BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori
Di antara 4P dalam Marketing Mix, yaitu Product, Price, Promotion, dan
Place, komponen Place kurang banyak diperhatikan oleh para pemasar atau
manajemen. Secara historis, sebenarnya pemasaran dimulai dari distribusi, namun
fungsi Place ini sering ditempatkan pada posisi yang kurang berarti dalam pemasaran. Padahal, sebaliknya justru komponen Place ini memegang peranan yang sangat penting dalam pemasaran (Saputra, 2010). Dalam fungsi Place ini terdapat funsgsi logistik diantaranya warehousing, inventory management, transportation, dan logistic information management (Kotler, 2006). 4P dari bauran pemasaran mengharuskan bagi sebuah perusahaan untuk menjadi sukses, setiap usaha pemasaran harus mengintegrasikan ide-ide memiliki produk yang tepat, dengan harga yang tepat, dipublikasikan dengan promosi yang tepat, dan tersedia di tempat yang tepat. Logistik memainkan peran penting terutama dalam mendukung mendapatkan produk ke tempat yang tepat (www.jetef.com).
2.1.1 Logistik dan Supply Chain Management Perusahaan harus memutuskan cara terbaik untuk menyimpan, menangani, dan memindahkan produk dan layanan mereka sehingga dapat tersedia untuk pelanggan pada waktu yang tepat, dan di tempat yang tepat. Distribusi fisik dan efektivitas logistik memiliki dampak yang besar pada kepuasan dan biaya perusahaan. Manajemen logistik penting dalam rantai pasokan, tujuan dari sistem logistik sebagai fungsi logistik utama dan kebutuhan untuk manajemen rantai pasokan terpadu ( supply chain management) (Kotler, 2006).
8
Kotler (2006) menyebutkan bahwa logistik pemasaran atau disebut juga distribusi fisik meliputi perencanaan, pelaksanaan, dan mengendalikan aliran fisik
barang, jasa, dan informasi terkait dari titik asal ke titik konsumsi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan pada keuntungan. singkatnya, melibatkan
mendapatkan produk yang tepat ke pelanggan yang tepat di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.
Najib (2011) mengemukakan bahwa manajemen logistik adalah proses
perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian aliran, efisien efektif dan
penyimpanan barang, pelayanan, dan informasi terkait dari titik asal ke titik
konsumsi dengan tujuan untuk kebutuhan pelanggan. Sedangkan Havaldar (2007) menyebutkan bahwa logistik adalah right thing at the right place at the right time. Havaldar (2007) juga menyebutkan bahwa Manajemen Logistik merupakan sebuah kerangka perencanaan bisnis untuk pengelolaan bahan baku, informasi, layanan, dan arus modal, termasuk didalamnya informasi, komunikasi dan kontrol sistem yang yang semakin kompleksdiperlukan dalam lingkungan bisnis saat ini. Saputra (2010) mendefinisikan manajemen logistik sebagai manajemen dari seluruh aktivitas pergerakan-penyimpanan (move store) dan aktivitasaktivitas yang berhubungan dengan titik-titik pengumpulan/ asal (point of acquisition) dan titik-titik konsumsi/ tujuan (point of consumption). Saputra (2010) juga menyatakan bahwa dalam arti luas ruang lingkup logistik meliputi segala sesuatu yang berhubungan dengan pergerakan (barang) dari, ke, dan di antara fasilitas-fasilitas yang ada dalam perusahaan. Dengan demikian, dapat ditarik kesimpulan bahwa logistik atau logistic business mempunyai pengertian yang lebih luas yaitu tidak hanya membahas penyaluran barang dari perusahaan kepada konsumen tetapi juga menyangkut penyaluran bahan baku dari pemasok ke perusahaan yang dibutuhkan dalam proses produksi.
9
Logistik
pemasaran
melibatkan
tidak
hanya
outbound
logistic
(memindahkan produk dari pabrik ke reseller dan akhirnya kepada pelanggan),
tetapi juga inbound logistic (memindahkan produk dan bahan baku dari pemasok ke pabrik) dan reverse logistic (memindahkan produk rusak, tidak diinginkan,
atau kelebihan yang dikembalikan oleh konsumen atau reseller) (Kotler, 2006).
