BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Administrasi Kegiatan administrasi merupakan salah satu kegiatan penting dalam sebuah
organisasi atau perusahaan karena di dalam kegiatan administrasi terjadi penanganan data-data organisasi secara terstruktur agar dapat menjadi suatu informasi yang berguna bagi kemajuan perusahaan. Pengertian Administrasi 2.1.1
Silalahi (2009) mengemukakan pendapatnya mengenai administrasi atau
tatausaha yaitu pengelolaan data dan informasi yang keluar dari dan masuk ke organisasi, maka seluruh rangkaian kegiatan-kegiatan tersebut terdiri atas penerimaan, pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan, pengetikan, penggandaan, pengiriman informasi dan data secara tertulis yang diperlukan oleh organisasi. Haryadi (2009) pun menyatakan bahwa administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa administrasi adalah kegiatan pengelolaan data dan informasi yang masuk dan keluar yang meliputi kegiatan penerimaan, pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan, pengetikan dan bersifat teknis ketatausahaan/clerical work.
2.1.2 Ciri Pokok Administrasi Administrasi memiliki beberapa ciri, Menurut Silalahi (2009) beberapa ciri pokok administrasi, yaitu: 1. Sekelompok orang, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang.
6
2. Kerja sama, artinya kegiatan adminstrasi hanya mungkin terjadi jika dua
orang atau lebih bekerja sama.
3. Pembagian tugas, artinya kegiatan adminstrasi bukan sekedar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.
4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses, artinya kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan. 5. Tujuan, artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja sama.
2.1.3 Fungsi Administrasi Kegiatan administrasi sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan, maka Quible (dalam Haryadi, 2009) mengungkapkan ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, antara lain: 1. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari. 2. Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi. 3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan manganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasannya 4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek.
7
Fungsi ini
biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi
manajerial,
pengorganisasian
yaitu
fungsi
yang
membutuhkan
perencanaan,
pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan
anggaran dan pengevaluasian karyawan.
Biasanya, fungsi ini dilakukan
oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
sistem dan prosedur administrasi.
2.2 Data dan Informasi Untuk membuat suatu sistem informasi dibutuhkan suatu data dan informasi
yang dapat menunjang kelancaran sistem informasi. Data dan informasi memiliki hubungan yang erat dikarenakan informasi tidak akan ada jika data tidak ada. 2.2.1
Pengertian Data Data diambil dari istilah Latin yaitu Datum. Menurut Prawirosentono (2009)
Datum adalah suatu fakta dasar, dimana fakta dasar tersebut dapat dijadikan suatu dasar kesimpulan data (basic conclusion/basic inference). Sedangkan menurut Mills dalam Nuraida (2008) data adalah fakta mentah, observasi, atau kejadian dalam bentuk angka atau simbol khusus. Adapun menurut Haryadi (2009) mengungkapkan bahwa data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Dari beberapa pengertian data diatas dapat disimpulkan bahwa data adalah fakta mentah dalam bentuk angka atau simbol khusus yang belum terorganisasi dengan baik sehingga perlu diolah lebih lanjut agar menghasilkan sebuah makna. Seperti penjelasan diatas bahwa data perlu diolah lebih lanjut agar menghasilkan sebuah makna maka perlu diketahui pengertian dari pengolahan data. Pengolahan data menurut Sedarmayanti (2009) dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan dengan bantuan tenaga tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah, rumus atau pola tertentu untuk mengubah data sehingga menjadi lebih berguna baik bentuk, susunan, atau isinya. Sedangkan menurut Amsyah (2001) pengolahan data adalah kegiatan mengubah data menjadi
8
informasi dengan cara atau cara-cara tertentu sesuai dengan keperluan terhadap
informasi yang dihasilkan.
