BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Prosedur Dalam melaksanakan kegiatan usahanya perusahaan menyusun suatu proswdur sebagai landasan dalam pelaksanaan kegiatannya. Prosedur disusun sebaik-baiknya agar dapat tercapai tujuan kegiatan yang direncanakan. Menurut Mulyadi (2001:5), definisi prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar: 1. menulis, 2. menggandakan, 3. menghitung, 4. memberi kode, 5. mendaftar, 6. memilih (mensortasi), 7. memindah, dan 8. membandingkan.
6
7
Berdasarkan pengertian diatas tersebut dapat diketahui bahwa prosedur ialah suatu serangkaian kegiatan yang saling berhubungan biasanya melibatkan beberaapa orang, guna menangani segala transaksi perusahaan yang berulang terjadi secara seragam. B. Sistem Operasional Gudang Operasional gudang adalah kelanjutan dari pergerakan fisik barang setelah barang itu diterima dari pemanufaktur atau pemasok. Barang akan diletakkan pada gudang sesuai dengan sarana yang dimiliki. Sarana bisa berupa rak dan pallet atau pallet saja, bahkan ekstrimnya barang bisa diletakkan begitu saja di lantai, tentunya hal ini sesuai kebutuhan serta tergantung seberapa besarnya modal yang dimiliki perusahaan. Setelah barang diletakkan pada posisi tertentu, maka aka ada saatnya barang tersebut akan dikeluarkan sesuai kebutuhan perusahaan atau berdasarkan adanya permintaan terhadap barang yang disimpan. Proses peletakkan barang dari penerimaan serta proses pengeluaran barang saat ini telah banyak
memakai
teknologi
komputer.
Secara
umum
kegiatan
penyimpanan barang di gudang yaitu melakukan penerimaan barang dari pemasok, penanganan barang, dan pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya.
8
Ada beberapa lingkup pekerjaan dalam operasional gudang, yaitu: 1. penanganan/ handling barang baik dan barang rusak, 2. perhitungan stock (Stock Opname), 3. pengepakan barang, 4. pengawasan operasional pekerja, dan 5. perpindahan barang dari satu lokasi ke lokasi lain, dan lain-lain. Barang yang telah diterima akan masuk sebagai stok gudang, dan menjadi tanggung jawab kepala gudang. Selanjutnya selain jumlah barang, penanganan yang baik juga merupakan hal yang penting. Seberapa banyak gudang anda memiliki barang rusak yang diakibatkan kesalahan handling. Handling barang sangat ditentukan volume, karakteristik barang serta perlengkapan yang dipakai. Jumlah pekerja gudang yang banyak dan berkualitas seadanya menjadi batasan bagi kepala gudang untuk mengawasi secara efektif, untuk itu perlu adanya personil-personil di bawah kepala gudang untuk mengawasi pekerja-pekerja dan memastikan operasional gudang berjalan dengan baik. Selisih dari perhitungan stok merupakan kelalaian dari pekerja gudang, namun menghilangkan selisih stok dalam satu tahapan pelayanan stok dalam volume besar juga sangat sulit diterapkan. Pada beberapa bagian ada budget toleransi terhadap hal tersebut, meskipun sebenarnya hal ini bukan merupakan pembenaran terhadap kelalaian pekerja
9
C. Siklus Penerimaan Barang Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok, kemudian dilaporkan ke manajer bagian gudang. Informasi tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan untuk memperbarui catatan persediaan. Tujuan diselenggarakan siklus penerimaan barang adalah: 1. untuk menjamin bahwa semua penerimaan barang dan aktiva lain yang dibeli telah diotorisasikan, dan 2. untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi. Penerimaan barang dari distributor dilihat sangat mudah, namun bila hal ini tidak memiliki system yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktivitas. Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang: 1. Bukti Pemesanan (Purchase Order) Petugas gudang perlu memastikan kesesuaian PO dengan fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa maka selanjutnya dibuat Bukti Tanda terima Barang. Bukti pesanan barang dari Gudang dibuat untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi yang tepat.
