BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1
Pengertian Sistem
Menurut Romney dan Steinbart pada buku Accounting Information System
dalam Dewi dan Deny (2006:10) mengungkapkan bahwa sistem merupakan
rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan Gelinas dan Sutton (2005:13) dalam bukunya Accounting Information System menjelaskan bahwa “A system is a set of interdependent elements that together accomplish specific objectives.” Definisi yang dikemukakan oleh Gelinas dan Sutton dapat diartikan bahwa suatu sistem adalah kumpulan dari elemen yang saling tergantung yang bersamasama menyelesaikan suatu tujuan. Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari komponen yang saling tergantung yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. 2.1.2
Pengertian Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood (2005:15) dalam bukunya yang berjudul
Sistem Informasi dalam Amir dan Rudi berpendapat bahwa “Informasi adalah data yang berguna sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”.
11
12
Sedangkan menurut Mc Leod (2007) pada bukunya yang berjudul Sistem
Informasi Manajemen dalam Ali berpendapat bahwa “Informasi adalah data yang
diolah sehingga lebih bermakna”.
Berdasarkan penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi
merupakan suatu data yang dapat diolah lebih lanjut sehingga dapat menjadi berguna untuk dijadikan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan yang tepat
bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
2.1.3
Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi menurut McLeod (2007) pada Sistem Informasi
Manajemen dalam Ali menjelaskan bahwa “Sistem konseptual berupa data yang menggambarkan sistem fisik perusahaan”. Sedangkan Romney dan Steinbart (2006:16) dalam buku Accounting Information Systems dalam Dewi dan Deni berpendapat bahwa “Sistem Informasi adalah cara – cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan”. Menurut Gelinas dan Sutton (2005:14) dalam buku Accounting Information Systems mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut : “An information system is a man-made system that generally consist of an integrated set of computer-based and manual components established to collect, store, and manage data and to provide output information to users”. Definisi yang dikemukakan oleh Gelinas dan Sutton dapat diartikan bahwa sistem informasi adalah sistem yang diciptakan oleh manusia yang secara umum terdiri dari sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual terintegrasi
13
yang dibuat untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengatur data dan untuk menyediakan informasi kepada pengguna.
Berdasarkan ketiga definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi adalah suatu sistem yang diciptakan manusia yang terdiri dari
sekumpulan komponen yang saling terintegrasi yang akan menghasilkan suatu informasi yang berguna sehingga .perusahaan dapat mencapai tujuannya.
2.1.4
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Hartono (2005:17) dalam
bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi adalah sebagai berikut: “Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapat dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak luar lainnya” Hampir sama dengan Hartono, Krismiaji (2010:4) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi berpendapat bahwa “Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.” Dari kedua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu kumpulan kegiatan atau sistem yang menghasilkan informasi yang dapat bermanfaat bagi perusahaan dalam mengendalikan dan merencanakan kegiatan bisnisnya.
14
2.1.5
Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2005:3) dalam buku Sistem Informasi
Akuntansi dalam Dewi dan Deny menyebutkan bahwa:
“Fungsi penting SIA dalam organisasi terdiri dari tiga fungsi: a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut. b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-aset organisasi, termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal.” Krismiaji (2010:23) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi
Akuntansi mengatakan bahwa: “Tugas pokok yang dilaksanakan oleh sebuah sistem informasi akuntansi dapat dirinci sebagai berikut: a. Mengumpulkan dan memproses data tentang kegiatan organisasi bisnis secara efisien dan efektif. b. Menghasilkan infomasi yang berguna untuk pembuatan keputusan. c. Melakukan pengawasan yang memadai untuk menjamin bahwa data transaksi bisnis telah dicatat dan diproses secara akurat, serta untuk melindungi data tersebut dan aktiva lain yang dimiliki oleh perusahaan.” Dari penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa tujuan dari SIA adalah untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan, dan fungsi dari SIA adalah mengumpulkan, memproses, menghasilkan informasi dan juga melakukan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan.
15
2.1.6
Komponen Sistem Infomasi Akuntansi Menurut Krismiaji (2010:16) dalam buku Sistem Informasi Akuntansi
menyebutkan bahwa sebuah sistem informasi secara garis besar terdiri dari
delapan komponen, yaitu: tujuan, input, output, penyimpan data, pemroses,
instruksi dan prosedur, pemakai, serta pengamanan dan pengawasan.
Sedangkan Romney dan Steinbart (2005) pada Accounting Information
System dalam Dewi dan Deny mengatakan bahwa:
”Sistem Informasi Akuntansi memiliki 5 komponen, yaitu: a. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. b. Prosedur-prosedur, baik yang manual maupun yang terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. c. Data tentang proses-proses bisnis organisasi. d. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. e. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan.”
2.2
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Sebelum membahas lebih dalam mengenai sistem informasi akuntansi
persediaan, saya akan menjelaskan terlebih dahulu pengertian dari persediaan, menurut IAI (2007:14.1 paragraf 03) Dalam Standar Akuntansi Keuangan pada PSAK No.14 dijelaskan bahwa: “Persediaan adalah aktiva: (a). tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal. (b). dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan; atau (c). dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.”
16
Lebih lanjut lagi, IAI (2007:14.2 paragraf 04) Dalam Standar Akuntansi
Keuangan pada PSAK No.14 menjelaskan bahwa:
“Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, misalnya, barang dagang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakupi persediaan barang jadi yang telah diproduksi, atau barang penyelesaian yang sedang diproduksi perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi. Bagi perusahaan jasa, persediaan meliputi biaya jasa, dimana pendapatan yang bersangkutan belum diakui perusahaan.” Dari penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah
barang/bahan baku yang akan dijual oleh perusahaan atau akan diolah lebih lanjut menjadi barang yang memiliki nilai jual yang lebih tinggi. 2.2.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Krismiaji
(2010:399)
dalam
buku
Sistem
Informasi
Akuntansi
mengemukakan bahwa “Sistem persediaan merupakan sebuah sistem yang memelihara catatan persediaan dan memberitahu manajer apabila jenis barang tertentu memerlukan penambahan.” Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi persediaan suatu sistem yang dipakai untuk mencatat persediaan dan melaporkan posisi jumlah persediaan yang tersisa di gudang, sistem ini sangat berkaitan dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian dan sistem akuntansi produksi.
