BAB II TINJAUAN PUSTAKA
II.1 Komunikasi Organisasi Pentingnya komunikasi bagi manusia tidak dapat dipisahkan lagi, begitu juga dengan halnya pada organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik, suatu organisasi dapat berjalan dengan lancar dan berhasil. Pengertian organisasi menurut Schein (1982) adalah “ suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui otoritas dan tanggung jawab” (Arni Muhammad 2002:23 ) Maka dari itu disimpulkan bahwa komunikasi organisasi merupakan komunikasi yang terjadi didalam suatu organisasi, dimana melibatkan sejumlah orang yang memiliki tujuan dan kepentingan bersama. Mengenai hubungan organisasi dengan komunikasi, William V. Hanney dalam bukunya, Communication and Organizational Behavior, Menyatakan organisasi terdiri atas sejumlah orang; ia melibatkan keadaan saling bergantung; ketergantungan
memerlukan
koordinasi,
koordinasi
memasyarakatkan
komunikasi. Oleh karena itu untuk dapat berkoordinasi dan berkomunikasi dengan baik dibutuhkan suatu manajemen yang baik, manajemen dan organisasi dapat diibaratkan sebagai jiwa dan raga. Organisasi dan manajemen adalah merupakan kesatuan yang utuh dan tidak dapat terpisahkan dari yang lainnya.
7
Didalam aktivitas manajemen terdapat orang yang memimpin dan di pimpin, yang hanya dapat terjadi jika terdapat komunikasi efektif antara ke dua belah pihak. Secara garis besar komunikasi dua arah antara pimpinan dan karyawan dapat berlangsung dikarenakan adanya komunikasi internal, komunikasi ekternal dan komunikasi informal. Komunikasi internal adalah merupakan komunikasi antara pimpinan dan karyawan yang didasarkan oleh komunikasi dua arah, agar tercapainya kesepakatan bersama. Dalam komunikasi ini sering kali desas desus menyebar dan dalam tempo singkat, oleh sebab itu disinilah tugas humas, yaitu meluruskan, metraralisirkan, interprestasikan yang salah sehingga berada dalam proporsi yang sebenarnya. Tujuan komunikasi yang horizontal adalah (R. Wayne Pace.Don.F. Faules 2006, Hal. 195-196) :adalah sebagai berikut, a. b. c. d. e. f.
Sebagai koordinasi penugasan kerja. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan Untuk memecahkan masalah Untuk memperoleh pemahaman bersama Untuk mendamaikan, beruding dan menengahi perbedaan Untuk menumbuhkan dukungan antar personal ‘
Tujuan Komunikasi Internal menurut Onong Uchjana (2007:128) dalam buku Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek, komunikasi Eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi; Komunikasi Eksternal terdiri atas dua jalur secara timbal balik yaitu : a. Komunikasi dari masyarakat kepada organisasi yang merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komukasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada masyarakat itu menimbulkan efek yang sifatnya controversial yang disebut opini public.
8
b. Komunikasi dari organisasi kepada masyarakat yang pada umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikin rupa sehingga masyarakat merasa memiliki keterlibatan seperti adanya hubungan batin. Komunikasi dari organisasi kepada masyarakat dapat melalui bentuk seperti majalah organisasi, press relese, brosur, leafleat dll. Didalam komunikasi ini pimpinan tidak turun langsung kecuali adalah masalah yang tidak dapat diwakilkan oleh orang lain. c. Komunikasi Informal didalam buku R. Wayne Pace DonF. Faules (2006;199-2000), karyawan berkomunikasi antara karyawan tanpa mengindahkan posisi dalam organisasi, dan faktor-faktor yang mengarahkan aliran informasi bersifat pribadi. Karena informasi informal / personal ini muncul dari interaksi di antara orang-orang, informasi ini tampaknya mengalir dengan arah yang tidak dapat diduga. Kegiatan Family Gathering termasuk komunikasi ini, karena didalam kegiatan ini segenap staf karyawan dan pimpinan saling berinteraksi atau berkomunikasi, tanpa melihat jabatan atau kedudukan, yang kemudian akan tercipta suasana ramah tamah keakraban serta rasa saling kebersamaan.