Inbound
Logistics
Suppliers
Outbound
Company
Logistics
Resellers
Customers
Reverse Logistic
Gambar 2.1 Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management) Sumber: Kotler (2006) Gambar diatas menjelaskan bahwa logistik pemasaran melibatkan manajemen rantai pasokan (supply chain management) untuk mengelola nilai tambah bahan baku dari hulu hingga ke hilir, barang jadi, dan informasi terkait antara pemasok, perusahaan, reseller, dan konsumen akhir (Kotler, 2006) Asal-usul logistik dan manajemen rantai pasokan (supply chain management)
berasal dari manajemen bahan baku. Manajemen bahan baku
adalah fungsi dalam perusahaan yang bertanggung jawab untuk koordinasi perencanaan, bergerak, menyimpan, dan pengendalian bahan secara optimal sehingga memberikan layanan untuk pelanggan dengan biaya minimum (Havaldar, 2007). Fungsi logistik yang utama meliputi pergudangan, manajemen persediaan, transportasi, dan manajemen informasi logistik (Kotler, 2006). Berikut akan dibahas tentang gudang dan manajemen gudang secara lebih jelas.
10
2.1.2 Pengertian Gudang Gudang adalah suatu sistem logistik dari sebuah perusahaan yang
berfungsi untuk menyimpan produk dan menyediakan informasi mengenai status serta kondisi material/produk yang disimpan di gudang sehingga informasi
tersebut selalu up-to-date dan mudah diakses oleh siapapun yang berkepentingan. Produk yang disimpan di gudang adalah bahan baku, komponen, goods-in-process dan barang jadi (Okdinawati, 2010).
Mulcahy (1994) mendefinisikan gudang adalah sebagai fungsi dari
penyimpanan bermacam-macam jenis produk dengan jumlah yang kecil maupun
besar, dalam waktu antara saat produk telah dibuat hingga saat waktu produk di butuhkan oleh konsumen.
2.1.3 Tujuan Pergudangan Mulcahy (2010) juga menjelaskan bahwa dua tujuan utama dari gudang dan distribusi adalah untuk meingkatkan keuntungan (profit) dan pelayanan konsumen (customer service). Untuk mencapai tujuan ini, ada beberapa langkah yang dapat dilakukan, antara lain : 1. Memaksimalkan penggunaan penyimpanan 2. Memaksimalkan penggunaan peralatan di gudang 3. Memaksimalkan tenaga kerja 4. Meminimalkan biaya operasi perusahaan 5. Menjamin perlindungan aset perusahaan
2.1.4 Proses Pergudangan Okdinawati (2010) mengemukakan bahwa proses pergudangan terbagi kedalam 3 aktivitas yakni penerimaan barang, penyimpanan barang, dan pengeluaran barang. Berikut akan dibahas satu persatu mengenai proses pergudangan.
11
2.1.4.1 Penerimaan Barang Proses penerimaan barang adalah mendapatkan barang dari supplier sesuai
dengan pesanan/kontrak, dengan proses: 1. Pengadaan barang, dengan barang tiba di gudang.
2.
Penerimaan di gudang dan lapangan, dengan melakukan pengecakan barang tersebut.
3. 4.
Membuat berita acara pemeriksaan barang apakah disetujui apa tidak.
Persetujuan pembayaran dengan pihak supplier.
5. Penyimpanan
2.1.4.2 Penyimpanan Barang Tujuan penyimpanan barang adalah menjamin terhindarnya barang dari kerusakan dan kehilangan sehingga siap diberikan kepada pemakainya pada saat barang diperlukan. Proses utamanya antara lain : 1.
Menerima
barang
dari
pemasok
sesuai
prosedur
dan
mengadministrasikannya. 2.
Menyimpan barang sehingga terhindar dari kerusakan dan kehilangan.
3.
Memberikan barang kepada pemakai dan mengadministrasikannya
2.1.4.3 Pengeluaran Barang Tujuan pengeluaran barang adalah untuk menjamin pengeluaran barang sesuai dengan permintaan pemakainya (user) baik jenis maupun jumlahnya, dengan mekanisme: 1.
Nota permintaan barang dicocokan dengan status persediaan.
2.
Kemudian transaksi pengeluaran barang.
3.
Kemudian barang siap dikirimkan sesuai dengan pesanan.
