8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Master Plan
Master Plan Teknologi Informasi adalah suatu perencanaan jangka menengah dalam pengembangan sistem informasi di suatu organisasi, yang dengan baik bisa menterjemahkan keinginan baik dari manajemen (System Owner), pengguna (System User) maupun perubahan-perubahan yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi. Dengan perkembangan Teknologi Informasi yang sangat cepat (short life-cycle), betapa sulitnya menyesuaikan terhadap kebutuhan organisasi tanpa adanya Master Plan (Amborowati, Armadyah, 2010). Master Plan TI atau IT Master Plan pada intinya berisi rencana strategis organisasi dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi di organisasi. Di dalamnya berisi pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang diperlukan organisasi. Yang perlu menjadi catatan penting adalah bahwa IT Master Plan merupakan turunan dari Business Plan/Rencana Strategis organisasi. Teknologi informasi diimplementasikan sebagai tool untuk membantu organisasi dalam mencapai visi dan misinya. Karena itu, tanpa ada visi dan misi yang jelas dari organisasi, IT Master Plan juga tidak bisa dibangun (Akbar Zainun, 2005)
9
Menurut Indrajit dalam Amborowati, Armandyah, 2010, mengatakan bahwa banyak sekali risiko-risiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT, di antaranya: a.
Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun.
b.
Banyaknya aplikasi yang tambal sulam sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain.
c.
Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan.
d.
Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar industri yang semestinya. Beberapa manfaat IT Master Plan bagi Kemenko Polhukam, adalah sebagai
berikut : 1. IT Master Plan akan menjadi dasar bagi perencanaan Kemenko Polhukam dalam investasi dan implementasi teknologi informasi. Dengan demikian, Kemenko Polhukam tidak lagi sekedar membeli hardware ataupun instal software, tetapi mempunyai perencanaan yang baik. 2. Organisasi akan bisa mengurangi berbagai resiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT. Dengan adanya perencanaan yang jelas, organisasi bisa mengelola risiko tersebut dengan baik sejak awal. 3. IT Master Plan dapat menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mereview performa dan kesuksesan implementasi teknologi informasi pada suatu
10
organisasi. Dalam satu tahun misalnya organisasi dapat melihat system apa yang sudah diimplementasikan dan sistem apa yang belum diimplementasikan. Dengan adanya perencanaan yang jelas, maka organisasi bisa mengelola risiko tersebut dengan baik sejak awal. Perencanaan strategis yang baik akan menghasilkan strategi yang definitif dan aplikatif secara langkah demi langkah hingga tingkat paling bawah sekalipun. Seluruh stakeholder harus dapat melihat dan mengkaji perencanaan secara transparan.
2.2.
Teknologi Informasi
Teknologi
Informasi
adalah
teknologi
yang
berhubungan
dengan
pengumpulan, penyimpanan, pengolahan dan penyebaran informasi. Teknologi Informasi terdiri dari hardware dan software. Hardware dapat berupa komputer, laptop/notebook dilengkapi dengan perangkat pendukungnya seperti printer, jaringan, infocus, modem, LAN dan lain-lain. Sementara software adalah aplikasi-aplikasi dan sistem yang digunakan. Saat ini teknologi informasi berkembang sangat cepat. Hampir semua bidang kehidupan dan industri sudah tersentuh oleh teknologi informasi, baik itu entertainment, kesehatan, pendidikan, asuransi, bank dan bahkan untuk pemerintahan pun teknologi informasi sudah banyak digunakan Electronic-Government. Electronic-Government, menurut Instruksi Presiden RI No. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government, merupakan proses transformasi dimana pemerintah mengoptimalkan pemanfaatan kemajuan
11
teknologi informasi untuk mengeliminasi sekat-sekat birokrasi organisasi, serta membentuk jaringan sistem manajemen dan proses kerja yang memungkinkan instansi-instansi pemerintah bekerja secara terpadu untuk menyederhanakan akses dan transparansi ke semua informasi dan layanan publik yang harus disediakan oleh pemerintah. Dengan demikian seluruh lembaga-lembaga negara, masyarakat, dunia usaha, dan pihak-pihak berkepentingan lainnya dapat setiap saat memanfaatkan informasi dan layanan pemerintah secara optimal. Dari sisi masayarakat, transparansi akan lebih bisa dilihat oleh masyarakat karena syarat utama dari penggunaan TI untuk proses kerja dan pelayanan publik adalah sudah adanya prosedur pelayanan yang baku dan standar yang jelas. Apalagi, akan timbul kejelasan atas langkah-langkah apa yang harus dilakukan untuk pelayanan serta biaya yang harus dikeluarkan. Dari sisi pemerintah, penggunaan serta penarikan biaya dari masyarakat bisa diawasi karena keterlibatan pihak lain yang lebih profesional dan kredibel dalam pengelolaan uang, seperti pihak bank, atau lembaga keuangan lainnya.
2.3.