II.2. Humas Menurut Howard Bonham, yang dikutip oleh Oemi Abdurrachman ( 1994:25) humas adalah “ Suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap seseorang atau organisasi atau badan. Sedangkan menurut Frank Jefkins (1992:9) “Sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun keluar, antara suatu organisasi dengan semua masyarakat dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian” Terkait dengan Hubungan Masyarakat, The International Public Relations Assosiation dalam Rumanti (2002:11) memberi definisi humas sebagai berikut : Public Relations is management Function, of continuing and planned character, through which public and private organzations and institutions seek to win and
9
retain the understanding, symphaty and support of those with whom there are or may be concered by evaluating public opinion about themselves,in prder to correlate. As far as possible their own policies and procedures, to achive by planned and widespread information more productive cooperation and more efficient fulfillment of their common interest. ( Samson, Public Relations en Voorlighting, 120/10 ) Definisi tersebut dapat diterjemahkan sebagai berikut, Public Relations merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi-organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya, dengan cara menilai opini publik mereka, dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerja sama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas. Menurut para pakar, hingga saat ini belum terdapat konsensus mutlak tentang definisi dari Public Relations/Humas. Ketidakpastian tersebut disebabkan, 1. Beragamnya definisi public relations yang telah dirumuskan baik oleh para pakar maupun professional public relations/ Humas didasari perbedaan sudut pandang mereka terhadap pengertian Humas. 2. Perbedaan latar belakang, misalnya definisi yang dilontarkan oleh kalangan akademisi perguruan tinggi tersebut akan lain bunyinya dengan apa yang diungkapkan oleh kalangan praktisi ( Public Relations Praticioner ) 3. Adanya indikasi baik teoritis maupun praktisi bahwa kegiatan kehumasan itu bersifat dinamis dan fleksibel terhadap perkembangan dinamika kehidupan masyarakat yang mengikuti kemajuan jaman, khususnya memasuki era globalisasi dan millennium ketiga saat ini ( RosadyRuslan , 2006:15)
10
John. E. Marston dan Kusumastuti (2002:14), memberikan definisi yang
bersifat
umum
yaitu:
“Public
Relations
is
planned,
persuasive
communication designed to influence significant public”. Definisi ini dapat diartikan bahwa Public Relation adalah komunikasi persuasive (bersifat membujuk) yang dirancang dengan tujuan mempengaruhi khalayak yang dituju. Dari definisi ini terlihat bahwa tujuan humas adalah membujuk dan mempengaruhi khalayak penting atau khalayak sasaran. Penelitian dan diskusi berjalan terus, namun belum ada kesepakatan mengenai definisi humas. Awal mulanya, mereka yakin bahwa humas itu bukan reklame, bukan publikasi, dan bukan propaganda. Banyak yang memberi penjelasan-penjelasan, tetapi belum sampai pada definisi. Penjelasan-penjelasan cukup bagus dan orsinil, namun bukan yang dimaksud dengan definisi humas. Memang sudah memberi pandangan, penjelasan, pemikiran, tetapi masih sangat terbatas. Begitulah mereka memang bersikap sangat berhati-hati dan amat teliti. Banyak yang mengira bahwa humas hanyalah kegiatan-kegiatan yang tampak, tetapi kenyataannya kegiatan yang tampak oleh masyarakat justru hanya satu tahap saja dari keseluruhan kegiatan humas yang sebenarnya. Banyak tahaptahap yang lebih dan tidak kelihatan, mengapa ?. humas adalah kegiatan atau aktivitas yang proses kegiatannya melalui empat tahap, yaitu ( Rosady 2006:2427):
11
a. Penelitian yang didahului penemuan, analisis, pengelohan data dan sebagainya. b. Perencanaan yang direncanakan c. Pelaksanaan yang tepat. d. Evaluasi, penilaian setiap tahap dan evaluasi keseluruhan.
