BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Efektivitas Definisi efektivitas menurut Arens, Elder, and Beasley (2003:738) adalah
sebagai berikut : “Effectiveness refers to the accomplishment of objectives, where as efficiency refers to the resources used to achieve these objectives.”
Sedangkan Anthony and Govindarajan (2004:150) mendefinisikan efektivitas adalah sebagai berikut : “Effectiveness is determined by the relationship between a responsibility center’s output and objectives.”
Sedangkan menurut Supriyono (2000:330) mendefinisikan efektivitas adalah sebagai berikut : “Efektivitas adalah hubungan antara keluaran pusat pertanggung jawaban dengan tujuannya.”
Dengan melihat ketiga definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa efektivitas merupakan suatu indikator keberhasilan suatu organisasi dalam usaha pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
2.2
Pengertian dan Fungsi Controller
2.2.1
Pengertian Controller Sampai saat ini belum ada keseragaman penggunaan istilah atau kata yang
menunjukan kepada bagian akuntansi (Chief Accounting Officer). Ada yang menyebut
sebagai
manajer
kantor,
manajer
akuntansi
dan
keuangan,
bendaharawan, ataupun asisten bendaharawan, akan tetapi sebutan yang paling
11
umum dan respesentatif adalah controller. Istilah controller berasal dari bahasa Prancis yaitu comptroller. Comte berarti account atau rekening. Pada mulanya tugas controller hanya melakukan fungsi pencatatan dalam bagian akuntansi saja, akan tetapi dengan bertambah besar dan rumitnya operasi perusahaan, tugas controller berkembang mencakup juga terhadap aplikasi manajemennya. Menurut Usry and Carter (2004:9) yang diterjemahkan oleh Krista definisi controller adalah sebagai berikut : “Controller adalah manajer eksekutif yang bertanggung jawab atas fungsi akuntansi, controller mengkoordinasikan partisipasi manajemen dalam perencanaan dan pengendalian dari pencapaian tujuan, dalam menentukan efektivitas dari kebijakan dan dalam menciptakan struktur organisasi dan proses. Controller juga bertanggung jawab untuk melakukan observasi atas metode perencanaan dan pengendalian di seluruh perusahaan dan untuk mengusulkan perbaikan atas metode-metode tersebut.” Definisi controller menurut Nugroho Widjajanto (2001:465) sebagai berikut : “Controller adalah manajer yang menyajikan informasi mengenai perkembangan perusahaan dalam bentuk laporan”.
Sedangkan menurut Abdul Halim, Achmad Tjahjono, Muhammad Fachri Husein (2000:63) sebagai berikut : “Controller adalah seorang yang mengawasi kegiatan ke arah pencapaian tujuan”.
Dari pengertian di atas dapat diuraikan bahwa controller adalah manajer eksekutif
yang
bertanggung
jawab
atas
fungsi
akuntansi.
controller
mengkoordinasikan keikutsertaan manajemen dalam menentukan keefektifan pelaksanaan kebijakan dalam menyusun struktur dan proses organisasi. Controller juga bertanggung jawab untuk mengawasi metode perencanaan dan pengendalian
12
yang digunakan diseluruh bagian perusahaan dan mengusulkan perbaikanperbaikan dalam perencanaan dan pengendalian. Horngren (2003:754) mendefinisikan controller sebagai berikut : “A management control system is a means of gathering and using information to aid and coordinate the planning and control decisions throughout the organization and to guide behavior of its managers and employees.” Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa dalam suatu perusahaan kedudukan controller berada di tingkat top management dan pengertian controller terus berkembang sejalan dengan fungsinya yang semakin luas. Pada berbagai perusahaan, jabatan controller diberikan dengan fungsi yang variasi menurut perusahaan tersebut. Namun semua definisi untuk jabatan controller menunjukan bahwa controller merupakan top manager dalam bidang akuntansi dan keuangan. Sebutan untuk controller ini bukan berarti bahwa controller terlibat langsung dalam pengendalian di dalam perusahaan karena fungsi ini tetap ditanggung para pimpinan yang bertanggung jawab atas operasi yang dipimpinnya. Controller hanya melakukan pengendalian tidak langsung berupa penyajian laporan, analisa, rekomendasi, dan nasihat kepada direktur dalam mencapai tujauan perusahaan. Dari
pengertian-pengertian
sebelumnya
dapat
disimpulkan
bahwa
pengertian controller mempunyai ruang lingkup yang berbeda sejalan dengan fungsinya dan semakin luas, tetapi terdapat suatu konsep yang pada umumnya controller
dipandang
sebagai
kepala
akuntansi
yang
mengawasi
dan
menyelenggarakan catatan keuangan formal dari suatu perusahaan.
2.2.2
Fungsi Controller Fungsi controller mengalami perkembangan pesat secara terus-menerus
sampai saat ini sehingga banyak definisi yang luas mengenai fungsi controller. Fungsi controller antara lain meliputi penyelenggaraan akuntansi berupa pencatatan guna memberikan informasi akuntansi bagi manajemen disertai
13
analisis dan interpretasi dari informasi tersebut, yang dibutuhkan oleh manajemen untuk digunakan dalam pengendalian aktivitas perusahaan. Menurut Supriyono (2000:212) Fungsi dasar controller adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5.
Fungsi Perencanaan. Fungsi Pengendalian. Fungsi Pelaporan. Fungsi Akuntansi. Fungsi Lain-lain. Fungsi controller tersebut sebelumnya dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Fungsi Perencanaan. Menentapkan dan memelihara suatu rencana operasi yang terintegrasi sejalan dengan sasaran dan tujuan perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Menganalisa, merevisi (jika perlu), mengkomunikasikan kepada semua tingkat manajemen serta menggunakan sistem-sistem dan prosedurprosedur yang cocok. 2. Fungsi Pengendalian. Mengembangkan dan merevisi norma-norma (standards) yang memuaskan sebagai ukuran pelaksanaan, dan menyediakan pedoman serta bantuan kepada para anggota manajemen yang lain dalam menjamin penyesuaian hasil pelaksanaan yang sebenarnya terhadap norma standar. 3. Fungsi Pelaporan. Menyusun, menganalisa dan menginterpretasikan hasil-hasil keuangan untuk digunakan
oleh
manajemen
dalam
proses
pengambilan
keputusan,
mengevaluasi data dalam hubungannya dengan tujuan perusahaan dan tujuan satuan organisasinya, menyiapkan dan menyampaikan berkas-berkas laporan ekstern yang diperlukan untuk memenuhi permintaan instansi pemerintah, para pemegang saham, institusi keuangan, para pelanggan, dan masyarakat umum.