17
2.2.2
Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan Ada beberapa metode pencatatan persediaan yang digunakan oleh
perusahan, Mulyadi (2008:556) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi
menuturkan bahwa “Ada dua macam metode pencatatan persediaan : Metode
mutasi persediaan (Perpetual Inventory Method) dan metode persediaan fisik (Physical Inventory Method). Metode persediaan fisik adalah cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok
produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok proses. Metode mutasi persediaan adalah cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan”. Adapun metode penilaian persediaan yang dapat digunakan untuk menghitung nilai akhir persediaan menurut IAI (2007:14.4 paragraf 21) Dalam Standar Akuntansi Keuangan pada PSAK No. 14 dijelaskan bahwa “Formula MPKP/FIFO mengasumsikan barang dalam persediaan yang pertama dibeli akan dijual atau digunakan terlebih dahulu sehingga yang tertinggal dalam persediaan akhir adalah yang dibeli atau diproduksi kemudian. Dengan rumus biaya rata-rata tertimbang, biaya setiap barang ditentukan berdasarkan biaya rata-rata tertimbang dari barang serupa pada awal periode dan biaya barang serupa yang dibeli atau diproduksi selama periode. Perhitungan rata-rata dapat dilakukan secara berkala, atau pada saat penerimaan kiriman, tergantung pada keadaan perusahaan. Rumus MTKP/LIFO mengasumsikan barang yang dibeli atau diproduksi terakhir dijual
18
atau digunakan terlebih dahulu, sehingga yang termasuk dalam persediaan akhir adalah yang dibeli atau diproduksi terdahulu.”
Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam mencatat
persediaan ada 2 (dua) metode yang dapat digunakan, yaitu metode perpetual dan
metode fisik, sedangkan untuk menentukan besarnya nilai persediaan ada 3 (tiga) metode yang dapat digunakan, yaitu metode FIFO, LIFO, Average.
2.2.3
Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Menurut Mulyadi (2008:556) mengatakan bahwa “dalam sistem akuntansi
persediaan secara manual, dilaksanakan 2 catatan akuntansi, di fungsi gudang dan di fungsi akuntansi. Sedangkan Menurut Winarno (2006:13.25-15.27) dalam buku Sistem Informasi Akuntansi “fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem penjualan dan pembelian yaitu: a. Bagian penjualan b. Bagian kredit c. Bagian penagihan d. Bagian pengiriman e. Bagian pembelian f. Bagian utang g. Bagian gudang h. Kasir” Lebih lanjut, dalam Gelinas dan Sutton (2005:315-405) dalam Accounting Information System menjelaskan mengenai fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan dan pembelian adalah sebagai berikut:
19
a. Sales order department (bagian penjualan) adalah bagian yang menerima pesanan pelanggan, dan meminta persetujuan dari bagian kredit atas pesanan
tertentu serta menginformasikannya ke pelanggan.
b. Credit department (bagian kredit) adalah bagian yang mempunyai wewenang
untuk menerima atau menolak pesanan atas pembelian kredit dari pelanggan. department (bagian pengiriman) adalah bagian yang bertanggung c. Shipping jawab terhadap pengiriman barang kepada pelanggan.
d. Warehouse (bagian gudang) adalah bagian yang bertanggung jawab secara fisik terhadap persediaan. e. Buyers (bagian pembelian) adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap proses pembelian barang. f. Receiving department (bagian penerimaan) adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap barang yang dikirim oleh pemasok. g. Account payable department (bagian utang) adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap pencatatan utang atas pembelian yang dilakukan secara kredit. h. Inventory control department (bagian pengendali persediaan) adalah bagian yang bertanggung jawab untuk mengendalikan persediaan dan mengirimkan permintaan pembelian saat dibutuhkan. i. Cashier (kasir) adalah bagian yang bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran kas atas penjualan dan pembelian persediaan.
20
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem informasi persediaan adalah fungsi-fungsi yang terkait dengan
persediaan secara langsung dan fungsi administrasi yang berhubungan dengan
persediaan.
2.2.4
Jenis-jenis Persediaan Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara
pengelolaan yang berbeda. Menurut Rangkuti (2007:8) dalam bukunya
Manajemen Persediaan, Persediaan dapat dibedakan menjadi beberapa jenis yaitu: “ a. Persediaan Bahan Mentah (raw material) b. Persediaan Komponen-Komponen Rakitan (purhases parts/ component) c. Persediaan Bahan Pembantu atau Penolong (supplies) d. Persediaan Barang Dalam Proses (work in proses) e. Persediaan Barang Jadi (finished goods).” Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut: a. Persediaan Bahan Mentah (raw material) Yaitu persediaan barang-barang berwujud yang akan digunakan dalam proses produksi. b. Persediaan
Komponen-Komponen
Rakitan
(purhases
parts/
Component) Yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahan lain yang secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
21
c. Persediaan Bahan Pembantu atau Penolong (supplies)
Yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi bukan merupakan bagian atau komponen barang jadi. d. Persediaan Barang Dalam Proses (work in proses)
Yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap
bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
2.2.5
Dokumen-dokumen yang Digunakan Menurut Winarno (2006:13.6-15.16) dalam buku Sistem Informasi
Akuntansi menjelaskan bahwa: “Dokumen-dokumen yang terkait dengan sistem pembelian dan penjualan yaitu: a. Material Requitition (Formulir Permintaan Barang) b. Purchases Order c. Packing List d. Delivery Receipt (Laporan Penerimaan Barang) e. Data Barang f. Invoice g. Bill of Lading.” Selain itu Gelinas dan Sutton (2005:363-453) dalam Accounting Information System menjelaskan bahwa: “Dokumen-dokumen yang terkait dengan sistem pembelian maupun sistem penjualan yaitu: a. Purchases Requitition (Surat Permintaan Pembelian) b. Purchases Order (Pesanan pembelian) c. Inventory Master Data d. Invoice (Faktur Pembelian) e. Receiving Report (Laporan Penerimaan Barang) f. Picking Tickets g. Packing Slip” Lebih lanjut, Gelinas dan Sutton menjelaskan bahwa:
22
a. Purchases Requitition (Surat Permintaan Pembelian) yaitu dokumen yang digunakan untuk mengajukan permintaan pembelian
terhadap barang-barang yang telah mencapai Reorder-Point.
b. Purchases Order (Pesanan pembelian) merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan pemesanan pembelian barang kepada pemasok. c. Inventory Master Data
merupakan file yang berisi transaksi yang berkaitan dengan mutasi persediaan, yang digunakan sebagai dasar untuk membuat laporan persediaan. d. Invoice (Faktur Pembelian) merupakan dokumen yang digunakan oleh pemasok untuk memberitahukan utang yang harus dibayar oleh perusahaan atas transaksi pembelian barang dagang. e. Receiving Report (Laporan Penerimaan Barang) merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat barang yang diterima. f. Picking Tickets merupakan salinan dari Sales Order yang dikirimkan ke bagian gudang sebagai dasar untuk mengalokasikan barang. g. Packing Slip merupakan dokumen yang dilampirkan pada luar kemasan yang akan dikirim kepada pelanggan, yang berisi informasi mengenai data pelanggan dan isi dari kemasan barang tersebut.
