BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Kantor Manajemen Kantor adalah fungsi tata penyelenggaraan dan pelayanan dari suatu organisasi yang mencakup kegiatan perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Arthur Grager dalam Sayuti (2013: 8), manajemen kantor adalah fungsi tata penyelenggaraan komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi. Menurut George Terry dalam Sayuti (2013: 8), manajemen kantor ialah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2.2.
Kegiatan Pekerjaan Kantor
Menurut Yuli (2005: 9), aktivitas kerja karyawan adalah kegiatan atau rutinitas kerja yang dilakukan karyawan, yang terdiri dari tugas dan tanggung jawab dalam bekerja sesuai dengan uraian kerja yang telah ditetapkan. Uraian kerja yang telah ditetapkan yang harus dilakukan atau dikerjakan oleh karyawan perusahaan di suatu kantor disebut sebagai pekerjaan kantor. Menurut Leffingwell dan Robinson dalam Sayuti (2013: 12), pekerjaan perkantoran itu menyangkut kegiatan berikut ini: 1. Receiving dispatching and shipping orders 2. Billing 3. Correspondence, dictation, typing 4. Filling 5. Passing credit and collection put standing accounts 6. Handling, distributing and dispatching mail 7. Duplicating and addressing work 8. Miscellaneous, such as telephone, receiving visitor, messeger service 9. Special tasks objective, simplication of system. Elimanation of unnecessary work. 10. Making record (noting down desired data)
2.3. Aspek-aspek Manajemen Kantor Agar kegiatan dalam kantor dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan manajemen. Adapun fungsi manajemen itu adalah untuk menstimulasi kegiatan atau aktivitas kantor. Menurut Sayuti (2013: 19) semua rangkaian kegiatan manajemen kantor itu, pada dasarnya dapat dilihat dari 6 (enam) aspek yaitu: 1. Tujuan, menentukan tujuan kantor atau bagian dan bidang kerja dalam kantor. 2. Organisasi, mengatur dan menyusun rangkaian kerja. 3. Metode, uraian bagaimana dan dimana pekerjaan harus diselesaikan. 4. Kepegawaian, penerimaan dan penempatan tenaga kerja, serta memelihara mereka agar tetap mau dan mampu bekerja. 5. Lingkungan, mengatur tempat kerja yang berkaitan dengan fisik dan perwajahan kantor, juga menyangkut perlengkapan dan peralatan kerja yang diperlukan. 6. Mesin dan Perlengkapan, semua alat dan benda yang dipergunakan untuk mempermudah dan memperlancar pelaksanaan kerja. 2.4. Pengertian Pemeliharaan Pemeliharaan adalah suatu kegiatan menjaga peralatan atau mesinmesin yang digunakan dalam aktivitas kantor yang dilakukan secara terus menerus agar peralatan atau mesin-mesin kantor tersebut tetap dalam keadaan baik dan siap dipakai kapan saja sehingga menunjang kelancaran penyelesaian suatu tugas. Kegiatan pemeliharaan sangat penting dilakukan agar aktivitas kantor dapat berjalan dengan efektif dan efisien dalam pemakaian atau penggunaan mesin-mesin/peralatan kantor. Pemeliharaan terhadap mesin-mesin maupun peralatan kantor lainnya dapat dilakukan secara rutin maupun berkala tergantung pada kebijakan atau peraturan dari perusahaan tersebut dan juga penggunaannya harus berdasarkan pada Standar Operasional Prosedur (SOP) agar mesin-mesin tersebut dapat bekerja dengan baik dan aman bagi pekerja Menurut Setiawan, F.D (2008), pemeliharaan dapat diartikan sebagai tindakan merawat mesin atau peralatan pabrik dengan memperbaharui umur masa pakai dan kegagalan atau kerusakan mesin. Menurut Sofyan Assauri (2004), pemeliharaan adalah kegiatan untuk memelihara atau menjaga fasilitas/peralatan pabrik dan mengadakan perbaikan atau penyesuaian/penggantian yang diperlukan agar supaya terdapat suatu keadaan operasi produksi yang memuaskan sesuai dengan apa yang direncanakan.