14
4. Fungsi Akuntansi. Mendisain, menetapkan dan memelihara sistem akuntansi keuangan dan biaya pada semua jenjang perusahaan, termasuk untuk perusahaan secara menyeluruh, per-divisi, per-pabrik, dan per-satuan, untuk dapat mencatat secara wajar semua transaksi keuangan dalam pembukuan agar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang sehat, disertai dengan pengendalian intern (internal control) yang memadai. 5. Fungsi tanggung jawab utama lainnya. Mengelola dan mengawasi fungsi-fungsi misalnya fungsi perpajakan, termasuk saling berhadapan dengan inspeksi pajak, memelihara hubungan yang sesuai dengan auditor intern dan ekstern, mengadakan dan menata program-program asuransi, mengembangkan dan memelihara sistem dan prosedur, mengembangkan program penyimpanan catatan, mengawasi fungsi kebendaharaan yang telah dilimpahkan, membentuk program mengenai hubungan dengan para investor dan dengan masyarakat umum, serta mengarahkan fungsi-fungsi lain yang telah dilimpahkan.
Menurut Abdul Halim, Achmad Tjahjono, Muhammad Fachri Husein (2000:63) mengemukakan bahwa fungsi-fungsi dasar controller adalah sebagai berikut : 1. Mendisain dan menjalankan informasi dan menjalankan sistem. 2. Menyiapkan laporan keuangan dan pelaporan keuangan kepada pemegang saham atau pihak lain. 3. Menyiapkan dan menganalisis prestasi dan membantu pimpinan untuk memahami laporan, menganalisis proposal anggaran dan program, mengkonsolidasikan rencana anggaran masing-masing bagian untuk dijadikan anggaran tahunan. 4. Mengawasi prosedur internal dan eksternal audit untuk menjamin validitas data. 5. Membantu mengembangkan kemampuan masing-masing orang dengan cara pelatihan yang berhubungan dengan fungsi controller.
15
Menurut Wilson and Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendra (1997:12), mengemukakan bahwa fungsi-fungsi dasar controller adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5.
Fungsi Perencanaan (Planning). Fungsi Akuntansi (Accounting). Pengendalian (Controlling). Fungsi Pelaporan (Reporting). Fungsi tanggung jawab utama lainnya (Other Primary Responsibilities). Seorang controller memiliki posisi lebih untuk mengumpulkan informasi-
informasi yang diperlukan, karena memiliki pandangan dan pengetahuan yang baik dan luas tentang perusahaan yang bersangkutan. Hal yang penting bagi pemenuhan fungsi-fungsi controllership secara wajar adalah adanya suatu sikap pemikiran yang positif yang memberi semangat dan menghidupkan data financial serta penerapan pengetahuan profesional yang dimilikinya pada kegiatan perusahaan dimasa yang akan datang. Dunia bisnis yang dinamis pada masa sekarang menuntut seorang controller perlu mengikuti perkembangan muktahir dan menyajikan informasi akuntansi sebagai suatu cara untuk membantu manajemen, sehingga controller benar-benar dapat menjalankan fungsinya dengan sebaik-baiknya.
2.2.3
Kualifikasi Controller Bernardine R. Wirjana dan Susilo Supardo (2005:26) mendefinisikan
kualifikasi dari seorang controller yang efektif adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Kualitas personal yang baik. Menguasai keahlian teknik. Memiliki pertimbangan bisnis. Memiliki keahlian dalam berkomunikasi. Mempunyai kemampuan interpersonal. Tanggung jawab ganda.
16
Supriyono (2000:214) mendefinisikan kualifikasi dari seorang controller yang efektif adalah sebagai berikut : 1. Memiliki motivasi dan pribadi yang kuat. 2. Memiliki komitmen profesional dan pribadi yang terpadu. 3. Memiliki dasar teknik yang sangat baik dalam pengetahuan tentang akuntansi dan akuntansi biaya. 4. Memiliki keahlian menganalisis. 5. Memahami apa yang menjadi kebutuhan manajemen untuk menjalankan bisnisnya secara efektif. 6. Mampu mengantisipasi masalah yang akan timbul dalam melakukan kegiatan perusahaan. 7. Mampu untuk menilai apa yang penting bagi manajemen dan membuat rekomendasinya. 8. Menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen. 9. Mengembangkan suatu pengaruh dalam membangun hubungan interpersonal. 10. Mempunyai pengaruh yang besar terhadap kemajuan perusahaan. 11. Mengakui pentingnya manajemen divisi dan manajemen kantor pusat. Sedangkan menurut Wilson and Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendra (1997:21) sebagai berikut : 1. Dasar teknis yang sangat baik dalam akuntansi dan akuntansi biaya, disertai suatu pengertian dan pengetahuan yang menyeluruh mengenai prinsip-prinsip akuntansi. 2. Pemahaman terhadap prinsip-prinsip perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian. 3. Pemahaman umum mengenai jenis industri dalam mana perusahaan tergolong, dan pemahaman terhadap kekuatan sosial, ekonomi, dan politik yang terlibat. 4. Pemahaman yang mendalam mengenai perusahaan, termasuk teknologi, produksi, kebijaksanaan, tujuan, sejarah, organisasi, dan lingkungannya. 5. Kemampuan untuk berkomunikasi dengan semua tingkat manajemen dan suatu pemahaman dasar terhadap masalah fungsional lainnya yang berhubungan dengan teknik, produksi, pembelian, hubungan masyarakat, dan pemasaran. 6. Kemampuan untuk menyatakan ide dengan jelas, secara tertulis ataupun dalam penyajian yang inovatif. 7. Kemampuan menggerakkan orang lain untuk mencapai tindakan dan hasil yang positif.
17
Jadi, seorang controller tidak cukup hanya memiliki kemampuan teknis, tapi mampu merencanakan tugas yang dilimpahkan kepadanya, mampu mengawasi dan mengarahkan stafnya, serta memiliki integritas dan kemampuan berkomunikasi jika dia ingin berhasil dalam tugasnya. Controller harus mempunyai inisiatif yang tinggi karena harus dapat mengantisipasi dan menetapkan kebutuhan informasi para eksekutif lain. Sebagaimana jabatan pimpinan lainnya, controller harus mampu berkerjasama dengan orang-orang pada semua tingkat manajemen, menghargai ide-ide dan pendapat orang lain dan memiliki kemampuan untuk mencari jalan keluar dalam menghadapi semua masalah dan tantangan yang timbul serta fleksibel dalam memenuhi perubahan kondisi dan kebutuhan, agar informasi dan data yang diperoleh dapat dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan. Controller harus jujur, wajar dan tulus dalam menghadapi siapa saja yang berhubungan dengannya, agar pentingnya fungsi controllership dapat ditanggapi sehingga fungsinya dapat berjalan dengan efektif.
