BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Prosedur Cara bekerja dalam sebuah organisasi akan lebih efektif dan efisien jika
dilakukan berdasarkan prosedur. Prosedur dipengaruhi oleh uraian pekerjaan atau job description sebuah jabatan. Menurut Sedarmayanti (2009: 134), “Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus
ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.
Jadi, prosedur kerja merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Prosedur hendaknya didasarkan pada karakteristik organisasi yang bersangkutan. 2.2
Tujuan Pembuatan Prosedur Kerja Prosedur digunakan sebagai langkah untuk melakukan suatu pekerjaan
secara sistematis.
Prosedur merupakan bentuk dari pemprosesan, cara yang
digunakan untuk menampilkan atau memberikan sesuatu.
Kebanyakan dari
perusahaan pada dasarnya mempunyai suatu sistem yang biasa atau sistem dasar yang terdiri dari sejumlah prosedur rutin. Prosedur yang rutin tersebut akan memberikan kemudahan bagi kegiatan kantor. Prosedur dapat digunakan sebagai alat untuk memudahkan dalam melakukan pekerjaan tertentu. Prosedur akan memperjelas tujuan, sasaran, dan program kerja sehingga bermanfaat bagi para pelaksanan maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja (Sedarmayanti, 2009). Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan pembuatan prosedur pada intinya adalah untuk mengolah data menjadi informasi dalam wadah formulir, catatan dan laporan dengan tetap menerapkan sistem pengendalian intern yang didukung oleh kegiatan tata usaha melalui penerapan urutan-urutan prosedur yang tepat waktu, relevan, dan terkendali untuk mendukung informasi dengan tepat dan terkendali.
6
2.3
Manfaat Prosedur Kerja
Suatu prosedur dibuat tentunya memiliki manfaat. Berdasarkan pengertian
yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari prosedur kerja yaitu (Sedarmayanti, 2009): 1. Prosedur kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan
penjabaran
tujuan,
sasaran,
program
kerja,
fungsi-fungsi
dan
kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.
2. Melalui prosedur kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan
standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya.
3. Prosedur kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak
yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.
2.4
Metode Penulisan Prosedur Penulisan prosedur perlu diketahui guna mencari cara yang efektif dan
efisien bagi setiap kantor dalam membuat pedoman kerja. Banyak cara atau metode yang dapat digunakan untuk menulis prosedur. Menurut Nuraida (2008), cara atau prosedur yang dimaksud adalah: 1. Deskriptif Deskriptif adalah cara yang paling sederhana, yaitu prosedur yang dituliskan merupakan prosedur yang sederhana dan tidak memerlukan simbol-simbol khusus. 2. Chart Informasi yang ada hendaknya disajikan secara visual agar mempermudah analisis terdapat prosedur atau metode kerja serta mempermudah komunikasi. Simbol dapat membuat gambar-gambar visual
yang
melukiskan
instruksi-instruksi,
macam
kegiatan,
perpindahan suatu kegiatan ke kegiatan yang lain dan sebagainya, sehingga menjadi tampak jelas dan berhubungan dari satu kegiatan ke kegiatan lain. Chart dapat berarti peta, diagram, tabel, atau gambar. Penulisan prosedur dengan chart adalah sebagai berikut. a. Gambar/skema
7
Di dalam prosedur ini harus memuat gambar-gambar mengenai
tahapan atau tata cara menggunakan sesuatu. b. Arus pergerakan dokumen (document flow chart)
Di
dalam
bagian/departemen/divisi yang terlibat dalam prosedur tersebut.
document
flow
chart
digambarkan
Dengan kata lain, document flow chart menunjukkan perpindahan
dokumen kantor berserta salinannya dari satu bagian ke bagian
lain.
c. Proses kegiatan (process chart) Proses
kegiatan
perusahaan
melewati
satu
atau
beberapa
bagian/departemen. Dengan demikian dapat terjadi beberapa proses
dalam bagian/departemen yang sama. Jadi, yang menjadi perhatian penting bukanlah dokumen dan bagian departemen, melainkan proses atau pelaksanaan suatu prosedur kerja. Hanya saja dalam proses kerja ini belum jelas siapa penanggung jawab untuk setiap proses. d. Diagram Gerakan (movement diagram) Diagram gerakan menunjukkan gerakan melalui ruangan. Diagram gerakan dapat digambarkan dalam sebuah layout berskala pada sebuah meja atau floor plan sehingga gerakan tersebut dapat diukur dan dipandang dalam hubungannya dengan faktor-faktor fisik. 2.5
Simbol-Simbol dalam Penulisan Prosedur Dalam membuat peta prosedur banyak digunakan gambar atau simbol-
simbol
yang
bermacam-macam.
Simbol-simbol
yang
menggambarkan suatu prosedur antara lain sebagai berikut :
8
digunakan
untuk
Tabel 2.1
No.
Simbol-simbol yang digunakan dalam Peta Prosedur Simbol
Arti
Lingkaran Besar : Operasi
(operation) yang harus dikerjakan. Apabila di tengahnya dibubuhi huruf:
1.
