II
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini akan dibahas beberapa tinjauan pustaka yang digunakan pada penelitian. Bagian pertama dari bab ini menjelaskan hal-hal mengenai konsep dasar
dashboard,
bagian
kedua
mengenai
konsep
Key
Performance
Indicator(KPI), bagian ketiga mengenai konsep visualisasi data, bagian keempat mengenai konsep dasar pembangunan dashboard, dan bagian kelima mengenai hasil pembandingan metodologi-metodologi pembangunan dashboard yang telah dikembangkan oleh beberapa vendor. II.1 Konsep Dasar Dashboard Pada bagian pertama akan dijelaskan konsep dasar mengenai dashboard, yang meliputi definisi, tujuan penggunaan, karakteristik, serta jenis dashboard. II.1.1 Definisi Dashboard Dashboard dinyatakan dalam beberapa istilah yang berbeda pada pustaka-pustaka yang ada. Shadan Malik (9) menggunakan istilah enterprise dashboard yang didefinisikan sebagai sebuah antar muka komputer yang banyak menampilkan bagan, laporan, indikator visual, dan mekanisme alert, yang dikonsolidasikan ke dalam platform informasi yang dinamis dan relevan. Enterprise dashboard berperan sebagai live console untuk mengelola inisiatif bisnis. Stephen Few (4) menggunakan istilah information dashboard, yang didefinisikan sebagai tampilan visual dari informasi penting, yang diperlukan untuk mencapai satu atau beberapa tujuan, dengan mengkonsolidasikan dan mengatur informasi dalam satu layar(single screen), sehingga kinerja organisasi dapat dimonitor secara sekilas. Tampilan visual disini mengandung pengertian bahwa penyajian informasi harus dirancang sebaik mungkin, sehingga mata manusia dapat menangkap informasi secara cepat dan otak manusia dapat memahami maknanya secara benar. Daryl Orts (14) menggunakan istilah dashboard, yang didefinisikan sebagai alat untuk memonitor organisasi dari hari ke hari. Informasi ditampilkan dalam sebuah
6
7
antar muka tunggal, sehingga pengambil keputusan dapat mengakses Key Performance Indicators, yaitu informasi yang dapat digunakan untuk memberikan panduan secara aktif terhadap kinerja bisnis. Dashboard berfungsi seperti intranet eksekutif, situs dimana semua informasi penting ditampilkan dalam kelompokkelompok logik. Wayne Eckerson (2) menggunakan istilah dashboard, yang didefinisikan sebagai mekanisme penyajian informasi secara visual di dalam sistem manajemen kinerja, yang menyajikan informasi kritis mengenai kinerja proses operasional secara sekilas. Wayne menitikberatkan penggunaan dashboard untuk monitoring kinerja dari proses operasional. Berdasarkan penjelasan-penjelasan tersebut, dapat dinyatakan bahwa istilah enterprise dashboard, information dashboard, dan dashboard memiliki pengertian yang sama, yaitu sebuah alat yang memberikan tampilan antar muka visual, yang mengkonsolidasikan dan menyajikan informasi penting yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu, secara sekilas dalam satu layar(single screen). Pada tesis ini, dipilih istilah dashboard yang dianggap lebih mudah untuk dipahami dan digunakan dalam penulisan. II.1.2 Tujuan Penggunaan Dashboard Shadan Malik (9) menyatakan bahwa tujuan penggunaan dashboard mirip dengan dashboard yang terdapat pada pesawat, yaitu untuk memonitor dan mengarahkan sebuah sistem yang kompleks dan interdependent. Organisasi diibaratkan seperti sebuah pesawat. Pada saat mengoperasikan pesawat, pilot memerlukan informasi mengenai kondisi pesawat, baik internal maupun eksternal. Informasi tersebut digunakan untuk membuat keputusan mengenai hal-hal yang harus dilakukan oleh pilot dalam mengoperasikan pesawat, agar berhasil sampai pada tujuan yang ditentukan dalam kondisi baik. Demikian pula dalam menjalankan organisasi, pihak manajemen memerlukan berbagai informasi untuk membuat keputusan dan strategi organisasi, agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Informasi penting yang dapat menggambarkan kondisi organisasi biasanya adalah informasi yang menjadi indikator utama dari proses atau aktifitas organisasi, yaitu KPI
8
Wayne Eckerson (2) menyatakan bahwa dashboard didesain untuk membantu organisasi dalam mencapai tujuan strategisnya. Dashboard digunakan untuk mengukur proses yang telah berjalan, memonitor kinerja yang sedang berjalan, dan memprediksi kinerja di masa mendatang. Dengan melakukan hal tersebut, organisasi dapat membuat, menilai, menyesuaikan, dan menyusun kembali strategi yang telah dibuat untuk mengoptimalkan kinerjanya. Dalam (2) juga dinyatakan bahwa dashboard memberikan tiga manfaat utama, yaitu 1. Mengkomunikasikan
strategi.
