BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Anggaran
2.1.1
Pengertian Anggaran Anggaran merupakan suatu alat perencanaan dan pengendalian operasi
keuangan dalam suatu perusahaan yang bertujuan untuk mendapatkan laba. Untuk mendapatkan pengertian yang lebih jelas tentang anggaran, di bawah ini akan dikemukakan beberapa pengertian mengenai anggaran. Horngren dkk (2003:176) mengemukakan : “Budget is the quantitative expression of a proposed plan of action by management for a specific period and an aid to coordinating what needs to be done to implement that plan.” Pengertian anggaran menurut Munandar (2000:1) : “Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh aktivitas perusahaan, yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang” Sedangkan anggaran menurut Mulyadi (2001:448) : “Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif, yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukur yang lain, yang mencakup jangka waktu satu tahun”.
Dari beberapa pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa anggaran adalah sebagai alat bantu manajemen yang dinyatakan dalam ukuran kuantitatif, untuk
merencanakan
jumlah
sumber
yang
akan
digunakan,
mengendalikannya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
7
serta
8
2.1.2
Perbedaan Anggaran dan Ramalan Sebagian masyarakat beranggapan bahwa anggaran dan ramalan adalah
sama, karena keduanya berorientasi ke masa yang akan datang. Untuk memberikan gambaran bahwa antara pengertian anggaran dan ramalan itu berbeda, maka Amin Widjaja (1996:6) mengemukakan sebagai berikut : “Anggaran merupakan rencana manajemen (management plan) dengan maksud bahwa langkah-langkah positif harus dilakukan untuk membuat apa yang dicapai (realisasi atau aktual) sesuai dengan apa yang direncanakan. Sedangkan ramalan hanya merupakan prediksi mengenai apa yang akan terjadi tanpa adanya maksud bahwa pembuat ramalan akan melakukan usaha untuk mencapainya”. Perbedaan pengertian anggaran dan ramalan di atas dapat diperinci dengan memberikan karakteristik anggaran dan ramalan yang dikemukakan oleh Mulyadi (2001;490) sebagai berikut : 1. Karakteristik anggaran a. Anggaran dinyatakan dalam satuan keuangan dan satuan selain keuangan. b. Anggaran umumnya mencakup jangka waktu satu tahun. c. Anggran berisi komitmen atau kesanggupan manajemen yang berarti bahwa manajer setuju untuk menerima tanggung jawab untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam anggaran. d. Usulan anggaran ditelaah dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari penyusun anggaran. e. Sekali disetujui, anggaran tidak dapat diubah kecuali dalam hal khusus. f. Hasil aktual akan dibandingkan dengan anggaran secara periodik dan selisih yang terjadi dianalisis dan dijelaskan. 2. Karakteristik ramalan a. Ramalan dapat dinyatakan dalam satuan keuangan atau dalam satuan selain keuangan. b. Ramalan dapat untuk setiap periode tertentu. c. Penyusunan ramalan tidak bertanggung jawab untuk mencapai hasil yang diramalkan.
9
d. Ramalan tidak memerlukan persetujuan dari pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi. e. Ramalan akan selalu dimutakhirkan jika muncul informasi baru menunjukkan perubahan dan situasi dan kondisi. f. Penyimpangan atas suatu ramalan untuk dianalisis secara berkala. Berdasarkan uraian karakteristik tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa ramalan hanya merupakan gambaran mengenai apa yang akan terjadi di masa yang akan datang, tanpa si peramal sendiri dibebani tanggung jawab atas apa yang telah diramalkannya. Sedangkan anggaran merupakan proses memutuskan apa yang akan dilakukan di masa yang akan datang dan jangka waktu anggaran telah ditetapkan, para manajer dibebani tanggung jawab untuk mencapainya. Jadi dengan demikian jelaslah bahwa anggaran dan ramalan itu berbeda, akan tetapi ramalan mempengaruhi penyusunan anggaran, yaitu digunakan sebagai alat bantu untuk menyusun anggaran. Hal ini bisa dilihat dalam penyusunan anggaran penjualan, yang dasarnya adalah ramalan penjualan (sales forecasting).
2.1.3
Penggolongan Anggaran Sebagai alat bantu manajemen, anggaran mempunyai lingkup yang luas,
oleh karena itu perlu diketahui penggolongan anggaran yang benar agar tidak menimbulkan kekacauan di dalam memisahkan masing-masing anggaran yang ada dalam perusahaan tersebut. Seluruh kegiatan yang ada di dalam perusahaan akan terkait dengan anggaran perusahaan tersebut. Oleh karena itu, ada berbagai macam anggaran yang mempunyai kegunaan masing-masing, antara anggaran yang satu dengan yang lain akan berbeda baik dari segi isinya maupun kegunaannya. Untuk itu perlu diketahui penggolongan anggaran yang benar sehingga tidak menimbulkan kekeliruan.