10
2. Bukti Tanda Barang diterima (untuk penagihan). Bukti tanda terima barang serta faktur akan berhubungan dengan penagihan uang. Bukti tanda terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak pemasok untuk menagih ke pemesan barang. Pentingnya untuk membuat bukti tanda terima barang ini asli dan ada tanda-tanda yang dilampirkan semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini. 3. Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang. 4. Cek Tanggal Kadaluarsa dan Kondisi Barang. 5. Suara Jalan (Untuk Retur). 6. Memasukkan Barang ke Penyimpanan. D. Penyimpanan Barang Gudang dijadikan sebagai tempat penyimpanan yang aman untuk meletakkan hasil produksi. Semua barang yang sudah memenuhi standar untuk dipasarkan semua harus ada di gudang. Masalah penyimpanan barang merupakan hal yang penting untuk diperhatikan, sejak barang tersebut keluar dari tempat produksi, tempat transit dan tujuan. Bagi perusahaan yang tidak mempunyai fasilitas tempat penyimpanan sendiri dapat menggunakan gudang (warehouse) cara menyewa dari pihak lain yang menyewakan gudang umum (public warehouse). Dalam penyimpanan barang harus mengatur barang dengan tata letak yang baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang tidaklah
11
mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses keluar masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari gudang. Kesulitan-kesulitan tersebut bisa diatasi dengan adanya sistem inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan secara terkomputerisasi. E. Siklus Pengeluaran Barang Pada proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang kepada pelanggan sesuai dengan pesanan ataupun pengiriman barang ke distributor pelanggan. Pengeluaran barang sesuai dengan nota penjualan yang sudah dibuat dan dibuat juga surat jalan untuk barang yang sudah dikeluarkan. Berikut adalah ancaman dan pengendalian dalam siklus pengeluaran. Proses/Aktivitas Pesan barang
Ancaman 1. Mencegah kehabisan atau
persediaan
kelebihan
Prosedur Pengendalian yang Dapat Diterapkan
Sistem
persediaan; persediaan teknologi
perhitungan 2. Meminta barang yang tidak dibutuhkan
pengendalian
catatan
perpetual;
kode
garis;
persediaan
secara periodik. Catatan
perpetual
persetujuan pembelian.
persediaan
yang
akurat;
permintaan
12
3. Membeli
barang
dengan harga yang dinaikkan
Meminta
penawaran
kompetitif;
gunakan
pemasok yang disetujui; persetujuan
pesanaan
pembelian; pengendalian 4. Membeli
barang
berkualitas rendah
5. Membeli
dari
pemasok yang tidak diotorisasi
6. Komisi (kickback)
anggaran. Gunakan
vendor
disetujui;
yang
persetujuan
pesanan pembelian; awasi kinerja
vendor;
Persetujuan
pesanan
pengendalian anggaran.
pembelian; batasi akses ke file utama pemasok. Kebijakan;
mintalah
pembelian
untuk
pegawai
bagian
mengungkapkan kepentingan
finansial
dengan pemasok; audit Terima
dan
simpan barang
7. Menerima
barang
yang tidak dipesan
8. Membuat
kesalahan
dalam perhitungan
vendor.
Minta bagian penerimaan untuk
keberadaan
memverifikasi
pesanan
pembelian yang valid.
Gunakan teknologi kode garis;
dokumentasikan
kinerja pegawai; insentif untuk perhitungan yang akurat.
13
9. Mencuri persediaan
Pengendalian akses fisik;
perhitungan
periodik
rekonsiliasi
perhitungan
persediaan fisik
dan
dengan
dokumentasikan Setujui bayar
dan
faktur
dari vendor
10. Gagal
kesalahan
menangkap dalam
faktur dari vendor 11. Membayar
barang
yang tidak diterima
kiriman persediaan.
diskon
pembelian
yang tersedia.
13. Membayar
faktur
yang sama dua kali
semua
Periksa kembali akurasi faktur;
pelatihan
pegawai
bagian
bagi
utang
usaha; gunakan ERS.
Hanya membayar faktur yang
didukung
oleh
laporan penerimaan asli; gunakan
12. Gagal memanfaatkan
catatan;
ERS;
pengendalian anggaran.
Penyimpanan file yang tepat; anggaran arus kas.
