8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
PT. Sieraf Teknik Perkasa Mechanical & Construction PT. SIERAF TEKNIK PERKASA berdiri pada tahun 2007 di Surabaya,
perusahaan ini bergerak pada mekanik, konstruksi area, aplikator pemasok, dan agen dari produk bahan kimia dan juga produk pabrik banyak lapisan distributor di Indonesia. PT. SIERAF TEKNIK PERKASA adalah distributor resmi dari Teknologies METZIN and Consulting dengan produk instrument dan mekanik listrik untuk mesin melestarikan dari KOHTECT, ALSTERN, SIEFFERT industri dan beberapa produsen di depan yang lain. PT. SIERAF TEKNIK PERKASA memiliki hubungan dengan banyak perusahaan industri besar di Indonesia. Oleh kemajuan “ Solusi Apakah Bisnis “ sehingga kepuasan konsomen menjadi prioritas utama. PT. SIERAF TEKNIK PERKASA telah membuktikan diri sebagai
mitra
yang
abadi untuk
menyelesaikan masalah di wilayahnya. Selain itu PT . SIERAF TEKNIK PERKASA juga bergerak di bidang General Trading untuk menyediakan berbagai kebutuhan pabrik.
Data Perusahaan : Kantor
: Griya Kebraon Utara 26 Surabaya 60222 M
Telp
: +6231 7674885, 7664655, 7678737
Fax.
: +6231 7675086
Email
:
[email protected] /
[email protected]
9 Representatif : Kantor
: Jatibening Estate Blok G5 No. 14 Bekasi 17111
Telp
: +621 8477591
Fax
: +621 7675086
a. Visi Visi dari PT. SIERAF TEKNIK PERKASA “ bertujuan untuk mengimplementasikan dari pada motivasi-motivasi perusahaan sebagai one-stop solution provider untuk kegiatan protection dan condition monitoring serta yang terkait kegiatan teknik lainnya dalam scope trading. Disamping itu pula, kami juga berpola pada cost effective solution serta membawa nilai tambah pada customers”.
b. Misi Misi dari
PT. SIERAF TEKNIK PERKASA memperhatikan
kondisi objektif ke depan, antara lain : ”PT. SIERAF TEKNIK PERKASA ingin menjalankan tugasnya sesuai motto perusahaan ” SOLUTION is OUR BUSSINESS” yaitu sebagai solution provider di dalam maintenance khususnya, baik kegiatan apply atau supply”
10 2.1.1
Struktur Organisasi
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. SIERAF TEKNIK PERKASA . Pada Gambar 2.1 dapat dilihat Struktur Organisasi dari PT. SIERAF TEKNIK PERKASA , dengan keterangan sebagai berikut : a. Direktur PT. SIERAF TEKNIK PERKASA Merupakan pemegang kekuasaan tertinggi atas PT. SIERAF TEKNIK PERKASA , semua kegiatan yang ada dibawah kendali dan pengawasan direktur PT. SIERAF TEKNIK PERKASA ini. b. Marketing dan Technical Manager c. Secretary dan Finance Administration Divisi Administrasi dan Keuangan ini bertugas membuat perincian dana yang berkaitan dengan siklus Optimasi Biaya di PT. SIERAF TEKNIK PERKASA . Misalnya : menentukan gaji pegawai, membuat laporan Optimasi Biaya, dan lain – lain. d. Bussines Development dan Marketing Support e. Operasional
11 f. Product Manager g. Technical Support Divisi Technical Support and Project ini bertugas untuk mengatur, merencanakan dan menjadwalkan proses konstruksi atau proses produksi konstruksi. h. Area Sales Manager i.
Sales Supervisor
j.
Sales Engine Divisi Sales Engine ini berkaitan dengan proses maintenance dari mesin-mesin yang sudah selesai di produksi atau mesin-mesin yang ada di supplier. Karena tiap mesin-mesin yang selesai di produksi harus di maintenance rutin.
2.1.2 Rekan Kerja Selama bepartisipasi di dunia kerja, PT. SIERAF TEKNIK PERKASA telah membuktikan eksistensinya dengan bekerja sama dengan perusahaan – perusahaan besar di Indonesia seperti : 1. PT. PETROKIMIA GRESIK 2. PT. SEMEN GRESIK 3. PT. CHAROEN POKHPAND INDONESIA 4. PT. COCA COLA BOTTLING INDONESIA 5. PT. BOGASARI FLOUR MILLS 6. PT. MIWON INDONESIA 7. PTPN XI 8. PTPN X
12 9. PT. CHEIL JEDANG INDONESIA 10. PT. PG. RAJAWALI 11. PT. SMELTING 12. PT. INDAH KIAT PULP AND PAPER 13. PT. TJIWI KIMIA 14. PT. PUSRI 15.PT. SEMEN GRESIK (Plant Tuban) 16.PT. TANJUNG ENIM LESTARI PULP AND PAPER 17.PT. ETERNIT 18.PT. PETROCENTRAL 19.PT. BOC 20.PT. KRAKATAU WAJATAMA (Krakatau Steel Group) 21.PT. DOK SURABAYA 22.PT. INDOCEMENT TUNGGAL PRAKARSA
2.1.3 Pengalaman Pekerjaan a. PT. Krakatau Wajatama: -
Pengadaan Laser Shaft Alignment
-
Pengadan Thyristor
-
Pengadan Roloid Gear Pump
-
Pengadaan Pneumatic Actuator
b. PT. Indah Klat Pulp & Paper : -
Coating Housing CBS
-
Coating Upper & Lower HDC Cone
-
Coating Top Vessel Cleaner
13 c. PT. Tjiwi Kimia -
Rekondisi dan Coating Vacum Pump
-
Rekondisi dan Coating Pupl Pump
d. PT. Petrokimia Gresik -
Rekondisi Pompa Submersible
-
Instalasi Acid Brick di area Asam Sulfat
-
Rekondisi Tanki Amoniak
-
Perbaikan Coating Concrete ZA I & ZA II
-
Rekondisi Pompa PPK
-
Coating Priling Tower
-
Instalasi Acid Brick Area Phonska
-
Coating ID Fan Phorsphat Area
-
Pengadaan Rubber Fender
-
dll
e. Dan lain-lain 2.2
Perencanaan Strategi SI/TI Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi perusahaan dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari
14 kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward and Peppard, 2002) [5]. 2.2.1 Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Bila mengharapkan agar penerapan TI optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis organisasi. Hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk TI sesuai dengan kebutuhan dan memberi manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Earl membedakan antara strategi SI dan TI (Earl, 1997). Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa ?”. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana ?”. Sebagai contoh suatu organisasi menerapkan Executive Information System pada bidang pemasaran hal ini mempengaruhi aliran informasi vertikal dalam perusahaan. Pihak manajemen atas memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap manajemen menengah. Jaringan telekomunikasi sebagai aplikasi teknologi informasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di antara departemen dan divisi yang berbeda[1]. Hubungan antara strategi TI, strategi SI dan strategi bisnis terlihat pada Gambar 2.2:
15
Gambar 2.2. Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI [ Ward and Peppard 2002 ] [5]. Untuk menentukan strategi SI/TI yang dapat mendukung pencapaian visi dan misi perusahaan, maka perlu pemahaman tentang strategi bisnis perusahaan. Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap hal-hal berikut : mengapa suatu bisnis dijalankan, kemana tujuan, dan arah bisnis, kapan tujuan tersebut dicapai, bagaimana cara mencapai tujuan dan adakah perubahan yang harus dilakukan. Jadi dalam membangun suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu sentral adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi. Adapun terdapat beberapa langkah yang dapat diambil, yaitu :
16 2.2.1.1 Strategi Enterprise Strategi Enterprise merupakan cara bertindak seperti apa yang dipilih untuk mewujudkan visi melalui misi dengan batasan nilai tertentu yang telah disepakati. Dengan strategi ini, seluruh sumber daya SI/TI yang ada diharapkan dapat di daya gunakan secara efektif dan efisien[3]. Perkembangan
kebutuhan
teknologi
informasi
dan
komunikasi yang semakin kompleks, menuntut hadirnya rancang bangun yang komprehensif. Strategi Enterprise berfungsi untuk memenuhi kebutuhan tersebut, di mana enterprise architecture akan : a. Memaparkan hubungan / kaitan antara tujuan perusahaan dengan sistem informasi dan komunikasi. b. Mendukung pengambilan keputusan investasi c. Memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk mendukung aktivitas operasional perusahaan sekaligus upaya menekan biaya : -
Mengurangi redudansi / tumpang tindih sistem informasi dan komunikasi.
-
Menggunakan
kembali
informasi
dan
komponen
software. -
Pemilihan solusi teknologi baru secara efektif.
d. Meningkatkan kemampuan integrasi data antar bagian dalam organisasi :
17 -
Pengembangan standar-standar dalam sistem informasi dan komunikasi.
-
Mengurangi jumlah antar muka antar aplikasi.
2.2.2 Balanced Scorecard 2.2.2.1
Sejarah Awal
1992,
Robert
Kaplan
dan
David
Norton
mempublikasikan dalam Harvard Business Review metode pengukuran mereka: ‘The Balanced Scorecard – Measures That Drive Performance’. BSC adalah alat yang menyediakan pada para manajer pengukuran komprehensif bagaimana organisasi mencapai kemajuan lewat sasaran-sasaran strategisnya. Metode ini menjelaskan
bagaimana
aset
intangible
dimobilisasi
dan
dikombinasikan dengan aset intangible dan tangible untuk menciptakan proposisi nilai pelanggan yang berbeda dan hasil finansial yang lebih unggul (Kaplan dan Norton, 2001). Norton dan Kaplan menempatkan BSC sebagai alat bagi organisasi (termasuk yang berasal dari sektor publik dan non-profit) untuk mengelola kebutuhan pemegang saham relevannya. Lebih jauh mereka menyarankan BSC sebagai alat untuk memperbaiki aliran informasi dan komunikasi antara top eksekutif dan manajemen menengah dalam perusahaan. BSC ingin memperbaiki sistem konvensional
pengontrolan
memperkenalkan
fakta
lebih
dan
optimasi
kualitatif
dan
biaya
dengan
non-finansial.
18 Pertimbangan sasaran finansial serupa dengan sistem tradisional manajemen dan optimasi biaya. Satu perbaikan penting dari BSC terletak pada fokusnya mendorong nilai bagi profitabilitas masa depan perusahaan. Perspektif pasar bertujuan mengidentifikasi segmen pelanggan dan pasar relevan yang berkontribusi pada sasaran finansial. Dalam istilah manajemen barbasis pasar dari perusahaan, dimensi ini membuat mampu mencapai proses dan produk internal yang sejalur dengan keperluan pasar. Dalam dimensi internal processes, perusahaan harus mengidentifikasi dan menstrukturkan secara efisien proses pendorong nilai internal yang vital terkait dengan sasaran
pelanggan
dan
pemegang
saham.
