BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Seleksi Bahan Pustaka Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan penting yang perlu dilakukan agar koleksi tersebut sesuai dengan keinginan pengguna dan tepat sasaran di perpustakaan. Menurut Massofa (2008), Pedoman dasar untuk melakukan seleksi yaitu : 1.
Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada pasaran
2.
Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja
3.
Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4.
Mengenal prinsip-prinsip seleksi
5.
Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi
6.
Memahami berbagai kendala yang ada.
2.1.1 Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka Pemilihan bahan pustaka adalah kegiatan penting yang dilakukan agar tercapainya tujuan perpustakaan yaitu menyebarkan informasi kepada pengguna dengan koleksi yang mereka butuhkan. Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah bisa dilakukan langsung oleh petugas perpustakaan atau guru pustakawan, namun akan lebih baik supaya mempertimbangkan aspek kebutuhan murid dan guru dilingkungan sekolah yang bersangkutan. Menurut
Pawit,
Yusuf
dalam
buku
Pedoman
Penyelenggaran
Perpustakaan Sekolah (2007:26), Secara umum prinsip pemilihan koleksi untuk suatu perpustakaan sekolah adalah sebagai berikut : 1.
Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan kebutuhan kurikulum yang berlaku di sekolah
2.
Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan sistem pendidikan secara nasional
3.
Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan daerah tempat perpustakaan sekolah tersebut berada
4.
Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan tingkat kemampuan membaca siswa usia sekolah
5.
Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan sistem perpustakaan nasional
6.
Pemilihan koleksi perpustakaan sekolah disesuaikan dengan dana yang tersedia.
Menurut Siregar (1999:6), secara umum ada beberapa prinsip pemilihan buku antara lain: 1.
Relevansi atau kesesuian Perpustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta tujuan lembaga induknya.
2.
Orientasi kepada pengguna Dalam pengadaan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan.
3.
Unsur Kelengkapan Pengadaan koleksi hendaknya dilakukan dengan berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna, bukan berpedoman kepada jumlah eksemplar buku. Mutu suatu perpustakaan bukan dilihat dari jumlah eksemplar koleksinya tetapi dari kelengkapan/jumlah judul dan kualitas koleksi yang dimiliki.
4.
Unsur Kemutakhiran Perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan sumber-sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
5.
Unsur kerjasama dengan berbagai pihak Perpustakaan sebaiknya menjalin kerjasama dengan pihak seperti pakar ilmu pengetahuan, pengguna dalam melaksanakan pemilihan
bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat dipenuhi. 6.
Menggunakan alat bantu pemilihan Untuk memudahkan dan untuk mengetahui informasi buku secara lengkap, hendaknya pemilihan bahan pustaka dilakukan dengan menggunakan alat bantu pemilihan bahan pustaka seperti katalog penerbit.
Dari pendapat diatas dapat diketahui prinsip-prinsip pemelihan bahan pustaka harus sesuai dan relevan sesuai dengan mengikuti perkembangan kemutakhiran informasi, selalin sesuai dan relevan dalam prinsip pemilihan ada unsur kerjasama dengan pihak-pihak ini penting karena akan meningkatkan kualitas perpustakaan dan berdampak positif bagi pengguna. Dengan terpenuhinya prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka tersebut diatas diharapkan bahwa koleksi perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan tercapainya tujuan perpustakaan.
2.1.2 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka Untuk mendapat kesempurnaan dalam menyeleksi bahan pustaka, sebagai seorang manusia maka seorang pustakawan juga akan terbatas kemampuannya. Oleh karena itu dalam melaksanakan seleksi bahan pustaka seorang pustakawan akan menggunakan alat bantu dalam memudahkan seleksi. Menurut Siregar (1999:9), Alat bantu pemilihan buku dimaksud antara lain: 1. Katalog Penerbit 2. Bibliografi Nasional/daerah/khusus 3. Daftar Buku Beranotasi (dengan keterangan singkat) 4. Book In Print 5. Tinjuan Buku 6. Majalah yang sering memuat resensi buku
7. Abstrak 8. Sari Karangan 9. Saran dari pengguna.
Menurut Massofa (2008), alat bantu seleksi bahan pustaka untuk perpustakaan sekolah yaitu : 1. Katalog Penerbit 2. Bibliografi 3. Daftar Pustaka 4. Iklan atau brosur 5. Formulir Pemilihan
Melalui alat bantu yang dijelaskan diatas, pustakawan atau pengguna dapat memilih bahan pustaka yang tepat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pustakawan juga dapat mengikuti berbagai bibliografis dan memuat evualasi atas bahan pustaka yang dijadikan koleksi perpustakaan.
