BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab II ini akan membahas landasan teori yang berhubungan dengan pembuatan laporan tugas akhir, baik dari teori tentang software, proses, dan sebagainya. 2.1
State of the Art Komar
Ricahard
(2006)
dalam
artikelnya
yang
berjudul
Hotel
Management (Manajemen Hotel) menyatakan bahwa manajemen hotel adalah studi dan praktik efektif serta seni untuk menjalankan bisnis hotel, restoran, dan bisnis pariwisata lainnya yang berhubungan dengan bidang perjalanan supaya lebih lancar, nyaman, berkualitas sehingga memenuhi bahkan melebihi harapan konsumen, yang pada tujuannya adalah menghasilkan margin keuntungan yang lebih besar bagi perusahaan. Manajemen hotel melibatkan berbagai keterampilan manajemen yaitu sebagai berikut: 1.
Manajemen Pemasaran yaitu manajemen yang berhubungan dengan agen perjalanan dan operator wisata, periklanan serta hubungan masyarakat.
2.
Manajemen Sumber Daya Manusia yaitu manajemen yang mengontrol hotel hampir secara keseluruhan. Manajemen SDM yang tepat akan menentukan pengoperasian hotel berjalan baik atau buruk.
3.
Manajemen Keuangan yaitu manajemen yang mengontrol keuangan, rumah tangga, kualitas pelayanan dan makanan, dekorasi, interior serta pembentukan norma-norma yang harus diikuti oleh staf sambil memberikan layanan mereka kepada para tamu.
4.
Manajemen
Hubungan
Antar
manusia
dan
ketangkasanseperti
Housekeepingyang bertugas melaporkan keadaan kamar yang masih dalam perbaikan,perbedaan jumlah dari data yang dilaporkan oleh Front Office karena akan menentukan harga kamar.
6
7
Penelitian
lain
yang
berjudul
“Implementasi
Business
Process
Management pada Perusahaan Garmen menggunakan Software ERP” oleh Ida Ayu Arni Mahasesari membahas tentang bagaimana BPM diimplementasikan pada sebuah perusahaan garmen dengan menggunakan Software ERP sehingga setiap unit kerja yang ada memiliki sistem yang terintegrasi. Penelitian tersebut bertujuan untuk menginterasikan sistem unit kerja yang terdapat pada perusahaan garmen tersebut. Penelitian serupa dilakukan oleh Dewa Komang Mahardika yang berjudul “Pemodelan ERP pada perusahaan manufaktur sub bagian POS, HRD, dan Accounting dengan Software OpenERP 7.0. Penelitian tersebut membahas tentang bagaimana implementasi konsep ERP menggunakan OpenERP versi 7.0 untuk sub bagian POS, HRD, dan Accounting. Penelitian juga mengacu pada sebuah best practice dari Wordpress yaitu software bernama Hostel yang memiliki fungsi hotel kecil seperti memanajemen ruangan, reservasi, danpengecekan ketersedian kamar berdasarkan tanggal pada kalender. Reservasi pada Hostel memiliki pengaturan kamar yang mampu menampilkan nama kamar, tipe kamar, jumlah kamar, tipe kamar mandi, harga kamar per malam, dan deskripsi kamar beserta gambarnya.Tidak menutup kemungkinan untuk menambah jenis kamar ataupun mengubah informasi kamar pada pengaturan kamar. Saat reservasi berlangsung, pengaturan reservasi memuat informasi mengenai jenis kamar yang dipesan, berapa malam kamar dipesan, berapa jumlah harga yang sudah dan belum dibayar, nama pemesan, e-mail pemesan, kontak pemesan dan keterangan pemesan. Admin dapat mengubah status kamar dari tersedia menjadi tidak tersedia sesuai tanggal yang diinginkan. Hostel memang dikhususkan untuk reservasi dan pengaturan database kamar. Sedangkan untuk akunting, Hostel belum memiliki fitur yang memadai. 2.1.1
Profil Perusahaan Perusahaan yang menjadi studi kasus dalam laporan tugas akhir ini adalah
sebuah villa yang berlokasi di Jl. Tegal Cupek No. 69 Umalas, Kuta, Kerobokan,
8
Bali. Villa ini dibangun oleh seorang berkebangsaan Prancis bernama Steve dan berpindah kepemilikan kepada Ibu Viviyanti. Villa ini sudah ada sejak 1 tahun yang lalu selama di bawah kepemilikan Ibu Viviyanti.
Gambar 2.1 Villa X tampak dalam
Gambar 2.1 menunjukkan villa tempat studi kasus dilakukan. Gambar tersebut merupakan tampilan dari dalam villa 2.1.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi dan misi perusahaan merupakan hal yang penting untuk dimiliki oleh
sebuah perusahaan. Adanya visi dalam sebuah perusahaan akan menjadi acuan bagi perusahaan dalam mencapai sebuah target. Sedangkan adanya misi akan menjadi landasan perusahaan dalam bertindak dan membuat segala kebijakankebijakan. Visi dan misi adalah sesuatu yang saling berkaitan. Tidak akan tercipta misi yang baik tanpa visi yang jelas. 2.1.2.1 Visi Perusahaan Perusahaan yang menjadi tempat penelitian tugas akhir adalah sebuah villa. Organisasi yang terdapat pada villa lebih bersifat fleksibel daripada organisasi pada hotel sehingga tidak ada visi khusus yang ingin dicapai oleh villa ini. Hanya satu prinsip yang dipegang oleh seluruh pegawai yang bekerja di villa ini yaitu “Your comfort is our appreciation” yang artinya kenyamanan tamu adalah penilaian berharga bagi kami. Inti dari visi tersebut adalah mengutamakan kenyaman tamu villa.
