BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Teori pendukung akan membantu pengerjaan Perancangan

Sistem

Informasi Rumah Sakit Modul Sarana dan Prasarana. BAB II ini membahas teoriteori pendukung dalam pembuatan penelitian ini.

2.1

State of the Art Review Sistem Informasi Rumah Sakit Sistem Informasi Rumah Sakit studi kasus Dr. Ak. Gani Palembang dibuat

oleh Irfan Dwi Jaya pada Tahun 2011. Penelitian ini menggunakan Metode Framework For The Applications of System Techniques (FAST). Metode ini merupakan suatu metodologi hipotesis yang digunakan untuk mendemostrasikan proses pengembangan sistem. Kelebihan dari metode ini adalah menggunakan suatu kerangka yang cukup bisa dimengerti, dimana di dalam kerangka tersebut terdapat proyek yang memiliki tipe dan strategi yang berbeda-beda. Tahapan pengerjaan yang dilakukan adalah sebagai berikut: preliminary investigation (penyelidikan awal), problem analysis (analisa masalah), requirement analysis (analisa kebutuhan), decision analysis phase (tahap analisis keputusan), desain phase, construction phase, implementation phase, dan operational and support stage phase. Hasil penelitian menunjukkan bahwa metodologi FAST memiliki tahapan kerja yang lengkap mulai dari perencanaan awal sampai dengan implementasi, dengan menggunakan metodologi ini dapat mempermudah menemukan permasalahan (Irfan:2011). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Laboratorium Rumah Sakit Kanker Dharmais dilakukan oleh Rika dan Michael Yoseph pada Tahun 2008. Penelitian ini menggunakan metode Total Architecture Syntesis (TAS). Metode TAS merupakan metode perancangan yang terbagi dalam beberapa tahap meliputi menentukan initial scope (Defining the Initial Scope), menentukan kebutuhan (Defining the Requirements), mendesain arsitektur proses bisnis (Designing the Bussiness Process Architecture), mendesain arsitektur

6

7

sistem (Designing the Systems Architecture), dan mengevaluasi arsitektur (Evaluating Architectures). Metode perancangan database dalam penelitian ini meliputi perancangan basis data konseptual, logikal dan fisikal. Hasil dari penelitian ini adalah dibuatnya suatu aplikasi Sistem Rumah Sakit dimana komponen-komponen di dalamnya terintegrasi antara sistem yang satu dengan sistem lain yang ada dalam lingkungan Rumah Sakit (Rika:2008). Developments in Hospital Management and Information Systems dibuat oleh Martin Smits pada Tahun 1999. Penelitian tersebut menggunakan studi kasus di Maasland Hospital yang menyajikan bagaimana membangun sebuah sistem informasi di rumah sakit untuk menggantikan proses bisnis yang masih dilakukan secara manual. Penelitian ini menggunakan sebuah framework yang dibuat sendiri oleh penelitinya. Hasil dari penelitian tersebut berupa sebuah framework yang dapat membantu kinerja dalam proses bisnis di rumah sakit tersebut (Martin:1999). Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Inventory pada Perusahaan Inflight Catering Service Studi Kasus Angkasa Boga yang dibuat oleh I Gede Eka Yuniantara pada Tahun 2007 dibuat untuk mengatasi permasalahan

Sistem

Inventory yangada di PT. Jasapura Angkasa Boga. Mekanisme dan perancangan basis data tetap mengacu pada sistem yang telah ada sehingga proses-proses pada aplikasi sistem akan relatif sama. Perancangan sistem ini menggunakan metode penyelesaian masalah berupa analisis data, pemodelan sistem, desain database, programming dan pengujian dan analisis. Perancangan sistem disesuaikan dengan proses yang sudah berjalan di perusahaan tersebut (Eka:2007).

2.2

Rumah Sakit Pendidikan Rumah Sakit Pendidikan adalah rumah sakit yang mempunyai fungsi

sebagai Tempat Pendidikan, Penelitian dan Pelayanan Kesehatan secara terpadu dalam Bidang Pendidikan Dokter atau Dokter Gigi, Pendidikan Berkelanjutan dan pendidikan kesehatan lainnya secara multiprofesi.

8

2.2.1

Pengertian Rumah Sakit Perguruan Tinggi Rumah Sakit Perguruan Tinggi Negeri yang selanjutnya disebut RS PT

merupakan rumah sakit pendidikan baik milik pemerintah dalam hal ini Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan maupun swasta, yang dikelola perguruan tinggi negeri. RS PT sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditujukan untuk menjadi wahana pendidikan di bidang kedokteran dan kesehatan, penelitian dan pelayanan kesehatan secara terpadu (Dikti:2013).

2.2.2

Profil Rumah Sakit Perguruan Tinggi Negeri Unud Rumah Sakit Pendidikan Universitas Udayana merupakan rumah sakit yang

dimiliki oleh Universitas Udayana di kawasan Jimbaran, Kecamatan Kuta Selatan Kabupaten Badung Provinsi Bali. Rumah Sakit Pendidikan ini merupakan Rumah Sakit yang didanai oleh negara karena setiap perguruan tinggi negeri wajib memiliki Rumah Sakit Pendidikan untuk mendidik calon-calon tenaga medis dan tenaga kesehatannya. Rumah Sakit ini berdiri diatas lahan seluas 41.500 meter persegi dengan luas bangunan 30.842 meter persegi. Rumah Sakit Pendidikan Universitas Udayana dibangun sejak Tahun 2009 dengan poliklinik umum yang dibuka pada Tanggal 30 Mei Tahun 2012. Peresmian pembukaan poliklinik spesialis dilakukan pada Tanggal 19 Oktober Tahun 2013. Rumah sakit ini dibangun dengan tujuan untuk memberikan tempat atau ruang penggalian ilmu pendidikan bagi calon dokter dan tenaga kesehatan yang menempuh pendidikan di Fakultas Kedokteran Universitas Udayana. Rumah Sakit Pendidikan terdiri dari empat lantai dan memiliki beberapa poli di setiap lantainya. Lantai pertama terdapat Poli Penyakit Dalam, Poli Bedah, Travel Medicine, Poli Kebidanan dan Kandungan, Ruang Tindakan Obgyn, Poli Orthopedic, Poli Oeriatric, Poli Umum, Poli Anak, Poli Penyakit Tropis, Poli Gigi dan lain-lain. Lantai dua terdapat Poli Mata, Poli Gigi, Poli Kulit, Poli Psikiatri, dan Ruangan Direktur Utama. Lantai tiga dan lantai empat belum difungsikan. Instalasi

9

rawat inap telah tersedia namun belum difungsikan juga. Proses yang baru berjalan yaitu rawat jalan dengan rata-rata sepuluh pasien perharinya.