2.1.3 Pihak Yang Berwenang Melakukan Seleksi Dalam setiap kegiatan perpustakaan yang vital pasti ada tim atau pembina yang berfungsi baik dalam pengarahan maupun dalam melakukan kegiatan tersebut. Salah satu kegiatan vital tersebut adalah menyeleksi bahan pustaka, kegiatan ini penting karena ini menyangkut kepuasan untuk para pengguna. Adapun pihak yang berwenang melakukan seleksi bahan pustaka menurut Almah (2012:30), pihak yang berwenang melakukan seleksi bahan pustaka atau yang dapat bertindak sebagai selektor adalah : 1. Pustakawan. 2. Spesialis Subjek termasuk guru/dosen. 3. Pemimpin organisasi induk atau pemimpin lembaga penaung perpustakaan. 4. Komisi Perpustakaan.
5. Anggota lain.
Menurut Pangaribuan (2009:5), pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka perlu memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1.
Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada dipasaran
2.
Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja
3.
Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4.
Mengenal prinsip-prinsip seleksi
5.
Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi
6.
Memahami berbagai kendala yang ada.
Dari pendapat diatas dapat diketahui dalam pemilihan bahan pustaka, ada banyak pihak yang menyeleksi khususnya dalam perpustakaan sekolah, jika ada pustakawan, pustakawan yang berwenang menyeleksi bahan pustaka tersebut, jika tidak memiliki pustakawan, pihak yang berwenang adalah kepala sekolah, kepala perpustakaan dan pegawai perpustakaan. Pihak seleksi juga harus memahami tujuan, jenis dan kebutuhan agar berdampak postif bagi perpustakaan dan pengguna.
2.2
Pengadaan Bahan Pustaka Koleksi perpustakaan sekolah haruslah menunjang kurikulum sekolah,
dapat memberikan keterangan yang lebih luas dari apa yang dipelajari anak di kelas dan semua pelajaran haruslah tercakup. Perpustakaan Nasional R.I (1994:15) mengatakan bahwa: Pengadaan bahan pustaka sangat tergantung dari pemilihan bahan pustaka, serta anggaran yang tersedia. Oleh karenanya pemilihan bahan pustaka ini harus ditangani dengan sungguh-sungguh, dengan melibatkan seluruh staf pengajar, sehingga koleksi perpustakaan mencakup keseluruhan mata pelajaran sekolah tersebut. Saran murid perlu di perhatikan. Perpustakaan sekolah juga harus ditunjang oleh anggaran yang memadai, sehingga pengadaan bahan pustakanya dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya.
2.2.1 Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka Koleksi yang ada di perpustakaan sekolah harus sesuai dengan kebutuhan pengguna siswanya, untuk ketersediaannya harus dilakukan pengadaan terlebih dahulu. Melalui kegiatan pengadaan bahan pustaka tersebut, perpustakaan akan mengumpulkan bahan pustaka seperti buku, majalah, jurnal, surat kabar dan lain-lain. Menurut
Sulistyo-Basuki
(2001:27),
“Pengadaan
bahan
pustaka
merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi”.
2.2.2 Tujuan Pengadaan Bahan Pustaka Pengadaan bahan pustaka dimaksudkan agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kesesuain diharapkan dapat meningkatkan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, anggaran, yang tersedia. Dengan adanya pengadaan bahan pustaka maka koleksi perpustakaan dapat dibina sebaik mungkin sehingga tujuan perpustakaan dapat tercapai. Perpustakaan Nasional RI (2002: 6) menyatakan bahwa program pengembangan koleksi bertujuan: 1. Menetapkan kebijakan pada rencana pengadaan bahan pustaka. 2. Menetapkan metode yang sesuai dan terbaik untuk pengadaan. 3. Mengadakan pemeriksaan langsung pada bahan pustaka yang dikembangkan. Menetapkan skala prioritas pada bahan pustaka yang dikembangkan. 4. Mengadakan kerjasama antara perpustakaan pada pengadaan bahan pustaka dan setiap unit perpustakaan. 5. Melakukan evaluasi pada koleksi yang dimiliki perpustakaan.
2.2.3 Fungsi Pengadaan Bahan pustaka Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Bagian pengadaan bahan pustaka juga membantu agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi yang tersedia. Bagian pengadaan bahan pustaka juga sangat memerlukan pembinaan bahan pustaka atau koleksi. Pembinaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu dari kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan perpustakaan dalam usahanya untuk memberikan pelayanan informasi kepada pengguna. Untuk itu perlu kita sadari oleh petugas, anggota staf, dan pemakai bahwa secara umum menjaga koleksi perpustakaan menjadi tanggung jawab bersama.