10
Penggolongan anggaran menurut Agus Ahyari (1996:12-18) adalah sebagai berikut : 1. Ditinjau dari fungsi-fungsi yang ada dalam perusahaan a. Anggaran penjualan b. Anggaran produksi c. Anggaran pembelian d. Anggaran biaya dan sebagainya. 2. Ditinjau dari segi jangka waktu anggaran a. Anggaran jangka panjang Anggaran jangka panjang sering disebut dengan istilah long range planning budget. Perencanaan jangka panjang ini biasanya hanya meliputi bidang-bidang khusus seperti penjualan yang akan datang, biaya investasi, penelitian dan pengembangan yang luas, kebutuhan akan modal serta perencanaan laba. b. Anggaran jangka pendek Anggaran jangka pendek sering disebut dengan istilah short range control budget. Yang tergolong dalam anggaran jangka pendek pada umumnya anggaran dengan jangka waktu paling panjang satu tahun, yang dapat meliputi jangka waktu tiga bulan, enam bulan, atau dua belas bulan tergantung sifat dan kebutuhan perusahaan. Anggaran jangka pendek dibagi menjadi dua macam, yaitu : -
Anggaran periodik (periodic budget) Anggaran periodik merupakan anggaran yang disusun untuk suatu periode tertentu (umumnya satu tahun). Penyusutan anggaran periodik pada umumnya akan dilaksanakan pada setiap akhir periode atau akhir tahun dan akan dipergunakan untuk tahun berikutnya.
-
Anggaran kontinyu (continual budget) Anggaran kontinyu merupakan anggaran yang disusun dalam jangka waktu yang sangat pendek, misalnya tiga bulan, empat bulan, lima bulan. Jangka waktu anggaran ini akan disesuaikan dengan situasi dan kondisi perusahaan tersebut.
11
3. Ditinjau dari segi kelengkapannya a. Anggaran parsial Anggaran parsial adalah anggaran yang disusun hanya sebagian yang meliputi bidang-bidang tertentu, atau mempunyai ruang lingkup yang sangat terbatas. Beberapa alasan yang menyebabkan perusahaan menyusun anggaran secara parsial, antara lain : -
Perusahaan tidak mampu untuk membuat anggaran secara keseluruhan karena tidak ada skill sehingga anggaran dibuat seperlunya saja.
-
Tidak tersedianya data yang lengkap tentang keseluruhan bagian dalam perusahaan.
-
Kekurangan biaya untuk membuat anggaran yang lengkap.
b. Anggaran komprehensif Anggaran komprehensif adalah suatu rangkaian dari anggaran perusahaan yang disusun secara lengkap dan menyeluruh dari aktivitas dalam perusahaan. Dalam penyusunan anggaran komprehensif, ada beberapa pedoman yang perlu diperhatikan, yaitu : -
Mengadakan spesifikasi terhadap tujuan-tujuan yang luas dari perusahaan.
-
Mempersiapkan rencana-rencana pendahuluan secara keseluruhan.
-
Menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek.
4. Ditinjau dari segi fleksibilitasnya a. Anggaran tetap (fixed budget) Yaitu anggaran yang disusun untuk periode waktu tertentu, yang volumenya sudah tertentu dan berdasarkan volume tersebut direncanakan revenue, cost, expense. Penyusunan anggaran dengan cara ini sangat jarang digunakan oleh perusahaan-perusahaan. Cara ini baru mungkin digunakan apabila asumsi dasar yang digunakan tidak berubah sama sekali. Padahal dalam kenyataannya, asumsi dasar seringkali berubah karena harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang sebenarnya terjadi.
12
b. Anggaran variabel (variable budget) Penyusutan dengan cara ini mempunyai karakteristik-karakteristik sebagai berikut : -
Disusun untuk periode tertentu dan berdasarkan volume tersebut diperkirakan revenue, cost, expense.
-
Untuk mengetahui apakah asumsi dasar masih dapat dipakai atau tidak, maka secara periodik dilakukan penilaian kembali. Bila sudah tidak cocok lagi, asumsi dasar-dasar harus dirubah. Penilaian kembali dalam pelaksanaannya dapat dilakukan secara kuartal atau triwulan. Apabila dalam suatu kuartal ternyata telah terjadi ketidaksesuaian, maka perlu dibuat anggaran yang baru untuk kuartal berikutnya. Penilaian kembali dapat juga dilakukan enam bulan sekali, tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan.