Dari dua pengertian pengolahan data diatas dapat disimpulkan bahwa pengolahan data adalah suatu kegiatan untuk mengubah data dengan cara-cara tertentu sehingga menjadi lebih berguna sesuai dengan keperluan terhadap
informasi yang dihasilkan. 2.2.2
Pengertian Informasi
Data yang telah diolah menghasilkan suatu informasi yang menjadi landasan
dalam suatu kegiatan. Raymond Mc Leod (dalam Haryadi, 2009) mengatakan
bahwa informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan pada saat ini atau pada masa yang akan datang. Sedangkan menurut Nuraida (2008) informasi adalah data dengan tolak banding, atau data yang telah diolah menjadi suatu kesimpulan yang mempunyai makna lebih jika dibandingkan dengan data semula. Adapun menurut Moekijat (2002) menyatakan bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna. Dari beberapa pengertian informasi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu kesimpulan yang memiliki makna dan pengetahuan bagi penerima dan dalam pengambilan keputusan. Informasi yang dihasilkan berasal dari berbagai sumber. Menurut Komarudin dalam Nuraida (2008), sumber informasi berasal dari dua sumber, yaitu: 1.
Informasi primer, merupakan informasi yang diperoleh dari tangan pertama, yaitu diperoleh dari hasil pengamatan, percobaan survei, atau dugaan objektif.
2. Informasi sekunder, merupakan informasi yang telah dihimpun dan disimpan di tempat penerimaan dan pengolahan. Informasi sekunder diperoleh dari organisasi intern, pembelian dari luar organisasi, publikasi dan badan pemerintahan.
9
2.2.3
Karakteristik Informasi Kualitas informasi yang baik dapat mempengaruhi dalam pengambilan
keputusan. Karakteristik informasi yang baik dan siap pakai menurut Nuraida (2008), yaitu: 1.
Relevan Informasi dianggap relevan jika informasi itu berkaitan dengan keperluan
pembuatan keputusan. Artinya, informasi yang diterima harus relevan
dengan permasalahan yang dihadapi. 2. Akurat
Informasi yang diterima harus benar, merefleksikan realita/objektif, tepat, tidak biasa dan sebaiknya ada derajat kebenaran sebagai hasil analisis
statistik. 3. Tepat waktu Informasi harus tersedia pada saat dibutuhkan. 4.
Lengkap dan memadai Informasi yang diterima harus lengkap dan memadai dalam kuantitas dan kualitas sesuai dengan kebutuhan.
5. Up to date Lingkungan eksternal selalu berubah-ubah setiap saat. Dengan demikian, informasi yang diperoleh harus informasi terbaru yang mencakup dan mengakomodir
perubahan-perubahan
yang
terjadi
sehingga
dapat
memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat. 6.
Dapat diandalkan Informasi
harus
handal,
dapat
dipercaya,
atau
dapat
dipertanggungjawabkan kebenarannya. Informasi yang diperoleh dari isu yang tidak jelas asal-usulnya akan tidak handal dan tidak dapat dipertanggungjawabkan
kebenarannya.
Dengan
demikian,
sumber
informasi harus dapat dipercaya/diperoleh dengan cara yang tepat, kemudian diproses dengan cara yang benar dan pendistribusian informasi tersebut dapat dipercaya. 7.
Dapat dimengerti
10
Informasi harus dapat dibaca dan dipahami dengan baik agar informasi tersebut berguna bagi para pembuat keputusan, meskipun pengguna informasi
dianggap
mempunyai
pengetahuan
yang
cukup
untuk
memahami informasi tersebut.
8. Dapat dibandingkan
Informasi harus dapat dibandingkan dengan keadaan perusahaan saat ini,
keadaan di masa lalu, keadaan masa yang akan datang, kemampuan
potensial dan dengan pihak pesaing.
2.2.4
Manfaat Informasi Menurut Nuraida (2008) informasi mempunyai manfaat untuk:
1. Perencanaan; Informasi dibutuhkan karena berisi data yang disertai dengan tolok banding sebagai bahan masukan bagi perusahaan dalam melakukan perkiraan/ prediksi untuk masa yang akan datang. 2. Pengorganisasian; Perusahaan membutuhkan informasi yang berkaitan dengan personelpersonel yang terlibat dalam proyek perusahaan, supaya personelpersonel tersebut dapat mengerjakan proyek dengan baik. 3. Pelaksanaan; Perusahaan memerlukan informasi yang akan membantu pelaksanaan pekerjaan sehari-hari. 4. Pengendalian. Dengan informasi perusahaan dapat mengawasi realisasi apakah ada kemajuan yang telah dicapai, sekaligus membandingkan dengan rencana semula, apakah sama dengan rencana semula atau tidak. 2.2.5
Database Memanfaatkan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, saat ini
perusahaan menggunakan komputer untuk mengolah kumpulan data guna menghasilkan informasi yang menjadi landasan dalam pengambilan keputusan.
