bertugas menangani gaji karyawan, serta pengolahan catatan persediaan barang oleh karyawan bagian gudang.

b. Pemisahan Otorisasi - Penanganan Aktiva Sebaiknya

orang

yang

memberi

otorisasi

transaksi

tidak

turut

berpartisipasi dalam pengendalian terhadap aktiva yang bersangkutan. Sebagai contoh, orang yang sama tidak boleh memberikan otorisasi untuk


pembayaran faktur penjualan, sekaligus menandatangani cek untuk pembayaran tagihan atas faktur tersebut. Demikian pula, otorisasi untuk menambah karyawan baru atau mencoret karyawan yang keluar dari daftar gaji, tidak boleh dilakukan oleh orang yang bertanggungjawab membayar gaji.

c. Pemisahan tugas dalam fungsi akuntansi Sistem akuntansi dapat dikatakan kurang baik apabila dalam sistem tersebut seorang karyawan bertanggungjawab untuk mencatat transaksi, dari sejak tahap pertama pembukuan sampai dengan akhir berupa posting dalam buku besar dan pelaporan. Ini memperbesar kemungkinan bahwa kesalahan yang tidak disengaja akan tetap tidak terungkap, dan mendorong pelaksanaan kerja yang serampangan.

d. Pemisahan operasi/akuntansi/pencatatan Fungsi/unit dan laporan akuntansi mempunyai sifat independen terhadap kegiatan unit fungsional lain dari segi pandang pucuk pimpinan organisasi perusahaan. Apabila masing-masing departemen atau divisi menyelenggarakan pembukuan dan pelaporannya sendiri-sendiri, akan timbul kecenderungan untuk berat sebelah (subyekyif) mengenai hasil/kegiatan yang dilaporkan. Oleh karena itu untuk mencegah hal semacam itu secara khusus bagian penanganan catatan harus berada dalam departemen tersendiri dibawah pengawasan seorang kontroler.

2. Prosedur Otorisasi Agar sistem pengendalian dapat berhasil dengan baik, setiap transaksi harus diotorisasi dengan semestinya. Apabila seseorang dalam organisasi dapat melakukan pembelian dan penjualan aktiva dengan sekehendak hatinya, pasti akan timbul kekacauan. Otorisasi dapat diberikan dalam bentuk umum maupun khusus. Otorisasi umum berarti bahwa manajemen menetapkan kebijakan yang dirumuskan untuk dilaksanakan didalam organisasi. Setiap orang melaksanakan kebijakan ini


dengan memberikan otorisasi untuk setiap transaski, dalam batasan yang telah ditetapkan.

3. Dokumen dan Catatan Memadai Dokumen dan catatan akuntansi merupakan obyek fisik untuk membawa

data

(dokumen

sumber,

source

document)

ataupun

membukukan setiap transaksi, diikhtisarkan, dan dilaporkan. Dokumen maupun catatan akuntansi untuk pencatatan setiap transaksi merupakan unsur penting dalam sistem, namun biasanya dokumen yang tidak memadai dapat menyebabkan timbulnya masalah pengendalian yang lebih besar. Beberapa prinsip tertentu menandai dan penggunaan yang tepat mengenai dokumen dan catatan akuntansi adalah sebagai berikut: a. Diberikan nomor urut b. Dibuat pada saat yang sama ketika terjadi transaksi, atau segera sesudahnya (mempengaruhi ketepatan waktu). c. Cukup sederhana agar benar-benar mudah dimengerti.

4. Pengamanan Fisik Pengamanan fisik sangat penting, terutama untuk tujuan safeguarding assets. Pengamanan fisik tersebut merupakan salah satu bentuk pengenalian intern.

5. Verifikasi Independen Disamping istilah sistem pengawasan intern (internal controls), dikenal pula istilah internal check. Internal check ialah istilah teknik akuntansi, yaitu cek kecermatan data antara hasil dua orang atau lebih atas satu transaksi yang sama, namun saling tidak mempengaruhi karena mereka bekerja tidak terkait (independent).