2.1.4
Manfaat dan Keterbatasan Anggaran Anggaran
merupakan
alat
bantu
manajemen
dalam
penyusunan
perencanaan dan pengendalian. Ada beberapa manfaat anggaran menurut Ellen Christina (2002:2-3), yaitu : 1. Sebagai alat perencanaan terpadu Anggaran perusahaan dapat digunakan sebagai alat untuk merumuskan rencana perusahaan dan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian, anggaran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan maupun pengendalian. 2. Sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan perusahaan Anggaran dapat memberikan pedoman yang berguna baik bagi manajemen puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. Di samping itu, penyusunan anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi
13
perubahan dalam lingkungan dan melakukan penyesuaian sehingga kinerja perusahaan dapat lebih baik. 3. Sebagai alat koordinasi dalam perusahaan Penganggaran dapat memperbaiki koordinasi kerja intern perusahaa. Sistem anggaran memberikan ilustrasi operasi perusahaan secara keseluruhan. Oleh karenanya sistem anggaran memungkinkan para manajer divisi untuk melihat hubungan antar bagian (divisi) secara keseluruhan. 4. Sebagai alat pengawasan yang baik Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi atau target yang bisa dibandingkan dengan realisasinya sehingga pelaksanaan setiap aktivitas dapat dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar acuan, diperlukan pemahaman yang realistis dan analisis yang saksama terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Penentuan standar yang sembarangan tanpa didasari oleh pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah daripada manfaat. Hal ini mengingat standar dalam anggaran yang ditetapkan secara sembarangan tersebut mungkin merupakan target yang mustahil untuk dicapai karena terlalu tinggi atau terlalu rendah. Standar yang ditetapkan terlalu tinggi akan menimbulkan frustasi atau ketidak-puasan. Sebaliknya penetapan standar yang terlalu rendah akan menjadikan biaya menjadi tidak terkendalikan, menurunkan laba dan semangat kerja. 5. Sebagai alat evaluasi kegiatan perusahaan Anggaran yang disusun dengan baik menerapkan standar yang relevan akan memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan dalam menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh agar pekerjaan bisa diselesaikan dengan cara yang baik, artinya menggunakan sumber-sumber daya perusahaan yang dianggap paling menguntungkan. Terhadap penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasionalnya perlu dilakukan evaluasi yang dapat menjadi masukan bagi penyusunan anggaran selanjutnya.
14
Di samping manfaat yang diperoleh melalui anggaran perlu disadari pula bahwa anggaran memiliki keterbatasan. Keterbatasan anggaran menurut Munandar (2000;13-14) adalah : 1. Anggaran yang disusun berdasarkan taksiran-taksiran (forecasting) Betapapun cermatnya taksiran yang dibuat, namun amatlah sulit untuk mendapatkan taksiran yang benar-benar akurat dan sama sekali tidak berbeda dengan kenyataannya nanti. 2. Taksiran-taksiran dalam anggaran yang disusun dengan mempertimbangkan berbagai data, informasi dan faktor-faktor, baik yang controllable maupun uncontrollable Dengan demikian, jika nantinya terjadi perubahan-perubahan terhadap data, informasi serta faktor-faktor tersebut maka akan berubah pula ketetapan taksiran-taksiran yang telah disusun tersebut. 3. Berhasil atau tidaknya pelaksanaan (realisasi) anggaran sangat tergantung pada manusia pelaksananya Anggaran yang baik tidak akan bisa direalisasikan bilamana para pelaksananya
tidak
mempunyai
keterampilan
serta
kecakapan
yang
memadai.
2.1.5
Syarat-syarat Anggaran yang Baik Syarat-syarat anggaran yang baik menurut Welsch dkk dialihbahasakan
oleh Purwatiningsih dan Maudy (2000:59-60), yaitu : 1. Harus ada komitmen dari manajemen puncak terhadap konsep yang luas dari perencanaan dan pengendalian laba dan perlunya pengertian yang baik dari pelaksanaan, perencanaan dan pengendalian laba. 2. Karakteristik atau ciri khas perusahaan dan lingkungan dimana perusahaan beroperasi termasuk variabel yang dapat dikendalikan dan tidak dapat dikendalikan harus diidentifikasi dan dievaluasi sehingga keputusan yang relevan yang berkaitan dengan karakteristik program perencanaan dan pengendalian laba yang efektif dan praktis dapat dibuat.
15
3. Harus ada evaluasi terhadap struktur organisasi dan pembagian tanggung jawab manajerial dan penerapan perubahan adalah perlu untuk menjamin terlaksananya perencanaan dan pengendalian yang efektif. 4. Harus ada evaluasi dan reorganisasi sistem akuntansi untuk menjamin bahwa sistem ini dapat memberikan data yang berguna untuk perencanaan dan pengendalian. 5. Kebijakan tentang dimensi waktu atau periode yang digunakan untuk perencanaan dan pengendalian laba yang harus dibuat. 6. Program pelatihan anggaran harus berkembang untuk memberikan informasi kepada manajemen di semua tingkatan. Dengan melaksanakan penyusunan anggaran berpedoman pada syaratsyarat anggaran yang baik maka perusahaan dapat menjalankan kegiatan secara efektif sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai. Dengan kata lain dalam pembuatan anggaran harus mengikuti prosedur yang telah ada, sehingga manajemen dapat menilai penjualan tersebut telah mencapai efektivitas atau tidak.