2.2.3

Visi Misi Rumah Sakit PTN Unud Visi dan Misi Kementrian Kesehatan Republik Indonesia Tahun 2010-2014

adalah “Mewujudkan pelayanan kesehatan yang mandiri dan berkeadilan untuk mewujudkan masyarakat yang sehat” RS PTN Unud sebagai rumah sakit pendidikan merupakan rumah sakit milik Diknas, memerlukan kesamaan visi dengan Kementrian Kesehatan sehingga goal yang telah ditetapkan dapat diwujudkan RS PTN Unud. 2.2.3.1 Visi RS PTN Unud Visi RS PTN Unud adalah “Menjadi Rumah Sakit Pendidikan utamanya dokter dan tenaga kesehatan serta bidang terkait yang mampu menjadi pemuka dalam pelayanan kesehatan dengan unggulan penyakit tropik dan travel medicine, pendidikan dan penelitian di Indonesia dengan sumber daya manusia yang unggul, mandiri dan berbudaya untuk mewujudkan masyarakat sehat yang mandiri dan berkeadilan”.

2.2.3.2 Misi RS PTN Unud Misi RS PTN Unud dalam menjalani tugasnya ialah sebagai berikut: 1.

Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang paripurna, bermutu dan berkeadilan untuk seluruh lapisan masyarakat dengan unggulan penyakit tropik dan travel medicine.

2.

Menyelenggarakan pendidikan dokter utamanya dan tenaga kesehatan serta bidang terkait yang mampu menghasilkan dokter dan tenaga kesehatan serta bidang terkait yang profesional dan nasionalis.

3.

Menyelenggarakan penelitian dalam bidang kedokteran dan kesehatan serta bidang terkait yang bermanfaat bagi masyarakat dan lingkungan. Akhirnya diharapkan seluruh corporate dan SDM RS PTN Unud mampu

melaksanakan kinerja yang mengacu pada visi misi organisasinya.

Rektor Prof.Dr.dr.Ketut Suastika SpPD KEMD FINASIM Dewan Pengawas 1. PR.DR. Ir. Budi Susrusa 2. Prof. DR.dr. Wiryana, SpAn 3. dr. Wayan Sutarga, MPH

Direktur Utama Dr.dr. RA Tuty Kuswardhani SpPD KGer.MARS

Dekan FK Unud Prof.DR.dr. Putu Astawa, SpOT

Direktur Pelayanan Medik dan Keperawatan dr. Made Ayu Haryati MARS

Bag. Pelayanan Medik

· Rawat Jalan · Ka.Poli Umum : Dr. Luh Sudarmini · Ka. Poli Spesialis : Dr. Uttara, SpAn,MARS · Rawat Inap · UGD dan OK · ICU · Rehabilitasi Medik · Home Care · Nursing Home · Rekam Medik ·

Bag. Pelayanan Penunjang

Direktur Umum SDM Kerjasama Pendidikan dan Pelatihan dr. I Wayan Wartawan MARS

Bag.Pelayanan Keperawatan

Bag SDM

Bag. Pendidikan dan Pelatihan

Bag. Umum

SPI

Direktur Akademik Penelitian Pengembangan dan Pengabdian dr. Ketut Suarjana, MPH

Direktur Operasional dan Keuangan DR.dr. AA. Wiradewi Lestari, SpPK

Bag. Pemasaran dan Kerjasama

Bag. Perencanaan dan Evaluasi

Bag. Keuangan

Purchasing

· Medik · Dr Luh Sudiramini · Keperawatan Non Medik : ·

· · · · · · ·

Farmasi : IBN Maharjana S.Apt Farm Lab Radiologi Gizi CSSD Laundry

· Bidang SDM · Bidang Renumerasi

Bid. Pendidikan Dr. Ida Ayu Kusumawardani, SpKJ,MARS

· · · · ·

Tata Usaha Administrasi Umum (Sarana, Rumah Tangga) Hukum IPAL

· Pemasaran dan · Kerjasama · (pelayanan Sarana) ·

· · · ·

Akuntansi Verifikasi Bendahara Renumerasi

Bag. Akademik

Bag. Penelitian dan Pengembangan

Koordinator Pendidikan S1 : Dr. Desak Indrasari Utami SpS Dr. Pande Dwipayana SpPD Koordinator. PPDS: Dr. Lanang SpOT Koordinator Pendidikan Sp1: Dr. I Nyoman Semadi SpB SpBTKV Dr. AA Mas Putrawati Triningrat SPM Koordinator HTA Dr. I Putu Eka Widyadharma Msc SpS Keperawatan dan Analisis Ns. Ni Putu Kusumayuni S.Kep Koordinator Ilmu Kesehatan Masyarakat (S2IKM) Ketut Hari Mulyawan, MPH Koordinator Ilmu Fisioterapi Koordinator Pendidikan Kedoteran Gigi

Bag. Pengabdian

· Bid. Penelitian Dr.dr. Sri Budayanti

· Bid. Pengabdian · Dr. Ni Nyoman · Metriani Nesa, SpA

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit PTN Unud (Sumber: Dokumen Internal Manajemen Rumah Sakit PTN Unud

10

11

Rumah Sakit PTN Unud dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang setara dengan Dekan Fakultas Kedokteran dan Satuan Pengawas Internal (SPI). Direktur Utama berada langsung di bawah Rektor Universitas Udayana dan diawasi oleh Dewan Pengawas. Bidang yang ada dibagi empat secara garis besar dan dikepalai seorang direktur, meliputi Direktur Pelayanan Medik dan Keperawatan, Direktur Umum SDM Pelatihan, Direktur Operasional

Kerjasama Pendidikan dan

dan Keuangan, serta Direktur Akademik Penelitian

Pengembangan dan Pengabdian. Setiap Direktur Bagian mengepalai beberapa Sub Bagian dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.

2.3

Pengertian Sistem Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda, tetapi meskipun istilah

sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus memiliki elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya dan yang terpenting adalah sistem harus memiliki tujuan yang akan dicapai. Sistem dibuat untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tujuan meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan sasaran lebih dikenai pada subsistemnya karena meliputi ruang lingkup yang sempit dibanding tujuan. Baik tujuan maupun sasaran pada prinsipnya adalah sesuatu yang diraih untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan serta sifatnya senantiasa positif, sehingga alat ukur tercapainya suatu tujuan atau sasaran adalah kepuasan. 2.3.1 Elemen Sistem Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi, (technology block), blok basis data (database block), dan blok kendali (controls block). Penjelasan mengenai elemen sistem dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.

Blok masukan (input block) Masukan (input) mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input

merupakan metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan (berupa dokumen-dokumen dasar).

12

2.

Blok model (model block) Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika, model matematika yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang di inginkan. 3.

Blok keluaran (output block) Blok keluaran atau produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan

informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4.

Blok teknologi (technology block) Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box). Teknologi digunakan untuk menerima

input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). 5.

Blok basis data (database block) Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan

yang lainnya, tersimpan dalam perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Data Base Management System). 6.

Blok kendali (controls block) Blok kendali merupakan pengendalian sistem agar terhindar dari hal-hal yang tidak di

inginkan sepertti kesalahan-kesalahan, ketidakefesienan dan lain sebagainya dengan merancang pengendalian untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah dan diatasi.