C : berarti harus dikerjakan oleh juru
tulis (clerk)
N : harus dikerjakan dengan mesin
T : harus dikerjakan dengan mesin tik Pemeriksaan mengenai jumlah atau
2.
kuantitas Pemeriksaan (inspection, control atau
3.
check) mengenai mutu atau kualitas (quality) Singkatan dari delay, artinya
4.
D
penahanan atau penundaaan suatu proses karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian lebih lanjut Arah jalannya atau arus (flow)
5.
sesuatu dokumen melalui sesuatu proses pengerjaan
6. 7. 8.
Lingkaran Kecil: Pemindahan atau pengangkutan Penyimpanan (storage) secara permanen Penyimpanan untuk sementara (temporary) Sumber : Sedarmayanti (2009)
2.6
Pengertian Arsip dan Kearsipan
9
Dalam segi bahasa, kata arsip jika dalam bahasa Belanda adalah “Archief”,
sedangkan dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”. Kata arsip sendiri berasal
dari bahasa Yunani, yaitu “Archia” yang berarti catatan, yang berubah lagi menjadi “Archieon” yang berarti gedung pemerintah. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut ”Archium” dan akhirnya kata ini dipakai dalam bahasa Indonesia
dengan sebutan “Arsip”. Ada beberapa istilah lain dari kata arsip itu sendiri seperti file, records, dan warkat.
2.6.1
Pengertian Arsip Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian
berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Menurut kamus umum bahasa Indonesia arsip adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b (dalam ANRI.go.id), arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perseorangan, dalam bentuk corak apaupun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Menurut Drs. The Liang Gie (2007) dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern berpendapat bahwa arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dalam secara cepat ditemukan kembali. Adapun menurut Barthos (2007:1) arsip (records) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
10
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan
warkat yang mempunyai nilai guna bagi organisasi/perusahaan (pemerintah atau
swasta) dalam bentuk apapun yang dapat dibaca, dilihat, atau didengar baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok yang disimpan secara sistematis, sehingga mudah ditemukan kembali setiap kali diperlukan.
2.6.2
Pengertian Kearsipan Apabila menemukan terdapat adanya arsip maka dalam suatu organisasi
akan timbul masalah pengurusan arsip tersebut, dan solusi yang baik dalam pengurusan arsip tersebut adalah menggunakan sistem tertentu dalam suatu
organisasi. Terdapat banyak pendapat mengenai pengertian tentang kearsipan yang dikemukakan oleh para ahli. Pendapat tersebut antara lain adalah sebagai berikut. Kemudian menurut Sugiarto dan Wahyono (2005) menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga dokumendokumen tersebut apabila diperlukan kembali dapat ditemukan kembali dengan cepat. Menurut Quible (2001), filing is involves systematically classifying, coding, arranging, and placing records in storage and facilitating their quick and easy retrieval when requested by a user. Kearsipan adalah melibatkan mengklasifikasikan yang sistematis, pengodean, mengatur, dan menempatkan arsip dalam penyimpanan dan memfasilitasi pengambilan yang cepat dan mudah ketika diminta oleh pengguna. Menurut Shaw (2001: 78) suatu sistem kearsipan yang baik merupakan hal penting bagi suatu organisasi karena terdapat beberapa alasan sebagai berikut: 1. To keep documents safe. 2. To keep the documents clean and an office tidy. 3. To keep acces to confidental documents under supervision Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah kegiatan pengaturan dan penyimpanan arsip/wartat berdasarkan sistem dan prosedur
11
tertentu, sehingga dapat ditemukan kembali ketika diperlukan dengan cepat dan
tepat.
2.7
Jenis-Jenis Arsip
Secara garis besar jenis arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam.
Menurut Nuraida (2008: 92) jenis-jenis arsip adalah:
1. Arsip dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang setiap hari digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Arsip dinamis terdiri dari dua macam, yaitu:
Arsip aktif, Yaitu arsip dipergunakan secara terus-menerus untuk berbagai
keperluan perusahaan atau arsip yang frekuensi penggunaannya cukup tinggi karena banyak diperlukan untuk kegiatan perusahaan.
Arsip in-aktif, Yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara terus-menerus
dalam kegiatan perusahaan untuk saat ini atau arsip yang frekuensi penggunaannya sudah jarang. Arsip in-aktif masih perlu disimpan jika suatu saat diperlukan karena arsip ini berkaitan denagn kegiatan perusahaan atau berguna sebagai bahan referensi. 2. Arsip statis Adalah arsip yang setiap hari digunakan namun tidak secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan akan tetapi tetap disimpan dengan alasan historis. Sedangkan menurut Haryadi (2009: 43), jenis-jenis arsip antara lain: 1. Arsip menurut subjek atau isinya Contoh dari arsip ini adalah arsip keuangan, seperti laporan keuangan, bukti pembayaran, bukti pembelian, surat perintah membayar, dan daftar gaji; atau arsip kepegawaian, seperti data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, dan surat pengangkatan pegawai. 2. Arsip menurut bentuk atau wujudnya
12
Arsip dalam bentuk ini sangat banyak ragamnya, seperti naskah perjanjian,
akte pendirian perusahaan, notulen rapat, laporan-laporan, kuitansi, berita
acara, bon penjualan, pita rekaman, microfilm, dan compact disk. 3. Arsip menurut nilai atau kegunaannya
Contoh dari arsip ini adalah arsip yang memiliki nilai informasi, seperti
pengumuman, pemberitahuan, dan undangan. Juga arsip yang memiliki nilai
kegunaan
administrasi,
seperti
ketentuan-ketentuan
organisasi,
surat
keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai. Selain itu, arsip yang memiliki kegunaan hukum, seperti akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, peraturan-peraturan, surat perjanjian, surat kuasa, kuitansi, berita acara, dan
keputusan peradilan.