E-Government
Menurut Inpres No 3 Tahun 2003, e-government adalah pemanfaatan teknologi informasi dalam proses pemerintahan. Dalam rangka penerapan egovernment untuk menuju good governance maka konsep e-government harus ditetapkan di setiap lembaga pemerintah tingkat pusat dan daerah. Model penerapan e-government di setiap lembaga pemerintah disusun dalam bentuk Rencana Induk
12
Pengembangan e-government Lembaga dan memuat tahapan pengembangan dan penerapan e-government dalam bentuk : a.
Kerangka Pemikiran Dasar Lembaga (e-Government Conceptual framework);
b.
Cetak Biru Pengembangan (e-Government BluePrint);
c.
Solusi Pentahapan Pengembangan (eGovernmentRoadmap);
d.
Rencana Implementasi (e-Government Implementation Plan); Master plan ini diharapkan dapat menjadi panduan bagi pemerintah pusat
dalam mengembangkan aplikasi e-government yang sesuai dengan kebijakan Nasional dan berwawasan global untuk waktu yang cukup panjang. Untuk itu master plan ini didesain dengan prinsip keseimbangan antara fleksibilitas dan standarisasi. Fleksibilitas: Master plan ini memberikan panduan yang konsisten, namun dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan pemerintah pusat yang spesifik. Lembaga-lembaga yang terkait di dalamnya dapat menyesuaikan master plan ini dengan Visi, Misi, Tugas Pokok dan Fungsi, serta Rencana Strategis Negara yang berlaku, yang akan mempengaruhui kebijakan, rencana dan penerapan program pengembangan e-Government di pusat, juga di daerah. Standarisasi: Master plan ini lebih mengedepankan deskripsi aplikasi-aplikasi eGovernment di pemerintah pusat yang bersifat umum dan tipikal, disertai dengan spesifikasi umum dan generik, sehingga dalam batas tertentu terdapat standardisasi aplikasi e-Government secara nasional. Dasar-dasar peraturan pemerintah secara
13
nasional
dijadikan
panduan
utama
dalam
mendeskripsikan
fungsi-fungsi
kepemerintahan yang menjadi dasar desain aplikasi. Dengan mengutamakan keseimbangan fleksibilitas dan standardisasi, maka master plan ini akan memiliki karakteristik sebagai berikut: 1.
Tidak tergantung struktur organisasi di lingkungan pemerintah pusat.
2.
Relatif tidak rentan terhadap perubahan-perubahan kebijakan pemerintah, khususnya perubahan kepemimpinan nasional.
3.
Memberikan kebebasan kepada lembaga pemerintah dalam mengadaptasi dan menterjemahkan master plan dengan tetap menjaga konsistensi kebijakan nasional.
2.4.
Tata Kelola IT (IT Governance)
Tata kelola IT (IT Governance) diartikan sebagai struktur dari hubungan dan proses yang mengarah dan mengatur organisasi dalam rangka mencapai tujuannya dengan memberikan nilai tambah dari pemanfaatan teknologi informasi sambil menyeimbangkan risiko dibandingkan dengan hasil yang diberikan oleh teknologi informasi dan prosesnya. Menurut Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 41/PER/MEN.KOMINFO/11/2007 tentang Panduan Umum Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi Nasional, ada lima prinsip dasar yang menjadi pondasi bangunan Tata Kelola TI Nasoinal yaitu : 1.
Prinsip 1 – Perencanaan TIK yang sinergis dan konvergen di level internal institusi dan nasional.
14
Memastikan bahwa setiap inisiatif selalu didasarkan pada rencana yang telah disusun sebelumnya; dan memastikan bahwa rencana-rencana institusi di semua level pemerintahan, sinergis dan konvergen dengan rencana nasional. 2.
Prinsip 2 – Penetapan kepemimpinan dan tanggung jawab TIK yang jelas di level internal institusi dan nasional. Memastikan bahwa setiap institusi memahami dan menerima posisi dan tanggung jawabnya dalam peta TIK nasional secara umum, dan memastikan bahwa seluruh entitas fungsional di setiap institusi memahami dan menerima perannya dalam pengelolaan TIK di institusinya masing-masing.
3.
Prinsip 3 – Pengembangan dan/atau akuisi TIK secara valid. Memastikan bahwa setiap pengembangan dan/atau akuisisi TIK didasarkan pada alasan yang tepat dan dilakukan dengan cara yang tepat; berdasarkan analisis yang tepat dan terus-menerus. Memastikan bahwa dalam setiap pengembangan dan/atau akuisisi TIK selalu ada pertimbangan keseimbangan yang tepat atas manfaat jangka pendek dan jangka panjang, biaya dan risikorisiko
4.
Prinsip 4 – Memastikan operasi TIK berjalan dengan baik, kapan pun dibutuhkan, Memastikan kesesuaian TIK dalam mendukung institusi, responsif atas perubahan kebutuhan kegiatan institusi, dan memberikan dukungan kepada kegiatan institusi di semua waktu yang dibutuhkan institusi.
5.