23
Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa dokumen-dokumen
yang dibutuhkan dalam pencatatan persediaan adalah Material Requitition
(Formulir Permintaan Barang), Purchases Order, Delivery Receipt (Laporan
Penerimaan Barang), Data Barang, Invoice, Inventory Master Data.
2.2.6
Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Menurut Mulyadi (2008:559) dalam buku Sistem Akuntansi, terdapat
sembilan sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi
persediaan, diantaranya: a. Prosedur pencatatan produk jadi. b. Prosedur pencatatan harga pokok produk, jadi yang dijual. c. Prosedur pencatatan harga pokok produk, jadi yang diterima kembali dari pembeli. d. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses e. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli. f. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok. g. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang. h. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang. i. Sistem penghitungan fisik persediaan. Sedangkan menurut Krismiaji (2010:399) dalam buku Sistem Informasi Akuntansi menyebutkan sebuah sistem persediaan memproses dua jenis transaksi dalam siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Kedua transaksi tersebut adalah transaksi pembelian barang dan transaksi penjualan barang. 2.2.7
Laporan yang Dihasilkan Menurut Krismiaji (2010:400) sistem persediaan menghasilkan beragai
macam laporan, diantaranya:
24
a. Laporan Status Persediaan (Inventory Status Report)
Laporan ini berisi daftar seluruh jenis persediaan, kuantitas dan harga perolehan. Laporan ini memberikan penjelasan tentang persediaan
yang dilaporkan dalam neraca. Sistem batch mencetak laporan ini
setiap bulan atau setiap minggu. Karyawan menggunakan laporan ini
untuk mengetahui kuantitas yang tersedia. b. Laporan per jenis persediaan (Query Inventory Report) Dalam sistem On-line Real-time karyawan perusahaan mengetahui kuantitas per jenis persediaan yang tersedia saat laporan ini dihasilkan. Ada 2 pilihan untuk mengetahui informasi tersebut, yaitu mencetak ke kertas atau ke layar monitor. c. Laporan Pemesanan Kembali (Reorder Report) Laporan ini mengidentifikasi jenis persediaan yang memerlukan penambahan. Bila kuantitas turun sampai titik pemesanan kembali, sistem pengawasan persediaan memasukkan informasi ini dalam laporan. d. Laporan Hasil Perhitungan Fisik (Physical Report) Laporan ini berisi hasil perhitungan fisik persediaan yang dilakukan secara periodik. Dalam metode perpetual, laporan ini bermanfaat sebagai pembanding untuk menjamin akurasi catatan persediaan.
25
2.3 Sistem Informasi Berbasis Komputer Pengertian Sistem Pengendalian Intern 2.3.1 Gelinas dan Sutton (2005:237) dalam buku Accounting Information System
berpendapat bahwa “Internal control is a system of integrated elements-people,
structure, processes, and procedures-acting together to provide reasonable
assurance that an organization achieves business process goals.”
Dari definisi yang dikemukakan oleh Gelinas dan Sutton dapat diartikan
bahwa pengendalian internal adalah suatu sistem yang terintegrasi dari elemen manusia, struktur, proses, dan prosedur yang bekerja bersama untuk memberikan jaminan yang masuk akal bahwa organisasi akan mencapai tujuan proses bisnis. Menurut Krismiaji (2010:218) dalam buku Sistem Informasi Akuntansi mengatakan bahwa “Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metoda yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki sistem, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.” Bodnar dan Hopwood (2000:174) pada buku Sistem Informasi dalam Amir dan Rudi mengatakan bahwa “struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat dicapai.” Dalam kegiatannya, perusahaan tidak dapat terhindar dari resiko-resiko yang dapat mengancam keberlangsungan hidup perusahaan. Menurut Krismiaji (2010:234) dalam buku Sistem Informasi Akuntansi mengatakan bahwa
26
“Perusahaan harus mengidentifikasi ancaman dihadapinya, seperti: a. Pemilihan teknologi yang tidak tepat. b. Akses sistem tidak terotorisasi. c. Gangguan tranmisi data. d. Kehilangan integritas data. e. Transaksi yang tidak lengkap.”
sistem
yang
akan
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian internal adalah suatu sistem yang terdiri dari elemen-elemen pendukung seperti manusia, struktur, proses, dan prosedur yang saling berkaitan dan bersama-sama
bekerja untuk mencapai suatu tujuan. 2.3.2 Tujuan Sistem Pengendalian Internal Adapun tujuan dari sistem pengendalian intern adalah untuk: a. Mengamankan harta yang dimiliki perusahaan. b. Menguji tingkat akurasi dan kebenaran data akuntansi perusahaan. c. Meningkatkan efisiensi operasi perusahaan. d. Melaksanakan kebijakan-kebijakan yang ditentukan oleh pimpinan perusahaan dengan taat e. Memberikan jaminan yang layak bahwa sistem organisasi mencapai tujuan proses bisnis. 2.3.3 Pengendalian Umum Menurut Krismiaji (2010:273) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi berpendapat bahwa pengendalian umum dirancang untuk menjamin bahwa seluruh sistem komputer dapat berfungsi secara optimal dan pengolahan data dapat dilakukan secara lancar sesuai dengan yan direncanakan. Pengendalian Umum dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
27
a. Penyusunan Rencana Pengamanan Penyusunan dan pembaruan berkelanjutan sebuah rencana pengamanan adalah
salah satu jenis pengendalian penting yang dapat diterapkan oleh sebuah
perusahaan. Cara yang baik untuk menyusun rencana adalah menentukan
siapa
yang membutuhkan akses ke informasi apa, kapan mereka
membutuhkan informasi tersebut, dan subsistem apa yang menghasilkan informasi tersebut. Informasi ini dapat digunakan untuk menentukan ancaman,
resiko, dan bentuk, dan untuk memilih cara-cara pengamanan yang efektif. Dalam hal ini manajer puncak harus ditugasi untuk menyusun, mengawasi, dan menerapkan rencana. Rencana tersebut harus dikomunikasikan ke seluruh karyawan dan secara berkelanjutan dikaji dan diperbaharui. b. Pemisahan Tugas Dalam Sistem Informasi Dalam sebuah sistem informasi akuntansi yang amat terintegrasi, prosedur yang sebelumnya dilaksanakan oleh individu yang terpisah, sekarang digabungkan. Oleh karena itu, siapapun yang mmiliki akses ke komputer, program komputer, dan data yang ada didalamnya memiliki peluang untuk melakukan
dan
menyembunyikan
kecurangan.
