BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengelolaan Arsip umum sistem pengelolaan dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang Secara
membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi. Pengelolaan ini mencangkup proses penciptaan, penyimpanan, hingga penemuan kembali. Sebelum membahas lebih jauh
mengenai pengelolaan arsip, terlebih dahulu akan dibahas mengenai arsip dan kearsipan.
Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, arsip adalah : a.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan
pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b.
Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau
perseorangan, dalam bentuk corak apaun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sedangkan menurut (Sedarmayanti,2008: 8), istilah arsip meliputi 3 pengertian, yaitu: 1.
Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan
2.
Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
3.
Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
Menurut (The,1990: 12) dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu keguanaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang mempunyai kegunaan disimpan secara sistematis baik dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang memiliki arti agar setiap kali diperlukan dapat dengan cepat ditemukan kembali.
(Amsyah,2005: 17) menyatakan bahwa dalam penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan 3 azas pengorganisasian, yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas campuran. Berikut akan dibahas lebih lanjut mengenai azas pengorganisasian arsip. 1.
Azas Sentralisasi
Azas sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu penyimpanan arsip atau disebut juga sentral arsip (Amsyah, 2003). Azas ini lebih efektif dan efisien jika digunakan oleh organisasi yang kecil atau tidak terlalu besar.
Keuntungan azas sentralisasi adalah:
a.
Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
b.
Petugas dapat mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
c.
Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.
d.
Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan. Kerugian azas sentralisasi adalah:
a.
Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
b.
Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang
seragam.
c.
Unit kerja yang memerlukan arsip memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. 2.
Azas Desentralisasi
Bila suatu kantor menggunakan sistem pengelolaan arsip secara desentralisasi, hal ini berarti bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan yang digunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor yang bersangkutan. Bila organisasi telah menetapkan standar bagi setiap unit, maka unit harus mematuhi peraturan tersebut. Namun, bila organisasi tidak menetapkan standar penyimpanan arsip, maka unit berhak menggunakan sistem kearsipan yang terbaik menurut unit tersebut. Keuntungan desentralisasi arsip adalah: 1.
Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.
2.
Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.
3.
Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.
Kerugian desentralisasi adalah: 1.
Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi sehingga menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
2.
Organisasi harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlangkapan sukar dijalankan.
3.
Pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
4.
Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja hal ini menyebabkan
pemborosan.
3.
Azas Campuran
Azas
campuran
adalah
pelaksanaan
pengelolaan
arsip
dimana
tempat
pengorganisasian dilakukan di dua tempat, yaitu sentral dan masing-masing bagian. Azas ini diciptakan untuk mengurangi berbagai kelemahan yang terdapat di azas sentralisasi dan
desentralisasi.
Menurut (Amsyah : 2003)Pengorganisasian dengan azas campuran,
menyimpan arsip yang masih aktif digunakan di unit kerja masing-masing pengolah,
sedangkan arsip yang sudah jarang dipergunakan akan dikelola di sentral arsip . Dengan
penangan arsip secara campuran, arsip yang masih aktf dikelola di masing-masing unit kerja, sedangkan arsip inaktif di masing-masing kerja. Dengan kata lain, arsip aktif dikelola secara
sentralisasi dan arsip tidak aktif dikelola secara desentralisasi. Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa penyimpanan arsip berdasarkan azas campuran dilakukan di dua tempat yaitu sentral dan desentralisasi artinya arsip aktif yang nilai gunanya masih tinggi disimpan di masing-masing unit kerja dan arsip tidak aktif yang nilai gunanya berkurang disimpan di unit kearsipan. 2.1.1 Sistem Penyimpanan Menurut (Chrisyanti,2011: 97) salah satu cara menanggulangi jumlah arsip yang makin bertambah yaitu dengan menerapkan sistem kearsipan yang tepat, mudah dan senantiasa mengadakan penyusutan secara berkala. Menentukan sistem kearsipan hendaknya sesuai dengan jumlah arsip yang ada, kondisi kantor, dan sejauh mana perkembangan kantor yang bersangkutan di masa pendatang. Perlu disadari, bahwa informasi merupakan sumber utama untuk menyelenggarakan kegiatan kantor. Salah satu sumber informasi adalah surat, dokumen, warkat dan arsip. Dengan demikian sumber informasi perlu dipelihara dan dijaga dengan baik, sehingga yang perlu diterapkan sistem kearsipan beserta menerapkan metode yang praktis. Pada dasarnya kearsipan atau filing adalah kegiatan penyusutan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditentukan dengan cepat. Filing atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatau tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (Wursanto:2004: 15-16).
ini adalah penjelasan dari kelima sistem penyimpanan arsip tersebut menurut Berikut
(Amsyah,2003: 71) secara umum terdapat lima sistem penyimpanan dalam arsip berikut ini adalah:
1.
Sistem Abjad dapat juga disebut sistem langsung (direct filing system)
Menurut (Amsyah,2003: 84) sistem abjad adalah sistem penyimpanan dimana petugas
pengelola dapat langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen
yang dibutuhkan, tanpa melalui alat bantu seperti indeks dan lain-lain. Menurut
(Sedarmayanti,2003: 70), sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan
berpedoman pada peraturan mengindeks. Sedangkan menurut (Amsyah,2003: 84), Sistem abjad umumnya sering dipakai sebagai sistem penyimpanan arsip oleh beberapa perusahaan atau organisasi, karena: a) Dokumen-dokumen cenderung dicari atau diminta melalui nama. b) Petugas menginginkan agar dokumen-dokumen dari nama yang sama akan berkelompok dibawah 1 (satu) nama. c) Jumlah langganan yang berkomunikasi memiliki banyak jumlah. d) Nama akan lebih mudah diingat oleh siapapun. Menurut
(Dewi,2011:
107)
sistem
kearsipan
abjad
perlengkapan yang diperlukan adalah: a.
Menggunakan peraturan mengindeks
Hotel Brawijaya
= Brawijaya, Hotel
Henry Alonso
= Henry, Alonso
Universitas Padjadjaran
= Padjadjaran, Universitas
Bank Central Asia
= Central, Asia, Bank
Bank Bali Bandung
= Bali, Bandung, Bank
beserta
menggunakan
b.
Menyusun daftar klasifikasi
Tabel 2.1
Kode
Caption
B
Bali, Bank, Bandung Brawijaya, Hotel
C H P
Daftar Klasifikasi
Central, Asia, Bank Henry, Alonso Padjadjaran, Universitas
Sumber: Manajemen Kearsipan, Irra Chrisyanti Dewi (2011:107) Keterangan: Pada kode B terdapat dua kode kedua yang sama, yaitu Ba dan Br atau B-1 dan B-2.
Untuk caption yang berkelompok harus dibuatkan judul sebagai main caption (bagian utama) dan diambil satu kata pertama dari caption teratas (Bali). Jika disimpulkan dari beberapa pendapat tentang sistem abjad adalah penyimpanan arsip dengan menggunakan kode penyimpanan abjad dari mulai abjad A sampai Z dengan sesuai pedoman peraturan indeks. Keuntungan atau kelebihan dari pemakaian sistem abjad, (Amsyah,2003) adalah: a) Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan) yang sama, akan berkelompok menjadi satu. b) Susunan guide dan folder sederhana. c) Mudah dikerjakan dan cepat di dalam penemuan kembali. d) Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang dikirimi surat, tanpa menggunakan indeks. Adapun kerugian atau kelemahan dari pemakaian sistem abjad adalah: a) Pencarian kembali dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang (last name) apabila nama tersebut adalah nama lengkap. b) Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda
nama
pengirimnya,
maka
akan
terletak
terpisah
di
dalam
penyimpanannya. Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, ch-kh, tj-c, sedangkan
nama orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing.
Sumber: Manajemen Kearsipan, Amsyah (2003:87) Gambar 2.1 Contoh penyimpanan sistem abjad 2.
