BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan sangat penting artinya bagi mayarakat untuk mengembangkan daya intelektual dan spiritual mereka. Dengan demikian perpustakaan diharapkan dapat membantu masyarakat untuk memenuhi bahan bacaan ataupun informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat pembaca di perpustkaan tersebut. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unit pelaksana teknis perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain, turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, merawat, megelola, serta melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada organisasi yang berlaku bagi penyelenggara perpustakaan. Suatu perguruan tinggi dikatakan memadai apabila didukung oleh berbagai sarana yang dapat mendukung pelaksanaan program perguruan tinggi yang bersangkutan. 2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi melayani civitas akademika dalam lingkungan perguruan tinggi, oleh sebab itu perpustakaan perguruan tinngi dijadikan sebagai pusat sumber informasi, pusat belajar dan sebagai pusat rekreasi. Perpustakaan pergutuan tinggi merupakan bagian yang penting dalam membangun perguruan tinggi untuk mencapai pelaksanaan

program-program

pendidikan,

penelitian

dan

pengabdian

kepada

masyarakat, serta menunjang penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

Universitas Sumatera Utara

Menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999:4) adalah perpustakaan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan unit yang menunjang pergutuan tinggi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya.” Sjahrial- Pamuntjak (2005:5), menyatakan, “Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademis, dan perpustakaan sekolah tinggi.” Menurut Soeatminah (1992:40), “Perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unsur penunjang yang merupakan perangkat kelengkapan di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.” Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga perguruan tinggi induknya, yang bersama-sama dengan unit kerja bagian lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, dengan cara tertentu untuk melayankan sumber informasi kepada pengguna yakni mahasisiwa, dosen dan pegawai (Civitas Akademika).; 2.1.2 Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi Sesuai dengan pengertian perpustakaan bahwa didalam perpustakaan terdapat koleksi yang digunakan untuk keperluan studi, penelitian dan bacaan umum. Menurut Buku Pengembangan Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979 : 3), telah merumuskan perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tiga fungsi yaitu : a. Ditinjau dari segi proses pelayanan, perpustakaan pergutuan tinggi berfungsi : 1. Sebagai pusat pengumpulan informasi 2. Sebagai pusat pelestarian informasi 3. Sebagai pusat pengolahan informasi 4. Sebagai pusat pemanfaatan informasi 5. Sebagai pusat penyebarluasan informasi b. Ditinjau dari segi program kegiatan perguruan tinggi yang didukung sesuai dengan peranannya, perpustakaan perguruan tinggi berfungsi : 1. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program pendidikan dan pengajaran 2. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program penelitian. 3. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program pengabdian kepada masyarakat. c. Ditinjau dari segi pelaksanaannya, perpustakaan pergutuan tinggi berfungsi : 1. Fungsi yang bersifat akademis-edukatif 2. Fungsi yang bersifat adminitratif teknis.


Untuk dapat melaksanakan funsi-fungsi secara maksimal dan menyeluruh, program kerja perpustakaan perguruan tinggi dalam pelayanan informasi hendaknya meliputi : a. Program kerja pelayanan teknis, yang meliputi pengumpulan, pelestarian dan pengolahan pelayanan informasi, yang terdiri atas kegiatan kerja pangadaan, inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi dan pemeliharaan koleksi. b. Program kerja pelayanan pemakai, yaitu meliputi pemanfaaatan dan penyebarluasan dari pelayanan informasi untuk para pemakai perpustkaan, yang terdiri atas kegiatan kerja sirkulasi koleksi, pelayanan referens, pendidikan pemakai dan penyebarluasan informasi. Menurut Buku Pengembangan Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979:1), merumuskan tujuan diselenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi adalah,”Untuk mendukung, memperlancar serta meningkatkan kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi melalui pelayanan informasi yang meliputi lima aspek yaitu : a. Pengumpul informasi b. Pelestarian informasi c. Pengolahan informasi d. Pemanfaatan informasi e. Penyebarluasan informasi Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah memenuhi informasi civitas akademika, serta menyediakan bahan rujukan bagi pengguna perpustakaan. 2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas akademika maupun masyarakat diluar kampus. Menurut Buku Perpustakaan Nasional RI (1999:5), untuk dapat melaksanakan fungsinya dengan baik, perpustakaan pergutuan tinggi hendaknya mempunyai tugas sebagai berikut : 1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahanbahan yang dibutuhkan untuk pengajaran. 2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelasaikan tugas-tugas dalam rangka studinya. 3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti. 4. Memutakhirkan koleksi dengan megikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.


5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan. Untuk keperluan diatas dibutuhkan kerja sama yang erat antara pustakawan dengan pengajar, peneliti dan mahasiswa agar semua koleksi serta fasilitas yang disediakan betul-betul sesuai dengan yang dibutuhkan dengan yang dibutuhkan dengan pengguna. 2.2 Koleksi Perpustakaan Koleksi perpustakaan sangat besar peranannya dalam menunjang pelayanan informasi yang diberikan kepada pengguna perpustakaan. Pada dasarnya setiap perpustakaan mempunyai koleksi, namun masing-masing perpustakaan tersebut menyediakan koleksi yang dapat menunjang program atau kegiatan sesuai dengan jenis dan fungsi perpustakaan yang bersangkutan. Besar kecilnya koleksi perpustakaan tergantung pada jumlah anggota, bidang spesialisasi, serta dana yang tersedia, disamping itu besar kecil dan ragam koleksi juga tergantung pada jenis perpustakaan. Pada perpustakaan perguruan tinggi misalnya, koleksinya disesuaikan dengan kurikulum program pendidikan yang dicanangkan dan dibentuk pengabdian pada masyarakat yang digariskan oleh perpustakaan perguruan tinggi yang bersangkutan. Pemakainya tidak terbatas untuk mahasiswa dan dosen tetapi juga termasuk pegawai dan para peneliti yang semuanya disebut civitas akademika. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994:17),menjelaskan bahwa “Koleksi perpustakaan perguruan tinggi harus lengkap dalam arti memadai besar dan keneragaman subjeknya agar dapat menunjang program tujuan perpustakaan pergutuan tinggi di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat” Dengan pernyataan diatas maka suatu perpustakaan perguruan tinggi harus memperhatikan koleksinya guna mendukung, memperlancar, dan meningkatkan kualitas pelaksanaan program kegiatan pada suatu lembaga atau instansi. Menurut Soeatminah (1992 :40), “Koleksi perpustakaan perguruan tinggi seyogyanya terdiri dari : a. Buku referensi baik referensi umum maupun untuk bidang studi khusus. b. Buku teks baik yang diperlukan oleh mahasiswa maupun dosen, baik yang diwajibkan oleh mata kuliah tertentu, maupun yang dianjurkan.