2.3
Pengendalian
2.3.1
Pengertian Pengendalian Pengendalian merupakan kebijakan, prosedur dan praktik yang diterapkan
oleh manajemen untuk mengelola perusahaan dalam usaha mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien. Mencangkup koreksi atas kekurangan, kelemahan dan penyimpangan yang ada serta penyesuaian operasi agar selaras dengan patokan yang digunakan. Pengertian pengendalian menurut Usry and Carter yang diterjemahkan oleh Krista (2004:6) adalah : “Pengendalian adalah usaha sistematik manajemen untuk mencapai tujuan aktivitas-aktivitas, dimonitor terus menerus untuk menentukan bahwa hasilnya berada pada batasan yang diinginkan. Hasil aktual untuk setiap aktivitas dibandingkan dengan rencana dan jika ada perbedaan yang signifikan, tindakan perbaikan dapat dilakukan.”
18
Diartikan sebelumnya bahwa pengendalian adalah pengukuran prestasi pelaksanaan dengan membandingkan hasil sesungguhnya yang dicapai dengan tolak ukur atau standar yang telah ditetapkan. Hansen and Mowen (2000:925) mengemukakan pengertian pengendalian sebagai berikut : “Control the process of seting standards, receiving feedback on actual performance and taking corrective action when ever actual performance deviates significantly from planned performance.”
Pengertian pengendalian menurut Supriyono (2000:19) adalah sebagai berikut : “Pengendalian
adalah
proses
mengarahkan
kegiatan
yang
menggunakan berbagai sumber ekonomis agar sesuai dengan rencana sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.”
Dari beberapa definisi tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa controller akan mengidentifikasikan dan menganalisis penyimpangan yang terjadi dan mengkomunikasikan penyebab terjadinya penyimpangan yang merugikan, berserta saran-saran perbaikan kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab sesuai dengan bidangnya masing-masing. Hal pokok dari pengendalian terletak dalam tindak lanjut yang segera terhadap perkembangan (trend) yang tidak menguntungkan, sebelum berkembang menjadi kerugian yang lebih besar.
2.3.2
Kerangka Dasar Model Pengendalian Pada dasarnya, proses yang terjadi dalam pengendalian menurut
Supriyono (2000:35) adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5.
Penentuan sasaran dan tujuan. Pengevaluasian Prestasi. Pembuatan keputusan agar organisasi tetap berada di jalurnya. Pengimplementasian keputusan melalui manusia. Penggunaan umpan balik hasil-hasil keputusan.
19
Menurut Romney and Steinbart yang telah dialihbahasakan oleh Dewi Fitriasari (2004:230) adalah sebagai berikut : 1. Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi. 2. Keandalan pelaporan keuangan. 3. Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku.
Menurut Tata Sutabri (2004:71) adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.
Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi. Prosedur-prosedur operasi umum. Masalah pengendalian peralatan. Pengendalian peralatan dan akses data. Menurut Welsch, Hilton, and Gordon yang telah dialihbahasakan oleh
Purwatiningsih dan Maudy Warouw (2000:14) adalah sebagai berikut : 1. Membandingkan kinerja aktual untuk periode yang bersangkutan dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. 2. Menyiapkan laporan kinerja yang berisi hasil aktual, hasil yang direncanakan, dan selisih dari kedua angka tersebut. 3. Menganalisis penyimpangan antara hasil aktual dengan hasil yang direncanakan dan mencari sebab-sebab dari penyimpangan tersebut. 4. Mencari dan mengembangkan tindakan alternatif untuk mengatasi masalah dan belajar dari pengalaman pihak lain yang telah sukses disuatu bidang tertentu. 5. Memilih (tindakan koreksi) dari kumpulan alternatif yang ada dan menetapkan tindakan tersebut. 6. Tindak lanjut atas pengendalian untuk menilai efektivitas dari tindakan koreksi yang ditetapkan. Sedangkan menurut Wilson and Campbell yang telah dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendra (1997:83) adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.
Menetapkan suatu norma standar pengukuran. Membandingkan pelaksanaan yang sebenarnya terhadap norma standar. Mencari sebab-sebab terjadinya penyimpangan atau varians. Mengambil tindakan koreksi yang perlu.
20
Jadi norma standar harus ditetapkan oleh mereka yang cakap menurut pengalaman, untuk memutuskan dengan pasti apa yang merupakan pelaksanaan yang baik dan dapat diterima. Hasil-hasil sesungguhnya yang dibandingkan dengan norma standar harus dilaporkan oleh bagian yang independen dan tidak memihak. Setiap perbedaan atau varians sangat penting untuk ditetapkan secepatnya, dan perbedaan atau varians yang tidak memuaskan dinyatakan sedemikian rupa agar dapat dimengerti oleh mereka yang bertanggung jawab. Metode penyajian mempunyai pegaruh yang sangat besar pada tindakan perbaikan yang akan diambil dan efektivitas pengendalian.
2.4
Pengertian Anggaran Di dalam menghadapi faktor ketidakpastian yang perlu selalu ada dalam
dunia usaha, manajemen perusahaan dituntut agar dapat bertindak secara efektif dan mengambil keputusan atas dasar suatu rencana yang diteliti. Pengendalian secara terus-menerus diperlukan agar pelaksanaan dapat dikendalikan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam bagian ini anggaran merupakan alat bantu yang tepat bagi manajemen didalam menjalankan fungsinya. Pengertian anggaran menurut Usry and Carter (2004:13) yang diterjemahkan oleh Krista adalah sebagai berikut : “Anggaran adalah pernyataan terkuantifikasi dan tertulis dari rencana manajemen.”
Sedangkan menurut Ellen Christina, M. Fuad, Sugiarto, Edy Sukarno (2002:2) anggaran adalah : “Suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu (periode) tertentu dimasa yang akan datang.”
21
Sedangkan Mulyadi (2001: 488)
mendefinisikan anggaran sebagai
berikut : “Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif, yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain, yang mencangkup jangka waktu satu tahun.”
