BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan peroseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat (Sutarto, 1981:168). Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang “KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada Bab I Pasal I: 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bantuk sorak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy dan lain-lain.
4
4
5
2.2 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Menimbang : a. Bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai citacita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan UndangUndang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara; b. Bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan
kepentingan
negara
dan
hak-hak
keperdataan
rakyat,
serta
mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal; c. Bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu system penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu; d. Bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundangundangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri;
6
e. Bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara; f. Bahwa Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi; g. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a sampai dengan huruf f perlu membentuk Undang-Undang Republik Indonesia tentang Kearsipan; Mengingat
: Pasal 5 ayat (1), Pasal 20, dan Pasal 28F Undang-Undang Dasar
Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih berada di kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya. 2.3 Arsip dan Penataan Arsip Kearsipan berperan penting dalam administrasi, sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan,
7
perumusan kebijakan, mengambil keputusan, dan sebagainya.Salah satu kunci kelancaran organisasi terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana, sistematis, tertib, dan efisien.Prinsipnya adalah bahwa semua informasi penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya. Dengan kata lain arsip adalah penyimpanan dan penyusunan surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan pada suatu tempat yang tersendiri, sehingga setiap surat, dokumen atau laporan bilamana diperlukan dapat diketemukan dengan cepat dan tepat, sehingga bahan-bahan tersebut dengan cepat dan tepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Penataan adalah kegiatan mengatur dan menata dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat. Penataan kartu kendali adalah cara untuk mengatur dan menata kartu kendali dalam susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifatnya. Penataan arsip/berkas adalah cara untuk mengatur dan menata berkas dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan menunjang kelancaran pelaksanaan tugas organisasi (Lubis, 2011). Atas dasar uraian tersebut di atas, masalah-masalah di bidang kearsipan menurut Lubis (2011) dapat disebutkan secara terinci sebagai berikut: 1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya. 2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan. 3. Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusunan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.
8
4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan. 5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap. 6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya. Dengan demikian dapat dikatakan lebih lanjut bahwa kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya terdapat pada sistem filing-nya, pemeliharaan dan pengamanannya saja, tetapi juga terdapat pada transfer, retention, disposal, dan lainlainnya. Transfer adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari arsip aktif ke arsip inaktif (tak aktif), karena arsip-arsip tersebut tidak digunakan lagi atau jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kegiatan perkantoran. Retention adalah kegiatan menilai kegunaan arsip bagi suatu instansi, dan merencanakan sampai sejauh mana arsip-arsip tersebut dapat disimpan dalam tempat penyimpanan arsip yang tersedia. Disposal adalah kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pemusnahan arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi sehingga arsip-arsip tersebut tidak perlu disimpan, baik di unit kearsipan maupun di pusat kearsipan (Arsip Nasional). Untuk mencapai tujuan tersebut, setiap instansi harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik.Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut.
9
a. Mudah dilaksanakan. Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan,
baik
dalam
penyimpanannya,
pengambilannya
maupun
dalam
pengembalian arsip-arsip. b. Mudah dimengerti. Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus sederhana. Untuk itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. c. Murah/ekonomis. Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengakapan arsip. d. Tidak memakan tempat. Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh sesuatu badan pemerintah atau swasta.Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan,bangunan atau gedung (gudang arsip), rak arsip, almari dan sebagainya.Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat. e. Mudah dicapai. Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan, apabla sewaktuwaktu diperlukan lagi. f. Cocok bagi organisasi. Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
10
g. Fleksibel atau luwes. Fleksibel atau luwes berarti sistem filing yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis, berkembang.Jangan sampai sistem filing yang dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan organisasi.Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi. h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orangorang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan.Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang dsebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara. i. Mempermudah pengawasan. Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/ peralatan, misalnya kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, atau kartu pinjam arsip atau out slip, dan sebagainya. Arsip mempunyai arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, serta merupakan bahan pertanggungjawaban terhadap generasi yang akan datang. Oleh karena itu perlu dilakukan upaya penyelamatan terhadap arsip-arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan. Pemusnahan atau disposal arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna.Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
11
Dilihat dari jenis arsip berdasarkan fungsi, terdapat arsip dinamis, yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.Sedangkan arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada
umumnya
atau
dipergunakan
secara
langsung
dalam
penyelengaraan administrasi negara. Di samping itu arsip dinamis dibedakan atas: arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor; dan arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara: 1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing. 2. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Menurut Arsip Nasional RI penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip-arsip dari Unit Pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip. Pengertian penyusutan dan penghapusan arsip juga mencakup kegiatan-kegiatan pemindahan arsip dari pusat penyimpanan arsip suatu organisasi ke Arsip Nasional RI, termasuk pula kegiatan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan.
2.4 Pengertian Peralatan Arsip Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun)
12
karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuar seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik dan sebagainya.