II.3. Fungsi Humas Apa yang di ungkapkan Dr.Rex F. Harlow di atas sejalan hampir senada dengan pernyataan F. Rachmadi (1976: 16 ), ia katakan : Fungsi public relations adalah untuk menumbuhkan hubungan baik antara lembaga atau organisasi yang publiknya intern maupun ekstern, dalam rangka menanamkan persatuan dan meningkatkan motivasi dan partisipasi publik dalam upaya menciptakan iklim pendapat (opini public) yang menguntungkan organisasi atau perusahaan. Menurut sejarah, pada awal kemunculan istilah manajemen Humas berkenaan dengan suatu metode Public Relations saat menghadapi suatu puncak krisis pada tahun 1906. Untuk memecahkan permasalahan menurut pakar komunikasi Ivy Lee mengajukan beberapa usulan atau persyaratan yang bersifat revolusioner dan merupakan terobosan besar dalam peranan PR/Humas untuk mampu mengatasi masalah besar pada waktu itu melalui suatu konsepsi prinsipprinsip dasar, yaitu : 1. Membentuk Manajemen Humas untuk mengatur arus informasi/berita secara terbuka. 2. Bekerjasama dengan pihak media massa. 3. Duduk sebagai Top Pimpinan Perusahaan, dan langsung sebagai pengambil keputusan tertinggi (decision maker ) / policy maker, dan dalam hal ini Ivy
12
Ledheter Lee ditunjuk sebagai Executive Assistant to President Director dalam struktur manajemen humas. 4. Memiliki wewenang penuh dalam melaksanakan fungsi dan peranan sebagai Pejabat Humas untuk mengelolah Manajem Humas/PR. 5. Manajemen Humas, yang nota bene terkait dengan manajemen bidang pendidikan , harus bersifat informasi terbuka ( open Comunication ). Baik kepada khalayak/public, pegawai maupun pihak luar. Dan mengacu pada Declaration of Principle ( Prinsip-prinsip dasar ). Masih banyak hal yang dapat disampaikan, namun hal ini sekedar untuk memberikan gambaran fungsi humas itu sebenarnya. Edwin Emery ( Rumanti 2002 : 32-33)
menyatakan humas merupakan upaya yang terencana dan
terorganisasi dari sebuah perusahaan atau lembaga untuk menciptakan hubunganhubungan yang saling bermanfaat dengan berbagai macam publiknya. Pada dasarnya humas adalah sebagai berikut : 1. Kegiatan yang bertujuan memperoleh goodwill, kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya. 2. Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang biasa diterima dan menguntungkan semua pihak. 3. Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan spesifik, sesuai harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi/perusahaan. Sangat penting bagaimana organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana yang kondusif dan menyenangkan, kinerja meningkat, dan produktivitas bisa dicapai secara optimal. 4. Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi melalui proses timbal balik, sekaligus menciptakan opini public yang efeknya sangat berguna sebagai input bagi organisasi/perusahaan yang bersangkutan.
Kegiatan
humas
haruslah
dilakukan
secara
menyeluruh
dan
berkesinambungan. Sukses humas dalam melaksanakan fungsinya, merupakan keterlibatan seluruh individu dalam organisasi, masing-masing dalam tugasnya, mulai dari top dan staff management sampai tingkat yang paling bawah dalam
13
manajemen. Disini komunikasi dan kerja sama sangat vital dalam pencapaian tujuan PR. PR haruslah dimulai dari masing-masing organisasi, dan organisasi itu sendiri. Apakah fungsi PR dilaksanakan secara seksama, dengan fungsi PR tersebut, hubungan atau kerja sama, relasi dan kepercayaan antara organisasi dan lingkungannya, kebutuhan publik, bisa terlayani dengan baik dan publik akan merasa puas, ini semua merupakan kelangsungan hidup organisasi atau perusahaan tersebut. Dapat dikatakan bahwa PR terlibat dan bersifat intergratif dalam manjemen
organisasi tempat ia bekerja.