Dari pengertian-pengertian sebelumnya dapat disimpulkan bahwa tujuan dibentuknya anggaran adalah merupakan penjabaran dari fungsi perencanaan dan pengendalian. Anggaran sendiri merupakan rencana manajemen. Dalam hal ini controller memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa rencana tersebut didukung untuk semua jenjang manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan. Jadi controller bertindak sebagai koordinasi dalam berbagai tindakan manajemen perusahaan.
2.4.1
Anggaran Promosi Anggaran promosi yang disusun tergantung pada besar kecilnya
perusahaan, jenis produk yang dihasilkan, dan ragam kegiatan yang ada pada masing-masing perusahaan. Dalam perencanaan anggaran promosi terkadang dipergunakan taksiran-taksiran yang tidak selalu tepat dan sangat sulit diprediksi, yang mempertimbangkan berbagai data, informasi, dan faktor baik yang controllable maupun non controllable. Oleh karena itu dapat dikatakan setiap anggaran perusahaan, dalam hal ini anggaran promosi disusun harus selalu disesuaikan dengan keadaan serta kondisi yang selalu berubah secara periodik dan harus kontinu, artinya kelangsungan perencanaan anggaran tetap terjaga. Menurut Ellen Christina, M. Fuad, Sugiarto, Edy Sukarno (2002:2) pengertian Penganggaran perusahaan adalah sebagai berikut : “Penganggaran perusahaan (budgeting) merupakan suatu proses perencanaan dan pengendalian kegiatan operasi perusahaan yang dinyatakan dalam satuan kegiatan dan satuan uang, yang bertujuan
22
untuk memproyeksikan operasi perusahaan tersebut dalam proyeksi laporan keuangan (laporan laba-rugi, neraca, perubahan modal), dan perubahan modal.” Sedangkan menurut Sofyan Syafri Harapan (2001:15) adalah sebagai berikut : “Penganggaran perusahaan (budgeting) adalah suatu konsep yang membantu manajemen dalam mencapai tujuannya melalui upaya menuangkannya secara tertulis sasaran yang akan dicapai perusahaan mulai dari sasaran utama, sasaran khusus, sampai rinciannya dan penyebabnya. Rencana ini dituangkan lagi dalam bentuk kuantitatif mulai dari jangka panjang sampai pada jangka pendek tahunan bahkan dirinci dalam periode yang lebih singkat. Budget inilah yang menjadi kerangka tujuan yang akan dicapai dan menjadi pedoman manajemen semua eselon untuk mencapai tujuan organisasi.” Berdasarkan pengertian di atas dapat dikatakan bahwa anggaran promosi bersifat formal, disusun secara resmi dan tertulis, sistematik, berurutan, dan berdasarkan suatu fakta atau logika serta memutuskan apa yang akan dilakukan dimasa yang akan datang, maka isinya menyangkut komitmen manajemen dimana para manajer setuju untuk menerima tanggung jawab untuk mencapai sasaran yang telah dianggarkan serta memanfaatkan kesempatan yang ada dan menghindari ancaman yang datang baik dari dalam maupun dari luar organisasi. Proposal anggaran dikaji, dinilai, dan disetujui oleh pejabat yang mempunyai wewenang lebih tinggi dari penyusunan anggaran. Jika anggaran ditetapkan, para manajer dibebani tanggung jawab untuk mencapainya. Anggaran akan melaporkan hasil aktual prestasi yang dicapai pada atasan, kemudian apabila terjadi penyimpangan akan ditelusuri penyebabnya dan dianalisa sehingga dapat secepatnya diambil tindakan koreksi. Anggaran promosi yang disusun secara realistis akan menciptakan rasa memiliki (sense of belonging) serta mendapat dukungan dari manajer, mandor, karyawan, dan pekerja tingkat bawah yang ikut dilibatkan dalam perencanaan dan penyusunan anggaran atau sebagai alat yang memiliki kekuatan motivasi kerja. Agar promosi dapat
23
dikatakan efektif, anggaran promosi tersebut harus dikomunikasikan pada bawahan tentang tujuan yang ingin dicapai dan koordinasi aktivitas agar terarah pada rencana tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.
2.4.2
Fungsi Anggaran Promosi Fungsi pokok anggaran adalah sebagai pedoman kerja, alat koordinasi
kerja, dan alat pengawasan kerja yang membantu manajemen dalam memimpin jalannya perusahaan. Sebagai alat perencanaan dan pengendalian biaya yang terpadu, penyusunan anggaran promosi yang baik akan menjangkau semua bagian kegiatan dalam perusahaan yang merupakan pencerminan seluruh kegiatan operasional secara terpadu. Anggaran biaya pemasaran dalam perusahaan dapat dipecahkan dalam sub-sub anggaran untuk setiap unsur biaya pemasaran, sehingga biaya promosi dapat pula dianggarkan. Sunny T.H. Goh and Khoo Kheng-Hor yang dialihbahasakan oleh Grace Satyadi (2003:141) mengemukakan fungsi anggaran biaya promosi adalah sebagai berikut : “Anggaran biaya promosi digunakan untuk menentukan biaya dan tugas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan promosi.”
Sedangkan menurut Julian. C and Roddy. M yang dialihbahasakan oleh Andreas Haryono (2004:110) mengemukakan fungsi anggaran biaya promosi adalah sebagai berikut : “Anggaran biaya promosi adalah biaya yang dianggarkan untuk mendapatkan tujuan promosi yang telah ditetapkan.”
Dalam pendapat tersebut dapat dikatakan bahwa seperti juga anggaran lainnya, fungsi anggaran biaya promosi ini untuk tujuan perencanaan dan pengendalian, hanya saja dalam lingkup yang khusus, yaitu dalam prencanaan
24
pengeluaran biaya promosi dan bagaimana cara pengendalian pengeluaran biaya promosi.
2.4.3
Metode Penetapan Anggaran Biaya Promosi Dalam mengembangkan program promosi, perusahaan harus mengambil
beberapa keputusan untuk menetapkan program promosi tersebut hingga tujuan perusahaan dapat tercapai, salah satu keputusan tersebut adalah menetapkan anggaran biaya promosi. Dengan maksud untuk memutuskan berapa besar biaya untuk mempromosikan dan mendistribusikan program promosi itu sendiri, oleh karena itu diperlukan metode penetapan anggaran biaya promosi. Menurut Kotler yang dialihbahasakan oleh Hendra Teguh (2003:126) terdapat 4 metode umum yang digunakan untuk menentukan anggaran biaya promosi, yaitu : 1. 2. 3. 4.