c. Buku untuk pengembangan ilmu yang melengkapi dan memperkaya penegtahuan diluar bidang studi yang ditekuni. d. Majalah ilmiah e. Penerbitan perguruan tinggi; baik penerbitan sendiri maupun penerbitan perguruan tinggi f. Penerbitan pemerintah; terutama produk hukum yang berkaitan dengan perguruan tinggi g. Laporan-laporan; terutama pada lembaganya sendiri h. Skripsi,tesis, disertasi, terutama pada lembaganya sendiri 2.3 Pelayanan Pengguna Pelayanan pengguna merupakan ujung tombak jasa perpustakaan, khususnya layanan pengguna, karena bagian inilah yang pertama berhubungan dengan pengguna, serta paling sering digunakan oleh anggota perpustakaan. Layanan perpustakaan bertujuan memberikan layanan bahan pustaka dan informasi kepada pengguna perpustakaan untuk keperluan pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengembangan kebudayaan. Salah satu kegiatan utama perpustakaan adalah melaksanakan kegiatan pelayanan pengguna, yang berupa pemberian layanan bahan pustaka dan menyebarluaskan informasi secara optimal serta memanfaatkan berbagai sarana penelusuran yang tersedia, seperti kartu katalog dan OPAC (Online Public Access Catalogging). Menurut Buku (1994 :53), menyatakan bahwa, “Pelayanan perpustakaan ialah memberikan informasi kepada pengguna”. Pelayanan pengguna merupakan pelayanan yang diberikan oleh suatu perpustakaan sehubungan dengan pemanfaatan koleksi. Pada dasarnya kegiatan pelayanan pengguna mengandung pengertian penyebarluasan informasi dan bahan pustaka kepada pengguna. Dalam melakukan pekerjaan, pelayanan pengguna perlu diusahakan hubungan baik antara petugas dan pengunjung. Menurut Soeatminah (1987 : 1), “Pelayanan pengguna adalah tugas melayani pengguna dalam menggunakan bahan pustaka yang telah disediakan di perpustakaan”. Setiap perpustakaan besar maupun kecil harus memperhatikan benar hubungan dengan pengguna, maksudnya bahwa perpustakaan harus memperbaiki pelayanan pada pengguna secara baik, benar dan tepat dimana pelayanannya langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan. Jenis layanan yang ditawarkan perpustakaan tergantung besar kecilnya perpustakaan.


Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 :71), dalam memberikan pelayanan, perlu diperhatikan asas-asas berikut : a. Berorientasi pada kebutuhan dan kepentingan pengguna b. Diberikan kepada pengguna atas dasar keseragaman, keadilan, dan kemerataan c. Dilaksanakan secara optimal dan dilandasi oleh peraturan yang jelas d. Dilaksanakan secara cepat, tepat dan mudah melalui cara yang teratur, terarah dan cermat. Berdasarkan uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pelayanan pengguna adalah kegiatan pemberian bantuan kepada pengguna untuk memperoleh informasi yang berupa layanan informasi, bimbingan informasi dan pengarahan agar pengguna perpustakaan dapat menggunakan bahan pustaka dengan mudah, cepat dan tepat serta jelas dimengerti oleh pengguna. 2.3.1 Fungsi dan Tujuan Layanan Pengguna Dalam

buku

pedoman

perguruan

tinggi

(1979:2)

menyatakan

bahwa,

“Perpustakaan adalah sebagai tempat mengumpulkan, melestarikan serta mengelola, menyediakan, pemanfaatan, dan menyebarluaskan informasi”. Untuk itu perpustakan sebagai pusat informasi hendaknya dapat memenuhi kebutuhan pengguna akan meningkatkan minat dan keinginan pengguna untuk berkunjung ke perpustakaan. Tujuan pelayanan pengguna adalah untuk memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan dalam hal mendayagunakan semua fasilitas yang tersedia di perpustakaan. Fasilitas yang dimaksud adalah semua kleksi yang dimiliki perpustakaan dan tenaga dari staf perpustakaan untuk memperoleh informasi yang dcari. Fungsi pelayanan pengguna di perpustakaan adalah membantu pengguna perpustakaan untuk menemukan informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan. Dalam hal ini staf perpustakaan (pustakawan) dituntut untuk selalu siap memberikan bantuan kepada pengguna perpustakaan untuk memperoleh kebutuhan dan informasi. Menurut Trimo (1986:57), fungsi pelayanan pengguna adalah sebagai berikut : a. Memberikan Stimulasi dan guidence untuk memenuhi minat dan kebutuhan anak didik dan untuk memperluas wawasan membaca mereka. b. Membantu para mahasiswa/i yang sedang mengerjakan laporan dan proyek lainnya serta kegiatan kerja mereka.


c. Mengajar para Mahasiswa/i bagaimana menggunakan buku dan fasilitas perpustakaan lainnya, dan membantu mengembangkan kecakapan mereka tentang perpustakaan. d. Memberikan bantuan kepada para pengajar dalam perencanaan kurikulum dan ikut menyelesaikan problem khusus dalam bidang kurikulum dan pengajaran e. Membantu program-program inservice training dan perkembangan profesi para dosen/guru, dan memberikan stimulasi para dosen/guru dan para mahasiswa/i dalam menggunakan perpustakaan f. Memberikan pelayanan kepada masyarakat untuk keperluan pengaruh perpustakaan dan memajukan suatu atmosfer membaca yang baik didalam masyarakat. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa fungsi pelayanan pengguna dapat membantu para pengguna untuk memenuhi kebutuhan informasi sesuai dengan minat para pemakai jasa perpustakaan. Dengan adanya pelayanan pengguna perpustakaan diharapkan para pengguna jasa perpustakaan dapat menggunakan fasilitas perpustakaan secara efektif dan efisien sehingga fungsi perpustakaan benar-benar dapat terlaksana. 2.3.2 Sistem Pelayanan Pengguna Agar pengguna jasa perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan dengan baik , maka perlu ditentukan sistem sirkulasi yang digunakan. Dengan adanya sistem ini pengguna akan mengetahui peraturan dan tata tertib yang berlaku. Dalam proses kegiatan pelayanan di perpustakaan dikenal dua sistem pelayanan umum digunakan. Kedua sistem pelayanan ini adalah sistem pelayanan terbuka (open access) dan sistem pelayanan tertutup (closed access). Perpustakaan harus dapat menentukan sistem pelayanan yang sesuai dengan keadaan perpustakaan agar para pengguna dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan dengan baik. Kedua sistem ini pada dasarnya bertujuan untuk : a. Mengamankan koleksi perpustakaan serta menghindari dan menekan terjadinya kehilangan koleksi perpustakaan. b. Mengetahui siapa peminjam koleksi perpustakaan dan berapa yang sedang dipinjamnya. c. Mengetahui batas waktu pengembalian buku yang sedang dipinjam d. Pengguna aktif yaitu perbandingan jumlah Pengguna aktif dengan jumlah koleksi apakah masih sebanding.