2.4

Pengertian Sistem Informasi Dunia industri dan bisnis memerlukan informasi yang tepat, cepat dan relevan. Usaha

yang dilakukan untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus menggunakan suatu sistem informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Menurut H. M. Jogiyanto, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

13

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem dalam hal ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi yang dianggap penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan (Jogiyanto H.M:2005). 2.4.1 Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Menurut George M. Scoot Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari interaksi sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. Menurut Barry E. Cushing, SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggungjawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian (Barry:2000). 2.4.2 Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sistem yang saling terintegrasi dalam pengolahan data dan informasi dalam ruang lingkup rumah sakit. Rumah sakit di Indonesia telah menerapkan sistem kendali mutu atau prosedur mutu dalam pelaksanaan operasional di rumah sakit, baik yang sertifikasi maupun non-sertifikasi. Prosedur mutu sangat fleksibel dan mudah diaplikasikan namun membutuhkan satu tenaga Manager Representative yang independen. Uraian bisnis proses secara rinci dibuat dalam standar operasional prosedur (SOP) dan masing masing SOP bisa saja mempunyai beberapa catatan instruksi. Permasalahan yang ada di rumah sakit pada saat ini yaitu antara lain kurang berkesinambungan sistem informasi yang dihasilkan oleh pihak rumah sakit yang disebabkan salah satunya oleh sumber daya manusia yang masih belum memadai khususnya di bagian

14

informasi atau di bagian informatika kesehatan. Penerapan SIMRS yang terkompeterisasi dan telah didukung dengan sumber daya manusia yang baik akan sangat membantu dalam peningkatan pelayanan dan beberapa manfaat lain sebagai berikut: 1.

Efisiensi SIM RS membantu dalam proses pengolahan data yang menjadi lebih cepat dan akurasi

data yang meningkat. Waktu yang dibutukan untuk melakukan pekerjaan administrasi akan berkurang jauh sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utamanya. 2.

Kemudahan Manfaat yang paling terasa ketika SIMRS diterapkan adalah memudahkan pekerjaan

administrasi. Sistem yang masih berjalan manual dalam pengerjaan laporannya memakan waktu hingga 1 bulan, sedangkan dengan SIMRS hanya memakan waktu satu sampai dua hari saja untuk membuat laporan. User hanya perlu menekan tombol print out dan memakan tempat yang tidak luas untuk menyimpan dokumen.

3.

Dokumentasi yang Auditable dan Accountable SIMRS sebaiknya dirancang menganut kebijakan data terpusat, artinya data yang

digunakan oleh seluruh ruma sakit berada di bawah satu kendali. 4.

Mendukung koordinasi antar bagian Data yang digunakan oleh Unit Layanan tertentu seringkali digunakan juga di Unit

Layanan yang lain, misalnya kode obat adalah milik Unit Apotek yang digunakan secara intensif oleh bagian keuangan berkaitan dengan harga obat. 5.

Membantu dalam pengambilan keputusan Penggunaan sistem Konvensional di rumah sakit seringkali membuat pengambilan

keputusan yang tidak tepat. Hal tersebut dapat terjadi karena pihak manajer mengambil keputusan berdasarkan informasi yang sudah tidak relevan. SIMRS dapat mengatasi permasalahan ini dan membantu dalam pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi yang relevan dan bersifat real time. Peran SIMRS dalam kegiatan manajemen rumah sakit sangatlah membantu dan memiliki peran yang sangat penting dalam proses pelayanan kesehatan di rumah sakit.

15

2.5

Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana secara umum adalah alat penunjang keberhasilan suatu proses

yang dilakukan di dalam pelayanan publik, karena apabila kedua hal ini tidak tersedia maka semua kegiatan yang dilakukan tidak akan dapat mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana. Moenir (1992:119) mengemukakan bahwa sarana adalah segala jenis peralatan, perlengkapan kerja dan fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama atau pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan, dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan organisasi kerja. Pengertian yang dikemukakan oleh Moenir, jelas memberi arah atau penjelasan bahwa sarana dan prasarana merupakan seperangkat alat yang digunakan dalam suatu proses kegiatan baik alat tersebut adalah merupakan peralatan pembantu maupun peralatan utama, yang keduanya berfungsi untuk mewujudkan tujuan yang hendak dicapai, sehingga dari pengertian di atas, maka sarana dan prasarana pada dasarnya memiliki fungsi utama sebagai berikut: 1.

Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan sehingga dapat menghemat

2.

Meningkatkan produktivitas, baik barang dan jasa.

3.

Hasil kerja lebih berkualitas dan terjamin.

4.

Lebih memudahkan atau menyederhanakan dalam gerak para pengguna

waktu.

atau

pelaku. 5.

Ketepatan susunan stabilitas pekerja lebih terjamin.

6.

Menimbulkan rasa kenyamanan bagi orang-orang yang berkepentingan.

7.

Menimbulkan

rasa

puas

pada

orang-orang

yang

berkepentingan

yang

mempergunakannya. Mengenai pengertian sarana dan prasarana lebih jelasnya, berikut ini akan diuraikan istilah sarana kerja atau fasilitas kerja yang ditinjau dari segi kegunaan menurut (Moenir:2000) membagi sarana dan prasarana sebagai berikut: 1.

Peralatan kerja, yaitu semua jenis benda yang berfungsi langsung sebagai alat produksi untuk menghasilkan barang atau berfungsi memproses suatu barang yang berlainan fungsi dan gunanya.

2.

Perlengkapan kerja, yaitu semua jenis benda yang berfungsi sebagai alat pembantu tidak langsung dalam produksi, mempercepat proses, membangkit dan menambah kenyamanan dalam pekerjaan.

16

3.

Perlengkapan bantu atau fasilitas, yaitu semua jenis benda yang berfungsi membantu kelancaran gerak dalam pekerjaan, misalnya mesin ketik, mesin pendingin ruangan, mesin absensi, dan mesin pembangkit tenaga.

2.6

Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana (SIMSAR) Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana (SIMSAR) di Rumah Sakit

merupakan subsistem dari Sistem Informasi Rumah Sakit. Subsistem ini merupakan subsistem yang mencatat dan mengolah informasi mengenai sarana dan prasarana yang tersedia di rumah sakit. Sarana dan prasarana yang dimaksudkan meliputi penyediaan alat-alat kesehatan, penyediaan alat penunjang bagi pasien dan tenaga medis, pergantian sarana dan prasarana, penyediaan obat habis pakai dan lain sebagainya. Sistem informasi ini dirancang agar dapat terintegrasi dengan modul lain di Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana (SIMSAR) yang telah terintegrasi dengan beberapa subsistem di rumah sakit dapat membantu dalam proses pengolahan data seperti proses permintaan alat perkantoran maupun alat medis dari Unit Pengguna. Secara garis besar SIMSAR pada Rumah Sakit PTN Unud terdiri dari lima proses utama yaitu Proses Master Data, Manajemen Inventory, Proses Cleaning Room, Proses Manajemen Aset, dan Proses Pelaporan. Proses, Manajemen Inventory memiliki proses utama yaitu Transaksi Gudang, Penyediaan Informasi (stok, barang, supplier dan lain-lain) dan Proses Pelaporan (laporan penerimaan barang, pemesanan barang, penyimpanan barang dan lain-lain). 2.6.1 Proses Bagian Penerimaan Barang (Receiving) Bagian Penerimaan Barang (Unit Receiving) bertugas menerima barang dari supplier. Staff di bagian penerimaan kemudian memasukkan data barang ke sistem dengan mengambil data dari tabel pemesanan barang (Purchase Order). Staff di bagian penerimaan barang kemudian melakukan pengecekan terhadap barang yang dikirimkan oleh Supplier. Hasil pengecekan tersebut kemudian dicocokan, jika jumlah PO dan jumlah DO sama maka akan dibuat laporan penerimaan barang atau Receiving Report (RR). Receiving Report kemudian diserahkan ke Bagian Akunting khususnya Account Payable (AP). Staff di Bagian Akunting akan memeriksa formulir pemesanan, invoice dan laporan penerimaan guna memproses pencatatan dan proses pengajuan pembayaran. Staff di Bagian Penerimaan dapat melakukan transaksi pengembalian barang (retur), jika terjadi masalah misalnya barang yang datang dari Supplier tidak sesuai dengan kualitas