F. Pengendalian Internal Persediaan


Persediaan merupakan aset lancar yang seringkali jumlahnya material dalam suatu perusahaan (kecuali perusahaan jasa atau perusahaan tertentu yang tidak mempunyai persediaan dalam kegiatan operasional bisnisnya). Oleh karena itu pengendalian internal atas persediaan haruslah memadai, sehingga resiko terjadinya tindakan kecurangan maupun kesalahan (fraud and error) dapat dihindari. Pengendalian terhadap persediaan yang dimiliki perusahaan tidak hanya saat persediaan telah berada di dalam gudang perusahaan, namun dimulai pada saat awal transaksi pengadaan persediaan, penyimpanan, hingga persediaan tersebut digunakan untuk transaksi baik antar departemen maupun transaksi dengan pihak ketiga. Pengendalian internal idealnya terdapat pada manajemen persediaan (dari transaksi awal hingga transaksi pengeluaran persediaan), penilaian persediaan, serta perhitungan jumlah persediaan. Bentuk pengendalian dapat berupa otorisasi kepala departemen dalam setiap transaksi persediaan. Selain itu juga adanya pemisahan tugas dalam siklus persediaan berperan sebagai penguat pengendalian perusahaan. Pemisahan tugas (segregation of duties) sangatlah penting dalam pengendalian internal persediaan. Karena dengan adanya pemisahan tugas, maka resiko terjadinya tindak kecurangan oleh satu oknum dapat diminimalisir. Pemisahan tugas pada siklus persediaan dapat berupa pemisahan fungsi pada: 1. Pembelian persediaan 2. Input pesanan pembelian 3. Otorisasi pembelian persediaan 4. Verifikasi dan proses penerimaan persediaan 5. Jadwal produksi persediaan (untuk perusahaan manufaktur) 6. Otorisasi produksi atau permintaan transfer barang (untuk perusahaan manufaktur) 7. Terima/transfer barang ke/dari departemen produksi (untuk perusahaan manufaktur)


8. Pengolahan Persediaan (dari bahan baku menjadi barang setengan jadi, atau dari barang setengah jadi menjadi barang jadi) 9. Pengiriman persediaan ke customer 10. Pencatatan transaksi persediaan 11. Tanggung jawab penghitungan persediaan 12. Menyetujui

Perubahan

Inventarisasi

Biaya

/

Quantity

(termasuk

pembuangan) 13. Memelihara catatan persediaan 14. Mengedit Inventarisasi Master File 15. Akses dan / atau kustodian untuk persediaan Selain adanya pemisahan tugas, pengendalian juga dapat disusun dengan mengadakan pemantauan secara rutin terhadap jumlah persediaan yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan adanya observasi dan pemantauan secara rutin, maka akan diketahui jumlah persediaan secara riil sesuai dengan yang terdapat di catatan perusahaan, dan jika terdapat selisih maka catatan perusahaan dapat segera di update sehingga jumlah yang terdapat pada laporan keuangan perusahaan akan sesuai dengan jumlah yang nyata terdapat pada fisik perusahaan. Pengecekan fisik persediaan juga bertujuan untuk melihat fisik persediaan yang terdapat dalam gudang, apakah ada persediaan yang rusak,

usang

ataupun

mengalami

penyusutan.

Selain

melakukan

pengecekan fisik yang terdapat di dalam gudang perusahaan, pengecekan fisik juga dilakukan di gudang lain tempat perusahaan menyimpan persediaannya. Hal ini sesuai dengan SA 331 tentang sediaan yang menjadi landasan bagi auditor dalam melakukan pemeriksaan persediaan, dimana disana disebutkan bahwa pemeriksaan persediaan juga dilakukan di gudang lain tempat perusahaan menyimpan barang persediaannya. Untuk itu manajemen perusahaan hendaknya juga melakukan prosedur pemeriksaan (opname) persediaan sebagai langkah preventif untuk mencegah terjadinya error and fraud pada persediaan yang dimiliki perusahaan. Sehingga pengendalian internal atas seluruh persediaan yang dimiliki oleh perusahaan tidak hanya pengendalian dokumen dan