11
Kumpulan data dalam beberapa file disebut database. Menurut Sutabri (2003)
database adalah sekumpulan informasi yang saling berhubungan satu sama lain,
yang disimpan dan diorganisir untuk suatu tujuan atau kegunaan tertentu. Sedangkan menurut Amsyah (2001) Database adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam satu file atau beberapa file.
Berdasarkan dua pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa database adalah sekumpulan data yang disimpan dalam beberapa file untuk suatu tujuan dan kegunaan tertentu. Dari pengertian diatas menunjukan bahwa database merupakan komponen dasar dari sistem informasi yang saling berhubungan dan
diolah untuk mencapai tujuan tertentu. Data yang diolah dengan menggunakan
komputer harus diorganisasikan dalam bentuk suatu struktur data file, record, fields, dan characters. Peringkat data dimulai dari characters sampai dengan peringkat teratas yaitu database. Berikut jenjang data menurut Sutabri (2003): a. Characters Merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus (special characters) yang membentuk suatu item data atau field. Misalnya: A, B, 1, 2, # b. Field Mempresentasikan suatu atribut dari record yang menunjukan suatu item dari data, seperti misalnya nama, alamat dan lain sebagainya. Kumpulan dari field membentuk suatu record. Field harus diberi nama untuk membedakan field yang satu dengan yang lainya. Field representation adalah field (karakter, teks, tanggal, angka dan sebagainya), lebar field adalah ruang maksimum yang dapat diisi dengan karakter-karakter data. Field value adalah isi dari field untuk masing-masing record. Contoh: Nomor Produk, Harga, Nomor Induk c. Record Kumpulan dari field membentuk suatu record. Record menggambarkan suatu unit data individu yang tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file. Misalnya file personalia, tiap-tiap record dapat mewakili data tiap-tiap
12
d.
karyawan. Contoh lain: Record Siswa terdiri dari Nama, Alamat, Telp, Keterangan File
File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis. Misalnya file mata pelajaran berisi data tentang semua mata
pelajaran yang ada. Contoh lain: File Karyawan, File Persediaan e.
Database
Database merupakan kumpulan dari file atau tabel membentuk suatu. Untuk gambaran lebih jelas mengenai jenjang data dapat dilihat pada
gambar 2.1:
Database
File
Record
Field
Characters Sumber: Sutabri, 2003
Gambar 2.1 Jenjang Data
2.2.6
Supplier Informasi berperan penting dalam pengambilan keputusan untuk kegiatan
operasional. Salah satu kegiatan operasional adalah pencarian informasi mengenai
13
data supplier. Menurut Maddy (2010) Para pemasok atau supplier adalah
perusahaan-perusahaan dan individu yang menyediakan sumber daya yang
dibutuhkan oleh perusahaan dan para pesaing untuk memproduksi barang dan jasa tertentu. Sedangkan menurut J. Simanjuntak (2009) supplier adalah seseorang yang
menjalankan usaha menyalurkan atau memasarkan suatu barang (produk) tertentu dalam jangka waktu tertentu. Dapat ditarik kesimpulan bahwa supplier adalah badan atau perseorangan yang menyediakan atau memasarkan sumber daya atau barang jadi dalam jangka waktu tertentu. suatu
2.3
Perancangan Sistem Sebelum merancang suatu sistem diperlukan suatu pembelajaran tentang
sistem yang disebut pendekatan sistem. Langkah-langkah pendekatan sistem menurut Quible (2001) adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi masalah kerja dan semua komponenenya, mencatat hubungan timbal balik dari semua bagian dan bagaimana setiap bagian tersebut berkontribusi pada total sistem kerja. Studi sistem lebih kepada perhatian hubungan timbal balik di dalam sistem kerja. 2. Menjelaskan tujuan untuk hal apa sistem dirancang; Analisis sistem menekankan pada adanya kebutuhan besar bagi pengembangan dan penulisan tujuan/ tujuan unit, sehingga semua pegawai yang terlibat memahami apa yang mereka harapkan. 3. Mencatat efek sinergi di dalam sistem; Hal ini menggambarkan fakta bahwa bagian yang saling berhubungan menghasilkan total pengaruh yang lebih besar daripada jumlah dari setiap bagian yang bekerja sendiri-sendiri.