Hal ini merupakan
satu
bagian dari satu napas yang sama dalam suatu organisasi tersebut. Dikatakan oleh
Anne van der Meiden
dalam bukunya :
Public Relations een
Kennismaking 1986 ( Rumanti 2002: 31-32) dalam Fungsi humas didalam suatu organisasi adalah : 1. Kesuksesan humas terletak pada apakah organisasi dan produk atau jasanya diakui dan diterima publik. 2. Humas secara terus menerus mengadakan komunikasi dan dialog dengan publik internal dan eksternal. 3. Humas merupakan instrument dalam manajemen yang dengan secara terus menerus memberi informasi kepada kelompok publik terkait. 4. Informasi mengenai peraturan organisasi dan tanggung jawab terhadap apa yang dilakukan organisasi. 5. Humas merupakan fungsi manajemen, yang didasarkan pada analisis terhadap pengaruh yang kuat dari lingkungan, apa efek dan dampaknya terhadap publik internal dan eksternal, peraturan yang setelah diolah menjadi perencanaan yang nyata untuk direalisasikan, demi keuntungan kedua belah pihak. Kesimpulan dari fungsi humas adalah humas merupakan mediator yang berada antara pimpinan organisasi dengan publiknya, baik dalam upaya membina hubungan masyarakat internal maupun eksternal.
14
Sebagai publik, mereka berhak mengetahui rencana
kebijaksanaan,
aktivitas program kerja dan rencana-rencana usaha suatu organisasi/perusahaan berdasarkan keadaan, harapan-harapan dan sesuai dengan keinginan masyarakat yang menjadi sasarannya.(Ruslan 2006: 14-15)
II.4
Tugas Hubungan Masyarakat Menurut Scott M. Cutlip and Allen H. Center (2002 ed.IX, hal.39-41) ,
menyatakan beberapa kalangan mendeskripsikan kerja PR dengan menyusun daftar bagian-bagian khusus dari fungsi PR: hubungan media, hubungan investor, hubungan masyarakat, hubungan sesama karyawan. Dikaitkan dengan fungsi Public Relations dalam Manajemen Humas (Cutlip et.al. 2000:5) tersebut maka secara operasonal teknisnya, yaitu sebagai berikut : Public Relations berfungsi melaksanakan : a. Penelitian (Research) Ini adalah tahap penelitian dalam PR, baik dalam memperoleh data primer dan sekunder, maupun penelitian bersifat Opinion research, secara kualitatif dan kuantitatif. Kegiatan ini bersifat motivation research, yaitu penelitian yang tertuju pada jiwa manusia yang berkaitan dengan kebutuhan dan keinginan (needs & wants) yang paling mendasar. b. Perencanaan (Planning) Penyusunan suatu program acara (event) atau agenda setting dan program kerja Humas. Penyusunan tersebut berdasarkan data dan fakta di lapangan, kebijakan, prosedur, tema dan kemampuan dana serta dukungan dari pihak terkait. c. Pengoordinasian (Coordinating) Maksudnya adalah mengooordinir satu tim kerja dengan menentukan kerja sama dan keterlibatan dari instansi atau personil ke dalam satu koordinasi tim yang solid sebagai upaya pencapaian tujuan lembaga organisasi.