Hanya membayar faktur yang
bundle
didukung
voucher
pembatalan
oleh
asli;
bundle
voucher saat pembayaran; gunakan ERS; kendalikan akses 14. Kesalahan
mencatat
dan memasukkan data dalam utang usaha
ke
pemasok.
Pengendalian
file
utama edit
berbagai entri data dan pemrosesan.
14
15. Menyalahgunakan
kas, cek, atau EFT
Batasi
akses
kosong,
ke
cek
mesin
penandatanganan cek, dan terminal
kiriman
EFT;
pemisahan tugas antara bagian utang usaha dan kasir;
rekonsiliasi
rekening bank oleh orang yang
independen
dari
alat
perlindungan
cek
proses pengeluaran kas; termasuk Positive Pay;
tinjau ulang secara teratur Pengendalian umum
16. Kehilangan data
untuk transaksi EFT. Buat
cadangan
rencana pemulihan dari bencana;
17. Kinerja kurang baik
dan
pengendalian
akses fisik dan logis. Pembuatan
dan
peninjauan ulang secara periodik laporan kinerja yang memadai.
Sumber: Romney dan Steinbart (2005:98)
15
F. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang pada Gudang Medis Menurut SOP (Standrad Operating Procedure) di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta 1. Prosedur Penerimaan Barang di Gudang Medis dari Supplier Prosedur penerimaan barang di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta dimulai ketika barang datang ke gudang. Secara fisik barang yang datang harus diinput ke komputer, sehingga database barang di gudang akan terupdate. Prinsip utama dalam penerimaan barang adalah kesesuaian fisik yang datang dengan kebutuhan gudang, sehingga menghindari terjadinya selisih stok pada saat melakukan stock opname. Penerimaan barang sepenuhnya tanggung jawab oleh petugas Gudang Medis yang menerima barang, namun apabila terdapat keganjalan dalam penerimaan barang, maka kepala bagian Gudang Medis yang akan menangani. Pengecekan bukti penerimaan barang dilakukan sehari setelah barang datang dengan cara mencocokkan faktur dari pemasok dengan lembar bukti penerimaan barang Gudang Medis, pengecekan tersebut dilakukan oleh kepala bagian Gudang Medis. 2. Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang Medis ke Instalasi Farmasi dan Bangsal Rawat Inap Bagian Gudang Medis mencetak bukti pengeluaran barang berdasarkan bukti permintaan yang telah diinput dari bagian instalasi farmasi dan bangsal rawat inap ke komputer, kemudian menyiapkan
16
barang tersebut. Ketika barang sudah siap, petugas dari bagian instalasi farmasi dan bangsal rawat inap mengambil dan mengecek kembali barang dengan lembar bukti pengeluaran dari Gudang Medis. Setelah semua barang cocok, lembar bukti pengeluaran akan ditandatangani oleh petugas instalasi farmasi atau petugas bangsal rawat inap yang mengambil ke gudang medis dan mengambil rangkap satu lembar bukti pengeluaran yang sudah ditandatangani. Untuk pengeluaran obat ke instalasi farmasi terdapat standarisasi obat yang digunakan oleh Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta, jika obat yang diinput sudah tidak terdaftar dalam standart obat RSKI maka tidak boleh diberikan. Pengecekan daftar pengeluaran obat ini dilakukan langsung oleh kepala bagian Gudang Medis. G. Dokumen
yang
Terkait
Dalam
Prosedur
Penerimaan
dan
Pengeluaran Barang Pada Gudang Medis Menurut SOP (Standrad Operating Procedure) di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta 1. Bukti Penerimaan Obat dan Alat Medis (BPnOM) Bukti penerimaan obat dan alat medis merupakan surat yang dibuat dan diisi oleh fungsi gudang medis sebagai tanda bukti bahwa barang yang masuk ke Gudang Medis telah diterima dan diinput ke komputer. Bukti penerimaan obat dan alat medis dicetak dan dibuat 2 rangkap untuk setiap penerimaan, lembar pertama untuk fungsi akuntansi, dan lembar kedua untuk fungsi gudang medis yang kemudian akan diarsip.