Prinsip 5 – Memastikan terjadinya perbaikan berkesinambungan (Continuous Improvement) dengan memperhatikan faktor manajemen perubahan organisasi dan sumber daya manusia
15
Memastikan bahwa penetapan: tanggung jawab, perencanaan, pengembangan dan/atau akuisisi, dan operasi TIK selalu dimonitor dan dievaluasi kinerjanya dalam rangka perbaikan berkesinambugan (Continuous Improvement). Memastikan Improvement)
bahwa
siklus
dilakukan
perbaikan
berkesinambungan
denganmemperhatikan
manajemen
(Continuous perubahan
organisasi dan sumber daya manusia. Model Tata Kelola Teknologi Informasi Nasional difokuskan pada pengelolaan proses-proses IT melalui mekanime pengarahan dan monitoring dan evaluasi. Model keseluruhan Tata Kelola IT Nasional ditunjukkan pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1. Model Tata Kelola IT Nasional (Detiknas, 2007)
16
2.5.
Perencanaan Strategis IS/IT
Untuk menentukan strategi IS/IT yang dapat mendukung perencanaan Visi dan Misi organisasi, maka perlu pemahaman tentang strategi bisnis organisasi. Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap hal-hal berikut: Mengapa suatu bisnis dijalankan, Kemana tujuan dan arah bisnis, Kapan tujuan tersebut dicapai, Bagaimana cara mencapai tujuan, dan Adakah perubahan yang harus dilakukan. Dengan demikian, yang menjadi issue utama dalam membangun suatu perencanaan strategi IS/IT, adalah penyelarasan strategi IS/IT dengan strategi bisnis organisasi. Strategi bisnis, ditetapkan oleh manajemen melalui beberapa pertimbangan dan analisis faktor lingkungan internal (kelemahan dan kekuatan) dan faktor lingkungan eksternal organisasi (peluang dan ancaman). Tidak serta merta strategi bisnis tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah, tetapi harus didukung oleh struktur administratif yang baik, integritas proses atau aktifitas bisnis yang lancer baik di internal mapun eksternal organisasi, serta memiliki kemampuan dan keterampilan SDM yang profesional. Kemampuan teknologi informasi mutlak dibutuhkan untuk menjamin terwujudnya harmonisasi antara infrastruktur dan proses bisnis organisasi, sehingga strategi bisnis yang dipilih dapat berjalan optimal, serta dapat mencapai keunggulan kompetitif yang diinginkan. Strategi IS/IT yang tepat akan mendorong beberapa hal yaitu tersedianya teknologi dan aplikasi informasi sesuai kebutuhan sehingga dapat tercipta struktur administratif yang baik, meningkatkan kemampuan dan kelancaran dalam akses informasi sehingga dapat tercapai integritas proses dilingkungan internal
17
dan ekternal organisasi, termasuk kontrol yang efektif/efisien terhadap penggunaan sumbar daya, risiko, dan aktifitas bisnis organisasi; Meningkatkan profesionalisme SDM melalui peningkatan cara merekrut, motivasi, mendidik/melatih pegawai, dan membentuk budaya kerja yang didukung oleh sistem informasi. Hubungan antara strategi IT, strategi IS dan strategi bisnis ditujukkan pada Gambar 2.2. Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi system informasi yang dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi IS adalah menjawab pertanyaan “apa?”, sedangkan strategi IT lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana ?”.
Gambar 2.2. Hubungan antara Strategi Bisnis, IS dan IT [ Ward and Peppard, 2003]
Ward and Peppard menyatakan bahwa untuk dapat menerapkan teknologi informasi secara optimal, dibutuhkan suatu strategi
IS/IT yang selaras dengan
strategi bisnis organisasi. Menurut [Ward and Peppard, 2002] sejumlah penelitian dan
18
kenyataan menunjukkan beberapa konsekuensi yang dihadapi suatu organisasi dan tidak memiliki strategi IS/IT, yakni; 1.
Investasi IT yang tidak mendukung tujuan/sasaran bisnis;
2.
Lemahnya kendali atas IS/IT organisasi;
3.
Terjadinya duplikasi data, data yang tidak akurat, dan sumber informasi yang membingungkan karena tidak terintegrasinya IS/IT;
4.
Tidak ada prioritas pengembangan ataupun dalam melaksanakan perubahan IS/IT;
5.
Tidak ada mekanisme memutuskan tingkatan sumber daya yang optimal dan system suplai yang terbaik;
6.
Manajemen informasi yang lemah; Beda pemahaman antara pengguna dan pelaku IS/IT organisasi yang dapat menyebabkan konflik dan kekecewaan;
7.
Strategi teknologi yang tidak terpadu;
8.
Investasi infrastruktur yang tidak sesuai kebutuhan;
9.