Untuk
menanggulangi
ancaman ini, organisasi harus menetapkan prosedur pengendalian yang memadai seperti pemisahan tugas dalam fungsi sistem informasi akuntansi. c. Pengendalian Proyek Penyusunan Sistem Informasi Penyusunan sebuah sistem informasi, apabila tidak dikendalikan dengan baik akan menyebabkan pemborosan, karena prinsip-prinsip dasar pengendalian manajemen diabaikan. Untuk meminimumkan kegagalan penyusunan sebuah
28
sistem informasi, prinsip-prinsip dasar pertanggungjawaban harus diterapkan terhadap fungsi Sistem Informasi Akuntansi. Penggunaan prinsip tersebut
dapat mengurangi signifikan potensi pembengkakan biaya dan kegagalan
proyek sekaligus memperbaiki secara substansi efisiensi dan efektivitas SIA. d. Pengendalian Akses Fisik Kemampuan untuk menggunakan peralatan komputer disebut dengan akses fisik. Pengamanan akses fisik dapat dicapai dengan pengendalian sebagai
berikut: 1) Penempatan komputer dalam ruang terkunci dan akses hanya diijinkan untuk karyawan yang sah saja. 2) Hanya menyediakan satu atau dua pintu masuk saja pada ruang komputer. 3) Mensyaratkan identitas karyawan yang jelas. 4) Mensyaratkan bahwa setiap pengunjung untuk membubuhkan tanda tangan di tempat yang telah tersedia setiap akan masuk atau keluar dari lokasi pengolahan data. 5) Penggunaan sistem alarm untuk mendeteksi akses tidak sah diluar jam kantor. 6) Pembatasan akses ke saluran telepon pribadi, terminal, atau PC (Personal Computer) yang sah. 7) Pemasangan kunci pada PC (Personal Computer) dan peralatan komputer lainnya.
29
e. Pengendalian Akses Logis Kemampuan untuk memperoleh akses data ke perusahaan disebut dengan
akses logis. Cara-cara untuk membatasi akses logis adalah sebagai berikut:
1) Pemakaian Password.
2) Identifikasi Pribadi. 3) Identifikasi Biometrik. 4) Uji Kompatibilitas.
f. Pengendalian Penyimpanan Data Informasi yang dimiliki oleh perusahaan harus dilindungi dari pengrusakan dan penyajian secara tidak sah. Untuk itu, perusahaan harus memulai dengan mengidentifikasi jenis data yang akan dipelihara dan derajat perlindungan yang akan ditetapkan terhadap setiap jenis data. Selain itu, perusahaan harus pula mendokumentasikan langkah-langkah untuk melindungi data. g. Pengendalian Transmisi Data Untuk mengurangi resiko kegagalan transmisi data, perusahaan harus memantau jaringan untuk mendeteksi titik lemah, memelihara cadangan komponen, dan merancang jaringan sedemikian rupa sehingga kapasitas yang tersedia cukup untuk menangani periode padat pemrosesan data. h. Standar Dokumentasi Prosedur dan standar dokumentasi untuk menjamin kejelasan dan ketepatan dokumentasi. Kualitas dokumentasi memudahkan komunikasi dan pengkajian kemajuan pekerjaan selama tahap penyusunan sistem informasi dan dapat digunakan sebagai referensi dan saran pelatihan bagi karyawan baru.
30
i. Meminimumkan Penghentian Sistem Informasi Perusahaan akan menderita kerugian keuangan yang sangat besar apabila
kegagalan sebuah Sistem Informasi Akuntansi jika perangkat keras dan
perangkat lunak komputer tidak berfungi sebagaimana mestinya. Untuk
mencegah tidak berfungsinya hardware dan software ada berbagai macam cara yang dapat dilakukan, antara lain : 1) Pemeliharaan Preventif
Yaitu mencakup pengujian reguler terhadap komponen sistem informasi, dan penggantian komponen-komponen yang telah usang. 2) Uniteruptible Power System Yaitu alat tambahan yang berfungi sebagai penyangga listrik sementara, jika aliran listrik reguler terhenti. 3) Fault Tolerance Yaitu kemampuan untuk tetap melanjutkan kegiatannya ketika sebagian sistem mengalami kegagalan melaksanakan fungsinya. Hal ini dicapai dengan menggunakan komponen sistem mengalami cadangan yang mengambil alih tugas komponen sistem yang tidak berfungsi secara baik. 4) Rencana Pemulihan dari Bencana Setiap perusahaan sebaiknya memiliki rencana pemulihan sistem, sehingga kemampuan pengolahan data dapat dipulihkan secara cepat dan selancar mungkin apabila terjadi bencana yang menimpa. Tujuan rencana pemulihan ini adalah :
31
a) Meminimumkan derajat kerusakan dan kerugian.
c) Meringkas prosedur operasi secepat mungkin. d) Melatih dan membiasakan karyawan dengan situasi darurat.
b) Menetapkan cara (darurat) untuk mengolah data.
5) Perlindungan Terhadap Komputer dan Jaringan
Penggunaan komputer pribadi dan jaringan lebih rentan terhadap resiko
keamanan dibandingkan sistem komputer mainframe, karena hal-hal sebagai berikut: a) PC ada dimana-mana, hal ini bermakna bahwa pemgawasan akses fisik menjadi lebih sulit dilakukan. b) Pengguna
PC
tidak
menyadari
pentingnya
pengamanan
dan
pengendalian. c) Pemisahan fungsi menjadi sulit dilakukan karena PC ditempatkan di ruang masing-masing departemen pemakai dan seorang karyawan ditunjuk sebagai penanggungjawab untuk dua hal sekaligus, yaitu menyusun sistem/ program sekaligus mengoperasikannya. d) Jaringan dapat diakses dari lokasi yang jauh dengan menggunakan modem, EDI (Electronic Data Interchange), dan sistem komunikasi lain. Kondisi ini jelas meningkatkan resiko terhadap jaringan. e) PC (Personal Computer) dapat dibawa kemana-mana (portable) dan sistem pengamanan yang paling canggih di dunia pun tidak dapat mengatasi kehilangan data apabila PC (Personal Computer) atau komputernya hilang, dicuri, atau dipindah ke tempat lain.