Perspektif
organizational development akhirnya mencoba menggambarkan semua aspek terkait dengan staf dan organisasional yang vital pada proses reengineering organisasi. Norton dan Kaplan merekomendasikan integrasi sistematis BSC kedalam sistem manajemen perusahaan yang telah ada. Untuk hal ini mereka mendiskusikan terutama fase-fase penataan (set-up)
dan
implementasi
strategi.
BSC
menjadi
alat
mentransformasikan strategi ke dalam aksi pelaksanaan, Norton dan Kaplan menekankan pentingnya pelatihan teratur dan tambahan dan komunikasi strategi internal (seperti dengan leaflet, majalah, intranet, dst) dan pengukuran-pengukuran sasaransasaran terdefinisi diseluruh perusahaan. Melalui penataan sasaran lebih ambisius, menetapkan definisi pengukuran-pengukuran
19 strategis, dan integrasi strategi terkait jangka panjang kedalam proses penganggaran tahunan, BSC akan memperbaiki sistem manajemen perusahaan yang ada saat ini. Asumsi dasar dalam penerapan BSC adalah pada dasarnya organisasi adalah institusi pencipta kekayaan, karena itu semua kegiatannya harus dapat menghasilkan tambahan kekayaan, baik secara langsung maupun tidak langsung[6]. 2.2.2.2 Konsep Umum Balanced Scorecard terdiri dari 2 suku kata yaitu kartu nilai (scorecard) dan berimbang (balanced). Maksudnya adalah kartu nilai untuk mengukur kinerja personil yang dibandingkan dengan kinerja yang direncanakan, serta dapat digunakan sebagai evaluasi. Serta berimbang (balanced) artinya kinerja personil diukur secara berimbang dari dua aspek: Optimasi biaya dan nonoptimasi biaya, jangka pendek dan jangka panjang, intern dan ekstern. Karena itu jika kartu skor personil digunakan untuk merencanakan skor yang hendak diwujudkan di masa depan, personil tersebut harus memperhitungkan keseimbangan antara pencapaian kinerja optimasi biaya dan non-optimasi biaya, kinerja jangka pendek dan jangka panjang, serta antara kinerja bersifat internal dan kinerja eksternal (fokus komprehensif). Pada awal perkembangannya, BSC hanya ditujukan untuk memperbaiki sistem pengukuran kinerja eksekutif. Sebelum tahun 1990an eksekutif hanya diukur kinerja mereka dari perspektif optimasi biaya, sehingga terdapat kecenderungan
20 eksekutif mengabaikan kinerja non optimasi biaya seperti kepuasan pelanggan, produktifitas, dan kefektifan proses yang digunakan
untuk
menghasilkan
produk
dan
jasa,
dan
pemberdayaan dan komitmen karyawan dalam menghasilkan produk dan jasa bagi kepuasan pelanggan[2]. BSC menerjemahkan visi dan strategi perusahaan kedalam tujuan konkrit terorganisasi disepanjang jalur 4 perspektif yang berbeda: finansial, pelanggan, proses internal, dan pembelajaran dan pertumbuhan. Prinsip dasar BSC adalah memfokuskan pada pelanggan, proses internal, dan pembelajaran dan pertumbuhan sekarang, perusahaan akan mengamankan posisi finansial masa depannya[2]. 2.2.1.3 Menciptakan Balanced Scoredcard Beberapa langkah awal mengimplementasikan BSC: (Zingales et.al., 2002) a. Memperjelas visi dan strategi perusahan b. Mengembangkan sasaran strategis: -
mengidentifikasi
proses
bisnis
yang
ada
dimana
sustainabilitas dapat menambah nilai dan memperbaiki kinerja. -
menentukan bagaiman program lingkungan yang ada mendukung
sasaran
sustainabilitas
dalam
perspektif
pelanggan dan finansial. -
belajar bagaimana sustainabilitas dapat menggantikan proses dan produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
21 -
mengerti bagaimana mengantisipasi dan mempengaruhi kebutuhan
pelanggan
masa
depan
terkait
praktek
berkelanjutan. c. Meluncurkan inisitiatif strategi lintas bisnis dan d. Membimbing setiap SBU mengembangkan strateginya masing-masing, konsisten dengan yang dimiliki perusahaan 2.2.1.4 BSC Sebagai Alat Strategis Pengukuran Secara Komprehensif Umumnya BSC dimasukkan dalam kerangka manajemen stratejik. Manajemen stratejik adalah pola pengelolaan strategi organisasi jangka pendek dan panjang. Terdiri dari 4 langkah utama dalam menciptakan masa depan organisasi: 1. Perencanaan jangka panjang (long-range profit planning), terdiri dari: - perumusan strategi - perencanaan strategi - penyusunan program 2. Perencanaan laba jangka pendek (short range profit planning) 3. Implementasi 4. Pemantauan
22
Gambar 2.3 Perkembangan Peran Balanced Scorecard dalam Sistem Manajemen Strategi (Mulyadi, 2001) Konsep BSC merubah fokus perspektif perencanaan dari sekedar pada fokus finansial anggaran tahunan dan berjangka pendek, menjadi perspektif perencanaan komprehensif yang mencakup aspek finansial, bisnis internal, dan pembelajaran / pertumbuhan.
2.2.3 Analisis SWOT Analisis
SWOT adalah
metode yang
digunakan
untuk
mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats). Keempat faktor itulah yang membentuk
akronim
SWOT
(strengths, weaknesses, opportunities,
dan threats). Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan
23 eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut[4]. Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, dimana aplikasinya adalah bagaimana
kekuatan
(strengths)
mampu
mengambil
keuntungan
(advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi
kelemahan
(weaknesses)
yang
mencegah
keuntungan
(advantage) dari peluang (opportunities)yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang
mampu
membuat
ancaman (threats)
menjadi
nyata atau
menciptakan sebuah ancaman baru. Analisis SWOT akan dipetakan dari hasil analisis lingkungan. Kekuatan diidentifikasikan dengan tujuan untuk mengetahui apa saja kekuatan organisasi untuk dapat meneruskan dan mempertahankan bisnis. Dengan mengetahui kekuatan yang dimiliki organisasi akan dapat mempertahankan dan bahkan meningkatkan kekuatan sebagai modal untuk dapat bersaing. Mengidentifikasi kelemahan bertujuan untuk dapat mengetahui apa kelemahan-kelemahan yang masih ada, dan dengan mengetahui kelemahan tersebut, maka perusahaan dapat berusaha untuk memperbaiki agar menjadi lebih baik. Kelemahan yang tidak atau terlambat teridentifikasi akan merugikan bagi perusahaan. Oleh karena itu dengan semakin cepat mengetahui kelemahan, maka perusahaan juga
24 dapat sesegera mungkin mencari solusi untuk dapat menutupi kelemahan tersebut. Dengan mengetahui peluang, baik peluang saat ini maupun peluang dimasa yang akan datang, maka perusahaan dapat mempersiapkan diri untuk dapat mencapai peluang tersebut. Berbagai strategi dapat disiapkan lebih dini dan terencana dengan lebih baik sehingga peluang yang telah diidentifikasi dapat direalisasikan. Berbagai jalan untuk dapat mewujudkan peluang / kesempatan dan mempertahankan kelangsungan bisnis organisasi tentunya akan mengalami banyak ancaman. Ancaman yang dapat teridentifikasi dapat dicarikan jalan keluarnya sehingga organisasi dapat meminimalkan ancaman tersebut. Analsis SWOT dapat dibagikan dalam lima langkah:
1. Menyiapkan sesi SWOT. 2. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan. 3. Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman. 4. Melakukan ranking terhadap kekuatan dan kelemahan. 5. Menganalisis kekuatan dan kelemahan.
Gambar 2.4 Analisis SWOT
25 2.2.4 Critical Success Factor ( CSF ) Analisis CSF merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. CSF dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan. Peranan CSF dalam perencanaan strategis adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI-nya, memfokuskan proses perencanaan strategis SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI[2].
Gambar 2.5 Critical Success Factor [Ward and Peppard, 2002] [5]
26 2.2.5
McFarlan Strategic Grid McFarlan strategic grid digunakan untuk memetakan aplikasi SI
berdasarkan konstribusinya terhadap organisasi. Pemetaan dilakukan pada empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support). Dari hasil pemetaan tersebut di dapat gambaran konstribusi sebuah aplikasi SI terhadap organisasi dan pengembangan di masa mendatang (Ward and Griffith 1996), keempat kuadran tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini[5].
Gambar 2.6 McFarlan Strategic Grid [Ward and Peppard, 2002]
2.2.6
Analisis Value Chain
Analisis Value Chain dilakukan untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Mengacu pada dokumen organisasi yang menyebutkan tugas dan fungsi setiap unit kerja berdasarkan pengamatan yang dilakukan terhadap proses kerja yang terjadi
27 di masing-masing unit kerja, secara diagram value chain (Ward and Peppard 2002) dapat terlihat seperti gambar dibawah ini.
Gambar 2.7 Diagram Value Chain [Ward and Peppard 2002] [5]
28
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1. Teknik Pengumpulan Data Beberapa
teknik
pengumpulan
data
dapat
digunakan
dalam
pengidentifikasian kondisi eksisting antara lain : Wawancara, Studi Pustaka, dan analisis Observasi. Teknik- teknik tersebut digunakan untuk saling melengkapi sehingga informasi yang diharapkan dan diperlukan dari data dapat ditangkap/dimengerti dengan baik. Berikut pembahasan lebih lanjut mengenai teknik- teknik pengumpulan data :
1. Studi Pustaka a. Proses bisnis Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masingmasing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan. Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah: a. Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas. b. Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.
29
c. Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses. d. Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima. e. Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi. f. Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.