4. Arsip menurut sifat kepentingannya Contoh dari arsip ini adalah arsip non-esensial, seperti surat permohonan cuti, surat pesanan barang, dan surat permintaan. Juga arsip penting, seperti surat keputusan, daftar riwayat hidup, laporan keuangan, buku kas, dan daftar gaji. Selain itu, ada juga arsip vital, seperti akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, dan dokumen kepemilikan tanah. 5. Arsip menurut fungsinya Arsip menurut fungsinya terdiri dari dua macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis 6. Arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya Arsip jenis ini dapat dibedakan antara arsip pusat dan arsip unit, berkaitan dengan kearsipan lembaga pemerintah. Bentuknya dapat berupa arsip nasional pusat atau arsip nasional daerah. 7. Arsip menurut keasliannya Arsip jenis ini dapat dibedakan menjadi arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
2.8
Peranan Arsip dan Tujuan Kearsipan Menurut Sedarmayanti (2008) arsip mempunyai peranan yaitu sebagai
berikut:
13
1. Alat utama ingatan suatu organisasi
Arsip menyimpan informasi yang berguna bagi suatu organisasi atau perusahaan mengenai kejadian dimasa lalu yang tidak dapat selalu diingat
manusia.
2. Bahan atau alat pembuktian otentik
Arsip merupakan bukti yang otentik bagi organisasi atau perusahaan dalam
menjalankan usahanya, khususnya jika terjadi suatu keadaan yang
memerlukan suatu pembuktian atau barang bukti. 3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
Bagi seorang pengambil keputusan arsip dapat dijadikan dasarnya sehingga hasil keputusan dapat terarah.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi Mengingat setiap kegiatan pada umumnya pada umumnya menghasilkan arsip. 5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainya Arsip dapat berguna sebagai bahan penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan pengembangan organisasi. Tujuan
kearsipan
pertanggungjawaban
adalah
nasional
untuk
tentang
menjamin perencanaan
keselamatan pelaksanaan
bahan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Barthos, 2007; 12). Menurut Sedarmayanti (2005: 43) tujuan kearsipan adalah: 1. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. 2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna.
2.9
Sistem Pengorganisasian Arsip
14
Menurut Amsyah (2005) terdapat tiga macam sistem pengorganisasian arsip
yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi.
Untuk lebih jelasnya berikut penjelasan mengenai ketiga sistem tersebut. a. Sentralisasi
Sistem
arsip
secara
sentralisasi
adalah
penyimpanan arsip dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat
penyimpanan arsip atau disebut juga sebagai sentral arsip. Sistem ini
mempunyai kelebihan dan kekurangan sebagai berikut:
pengorganisasian
Kelebihan sistem sentralisasi, yaitu:
Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
Kantor
hanya
menyimpan
satu
arsip,
duplikasinya
dapat
dimusnahkan.
Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
Adapun kekurangan dari sistem sentralisasi, yaitu;
Adapun arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.
Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
b. Desentralisasi Bila suatu kantor/organisasi menganut sistem desentralisasi berarti bahwa semua unit kerja mengelola arsip secara masing-masing, dan dalam penggunaannya tergantung pada ketentuan kantor yang bersangkutan (Amsyah, 2005). Dalam sistem ini semua kegiatan kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan dilakukan oleh unit kerja masing-masing.
Kelebihan dari sistem desentralisasi adalah:
15
masing-masing.
Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri.
Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja
Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya telah dikenal baik.
Adapun kekurangan dari sistem desentralisasi adalah:
Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi sehingga dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja sehingga penghematan dalam pemakaian peralatan dan
perlengkapan sukar dijalankan.
Penataan dan latihan kearsipan perlu diadakan karena para pegawai pada
umumnya
mengerjakan
berbagai
pekerjaan
dan
tidak
mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini merupakan pemborosan.
c. Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi Sistem pengorganisasian secara kombinasi merupakan perpaduan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Dimana sistem ini berfungsi untuk mengatasi kekurangan dari kedua sistem tersebut. Sistem ini dilakukan dengan cara arsip yang masih aktif dipergunakan dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah tidak aktif dipergunakan dikelola di sentral arsip, sehingga sistem sentralisasi dan desentralisasi digunakan dalam sistem kombinasi ini
2.10
Siklus Hidup Arsip
16
Untuk mencapai tujuan manajemen arsip, maka perusahaan harus
mengetahui siklus hidup arsip. Pada umumnya setiap jenis arsip akan melewati
siklus hidup, yaitu sebagai berikut. a. Tahap penciptaan
penyampai informasi atau dasar dalam pengambilan keputusan. Pada tahap
Pada tahap ini dokumen diciptakan/dibuat, lalu digunakan sebagai media ini dokumen belum dapat dikategorikan sebagai arsip.