17

yang ditetapkan perusahaan, barang sudah atau mendekati tanggal kadaluwarsa (expired) atau masalah lainnya. Transaksi pengembalian barang (retur) juga dapat dilakukan dari gudang namun pengembalian secara fisik tetap dilakukan dari Bagian Penerimaan Barang (Unit Receiving). Laporan transaksi pengembalian barang (retur) akan ditujukan ke Bagian Akunting untuk memberikan informasi bahwa barang yang diterima telah dikembalikan ke Supplier (Eka:2007).

2.6.2 Proses Bagian Pembelian Barang (Purchasing) Bagian Pembelian Barang (Unit Purchasing) bertugas untuk melakukan pemesanan atau order barang ke Supplier berdasarkan permintaan pembelian barang dari gudang atau Purchase Request (PR). Transaksi permintaan pembelian barang dari gudang atau Purchase Request (PR) tersebut akan diolah oleh Staff di Bagian Purchasing dengan mengelompokkan transaksi berdasarkan Supplier dan menginputkan harga, diskon, pajak dan informasi lain. Staff Bagian Purchasing akan meminta konfirmasi ke pihak Supplier mengenai kondisi barang, harga, pajak dan informasi lain. Proses selanjutnya setelah pengelompokan transaksi adalah membuat formulir pemesanan barang ke Supplier atau yang disebut dengan Purchase Order (PO). Formulir pemesanan barang atau Purchase Order (PO) akan titujukan ke Bagian Keuangan yaitu Account Payble dan Supplier, sedangkan datanya digunakan oleh Bagian Penerimaan (Receiving) untuk melakukan transaksi penerimaan barang dari Supplier (Eka:2007).

2.6.3 Proses Bagian Gudang (Store) Transaksi Pemesanan Barang ke Gudang atau yang disebut dengan Store Request (SR) dibuat oleh Unit Pengguna. Data transaksi pemesanan barang tersebut kemudian diperiksa oleh Kepala Bagian Gudang, bila telah sesuai maka Kepala Gudang akan memberikan persetujuan (approval) terhadap transaksi pemesanan barang tersebut. Store Request (SR) yang telah disetujui kemudian diberikan kepada Staff Gudang sehingga dapat melakukan transaksi delivery atau transaksi pengeluaran barang dari gudang. Staff Gudang kemudian melihat barang di gudang, bila jumlah barang yang dipesan tidak mencukupi atau tidak ada stok maka akan dilakukan transaksi permintaan barang ke Bagian Pembelian atau Purchase Request (PR). Staff Gudang dapat melakukan Transaksi Retur atau pengembalian barang ke Supplier jika terjadi masalah pada kondisi barang yang baru datang dari Bagian Penerimaan. Staff

18

Gudang kemudian memeriksa barang, jika ditemukan barang rusak maka akan dilakukan Transaksi Spoil. Stock Opname dilakukan pada akhir bulan, tujuannya adalah menyesuaikan atau menyamakan stok barang pada sistem dengan stok fisik barang (Eka:2007).

2.6.4 Proses Manajemen Aset Proses Manajemen Aset dilakukan dengan melakukan analisis terhadap data aset yang ada, kemudian melakukan inspeksi atas penugasan yang yang telah diberikan serta melakukan monitoring dan evaluasi tentang sumber daya dalam penggunaan aset. Proses Manajemen Aset dibagi menjadi beberapa subproses yaitu Proses Perencanaan Penyediaan Aset, Proses Pengadaan atau Penyediaan Aset, Proses Perawatan Aset Fisik, Proses Pelelangan dan Proses Penghapusan. 2.6.4.1 Proses Perencanaan Aset Proses Perencanaan Aset adalah proses yang membhasa mengenai proses dan langkahlangkah dalam melakukan permintaan aset ke Departemen Sarana dan Prasarana. Proses Perencanaan Aset biasanya dilakukan oleh setiap Unit Departemen dengan melakukan pengecekan kebutuhan aset. Setiap tahunnya dilakukan Rapat Anggaran Tahunan (RAT) yang membahas mengenai perencaanaan anggaran yang akan dikeluarkan setiap tahunnya. Perencanaan aset kemudian akan dibahas di dan akan ditentukan apakah perencanaan tersebut disetujui atau di tunda ke tahun anggaran selanjutnya ().

2.6.4.2 Proses Pengadaan Aset Proses Pengadaan Aset adalah tindak lanjut dari Proses Perencanaan Aset jika telah disetujui kemudian akan diproses oleh Unit Sarana dan Prsarana. Unit Sarana dan Prasarana kemudian membuat Draft Penyediaan Aset yang dikirim ke Bagian AP untuk mendapat persetujuan pembelian aset dari Vendor. Invoice pembelian aset ke Supplies yang telah disetujui kemudian dikirim ke Vendor yang sudah menjadi rekanan dari Rumah Sakit PTN Unud. Pihak Vendor memberikan konfirmasi jika sudah mengirim aset yang telah diminta.

19

2.6.4.3 Proses Perawatan atau Pemeliharaan Aset Proses Perawatan atau Pemeliharaan Aset adalah proses perawatan yang dilakukan terhadap aset fisik yang dimiliki Rumah Sakit PTN Unud. Proses Perawatan dilakukan berkala misalnya dilakukan setiap 3 bulan sekali atau 6 bulan sekali. Perawatan aset diperlukan untuk menjaga kondisi aset yang dimiliki Rumah Sakit PTN Unud agar dapat digunakan dengan layak. Perawatan aset fisik di Rumah Sakit PTN Unud seperti Perawatan alat-alat medis sangat dibutuhkan untuk menjaga kondisi alat pada saat akan digunakan.

2.6.4.4 Proses Pelelangan Aset Proses Pelelangan Aset adalah proses pelelangan aset karena aset mengalami penyusutan yang drastis. Penyusutan Aset dilakukan untuk menghindari semakin besar beban yang ditanggung perusahaan dalam merawat aset tersebut. Proses Pelelangan Aset melibatkan pihak ketiga yaitu pihak Bank selaku pihak yang membantu dalam mengadakan pelelangan aset. Proses Pelelangan Aset sangat membantu dalam mencegah penumpukan beban biaya yang ditimbulkan karena penurunan nilai harga dari aset.