2.5. Tujuan Pemeliharaan Tujuan pemeliharaan mesin-mesin kantor yang pasti langsung akan tergambar dipikiran setiap orang adalah untuk memperpanjang umur mesinmesin kantor tersebut dan mencegah terjadinya kerusakan dalam waktu yang relatif cepat. Oleh sebab itulah, perusahaan dengan sebaik mungkin akan melakukan pemeliharaan dan perawatan terhadap mesin-mesin atau peralatan kantor lainnya agar terciptalah tujuan perusahaan untuk melaksanakan kegiatan kerja yang efektif dan efisien dalam menghasilkan laba optimum. Tujuan dari pemeliharaan menurut Daryus A, (2008) dalam bukunya manajemen pemeliharaan mesin adalah: 1. Untuk memperpanjang kegunaan asset. 2. Untuk menjamin ketersediaan optimum peralatan yang dipasang untuk produksi dan mendapatkan laba investasi maksimum yang mungkin. 3. Untuk menjamin kesiapan operasional dari seluruh peralatan yang diperlukan dalam keadaan darurat setiap waktu. 4. Untuk menjamin keselamatan orang yang menggunakan sarana tersebut. 2.6. Jenis-jenis Pemeliharaan Menurut Daryus A, (2008) dalam bukunya Manajemen Pemeliharaan Mesin membagi pemeliharaan menjadi: a. Pemeliharaan pencegahan (Preventive Maintenance). Pemeliharaan pencegahan adalah pemeliharaan yang dibertujuan untuk mencegah terjadinya kerusakan, atau cara pemeliharaan yang direncanakan untuk pencegahan. b. Pemeliharaan korektif (Corrective Maintenance). Pemeliharaan korektif adalah pekerjaan pemeliharaan yang dilakukan untuk memperbaiki dan meningkatkan kondisi fasilitas/peralatan sehingga mencapai standar yang dapat di terima. Dalam perbaikan dapat dilakukan peningkatan-peningkatan sedemikian rupa, seperti melakukan perubahan atau modifikasi rancangan agar peralatan menjadi lebih baik. c. Pemeliharaan berjalan (Running Maintenance) Pemeliharaan berjalan dilakukan ketika fasilitas atau peralatan dalam keadaan bekerja. Pemeliharan berjalan diterapkan pada peralatanperalatan yang harus beroperasi terus dalam melayani proses produksi. d. Pemeliharaan prediktif (Predictive Maintenance) Pemeliharaan prediktif ini dilakukan untuk mengetahui terjadinya perubahan atau kelainan dalam kondisi fisik maupun fungsi dari system peralatan. Biasanya pemeliharaan prediktif dilakukan dengan bantuan panca indra atau alat-alat monitor yang canggih. e. Pemeliharaan setelah terjadi kerusakan (Breakdown Maintenance) Pekerjaan pemeliharaan ini dilakukan ketika terjadinya kerusakan
pada peralatan, dan untuk memperbaikinya harus disiapkan suku cadang, alat-alat dan tenaga kerjanya. Pemeliharaan Darurat (Emergency Maintenance). Pemeliharan darurat adalah pekerjaan pemeliharaan yang harus segera dilakukan karena terjadi kemacetan atau kerusakan yang tidak terduga. Pemeliharaan berhenti (shutdown maintenance). Pemeliharaan berhenti adalah pemeliharaan yang hanya dilakukan selama mesin tersebut berhenti beroperasi. Pemeliharaan rutin (routine maintenance). Pemeliharaan rutin adalah pemeliharaan yang dilaksanakan secara rutin atau terus-menerus.
f.
g.
h.