b. Tahap penggunaan
Meskipun dokumen telah selesai digunakan, dokumen masih diperlukan
untuk waktu yang akan datang. Pada tahap ini dokumen dapat dikategorikan sebagai arsip.
c. Tahap penyimpanan arsip Arsip yang masih sering dipergunakan dalam berbagai kegiatan perusahaan disimpan di tempat penyimpanan dengan status aktif. d. Tahap pemindahan menjadi penyimpanan in-aktif Meskipun arsip sudah tidak diperlukan dalam kegiatan perusahaan, tetapi masih perlu disimpan apabila sewaktu-waktu ada kebutuhan yang relevan dengan kegiatan saat ini. Arsip tersebut kemudian dipindahkan menjadi arsip in-aktif. e. Tahap pemusnahan atau pemindahan menjadi arsip historis Arsip dimusnahkan apabila arsip tersebut sudah tidak berguna lagi bagi kegiatan perusahaan. Dengan pertimbangan dan alasan tertentu arsip yang tidak terpakai tetap disimpan sebagai arsip kuno, misalnya karena alasan historis. Kelima tahap ini hendaknya dilalui oleh setiap jenis arsip. Bila salah satu atau beberapa tahap di atas kurang mendapat penanganan yang serius/tidak efektif, maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif pula. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan dalam pengertian luas tidak hanya menyangkut bagaimana cara menyimpan arsip dengan baik, tapi mencakup hal-hal yang lebih signifikan mulai dari penciptaan sampai pemusnahan arsip.
17
2.11
Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan arsip menurut Amsyah (2005: 71) adalah “sistem
yang
dipergunakan
pada
penyimpanan
warkat
agar
kemudahan
kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat
dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”. Sistem penyimpanan arsip dibagi menjadi lima, yaitu sistem abjad (Alfabetic Filing System), sistem kronologis (Chonorogical Filing System), sistem nomor (Numering Filing System), sistem subjek/perihal (Subject Filing System),
dan sistem geografis (Geographical Filing System). Berikut penjelasan mengenai
kelima sistem tersebut: 2.11.1 Sistem Abjad Menurut Amsyah (2005: 83) sistem abjad adalah “sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen yang bersangkutan”. Pada umumnya sistem ini dipakai untuk arsip yang penyusunannya
berdasarkan
nama
orang
dan
nama
badan/organisasi/perusahaan. Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena: a. Dokumen-dokumen cenderung dicari atau diminta melalui nama. b. Dokumen-dokumen dari nama yang sama, akan berkelompok dibawah satu nama dan satu tempat. c. Dokumen berasal dari banyak koresponden dengan nama yang bervariasi. d. Unit kerja atau sekretaris biasanya hanya menerima dan menyimpan dokumen yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, sehingga isi dokumen lebih cenderung mengenai masalah yang sama. e. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
Kelebihan dari sistem abjad ini adalah:
18
c. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim, tanpa harus mempergunakan indeks. d. Susunan guide dan folder sederhana.
akan berkelompok menjadi satu. b. Pemahaman dan pelaksanaannya mudah dan sederhana.
a. Dokumen yang berasal dari satu nama (individu atau badan) yang sama,
Adapun kekurangan dari sistem abjad ini adalah:
a. Pencarian dokumen untuk nama yang tidak dapat dilakukan melalui
bagian melalui bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang. b. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan terletak terpisah di dalam penyimpanan. c. Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ck-kh, tj-c, sedangkan nama orang ditulis berdasarkan keinginan ejaan masing-masing.
Sumber: Nuraida (2008) Gambar 2.1 Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Abjad Untuk menentukan subjek dokumen dan peraturan mengindeks nama maka, dibuatkan daftar indeks untuk subjek dan aturan mengindeks nama. Berikut tabel daftar Indeks subjek dan peraturan mengindeks nama:
19
Tabel 2.2
Daftar Indeks Subjek Dokumen
Subjek Dokumen
Daftar Indeks
Pemasangan Baru
Penggantian Nama
PB PN
Pencabutan
P
Pengaktifan Kembali
PK
Sumber: Olahan Penulis, 2012
Tabel 2.3
Daftar Indeks Nama Yang Terdiri Atas Lebih Dari Satu Unit Tanpa Marga Caption
Unit 1
Unit 2
Sri Wahyuni
Sri
Wahyuni
Desy Damara
Desy
Damara
Agus Romli
Agus
Romli
Unit 3
Unit 2
Sumber: Zulkifli Hamzah, 1991 2.11.2 Sistem Subjek/Perihal Menurut Amsyah (2005: 148) sistem subjek adalah “sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan”. Isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal atau pokok masalah. Sistem subjek memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan, yaitu: Kelebihan sistem subjek adalah: a. Mempermudah pencarian arsip jika hanya perihal dokumen yang diketahui. b. Dapat diperluas dengan cara menambahkan sub-subjek pada subjek utama. c. Semua materi yang berkaitan mengelompok dengan satu kegiatan. d. Informasi lengkap dari awal sampai akhir. Adapun kekurangan dari sistem subjek adalah:
20
a. Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tidak terkendali. b. Subjek yang berkembang pasti akan mempersulit penentuan indeks
dalam pola klasifikasi dan memerlukan alat bantu seperti buku indeks. c. Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi memerlukan bantuan analis arsip yang berpengalaman.