2.6.4.5 Proses Penyusutan Aset Penyusutan adalah proses alokasi biaya dan penerapan prinsip-prinsip pembandingan, di mana alokasi biaya perolehan aktiva tetap dilakukan sesuai periode selama penggunaan aktiva tersebut menimbulkan manfaat (masa manfaat); bukan pembebanan biaya sekaligus pada saat aktiva tetap tersebut diperoleh. Tiga faktor yang menentukan metode penghitungan biaya penyusutan atas aktiva tetap adalah dasar penyusutan, masa manfaat dan pola alokasi biaya. Metode penyusutan yang biasa diterapkan organisasi untuk aktiva tetap adalah metode garis lurus. (PSAK Revisi N0 16 :2007)

Contoh : Dibeli sebuah bangunan pada tanggal 6 Agustus 2000 dengan harga beli (nilai perolehan) sebesar 1.2M dengan masa manfaat selama 20 tahun. Penyelesaian : Harga Perolehan : Umur Ekonomis (hitungan per bulan, karena beban penyusutan dihitung per bulan).

20

= 1.200.000.000 : (20×12) (angka 20 = 20 tahun, 1 tahun terdiri dari 12 bulan. Jadi 20 x 12 = 240 bulan) = 1.2000.000.000 : 240 bulan = Rp. 5.000.000 per bulan. ...................................................................................(1)

2.7

Analisis dan Desain Sistem Menurut H M Jogiyanto, analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi

yang utuh dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Analisis dengan teknik informasi fokus pada struktur data tersimpan dalam sebuah sistem, yang disebut dengan analisis data centered. Model-model proses dalam teknik ini digambarkan dengan diagram aliran data yang disebut dengan hubungan entitas. Tahap analisis sistem juga terdapat langkahlangkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang Analis. Tahapan dalam analisis sistem adalah sebagai berikut: 1.

Identify, yaitu tahap mengidentifikasi masalah.

2.

Understand, yaitu tahap memahami kerja dari sistem yang ada.

3.

Analyze, yaitu tahap menganalisa sistem.

4.

Report, yaitu tahap membuat laporan dari hasil analisis. Desain atau perancangan dalam pembangunan perangkat lunak merupakan upaya untuk

mengonstruksi sebuah sistem yang

memberikan kepuasan

akan spesifikasi kebutuhan

fungsional, memenuhi target, memenuhi kebutuhan secara implisit atau eksplisit dari segi performansi maupun penggunaan sumber daya, kepuasan batasan pada proses desain dari segi biaya, waktu, dan perangkat. Kualitas perangkat lunak biasanya dinilai dari segi kepuasan pengguna perangkat lunak terhadap perangkat lunak yang digunakan. Tiga kategori desain sistem, yaitu: 1.

Global-Based System Global-Based System digunakan untuk mendesain sistem yang berbasis global (global-

based) membutuhkan pemeriksaan secara seksama dan lengkap atau penggantian dari seluruh komponen desain umum. 2.

Group-Based System

21

Sistem ini melayani cabang-cabang atau group user khusus dalam organisasi. Kelompok ini memiliki kebutuhan khusus untuk menyelesaikan pekerjaan dan membuat keputusan yang tepat. Perancang

sistem yang bekerja pada group ini perlu memiliki

pengetahuan tentang bekerja pada sistem group-based. Perancang tidak perlu memusatkan perhatian ke perancangan desain sistem tertentu, seperti database dan platform teknologi tetapi pada output, input, proses, kontrol dan untuk platform teknologi, khusus untuk grup lokal (LAN). 3.

Local-Based Sistem Sistem ini khusus didesain untuk beberapa orang, sering satu atau dua untuk aplikasi

khusus tambahan. Kategori desain sistem yang diuraikan diatas, merupakan

tahapan berupa

penggambaran, perencanaan dan pembuatan dengan menyatukan beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh untuk memperjelas bentuk sebuah sistem.

2.8

Software Development Life Cycle (SDLC) Hal dasar dan penting dalam rekayasa perangkat lunak adalah daur hidup perangkat

lunak (software development life cycle), yang mendeksripsikan aktivitas yang terjadi mulai dari pembentukan konsep awal suatu sistem hingga tahap implementasi sistem dan pemeliharaannya. Isu interaksi manusia dan komputer yang menyangkut daya guna sistem interaktif relevan dengan seluruh aktivitas pada SDLC. Software engineering untuk sistem interaktif bukan semata-mata menambahkan sebuah tahapan pada SDLC, namun lebih pada melibatkan teknik yang berada sepanjang SDLC itu. Software Development Life Cycle adalah suatu usaha untuk mengidentifikasi aktifitas yang terjadi selama pengembangan sebuah perangkat lunak. Aktivitas ini kemudian diurutkan sesuai dengan waktu pelaksanaannya pada proyek pengembangan manapun dan diaplikasikan teknik yang tepat pada setiap aktifitasnya. SDLC memperhatikan dua buah pihak, yaitu pelanggan atau klien (customer) yang akan menggunakan produk dan desainer atau perancang sistem yang menghasilkan produk. Aktivitas pada SDLC direpresentasikan pada Gambar 2.2. Bagan ini dikenal sebagai Model Waterfall karena mengikuti bentuk air terjun dengan satu aktifitas menuju ke aktifitas berikutnya. 1.

Requirement Specification

22

Requirement Specification disebut juga sebagai tahap spesifikasi kebutuhan user, dimana Desainer sistem mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan mana yang harus dipenuhi oleh program yg akan dibangun. Tahap ini, Desainer Sistem harus berkomunikasi dengan Client. Desainer Sistem atau Sistem Analis harus melakukan pemeriksaan terhadap kebijakan dan prosedur pengolahan data dan sistem informasi yang berlaku saat ini atau disebut dengan istilah present system.

Gambar 2.2 Proses SDLC (Sumber: Pedoman Analisis dan Desain Sistem Informasi Amikom)

2.

Architectural Design Tahapan Architectural Design merupakan tahapan dimana sistem analis berkosentrasi

pada bagaimana sistem dibangun, dengan memperhatikan langkah-langkah berikut: a.

Mendefinisikan tujuan sistem, tidak hanya berdasarkan informasi dari user, tetapi juga berupa analisa dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.

b.

Membangun sebuah model konseptual, berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.

c.

Menerapkan kendala-kendala organisasi.

d.

Mendefinisikan aktivitas pemrosesan data.

e.

Menyiapkan proposal sistem desain.

3.

Coding (Pengkodean)

23

Desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang telah ditentukan. Setiap komponen diuji untuk memverifikasi apakah sudah berjalan dengan benar setelah Proses Coding selesai. 4.

Integrasi dan Testing Integrasi dan testing dilakukan dengan mengoperasikan program dengan memproses

data sehingga kesalahan dapat diketahui seawal mungkin. Pengujian dilakukan dengan teliti, mula-mula per-unit sampai berbagai unit secara komprehensif, kemudian dilakukan pengujian tes penerimaan dengan client untuk memastikan sistem yang dibuat memenuhi kebutuhan mereka. 5.

Training dan Implementasi Tujuan sistem yang baru adalah untuk mengganti prosedur-prosedur lama, maka

pelatihan kepada user yang akan menggunakan sistem merupakan hal penting. Tahapan setelah pelatihan selesai dilakukan konversi (peralihan) dari sistem lama ke sistem yang baru, mungkin perlu menulis program khusus untuk menukar file yang ada menjadi file yang baru atau membuat file dari catatan manual, beberapa cara konversi ke sistem yang baru adalah sebagai berikut: a.