Dashboard
digunakan
untuk
mengkomunikasikan strategi dan tujuan yang dibuat oleh eksekutif, kepada semua pihak yang berkepentingan, sesuai dengan peran dan levelnya dalam organisasi. 2. Memonitor dan menyesuaikan pelaksanaan strategi. Dashboard digunakan untuk memonitor pelaksanaan dari rencana dan strategi yang telah dibuat. Dashboard
memungkinkan
pihak
eksekutif
untuk
mengidentifikasi
permasalahan kritis dan membuat strategi untuk mengatasinya. 3. Menyampaikan wawasan dan informasi ke semua pihak. Dashboard menyajikan informasi secara sekilas menggunakan grafik, simbol, bagan dan warna-warna
yang
memudahkan
pengguna
dalam
memahami
dan
mempersepsi informasi secara benar. Manfaat-manfaat itulah yang menyebabkan dashboard menjadi sebuah kebutuhan bagi organisasi. II.1.3 Karakteristik Dashboard Dashboard memiliki beberapa karakteristik mendasar. Shadan Malik menyatakan karakteristik
dashboard
dalam
akronim
S-M-A-R-T(Synergetic,
Monitor,
Accurate, Responsive, Timely) dan I-M-P-A-C-T(Interactive, More data history, Personalized, Analytical, Collaborative, Trackability) (9). Penjelasan mengenai karakteristik tersebut dapat dilihat pada tabel II.1.
9
Tabel II.1. Karakteristik Dashboard (9) Karakteristik
Penjelasan
Synergetic
Ergonomis dan memiliki tampilan visual yang mudah dipahami oleh pengguna. Dashboard mensinergikan informasi dari berbagai aspek yang berbeda dalam satu layar.
Monitor
Menampilkan KPI yang diperlukan dalam pembuatan keputusan dalam domain tertentu, sesuai dengan tujuan pembangunan dashboard tersebut.
Accurate
Informasi yang disajikan harus akurat, dengan tujuan untuk mendapatkan kepercayaan dari penggunanya.
Responsive
Merespon threshold yang telah didefinisikan, dengan memberikan alert (seperti bunyi alarm, blinker, email) untuk mendapatkan perhatian pengguna terhadap hal-hal yang kritis.
Timely
Menampilkan informasi terkini yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
Interactive
Pengguna dapat melakukan drill down dan mendapatkan informasi lebih detail, analisis sebab akibat dan sebagainya.
More history
data Pengguna dapat melihat tren sejarah dari KPI, misalkan melihat perbandingan market share periode saat ini dengan beberapa tahun yang lalu, untuk mengetahui apakah kondisi sekarang lebih baik atau tidak.
Personalized
Penyajian informasi harus spesifik untuk setiap jenis pengguna sesuai dengan domain tanggung jawab, hak akses, dan batasan akses data.
Analytical
Memberikan fasilitas bagi pengguna untuk melakukan analisis, seperti analisis sebab akibat.
Collaborative
Memberikan fasilitas pertukaran catatan(laporan) antar pengguna mengenai hasil pengamatan dashboardnya masing-masing, sebagai sarana untuk komunikasi dalam rangka melakukan fungsi manajemen dan kontrol.
Trackability
Memungkinkan setiap pengguna untuk mengkustomisasi metrik yang akan dilacaknya.
Karakteristik tersebut harus dimiliki oleh sebuah dashboard, dalam menjalankan fungsinya baik untuk mengukur proses yang telah berjalan, memonitor kinerja yang sedang berjalan, dan memprediksi kinerja di masa mendatang. Sedangkan pada literatur yang lain, Novell (13) menyatakan bahwa ada 4(empat) kriteria utama yang harus dimiliki oleh dashboard, yaitu: a. Mengkonsolidasikan informasi bisnis yang relevan dan menyajikannya dalam satu kesatuan pandangan(single holistic view). b. Menyampaikan informasi yang akurat secara tepat waktu.
10
c. Memberikan akses yang aman terhadap informasi yang sensitif. Dashboard harus memiliki mekanisme pengamanan, agar data atau informasi tidak diberikan pada pihak yang tidak berkepentingan. d. Memberikan solusi yang komprehensif. Dashboard bisa memberikan solusi secara menyeluruh tentang domain permasalahan yang ditanganinya. II.1.4 Jenis Dashboard Dashboard dikembangkan dalam organisasi dengan berbagai tujuan. Sebuah organisasi bisa memiliki lebih dari satu jenis dashboard, yang ditujukan untuk domain permasalahan yang berbeda. Shadan Malik (9) membagi dashboard menjadi beberapa kelompok, yaitu enterprise performance dashboards, divisional dashboards, process/activity monitoring dashboards, application dashboards, customer dashboards, dan vendor dashboard. Penjelasan mengenai kelompok dashboard yang dikemukakan oleh Shadan Malik dapat dilihat pada lampiran A. Sedangkan Wayne Eckerson (2) menyatakan bahwa dashboard dapat dikelompokkan menjadi 3(tiga), berdasarkan level manajemen yang didukungnya, yaitu operational dashboard, tactical dashboard, dan strategic dashboard. Stephen few (4) juga menyatakan hal yang sama, yaitu bahwa dashboard dapat dikelompokkan berdasarkan level manajemen yang didukungnya, yaitu dashboard untuk level operasional, analitikal/taktikal, dan strategik. Berdasarkan penjelasan di atas, secara umum dashboard bisa dikelompokkan sesuai dengan level manajemen yang didukungnya, yaitu strategic dashboard, tactical dashboard, dan operational dashboard. Ciri khas dari setiap jenis dashboard dapat dilihat pada tabel II.2.