2.7. Faktor-faktor Dalam Pemeliharaan Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam rangka memelihara dan meningkatkan penggunaan mesin-mesin kantor menurut Sedarmayanti (2009: 53), yaitu: 1. Pemeliharaan (Maintenance) Perawatan terhadap perlengkapan materil perlu dilakukan agar perlengkapan dapat lebih awet (mengurangi kecepatan rusak). 2. Reparasi (Repair). Perbaikan terhadap perlengkapan materil agar dapat berfungsi lagi sebagaimana mestinya. 3. Peningkatan (Betterment). Mengusahakan perlengkapan materil pada kondisi yang lebih baik lagi sehingga umur dan nilai guna mesin akan bertambah. 4. Penggantian (Replacement). Mengganti perlengkapan yang telah ada dengan perlengkapan lain yang lebih sesuai/baru. 5. Penambahan (Addition). Menambah jumlah perlengkapan yang fungsinya sama, sehingga nilai guna dari perlengkapan yang sejenis dapat bertambah. 2.8. Syarat-syarat
yang
Diperlukan
Agar
Pekerjaan
Bagian
Pemeliharaan Dapat Efisien Hasil yang maksimal dalam setiap pemeliharaan tergantung pada cara bekerja yang efisien. Yang dimaksud dengan efisien dalam kegiatan atau aktivitas kerja adalah pencapaian target dengan input biaya yang sama untuk menghasilkan output atau hasil yang lebih besar dengan cara-cara yang efektif. Syarat-syarat yang diperlukan agar pekerjaan bagian pemeliharaan dapat efisien menurut Menurut Assauri (2008, 144) adalah sebagai berikut: a. Harus ada data mengenai mesin dan peralatan yang dimiliki perusahaan. Dalam hal ini data yang dimaksudkan adalah seluruh data mengenai mesin atau peralatan seperti nomor, jenis (types), umur dan
b.
c.
d.
e.
f.
tahun pembuatan, keadaan atau kondisinya, pembebanan dalam operasi (operating load) produksi yang direncanakan per jam atau kapasitas, bagaimana operator menjalankan atau meng- handle mesinmesin tersebut, berapa maintenance crew, kapasitas dan keahliannya, ketentuan yang ada, jumlah mesin dan sebagainya. Harus ada planning dan scheduling. Dalam hal ini harus disusun perencanaan kegiatan pemeliharaan untuk jangka panjang dan jangka pendek, seperti preventive maintenance, inspeksi, keadaan yang diawasi, peminyakan (lubrication), pembersihan, reparasi kerusakan, pembangunan bengkel baru dan sebagainya. Di samping itu planning & scheduling ini menentukan apa yang akan dikerjakan dan kapan dikerjakan serta urut-urutan pengerjaan atau prioritasnya dan dimana dikerjakannya. Perlu pula direncanakan banyaknya tenaga pemeliharaan yang harus ada supaya pekerjaan pemeliharaan dapat efektif dan efisien. Harus ada surat perintah (work orders) yang tertulis. Surat perintah ini memberitahukan atau menyatakan tentang : Apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya dan yang bertanggung jawab, dimana dikerjakan apakah di luar atau di bagian di dalam kantor. kalau di dalam kantor, bagian mana yang mengerjakannya, ditentukan berapa tenaga dan bahan atau alat-alat yang dibutuhkan dan macamnya, waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut dan waktu selesainya. Harus ada persediaan alat-alat atau spareparts (stores control). Oleh karena untuk pelaksanaan kegiatan pemeliharaan ini dibutuhkan adanya spareparts (alat-alat) dan material, maka