9
2.1.2.2 Misi Perusahaan Sama halnya dengan visi perusahaan, tidak ada misi khusus yang dirancang untuk mencapai visi yang disebutkan di atas. Seluruh pegawai diharapkan mampu memberikan pelayanan yang terbaik untuk setiap tamu yang menginap di villa baik lokal maupun mancanegara. 2.1.3
Struktur Organisasi Setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasi. Struktur organisasi
berfungsi untuk menjelaskan pembagian tugas dan tanggung jawab masingmasing departemen. Villa tempat studi kasus dilakukan juga memiliki struktur organisasi namun dalam bentuk yang sederhana.
Gambar 2.2 Struktur Organisasi
Gambar 2.2 menunjukkan struktur organisasi yang terdapat pada Villa X pada saat penelitian dilakukan. Berikut ini adalah penjelasan mengenai tanggung jawab setiap posisi. 1.
Owner adalah pemilik villa yang memiliki otoritas penuh atas villa. Owner juga turut ambil bagian dalam pemasaran villa. Customer yang akan memesan villa terlebih dahulu menghubungi Owner. Namun setelah sistem dibangun pemesanan villa tidak lagi melalui owner. Customer dapat melakukannya melalui sales.
2.
Marketing dan Sales bertanggung jawab atas pemasaran villa. Marketing akan mendapatkan upah dari gaji pokok dan persentase keuntungan hasil
10
pemasaran villa. Sales berada dalam Departemen Pemasaran atau MarketingDepartment dan dibawahi oleh Admin. 3.
Admin bertanggung jawab atas pembukuan mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan villa baik dari segi keuangan, inventory, maupun gaji karyawan. Meskipun pada sistem terdapat modul sales dan purchasing, namun modul tersebut dikerjakan oleh seorang admin. Posisi admin setara dengan posisi General Manager. Semua departemen baik Housekeeping dan Purchasing dibawahi oleh Admin.
4.
Gardener bertanggung jawab merawat taman dan tanaman pada villa. Gardener termasuk dalam departemen Housekeeping.
5.
PoolCleaner bertanggung jawab atas kebersihan kolam renang dan perawatan kolam renang. Sama halnya dengan Gardener, Pool Cleaner juga masuk dalam Departemen Housekeeping dan dibawahi oleh Admin.
6.
Operational atau Housekeeper bertanggung jawab atas kebutuhan tamu villa. Housekeeper adalah pihak yang berhubungan langsung dengan tamu villa. Apabila tamu membutuhkan sesuatu, Housekeeper yang akan bertanggung jawab untuk itu. Housekeeper juga bertugas menyediakan sarapan setiap hari bagi tamu yang menginap.
7.
Security bertanggung jawab atas keamanan villa dan pelaporan tamu villa kepada petugas banjar setempat. Security berada di dalam Departemen Housekeeping dan dibawahi oleh Admin.
2.2
Enterprise Resource Planning Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu usaha untuk
menciptakan produk terpadu yang mengelola sebagian besar operasi di sebuah perusahaan. Perbedaan dengan sistem ERP berbeda adalah bahwa mereka mengintegrasikan seluruh fungsi untuk menyatukan sistem
kelompok yang
terpisah(Alshawi, 2004). ERP adalah paket multi-modul perangkat lunak aplikasi terintegrasi yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi bisnis dan fungsifungsi yang memperlakukan bisnis merupakan suatu kesatuan yang utuh, yang
11
memungkinkan sharing data (berbagi data) dalam departemen yang berbeda. Pendekatan ini akan membantu bisnis dan organisasi untuk bersama-sama meningkatkan produktivitas dan kualitas serta tetap kompetitif. Sistem ERP membantu organisasi dalam mengintegrasikan kunci operasi bisnisnya. Integrasi ini meningkatkan koordinasi antar entitas yang berbeda, arus alur kerja dan proses yang memainkan peran kunci dalam meningkatkan layanan pelanggan dan produktivitas karena itu membawa kepuasan pelanggan. Ini membantu juga dalam menargetkan kebutuhan pelanggan, mengidentifikasi prospek dan memasarkan penawaran perusahaan yang lebih baik. Sistem ERP juga membantu membawa visibilitas ke dalam operasi organisasi oleh karena itu mereka memiliki peran penting dalam meningkatkan pengambilan keputusan manajemen, yaitu melalui penyediaan informasi yang tepat secara real time dan memberikan kontribusi untuk keseluruhan kualitas produk, dan secara efektif mengelola biaya dan persediaan dengan perencanaan dan peramalan persyaratan yang lebih baik 2.2.1
Sejarah Enterprise Resource Planning Sistem ERP merupakan evolusi MRP (Perencanaan Sumber Daya
Manufaktur) yang difokuskan pada kegiatan perencanaan dalam perusahaan manufaktur. Sebelum tahun 1960, fokus utamanya pada sistem pengendalian persediaan yang didasarkan pada konsep persediaan tradisional (Metaxiotis et al., 2003). Awal 1960-an Material Requirements Planning (MRP) adalah aplikasi bisnis pertama (Orlicky, 1975). Software MRP mendukung penciptaan dan pemeliharaan data master material dan tagihan dari bahan di semua produk dan bagian dalam satu atau lebih tanaman ((Metaxiotis et al., 2003). Sistem ERP sekarang memiliki arsitektur berbasis client server. Server memasukkan data dan memproses permintaan client di desktop client itu sendiri dalam konfigurasinya. Proses data dibagi ke client dan server.