2.2.4 Kebijakan Pengadaan Bahan Pustaka Sekarang memasuki elektronik ramai diperbincangkan sehubungan dengan serbuan teknologi informasi (TI) yang menuntut pustakawan untuk lebih menguasai dunia perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat . Dengan demikian secara tidak langsung perpustakaan dituntut mengembangkan koleksi yang relevan untuk pengguna. Pada perpustakaan perguruan tinggi, kebijakan pengadaan bahan pustaka hendaknya dilaksanakan seoptimal mungkin. Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 47) mengatakan
bahwa: “Kebijakan pengembangan koleksi hendaknya selalu
dapat mencerminkan fungsi perpustakaan sebagai penunjang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat (PP. No. 30, Th. 1990, pasal 34) sebagai unsur penunjang tridarma perguruan tinggi tersebut, perpustakaan merumuskan tujuan sebagai berikut: 1. Mengadakan buku, jurnal dan pustaka lainnnya untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa, dan staf pengajar lainnnya bagi kelancaran program pengajaran dan penelitian di perguruan tinggi. 2. Mengusahakan, menyimpan, dan merawat pustaka yang bernilai sejarah, yang memiliki kandungan informasi local, dan yang
dihasilkan oleh sivitas akademika untuk dimanfaatkan kembali sebagai sumber pembelajaran (learning resources) 3. Menyediakan sarana temu kembali untuk menunjang pemakaian bahan pustaka 4. Menyediakan tenaga yang profesional serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu mampu memberikan pelatihan cara penggunaan bahan pustaka. 5. Bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan. Menurut Yuni (2010), menyatakan ada beberapa kebijakan pengadaan bahan pustaka yaitu : 1. Anggaran, biasanya perpustakaan sudah memiliki anggran tetap untuk pengadaan bahan pustaka. 2. Jenis Pemakai dan kebutuhannya. 3. Jumlah Pustakawan, hal ini dikarenakan pengadaan yang terlalu banyak sedangkan jumlah pustakawan sedikit akan mempengaruhi bahan pustaka. 4. Bahasa.
2.3 Perubahan Lingkungan Pengadaan Bahan Pustaka Perpustakaan dibangun dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan. Salah satu hal yang dapat mengembangkan perpustakaan adalah koleksi yang dimiliki, baik dalam koleksi tercetak ataupun koleksi yang sudah berbentuk elektronik. Aplikasi teknologi e-library atau bisa disebut sebagai perpustakaan digital, yang dimana koleksi ditransfer dalam bentuk elektronik untuk menunjang pelayanan perpustakaan lebih maksimal kepada pengguna. Hal ini tentunya sudah dapat diterapkan dalam setiap perpustakaan agar para pengguna dapat dengan mudah menelusur informasi yang dibutuhkan tanpa harus mengambil ke rak atau membawa dalam bentuk fisik. Hal ini tentunya tantangan bagi pegawai perpustakaan baik dari pimpinan, staf dan
pustakawan khususnya dalam mengembangkan dan meggunakan kemampuan mereka secara total dan kreatif untuk mencapai tujuan perpustakaan dimasa depan. Sebagai contoh konkritnya koleksi bahan perpustakaan jenis e-resources dan pengolahannya masih terbatas dan belum dipahami oleh sebagian besar pustakawan secara menyeluruh sehingga dibutuhkan usaha-usaha guna mengatasi berbagai masalah dalam mengolah bahan perpustakaan e-resources, khususnya dalam masalah kataloging bahan perpustakaan sumber elektronik. Seiring perkembangan informasi dan teknologi tentunya kita tidak asing koleksi e-resources seperti e-book, e-journal, e-mail, dan sebagainya. Dimana koleksi tersebut dari tercetak dikonversikan ke dalam bentuk digital dalam menunjang proses aktifitas dalam bentuk elektronik dan digital. Berikut contoh koleksi berbentuk elektronik : 1. CD-ROM CD-ROM kepanjangan dari compact disk read only memori yang