spareparts dan material ini harus disediakan dan diawasi. Dengan stores control ini, maka manajer bagian pemeliharaan harus selalu berusaha supaya spareparts dan material atau onderdil-onderdil tetap ada pada saat dibutuhkannya dan investasi dari persediaan (stores) ini adalah minimum (dalam arti cukup tidak kurang dan tidak berkelebihan). Jadi perlu dijaga agar tetap tersedia onderdil-onderdil, alat- alat dan bahanbahan yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan suatu investasi yang minimum. Harus ada catatan (records). Catatan tentang kegiatan pemeliharaan yang dilakukan dan apa yang perlu untuk kegiatan maintenance tersebut. Jadi perlu ada catatan dan gambaran (peta) yang menunjukkan jumlah dan macam serta letak peralatan yang ada dan karakter dari masing-masing peralatan (mesin mesin) ini, serta catatan tentang inspection intervalnya berapa lama, serta biaya maintenance. Di samping itu perlu pula dibuat catatan mengenai gambaran produksi seperti jam produksi yang berjalan, waktu berhenti, dan jumlah produksi. Harus ada laporan, pengawasan, dan analisis (reports, control, and analysis). Laporan (reports) tentang progress (kemajuan) yang kita adakan, pembetulan yang telah kita adakan dan pengawasan. Kalau pemeliharaannya baik, maka ini sebenarnya berkat report & control yang ada, di mana kita dapat melihat efisiensi dan penyimpangan-
penyimpangan yang ada. Di samping itu juga perlu dilakukan penganalisisan tentang kegagalan - kegagalan yang pernah terjadi dan waktu terhenti. Analisis ini penting untuk dapat digunakan dalam pengambilan keputusan akan kegiatan atau kebijaksanaan pemeliharaan. 2.9.
Pengertian Mesin-mesin Kantor Mesin
kantor
merupakan
salah
satu
alat
penunjang
untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efektif dan efesien. Karena dengan adanya mesin kantor pekerjaan atau aktivitas kantor dapat berjalan dengan lancar dan cepat yang tentu saja dengan hasil yang baik pula. Adapun pengertian mesin-mesin kantor menurut para ahli sebagai berikut: a.
b.
Menurut Gie (2008: 3) mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, magnetic atau secara kimiawi. Menurut Wursanto (2004: 88) mesin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Dari pengertian mesin kantor diatas dapat disimpulkan bahwa Mesin
Kantor adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, maupun magnetis yang digunakan oleh lembaga atau perusahaan dalam memperlancar aktivitas kantor dan bersifat efisien.
2.10. Jenis-jenis Mesin Kantor Dalam
Manajemen Kantor yang efektif salah satunya adalah
bagaimana perencanaan mesin-mesin kantor yang sesuai dan dibutuhkan oleh perusahaan dan karyawan dalam aktivitas kerjanya. Jenis-jenis mesin kantor banyak sekali jumlahnya namun tidak semua jenis mesin kantor tersebut dapat digunakan oleh perusahaan karena memang perusahaan hanya akan menggunakan mesin kantor yang benar-benar mereka butuhkan. Semua jenis mesin-mesin kantor yang tersedia tersebut keberadaanya akan sangat
membantu dan memudahkan karyawan dalam memperoleh hasil kerja yang memuaskan bagi peusahaan. Menurut Sedarmayanti (2008:4) jenis-jenis mesin kantor tersebut antara lain: 1.