2.1.6
Prosedur Penyusunan Anggaran Stoner
dan
Freemen
(1996:615)
mengemukakan
dua
prosedur
penyusunan anggaran yang biasanya digunakan dalam suatu organisasi, yaitu : 1. Top down budgeting Yaitu
prosedur
penyusunan
oleh
pimpinan
tertinggi
perusahaan.
Keuntungannya adalah waktu penyusunan singkat dan terkoordinasinya anggaran antar bagian. Kelemahannya adalah tidak memperhitungkan kebutuhan tiap bagian dengan tepat, karena semuanya merupakan keputusan sepihak dari pihak manajemen. 2. Bottom up budgeting Yaitu prosedur penyusunan anggaran yang disiapkan oleh pihak manajemen yang
akan
melaksanakan
anggaran
tersebut.
Keuntungannya
adalah
penyusunan anggaran oleh bagian-bagian yang benar-benar membutuhkan dana atau yang akan memberi penghasilan sehingga tingkat keakuratannya
16
sangat tinggi. Kelemahannya adalah waktu penyusunan yang lama dan kurangnya koordinasi antar bagian. Menurut Mulyadi (2001:494) prosedur penyusunan anggaran memerlukan berbagai tahap sebagai berikut : 1. Penetapan sasaran oleh manajer atas 2. Pengajuan usulan aktivitas dan taksiran sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut oleh manajer bawah. 3. Penelaahan oleh manajer atas terhadap usulan anggaran yang diajukan oleh manajer bawah. 4. Persetujuan oleh manajer atas terhadap usulan anggaran yang diajukan oleh manajer bawah. Pada perusahaan yang kecil biasanya anggaran disusun oleh manajer utama atau oleh atasan suatu bagian. Sedangkan pada perusahaan yang besar terdapat suatu tim khusus yang dikenal dengan istilah komite anggaran (budget committee) untuk menyusun anggaran. Tugas panitia anggaran adalah memberikan pendapat, menyarankan perbaikan serta mempertimbangkan dan menganalisis laporan pelaksanaan dari semua pusat pertanggungjawaban.
2.1.7
Hubungan Anggaran dengan Manajemen Anggaran sebagai alat manajemen untuk keperluan perencanaan dan
pengawasan mengalami perkembangan dari waktu ke waktu. Perkembangan ini diukur dari segi manfaat yang ingin diperoleh dalam pelaksanaannya. Pengertian manajemen menurut Munandar (2000:12) adalah sebagai berikut : “Suatu ilmu dan seni untuk mengadakan perencanaan, mengadakan pengorganisasian, mengadakan pengarahan dan pembimbingan, mengadakan pengkoordinasian serta mengadakan pengawasan terhadap orang-orang dan barang-barang untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan”.
17
Dari pengertian di atas terlihat bahwa fungsi manajemen ada lima, yaitu : 1. Menyusun rencana untuk dijadikan sebagai pedoman kerja (planning). 2. Menyusun struktur organisasi kerja yang merupakan pembagian wewenang dan tanggung jawab kepada karyawan perusahaan (organizing). 3. Membimbing, memberi petunjuk, dan mengarahkan
pada karyawan
(directing). 4. Menciptakan koordinasi dan kerjasama yang serasi di antara semua bagian yang ada dalam perusahaan (coordinating). 5. Mengadakan pengawasan (pengendalian) terhadap kerja para karyawan di dalam merealisasikan apa yang tertuang dalam rencana perusahaan yang telah ditetapkan (controlling). Karena anggaran merupakan suatu alat bantu bagi manajemen, meskipun anggaran telah disusun dengan baik dan sempurna, tidak akan dapat menjamin bahwa pelaksanaan dan realisasinya akan baik dan sempurna tanpa dikelola oleh manajer yang terampil dan berbakat.
2.2 2.2.1
Anggaran Penjualan Pengertian Anggaran Penjualan Pengertian anggaran penjualan menurut Munandar (2000:49) adalah : “Anggaran penjualan adalah anggaran yang merencanakan secara terperinci tentang penjualan perusahaan selama periode yang akan datang, yang di dalamnya meliputi rencana tentang jenis (kualitas) barang yang akan dijual, jumlah (kuantitas) barang yang akan dijual, harga barang yang akan dijual, waktu penjualan serta tempat (daerah) penjualannya”. Dari pengertian tersebut, anggaran merupakan salah satu bagian dari
seluruh rencana perusahaan di bidang pemasaran. Penyusunan anggaran penjualan merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan, karena atas dasar anggaran penjualan ini seluruh kegiatan yang ada di dalam perusahaan akan disusun perencanaannya.
