BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Audit Internal 2.1.1 Pengertian Audit Internal Sejalan dengan perkembangan perusahaan yang semakin pesat dan kompleks, pemimpin perusahaan tidak dapat melakukan pengendalian secara langsung terhadap kegiatan-kegiatan dalam perusahaan dikarenakan jenjang pengawasan pimpinan telah luas, oleh karena itu sebagian tanggung jawab dan wewenang pimpinan harus didelegasikan kepada bawahannya, sehingga kegiatan pimpinan dapat lebih difokuskan kepada kegiatan perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan dibandingkan dengan pelaksanaan secara langsung. Dalam mendelegasikan wewenang dan tanggung jawabnya, dibutuhkan adanya bantuan staf auditor internal yang bertugas mereview dan menganalisis secara menyeluruh terhadap seluruh kegiatan produksi perusahaan, melakukan penaksiran, memberikan rekomendasi kepada pihak manajemen sehingga dapat diukur dan dievaluasi keefektifan dari setiap pengendalian yang ada dalam perusahaan agar pendelegasian wewenang ini tidak disalahgunakan, karena tanggungjawab atas keberhasilan perusahaan tetap berada ditangan pimpinan perusahaan. Faktor utama diperlukannya audit internal adalah meluasnya rentang kendali yang dihadapi pimpinan perusahaan yang memperkerjakan banyak karyawan dan mengelola kegiatan diberbagai tempat terpencar yang berpotensi menimbulkan berbagai penyimpangan dan ketidakwajaran dalam menyelenggarakan buku perusahaan. Tanpa fungsi audit internal, dewan direksi dan atau pimpinan unit tidak memiliki sumber informasi internal yang bebas mengenai kinerja organisasi.. Jadi audit internal yang dilakukan dalam suatu organisasi merupakan kegiatan penilaian dan verifikasi atas prosedur-prosedur, data yang tercatat berdasarkan atas kebijakan dan rencana organisasi, sebagai salah satu fungsi dalam upaya mengawasi aktivitasnya.
8
9
Adapun
pengertian
audit
internal
menurut
Mulyadi
(2002:210)
menyatakan bahwa audit internal adalah sebagai berikut : “Pertimbangan auditor atas fungsi audit internal dalam audit atas laporan keuangan memberikan panduan bagi auditor independen dalam mempertimbangkan pekerjaan auditor intern dan dalam menggunakan pekerjaan auditor intern untuk membantu pelaksanaan audit atas laporan keuangan klien” Pengertian audit internal menurut Standar Profesi Audit internal (2004:9) adalah sebagai berikut : “Audit internal adalah kegiatan assurance dan konsultasi yang independen dan obyektif, yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan meningkatkan kegiatan operasi organisasi. Audit internal membantu organisasi untuk mencapai tujuannya, melalui suatu pendekatan yang sistematis dan teratur untuk mengevaluasi dan meningkatkan efktivitas pengelolaan risiko, pengendalian, dan proses governance.” Pengertian audit internal menurut Sawyer ( 2005 : 10 ) sebagai berikut : “ Audit internal adalah sebuah penilaian yang sistematis dan objektif yang dilakukan auditor internal terhadap operasi dan kontrol yang berbeda-beda dalam organisasi untuk menentukan apakah : (1) informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan, (2) resiko yang dihadapi perusahaan telah diidentifikasi dan diminimalisi, (3) peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur internal yang bisa diterima telah diikuti, (4) kriteria operasi yang memuaskan telah dipenuhi, (5) sumber daya telah digunakan secara efisien dan ekonomi, dan (6) tujuan organisasi telah dicapai secara efektif semua dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan manajemen dan membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggung jawabnya secara efektif.” Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa audit internal adalah : 1. Suatu aktivitas yang independen dan objektif. 2. Aktivitas pemberian jaminan, keyakinan, dan konsultasi 3. Dirancang untuk memberikan nilai tambah serta meningkatkan kegiatan operasi perusahaan. 4. Membantu organisasi dalam mencapai tujuannya. 5. Memberikan suatu pendekatan yang sistematis untuk mengevaluasi dan meningkatkan manajemen resiko, pengendalian, serta proses pengaturan dan pengelolaan organisasi.
10
2.1.2 Fungsi Audit Internal Fungsi dan tujuan audit internal diatur menurut kebijakan manajemen dan direksi. Auditor internal berfungsi sebagai alat bantu manajemen dalam mengendalikan perusahaan, sedangkan dalam struktur organisasi auditor internal lebih merupakan fungsi staf (fungsi penasehat) daripada fungsi garis yang berkedudukan langsung dibawah direksi, sehingga auditor internal tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pejabat lain didalam organisasi diluar bawahan sendiri. Adapun fungsi audit internal menurut Mulyadi dan Puradiredja (1998: 203) menyatakan fungsi audit internal sebagai berikut : 1. Audit dan penilaian terhadap efektivitas struktur pengedalian intern dan mendorong penggunaan struktur pengendalian intern yang efektif dengan biaya yang minimum. 2. Menentukan sampai seberapa jauh pelaksanaan kebijakan manajemen puncak dipatuhi. 3. Menentukan sampai seberapa jauh kekayaan perusahaan dipertanggung jawabkan dan dilindungi dari segala macam kerugian. 4. Menentukan keandalan informasi yang dihasilkan oleh perusahaan. 5. Memberikan rekomendasi perbaikan kegiatan-kegiatan perusahaan. Fungsi audit internal menurut Standar Profesi Audit Internal (2004:19-20) adalah sebagai berikut: “Fungsi audit internal adalah bahwa penanggung jawaban fungsi audit internal harus mengelola fungsi audit internal secara efektif untuk memastikan bahwa kegiatan fungsi tersebut memberikan nilai tambah bagai organisasi. Fungsi audit terdiri dari : 1. Perencanaan, penganggung jawab fungsi audit internal harus menyusun perencanaan yang berbasis risiko untuk menetapkan prioritas kegiatan audit internal, konsisten dengan tujuan organisasi. 2. Komunikasi dan persetujuan, penanggung jawab fungsi audit internal harus mengkomunikasikan rencana kegiatan audit, dan kebutuhan sumber daya kepada Pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi untuk mendapat persetujuan. 3. Pengelolaan sumberdaya, penanggung jawab fungsi audit internal harus memastikan bahwa sumberdaya fungsi audit internal sesuai, memadai, dan dapat digunakan secara efektif untuk mencapai rencanarencana yang telah disetujui. 4. Kebijakan dan prosedur, penanggung jawab fungsi audit internal harus menetapkan kebijakan dan prosedur sebagai pedoman bagi pelaksanaan kegiatan fungsi audit internal. 5. Koordinasi, penanggung jawab fungsi audit internal harus berkoordinasi dengan pihak internal dan eksternal organisasi yang
11
melakukan pekerjaan audit untuk memastikan bahwa lingkup seluruh penugasan tersebut sudah memadai dan meminimalkan duplikasi. 6. Laporan kepada pimpinan dan dewan pengawas, penanggung jawab fungsi audit internal harus menyampaikan laporan secara berkala kepada pimpinan dan dewan pengawas mengenai perbandingan rencana dan realisasi yang mencakup sasaran, wewenang, tanggung jawab, dan kinerja fungsi audit internal.” Konsersium Organisasi Profesi Audit Internal (2004: 11) menyatakan bahwa : “Penanggung jawab fungsi audit internal harus mengelola fungsi audit internal secara efektif dan efisien untuk memastikan bahwa kegiatan fungsi tersebut memberikan nilai tambah bagi organisasi.” Dari definisi fungsi audit internal di atas dapat disimpulkan audit internal sebagai suatu alat manajemen yang berfungsi untuk menilai semua aktivitas perusahaan dengan meningkatkan usaha dalam mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien dan memberikan analisis penilaian, rekomendasi yang objektif dan komentar penting mengenai aktivitas yang diaudit sehingga dapat memberi nilai tambah bagi manajemen yang akan dijadikan landasan untuk mengambil keputusan atau tindakan selanjutnya. Tujuan lainnya adalah meningkatkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang wajar.
2.1.3 Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Internal Secara umum tujuan audit internal pada dasarnya adalah untuk membantu semua anggota manajemen dalam menguji dan mengevaluasi kecermatan dan keberhasilan dari pengendalian manajemen yang digunakan perusahaan dalam melaksanakan tanggung jawabnya secara efektif dengan melakukan analisis, saran, dan pengajuan saran yang objektif mengenai kegiatan yang diperiksanya. Konsersium Organisasi Profesi Audit Internal (SPAI 2004: 15) menyatakan bahwa : “Tujuan, kewenangan dan tanggung jawab fungsi audit internal harus dinyatakan secara formal dalam charter audit internal, konsisten dengan Standar Profesi Audit Internal dan mendapat persetujuan dari pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi”.