Sistem Kronologis/Waktu (Chronological Filing System)
(Amsyah,2003: 76) menjelaskan sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim mulai dari tanggal, bulan, sampai tahunnya. Hal yang sama di ungkapkan oleh (Dewi,2011: 99) sistem kronologis adalah susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun kemudian bulan dan tanggal. Contoh : kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990 atau sebaliknya. Menurut (Sedarmayanti 2003: 75), sistem tanggal atau kronologis adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan perdoman bermaksud diperhatikan dari datangnya surat, (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat). Mengingat dalam penyimpanan warkat pada sistem kronologis tersebut adalah waktu, dokumen-dokumen yang disimpan dengan menggunakan sistem ini dokumen yang dalam penemuan dokumennya kembali melihat pada bulan, dan tahun. Sebagai contoh sistem kronologis, nota, kuintansi yang dijadikan sebagai pelengkap dan bukti dari suatu pembukuan. Jadi dapat disimpulkan dari beberapa pendapat mengenai pengertian sistem kronologis adalah sistem penyimpanan yang berdasarkan pada urutan waktu surat diterima
mulai dari tanggal, bulan, sampai tahun. Berikut contoh penyimpanan atau dikirim
berdasarkan sistem kronologis adalah:
Sumber: Tata earsipan, Sedarmayanti (2003) Gambar 2.2 Contoh penyimpanan sistem kronologis
Menurut Amsyah (2003) Keuntungan sistem kronologis adalah: a) Mudah dilaksanakan b) Susunan dan urutan guide sederhana c) Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan d) Berguna apabila tanggal-tanggal diketahui Kerugian sistem kronologis adalah: a) Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah dokumen yang tidak banyak. b) Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, tahun sebuah dokumen tidak diketahui. c) Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya 3.
Sistem Nomor (Numerical Filling System)
Menurut (Amsyah,2003: 100), sistem nomor adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan kode nomor, sistem penyimpanan arsip ini hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan dokumennya didasarkan kepada nama. Sistem nomor pun penyimpanan warkat berdasarkan kepada nama, hanya nama disini diganti dengan kode nomor. Misalnya surat-surat dari dan yang akan dikirim kepada PT Waringin Kencana akan disimpan pada map bernomor 271, atau kartu Tabanas Badu diberi nomor 27451. Pada sistem nomor, maka nomor yang diberikan kepada PT Waringin Kencana ataupun Tabanas Badu selamanya akan tetap sama dan tidak pernah berubah.
Menurut (Dewi,2011: 99), sistem nomor atau angka sering juga disebut kode
klasifikasi persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.
Berdasarkan pendapat yang sudah dikemukakan dapat disimpulkan sistem nomor
adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan kode nomer yang sudah ditetapkan oleh unit yang bersangkutan. Berikut contoh tabel pola klasifikasi arsip adalah:
Tabel 2.2 Pola Klasifikasi Arsip Pola Klasifikasi Arsip 000 UMUM 010 Urusan dalam 011 Gedung Kantor 012 Rumah Dinas 013 Listrik dan Telepon 020 Peralatan 030 Penelitian 040 Perencanaan 100 Kepegawaian 110 Pengadaan 120 Mutasi 130 Kedudukan 140 Kesejahteraan Pegawai 200 Keuangan 210 Gaji 220 Biaya perjalanan
Sumber: Tata Kearsipan, Sedarmayanti 2003 Keuntungan pemakaian sistem nomor, (Amsyah,2003) adalah: a) Teliti, karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda. b) Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.
c) Perluasan nomor tidak terbatas.
d) Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks.
e) Indeks memuat seluruh nama koresponden. Kerugian pemakaian sistem nomor adalah :
a) Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen diperlukan bantu berupa indeks nomor. alat
b) Untuk map campuran diperlukan file tersendiri. c) Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan mengindeks. d) Modal yang besar, karena harus menyediakan beberapa perlengkapan yang
dibutuhkan dalam sistem ini.
Sumber: Manajemen Kearsipan, Amsyah (2003:113) Gambar 2.3 Contoh Penyimpanan Sistem Nomor 4.
Sistem Subjek atau Perihal (Subject Filling System)
Menurut (Sedarmayanti,2003: 7), sistem subyek adalah salah satu sistem penataan kertas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut dikelompokan menjadi satu subyek yang disusun dalam suatu daftar yang bernama dokter indeks. Oleh sebab itu dalam penataan arsip berdasarkan sistem subyek, perlu dipersiapkan lebih dahulu daftar indeks. Contoh daftar indeks sebagai berikut:
Tabel 2.3 Daftar Indeks
Kode KP 01 02 03 04 05 06 07 08 KU 01 02 03 04 05 06 07
Masalah Kepegawaian Pengadaan Pengangkatan Mutasi Kedudukan Kesejahteraan Pegawai Cuti Penilaian Pendidikan Pemberhentian Keuangan Gaji Biaya Perjalanan Pendapatan Pajak Tagihan Laporan Keuangan Perbendaharaan
Sumber:Sedarmayanti, Tata Kearsipan (2003:72) Dewi (2011:125) mengungkapkan sistem subyek adalah yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali surat adalah pokok isi atau penemuan kembali surat adalah pokok isi atau perihal surat. Dalam menyelenggarakan sistem subyek ini, petugas kearsipan harus menentukan terlebih dahulu
hal-hal apa
yang pada umumnya
dipermasalahkan dalam surat yang bersangkutan. Berdasarkan pendapat dipaparkan diatas dikemukakan dapat disimpulkan sistem subyek adalah penyimpanan arsip yang disimpan berdasarkan kode penyimpanan dan penemuan kembali adalah pokok isi atau perihal surat. Keuntungan dalam sistem subjek adalah: a) Penghematan waktu pencarian dokumen. b) Dokumen subjek dapat diperluas mudah dengan cara menyisipkan subjek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada subjek utama. Kelemahan dari sistem penyimpanan subjek adalah:
a) Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.
b) Penyimpanan berdasarkan subjek tidak akan efektif bila istilah yang digunakan
tidak dibatasi. c) Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan analisis
arsip yang berpengalaman. d) Diperlukan petunjuk silang yang memadai, untuk menyatukan berbagai subjek
dan informasi yang terkait. e) Sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar subjek, sehingga hal itu dapat mempersulit penemuan arsip.
Sumber: Manajemen Kearsipan, Amsyah (2003:172) Gambar 2.4 Contoh penyimpanan sistem subyek 5. Sistem Geografis atau Wilayah (Geographical Filing System) (Sedarmayanti,2003: 75) menjelaskan sistem geografis adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Guna melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalahmasalah, yang dalam hal ini terdiri dari tempat (lokasi) daerah yang berada dalam wilayah tersebut. Misalnya untuk nama-nama dari para langganan atau nasabah yang ada di masingmasing tempat (lokasi) tersebut dan seterusnya (tergantung atau sesuai kebutuhan). (Dewi,2011: 131) menjelaskan sistem wilayah/geografis adalah kearsipan yang diselanggarakan berdasarkan daerah atau wilayah surat yang diterima. Sistem ini pada dasarnya berpedoman pada daerah atau alamat surat. Nama daerah dijadikan sebagai kelompok atau tempat penyimpanan surat. Dalam penyelenggaraan sistem ini harus pula dibantu oleh sistem yang lain, umpamanya dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Berdasarkan pendapat yang sudah dikemukakan dapat disimpulkan sistem
penyimpanan arsip berdasarkan wilayah atau daerah surat yang diterima. Biasanya sistem geografis digunakan pada Bank, dan kantor-kantor yang memiliki cabang-cabang, atau
perwakilan di daerah tertentu.
Berikut contoh penyimpanan arsip berdasarkan sistem geografis adalah:
Sumber: Tata Kearsipan, Sedarmayanti (2003:76) Gambar 2.5 Contoh penyimpanan sistem geografis Keuntungan dari sistem geografis ini, Amsyah (2003) adalah: a) Mempermudah dalam pencarian kembali suatu arsip jika wilayahnya sudah diketahui. b) Jumlah arsip dari suatu area dapat dilihat dengan cepat. Adapun kekurangan dari sistem geografis adalah: a) Susunan guide dan folder komplek jika perusahaan memiliki banyak relasi. b) Dilakukan dua kali permprosesan, yaitu berdasarkan wilayah, kemudian berdasarkan abjad atau nama. c) Petugas harus memiliki wawasan dan pengetahuan luas mengenai pembagian wilayah. 2.1.2 Prosedur Penyimpanan Arsip Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu arsip. Prosedur tersebut adalah Mulai
Pemeriksaan
Dokumen yang akan diarsipkan
Mengindeks
Memberi Tanda
Menyortir
Selesai
Penyimpanan
Gambar 2.6 Prosedur penyimpanan arsip
a) Langkah 1: Pemeriksaan Langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. b) Langkah 2: Mengindeks Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap in tergantung kepada sistem penyimpanan yang digunakan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim, yaitu badan nama badan pada kepala surat atau nama individu penanda tangan surat untuk jenis surat masuk dan nama badan atau nama individu teralamat untuk surat keluar yang disimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama. c) Langkah 3: Memberi Tanda Langkah ini sering disebut juga pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberikan garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. d) Langkah 4: Menyortir Menyortir adalah mengelompokan arsip untuk persiapan ke langkah terkhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume arsip yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokan sistem penyimpanan yang digunakan.
e) Langkah 5: Menyimpan
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem yang digunakan. Ada empat sistem standar yang sering dipilih
sebagai sistem penyimpanan, yaitu sistem abjad, geografis, subjek dan
numerik.