12
2.2.2
Keunggulan ERP Banyak orang menggunakan ERP tentu karena ERP memiliki keunggulan
diantaranya: 1.
Sistem ERP membuat segala proses yang berhubungan dengan finansial perusahaan dapat terintegrasi dengan baik sehingga akan mempermudah pengelolaan dan pengendalian dalam hal keuangan.
2.
Standarisasi dalam proses operasional diharapkan mampu meminimalisir kesalahan oleh manusia dan meminimalisir hal-hal yang tidak efisisen sehingga mampu meningkatkan produktivitas dan meningkatkan kualitas barang maupun jasa yang dijual oleh perusahaan.
3.
Standarisasi dalam hal penerimaan dan penyebaran informasi diharapkan akan mengurangi kesalahpahaman diantara manusia maupun unit departemen dalam suatu perusahaan.
2.2.3
Kelemahan ERP Keunggulan yang dimiliki ERP tidak membuat ERP terlepas dari
kelemahan.Terdapat beberapa kelemahan pada konsep ERP. Beberapa kelemahan tersebut yaitu: 1.
Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP.
2.
Pembangunan sistem ERP sangat mahal.
3.
Keuntungan kompetitif bisa hilang apabila sistem dideskripsikan oleh sistem ERP.
4.
ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi.
5.
Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan.
13
2.2.4
Modul ERP Berikut ini adalah beberapa modul yang terdapat di dalam sistem ERP
antara lain: 2.2.4.1 Modul Financial Modul Financial adalah modul utama dan merupakan pusat dari semua modul karena semua transaksi di modul lain akhirnya pasti akan berhubungan dengan modul ini. Bagian modulnya terdiri dari General Accounting, Financial Accounting, Assets Management, Treasury, Controlling, dan Costing. 2.2.4.2 Modul Material Management Modul Material Management adalah modul yang berhubungan dengan sumber daya material perusahaan. Bagian modulnya terdiri dari Purchasing dan Warehouse Management. 2.2.4.3 Modul Sales Modul Sales adalah modul yang berhubungan dengan penjualan. Bagian modulnya yaitu Marketing, Transportation, dan Shipping. 2.2.4.4 Modul Human Resource Modul Human Resource adalah modul yang berhubungan dengan Sumber Daya Manusia (SDM). Bagian modulnya terdiri dari Time Management, Appraisal, Over Time Training, dan Payroll. 2.2.4.5 Modul Maintenance Modul Maintenance adalah modul yang berhubungan dengan perawatan dan pemeliharaan. Bagian modulnya terdiri dari Plant Maintenance, Preventive Maintenance, dan Service Maintenance.
14
2.2.4.6 Modul Production Control Modul Production Control, adalah modul yang berhubungan dengan pengontrolan produksi. Sub modulnya antara lain Production Planning. 2.3
Penerapan Enterprise Resource Planning Sistem ERP sebagai hasil buatan manusia tidak selamanya bermanfaat
bagi setiap penggunanya. Untuk mengatasinya ada beberapa hal penting yang harus dilakukan supaya penerapan ERP berhasil, diantaranya: 1.
Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis perusahaan
2.
Komitmen dari seluruh jajaran manajemen
3.
Manajemen implementasi proyek yang baik
4.
Mampu mengatasi isu-isu teknik
5.
Tim implementasi yang baik
6.
Rekayasa ulang proses bisnis
7.
Komitmen organisasi untuk berubah
8.
Pendidikan dan pelatihan yang intensif
9.
Data yang akurat
10.
Sosialisasi dan komunikasi yang intensif
11.
Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya
2.4
OpenERP OpenERP adalah sebuah sistem manajemen yang sangat terkenal di dunia
dan diunduh lebih dari 600 kali per hari. Saat ini, OpenERP telah tersedia dalam 18 bahasa dan memiliki kerja sama serta kontributor dari seluruh dunia. Lebih dari 800 developer telah berpartisipasi dalam proyek pengembangan sistem OpenERP. OpenERP merupakan satu-satunya sistem manajemen yang tidak hanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar saja, tetapi juga digunakan oleh perusahaan kecil dan independen. OpenERP juga dapat diaplikasikan pada berbagai macam sektor, seperti sektor perdagangan, tekstil, agrikultural, dan lainnya. Perbedaan tersebut menggambarkan tingkat fleksibilitas OpenERP yang sangat tinggi sehingga dapat menjangkau seluruh jenis perusahaan yang ada.