Untuk menentukan sistem pelayanan yang diberlakukan pada perpustakaan harus dipehatikan kesesuaian koleksi dengan sistem pelayanan. Apabila perpustakaan memiliki jumlah koleksi yang cukup besar maka sistem yang baik diberlakukan adalah sistem pelayanan terbuka, tetapi apabila perpustakaan memiliki jumlah koleksi sedikit maka sistem yang baik digunakan adalah sistem pelayanan tertutup. Kedua sistem diatas sama baiknya. Menurut Lasa (1994:6), untuk menentukan sistem pelayanan yang paling tepat digunakan maka perpustakaan harus memperhatikan : 1. Jumlah dan kualitas tenaga yaitu apakah tenaga yang tera,pil dan terdidik telah tersedia demi kelancaran tugas-tugas kepustakawanan. 2. faktor ruangan yaitu luas sempitnya ruangan yang dimiliki perpustakaan tersebut. 3. Jumlah koleksi yaitu besar-kecilnya koleksi yang dimiliki perpustakaan tersebut apakah sebanding dengan jumlah pengguna, jumlah rata-rata peminjaman tiap hari, jangka waktu pinjam diperbolehkan. 2.3.2.1 Sistem Pelayanan Terbuka (Open Access) Sistem ini memberikan kebebasan kepada pengguna perpustakaan memilih dan mengambil sendiri pustaka yang dikehendakinya dari ruang koleksi. Menurut Depdikbud Dirjen Dikti (1994 :53), “Sistem pinjam terbuka ( Open Access) yaitu perpustakaan mengatur koleksinya menurut tata pajang, yakni koleksi terpajang atau terbuka bagi pengguna sehingga pengguna dapat langsung mengambil pustaka yang diperlukan dari rak”. Menurut Soeatminah (1992:130),”Sistem pelayanan terbuka merupakan suatu sistem layanan yang memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi untuk melihat-lihat, membuka pustaka dan mengambilnya dari tempat menyimpan untuk dibaca di tempat atau dipinjam untuk dibawa pulang”.

Selanjutnya Soeatminah menyatakan, pedoman untuk mengatur sistem pelayanan terbuka antara lain : a. Penataan Koleksi Koleksi perpustakaan harus ditata ulang secara sistematis atau menurut urutan klasifikasi, sehingga pengunjung mudah mencari dan menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan. b. Rambu-rambu


Rambu-rambu penunjuk arah pencarian pustaka sangat penting artinya, maka harus dibuat dengan jelas tetapi singkat serta ditempatkan ditempat yang tepat. Rambu-rambu tersebut dapat berupa panah atau tulisan. c. Tata Ruang Sistem pelayanan terbuka memerlukan penjagaan yang ketat agar kehilangan bahan pustaka dapat ditekan. Tata ruang harus baik sehingga memungkinkan pengawasan petugas kepada setiap pengunjung secara seksama. Jalan untuk masuk dan keluar diatur hanya dapat dilewati oleh satu pengunjung dan dapat diawasi langsung. d. Katalog Perpustakaan Meskipun pengunjung dapat memilih pustaka langsung ke rak, katalog perpustakaan harus tetap diperlukan dan harus ada. Dengan berbagai petunjuk yang telah disediakan diharapkan para pengguna perpustakaan tidak terlalu banyak meminta pertolongan petugas peroustakaan. Pengguna perpustakaan mencari sendiri buku yang diinginkan. Hal inilah yang menjadi tujuan penyelenggaraan perpustakaan dengan sistem pelayanan terbuka. Menurut Lasa (1994 :5 ), kelebihan dan kelemahan sistem pelayanan terbuka adalah : a. kelebihan 1. Menghemat tenaga sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengambilkan bahan pustaka yang diperlukan pengguna 2. Buku-buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak 3. Akan segera diketahui judul buku yang sedang dipinjam, nama dan alamat pemijam. 4. Apabila pengguna tidak me nemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula dapat memilih judul lain yang relevan. 5. Kecil sekali terjadi kemungkinan kesalahpahaman antara petugas dan pengguna b. Kelemahan 1. Frekuensi kerusakan lebih besar 2. Memerlukan ruangan yang lebih besar 3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering menggunakan reshelving. 4. Pemula yang datang ke perpustakaan untuk mencari buku sering bingung. Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem pelayanan terbuka pada suatu perpustakaan sangat manguntungkan bagi para pengguna jasa perpustakaan karena dapat langsung memilih, melihat-lihat, mebuka-buka bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Dengan sistem pelayanan terbuka ini para pemakai dapat merasa puas dalam memilih bahan pustaka yang sesuai dengan keinginannya.


2.3.2.2 Sistem Pelayanan Tertutup ( Closed Access ) Pada sistem pelayanan tertutup, pengguna tidak dapat langsung memilih bahan yang dibutuhkan. Setiap pengguna yang memerlukan buku dapat memperoleh melalui petugas perpustakaan. Dalam memilih buku-buku yang akan dipinjam, pengguna harus menggunakan kartu katalog sebagai wakil dari buku yang dimiliki oleh perpustakaan. Menurut Buku (1994 : 53 ), “Sistem pinjam tertutup/ closed access yaitu perpustakaan mengatur koleksinya menurut tata lingkup, yakni koleksi tersimpan dalam ruang tertutup sehingga diperlukan bantuan petugas jika pengguna hendak menggunakan pustaka yang diminatinya”. Menurut Soeatminah (1992 : 137), “Sistem pelayanan tertutup adalah suatu sistem yang tidak memperbolehkan pengunjung masuk ke ruangan koleksi”. Pengunjung memlih pustaka yang ingin dipinjamnya melalui katalog perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat meminta kepada petugas untuk mengambilnya Menurut Lasa (1994 :4), kelebihan dan kelemahan pada sistem pelayanan tertutup adalah : a. Kelebihan 1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan yang lain lebih dekat. 2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak 3. Kerusakan dan kehilangan koleksi sedikit bila dibandingkan dengan sistem terbuka. 4. Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi. b. Kelemahan 1. Banyak energi pustakwan yang terserap 2. Terdapat jumlah koleksi yang tidak pernah keluar atau dipinjam 3. Sering menimbulkan salah pengertian antara petugas dengan pengguna. 4. Antrian meminjam maupun mengembalikan sangat panjang. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem pelayanan tertutup mengurangi kebebasan dan kesempatan bagi pengguna untuk mengetahui sejumlah koleksi yang terdapat pada jajaran koleksi perpustakaan. Oleh sebab itu ada kenungkinan beberapa koleksi tidak dimanfaatkan oleh pengguna karena pengguna katalog terbatas dan harus menggunakan antrian.