Di dalam sebuah kantor akan
banyak hal yang lebih banyak diraih melalui tim kerja daripada bekerja secara individual. 4. Mempertimbangkan semua masalah dari sudut pandang sistem. Yaitu mempertimbangkan input, pemrosesan data, output dan timbal balik yang terlihat di dalam masalah.
14
Ketika pendekatan sistem sudah dilakukan, maka perancangan sistem
dapat dimulai. Berikut adalah tahap-tahap yang harus dilakukan menurut Amsyah
(2005): 1.
Mendefinisikan masalah, yaitu langkah pertama yang berisikan
penentuan yang tepat mengenai apa yang akan dikerjakan. 2. Pembuatan perangkat lunak yang diperlukan, yaitu penggambaran
spesifikasi yang tepat mengenai output yang diinginkan, input yang
dipersyaratkan dan pengolahan konversi input dan output. 3.
Mendesain program, ini adalah langkah sangat penting, yaitu
menentukan bagaimana persyaratan harus dipenuhi. Suatu algoritma disusun, dan satu atau lebih alat bantu desain program dikerjakan untuk mengekspresikan logika program komputer. 4. Pengkodean program, sesudah desain lengkap, desain harus dinyatakan dalam bahasa pemrograman sebelum desain dapat dimasukkan ke komputer. 5. Mengetes program. Program komputer yang sudah siap harus di tes secara keseluruhan untuk meyakinkan bahwa desain sudah tepat dengan apa yang diinginkan. 6. Meng-install-kan dan memelihara program. Program yang sudah di tes harus ditaruh pada operasi harian dan tiap kesalahan harus sudah diperbaiki. 7. Pendokumentasian program. Dokumentasi adalah suatu kumpulan deskripsi detail dari program-program algoritma, desain, metode pengkodean, pengetesan, dan bahasa yang sesuai. Setelah mendefinisikan masalah dan merancang output yang diinginkan
selanjutnya pembuatan desain program dapat dimulai dengan pembuatan flow chart system.
2.4 Flow Chart System Langkah awal mendesain program dapat dimulai dengan suatu bagan alir sistem (system flow diagram) yakni bagan alir yang memberikan gambaran luas
15
keseluruhan operasi tanpa penguraian semua langkah input spesifik, pengolahan
dan output yang sebenarnya akan dilaksanakan (Amsyah, 2005).
Flowchart memiliki beberapa lambang yang sudah biasa digunakan dalam pengembangan sistem, baik dalam sistem manual maupun sistem komputerisasi.
Menurut Amsyah (2005) simbol-simbol standar ANSI untuk bagan alir sistem
dapat dilihat pada tabel 2.1. Agar sistem mudah dipahami dan dimengerti, maka diperlukan model dan alat bantu. Ada beberapa alat bantu sistem, beberapa diantaranya adalah: bagan aliran (flowchart), bagan aliran data (data flowchart diagram) dan bagan hubungan (entity relationship diagram) dan lain sebagainya. Tabel 2.1
Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir Sistem Flowchart No. 1.
Simbol
Keterangan Simbol proses. Mewakili langkah proses utama dalam suatu sistem. Dapat merupakan bagian program atau keseluruhan program yang dirinci dengan bagan alir terpisah.
2.
Sistem input atau output. Untuk menunjukan tiap input data atau output informasi. Mewakili fungsi semua jenis input atau output.
3.
Simbol dokumen. Mewakilli dokumen kertas, laporan, sumber data atau output hardcopy.
4.
Simbol alat simpan off-line. Menyatakan alat simpan yang tidak berhubungan langsung dengan komputer termasuk kertas, kartu dan media magnetik dan optik.
16
5.
Simbol alat simpan online. Dapat digambarkan tiap jenis alat penyimpanan online.
6.
Simbol output manual. Menunjukan data yang
akan dimasukan ke komputer oleh alat
masukan online, misalnya keyboard terminal.
7.
Simbol tampilan. Untuk menunjukan ouput informasi yang sedang ditampilkan pada alat peraga seperti layer terminal atau plotter.
8.
Simbol keputusan. Menunjukan adanya pilihan dari sebuah keputusan, biasanya YA atau TIDAK. Simbol
9.
penghubung.
Manandai
suatu
penghubung dari beberapa panah arus atau suaut entry dari atau ke luar ke lain bagaian dari
bagan
alir.