2.1.3 Masalah dalam Pengelolaan Arsip
Sedarmayanti (2003:23) kendala dalam pengelolaan arsip yang pada umumnya
dihadapi oleh setiap organisasi, antara lain:
1)
Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum atau kurang
dipahaminya petingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai yang pada akhirnya tugas-tugas dibidang
kearsipan dipandang rendah. 2)
Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi dengan pegawai yang berpendidikan sekolah dasar.
3)
Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.
4)
Belum dimilikinya pedoman Tata Kerja Kearsipan yang diberlakukan secara baku di suatu organisasi, sehingga masing-masing petugas melaksanakan pekerjaanya dengan tujuan yang tidak sama.
5)
Belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara peminjaman arsip di masing-masing kantor, mengakibatkan setiap pegawai meminjam arsip tanpa adanya peraturan yanag jelas.
6)
Penggunaan arsip oleh pengolahan atau oleh pihak lainya yang membutuhkan jangka waktu yang lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. Hal in akan menghambat pihak lain yang juga membutuhkan arsip yang dimaksud.
7)
Tidak dapat atau sulit ditemukanya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas/kurang terampil.
8) Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan penyusutan arsip
di unit operasional, maupun di kantor secara menyeluruh, mengakibatkan arsip semakin bertumpuk, campur aduk dan tidak dapat ditampung lagi.
9)
Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari pengawasan
(karena unit yang telah ditentukan tidak dapat berfungsi sebgaimana
mestinya). Hal tersebut disebabkan karena para pejabat dan pelaksanan tidak
mempedulikan fungsi unit pengawasan yang dimaksud.
2.1.4 Prosedur Penemuan Kembali
(Jefferson,2000: 137) “ procedures are the methods used to administer an organization”.
Prosedur pencarian kembali arsip yang dibutuhkan tergantung pada sistem penyimpanan arsip yang digunakan serta kecekatan dari pegawai dalam mengolah sistem penyimpanan arsip.
Penggunaan sistem penyimpanan serta pengaturan yang sistematis akan memudahkan dalam pencarian kembali arsip. Permintaan arsip dari unit lain
Penentuan kata tangkap Penentuan kata penyimpanan
Gambar 2.7 Pencarian arsip
Gambar 2.7 Prosedur penemuan kembali arsip 1. Permintaan Arsip Prosedur penemuan kembali arsip diawali dengan adanya pihak yang membutuhkan arsip. Peminjam biasanya mengajukan permohonan dengan mengisi kolom-kolom pada kartu bukti peminjaman arsip. 2. Penentuan Kata Tangkap Setelah adanya permintaan arsip, kemudian menentukan kata tangkap dari arsip yang dibutuhkan. Kata tangkap atau caption dapat berupa nama orang, nama badan atau organisasi, pokok masalah, nama tempat, dan waktu. Penentuan kata
tangkap ini tergantung pada sistem penyimpanan arsip yang digunakan dalam perusahaan.
3. Penentuan Kode Penyimpanan Setelah mengetahui kata tangkap dari arsip yang dibutuhkan, maka langkah
selanjutnya yaitu menentukan kode penyimpanan dari arsip yang akan dicari. Kode penyimpanan dapat berupa huruf, angka, kombinasi huruf dan angka, atau
huruf dengan tanda-tanda lainnya yang mengandung suatu pengertian tertentu. 4. Pencarian Arsip Langkah yang terakhir adalah menuju tempat penyimpanan arsip untuk
melakukan pencarian arsip yang diminta sesuai dengan kode penyimpanan arsip yang telah ditentukan sebelumnya.
Apabila arsip yang dicari mempunyai beberapa kata tangkap, maka diperlukan
penunjuk silang (cross reference) sebagai alat bantu yang digunakan untuk menemukan arsip tersebut melalui kata tangkap lain yang bukan merupakan kata tangkap yang sudah digunakan di dalam penyimpanan 2.1.5 Peminjaman Arsip (Sedarmayanti,2003: 76) peminjaman arsip ialah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan, karena diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip tersebut dipinjam, sehingga tidak berada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya petugas arsip dapat mengetahui dimana arsipnya berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan bilamana harus dikembalikan
Unit yang membutuhkan
Pengajuan peminjaman
Persetujuan
Mengisi formulir peminjaman 3 rangkap
Pencarian arsip
Dokumen yang akan dipinjam
Gambar 2.8 Prosedur peminjaman arsip
Berdasarkan gambar 2.2 mengenai prosedur peminjaman arsip yaitu hal yang pertama kali dilakukan yaitu unit yang membutuhkan arsip pada sebuah biro/bagian tertentu mengajukan peminjaman pada biro/bagian yang bersangkutan atas keperluan kebutuhan kegiatan kearsipan selanjutnya disetujui oleh biro/bagian yang mempunyai arsip dengan syarat peminjaman berdasarkan keperluan kebutuhan perkantoran, kemudian peminjam menulis di lembar peminjaman yang sudah disediakan dan hal yang terakhir yang harus dilakukan yaitu pencarian dokumen yang berdasarkan dokumen yang dibutuhkan oleh peminjam.
Arsip aktif atau inaktif bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur/ditentukan prosedur/tata cara peminjamannya, baik untuk keperluan intern maupun ekstern organisasi.
Hal-hal yang perlu diatur dalam tata cara peminjaman arsip antara lain: 1. 2. 3.
Siapa yang berwenang memberi ijin peminjaman.
Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip.
Penetapan jangka waktu peminjaman.
4.
Tata cara peminjaman arsip.
5.
Semua peminjam arsip harus dicatat pada Lembar Peminjam Arsip.
Dengan adanya pengaturan tersebut, maka peminjaman arsip dapat dilakukan dengan
tertib dan lancar. Pencatatan tentang peminjaman arsip hendaknya dilakukan dengan formulir khusus yang disebut bon pinjam/out slip atau Lembar Peminjaman menggunakan
Arsip. Lembar Peminjaman Arsip diisi rangkap 3 dengan fungsi masing-masing yaitu sebagai berikut: 1.
Lembar Peminjaman Arsip I (Putih) disimpan oleh Penyimpan Arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti peminjaman.
2.
Lembar peminjaman Arsip II (Hijau) oleh Penyimpanan Arsip diletakkan di tempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam.
3.
Lembar Peminjaman Arsip III (biru) disertakan pada peminjam.
Lembar Peminjaman Arsip I (Putih) yang telah diisi oleh ditandatangai peminjam, disimpan pada file mengingat (ticker file) atau file tindak lanjut (follow up file) berdasarkan sistem tanggal. Gunanya adalah sebagai alat bantu untuk mengingatkan kembali bilamana arsip tersebut harus dikembalikan. Berikut adalah contoh formulir peminjaman arsip berukuran 15cmx10m yang berisikan kolom-kolom mengenai keterangan peminjaman, seperti: Pengirim/Tujuan Dokumen, Isi Surat, Nama Peminjam, Paraf Peminjam, Tanggal Kembali, Tanggal Surat, Tanggal Peminjaman, dan Unit Kerja Peminjam.
Tabel 2.4 Contoh Lembar Peminjaman Arsip
Departemen
No. :
Pusat Penyimpanan Arsip/
LEMBAR PEMINJAMAN ARSIP
Unit Pengolah
*Arsip-arsip yang tercantum di bawah ini dipinjam hanya untuk keperluan dinas *Tidak dibenarkan untuk menambah dan/atau mengurangi sesuatupun dari berkas
*Harus dikembalikan dalam keadaan utuh/lengkap kepada Pusat Penyimpanan
Arsip/UP.