Sumber: Nuraida (2008) Gambar 2.2 Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Subjek 2.11.3 Sistem Nomor Sistem nomor hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanannya berdasarkan pada nama, namun pada sistem nomor nama diganti dengan kode nomor (Amsyah, 2005: 100). Sistem nomor disebut sistem peyimpanan tidak langsung
(indirect
filing
system),
karena
untuk
mengingat
nomor
membutuhkan alat bantu yang disebut indeks. Di bawah ini terdapat contoh daftar indeks. Tabel 2.2 Contoh Daftar Indeks Kode
Masalah
KP
KEPEGAWAIAN
01
Pengadaan
02
Pengangkatan dan Mutasi
21
03
Kedudukan
04
Kesejahteraan Pegawai
05
Cuti
06
Penilaian
KU
KEUANGAN
01
Gaji
02
Biaya Perjalanan
03
Pendapatan
04
Pajak
05
Tagihan
06
Laporan Keuangan
Sumber: Sedarmayanti (2005)
Sumber: Nuraida (2008) Gambar 2.3 Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Nomor
Kelebihan sistem nomor adalah: a. Penyimpanan lebih teliti. b. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja. c. Perluasan nomor tidak terbatas. d. Indeks memuat seluruh nama koresponden. Adapun kerugian dari sistem nomor adalah:
22
diperlukan alat bantu berupa indeks nomor. b. Biaya agak tinggi karena dibutuhkan biaya indeks.
a. Filing tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen
c. Pemindahan angka-angka mengakibatkan adanya kesalahan-kesalahan dalam penyimpanan.
2.11.4 Sistem Geografis Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat (Amsyah, 2005: 124). Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat.
Sistem ini dapat dikelola menurut tiga tingkatan yaitu menurut nama Negara, nama pembagian wilayah administrasi Negara, dan nama pembagian wilayah adaministrasi khusus. Sistem geografis memiliki kelebihan dan kekurangan yaitu sebagai berikut: Kelebihan sistem geografis adalah: a. Mempermudah pencarian kembali suatu arsip jika wilayahnya diketahui. b. Dapat cepat melihat volume arsip disuatu lokasi atau daerah. Adapun kekurangan geografis adalah: a. Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah. b. Kompleksitas guide atau folder jika memiliki banyak relasi. c. Diperlukan indeks yang tepat dan teliti. d. Kemiripan nama lokasi kemungkinan misfiling.
23
Sumber: Nuraida (2008) Gambar 2.4
Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Geografis
2.11.5 Sistem Kronologis Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar (Amsyah, 2005: 76). Dalam sistem kronologis ini terdapat tiga kata tangkap yaitu subjek utama, subjek kedua, dan subjek ketiga. Subjek utama dari sistem ini adalah tahun, subjek kedua adalah bulan, dan ketiga adalah tanggal. Sistem kronologis ini terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan sebagai berikut: Kelebihan sistem kronologis adalah: a. Memudahkan pencarian jika waktunya telah diketahui. b. Sangat tepat digunakan pada dokumen yang pencariannya mengacu pada urutan tanggal, bulan, dan tahun. Adapun kekurangan dari sistem kronologis ini adalah: a. Dokumen-dokumen sejenis tidak dapat disatukan dan bisa tercampur dengan dokumen-dokumen lain. b. Pada umumnya pemakaian arsip jarang meminta arsip dengan mengambil waktunya, karena mengingat waktu jauh lebih sulit daripada mengingat nama atau subjek.
24
Sumber: Nuraida (2008)
Gambar 2.5
Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Kronologis
2.12
Prosedur Penyimpanan Arsip Prosedur penyimpanan arsip adalah langkah-langkah pekerjaan yang
dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan (Amsyah, 2005), yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai diproses (pending file) dan penyimpanan warkat yang sudah diproses (permanent file). 1. Penyimpanan Sementara (pending file) Penyimpanan sementara adalah file yang digunakan untuk menyimpan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari mapmap yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Arsip yang pending sampai waktu tertentu dapat dimasukkan kedalam map yang dikehendaki. Setelah selesai diproses warkat dapat disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip yang digunakan. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan sedang berlangsung, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian guide bulan yang berjumlah 12. Penyimpanan sementara ini juga dapat dilakukan dengan menyediakan beberapa kotak file. Setiap
25
kotak memuat 31 map harian, yang diberi label tanggal 1 sampai dengan 31 (sesuai dengan jumlah tanggal pada bulan yang bersangkutan).
2. Penyimpanan Tetap (permanent file)
Penyimpanan arsip yang dilakukan oleh setiap organisasi/perusahaan akan berbeda-beda disesuaikan dengan sistem yang berlaku pada organisasi tersebut. Penyimpanan tetap merupakan kelanjutan dari penyimpanan sementara arsip, dimana warkat yang telah selesai diproses disimpan dalam
penyimpanan tetap tersebut. Terdapat beberapa langkah dalam menyimpan arsip, dapat dilihat dalam gambar 2.6.