Evaluasi proyek IS/IT yang hanya berdasarkan aspek financial;
10. Investasi IS/IT dapat menjadi sumber konfilk dalam organisasi; 11. Justifikasi investasi yang kontradiktif dengan konteks bisnis; serta daur hidup IS/IT yang lebih pendek dari yang dibutuhkan. Strategi IS/IT tersebut dituangkan ke dalam suatu perencanaan strategi IS/IT. Perencanaan strategi IS/IT atau yang juga disebut IT Master Plan mempunyai karakteristik, antara lain adalah: adanya misi utama; keunggulan strategis/kompetitif dan kaitan dengan strategi bisnis; adanya sasaran kunci; mengejar kesempatan dan
19
integrasi strategi IS/IT dan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif/manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembang buttom up dan analisis top down. Perencanaan strategis IS/IT yang baik dan akan menghasilkan portfolio-portfolio sistem informasi dan infrastruktur yang saling terintegrasi di semua level organisasi dan memberikan kontribusi yang penting dalam membangun dan meningkatkan kinerja organisasi yaitu efisien, efektivitas, komunikasi, kolaborasi dan kompetitif. Efisiensi diperoleh melalui otomasi pengolahan transaksi, yang semula ditangani oleh manusia diganti dengan teknologi sistem informasi yang
sering
disebut Transanction Processing System (TPS). Untuk meningkatkan efektifitas, dicapai antara lain dengan Management Information System (MIS), Decision Support System (DSS), Executive Information System (EIS), yang digunakan untuk menyediakan informasi bagi para manajer dalam proses pengambilan keputusan. Efektifitas meningkat karena pengambilan keputusan didasarkan dengan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan, serta berkesinambungan. Peningkatan kinerja komunikasi dan kolaborasi dicapai dengan menerapkan system yang mampu mengintegrasikan pengguna system informasi termasuk para manajer secara elektronik, sistem informasi ini biasanya disebut Office Automation System (OAS). Dengan meningkatnya efisiensi, efektivitas, komunikasi, dan kolaborasi proses bisnis organisasi, maka akan dapat meningkatkan kemampuan dalam berkompetensi. Ward dan Peppard (2002), menyatakan Perencanaan Strategis IS/IT merupakan proses identifikasi portfolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam melakukan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan
20
bisnisnya. Rencana strategis IS/IT mempelajari pengaruh IS/IT terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memiliki langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis IS/IT juga menjelaskan berbagai tools, teknik dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi IS/IT dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif. Kesimpulannya, bahwa perencanaan strategis IS/IT sangatlah diperlukan dalam upaya pengelolaan dan pemanfaatan TI untuk kepentingan organisasi dalam menggapai tujuan bisnis dan keunggulan kompetitif. Integritas dan keselarasan dalam proses bisnis organisasi sangat diperlukan, sehingga organisasi akan memiliki, capabilitas, avalibility, serta adaptive;
dengan demikian organisasi dapat
menyelesaikan setiap transaksi dan melakukan perubahan dengan cepat dan akurat. Dalam perencanaan strategi IS/IT perlu memperhatikan dan memahami konteks strategi yang akan dikembangkan organisasi.
2.6.
Strategi IS/IT Model Ward and Peppard
Salah satu model yang dapat digunakan dalam perancangan master plan teknologi informasi adalah Model Strategi IS/IT yang dikembangkan oleh Ward dan Peppard. Pada metodologi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2002). Tahapan masukan terdiri dari:
21
1. Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi. 2. Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan. 3. Analisis lingkungan IS/IT internal, yang mencakup kondisi IS/IT organisasi dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari IS/IT yang ada saat ini. 4. Analisis lingkungan IS/IT eksternal, yang mencakup trend teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan IS/IT oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok. Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis IS/IT yang isinya terdiri dari: 1. Strategi IS bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit atau fungsi bisnis akan memanfaatkan IS/IT untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi. 2. Strategi IT, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia IS/IT. 3. Strategi Manajemen IS/IT, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan IS/IT yang dibutuhkan.
22
Mengacu kepada model di atas, kerangka kerja yang dilakukan dalam penyusunan renstra IS meliputi tahapan-tahapan sebagai berikut : 1. Analisis lingkungan bisnis internal organisasi. Faktor internal lingkungan bisnis dalam organisasi yang mempenguhi kinerja dari organisasi. Melalui identifikasi dari visi dan misi organisasi akan dilakukan pula analisis terhadap tujuan organisasi, metode analisis critical success faktors (CSFs), untuk mendapatkan faktor-faktor internal organisasi yang mempengaruhi terhadap keberhasilan atau kegagalan organisasi. 2. Analisis eksternal bisnis organisasi. Analisis terhadap lingkungan ekternal dari organisasi yang turut mempengaruhi kinerja dari organisasi tersebut. Aspek yang yang akan dianalisis yaitu aspek politik, ekonomi dan hukum, kemudian dianalisis menggunakan Five Force Competitive Model
yang bertujuan untuk
mengetahui hubungan (korelasi) langsung maupun tidak langsung terhadap organisasi yang berasal dari luar organisasi. Penggunaan analisis SWOT untuk mengidentifikasi faktor faktor hasil dari analisis Five Force Competititve Model menjadi kekuatan dalam memanfaatkan peluang, juga menanggulangi kelemahan dengan memanfaatkan peluang. Analisis value chain
akan
digunakan untuk merinci rangkaian kegiatan dari awal sampai akhir. 3. Analisis eksternal IS/IT. Analisis teknolgi IS/IT yang menjadi trend pada saat ini yang akan digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan yang meliputi perangkat keras (Hardware), perangkat lunak (Software), infrastruktur, dan
23
komunikasi dan lain sebagainya. Dari hasil analisis ini diharapkan akan menghasilkan peluang teknologi IS/IT apa yang dapat digunakan untuk mendukung strategi organisasi. 4. Analisis internal IS/IT. Penggunakan analisis dari kondisi teknologi yang digunakan saat ini meliputi perangkat keras, perangkat lunak, infrastruktur dan Sumber Daya Manusia (SDM). 5. Menentukan strategi IS/IT. Dari hasil analisis yang telah dilakukan pada lingkungan internal dan ekternal terhadap IS/IT dan bisnis, maka dapat ditentukan : i.