Konversi langsung yaitu sistem yang lama secara sekaligus diganti dengan sistem yang baru.

b.

Konversi pararel dengan cara sistem baru dan lama dijalankan secara bersamaan untuk beberapa waktu, sehingga jika sistem baru mengalami gangguan sistem lama dapat mengkompensasi.

c.

Konversi bertahap adalah peralihan ke sistem yang baru dilakukan bagian per bagian.

6.

Operasi dan Maintenance Tahapan yang dilakukan setelah pemasangan dan organisasi disesuaikan dengan

perubahan- perubahan yang ditimbulkan oleh sistem baru, maka tahap operasional dimulai. Tahap ini perlu dilakukan pemeliharaan terhadap sistem serta peningkatan mutu sistem agar sesuai dengan kebutuhan organisasi, sehingga perlu adanya perubahan dan peningkatan terhadap sistem, tidak masuk akal untuk mengatakan bahwa sebuah sistem informasi berbasis komputer telah selesai, sistem tersebut akan terus berkembang selama daur hidupnya Maintenance melibatkan koreksi terhadap kesalahan atau error yang ditemui pada sistem setelah dikeluarkan dan segera dilakukan perbaikan terhadap sistem. Pemeliharaan sistem merupakan aktivitas untuk mengadaptasikan sistem dengan tantangan-tantangan baru. Sistem

24

yang terancang baik pada umumnya cukup fleksibel dan terbuka pada perubahan-perubahan kecil yang sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi. Perubahan besar dilakukan jika sistem sudah tidak efisien lagi, sehingga dalam hal ini diperlukan daur baru pengembangan sistem informasi.

2.9

Perangkat Pemodelan Sistem Perangkat pemodelan sistem adalah peralatan yang digunakan untuk menggambarkan

elemen- elemen yang terkait dalam pembangunan suatu sistem. Proses ini bertujuan mempermudag dalam perancangan sistem dan untuk mengetahui detail sistem yang dibangun. Jenis perangkat pemodelan sistem yaitu Diagram Konteks, Data Flow Diagram dan Standard Operating Procedure. 2.9.1 Diagram Konteks Diagram konteks merupakan suatu gambaran grafis berupa diagram yang digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan dibuat secara garis besar. Diagram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja, proses ini mewakili proses dari seluruh sistem. Langkah-langkah dalam menyusun suatu diagram konteks antara lain: 1.

Mengidentifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entity) yang terlibat di sistem.

2.

Mengidentifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.

3.

Menggambar konteks diagram berdasarkan hasil identifikasi dari langkah-langkah di atas. Langkah-langkah di atas merupakan langkah sebelum pembuatan atau perancangan dari

sebuah sistem informasi.

2.9.2 Data Flow Diagram (DFD) Perancangan Diagram Alir Data (DAD) atau dalam Bahasa Inggris disebut Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi untuk menggambarkan alir dari data yang penggunaanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD juga bisa dikatakan sebagai suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan asal data dan tujuan data yang keluar dari sistem, tempat data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenalkan pada data tersebut. DFD ini merupakan alat perancangan sistem

25

yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi yang dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional system kepada pemakai maupun pembuat program. DFD diperlukan dalam merancang software aplikasi. DFD digunakan untuk menjelaskan software aplikasi sebagai jaringan kerja antar proses yang berhubungan satu sama lain. Diagram ini menunjukkan bagaimana aliran data dari suatu proses ke proses lain atau ke tempat penyimpanan data. DFD dibuat secara bertingkat, dimana suatu proses akan dijelaskan secara rinci pada DFD tingkat yang lebih tinggi (Jogiyanto, 1989). DFD dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mangalir, misalnya lewat telepon, surat, dan sebagainya atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan, misalnya microfiche, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagainya. DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan alir data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang lebih baik. DFD adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunkan sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui proses yang saling berkaitan. Simbol yang digunakan pada DFD dapat dijelaskan seperti pada Tabel 2.1. Tabel 2.1 Simbol DFD

Simbol

Keterangan External Entity (Kesatuan Luar)

Process (Proses)

Data Flow (Arus Data) Entitas

Proses

Data Store

Sumber: (Analisis dan Desain Sistem Informasi: Jogiyanto)

Data Store (Simpanan Data)

26

1.

External Entity (Kesatuan luar) atau Boundary (Batas Sistem) Batas sistem digunakan untuk memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya.

2.

Process (Proses) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. 3.

Data Flow (Arus Data) Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara

proses, simpanan data dan kesatuan luar. 4.

Data Store (Simpanan Data) Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau

database di sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data di meja sesorang, tabel acuan manual dan agenda atau buku.

2.9.3 Standard Operating Procedure (SOP) Standard Operating Procedure (SOP) adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP memuat serangkaian instruksi secara tertulis tentang kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi. SOP juga dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja. SOP sering juga disebut sebagai manual SOP yang digunakan sebagai pedoman untuk mengarahkan dan mengevaluasi suatu pekerjaan. Fungsi dari Standard Operating Procedure (SOP) adalah untuk menjelaskan secara detail mengenai proses kerja yang berlangsung secara rutin yang harus diikuti dalam suatu perusahaan atau organisasi Tujuan dari Standard Operating Procedure (SOP) adalah sebagai berikut: 1.

Menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau tim dalam organisasi atau unit.

2.

Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.

3.

Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas terkait.

4.

Melindungi organisasi dan staff dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.

27

Bentuk simbol-simbol flowchart yang digunakan dalam pembuatan SOP dapat dilihat pada Tabel 2.2. Tabel 2.2 Simbol – Simbol SOP

No

Nama

Keterangan

1

Terminal

Menunjukkkan awal atau akhir suatu proses.

2

Manual Operation

Melakukan proses secara manual.

3

4

5.

6.

Lambang

Manual Input

Menunjukan proses masukkan data secara manual.

Display

Menampilkan data.

Process

Menunjukkan proses pelaksanaan instruksi.

Decision

Menunjukkkan proses pemilihan alternative atau pengecekan kondisi.

7.

Predefined Process

Menunjukkan proses yang telah didefinisikan.

8.

On-page Connector

Merupakan penghubung pada satu halaman

28

9.

Off-page Connector

Merupakan penghubung pada halaman lain.

10.

Document

Merupakan dokumen (arsip) dari hasil proses.

11.

Arrow

Merupakan arah aliran proses.

Sumber: (Analisis dan Desain Sistem Informasi: Jogiyanto)

Flowchart merupakan gambaran dengan menggunakan simbol, Berdasarkan uraian diatas, dapat dilihat pada Tabel 2.2 setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Flowchart dapat memperjelas urutan poses suatu kegiatan, ketika ada penambahan proses maka dapat dilakukan lebih mudah.

2.9.4 Normalisasi Perancangan basis data diperlukan, agar diperoleh basis data yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasian seperti menambah, mengubah atau menghapus data. Perancangan model konseptual akan menunjukkan entitas dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan oleh organisasi. Menentukan entitas dan relasinya dibutuhkan analisis data tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di masa yang akan datang. Pendekatan model kenseptual dilakukan dengan menggunakan model data relasional. Model pendekatan konseptual dibagi menjadi dua yaitu normalisasi data dan model keterhubungan antar entitas. Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logikal desain sebuah basis data atau database, teknik pengelompokan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi). Normalisasi database dibagi menjadi beberapa tingkatan yaitu sebagai berikut: 1.