2.3.3 Jenis Pelayanan Pengguna Jenis pelayanan pengguna yang diberikan perpustakaan akan menentukan mutu dari pelayanan perpustakaan tersebut. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994 : 53 ), jenis-jenis pelayanan pengguna adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Pelayanan sirkulasi Pelayanan Referensi Pelayanan bimbingan pengguna Silang layan Pelayanan jasa kesiagaan informasi Pandang dengar (audio-visual) Pelayanan dengan komputer Melalui jenis pelayanan tersebut diatas, maka pengguna jasa perpustakaan akan

memperoleh informasi yang dibutuhkan secara optimal dan memperoleh manfaat dari berbagai sarana pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pengguna perpustakaan. Jenis pelayanan diatas merupakan jenis pelayanan yang sering dipakai oleh perpustakaan, tetapi tidak semua perpustakaan menggunakan pelayanan tersebut, tergantung pada jenis perpustakaan serta situasi dan kondisi perpustakaan yang ada. 2.3.4 Pelayanan Sirkulasi Kata sirkulasi berasal dari bahas inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran dan pengedaran. Dalam ilmu perpustakaan kata sirkulasi dikenal sebagai kegiatan pertukaran peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan dapat berupa buku, jurnal, kaset, CD, atau bahan perpustakaan lainnya. Bagian sirkulasi merupakan bagian yang termasuk unit readers service yang bertugas memberikan servis kapada pembaca. Sehingga bagian sirkulasi ini merupakan bagian yang langsung berhubungan dengan pengguna atau pengunjung yang selalu terus berkembang. Kegiatan sirkulasi dapat dipakai untuk mengukur kegiatan suatu perpustakaan. Kegiatan sirkulasi dapat dilaksanakan sesudah buku-buku selesai diproses lengkap dengan label-labelnya seperti kartu buku, kartu tanggal kembali, kantong kartu buku, dan call number pada punggung buku.


Menurut Lasa (1994 : 1), “Pelayanan sirkulasi adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan pengguna koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan”. Menurut Perpustakaan Nasional RI ( 1999: 34 ), “Layanan sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan diluar perpustakaan”. Menurut Sulistyo-Basuki ( 1991 : 257-259), Fungsi dan tugas pelayanan sirkulasi adalah sebagai berikut : a. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan b. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan dan pengunduran diri anggota perpustakaan. c. Meminjam serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman d. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan e. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang dikembalikan pada waktunya. f. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku khususnya buku hilang atau rusak g. Bertanggungjawab atas segala berkas peminjaman h. Membuat ststistik peminjaman i. Peminjaman antara perpustakaan j. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan. k. Tugas lainnya terutama berkaitan dengan peminjaman. Kadang-kadang bagian sirkulasi mendapat tugas tambahan seperti mengembalikan buku ke rak, jasa peminjaman antara perpustakaan, dan sebagainya. Sedangkan menurut Sumardji (1988 : 72 ), “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayankan koleksi perpustakaan kepada pengguna (pengunjung) dengan berbagai macam kegiatan, seperti antara lain : a. Membuat peraturan mengenai pemakai/peminjaman koleksi misalnya mengatur : 1. Siapa saja yang boleh memakai koleksi perpustakaan 2. Syarat-syarat apa saja 3. Hak-hak apa saja 4. Lamanya jangka waktu peminjam 5. Banyaknya koleksi pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh setiap orang/anggota 6. Sanksi-sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman pustaka ataupun jika terjadi pelanggaran terhadap tata tertib perpustakaan. 7. Dan lain sebagainya b. Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan (pengguna fasilitas perpustakaan) langsung tertulis di perpustakaan atau lewat iklan mass media. c. Melakukan pendaftaran peminat yang akan menjadi anggota perpustakaan (pengguna fasilitas perpustakaan) d. Memproses kartu kartu keanggotaan perpustakaan misalnya dengan kegiatan : 1. Membuat kartu anggota bagi setiap peminat yang telah mendaftarkan diri 2. Membuat kartu arsipnya


e.

f. g.

h. i.

j. k.

3. Membuat blanko kartu bon pinjaman 4. Menyimpan dengan teratur dan sistematis semua kartu-kartu yang bersangkutan dengan keanggotaan perpustakaan. 5. Dan lain sebagainya. Melayani permintaan koleksi sirkulasi (koleksi pustaka yang boleh beredar atau boleh dibawa pulang oleh anggota perpustakaan), teruama koleksi text book (buku-buku teks). Menyimpan dengan teratur dan sistematis semua kartu yang bersangkutan dengan pelayanan peminjaman koleksi pustaka tersebut. Melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan pijamannya padahal sudah habis waktu pinjmannya, dengan cara ditagih langsung atau pun melalui surat panggilan. Menarik denda terhadap anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan pinjamannya sesuai dengan peraturan Mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran anggota perpustakaan maupun atau denda keterlambatan pengembalian koleksi pustaka,untuk kemudian menyetorkannya kepada pejabat atau petugas yang berwenang atau pimpinan perpustakaan. Melayani permintaan Surat Bebas Pinjaman Pustaka (SBPP) kepada para anggota yang memerlukan untuk keperluan wisuda/kelulusan dan lain sebagainya Membuat laporan tertulis secara berkala tentang kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan dalam rangka melaksanakan kegiatan pelayanan sirkulasi