Strategi IS Bisnis Yaitu
bagaimana
setiap
unit/fungsi
bisnis
organisasi
akan
memanfaatkan IS/IT untuk mencapai sasaran bisnisnya, Portfolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasinya. ii.
Strategi Manajemen IS/IT. Mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan IS/IT yang dibutuhkan.
iii.
Strategi TI. Mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia IS/IT.
6. Portfolio Aplikasi ke depan.
24
Dari hasil penentuan Strategi IS/IT diatas maka dapatlah ditentukan portfolio aplikasi yang akan digunakan dalam mendukung strategi bisnis organisasi. Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan dalam perencanaan strategis IS/IT pada metodologi ini, mencakup analisis SWOT, analisis Value Chain, metode Critical Succes Factors (CSF), metode Balanced Scorecard (BSC), McFarlan’s Strategic Grid, dan ITIL.
2.6.1. Analisis SWOT
Menurut Rangkuti (2006), analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi organisasi. Analisis ini didasarkan pada logika
yang
dapat
(Opportunities),
namun
memaksimalkan
kekuatan
secara bersamaan
dapat
(Strengths),
dan
peluang
meminimalkan kelemahan
(Weaknesses) dan ancaman (Threat). Menurut Thomson & Stricklad (2005, p88-89) SWOT dapat didefinisikan sebagai berikut : 1.
Kekuatan (Strengths) adalah sesuatu hal yang dapat dilakukan dengan baik dalam organisasi atau suatu karakteristik yang dapat meningkatkan kompetisi organisasi.
2.
Kelemahan (Weaknesses) adalah kekurangan yang ada pada organisasi dibandingkan dengan organisasi lain atau kondisi yang menempatkan organisasi pada suatu kerugian.
25
3.
Peluang (Opportunities) merupakan faktor penting dalam membentuk strategi organisasi. Tergantung pada keadaan organisasi, pelung dapat bervariasi, mulai dari cukup hingga berlebih, cukup menarik hingga sangat menarik.
4.
Ancaman (Threats) dapat terbentuk dari munculnya teknologi baru yang lebih murah atau lebih baik. Menurut Rangkuti (2006), dalam melakukan analisis SWOT dapat dibagi
dalam lima langkah yakni ; 1.
Meyiapkan sesi SWOT.
2.
Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan.
3.
Mengidentikasi kesempatan dan ancaman.
4.
Melakukan rangking terhadap kekuatan dan kelemahan.
5.
Menganalisis kekuatan dan kelemahan. Analisis SWOT digunakan untuk membandingkan faktor eksternal dan faktor
internal. Faktor eksternal terdiri dari peluang dan ancaman, sedangkan faktor internal terdiri dari kekuatan dan kelemahan, seperti ditunjukkan pada Gambar 2.3.
26
Gambar 2.3. Analisis SWOT (Rangkuti, 2006) Dalam analisis SWOT tersebut menghasilkan 4 kuadran yakni : 1.
Kuadran 1: Ini merupakan situasi yang menguntungkan. Organisasi tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif.
2.
Kuadran 2: Meskipun menghadapi berbagai ancaman, organisasi ini masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk/pasar).
3.
Kuadran 3: Organisasi menghadapi peluang pasar yang sangat besar, tetapi di lain pihak menghadapi beberapa kendala/kelemahan internal. Fokus strategi ini yaitu meminimalkan masalah internal organisasi sehingga dapat merebut pasar yang lebih baik (turn around).
27
4.
Kuadran 4:
Ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan,
perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal. Fokus strategi yaitu melakukan tindakan penyelamatan agar terlepas dari kerugian yang lebih besar (defensive). Alat yang digunakan dalam menyusun faktor-faktor strategis organisasi adalah matriks SWOT. Matriks ini menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman internal yang dihadapi dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan internal yang dimiliki. Matriks ini dapat menghasilkan 4 (empat) set kemungkinan alternatif strategis, seperti yang terlihat pada Tabel 1. Tabel 2.1 Matriks Analisis SWOT IFAS EFAS OPPORTUNITIES (O) (Tentukan 3- 5 faktor peluang eksternal)
STRENGTH (S) (Tentukan 3- 5 faktor kekuatan internal) Strategi SO Daftar kekuatan untuk meraih keuntungan dari peluang yang ada
THREATS (T) (Tentukan 3- 5 faktor ancaman eksternal)
Strategi ST Daftar kekuatan untuk menghindari ancaman
WEAKNESSES (W) (Tentukan 3- 5 faktor kelemahan internal) Strategi WO Daftar untuk memperkecil kelemahan dengan memanfaatkan keuntungan dari peluang yang ada Strategi WT Daftar untuk memperkecil kelemahan dan menghindari ancaman
Sumber : Rangkuti, 2006
Berdasarkan Matriks SWOT diatas maka didapatkan 4 langkah strategi yaitu sebagai berikut : 1.