15
OpenERP dibangun dengan menggunakan arsitektur yang modular dan teknologiteknologi yang bersifat open source, tetapi tetap memperhatikan kualitas produk yang dihasilkan. 2.4.1
Kelebihan OpenERP Kelebihan-kelebihan
yang
dimiliki
oleh
OpenERP
menyebabkan
OpenERP sangat diminati banyak orang. Beberapa kelebihan tersebut yaitu: 1.
Akses informasi yang dapat dipercaya.
2.
Menghindari redudansi dari pemasukan data dan operasi.
3.
Mengurangi waktu jeda waktu penampilan informasi dan laporan.
4.
Pengurangan biaya, penghematan waktu, dan peningkatan kontrol dengan analisis skala.
5.
Modul CRM (Customer Relationship Management) dan EDI.
2.4.2
Modul pada OpenERP Tidak jauh berbeda dengan modul-modul yang terdapat pada software
ERP lainnya, modul yang terdapat pada OpenERP adalah sebagai berikut: 2.4.2.1 Manufacturing Resource Planning (MRP) Modul manufaktur digunakan untuk membantu perusahaan dalam perencanaan, pemesanan, persediaan barang dan pembuatan atau perakitan produk dari bahan baku dan komponen. Selan itu, modul manufaktur juga menangani pemakaian dan produksi produk sesuai dengan bill of materials (daftar kebutuhan bahan) dan operasi yang diperlukan pada mesin, alat atau sumber daya manusia sesuai dengan rute. Modul manufaktur juga didukung oleh integrasi lengkap dan perencanaan persediaan barang habis pakai atau jasa. Layanan benar-benar terintegrasi dengan seluruh perangkat lunak. Misalnya, perusahaan dapat mengatur layanan subkontraktor dalam bill of material (daftar kebutuhan bahan) untuk secara otomatis membeli pesanan perakitan produksi.
16
Fitur-fitur kunci dalam modul manufaktur: 1.
Membuat persediaan atau membuat pesanan
2.
Bill of material bertingkat, tidak ada batas
3.
Routing bertingkat, tidak ada batas
4.
Routing dan pusat kerja terintegrasi dengan akuntansi analitik
5.
Perhitungan penjadwalan secara berkala
6.
Menyediakan layanan untuk menelusuri bill of material dalam struktur lengkap yang mencakup child dan phantombill of materials. Modul manufaktur pada OpenERP berfungsi untuk mengerjakan beberapa
hal seperti berikut ini. 1.
Memproduksi beberapa produk dari satu order manufaktur
2.
Mengelola perbaikan produk
3.
Mengelola pengambilan manual untuk memenuhi pesanan manufaktur
4.
Menghasilkan pengadaan secara real time
5.
Mengelola rute dan perintah kerja
6.
Memungkinkan perencanaan rinci perintah kerja
7.
Menentukan manufaktur pada produk
8.
Menggunakan properti dari setiap produk dari bill of material.
2.4.2.2 Sales Management(Manajemen Penjualan) Modul penjualan ini disediakan untuk mengelola sasaran penjualan secara efektif dan efisien dengan mencatat semua permintaan penjualan serta riwayatnya. Alur kerja (workflow) modul penjualan dimulai dari penawaran harga (quotation) dilanjutkan dengan permintaan penjualan (Sales order) lalu faktur (invoice). Modul penjualan ini memiliki beberapa preferensi jika modul manajemen gudang juga diinstal yaitu: 1.
Pengiriman (shipping) merupakan pilihan pengiriman sekaligus dalam sekali atau pengiriman parsial.
2.
Faktur (invoicing) merupakan pilihan bagaimana tagihan akan dibayar.
3.
Intcoterms merupakan International Commercial terms
17
Selain itu, modul penjualan memiliki metode penagihan yang fleksibel yaitu: 1.
Sesuai permintaan (on demand) merupakan faktur yang dibuat secara manual dari permintaan penjualan bila diperlukan.
2.
Saat permintaan pengiriman (on delivery order) merupakan faktur yang dihasilkan dari penjemputan atau pengiriman.
3.
Sebelum pengiriman (before delivery) merupakan rancangan faktur (draft invoice) yang dibuat dan harus dibayar sebelum proses pengiriman.