Menurut Noerhayati (1998 : 190), fungsi pelayanan sirkulasi adalah : 1. Melayani pendaftaran anggota 2. Melayani pinjaman dan pengembalian buku-buku 3. Menarik denda bagi anggota-anggota yang terlambat dalam mengembalikan buku-buku pinjaman 4. Penagihan buku-buku 5. Memberi surat keterangan bebas pinjam 6. Membuat laporan harian 7. Bertanggung jawab atas kerapian buku-buku di rak Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah melaksanakan semua kegiatan yang berkaitan dengan pengawasan dan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Untuk dapat melaksanakan fungsi diatas, maka bagian pelayanan sirkulasi melaksanakan tugas sebagai berikut : a. Menerima bahan pustaka dari bagian pengolahan b. Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan c. Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan peraturan d. Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka e. Melayani calon dan anggota perpustakaan f. Melayani pengguna perpustakaan g. Melayani peminjaman dan penagihan


h. Mengenakan denda pada anggota i. Secara berkala meneliti dan mengumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk diperbaiki j. Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala k. Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan Dengan adanya rincian tugas pelayanan sirkulasi diatas, diharapkan pustakawan dapat memahami dan melaksanakan tugasnya dengan baik, sehingga informasi yang dicari pengguna dapat diperoleh dengan cepat. Faktor utama yang perlu mendapat perhatian dalam menjalankan pekerjaan pelayanan sirkulasi ini adalah terciptanya hubungan dengan baik antara petugas dengan pengunjung, suasana tenang, sikap yang ramah dan suka membantu serta tidak lekas bosan sehingga pengunjung perpustakaan merasa senang berkunjung ke perpustakaan. Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Keanggotaan Peminjaman Pengembalian Perpanjangan Penagihan Pemberian sanksi Bebas pustaka Statistik pengunjung

2.3.4.1 Kenggotaan Pendaftaran anggota adalah suatu tugas layanan sirkulasi. Setiap perpustakaan harus menentukan siapa yang boleh atau berhak menentukan anggota perpustakaan. Selain itu perpustakaan juga menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal in perpustakaan melakukan pencatatan anggota dalam pendaftaran anggota dan membuat kartu anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman. Menurut Martoatmodjo (1994 : 38), kegunaan daripada pendafataran anggota adalah : a. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggungjawab untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain yang mungkin ingin mempergunakannya dengan baik b. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya


c. d.

Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku yang dipinjam oleh para pembacanya Menegetahui golongan peminjam untuk mengetahui pula kebutuhan mereka, selera yang sesuai, dapat digunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaan lain, untuk kemudian meningkatnaknya. Dari uraian diatas menggambarkan bahwa perpustakaan dapat mengambil

kebijakan sesuai dengan kondisi kemampuan perpustakaan, sehingga anggota yang akan mendafatar dapat memnuhi persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan.

2.3.4.2 Peminjaman Perpustakaan mempunyai tugas anatara lain memberikan informasi kepada mayarakat yang membutuhkan dan berusaha membangkitkan kegairahan membaca ditengah-tengah masyarakat. Untuk memenuhi tugas tersebut, pihak perpustakaan hendaknya berusaha mempertemukan bahan pustaka dengan pengunjung atau pembaca. Apabila pengunjung atau pembaca tidan mempunyai waktu yang cukup untuk membaca di perpustakaan, pihak perpustakaan sebaiknya memberi kesempatan kepada mereka untuk dapat meminjam bahan pustaka untuk dibawa pulang. Dilatar belakangi hal tersebut maka perpustakaan selalu menyediakan jasa peminjaman bagi pengguna. Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 97), “Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan” Menurut Buku (1999 :34),“Layanan peminjaman merupakan kegiatan pencatatan bahan pustakayang dipinjam oleh anggota”. Layanan ini hanya terbuka kepada pengguna perpustakaan yang terdaftar sebagai anggota. Sistem peminjaman sering kali disebut dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sitkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak perubahan, tetapi sistem apapun yang digunakan, hendaknya dipilih sistem yang memerlukan waktu sesingkat mungkin dalam hal peminjaman dan pengembalian buku, serta ekonomis. Menurut Buku (1999: 34), sistem peminjaman sirkulasi adalah sebagai berikut : 1. Sistem Buku Besar Pada sistem ini setiap peminjaman mendapat jatah satu halaman atau lebih. Buku besar disertai indeks nama peminjam pada bagian akhir halaman untuk memudahkan pencarian nama peminjam. Setiap kali seorang peminjam


meminjam buku, maka biografi buku beserta tanggal pinjam dan kembali dicatat dalam buku besar dan ditanda tangani oleh peminjam. 2. Sistem Browne Setiap anggota perpustakaan mendapat tiket (kantong) pembaca, jumlahnya sama dengan jumlah buku yang boleh dipinjam dalam satu waktu. Jumlah buku yang boleh dipinjam tergantung pada masing-masing kebijakan perpustakaan. Kantong pembaca berisi nama anggota, nomor serta alamat dicatat pada masing-masing kantong. Kartu buku yang berisi nomor panggil, nomor induk, pengarang, judul, edisi dan tahun terbit dicabut dari kantong buku dan dimasukkan kedalam kantong anggota pada waktu buku dipinjam. Kantong buku kemudian dijajarkan menurut tanggal kembali, dan akan berada pada jajaran tersebut sampai buku dikembalikan. 3. Sistem Newark Anggota perpustakaan mendapat kartu peminjam yang berisi nama, alamat, nomor, tanggal berlakunya anggota, tanda tangan serta kolom tanggal pinjam dan tanggal kembali. Peminjam membawa buku yang akan dipinjamnya beserta kartu anggota ke meja peminjaman. Petugas sirkulasi mencap kembali pada kartu peminjam, slip tanggaal dan kartu buku. Anggota diminta memberi paraf pada kartu buku disamping nomor buku dan kartu anggota diserahkan kepada peminjam, kartu buku dijajarkan menurut tanggal kembali. Pencatatan pustaka yang dipinjam oleh anggota dapat dilakukan secara manual atau bantuan komputer dengan menggunakan program khusus untuk sirkulasi. Prosedur peminjaman menurut Buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi(1982 : 5), adalah sebagai berikut: a. Pemakai menunujukkan tanda pengenal yang telah ditentukan sebagai tanda pengenal pamakai perpustakaan . b. Petugas pelayanan memeriksa tanda pengenal pemaakai c. 1. Pada sistem pelayanan terbuka, pemakai menyerhkan buku yang telah dipilih dan diambilnya 2. Pada sistem pelayanan tertutup, pemakai menyerahkan permintaan pinjam yang sudah diisi dengan nomor identitas buku yang akan dipinjam. Petugas mencari buku sesuai dengan identitas yang ditulis dengan permintaan peminjam d. Petugas melakukan pencatatan : 1. Nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang akan diambil dari kantong buku 2. Nomor anggota dan tanggal kembali pada lembaran tanggal yang bertempel pada buku 3. Tanda buku (call number) dan tanggal kembali pada kartu peminjaman yang diambil dari kotak peminjaman. e. Pemakai membubuhkan tanda tangan pada kartu buku, petugas membubuhkan tanda tangan/paraf/inisial nama pada lembar tanggal f. Petugas menyerahkan buku tersebut kepada pemakai g. Petugas menyusun : 1. Kartu buku dalam kotak kartu buku sebagai berikut :