15
d. Administrasi ( Administration) Menyangkut masalah administrasi perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dokumentasi, system pengarsipan dan penataan keluar atau masuknya uang, dan sekaligus merupakan suatu bukti tertulis/tercatat dalam sistem administrasi yang baik. e. Produksi (Production) Hal ini merupakan bentuk produk publikasi dan promosi yang dikelolah oleh Humas, dalam upaya mendukung perluasan/pemasaran produk atau nama dan pengaruh pada sebuah organisasi dan lainnya. Merencanakan media plan, publication-publicity, audio visual, special event & regulars events untuk tujuan berkampanye. f. Partisipasi Komunitas ( Community Participation) Maksudnya adalah partisipasi Humas dalam melakukan suatu komunikasi timbal balik dengan komunitas masyarakat/public lingkungan tertentu untuk mencapai saling pengertian dan citra positif terhadap lembaga yang diwakilinya. Misalnya, kegiatan peduli bidang social marketing and social care ( kepedulian PR terhadap aspek kepentingan sosial). g. Nasihat (Advisory) Memberikan sumbang saran kepada manajemen dan pimpinan perusahaan berkenaan dengan kebijakan organisasi tentang penyesuaian berdasarkan kepentingan public eksternal/internal, maupun berdasarkan hasil pengindentifikasian keinginan dan reaksi opini public terhadap tujuan perusahan. 1. Aktivitas Humas (PR Activities): a. Pencarian fakta/permasalahan (fact Finding ) b. Perencanan ( Planning) c. Komunikasi (Communication) d. Evaluasi (Evaluating) 2. “ The right man and the right place or the right man behind the gun “, yaitu antara lain upaya Humas untuk mencapai : a. Efektivitas Berhasil mencapai tujuan, sekalian untuk memuaskan semua pihak yang terkait. b. Efisiensi Ketetapan mengelolah keuangan/dana secara tepat. 3. Fungsi dan tanggung jawab manajemen PR Fungsi dan tanggung jawab management public relation (PR) untuk membangun sesuatu yang menguntungkan bagi terciptanya hubungan
16
baik antara organisasi/perusahaan dengan publik sasarannya, melalui tanggung jawab tersebut merupakan akunbilitas bagi fungsi public relations terhadap organisasinya. Berkaitan dengan fungsi PR tersebut pengaruh yang utamanya (Ross 1977:48-50), berkaitan dengan “hubungan tiga dasar prinsip-prinsip fungsi manajemen public relations” (relationship of three basic principels of public relations management), sebagai berikut : a. Tujuan aktifitas fungsi public relations adalah untuk mengembangkan dan memelihara hubungan sosial dan lingkungan hidup yang baik (purpose of public relations activity is to development and good maintenance a social climate or environment) sesuai dengan tujuan terbaik dari pihak organisasi yang dapat meningkatkan kemakmuran bersama. Artinya, tanggung jawab sosial manajemen public relations untuk mengarahkan bagi keputusan pimpinan perusahaan atau organisasi untuk membantu pengembangan dan pemelihara lingkungan sosial yang menguntungkan kedua belah pihak. Misalnya, perkembangan masalah perhatian negatif publik terhadap munculnya tingkat ekologi lingkungan hidup yang kini banyak tercemar oleh polusi udara dan air limbah tersebut harus mendapat perhatian penuh manajemen public relations. b. Public relations yang baik akan menciptakan penilaian hasil kinerja yang baik, pengakuan dan penghargaan secara umum menguntungkan organisasi (good public relations result from good performance publicly, aknowledgment and appreciated). Khususnya, mampu memelihara pelaksanaan komunikasi yang baik dengan publik sasarannya untuk membangun kinerja, pengakuan dan penghargaan umum yang menguntungkan. Misalnya bagaimana disatu pihak perusahaan berorientasi profit, dan harus mengeluarkan sejumlah dana untuk menetralisir pencemaran udara dan air limbah sebagai upaya peduli atau melestarikan lingkungan hidup di lain pihak. Selanjutnya kemampuan fungsi manajemen PR untuk memperoleh tingkat kinerja organisasi, pengakuan publik yang secara umum positif. c. Keberadaan organisasi hanya tergantung dari penerimaan pihak publik ( the organization existence only by public concernt), dan eksistensi perusahaan tersebut dapat disesuaikan dengan hasil konstribusi terhadap kepentingan sosial sebagaimana pandangan yang sama dengan masyarakat sekitarnya. Artinya tergantung kemampuan manajemen public relations untuk menetapkan keputusan untuk meyakinkan kegiatan organisasi selalu memperhatikan keseimbangan antara tujuan meraih keuntungan dan perhatian kepentingan publik di lain pihak, Ross (1977:50)