Affordable Method Percentage Of Sales Method Competitive Parity Method Objective And Task Method Adapun penjelasan dari faktor-faktor sebelumnya dapat diuraikan sebagai
berikut : 1. Metode Sesuai Kemampuan (Affrodable Method) Penetapan anggaran biaya promosi sesuai dengan kemampuan perusahaan. Metode ini mengabaikan peran promosi sebagai suatu investasi dan dampak promosi terhadap penjualan. Dengan metode ini, anggaran promosi yang ditetapkan setiap tahun menjadi tidak pasti jumlahnya dan mempersulit perencanaan komunikasi bisnis. 2. Metode Persentase Penjualan (Percentage Of Sales Method) Biaya promosi ditetapkan berdasarkan persentase tertentu dari penjualan saat ini dan dari penjualan yang diharapkan. Keuntungan dari metode ini adalah pengeluaran biaya promosi berbeda dengan apa yang mampu dilakukan oleh perusahaan sehingga mendorong eksekutif pemasaran untuk memikirkan hubungan antara biaya promosi, harga jual, dan laba per unit.
25
3. Metode Menyamai Pesaing (Competitive Parity Method) Dalam metode ini penetapan anggaran biaya promosi disesuaikan dengan pengeluaran pesaing untuk biaya promosi, sebagian eksekutif pemasaran percaya bahwa bila mereka mengeluarkan biaya promosi yang besarnya sama dengan pesaing maka mereka dapat menjaga kedudukannya di pasar. 4. Metode Tujuan dan Tugas (Objective And Task Method) Dalam metode ini sebelum menetapkan berapa besarnya anggaran yang akan dikeluarkan, terlebih dahulu harus dijelaskan tujuan promosi yang ingin dicapai serta kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut, kemudian dijadikan usulan anggaran. Dengan metode penerapan anggaran biaya promosi tersebut, maka perusahaan dapat menentukan besar kecilnya biaya promosi yang dikeluarkan untuk mencapai tujuan kegiatan promosi yang telah ditetapkan, dan dengan metode penetapan anggaran biaya promosi perusahaan dapat mengetahui sejauh mana kemampuan manajemen dalam melaksanakan program promosi tersebut.
2.4.4
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Biaya Promosi Dalam
menentukan
tujuan
promosi
yang
dilakukan,
perusahaan
memerlukan informasi baik kualitatif maupun kuantitatif dari controller seperti data biaya promosi, data penjualan, dan tingkat persaingan. Dari informasi tersebut perusahaan dapat membuat strategi yang akan ditetapkan sesuai dengan keadaan perusahaan tersebut. Data mengenai biaya promosi yang ingin dicapai oleh perusahaan merupakan faktor untuk membuat perencanaan mengenai kegiatan promosi apa saja yang akan dilakukan sesuai dengan rencana. Tentunya untuk melaksanakan kegiatan promosi yang direncanakan membutuhkan biaya yang tidak sedikit, oleh karena itu perusahaan harus memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi besarnya anggaran biaya promosi.
26
Menurut Julian. C and Roddy. M yang dialihbahasakan oleh Andreas Haryono (2004:110) mengemukakan bahwa ada beberapa faktor yang mempengaruhi besarnya anggaran biaya promosi, yaitu : 1. Apa yang mereka belanjakan tahun lalu, ditambah sedikit lebih banyak untuk inflasi dan pertumbuhan pasar yang diharapkan. 2. Persentase pengembalian yang tetap, menetapkan waktu lembur untuk perusahaan dan industri. 3. Sama dengan, atau sebanding dengan apa yang dibelanjakan para kompetitor. 4. Jumlah yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan pemasaran yang telah ditetapkan, yaitu tentang apa yang diperlukan, tidak lebih dan tidak kurang. 5. Dalam era penghematan ini, jika anda tidak menunjukan nilai untuk uang dari semua pemasaran anda, kemudian berharap diberi yang sama seperti tahun lalu atau berharap dipotong. Sedangkan menurut Sunny T.H. Goh and Khoo Kheng-Hor yang dialihbahasakan oleh Grace Satyadi (2003:138) mengemukakan faktor yang mempengaruhi besarnya anggaran biaya promosi adalah sebagai berikut : 1. Pihak manajemen melakukan pembatasan dalam kegiatan promosi, sehingga anggaran untuk biaya promosi yang tidak bermanfaat dapat diminimalisasi. 2. Isi dari pesan promosi itu sendiri, apabila pesan dari promosi tidak dapat melekat dalam pikiran masyarakat, maka perusahaan akan berusaha melakukan promosi secara lebih gencar dengan tujuan agar promosi tersebut dapat melekat di pikiran masyarakat. Dalam kaitan ini adalah untuk membangun brand image pada masyarakat dari produk tersebut. 3. Mengenai jaringan promosi dan alat-alat promosi yang digunakan. Informasi mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi besarnya anggaran biaya promosi tersebut khususnya ditujukan untuk manajer pemasaran dan bagian promosi di dalam perusahaan. Setelah dibuat perencanaan oleh masing-masing bagian, maka rencana tersebut harus dipertanggungjawabkan, apabila pimpinan perusahaan dengan bantuan informasi yang diperoleh dari controller akan menetapkan perencanaan yang dibuat oleh masing-masing bagian tersebut disetujui atau tidak. Apabila pimpinan perusahaan tidak menyetujui anggaran
27
biaya promosi tersebut, maka manajer pemasaran dan bagian promosi harus merevisi anggaran biaya promosi tersebut dengan bantuan analisis dari controller. Bila anggaran biaya promosi tersebut disetujui oleh pimpinan perusahaan, maka anggaran biaya promosi tersebut dapat dijadikan pedoman untuk melakukan kegiatan promosi untuk periode tahun anggaran yang bersangkutan.
2.5
Promosi, Alat-alat Promosi dan Biaya Promosi
2.5.1
Pengertian Promosi Menurut Djaslim Saladin (2002:146) pengertian promosi adalah sebagai
berikut : “Promosi adalah komunikasi oleh pemasar yang menginformasikan, dan mengingatkan calon pembeli mengenai sebuah produk untuk mempengaruhi suatu pendapat atau memperoleh suatu respons”
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan : 1. Promosi sebagai alat bantu untuk mengidentifikasi produk. 2. Sebagai alat untuk menghimbau pembeli. 3. Sebagai alat untuk meneruskan informasi dalam proses pengambilan keputusan pembeli. Menurut Kotler yang dialihbahasakan oleh Hendra Teguh (2003:8) promosi adalah sebagai berikut : “Promosi adalah mengembangkan dan menyebarluaskan komunikasi persuasif berkenaan dengan suatu penawaran.”