i. Kartu buku itu pertama-tama disusun menurut tanggal kembali buku ii. Di dalam susunan masing-masing tanggal tadi kartu-kartu itu disusun menurut urutan klasifikasinya. 2. Kartu peminjaman dalam kotak kartu peminjaman dengan susunan menurut urutan nomor tanda pengenal dalam kelompok tanda pengguna Sedangkan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi ; Buku Pedoman (2004 : 74), prosedur meminjamkan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut : 1. Pengguna menunjukkan tanda pengenmal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna 3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut : i. Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi ii. Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut : i. Pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya ii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku iii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali iv. Petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali 4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan 5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada pengguna 6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut : a. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian b. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutran kode bahan perpustakaan. 7. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal. 2.3.4.3 Pengembalian Bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya. Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian bahan pustaka, disesuaikan dengan prosedur sistem pengembalian pada masing-masing perpustakaan. Petugas harus melihat kedaan buku tersebut apakah dalam keadaan baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan jumlah buku yang dimiliki perpustakaan. Dalam Buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 :9), “Pengembalian adalah kegiatan sirkulasi yang berupa kaegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya”.


Menurut perpustakaan perguruan tinggi ; buku pedoman (2004 :81), langkah kerja yang dilakukan oleh perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah : a. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan. b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali c. Mengambil kartu pinjaman dari kotak kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku d. Membubuhkan stempel pada “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjaman e. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku f. Menegembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam g. Meneglompokkan buku menurut nomor kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak h. Memilih buku a. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu tempat untuk dikirim ke unit perawatan b. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan pencatatan pemeseanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya. Tata cara pemesanan bahan perpustakaan diuraikan sebagai berikut : a. menerima formulir pemesanan yang telah diisi b. memeriksa kartu buku dan kartu pinjam untuk mengetahui peminjam buku itu dan waktu pengembaliannya c. menyimpan bahan yang dipesan dalam rak khusus d. memberitahu pemesan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia 2.3.4.4 Perpanjangan Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah batas waktu

pengembalian.

Memperpanjang

masa

pinjam

merupakan

ijin

untuk

memperpanjang paminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin pengguna sangat memerlukan bahan tersebut. Menurut Buku (1994 :59),“Memperpanjang masa pinjam adalah ijin untuk memperpanjang masa


pinjam buku setelah habis masa pinjamnya diberikan jika tidak ada pengguna lain menempah buku tersebut”. Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 :820), prosedur peminjaman adalah sebagai berikut : 1. Pengguna membawa bahan pinjam ke meja layanan 2. Petugas memeriksa formulir pemesanan 3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku) 4. Jika ada yang memsan, petugas tidak memberikan perpanjangan

Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan : a. kartu pinjam b. kartu buku c. stempel tanggal kembali

lazimnya perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan satu kali. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perpanjangan peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut.

2.3.4.5 Penagihan Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman. Soeatminah (1992 : 148), menyatakan bahawa ”Apabila buku yang dipinjam tidak dikembalikan pada waktu yang telah ditentukan, prpustakaan perlu mengirimkan surat tagihan kepada peminjam, biaya pengiriman surat dibebankan kepada peminjam”. Menurut Soeatminah (1992 :148), dalam surat tagihan dicantumkan : 1. Judul-judul buku yang ditagih 2. Biaya pengiriman surat 3. Jumlah denda yang harus dibayar


Buku (1994 : 59), menyatakan tahapan penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan adalah : a. Penagihan pertama b. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan c. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 : 83), prosedur penagihan berkangsung sebagai berikut : 1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari 2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal 3. Bila bahan dikembalikan sebelum ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan pengembalian Sarana yang diperlukan proses penagihan ialah : a. Kartu indeks bahan tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui batas akhir pengembalian b. Kartu buku untuk mengetahui : 1. Nomor anggota yang terlambat mengembalikan 2. Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan c. Kartu peminjam untuk mengetahui identitas peminjam d. Formulir penagihan yang memuat : 1. Nama dan alamat pengirim 2. Keterangan bahan perpustakaan yang ditagih 3. Batas tanggal pengembalian 4. Tahapan penagihan (ke-1.ke-2,ke-3) 5. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan. Dengan adanya penagihan bahan pustaka maka perpustakaan dapat mengetahui koleksi apa saja yang telah dipinjam dan belum dikembalikan pengguna kapada perpustakaan, sehingga perpustakaan dapat mengambil langkah-langkah yang sesuai seperti pemberian sanksi. 2.3.4.6 Pemberian Sanksi Pemberian sanksi adalah suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. Sanksi yang akan diberikan kepada setiap pengguna yang melakukan pelanggaran-pelanggaran seperti : 1. Terlamabat mengembalikan bahan pustaka 2. Mengembalikan Bahan pustaka dalam keadaan rusak