17
2. Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat (BPPB) Bukti permintaan atau pengembalian barang obat merupakan sebagai tanda bukti ke gudang medis telah melakukan input ke komputer permintaan atau pengembalian barang. Dokumen ini dibuat dan diisi oleh instalasi farmasi atau bangsal rawat inap yang ingin mengambil barang ke gudang medis. Dokumen tersebut dicetak dan dibuat 3 rangkap, lembar pertama diberikan kepada fungsi akuntansi, lembar kedua untuk fungsi gudang medis dan lembar ketiga diserahkan kepada instalasi farmasi atau bangsal yang telah membuat bukti permintaan untuk diarsip. 3. Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis (BPgOM) Bukti pengeluaran obar dan alat medis merupakan surat yang dibuat dan diisi oleh fungsi gudang medis sebagai tanda bukti barang yang keluar dari Gudang Medis berdasarkan data bukti permintaan yang telah diterima dan diinput ke komputer. Dokumen tersebut dibuat 3 rangkap yaitu lembar pertama untuk fungsi akuntansi, lembar kedua untuk instalasi farmasi atau bangsal rawat inap dan lembar ketiga untuk fungsi gudang medis yang kemudian untuk diarsip. Setiap dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan dan pengeluaran barang pada gudang medis di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta didasari atas keputusan kepala bagian gudang medis. Hal ini bertujuan untuk menjaga stok persediaan barang dan menjamin ketelitian serta keandalan data akuntansi. Setiap transaksi yang dilakukan oleh
18
bagian pembelian di otorisasi oleh bagian akuntansi & keuangan agar dapat dibuat pembukuan dan dapat membuat jurnal pembelian dengan menginput kartu utang. Dokumen yang digunakan di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta semuanya telah dibuat rangkap dan diberikan nomor urut tercetak untuk mencegah agar dokumen tidak dicatat lebih dari sekali, sedangkan pencatatan yang dilakukan telah menggunakan komputerisasi sehingga minim kemungkinan kesalahan yang timbul. Untuk mengakses data melalui komputer setiap karyawan di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta mempunyai key access tersendiri, sehingga karyawan yang satu dengan yang satunya tidak bisa membuka file yang dikerjakan. Hal ini untuk menghindari pekerjaan ganda atau pengopian data. Pengawasan fisik di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta sudah dilakukan dengan baik.
H. Flowchart Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang pada Gudang Medis Menurut SOP (Standrad Operating Procedure) di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta 1. Prosedur Penerimaan Barang di Gudang Medis dari Supplier a. Bagian Gudang Medis 1) Menerima barang beserta faktur rangkap 2 dari Supplier.
19
2) Petugas Gudang Medis mencocokkan barang dengan faktur. Jika tidak cocok barang akan diretur ke supplier, jika cocok barang akan disimpan di gudang. 3) Setelah cocok, faktur ditandatangani petugas gudang medis kemudian lembar 2 faktur diserahkan ke supplier. 4) Membuat Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (BPnOM) rangkap 2 berdasarkan faktur. 5) Petugas Gudang Medis menandatangani Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (BPnOM) dengan diketahui kepala bagian logistik. 6) Menginput Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (BPnOM) ke program stok. 7) Mendistribusikan Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (BPnOM): a) lembar 1 diserahkan bagian akuntansi & keuangan disertai faktur lembar 1, dan b) lembar 2 disimpan bagian Gudang Medis untuk diarsip. b. Bagian Akuntansi & Keuangan 1)
Meneliti Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (BPnOM) dengan faktur lembar 1.
2)
Menginput harga beli ke program stok.
3)
Menginput Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (BPnOM) ke program General Ledger (GL).
20
4)
Mencatat Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (BPnOM) ke kartu hutang.
5)
Menandatangani Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (BPnOM).
6)
Menyimpan lembar 1 Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (BPnOM) beserta faktur lembar 1 sebagai arsip.