32
Untuk mengatasi persoalan-persoalan diatas, tersedia beberapa prosedur dan kebijakan yang dapat diterapkan antara lain:
a. Melatih pengguna PC (Personal Computer) tentang konsep dan pentingnya
pengawasan. b. Membatasi akses dengan menggunakan kunci PC (Personal Computer) atau disk drive.
c. Menetapkan kebijakan dan prosedur mengenai penggunaan software.
d. Menyimpan data yang sensitif di tempat yang aman. e. Memasang software yang secara otomatis akan mematikan sebuah terminal komputer yang terhubung jaringan, setelah komputer yang bersangkutan disentuh / dipakai selama beberapa waktu tertentu. f. Membuat cadangan data reguler. g. Melindungi file dengan password. h. Menggunakan program utility super erase yang mampu benar-benar menghapus disk secara bersih jika data penting/rahasia dihapus. i. Menciptakan pelindung di seputar sistem operasi, untuk mencegah para pemakai mengubah file sistem yang penting. j. Karena umumnya PC (Personal Computer) tidak terlindungi ketika dihidupkan, maka sebaiknya proses booting dilakukan dengan menggunakan sistem pengamanan yang memadai. k. Jika pemisahan tugas secara fisik sulit dilakukan. Gunakan password berjenjang untuk membatasi akses ke data.
33
l. Lakukan pelatihan terhadap para pemakai tentang resiko virus komputer, dan cara meminimumkan resiko tersebut.
2.3.4 Pengendalian Aplikasi
Menurut Krismiaji (2010:287) dalam bukunya yang berjudul Sistem
Informasi Akuntansi berpendapat bahwa tujuan utama pengendalian aplikasi
adalah untuk menjamin akurasi dan validitas input program file, dan output
sebuah program aplikasi. Pengendalian aplikasi dapat dilakukan dengan beberapa
langkah berikut yaitu: a. Pengendalian Sumber Data (Source Data Control) Pengendalian sumber data adalah salah satu bentuk pengendalian terhadap input, guna memastikan bahwa data yang dimasukkan ke komputer untuk diolah lebih lanjut, tidak mengandung kesalahan. “Berikut ini akan dijelaskan jenis-jenis pengendalian sumber data yang berfungi mengatur akurasi, validitas, dan kelengkapan input. 1) Key Verification 2) Check Digit Verification 3) Pre-numbered Form Sequence Test 4) Turnaround Document 5) Otorisasi 6) Pembatalan Dokumen 7) Visual Scanning 8) Fungsi Pengawasan Data” Berikut Krismiaji (2010:288) dalam buku Sistem Informasi Akuntansi menjelaskan lebih mendalam mengenai jenis-jenis pengendalian: 1) Key Verification Yaitu cara pengendalian dengan cara memasukkan ulang data yang sama kemudian
membandingkannya
sebelumnya.
dengan
data
yang
telah
di-entry
34
2) Check Digit Verification
dalam nomor ID untuk kemudian memberitahukan kesalahan tersebut kepada operator.
Yaitu jenis pengendalian yang berfungsi untuk mendeteksi kesalahan
3) Pre-numbered Form Sequence Test
Yaitu pengendalian yang dilakukan dengan memeriksa nomor urut
dokumen. Jika dari pemeriksaan tersebut dapat diketahui ada tidaknya nomor urut dokumen yang hilang atau ganda, untuk kemudian dilaporkan.
4) Turnaround Document Yaitu dokumen ini pada dasarnya merupakan output dari sistem informasi yang diselenggarakan oleh perusahaan, yang dikirimkan kepada pihak luar, kemudian kembali lagi ke perusahaan sebagai input bagi sub-sistem lainnya dalam bentuk yang machine readable. 5) Otorisasi Yaitu pengendalian yang dilakukan dengan cara mengotorisasi sebelum data tersebut di-entry. 6) Pembatalan Dokumen Yaitu proses pembatalan dokumen yang sama yang telah di-entry. 7) Visual Scanning Yaitu dokumen yang akan di-entry sebelumnya harus dibaca sekilas. 8) Fungsi Pengawasan Data Yaitu sebuah fungsi yang dibentuk dengan tugas utama mencatat data yang telah diproses, mengecek otorisasi pengguna, memantau pemrosesan
35
data, membandingkan jumlah setelah setiap tahap pemrosesan data selesai
dilakukan, memberitahu para pemakai jika ada kesalahan input, dan memasukkan ulang seluruh koreksi data.
b. Program Validasi Input Adalah sebuah program yang mengecek validitas dan akurasi data input segera setelah data tersebut dimasukkan kedalam sistem. Program ini lebih sering disebut dengan program edit, dan pengecekan akurasi yang dilaksanakan oleh
program yang disebut dengan edit checks. c. Pengendalian Entry Data Online Tujuan dilakukannya pengendalian semacam ini adalah untuk menjamin akurasi dan integritas data transaksi yang dimasukkan dari terminal on-line dan PC. d. Pengendalian Terhadap Pemrosesan Data dan Pemeliharaan File Pengendalian pengolahan data dan pemeliharaan file ini dirancang untuk menjamin akurasi dan kelengkapan pemrosesan data dan data yang disimpan. e. Pengendalian Output. Pengendalian output dilakukan dengan membentuk fungsi pengawas data. Petugas pengawas data harus memeriksa ulang seluruh output untuk menjamin kelayakan dan ketepatan format output, dan harus membandingkan jumlah data output dan input.
36
Sedangkan Menurut Gondodiyoto (2007:373) dalam buku Audit Sistem
Informasi + Pendekatan CobiT bahwa secara umum pengendalian aplikasi terdiri
dari enam jenis pengendalian. Penjelasan umum mengenai pengendalian aplikasi
akan digambarkan dalam tabel di bawah ini:
Tabel 2.1 Kategori Pengendalian Aplikasi
Kategori Pengendalian
1. Boundary Controls
Jenis-Jenis Pengendalian a. Otoritas akses ke sistem aplikasi b. Identitas dan otorisasi pengguna
2. Input Controls
a. Otorisasi dan validasi masukan b. Transmisi dan konversi data c. Penanganan kesalahan
3. Process Control
a. Pemeliharaan ketepatan data b. Pengujian terprogram atas batasan dan memadainya pengolahan
4. Output Control
a. Rekonsiliasi keluaran b. Penelaahan
Kategori Pengendalian
dan
pengujian
pengolahan Jenis-Jenis Pengendalian c. Distribusi keluaran d. Record retention
5. Database Control
a. Akses b. Integritas data
6. Communication Control
a. Pengendalian kegagalan unjuk kerja b. Gangguan komunikasi.
Sumber: Weber dan Miklos A. Vasarhelyi dan Thomas W. Lin dalam Gondodiyoto (2007:374)
hasil
37
Ada pun penjelasan mengenai masing-masing dari pengendalian aplikasi
tersebut diantaranya:
1) Pengendalian batas-sistem atau boundary controls.