artinya bahhwa CD-ROM drive hanya bisa digunakan untuk membaca sebuah CD saja. Secara garis besar CD-ROM dibedakan menjadi 2 menurut tipenya yaitu : ATA/IDE dan SCSI. Yang paling mendasari dari perbedaan tersebut adalah kecepatannya. Kalau ATA memiliki kecepatan 100-133Mbps sedangkan SCSI memiliki kecepatan kirakira 150 Mbps. Untuk tipe SCSI biasanya ditemukan pada CR RW drive. Pada CD ROM terdapat tulisan 56X artinya kemampuan memberikan kecepatan transfer data sebesar 56 x150 Kbps. Tipe CD RW juga biasanya dibedakan berdasarkan kemapuan membakar dan membaca. CD RW tipe 12x8x32 artinya memiliki kemampuan membakar pada CD R secepat 12x, membakar pada CD RW secepat 8x, dan membaca CD R/CD RW/dengan kecepatan maksimal 32x. 2. E-Book Adapun bentuknya bisa berbentuk file pdf, word, html, txt dll. Tetapi yang terkenal biasanya e-book berbentuk file pdf yang dapat dibaca dengan program seperti acrobat reader yang dapat di download
sebelumnya secara gratis. Sebuah E-book, sebagaimana didefinisikan oleh Oxford Kamus bahasa Inggris, adalah “versi elektronik dari buku cetak yang dapat dibaca pada komputer pribadi atau perangkat genggam yang dirancang khusus untuk tujuan ini”. Bentuk file e-book yang paling popular biasanya dibuat dalam bentuk .pdf dimana pembuatannya menggunakan program seperti Pdf955 , PrimoPDF, PDFCreator , CutePDF Writer, OpenOffice, dsb
3. E-Journal Disampaikan oleh Laoli (2009) bahwa e-journal memiliki kandungan informasi yang terbaru, current dan mutakhir artinya isi e-journal selalu terbaru serta informasinya dapat dipercaya karena memiliki identitas dokumen atau data bibliografis yang lengkap seperti: nama pengarang, jenis jurnal, jurnal fulltext dan abstrak serta alamat e-mail pengarang tercantum di dalam database sehingga memudahkan komunikasi antar pembaca jurnal dengan pengarang jurnal tersebut. Informasi yang relatif mutakhir serta informasi yang terpercaya maka sangat sesuai dengan kebutuhan para akademisi di perguruan tinggi sebagai pusat pengembangan ilmu pengetahuan.
Dalam menuju perkembangan perpustakaan digital ini merupakan tantangan bagi pustakawan, karena sudah berbeda penanganan baik dalam bidang pengolahan, pengadaan, pengatalongan, dan klasifikasi. Dalam masalah pengadaan bahan pustaka elektronik akan mengarah pada pemikiran perpustakaan mau tidak mau perlu lebih banyak lagi membeli perangkat komputer dan software untuk mengakses informasi jarak jauh dari pada membeli buku dan jurnal cetak. Hal ini karena adanya teknologi baru dengan bertekadnya penerbit meluncurkan bahan pustaka elektronik. Selera pasar informasi yang berkiblat pada dunia maya dan meninggalkan dunia realiti, akan memicu semangat pustakawan mengejar impian dan wawasan masa depan.
2.4 Proses Pengadaan Dalam
melalukan
kegiatan
pengadaan
harus
mencapai
sasaran
departemen pengadaan yang salah satunya adalah mengefektifkan proses kerja sederhana mungkin, dengan biaya yang serendah mungkin. Namun untuk mencapai sasarn tersebut terdapat proses pengadaan. Menurut Evans (2000: 321) Proses pengadaan di bagi dalam tiga kategori : 1. Pre-order : Proses Pemesanan dan verifikasi 2. Pemesanan (Order Materials) 3. Post-Order Activities : Kegiatan menerima dan mengecek hasil pemesanan Kegiatan Pre-order meliputi dua kegiatan diantaranya : 1. Memeriksa keberadaan dan ketersediaan dari bahan tertentu. 2. Memeriksa apakah perpustakaan sudah memiliki bahan tersebut. Jika perpustakaan sudah punya, apakah masih perlu ditambah? dan dicek juga jika koleksi tersebut rusak atau hanya memiliki satu eksemplar sebaiknya di tambah. Dalam memverifikasi bahan terdapat tiga urutan meliputi : 1. Mencari judul terlebih dahulu. 2. Mencari pengarang, bisa dari katalogisasi, badan korporasi, dll. 3. Mencari subjek dari bahan tersebut. Dalam kegiatan pemesanan (order) terdapat beberapa unsur terpenting sebelum melakukan pemesanan bahan diantaranya : 1. Memperoleh informasi tentang bahan pustaka. 2. Menyeleksi supplier 3. Menentukan biaya 4. Menyiapkan pemesanan 5. Memelihara file dan rekod
Kegiatan Post-Order meliputi kegiatan memeriksa bahan tersebut dengan cara : 1. Menbuka paket kiriman dengan hati-hati, simpanlah slip pengepakan (termasuk daftar isi) dan faktur (tagihan terperinci). 2. Jika slip pengepakan dan faktur tidak ada , simpan kotak di tempat terpisah; tunggu sehari atau dua hari untuk menyelesaikan proses pengiriman. 3. Jika tidak lengkap karena alasan waktu, segera hubungi agen.