11
Tabel II.2. Ciri Khas Tiap Jenis Dashboard (2)(4) Strategic Dashboard Mendukung manajemen level strategis. Memberikan informasi untuk membuat keputusan bisnis, memprediksi peluang, dan memberikan arahan pencapaian tujuan strategis.
- Fokus pada pengukuran kinerja high-level dan pencapaian tujuan strategis organisasi. - Mengadopsi konsep Balance Score Card. - Informasi yang disajikan tidak terlalu detail. - Konten informasi tidak terlalu banyak dan disajikan secara ringkas. Informasi disajikan dengan mekanisme yang sederhana. melalui tampilan yang “unidirectional”.
Tactical Dashboard
Operational Dashboard
Mendukung manajemen level Mendukung manajemen level taktikal operasional. Memberikan informasi yang - Memberikan informasi diperlukan oleh analis untuk mengenai aktifitas yang mengetahui penyebab suatu sedang terjadi, beserta kejadian. perubahannya secara realtime untuk memberikan kewaspadaan terhadap halhal yang perlu direspon secara cepat. Fokus pada proses analisis Fokus pada monitoring untuk menemukan penyebab aktifitas dan kejadian yang dari suatu kondisi atau berubah secara konstan. kejadian tertentu.
Memiliki konten informasi yang lebih banyak(analisis perbandingan, pola/tren, evaluasi kinerja)
Informasi yang disajikan sangat spesifik, dengan tingkat kedetailan yang cukup dalam.
Tidak didesain untuk berinteraksi, dalam melakukan analisis yang lebih detail.
Menggunakan media penyajian yang “cerdas”, yang memungkinkan pengguna melakukan analisis terhadap data yang kompleks beserta keterhubungannya. - Didesain untuk berinteraksi dengan data. - Dengan fungsi drill-down dan navigasi yang baik.
Tidak memerlukan data realtime.
Tidak memerlukan data realtime
- Menggunakan media penyajian yang sederhana. - Alert disajikan dengan cara yang mudah dipahami, dan mampu menarik perhatian pengguna. Didesain untuk berinteraksi dengan data, untuk mendapatkan informasi yg lebih detail, maupun informasi pada level yang lebih atas(higher-level data). Bersifat dinamis, sehingga memerlukan data real-time.
II.2 Key Performance Indicator Key Performance Indicator(KPI) merupakan salah satu jenis indikator dari ukuran kinerja, selain Performance Indicator(PI) dan Key Result Indicator(KRI) yang disebut juga Key Goal Indicator(KGI). Ukuran kinerja adalah indikator yang digunakan oleh manajemen untuk mengukur, membuat laporan, dan mengelola kinerja (15).
12
KPI adalah indikator yang merepresentasikan kinerja dari proses yang dilaksanakan. KPI menyatakan sekumpulan ukuran mengenai aspek kinerja yang paling kritis, yang menentukan kesuksesan organisasi pada masa sekarang dan masa yang akan datang. KPI dapat digunakan untuk memprediksi peluang kesuksesan atau kegagalan dari proses-proses yang dilaksanakan organisasi, sehingga KPI dapat digunakan sebagai alat untuk meningkatkan kinerja organisasi secara dramatis. Berbeda dengan KPI, KGI adalah indikator yang menyatakan sesuatu yang telah dilakukan organisasi. KGI digunakan untuk mendeskripsikan dampak(outcome) dari sebuah proses. KGI dapat digunakan untuk mengukur proses, jika proses tersebut telah selesai dilaksanakan. Di antara KPI dan KGI terdapat beberapa PI. Pada dasarnya KPI diidentifikasi, dikembangkan, dan diimplementasikan secara internal dalam organisasi. Proses identifikasi sampai implementasi KPI melibatkan partisipasi dari semua bagian dalam organisasi.
Kesuksesan
pengembangan KPI di dalam organisasi, ditentukan oleh 4(empat) faktor mendasar (15), yaitu: a.
Kerjasama dengan staf, serikat pekerja, suplier utama, dan kustomer utama.
b.
Transfer kekuatan ke bagian front line dalam organisasi.
c.
Mengintegrasikan upaya pengukuran, pelaporan dan peningkatan kinerja.
d.
Menghubungkan pengukuran kinerja dengan strategi organisasi.
Sedangkan kunci sukses untuk mengembangkan dan mengimplenetasikan KPI di dalam organisasi (15) adalah sebagai berikut: a. Mendapatkan komitmen dari Senior Management Team(SMT). b. Membentuk tim kecil KPI. c. Menerapkan budaya “just do it” untuk mengimplementasikan KPI. d. Merancang strategi pengembangan KPI secara menyeluruh. e. Mensosialisasikan KPI ke seluruh bagian organisasi. f. Mengidentifikasi Critical Success Factor(CSF) organisasi, yaitu faktorfaktor penting yang menentukan kesuksesan atau kegagalan dari proses yang dijalankan organisasi.