18
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan anggaran penjualan menurut Munandar (2000:69), yaitu : 1. Rincian jumlah dan jenis produk Anggaran penjualan hendaknya menyebutkan dengan jelas jenis produk yang akan dijual serta jumlah unit dari masing-masing produk yang dijual tersebut perlu diketahui jumlahnya. 2. Rincian daerah pemasaran Bagi perusahaan yang mempunyai daerah pemasaran yang cukup jelas, perlu untuk memperlihatkan kemana saja produk perusahaan tersebut akan dijual dalam penyusunan anggaran penjualannya. Daerah pemasaran ini dapat dibagi menjadi beberapa daerah pemasaran sesuai dengan kondisi perusahaan, misal letak geografis dan pembagian atas dasar kota tujuan. Dengan mempertimbangkan hal-hal di atas, maka penyusunan anggaran dapat disusun. Semakin jelas anggaran penjualan yang disajikan, maka akan semakin mudah pula manajemen perusahaan melaksanakan koordinasi dan pengawasan terhadap kegiatan penjualan.
2.2.2
Tujuan Anggaran Penjualan Tujuan anggaran menurut Welsch dkk (2000:49) dialihbahasakan oleh
Purwatiningsih dan Maudy, adalah : 1.
Untuk mengurangi ketidakpastian tentang pendapatan di masa yang akan datang.
2.
Untuk memasukkan kebijakan pada keputusan manajemen ke dalam proses perencanaan (misal rencana pemasaran).
3.
Untuk memberikan informasi penting bagi pembentukan elemen lain dari rencana laba yang menyeluruh.
4.
Untuk memudahkan pengendalian manajemen atas kegiatan penjualan yang dilakukan.
19
2.2.3
Kegunaan Anggaran Penjualan Menurut Munandar (2000:50), secara umum kegunaan anggaran
penjualan dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Sebagai pedoman kerja Anggaran penjualan dapat berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberi arah sekaligus memberikan target yang harus dicapai oleh aktivitas perusahaan pada waktu yang akan datang. 2. Sebagai alat pengkoordinasian kerja Anggaran penjualan berfungsi sebagai alat pengkoordinasian kerja, agar semua bagian yang ada dalam perusahaan dapat saling menunjang, saling bekerja sama dengan baik untuk menuju sasaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian kelangsungan hidup perusahaan terjamin. 3. Sebagai alat pengawasan kerja Anggaran penjualan berfungsi juga sebagai tolok ukur, sebagai alat pembanding untuk menilai (mengevaluasi) realisasi kegiatan perusahaan nantinya. Dengan membandingkan antara anggaran penjualan dengan realisasi dapat dinilai perusahaan telah sukses atau belum dapat bekerja, selain itu dapat pula diketahui kekuatan dan kelemahan yang dimiliki. Secara khusus, anggaran penjualan berguna sebagai dasar penyusunan semua anggaran dalam perusahaan dan anggaran penjualan harus disusun paling awal dari semua anggaran lain yang ada dalam perusahaan.
2.2.4
Dasar Penyusunan Anggaran Penjualan Dasar utama penyusunan anggaran penjualan adalah hasil ramalan
penjualan yang telah dilaksanakan dengan menggunakan model yang sesuai dengan keadaan perusahaan. Dalam menetapkan jumlah penjualan yang dianggarkan pada periode yang akan datang, kemampuan finansial, kemampuan teknis, dan kemampuan ekonomis harus dipertimbangkan secara bersama-sama.
20
Menurut Agus Ahyari (1996:210) menjelaskan dasar-dasar penyusunan anggaran sebagai berikut : 1. Kemampuan finansial Adalah kemampuan perusahaan, khususnya dalam pendayagunaan dana untuk mendukung target sesuai dengan hasil ramalan penjualan yang ada. Apabila perusahaan tersebut berusaha untuk mencapai target penjualan yang sesuai dengan ramalan penjualan yang ada, maka akan dapat timbul kekhawatiran kekurangan modal kerja yang justru dapat mengancam likuiditas perusahan serta gangguan pelaksanaan produksi dalam perusahaan tersebut. 2. Kemampuan teknis Adalah kemampuan perusahaan dilihat dari aspek teknis yang disebut sebagai kapasitas yang tersedia. Dari hasil ramalan penjualan produk perusahaan tersebut, perlu diperhatikan kapasitas yang terpasang yang ada di dalam perusahaan agar dapat mendukung target penjualan perusahaan, misalnya untuk menentukan apakah perusahaan perlu melakukan perluasan atau tidak, perlu disusun perencanaan penjualan jangka panjang yang dapat mempermudah pertanggungjawaban. 3. Kemampuan ekonomis Bahwa dengan adanya target penjualan, perusahaan masih dapat bergerak dalam skala ekonomis. Pertambahan volume penjualan dapat menambah keuntungan ini akan terhenti dan akhirnya justru berkurang. Oleh karena itu perlu diperhatikan apakah jumlah yang akan dijual menurut hasil ramalan penjualan produk perusahaan ini masih berada dalam skala ekonomis ataukah justru akan berada dalam tingkat produksi yang menguntungkan bagi perusahaan. Selain kemampuan perusahaan yang harus dipertimbangkan, manajemen perusahaan dapat menentukan beberapa kebijakan khusus atas hasil ramalanramalan penjualan yang telah disusun seperti misalnya pembulatan angka hasil ramalan penjualan, penambahan jumlah unit yang dijual. Berdasarkan hal tersebut maka perencanaan penjualan yang ditetapkan mungkin akan mempunyai sedikit perbedaan dengan ramalan penjualan yang telah disusun.