Menurut Supriyanto (1997) Dalam hal melakukan proses permintaan buku ada beberapa informasi yang harus diketahui diantaranya : 1. Nama pengarang 2. Judul 3. Edisi 4. Jilid 5. Penerbit 6. Tahun dan tempat terbit 7. Harga 8. Jumlah eksemplar tiap judul 9. Nama perpustakaan yang memesan 10. Alamat yang jelas dari pemesan 11. Hal lain yang dianggap penting seperti nomor surat pesanan 12. Cara pemesanan Dalam melakukan proses pembelian bahan pustaka terdapat beberapa metode yang dilakukan dalam melakukan pembelian tersebut. Menurut Evans (2000:319) metode pembelian tersebut terdiri atas : 1. Firm Order: Setelah memesan, setiap item tidak dapat dibatalkan kecuali mendapatkan persetujuan dari vendor 2. Approval plan: Suatu perjanjian perpustakaan dengan penyalur yg mengizinkan penyalur secara otomatis mengirim satu copy bahan pustaka
yang dimiliki kepada perpustakaan utk dievaluasi dalam waktu tertentu, untuk menentukan apakah bahan tersebut dibeli atau tidak. 3. Standing Orders: Sistem ini biasanya dilakukan oleh penerbit yang mempunyai spesialisasi khusus. Sistem ini merupakan salah satu sistem blanket order. 4. Blanket Orders: Merupakan kombinasi antara Firm order dan Approval plan.
Sistem
pemesanan
dimana
perpustakaan
tidak
berhak
mengembalikan bahan pustaka yang telah diterima. Biasanya potongan harga cukup besar.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa terdapat proses untuk mencapai sasaran departemen perpustakaan, selain proses yang baik, terdapat juga metodemetode dalam proses pembelian bahan pustaka dengan tujuan memberikan pilihan yang terbaik dalam hal membeli bahan pustaka.
2.5
Metode Pengadaan Bahan Pustaka Menurut Perpustakaan Nasional R.I (1994:15) mengatakan bahwa:
Pengadaan bahan pustaka sangat tergantung dari pemilihan bahan pustaka, serta anggaran yang tersedia. Oleh karenanya pemilihan bahan pustaka ini harus ditangani dengan sungguh-sungguh, dengan melibatkan seluruh staf pengajar, sehingga koleksi perpustakaan mencakup keseluruhan mata pelajaran sekolah tersebut. Saran murid perlu di perhatikan. Perpustakaan sekolah juga harus ditunjang oleh anggaran yang memadai, sehingga pengadaan bahan pustakanya dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya. Dalam buku Perpustakaan Sekolah (1994:15), pengadaan bahan pustaka perpustakaan sekolah dilakukan dengan cara: 1. Membeli 2. Tukar Menukar 3. Hadiah 4. Membuat Sendiri
2.5.1 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang sangat efektif dan dapat memenuhi kebutuhan pemakai, oleh sebab itu dibutuhkan anggaran keuangan yang memadai sesuai dengan harga buku, dengan pembelian kepala sekolah dan kepala perpustakaan dapat memilih bahan pustaka yang diinginkan untuk para pengguna perpustakaan khusunya untuk para siswa dan guru. Menurut Yulia (1993:43) pembelian bahan pustaka dapat dilakukan melalui dengan berbagai saluran yang ada yaitu: 1. Pembelian buku melalui toko buku Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian relatif kecil, baik yang berasal dari sumber dana sendiri ataupun sumber dana lain yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus (misalnya adanya persyaratan melalui tender dan sebagainya). Kekurangan yang sering ditemui dalam pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku adalah bahwa tidak semua subyek tau judul buku yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku. Keuntungan atau kemudahannya adalah kita dapat melakukan efisiensi atau penghematan dari segi biaya, waktu dan tenaga. Cara pemesanan bahan pustaka / buku melalui toko buku yaitu : a. Kartu pesan yang disisipkan dalam katalog akan memudahkan pengecekan lembar permintaan. Adanya kartu pesan dalam katalog berarti bahwa bukunya masih dipesan atau masih dalam proses pengkatalogan. Karena itu jika didalam katalog tidak perlu pesan yang tersisip, maka pengecekan harus dikerjakan baik dalam katalog, maupun dengan daftar pesan dan daftar buku dalam proses. b. Buat daftar pesanan yang memuat judul-judul pesanan yang diambil dari kartu-kartu pesanan, disusun menurut abjad pengarang. c. Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota di mana perpustakaan berarda. d. Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan pada petugas toko buku untuk mendapat layanan.