13
g. Menentukan KPI organisasi dengan mengikuti praktik terbaik 10/80/10, yaitu 10 KPI, 80 PI, dan 10 KGI. h. Membangun basis data ukuran kinerja yang dimiliki organisasi. Basis data harus dapat diakses oleh semua bagian dalam organisasi, sebagai upaya sosialisasi ke semua bagian organisasi. i. Menentukan ukuran kinerja untuk semua tim/divis/departemen yang ada di organisasi. j. Mengembangkan kerangka kerja pelaporan pada semua level organisasi. k. Memfasilitasi penggunaan dan implementasi KPI. l. Menyesuaikan KPI
dengan perkembangan bisnis organisasi untuk
memelihara relevansinya. KPI yang dimiliki organisasi dapat mengalami perubahan, sejalan dengan perkembangan bisnis dan strategi yang dijalankan oleh organisasi. Oleh karena itu, upaya pengembangan KPI dilakukan secara terus menerus untuk menjamin agar proses pengukuran kinerja sesuai dengan tujuan dan strategi organisasi. II.3 Visualisasi Data dan Informasi Seperti yang dijelaskan pada bagian II.1.1, bahwa dashboard adalah alat yang memberikan tampilan antar muka visual, yang mengkonsolidasikan dan menyajikan informasi penting untuk mencapai tujuan tertentu, secara sekilas dalam
satu
layar(single
screen).
Tampilan
visual
yang
mampu
mengkomunikasikan informasi secara jelas, cepat, dan memberikan persepsi yang benar, merupakan kunci dari keberhasilan dashboard. Konsep visualisasi data dan informasi akan digunakan pada saat melakukan perancangan antar muka dashboard. Visualisasi data dan informasi berkaitan dengan hal-hal mengenai persepsi visual dan media penyaian data. II.3.1 Persepsi Visual Berkaitan dengan konsep persepsi visual, perancangan antar muka dashboard perlu memperhatikan hal-hal yang berkaitan dengan persepsi visual (4), seperti:
14
a. Memahami batasan short-term memory. b. Visualisasi data untuk mendapatkan persepsi secara cepat, dengan memperhatikan faktor ketebalan, ukuran, dan warna objek yang digunakan. c. Prinsip Pola(gestalt principle) dalam persepsi visual. II.3.1.1 Mamahami Batasan Short-Term Memory Perancangan antar muka dashboard perlu dilakukan dengan mempertimbangkan keterbatasan short-term memory dari otak manusia. Pada saat melihat sebuah objek, short-term memory hanya mampu menyimpan 3 sampai 9 potongan objek(chunk) informasi dalam satu waktu. Karakteristik dari short-term memory ini digunakan sebagai dasar pertimbangan untuk menyajikan informasi dalam bentuk objek yang bersifat single-chunk, misalnya saja grafik. Oleh karena itulah, informasi yang disajikan dalam bentuk grafik lebih mudah dipahami dan diingat oleh otak manusia dibandingkan dengan bentuk teks. Batasan short-term memory tersebut juga digunakan sebagai dasar untuk menyajikan keseluruhan informasi dalam layar tunggal. Informasi yang dianggap paling penting dan diperlukan oleh pengguna akan ditampilkan secara utuh dalam satu layar. Sedangkan detail yang melengkapi informasi tersebut cukup diletakkan pada layar yang berbeda, yang dapat diakses jika pengguna memerlukannya. II.3.1.2 Visualisasi Data Untuk Persepsi Secara Cepat Proses utama dalam persepsi visual adalah preattentive processing, yang bertujuan untuk mendeteksi sifat-sifat visual dari objek. Preattentive processing terjadi sangat cepat di luat kesadaran manusia, berbeda dengan attentive processing yang dilakukan secara sadar dan penuh perhatian oleh manusia. Sifat-sifat objek yang mudah dikenali dalam preattentive processing dapat dikelompokkan menjadi 4(empat) yaitu warna, bentuk, posisi, dan gerakan (4). Sifat-sifat tersebut dapat dijadikan sebagai konsep dasar dalam merancang tampilan visual pada dashboard, sehingga pengguna dapat dengan mudah mempersepsi informasi yang disajikan.
15
II.3.1.3 Prinsip Pola dalam Persepsi Visual Gestalt Principle atau Prinsip Pola merupakan prinsip persepsi manusia terhadap karakteristik visual dari objek yang mengelompok. Prinsip ini sering digunakan sebagai dasar dalam desain visual untuk menentukan apakah data harus dikelompokkan, dipisah, atau dibedakan dari data yang lain. Ada 6 prinsip dalam Prinsip
Pola
(4),
kesamaan(similarity),
yaitu
kedekatan(proximity),
keberlanjutan(continuity),
penutupan(closure), pemagaran(enclosure),
keterhubungan(connection). Penjelasan dari keenam prinsip pola tersebut dapat dilihat pada lampiran B. Pinsip pola digunakan sebagai dasar pemikiran dalam merancang antar muka visual dashboard, untuk menentukan pola pengelompokan dan urutan penyajian informasi. II.3.2 Media Penyajian Data Media penyajian data bergantung pada jenis informasi dan pesan yang ingin disampaikan, serta kebutuhan dan selera pengguna. Perancang dapat memilih bentuk teks, grafik, atau mengkombinasikan keduanya. Pemilihan media penyajian yang kurang tepat akan mengurangi efektifitas penyampaian informasi, dan menimbulkan persepsi yang salah menganai informasi yang disajikan. Ada dua prinsip dalam memilih media penyajian informasi (4), yaitu: a. Media dapat memberikan persepsi yang benar tentang informasi yang disajikan pada dashboard. b. Media dapat menyajikan informasi sesuai dengan tujuan, tanpa memakan banyak tempat pada layar dashboard. Setiap jenis media memiliki kekuatan dan kelemahan tersendiri dalam menyajikan suatu jenis informasi. Media yang paling banyak digunakan dalam menyajikan informasi pada dashboard adalah tabel dan grafik. Tabel dapat menyajikan data dengan lebih detail, menyajikan angka-angka dengan format yang lebih presisi. Tabel dapat menampilkan data kuantitatif maupun kualitatif. Namun demikian, informasi yang disajikan dalam tabel tidak dapat dipahami secara cepat dan sekilas.