Dalam buku Audit Sistem Informasi + Pendekatan CobiT,
Gondodiyoto, (2007:373) menyatakan bahwa Boundary Controls adalah
interface (keterkaitan) antara para pengguna dengan sistem berbasis
teknologi informasi. Berbagai pengendalian yang diimplementasikan dalam hal ini antara lain adalah cryptographic control, access control, audit trail, dan existence controls. a) Cryptographic Control adalah sistem pengendalian intern yang didesain untuk menjaga privacy, serta menjaga agar orang/pihak yang tidak berwenang dapat melakukan kegiatan yang berkaitan dengan merubah, menambah atau menghapus data. b) Access Control digunaan agar sumber daya sistem digunakan hanya oleh orang-orang yang berhak, menjamin agar kegiatan pengguna dilakukan sesuat dengan ketentuan, dan menjamin bahwa peralatan yang digunakan sesuai dengan semestinya. c) Audit Trail adalah catatan-catatan atau data tertentu yang disimpan di dala sistem komputer dengan tujuan apabila di kemudian hari bermasalah, maka catatan/data itu dapat digunakan untuk pelacakan. d) Existence Controls didesain dengan tujuan untuk menjaga agar jika aktivitas user terhenti karena suatu sebab kegagalan tertentu, maka
38
akses itu tidak diproses lebih lanjut demi untuk menjaga data integrity
maupun pengamanan assets.
2) Pengendalian Masukan atau Input Controls
Pengendalian Masukan atau Input Controls dirancang dengan
tujuan untuk mendapat keyakinan bahwa data transaksi input adalah valid,
lengkap serta bebas dari kesalahan dan penyalahgunaan.
Mekanisme masuknya data masukan ke sistem dapat dikategorikan ke dalam dua cara yaitu batch delayed processing systems, dan online transaction processing system. 3) Pengendalian proses atau Process Control Pengendalian proses adalah pengendalian intern untuk mendeteksi jangan sampai data (khususnya yang sudah valid) menjadi error karena adanya kesalahan proses. Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk mencegah agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan selama proses pengolahan data. 4) Pengendalian Keluaran atau Output Control Pengendalian keluaran adalah pengendalian yang dilakukan untuk menjaga output sistem agar akurat, lengkap, dan digunakan sebagaimana mestinya. Pengendalian ini didesain untuk menjamin agar keluaran/output dan informasi dapat disajikan secara akurat, lengkap, mutakhir, dan didistribusikan kepada orang-orang yang berhak secara cepat dan tepat waktu.
39
Pengendalian yang termasuk dalam pengendalian keluaran adalah
rekonsiliasi keluaran dengan masukan dan pengolahan, penelaahan dan pengujian hasil-hasil pengolahan dan pendistribusian keluaran.
5) Pengendalian File/Database Atau File/Database Control.
6) Pengendalian Komunikasi Aplikasi.
2.4 Metodologi Pengembangan Sistem
2.4.1 Pengertian Metodologi Pengembangan Sistem Menurut Susanto (2004:341) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi berpamdapat bahwa “Metode pengembangan sistem adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem informasi dan programmer dalam membangun sistem informasi”. Sedangkan menurut Mulyadi (2008:39) dalam buku Sistem Akuntansi menjelaskan bahwa “Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analis sistem dalam mengembangkan sistem informasi”. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2000:356) pada Sistem Informasi Akuntansi dalam Amir dan Rudi menjelaskan bahwa “Pengembangan sistem adalah proses memodifikasi atau mengubah sebagian atau seluruh sistem informasi”. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa pengembangan sistem adalah kumpulan proses pengolahan sebagian atau seluruh sistem informasi.
40
2.4.2 Tujuan Pengembangan Sistem
Menurut Widjajanto (2001:523) dalam bukunya yang berjudul Sistem
Informasi Akuntansi berpendapat bahwa tujuan pengembangan sistem adalah
sebagai berikut : a. Sistem yang dihasilkan harus dapat menghasilkan informasi yang cermat dan tepat waktu.
b. Pengembangan sistem harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang
layak. c. Sistem harus memenuhi kebutuhan informasi organisasi. d. Sistem harus dapat memberikan kepuasan kepada penggunanya. 2.4.3 Jenis-jenis Metodologi Pengembangan Sistem a. Pengembangan Sistem Informasi dengan Pendekatan Tradisional Menurut Husein dan Wibowo (2006:160) dalam pendekatan tradisional siklus pengembangan suatu sistem mengikuti siklus SDLC (System Development Life Cycle) dimana siklus dari suatu pengembangan sistem tidak pernah berakhir, karena sistem yang digunakan harus selalu sesuai dengan kebutuhan organisasi. Lebih lanjut lagi menurut Husein dan Wibowo (2006:165) jika seluruh siklus dilaksanakan dengan baik, maka metodologi SDLC ini memiliki keunggulan, sebagai berikut: 1) Pendekatan ini akan menghasilkan sistem yang berkualitas tinggi yang bekerja dengan baik, dan dirancang serta dibangun dengan baik, aman dan mudah diawasi dan mudah dijalankan dan dipelihara untuk periode waktu yang lama.
41
2) Dari sudut pandang manajer, organisasi sistem informasi menyediakan metodologi pengembangan dan pemahaman bagaimana mengembangkan
suatu sistem, menyediakan dan mengelola analisis suatu sistem teknologi dan
ahli teknis yang melakukan semua pekerjaan teknis, mengoperasikan dan
memelihara hasil sistem.
Selain memiliki beberapa keunggulan, SDLC ini juga memiliki beberapa
kelemahan sebagai berikut:
1) Sulit untuk menentukan kebutuhan sistem yang lengkap dan akurat pada permulaan pengembangan sistem. 2) Pengembangan sistem model ini membutuhkan waktu lama dan biaya yang besar. b. Pengembangan Sistem Informasi dengan Pendekatan Alternatif Menurut Husein dan Wibowo (2006:170) dalam Sistem Informasi Manajemen mengatakan bahwa ”Dalam pengembangan dengan pendekatan alternatif terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan diantaranya: 1) Prototyping Dalam Prototyping terdapat tahapan-tahapan yang harus dilakukan, diantaranya: 1) Menentukan kebutuhan dasar sistem 2) Mengembangkan prototype awal 3) Menggunakan prototype yang sudah dibuat dan mencatat perubahan yang diperlukan. 4) Revisi dan perbaiki prototype tersebut.
42
5) Evaluasi saat sistem tersebut dijalankan. 6) Melakukan modifikasi sebelumnya.
7) Instalasi, dijalankan dan dipelihara sistem tersebut.