Strategi SO Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran organisasi, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang
28
sebesar-besarnya. Strategi SO menggunakan kekuatan internal organisasi untuk memanfaatkan peluang eksternal. 2.
Strategi ST Strategi ini menggunakan kekuatan yang dimiliki organisasi untuk mengatasi ancaman. Strategi ST menggunakan kekuatan internal organisasi untuk menghindari atau mengurangi dampak ancaman eksternal.
3.
Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. Strategi WO bertujuan untuk memperbaiki kelemahan internal dengan memanfaatkan peluang eksternal.
4.
Strategi WT Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan serta menghindari ancaman. Strategi WT bertujuan untuk mengurangi kelemahan internal dengan menghindari ancaman eksternal. Matrik SWOT merupakan alat pencocokan yang penting untuk membantu
para manajer mengembangkan 4 (empat) tipe strategi: Strategi SO (StrengthsOpportunities), Strategi WO (Weaknesses-Opportunities), Strategi ST (StrengthsThreats), dan Strategi WT (Weaknesses-Threats). Terdapat 8 langkah dalam menyusun matrik SWOT, yaitu: 1.
Identifikasi kekuatan internal organisasi yang menentukan.
2.
Identifikasi kelemahan internal organisasi yang menentukan.
3.
Identifikasi peluang eksternal organisasi yang menentukan.
29
4.
Identifikasi ancaman eksternal organisasi yang menentukan.
5.
Mencocokan kekuatan internal dengan peluang eksternal dan mencatat resultan strategi SO dalam sel yang tepat.
6.
Mencocokan kelemahan internal dengan peluang eksternal dan mencatat resultan strategi WO dalam sel yang tepat.
7.
Mencocokan kekuatan internal dengan ancaman eksternal dan mencatat resultan strategi ST dalam sel yang tepat.
8.
Mencocokan kelemahan internal dengan ancaman eksternal dan mencatat resultan strategi WT dalam sel yang tepat.
Analisis Faktor Strategis Eksternal Analisis faktor strategis eksternal difokuskan pada kondisi yang ada dan kecenderungan yang muncul dari luar, tetapi dapat memberi pengaruh kinerja organisasi. Setelah mengetahui faktor-faktor strategi eksternal, selanjutnya susun tabel faktor-faktor Strategis Eksternal (External Strategic Factors Analysis Summary/EFAS), dengan langkah sebagai berikut : 1.
Menyusun faktor peluang dan ancaman pada kolom 1.
2.
Memberikan bobot masing-masing faktor pada kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Bobot dari semua faktor strategis yang berupa peluang dan ancaman ini harus berjumlah 1.
3.
Menghitung rating dalam (dalam kolom 3) untuk masing-msing faktor dengan memberi skala mulai dari 4 (sangat baik/outstanding) sampai dengan 1 (sangat tidak baik/poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut pada kondisi organisasi. Pemberian nilai rating untuk peluang bersifat positif, artinya peluang yang
30
semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil diberi nilai +1. Sementara untuk rating ancaman bersifat sebaliknya, yaitu jika nilai ancamannya besar, maka ratingnya -4 dan jika nilai ancamannya kecil, maka nilainya -1. 4.
Mengalikan bobot faktor pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3. Hasilnya adalah skor pembobotan untuk masing-masing faktor.
5.
Menghitung jumlah skor pembobotan. Nilai ini adalah untuk memetakan posisi organisasi pada diagram analisa SWOT.
Tabel 2.2. Faktor-Faktor Strategis Eksternal (Eksternal Strategic Factors Analysis Summary/EFAS) Faktor-faktor Strategis Eksternal Peluang (Opportunities/O) : 1. Peluang 1 2. Peluang 2
Bobot
bobot peluang 1 bobot peluang 2
Jumlah O Ancaman (Threats/T) : 1. Ancaman 1 2. Ancaman 2
Rating
rating peluang 1 rating peluang 2
a
bobot ancaman 1 bobot ancaman 2
Skor Pembobotan (Bobot x Rating)
b
rating ancaman 1 rating ancaman 2
Jumlah T
c
d
Total
(a+c) = 1
(b+d)
Sumber : Rangkuti, 2006
Analisis Faktor Strategis Internal Analisis faktor strategis internal adalah analisis yang menilai prestasi/kinerja yang merupakan faktor kekuatan dan kelemahan yang ada untuk mencapai tujuan organisasi. Seperti halnya pada Analisis Faktor Strategis Eksternal, maka dengan cara
31
yang sama menyusun tabel Faktor Strategis Internal (Internal Strategic Factors Analysis Summary/IFAS). Bentuk tabel IFAS adalah sepeti terlihat pada Tabel 2.3. Tabel 2.3.