16
Grafik merupakan media penyajian informasi yang memungkinkan pengguna dapat memahami informasi secara cepat dan sekilas. Grafik memvisualisasikan data kuantitatif secara efektif. Tabel II.3. Keterhubungan Data dan Jenis Grafik yang Sesuai (3) Keterhubungan Data Perbandingan nominal Time-series
Ranking Bagian-dari-keseluruhan
Deviasi Distribusi frekuensi
Korelasi
Jenis Grafik yang Sesuai Grafik bar (horisontal atau vertikal) Grafik titik (jika 0 tidak termasuk dalam skala nilai) Grafik garis (untuk melihat tren seluruh data) Grafik bar (untuk melihat perbandingan antar nilai individu) - Grafik titik yang dihubungkan dengan garis (untuk melihat nilai individu sekaligus tren data secara keseluruhan) - Grafik bar (horisontal atau vertikal) - Grafik titik (jika 0 tidak termasuk dalam skala nilai) - Grafik bar (horisontal maupun vertikal) - Grafik stack bar - Pie chart - Grafik garis - Grafik titik yang dihubungkan dengan garis - Grafik bar vertikal/ histogram (untuk menunjukkan nilai individu) - Grafik garis/ poligon frekuensi (untuk menunjukkan tren data secara keseluruhan) - Grafik titik dan garis (scatter-plot) -
Grafik dapat digunakan untuk menunjukkan keterhubungan antar data, seperti perbandingan nominal, time-series, deviasi, korelasi, dan sebagainya (3). Ada berbagai macam bentuk grafik yang dapat dipilih untuk menggambarkan setiap jenis keterhubungan data, seperti yang terdapat pada tabel II.3. Namun demikian, grafik kurang bisa menampilkan angka dengan format yang presisi. II.4 Pembangunan Dashboard Proses pembangunan dashboard seringkali dianggap sebagai usaha yang kompleks. Shadan Malik (9) mendeskripsikan 4(empat) elemen kunci yang harus dilakukan dalam pembanguan dashboard. Elemen-elemen kunci tersebut adalah pengumpulan meta-informasi, penilaian pengguna dashboard, dan penyajian informasi pada dashboard.
17
II.4.1 Pengumpulan Meta-Informasi Meta-informasi adalah informasi tentang informasi. Tahapan yang dilakukan untuk mengumpulkan meta-informasi ini adalah sebagai berikut: 1. Mendokumentasikan semua KPI yang didapatkan melalui laporan reguler atau laporan ad hoc. Pada tahap ini juga dilakukan identifikasi KPI yang diperlukan oleh pembuat keputusan, namun belum tersedia. Setiap KPI diidentifikasi berdasarkan 4 elemen, yaitu: a. Sumber data. Sumber data merupakan lokasi data yang diperlukan untuk mendapatkan KPI, seperti basis data, sumber data OLAP, file, laporanlaporan, dan sebagainya. Proses ini dapat dilakukan bersamaan dengan upaya untuk standarisasi data dan perbaikan data mart atau data warehouse. b. Granularitas. Granularitas menyatakan bahwa setiap KPI bisa memiliki perbedaan bedasarkan tiga dimensi dasar, yaitu waktu, geografi, dan produk/layanan. c. Perhitungan. Menyatakan operasi matematika yang diperlukan untuk mendapatkan sebuah nilai KPI. d. Varians. Memungkinkan upaya untuk melakukan perbandingan setiap KPI. Misalkan untuk melihat kondisi KPI selama dua tahun terakhir, perubahan selama 4 bulan terakhir, dan sebagainya. Secara bersama-sama, keempat elemen ini dapat memberikan gambaran tentang KPI secara lengkap. 2. Mendefinisikan KPI threshold. Threshold merupakan parameter yang ditentukan
oleh
organisasi
untuk
mengevaluasi
kinerja
dan
mengorganisasikan tindakan yang harus dilakukan. Threshold menyatakan ukuran kondisi kinerja, seperti baik, sedang, atau buruk. 3. Mendefinisikan alert. Alert adalah hal-hal yang akan dilakukan oleh dashboard jika KPI threshold tercapai. Biasanya alert digunakan sebagai sistem peringatan, sehingga umumnya digunakan untuk threshold yang menyatakan
kondisi
buruk/kritis,
penanganan dari pengguna.