Inspecting
Indexing
Coding Sorting
Sumber: Amsyah (2005) Placing 2.6 Gambar
Prosedur Penyimpanan Arsip a. Pemeriksaan (Inspecting) Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. Apabila terdapat warkat yang belum ditandai dengan tanda tertentu yang menyatakan bahwa warkat siap untuk diarsipkan maka perlu diminta kejelasannya terlebih dahulu. b. Penentuan Kata Tangkap (Indexing) Kegiatan menentukan kata tangkap atau biasa disebut mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau
26
kata tangkap lainnya warkat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang digunakan. Apabila organisasi/ perusahaan menggunakan sistem nomor maka kata
tangkapnya adalah nomor yang dianggap penting, sedangkan pada
sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim, baik nama badan atau nama individu yang tertera dalam warkat tersebut.
c. Pemberian Kode (Coding)
Pemberian kode dilakukan secara sederhana yaitu dengan member
tanda atau kode tertentu seperti garis atau lingkaran pada kata tangkap
yang akan digunakan. Hal ini akan mempermudah dalam langkah penyortiran dan penyimpanan.
d. Penyortiran (Sorting) Menyortir adalah mengelompokan warkat-warkat untuk persiapan penyimpanan. Langkah ini digunakan khusus untuk volume warkat yang banyak, sehingga memudahkan dalam penyimpanan tetapi perlu dikelompokan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokan sistem penyimpanan yang dipergunakan. e. Penyimpanan (Placing) Penyimpanan sebagai langkah terakhir adalah menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien apabila didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai. Hal ini dimaksudkan agar dokumen dapat tetap terpelihara, terawat, aman, mudah, dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan. 2.13
Prosedur Penemuan Kembali Arsip Penemuan kembali arsip merupakan salah satu kegiatan dari kearsipan.
Kecepatan dan ketepatan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan tergantung pada sistem arsip yang digunakan dan kecekatan pegawai dalam mengelola arsip. Terdapat beberapa langkah dalam prosedur penemuan kembali arsip, dapat dilihat pada gambar 2.7.
27
Mulai
Permintaan Arsip
Penentuan Kata Tangkap
Penentuan Kode Arsip
Pencarian Arsip
Selesai
Sumber: Wursanto (2002) Gambar 2.7 Prosedur Penemuan Kembali Arsip 1. Permintaan arsip Pada langkah awal ini terdapat permintaan dari pihak yang membutuhkan arsip baik itu dari dalam perusahaan (bagian lain) atau luar perusahaan. Pihak yang membutuhkan arsip tersebut harus mengisi buku/formulir peminjaman arsip. 2. Penentuan kata tangkap Setelah pihak yang membutuhkan arsip mengisi formulir peminjaman, maka petugas menentukan kata tangkap dari arsip yang dibutuhkan tersebut.
Kata
tangkap
dapat
berupa
nama
orang,
nama
badan/organisasi/perusahaan, pokok masalah, dan nama tempat/waktu tergantung pada sistem penyimpanan yang dipergunakan. 3. Penentuan kode arsip Langkah selanjutnya adalah menentukan kode arsip. Kode tersebut dapat berupa huruf, angka, atau kombinasi huruf dan angka.
28
4. Pencarain arsip di tempat penyimpanan
Langkah terakhir yaitu pencaraian arsip di tempat penyimpanan sesuai
dengan kata tangkap dari arsip yang dibutuhkan.
2.14
Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan
diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sesuai. Saat ini tersedia banyak peralatan dan perlengkapan untuk arsip, dapat langsung dibeli atau dipesan sesuai
dengan spesifikasi yang dibutuhkan. Ada beberapa kriteria yang harus
dipertimbangkan dalam memilih peralatan dan perlengkapan arsip (Amsyah, 2005), yaitu: 1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik, dan nilainya. 2. Frekuensi penggunaan arsip. 3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file in-aktif. 4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi). 5. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya. 6. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif. 7. Bentuk organisasi. 8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan. Menurut Nuraida (2008: 96), peralatan dan perlengkapan arsip antara lain sebagai berikut: 1. Filing Cabinet Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal. Filing cabinet yang standar terdiri dari dua-enam laci. Ada dua macam filing cabinet yaitu untuk folder biasa dan untuk folder gantung.
29
Sumber: Nuraida (2008) Gambar 2.8
Filing Cabinet 2. Hang map (map gantung), Hang map adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya guna menggantungkan arsip di dalam laci filing cabinet, dan berfungsi untuk meletakkan tab. 3. Schnelchecter map, Schnelchecter map adalah map untuk menyimpan berkas yang telah dilubangi dengan menggunakan perforator terlebih dahulu sehingga berkas tersebut tidak dapat lepas dari kaitan. 4. Folder (sampul arsip), Folder adalah map tanpa daun penutup pada sisinya dan dilengkapi dengan tab/tonjolan untuk menempatkan kode arsip. 5. Guide (sekat atau petunjuk), Guide merupakan lembar pemisah yang terbuat dari karton tebal dan merupakan petunjuk serta pemisah antara kelompok yang satu dengan kelompok yang lain, sesuai dengan pengelompokkan yang dipilih pada klasifikasi arsip. 6. Tab, Tab adalah bagian menonjol berukuran kurang lebih 1x3 cm untuk menempatkan kode dan indeks arsip.