pemisahan tugas, namun juga pengendalian yang berupa pengecekan secara langsung terhadap persediaan. Adanya

pengendalian atas

persediaan yang

dimiliki

oleh

perusahaan adalah hal yang penting. Mengingat jumlah persediaan yang seringkali material dalam aset yang dimiliki perusahaan. Sehingga terjadinya kerugian dalam laporan keuangan perusahaan akibat adanya kesalahan maupun kecurangan dapat diantisipasi. Pengendalian internal persediaan yang baik, mengharuskan: 1. Terdapat pemisahan fungsi yang jelas dan tegas antara fungsi otorisasi, pencatatan dan penyimpanan 2. Pencatatan persediaan dilakukan secara terus menerus. Pencatatan dilakukan baik dalam buku besar maupun buku pembantu (kartu gudang dan kartu piutang) 3. Penerimaan dan pengeluaran persediaan diawasi secukupnya dengan menggunakan bukti penerimaan dan pengeluaran yang sudah diberi nomor urut. 4. Inventarisasi fisik dilakukan paling sedikit setahun sekali

2.1.5. Sistem Vendor Held Stock Pengelolaan persediaan merupakan salah satu kegiatan usaha perusahaan yang paling penting. Salah satu konsep pengelolaan persediaan adalah VendorManaged Inventory. Konsep ini berjalan dimana vendor atau supplier yang bertanggungjawab memonitor dan mengatur persediaan konsumen (Evans, 2007). Menurut Andre Steyndberg (2003) pengertian sistem Vendor Held Stock adalah routing of demands for specific goods/items directly to supplier warehouse on warehouse requisitions rather than to the mine warehouse.


S upplier (tow wn)

Go oedehoop (m mine) W/Re eqn

Supplier wa arehouse End usser *Goods

Mine e warehouse ** Good ds

Invoice

S Supplier acc counts Paym ment

Mine accou unts

* Delive ery lead time e ** Dou ble handling

Gambar G 2.11. Sistem Vendor V Held d Stock Pada sistem s Venndor Held Stock S pencaatatan akunntansinya ad dalah: whhen acquitin ng warehouuse requisittion: DT Co ost – CT V Vendor susp pense acccount dan at time off payment: DT Vendo or suspensee account – CT Caash/Bank (Steyndberg, 2003).

2.2. Tinjaauan Peneliitian Terdaahulu Penelittian yang dilakukan oleh San nty mengannalisis akttivitas penngendalian intern mennurut Muly yadi yang diantaranya d a terdiri dari (a) struuktur organ nisasi yangg memisahk kan tanggun ng jawab fuungsional secara s teggas, (b) sisttem wewennang dan prosedur p pen ncatatan yaang membeerikan perrlindungan yang cukupp terhadap kekayaan, k utang, pendaapatan dan biaya, b (c)) praktek yaang sehat ddalam melaaksanakan tu ugas dan fuungsi setiap p unit orgganisasi, (d)) karyawan yang mutun nya sesuai dengan d tangggung jawab bnya.


Kesimpulan dari penelitian ini diantaranya : (a) PT. Cemara Cahaya Cemerlang memiliki struktur organisasi garis lurus, (b) prosedur pengambilan barang gudang perusahaan ini sudah cukup efektif, (c) sistem otorisasi telah dilakukan oleh masing-masing kepala bagian namun pada prosedur pengeluaran barang tidak memiliki otoriisasi bagian gudang, (d) persediaan dicatatat dengan metode perpetual dan melakukan program inventory control sehingga semua bagian dapat mengetahui informasi tentang persediaan, (e) perushaaan ini telah menggunakan formulir bernomor urut cetak pada setiap transakasi, (f) tidak ada internal cek pada prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, (g) karyawan yang bekerja di perusahaan ini telah ditempatkan sesuai dengan keahlian masingmasing. Penelitian yang dilakukan oleh Indrayani adalah untuk mengetahui perencanaan dan pengawasan persediaan bahan baku bada PT. Serasi Jaya Tebing Tinggi Deli. Kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Indrayani menunjukkan perencanaan persediaan pada perusahaan tersebut belum efektif karena tidak adanya anggaran pembelian, pemakaian bahan baku. Semenetara pengawasan atas persediaan sudah efektif karena PT. Serasi Jaya Tebing Tinggi telah melakukan pengawasan fisik, pengawasan akuntansi dan jumlah yang dibutuhkan. Tabel 2.1. Tinjauan Penelitian Terdahulu