Digunakanuntuk
menyederhanakan bagan alir yang panjang dan banyak panah arusnya. Simbol terminal. Menunjukan permulaan, 10.
akhir, atau titik interupsi dalam program. Panah arus. Menunjukan arus data melalui sistem
11.
urutan
proses
dan
jejak
perjalanan data dalam fungsi pengawasan proses.
Sumber: Amsyah,2005
17
dalam
2.5 Data Flow Diagram (DFD)
Dalam merancang suatu sistem dapat dilakukan dengan menggunakan Data
Flow Diagram (DFD). Menurut Nugroho (2008) DFD adalah sebuah alat dokumentasi grafik yang menggunakan simbol-simbol untuk menjelaskan suatu proses. Nugroho (2008) mengungkapkan bahwa dalam DFD hanya menggunakan
4 (empat) macam simbol. Simbol-simbol tersebut dapat dilihat pada tabel 2.2: Tabel 2.2
Simbol DFD
Simbol
Keterangan
Elemen Lingkungan
Pemrosesan
Aliran Data Penyimpanan Data Sumber: Nugroho (2008)
Penjelasan makna setiap simbol dari tabel 2.2 adalah sebagai berikut: 1. Elemen lingkungan; Elemen ini terdapat di luar sistem. Elemen-elemen ini menyediakan input data dan menerima output informasi. Dalam DFD, tidak ada perbedaan antara data dan informasi. Semua aliran dianggap sebagai data. Nama “terminator” digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen yang
18
berhubungan dengan lingkungan, yang mereka gunakan sebagai tanda tempat sistem tersebut berakthir. Sebuah terminator sering dipakai dalam DFD dan digambarkan dalam bentuk empat persegi atau bujursangkar.
2. Pemrosesan; Pemrosesan adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses
dapat digambarkan dalam bentuk sebuah lingkaran, sebuah bujur sangkar atau sebuah bujur sangkar dengan sudut yang dibulatkan. Setiap simbol proses diberi nama sesuai proses kerja yang dilakukan. Aliran data; 3. Sebuah aliran data berisi suatu data yang bergerak dari suatu posisi ke posisi
lainnya. Jadi, aliran data adalah data yang bergerak. Simbol anak panah digunakan untuk menggambarkan data flow dalam sebuah DFD.
Anak
panah dapat digambarkan dengan garis lurus atau garis lengkung. 4. Penyimpanan data. Dalam terminologi DFD, yang dimaksudkan dengan penyimpanan data adalah tempat penyimpanan data. Data tersimpan adalah data yang tidak bergerak atau file. Untuk menggambar data, digunakan simbol-simbol yang berbentuk satu set garis paralel, segi empat terbuka dan bentuk lonjong. Langkah-langkah untuk menggambar DFD menurut Winarno (2004) diantaranya sebagai berikut: 1. Pahamilah sistem secara keseluruhan. Hal ini bisa dilakukan dengan membaca buku prosedur, mewawancara para pemakai atau ikut melihat jalannya sistem. 2. Tentukan batas-batas dan komponen sistem. 3. Rancanglah diagram konteks (context diagram), yaitu hubungan antara satu lambang proses dengan beberapa entitas. 4. Identifikasi aliran data, dari satu entitas ke sistem atau sebaliknya. 5. Identifikasi file penyimpanan data. 6. Identifikasi sumber data dan tujuan. 7. Berilah nama semua elemen DFD.
19
8. Aturlah susunan DFD, apabila terpusat di satu bagian saja.
9. Berilah nomor urut untuk masing-masing proses. 10. Buatlah desain akhir yang rapi.
Setelah menyelesaikan pembuatan DFD dilanjutkan dengan pembuatan
entity relationship diagram (ERD) untuk menghasilkan informasi dari berbagai
tabel. 2.6 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram merupakan salah satu model basis data yang
menghubungkan antara tabel untuk menghasilkan informasi dari berbagai tabel. (Winarno, 2004).