3. Membawa bahan pustaka dari perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar. 4. Menghilangkan bahan pustaka 5. Melanggar tata tertib perpustakaan Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 :83), dinyatakan bahwa ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain : a. Denda b. Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam waktu tertentu c. Sanksi akademik, berupa pembatasan kegiatan belajar-mengajar Sanksi yang diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan perpustakaan hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan juga dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan yang lain. Pemberian sanksi kepada pengguna dilakukan dengan prosedur yang ditetapkan perpustakaan. Prosedur pemberian sanksi apabila terjadi pelanggaran ialah sebagai berikut : 1. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna 2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya 3. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut aturan perpustakaan 4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkan kepada pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepad pengguna tersebut Dengan adanya prosedur pemberian sanksi diatas maka pengguna harus berkewajiban menjaga kedisiplinan dan ketaatan kepada peraturan. Pemberian sanksi dimaksudkan untuk menananamkan disiplin para pengguna dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan seadil-adilnya diantara para pengguna, terutama kalau koleksi perpustakaan masih sedikit. 2.3.4.7 Bebas Pustaka Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka setiap anggota yang telah habis masa keangotaannya atau untuk keperluan lain seperti pengguna yang akan dipindah ke lembaga pendidikan yang lain atau bagi staf pengajar yang akan pensiun akan diperlukan keterangan beba pinjam pustaka. Menurut buku pedoman pelayanan sirkulasi dan referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 : 27), adalah sebagai berikut : a. Pengguna yang membubuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal


b. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu peminjaman c. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum dikembalikan pada kartu peminjam d. Kartu peminjam yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai peminjaman di stempel “bebas pustaka” e. Petugas memertiksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna rangkap dua. Copi pertama diberikan kepada pengguna, copi kedua untuk pertinggal 2.3.4.8 Statistik Pengunjung Setiap perpustakaan selayaknya mengumpulkan data statistik sebagai bahan informasi bagi kemajuan perpustakaan yang bersangkutan. Untuk mendapat gambaran mengenai aktivitas dan kesibukan bagian pelayanan kepada pengunjung perlu dikumpulkan data tentang pekerjaan di bagian ini. Pada setiap harinya pengunjung di ruang baca, jumlah bahan pustaka yang dipinjam, dan jumlah anggota baru diacatat pada tabel statistik harian, dan pada akhir bulan data statistik harian ini dikumpulkan dan diisi pada statistik bulanan. Pada akhir tahun bagian peminjaman ini memberikan laporan aktivitas tahunan yang mencakup informasi : 1. Jumlah anggota baru yang terdaftar tahun ini 2. Jumlah anggota seluruhnya 3. Jumlah buku yang dipinjam, terperinci menurut perihal 4. Jumlah pengunjung di ruang baca Dengan adanya statistik ini maka akan diketahui berapa banyak pengunjung yang datang dan meminjam buku di perpustakaan tersebut. 2.3.5 Pelayanan Referensi Kata referensi berasal dari bahasa Inggris “Reference”yang berarti menunjuk kepada, menyebut dan sering diartikan pula dengan acuan atau rujukan, sebab jenis koleksi ini sengaja dipersiapkan untuk memberikan informasi penjelasan dalam hal-hal tertentu. Pelayanan referensi adalah kegiatan kerja yang berupa pemebrian bantuan kepada pemakai perpustakaan untuk memenuhi informasi. Bantuan tersebut berupa jawaban pertanyaan-pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, baik dalam maupun luar negeri. Pelayanan referensi merupakan pelayanan langsung karena ada komunikasi antara petugas dengan penggunanya. Oleh karena itu petugas referensi dituntut untuk memiliki


kecakapan dan ketrampilan menganalisis pertanyaan. Karena kadang-kadang pertanyaan yang disampaikan tidak jelas, sedangkan petugas referensi diharapkan mampu menjawab pertanyaan dengan tepat dan benar. Sebelum mencari jawaban pertanyaan, petugas referensi perlu mengetahui penanya dan tujuan bertanya sehingga dapat memberikan jawaban yang tepat, petugas harus berhati-hati jangan sampai memberikan jawaban yang tidak sesuai dengan kebutuhan informasi yang diperlukan pengguna. Menurut Sumardji (1992 :11), pelayanan referensi adalah : a. salah satu kegiatan pokok yang dilakukan perpustakaan khusus menyatakan/menyajikan koleksi referensi kepada pengguna/pengunjung perpustakaan b. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pengguna/pengunjung perpustakaan menemukan atau mencari informasi dengan cara : 1. Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pengguna/pengunjung perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi 2. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan oleh pemakai 3. Memberikan bimbingan kepada para pemakai perpustakaan bagaiman menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi. Adapun yang menjadi tujuan pelayanan referensi menurut Lasa (1994 :34) adalah sebagai berikut : a. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan b. Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu c. Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam satu topik atau subjek d. Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan e. Tercapainya efisiensi tenaga, biaya, dan waktu Agar pelayanan referensi ini dapat menunjang tujuan perpustakaan, bagian ini harus memiliki beberapa hal penting antara lain : 1. Petugas pelayanan referensi yang cakap 2. Koleksi referensi yang lengkap dan berbobot alamiah, yang disajikan dalam rak terbuka yang rapi,bersih, dan mudah dicapai 3. Perabotan dan perlengkapan perpustakaan yang lengkap dan tata ruang yang nyaman serta aman untuk tempat studi para pengunjung/pengguna perpustakaan 4. kerjasama yang baik dan saling menguntungkan antara perpustakaan dalam bidang pelyanan referensi (menyediakan sumber informasi) kepada pengguna/pengunjung perpustakaan 2.3.5.1 Ragam Kegiatan


Macam kegiatan referensi menurut Sumardji (1992 :13), dapat dibagi menjadi dua jenis kegiatan pokok dengan kegiatan masing-masing seperti berikut : a. Kegiatan pokok pelayanan referensi 1. Memberikan informasi yang bersifat umum, 2. Memberikan informasi yang bersifat khusus, 3. Memberikan bantuan informasi sampai ditemukan informasi yang dibutuhkan pengguna baik melalui bahan pustaka koleksi referensi perpustakaan yang bersangkutan maupun perpustakaan lain 4. Memberikan informasi untuk menelusur bahan pustaka kleksi referensi yang diperlukan oleh para pengguna perpustakaan 5. Memberikan bantuan pegarahan kepada perpustakaan untuk menemukan pokokpokok bahasan pengetahuan tertentu yang terdapat di dalam bahan pustaka koleksi referensi 6. Memberikan bimbingan kepada pengguna perpuastakaan untuk mengenal berbagai jenis bahan pustaka koleksi referensi, b. Kegiatan Penunjang Pelayanan Referensi 1. Menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan perpustakaan atau lembaga pemberi jasa pelayanan informasi lain 2. Menyelenggarakan pendidikan secara formal dan klasikal untuk memberikan pengetahuan dan ketrampilan kepada para pengguna perpustakaan 3. Memperkenalkan koleksi perpustakaan kepada masyarakat umum 4. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan statistik pelaksanaan kegiatan pelayanan referensi 2.3.5.2 Koleksi Referensi Secara umum, setiap bahan pustaka koleksi referensi dapat dibedakan menurut sifat maupun macam dan informasi isinya. Koleksi referensi umumnya memberikan informasi berupa fakta, ada yang berupa data, ada yang memberikannya dalam bentuk uraian singkat, tapi ada yang memberikannya berupa uraian panjang. Susunan koleksi referensi pada umumnya berdasarkan abjad. Dalam perpustakaan besar maupun kecil hendaknya diusahakan supaya tersedia koleksi referensi yang mengandung informasi mutakhir. Jenis-jenis koleksi menurut Sumardji (1991 :53), adalah sebagai berikut : a. menurut sifat informasinya 1. Koleksi umum adalah koleksi yang memberikan informasi umum, ruang lingkupnya tanpa batasbatas subjek atau batas lain yang dapat memberikan spesifikasi tertentu.