e. Lakukan pembayaran (dengan uang tunai atau check), sebesar jumlah pembeliannya, dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur pembeliannya. f. Beritahu pada pemesan (misalnya staf pengajar), bahwa buku-buku yang dipesan telah datang. Permintaan buku oleh satu dan lain hal tidak dapat dilaksanakan pemesanannya juga harus diberitahukan kepada pemesannya. g. Untuk judul-judul buku yang tidak dapat dibeli dari toko tersebut, perlu dicarikan pada toko lain yang berada di kote tersebut, atau pada toko buku di kota lain yang terdekat. 2. Pemesanan Buku Melalui Penerbit Pemesanan buku dapat dilakukan melalui penerbit, baik itu penerbit dalam negeri maupun penerbit luar negeri. Banyak terdapat jenis penerbit, tetapi secara umum definisi penerbit adalah suatu perusahaan yang mengambil naskah pengarang, mengeditnya dan memprosesnya dalam bentuk buku. Pemesanan buku secara langsung kepada penerbit, biasanya hanya dilakukan jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut. Cara pemesanan buku melalui penerbit yaitu : a. Tentukan Penerbit yang dapat melayani pesanan buku perpustakaan anda. b. Buatlah daftar pesanan buku-buku yang dapat dikelompokkan menurut penerbitnya. c. Kirimkan daftar pesanan kepada penerbit yang dituju untuk diperiksa ketersediaan buku-buku tersebut dan harga satuannya. Kemudian penerbit akan mengirim “proforma invoice”, yaitu daftar buku yang dilengkapi dengan harganya. d. Setelah “invoice” Anda terima, periksa dana yang tersedia. e. Lakukan
pembayaran;
dapat
dilakukan
langsung
(jika
jarak
perpustakaan dengan penerbit relatif dekat), atau dapat dilakukan melalui bank, jika lokasi jauh dari pemesannya.
f. Bukti pembayaran melalui bank harus anda kirimkan ke penerbit disertai dengan surat pengantar dan “proforma invoice”. g. Fotocopy dari bukti pembayaran melalui bank harus anda simpan dengan baik, agar anda dapat membuktikan bahwa pembayaran telah anda lakukan, jika hal ini diperlukan di kemudian hari. 3. Pemesanan Buku Melalui Agen Buku Agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dengan potongan harga dan menyimpannya dalam gudang yang besar, kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Idealnya, agen buku memberikan pelayanan yang efisien dan cepat. Pustakawan dapat memesan buku dalam berbagai bentuk cetakan. Pustakawan lebih menyukai berhubungan dengan agen buku untuk pembelian buku-buku.
Cara pemesanan buku melalui agen buku yaitu : a. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang diusulkan. b. Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui katalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan. c. Menerima atau menolak usulan. d. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. e. Mengirimkan daftar pesanan. f. Mengarsipakn satu rangkap daftar pesanan. g. Membayar pesanan/langganan h. Menyusun laporan pembelian dan pelangganan.
2.5.2 Pengadaan Bahan Pustaka melalui Pertukaran Pengelolaan bahan pustaka di sebagaian besar perpustakaan harus dimulai dari keperluan lembaga dari pada keinginan untuk mendukung distribusi bahan-bahan ilmiah. Tanggung jawab untuk pertukaran bahan pustaka biasanya dilimpahkan pada bagian pengadaan. Dalam hal ini unit pertukaran bahan pustaka berusaha mengumpulkan bahan-bahan pertukaran
dengan lembaga lain, memperoleh bahan-bahan pustaka yang dapat dipertukarkan dan memelihara catatan-catatan pertukaran termasuk catatan lain. Tujuan pertukaran bahan pustaka menurut Yulia (1993:56), yaitu : 1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli toko buku, atau tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai contoh terutama buku-buku terbitan pemerintah, majalahmajalah dan lain-lainnya yang dikirim ke perpustakaan hanya melalui pertukaran. 2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai. 3. Pertukaran
mengembangkan
kerjasama
yang baik
antar
perpustakaan, khusunya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan secara informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaan research (penelitian) yang besar. Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara : 1. Perpustakaan yang mempunyai bahan pustaka lebih (duplikat) atau bahan pustaka yang sudah tidak diperlukan lagi, disusun dalam bentuk daftar, untuk ditawarkan. 2. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaanperpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan, dan telah mempunyai hubungan kerjasama. 3. Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari tawaran yang diterima beserta persyaratannya dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaannya sendiri. 4. Perpustakaan
yang
menerima
tawaran
pertukaran
dari
perpustakaan lain, memilih bahan pustaka yang sesuai dan
memilih bahan penukar yang sesuai dan memilih bahan penukar yang sesuai bobotnya, serta menyusunnya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar. 5. Perpustakaan yang menerima tawaran tawaran pertukaran dari perpustakaan lain, mengirimkan daftar bahan pustaka yang diinginkannya disertai dengan daftar bahan pustaka yang akan dipakai sebagai bahan penukar. 6. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan bahan pertukaran tentang subyek dan bobotnya. 7. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar-menukar dapat dilaksanakan. Dan perpustakaan mengirimkan jawaban persetujuannya. 8. Setelah
menerima
bahan
pertukaran,
masing-masing
perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.