2.4.2.3 Purchase Management (Manajemen Pembelian) Manajemen pembelian memungkinkan perusahaan untuk menelusuri harga yang ditawarkan oleh pemasok dan mengubahnya menjadi pesanan pembelian (purchase order) jika diperlukan. OpenERP memiliki beberapa metode pemantauan dan pelacakan faktur penerimaan barang yang dipesan. Perusahaan dapat menangani pengiriman parsial di OpenERP, sehingga perusahaan dapat menelusuri barang (item) yang masih harus disampaikan dalam pesanan dan perusahaan dapat mengeluarkan pengingat otomatis. Aturan manajemen pengisian OpenERP yang memungkinkan sistem untuk menghasilkan rancangan pesanan pembelian (purchase order) secara otomatis atau perusahaan dapat melakukan konfigurasi untuk menjalankan proses lean didorong sepenuhnya oleh kebutuhan produksi saat ini. 2.4.2.4 Warehouse Management (Manajemen Gudang) Gudang dan manajemen persediaan didasarkan pada struktur hirarkis lokasi, dari gudang ke tempat penyimpanan. Sistem persediaan pemasukan ganda memungkinkan perusahaan untuk mengelola pelanggan, pemasok serta persediaan manufaktur. OpenERP memiliki kapasitas untuk mengelola banyak dan nomor seri memastikan kepatuhan dengan persyaratan ketertelusuran dikenakan oleh mayoritas industri. Beberapa fitur kunci yang terdapat pada di modul manajemen gudang yaitu: 1.
Perhitungan stok atau persediaan barang
18
2.
Ketentuan pemesanan ulang otomatis
3.
Didukung untuk barcode
4.
Pendeteksian cepat atas kesalahan melalui sistem double entry (masukan ganda)
2.4.2.5 CRM (Customer Relationship Management ) CRM (Customer Relationship Management) merupakan suatu sistem informasi yang melibatkan interaksi perusahaan dengan pelanggan seperti penggunaan teknologi untuk mengatur, mengotomatisasi, dan sinkronisasi penjualan, pemasaran, layanan pelanggan, dan dukungan teknis. Modul ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola peluang, pertemuan dan panggilan telepon dengan pelanggan secara cerdas dan efisien. Tugas utama modul ini seperti komunikasi, identifikasi, prioritas, tugas, resolusi dan pemberitahuan kepada pelanggan. OpenERP memastikan bahwa semua kasus yang berhasil dilacak oleh pengguna, pelanggan dan pemasok. Secara otomatis dapat mengirim pengingat, meningkat permintaan, memicu metode tertentu dan banyak tindakan lain berdasarkan aturan perusahaan sendiri. Hal terbesar tentang sistem ini adalah bahwa pengguna tidak perlu melakukan sesuatu yang istimewa. Modul CRM memiliki gateway e-mail untuk antarmuka sinkronisasi antara e-mail dan OpenERP. Pengguna bisa mengirim email ke pelacak permintaan. OpenERP akan mengurus pesan pelanggan, routing otomatis kepada staf yang tepat dan memastikan semua korespondensi sampai ke tempat yang tepat. 2.4.2.6 Social Network (Jaringan Sosial) Modul jaringan sosial menyediakan lapisan abstraksi jaringan sosial terpadu memungkinkan aplikasi untuk menampilkan riwayat komunikasi lengkap pada dokumen dengan e-mail yang terintegrasi dan sistem manajemen pesan. Hal ini memungkinkan pengguna untuk membaca dan mengirim pesan serta e-mail. Hal ini juga menyediakan halaman feed dikombinasikan dengan mekanisme berlangganan yang memungkinkan untuk mengikuti dokumen dan harus terus
19
diperbaharui mengenai berita terbaru.Fitur utama dalam modul jaringan sosial yaitu: 1.
Riwayat komunikasi yang bersih dan diperbarui untuk setiap dokumen OpenERP yang digunakan sebagai topik diskusi.
2.
Mekanisme langganan diperbaharui tentang pesan baru pada dokumen yang menarik.
3.
Halaman feed bersatu untuk melihat pesan dan aktivitas baru pada dokumen diikuti.
4.
Komunikasi pengguna melalui halaman feed.
5.
Desain diskusi berurut pada dokumen.
6.
Mengandalkan server global surat keluar yang menggunakan sistem manajemen e-mail terpadu, sehingga memungkinkan untuk mengirim email dengan mesin pengolahan scheduler berbasis dikonfigurasi.
7.
Termasuk generik e-mail asisten komposisi extensible, yang dapat berubah menjadi asisten massa-mail dan mampu menafsirkan ekspresi placeholder sederhana yang akan diganti dengan data dinamis ketika setiap e-mail tersebut dikirimkan.
2.4.2.7 Invoicing and Payment (Faktur dan Pembayaran) Sistem faktur di OpenERP yang spesifik dan mudah untuk digunakan memungkinkan perusahaan untuk menelusuri sistem akuntansi di perusahaannya. Sistem ini dapat menindaklanjuti pemasok dan pelanggan dengan mudah. Perusahaan bisa menggunakan akuntansi yang dimudahkan ini dalam kasus bekerja dengan account (eksternal) untuk menjaga buku-buku dan masih ingin melacak pembayaran. Sistem Faktur meliputi penerimaan dan voucher (cara mudah untuk melacak penjualan dan pembelian). Ini juga menawarkan metode mudah mendaftar pembayaran, tanpa harus mengkodekan abstrak lengkap akun. Modul ini mengelola: 1.
Voucher Entri
2.
Voucher Penerimaan (Penjualan dan Pembelian)
20
3.