21
Anggaran penjualan juga dapat ditetapkan berdasarkan : 1. Sales forecasting Adalah ramalan volume penjualan yang dapat dicapai pada periode yang akan datang. 2. Market strategy Adalah
penentuan
anggaran
penjualan
dengan
memperhitungkan
kebijaksanaan harga, promosi, dan indikator lainnya. 3. Metode statistika 4. Analisis trend dan korelasi 5. Pengalaman dan pendapat para eksekutif
2.2.5
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Penyusunan Anggaran Suatu anggaran dapat berfungsi dengan baik apabila taksiran-taksiran yang
terdapat di dalamnya cukup akurat, sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya. Untuk bisa melakukan penaksiran secara lebih akurat, maka diperlukan berbagai data, informasi dan pengalaman merupakan faktor yang harus dipertimbangkan di dalam menyusun anggaran penjualan, secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua kelompok besar, yaitu : 1. Faktor-faktor intern Yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat di dalam perusahaan sendiri. Faktor-faktor tersebut antara lain berupa : a. Penjualan tahun-tahun lalu meliputi : kualitas, kuantitas, harga, waktu dan daerah penjualan. b. Kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan masalah penjualan seperti saluran distribusi, pemilihan media-media promosi, cara penetapan harga jual dan sebagainya. c. Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan serta kemungkinan perluasannya di masa yang akan datang. d. Tenaga kerja yang tersedia, baik jumlahnya maupun keterampilan dan keahliannya, serta kemungkinan pengembangan sumber daya manusia di waktu yang akan datang.
22
e. Modal kerja yang dimiliki perusahaan, serta kemungkinan penambahan di waktu yang akan datang. f. Fasilitas-fasilitas lain yang dimiliki perusahaan serta kemungkinan perluasan di waktu yang akan datang. Faktor-faktor intern sering disebut sebagai faktor yang controllable (dapat diatur dan diawasi), karena sampai batas-batas tertentu, perusahaan masih dapat mengatur dan menyesuaikan faktor-faktor intern ini dengan apa yang diinginkan untuk masa yang akan datang. 2. Faktor-faktor ekstern Yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat di luar perusahaan, tetapi berpengaruh terhadap anggaran penjualan perusahaan. Faktor-faktor tersebut antara lain dapat berupa : a. Keadaan persaingan di pasar b. Posisi perusahaan dalam persaingan c. Tingkat pertumbuhan penduduk d. Tingkat penghasilan masyarakat e. Elastisitas permintaan terhadap barang yang akan dihasilkan oleh perusahaan. f. Agama, adat istiadat dan kebiasaan-kebiasaan masyarakat g. Berbagai kebijaksanaan pemerintah baik di bidang politik, ekonomi, sosial maupun keamanan. h. Keadaan perekonomian nasional maupun internasional i. Kemajuan teknologi, barang-barang substitusi, selera konsumen dan kemungkinan perubahan-perubahannya. Faktor-faktor ekstern sering disebut sebagai faktor yang uncontrollable (tidak dapat diatur dan diawasi), karena perusahaan tidak mampu untuk mengaturnya sesuai dengan apa yang diinginkan di masa yang akan datang, sehingga perusahaanlah yang harus menyesuaikan diri dengan faktor-faktor ekstern tersebut.
23
2.2.6
Langkah-langkah Penyusunan Anggaran Penjualan Menurut Adisaputro dan Asri (2003:127) dalam menyusun anggaran
penjualan yang perlu dilakukan meliputi : 1. Penentuan dasar-dasar anggaran a. Penentuan relevant variable yang mempengaruhi penjualan b. Penentuan tujuan umum dan khusus yang diinginkan c. Penentuan strategi pemasaran yang dipakai 2. Penyusunan rencana penjualan a. Analisa ekonomi, dengan mengadakan proyeksi terhadap aspek-aspek makro, seperti : moneter, kependudukan, kebijaksanaan pemerintah di bidang ekonomi, teknologi. Kemudian menilai akibatnya terhadap permintaan industri. b. Melakukan analisa industri, yang dilakukan untuk mengetahui kemampuan masyarakat menyerap produk sejenis yang dihasilkan industri. c. Melakukan analisa prestasi penjualan yang lalu, yang dilakukan untuk mengetahui posisi perusahaan pada masa lalu. Dengan kata lain untuk mengetahui market share yang dimiliki perusahaan di masa lampau. d. Analisa penentuan prestasi penjualan yang akan datang, yang dilakukan untuk mengetahui kemampuan perusahaan mencapai target penjualan di masa depan. e. Menyusun ramalan penjualan, yaitu meramalkan jumlah penjualan yang diharapkan dengan anggapan segala sesuatu berjalan seperti masa lalu (forecasted sales). f. Menentukan jumlah penjualan yang dianggarkan (budgeting sales) g. Menghitung rugi atau laba yang mungkin diperoleh (budgeting profit) h. Mengkomunikasikan rencana penjualan yang telah disetujui pada pihak lain yang berkepentingan.