30
7. Tickler file (berkas penyekat),
Tickler file adalah alat atau kotak kecil berukuran kurang lebih 10x15 cm yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan/atau kartu-
kartu peminjaman arsip, di mana cara penyusunan penyimpanan arsip
tersebut sama dengan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal dan sistem lainnya.
8. Ordner,
Ordner adalah semacam map dari karton tebal dan dapat menampung
banyak arsip serta di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang
telah diperforator/dilubangi pada bagian pinggir arsip tersebut.
31
Sumber: Nuraida (2008) Gambar 2.9 Tab, Folder, dan Guide
32
Sumber: Nuraida (2008) Gambar 2.10 Contoh Klasifikasi Arsip Dalam Ordner 9. Letter tray (baki surat), Letter tray adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang berguna untuk meletakkan/menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja. 10. Safe keeping document (brankas), Safe keeping document adalah lemari besi dengan bermacam-macam ukuran dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Brankas biasanya digunakan untuk menyimpan arsip penting/rahasia.
11. Rak buku (lemari terbuka), 33
Rak buku adalah rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau untuk menyimpan ordner.
12. Lemari arsip,
Lemari arsip dalah lemari yang terbuat dari kayu yang berfungsi untuk
menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film dan ordner.
13. Visible record cabinet, Visible record cabinet adalah tempat penyimpanan arsip dengan
menggunakan kantong-kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit
di dalam laci atau bak, kemudian disusun dalam satu cabinet.
14. Compact Rolling Shelving (Roll-o-pact/lemari geser),
Compact Rolling Shelving adalah lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah. 15. Rotary filing system, Rotary filing system adalah sistem file bertingkat (vertikal) yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad, dan warna, berpola tingkat, berbentuk bundar serta dapat berputar untuk mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan, memakai sistem pintu bergeser ke dalam sehingga tidak menyita tempat. 16. Mobiplan filing system, Mobiplan filing system adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu, map cetakan, dan lain-lain secara vertikal/digantungkan. Alat ini mudah dipindahkan karena ringan dan dilengkapi dengan roda sehingga mempercepat dan mempermudah pelaksanaan tugas. 17. Vertical plan filing system, Vertical plan filing system adalah lemari yang terbuat dari besi plat untuk menyimpan
gambar
dengan
vertikal/digantungkan.
18. Data plan tray filing system (kardek),
34
sistem
penyimpanan
yang
Data plan tray filing system adalah semacam baki yang terbuat dari plastk atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal, vertikal, atau kombinasi keduanya. Alat ini mudah disesuaikan dengan ruangan yang
tersedia.
19. Retrix,
Retrix adalah alat penyimpan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari
letak nomor arsip yang dibutuhkan sehingga jika nomor arsip yang
dibutuhkan telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan
muncul di antara permukaan arsip lainnya.
20. Memory writer (mesin tik elektronik),
Memory writer adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan
data
dengan
kapasitas
terbatas.
Untuk
menyimpan/menemukan kembali data yang diperlukan, maka kunci tertentu harus ditekan. 21. Microfilm, Microfilm adalah suatu alat untuk memproses fotografi di mana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. 22. Computer, Computer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. 2.15 Prosedur Peminjaman Arsip Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi. Keluarnya dokumen atau arsip dari tempat penyimpanan arsip memerlukan suatu pengendalian dengan baik, sehingga apabila arsip sedang dipergunakan oleh pihak lain, petugas arsip dapat mengetahuinya. Oleh karena itu diperlukan prosedur peminjaman arsip, agar arsip dapat dikendalikan dengan baik. Ada berbagai cara permintaan peminjaman arsip antara lain melalui telepon, menitipkan pesan, atau datang sendiri.
35
Terdapat beberapa hal yang perlu diatur dalam peminjaman arsip antara lain
(Sedarmayanti, 2005: 68):
1. Siapa yang berwenang member izin meminjam arsip? 2. Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip? 3. Menetapkan jangka waktu meminjam arsip.