Faktor-Faktor Strategis Internal (Internal Strategic Factors Analysis Summary/IFAS)
Faktor-faktor Strategis Internal Kekuatan (Stregths/S) : 1. Kekuatan 1 2. Kekuatan 2
Bobot
bobot kekuatan 1 bobot kekuatan 2
Rating
Skor Pembobotan (Bobot x Rating)
rating kekuatan 1 rating kekuatan 2
Jumlah S
a
b
Kelemahan (Weaknesses/W): 1. Kelemahan 1 2. Kelemahan 2
Bobot kelemahan 1 bobot kelemahan 2
Jumlah W
c
d
Total
(a+c) = 1
(b+d)
rating kelemahan 1 rating kelemahan 2
Sumber : Rangkuti, 2006
2.6.2. Critical Success Factor (CSF)
Analisis ini gunakan untuk melihat atau mengidentifikasi faktor-faktor apa yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan dari organisasi ini. Tujuan CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan. Analisis Critical Success Factor (CSF) merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. CSF dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan.
32
Peran nan CSF dalam perencaanaan strateggis adalah seebagai penghubung antaara s strategi bissnis organiisasi dengaan strategi IS/IT-nyaa, memfokuuskan prosses p perencanaan n strategis IS S/IT pada areea yang strattegis, memprioritaskan usulan u aplikaasi I IS/IT dan mengevaluasi strategi IS/IIT, seperti teerlihat pada Gambar G 2.4.
Gambar G 2.4. Critical Success Factor [Ward and Peppard, P 20002]
2 2.6.3. Mc Farlan F Strattegic Grid
F strateegic grid diggunakan untuuk memetakan aplikasi IS I berdasarkkan Mc Farlan k konstribusin nya terhadap ap organisassi. Pemetaaan dilakukaan pada em mpat kuadrran ( (strategic, high h potentiaal, key operaation, and support). Daari hasil pem metaan tersebbut d didapat gam mbaran koonstribusi sebuah s apliikasi IS terhadap t orrganisasi dan d
33
pengembangan dimasa mendatang (Ward and Griffith 1996), keempat kuadran tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini
Gambar 2.5. Mc Farlan Strategic Grid [Ward and Peppard, 2002] Model pemetaan Mc Farlan bertujuan untuk menganalisis suatu aplikasi atau sistem informasi di suatu organisasi berdasarkan kondisi saat ini, kondisi yang direncanakan serta aplikasi-aplikasi yang dianggap berpotensi dalam menunjang operasional dan strategis organisasi. Pemetaan tersebut dibagi atas 4 kuadran yang didefinisikan sebagai berikut : a. Kuadran 1 (Kuadran Support) adalah aplikasi yang berguna tetapi tidak menentukan kesuksesan. b. Kuadran 2 (Kuadran Operational) adalah aplikasi yang saat ini sangat diperlukan dalam mencapai keberhasilan. c. Kuadran 3 (Kuadran High Potential) adalah aplikasi yang mungkin akan menentukan keberhasilan dimasa datang.
34
d. Kuadran 4 (Kuadran Strategic) adalah aplikasi penting untuk mendukung strategi di massa datang. Pemetaan
ini mempermudah organisasi atau
pihak manajemen untuk
mengambil keputusan dalam menentukan posisi sistem teknologi informasi organisasi di dalam kuadran tersebut serta keinginan organisasi dalam menentukan ke arah mana sistem informasi akan dipenuhi yang tentunya disesuaikan dengan kapabilitas dan visi serta misi organisasi di masa yang akan datang.
2.6.4. Analisis Value Chain
Analisis ini merupakan analisis pada lingkungan internal dari bisnis organisasi. Analisis yang digunakan adalah memetakan berdasarkan katagori aktivitas pada organsiasi. Katagori pembagian terdiri dari aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Analisis Value Chain dilakukan untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Mengacu pada dokumen organisasi yang menyebutkan tugas dan fungsi setiap unit kerja berdasarkan pengamatan yang dilakukan terhadap proses kerja yang terjadi di masing-masing unit kerja, secara diagram value chain dapat terlihat seperti Gambar 2.6.
35
Gambar 2.6. Diagram Value Chain [Ward and Peppard 2002] Analisis value chain dapat dipergunakan untuk menentukan pada titik-titik mana dalam rantai nilai yang dapat mengurangi biaya atau memberikan nilai tambah (value added). Langkah pertama; dalam value chain untuk pemerintah atau organisasi yang tidak berorientasi pada laba adalah membuat pernyataan tentang misi sosial organisasi tersebut, termasuk kebutuhan masyarakat spesifik yang dapat dilayani. Tahap Kedua; adalah mengembangkan sumber daya untuk organisasi, baik personel maupun fasilitasnya. Tahap ketiga dan Tahap keempat; adalah melakukan operasi organisasi dan memberikan jasa kepada masyarakat.