12
Ruang lingkup audit internal mencakup hal-hal dalam pekerjaan audit yang harus dilakukan. Oleh karena itu, biasanya manajemen dan direksi memberikan pengarahan secara umum mengenai ruang lingkup pekerjaan dan kegiatan yang akan diaudit. Dalam hal ini, audit internal harus melakukan pengujian dan penilaian atas kelayakan dan aktivitas sistem pengendalian intern perusahaan disamping kualitas personil atau karyawan dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Hal ini ditetapkan oleh Lawrence B. Sawyer’s (2005: 21) adalah sebagai berikut : 1. Menjelaskan prinsip-prinsip dasar yang mencerminkan praktik audit internal yang seharusnya dilakukan. 2. Memberikan kerangka kerja untuk melaksanakan dan meningkatkan lingkup aktivitas audit internal yang bernilai tambah. 3. Menetapkan dasar pengukuran kinerja audit internal. 4. Membantu perkembangan proses organisasional dan operasi. Ruang lingkup pekerjaan audit internal dalam Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal ( 2004 : 109 ) adalah sebagai berikut : “Ruang lingkup pekerjaan audit internal meliputi suatu pendekatan disiplin yang sistematis untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko, pengendalian dan proses governance.” Pengertian ruang lingkup audit internal menurut Standari Profesi Audit Internal (2004:20) adalah sebagai berikut : “Fungsi audit internal melakukan evaluasi dan memberikan kontribusi terhadap peningkatan proses pengelolaan risiko, pengendalian, dan governance, dengan menggunakan pendekatan yang sistematis, teratur dan menyeluruh. 1. Pengelolaan fungsi, fungsi audit internal harus membantu organisasi dengan cara mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko signifikan dan memberikan kontribusi terhadap peningkatan pengelolaan risiko dan sistem pengendalian. 2. Pengendalian, fungsi audit internal harus membantu organisasi dalam memelihara pengendalian intern yang efektif dan efektivitas pengendalian tersebut, serta mendorong peningkatan pengendalian intern serta berkesinambungan. 3. Proses governance, fungsi audit internal harus menilai dan memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan proses governance dalam pencapaian tujuan.”
13
Jadi ruang lingkup audit internal meliputi bagian-bagian : 1. Menelaah reliabilitas dan mengidentifikasi, mengukur, mengelompokkan dan melaporkan informasi. 2. Menelaah sistem-sistem yang ada untuk menjamin ketaatan terhadap kebijakan, rencana, prosedur, hukum, dan peraturan-peraturan yang dapat mempengaruhi operasi dan laporan serta menentukan apakah organisasi mematuhinya. 3. Menelaah cara mengamankan harta dan memverifikasi keberadaannya. 4. Menilai keekonomisan dan keefisiensian sumber-sumber yang digunakan. 5. Menelaah operasi atau program untuk memastikan apakah perasi dan program dilakukan sesuai dengan rencana.
Dari pengertian di atas, dapatlah diketahui bahwa kegiatan audit internal meliputi ruang lingkup yang sangat luas yang menyangkut: 1. Verification, merupakan audit dokumen, catatan dan laporan untuk menentukan tingkat penyesuaian dengan keadaan yang sebenarnya. Umumnya kegiatan ini meliputi catatan dan laporan akuntansi. 2. Compliance, kegiatan ini berhubungan dengan tingkat kebijakan, peraturan, prosedur dan praktek-praktek usaha yang baik. 3. Evaluation, merupakan tanggung jawab auditor intern yang paling penting dan sulit diukur hasilnya. Kegiatan ini adalah penilaian pelaksanaan baik prosedur maupun pelaksanaan prosedurnya.
2.1.4 Kualifikasi Audit Internal yang Memadai a. Independensi Audit Internal Agar auditor internal dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, auditor internal harus mempunyai wewenang dalam mengkaji dan menilai setiap bagian dalam perusahaan sehingga dalam melaksanakan auditnya, auditor internal dapat bertindak seobjektif dan seefisien mungkin dan memungkinkan audit internal membuat pertimbangan penting secara netral dan tidak menyimpang, oleh karena itu, sebaiknya auditor internal tidak mempunyai wewenang langsung atas setiap bagian yang akan diaudit sehingga dapat mempertahankan independensinya dalam
14
organisasi. Sebagaimana yang dijelaskan oleh Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Pemeriksaan Akuntan Publik (2000: 220.1) mengenai independensi auditor internal adalah sebagai berikut : “Dalam semua hal yang berhubungan dengan penugasan, independensi dalam sikap mental harus dipertahankan oleh auditor.” Standar Profesi Audit Internal (2004:15) menjelaskan independensi audit internal sebagai berikut : “Fungsi audit internal harus independen, dan auditor internal harus objektif dalam melaksanakan pekerjaannya, dengan memperhitungkan halhal berikut : 2.2 Independensi Organisasi Fungsi audit internal harus ditempatkan pada posisi yang memungkinkan fungsi tersebut memenuhi tanggungjawabnya. Independensi meningkat jika audit internal memiliki akses komunikasi yang memadai terhadap Pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi. 2.3 Objektivitas Auditor Internal Auditor internal harus memiliki sikap mental yang objektif, tidak memihak dan menghindari kemungkinan timbulnya pertentangan kepentingan (conflict of interest). 2.4 Kendala terhadap Prinsip Independensi dan Objektivitas Jika prinsip independensi dan objektivitas tidak dapat dicapai hal ini harus diungkapkan kepada pihak yang berwenang. Teknis dan rincian pengungkapan ini tergantung kepada alasan tidak terpenuhinya prinsip independensi dan objektivitas tersebut.” Adapun pengertian
independensi menurut Lowrence B.Sawyer's
(2005:35) terdiri dari beberapa jenis independensi, adalah sebagai berikut: “1. Independensi dalam program audit : a. Bebas dari intervensi manajerial atas program audit. b. Bebas dari segala intervensi atas prosedur audit. c. Bebas dari segala persyaratan untuk penugasan audit selain yang memang disyaratkan untuk sebuah proses audit. 2. Independensi dalam verifikasi : a. Bebas dalam mengakses semua catatan, memeriksa aktiva, dan karyawan yang relevan dengan audit yang dilakukan. b. Mendapatkan kerja sama yang aktif dari karyawan manajemen selama verifikasi audit. c. Bebas dari kepentingan pribadi yang menghambat verifikasi audit 3. Independensi dalam pelaporan : a. Bebas dari pengawasan wajib memodifikasi dampak atau signifikansi dari fakta-fakta yang dilaporkan. b. Bebas dari tekanan untuk tidak melaporkan hal-hal yang signifikan dalam laporan audit.”
15
Auditor internal harus mempunyai wewenang dalam mengkaji dan menilai setiap bagian dalam perusahaan sehingga dalam melaksanakan auditnya, auditor internal dapat bertindak seobjektif dan seefisien mungkin dan memungkinkan audit internal membuat pertimbangan penting secara netral dan tidak menyimpang. Independensi dapat dicapai melalui status organisasi dan objektivitas. Independensi menyangkut dua aspek : 1. Status organisasi, memungkinkan untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik serta mendapat dukungan dari pimpinan di tingkat atas, status yang dikehendaki adalah bahwa bagian audit internal harus bertanggung jawab pada pimpinan yang memiliki wewenang yang cukup untuk menjamin jangkauan audit yang luas, pertimbangan dan tindakan yang efektif atas temuan audit dan saran perbaikan. 2. Objektivitas, yaitu bahwa audit internal dalam melaksanakan fungsi dan tanggung jawabnya harus memperhatikan sikap mental dan kejujuran dalam melaksanakan pekerjaannya. Agar dapat mempertahankan sikap tersebut hendaknya audit internal dibebaskan dari tanggung jawab operasionalnya. Berdasarkan uraian di atas dapat dipahami bahwa agar audit internal dapat independen, dibutuhkan dukungan dari manajemen senior dan dewan, sehingga mereka akan mendapatkan kerjasama dari pihak yang diperiksa dan dapat menyelesaikan pekerjaanya secara bebas dari campur tangan pihak lain. Adapun independensi dalam audit internal sangat diperlukan untuk membuat laporan yang objektif dan merupakan informasi yang diperlukan oleh manajemen. Oleh karena itu, harus ditetapkan dalam status organisasi mengenai wewenang dan tanggung jawab audit internal.