Komputer (Computer) Adalah suatu alat elektronik yang mampu melakukan beberapa tugas yaitu menerima input, memproses input sesuai dengan instruksi yang diberikan, menyimpan perintah-perintah dan hasil pengolahannya serta menyediakan output dalam bentuk informasi. 2. Mesin Tik (Tipewritter) Yaitu mesin tulis manual atau mesin tulis biasa dijumpai sehari-hari pada setiap kantor yang dapat dipergunakan untuk mengetik berbagai macam surat, naskah atau teks, mengetik tabel pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, wesel pos, kartu pos dan lain-lain. 3. Mesin Tik Elektronik (Memorywritter) Pada umumnya mesin tik ini sama saja penggunaannya dengan mesin tik manual, tetapi mesin tik elektronik lebih canggih dibandingkan dengan mesin pendahulunya, misalnya mesin tik elektronik menggunakan listrik. 4. Mesin Fotokopi (Photocopy Machine) Adalah mesin yang digunakan untuk menggandakan atau memperbanyak dokumen-dokumen. 5. Facsimilie (Telecopier) Adalah alat pengirim dokumen atau gambar dari satu tempat ke tempat lain dengan menggunakan saluran telepon. Pengiriman bisa dilakukan apabila pengirim dan penerima sama-sama mengaktifkan mesin ini. 6. Mesin Penghancur Kertas (Shredder) Penghancur Kertas (Paper Shredder), yang digunakan untuk menghancurkan dokumen berupa kertas, seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain. 7. Mesin Penyalin Dikte (Transcribing Machine) Adalah mesin rekaman yang digunakan untuk menyimpan informasi yang sifatnya sementara. 8. Telex (Teleprinter Exchange) Merupakan alat komunikasi tertulis elektronik jarak jauh yang dipergunakan pada jasa telekomunikasi dalam bentuk Telex (Teleprinter Exchange). 9. Overhead Projector (OHP) Adalah benda yang berguna untuk melihat bayangan gambar diapositif seperti yang umumnya digunakan untuk presentasi di kelas. 10. Mesin Penjumlahan Adalah mesin yang dapat menghitung perkalian yang sederhana tetapi cara menghitungnya seperti penjumlahan sehingga untuk mencapai hasilnya relatif lama. Mesin jumlah termasuk salah satu jenis mesin hitung karena berupa mesin yang dipergunakan untuk menghitung angka-angka.
2.11. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Memilih Mesin-mesin Kantor Dalam pengadaan atau perencanaan mesin-mesin kantor pimpinan perusahaan atau manajer kantor akan memperhatikan beberapa faktor yang akan mempengaruhi aktivitas kerja agar berjalan dengan lancar, cepat, dan memperoleh hasil yang memuaskan. Faktor-faktor dalam pemilihan mesinmesin kantor tersebut adalah faktor keperluan, efisiensi, kualitas, kemudahan, serta kemampuan pegawai dalam mengoperasikannya. Menurut Moekijat dalam MC Maryati (2008: 156) dalam memilih mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Mesin harus benar-benar diperlukan 2. Jenis mesin hendak praktis 3. Mesin harus mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan 4. Mesin dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan 5. Mutu mesin harus baik 6. Dapat mengurangi kesulitan pekerjaan 7. Dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan 8. Pemeliharaannya mudah 9. Pelatihan penggunaan dapat dilaksanakan dengan mudah 10. Dapat disesuaikan dengan mutu pegawai 11. Cocok dengan pekerjaan yang dilakukan 12. Perlu pertimbangan tentang tata ruang kantor 13. Mesin harus benar-benar diperlukan 14. Jenis mesin hendak praktis 15. Mesin harus mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan 16. Mesin dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan 17. Mutu mesin harus baik 18. Dapat mengurangi kesulitan pekerjaan 19. Dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan 20. Pemeliharaannya mudah 21. Pelatihan penggunaan dapat dilaksanakan dengan mudah 22. Dapat disesuaikan dengan mutu pegawai 23. Cocok dengan pekerjaan yang dilakukan 24. Perlu pertimbangan tentang tata ruang kantor 2.12. Keuntungan dan Kerugian Dalam Penggunaan Mesin-mesin Kantor Menurut Sedarmayanti (2009:52) keuntungan dan kerugian dengan menggunakan mesin-mesin kantor. Keuntungan penggunaan mesin kantor yaitu: 1. Dapat menghemat biaya, jika digunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan. 2. Dapat menghemat tenaga dan waktu.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan. Memudahkan pengawasan. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi. Keterangan yang dibuat dapat lebih banyak. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulis tangan. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan. Dapat menghemat biaya, jika digunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan. Dapat menghemat tenaga dan waktu. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan. Memudahkan pengawasan. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi. Keterangan yang dibuat dapat lebih banyak. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulis tangan. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.
Selain keuntungan, mesin-mesin juga mempunyai kerugian. Kerugian penggunaan mesin kantor, yaitu: 1. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi. 2. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya. 3. Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka. 4. Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan. 5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan. 6. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi. 7. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya. 8. Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka. 9. Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan. 10. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.