No.
Kode & Pokok Indeks
Kode & Masalah
Masalah
Jumlah
Penyimpanan
Catatan
Berkas
Urut
*HARAP JANGAN DICABUT LEMBAR PEMINJAMAN INI*
Nama Peminjam
Tanggal Pengembalian :
:
Jabatan
:
Unit Pengolah
Tanggal Peminjaman :
:
(Tiap peminjaman
perpanjangan harus
seijin
Pusat
Penyimpanan Arsip Tanda tangan
.....................
Kepala
Pusat
Penyimpanan
Arsip/Kepala Biro
NIP
..................... NIP
Sumber:Tata Kearsipan Sedarmayanti,( 2003:78) Menurut Amsyah yang dimaksud dengan peminjaman adalah keluarnya asrip dari file karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi. Karena arsip tersebut dipinjam oleh orang lain dan bukan oleh petugas file itu sendiri, maka keluarnya arsip dari file haruslah dicatat. Bahkan, kalau perlu, biar petugas file sendiri yang mempergunakan, terutama bila agak lama, sendiri yang mempergunakan, terutama bila agak lama, seyogianya juga dilakukan pencatatan. Sistem pengawasan ini perlu agar semua dokumen dapat diketahui apakah sedang berada di dalam file atau sedang di luar file. Setiap sistem, baik untuk perkantoran yang besar maupun kecil, hendaknya dapat membantu petugas untuk dapat mengetahui odkumen yang sedang berada di luar file, siapa yang mempergunakan, kapan waktunya dipinjam, dan bilamana dokumen tersebut akan dikembalikan.
Ada berbagai cara permintaian peminjaman arsip dilakukan, antara lain melalui telepon, melalui titipan pesanan, atau datang sendiri.
Disarankan agar petugas file, sekretaris, atau karyawan lain, menyediakan formulir
untuk keperluan pencatatan peminjaman arsip. Di samping pencatatan dengan fomulir
khusus, petugas dapat juga mempergunakan buku, kalender meja, atau cara pencatatan lainnya. Tetapi cara yang paling efisien dan efektif adalah dengan formulir peminjaman
(outslip). Contoh formulir peminjaman arsip seperti tabel 2.1 dengan adanya formulir peminjaman kegiatan kearsipan akan berjalan dengan baik dan keberadaan arsip yang akan
dipinjam jelas keberadaannya hal ini terbukti dengan pengisian formulir peminjaman oleh
peminjam dokumen. Selain itu cara mengorganisir formulir peminjaman yaitu dengan cara setiap peminjam yang akan meminjam sebuah dokumen untuk kepentingan kegiatan
perkantoran terlebih dahulu peminjam mengisi formulir peminjaman secara lengkap dan perlu ada pengawasan pada saat peminjaman arsip. Tiap permintaan melalui telepon atau lisan yang sudah dilayani sebaiknya segera dicatat pada formulir peminjaman. Formulir tersebut dapat dalam bentuk ketikan yang difotokopi, stensilan, atau cetakan. Bila mungkin, setiap peminjaman hendaklah dilakukan penandatanganan (paraf) pada kolom yang tersedia di atas formulir peminjaman. Tetapi bila tidak, mungkin karena yang meminjam adalah atasan sendiri, maka pencatatan tetap dilakukan sebagaimana prosedur biasa, hanya kolom paraf dikosongkan. Untuk setiap peminjaman diperlukan pengisian dua lembar formulir peminjaman yang ditulis dengan bantuan kertas karbon. Kedua lembar formulir tersebut dipergunakan oleh petugas sebagai alat bantu untuk mengetahui dan memperoleh keterangan mengenai peminjaman, dan pengecekan harian terhadap arsip-arsip yang dipinjam. Kepada peminjamnya sendiri tidak perlu diberi formulir. Formulir peminjaman lembar prtama dipergunakan untuk dua cara, yaitu: 1)
Sebagai pengganti dari satu dokumen yang keluar file.
2)
Sebagai pengganti untuk satu map dokumen yang keluar file.
Untuk cara pertama, pada tempat surat yang dipinjam ke luar disisipkan selembar penunjuk-keluar (out-guide) yang terbuat dari karton manila dengan ukuran seperti kertas surat folio atau kuarto. Pada out-guide tersebut ditempelkan kantong tempat formulir peminjaman dimasukkan serta label “keluar” (out) warna merah di pinggir atasnya. Pada cara kedua, pada bagian dalam belakang dari map yang semua suratnya dipinjam ke luar file, ditempelkan kantong map yang menjadi tempat formulir peminjaman disimpan. Pada pinggir atas map diletakkan label “keluar” (out) dengan warna merah.
peminjaman semua isi map, hendaklah diusahakan agar mapnya jangan dibawa Untuk
ke luar. Sebaiknya petugas memasukkan semua surat yang dipinjam tersebut dalam sebuah map-pembawa yang terbuat dari bahan yang lebih kuat dengan warna khusus. Peminjam
dapat membawa map-pembawa dengan berbagai surat di dalamnya ke mana-mana sesuai
keperluan, dan mengembalikan map-pembawa tersebut beserta isi-isinya bila waktu pinjaman sudah sampai. pengembalian
Dengan adanya label out warna merah maka setiap kali petugas menarik laci filling
cabinet, dapat segera diketahui letak map-map dari surat yang dipinjam ke luar file.
Formulir peminjaman lembar kedua dipergunakan sebagai alat bantu untuk
memeriksa (mengecek) surat-surat yang harus kembali ke file pada setiap harinya. Formulir tersebut dimasukkan ke dalam file pengingat (tickler file) atau file tindak lanjut (follow up
file, pada susunan tanggal-kembali. Sebagaimana sudah dibahas sebelumnya, bahwa tickler file adalah suatu kotak yang berisi kartu-kartu pengingat. Tickler file untuk kartu berisikan kartu-kartu penyekat yang berlabelkan angka-angka penanggalam almanak 1 s.d. 31 dan 12 kartu dengan label nama bulan Januari s.d. Desember. Formulir peminjaman dimasukkan dalam tickler file pada penunjuk tanggal pengembalian surat. Sedangkan pemakaian tickler file, petugas dapat melakukan pengecekan, misalnya untuk mengetahui apakah ada surat yang harus dikembalikan pada hari tertentu. File ini dicek setiap hari oleh petugas atau sekretaris. Berikut contoh tickler file adalah:
Sumber: www.google.com Gambar 2.9 Tickler File Cara pencatatan peminjaman dan pemakaian out-label, out-guide, kantong peminjaman, dan formulir peminjaman juga berlaku sama untuk surat dan dokumen yang disimpan pada alat penyimpanan lain seperti map-ordner dan lain-lain. Hanya untuk peralatan
adanya modifikasi, terutama pada cara penempatan kantong dan peletakan outtersebut perlu
label atau out-guide. 2.1.6 Penyusutan Arsip
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip,
pemusnahan arsip dan penyerahan. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, maka yang dimaksud dengan penyusutan
arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan jalan:
1.
Pemindahan arsip in-aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing
2.
3.
masing. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional
Arsip
Bernilai
Tak Bernilai
Musnah
Arsip Aktif
Arsip Inaktif
Arsip Statis
Jadwal Retensi
Gambar 2.10 Prosedur Penyusutan Arsip Menurut
gambar
2.4
prosedur
penyusutan
arsip
yaitu
bermulai
dari
mengklasifikasikan/memilah-milah arsip yang akan melakukan kegiatan pengurangan arsip
dengan cara yaitu memisahkan arsip bernilai dan arsip tidak bernilai. Apabila arsip yang sudah tidak bernilai arsip tersebut akan di musnahkan di arsip pusat, sedangkan arsip yang bernilai artinya arsip yang masih aktif nilai penggunaanya dalam suatu unit, arsip inaktif
yaitu arsip yang sudah tidak digunakan lagi namun disimpan di arsip pusat sedangkan arsip
statis yaitu arsip yang masa penyimpanannya seumur hidup yang sewaktu-waktu masih dapat diperlukan kemudian setelah di klasifikasikan arsip tersebut yaitu mengadakan jadwal retensi
untuk dimusnahkan. 2.1.7 Jadwal/Daftar Retensi Arsip
Menurut Barthos (2009:110-111) Jadwal Retensi adalah suatu daftar yang memuat
kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian, jadwal retensi merupakan suatu daftar yang menunjukkan:
1.
Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja). Sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in aktif).
2.
Jangka waktu penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
Guna jadwal (daftar retensi) adalah: 1.
Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif
2.
Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif.
3.
Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
4.
Menjamin pemeliharaan arsip in aktif yang bersifat permanen.
5.
Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, jadwal retensi arsip disusun oleh suatu panitia yang fungsi dan kegiatan kantor/organisasinya masing-masing. Dalam melaksanakan tugasnya, panitia tersebut perlu mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara, sepanjang mengenai masalah kepegawaian.
2.1.8 Metode Penyusutan
Sebelum dilaksanakan penyusutan terlebih dahulu diadakan penilaian terhadap berkas
arsip. Setelah itu baru diadakan atau dilaksanakan penyusutan atau pemindahan arsip. Menurut Sedarmayanti (2003) ada 2 macam Metode Penyusutan, yaitu:
1.
Metode berkala
Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan berakhir, maka arsip aktif
disusutkan sekaligus pada periode tersebut. a.
Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu.
b. c. 2.
Metode berkala 2 kali dalam jangka waktu tertentu.
Metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum. Metode berulang-ulang atau terus menerus
Adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu
periode tertentu. 2.1.9
Pelaksanaan Penyusutan Pelaksanaan penyusutan dapat dibagi 3, yaitu: 1)
Penyusutan arsip dari aktif ke in-aktif
2)
Pemusnahan arsip.
3)
Penyusutan arsip Instansi ke Arsip Nasional.
Langkah-langkah umum pelaksanaan penyusutan: 1)
Menyiangi, yaitu memilih/mengambil yang tidak berguna, supaya arsip berkurang.
2)
Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan disusutkan.
3)
Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan.
Tabel 2.5 Contoh Rancangan Jadwal Retensi Arsip Masalah
Sub Masalah
Judul Berkas
Retensi Aktif
Keterangan Inaktif
Musnah
Permanen
Nota usul formasi
1tahun setelah disetujui
Lamaran ditolak
1tahun setelah pengumuman penolakan
yang
Izin tidak masuk kerja
Izin tidak masuk kerja atas permintaan intstansi lain.
Tugas belajar
1tahun setelah tidak Diperpustakaan lagi
1tahun setelah dilaksanakan dan tidak ada masalah 1tahun setelah dilaksanakan dan tidak ada masalah 1tahun setelah dilaksanakan dan tidak ada masalah
Musnah
Musnah
Musnah
Musnah
Musnah
Sumber: Tata Kearsipan, Sedarmayanti (2003:108) 2.2
Pengertian Sistem Elektronik/Digital Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan, lembaga atau instansi
pemerintahan, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan, lembaga atau instansi pemerintah, baik yang berskala kecil maupun besar. Berikut ini definisi sistem secara umum menurut Jogiyanto (2005:1)“ suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. Setiap sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yang mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang dihasilkan. Dengan kata lain suatu sistem akan dikatakan berhasil kalau pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya. Sistem yang tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sistem kearsipan elektronik adalah sistem penyimpanan dokumen secara elektronik yang memiliki kabinet virtual dan berisi map virtual dengan tujuan agar pada saat dokumen tersebut dibutuhkan tidak membutuhkan waktu yang lama (Sugiarto,2005: 123). Sedangkan menurut (Jefferson,2001), electronic document management system is all documens are strored on CD-WORM ( Compact Disc-Write Once Read Many) disk. Dari kedua pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan elektronik adalah sistem atau tata cara kearsipan elektronik yang mana dokumen disimpan didalam
Compact Disc dengan tujuan agar dokumen tersebut dapat ditemukan dengan Hard disc atau
cepat apabila dibutuhkan. 2.2.1 Manfaat Sistem Kearsipan Elektronik
Sistem kearsipan elektronik memiliki beberapa manfaat, menurut (Sukoco,2006: 112)
manfaat tersebut, yaitu: a.
meninggalkan meja kerja.
Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa
b.
Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
c.
Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
d.
Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya melihat di layar monitor atau meng-print-nya tanpa dapat mengubahnya.
e.
Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar ( 1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF ) atau kurang lebih 700 lembar gambar ( 1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG).
f.
Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisisr karena tersimpan secara digital.
g.
Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun akan klien akan mudah dilakukan melalui LAN maupun internet.
h.
Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
i.
Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan merecovery dokumen kertas yang telah sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan.
2.2.2 Kendala dalam Sistem Kearsipan Elektronik Menurut Skupsky (dalam Sukoco, 2007) organisasi yang menerapkan sistem kearsipan digital/elektronik perlu mempertimbangkan hal-hal negative berikut: 1.
Adanya
peluang
untuk
memanipulasi
arsip,
memodifikasi, atau menghapus dalam segala cara.
menciptakan,
menyimpan,
2.
Kesulitan untuk berbagi arsip karena format arsip maupun ketersediaan jaringan
maupun akses untuk berbagi arsip dengan yang lain.
3.
Kemungkinan rusaknya arsip setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang virus atau terhapus secara permanen karena tidak
sengaja.
2.2.3 Peralatan dan Perlengkapan Sistem Kearsipan Elektronik Peralatan dan Perlengkapan kearsipan elektronik terdiri dari 3 macam
(Sugiarto,2005: 123) yaitu : a.
Hardware ( Perangkat Keras) Perangkat keras komputer yaitu bagian fisik dari komputer. Secara garis besar, perangkat keras terdiri dari 3 macam, yaitu:
1.
Perangkat input
Perangkat input menyediakan informasi kepada sistem komputer dari dunia luar. Alat input terdiri dari: papan ketik ( keyboard), pointing device ( misalnya: mouse, touch screen, light pen, digitizer graphics tablet), scanner ( misalnya magnetic ink character recognition, optical data reader atau optical character recognition reader), sensor (misalnya: digitizing camera), voice recognizer ( misalnya: microphone) dan lain sebagainya. 2.
Perangkat pemrosesan
Central Processing Unit (CPU) merupakan pusat pelaksanaan informasi didalam sistem komputer. 3.
Perangkat output
Perangkat output yaitu perangkat yang digunakan untuk menampilkan hasil pengolahan data oleh komputer. Perangkat output ini terdiri dari: monitor, printer dan speaker. b.
Software (perangkat lunak) Software yaitu program yang berupa komponen-komponen dan mengintegrasikan komponen tersebut sehingga dapat mengolah data menjadi informasi. Contoh software yang digunakan pada program aplikasi arsip digital yaitu Macromedia Dreamweaver MX dan MYSQ
c.
Peralatan pendukung
Peralatan pendukung yaitu perlatan-peralatan yang digunakan sebagai tempat penyimpanan fisik arsip. Peralatan pendukung seperti: Lemari, map, filling
cabinet, kartu kendali, guide, dan sebagainya.
2.2.4 Pengamanan dan Pengendalian Sistem Kearsipan Elektronis
Menurut (Sugiarto,2005: 140), secara garis besar ada dua jenis pengendalian dalam
sistem dengan menggunakan komputer, yaitu pengendalian umum (generla control) dan pengendalian aplikasi (application control). Pengendalian umum memberikan standar dan
pedoman yang harus diikuti oleh karyawan dalam menjalankan tugas masing-maisng (pengendalian yang berorientasi ke prosedur). Sedangkan pengendalian aplikasi lebih
mengarah kepada pengendalian yang berkaitan dengan kecermatan data dalam suatu aplikasi
khusus (pengendalian yang berorientasi ke data). 2.3
Perancangan Program Menurut (Laudon,2008) ada beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk
mengembangkan suatu program. Langkah-langkah ini dilakukan agar pengembangan program yang dilakukan dapat terencana dengan baik. Langkah-langkah tersebut diantaranya: 1.
Mendefinisikan/mengidentifisikan masalah
2.
Memilih bahasa pemograman
3.
Merancang pemograman
4.
Pemograman
5.