b. Kompetensi Audit Internal Konsersium Organisasi Profesi Audit Internal (2004: 9) menyatakan bahwa : “Penugasan harus dilaksanakan dengan memperhatikan keahlian dan kecermatan professional. 1. Keahlian Audit internal harus memiliki pengetahuan, keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab perorangan. Fungsi audit internal secara kolektif harus memiliki atau memperoleh
16
pengetahuan, keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawabnya. 2. Kecermatan Profesional Audit internal menerapkan kecermatan dan keterampilan yang layaknya dilakukan oleh seorang audit internal yang independen dan kompeten, dengan mempertimbangkan ruang lingkup penugasan, kompleksitas dan materialitas yang dicakup dalam penugasan, kecukupan dan efektivitas manajemen risiko, pengendalian dan proses governance, biaya dan manfaat penggunaan sumber daya dalam penugasan, penggunaan teknikteknik audit berbantuan komputer dan teknik-teknik analisisnya.” c. Program Audit Internal Menurut Moeller and Witt (1999: 10-20) program audit adalah: “An audit program is a tool for planning, directing and controlling audit work and a blue print for action, specifying is the procedures to be followed and delineating steps to performed to meet the audit objectives.” Adapun pengertian program audit menurut Lawrence B.Sawyer’s sebagai berikut : 1. Menganalisis Memecah
menjadi
bagian-bagian
penting
dan
menentukan
sifatnya. 2. Mengecek Membandingkan atau menghitung ulang, sesuai keperluan, untuk mengetahui akurasi melalui inspeksi. 3. Mengevaluasi Mencapai kesimpulan mengenai kelayakan, efektivitas, atau kegunaan. 4. Memeriksa Melihat lebih dekat dan berhati-hati dengan tujuan mencapai akurasi, kelayakan dan opini yang sesuai. 5. Menginspeksi Memeriksa secara fisik. 6. Menginvestigasi Memastikan fakta kondisi-kondisi yang dicurigai atau dituduhkan. 7. Menelaah Mempelajari secara kritis.
17
8. Memeriksa cepat Mempelajari cepat dengan tujuan menguji kecenderungan umum. 9. Membuktikan Mencari bukti yang meyakinkan. 10. Menguji Memeriksa sampel dengan tujuan mencapai kesimpulan mengenai populasi. 11. Memverifikasi Menetapkan operasi.” Program audit dapat dipergunakan sebagai alat perencanaan dan pengawasan yang efektif atas pekerjaan audit secara keseluruhan karena didalamnya terkandung pedoman bagi auditor internal dalam melakukan audit.
d. Pelaksanaan Audit Internal Langkah-langkah yang akan dilaksanakan dalam audit internal mencakup tahap-tahap seperti yang dikemukakan oleh Sukrisno Agoes (2004:125) sebagai berikut : “Langkah-langkah yang dilakukan oleh auditor intern dalam melakukan proses audit terdiri dari : a. Audit plan (Perencanaan audit). b. Audit program (Program audit). c. Audit procedures and audit teknik (Prosedur audit dan teknik audit). d. Audit risk and materiality (Risiko audit dan materialitas).” Mengenai tahap-tahap dalam audit internal yang telah diungkapkan di atas akan diuraikan sebagai berikut : 1. Perencanaan audit Perencanaan audit haru dijabarkan tertulis, meliputi : a. Penetapan tujuan dan ruang lingkup audit. b. Memperoleh informasi pendahuluan atas aktivitas yang akan diaudit. c. Penetapan sumber-sumber daya yang perlu untuk pelaksanaan audit. d. Komunikasi dengan semua pihak yang memerlukan audit. e. Melaksanakan survey lapangan. f. Membuat laporan audit.
18
g. Menentukan waktu dan pihak yang akan menerima hasil audit h. Memperoleh persetujuan perencanaan pekerjaan audit. 2. Pengujian dan pengevaluasian informasi Proses pengujian dan evaluasi meliputi : a. Informasi dikumpulkan dari seluruh pihak yang terlibat dengan sasaran dan ruanglingkup audit. b. Informasi harus cukup, dapat dipercaya, relevan dan berguna sebagai dasar temuan audit dan rekomendasi. c. Prosedur audit, meliputi teknik pengujian dan teknik pengambilan sampel yang digunakan. d. Mengumpulkan analisis, interpretasi dan dokumentasi informasiinformasi. e. Menyiapakan kertas kerja audit. 3. Mengkomunikasikan hasil audit Tahapan ini meliputi : a. Memberikan laporan audit. b. Mendiskusikan laporan yang didapat dari hasil temuan dan rekomendasi audit. c. Laporan harus objektif, jelas, bersifat konstruktif dan tepat waktu sesuai jadwal yang telah ditetapkan. d. Kepala audit internal harus menelaah ulang laporan tersebut dan memberikan persetujuan atas laporan tersebut. 4. Tindak lanjut Audit internal harus memonitor dan mengawasi apakah tindak lanjut yang diperlukan sudah dilaksanakan atau apakah manajemen perusahaan telah mempertimbangkan risiko yang mungkin timbul sehubungan dengan hasil audit internal.
e. Laporan Audit Internal Laporan audit internal merupakan hal yang penting karena dalam laporan ini tertuang hasil dari pekerjaan auditor internal yang dilaksanakan. menurut Lawrence B.Sawyer's (2005:73) laporan hasil audit internal terdiri dari:
19
“laporan hasil audit internal terdiri dari : a. Temuan-temuan yang dilaporkan telah diberi referensi ulang dengan memadai ke dokumen pendukung. b. Bukti tersedia mendukung terlaksananya audit dengan lingkup perusahaan.” Pada prinsipnya Pimpinan Fungsi Audit internal memiliki dua kewajiban pelaporan, seperti yang dijelaskan pada Standar Profesi Audit Internal (2004:44) adalah sebagai berikut : “a. Pelaporan Fungsional (Funcional Reporting) Adalah kewajiban pelaporan kepada siapa Audit Internal mendapatkan independensi dan kewenangannya. Konsorsium berpendapat bahwa Pimpinan Fungsi Audit Internal secara fungsional agar melapor kepada Dewan Direksi, Komite Audit dan otorisasi lainnya yang merupakan sumber yang berkaitan dengan pemberian kewenangan tadi meliputi : i) Persetujuan atas Charter Audit Internal ii) Persetujuan atas Rencana Audit Tahunan iii) Persetujuan atas Pengangkatan dan pemberhentian Pimpinan Fungsi Audit Internal iv) Persetujuan atas penggajian dari Pimpinan Fungsi Audit Internal b. Pelaporan Administratif (Administrative Reporting) Adalah hubungan pelaporan kepada siapa fungsi audit internal mendapatkan dukungan administratif untuk menjalankan aktivitas sehari-harinya, seperti : i) Pelaporan pelaksanaan anggaran dan pencatatan akuntansi ii) Pelaporan yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian iii) Pelaporan yang berkaitan dengan komunikasi internal.” Oleh sebab itu, auditor internal harus hati-hati dalam tahap pembuatan laporan ini. Menurut Arifin Wirakusuma dan Sukrisno Agoes (2003:52) dalam menyusun laporan audit harus mempertimbangkan hal-hal berikut ini : “Dalam menyusun laporan audit, auditor harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut : a. Komunikasi dengan auditor pendahulu. b. Bila klien tidak mengizinkan tersebut dalam komunikasi dengan auditor pendahulu, jangan terima penugasan, sebelum dilakukan investigasi lain yang cukup. c. Bila calon klien belum di audit akuntan publik lain, lakukan investigasi yang cukup tentang integritas dan reputasi klien. d. Evaluasi kemungkinan adanya manajemen fraud. e. Bila auditor memutuskan menerima penugasan, walaupun ada potensi manajemen fraud, maka seluruh staf auditor harus diberitahu mengenai potensi ini.”