24
2.3
Pengertian Efektivitas Menurut Komaruddin (1994:269) pengertian efektivitas adalah sebagai
berikut : “Efektivitas merupakan suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan (atau kegagalan) kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu”. Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa efektivitas selalu dihubungkan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Jadi suatu perusahaan dapat dikatakan sudah beroperasi secara efektif apabila dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2.4 2.4.1
Pengendalian Penjualan Pengertian Pengendalian Pengendalian merupakan kebijaksanaan, prosedur dan praktik yang
diterapkan oleh manajemen untuk mengelola perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien. Pengertian pengendalian menurut Welsch dkk dialihbahasakan oleh Purwatiningsih (2000:13) adalah sebagai berikut : “Proses pengendalian didefinisikan sebagai proses mengukur dan mengevaluasi kinerja aktual dari setiap bagian organisasi dari suatu perusahaan dan kemudian melaksanakan tindakan perbaikan apabila diperlukan”. Di dalam proses perencanaan, perusahaan menetapkan sasaran, tujuan, kebijakan, dan standar yang akan dipergunakan oleh perusahaan tersebut. Sedangkan proses pengendalian dilaksanakan untuk menjamin bahwa perusahaan dapat mencapai sasaran, tujuan, kebijakan dan standar yang telah ditetapkan secara efisien. Jadi dalam proses pengendalian dilakukan perbandingan antara hasil yang sesungguhnya dengan yang direncanakan, yang kemudian dijadikan masukan bagi perencanaan berikutnya (sebagai feed back). Dengan demikian jika terdapat
25
perbedaan atau penyimpangan yang cukup berarti, harus dilakukan analisis untuk mengetahui penyebab kemudian diambil tindakan perbaikan dan penyesuaian.
2.4.2
Pengertian Penjualan Menurut Kohler (1994:48) pengertian penjualan adalah sebagai berikut : “A business transaction involving the delivery (the giving) of commodity, an item of merchandise or property a right, or service, in exchange for (the receipt) cash, a promise to pay, or money equivalent, or for any combination of these items, it is recorded and reported in terms of amount of such cash, promise to pay, or money equivalent”. Jadi penjualan adalah transaksi usaha yang melibatkan pengiriman untuk
suatu komoditi, barang atau hak milik, suatu hak atau jasa yang ditukarkan dengan uang tunai, janji untuk membayar, atau sejenisnya, atau dengan gabungan dari hal tersebut. Transaksi usaha tersebut dicatat dan dilaporkan dalam suatu jumlah tunai untuk membayar atau sejenisnya.
2.4.3
Pengendalian Penjualan Pengendalian penjualan dilakukan dengan membandingkan laporan
aktivitas penjualan dengan anggaran penjualan untuk mengetahui sebab-sebab terjadinya selisih. Pengertian pengendalian penjualan menurut
Wilson dan Campbell
dialihbahasakan oleh Tjintjin Felix Tjendra (1997:259) adalah sebagai berikut : “Pengendalian penjualan meliputi analisis, penelaahan, dan penelitian yang diharuskan terhadap kebijaksanaan, prosedur, metode, dan pelaksanaan yang sesungguhnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki, dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi (Return On Investment = ROI)”. Laba bersih yang optimum akan direalisasikan apabila terdapat hubungan yang wajar di antara faktor-faktor ini antara lain : 1. Investasi dalam modal kerja dan fasilitas-fasilitas 2. Volume penjualan
26
3. Biaya operasi 4. Laba kotor Oleh karena itu, pengendalian akuntansi terhadap penjualan adalah laporan yang menganalisis kegiatan penjualan yang mengungkapkan trend dan hubungan atau penyimpangan yang tidak dikehendaki dari tujuan, dari anggaran, atau dari standar yang telah dihitung dengan cara yang tepat agar ada tindakan perbaikan. Teknis-teknis analisis yang digunakan untuk meningkatkan penjualan adalah : 1. Analisis terhadap pelaksanaan prestasi penjualan di masa lalu, dalam hubungannya dengan harga dan volume, untuk menyelidiki dengan seksama segi kelemahan dari anggaran penjualan. 2. Memberi bantuan kepada pimpinan penjualan dalam menetapkan anggaran penjualan menyeluruh yang sesuai dan melaporkan tentang penyesuaian pelaksanaan dengan rencana. 3. Memberi bantuan kepada pimpinan penjualan dalam menetapkan standar pelaksanaan penjualan. 4. Menyiapkan analisis yang tepat mengenai biaya dan investasi untuk dipergunakan dalam menetapkan harga produk.