17
berpendapat bahwa persepsi public relations yang baik adalah memiliki perasaan terhadap pandangan suatu situasi atau pengalaman secara tepat. Fungsi utama dari manajemen public relations adalah mengevaluasi dan mengantisipasi efek dari setiap tujuan usulan, kebijakan, perencanaan dan kepentingan kegiatan pihak organisasi dengan pihak publiknya. Artinya, manajemen PR harus berupaya apakah usulan (proposal) tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, dan metode yang tepat serta efektif dari sudut pandangan tindakan public relations ( Ruslan 2006: 37- 41)
II.5 Tujuan Hubungan Masyarakat Tujuan dari Public Relations jelas dan mutlak memberi sumbangan pada objektif organisasi sebagai kegiatan Universitas Esa Unggul secara keseluruhan, jadi humas dalam organisasi kekaryaan adalah interaksi antara orang-orang yang berada dalam struktur formal yang disusun secara fungsional untuk mencapai suatu tujuan lembaga atau perusahaan. Humas dalam aktifitas manajemen organisasi/lembaga adalah menciptakan suatu kerja sama antar karyawan dalam satu tim kerja, meningkatkan produktifitas, dan memperoleh kepuasan dalam bekerja. Dalam humas tersebut kuncinya adalah bagaimana metode dalam berkomunikasi tersebut mampu menimbulkan : motivasi yang berkaitan dengan : kooperatif, kedisiplinan, etos kerja, produktifitas dan kepuasan bagi kedua belah pihak (antara perusahaan dan pekerja.( Rosady 2006: 87 )
18
Disinilah humas berperan serta agar dapat bekerjasama dengan unit-unit lain untuk dapat menyelenggarakan acara kebersamaan yang diadakan setiap tahun oleh Universitas Esa Unggul,
sebagai salah satu tujuan meningkatkan
motivasi serta dapat menjalin hubungan baik pada seluruh karyawan. Oleh sebab itu sesuai dengan judul skripsi yang dibuat oleh peneliti ialah “ Peran Family Gathering dalam menjalin hubungan harmonis antar karyawan universitas Esa Unggul”.
II. 6 Karakteristik Humas Dengan mencermati definisi humas, maka dapat dikemukan tiga ciri utama Humas, Menurut Kusumastuti (2002:15), keempat karateristik humas yaitu : 1. Adanya upaya komunikasi yang bersifat dua arah . Hakikat humas adalah komunikasi, namun tidak semua komunikasi dapat dikatakan Humas, komunikasi yang menjadi ciri kehumasan adalah komunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbal balik. Komunikasi timbal balik dalam praktik kehumasan bukan berarti komunikasi yang bersifat langsung, melainkan bersifat tertunda (delayed). Oleh karena itu setiap upaya yang memungkinkan terjadinya arus timbal balik dapat disebut sebagai komunikasi kehumasan. 2. Sifatnya yang terencana, humas adalah suatu kerja manajemen atau fungsi manajemen, oleh karena itu kerja humas adalah menerapkan prinsi-prinsip manajemen supaya hasil kerjanya dapat diikut. Humas tidak berbeda dengan fungsi manajemen yang lainnya dimana memerlukan perencanaan, pengorganisasian, aksi dan evaluasi, artinya aktivitas humas perlu direncanakan, dirumuskan tujuannya, dan ditentukan ukuran keberhasilannya. 3. Berorientasi pada organisasi/ lembaga, dimana aktivitas komunikasi humas untuk mencapai pengertian, kepercayaan, dan dukungan publik. Dengan mencermati orientasi tersebut, maka syarat mutlak dalam bekerja humas adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi dan budaya organisasi/lembaga.
19
Kegiatan Family Gathering ini menggambarkan kesemua karateristik humas tersebut, dimana didalamnya ada upaya komunikasi yang bersifat dua arah, dan direncanakan dengan baik, berorientasi pada kepentingan lembaga atau perusahaan.