21
Gambar 2.1 Flowchart Prosedur Penerimaan Barang di Gudang Medis dari Supplier Menurut SOP Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta Bagian Gudang Medis MULAI Menerima barang dari supplier beserta faktur Faktur 1
2
Barang
Mencocokkan barang dengan faktur kemudian menyimpan barang
Jika TIDAK cocok barang dan faktur akan diretur ke supplier
YA Ttd Faktur Diserahkan ke supplier
Faktur 1 2
2
Membuat BPnOM BPnOM
Keterangan BPnOM
Ttd BPnOM
1
2
N Input ke prog.Stok
: Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis
BPnOM
1
Program Stok
2
22
Gambar 2.2 Flowchart Prosedur Penerimaan Barang di Gudang Medis dari
Supplier Menurut SOP Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta (Lanjutan)
Bagian Akuntansi & Keuangan 2
BPnOM
1
1
Faktur
Meneliti BPnOM dan Faktur
BPnOM
1
1
Faktur -Input hrg ke prog.Stok
-Input BPnOM ke GL -Catat di Kartu Hutang GL
Kartu Hutang
Ttd pada BPnOM BPnOM
1
Faktur
N
Keterangan: BPnOM GL
: Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis : General Ledger
Selesai
1
23
2. Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang Medis ke Instalasi Farmasi dan Bangsal Rawat Inap. a. Bagian Instalasi Farmasi dan Bangsal Rawat Inap 1) Membuat Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat (BPPB) rangkap 3. 2) Petugas instalasi farmasi dan petugas bangsal rawat inap menandatangani Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat (BPPB) dan disetujui oleh kepala bagian instalasi farmasi dan kepala bagian bangsal. 3) Mendistribusikan Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat (BPPB): a) lembar 1 diserahkan bagian akuntansi & keuangan, b) lembar 2 diserahkan bagian Gudang Medis, dan c) lembar 3 disimpan bagian instalasi farmasi dan bangsal rawat inap untuk diarsip. b. Bagian Gudang Medis 1) Membuat Bukti Pengeluaran Obat & Alat Medis (BPgOM) rangkap 3 berdasarkan Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat (BPPB). 2) Petugas Gudang Medis menyiapkan barang sesuai Bukti Pengeluaran Obat & Alat Medis (BPgOM). 3) Petugas Gudang Medis menandatangani Bukti Pengeluaran Obat & Alat Medis (BPgOM) kemudian barang diberikan
24
petugas bagian instalasi farmasi dan bangsal rawat inap dengan diketahui oleh kepala logistik. 4) Menginput Bukti Pengeluaran Obat & Alat Medis (BPgOM) ke dalam program stok. 5) Mendistribusikan Bukti Pengeluaran Obat & Alat Medis (BPgOM): a) lembar 1 diserahkan bagian akuntansi & keuangan, b) lembar 2 diserahkan bagian instalasi farmasi dan bangsal rawat inap, dan c) lembar 3 beserta Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat (BPPB) lembar 2 disimpan bagian Gudang Medis untuk diarsip. c. Bagian Instalasi Farmasi dan Bangsal Rawat Inap 1) Membuat Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (BPnOM) rangkap 2 atas dasar Bukti Pengeluaran Obat & Alat Medis (BPgOM) lembar 2. 2) Petugas
instalasi
farmasi
dan
bangsal
rawat
inap
menandatangani Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (BPnOM). 3) Mendistribusikan Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (BPnOM): a) lembar 1 diserahkan bagain akuntansi & keuangan dan
25
b) lembar 2 disimpan bagian instalasi farmasi dan bangsal rawat inap untuk diarsip. d. Bagian Akuntansi dan Keuangan 1) Meneliti Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat (BPPB) dengan Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis (BPgOM) dan Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (BPnOM). 2) Setiap akhir bulan menginput rekap Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis (BPgOM) dari program stok ke program General Ledger (GL). 3) Menandatangani Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis (BPgOM)
dan
menyimpan
Bukti
Permintaan
atau
Pengembalian Barang Obat (BPPB), Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis (BPgOM) dan Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (BPnOM) sebagai arsip.