Perkembangan pasar yang bergerak menjadi sangat kompetitif dan persaingan bisnis yang semakin kompleks dan ketat telah menghadirkan tantangan baru bagi perusahaan. Kecepatan menjadi masalah yang patut diperhatikan yaitu bagaimana cara perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan dan mengevaluasi informasi dengan segera, dan untuk kemudian menggunakan informasi tersebut untuk merespon setiap kejadian dan masalah secara cepat dan tepat pula. Karena itu kecepatan menjadi faktor penting dalam menumbuhkan nilai kompetitif suatu perusahaan atau organisasi. Masalah yang sering kali terjadi adalah perusahaan gagal atau terlambat dalam merespon tantangan bisnis yang muncul secara tidak terduga. Sebagai contoh : banyak perusahaan sangat lambat dalam mendeteksi adanya peluang-peluang bisnis baru serta dalam mendeteksi pergerakan yang dilakukan oleh kompetitor; lebih jauh lagi adalah perusahaan kadang cenderung mempunyai sifat reaktif
30 dan tidak dapat mendeteksi masalah secara dini, dimana ini merupakan hal yang sangat kontraproduktif bagi perusahaan dalam menghadapi perkembangan bisnis di masa seperti sekarang ini. Untuk mengatasi masalah tersebut, para pemimpin perusahaan sangat membutuhkan suatu solusi yang dapat membantu mereka untuk melihat gambaran bisnis mereka secara menyeluruh ( komprehensif ) dan real-time, dalam arti apa yang mereka lihat saat itu di laporan adalah benar-benar menggambarkan kondisi perusahaan sebenarnya saat itu juga, bukan 1 minggu yang lalu, 1 hari yang lalu, atau bahkan 1 jam yang lalu. Untuk itu peranan teknologi di sini menjadi sangat vital. Perusahaan dapat mengandalkan teknologi yang tepat untuk membantu mereka dalam meningkatkan efisiensi, mempertajam daya respons, dan pada akhirnya adalah mampu menghasilkan nilai kompetitif bagi perusahaan. Pada beberapa tahun terakhir telah banyak perusahaan yang memanfaatkan solusi dengan teknologi informasi (TI) untuk mengoptimasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi kadang solusi yang mereka kembangkan masih setengahsetengah. Mereka membangun solusi TI tersebut dalam beberapa sistem yang terpisah, bukan dalam satu kesatuan. Sistem yang dibangun biasanya terbagi berdasarkan unit kerja, atau berdasarkan proses bisnis yang ada.
31 Hal ini tentunya dapat menimbulkan beberapa masalah ketika suatu saat terdapat proses bisnis yang membutuhkan adanya kolaborasi atau pertukaran informasi antar unit kerja atau antar proses bisnis untuk menyelesaikan rangkaian prosesnya tersebut, yang tentunya hal ini tidak akan dapat ditangani dengan solusi TI model seperti ini. Solusi TI seperti ini sebenarnya sudah tidak relevan lagi untuk digunakan pada dunia bisnis yang sangat dinamis seperti saat ini. Teknologi Manajemen Proses Bisnis atau Business Process Management ( BPM ) adalah jawaban yang benar-benar ditunggu dan dibutuhkan kalangan bisnis untuk membantu bisnis mereka dalam menghadapi tantangan dan kompetisi seperti sekarang ini. BPM adalah solusi TI dengan pendekatan baru yang ampuh digunakan untuk membantu meningkatkan efisiensi dan menumbuhkan nilai kompetitif suatu bisnis. BPM dirancang untuk mengintegrasikan antara karyawan dan
sistem
informasi
melalui
proses-proses
yang
telah
terotomatisasi dan bersifat sangat fleksibel. BPM juga merupakan solusi yang tepat untuk meningkatkan daya respon perusahaan secara signifikan untuk menyesuaikan keinginan pelanggannya pada setiap produk atau layanan yang dihasilkan, dengan cara memberikan akses informasi yang sebenarnya sehingga dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah, serta pengambilan tindakan untuk merespon masalah yang terjadi secara lebih cepat dan tepat.
32 2. Observasi Melakukan pengamatan / survei secara langsung ke PT. SIERAF TEKNIK PERKASA. Tujuan observasi dilakukan agar mendapatkan data-data dan informasi yang lebih lengkap dan akurat. PT. SIERAF TEKNIK PERKASA bergerak pada mekanik, konstruksi area, aplikator pemasok, dan agen dari produk bahan kimia dan juga produk pabrik banyak lapisan distributor di Indonesia. PT. SIERAF TEKNIK PERKASA adalah distributor resmi dari Teknologies METZIN and Consulting dengan produk instrument dan mekanik listrik untuk mesin melestarikan dari KOHTECT, ALSTERN, SIEFFERT industri dan beberapa produsen di depan yang lain. Perusahaan tersebut didirikan pada awal tahun 2007 di Surabaya dengan cakupan pasar untuk wilayah Jawa Timur. PT. SIERAF TEKNIK PERKASA memiliki hubungan dengan banyak perusahaan industri besar di Indonesia. Oleh kemajuan “ Solusi Apakah Bisnis “ sehingga kepuasan konsumen menjadi prioritas
utama.
PT.
SIERAF
TEKNIK
PERKASA
telah
membuktikan diri sebagai mitra yang abadi untuk menyelesaikan masalah di wilayahnya. Selain itu PT. SIERAF TEKNIK PERKASA juga bergerak di bidang General Trading untuk menyediakan berbagai kebutuhan pabrik.
33 3. Wawancara Pada saat penulis melakukan pengamatan secara langsung, tahapan ini juga dilakukan. Melaksanakan wawancara kepada salah satu pimpinan yang bertanggung jawab, sebagai manajer produksi. Dari wawancara tersebut, penulis memperoleh informasi perihal pokok yang sangat diperlukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Perusahaan ini bergerak di bidang perakitan mesin pabrik dimana sampai saat ini telah memiliki rekanan yang sangat banyak. PT. SIERAF TEKNIK PERKASA dalam proses bisnis yang berjalan dan diterapkan masih secara manual, sehingga masih membutuhkan proses yang panjang. Misalnya, pelanggan yang akan menggunakan jasa perusahaan harus melalui proses yang panjang, sehingga berakibat mengurangi tingkat pelayanan terhadap pelanggan. Dari sistem / prosedur yang diterapkan secara manual dalam proses pelayanan, maka penulis memberikan suatu gagasan untuk merubah proses yang dulunya dilakukan secara manual berubah menjadi terkomputerisasi yang akan mendukung proses bisnis perusahaan. Dengan begitu pelayanan terhadap pelanggan tidak lagi membutuhkan proses yang panjang, akan menjadi lebih cepat dan efisien. Jika sudah seperti itu, maka pelangganpun akan merasa puas, nyaman dan tidak membuang waktu lama oleh pelayanan yang di berikan perusahaan dan akan menjadi nilai lebih dari perusaan tersebut.
34 3.2. Analisis Kebutuhan Proses Visi Bisnis Dalam proses bisnis baik secara eksternal maupun internal digunakan untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang timbul dan peluang-peluang bisnis yang muncul akan digunakan dalam perencanaan strategis SI/TI. Sangat perlu mempelajari faktor-faktor internal karena setiap perusahaan memiliki kelebihan tersendiri, yang membedakan dengan perusahaan lain. Dalam aspek eksternal harus juga dipelajari karena
aspek
tersebut
sangat
berpengaruh
dalam
menentukan
kelangsungan hidup perusahaan, sebagai contoh yaitu tanpa adanya produk atau jasa yang laku dipasaran, perusahaan akan mengalami kerugian dan beresiko mengalami kebangkrutan, oleh sebab itu dibutuhkan strategi khusus dalam mengantisipasi pergerakan dinamis yang mungkin saja bisa terjadi pada komponen bisnis eksternal. Perubahan pada komponen luar akan membuat perubahan komponen internal baik secara langsung maupun tidak langsung. Sistem Informasi dan Teknologi Informasi adalah salah satu komponen internal yang mampu mengantisipasi pergerakan eksternal yang dinamis. Hal- hal yang diperlukan penulis dalam melakukan pembuatan suatu sistim yang ada dengan menggunakan metode : a.
Value Chain Analisis Value Chain digunakan untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung.
35 b. Analisis SWOT Setelah mengetahui proses kerja atau proses bisnisnya langkah selanjutnya adalah menentukan tujuan spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan
tersebut.
Analisis
digunakan
untuk
kelemahan
(weaknesses),
SWOT
mengevaluasi peluang
adalah
metode yang
kekuatan
(strengths),
(opportunities),
dan
ancaman (threats)[4]. c. Analisis Balanced Scorecard Setelah menentukan tujuan spesifik dengan analisis SWOT, langkah selanjutnya adalah menganalisis tujuan spesifik tadi menjadi perspektif-perspektif finansial, pelanggan, proses internal, dan pembelajaran dan pertumbuhan Prinsip dasar BSC adalah memfokuskan pada pelanggan, proses internal, dan pembelajaran dan pertumbuhan sekarang, perusahaan akan mengamankan posisi finansial masa depannya[2]. d. Critical Success Factor ( CSF ) Langkah terakhir adalah menentukan aplikasi tersaran dengan analisis CSF.
Peranan CSF dalam perencanaan strategis
adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI-nya, memfokuskan proses perencanaan strategis SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI[2].