II.7 Event Family Gathering Menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus didalam humas merupakan salah satu kiat untuk menarik perhatian media pers dan publik terhadap perusahaan, kegiatan special event dari Humas/PR tersebut diharapkan mampu memuaskan pihak-pihak yang terlibat atau terkait untuk berperan serta dalam suatu kesempatan yang dikelolah khususnya humas pada acara tersebut , baik untuk meningkatkan pengetahuan, pengenalan, maupun upaya pemenuhan selera dan menarik simpati atau empati. Sehingga mampu menumbuhkan saling pengertian bagi kedua belah pihak dan pada akhirnya dapat menciptakan citra positif dari masyarakat atau publik sebagai target sasarannya. Arti special events menurut istilah antara lain sebagai berikut ; 1. Special berarti sesuatu yang istimewa, pengecualian dan tidak umum. 2. Event, suatu kejadian penting atau peristiwa khusus, baik yang terjadi secara internal, lokal, maupun nasional dan bahkan berkaitan dengan suatu peristiwa secara internasional. Jadi acara khusus merupakan suatu peristiwa istimewa atau yang tengah berlangsung dan dirancang secara khusus dalam program acara kehumasan yang
20
dikaitkan dengan event tertentu atau Special Event PR program ( Rosady 2006: 231-233 ) Efektivitas kegiatan family gathering dalam membina hubungan baik antar karyawan dan keluarga besar Universitas Esa Unggul , dengan harapan bahwa dengan adanya kegiatan family gathering ini dapat terbina hubungan baik antar pimpinan, karyawan dan keluarga
sehingga dapat mencapai tujuan yang
diinginkan oleh Universitas Esa Unggul. Menurut kamus besar Bahasa Indonesia efek adalah akibat, pengaruh, dan kesan, efektifitas mempunyai efek yang membuat supaya menjadi efektif. Pengefektif adalah hal, cara, hasil kerja untuk mengefektifkan dan keefektifan adalah sifat atau proses kerja yang efektif ( Badudu, 2004:52 )
II.8 Peran Family Gathering Sebagaimana yang telah disampaikan sebelumnya, ciri-ciri fungsi Humas dalam Manajemen Organisasi (cutlip, Center & Cantefield-1982) adalah sebagai berikut. a. Menunjang kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi, untuk menciptakan citra dan kepercayaan. b. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya (public eksternal dan internal) c. Menciptakan
komunikasi
dua
arah
timbal
balik,
yaitu
menyebarluaskan informasi melalui berbagai macam program acara
21
dari organisasi kepada publik, dan menyalurkan opini public kepada organisasi. d. Melayani keinginan publiknya, dan mampu memberikan pandangan kepada pimpinan organisasi demi tercapainya tujuan kebaikan bersama. Biasanya dalam menentukan kegiatan utama dan program kerja public relations, terlebih dahulu dilihat acara kalender tahunan (calendar of event). Pada tahap berikutnya setelah menentukan daftar acara tetap tahunan (regular events) dan melihat ke kalender event yang ada barulah ditetapkan special event, baik menyangkut
perusahaan
maupun
produk
yang
ingin
dipublikasikan.
Pempublikasikan tersebut melalui suatu kegiatan publikasi yang dipadukan dengan teknik dan pendekatan jurnalistik, promosi iklan yang dikaitkan dengan peristiwa atau ajang khusus yang telah dirancang sebelumnya sesuai dengan kebutuhan humas. ( Rosadi Ruslan2006:233-235 )
Kesimpulan dari acara tersebut ialah keluarga yang memegang peranan sangat penting di dalam acara family gathering yang diselenggarakan oleh Universitas Esa Unggul. Kegiatan family gathering tersebut merupakan suatu hubungan yang harmonis dengan sesama karyawan dan keluarga karena sesuai dengan keinginan dari pimpinan. Dengan adanya pendekatan manusiawi melalui konsep tersebut merupakan kegiatan yang menghibur dan saling interaktif.