20
Adapun Konsersium Organisasi Profesi Audit Internal (SPAI,2004: 16-17) menyatakan bahwa audit internal harus mengkomunikasikan hasil penugasannya secara tepat yang meliputi : 1. Kriteria Komunikasi Komunikasi harus mencakup sasaran dan lingkup penugasan, simpulan, rekomendasi, dan rencana tindakannya. 2. Kualitas Komunikasi Komunikasi yang disampaikan baik secara tertulis maupun lisan harus akurat, objektif, jelas, ringkas, lengkap, dan tepat waktu. 3. Pengungkapan atas Ketidakpatuhan terhadap Standar Dalam hal terdapat ketidakpatuhan terhadap standar yang mempengaruhi penugasan
tertentu,
komunikasi
hasil-hasil
penugasan
harus
mengungkapan : a. Standar yang tidak dipatuhi. b. Alasan ketidakpatuhan. c. Dampak dari ketidakpatuhan terhadap penugasan. 4. Diseminasi Hasil-hasil Penugasan Penanggungjawab fungsi audit internal harus mengkomunikasikan hasil penugasan kepada pihak yang berhak. Laporan audit internal dapat disajikan secara tertulis maupun lisan, formal maupun informal dan sebaiknya disusun secara objektif, ringkas, jelas, dan tepat waktu. Laporan audit internal harus mencakup tujuan, ruang lingkup audit serta rekomendasi yang sifatnya membangun dan disetujui oleh kepala bagian audit internal sebelum diterbitkan serta menyatakan kepada siapa laporan disampaikan.
f.
Pemantauan Tindak Lanjut Audit Internal
Kegiatan tindak lanjut diperlukan jika ternyata hasil laporan audit yang saat ini dilaksanakan menunjukkan menunjukkan adanya kelemahan atau kekurangan, sehingga diperlukan langkah perbaikan. Tindak lanjut yang dapat diambil yaitu melaporkan temuan tersebut kepada pimpinan perusahaan untuk kemudian dilakukan perbaikan, dan auditor internal harus dapat memastikan apakah tindak lanjut tersebut dilakukan oleh pihak manajemen sesuai dengan yang
21
diharapkan agar penyimpangan tidak semakin membesar. Mengenai masalah tindak lanjut ini Konsersium Organisasi Profesi Audit Internal (SPAI,2004: 18) menyatakan bahwa : “Penanggungjawab fungsi audit internal harus menyusun dan menjaga sistem untuk memantau tindak-lanjut hasil penugasan yang telah dikomunikasikan kepada manajemen”.
2.2 Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2000) 2.2.1 Pengertian Sistem Manajemen Mutu Dengan semakin bertambahnya jumlah pesaing, perusahaan kini dituntut untuk melakukan usaha yang lebih keras agar tetap dapat menjaga kelangsungan hidupnya. Salah satu faktor penting dalam mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan adalah bagaimana cara perusahaan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dan bagaimana cara perusahaan untuk dapat mempertahankan pelangganya agar tetap menggunakan produk perusahaannya. Dari pihak pelanggan, semakin mudah memperoleh produk yang ditawarkan perusahaan tanpa sistem yang rumit maka semakin setia pula pelanggan menggunakan produk perusahaan tersebut. Sistem
manajemen
kualitas
merupakan
sekumpulan
prosedur
terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan/ atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. ISO (The International Organization For Standaritation) adalah badan standar dunia yang dibentuk untuk meningkatkan perdagangan internasional yang berkaitan dengan perubahan barang dan jasa. ISO 9001 merupakan salah satu standar internasional untuk sistem manajemen kualitas yang merupakan salah satu bagian dalam ISO 9001series. ISO 9001 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penelitian dari suatu sitem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (barang dan/ atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesfik dari pelanggan, dimana
22
organisasi yang dikontrak itu bertanggung jawab untuk menjamin kualitas dari produk-produk tertentu, atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana ditentukan organisasi. Persyaratan-persyaratan dan rekomendasi dalam ISO 9001:2000 diterapkan pada manajemen organisasi yang memasok produk, sehingga akan mempengaruhi bagaimana produk itu didisain, diproduksi, ditawarkan, dan lain-lain.
2.2.2 Tujuan Sistem Manajemen Kualitas Adapun tujuan dari Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 menurut Vincent Gaspersz (2002;2) adalah sebagai berikut : 1.
2.
3.
ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (barang dan/ atau jasa) yang memenunhi persyaratan yang ditetapkan Persyaratan-persyaratan dan rekomendasi dalam ISO 9001:2000 mempengaruhi bagaimana produk itu didesain, diproduksi, dirakit, ditawarkan, dan lain-lain Memberi kepuasan kepada konsumen melalui pemenuuhan kebutuhandan persyaratan proses dan produk yang ditentukan oleh pelanggan dan organisasi
2.2.3 Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 Apabila Sistem Manajemen Kualitas ini diterapkan secara taat asas dan benar, maka berbagai manfaat akan diperoleh. Menurut Vincent Gaspersz (2002;17,84) manfaatnya antara lain sebagai berikut: 1. Meningkatnya kepercayaan dan keupasan pelanggan melalui jaminan yang terorganisasi dan sistematik, karena ISO 9001 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi yang berkaitan dengan kualitas telah direncanakan dengan baik 2. Perusahaan yang telah memiliki sertifikat diijinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen perusahaan itu diakui secara internasional 3. Audit sistem mananjemen kualitas dari perusahaan yang telah memperoleh setifikat dilakukan secara periodik dari lembaga registrasi, sehingga pelanggan tidak perlu lagi melakukan audit sistem kualitas. 4. Perusahaan yang telah memperoleh sertifikat secara otomatis terdaftar pada lembaga registrasi, sehingga apabila pelanggan ingin mencari pemasok bersertifikat ISO 9001:2000 dapat menghubungi lembaga registrasi 5. Meningkatkan kualitas dan produktivitas dari manajemen melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendakian yang
23
konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal menjadi lebih baik 6. Meningkatkan kesadaran kualitas dalam perusahaan 7. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan intstruksi-instruksi yang terdefinisi dengan baik 8. Terjadi perubahan positif dalam kultur kualitas anggota organisasi untuk mempertahankan ISO 9001:2000 yang umunya hanya berlaku selama tiga tahun 9. Pelanggan dan pengguna produk akan menerima produk-produk yang sesuai dengan kebutuhan, tersedia apabila dibutuhkan, dan dapat diandalkan dalam pemanfaatannya 10. Orang-orang dalam organisasi akan memperoleh manfaat melalui peningkatan: kondisi kerja, semangat kerja, kepuasan kerja, dan jaminan kestabilan dalam bekerja 11. Pemasok dan mitra bisnis akan memperoleh manfaat melalui peningkatan: kestabilan, pertumbuhan, kemitraan dan pemahaman bersama 12. Masyarakat akan memperoleh manfaat melalui: pemenuhan persyaratanpersyaratan hukum dan peraturan, peningkatan kesehatan, penurunan dampak lingkungan, peningkatan keamanan 2.2.4 Isi Persyaratan Standar ISO 90001:2000 Dalam penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000, perusahaan akan
mengikuti persyaratan-persyaratan yang tertuang dalam Standar
Internasional ISO 9001:2000 yang terdiri dari delapan klausul, yaitu : 1. Ruang Lingkup 1.1 Umum 1.2 Aplikasi 2. Referensi Normatif 3. Istilah dan definisi 4. Sistem Manajemen Kualitas 4.1 Persyaratan Umum 4.2 Persyaratan Dokumentasi 4.2.1 Umum 4.2.2 Manual Kualitas 4.2.3 Pengendalian Dokumen 4.2.4 Pengendalian Catatan Kualitas
24
5. Tanggung Jawab Manajemen 5.1 Komitmen Manajemen 5.2 Fokus Pelanggan 5.3 Kebijakan Kualitas 5.4 Perencanaan 5.4.1 Tujuan Kualitas 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Kualitas 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang 5.5.2 Wakil Manajemen 5.5.3 Komunikasi Internal 5.6 Peninjauan Ulang Manajemen 5.6.1 Umum 5.6.2 Input Peninjauan Ulang 5.6.3 Output Peninjauan Ulang 6. Manajemen Sumber Daya 6.1 PenyediaanSumber Daya 6.2 Sumber Daya Manusia 6.2.1 Umum 6.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan 6.3 Infrastruktur 6.4 Lingkungan Kerja 7. Realisasi Produk 7.1 Perencanaan Realisasi Produk 7.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan 7.2.1 Identifikasi Persyaratan yang Terkait dengan Produk 7.2.2 Peninjauan-Ulang Persyaratan yang Terkait dengan Pelanggan 7.2.3 Komunikasi Pelanggan 7.3 Desain dan Pengembangan 7.3.1 Perencanaan dan Desain Pengambangan 7.3.2 Input Desain dan Pengemmbangan