yang
memerlukan
perhatian
dan
18
4. Mendefinisikan hierarkhi. Hierarkhi merupakan struktur organisasi yang berhubungan dengan manajemen organisasi. Setiap dimensi granularitas dari KPI(waktu, geografi, dan produk) memiliki hierarkhinya masing-masing. Hierarkhi digunakan untuk menentukan layout dan navigasi dashboard, serta profiling dan kustomisasi pengguna. II.4.2 Penilaian Pengguna Dashboard Elemen kunci selanjutnya dalam pembangunan dashboard adalah penilaian pengguna dashboard. Pengguna merupakan faktor kunci untuk desain arsitektur dashboard. Dashboard yang efektif hanya menyajikan KPI yang relevan, sesuai dengan domain hak akses pengguna. Personalisasi dashboard memerlukan pengelompokan dan hierarkhi pengguna, domain hak akses, serta domain isi. 1. Pengelompokan dan hierarkhi pengguna(user groups and hierarchies). Tujuan pembangunan kelompok dan hierarkhi pengguna adalah untuk menghindari alokasi hak akses yang berulang-ulang bagi pengguna dalam domain sama. 2. Domain hak akses(privilege domain) Sebuah hak akses menyatakan satu atau lebih fungsi yang disediakan dalam sebuah aplikasi. 3. Domain isi(content domain) Domain isi menyatakan data dan KPI yang dapat dilihat oleh pengguna dalam dashboardnya. Pengelolaan domain isi meliputi dua aspek, yaitu keamanan dan relevansi. Keamanan menyatakan bahwa informasi hanya disampaikan kepada pihak yang memiliki hak akses untuk informasi tersebut. Relevansi menyatakan bahwa informasi harus disaring agar relevan dengan kebutuhan pengguna. II.4.3 Penyajian Informasi Setelah mengumpulkan meta-informasi dan melakukan penilaian terhadap pengguna dashboard, bagian selanjutnya adalah penyajian informasi, yang meliputi desain, layout, dan navigasi dashboard. Penyajian informasi bukanlah hal yang mudah, mengingat dashboard harus mampu memvisualisasikan informasi dalam tempat yang terbatas(single screen).
19
Perancangan desain dashboard harus memperhatikan elemen-elemen seperti tampilan grafik, warna, bentuk bagan, animasi, dan penempatan isi infomasi Sedangkan
pada
perancangan
layout
dashboard
hal-hal
yang
perlu
dipertimbangkan antara lain jumlah frame di dalam dashboard, simetri dan proporsi, masalah resolusi komputer, dan pemilihan isi. Selain desain dan layout dashboard, navigasi juga membawa peranan penting dalam penyampaian informasi secara efisien dan efektif. Efisien berarti bahwa informasi dapat dipahami dengan mudah dan cepat oleh penerimanya. Sedangkan efektif berarti bahwa makna yang terkandung dalam informasi dapat dipersepsi dengan benar oleh penerimanya, sehingga tujuan dari penyampaian informasi tersebut dapat tercapai. Navigasi meliputi upaya membagi konten informasi ke dalam beberapa layar yang berbeda, dengan menyediakan penghubung yang tepat. Navigasi memungkinkan pengguna melakukan drill-down, untuk mendapatkan informasi yang lebih detail. II.5 Pendekatan Pembangunan Dashboard Secara umum, ada dua pendekatan yang digunakan dalam pembangunan perangkat lunak, khususnya dashboard, yaitu data centric dan user centric (8). Kedua pendekatan memiliki perbedaan mendasar. Pendekatan data-centric menekankan pada aktifitas pembuatan model dan struktur data, yang digunakan sebagai dasar dalam membangun kode program dan desain antar muka. Sedangkan pendekatan user-centric menekankan pada pembangunan antar muka melalui perancangan prototype, dengan fokus pada kebutuhan dan selera pengguna (8). Beberapa perbedaan antara pendekatan data-centric dengan usercentric, dapat dilihat pada tabel II.4.
20
Tabel II.4 Perbedaan Pendekatan Data-Centric dengan User-Centric (8) Data-Centric
User-Centric
Menggunakan pendekatan bottom-up.
Menggunakan pendekatan top-down.
Fokus pada hal-hal teknis, yaitu data.
Fokus pada kebutuhan dan selera pengguna.
Dimulai dengan identifikasi data yang digunakan dalam proses bisnis.
Dimulai dengan identifikasi informasi mengenai kebutuhan pengguna, seperti informasi apa yang perlu disajikan, kepada siapa informasi diberikan, dan seberapa detail informasi tersebut perlu untuk disampaikan.
Menekankan pada aktifitas pembuatan model data dan struktur data.
Menekankan pada aktifitas pengembangan antar muka pengguna, melalui perancangan prototype.
Desain antar muka dan kontrol navigasi dilakukan dengan mengikuti struktur data yang dibuat.
Model data mengikuti desain prototype yang telah dibuat. Pembuatan struktur data dilakukan melalui teknik filtering dan summarizing.
Menghasilkan struktur tabel yang efisien.
Menghasilkan struktur tabel yang tidak efisien.
Bertujuan menyediakan akses secara cepat ke data tertentu saja, yang diperlukan pengguna.
Bertujuan membuat sistem yang menyajikan data dan informasi, yang mudah dipahami oleh pengguna.
Dashboard merupakan alat yang mengandalkan antar muka visual dalam menyajikan informasi di dalamnya. Antar muka yang sesuai dengan kebutuhan dan selera pengguna merupakan kunci keberhasilan dashboard. Informasi yang disajikan pada dashboard harus dapat dipahami secara cepat dan dipersepsi dengan benar oleh penggunanya. Pendekatan user-centric yang memfokuskan pada perancangan antar muka sesuai dengan kebutuhan dan selera pengguna, merupakan pendekatan yang paling tepat untuk pembangunan dashboard dibandingkan dengan pendekatan data-centric. II.6 Metodologi Pembangunan Dashboard Pada bagian ini akan diuraikan beberapa metodologi untuk pembangunan dashboard yang telah dikembangkan oleh vendor PureShare, Noetix, dan BrightPoint.