2) Pembelian paket software aplikasi. Dalam alternatif ini pengguna akhir harus menganalisis dan menentukan apakah akan membeli atau membuat sendiri software aplikasi yang akan digunakan di perusahaan.”
c. Pengembangan Sistem Informasi Oleh Pengguna Akhir Pengembangan Sistem Informasi Oleh Pengguna Akhir (sering disebut pula dengan end user computing) adalah bentuk pengembangan sistem yang dilakukan oleh orang-orang yang tidak sepenuhnya ahli dalam sistem informasi. 2.4.4 Tahap-tahap Pengembangan Sistem dengan Pendekatan Tradisional Menurut Kusrini dan Koniyo (2007:44) Daur atau siklus hidup hasil pengembangan (SDLC) sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangan sistem. Dalam paragraf selanjutnya dijelaskan bahwa ada beberapa tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem yang terdiri dari: a. Perencanaan sistem (system planning) b. Analisis sistem (system analysis) c. Desain sistem (system design) d. Seleksi sistem (system selection) e. Implementasi sistem (system implementation) dan,
43
f. Perawatan sistem (system maintenance)
Menurut Winarno (2006:9.8-9.15) dalam bukunya Sistem Informasi
Akuntansi menyebutkan bahwa tahapan-tahapan System Development Life Cycle
(SDLC) meliputi: a. Tahap Analisis b. Tahap Perancangan c. Tahap Implementasi
d. Tahap Penggunaan Berikut ini penjelasan dari masing-masing tahapan tersebut yang diperoleh dari berbagai sumber: a. Tahap analisis Kusrini dan Koniyo (2007:59) menjelaskan bahwa “Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan.” Selanjutnya Winarno (2006:8) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi mengatakan bahwa dalam tahap analisis sistem dibagi menjadi dua tahapan yaitu : 1) Tahap survei pendahuluan Tujuan dari tahap survei pendahuluan yaitu : a) Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini. b) Mengembangkan hubungan yang baik dengan para pemakai sistem. c) Mengumpulkan data yang akan diperlukan pada tahap perancangan sistem.
44
d) Mengidentifikasi karakteristik masalah yang muncul. 2) Tahap studi kelayakan
Tujuan dari tahap studi kelayakan yaitu :
a) Mencari sistem baru atau perbaikan atas sistem yang sekarang berjalan.
b) Mengidentifikasi berbagai hal yang diperlukan untuk menerapkan sistem
baru.
Sedangkan menurut Kusrini dan Koniyo (2007:67-74) dalam studi kelayakan
terdapat beberapa hal yang harus dilakukan yaitu: a) Studi kelayakan teknik dilakukan untuk menentukan teknologi yang akan digunakan, dimana teknologi tersebut harus mengutamakan kebutuhan user dan kemudahan dalam mengoperasikannya, walaupun tidak semua orang dapat mengaksesnya. b) Studi kelayakan sosial. Sistem yang baru dikatakan layak secara sosial jika hasil dari pengembangan itu tidak berpengaruh negatif terhadap lingkungan sosial. c) Studi kelayakan hukum. Pengembangan sistem dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar peraturan dan hukum berlaku. d) Studi kelayakan operasional. Pengembangan sistem ini tidak memerlukan operator dengan keahlian khusus dan mudah dioperasikan. e) Studi kelayakan ekonomis. Dalam hal ini analis sistem harus menghitung biaya yang akan dikeluarkan selama tahap-tahap pengembangan sistem. b. Tahap desain / perancangan sistem Kusrini dan Koniyo (2007: 79) berpendapat bahwa desain/perancangan sistem adalah “proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem.” Lebih lanjut Kusrini dan Koniyo (2007:79) dalam bukunya di sebutkan bahwa desain/perancangan menjelaskan bahwa “sistem dapat diartikan sebagai berikut : 1) Tahap setelah analisis sistem dari siklus pengembangan sistem 2) Pendefinisian atas kebutuhan-kebutuhan fungsional 3) Persiapan untuk rancang bangun implementasi
45
4) Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, berupa penggambaran perencanaan, pembuatan sketsa, pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. 5) Konfigurasi komponen software dan hardware. Tahap desain/perancangan sistem ini memiliki dua tujuan, yaitu untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat.”
Selanjutnya Winarno (2006:10-13) dalam bukunya yang berjudul Sistem
Informasi Akuntansi mengatakan bahwa dalam tahap perancangan sistem dibagi
menjadi dua tahapan yaitu : 1) Perancangan Awal atau Perancangan Konseptual Pada tahap ini, perancang sistem merancang berbagai komponen sistem diatas kertas (masih konsep). Hartanto (2005:210) dalam bukunya menjelaskan bahwa
terdapat dua
teknik dalam membuat desain secara umum yaitu teknik dengan menggunakan alat dokumentasi seperti flowchart dan formulir-formulir atau dengan menggunakan teknik prototyping. 2) Perancangan Rinci atau Perancangan Fisik Perancangan fisik dilakukan setelah perancangan awal, dimana perancangan sistem mulai mewujudkan berbagai rancangan yang telah dibuatnya. Hasil akhir perancangan adalah berbagai komponen sistem, seperti panduan prosedur, susunan organisasi, dokumen dan laporan, rencana tampilan layar, dan sebagainya. c. Tahap implementasi sistem Dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, Winarno (2006:13) mengemukakan bahwa “Tahap implementasi adalah tahap penerapan
46
berbagai rancangan komponen sistem agar dapat dipakai dalam kegiatan operasional perusahaan.”
Dalam hal ini Kusrini dan Koniyo (2007:279) menyebutkan bahwa ada dua
tahap dalam tahap implementasi sistem, sebagai berikut: “Tahap Implementasi system terdiri dari: 1) Penerapan dan proses implementasi 2) Pelaksanaan Proses implementasi” Lebih lanjut Kusrini dan Koniyo (2007:279) menjelaskan bahwa:
1) Penerapan dan proses implementasi Perencanaan dan penerapan merupakan langkah penting dalam penerapan suatu sistem baru. Tujuan dari pemberlakuan proses ini adalah agar penerapan sistem yang baru ini betul-betul sesuai dengan tujuan dan sasarn pengadaannya.
Permasalahan
pada
rencana
implementasi
mencakup
permasalahan anggaran dan biaya. Tahapan rencana ini dimaksudkan untuk mengendalikan pengeluaran biaya. Permasalahan lain yang perlu diperhatikan dalam proses pelaksanaan implementasi adalah masalah waktu, hal ini bertujuan untuk menentukan jadwal proses kegiatan dan pelaksanaan penerapan sistem. 2) Pelaksanaan Proses implementasi Kegiatan implementasi bertujuan untuk melakukan proses penerapan sistem baru. Bentuk kegiatan yang dilaksanakan adalah sebagai berikut:
47
a) Pelatihan personil
untuk menjalankan sistem yang baru itu tidak akan mengalami kesulitan dalam mengoperasikannya.