25
7.3.3 Output Desain dan Pengembangan 7.3.4 Peninjauan-Ulang Desain dan Pengembangan 7.3.5Verifikasi Desain dan Pengembangan 7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan 7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan 7.4 Pembelian 7.4.1 Proses Pembelian 7.4.2 Informasi Pemebelian 7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli 7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan 7.5.1 Ketentuan Pengendalian Produksi dan Pelayanan 7.5.2 Validasi dari Proses untuk Pengopersian Produksi dan Pelayanan 7.5.3 Identifikasi dan Kemempuan-Telusur (Traceability) 7.5.4 Hak Milik Pelanggan 7.5.5 Penjagaan/Pemeliharaan Produk 7.6 Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan 8. Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan 8.1 Umum 8.2 Pengukuran dan Pemantauan 8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.2.2 Audit Internal 8.2.3 Pengukuran, Pemantauan dan Proses 8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk 8.3 Pengendalian Produk Nonkonformans 8.4 Analisis Data 8.5 Peningkatan 8.5.1 Peningkatan Terus-Menerus 8.5.2 Tindakan Kopektif 8.5.3 Tindakan Preventif
a
26
2.2.5 Persyaratan Utama Dari persyaratan-persyaratn yang tertuang dalam Standar Internasional ISO 9001:2000 yang terdiri dari delapan klausul di atas, klausul pertama hingga klausul empat hanya bersifat informasi saja, sehingga yang akan penulis bahas terdiri dari lima bagian utama yang menjabarkan sistem manajemen organisasi yang terdiri dari : 1. Sistem manajemen kualitas (bagian 4 dari ISO 9001:2000) 1.1 Persyaratan Umum Klausul ini lebih menekankan pada kebutuhan peningkatan terusmenerus (continual improvement). Langkah-langkah implementasinya adalah: a. Mengidentifikasikan proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen kualitas, dan aplikasinya pada seluruh organisasi b. Menetapkan sekuens dan interaksi dari proses-proses ini c. Menetapakan kriteria dan metode-metode yang dibutuhkan untuk menjamin efektivitas opersaional dan pengendalian proses di atas d. Menjamin ketersediaan sumber-sumber daya dan informasi yang diperlukan guna mendukung operasional dan pemantauan dari proses ini e. Mengukur, memantau dan menganalisis proses-proses ini f. Menetapkan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan peningkatan terus-menerus dari proses ini. 1.2 Persyaratan Dokumentasi 1.2.1 Umum Menyatakan
bahwa
sistem
manajemen
kualitas
membutuhkan
dokumentasi dimana dokumen dalam ISO 9001:2000 didefinisikan sebagai informasi dan medium pendukungnya, mencakup: a. Pernyataan
tertulis mengenai kebijakan kualitas dan tujuan
kualitas manual (buku panduan) kualitas yang merupakan spesifikasi sistem manajemen kualitas dari suatu organisasi.
27
b. Prosedur-prosedur Internasional
ISO
tertulis
yang
9001:2000.
dibutuhkan Merupakan
oleh cara
Standar yang
dispesifikasikan untuk melaksanakan suatu aktivitas atau suatu proses. c. Dokumen-dokumen yang dibutuhkan organisasi agar menjamin efektivitas perencanaan, operasional dan pengendalian prosesproses, termasuk proses di luar organisasi, apabila proses tersebut mempengaruhi kualitas produk sesuai persyaratan yang ditetapkan 1.2.2 Manual Kualitas Manual kualitas harus merupakan suatu deskripsi dari sekuens dan interaksi proses-proses yang tercakup dalam sistem manajemen kualitas dan harus menajdi referensi terhadap prosedur-prosedur sistem manajemen kualitas dan output dari struktur pendokumentasian yang digunakan dalam sistem manajemen kualitas. Manual kualitas mencakup: a. Ruang lingkup dari sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 b. Hal-hal yng berkaitan dengan klausul 7 (Realisasi Produk) yang dikeluarkan
berdasarkan
pertimbangan
karena
tidak
dapat
ditentukan dalam organisasi c. Prosedur-prosedur tertulis atau referensi-referensi yang terkait dengan prosedur-prosedur itu d. Deskripsi dari sekuens dan interaksi dari proses yang tercakup dalam Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000, berkaitan dengan relevansi terhadap aktivitas organisasi, cakupannya, kompleksitas operasional dan kompetensi personel. 1.2.3 Pengendalian Dokumen Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua dokumendokumen yang dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Dokumentasi tersebut harus dapat dibaca; revisi harus dikendalikan dan teratur dan dipertahankan untuk suatu periode waktu yang telah ditetapkan.prosedur dan tanggung jawab harus ditetapkan dan
28
dipelihara berkaitan dengan pembuatan dan modifikasi dari beberapa jenis dokumen, prosedur tertulis untuk pengendalian dokumen harus memperhatikan hal-hal berikut: a. Persetujuan kesesuaian dokumen sebelum diterbitkan b. Peninjauan ulang, pembaharuan apabila diperlukan dan persetujuan ulang dokumen-dokumen c. Identifikasi status revisi dari dokumen-dokumen d. Menjamin bahwa versi yang relevan dari dokumen yang diterapkan itu tersedia pada tempat-tempat yang diperlukan e. Menjamin
bahwa
dokumen-dokumen
itu
dapat
dibaca,
teridentifikasi dan mudah untuk ditemukan kembali f. Menjamin bahwa dokumen-dokumen yang berasal dari eksternal adalah terdidentifikasi dan pendistribusiannya terkendali g. Mencegah penggunaan dokumen-dokumen yang usang atau tidak berlaku lagi, dan menerapkan cara identifikasi yang tepat untuk dokumen-dokumen itu apabila masih dipertahankan untuk suatu maksud tertentu 1.2.4 Pengendalian Catatan Kualitas Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua catatan kualitas yang dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Prosedur tertulis itu untuk keperluan identifikasi, penyimpanan, pengambilan kembali, pemeliharaan, waktu pemeliharaan dan disposisi dari catatan-catatan kualitas. Catatan kualitas tersebut diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan dan efektivitas operasional dari Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:200. Beberapa catatan yang dibutuhkan adalah: a. Hasil peninjauan ulang manajemen b. Hasil-hasil dari pendidikan dan pelatihan, keterampilan dan pengalaman, kompetensi personel c. Bukti-bukti bahwa realisasi proses dan produk yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan
29
d. Hasil-hasil dari peninjauan ulang persyaratan-persyaratan yang terkait dengan produk dan tindak lanjut tindakan-tindakan dari hasil peninjauan ulang itu e. Hasil-hasil dari input desain dan pengembangan yang terkait dengan persyaratan produk f. Hasil-hasil peninjauan ulang desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakanyang diperlukan g. Hasil-hasil validasi dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan h. Hasil-hasil peninjauan ulang perubahan desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan i. Hasil-hasil evaluasi pemasok beserta tindak lanjut yang diperlukan berdasarkan hasil evaluasi tersebut j. Apabila diperlukan oleh organisasi guna menunjukkan bahwa validasi dari proses yang menghasilkan output tidak dapat diferivikasi oleh subsekuens pemeantauan atau pengukuran k. Identifikasi unik dari produk, apabila kemampuan telusur produk itu diperlukan l. Barang-barang milik pelanggan yang hilang, rusak, atau lainnya yang ditemukan menjadi tidak sesuai untuk penggunaan m. Kriteria-kriteria dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi peralatan pengukuran apabila tidak ada standar pengukuran nasional atau internasional n. Validasi dari pengukuran-pengukuran terdahulu apabila peralatan pengukuran yang ditemukan tidak sesuai dengan persyaratan o. Hasil-hasil kalibrasi dan verifikasi peralatan pengukuran p. Hasil-hasil audit internal beserta tindaklanjut yang dilakukan berdasarkan hasil audit internal itu q. Persyaratan dari orang berwenang yang mengeluarkan atau meluluskan produk r. Keadaan dari ketidaksesuaian produk beserta tindakan-tindakan yang diambil, termasuk konsesi atau kelonggaran yang diperoleh
30
s. Hasil-hasil tindakan korektif t. Hasil-hasil tindakan pencegahan
2. Tanggung Jawab Manajemen (Bagian 5 dari ISO 9001:2000) 2.1 komitmen Manajemen Klausul ini menekankan pada komitmen manajemen puncak (top management
commitment).