Pengetesan kesalahan
Dalam merancang suatu program yang membentuk yang berbasis databse. Perlu penanganan secara khusus dan penyesuaian dengan kebutuhan akan program. Sebelum mengetahui lebih jauh mengenai perancangan suatu program terlebih dahulu akan dibahas mengenai database. 2.3.1 Database Menurut (Sutabri,2003: 2) database adalah sekumpulan informasi yang saling berhubungan satu sama lain, yang disimpan dan diorganisir untuk suatu tujuan atau kegunaan tertentu. Sedangkan menurut (Mannino,2007) database is language and graphical tools to define entities, relationship, integrity constratints, and authorazation rights” (database adalah bahasa dan alat penggambaran untuk mengartikan entitas, hubungan, dan integrasi serta hak cipta). Sedangkan (Yuliana, 2007) berpendapat bahwa databse merupakan 21 komponen
dasar dari sebuah sistem informasi dan pengembangan serta penggunaannya sebaiknya dipandang dari perspektif kebutuhan organisasi.
Dari beberapa definisi mengenai database di atas, dapat disimpulkan bahwa database
adalah komponen dasar dari sebuah sistem informasi yang berisi hubungan antara satu entitas
dengan entitas lainnya yang diolah untuk mencapai tujuan tertentu. Dari pengertian diatas dapat dilihat bahwa menurut Sutabri (2003) sistem database mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu:
1.
Bersifat data oriented bukan program oriented.
2.
Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah
3.
databasenya.
Dapat berkembang dengan mudah baik volume maupun strukturnya.
4.
Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.
5.
Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.
6.
Kerangkapan data (data redundancy) minimal.
Keenam kriteria tersebut membedakan secara nyata antara file database dan file tradisional yang bersifat program oriented, yaitu hanya dapat digunakan oleh suatu program aplikasi dan sering terdapat kerangkapan data serta hanya dapat digunakan dengan satu cara tertentu saja. dalam database terdapat jenjang atau urutan data mulai dari kumpulan yang terkecil sampai terbesar. Yang termasuk ke dalam jenjang data adalah: a.
Characters : merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus (special characters) yang membentuk suatu item atau field.
b.
Field : mempresentasikan suatu atribut dari record yang menunjukan suatu item dari data, misalnya nama, alamat dan lain sebagainya. Kumpulan dari field membentuk suatu record. Field harus diberi nama untuk membedakan field yang satu dengan yang lainnya. Field representation adalah field (karakter, teks, tanggal, angka dan sebagainya), lebar field adalah ruang maksumum yang dapat diisi dengan karakter-karakter data. Field value adalah isi dari field untuk masing-masing record.
c.
Record
:
kumpulan
dari
field
membentuk
suatu
record.
Record
menggambarkan suatu unit data individu yang tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file. Misalnya file personalia, tiap-tiap record dapat mewakili data tiap-tiap karyawan.
d.
File : file terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data
yang sejenis. Misalnya file mata pelajaran berisi data tentang semua mata pelajaran yang ada.
e.
Database merupakan kumpulan dari file atau tabel membentuk suatu database.
2.3.2 Flow Chart System
Langkah awal mendesain program dapat dimulai dengan suatu bagan alir sistem
(system flow diagram) yakni bagan alir yang memberikan gambaran luas keseluruhan operasi tanpa penguraian semua langkah input spesifik, luas keseluruhan operasi tanpa penguraian
semua langkah input spesifik, pengolahan dan output yang sebenarnya akan dilaksanakan. Suatu bagan alir sistem memasukan komponen-komponen dari beberapa program komputer
yang terpisah. Symbol-symbol standar ANSI untuk bagan sistem adalah sebagai berikut
(Amsyah,2005) Tabel 2.6 Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir Sistem Flowchart Simbol Keterangan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Simbol proses. Mewakili langkah proses utama dalam suatu sistem. Dapat merupakan bagian program atau keseluruhan program yang dirinci dengan bagan alir terpisah. Sistem input atau output. Untuk menunjukan tiap input data atau output informasi. Mewakili fungsi semua jenis input atau outpu. Simbol dokumen. Mewakili dokumen kertas, laporan, sumber data atau output hardcopy.
Simbol alat simpan off-line. Menyatakan alat simpan yang tidak berhubungan langsung dengan komputer termasuk kertas, kartu dan media magnetik dan optik. Simbol alat simpan online. Dapat digambarkan tiap jenis alat penyimpanan online. Sering digunakan untuk file lain pada media magnetik yang ditunjuk dan diremajakan. Simbol output manual. Menunjukan data yang akan dimasukan ke komputer oleh alat masukan online,
misalnya keyboard terminal. Simbol tampilan. Untuk menunjukan output informasi yang sedang ditampilkan pada alat peraga seperti layer terminal atau plotter. Simbol keputusan. Menunjukan adanya pilihan dari sebuah keputusan, biasanya YA atau TIDAK. Simbol penghubung. Menandai suatu penghubung dari beberapa panah harus atau suatu entry dari atau ke luar ke lain bagan dari bagan alir. Digunakan untuk menyederhanakan bagan alir yang panjang dan banyak panah arusnya. Simbol terminal. Menunjukan permulan, akhir, atau titik interupsi dalam program. Panah arus. Menunjukan arus data melalui sistem dalam urutan proses dan jejak perjalanan data dalam fungsi pengawasan proses.
7. 8.
9.
10.
11.
Sumber: Amsyah, 2005
2.3.3
Data Flow Diagram (DFD)
Dalam merancang suatu sistem dapat dilakukan dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Data flow diagram adalah model yang menggambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data, yang digunakan dalam merancang perangkat lunak atau program sebagai notasi untuk mempelajari desain sistem. Adapun simbol yang digunakan dalam DFD adalah sebagai berikut Tabel 2.7 Empat Elemen Penyusunan DFD 1.
Kesatuan Luar (Eksternal Entity atau Terminator)
2.
Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Sedangkan entity sendiri adalah organisasi, tempat, hal atau kejadian yang informasinya disimpan dan dipelihara. Arus data ( Data flow) Arus data di DFD diberikan simbol suatu
panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data (data store) dan kesatuan (eksternal entitiy). Arus data ini menunjukan arus dari data yang berupa input untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti.
3.
4.
Proses (Process) Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh satu orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditujukan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol persegi panjang tegak dengan sudut tumpu.
Simpanan Data (Data Storage) Simpanan data merupakan simpanan data yang berupa: suatu file atau database sistem komputer, suatu arsip atau catatan manual, suatu kotak tempat data di meja dan suatu agenda atau buku. Simpanan data digambarkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.
Sumber: Sutabri, 2003 2.3.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Setelah seorang analis sistem melakukan survey terhadap sistem yang akan dibuat, maka langkah selanjutnya adalah merancang sistem tersebut ke dalam suatu model tertentu. ERD merupakan bentuk atau model data konseptual (Conseptual Data Model/CDM). Dari model konseptual ini selanjutnya dituangkan dalam bentuk atau model fisik (Physical Data Model/PDM). Biasanya PDM ini dituangkan dalam bentuk relasi antar tabel. Sedangkan arti dari entitas (entity) itu sendiri menurut Heryanto (2007:12) adalah orang, tempat, hal atau kejadian yang informasinya disimpan dan dipelihara. Untuk menggambarkan keseluruhan dari proses yang akan dilakukan oleh sistem informasi yang akan dibangun diperlukan pemodelan data (Data Modelling). Salah satu pemodelan data yang biasa digunakan adalah ERD (Entity Relationship Diagram). ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukan informasi yang dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. Entity Relationship Diagram (ERD) atau diagram hubungan antar entitas merupakan hasil akhir dari proses analisis terhadap sistem yang ditinjau yang dilakukan oleh seorang analis sistem. Tidak jauh berbeda dengan DFD, ERD juga menggunakan simbol-simbol khusus untuk menggambarkan elemen-elemen ERD. Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan. Tabel 2.8 Elemen-elemen ERD
1.
Entitas (Entity)
Entitas dapat berupa orang kerjadian atau benda dimana data akan dikumpulkan. Untuk menjadi sebuah entitas, suatu objek harus menampilkan beberapa kali event. Sebagai contoh, jika sebuah firma hanya memiliki 1 gudang, makan gudang tersebut tidak menjadi entitas. Berbeda bila perusahaan memiliki beberapa gudang. Gudang-gudang tersebut bisa menjadi entitas jika perusahaan ingin menyimpan data untuk setiap anggota dari gudang.