2.1.5 Pengertian Manajemen Gudang Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara ringkas sistem manajemen 12
gudang mengandung pemahaman pengelolaan dari aktivitas yang saling terkait dalam aktivitas penyimpanan barang sementara. Penerimaan dari pemasok,
handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan. Sistem manajemen gudang yang terintegrasi akan membantu bisnis
mencapai penggunaan optimal dari ruang penyimpanan, waktu yang efisien dan pengambilan, akurasi persediaan yang mendekati sempurna, waktu respon lebih baik, dan penurunan yang signifikan dalam biaya (Bolten, 1997).
2.1.5.1 Tujuan Manajemen Gudang
Schreibfeder (2010) mengatakan tujuan dari manajemen gudang antara lain : 1.
Untuk
mendukung
kelancaran
produksi
sehingga
meningkatkan
produktifitas perusahaan. 2. Menjaga kelancaran distribusi. 3.
Meningkatkan kepuasan konsumen dengan terjaminnya ketersediaan barang (product availability)
4. Menghindari penyimpanan deadstock atau surplus. 5. Meningkatkan keamanan dan keselamatan kerja operator.
2.1.6 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi (Bodnard & Hopwood, 2000) Lebih jelas lagi Bodnard dan Hopwood (2000) mengatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti orang dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan lainnya menjadi informasi, informasi ini dikomunikasikan kepada berbagai pengambil keputusan. Sistem informasi akuntansi melakukan transformasi ini dengan mereka adalah sistem dasarnya manual atau terkomputerisasi secara menyeluruh.
13
Sedangkan Romney (1997) mengatakan bahwa sebuah sistem informasi akuntansi (SIA) memproses data dan transaksi untuk menyediakan pengguna
dengan informasi yang mereka butuhkan untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis mereka Baridwan (2004) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah
suatu komponen yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan mengkombinasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan
keputusan pihak-pihak luar (seperti inspektorat pajak, investor, dan kreditor) serta pihak-pihak dalam (terutama manajemen).
Dari beberapa definisi diatas dapat ditarik simpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber, seperti manusia dan peralatan yang didesain untuk mengubah data dan informasi yang menjadi dasar informasi bagi para pemakai untuk mengambil keputusan dalam merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan perusahaan guna mencapai tujuannya.
2.1.6.1 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney (1997) terdapat 8 (delapan) unsur dari suatu sistem informasi akuntansi, yaitu : 1. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi dirancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang menggambarkan tenaga penggerak dibelakang sistem dan tujuannya. 2. Masukan Data harus dikumpulkan dan dimasukan sebagai input ke dalam sistem. Masukan yang umum dari suatu sistem informasi akuntansi adalah data transaksi dan jurnal. 3. Keluaran Informasi yang dihasilkan oleh sistem disebut keluaran. Keluaran yang umum dari Sitem Informasi Akuntansi adalah laporan keuangan dan laporan-laporan internal lainnya.
14
4. Penyimpanan Data Data disimpan dalam sistem informasi akuntansi untuk pemakaian
berikutnya. Data yang disimpan harus dimutakhirkan secara teratur.
5. Pengolahan
Data harus diolah untuk menghasilkan informasi. Sebagian perusahaan
memproses data mereka dengan komputer. 6. Insturksi dan Prosedur
Sistem Informasi Akuntansi tidak dapat memproses data untuk
menghasilkan informasi tanpa instruksi dan prosedur yang terinci. Instruksi dan prosedur untuk pemakai biasanya terdapat pada prosedur manual.
7. Pengguna Orang-orang yang berhubungan dengan sistem dan pemakai informasi yang dihasilkan disebut pengguna. Dalam perusahaan, pengguna meliputi semua orang yang melaksanakan dan mencatat transaksi dan semua orang yang mengatur dan mengendalikan sistem. 8. Pengendalian dan Pengukuran Keamanan Informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem harus akurat, bebas dari kesalahan dan dilindungi dari akses-akses yang tidak sah. Pengendalian dan pengukuran keamanan dibuat dalam suatu sistem informasi akuntansi untuk menjamin informasi yang akurat dan pengoperasian sistem secara tepat. Chusing (1997) menjelaskan pula hal yang sama mengenai karakteristik atau unsur-unsur sistem informasi akuntansi. Namun ada beberapa poin tambahan diantaranya: 1. Formulir Formulir merupakan unsur pokok yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang terjadi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen. Karena dengan formulir, peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas.