Dari definisi-definisi yang telah dikemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa promosi merupakan aktivitas-aktivitas komunikasi satu arah yang bertujuan untuk memberikan informasi, membujuk dan mengingatkan konsumen akan manfaat dan kualitas dari suatu produk atau jasa suatu perusahaan, sehingga terciptanya suatu pertukaran yang memuaskan pemasaran.
28
Dengan kata lain, promosi merupakan alat bantu untuk mengidentifikasi produk atau jasa, alat untuk menghimbau pembeli, dan sebagai alat untuk meneruskan informasi dalam proses pengambilan keputusan pembeli.
2.5.2
Alat-alat Promosi Untuk mengelola suatu sistem komunikasi pemasaran, diperlukan suatu
rencana dan program pejualan yang efektif dan efisien. Untuk mencapai komunikasi pemasaran yang diterima oleh para pelanggan (baik konsumen maupun perantara) diperlukan alat-alat promosi yang baik. Alat-alat promosi yang biasanya dipergunakan menurut Djaslim Saladin (2002:172) terdiri dari : 1. 2. 3. 4. 5.
Iklan (Advertising) Promosi Penjualan (Sales Promotion) Hubungan Masyarakat dan Publisitas (Public Relation and Public) Penjualan Personal (Personal Selling) Pemasaran Langsung (Direct Marketing) Adapun penjelasan mengenai alat-alat promosi diatas, akan diuraikan di
bawah ini : 1. Iklan (Advertising), yaitu semua bentuk persentasi non personal dan promosi dengan barang dan jasa oleh sponsor yang ditunjuk dengan mendapat bayaran atau imbalan. 2. Promosi penjualan (Sales Promotion), yaitu insentif jangka pendek untuk mendorong keinginan mencoba atau pembelian produk atau jasa. 3. Hubungan masyarakat dan publisitas (Public Relation and Public), yaitu berbagai program yang dirancang untuk mempromosikan dan melindungi citra perusahaan atau produk individualnya. 4. Penjualan Personal (Personal Selling), yaitu interaksi langsung antara satu atau lebih calon pembeli dengan tujuan melakukan pembelian. 5. Pemasaran langsung (Direct Marketing), yaitu suatu sistem pemasaran interaktif yang menggunakan satu atau lebih media periklanan dan atau transaksi di lokasi manapun.
29
Alat-alat promosi menurut Sunny T.H. Goh and Khoo Kheng-Hor yang dialihbahasakan oleh Grace Satyadi (2003:140), adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5.
Iklan. Penjualan Pribadi. Promosi Penjualan. Relasi Publik. Pemasaran Langsung. Adapun penjelasan mengenai alat-alat promosi diatas, akan diuraikan di
bawah ini : 1. Iklan. Presentasi produk non-pribadi dan alat promosi yang dibayarkan oleh sponsor, misalnya iklan TV. 2. Penjualan Pribadi. Alat bantu ini termasuk meyakinkan pelanggan potensial untuk membeli produk melalui komunikasi atau interaksi langsung, misalnya pertemuan penjualan. 3. Promosi Penjualan. Alat bantu ini dikembangkan untuk mendongkrak penjualan atau mendukung pembelian produk secara intensif dalam jangka pendek, misalnya hadiah gratis. 4. Relasi Publik. Alat bantu non-pribadi yang gratis untuk meningkatkan pembelian dengan menanamkan berita yang bagus tentang produk tersebut di media, misalnya sumbangan sukarela. 5. Pemasaran Langsung. Alat bantu ini menggunakan satu atau banyak media untuk berinteraksi secara langsung dengan pelanggan yang dituju untuk mendapatkan respons pembelian, misalnya belanja elektronik.
30
Sedangkan alat-alat promosi menurut Julian. C and Roddy. M yang dialihbahasakan oleh Andreas Haryono (2004:110), adalah sebagai berikut : 1. Harga Promosi. 2. Nilai Promosi.
Adapun penjelasan mengenai alat-alat promosi diatas, akan diuraikan di bawah ini : 1. Harga Promosi. Harga promosi merupakan alat yang memberikan manfaat tertunda. Contohnya seperti undian, gratis biaya pengiriman, kompetensi dengan hadiah, dan sebagainya. 2. Nilai Promosi. Nilai promosi adalah alat yang berpengaruh dengan segera di titik penjualan. Contohnya seperti beli satu dapat dua, isi tambahan, potongan harga, dan sebagainya. Alat-alat promosi untuk setiap jenis produk maupun industri berbeda-beda. Pada umumnya, perikalanan dan penjualan personal merupakan alat promosi utama untuk barang dan jasa, dan dalam praktek kedua kegiatan tersebut dapat didukung serta dilengkapi dengan promosi penjualan. Sedangkan publisitas dapat membantu dalam pemberian kesan positif bagi perusahaan maupun product line.
2.5.3
Biaya Promosi Besar kecilnya laba yang diperoleh perusahaan tergantung dari jumlah
biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Oleh karena itu konsep biaya perlu dipahami agar kita memperoleh pengertian yang benar mengenai apa yang dimaksud dengan biaya. Sunarto (2003:4) mengemukakan definisi biaya sebagai berikut : “Biaya adalah harga pokok atau bagiannya yang telah dimanfaatkan atau dikonsumsi untuk memperoleh pendapatan.”
31
Sedangkan Mulyadi (2001:8) mengemukakan definisi biaya sebagai berikut : “Biaya merupakan pengorbanan sumber ekonomi yang diukur dalam satuan uang, yang terjadi untuk mencapai tujuan tertentu.”
Pengertian biaya promosi menurut Julian. C and Roddy. M yang dialihbahasakan oleh Andreas Haryono (2004:110), adalah sebagai berikut : “Biaya promosi adalah biaya untuk mencapai tujuan promosi yang telah ditetapkan.”
Sedangkan menurut Sunny T.H. Goh and Khoo Kheng-Hor yang dialihbahasakan oleh Grace Satyadi (2003:140), adalah sebagai berikut : “Biaya promosi merupakan harga dasar atau bagiannya yang telah digunakan untuk tujuan promosi.”