Identifier
2.
Properti (Attribute) Properti merupakan informasi yang diambil tentang sebuah entitas. Nama properti haruslah merupakan kata benda dan ketika digunakan dalam suatu organisasi dimasukan dalam model. Properti dari entitas harus digunakan oleh minimal 1 proses bisnis yang dipecah dalam detail.
Atribute-name
Atribute-name
3.
Hubungan (Relationship)
4.
Menunjukan hubungan antara dua entitas yang dideskripsikan dengan kata kerja.
Relationship-name Sumber: Al Fatta, 2007
Heryanto (2007) berpendapat bahwa terdapat 3 (tiga) hubungan antar entitas yaitu: 1.
Relasi Entitas Satu ke Banyak (One to Many Relationship)
Relasi entitas satu ke banyak merupakan hubungan antara satu entitas dengan entitas lainnya, dimana record dalam suatu tabel memiliki kesesuaian dengan record dalam tabel lain. Tapi, salah satu record dalam tabel tersebut hanya memiliki kesesuaian dalam tabel lain.
Entitas 1
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 2
Entitas 3
Entitas 3
Entitas 4
Entitas 4
Gambar 2.11 Entitas Satu ke Banyak 2.
Relasi Entitas Banyak ke Banyak (Many to Many Relationship)
entitas banyak ke banyak merupakan hubungan antara satu entitas dengan Relasi
entitas lainnya, dimana sebuah record dalam suatu tabel memiliki banyak kesesuaian dengan banyak record dalam tabel lain.
Entitas 1
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 2
Entitas 3
Entitas 3
Entitas 4
Entitas 4
Gambar 2.12 Entitas Banyak ke Banyak
3.
Relasi Entitas Satu ke Satu (One to One Relationship)
Relasi entitas satu ke satu merupakan hubungan antara satu entitas dengan entitas lainnya, dimana setiap record dalam suatu tabel hanya memiliki satu record dalam suatu tabel hanya memiliki satu record yang memiliki kesesuaian dengan tabel lain, begitupun sebaliknya.
Entitas 1 Entitas 2
Entitas 1 Entitas 2
Entitas 3
Entitas 3
Entitas 4
Entitas 4
Gambar 2.13 Entitas Satu ke Satu 2.4
Software yang Digunakan Menurut Quible (2005:423), software umumnya disertai dengan lisensi perangkat
lunak, yang memberikan hak untuk menginstal dan menggunakan program ini hanya pada satu komputer. Ketika lisensi situs dibeli, organisasi dapat menginstal dan menggunakan program pada jumlah tertentu dari komputer, meskipun program ini kemungkinan akan diinstal pada salah satu server dan kemudian diakses melalui jaringan. Dalam merancang dan membuat software yang menunjang dalam pembuatan aplikasi. Software yang digunakan
dalam merancang dan membuat proyek aplikasi arsip digital adalah Macromedia
Dreamweaver MX dan Media Browser seperti Mozilla, Google Chrome, Internet Explorer.
1.
Macromedia Dreamweaver MX
Macromedia Dreamweaver
MX adalah salah satu software berbayar yang dapat
mempermudah dalam pembuatan halaman web ataupun untuk melakukan penyuntingan HTML yang sudah ada. Aplikasi ini diperkembangkan oleh Macromedia yang kini telah diambil alih oleh Adobe. Aplikasi ini pada sekitar tahun 1990-an penggunaannya semakin meluas. Macromedia Dreamweaver sekarang terdapat dalam versi Macintosh serta Windows, dan
memegang lebih kurang 80 % dari pasaran HTML yang profesional. Macromedia Dreamweaver
merupakan software webdesign yang paling banyak digunakan di dunia. Dengan Macromedia ini kita akan banyak belajar mengenai penggunaan Spry Fremawork untuk Dreamweaver
keperluan mendesain web yang profesional, di samping itu banyak pula diperoleh informasi mengenai bagaiamana mengubah image atau gambar, membuat template, menggunakan CSS dan membuat web foto album. Macromedia Dreamweaver MX merupakan salah satu software yang mempunyai banyak sekali kemudahan dalam pengoperasiannya namun juga sangat powefull dalam pembuatan website. Salah satu keunggulannya adalah kemudahannya dalam berinetraksi dengan macromedia (Flash), sebuah tools animasi yang sangat populer di inernet. Interface Dreamweaver atas Main menu, Insert Menu, Document Menu dan area kerja, bersama dengan Properties Inspector, panel-panel dan jendela-jendela yang terlihat saat membuka aplikasi ini. Komponen interface adalah: 1.
Bar
a) Main Menu Bar b) Insert Bar c) Documen Bar 2.
Panels
a) Design b) Application c) Files d) Tag Inspector e) Codes
f)
History
3.
Properties Inspector
membuat website atau halaman, Insert bar bagian tools untuk memasukkan Untuk
berbagai macam image, tabel, layer dalam dokumen. Untuk membuka Insert bar, ikuti langkah-langkah berikut :
1.
Klik menu View.
2.
Klik option Toolbar.
3.
Pilih dan klik option Insert. Insert bar akan terbuka.
Fungsi dan kegunaan tools pada Insert Bar adalah sebagai berikut : 1) Common
Sumber :HarisFc.com
·
Gambar 2.14 Common Hyperlink berfungsi untuk link ke lokasi lain dari halaman web, file atau lokasi pada halaman yang sama.
·
Email link berfungsi untuk mengirimkan seseorang email dengan mengklik pada special link. Gunakan tool ini untuk mempermudah link.
·
Named Anchor: Tanda anchor ini adalah istimewa dalam melakukan link, akan membawa user ke bagian lain pada halaman yang sama. Klik nama tombol nama anchor untuk mempercepat membuat link untuk anchor.
·
Insert Table ketika kita anda mengklik tool ini, akan muncul jendela menanyakan jika anda ingin memasukkan informasi dan membuat tabel. Ketika itu selesai, klik pada “OK” dan akan muncul tabel dalam halaman web.
·
Draw Layer Layer bisa membantu ketika mendesain layout untuk halaman. Layer bukanlah tabel, tapi merupakan kotak yang bisa diisi teks, gambar, atau apa saja, dan bisa ditempatkan dimana saja dilayar. Ketika anda mengklik tombol ini, kursor anda akan berubah menjadi salib, dan anda bisa menarik layer pada halaman.
·
Image anda bisa dengan mudah menempatkan gambar dalam halaman web dengan mengklik tombol ini. Ketika anda melakukannya, jendela baru akan muncul. Dari sini, anda bisa membrowser komputer anda untuk mencari gambar yang ingin dimasukkan ke dalam halaman web. Ingat, jika anda berencana
untuk menempatkan halaman anda dalam internet, anda harus menaruh semua gambar yang digunakan dalam web dengan baik.
·
Image Placeholder penempatan gambar bisa digunakan secara efektif dalam web desain. Mereka akan terlihat sederhana, tapi mereka sangat penting.
“image”. Ini merupakan pixel kosong yang bisa digunakan untuk berbagai hal,
seperti membuat ruang antar objek, atau membuat garis dan kotak untuk
layouts.
·
Fireworks HTML jika anda membuat halaman web memakan Macromedia
·
·
Fireworks, anda akan bisa memasukkannya ke dalam halaman Dreamweaver MX dengan menggunakan tool ini. Flash mengijinkan anda memasukkan elemen flash dalam halaman web. Rollover Image suatu efek khusus pada gambar, ketika kursor mouse digerkakan pada gambar maka gambar akan berubah.
·
Navigation Bar ini merupakan garis sederhana yang bisa digunakan untuk beberapa bagian isi halaman web. Klik tombol ini, memutuskan panjang garis horizontal, dan ini akan dimasukkan ke halaman.
·
Date klik tombol ini untuk memasukkan tanggal ke halaman web.
·
Tabular Data memasukkan data ke dalam tabular.
·
Comments komentar bisa digunakan dalam halaman web, tanpa benar-benar muncul pada halaman web. Ini akan membantuk jika anda ingin mengingat sesuatu yang anda desain.