Untuk menghubungkan satu tabel/file dengan tabel/file lain, dilakukan dengan menghubungkan antara satu record di satu file, dengan record di file lain. Winarno (2004) mengatakan bahwa entitas-entitas tersebut saling berhubungan. Ada 3 bentuk hubungan dari entitas-entitas tersebut, yaitu: 1. Hubungan One to One; Hubungan one to one adalah hubungan yang hanya melibatkan satu record di satu file dan satu record saja di file lain. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada tabel 2.3: Tabel 2.3 Hubungan One to One Tabel Rangka No. Pol No. Rangka AB 8123 8003 H 1999 9100 G 161 2500 AD 7012 7090
Tabel Mesin No. Pol No. Mesin AB 8123 1000 H 1999 5000 G 161 3000 AD 7012 4000
Sumber: Winarno (2004)
Dalam tabel 2.3, setiap data kendaraan di tabel kiri hanya dapat dihubungkan dengan satu data kendaraan di tabel kanan. Pada umumnya, dua tabel dengan hubungan one to one dapat digabung menjadi satu tabel saja,
20
misalnya dalam contoh, tabel yang baru hanya akan terdiri atas kolom No. Pol,
No. Rangka dan No . Mesin.
2. Hubungan One to Many Hubungan terjadi bila satu record yang ada di salah satu tabel berhubungan
dengan beberapa record yang ada di tabel lainnya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 2.4:
Tabel 2.4 Hubungan One to Many
NAMA DENI
NO. TELEPON 566001 589765 7834567 6832881 5884233 3000 4000
SERGIO FATIMAH Sumber: Winarno (2004)
Dalam tabel 2.4 setiap data di tabel kiri berhubungan dengan beberapa data di tabel kanan. Nomor telepon yang sudah dipakai atau dimiliki oleh seseorang, tidak boleh dimiliki oleh orang lain. 3. Hubungan Many to Many Hubungan many to many adalah hubungan antara satu record, yang memungkinkan data di record berhubungan dengan beberapa data di record yang lainnya, demikian pula sebaliknya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 2.5. Dari tabel 2.5 terlihat bahwa garis dari kiri ke kanan dan dari kanan ke kiri, sama-sama bisa berasal dari satu titik (atau record) menuju ke beberapa titik sekaligus. Garis ini menghubungkan sebuah record di salah satu tabel, dengan record di tabel lain.
21
Tabel 2.5
Hubungan Many to Many
MAHASISWA YUNI
MATA KULIAH MATEMATIKA STATISTIKA EKONOMI MANAJEMEN AKUNTANSI PERPAJAKAN PERBANKAN KOPERASI
LAKSITA
INDRA
ZULFIKAR
Sumber: Winarno (2004)
2.7 Alat Bantu Proyek Pembuatan suatu sistem diperlukan alat bantu proyek untuk membantu
dalam perancangan dan pembuatan suatu sistem informasi yang dibutuhkan suatu perusahaan. Alat bantu yang diperlukan adalah sebagai berikut: 1. Komputer Komputer adalah alat yang digunakan untuk mengolah data menurut prosedur yang telah
dirumuskan. Kata computer semula dipergunakan untuk
menggambarkan orang yang perkerjaannya melakukan perhitungan aritmatika, dengan atau tanpa alat bantu, tetapi arti kata ini kemudian dipindahkan kepada mesin itu sendiri. Asal mulanya, pengolahan informasi hampir eksklusif berhubungan dengan masalah aritmatika, tetapi komputer modern dipakai untuk banyak tugas yang tidak berhubungan dengan matematika. 2. Software Software adalah perangkat lunak dalam sistem komputer di mana perangkat lunak ini jadi suatu bagian yang tak terpisahkan dalam sistem komputer. Software yang digunakan dalam merancang dan membuat proyek ini adalah Microsoft Access 2007 dan Microsoft Visual Basic 6.0.
Microsoft Access 2007
Software ini merupakan keluarga dari Microsoft Office 2007 yang merupakan paket program untuk pengolahan data yang memiliki kemampuan untuk
22
mengolah data yang besar sesuai dengan kebutuhan pada dunia bisnis. Dengan
demikian Microsoft Access 2007 dapat digunakan terutama untuk aplikasi
pengolahan data pada perusahaan jasa dan dagang, daftar pelanggan, daftar supplier, inventory, sistem penggajian, personalia dan lain-lain dimana software ini dapat digunakan untuk meng-entry data, merekam dan
menyimpannya. Disamping itu Microsoft Access 2007 dapat juga untuk menyelesaikan suatu tugas secara otomatis atau sebagai bahasa pemograman aplikasi bisnis yang ditulis dalam bahasa Visual Basic. Adapun keunggulan yang dimiliki Microsoft Access 2007 adalah sebagai berikut:
Merupakan program standar dari bagian Microsoft Office
Software ini merupakan pengolah basis data (database) yang tersimpan pada lebih dari satu file.MDB, dan dapat melakukan proses import/ eksport/ link dari/ ke program lainnya.