Normalisasi Pertama (1st Normal Form)

29

Bentuk normalisasi pertama adalah data yang sudah tersusun dalam bentuk tabel yang pada setiap potongan baris dan kolomnya memuat data yang sifatnya atomik. Aturan normalisasi pertama adalah sebagai berikut: a.

Mendefinisikan atribut kunci.

b.

Tidak adanya group berulang.

c.

Semua atribut bukan kunci tergantung pada atribut kunci.

2.

Normalisasi Kedua (2nd Normal Form). Suatu tabel dikatakan berada pada bentuk normal kedua jika dan hanya jika tabel

tersebut berada pada normal pertama dan nilai dari setiap non-key attribut hanya tergantung pada primary key. Aturan normalisasi kedua adalah sebagai berikut: a.

Sudah memenuhi dalam bentuk normal kesatu.

b.

Sudah tidak ada ketergantungan parsial.

c.

Seluruh field hanya tergantung pada sebagian field kunci.

3.

Normalisai Ketiga (3rd Normal Form). Sebuah tabel dikatakan pada bentuk normal ketika jika dan hanya jika tabel tersebut

berada pada bentuk normal kedua dan nilai dari setiap non-key atribut tergantung pada nontransitively. Aturan normalisasi ketiga adalah sebagai berikut: a.

Seluruh field hanya tergantung pada sebagian field kunci.

b.

Tidak ada ketergantungan transitif (dimana field bukan kunci tergantung pada field bukan kunci lainnya). Normalisasi seharusnya berada dalam bentuk normal tertinggi dan bergerak dari bentuk

normal satu dan seterusnya untuk setiap kali membatasi hanya satu jenis redudansi. 2.9.5 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) dapat digunakan untuk mengekspresikan struktur logis dari suatu basis data dengan sederhana dan jelas. Hal ini dikarenakan ERD terdiri dari tiga bentuk diagram dasar yaitu, segi empat (merepresentasikan entitas), elips atau oval (merepresentasikan atribut) dan garis (merepresentasikan hubungan). Tiga bentuk dasar tersebut kemudian dapat dikembangkan menjadi bentuk lain untuk merepresentasikan sifat yang berbeda. Notasi – notasi yang digunakan dalam ERD adalah: 1.

Entitas

30

Entitas merupakan objek di dunia nyata yang memiliki atribut dan dapat dibedakan dengan objek lain. Objek tersebut juga sering kali memiliki hubungan tertentu dengan objek lain.

Entity Gambar 2.3 Notasi Entitas (Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)

2.

Atribut Atribut merupakan properti yang membedakan entitas satu dengan entitas yang lain.

Setiap entity haruslah memiliki satu atribut yang unik agar bisa dibedakan. Atribut dinotasikan dengan bentuk elips atau oval. Atribut 1

Entity Atribut 2

Gambar 2.4 Notasi Atribut (Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)

3.

Relationship Relationship merupakan hubungan antara entitas yang satu dengan entitas yang lain.

Relationship dinotasikan dengan bentuk belah ketupat. Suatu hubungan memiliki tiga jenis derajat atau kardinalitas hubungan relasi yaitu: a.

Hubungan satu ke satu (one to one)

Hubungan satu ke satu (one to one) dapat dilihat pada Gambar 2.5.

Gambar 2.5 Hubungan Satu ke Satu (Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)

31

Entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B dan begitu juga sebaliknya. b.

Hubungan satu ke banyak atau banyak ke satu (one to many or many to

one).

Hubungan satu ke banyak atau banyak ke satu (one to many or many to one) dapat digambarkan pada Gambar 2.6.

Gambar 2.6 Hubungan Satu ke Banyak (Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)

Entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A. c.

Hubungan banyak ke banyak (many to many) Hubungan banyak ke banyak (many to many) dapat digambarkan pada Gambar 2.7.

Gambar 2.7 Hubungan Banyak ke Banyak (Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)

Entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.

32

2.10

Database Management System Database Management System memaparkan mengenai struktur dan bahasa basis data

yang berhubungan dengan pembuatan suatu aplikasi sistem. 2.10.1 Basis Data Basis data didefinisikan sebagai kumpulan tabel yang saling berhubungan dan disimpan dalam media penyimpanan elektronis. Basis data juga merupakan kumpulan view, indeks, trigger, prosedur dan objek-objek lain. Tabel adalah inti dari sebuah basis data. Tabel-tabel tersebut memiliki keterkaitan satu dengan yang lain dalam bentuk normalisasinya. Tabel-tabel tersebut akan disimpan dalam wadah yang disebut database. Secara umum database memiliki jenjang sebagai berikut: 1.

Karakter Karakter merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf

ataupun karakter-karakter khusus yang membentuk suatu item data atau field.

2.

Field Field merepresentasikan suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari

data, seperti misalnya nama, alamat dan lain sebagainya. Kumpulan dari field dan membentuk suatu record. 3.

Record Record merupakan kumpulan dari field. Record menggambarkan suatu unit individu

tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file. 4.

File File terdiri dari record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis. Misalnya

file mata pelajaran berisi data tentang semua mata pelajaran yang ada. 5.

Database Database merupakan kumpulan dari file atau tabel dan membentuk database.

2.10.2 Bahasa Basis Data DBMS merupakan perantara bagi pemakai dengan basis data dalam media penyimpanan seperti harddisk. Cara berinteraksi antara pemakai dengan basis data tersebut diatur dalam suatu bahasa khusus yang ditetapkan oleh perusahaan pembuat DBMS. Bahasa yang digunakan tersebut disebut sebagai Bahasa Basis Data atau Database Language yang

33

terdiri atas sejumlah perintah (statement) yang diformulasikan dan dapat diberikan pemakai dan dikenali oleh DBMS untuk melakukan suatu aksi seperti permintaan (querry) data tertentu. 1.

Data Definition Language (DDL) Struktur atau skema basis data yang menggambarkan atau mewakili desain basis data

secara keseluruhan dispesifikasikan dengan bahasa khusus yaitu DDL. Penggunaan DDL dapat membuat tabel (create table) baru, indeks, mengubah tabel, menentukan struktur penyimpanan tabel dan lainnya. Hasil dari kompilasi perintah DDL, adalah kumpulan tabel yang disimpan dalam file khusus yang disebut kamus data (data dictionary). Kamus data merupakan suatu metadata (superdata), yaitu data yang mendeskripsikan data sesungguhnya. Contoh perintah DDL dengan Foxpro adalah create matakuliah, modify report, modify structure, dan lainnya, sedangkan perintah DDL dengan My-SQl Server 2000. Contohnya adalah create new database Penjadwalan_mengajar_dosen. Tabel 2.3 Contoh Perintah DDL

Perintah

Fungsi

CREATE TABLE

Membuat tabel baru

ALTER TABLE

Menambah satu atau lebih kolom pada tabel yang baru dibuat.