36
3.3. Prosedur Perencanaan Strategi Sistim Informasi
Gambar 3.1 Diagram Alir Analisis Perencanaan Strategi Sistem Informasi PT. SIERAF TEKNIK PERKASA
37
Ganbar 3.2 Analisis Value Chain PT. SIERAF TEKNIK PERKASA
38 3.4 Analisis Value Chain Analisis Value Chain dilakukan untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi. Penulis melakukan analisis Value Chain bertujuan untuk mengidentifikasi aktivitas proses bisnis pada PT. SIERAF TEKNIK PERKASA menjadi aktivitas Pendukung ( Support Activity ) dan aktivitas Utama ( Primary Activities ). Seperti pada gambar sebelumnya, terdapat 3 aktivitas pendukung dari 9 aktivitas utama PT. SIERAF TEKNIK PERKASA. 3 aktivitas pendukung, yaitu : a. Koordinator Kepegawaian ( Human Resource Management ) Memiliki tugas pokok dalam bidang administrasi karyawan, pelatihan dan pengembangan potensi sumber daya manusia, seta melakukan penilaian etos kerja karyawan. Selain itu, bertanggung jawab dalam melakukan penyeleksian penerimaan karyawan baru. b. Koordinator Finansial Memiliki tugas pokok dalam bidang menyusun, merencanakan dan
mengawasi
anggaran
yang
dikeluarkan
untuk
biaya
untuk membuat
suatu
operasional PT. SIERAF TEKNIK PERKASA. c. Koordinator Pemasaran Memiliki peranan /
tugas pokok
perencanaan kedepan dalam Pemasaran produk. 9 aktivitas utama, yaitu :
39 a. Promosi Aktivitas ini bertujuan untuk lebih memperkenalkan PT. SIERAF TEKNIK PERKASA
ke masyarakat agar lebih mudah
mengetahui informasi tentang PT. SIERAF TEKNIK PERKASA dan juga untuk menarik minat Client untuk menggunakan jasa pelayanan PT. SIERAF TEKNIK PERKASA . b. Rekap Data Client Kegiatan ini ditujukan untuk mencatat data client
yang
menggunakan jasa pelayanan PT. SIERAF TEKNIK PERKASA . Pendataan ini juga bertujuan untuk memudahkan bagian project manager untuk menyusun strategi development project client. c. Rekap data Supplier Kegiatan ini digunakan untuk mencatat data siapa saja supplier dari PT. SIERAF TEKNIK PERKASA. d. Requirement Client Kegiatan ini bertujuan untuk
mencari client
yang akan
menggunakan jasa PT. SIERAF TEKNIK PERKASA. Mengetahui masalah atau kesulitan apa yang dihadapi client dan berusaha memberi solusi penyelesaian. e. Pembuatan Perencanaan Penjadwalan Perakitan Kegiatan ini bertujuan untuk mengatur waktu dari suatu kegiatan perakitan mesin. Penjadwalan mencakup kegiatan mengalokasikan fasilitas, peralatan ataupun tenaga kerja bagi suatu kegiatan perakitan mesin dan menentukan urutan pelaksanaan kegiatan perakitan. Tujuan penjadwalan untuk meminimalkan waktu
40 proses, waktu tunggu langganan, dan tingkat persediaan, serta penggunaan yang efisien dari fasilitas, tenaga kerja, dan peralatan. f. Kebutuhan produk pendukung Kegiatan ini bertujuan untuk membuat pemesanan barang – barang atau produk – produk pendukung proses pengembangan produk. Dan proses ini nantinya di simpan untuk bagian administrasi. g. Proses Perakitan Mesin Kegiatan ini merupakan kegiatan perakitan partisi-partisi mesin menjadi mesin jadi berdasarkan apa yang di inginkan client. Proses perakitan ini dimulai berdasarkan jadwal yang telah dibuat pada proses perencanaan penjadwalan perakitan dan berdasarkan prosedur yang ada. h. Perawatan Mesin Kegiatan ini merupakan Program pemeliharaan & pemeriksaan teknis yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing client. Didukung oleh teknisi & mekanik yang terlatih baik, maintenance tersebut membantu client menekan biaya perbaikan & kerusakan peralatan, sekaligus memungkinkan peralatan pelanggan terus bekerja pada kondisi prima. i.
Cadangan Barang – Barang Partisi Pendukung Kegiatan ini merupakan kegiatan mendata jumlah stok barangbarang pendukung untuk perakitan mesin. Barang – barang ini di letakkan pada gudang tersendiri dan tiap periode dilakukan perhitungan terhadap stok barang yang ada.
41 j.
Kepuasan Pelanggan Kegiatan ini bertujuan untuk menjamin terlaksananya proyek berdasarkan perencanaan strategi pengembangan proyek yang telah dibuat dan disetujui kedua belah pihak. Tabel 3.1 Permasalahan Pada Support Activities
No.
Aktivitas
Permasalahan
1.
Kepegawaian
2.
Finansial
3.
Pemasaran
Belum ada sistem yang dapat mengintegrasi data karyawan, saat ini data karyawan disimpan secara manual di excel ataupun word. Pengaturan Optimasi biaya kebutuhan kegiatan bisnis kurang efektif, selama ini penghitungan biaya dilakukan berdasarkan biaya yang masuk dan biaya keluar. Pembukuan pun masih dilakukan pencatatan manual dan di excel. Bagaimana meningkatkan hubungan dengan client dan masyarakat serta meningkatkan kwalitas dan Mutu pelayanan.
Tabel 3.2 Permasalahan Pada Primary Activities No.
Aktivitas
Permasalahan
1.
Promosi
2.
Rekap Data Client
• Kurangnya kegiatan promosi (pengenalan PT. SIERAF TEKNIK PERKASA pada masyarakat hanya melalui client ke client). • Kurangnya informasi yang disampaikan di masyarakat. • Data client masih didaftar secara manual, belum ada sistem yang mengatur tentang data client
3.
Rekap Data Supplier
• Data Supplier masih didaftar secara manual, belum ada sistem yang mengatur tentang data supplier
4.
Requirement client
5.
Pembuatan Perencanaan Penjadwalan Perakitan Purchase Order Supplier
• Terkadang client meragukan jasa PT. SIERAF TEKNIK PERKASA dalam proses perakitan mesin • Karyawan bagian sales kurang dibekali pengetahuan yang matang. Pada saat pelaksanan jadwal, selalu ada masalah baru yang berbeda dengan proses pembuatan jadwal
6. 7.
Proses Perakitan Mesin
8.
Maintenance Mesin
9.
Stok barang partisi pendukung
to
Belum adanya sistem informasi yang membantu dalam penyimpanan dokumen PO ( Purchase Order ) Kurangnya koordinasi antar koordinator dengan anggota tim, terkadang membuat proses perakitan tidak sesuai dengan jadwal yang telah dibuat. Belum adanya sistem informasi yang membantu teknisi dalam mengingatkan saat jatuh tempo sebuah mesin di maintenance. Belum adanya sebuah sistem yang menghandel berapa stok barang yang ada dan record barang keluar-masuk.
42 Lanjutan Tabel 3.2 Permasalahan Pada Primary Activities 10
Kepuasan Pelanngan
Tolak ukur tingkat kepuasan pelanggan
Permasalahan utama yang dimiliki oleh PT. SIERAF TEKNIK PERKASA
adalah kurang memadainya Sumber Daya manusia serta
kurangnya sistem informasi yang mampu menunjang aktivitas utama di PT. SIERAF TEKNIK PERKASA . 3.5 Analisis SWOT Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) merupakan analisis terhadap perkembangan factor - faktor internal dan eksternal dari enterprise atau unit organisasi. Dari analisis SWOT akan menghasilkan identifikasi kekuatan dan kelemahan ( faktor internal ) serta peluang dan ancaman ( faktor eksternal ). Disini akan dibahas mengenai masalah Strengths ( Kekuatan ), Weaknesses ( Kekurangan ), Opportunities ( Peluang ), Threats ( Ancaman ) dari PT. SIERAF TEKNIK PERKASA
secara keseluruhan. Sehingga dapat diketahui
kekuatan dan kelemahan yang dimiliki PT. SIERAF TEKNIK PERKASA agar kedepannya nanti kekurangan yang dimiliki dapat diperbaiki dan apa saja peluang yang ada di depan, sehingga dapat menjadikan peluang tersebut sebagai motivasi serta selalu tetap waspada terhadap ancaman yang akan datang dari luar PT. SIERAF TEKNIK PERKASA yang bisa menghambat kinerja PT. SIERAF TEKNIK PERKASA. a. Strengths ( Kekuatan ) : Kelebihan yang dimiliki merupakan kekuatan bagi PT. SIERAF TEKNIK PERKASA . Dimana PT. SIERAF TEKNIK PERKASA merupakan perusahaan dengan One-Step-Solution dan
43 berpola Cost-Efective-Solution sehingga memberi nilai tambah pada customer. Didukung dengan jumlah tenaga kerja yang memadai dan sumber daya manusia yang kompeten serta penanganan terhadap client yang konsisten, PT. SIERAF TEKNIK PERKASA mampu berkembang dan bersaing dengan kompetitor lainnya. Hal ini terbukti jasa PT. SIERAF TEKNIK PERKASA sudah dipakai oleh perusahaan-perusahaan terkemuka di Jawa Timur dan sekitarnya. b.
Weaknesses ( Kekurangan ) : Kekurangan yang dimiliki oleh PT. SIERAF TEKNIK
PERKASA
terutama yang berkaitan dengan Sumber Daya
Manusia yang ada. Kurangnya integrasi dan efisiensi sarana dan prasana saat pengerjaan proyek, karena tiap proyek pasti melibatkan lebih dari satu orang, kemungkinan terjadi miss comunication antar personil cukup besar. Dan kurangnya koordinasi antar personil dapat menyebabkan ketidak sesuaian jadwal deadline project. c.
Opportunities ( Peluang ) : Peluang – Peluang yang dimiliki PT. SIERAF TEKNIK
PERKASA
menjadi sarana untuk lebih mengoptimalkan dan
mengembangkan kegiatan bisnisnya. Adapun peluang yang dimiliki oleh PT. SIERAF TEKNIK PERKASA antara lain apa saja yang sebenarnya dimiliki dan mampu dikerjakan oleh PT. SIERAF TEKNIK PERKASA akan tetapi belum dioptimalkan dan difungsikan dengan baik. Seperti belum optimalnya
44 pengetahuan masyarakat penyedia jasa perakitan seperti PT. SIERAF TEKNIK PERKASA,
serta trend
perkembangan
teknologi informasi yang terus berkembang. d.
Threats ( Ancaman ) Ancaman bagi PT. SIERAF TEKNIK PERKASA
terletak
pada perkembangan perusahaan yang bergerak pada mekanik, konstruksi Area, aplikator pemasok, dan agen dari produk bahan kimia dan juga produk pabrik banyak lapisan distributor di Indonesia dan semakin hari semakin pesat, dimana masing – masing perusahaan yang ada berusaha untuk memberikan hasil yang terbaik untuk client atau customernya. Dalam hal ini PT. SIERAF TEKNIK PERKASA dituntut untuk tanggap dan mampu bersaing dengan kondisi terus yang berkembang. Ø Kelebihan a. Jumlah tenaga kerja khususnya tingkat proyek cukup banyak. b. Tingkat pendidikan pekerja sampai pada level sarjana sudah banyak. c. Sumber Daya Manusia yang kompeten dan pahan akan bidangnya. d. Penanganan terhadap client yang konsisten dan sesuai progress. Ø Kekurangan a. Manajement Sumber Daya Manusia kurang terintegrasi pada saat proses produksi maupun proses requirement client.