2.5 Fungsi Peralatan Arsip Adapun fungsi dari peralatan arsip, yaitu: 1. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan. 2. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama. Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut: 1. Pengarsipan
horizontal,
yaitu
penempatan
atau
penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), di mana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam. 2.
Pengarsipan
vertical,
yaitu
penempatan
atau
penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertical) di mana arsip disusun berderet ke belakang. 3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
2.6 Penyimpanan Arsip Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan.Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
13
2.7 Sistem Penataan Arsip Menurut ANRI (Arsip Nasional RI) 2.7.1
Sistem Alfabetis ( Alphabetical Filing System ) Sistem abjad adalah Sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan
abjad, dan kata tangkap nama, baik itu nama orang maupun nama badan/organisasi. Sistem ini banyak dipergunakan untuk penataan arsip personal file (perorangan), kartu nama pasien di Rumah Sakit, dan kartu-kartu nama klien dari suatu kantor pengacara. 2.7.2
Sistem Nomor (Numeric Filing System) Sistem nomor adalah sistem penyimpanan yang dilakukan berdasarkan angka
atau kode nomor dari lokasi, nama orang, subyek atau identitas lainnya. Sistem ini sering digunakan untuk penataan arsip di perusahaan asuransi, kantor polisi untuk membuat SIM, kantor pengacara untuk menyimpan berkas kasus, Rumah Sakit dan lainnya.
2.7.3Sistem Subyek Sistem Subyek adalah merupakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan permasalahan (topik) atau pokok masalah.Pemilihan kata tangkap yang dipergunakan sebagai subyek haruslah singkat, jelas, fleksibel dan mewakili arsipnya. Sistem ini sering dipergunakan di kantor-kantor/organisasi yang arsipnya lebih mudah disajikan dengan menyebut nama subyek (sesuai pola klasifikasi).
2.7.4Sistem Geografi Sistem Geografi adalah sistem penyimpanan arsip dinamis aktif yang berdasarkan pada nama lokasi koresponden yang disusun secara abjad. Seperti menurut negara, provinsi, kabupaten atau kota madya bahkan menurut nama jalan. Sistem ini sering digunakan oleh perusahaan seperti PAM, Gas, PLN, Kantor Pos, Penerbitan, Periklanan dan sebagainya.
14
2.7.5Sistem Kronologis Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada kurun (tanggal, bulan, dan tahun).Sistem berdasarkan kurun waktu ini tidak tepat untuk penyimpan arsip-arsip korespondensi, karena arsip-arsip yang seharusnya diberkaskan menjadi satu kesatuan informasi bisa tersebar sesuai dengan kurun waktu.Organisasi yang ruang lingkup kegiatannya luas tidak akan tepat menggunakan sistem ini. Sistem ini akan cocok digunakan untuk penyimpanan arsip yang harus disimpan atas dasar jangka waktu tertentu, seperti surat tagihan, resep, lembar pesanan dan lainya.
2.8 Peralatan untuk penataan arsip Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya. 2.8.1 Filling Cabinet Filling cabinet, yaitu lemari arsip yang teridiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet ke belakang. Filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan
dalam
memasukkan
dan
mengeluarkan
arsip
ke
dan
dari
laci.Penyimpanan arsip yang terlalu padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian,
15
sebaiknya arsip yang disimpan tiak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar. Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya.Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder.Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling baik adalah dari logam, karena lebih kuar. 2.8.2 Lemari Arsip Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip.Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map.
2.8.3 Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada di dalamnya.Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.
2.8.4 Map Arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.
Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu
banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut:
16
a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali. b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup.Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan
di
dalamnya
terlebih
dahulu
harus
dilubangi
dengan
menggunakan perforator. c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertical. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut. d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
2.8.5 Guide Guide, yaitu lembaran kertas tebal tau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut: a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tandatanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
17
b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filling cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau a4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut: a. Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject). b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject). c. Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.
2.8.6 Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
2.8.7 Stapler Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia.Cara kerja dan komponennya
18
mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Jangan memasukkan isi staples melebihi kamampuannya, supaya daya lentur per tetap kuar. Jika terjadi kemacetan di bagian mulut, usahakan tidak memukulmukulkan stapler. Stapler sangat popular sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi: a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. c.
Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
2.8.8 Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut: a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi karti perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner. c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia.Cara kerja dan komponennya mekanis.Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm perforator terbuat dari logam.Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut:
19
a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar.
Lembar
paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator. c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.
2.8.9 Kotak/box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.Biasanya terbuat dari karton tebal.Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder.Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).
3.8.10 Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan.Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal).
2.8.11 Label Label adalah alat yang digunakan untuk member judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.
20
2.8.12 Rak/Laci Kartu Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertical.Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan. . 2.8.13 Rotary Filling System Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi.Arsip disimpan padaalat ini secara lateral.
2.8.14 Kartu Indeks Kartu Indeks yaitu kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi kartu indeks alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.
2.8.15 Cardex Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index.
2.8.16 Numerator Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen (cap nomor).