Microsoft banyak digunakan pada aplikasi bisnis sehingga cukup populer di masyarakat dan relatif mudah untuk dipelajari oleh pemakai komputer.
Microsoft Access dapat mengolah data “memo” yaitu data panjang sampai dengan 64000 karakter. Sedangkan fasilitas yang dimiliki oleh Microsoft Access 2007 adalah
sebagai berikut: 1. Table Table adalah kumpulan informasi tentang suatu topik tertentu dan berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan data. Data disimpan dan diorganisir dalam bentuk kolom (field) dan baris (record). 2. Queries Queries adalah alat untuk mencari, menampillkan, mengubah dan menganalisa data. Misalnya menampilkan data berdasarkan kriteria tertentu, menampilkan informasi yang berasal dari kalkulasi antar field, mengelompokan dan mengartikan data, menambah, menghapus dan meng-
23
update data, membuat tabel baru dan sebagainya. Selain itu, queries juga dapat berfungsi sebagai surmber data, form dan report.
3. Form
Form adalah objek database yang fungsi utamanya adalah untuk
memasukan data ke dalam database atau menampilkannya dari database. Form juga dapat digunakan sebagai switchboard atau tampilan menu
utama yang berfungsi untuk membuka form/report yang ada di dalam
database. 4. Report
Report adalah objek database yang berfungsi untuk menyajikan data dalam bentuk format siap cetak. Report biasanya memiliki sumber data
yang berasal lebih dari satu table. 5. Macro Macro
adalah
serangkaian
perintah
yang
dapat
dibuat
untuk
mengotomatiskan pekerjaan yang sering dikerjakan seperti membuka form dan mencetak laporan. 6. Modules Modules adalah serangkaian dari deklarasi, pernyataan dan prosedur yang disimpan secara bersama-sama dalam satu kesatuan. Modules biasanya menggunakan bahasa pemograman Visual Basic Application (VBA) dan digunakan untuk aplikasi yang lebih kompleks.
Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic menurut Yuliana (2007) adalah software pemrograman yang diciptakan oleh Microsoft, orientasi VB digunakan untuk pemrograman database. Seiring dengan perkembangan OS dengan munculnya Windows (operating system berbasis visual) maka diciptakanlah Visual basic. Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan salah satu bahasa pemograman yang paling banyak digunakan pada saat ini, karena fasilitas yang dimiliki sangat handal untuk membangun berbagai bentuk aplikasi dan mudah dipelajari sendiri. Visual basic merupakan event-driven programming (pemograman terkendali
24
kejadian). Artinya program menunggu sampai respon dari pemakai berupa
event atau kejadian.
Microsoft Visual basic memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan program aplikasi lain. Kelebihan-kelebihan tersebut diantaranya: 1. Microsoft Visual basic mempunyai fleksibilitas yang sangat baik untuk
berhubungan dengan aplikasi lain. Kemampuan ini pada versi terdahulu
menggunakan sistem Dynamic Data Exchange (DDE). Saat ini sudah
digantikan
oleh
Object
Lingking
and
Embedding
(OLE),
yang
memungkinkan pembuatan hubungan antara bagian fungsi atau seluruh
aplikasi lain dengan palikasi lainnya.
2. Microsoft Visual Basic juga mendukung penggunaan Long File Name atau nama variabel sampai sepanjang 255 karakter. Sedangkan untuk namanama form, control, modul dan class tidak dapat lebih dari 40 karakter. Selain kelebihan-kelebihan diatas, Microsoft Visual Basic memiliki beberapa kekurangan, diantaranya: 1. Tidak memiliki database sendiri, pembuatan database menumpang pada Microsoft Access, Foxpro, Paradox, ODBC dan MySQL. 2. Jika disalinkan (copy) ke dalam harddisk, maka database harus dihubungkan kembali. 3. Membutuhkan memori tinggi untuk menyimpan data.
25