2.4.4
Tujuan Pengendalian Penjualan Pengendalian penjualan merupakan proses dimana di dalamnya terdapat
jaminan untuk mendapatkan serta memanfaatkan sumber daya secara efisien dalam pencapaian tujuan organisasi. Adapun tujuan dari pengendalian menurut Wilson dan Campbell (1997:259) dialihbahasakan oleh Tjintjin Felix Tjendra adalah : “Untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki, dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi (Return On Investment atau ROI)”.
27
2.4.5
Proses Pengendalian Penjualan Proses pengendalian penjualan adalah sebagai berikut :
1. Membandingkan unjuk kerja aktual untuk jangka waktu 2. Membuat laporan untuk kerja yang menunjukkan hasil aktual, hasil yang direncanakan, dan perbedaan di antara keduanya (misalnya penyimpangan di atas atau di bawah hasil yang direncanakan). 3. Menganalisis penyimpangan dan operasi yang terkait untuk menentukan penyebab terjadinya penyimpangan. 4. Membuat alternatif tindakan untuk memperbaiki setiap kekurangan dan belajar dari keberhasilan masa lalu. 5. Membuat suatu pilihan (tindakan perbaikan) dari sejumlah alternatif yang tersedia dan menjalankannya. 6. Melakukan tindak lanjut dengan memulai efektivitas perbaikan yang dilakukan, dilanjutkan dengan umpan ke muka untuk membuat perencanaan berikutnya.
2.5
Hubungan Anggaran Penjualan dengan Efektivitas Pengendalian Penjualan Berdasarkan faktor-faktor yang mempengaruhi kebijakan manajer
penjualan dalam penyusunan anggaran penjualan : 1. Adanya struktur organisasi dan pemisahan fungsi yang jelas 2. Memiliki faktor internal dan eksternal yang terkendali 3. Didukung oleh informasi penjualan yang lengkap 4. Memiliki mekanisme penyusunan anggaran penjualan yang baik. Berdasarkan karakteristiknya meliputi : 1. Dapat memperkirakan jumlah pendapatan yang akan diterima pada masa yang akan datang 2. Dinyatakan dalam satuan moneter 3. Adanya jangka waktu penyusunan, biasanya satu tahun 4. Melibatkan semua elemen manajemen yang terdapat dalam perusahaan
28
5. Anggaran disahkan oleh manajemen tingkat atas 6. Fleksibel artinya dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi perusahaan 7. Adanya analisis penyimpangan dan memperbandingkan antara anggaran aktualnya. Sebagaimana telah diketahui bahwa anggaran penjualan memiliki manfaat sebagai alat bantu, apabila terjadi selisih pada penjualan yang dianggarkan dengan penjualan yang sebenarnya dapat segera diketahui oleh manajemen dapat mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan dan menganalisisnya agar penjualan yang diharapkan dapat tercapai. Masalah penjualan yang ada dalam perusahaan bukan masalah yang sederhana, tetapi merupakan masalah yang beranekaragam karena penjualan merupakan suatu bidang yang dinamis dan dengan kondisi yang selalu berubahubah sehingga terdapat masalah yang baru dan berbeda. Masalah-masalah umum dalam penjualan, yaitu produk, penetapan harga, distribusi, organisasi dan penjualan. Bila anggaran penjualan telah mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhi kebijakan manajer penjualan dalam penyusunan anggaran penjualan dan memiliki karakteristik anggaran yang baik, maka manajer perusahaan semakin mudah melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap kegiatan penjualan. Sedangkan
pengendalian
terhadap
penjualan
dilakukan
dengan
membuat laporan-laporan yang dapat menganalisis kegiatan penjualan yang mengungkapkan mengenai trend atau penyimpangan yang tidak dikehendaki dari tujuan, dari anggaran, atau dari standar yang telah dihitung dengan cara yang tepat agar tindakan perbaikan. Bila penjualan telah dikendalikan secara efektif, maka dapat mendukung anggaran penjualan sebagai alat bantu manajemen, yaitu sebagai alat pedoman kerja, alat pengkoordinasian rencana kerja, dan alat pengawasan kerja.
29
Jadi, bila suatu anggaran penjualan telah disusun secara memadai dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhi kebijakan manajer penjualan dalam penyusunan anggaran penjualan dan memiliki karakteristik anggaran yang baik, serta penjualan telah dikendalikan secara efektif atau mencapai tujuan, maka anggaran penjualan dapat menjadi alat bantu bagi manajemen untuk menunjang efektivitas penjualan.