Voucher Pembayaran (Pelanggan dan Pemasok)
2.4.2.8 Accounting and Finance (Akuntansi dan Keuangan) Modul accounting disediakan oleh OpenERP yang terintegrasi dengan financial accounting, analytic acounting, third party management, taxes management, budgets dan assets. Lebih dari 50 modul tambahan dimiliki oleh OpenERP dalam accounting seperti electronic bank transfer, assets management, automatic invocing, analytic control, dan statement management. Analytical merupakan inti dari semua modul management dalam OpenERP yang dintegrasikan dengan semua operasi yang memiliki biaya atau pendapatan (Iwan. 2010). Asset Management digunakan untuk melacak asset yang kompeks menjadi mudah dengan OpenERP dan memiliki modul fixed assset sehingga terhindar dari kehilangan jutaan dolar tiap tahun dalam tax overpayment. OpenERP mendukung electronic banking dan invoicing melalui modul yang berbeda. Selain itu juga menyediakan layanan untuk berkomunikasi secara otomatis dengan bank untuk melakukan pembayaran order dan menerima statement dari bank secara otomatis. Payment Managements digunakan untuk membantu dalam mengelola harta dan pembayaran kepada supplier, serta menyediakan alat untuk membantu dalam persiapan pembayaran. 2.3.2.9 Human Resource Management (Manajemen SDM) Modul manajemen SDM ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola aspek-aspek penting dari staf perusahaan dan rincian lainnya seperti keterampilan pekerja, kontak, dan waktu kerja. Modul Expences Management menyediakan layanan untuk mengelola biaya bulanan suatu perusahaaan. Modul ini memberikan akses pada catatan gaji pegawai dan memberikan validasi untuk menyetuju atau menolak catatan tersebut. Modul Holiday Management digunakan untuk mengontrol hari libur di dalam perusahaan. Modul ini menyediakan layanan untuk pekerja dalam meminta hari libur. Manajer dapat melihat permintaan untuk libur dan mengontrol seluruh rencana liburan untuk sebuah perusahaan atau department.
21
2.3.2.10 Project Management (Manajemen Proyek) Modul ini memungkinkan sistem manajemen proyek operasional untuk mengatur aktivitas perusahaan menjadi tugas dan merencanakan pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendapatkan tugas selesai. Diagram gantt akan memberikan representasi grafis dari rencana proyek perusahaan, serta ketersediaan sumber daya dan beban kerja. Modul Financial Project Management digunakan agar dapat mengontrol aktifitas yang berbeda. Modul ini dapat melacak biaya, budgets, automatic invoicing dan laporan keuntungan. OpenERP diintegrasikan dengan sistem multilevel project management. Modul ini secara keseluruhan diintegrasikan dengan Sales atau purchase. Modul timesheets meyediakan layanan untuk mencatat waktu yang dihabiskan oleh pegawai dalam pengerjaan project. Modul ini diintegrasikan dengan analytic accounting yang menyediakan layanan untuk mengelola budgets, planning, biaya dan reinvoicing dari human resources. Metoda working yang berbeda disediakan berdasarkan kebutuhan sign in/out project, simple timesheet encoding, dan timesheets diintegrasikan dengan proses validasi dan kehadiran oleh manajer. 2.3.2.11Google Docs Integration Google DocsIntegration merupakan salah satu modul OpenERP yang menggunakan lembar kerja (spreadsheet) dan file teks. Secara umum, banyak pengguna memiliki banyak alat dan file untuk melakukan bisnis sehari-hari. Selain menggunakan ERP, banyak diantaranya masih menggunakan teks terpisah dan file lembar kerja untuk menutupi kebutuhan bisnis yang spesifik. Pengintegrasian teks dan lembar kerja file dengan OpenERP 7.0 ini menawarkan kepada pengguna untuk mengambil file-file ke rekening sementara menggunakan OpenERP 7.0. Tujuannya adalah untuk menawarkan solusi cepat bagi para pengguna, di mana penciptaan modul kustom untuk menutupi bahwa kebutuhan pengguna tertentu akan mengambil lebih banyak waktu untuk mendapatkan. Pengambilan lowongan pekerjaan dalam aplikasi proses rekrutmen sebagai contoh
22
obyek OpenERP yaitu dapat melampirkan formulir evaluasi wawancara dengan tetap mempertahankan di Google Docs, dan dinamis link ke lamaran pekerjaan. Selain itu, juga dapat berbagi file ini Google Docs dengan orang-orang yang diinginkan. 2.5
Python Python merupakan bahasa pemrograman yang freeware atau perangkat
bebas dalam arti sebenarnya, tidak ada batasan dalam penyalinannya atau mendistribusikannya. Lengkap dengan source code, debugger dan profiler, antarmuka yang terkandung di dalamnya untuk pelayanan user interface, fungsi sistem, GUI dan basis datanya. 2.5.1
Sejarah Python Python dikembangkan oleh seorang berkebangsaan Belanda tepatnya
berasal dari kota Amsterdam bernama Guido van Rossum pada tahun 1990 yang merupakan kelanjutan dari bahasa pemrograman ABC. Tahun 1995,Guido pindah ke CNRI sambil terus melanjutkan pengembangan Python. Versi terakhir yang dikeluarkan adalah 1.6. Tahun 2000, Guido dan para pengembang inti Python pindah ke BeOpen.com yang merupakan sebuah perusahaan komersial dan membentuk BeOpen PythonLabs. Python 2.0 adalah versi yang dikeluarkan oleh BeOpen. Setelah mengeluarkan Python 2.0, Guido dan beberapa anggota tim PythonLabs pindah ke DigitalCreations. Saat ini pengembangan Python terus dilakukan oleh sekumpulan pemrogram yang dikoordinir Guido dan Python Software Foundation. Python Software Foundation adalah sebuah organisasi yang dibentuk sebagai pemegang hak cipta Python sejak versi 2.1 dan dengan demikian mencegah Python dimiliki oleh perusahaan komersial. Saat ini distribusi Python sudah mencapai versi 2.6.1 dan versi 3.0. Nama Python dipilih oleh Guido sebagai nama bahasa ciptaannya karena kecintaan Guido pada acara televisi Monty Python s Flying Circus. Oleh karena itu seringkali ungkapan-ungkapan khas dari acara tersebut seringkali muncul dalam korespondensi antar pengguna Python.