45 b. Management yang tidak effisien karena kurang ditunjang dengan sarana dan prasarana yang memadai. c. Keterbatasan Dana karena tingginya bunga pinjaman untuk menjalankan proyek. d. Belum optimalnya kebijakan - kebijakan yang dibuat oleh pimpinan PT. SIERAF TEKNIK PERKASA. Ø Peluang a. Belum
optimalnya
pengetahuan
masyarakat
lembaga - lembaga seperti PT. SIERAF
tentang TEKNIK
PERKASA. b. Perkembangan IT di dunia bisnis sangat cepat. c. Budaya pemanfaatan Teknologi Informasi yang
belum
berkembang. Ø Ancaman a. Daya saing antar perusahaan yang bergerak dibidang yang sama dengan PT. SIERAF TEKNIK PERKASA semakin tinggi. b. Banyaknya Perusahaan Jasa Konstruksi dan Perakitan Mesin yang berkembang di Surabaya. c. Kurangnya Sumber Daya yang mampu bersaing dengan perkembangan global. 3.6 Analisis Balanced Scorecard dan Critical Success Factor ( CSF ) Dari tujuan – tujuan yang dihasilkan oleh SWOT ( Strengths, Weeaknesses, Opportunities dan Threats ) maka dilakukan analisis akan kebutuhan terhadap sistem dari PT. SIERAF TEKNIK PERKASA
dengan menggunakan metode pendekatan Balanced
Scorecard ( BSC ) melalui 4 perspektif yaitu
46 a. Perspektif Finansial, b. Perspektif Customer, c. Perspektif Internal Proccess dan d. Perspektif Learning Growth.
Kemudian 4 perspektif tersebut dipetakan berdasarkan Objective, Measure, Target ( CSF ), Pola Solusi dan IS Need
Tabel 3.3 Solusi BSC pada Aspek Finansial Objektif Pengaturan Optimasi biaya kebutuhan kegiatan bisnis
Measure Biaya Operasional kegiatan
Target Biaya Operasional dapat diminimalkan
IS Need Sistem Informasi yang dapat mengintegritaskan keseluruhan proses bisnis sehingga diharapkan dapat mengurangi biaya dan secara otomatis meningkatkan profit PT. SIERAF TEKNIK PERKASA
Tabel 3.4 Solusi BSC pada Aspek Customer Objective Meningkatkan hubungan dengan client dan masyarakat
Measure Keluhan pelanggan dan masyarakat
Target Menurunkan keluhan dan meningkatkan antusiasme masyarakat terhadap PT. SIERAF TEKNIK PERKASA
IS Need Sistem Informasi atau aplikasi yang dapat menjembatani hubungan antara PT. SIERAF TEKNIK PERKASA dengan Masyarakat dan mampu menyediakan informasi seputar PT. SIERAF TEKNIK PERKASA
Terwujudnya kepuasan pelayanan pada client dengan perancangan dan maitenance produk yang baik.
Tingkat Kepuasan client terhadap kinerja
Penanganan client sesuai dengan jadwal yang telah dibuat.
-
-
Sistem Informasi yang dapat membantu bagian project manager dalam menyusun jadwal pembuatan dan perakitan mesin.
47 Lanjutan Tabel 3.4 Solusi BSC pada Aspek Customer - Sistem Informasi yang mampu memberi informasi data client serta data supplier yang lengkap dan terintegrasi sehingga memudahkan filter data untuk requirement client.
Tabel 3.5 Solusi BSC pada Aspek Internal Proccess Objective Meningkatkan kwalitas dan Mutu pelayanan
Measure Kwalitas Pelayanan
Target Kwalitas Pelayanan Meningkat
Sarana dan Prasarana SI/TI
Adanya peningkatan sarana dan prasarana penunjang kebutuhan bisnis
IS Need Menyediakan Sistem Informasi yang dapat menunjang dalam kegiatan operasional, sehingga kwalitas dan mutu pelayanan dapat tercapai. Menyediakan sarana dan prasarana penunjang kebutuhan operasional bisnis
Tabel 3.6 Pola Solusi BSC pada Aspek Learning dan Growth Objective Terwujudnya
Measure
Target
IS Need
Data Pegawai
Integrasi Data
Sistem Informasi yang
Pegawai
memiliki fasilitas
integrasi data karyawan
pendataan pegawai dan penilaian kinerja pegawai
Terwujudnya
Perkembangan
Meningkatnya
Perkembangan Sistem
perkembangan
SI/TI
SI/TI
Informasi yang
SI/TI yang berorientasi global
membantu kegiatan bisnis
48 3.7 Analisis Kondisi Eksisting Analisis Kondisi eksisting didasarkan atas kondisi eksisting organisasi / lembaga, Bagaimana kondisi eksisting internal dan eksternal bisnis serta kondisi eksisting internal dan ekternal SI / TI. a. Kondisi Eksisting Eksternal Bisnis Persaingan antar perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi dan perakitan mesin di Indonesia sangat ketat. Masing – masing perusahaan dan saling berlomba untuk melakukan pelayanan yang terbaik untuk customer atau client mereka. Dengan begitu kondisi yang terjadi seperti ini harus dapat dijadikan pemicu bagi PT. SIERAF TEKNIK PERKASA agar dapat meningkatkan mutu pelayanannya yang diberikan kepada client. b. Kondisi Eksisting Eksternal SI / TI Sarana SI / TI pada saat ini sangat dibutuhkan untuk mempermudah pekerjaan. Perusahaan yang belum menerapkan sarana SI/TI akan jauh tertinggal dengan perusahaan pesaingnya yang sudah lebih dulu memanfaatkan SI/TI sebagai sarana pendukung kegiatan bisnisnya. Dari analisis dilakukan pada PT. SIERAF TEKNIK PERKASA di atas serta dengan melihat kondisi internal dan eksternalnya diperoleh hasil sebagai berikut : 1. PT. SIERAF TEKNIK PERKASA memiliki visi yang bertujuan untuk mengimplementasikan motivasi perusahaan yaitu sebagai one-stop solution provider untuk kegiatan protection dan condition monitoring serta yang terkait kegiatan teknik lainnya
49 dalam scope trading. Disamping itu pula, perusahaan juga berpola pada cost effective solution serta membawa nilai tambah pada costomers”. 2. Dari penyampaian visi tersebut PT. SIERAF TEKNIK PERKASA berkeinginan untuk memuaskan client yang bertujuan untuk menarik pelanggan yang menggunakan jasa layanan PT. SIERAF TEKNIK PERKASA sebanyak mungkin. 3. Perkembangan perusahaan kontruksi dan perakitan mesin di Indonesia terus bertambah seiring dengan perkembangan zaman. Hal ini menuntut PT. SIERAF TEKNIK PERKASA untuk lebih maju dan terus berkembang. 4. SI/TI yang ada di PT. SIERAF TEKNIK PERKASA belum terintegrasi, dari masing – masing divisi yang ada memiliki struktur informasi sendiri dan tidak terhubung dengan divisi lain. Seperti
contohnya
pada
bagian
Accounting
di
divisi
Secretary&Finance Administration terdapat sistem informasi MYOB utuk membuat report data yang berkaitan dengan accounting, sistem ini hanya difokuskan untuk divisi accounting dan tidak ada integrasi dengan bagian lainnya pada satu divisi. 5. PT. SIERAF TEKNIK PERKASA masih menggunakan aplikasiaplikasi desktop seperti MsWord dan MsExel dalam mengelola informasi dan oleh sebab itu format yang seperti ini belum atau tidak memungkinkan untuk dilakukannya integrasi antar data.
50 6. Sementara kondisi eksternal SI/TI saat ini telah berkembang dengan
pesat.
Perkembangan
ini
dapat
dilihat
dari
indikator sebagai berikut: -
Sebuah perusahaan mulai terbiasa menggunakan teknologi – teknologi seperti e-mail, website, dll. Dalam proses pertukaran informasi.
-
Dari tahun ke tahun terjadi peningkatan pengguna internat sehingga pertukaran informasi terjadi
lebih
cepat
bandingkan sebelumnya.
Gambar 3.3 Skema Arsitektur SI/TI PT. SIERAF TEKNIK PERKASA
di
51 3.8 Penentuan Portofolio Aplikasi Mendatang Sebuah aplikasi pada dasarnya berfungsi sebagai pengolahan data dan penyajian informasi yang dibutuhkan oleh user atau pemakainya. Dari hasil pemetaan yang dilakukan pada bagian sebelumnya yang dengan begitu dapat di identifikasikan informasi apa saja yang dibutuhkan, dan dari kebutuhan informasi tersebut nantinya dapat ditentukan aplikasi seperti apa yang akan digunakan untuk menampung, mengelola, menganalisis dan menyajikan sebuah informasi. Oleh sebab dibutuhkan pemetaan pada Kegiatan Bisnis, Kebutuhan Informasi, Aplikasi Potensial, Fungsi dan Manfaat, serta Pemakaian. Berikut adalah rinciannya : 3.8.1 Kegiatan Bisnis a. Promosi memperkenalkan PT. SIERAF TEKNIK PERKASA kepada client pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. b. Rekap data Client mendata siapa – siapa saja client dari PT. SIERAF TEKNIK PERKASA agar lebih mudah dalam mencari informasi tentang client. c. Rekap Data Supplier mendata siapa – siapa saja supplier dari PT. SIERAF TEKNIK PERKASA agar lebih mudah dalam mencari informasi tentang supplier.
52 d. Requirement Client -
Mencari client yang akan menggunakan jasa PT. SIERAF TEKNIK PERKASA.
-
Mengetahui latar belakang perusaaan client. Dengan mengetahui seluk beluk perusahaan client diharapkan kedepannya tidak ada masalah atau problem, terutama kaitannya dengan finansial dan operasional.
-
Mengetahui masalah atau kesulitan apa yang dihadapi client dan berusaha memberi solusi penyelesaian.
e. Pembuatan Perencanaan Produksi -
Merumuskan jadwal perakitan yang disesuaikan dengan hasil requirement dengan client.
-
Bagaimana proses kontruksi berlangsung, langkah - langkah apa yang diambil untuk penyelesaian proyek, serta time table ( rentang waktu ) yang diperlukan untuk tiap - tiap langkap penyelesaian proyek.
f. Purchase Order to Supplier -
Mengorder ke pada supplier kebutuhan material yang berkaitan dengan operasional proses perakitan. Pembuatan purchase order biasanya dilakukan sebelum proses perakitan tiba jadwalnya, agar pada saat proses perakitan bisa memenuhi kebutuhan operasional perakitan dan perakitan dapat selesai sesuai dengan jadwal.
53 g. Proses Produksi ( Perakitan Konstruksi ) -
Melaksanakan proses perakitan kontruksi sesuai kebutuhan client, dengan peralatan operasional yang sudah di order dan disediakan
-
Proses perakitan ini disesuaikan dengan jadwal yang telah dibuat oleh bagian penjadwalan.
h. Program Maintenance Mesin -
Kegiatan ini merupakan Program pemeliharaan & pemeriksaan teknis yang sesuai dengan kebutuhan masing - masing client. Didukung oleh teknisi & mekanik yang terlatih baik, maintenance tersebut membantu client menekan biaya perbaikan & kerusakan peralatan, sekaligus memungkinkan peralatan pelanggan terus bekerja pada kondisi prima..
i.