22
Kerangka Pemikiran Melalui kegiatan Family Gathering dalam meningkatkan kinerja karyawan sebaiknya, haruslah memahami komunikasi antar pribadi dari sudut pandang individu dengan menempatkan pemahaman mengenai komunikasi di dalam proses psikologis. Setiap individu dalam tindakan komunikasi memiliki pemahaman dan makna pribadi setiap hubungan dimana dia terlibat di dalamnya. Karena pemahaman tersebut sangat pribadi dan sangat bermakna bagi individu, maka pemahaman psikologis acap kali dianggap sebagai makna yang sesungguhnya dari suatu hubungan antar pribadi. Kerangka pemikiran adalah dukungan dasar teoritis dalam rangka memberi jawaban terhadap pendekatan pemecahan masalah. Sebagaimana diketahui, ilmu merupakan kesinambungan kegiatan yang telah dirintis oleh para pakar ilmiah sebelumnya. Ini berarti telah tersedia gudang teori untuk tiap-tiap disiplin ilmu, termasuk yang relevan dengan masalah yang digarap. Oleh karena itu, penyusunan suatu kerangka pemikiran harus bertitik tolak dari seleksi evidensi-evidensi ilmiah berupa kesimpulan hasil penelitian para pakar ilmiah terdahulu, yang sampai sekarang masih berlaku, dalam arti belum pernah dibantah pihak lain. Dalam penelitian kualitatif, persfektif teoritis sebuah teori tidak menjadi landasan atau dasar pijak penelitian seperti halnya kerangka pemikiran dalam penelitian kuantitatif. ( Elvinaro 2010: 20 )
23
YAYASAN KEMALA
Depatmen kepegawaian
Dept. Humas Universitas Esa
Event Organizer EMBRO
Bendahara
Ketua Panitia
Wakil Ketua
KELUARGA BESAR KARYAWAN Universitas Esa Unggul
Manajemen
Hubungan Harmonis
Komunikasi Timbal Balik
Melayani Keinginan Publik
II. 9 Definisi Konsep 1. Family Gathering Salah satu bentuk kegiatan humas yang dilakukan dalam menciptakan hubungan baik yang harmonis adalah acara berkumpul bersama-sama membuat acara khusus yang disebut adalah sebagai berikut a. Family Gathering ini dijadikan salah satu wadah untuk mensosialisasi kepada para peserta tentang keberadaan dan tugas serta tanggung jawab karyawan Universitas Esa Unggul sebagai kegiatan mempererat kekeluargaan sesama karyawan. b. Menurut M. Linggar Anggoro, acara kekeluargaan adalah “Berbagai kegiatan dana acara yang tidak resmi, seperti 24
pesta perusahaan. Dalam acara ini seperti kegiatan family gathering dengan menyertakan anggota keluarga dan lingkungan terdekat, ternyata sangat besar manfaatnya untuk merekatkan hubungan baik antara pihak manajemen dengan segenap pegawainya. Berdasarkan uraian tersebut diatas, penulis mencari fakta bahwa kegiatan yang terdapat di dalam Humas Universitas Esa Unggul dapat mempengaruhi situasi dan pendapat karyawan, terutama di dalam kegiatan internalnya baik formal maupun informal, dengan tujuan dan harapan dari pimpinan bahwa dapat menjalin komunikasi yang baik dan dapat mengetahui efektivitas atau dampak dari kegiatan tersebut.
2. Peran Family Gathering Peran yang dimaksud dalam acara family gathering ini yang dikaitkan dengan kegiatan khusus dalam special events tersebut adalah sebagai berikut: a. Untuk memberikan informasi secara langsung dan mendapatkan hubungan timbal balik yang positif dengan publiknya melalui program kerja melaui program kerja atau acara ajang khusus yang sengaja dirancang dan dikaitkan dengan event dalam kegiatan dan program kerja kehumasan tertentu.
25
b. Sebagai media komunikasi dan sekaligus untuk mendapatkan publikasi, dan pada akhirnya media massa atau public sebagai target sasarannya akan memperoleh pengenalan, pengetahuan, pengertian yang mendalam dan diharapkan dari acara khusus tersebut dapat menciptakan citra positif terhadap perusahaan/lembaga atau produk yang wakilkan ( Rosadi 2006:234 )
3. Hubungan Harmonis Adapun family gathering ini, biasanya dilakukan dengan pergi ke luar kota, seperti daerah sejuk seperti pegunungan atau didaerah pantai. Adapun kegunaan dari family gathering, terutama pada suatu perusahaan atau organisasi adalah : x
Menjalin suatu relasi dan menjadi hubungan baik antar karyawan dalam perusahaan atau organisasi.
x
Saling mempererat hubungan pertemanan dan keakraban antar keluarga karyawan yang satu dengan lainnya.
x
Menghilangkan beban pekerjaan yang selama ini dilakukan , dengan family gathering ini diharapkan seluruh karyawan dapat berbahagia dan segar kembali, sehingga pada saat bekerja nanti dalam keaadaan fresh (segar).( Opini internet 2011/1170 respondens)
26