Manajemen
organisasi
harus
memberikan komitmen menuju pengembangan dan peningkatan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 melalui: a. Memiliki kesadaran yang cukup terhadap persyaratan-persyaratan dan peraturan-peraturan yang ada serta diterapkan pada lingkup organisasi dari produk yang ditawarkan b. Memulai
atau
mengajukan
tindakan/ukuran-ukuran
serta
mengkomunikasikannya ke seluruh organisasi tentang pentingnya memenuhi kebutuhan pelanggan c. Menetapkan Kebijakan Kualitas (Quality Policy) dan Tujuan Kualitas (Quality Objectives) d. Meninjau ulang persyaratan-persyaratan sumberdaya, memilik ukuran-ukuran dan data serta pada saat yang sama menyediakan sumber-sumber dayaguna mencapai tujuan-tujuan kualitas e. Memberikan bukti bahwa telah menerapkan prinsip-prinsip manajemen kualitas berdasarkan ISO 9001:2000 f. Melakukan Peninjauan ulang Manajemen (Manajemen Review) pada Sistem Manajemen Kualitas ISO 9002:2000 2.2 Fokus Pelanggan Klausul ini menguatkan keterlibatan manajemen puncak dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan. Manajemen puncak harus menjamin bahwa kebutuhan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan.manajemen organisasi harus memiliki metodologi yang menjamin bahwa kebutuhan dan ekspetasi pelanggan telah ditetapkan melalui Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 dan
31
dikonversikan ke dalam persyaratan-persyaratan serta sesuai dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan. 2.3 Kebijakan Kualitas Klausul ini untuk menjamin bahwa manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk kualitas, dan kebijakan kualitas yang dirumuskan harus memberi perhatian utama kepada komitmen manajemen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan meningkatkan terus menerus efektivitas dari Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 serta memberi kerangka kerja untuk penetapan dan peninjauan ulang tujuan-tujuan kualitas. Hal-hal yang harus diperhatikan mengenai kebijakan kualitas: a. Memiliki Kebijakan Kualitas dari organisasi b. Kebijakan Kualitas itu ditandatangani oleh manajemen puncak c. Kebijakan Kualitas itu sesuai dengan tujuan organisasi d. Kebijakan Kualitas itu mencakup pernyataan komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan, kepuasan pelanggan dan peningkatan terus menerus e. Kebijakan Kualitas itu dikomunikasikan dan dipahami pada tingkat yang tepat dalam organisasi melalui ukuran-ukuran yang sesuai f. Menetapkan
mekanisme
untuk
meninjau
ulang
kesesuaian
Kebijakan Kualitas g. Mengendalikan Kebijakan Kualitas 2.4 Perencanaan 2.4.1 Tujuan Kualitas Manajemen organisasi harus menetapkan tujuan-tujuan kualitas, pada fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000. Tujuantujuan kualitas harus dapat diukur dan konsisten dengan Kebijakan Kualitas untuk peningkatan terus menerus. Tujuan-tujuan kualitas harus ditetapkan secara: a. Spesifik (bukan bersifat umum) b. Dapat diukur c. Dapat dicapai
32
d. Berorientasi pada pencapaian hasil e. Tepat waktu untuk mencapai tujuan itu 2.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Kualitas Manajemen puncak harus menjamin bahwa perencanaan sistem manejemen kualitas dilakukan agar memenuhi persyaratan yang diberikan dalam persyaratan umum sistem manajemen kualitas, tujuan-tujuan kualitas dan integritas dari Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 tetap terpelihara apabila perubahanperubahan itu direncanakandan dilaksanakan. Perencanaan kualitas harus bersifat: a. Realistik, Ambisius yang menantang b. Humanistik, Memperhatikan aspek sumber daya manusia c. Dapat diapahami oleh seluruh anggota organisasi d. Dapat ditindaklanjuti e. Dapat dicapai apabila rencana itu dilaksanakan 2.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 2.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang Manajemen organisasi harus: a. Mengidentifikasikan
fungsi-fungsi
dan
hubungan
keterkaitannya guna memudahkan pencapaian efektivitas Sistem Manajemen Kualitas b. Mendefinisikan komposisi dari manajemen organisasi c. Membuat struktur organisasi yang secara tegas dan jelas mengidentifikasi berbagai hubungan keterkaitan fungsional d. Mendefinisikan
tanggung
jawab
dan
wewenang
serta
mengkomunikasikan kepada mereka yang terlibat dalam operasional Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 2.5.2 Wakil Manajemen Manajemen puncak harus mengangkat secara formal seorang anggota manajemen yang bebas dari tanggung jawab lain, serta
33
memiliki wewenang yang didefinisikan secara tegas dan jelas untuk menjamin efektivitas dari Sistem Manajemen Kualitas ISO 9002:2000. Seorang wakil manajemen harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi: a. Jaminan bahwa proses-proses dari Sistem manajemen Kualitas diterapkan dan dipelihara b. Laporan kepada manajemen tentang kinerja dari Sistem Manajemen Kualitas, termasuk kebutuuhan-kebutuhan untuk peningkatan c. Promosi kesadaran tentang usaha-usaha memenuhi kebutuhan pelanggan keseluruh organisasi 2.5.3 Komunikasi Internal Manajemen puncak harus menjamin bahwa proses komunikasi yang tepat ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi itu berkaitan dengan upaya-upaya pencapaian efektivitas dari Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 2.6 Peninjauan Ulang Manajemen 2.6.1 Umum Manajemen puncak harus meninjau ulang Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 serta menetapkan dan merencakan periode waktu
peninjuan
ulang
manajemen
agar
menjamin
keberlangsungan efektivitas dari sistem manajemen kualitas 2.6.2 Input Peninjauan Ulang Input peninjauan ulang manajemen harus meliputi kinerja sekarang dan kesempatan untuk peningkatan terus menerus yang berkaitan dengan: a. Hasil-hasil audit b. Umpan balik pelanggan c. Kinerja proses dan kesesuaian produk d. Tindak lanjnut dari peninjauan ulang manajemen yang lalu e. Perubahan-perubahan
yang
dapat
Manajemen Kualitas ISO 9001:2000
mempengaruhi
Sistem
34
2.6.3 Output Peninjauan ulang Output peninjauan ulang manajemen harus berkaitan dengan: a. Peningkatan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 beserta proses-prosesnya b. Peningkatan produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan c. Sumber-sumber daya yang diperlukan
3. Manajemen Sumber Daya 3.1 Penyediaan Sumber Daya Organisasi harus menetapkan dan memberikan sumber-sumber daya yang diperlukan secara tepat untuk menerapkan dan mempertahankan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 dan meningkatkan efektivitasnya terus menerus dan kepuasan pelanggan 3.2 Sumber Daya Manusia 3.2.1 Umum Personel yang bertanggung jawab melaksanakan tugas harus didefinisikan dalam Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 dan memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, keterampilan, pengalaman 3.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan Dalam hal ini manajemen harus memperhatikan hal-hal berikut: a. Mengidentifikasikan dan menetapkan kebutuhan kompetensi untuk b. Personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kualitas produk c. Memberikan pelatihan atau tindakan lain yang diambil untuk memenuhi d. Kebutuhan kompetensi itu serta melakukan evaluasi efektivitas dari tindakan yang dilakukan itu
35
d. Menjamin bahwa karyawannya sadar akan relevansi serta pentingnya
aktivitas
mereka
dan
bagaimana
mereka
berkontribusi pada pencapaian tujuan-tujuan kualitas e. Memelihara catatan-catatan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman kerja dari personel 3.3 Infrastruktur Manajemen organisasi harus menetapkan, menyedikan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastruktur mencakup: a. Bangunan, ruangan kerja dan fasilitas yang sesuai b. Peralatan proses (perangkat keras dan perangkta lunak) c. Pelayanan pendukung (transportasi, komunikasi, dan lain-lain) 3.4 Lingkungan kerja Organisasi
harus
mendefinisikan
lingkungan
kerja
yang
sesuai,
menetapkan dan mengelola lingkungan kerja itu guna mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk
4. Realisasi Produk 4.1 Perencanaan Realisasi Produk Agar memenuhi persyaratan produk, organisasi harus menjamin bahwa proses realisasi produk di bawah pengendalian. Aspek-aspek yang harus diperhatikan antara lain: 1. Menetapkan hal-hal berikut secara tepat dalam perencanaan proses untuk realisasi produk: a. Tujuan kualitas untuk produk b. Kebutuhan menetapkan proses-proses dan dokumentasi serta memberikan sumber-sumber daya dan fasilitas yang spesifik terhadap produk c. Aktivitas-aktivitas verifikasi dan validasi serta kriteria untuk penerimaan produk d. Catatan-catatan yang diperlukan agar memberikan keyakinan akan kesesuaian dari proses-proses dan produk yang dihasilkan
36
2. Merencanakan agar realisasi produk konsisten dengan persyaratanpersyaratan lain dari Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000, serta telah didokumentasikan dalam bentuk yang sesuai dengan metodemetode operasional yang digunakan oleh organisasi 3. Memperhatikan apabila ada persyaratan-persyaratan dalam realisasi produk dari ISO 9001:2000 yang tidak dapat diterapkan dalam organisasi dan telah dipertimbangkan untuk tidak diterapkan, maka persyaratan tersebut telah dinyatakan dan didefinisikan dalam Manual Kualitas 4.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan 4.2.1 Identifikasi Persyaratan yang Terkait dengan Produk Persyaratan-persyaratan
dalam
proses
penentuan
kebutuhan
pelanggan adalah: a. Persyaratan-persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, tetapi dianggap perlu untuk dispesifikasikan atau diterapkan dalam penggunaan, seperti: petunjuk penggunaan produk, dukungan teknikal, dll; b. Persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang terkait dengan produk c. Persyaratan tambahan lain yang ditentukan oleh organisasi 4.2.2 Peninjauan Ulang Persyaratan yang Terkait dengan Pelanggan a. Meninjau ulang persyaratan-persyaratan dari pelanggan dan persyaratan lain yang ditentukan oleh organisasi sebelum memberikan komitmen untuk menawarkan produk b. Menetapkan tahap-tahap peninjauan ulang (seperti pengajuan tender, penerimaan kontrak) c. Persyaratan produk telah didefinisi secara tepat d. Menjamin bahwa proses peninjauan ulang terhadap perubahan persyaratan-persyaratan produk telah dilakukan dan disadari oleh personel yang relevan dalam organisasi e. Mencatat dan mendokumentasikan hasil-hasil peninjauan ulang dan tindak lanjut yang berkaitan
37
4.2.3 Komunikasi Pelanggan Organisasi harus menetapkan peraturan
yang
efektif
dan
untuk
menerapkan
peraturan-
mengkomunikasikan
dengan
pelanggan. Komunikasi ini harus berkaitan dengan: a. Informasi produk b. Pencarian informasi, kontrak atau penanganan pesanan termasuk tambahan-tambahan persyaratan yang ada c. Umpan balik dari pelanggan, termasuk keluhan-keluhan pelanggan 4.3 Desain dan Pengembangan 4.3.1 Perencanaan desain dan pengembangan a. Merencanakan dan menghasilkan desain dan pengembangan produk b. Menetapkan perencanaan desain dan pengembangan yang memperhatikan tahap-tahap proses desain dan pengembangan, aktivitas peninjauan ulang, tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan aktivitas desain dan pengembangan c. Mengelola berbeda
keterkaitan yang
antara
terlibat
pengembangan, agar
kelompok-kelompok
dalam
akitivitas
desain
yang dan
menjamin efektivitas komunikasi dan
kejelasan tanggung jawab. d. Memperbaharui output dari aktivitas perencanaan desain dan pengembangan itu dan kemajuannya 4.3.2 Input desain dan pengembangan a. Mendefinisikan, mendokumentasikan, dan meninjau ulang secara tepat terhadap input yang berkaitan dengan persyaratan produk b. Mengidentifikasi
dan
menyelesaikan
kembali
semua
ketidaklengkapan, ketidakjelasan, atau persyaratan-persyaratan yang saling bertentangan selama peninjauan ulang
38
4.3.3 Output desain dan pengembangan Output dari desain dan pengembangan harus didokumentasikan dan dinyatakan
dalam
suatu
cara yang
memungkinkan untuk
verifikasi (pengujian) terhadap persyaratan input desain dan pengembangan yang relevan. Output desain dan pengembangan harus: a. Memenuhi
peryaratan-persyaratan
input
desain
dan
pengembangan b. Memberikan informasi yang tepat untuk pengoperasian produk dan pelayanan c. Memiliki kriteria penerimaan produk d. Mendefinisikan karakteristik produk yang penting berkaitan dengan keselamatan atau keamanan dan penggunaan yang tepat dari produk e. Dokumen-dokumen output desain dan pengembangan harus menjadi subyek terhadap peninjauan ulang dan persetujuan terlebih dahulu sebelum dikeluarkan atau diterbitkan untuk penggunaan. 4.3.4 Peninjauan ulang desain dan pengembangan Peninjauan ulang desain dan pengembangan harus sistematik dalam menjamin kesesuaian dengan persyaratan input desain dan pengembangan. Prosesnya meliputi: a. Kesesuaian dari output desain dan pengembangan tehadap persyaratan
input desain dan pengembangan
b. Area masalah dan kelemahan potensial c. Setiap kekurangan atau kelemahan yang teridentifikasi dalam setup
proyek
atau
operasi
dari
proses
desain
dan
pengembangan d. Tindakan-tindakan yang diperlukan sebagai suatu hasil peninjauan ulang e. Personel yang terlibat dalam proses peninjauan ulang desain dan pengembangan harus merupakan wakil-wakil dari semua
39
fungsi yang berkaitan dengan tahap-tahap desain dan pengembangan yang sedang ditinjau itu. 4.3.5 Verifikasi desain dan pengembangan Verifikasi dilakukan untuk menjamin bahwa output desain dan pengembangan itu memenuhi persyaratan input desain dan pengembangan. Hasil-hasil verifikasi desain harus dicatat dan disimpan. 4.3.6 Validasi desain dan pengembangan Validasi desain dan pengembangan dilakukan untuk menjamin bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratanpersyaratan penggunaan dari produk itu. Pada dasarnya validasi desain dan pengembangan diperlukan untuk menegaskan bahwa produk akhir yang dihasilkan adalah mampu memenuhi kebutuhan pelanggan dibawah kondisi-kondisi yang diantisipasi. Hasil-hasil validasi
desain
dan
pengembangan
harus
dicatat
dan
didokumentasikan 4.3.7 Pengendalian perubahan desain dan pengembangan Perubahan desain dan pengembangan harus ditinjau ulang, diverifikasi, divalidasi, dan disetujui sebelum diimplementasikan. Hasil-hasil
dari
peninjauan
ulang
perubahan
desain
dan
pengembangan harus dicatat dan didokumentasikan. 4.4 Pembelian 4.4.1 Proses Pembelian Menurut klusul ini, manajemen organisasi harus: a. Mengendalikan proses pembeliannya agar menjamin produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan b. Mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan kemampuan mereka menawarkan produk berkaitan dengan persyaratanpersyaratan organisasi c. Mendefinisikan kriteria unntuk pemilihan dan evaluasi periodik terhadap pemasok
40
d. Mencatat dan mendokumentasikan hasil-hasil dari evaluasi pemasok dan tindak lanjut yang sesuai 4.4.2 Informasi Pembelian Organisasi harus mendefinisikan hal-hal pokok dan penting dalam dokumen pembelian. Dokumen pembelian harus berisi informasi yang secara jelas menjabarkan produk yang dibeli, persyaratanpersyaratan untuk persetujuan atau kualifikasi produk, prosedur, peralatan, personel dan proses. Organisasi harus meninjau ulang dan menyetujui dokumen-dokumen pemebelian untuk kesesuaian terhadap
persyaratn-persyaratan
yang
ditetapkan
sebelum
dikeluarkan atau diterbitkan untuk dipergunakan. 4.4.3 Verifikasi produk yang dibeli Organisasi harus mengidentifikasi dan menerapkan aktivitasaktivitas yang diperlukan untuk verifikasi produk yang dibeli, serta menspesifikasikan peraturan verifikasi yangdiinginkan (melalui organisasi atau pelanggan) 4.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan 4.5.1 Ketentuan pengendalian produksi dan pelayanan Organisasi harus mengendalikan produksi dan pelayanan melalui: a. Menyediakan informasi yang menspesifikasikan karakteristik dari produk b. Apabila diperlukan, menyediakan instruksi-instruksi kerja c. Menggunakan dan memelihara peralatan yang sesuai untuk produksi dan pelayanan d. Menyediakan
dan
menggunakan
peralatan
pengukuran
pemantauan e. Menerapkan aktivitas pemantauan f. Menerapkan pengeluaran
proses-proses produk,