Kepuasan Pelangan Menjamin
pelayanan
terbaik
untuk
client
berdasarkan
perencanaan, dan penjadwalan yang baik.
3.8.2 Kebutuhan Informasi a. Informasi daftar client, informasi daftar supplier. b. Informasi daftar pegawai, gaji pegawai, absensi pegawai, laporan - laporan hasil kerja pegawai. c. Informasi waktu
yang tepat untuk proses penjadwalan
maintenance. d. Informasi yang dapat menyimpan data pembelian.
54 e. Informasi yang dapat memberi peringatan saat tiba waktu untuk maintenance mesin yang ada pada client. f. Informasi mengenai jumlah stok barang pendukung perakitan serta menyimpan data barang masuk dan keluar. 3.8.3 Aplikasi Potensial a. Database Client dan Supplier. b. Sistem Informasi Kepegawaian. c. Sistem Informasi Perencanaan Penjadwalan Perakitan. d. Sistem Informasi Pembelian. e. Sistem Informasi Reminder Jadwal Maintenance. f. Sistem Informasi Stok Barang Pendukung Perakitan. g. Website PT. SIERAF TEKNIK PERKASA. 3.8.4 Fungsi dan Manfaat a. Database Client dan Supplier ini bertujuan agar data client dan supplier lebih terintegrasi dengan rapi. Tidak perlu menyimpan data berupa tumpukan kertas atau file. Namun, data terrecord dengan rapi di database. b. Sistem Informasi Kepegawaian ini berisi seputar informasi data pegawai yang bekerja di PT. SIERAF TEKNIK PERKASA baik pegawai tetap ataupun pegawai lepas. Mulai dari data diri pegawai, status pegawai, absensi, laporan kinerja, dll. Dengan adanya aplikasi ini direktur utama, bagian kepegawian dan administration lebih mudah mendapatkan informasi seputar pegawai.
55 c. Sistem Perencanaan Penjadwalan Perakitan ini membantu bagian proyek manajer dalam merencanakan proses perakitan. d. Sistem Informasi Pembelian ini menyimpan data pembelian dari barang - barang yang telah diorder oleh bagian perakitan mesin. e. Sistem Informasi Reminder Jadwal Maintenance ini bertujuan sebagai pengingat bahwa telah tiba saatnya mesin di maintenance. f. Sistem Informasi Stok Barang Pendukung Perakitan ini bertujuan untuk menyimpan data barang masuk, barang keluar, tanggal barang masuk, tanggal barang keluar, quantity, serta sisa stok yang ada. Ketika stok barang sudah mencapai limit batas, maka sistem akan mencetak Purchase Order untuk diberikan ke bagian pembelian. g. Website PT. SIERAF TEKNIK PERKASA ini sebenarnya sudah ada, hanya saja maintenance dari website tidak ada. Hal ini berakibat pada informasi - informasi yang diberikan sudah tidak update lagi. Karena, website ini nantinya sebagai sarana publikasi
mengenai
PT.
SIERAF TEKNIK
PERKASA.
Diharapkan masyarakat dan client lebih mudah mendapatkan informasi seputar PT. SIERAF TEKNIK PERKASA, apa itu PT. SIERAF TEKNIK PERKASA, bagaimana cara kerja PT. SIERAF TEKNIK PERKASA, visi – misi PT. SIERAF TEKNIK PERKASA, tujuan PT. SIERAF TEKNIK PERKASA dan lain-lainya.
56 Tabel 3.7 Pengguna Aplikasi SI Tersaran Divisi Marketing & Technical Manager Bussines Development & Product Support Technical Support & Project Project Manager Administrasi Keuangan Sales Enginering
DB Client & Supplier
SI Kep.
SI Peren. Penj. Perakit an
SI Pem.
SI Reminder Jadwal Maintenance
SI Stok Barang Pendukung Perakitan
Website PT. SIERAF TEKNIK PERKASA
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v V
v v
Pemetaan ini dilakukan untuk seluruh kebutuhan informasi sehingga seluruh informasi yang dibutuhkan dapat terpenuhi. Berdasarkan analisis yang telah dilakukan diperoleh aplikasi - aplikasi potensial yang akan digunakan untuk mendukung proses bisnis PT. SIERAF TEKNIK PERKASA masa mendatang. 3.9 Analisis Kondisi Eksisting Internal 3.9.1 Kondisi Eksisting Internal Bisnis PT. SIERAF TEKNIK PERKASA
adalah suatu
perusahaan yang bergerak di bidang mekanik, konstruksi area, aplikator pemasok, dan agen dari produk bahan kimia dan juga produk pabrik banyak lapisan distributor di Indonesia, PT. SIERAF TEKNIK PERKASA memiliki visi bertujuan untuk “ mengimplementasikan daripada motivasi - motivasi perusahaan sebagai one-stop solution provider untuk kegiatan protection dan condition monitoring serta yang terkait kegiatan teknik lainnya
57 dalam scope trading. Disamping itu pula, perusahaan ini juga berpola pada cost effective solution serta membawa nilai tambah pada costomers”. Maraknya perkembang perusahaan yang bergerak dibidang konstruksi di Indonesia membuat PT. SIERAF TEKNIK PERKASA harus lebih berupaya dan dituntut untuk terus berkembang agar tidak tertinggal dengan para pesaingnya. 3.9.2 Kondisi Eksisting Internal SI / TI Kondisi Eksisting Internal SI / TI di PT. SIERAF TEKNIK PERKASA
saat ini belum terdapat SI / TI yang terintegrasi
dengan baik. Hal ini berdampak pada Sumber Daya Manusia dan manajemen yang ada dimana Sumber Daya Manusia yang ada belum mampu mensuport SI /TI dikarenakan belum adanya sarana SI / TI yang terintegrasi.
57
BAB IV IMPLEMENTASI PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI
4.1 Aplikasi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Tersaran Berdasarkan uraian mengenai aplikasi – aplikasi tersaran di atas, maka diperlukan penjelasan tentang informasi – informasi apa saja yang dapat diperoleh. Selain tentang penjelasan informasi – informasi yang diperoleh, akan di jelaskan juga tentang aliran data berdasarkan informasi – informasi yang dihasilkan. Aliran data ini dapat digambarkan melalui Entity Relation Diagram ( ERD ) agar aliran data, entitas, atribut, dan proses dari apilkasi dapat digambarkan.
4.1.1 Database Client dan Supplier Database Client dan Supplier ini bertujuan agar data client dan supplier lebih terintegrasi dengan rapi. Tidak perlu menyimpan data berupa tumpukan kertas atau file. Namun, data yang semula berupa beberapa tumpukan kertas telah berubah menjadi data digital yang telah tersimpan dengan rapi di database. Pada Gambar 4.2, menjelaskan aliran data pada Database Client dan Supplier
58
Gambar 4.1 Diagram Database Client
perusahaan_supplier
Nama_supplier Alamat_supplier
Id_supplier Telepon_supplier
SUPPLIER
keterangan
Gambar 4.2 Diagram Database Supplier
4.1.2 Sistem Informasi Kepegawaian Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian berisi seputar informasi data pegawai yang bekerja di PT. SIERAF TEKNIK PERKASA. Dengan adanya aplikasi ini direktur utama, bagian kepegawian dan accounting lebih mudah mendapatkan informasi seputar pegawai, seperti : -
Informasi Data Pegawai : informasi – informasi mengenai jumlah pegawai, nama pegawai, alamat pegawai, jenis kelamin, telepon, dan lain-lain
-
Informasi Rekap Absensi Pegawai :
59 Mengetahui daftar hadir dari pegawai, laporan absebsi pegawai per bulannya. -
Informasi Jam Kerja dan Lembur Pegawai Tiap pegawai memiliki porsi jam kerja berbeda dengan yang lainnya. Ada jam kerja reguler ( sudah ditentukan oleh direktur PT. SIERAF TEKNIK PERKASA ) dan non reguler ( jam lembur )
-
Informasi Gaji Pegawai Tiap pegawai PT. SIERAF TEKNIK PERKASA memiliki gaji berbeda dengan pegawai lainnya, hal ini berkaian dengan jabatan dan jam kerjanya.
-
Informasi Laporan Hasil Kinerja Pegawai Direktur
PT.
SIERAF
TEKNIK
PERKASA
membutuhkan laporan – laporan kinerja dari setiap pegawainya, hal ini berkaitan dengan kenaikan jabatan, reward pegawai dan catatan pelanggaran pegawai. Pada Gambar 4.3 dijelaskan bagaimana aliran data pada aplikasi Sistem Kepegawaian. Terdapat 9 tabel yang sesuai dengan kebutuhan informasinya.
60
Gambar 4.3 ERD Sistem Kepegawaian 4.1.3 Sistem Perencanaan Penjadwalan Perakitan Aplikasi ini bertugas merumuskan jadwal perakitan yang disesuikan dengan hasil requirment dengan client. Bagaimana
61 proses kontruksi berlangsung, langkah - langkah apa yang diambil untuk penyelesaian proyek, serta time table ( rentang waktu ) yang diperlukan untuk tiap - tiap langkap penyelesaian proyek. Informasi yang dapat dihasilkan dari aplikasi ini adalah : -
Informasi waktu mulai perakitan mesin dan deadline waktu selesai pengerjaan perkitan mesin.
-
Informasi status perakitan mesin, apakah mesin sudah tahap finishing, atau masih pada tahap perakitan awal.
Pada Gambar 4.4 di bawah ini dijelaskan ERD dari Aplikasi Perencanaan Penjadwalan Perkitan.
Gambar 4.4 ERD Perencanaan Penjadwalan Perakitan
4.1.4 Sistem Informasi Pembelian Sistem Informasi Pembelian ini bertujuan membantu dalam proses pemenuhan kebutuhan kegiatan produksi ataupun
62 me-record data transaksi pembelian, informasi yang dapat diperoleh dari sistem informasi ini adalah : a. Informasi Data Produk Data Produk berisi informasi daftar produk-produk atau barang - barang yang dibutuhkan dalam proses kegiatan produksi ( perakitan mesin ) didalamnya terdapat, id produk, nama produk, quantity produk , alamat client, nomor telepon dan lain-lainnya b. Informasi Data Supplier c. Informasi Data Pemesanan Produk atau Barang d. Informasi Data Surat Jalan e. Informasi Data Faktur f. Informasi Data Pembayaran
Gambar 4.5 ERD Sistem Informasi Pembelian
63
4.1.5 Sistem Informasi Reminder Jadwal Maintenance Sistem Informasi Reminder Jadwal Maintenance ini bertujuan sebagai pengingat bahwa telah tiba saatnya mesin di maintenance.