2. Koleksi Referensi khusus Adalah koleksi referensi yang memberikan informasi khusus mengenai subjek atau pokok pembahasan b. menurut jenis informasinya 1. Almanak dan Buku tahunan 2. Buku pegangan dan manual 3. Direktori 4. Ensiklopedi 5. Kamus 6. Sumber biografi 7. Sumber Geografi 8. Bibliografi 9. Indeks dan abstrak 10. Lain-lain Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa koleksi referensi mempunyai fungsi yang berbeda-beda sesuai dengan jenis-jenis koleksi referensi yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Biasanya koleksi ini khsusus digunakan.

2.3.6 Pelayanan Pandang Dengar Menurut Depdikbud (1994 : 71), “Pelayanan pandang dengar atau pelayanan audio visual adalah merupakan suatu kegiatan meminjam bahan pustaka pandang dengar kepada pengguna untuk ditanya dengan bantuan perlengkapan dalam perpustakaan, misalnya fias fil de proyektor”. Pelayanan pandang dengar bertujuan untuk : a. Menyediakan media khusus untuk tujuan pendidikan, pengajaran, penelitian,dan rekreasi b. Memotivasi pengguna agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas perpustakaan c. Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan d. Meningkatkan daya ingat pengguna melalui pustaka pandang dengar disamping lewat bacaan

2.3.7 Pelayanan Jasa Kesiagaan Informasi (JKI) Menurut Buku (1994 : 73),“Kegiatan pelayanan jasa kesiagaan informasi memungkinkan pengguna mengetahui pustaka baru dalam bidang yang diminatinya”. Tujuannya adalah : 1. Membantu pengguna agar selalu dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi


2. Memungkinkan pengguna mengetahui informasi paling mutakhir yang tersedia di perpustakaan, sesuai dengan bidang minatnya 3. memungkinkan terjalinnya hubungan yang harmonis antara pengguna dan perpustakaan sehingga pelayanan dan koleksi yang tersedia termanfaatkan dengan lebih tepat guna Ragam kegiatan jasa kesiagaan informasi adalah penyebarluasan daftar perolehan baru, pemanjangan pustaka, penyebaran fotocopy daftar isi majalah, dan kesiagaan informasi terpilih. Agar bejalan dengan baik jasa kesiagaan informasi perlu memperhatikan azas berikut: a. Cakupan; bahan yang ditelusur harus komprehensif dan sesuai dengan bidang minat pengguna b. Ketetapan Waktu; tenggang waktu antara penerimaan sumber informasi dan penyebarluasan jasa kesiagaan informasi harus sesingkat mungkin c. Keberpilihan; kemampuan untuk memilih-milih materi yang tepat dan berdaya guna bagi pengguna sangat diperlukan d. Kerelevanan; Kesesuaian yang tinggi antara sumber informasi dan minat pengguna e. Kemudahan menggunakan format harus jelas agar mudah dimanfaatkan. 2.3.8 Pelayanan Pendidikan Pengguna Menurut Buku (1994 :75),“Layanan pendidikan pengguna adalah kegiatan membimbing dan memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efisien”. Pendidikan pengguna bertujuan untuk : a. Meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara sendiri] b. Membekali pengguna dengan teknik yang memadai dan sesuai untuk menemukan informasi dalam subjek tertentu c. Meningkatkan pemanfaatan sumberdaya dan pelayanan perpustakaan d. Mempromosikan pelayanan perpustakaan. e. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi perkembangan ilmu dan teknologi. Untuk mencapai tujuan tersebut perpustakaan harus memperhatikan hal berikut : 1. Petugas harus menciptakan lingkungan yang memungkinkan pengguna untuk memanfaatkan sumber daya dan fasilitas perpustakaan secara optimal 2. Mater dan metode pendidikan harus sesuai dengan kebutuhan pengguna 3. Petugas perlu melibatkan dosen, jurusan, maupun fakultas 4. Pendididikan dilakukan baik secara perseorangan maupun sewaktu-waktu


2.3.9 Pelayanan Silang Layan Menurut Buku (1994 : 79),“Pelayanan silang layan adalah kerjasam sejumlah perpustakaan dalam bentuk saling memanfaatkan sumber daya dan pelayanan informasi semua perpustakaan yang terlibat”. Silang layan didasari kenyataan bahwa tidak ada perpustakaan yang mampu memnuhi kebutuhan semua penggunanya. Cara silang layan yang dapat ditempuh adalah perpustakaan menghubungi langsung perpustakaan lain atau perpustakaan menghubungi pusat jaringan informasi atau koordinator kerjasama. Dengan silang layan diharapkan perpustakaan lebih mampu memenuhi kebutuhan penggunanya, fasilitas yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal dan dapat memanfaatkan koleksi yang lebih besar dan lebih beragam daripada yang dimilikinya sendiri. Agar silang layan berjalan dengan baik, hendaknya : a. Ada kebutuhan dan keinginan untuk bekerja sama b. Ada permintaan yang disampaikan dengan jelas c. Pelayanan diberikan dengan cepat dan tepat d. Adanya jaminan keamanan dan kelesatarian pustaka e. Ada kebijakan tertulis yang dipahami dan disetujui oleh semua peserta kerja sama. 2.3.10 Pelayanan dengan Komputer Menurut Buku (1994 :88), “Pelayanan dengan komputer adalah memanfaatkan komputer sebagai sarana pelayanan”. Komputer dapat digunakan pada pelayanan peminjaman, penelusuran pustaka melalui katalog terhubung OPAC. Tujuan pemanfaatan komputer ialah untuk : a. Mempermudah, mempercepat, dan mempertepat pelayanan b. Mempermudah dan mempercepat penelusuran informasi dengan hasil akhir yang lebih baik c. Mempermudah dan mempercepat penemuan informasi oleh pengguna sendiri melalui bantuan katalog-terhubung d. Memperluas jangkauan kepada sumber informasi beragam.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Recommend Documents