4. Menentukan tata cara meminjam arsip. Apabila arsip tidak ada ditempat penyimpanan, maka harus ada tanda yang mengidentifikasikan bahwa arsip tertentu sedang dipinjam dan harus diketahui data peminjaman arsip, sehingga memudahkan untuk menyimpan kembali arsip pada tempatnya. Ada beberapa tahap yang sebaiknya diperhatikan dalam proses
peminjaman arsip, yaitu (Nuraida, 2008): 1. Pencatatan Untuk mencegah hilangnya arsip, peminjam harus mengisi buku/formulir peminjaman arsip. Apabila jumlah peminjaman arsip tidak terlalu banyak maka dapat dibuatkan buku peminjaman dan diurut secara kronologis. Table 2.3 Format Buku peminjaman No
Tanggal
Data Arsip
Lama
Tanda
Tanggal
Tanda
Pinjam
yang Dipinjam
Pinjam
Tangan
Kembali
Tangan
Peminjaman
Indeks Subjek
Penerima
Sumber: Sugiarto-Wahyono (2005) Namun apabila frekuensi peminjaman tinggi dan jumlah peminjam banyak, maka pencatatan melalui formulir peminjaman akan lebih efektif untuk digunakan. Table 2.4 Format Formulir Peminjaman FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP
36
Indeks
Tanggal Kembali
Subjek
Tanggal Arsip
Nama Peminjam
Paraf Petugas
Kerja Unit
Keterangan
Tanggal Peminjam
Catatan: formulir dibuat rangkap 2
Paraf Peminjam
Rangkap 1 untuk petugas
Rangkap 2 untuk tempat penyimpanan Sumber: Sugiharto-Wahyono (2005) 2. Pembatalan tanda peminjaman
Apabila arsip telah dikembalikan, maka harus ada pembatalan/pencabutan tanda peminjaman agar tidak membingungkan petugas, arsip masih dipinjam atau tidak. 3. Penagihan pengembalian arsip Dengan adanya buku atau formulir peminjaman petugas kearsipan dapat mengetahui informasi arsip masih dipinjam atau sudah ada di tempat penyimpanan. Apabila belum dikembalikan, petugas dapat mengingatkan peminjam untuk mengembalikan arsip yang telah dipinjam. Tetapi jika peminjam masih membutuhkan arsip tersebut maka dapat memperpanjang masa pinjaman dengan mengkomunikasikan kepada arsip untuk dicatat kembali di buku atau formulir peminjaman. Menurut Sedarmayanti (2005) dalam tata cara meminjam arsip, semua arsip yagn dipinjam harus dicatat pada lembar peminjaman arsip rangkap tiga dengan fungsi masing-masing rangkap sebagai berikut: 1. Lembar peminjaman arsip I (berwarna putih) disimpan oleh penyimpan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti peminjaman, 2. Lembar peminjaman arsip II (berwarna hijau) disimpan oleh penyimpan arsip, dan diletakkan ditempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam,
37
3. Lembar peminjaman arsip III (berwarna biru) diserahkan kepada
peminjam, sebagai catatan untuk mengingatkan peminjam. DEPARTEMEN:
Pusat Penyimpanan Arsip/Unit Pengolah
LEMBAR PEMINJAMAN ARSIP
No:
*Arsip-arsip yang tercantum di bawah ini dipinjam hanya untuk keperluan dinas *Tidak dibenarkan untuk menambah dan/atau mengurangi sesuatupun berkas *Harus dikembalikan dalam keadaan utuh/lengkap kepada Pusat
Penyimpanan Arsip/UP Kode &
No.
Indeks
Urut
Pokok Masalah
Kode &
Jumlah
Lokasi
Masalah
Berkas
Penyimpanan
Catatan
*HARAP JANGAN DICABUT LEMBAR PEMINJAMAN INI* Nama Peminjam:
Tanggal Peminjaman :
Jabatan
:
Unit Pengolah
:
Tanggal Pengembalian : (Tiap perpanjangan peminjaman harus seizin pusat penyimpanan arsip)
Tanda tangan
Kepala Pusat Penyimpanan Arsip/Kepala Biro
……………………….
………………………….
Sumber: Sedarmayanti (2005) Gambar 2.11 Lembar Peminjaman Arsip 2.16 Prosedur Perancangan Sistem Kearsipan Dalam merancang suatu proyek sistem kearsipan ada beberapa prosedur yang harus dilakukan. Menurut Sugiarto Agus dan Teguh Wahyono (2005)
38
mengemukakan bahwa ada enam prosedur perancangan sistem pengelolaan arsip,
yaitu:
1. Identifikasi Masalah
Sebelum merancang suatu sistem kearsipan, terlebih dahulu harus
mengidentifikasi masalah mengenai kearsipan yang ada dalam perusahaan tersebut.
2. Menentukan Sistem Kearsipan
Setelah melakukan identifikasi masalah terhadap keadaan yang ada, tahap
kedua yaitu menentukan sistem kearsipan yang sesuai dengan karakteristik
perusahaan.
3. Menganalisis Sistem Tahap analisis sistem adalah menentukan sasaran organisasional sistem yang disesuaikan dengan tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan, menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem. 4. Perancangan Sistem Pada tahap ini semua aspek dari sistem yang sedang berjalan dievaluasi untuk dipadukan dengan kebutuhan sistem yang direncanakan. Hal yang harus diperhatikan dalam tahap ini adalah pengevaluasian terhadap kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem yang dijalankan yang akan dicapai. 5. Memilih dan Mengimplementasikan Tahap selanjutnya adalah memilih dan mengimplementasikan. Tahap ini mencakup penggantian sistem yang telah dipilih, pemilihan peralatan, dan perlengkapan yang menunjang bagi sistem yang digunakan. 6. Penerapan Sistem Tahap terakhir adalah penerapan sistem yang telah dipilih. Pada tahap ini harus selalu dilakukan pengawasan untuk mengetahui dan melihat adanya perubahan-perubahan yang mungkin terjadi.
39