Gambar 4.6 ERD Aplikasi Reminder Jadwal Maintenance
4.1.6 Sistem Informasi Stok Barang Pendukung Perakitan Sistem Informasi Stok Barang Pendukung Perakitan ini bertujuan untuk me-record data barang masuk, barang keluar, tanggal barang masuk, tanggal barang keluar, quantity, serta sisa stok yang ada. Ketika stok barang sudah mencapai limit batas, maka sistem akan mencetak Purchase Order untuk diberikan ke bagian pembelian. Aplikasi ini nantinya akan dijalankan oleh
64 divisi administrasi dan keuangan serta operasional. Informasi – informasi yang dapat diperoleh di aplikasi ini antara lain : a. Informasi Jumlah Stok Barang yang ada b. Informasi tracking data barang masuk c. Informasi tracking data barang keluar d. Informasi report data barang keluar dan barang masuk per periode
Gambar 4.7 ERD Aplikasi Stok Barang Pendukung Perakitan
65
BAB V UJI IMPLEMENTASI dan PERANCANGAN
5.1
Pengelolaan SI/TI Tujuan dari manajemen SI/TI adalah mengatur penerapan SI/TI PT. SIERAF TEKNIK PERKASA. Proses implementasi SI/TI perusahaan dilakukan secara bertahap sesuai dengan kesiapan perusahaan secara finansial, sumber daya manusia dan kontribusi yang diharapkan dari SI/TI. Untuk memperlancar jalannya proses implementasi ini dengan baik, maka diperlukan beberapa tata kelola, yang antara lain sebagai berikut : a. Pengelolaan Aplikasi Tersaran yang sudah di identifikasi pada bagian sebelumnya. Yang meliputi : -
Pemilihan prioritas aplikasi tersaran yang tepat sehingga pengembangan dan implementasinya dapat di sesuaikan dengan sedemikian rupa
sehingga sesuai kebutuhan
bisnis dan
kemampuan finansial perusahaan. -
Penentuan pemilihan
Kebutuhan
Pendukung
yang
dapat
mendukung pengembangan aplikasi tersaran. -
Kebutuhan dana untuk pembuatan aplikasi tersaran.
-
Roadmap pengembangan aplikasi tersaran.
b. Pengelolaan Strategis Aplikasi Tersaran yang sudah teridentifikasi pada bagian sebelumnya. Antara lain meliputi hal – hal sebagai berikut : - Pengelolaan Strategis Infrastruktur.
66 - Pengelolaan Strategi Sumber Daya Manusia. - Pengelolaan Strategi Dana. 5.1.1 Penentuan Prioritas Tahap pertama dalam menentukan Pengelolaan Aplikasi Tersaran adalah mendefinisikan penentuan aplikasi, untuk menentukan prioritas pengembangan aplikasi tersaran digunakan matriks McFarlane. Aplikasi – aplikasi tersebut dipetakan dengan kategori sebagai berikut : a. Key Operational Application : Aplikasi ini berfokus pada kebutuhan dan performa bisnis, sistem yang terintegrasi antara satu dengan yang lainnya di mana pengaturannya
terpusat
dan
dapat
mendukung
perencanaan-
perencanaan yang metodis. PT. SIERAF TEKNIK PERKASA belum memiliki system yang terintegrasi antara satu dengan yang lainnya, dalam pemetaan key operational kebutuhan aplikasi yang dibutuhkan seperti: -
Database Client dan Supplier, dengan adanya database ini diharapkan agar data client dan supplier lebih terintegrasi dengan rapi. Dengan begitu tidak perlu lagi menyimpan data berupa laporan berbentuk kertas yang bertumpuk-tumpuk, namun data tersimpan di database. Dengan begitu kita bisa lebih mudah melakukan pencarian data.
-
Sistem Informasi Reminder Jadwal Maintenance, fungsi dari adanya sistem ini adalah sebagai pengingat bahwa jadwal maintenance telah tiba.
67 -
Sistem Informasi Stok Barang Pendukung Perakitan, dengan adanya sistem ini bertujuan untuk mencatat data barang masuk, barang keluar, tanggal barang masuk, tanggal barang keluar, quantity, serta sisa stok yang ada. Ketika stok barang sudah mencapai limit batas, maka sistem akan mencetak Purchase Order untuk diberikan ke bagian pembelian.
b. Strategic Application : Aplikasi ini berfokus pada kompetensi perusahaan, yang berorientasi pada perencanaan perusahaam
dan sistem yang
mendukung pencapaian tujuan dari perusahaan. Dalam pemetaan ini, aplikasi yang mampu membantu PT. SIERAF TEKNIK PERKASA dalam proses pengembangannya adalah : -
Sistem Informasi Perencanaan Penjadwalan Perakitan, dengan adanya sistem ini nantinya diharapkan dapat membantu bagian project manager dalam merencanakan proses perakitan.
c.
High Potential Application : Merupakan aplikasi yang berorientasi dan mendukung proses bisnis dalam suatu perusahaan. Aplikasi ini merupakan teknologi baru. Dalam pemetaan High Potensial ini aplikasi teknologi baru yang dibutuhkan PT. SIERAF TEKNIK PERKASA seperti : -
Website PT. SIERAF TEKNIK PERKASA, dengan adanya publikasi mengenai perusahaan tersebut diharapkan masyarakat dan client lebih mudah mendapatkan informasi seputar PT. SIERAF TEKNIK PERKASA, apa itu PT. SIERAF TEKNIK
68 PERKASA, profil perusahaan, visi-misi, tujuan, cara kerja, dan lain-lain yang berhubungan dengan perusahaan. Yang nantinya dengan adanya Website tersebut memberi wacana baru kepada masyarakat untuk memanfaatkan internet untuk lebih mudah dalam mendapatkan informasi sehubungan dengan perusahaan. d. Support Aplication : Aplikasi ini berfokus pada efisiensi, kegunaan dan aplikasiaplikasi yang bersifat lokal. Aplikasi ini nantinya mampu membantu kegiatan bisnis internalnya. Dalam pemetaan ini, contoh aplikasi yang sesuai dengan support aplication ini adalah : -
Sistem Informasi Kepegawaian, berisi seputar informasi data pegawai yang bekerja di PT. SIERAF TEKNIK PERKASA baik pegawai yang bersetatus tetap maupun pegawai lepas. Mulai dari data diri pegawai, status pegawai, absensi, gaji, laporan kinerja pegawai, dll. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan informasi yang di dapatkan seputar pegawai lebih mudah.
-
Sistem Informasi Pembelian, bertujuan untuk memudahkan bagian pembelian untuk mendefinisikan dan melaporkan biaya kebutuhan kegiatan bisnisnya.
Key Operational Application
Strategic Application
High Potential Application
Support Application
Gambar. 5.1 Skema Prioritas Pengembangan Aplikasi McFarlane Di bawah ini adalah tabel priotas pengembangan aplikasi berdasarkan prioritas pengembangan aplikasi McFarlane.
69
Tabel. 5.1 Tabel Prioritas Pengembangan Aplikasi a. Database Client dan Supplier b. Sistem KEY OPERATIONAL
Informasi
Reminder
Jadwal Maintenance c. Sistem Informasi Stok Barang
STRATEGIC
Sistem
Perencanaan
Penjadwalan
Perakitan
HIGH POTENSIAL
Website
PT.
SIERAF
TEKNIK
PERKASA
SUPPORT
a. Sistem Informasi Kepegawaian b. Sistem Informasi Pembelian
Berdasarkan analisis di atas, aplikasi yang lebih diutamakan adalah aplikasi pada tingkat Key Operational karena mampu mendukung proses bisnis dan berinovasi pada teknologi baru. Aplikasi yang dibutuhkan sekaligus sesuai dengan kebutuhan PT. SIERAF TEKNIK PERKASA adalah Database Client dan Supplier serta Sistem Informasi Stok Barang Pendukung Perakitan. Dan kemudian dilanjutkan pada Strategic yaitu, Sistem Informasi Perencanaan Penjadwalan Perakitan, dan selanjutnya. 5.1.2 Kebutuhan Pendukung Aplikasi Tersaran Aplikasi tersaran dapat bermanfaat seperti yang diharapkan, dibutuhkan dukungan infrastruktur maupun sumber daya manusia yang memadai. Tuntutan perubahan yang signifikan justru terjadi pada Sumber
70 Daya Manusia yang akan menggunakan SI/TI ini nantinya. Untuk mempersiapkan Sumber Daya Manusia agar implementasi portofolio aplikasi tersaran ini berjalan dengan baik maka dibutuhkan karyawan yang mampu mengimplementasikan aplikasi tersebut, yang di tunjang dengan pelatihan-pelatihan yang akan di adakan. a. Penambahan Staf atau Divisi Baru Akan ada penambahan staf baru pada bagian kepegawaian. Penambahan staf yang dilakukan untuk berubahan ini adalah : -
Staf Admin Sistem Informasi Kepegawaian ( 1 orang ), dengan kriteria : •
Pendidikan terakhir D3 / S1 Teknik Informatika.
•
Berpengalaman sebagai admin minimal 3 tahun bekerja.
Divisi lain yang perlu di adakannya pembentukan divisi baru adalah Divisi IT. Penambahan stafnya adalah : - Supervisor ( 1 orang ) dengan kriteria : •
Pendidikan terakhir adalah S1 bidang Informatika.
•
Diutamakan yang menguasai design, memiliki inovasi baik, kreatif dan mampu mengelola sarana dan prasarana SI/TI dengan baik.
•
Berpengalaman kerja minimal 3 tahun di bidang informatika.
-
Staf IT ( 1 orang ), dengan kriteria : •
Pendidikan terakhir D3/S1 bidang Informatika.
•
Menguasai bahasa pemrograman desktop maupun web.
71 •
Berpengalaman kerja minimal 3 tahun di bidang Informatika.
b. Pelatihan Bagi Karyawan Lama Untuk karyawan lama akan diberikan pelatihan atau training untuk menyesuaikan dan mempersiapkan pemahaman teknologi dan sistem baru yang akan di terapkan. Pelatihan akan dilakukan dalam tiga bentuk meliputi training overall, training komulatif dan training personal. •
Training Overall Training Overall akan diberikan kepada semua karyawan PT. SIERAF TEKNIK PERKASA, dimana training tersebut bertujuan untuk memberi sosialisasi SI/TI, Training yang bersifat tutorial dan global ini menjelaskan tentang penerapan sistem aplikasi tersaran secara umum.