No

Nama

Judul

(T

Perumusan

Hasil Penelitian

Masalah

ah un) 1

Santy (2005)

Analisis

Bagaimana

(a)

struktur

organisasi

Aktivi

penerapan

perusahaan

tas

aktivitas

lurus, (b) prosedur

Penge

pengendali

pengambilan

ndalia

an

barang

intern

garis

gudang


n

atas

perusahaan

ini

Intern

persediaaa

sudah

Pada

n pada PT.

efektif, (c) sistem

PT.

Cemara

otorisasi

telah

Cema

Cahaya

dilakukan

oleh

ra

Gemilang

masing-masing

Cahay

?

kepala

bagian

a

namun

pada

Gemil

prosedur

ang

pengeluaran

cukup

barang

tidak

memiliki otoriisasi bagian gudang, (d) persediaan dicatatat

dengan

metode dan

perpetual melakukan

program inventory control

sehingga

semua

bagian

dapat mengetahui informasi

tentang

persediaan,

(e)

perushaaan

ini

telah menggunakan formulir bernomor urut

cetak

setiap (f)

pada

transakasi, tidak

ada

internal cek pada prosedur


penerimaan

dan

pengeluaran barang,

(g)

karyawan

yang

bekerja

di

perusahaan

ini

telah ditempatkan sesuai keahlian

dengan masing-

masing. 2

Indrayani

Perencanaan

(2005)

Apakah sistem

Perencanaan persediaan

dan

perencanan dan

pada perusahaan

Penga

pengawasan

tersebut

wasan

persediaan pada

Perse

PT.

diaan

Serasi Jaya

Bahan Baku Pada PT. Serasi Jaya

Tebing

belum efektif karena tidak adanya anggaran pembelian, pemakaian bahan baku.

Tinggi sudah

Semenetara

dilakukan secara

pengawasan atas

efektif

Tebing

persediaan sudah efektif karena PT.

Tingg

Serasi Jaya Tebing

i

Tinggi telah

Deli

melakukan pengawasan fisik, pengawasan akuntansi dan jumlah yang dibutuhkan

3

Dian

Peranan

Apakah

Pelaksanaan pengendalian

Ra

Penge

pelaksanaa

internal

yang

dia

ndalia

n

diterapkan

pada

ni

n

pengendali

Toserba

Yogya


(20

Intern

an internal

telah efektif dan

04)

al

persediaan

tercapainya tujuan

Perse

barang

umum pelaksanaan

diaan

dagangan

pengendalian

Baran

di Toserba

internal persediaan

g

Yogya

barang dagangan.

Dagan

telah

gan

dilaksanak

dalam

an secara

Menu

efektif?

njang Efekti vitas Penge lolaan Perse diaan Baran g Dagan gan 4

Paulus

Penerapan

Sejauh mana

sistem informasi akuntansi

Kri

Siste

sistem

persediaan

yang

stia

m

informasi

diterapkan

pada

nto

Infor

akuntansi

Rumah Sakit Santo

Ku

masi

persediaan

Borromeus

rni

Akunt

yang

Bandung

aw

ansi

diterapkan

cukup menunjang

an

Perse

pada Sakit

dalam tercapainya

(20

diaan

Santo

efektivitas

08)

Alat-

Borromeu

pengelolaan

Alat

s Bandung

persediaan alat-alat

sudah


Medis

menunjan

medis,

Dala

g

Rumah Sakit Santo

m

tercapainy

Borromeus

Menu

a

Bandung

njang

efektivitas

mengelola

Keefe

pengelolaa

persediaan alat-alat

ktifan

n

medis

Penge

persediaan

menggunakan

lolaan

alat-alat

sistem

Perse

medis?