·
Tag Chooser memasukkan spesifik HTML tag dari daftar. Biasanya digunakan oleh Web Developer yang sudah mahir.
2)
Layout
Layout berfungsi untuk membantu membuat layout desain halaman.
Sumber :HarisFc.com
·
Gambar 2.15 Layout Insert Table ketika anda mengklik tool ini, jendela akan muncul menanyakan anda untuk memasukkan informasi untuk membuat tabel. Ketika anda selesai, klik pada “OK” dan tabel akan muncul dalam halaman web anda.
·
Draw Layer Layer yang bisa membantu ketika mendesain layout untuk
halaman. Layer bukanlah tabel, tapi merupakan kotak yang bisa diisi teks, gambar, atau apa saja, dan bisa ditempatkan dimana saja dilayar. Ketika anda
mengklik tombol ini, kursor anda akan merubah menjadi salib, dan anda bisa
3)
menarik layer pada halaman.
Text
Text berfungsi untuk mengedit dan memformat text dalam halaman web.
Sumber :HarisFc.com
·
Gambar 2.16 Text Font Tag Editor ketika anda memiliki font spesial yang anda buat untuk digunakan atau dalam Cascading Style Sheet, anda bisa mengedit tag dengan mengklik icon ini.
·
Bold menebalkan teks yang anda pilih.
·
Italics memiringkan teks yang anda pilih.
·
Strong seperti bold hanya digunakan dalam HTML yang berbeda.
·
Emphasis sama seperti “italic”, hanya “Emphasis” digunakan untuk HTML tag yang berbeda.
·
Paragraph menempatkan ruang antar blocks teks untuk membuat paragraph.
·
Block Quote pilih teks yang diinginkan, suatu teks akan diberi tanda kutip dari sumber lain, dan klik tombol ini untuk mengubah format ke block quote.
·
Heading 1 memilih teks ke ukuran besar.
·
Heading 2 memilih teks ke ukuran sedang.
·
Heading 3 memilih teks ke ukuran kecil.
·
Unordored List membuat daftar angka.
·
List Item mengijinkan anda untuk mengedit teks dari daftar item.
·
Definiton List format otomatis ke daftar untuk definisi.
·
Definition Term format otomatis memasukkan definisi.
·
Definition Description memasukkan dalam arti penuh.
·
Abbreviation memasukkan dalam arti penuh.
·
Acronym memasukkan nama panjang dari acronim.
4)
Frames
Berfungsi untuk mempermudah memformat frames.
Sumber :HarisFc.com
·
Gambar 2.17 Frames Left Frame memasukkan frame pada sebelah kiri.
·
Right Frame memasukkan frame pada sebelah kanan.
·
Top Frame memasukkan frame di atas.
·
·
Bottom and Nested Left Frame memasukkan frame utama dibawah, dan
·
Bottom Frame memasukkan frame disebelah bawah.
sebagian kecil dikiri. Bottom and Nested Right Frame memasukkan frame utama dibawah, dan sebagian kecil dibawah.
·
Left and Nested Bottom Frame memasukkan frame utama disebelah kiri, dan sebagian frame dibawah.
·
Right and Nested Bottom Frame memasukkan frame utama disebelah kanan, dan frame lainnya disebelah bawah.
·
Top and Nested Left Frame memasukkan frame utama diatas, dan frame lainnya disebelah kiri.
·
Top and Nested Right Frame memasukkan frame utama diatas, dan frame lainnya disebelah kanan.
5)
Forms
Berfungsi agar halaman web lebih interaktif, anda bisa memasukkan elemen form.
Sumber :HarisFc.com
·
Gambar 2.18 Forms Form membuat area baru pada halaman web untuk form.
·
Text Field membuat kotak teks untuk user untuk memasukkan data dalam halaman web.
·
Hidden Field bidang yang tersembunyi mengumpulkan informasi tentang
pengunjung lokasi. Informasi menyimpan bidang dikembalikan kepada server ketika format disampaikan.
·
Textarea sama seperti teks field, tapi diijinkan lebih dari satu garis teks untuk
·
Checkbox checkbox mengijinkan users untuk memilih pilihan dari list users
bisa memilih lebih dari satu checkbox. ·
Radio Button radio button mengijinkan user untuk memilih satu pilihan dari
· ·
dimasukkan.
·
daftar. Radio Group memasukkan lebih dari satu radio button pada daftar.
List/Menu membuat menu panah bawah. Jump Menu membuat jump menu. Jump menu membawa users ke lokasi yang berbeda tergantung apa yang dipilih dalam menu.
·
Image Field memasukkan image ke field.
·
File Field membuat file dalam field yang mana akan upload.
·
Button ketika user memasukkan data ke form dan field, harus disampaikan melalui tombol. Tool ini memasukkan tombol pada halaman.
·
Label membuat label untuk field.
·
Fieldset membuat tag untuk elemen group form.
6)
Characters
Beberapa simbol umum dan karakter pada menu ini.
Sumber :HarisFc.com
·
Gambar 2.19 Characters Line Break membuat ruang antar baris.
·
Non-breaking Space membuat ruang antar huruf dan kata.
·
Left Quote membuat tanda kutip kiri.
·
Right Quote membuat tanda kutip kanan.
·
Em Dash memasukkan dash panjang ke halaman.
·
Pound memasukkan simbol poundsterling.
·
Euro memasukkan simbol mata uang Euro.
·
Yen memasukkan simbol mata uang Yen Jepang.
·
Copyright memasukkan simbol copyright.
·
Registered Trademark memasukkan simbol registered trademark.
· ·
Trademark memasukkan simbol trademark.
Other Characters memilih dari tambahan set simbol untuk memasukkan karakter dalam halaman.
Ada beberapa keuntungan yang bisa diperoleh dari penciptaan website melalui Macromedia Dreamweaver, antara lain:
1.
Memudahkan dalam mengatur halaman web.
2.
Web yang dibuat tersusun secara hirarki.
3.
Memudahkan dalam menyebarkan halaman sistus (website).
4.
Kita bisa menentukan teknologi server side yang digunakan.
5.
Memudahkan dalam pengaturan CSS (Cascading Style Sheet).
2.
MySQL
MySQL merupakan database yang paling digemari dikalangan programmer Web, dengan alasan bahwa program ini merupakan database yang sangat kuat dan cukup stabil untuk digunakan sebagai media penyimpanan data. Sebagai sebuah database server yang mampu untuk memanajemen database dengan baik, MySQL terhitung merupakan database yang paling digemari dan paling banyak digunakan dibanding database lainya. Di dalam dunia internet, MySQL dijadikan sebagai sebuah database yang paling banyak digunakan selain database yang bersifat share ware seperti Ms Access, penggunaan MySQL ini biasanya dipadukan dengan menggunakan program aplikasi PHP, karena dengan menggunakan kedua program tersebut diatas telah terbukti akan kehandalannya dalam menangani permintaan data. Kemampuan lain yang dimiliki MySQL adalah mampu mendukung Relasional Database Manajemen Sistem (RDBMS), sehingga dengan kemampuan ini MySQL akan mampu menangani data-data sebuah perusahaan yang berukuran sangat besar hingga berukuran Giga Byte. Hal lain yang perlu anda ketahui mengenai MySQL adalah bahwa MySQL merupakan sebuah software database yang bersifat Free (gratis) karena MySQL dilisensi dibawah GNU General Public License (GPL). Dengan adanya keadaan seperti itu maka anda dapat menggunakan software database ini dengan bebas tanpa harus takut dengan lisensi yang ada.
3.
Browser
Sebuah browser adalah sebuah aplikasi perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk menayangkan dan berinteraksi dengan tulisan, gambar, video, musik dan
berbagai informasi lainnya yang terdapat pada halaman Web di sebuah situs di World Wide
Web atau di jaringan LAN lokal. Web browser memungkinkan pengguna secara cepat dan mudah mengakses informasi yang diberikan oleh banyak situsWeb dengan cara menjelajahi
link tersebut.
Ada beberapa Web browser yang dapat di gunakan di komputer, yaitu Mozilla
Firefox, Opera, Explorer.Walaupun Web kebanyakan digunakan untuk mengakses World
Wide Web, browser juga dapat digunakan untuk mengakses informasi di Web server di dan isi dari file system di harddisk. jaringan lokal