15
2. Peralatan
Peralatan merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang berperan
dalam
kalkulasi/perhitungan dan kerapihan bentuk informasi.
mempercepat
pengolahan
data,
meningkatkan
ketelitian
2.1.6.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Bodnar (1997) mengatakan bahwa tujuan dari sistem informasi akuntansi
adalah untuk menyediakan data akuntansi untuk berbagai pengambilan keputusan
menurut pemberi hak informasinya.
Sedangkan menurut Wilkinson (2000) tujuan utama sistem informasi akuntansi adalah: 1. Mendukung operasi sehari-hari 2. Mendukung pengambilan keputusan oleh pengambil keputusan intern 3. Memenuhi kewajiban dan berkenaan dengan pengamanan.
2.1.7 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi dan Administrasi Persediaan (SIAAP) Sistem Informasi Akuntansi dan Administrasi Persediaan (SIAAP) merupakan program yang memberikan informasi mengenai pengelolaan persediaan bahan baku dan penolong di lingkungan PT. Bio Farma (Persero) khususnya di Bagian Pengelolaan Persediaan, sejak pemesanan barang, penerimaan, penyimpanan sampai barang digunakan oleh bagian sesuai dengan tujuan penggunaannya termasuk pemesanan barang investasi dan jasa. Pemakai program ini adalah seluruh Bagian PT. Biofarma (Persero) yang dikelompokkan menjadi tiga yaitu user, supervisor dan administrator. Sistem Informasi Akuntansi dan Administrasi Persediaan (SIAAP) merupakan aplikasi yang bekerja dalam sistem operasi Windows dan dirancang untuk dapat dijalankan dalam sistem jaringan komputer (LAN) menggunakan pemograman berbasis web dan menggunakan database SQL.
16
Sistem Informasi Akuntansi dan Administrasi Persediaan (SIAAP) merupakan aplikasi untuk menyusun Laporan Persediaan Bahan Baku dan
Penolong di Bagian PPIC meliputi fungsi pemesanan, Seksi Penerimaan Barang meliputi fungsi penerimaan dan Bagian Pengelolaan Persediaan meliputi fungsi
penyimpanan dan penyerahan barang seta user sebagai pemakai, sehingga dapat menunjang penyusunan laporan keuangan dalam waktu singkat dan akurat. Sistem Informasi Akuntansi dan Administrasi Persediaan (SIAAP)
dikembangkan untuk memberikan informasi yang dapat digunakan dalam menganalisa efektivitas pengelolaan persediaan bahan baku dan penolong
sehingga dapat meningkatkan sistem pengendalian intern persediaan bahan baku dan penolong. Sistem Informasi Akuntansi dan Administrasi Persediaan (SIAAP) ini akan menyajikan informasi mengenai jadwal dan jumlah kebutuhan dari user, jadwal kedatangan barang, laporan penerimaan dan pemeriksaan barang, status karantina dan release, penyerahan barang dari Divisi Logistik, penyimpanan barnag, mutasi bahan baku dan penolong serta kartu stok dari Divisi Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Kegunaan dari program ini adalah untuk mempermudah user atau supervisor melihat dan menganalisa saldo dan mutasi persediaan bahan baku. (Sumber: User Requirements Specifications PT. Bio Farma)
2.1.8 Pentingnya Teknologi Informasi dalam Pergudangan Penggunaan hardware dan software komputer kini sudah menjadi trend dalam setiap aktivitas di gudang dan kegiatan distribusi. Fungsi dari keterlibatan perangkat komputer ini antara lain kemudahan proses pemesanan barang, kemudahan pelacakan dan informasi tentang penyimpanan di gudang, identfikasi otomatis, dan pengaturan penggunaan peralatan gudang serta penjadwalan kegiatan tenaga kerja. Implementasi perangkat komputer dengan tingkat intelejensi yang lebih tinggi dan proses yang lebih cepat akan memberikan dampak positif berupa penekanan biaya operasi, meningkatkan kelancaran alur barang dan meningkatkan pelayanan untuk konsumen (Mulcahy, 1994). 17
Blattberg (1994) mengatakan bahwa perkembangan pengolahan teknologi informasi baru yang belum pernah terjadi sebelumnya baik dalam kecepatan dan
ruang lingkup telah membawa sebuah "era informasi" di mana informasi adalah sumber daya utama masyarakat.