26
Gambar 2.3 Flowchart Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang Medis ke
Instalasi Farmasi dan Bangsal Rawat Inap Menurut SOP Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta
Bagian Instalasi Farmasi dan Bagian Bangsal Rawat Inap MULAI
4
Membuat BPPB
BPgOM BPgOM
BPPB
1
2 a3
Membuat BPnOM
BPnOM 1
2 a 3 1
1
BPnOM N
BPPB
BPnOM BPgOM
2
Ttd BPnOM
2
N
Keterangan:
2
Barang
Ttd BPPB BPPB
11
1
2
: Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat
: Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis
: Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis
5
27
Gambar 2.4 Flowchart Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang Medis ke
Instalasi Farmasi dan Bangsal Rawat Inap Menurut SOP Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta (Lanjutan) Bagian Gudang Medis 1 BPPB
2
Membuat BPgOM BPgOM
1
2
3
menyiapkan barang Ttd BPgOM 4
Barang Input ke prog.stok Program Stok
BPgOM N
Keterangan: BPPB
BPgOM
1
2
3
2 BPPB
4
3
: Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat
: Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis
28
Gambar 2.5 Flowchart Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang Medis ke
Instalasi Farmasi dan Bangsal Rawat Inap Menurut SOP Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta (Lanjutan) Bagian Akuntansi & Keuangan
2
3
BPPB 1
BPgOM
5 1
BPnOM
1
Meneliti BPPB, BPgOM, dan BPnOM Akhir bln input rekap prog.BPgOM ke GL GL Ttd pada BPgOM BPPB
1
1
BPgOM 1 BPnOM
Keterangan: BPPB
NN
Selesai
: Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat
BPgOM
: Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis
GL
: General Ledger
BPnOM
: Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis
29
I. Pengertian Simbol - simbol dalam Flowchart Simbol
Nama
Keterangan
Dokumen
Dokumen atau laporan
Simbol Input / Output:
Beberapa tembusan dari Digambarkan dengan cara satu dokumen
menumpuk
simbol
dokumen dan mencetak
nomor dokumen dibagian Input/Output,
Jurnal/Buku Besar
depan sudut kanan atas. Fungsi
input/output
apapun di dalam bagan alir
program
dipergunakan
juga
untuk
mewakili jurnal dan buku besar dalam bagan alir Tampilan
dokumen. Informasi
ditampilkan
yang
oleh
peralatan output online
seperti terminal, monitor, atau layar. Pengertian online
Memasukkan
data
seperti
atau
melalui peralatan online terminal
personal komputer.
30
Terminal atau personal Simbol komputer
tampilan
pengetikan
dipergunakan
dan
online
bersama
untuk mewakili terminal personal komputer. Symbol Pemrosesan: Pemrosesan komputer
dengan Fungsi pemrosesan yang dilaksanakan
dengan
komputer.,
biasanya
menghasilkan perubahan Proses manual
Proses pendukung
atas data atau informasi.
Pelaksanaan pemrosesan
yang
dengan manual.
Fungsi pemrosesan yang dilaksanakan peralatan
komputer. Pengetikan offline
dilaksanakan
Pemrosesan
oleh
selain
yang
memanfaatkan perangkat pengetikan
offline
(misalnya pengetikan ke dalam disk, kas register offline.
31
Disk magnetis/drive
Pita magnetis
File
N
Data
disimpan
magnetis/drive
dalam
Data disimpan pada pita
magnetis
File
manual ditarik
dokumen
disimpan
secara
kembali,
dan
huruf
yang ditulis di dalam simbol urutan secara
menunjukkan
pengaturan
file
N=numeris,
A=alfabetis, D=date atau berdasarkan tanggal. Penyimpanan online
Data disimpan dalam file online temporer melalui
media yang dapat diakses secara langsung seperti disk.
Symbol Arus dan Lainlain
Arus dokumen atau arah Arah proses.
pemrosesan
atau
arah dokumen, arus yang normal berada di bawah dan mengarah.
32
Arus data atau informasi
Arus data atau informasi
sering digunakan untuk memperlihatkan
data
yang dicopy dari suatu dokumen Communication link
lainnya.
Pengiriman
dokumen
data
dari
suatu lokasi ke lokasi lainnya
On-page connecter
ke
melalui
jalur
komunikasi.
Menghubungkan pemrosesan halaman
arus
di
satu
yang
sama,
penggunaan konektor ini menghindari
Off - page connector
yang
silang
di
Suatu
penanda
halaman. dari,
atau
masuk
ke,
Titik awal, akhir atau pemberitahuan suatu
program,
proses
dipergunakan
menunjukkan Keputusan
satu
keluar
halaman lain Terminal
garis-garis
pihak eksternal.
Langkah
keputusan.
dalam
atau
juga
untuk
adanya
pengambilan
33
Anotasi
Komentar
tambahan
penjelasan
klarifikasi.
Sumber: Romney dan Steinbart (2004:198-199)
atau
deskriptif catatan
untuk