Hal ini dilakukan dengan maksud agar personil atau orang yang ditunjuk
b) Seleksi tempat dan instalasi hardware dan software
Pemilihan tempat untuk instalasi haruslah tempat yang aman untuk
berbagai peralatan sistem yang baru.
c) Pemrograman. d) Penggujian program Bertujuan untuk menghindari kesalahan pada program yang dibuat. e) Pengujian sistem Hal ini bertujuan tunuk mengetahui bahwa komponen-komponen sistem telah berfungsi dengan baik. Tujuan lainnya adalah untuk mengetahui kelemahan ataupun kesalahan sehingga perlu perbaikan. f) Konversi sistem Konversi sistem dilaksanakan bilamana sistem yang baru siap dan layak untuk digunakan. Pendekatan yang diperlukan untuk melakukan konversi sitem adalah konversi langsung, konversi parallel, konversi percontohan, konversi phase in. d. Tahap Penggunaan Tahap ini merupakan tahap terakhir dimana sistem yang dibuat baru dapat dijalankan dan diharapkan telah sempurna dan dapat digunakan.
48
2.4.5 Alat Bantu Pengembangan Sistem
Berikut merupakan alat bantu yang dapat digunakan untuk membantu
tahap pengembangan sistem :
a.
Data Flow Diagram (DFD) Menurut Romney dan Steinbart (2004:183-190) pada Accounting Information Systems dalam Dewi dan Deny menyatakan bahwa data flow diagram adalah gambaran-gambaran grafis yang digunakan untuk mendokumentasikan
sistem yang telah ada dan merencanakan sistem yang baru. Data Flow Diagram (DFD) dibagi menjadi 3 (tiga) jenis, yaitu : 1) Context Diagram Gelinas dan Sutton (2002:68) menjelaskan pengertian context diagram sebagai berikut: ”A context diagram is a top-level, or least detailed, diagram of an information system that depicts the system and all of its activities as a single bubble, and shows the data flows into and out of the system and into and out of the external entities.” 2) Physical Data Flow Diagram Dijelaskan oleh Gelinas dan Sutton (2002:68) pengertian physical data flow diagram, yaitu: “A phisical data flow diagram is a graphical representation of a system showing the system’s internal and external entities, and the flows of data into and out of these entities.”
49
3) Logical Data Flow Diagram
Dijelaskan oleh Gelinas dan Suton (2002:68) pengertian logical data flow
diagram, yaitu: “A logical data flow diagram is a graphical representation of a system showing the system’s processes and the flows of data into and out of the processes.”
Tabel 2.2 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
Simbol
Keterangan Sumber dan Tujuan data. Karyawan dan organisasi yang mengirim data ke dan menerima data dari system digambarkan dengan kotak Proses Transformasi. Proses yang mengubah data dari input menjadi output digambarkan dengan lingkaran Penyimpanan Data. Penyimpanan data digambarkan dengan dua garis horizontal (paralel)
Arus Data. Arus data yang masuk ke dalam dan keluar dari sebuah proses digambarkan dengan anak panah. Sumber: Krismiaji (2010:68)
50
b. Flowchart
Menurut Mulyadi (2008:66) dalam bukunya Sistem Akuntansi, document
flowchart adalah suatu bagan yang menggambarkan aliran dokumen dalam suatu
sistem inforasi.
Simbol
Tabel 2.3 Simbol-simbol Flowchart Nama Keterangan
Dokumen
Catatan
Menggambarkan catatan akuntansi
on-page connector
Penghubung pada halaman yang sama
off-page connector
Penghubung pada halaman yang berbeda
Kegiatan Manual
Menggambarkan kegiatan manual
Keterangan, komentar
Memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir
Arsip sementara
Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen
Arsip permanen
Menggambarkan jenis dokumen
Menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi
51
Simbol
Nama On-line computer process
Keying
Pita Magnetik
Keterangan Menggambarkan pengolahan data dengan komputer Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik
On-line storage
ya Keputusan
Untuk menggambarkan arsip komputer berbentuk on-line (di dalam memory komputer) Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data
tidak
Garis alir (flowline)
Persimpangan Garis Alir
Pertemuan garis alir
Mulai / Berakhir Sumber: Mulyadi (2008:60-63)
Untuk menggambarkan arah proses pengolahan data
Menunjukkan arah masing-masing garis
digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya.
Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi
52
c) Entitiy Relationship Diagram.
Menurut Gelinas dan Sutton (2005:166), entity relationship diagram
adalah gambaran grafis yang merefleksikan entitas utama dari suatu database
dan hubungan di antara entitas-entitas tersebut. Romney dan Steinbart
(2005:135) dalam Dewi dan Deny menjelaskan bahwa Entitas dalam ERD dengan metode data REA terdapat tiga jenis, yaitu Resource (sumber daya), Event (kegiatan) dan Agent (Pelaku).
Hubungan diantara entitas yang terdapat dalam entitiy relationship diagram terdiri dari tiga, yaitu hubungan satu ke satu (one to one) , hubungan satu ke banyak (one to many) , dan hubungan banyak ke banyak (many to many). Entitiy relationship diagram dapat digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol yang disajikan pada tabel berikut: Tabel 2.4 Simbol Entity Relationship Diagram Simbol
Nama
Keterangan
Entitas
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan setiap entitas dari entity relationship diagram
Hubungan
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan hubungan dari entitasentitas
Sumber: Gelinas dan Sutton (2005:78)
53
2.4.6 Normalisasi Database
Menurut Whitehorn dan Bill (2003 : 225) dalam buku Seluk Beluk
Database Relasional tahapan normalisasi terdiri dari beberapa bentuk, yaitu:
a. Bentuk Normal Pertama (1NF/ First Normal Form)
b. Bentuk Normal Kedua (2NF/ Second Normal Form) c. Bentuk Normal Ketiga (3NF/ Third Normal Form) Berikut ini adalah penjelasan mengenai bentuk-bentuk normalisasi tersebut.
a. Bentuk Normal Pertama (1NF/ First Normal Form) Terutama berkenaan dengan struktur tabel dasar. Semua field harus berisi data atom saja. b. Bentuk Normal Kedua (2NF/ Second Normal Form) Berkenaan dengan hubungan antar field key dan non key. Primary key harus bermanfaat-dan dengan primary key yang tersusun atas dua atau lebih field, anda harus tidak dapat menentukan nilai-nilai dalam tabel selebihnya dari sebarang sub-set primary key. c. Bentuk Normal Ketiga (3NF/ Third Normal Form) Berkenaan dengan huibungan antara field non-key. Field non-key harus tergantung satu sama lain (dengan kata lain, satu field non-key harus tidak tergantung pada field non-key lainnya).
54
Selanjutnya Whitehorn dan Bill (2003 : 214) dalam buku Selluk Beluk
Database mengemukakan tujuan dari normalisasi adalah untuk :
1. Mencari dan mengelompokkan seluruh sifat yang berkenaan dengan objek
tertentu. 2. Menghilangkan informasi yang berlebihan. 3. Memberikan identifikasi unik bagi record individu.