komputerisasi

diaan

namun

dalam

sebaiknya

yang maksima

AlatAlat Medis Studi Kasus Ruma h Sakit Santo Borro meus Bandu ng 5

Mega

Peranan

Apakah sistem

Sistem

informasi

Per

Siste

informasi

akuntansi

ma

m

akuntansi

manajemen

yang

ta

Infor

manajeme

digunakan

dalam

Sar

masi

n yang

pengambilan

i

Akunt

digunakan

keputusan

(20

ansi

oleh PT.

manajemen

08)

Manaj

Mutiara

Mutiara

PT. Mukti


emen

Mukti

Farma

Dala

Farma

dalam pengelolaan

m

Medan

persediaan adalah

Penga

telah

sistem pencatatan

mbila

mendukun

persediaan

n

g

perpetual,

Keput

pengambil

anggaran

usan

an

(budgeting)

Perse

keputusan

berupa

diaan

persediaan

produksi

Pada

?

biaya,

Medan

sistem

yang

anggaran dan tanpa

PT.

menggunakan

Mutia

sistem

ra

biaya.

akuntansi

Mukti Farma Meda n

2.3. Kerangka Konseptual dan Hipotesis Penelitian 2.3.1. Kerangka Konseptual Kerangka konseptual merupakan sintesis atau ekstrapolasi dari kejadian teori yang mencerminkan keterkaitan antara variabel yang diteliti dan merupakan tuntunan untuk memecahkan masalah penelitian serta merumuskan hipotesis dan merupakan tempat penulis memberikan penjelasan tentang hal-hal yang berhubungan dengan variabel ataupun masalah yang ada dalam penelitian. Pada dasarnya setiap perusahaan, khususnya perusahaan industri selalu membutuhkan persediaan, karena tanpa adanya persediaan maka para pengusaha dihadapkan pada risiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan dan atau meminta barang atau jasa yang dihasilkan.


Istilah persediaan, umumnya ditujukkan pada barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali dalam operasi normal perusahaan. Persediaan sangat penting bagi perusahaan karena berfungsi menghubungkan antara operasi yang berurutan dalam pembuatan suatu barang dan menyampaikannya kepada konsumen secara tepat waktu. Hal ini dapat mempermudah dan memperlancar jalannya operasi perusahaan, sehingga keuntungan yang diharapkan itu lebih besar dari biaya-biaya yang ditimbulkannya. Perusahaan dalam melaksanakan persediaan tentunya memerlukan berbagai informasi yang menyangkut masalah persediaan agar menejer dapat melakukan aktivitas proses produksinya dengan lancar. Informasi yang diperlukan tersebut dapat disediakan oleh suatu sistem informasi akuntansi yang memadai, sehingga bisa menunjang kelancaran proses produksi perusahaan. Jadi, sistem informasi akuntansi persediaan dapat menunjang kelancaran proses produksi, di mana bisa menunjang proses produksi berjalan sesuai dengan rencana, dan dapat menghasilkan kualitas barang sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Dalam mendukung berjalannya sistem informasi akuntansi persediaan yang lancar maka diperlukan pengendalian internal yang baik.

PT. Pertamina Patra Niaga

Sistem Vendor Held Stock

Pengendalian Internal Persediaan

Gambar 2.2 Kerangka Konseptual.


2.3.2. Hipotesis Penelitian Hipotesis menurut Kuncoro (2003;47) merupakan penjelasan sementara tentang perilaku, fenomena, atau keadaan tertentu yang telah terjadi atau akan terjadi. Dari kerangka konseptual dan uraian teoretis tersebut, maka hipotesis dalam penelitian ini adalah sistem Vendor Held Stock yang diterapkan PT. Pertamina Patra Niaga dapat menunjang pengendalian internal persediaan perusahaan.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Recommend Documents