yang
penyerahan
penyerahan apabila diterapkan
didefinisikan dan
aktivitas
uuntuk setelah
41
4.5.2 Validasi dari proses untuk pengoperasian produksi dan pelayanan Organisasi harus menerapkan peraturan-peraturan untnuk validasi proses, yang meliputi hal-hal berikut: a. Kriteria yang didefnisikan untuk peninjauan ulang dan persetujuan proses-proses b. Persetujuan peralatan dan kualifikasi personel c. Penggunaan prosedur dan metode yang dispesifikasikan d. Kebutuhan untuk catatan-catatan validasi ulang 4.5.3 Identifikasi dan kemampuan telusur a. Mengidentifikasi produk, apabila diterapkan, melalui cara-cara yang tepat sepanjang proses-proses produksi dan pelayanan b. Mengidentifikasikan status dari produk yang berhubungan dengan pengukuran dan pemantauan c. Mengendalikan dan mencatat identifikasi yang unik dari produk, jika kemampuan telusur merupakan suatu persyaratan yang diterapkan 4.5.4 Hak milik pelanggan a. Menetapkan proses-proses untuk memelihara hak milik pelanggan apabila itu berada di bawah pengendalian organisasi atau sedang digunakan oleh
organisasi
b. Memperhatikan proses-proses yang ditetapkan berkaitan dengan hak milik pelanggan, untuk keperluan verifikasi, proteksi dan pemeliharaan c. Menjamin bahwa kejadian yang terkait dengan hak milik pelanggan seperti: kehilangan, kerusakan atau hal lain yang ditemukan tidak sesuai untuk pelanggan, itu dicatat dan dilaporkan kepada pelanggan 4.5.5 Penjagaan atau pemeliharaan produk a. Menetapkan
metode
dan
pengendalian
agar
menjaga
kesesuaian produk dengan persyaratan pelanggan selama pemrosesan internal dan penyerahan sampai tujuan yang diinginkan
42
b. Metode dan pengendalian yang ditetapkan harus mencakup identifikasi,
penyimpanan,
penanganan,
proteksi
dan
pengepakan c. Jika dapat diterapkan, maka pengendalian itu diperluas sampai pada komponen utama dari produk. 4.5.6 Pengendalian peralatan dan pengukuran pemantauan a. Mengidentifikasi pengukuran-pengukuran yang dibuat beserta peralatan-peralatan
pengukuran
diperlukan untuk menjamin
dan
pemantauan
yang
kesesuaian produk terhadap
persyaratan yang dispesifikasikan b. Menggunakan dan mengendalikan peralatan pengukuran dan pemantauan agar menjamin bahwa kapabilitas pengukuran konsisten dengan persyaratan pengukuran c. Melakukan validasi terhadap perangkat lunak yang digunakan untuk pengukuran dan pemantauan terhadap persyaratan yang dispesifikasikan 5. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan 5.1 Umum Organisasi harus menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin kesesuaian dari produk, kesesuaian dari sistem manajemen kualitas, dan peningkatan terus menerus dari efektivitas dalam manajemen kualitas. 5.2 Pengukuran dan pemantauan 5.2.1 Kepuasan pelanggan Organisasi harus memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan agar mengetahui apakah organisasi telah memenuhi kebutuhan pelanggan. 5.2.2 Audit internal Organisasi harus melakukan audit terhadap sistem manajemen kualitas agar menjamin bahwa sistem manajemen kualitas telah
43
sesuai
dengan
persyaratan-persyaratan
dan
telah
diimplementasikan secara efektif Audit internal organisasi harus berdasarkan pada status dan kepentingan dari aktivitas yang diaudit, program audit internal mencakup: a. Perencanaan dan penjadwalan aktivitas-aktivitas spesifik are yang diaudit, juga berdasarkan pada input lain termasuk perubahan-perubahan
organisasional,
termasuk
keluhan-
keluhan pelanggan, laporan-laporan, dan survey b. Penugasan personel, bebas dari tanggung jawab langsung terhadap aktivitas yang diaudit, dengan kualifikasi yang tepat untuk melakukan audit c. Suatu daftar periksa yang digunakan guna memberikan landasan yang konsisten untuk diaudit d. Menindaklanjuti hasil-hasildari audit terdahulu e. Laporan-laporan berisi hasil-hasil audit 5.2.3 Pengukuran dan pementauan proses Organisasi harus menetapkan metode-metode yang sesuai untuk pengukuran dan pemantauan dari proses realisasi produk yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. 5.2.4 Pengukuran dan pemantauan produk a. Menetapkan tahap-tahap yang tepat untuk mengukur dan memantau karakteristik produk b. Memiliki
bukti-bukti
yang
mengkonfirmasikan
bahwa
karakteristik produk memenuhi persyaratan untuk produk itu c. Memiliki bukti-bukti kesesuaian dengan criteria penerimaan yang didokumentasikan d. Menjamin bahwa catatan-catatan pengukuran dan pemantauan menunjukan kewenangan personel yang bertanggung jawab untuk mengeluarkan atau meluluskan produk
44
e. Menjamin bahwa produk akan diserahkan kepada pelanggan, apabila semua aktivitas yang dispesifikasikan telah diselesaikan secara memuaskan 5.3 Pengendalian Produk Nonkonformas (ketidaksesuaian) Organisasi harus memperhatikan aspek-aspek berikut: a. Menetapkan prosedur tertulis yang mendefinisikan proses-proses yang dilibatkan dalam pengendalian nonkonformasi b. Menjamin bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan, diidentifikasi dan dikendalikan unntuk mencegah dari penggunaan yang tidak diinginkan c. Menjamin bahwa tindakan yang tepat dilakukan, berkaitan dengan konsekuensi dari ketidaksesuaian itu, apabila produk nonkonformas itu diketahui setelah penyerahan atau setelah dimulainya produk itu oleh pihak-pihak yang berkepentingan 5.4 Analisis data ISO 9001:2000 memfokuskan perhatian pada analisis data yang tepat sebagai satu alat untuk menentukan dimana peningkatan terus menerus dari sistem manajemen dapat dilakukan. Organisasi harus menganalisis data untuk memberikan informasi tentang: a. Kepuasan pelanggan b. Kesesuaian terhadap persyaratan produk c. Karakteristik dan kecenderungan dari proses-proses produk, termasuk tindakan preventif d. Pemasok-pemasok 5.5 Peningkatan 5.1 Peningkatan terus menerus Organisasi harus meningkatkan terus menerus efektivitas sistem manajemen kualitas melalui penggunaan kebijakan kualitas, tujuantujuan kualitas, hasil-hasil audit, analisis data, tindakan preventif dan korektif, dan peninjauan ulang manajemen. Manajemen puncak harus terlibat secara intensif dalam rangka upaya peningkatan terus menerus.
45
5.2 Tindakan korektif Organisasi harus menetapkan prosedur-prosedur tertulis untuk melakukan tindakan korektif dengan persyaratan-persyaratan yang didefinisikan untuk: a. Mengidentifikasi
ketidaksesuaian
pelanggan,
termasuk
keluhan-keluhan pelanggan b. Menentukan penyebab dari ketidaksesuaian itu c. Mengevaluasi kebutuhan untuk mengambil tindakan agar menjamin bahwa ketidaksesuaian itu tidak akan terulang kembali d. Menentukan
dan
menerapkan
tindakan
korektif
yang
diperlukan e. Mencatat hasil-hasil dari tindakan korektif yang dilakukan f. Meninjau ulang tindakan korektif yang diperlukan 5.3 Tindakan preventif Organisasi harus menetapkan prosedur tertulis untuk melakukan tindakan preventif dengan persyaratan-persyaratan yang didefinisikan untuk: a. Mengidentifikasi ketidaksesuaian potensial dan penyebabpenyebabnya b. Menentukan dan menjamin implementasi dari tindakan preventif yang diperlukan c. Mencatat hasil-hasil dari tindakan preventif yang dilakukan d. Meninjau ulang tindakan preventif yang dilakukan.
2.3 Implementasi Manajemen Mutu Agar persyaratan-persyaratan yang tertuang dalam standar internasional ISO 9001:2000 diimplementasikan dengan baik dan benar, maka perlu diadakan audit secara berkala. Hal-hal yang harus dilakukan oleh audit intenal dalam menunjang implementasi manajemen mutu antara lain:
46
1)
Verifikasi ( Verification ) Merupakan audit dokumen, catatan dan laporan untuk menentukan tingkat penyesuaian dengan keadaan yang sebenarnya.
2)
Evaluasi ( Evaluation ) Adalah penilaian pelaksanaan baik prosedur maupun pelaksanaan prosedurnya dengan membandingkan dengan kriteria-kriteria yang ada. Dalam hal ini auditor internal memeriksa ISO 9001:2000 yang sedang digunakan di setiap unit dan membandingkannya dengan rekomendasi referensi standar ISO 9001:2000
3)
Rekomendasi ( Recommendation ) Audit
mutu
internal
memberi
rekomendasi
untuk
menyelesaikan permasalahan mutu, baik untuk sekarang yang akan datang.
membantu
maupun masa