21
II.6.1 Metodologi PureShare Metodologi ini dikembangkan oleh vendor PureShare untuk memfasilitasi projek yang berhubungan dengan upaya pengukuran dan pengelolaan kinerja organisasi, termasuk pembangunan dashboard. Projek pembangunan dashboard dirancang agar selaras dengan tujuan bisnis dan kebutuhan teknologinya (16). Metodologi menggunakan dua pendekatan yang disebut top-down design dan bottom-up implementation, yang diilustrasikan pada gambar II.1. Metodologi melibatkan pengguna secara aktif dalam projek pembangunan dashboard secara cepat.
Gambar II.1. Tahapan Metodologi Pureshare (16) Tahapan-tahapan dalam metodologi, dapat dijelaskan sebagai berikut (16): 1. Perencanaan dan desain Tahap ini dipimpin oleh analis bisnis. Perancangan desain dilakukan dengan pendekatan top-down dan difokuskan pada kebutuhan bisnis pengguna. Tujuan pembangunan dashboard mengacu pada Key Result Area(KRA). KRA ini digunakan untuk mengidentifikasi KPI. KPI dikategorisasikan sebagai alert, monitor, atau results/trends. Pada bagian akhir perancang membuat model hierarkhi dashboard, dan draft dari layout dashboard. Perancang harus memahami kebutuhan pengguna dan mampu berkomunikasi dengan pengguna untuk menentukan fitur-fitur kunci yang akan ditampilkan pada dashboard. 2. Review sistem dan data Tahap ini dilaksanakan bersamaan dengan tahapan perencanaan dan desain. Review sistem dan sumber data dilakukan dengan pendekatan bottom-up implementation. Analis data melakukan identifikasi sumber data, cara
22
pengaksesan, dan membangun pengukuran kualitas data tersebut. Pada bagian akhir, analis data mengembangkan beberapa contoh query. 3. Perancangan prototype Pada tahap ini, perancang melakukan pendekatan top-down dan bottom-up secara bersama-sama. Prototype dashboard dibangun secepat mungkin untuk memberikan gambaran bentuk tampilan akhir dari dashboard. Pengguna dilibatkan untuk memberikan umpan balik terhadap prototype yang dibuat, dan melakukan diskusi secara aktif selama proses implementasi. 4. Perbaikan prototype Pada tahap ini, serangkaian prototype yang telah dibuat direview bersama dengan pengguna untuk mengumpulkan umpan balik. Umpan balik digunakan untuk membuat penyesuaian yang diperlukan. Pada tahap ini, pengembang dashboard harus menentukan threshold dan target secara tepat, dan mempertimbangkan masalah-masalah keamanan, usability dan integrasi sistem. 5. Release Dashboard diimplementasikan pada lingkungan operasionalnya. Dashboard disosialisasikan ke seluruh pengguna melalui pelatihan-pelatihan. Pihak pengembang dashboard harus menjelaskan sumber data untuk setiap informasi yang ditampilkan pada dashboard serta mendefinisikan arti dari threshold dan target, sehingga pengguna dapat menggunakan dashboard secara produktif, dan mengerti arti dari setiap hasil pengukuran yang ditampilkan. 6. Perbaikan terus menerus Metodologi ini dapat digunakan ulang untuk pembangunan dashboard di berbagai area organisasi. Beberapa tahapan seperti review sumber data dan analisis data dapat dilakukan dengan lebih cepat atau dapat dihilangkan jika data yang didapatkan dari projek sebelumnya telah lengkap.
23
II.6.2 Metodologi Noetix Metodologi yang dikembangkan oleh Noetix memperhatikan semua tahapan dalam siklus hidup projek perangkat lunak. Tahap-tahap dalam metodologi dapat dilihat pada gambar II.2.
Gambar II.2. Tahapan Metodologi Noetix (12) 1. Perencanaan Pada tahap ini dilakukan pembentukan tim projek dan penentuan pihak-pihak yang menjadi sponsor dan penanggung jawab projek. Pada tahap ini, juga ditentukan lingkup projek pembangunan dashboard yang dikerjakan. Tujuan dan lingkup projek harus realistis, dengan menyeimbangkan antara kebutuhan pengguna dengan kemampuan developer untuk melaksanakan projek Tahap perencanaan juga meliputi aktifitas seperti identifikasi KPI, menentukan sumber data yang mendukung KPI dan lokasinya, serta menentukan threshold dan kondisinya. Proses analisis KPI merupakan tahapan yang kritis. Proses ini memerlukan waktu yang cukup lama, karena sebuah KPI bisa diturunkan dari dua atau lebih sumber data. 2. Identifikasi kebutuhan dan perancangan prototype Identifikasi kebutuhan dilakukan untuk mengetahui kebutuhan dan keinginan stakeholder kunci terhadap dashboard yang akan dibangun. Kebutuhan dan keinginan stakeholder ini harus sesuai dengan KPI yang telah diidentifikasi. Pihak pengembang melakukan identifikasi elemen data dan fitur dashboard dari setiap kelompok pengguna. Pengguna dengan level yang berbeda, akan memakai dashboard dengan fitur yang berbeda pula, sesuai dengan kebutuhan.