2.5.3 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah Pada Perpustakaan yang kecil, kegiatan pemberian dan penerimaan hadiah merupakan salah satu jenis pekerjaan di perpustakaan. Sedangkan pada perpustakaan yang besar kegiatan hadiah/sumbangan merupakan unit terpisah di bagian pengadaan atau berhubungan yang erat dengannya. Unit hadiah/sumbangan bertanggung jawa dalam menyeleksi bahan pustaka yang akan diterima atau yang akan di beli dengan dana sumbangan. Sedangkan hal-hal yang menyangkut penghitungan dana sumbangan, biasanya dikerjakan/ menjadi tanggung jawab bagian pengadaan. Koleksi bahan pustaka yang diperoleh dari sumbangan/ hadiah sangat penting untuk membangun koleksi perpustakaan. Menurut Yulia (1993:59), pengadaan bahan pustaka melalui hadiah dilakukan dengan dua cara yaitu :
1. Hadiah atas permintaan Prosedur perolehan hadiah atas permintaan adalah : a. Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya. Alamatnya dapat dicari pada direktori, buletin, laporan dan seterusnya. b. Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan dan seterusnya) didalam maupun luar negeri. Alamat dapat dicari pada direktori, buletin, laporan lembaga dan seterusnya. c. Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai surat pengantar. d. Apabila pihak donor telah mengirinkannya, petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokan dengan surat pengantarnya dan mengirimkan ucapan terima kasih. e. Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yaitu diinventarisasi dan seterusnya. 2. Hadiah Tidak Atas Permintaan Prosedur perolehan hadiah tidak atas permintaan adalah : a. Bahan pustaka yang diterima dicocokan dengan surat pengantar. b. Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih. c. Bahan Pustaka yang diterima ditelusuri dulu apakah subyeknya sesuai dengan tujuan perpustakaan, dan apakah tidak duplikat. Jika bahan pustaka benar-benar telah sesuai, dapat segera diproses. d. Jika bahan pustaka tidak sesuai, disisihkan sebagai bahan pertukaran atau dihadiahkan pada orang lain.
2.5.4 Terbitan Sendiri Terbitan sendiri merupakan cara pengadaan yang dilakukan pihak sekolah dalam menambah jumlah koleksi perpustakaan, namun tidak semua perpustakaan mampu menerbitkan bahan
pustaka
sendiri,
khususnya
perpustakaan sekolah. Umumnya perpustakaan mengumpulkan hasil karya
siswa-siswinya baik berupa karya ilmiah, tugas akhir, kliping gambar, hasil penelitian dan hasil karya lainnya. Menurut Pedoman Penyelenggaran Perpustakaan Sekolah (1994:16) “Yang banyak dibuat oleh perpustakaan adalah kliping, mengumpulkan gambar-gambar pemandangan, kota-kota besar, orang-orang atau peristiwaperistiwa penting dan sebagainya”. Dengan diadakan pengadaan terbitan sendiri siswa juga akan merasa bangga apabila hasil karyanya disimpan di perpustakaan, yang akan dimanfaatkan oleh siswa lainnya untuk bahan referensi. Dengan sendirinya mereka
akan
berlomba
untuk
membuat
sebaik-baiknya,
hal
yang
menguntungkan untuk perpustakaan.
2.6 Inventarisasi Bahan Pustaka Koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan biasanya berasal dari pembelian, sumbangan, tukar menukar ataupun terbitan sendiri. Sebelum bahan pustaka di gunakan oleh pengguna biasanya dicatat atau di daftarkan dalam buku induk perpustakaan tersebut. Kegiatan ini disebut inventarisasi bahan pustaka.
2.6.1 Pengertian Inventarisasi Bahan Pustaka Menurut Massofa (2008), “Inventarisasi koleksi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam buku inventarisasi (buku Induk) sebagai tanda bukti pembendaharaan perpustakaan”. Menurut Damayanti (2009), “Inventarisasi bahan pustaka merupakan kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan ke dalam buku induk atau buku inventaris perpustakaan menyangkut semua data bibliografis yang sesuai dengan kebutuhan pelaporan dan database, sebagai tanda bukti pembendaharaan perpustakaan atau kepemilikan perpustakaan”. Inventarisasi merupakan salah satu kegiatan yang harus dikerjakan oleh petugas di perpustakaan sebelum bahan pustaka diproses di bagian pengolahan. Adapun tugas bagian inventarisasi adalah menetapkan dan melaksanakan
pencatatan menurut cara yang telah di tetapkan. Pada intinya, kegiatan inventarisasi bahan pustaka itu adalah kegiatan pencatatan semua bahan pustaka milik perpustakaan yang dilakukan oleh petugas perpustakaan atau pustakawan.