Dalam suatu perusahaan, biaya yang dikeluarkan harus seefisien mungkin, karena bila biaya tidak efisien maka perusahaan tidak akan mencapai laba maksimal. Kegiatan pemasaran produk dimulai jauh sebelum produk siap untuk dijual. Menurut Mulyadi (2001:530) secara garis besar biaya pemasaran dapat dibagi menjadi dua golongan : 1. Biaya untuk mendapatkan pesanan (Order Getting Cost) 2. Biaya untuk memenuhi pesanan (Order Filling Cost)
Adapun penjelasan di atas dapat diuraikan sebagai berikut : 1. biaya untuk mendapatkan pesanan (Order Getting Cost), yaitu semua biaya yang dikeluarkan dalam usaha untuk memperoleh pesanan, contoh biaya termasuk golongan ini adalah biaya gaji wiraniaga (Sales Person), komisi penjualan, advertensi dan promosi.
32
2. Biaya untuk memenuhi pesanan (Order Filling Cost), yaitu semua biaya yang dikeluarkan dalam usaha supaya produk sampai ketangan pembeli dan biayabiaya untuk mengumpulkan piutang dari pembeli. Contoh biaya yang termasuk golongan ini adalah biaya pergudangan, biaya pembungkusan dan pengiriman, biaya angkutan, dan biaya penagihan. Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa biaya promosi merupakan bagian dari biaya pemasaran yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam rangka meningkatkan kepuasan konsumen, meningkatkan penjualan, dan menentukan pangsa pasar. Biaya promosi tersebut antara lain meliputi : 1. biaya pemasangan iklan di surat kabar, majalah, radio. 2. biaya pembuatan billboard, papan nama untuk toko pengecer. 3. insentif untuk sales person. 4. bonus periodik untuk retailer atau toko pengecer. 5. hadiah langsung untuk konsumen. 6. biaya pembuatan kalender. 7. biaya pembuatan brosur-brosur, dan sebagainya.
2.6
Pengendalian Biaya Promosi Masalah utama yang dihadapi perusahaan dalam usahanya untuk mencapai
tujuan perusahaan adalah masalah biaya. Karena itu pengendalian biaya menjadi suatu hal yang penting bagi manajemen. Sesuai dengan prinsip-prinsip pengendalian bahwa setiap fakta dibandingkan dengan rencana, maka perlu dibuat suatu analisa yang dapat menginformasikan setiap perbedaan yang terjadi. Analisa yang dapat digunakan adalah analisis variance. Ellen Christina, M. Fuad, Sugiarto, Edy Sukarno (2002:247) mengemukakan bahwa : “Analisis variance adalah pelaporan penyimpangan (varians) antara hasil aktual dan sasaran yang direncanakan atau dianggarkan.”
33
Pengertian analisis variance menurut Sofyan Syafri Harapan (2001:223), adalah sebagai berikut : “Analisis variance adalah analisis yang dilakukan dengan cara memperbandingkan antara budget dengan realisasi.” Sedangkan pengertian analisis variance menurut Samryn (2001:213) adalah sebagai berikut : “Analisis varience adalah selisih antara harga dan kuantitas standar dengan harga dan kuantitas sesungguhnya.”
Jadi analisis variance merupakan suatu proses analisis yang bertujuan untuk memberikan informasi kepada manajemen mengenai penyimpangan yang terjadi. Hal ini akan menimbulkan overall variance, yaitu selisih antara biaya promosi yang sebenarnya dengan biaya promosi yang dianggarkan. Untuk mengendalikan biaya promosi, anggaran biaya promosi dipakai sebagai tolak ukur dalam mengevaluasi biaya promosi yang sebenar-benarnya telah terjadi. Dengan membandingkan antara apa yang termuat dalam rencana dengan realisasi kerja yang telah dilakukan, perusahaan dapat menilai apakah perusahaan telah berkerja dengan sukses atau kurang sukses. Bila realisasi kerja dapat mencapai apa yang ditargetkan dalam rencana dan pengendalian biaya, maka dapat dikatakan perusahaan telah berkerja dengan sukses. Selain menilai realisasi kegiatan perusahaan, dengan membandingkan rencana kerja dengan realisasi kerja, dapat diketahui juga faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya penyimpangan (perbedaan) realisasi kerja terhadap rencana yang telah ditetapkan. Penyimpangan-penyimpangan yang terjadi ada yang bersifat positif (menguntungkan), yaitu bila realisasi kerja lebih baik dari apa yang direncanakan, dan ada pula yang bersifat negatif (merugikan), yaitu bila realisasi kerja kurang bagus jika dibandingkan dengan rencana yang telah ditetapkan. Informasi mengenai sebab-sebab terjadinya penyimpangan itu sangat
34
penting bagi perusahaan sebagai bahan pertimbangan untuk menyusun rencanarencana pada waktu-waktu selanjutnya.
2.7
Kendala-kendala dalam Pengendalian Biaya Promosi Tujuan pengendalian biaya adalah untuk memperoleh jumlah produksi
atau hasil yang sebesar-besarnya dengan kualitas yang dikehendaki dari pemakaian sejumlah bahan tertentu, tenaga kerja, usaha atau fasilitas. Dengan kata lain yaitu memperoleh hasil yang sebaik-baiknya dengan biaya yang sekecil mungkin dalam kondisi-kondisi yang ada. Setiap controller yang menangani masalah pengendalian biaya distribusi khususnya biaya promosi akan menemukan bahwa masalah di bidang ini lebih rumit daripada masalah yang berhubungan dengan biaya produksi. Kendala-kendala yang dijumpai dalam pengendalian biaya promosi menurut Julian. C and Roddy. M yang dialihbahasakan oleh Andreas Haryono (2004:113) adalah kapan promosi dibutuhkan untuk mempengaruhi pelangggan, berapa lama promosi akan berakhir, bagaimana promosi berkaitan dengan frekuensi pembelian produk atau jasa, apa yang dibutuhkan oleh para perantara, berapa lama yang anda perlukan untuk mencetak dan mengatur sovenir, kapan anda memerlukan kesiapan konsep promosi anda. Menurut Lamb, Hair, McDaniel yang dialihbahasakan oleh David Octarevia (2001:289) kendala-kendala yang dijumpai dalam pengendalian biaya promosi adalah : 1. 2. 3. 4.