•
Training Komulatif Training Komulatif akan diberikan kepada kelompok atau divisi tertentu. Training Komulatif ini akan membahas tentang keterkaitan dengan SI/TI baru yang akan menjadi tanggung jawab maupun pendukung aktivitas bisnis divisi tertentu. Dan diharapkan pada training ini nantinya pemahaman karyawan terhadap sistem baru lebih mendalam.
•
Training Personal Training personal akan ditujukan untuk beberapa staf yang bersifat khusu mengenai pengetahuan seputar SI/TI
72 PT. SIERAF TEKNIK PERKASA. Training ini akan diberikan kepada pegawai yang nantinya akan menjadi administrator sistem agar lebih mengetahui sistem yang akan dijalankannya. 5.1.3 Kebutuhan Dana Setelah informasi-informasi yang sudah terkumpul didefinisikan di bab sebelumnya, maka tahapan selanjutnya adalah mendefinisikan nilai dana pengerjaan yang akan digunakan untuk pembuatan aplikasi tersaran PT. SIERAF TEKNIK PERKASA. Untuk menghitung kebutuhan dana bagi pengerjaan pada setiap aplikasi tersaran, maka harus diasumsikan berapa hal antara lain biaya yang dibutuhkan untuk mengerjakan aplikasi yang mampu memberikan informasi yang di butuhkan. Misalkan biaya untuk mengerjakan satu aplikasi, dihitung berdasarkan tahap-tahap perencanaan pembuatan aplikasi ( Analisis, Desain Sistem, development, testing, Implementasi, dokumentasi, training ), jumlah orang yang mengerjakan aplikasi dan berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aplikasi yang direncanakan. Dan diasumsikan misalnya Rp. 100.000,-/ orang. Perhitungan ini diasumsikan berdasarkan rata-rata gaji per bulan Rp. 3.000.000,- dibagi 30 hari.
75
5.1.4 Roadmap Pengembangan Aplikasi Tersaran Tabel. 5.3 Tabel Roadmap Aplikasi Tersaran
Tahap selanjutnya adalah penentuan roadmap pengembangan portofolio aplikasi tersaran. Dengan adanya roadmap pengembangan aplikasi tersaran ini dapat diperoleh gambaran rentang waktu yang dibutuhkan dalam pengembangan aplikasi. Untuk mempercepat proses pembangunan aplikasi akan disiasati dengan cara membangun aplikasi dengan prioritas tinggi terlebih dahulu.
76
Dalam aplikasi portofolio tersaran, aplikasi yang memiliki prioritas tinggi adalah Sistem Informasi Strategic Planning dan Sistem Perencanaan Penjadwalan Perakitan. Pada Tabel 5.3 dijelaskan bagaimana alur pengembangan apllikasi akan dilakukan. Pengembangan aplikasi akan dilaksanakan dalam jangka waktu 2 tahun ( 2012- 2014 ) dan dibagi menjadi 3 sesi yaitu caturwulan 1 ( bulan 1-4 ), caturwulan 2 ( bulan 5-8 ), caturwulan 3 ( bulan 9-12 ). Jangka waktu tersebut sudah termasuk tahap pembuatan aplikasi yang meliputi tahap-tahap analisis, desain, development, testing, implementasi, dokumentasi, training. 5.1.5 Pengelolaan Strategi SI/TI Pada bagian ini, akan dibahas mengenai langkah – langkah strategis apa saja yang diperlukan untuk menghadapi permasalahan yang mungkin timbul dalam pembuatan, pengembangan dan implementasi SI/TI. Pengelolaan aplikasi ini dibagi mendaji beberapa komponen penunjang yaitu komponen infrastruktur, Sumber Daya Manusia.
5.1.5.1 Pengelolaan Strategis Infrastruktur Secara keseluruhan, bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP dengan database MySQL pada sisi server, sedangkan pada server menggunakan sistem operasi Linux untuk menekan biaya infrastruktur apabila dibutuhkan penambahan server.
77
Sedangkan pada sisi user cukup menggunakan browser standar seperti,
FireFox, Opera, GoogleChrome dan lain
sebagainya. Perubahan juga disertai dengan perubahan infrastruktur jaringan sebagai berikut :
Gambar 5.2 Struktur Jaringan Komputer PT. SIERAF TEKNIK PERKASA Mendatang Dari Gambar 5.2 di atas dapat dilihat struktur jaringan yang baru sangat jauh berbeda dengan sebelumnya, terdapat penambahan pada divisi IT dan server baru demi menunjang kebutuhan aplikasi – aplikasi tersaran.
78
5.1.5.2
Pengelolaan Strategis Sumber Daya Manusia Agar implementasi aplikasi tersaran berjalan dengan baik
serta memberikan manfaat yang sesuai dengan harapan seperti saat perencanaan sistem ini dimulai, maka dibutuhkan kualitas Sumber Daya Manusia yang baik untuk dapat menerima, mengoperasikan dan mengelola sistem dengan baik. Dalam
proses
implementasinya,
perusahaan
akan
melibatkan pihak kedua untuk membantu proses penyesuaian dan pengintegrasian sistem yang telah di implementasikan, antara lain meliputi : a. Training yang diberikan kepada pegawai PT. SIERAF TEKNIK PERKASA mengenai aplikasi tersaran. b. Koreksi atas kesalahan pemakaian aplikasi c. Laporan atas implementasi aplikasi tersaran Diasumsikan biaya untuk pengintegrasian setiap orang pada proses training, koreksi dan laporan implementasi adalah Rp. 100.000,- .
73
Tabel 5.2 Estimasi Biaya Pembuatan Sistem Aplikasi Tersaran
DATABASE CLIENT dan SUPPLIER Jenis Form Hari Pengerjaan Form Data Client 10 hari Form Data Supplier 10 hari Total SSI REMINDER JADWAL MAINTENANCE Jenis Form Hari Pengerjaan Form Data Mesin 15 hari Form Data Reminder 15 hari Total SI STOK BARANG Jenis Form Hari Pengerjaan Form Data Produk 10 hari Form Data User 10 hari Form Data Divisi 10 hari Form Data Barang Masuk 10 hari Form Data Barang Keluar 10 hari Total SI PERENCANAAN PENJADWALAN PERAKITAN Jenis Form Hari Pengerjaan Form Data Jadwal 20 hari Total WEBSITE
Jumlah Pekerja 3 orang 3 orang
Biaya/hari Rp. 100.000,Rp. 100.000,-
Total Biaya Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,Rp. 6.000.000,-
Jumlah Pekerja 3 orang 3 orang
Biaya/hari Rp. 100.000,Rp. 100.000,-
Total Biaya Rp. 4.500.000,Rp. 4.500.000,Rp. 9.000.000,-
Jumlah Pekerja 3 orang 3 orang 3 orang 3 orang 3 orang
Biaya/hari Rp. 100.000,Rp. 100.000,Rp. 100.000,Rp. 100.000,Rp. 100.000,-
Total Biaya Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,Rp. 15.000.000,
Jumlah Pekerja 3 orang
Biaya/hari Rp. 100.000,-
Total Biaya Rp. 6.000.000,Rp. 6.000.000, Rp. 3.000.000,
74
Lanjutan Tabel 5.2
SI KEPEGAWAIAN Jenis Form Form Data Pegawai Form Data Jabatan Form Data Gaji Form Data Absensi Form Data Riwayat/Pengalaman Kerja Form Data Pendidikan Formal Form Data Pelanggaran Form Data Penghargaan Total SI PEMBELIAN Jenis Form Form Data Order Form Data Produk Form Data Faktur Form Data Surat Jalan Total
TOTAL BIAYA
Hari Pengerjaan 10 hari 10 hari 10 hari 10 hari 10 hari 10 hari 10 hari 10 hari
Jumlah Pekerja 3 orang 3 orang 3 orang 3 orang 3 orang 3 orang 3 orang 3 orang
Biaya/hari Rp. 100.000,Rp. 100.000,Rp. 100.000,Rp. 100.000,Rp. 100.000,Rp. 100.000,Rp. 100.000,Rp. 100.000,-
Total Biaya Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,Rp. 24.000.000,
Hari Pengerjaan 10 hari 10 hari 10 hari 10 hari
Jumlah Pekerja 3 orang 3 orang 3 orang 3 orang
Biaya/hari Rp. 100.000,Rp. 100.000,Rp. 100.000,Rp. 100.000,-
Total Biaya Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,Rp. 12.000.000,
Rp. 75.000.000,
BAB VI PENUTUP
6.1 Kesimpulan Dalam merencanakan dan menerapkan pengelolaan suatu proses bisnis yang baik
diperlukan suatu perencanaan yang
matang,
sehingga dapat
menghasilkan suatu bentuk usulan Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang mendukung terwujudnya visi dan misi dari PT. SIERAF TEKNIK PERKASA. Adapun terdapat hal- hal yang harus dilakukan dalam proses pencapaiannya, diantaranya : Melakukan analisis Kondisi Eksisting, menentuan portofolio aplikasi mendatang guna meningkatkan pola proses bisnis yang akan diterapkan nantinya.
6.2 Saran Perlu diperhatikan dalam melakukan analisis Kondisi Eksisting, menentuan portofolio aplikasi mendatang. Diharapkan dapat lebih memperhatikan dari jenis kebutuhan dengan kondisi dilapangan yang sebenarnya. Penulis mengharapkan
juga
dalam
pengembangan
selanjutnya,
dapat
menggambarkan sebuah pola kerja suatu perencanaan yang akan dilakukan. Untuk peneliti selanjutnya, diharapkan dapat menyempurnakan dari Tugas Akhir ini dengan judul Perencanaan Strategis Sistem Informasi.
79
DAFTAR PUSTAKA
[1]
Adri Perdana Mhaputra, Aryanto, Safrina Amini, Triahmadi Januarsyah. ( 2009). Perencanaan Strategis Sistem Informasi di Universitas Budi Luhur, Tesis S2 yang ditulis di Universitas Indonesia, Jakarta.
[2]
Cassidy, Anita. ( 1998). A practical Guide to Information System Strategic planning. St. Lucie Press, Florida
[3]
Kusuma, Andi. Ali, Achmad Holil Noor.( 2007). Perencanaan Strategis SI/TI di Afvoe Design, Tesis S2 yang ditulis di Institut Teknologi Sepuluh November, Surabaya.
[4]
Nugroho, Adi.( 2005). Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Penerbit Informatika, Bandung.
[5]
Ward, Jhon. and Peppard, Joe.( 2002). Strategic Planning for Information Systems Third Edition., Jhon Willey & Son’s Ltd. Cranfield, Bedfordshire, UK.
[6]
Robert Kaplan and David Norton (1992). Harvard Business Review. Harvard Business School Publishing.
80