23
2.5.2
Fitur yang dimiliki Phyton Sisi utama yang membedakan Python dengan bahasa lain adalah dalam hal
aturan penulisan kode program. Bagi para programmer yang tidak terbiasa menggunakan
python akan dibingungkan dengan aturan indentasi, tipe data,
tuple, dan dictionary. Python memiliki kelebihan tersendiri dibandingkan dengan bahasa lain terutama dalam hal penanganan modul, ini yang membuat beberapa programmer menyukai python. Selain itu python merupakan salah satu produk yang open source, gratis, dan multiplatform. Beberapa fituryang dimiliki Python adalah: 1.
Memiliki kepustakaan yang luas. Dalam distribusi Python telah disediakan modul-modul siap pakai untuk berbagai keperluan.
2.
Memiliki tata bahasa yang jernih dan mudah dipelajari.
3.
Memiliki aturan layout kode sumber yang memudahkan pengecekan, pembacaan kembali dan penulisan ulang kode sumber.
4.
Berorientasi obyek.
5
Memiliki sistem pengelolaan memori otomatis (garbage collection, seperti java) modular, mudah dikembangkan dengan menciptakan modul-modul baru. Modul-modul tersebut dapat dibangun dengan bahasa Python maupun C/C++.
6.
Memiliki fasilitas pengumpulan sampah otomatis, seperti halnya pada bahasa pemrograman Java,
7.
Python memiliki fasilitas pengaturan penggunaan ingatan komputer sehingga para pemrogram tidak perlu melakukan pengaturan ingatan komputer secara langsung.
2.5.3
Kelebihan Phyton
1.
Tidak ada tahapan kompilasi dan penyambungan (link) sehingga kecepatan perubahan pada masa pembuatan sistem aplikasi meningkat.
2.
Tidak ada deklarasi tipe sehingga program menjadi lebih sederhana, singkat, dan fleksibel.
24
3.
Manajemen memori otomatis yaitu kumpulan sampah memori sehingga dapat menghindari pencatatan kode
4.
Tipe data dan operasi tingkat tinggi yaitu kecepatan pembuatan sistem aplikasi menggunakan tipe objek yang telah ada
5.
Pemrograman berorientasi objek
6.
Pelekatan dan perluasan dalam C
7.
Terdapat kelas, modul, eksepsi sehingga terdapat dukungan pemrograman skala besar secara modular
8.
Pemuatan dinamis modul C sehingga ekstensi menjadi sederhana dan berkas biner yang kecil
9.
Pemuatan kembali secara dinamis modul phyton seperti memodifikasi aplikasi tanpa menghentikannya
10.
Model objek universal kelas satu
11.
Konstruksi pada saat aplikasi berjalan
12.
Interaktif, dinamis dan alamiah
13.
Akses hingga informasi interpreter
14.
Portabilitas secara luas seperti pemrograman antar platform tanpa ports
15.
Kompilasi untuk portable kode byte sehingga kecepatan eksekusi bertambah dan melindungi kode sumber
16.
Antarmuka terpasang untuk pelayanan keluar seperti perangkat bantu sistem, GUI, persistence, database, dsb
2.5.4
Kekurangan Phyton
1.
Beberapa penugasan terdapat diluar dari jangkauan python, seperti bahasa pemrograman dinamis lainnya, python tidak secepat atau efisien sebagai statis, tidak seperti bahasa pemrograman kompilasi seperti bahasa C.
2.
Disebabkan python merupakan interpreter, python bukan merupakan perangkat bantu terbaik untuk pengantar komponen performa kritis.
3.
Python tidak dapat digunakan sebagai dasar bahasa pemrograman implementasi untuk beberapa komponen, tetapi dapat bekerja dengan baik sebagai bagian depan skrip antarmuka untuk mereka.
25
4.
Python memberikan efisiensi dan fleksibilitas tradeoff by dengan tidak memberikannya secara menyeluruh.
5.