24
3. Desain Setelah didapatkan kesepakatan mengenai konten dan tampilan yang dibutuhkan oleh pengguna, tahap selanjutnya adalah melengkapi aspek utama desain yang diperlukan seperti memperhalus antar muka pengguna, memastikan sumber data, menentukan cara untuk mendapatkan data jika data tidak tersedia dalam basis data, mendefinisikan query, dan menentukan jalur drill-down. 4. Implementasi dan validasi Tahap ini merupakan proses pembangunan dashboard secara nyata. Beberapa proses dapat dilakukan secara bersamaan dan terkoordinasi satu dengan lainnya. Tahap implementasi bisa dibedakan menjadi: a. Implementasi Front End, yang merupakan perancangan bentuk antar muka dashboard, seperti bentuk grafik/bagan, alert, serta navigasi untuk jalur drill-down. b. Implementasi Query, yang merupakan perancangan query untuk mengambil informasi dari basis data. c. Konfigurasi jadwal, up-date, dan keamanan. Query dikonfigurasi agar dapat menyampaikan informasi secara regular, untuk menjamin bahwa isi informasi pada dashboard selalu up-to-date. Aturan keamanan juga diterapkan untuk menjamin keamanan informasi yang disajikan. d. Validasi dashboard, merupakan proses pengujian yang dilakukan untuk memastikan bahwa dashboard yang dihasilkan telah sesuai dengan spesifikasi kebutuhan dalam rencana projek. 5. Deployment Setelah dashboard memenuhi semua kriteria pengujian, maka selanjutnya adalah mengimplementasikan dashboard dalam lingkungan operasionalnya. 6. Pemeliharaan Kebutuhan organisasi terhadap fungsi yang diberikan oleh dashboard akan terus berubah, sesuai dengan dinamika bisnis yang dialami organisasi. Oleh
25
karena itulah, perlu dilakukan proses pemeliharaan untuk menjamin agar fungsi dashboard tetap sesuai dengan kebutuhan organisasi. II.6.3 Metodologi BrightPoint Metodologi BrightPoint memiliki 3 tahapan utama, yaitu desain dan prototyping dashboard, konstruksi dan integrasi dashboard, serta deployment dan maintenance dashboard. Masing-masing tahap tersebut akan dijelaskan sebagai berikut (5): 1. Desain dan prototyping dashboard Tahap ini difokuskan pada tiga aktifitas utama, yaitu: a. Mendefinisikan metrik dan KPI. Metrik dan KPI dashboard ditentukan melalui analisis kebutuhan pengguna dashboard. Kebutuhan pengguna dijadikan sebagai dasar dalam menentukan metrik dan KPI, sehingga informasi pada dashboard sesuai dengan kebutuhan bisnis pengguna. b. Pembuatan prototype dashboard dan visualisasi data. Pembuatan prototype dilakukan secara cepat, dengan melibatkan pengguna secara aktif. Pada tahap ini juga dilakukan perancangan navigasi, sistem menu, drill down, serta fasilitas penghubung antar dashboard. c. Mendefinisikan kebutuhan data. Informasi yang disajikan pada dashboard bisa berupa summary atau kesimpulan dari beberapa data yang tersebar di berbagai sistem yang berbeda. Pada tahap ini dilakukan pembuatan katalog kebutuhan data yang berisi penjelasan lengkap mengenai data yang dibutuhkan. 2. Konstruksi dan integrasi dashboard Konstruksi dan integrasi dashboard melibatkan beberapa aktifitas, yaitu: a. Integrasi data sumber. Dashboard dapat menyajikan informasi secara detail, maupun informasi yang berupa kesimpulan dari hasil analisis berbagai data. Pada tahap ini dilakukan upaya untuk pembangunan data mart, dengan cara ExtractionTransformation-Load(ETL) data sumber menjadi format yang optimal,
26
atau dengan menciptakan layanan integrasi secara khusus, yang mengumpulkan data secara langsung dari sistem sumber. b. Integrasi prototype dashboard dan format akhir. Pada tahap ini, desain dashboard dihubungkan secara dinamis dengan sumber datanya. Konsep teknologi web service dapat digunakan untuk membuat dashboard yang dinamis, yang memungkinkan pengguna untuk melakukan drill-down ke berbagai informasi yang disediakan dashboard. c. Pengujian. Pengujian dapat dilakukan dengan menggunakan kasus bisnis yang nyata, untuk menguji fungsionalitas dari prototype dashboard. 3. Deployment dan maintenance dashboard Pada tahap ini dilakukan dokumentasi terhadap proses pembangunan dashboard yang dilakukan, membuat panduan pengguna, dan prosedur maintenance. Beberapa aktifitas yang dilakukan adalah: a. Dokumentasi dan deployment. Pada tahap ini dibuat dokumen rencana deployment dan maintenance, serta dokumen penduan pengguna yang berisi aspek teknis dan non-teknis dari sistem. Tujuan dari pembuatan dokumentasi ini adalah untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan dan mengembangkan dashboard sesuai dengan perkembangan bisnis organisasi. b. Pelatihan pengguna. Pelatihan pengguna dilakukan untuk mensosialisasikan dashboard yang telah
dibangun
untuk
menjamin
bahwa
pengguna
mendapatkan
keuntungan maksimum dari dashboard yang digunakan. c. Maintenance. Prosedur maintenance sistem dibuat secara detail untuk menjamin agar pihak
pengguna
memiliki
mengembangkan sistem.
kemampuan
untuk
memelihara
dan