DROP TABLE

Menghapus suatu tabel

CREATE INDEKS

Membuat indeks

DROP INDEKS

Menghapus terindeks

CREATE VIEW

Memanipulasi data

DROP VIEW

Menghapus file view

tabel

yang

sudah

(Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)

2.

Data Manipulation Language (DML) Bentuk bahasa basis data untuk melakukan menipulasi dan pengambilan

data pada suatu basis data. Manipulasi data pada dabase dapat berupa:

34

a.

Penyisipan atau penambahan data pada file atau table dalam suatu basis data.

b.

Penghapusan data pada file atau table dalam suatu basis data.

c.

Pengubahan data pada file atau table dalam suatu basis data.

d.

Penelusuran data pada file atau table dalam suatu basis data. Proses level fisik dalam DML harus mendefinisikan algoritma yang memungkinkan

pengaksesan yang efisien terhadap data. Level yang lebih tinggi yang lebih dipentingkan bukan untuk efisiensi akses, tetapi efisiensi interaksi pemakai dengan sistem. Tabel 2.4 Contoh Perintah DML

Perintah

Fungsi

SELECT

Menentukan data atau informasi yang akan keluar dari tabeltabel

UPDATE

Mengubah isi record pada suatu tabel

DELETE

Menghapus sebuah field

INSERT

Menyisipkan suatu record

COMMIT

Menuliskan Disk

ROLLBACK

perubahan

ke

dalam

Membatalkan perintah setelah perintah COMMIT terakhir

(Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)

2.10.3 Definisi dan Tipe Data Kolom dalam tabel memiliki nilai yang terkait dengan tipe data tertentu. Himpunan yang berupa nilai kolom yang “valid” atau dapat diterima (acceptable) disebut sengan domain. Pelanggaran integritas data timbul jika suatu kolom memiliki nilai diluar domain. sedangkan usaha untuk mengelompokkan nilai dalam suatu himpunan disebut dengan constraint atau batasan nilai. 1.

Kelompok Tipe Data Integer Tipe data integer adalah tipe data yang paling sering digunakan oleh Programer. Contoh

tipe data integer dapat dilihat pada Tabel 2.5.

35

Tabel 2.5 Tabel Tipe Data Integer

No

Tipe Data

Keterangan

1

Bit

Mendefinisikan bilangan dengan nilai 0 atau 1.

bulat

2

Int

Mendefinisikan nilai Integer yaitu bilangan bulant dengan batasan antara -2.147.438.648 sampai 2.147.438.647.

3

Smallint

Mendefinisikan nilai Integer yaitu bilangan bulat dengan batasan nilai antara -32.768 sampai 32.767.

4

Tinyint

Mendefinisikan nilai integer yaitu bilangan bulat antara 0 sampai 255

5

Decimal (n.p)

Mendefinisikan bilangan pecahan baik fixed decimal atau floating point.

6

Money

Mendefinisikan nilai data moneter dari 922.377.203.685.477.5808. sampai 922.377.203.685.477.58.07

7

Smallmoney (n.p)

Mendefinisikan nilai data moneter dari -214.748.3648 sampai 214.748.3647

8

Float (n)

Mendefinisikan nilai mulai 1.79 E+38 sampai 3.40E+38

9

Real

Mendefinisikan bilangan mulai 3.40E+38 s/d 3.40E+38

10

Datetime

Mendefinisikan data tanggal dan jam (waktu) mulai 1 januari 1753 s/d 31 desember 9999, dengan akurasi sampai 3,33 milidetik.

11

Smalldatetime

Mendefinisikan data tanggal dan jam (waktu) mulai 1 januari 1900 s/d 2079

-

36

(Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)

Tipe data integer adalah tipe data numerik yang terdiri atas angka saja. Tipe data integer yang memiliki penanda positif negatif adalah Short (16 bit), Integer (32 bit), dan Long (64 bit).

2.

Kelompok Tipe Data String Kelompok tipe data string adalah tipe data yang digunakan pada variabel atau konstanta

untuk menyimpan nilai dalam bentuk karakter (angka, huruf dan karakter khusus atau simbol). Tabel 2.6 Tabel Tipe Data String

No

Tipe Data

1

Char (n)

Keterangan

Mendefinisikan nilai string sepanjang n karakter sampai dengan batas maksimal sebesar 8000 byte. 2 Varchar (n) Mendefinisikan nilai string sepanjang n karakter sampai dengan batas maksimal sebesar 8000 byte dan bersifat dinamis 3 Text Mendefinisikan semua jenis data yang berupa text seperti memo, dokumen, listing program dimana ukuranna mencapai 2.147.438.647 byte (Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)

3.

Kelompok Tipe Data Unicode Character String Unicode adalah karakter internasional yang menampung 16 bit per karakter. Unicode

digunakan oleh bahasa non latin seperti Jepang, Jerman, Cina dan sebagainya. Tabel 2.7 Tabel Tipe Data Unicode Character String

No

Tipe Data

Keterangan

1

Nchar(n)

Karakter unicode mempunyai ukuran tetap hingga 4000 byte.

2

Nvarchar(n)

Karakter unicode mempunyai ukuran variasi hingga 4000 byte.

3

Ntext

Karakter unicode ukuran tetap 1.073.741.823 byte.

(Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)

mempunyai hingga

37

4.

Kelompok Tipe Data Binary String Tipe data binary string adalah tipe data yang mendefinisikan bilangan dengan, karakter

dan gambar. Contoh tipe data binary string dapat dilihat pada Tabel 2.8. Tabel 2.8 Tabel Tipe Data Binary String

No

Tipe Data

Keterangan

1

Binary

Mendifinisikan bilangan ukuran tetap 8000 byte.

dengan

2

Varbinay

Mendefinisikan bilangan dengan ukuran barvariasi hingga 8000 byte

3

Image

Mendefinisikan binary data untuk menyimpan image (.gif,.jpg,.tif) dengan ukuran yang bervariasi hingga 2.147.438.647 byte. (Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)

2.10.4 Kegunaan DBMS Tujuan awal dan utama dalam pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah agar dapat memperoleh atau mencari data dengan mudah dan cepat, selain itu pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi tujuan berikut: 1.

Kecepatan dan Kemudahan Basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan dan melakukan perubahan

terhadap data dan menampilkan kembali dengan cepat dan mudah. 2.

Efisiensi Ruang Penyimpanan Efisiensi ruang penyimpanan dapat dilakukan karena dapat dilakukan penekanan

jumlah redudansi data, baik dengan penerapan sejumlah pengkodean atau dengan menggunakan relasi-relasi antar kelompok yang saling berhubungan. 3.

Keakuratan (availability) Pemanfaatan pengkodean atau oembentukan relasi antar data bersama dengan

menerapkan aturan tipe data, domain data dan lainnya secara ketat dapat menekan ketidakakuratan pemasukan data atau penyimpanan data. 4.

Ketersediaan (availability)

38

Pertumbuhan data sejalan dengan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar, padahal tidak semua data digunakan. History data diperlukan untuk memudahkan dalam mencari data seperti data transaksi. 5.

Kelengkapan (completeness) Lengkapnya data yang dikelola dalam sebuag basis data bersifat relatif dan untuk

menambah kelengkapan, maka dapat ditambahkan record data.