Python menyediakan bahasa pemrograman optimasi untuk kegunaan, bersama dengan perangkat bantu yang dibutuhkan untuk diintegrasikan dengan bahasa pemrograman lainnya
2.5.5
Platform Phyton Python dapat digunakan untuk berbagai keperluan pengembangan
perangkat lunak dan dapat berjalan di berbagai macam sistem operasi karena sifatnya yang multiplatform. Biasanya pada kebanyakan sistem operasi linux, bahasa pemrograman ini menjadi standarisasi untuk disertakan dalam paket distribusinya. Seperti halnya bahasa pemrograman dinamis, python seringkali digunakan sebagai bahasa skrip. Saat ini kode python dapat dijalankan pada sistem berbasis: Linux/Unix, Windows, Mac OS X, OS/2, Amiga, Palm, Symbian (untuk produk-produk Nokia). Python didistribusikan dengan beberapa lisensi yang berbeda dari beberapa versi. Namun pada prinsipnya Python dapat diperoleh dan dipergunakan secara bebas, bahkan untuk kepentingan komersial. Lisensi Python tidak bertentangan baik menurut definisi open source maupun General Public License (GPL). 2.5.6
Kode Program Bahasa Python Berikut ini adalah contoh sintaks sederhana dalam memulai Python.
Beberapa diantaranya yaitu: 2.5.6.1 Mengaktifkan Interpreter Python Interpreter Python dapat diaktifkan dengan cara memberi perintah pada prompt sistem operasi seperti berikut $ python Kode Program 2.1 Perintah untuk Mengaktifkan Interpreter Python
26
Setelah perintah pada Kode Program 2.1 dimasukkan, maka akan muncul tampilan seperti berikut. Python 1.5.2 (#1, Feb 1 2000, 16:32:16) [GCC egcs-2.91.66 19990314 +/Linux (egcs-on linux-i386 Copyright 1991-1995 Stichting Mathematisch Centrum, Amsterdam >>> Kode Program 2.2 Tampilan Setelah Interpreter Python Aktif
2.5.6.2 Fungsi IF-THEN-ELSE Fungsi IF-THEN-ELSE pada phython digunakan untuk pengambilan keputusan. Berikut sintaks penulisannya. >>> x = int(raw_input("Please enter an integer: ")) Please enter an integer: 42 >>> if x < 0: ... x = 0 ... print 'Negative changed to zero' ... elif x == 0: ... print 'Zero' ... elif x == 1: ... print 'Single' ... else: ... print 'More' More Kode Program 2.3Kode Program Fungsi IF-THEN-ELSE
Kode program 2.3 menunjukkan sintaks penulisan Fungsi IF-THEN-ELSE yang digunakan untuk menentukan keputusan atas setiap kondisi yang diberikan. 2.5.6.3 Fungsi Pengulangan WHILE Fungsi pengulangan WHILE berguna untuk menangani pengulangan terhadap suatu proses. Misalnya untuk menuliskan "Python" seratus kali atau menampilkan bilangan ganjil dari 1 sampai dengan 1001, fungsi pengulangan WHILE dapat digunakan. >>> while True: ...
pass
# Busy-wait for keyboard interrupt (Ctrl+C) Kode Program 2.4Kode Program Fungsi Pengulangan WHILE
Kode program 2.4 menunjukkan sintaks fungsi pengulangan WHILE. Kode program tersebut merupakan contoh jenis pengulangan abadi.
27
2.5.6.4 Fungsi Pendefenisian Fungsi Semua fungsi yang digunakan pada sebuah program pasti harus didefenisikan agar program dapat berjalan. >>> ... ... ... ... ... ... >>> ... 0 1
def fib(n): # write Fibonacci series up to n """Print a Fibonacci series up to n.""" a, b = 0, 1 while a < n: print a, a, b = b, a+b # Now call the function we just defined: fib(2000) 1 2 3 5 8 13 21 34 55 89 144 233 377 610 987 1597 Kode Program 2.5Kode Program Fungsi Pendefenisian Fungsi
Kode program 2.5 menunjukkan sintaks penulisan fungsi pendefenisian fungsi pada python. 2.6
Standart Operating Procedure (SOP) Bentuk simbol-simbol flowchart yang digunakan dalam pembuatan SOP
dapat dilihat pada Tabel 2.1 dibawah ini. Tabel 2.1 Simbol SOP
No
Lambang
Nama
Keterangan
1
Terminal
Menunjukkkan awal atau akhir suatu proses
2
Manual Operation
Melakukan proses secara manual
3
Manual Input
Menunjukan proses masukkan data secara manual
4
Display
Menampilkan data
5.
Process
Menunjukkan proses pelaksanaan instruksi
6.
Decision
Menunjukkkan proses pemilihan alternatif atau pengecekan kondisi.
7.
Predefined Process
Menunjukkan proses yang telah didefinisikan.
28
8.
On-page Connector
Merupakan penghubung pada satu halaman
9.
Off-page Connector
Merupakan penghubung pada halaman lain.
10.
Document
Merupakan dokumen (arsip) dari hasil proses.
11.
Arrow
Merupakan arah aliran proses.