2.6.2 Kegiatan Inventarisasi Bahan Pustaka Menurut Yusuf (2007:33), kegiatan inventarisasi ini terdiri atas beberapa pekerjaan yang antara lain sebagai berikut : 1. Pemeriksaan Begitu bahan pustaka atau koleksi lain datang ke perpustakaan, maka pertama kali yang perlu dilakukan adalah memeriksa bahan koleksi, apakah sesuai dengan yang diminta atau belum, kemudian periksa juga bentuk fisiknya, jumlah judulnya, jumlah eksemplarnya, dan ciriciri lain yang dianggap perlu. 2. Pengecapan Tindakan selanjutnya adalah tindakan pengecapan atas buku-buku yang sudah diperiksa tadi. Pembubuhan cap perpustakaan ini bisa dilakukan pada bagian atau halaman tertentu pada setiap buku milik perpustakaan. Metode pengecapan dimaksudkan untuk bukti bahwa buku dimaksud memang benar-benar milik perpustakaan. Tentang cap perpustakaan, sebenarnya bisa ditambah satu lagi, berupa cap untuk mengenal atau mengetahui keterangan dari buku bersangkutan, misalnya asal buku, nomor induk buku, tanggal terima, dan lain-lain yang biasa di sebut cap registrasi.
PERPUSTAKAAN : NO. INDUK : ASAL : TGL MASUK : Gambar 2.1 Contoh Stempel Inventarisasi
3. Pendaftaran ke Buku Induk Setiap buku yang masuk ke perpustakaan harus didaftarkan ke dalam buku induk berdasarkan urutan masuknya buku tersebut ke perpustakaan, tanpa mempertimbangkan apakah buku tersebut buku lama atau buku baru. Adapun data atau keterangan bibliografi yang perlu disediakan pada lajur-lajur buku induk adalah sebagai berikut : 1. Lajur 1 berisi tanggal 2. Lajur 2 berisi nomor urut 3. Lajur 3 berisi nama pengarang 4. Lajur 4 berisi judul buku 5. Lajur 5 berisi penerbit 6. Lajur 6 berisi tahun terbit 7. Lajur 7 asal buku 8. Lajur 8 berisi harga buku 9. Lajur 9 berisi keterangan
Data-data tersebut dimasukkan ke dalam tabel buku induk dapat dilihat pada Gambar 2.2 Tgl
No. Ind
Pengarang
Judul
Penerbit
Thn. Terbit
Asal
Harga
Keterangan
Gambar 2.2 Contoh tabel buku Induk Sumber : Yusuf (2007:37) 2.6.3 Jenis-Jenis Inventarisasi Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka kita mengenal istilah inventarisasi dengan tujuan memasukkan data bahan pustaka kedalam buku induk perpustakaan. Namun dalam inventarisasi bukan hanya buku saja
diinventarisasi namun ada koleksi bahan pustaka yang harus diinventarisasi juga Menurut Massofa (2008), ada 3 jenis inventarisasi yang dirinci sebagai berikut: 1. Inventarisasi Buku Inventarisasi untuk buku diantaranya berfungsi sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan, mengetahui jumlah koleksi buku pada tahun tertentu, membantu mengetahui buku-buku yang hilang. Pencatatan buku selalu berdasarkan kronologis, yaitu menurut tanggal penerimaan, pembagian kolom-kolom buku induk disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan, hal ini berkaitan dengan informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perpustakaan yang dapat diperoleh dari buku induk. 2. Inventarisasi Majalah Majalah merupakan terbitan berseri yang diterbitkan secara periodik selama kurun waktu yang cukup lama untuk subjek tertentu. Pencatatan majalah dalam buku induk berguna untuk memastikan nomor-nomor majalah. 3. Inventarisasi Non Buku Tata cara pencatatan nonbuku dalam buku induk pada prinsipnya sama dengan pencatatan buku, hanya berbeda dalam pembentukan nomor induk. Dalam hal ini nomor induk menjadi tempat penempatan bagi bahan non buku. Nomor induk dibentuk dari huruf yang diambil dari huruf pertama bahannya, ditambah dengan nomor urut.
2.6.4 Tujuan Inventarisasi Bahan Pustaka Kegiatan inventarisasi bahan pustaka merupakan kegiatan yang penting untuk mendata darimana asal buku tersebut diterima sebelumnya, namun kita sebagai pustakawan harus mengetahui tujuan inventarisasi tersebut agar pustakawan mengerti dilakukan kegiatan inventarisasi.
Rachman (2006), Menjelaskan bahwa tujuan inventarisasi bahan pustaka yaitu : 1. Mempermudah pustakawan dalam pengadaan bahan pustaka. 2. Memudahkan pustakawan untuk mengawasi terhadap koleksi yang dimiliki. 3. Memudahkan pustakawan dalam pelaporan tahunan tentang jumlah koleksi yang dimiliki.