36
2.6.5. Balanced Scorecard
Balanced Scorecard pertama kali dipublikasikan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton pada tahun 1992 dalam sebuah artikel yang berjudul ”Balanced Scorecard – Measures That Drive Performance”. Balanced Scorecard pada awal diperkenalkan adalah merupakan suatu sistem manajemen penilaian dan pengendalian yang secara cepat, tepat, dan komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada manajer tentang performance bisnis. Kaplan dan Norton telah memperkenalkan Balanced Scorecard pada tingkat organisasi enterprise. Prinsip dasar dari Balanced Scorecard ini adalah titik pandang penilaian sebuah perusahaan hendaknya tidak hanya dilihat dari segi finansial (financial perspective ) saja tetapi juga ditambahkan ukuran-ukuran dari perspsektif lainnya
seperti tingkat kepuasaan customer (customer perspective), proses internal (internal business process perspective ) dan kemampuan melakukan inovasi (learning and growth perspective). Empat perspective di dalam Balanced Scorecard menyatakan adanya saling keterkaitan untuk dapat menggambarkan strategi yang dimiliki perusahaan/organisasi.
37
Gambar 2.7. Kerangka Kerja Balanced Scorecard (Robert S, Kaplan dan David P Norton (2000) Pada Gambar
2.7. tersebut menjelaskan bagaimana visi dan strategi
organisasi menciptakan 4 perspektif pengukuran Balanced Scorecard dan keterkaiatan antar perspektif. Untuk melakukan analisis Balanced Scorecard dilakukan beberapa tahap meliputi : a.
Menjabarkan visi, misi dan tujuan suatu organisasi
b.
Menganalisis lingkungan eksternal dan internal
c.
Menetapkan tema-tema strategis
38
d.
Menerapkan tema-tema strategis ke dalam 4 perspektif IT-Balanced Scorecard
Pemerintah pada era sekarang ini, baik pemerintah pusat, dan daerah diharapkan untuk menjadi: dapat dipercaya, kompetitif, ramah rakyat, dan fokus pada kinerja. Organisasi pemerintah juga ditantang untuk memenuhi harapan berbagai kelompok stakeholders (yaitu penerima layanan, karyawan, lembaga pemberi pinjaman/hibah, masyarakat, dan pembayar pajak). Tuntutan ini mengharuskan organisasi pemerintah untuk bertindak profesional sebagaimana yang dilakukan oleh organisasi swasta. Organisasi pemerintah harus mempunyai sistem manajemen strategis. Karena dunia eksternal adalah sangat tidak stabil, maka sistem perencanaan harus mengendalikan ketidak-pastian yang ditemui. Organisasi pemerintah, dengan demikian, harus berfokus strategi. Strategi ini lebih bersifat hipotesis, suatu proses yang dinamis, dan merupakan pekerjaan setiap staf. Organisasi pemerintah harus juga merasakan,
mengadakan
percobaan,
belajar,
dan
menyesuaikan
dengan
perkembangan. Agar organisasi pemerintah dapat berfokus pada strategi yang sudah dirumuskan, maka organisasi pemerintah juga harus menterjemahkan strategi ke dalam terminologi operasional, menyelaraskan organisasi dengan strategi (dan bukan sebaliknya), memotivasi staf sehingga membuat strategi merupakan tugas setiap orang, menggerakkan perubahan melalui kepemimpinan eksekutif, dan membuat strategi sebagai suatu proses yang berkesinambungan. Adapun perbedaan karakteristik organisasi swasta dan pemerintah adalah sebagaimana ditunjukkan dalam Tabel 2.4 berikut.
39
Tabel 2.4. Perbedaan karakteristik organisasi swasta dan pemerintah Perspektif Finansial
Swasta Pemegang saham
Pelanggan
Pelanggan
Proses kompetitif Internal
Membuat produk yang diunggulkan karyawan, direksi
Pertumbuhan & pemerintah Pembelajaran
Pemerintah DPR, pembayar pajak, konstituen Orang yang menggunakan pelayanan publik Memberikan pelayanan secara pejabat politik (menteri), pegawai
Sumber : Darwanto, Harry (2007)
2.6.7. Tahap Penentuan Strategi
Pada tahap ini semua kegiatan yang telah didefinisikan pada analisis lingkungan bisnis dan IS/IT eksternal, dipetakan terhadap semua alokasi sumberdaya yang ada sekarang ini yang telah didefinisikan pada analisis lingkungan bisnis dan IS/IT internal, yaitu tingkat kematangannya (maturity), kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga portofolio dari IS/IT, personil dan perencanaan anggaran biaya. Kekurangan sumberdaya ini yang kemudian perlu dirancang strategi yang disesuaikan dengan anggaran biaya, waktu pencapaian tujuan dan fungsionalitas, kelengkapan serta kualitas pekerjaan yang akan dilaksanakan. Tahap ini menggunakan kerangka kerja dalam pemenuhan teknologi, pengadaan tenaga kerja dan perhitungan anggaran/biaya yang diperlukan untuk memberikan tingkat pelayanan yang dibutuhkan kepada user.