Tahap dalam daur hidup produk. Persaingan. Strategi distribusi. Dampak Internet dan ekstranet. Sedangkan menurut Wilson and Campbell yang telah dialihbahasakan
oleh Tjintjin Fenix Tjendra (1997:293) adalah sebagai berikut : 1. Faktor-faktor psikologis memerlukan lebih banyak pertimbangan. Dalam menjual, setiap pembeli dan juga penjual sangat bervariasi dan reaksi
35
persaingan tidak dapat diabaikan. Ini merupakan pertentangan yang tajam dengan produksi, dimana pekerja umumnya merupakan satusatunya unsur manusiawi. 2. dalam kegiatan pemasaran metodenya lebih flexibel dan lebih banyak dibandingkan dengan kegiatan produksi dari berbagai agen atau saluran distribusi yang digunakan. Kondisi-kondisi demikian mengakibatkan kegiatannya lebih sulit untuk dibukukan (distandarisasikan) daripada kegitan produksi. 3. perubahan-perubahan yang berkesinambungan dalam metode penjualan atau saluran distribisi merupakan faktor-faktor yang menyebabkan sulit diperolehnya informasi pokok. Bahkan bila informasi telah diperoleh, harus diberi perhatian yang lebih besar dalam interpretasinya. Akibatnya, sifat kegiatannya membutuhkan jenis biaya yang berbeda daripada biaya-biaya yang diperlukan untuk produksi. Kondisi-kondisi demikianlah yang menciptakan masalah yang akan menguji kepandaian controller. Controller bertanggung jawab untuk menjamin bahwa telah ditetapkan suatu kebijakan promosi yang tepat untuk melayani keinginan dan kebutuhan para eksekutif marketing. Ia merupakan pengumpul fakta biaya dan bertanggung jawab menyediakan informasi biaya yang cukup pada waktu yang tepat untuk melaksanakan perencanaan dan pengendalian biaya promosi yang wajar.
2.8
Kontribusi Controller dalam Pengendalian Biaya Promosi Pengendalian biaya promosi pada dasarnya merupakan tugas dan tanggung
jawab marketing manager. Namun berdasarkan kedudukan controller dalam perusahaan yaitu sebagai eksekutif tingkat atas yang bertanggung jawab atas akuntansi manajemen dan keuangan, controller juga bertugas untuk membantu marketing manajer dalam hal pengendalian biaya promosi. Selain berdasarkan pada kedudukan controller, hal ini sesuai dengan salah satu fungsi controller, yaitu fungsi pengendalian. Dalam usaha membantu pengendalian biaya promosi, controller bertanggung jawab untuk mengamati metode perencanaan dan pengendalian yang
36
digunakan bagian pemasaran untuk biaya promosi dan mengusulkan perbaikanperbaikan yang diperlukan dalam pengendalian biaya promosi. Dengan demikian controller membantu marketing manajer dengan memberikan saran dan rekomendasi perbaikan berupa informasi-informasi yang diperlukan agar dapat melakukan pengendalian biaya promosi secara efektif. Informasi tersebut dapat berupa laporan, analisis, rekomendasi advis serta mekanisme dan pengendalian biaya promosi yang sebenarnya dengan yang diselenggarakan. Controller akan melaporkannya kepada sales and marketing manager untuk segera mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. Hal ini bertujuan untuk mencegah penyimpangan yang tidak menguntungkan berkembang menjadi kerugian yang lebih besar. Dengan demikian controller berperan dalam pengendalian biaya promosi.
2.9
Efektivitas Fungsi Controller dalam Pengendalian Biaya Promosi Dalam fungsi pengendalian biaya promosi, controller memberikan
kontribusinya dalam hal mengarahkan dan melakukan pengukuran serta perbaikan terhadap pelaksanaan aktivitas perusahaan sehingga rencana dan tujuan perusahaan dapat tercapai. Itulah sebabnya fungsi yang dilakukan oleh controller sangat kompleks. Dalam proses mengarahkan, controller memberikan saran-saran dan masukan-masukan bagi manajemen sebagai upaya melakukan tindakan preventif terhadap segala kemungkinan penyimpangan aktivitas yang terjadi. Dalam hal pengukuran, controller melakukan perbandingan antara perencanaan dengan hasil yang telah dicapai (membandingkan antara anggaran dengan realisasinya). Dalam proses perbaikan, controller melakukan analisis-analisis terhadap sebab-sebab terjadinya penyimpangan dan memberikan alternatif-alternatif solusinya sebagai upaya melakukan tindakan koreksi. Sehubungan dengan tugas-tugas diatas, controller dituntut untuk melakukan komunikasi dengan manajer-manajer lainnya, agar usaha pengendalian
37
yang dilakukan dapat lebih efektif. Keberhasilan dari pelaksanaan pengendalian ini tidak lepas dari keakuratan informasi yang diberikan kepada manajemen yang digunakan untuk membantu dalam proses pengambilan keputusan. Dalam proses pengendalian biaya terhadap kegiatan promosi yang dilakukan oleh controller antara lain adalah : 1. Mempelajari tindakan di masa lalu untuk mencegah terjadinya penyimpangan yang tidak menguntungkan bagi perusahaan
yang kemudian dapat
berkembang menjadi suatu kerugian besar. Setelah melakukan analisis tersebut, maka controller mengusulkan perbaikan yang diperlukan terutama dalam pengendalian biaya promosi. 2. Meninjau kembali anggaran biaya promosi yang telah dibuat oleh manajer pemasaran, dan memastikan apakan rencana kegiatan promosi tersebut telah sesuai dengan rencana. 3. Berusaha semaksimal mungkin agar biaya-biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan promosi dapat dimanfaatkan dan dikendalikan dengan baik. 4. Mengembangkan mekanisme pengendalian dengan melakukan analisis varians terhadap penyimpangan yang timbul. Dengan adanya fungsi yang diberikan controller dalam pengendalian biaya promosi maka akan membantu manajemen khususnya manajer promosi dalam mencapai efektivitas biaya promosi yang dikeluarkan. Hubungan kegiatan promosi dapat terlihat pada skema controller dalam pengendalian biaya promosi di bawah ini.
38
Gambar 2.1 Skema Efektivitas Fungsi Controller dalam Pengendalian Biaya Promosi Efektivitas Fungsi Controller dalam pengendalian biaya promosi
Kualifikasi Controller
Efektivitas Fungsi Controller dalam pengendalian biaya promosi
Masukan/saran/rekomendasi bagi manajemen yang digunakan untuk pengambilan keputusan
Pemanfaatan Informasi oleh manajemen secara nyata dalam proses pengambilan keputusan
Informasi lainnya
Keputusan manajemen dalam : a. Planning b. Organizing c. Actuating d. Controlling Khususnya yang berkenaan dengan pengendalian biaya promosi
Pelaksanaan keputusan oleh manajer/staf tingkat bawah berkenaan dengan pengendalian biaya promosi
Terwujudnya perilaku yang mendukung pelaksanaan keputusan
Kontribusi Controller