Diperkirakan bahwa teknologi informasi telah menjadi lebih efisien pada
tingkat 25% per tahun selama empat puluh tahun terakhir (Haeckel, 1990). Organisasi yang sukses di masa depan akan dikonfigurasi untuk mengoptimalkan
proses-informasi kapasitas (Achrol, 1991). Sedangkan Bowersox (1991) menjelaskan bahwa kemunculan sebuah
informasi berbasis masyarakat kemungkinan akan mempengaruhi hampir setiap aspek kegiatan komersial, termasuk fungsi logistik. Biaya rendah teknologi informasi telah menjadi faktor kunci dalam mengangkat pentingnya strategis logistik. Banyak perusahaan memanfaatkan logistik untuk menyediakan nilai tambah bagi pelanggan dan membedakan diri dari pesaing mereka. Perusahaan menemukan bahwa potensi informasi untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan (Rogers, 1996). Dari
beberapa
pendapat
diatas
dapat
ditarik
kesimpulan
bahwa
perkembangan teknologi informasi telah membuat informasi sebagai sumber daya utama masyarakat dan telah menjadi semakin efisien sehingga dapat dioptimalkan oleh suatu organisasi untuk memproses sebuah informasi yang akan mempengaruhi bayak aspek kegiatan, salah satunya fungsi logistik yaitu pergudangan.
2.2
Pembahasan Penelitian Terdahulu Penelitian yang serupa dengan penelitian ini telah dilakukan sebelumnya
oleh Dale S. Rogers, Patricia J. Daugherty, dan Alexander E. Ellinger (1996) yang meneliti tentang hubungan antara teknologi informasi dan kinerja pergudangan. Penelitian tersebut dilakukan dengan metode analisis deskriptif. Kuesioner digunakan sebagai instrumen penelitian dalam penelitian tersebut dan dibagikan
18
kepada 272 anggota American Warehouse Association (AWA) dan non anggota AWA.
Responden diajukan pertanyaan berkaitan dengan jenis teknologi
informasi pergudangan yang dimanfaatkan dalam bisnis mereka. Sebanyak 15
macam teknologi berbasis komputer dituliskan dalam kuesioner dan responden diminta untuk menunjukkan teknologi informasi mana yang telah mereka gunakan saat itu dan teknologi informasi mana yang ingin mereka gunakan 3 tahun
mendatang.
Para responden juga diminta untuk memberikan informasi kinerja
pergudangan. Daftar delapan ukuran kinerja dituliskan dalam kuesioner. Responden diminta untuk menunjukkan keberhasilan perusahaan mereka dalam mencapai tujuan tertentu seperti mengurangi biaya dan pengurangan waktu siklus. Pernyataan-pernyataan tersebut diukur dengan menggunakan skala interval mulai dari 1= ”Sangat Tidak berhasil” hingga 7= ”Sangat Berhasil”. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pemanfaatan teknologi informasi pergudangan di antara responden pergudangan ditemukan rendah. Namun, responden memproyeksikan peningkatan yang signifikan dalam adopsi teknologi informasi baru dalam tiga tahun ke depan. Tampaknya ada sebuah kesadaran bahwa perusahaan pergudangan harus berinvestasi dalam teknologi informasi untuk tetap kompetitif. Berdasarkan pada penelitian ini, juga tampak bahwa perusahaan pergudangan tidak mau mengambil risiko banyak modal pada investasi di bidang teknologi informasi kecuali mereka cukup yakin bahwa pelanggan membutuhkan atau memerlukan teknologi tersebut. Sedangkan untuk teknologi informasi yang paling umumdigunakan diantara responden adalah Electronic Data Interchange (EDI), mikrokomputer, jaringan area lokal, dan kode bar. Penelitian ini juga menunjukkan hubungan yang terjadi antara teknologi informasi dan kinerja pergudangan. Perusahaanperusahaan dengan teknologi informasi pergudangan lebih memiliki peningkatan kinerja diantaranya peningkatan kualitas, pengurangan siklus waktu, dan perbaikan produktivitas.
19
