BAB II TINJAUAN PUSTAKA

5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi

Sistem merupakan sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. (James A. O’Brien, 2005, 29) Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Tata Sutabri, 2004, 9) Dari definisi dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu: a. Setiap sistem terdiri dari berbagai unsur. b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem yang bersangkutan. c. Unsur-unsur di dalam sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. (Tata Sutabri, 2004, 9)

Informasi merupakan data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.(Raymond McLeod Jr, George Shell, 2004, 12).

Universitas Sumatera Utara

6

Menurut Tata Sutabri, informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. (Tata Sutabri, 2004, 18) Informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu: a. Informasi Strategis Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dsb.

b. Informasi Taktis Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan.

c. Informasi Teknis Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi pensediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian. (Tata Sutabri, 2004, 17)

Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi, antara lain : 1. Menambah pengetahuan 2. Mengurangi ketidakpastian 3. Mengurangi resiko kegagalan 4. Mengurangi keanekaragaman / variasi yang tidak diperlukan


7

5. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan. (Edhy Sutanta, 2003, 11)

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya, yaitu sebagai berikut: 1. Kemudahan dalam memperoleh 2. Sifat luas dan kelengkapannya 3. Ketelitian (accuracy) 4. Kecocokan dengan pengguna (relevance) 5. Ketepatan waktu 6. Kejelasan (clarity) 7. Fleksibilitas / Keluwesannya 8. Dapat dibuktikan 9. Tidak ada prasangka 10. Dapat diukur (Edhy Sutanta, 2003, 13)

Terdapat banyak definisi mengenai sistem informasi, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut: a. Sistem Informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta


8

menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. (Abdul Kadir, 2003, 11) b. Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Tata Sutabri, 2004, 36)

2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid1, 11) Siklus hidup pengembangan sistem dibagi ke dalam tujuh tahap, yang dilakukan secara simultan, berulang dan saling tumpang tindih, yaitu (Kenneth E.Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid1, 11-15):

1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan Di tahap pertama dari siklus hidup pengembangan sistem ini, penganalisis mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan-tujuan yang hendak dicapai. Tahap ini sangat penting bagi keberhasilan proyek, karena tidak seorangpun yang ingin membuang-buang waktu kalau tujuan masalah yang keliru.


9

2. Menentukan syarat-syarat Dalam tahap berikutnya, penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat-syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat. Di antara perangkatperangkat yang dipergunakan untuk menetapkan syarat-syarat informasi di dalam bisnis di antaranya ialah menentukan sampel dan memeriksa data mentah, wawancara, mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor, dan prototyping.

3. Menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali lagi, perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram alir data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data.

4. Merancang sistem yang direkomendasikan Dalam tahap desain dari siklus hidup pengembangan sistem, penganalisis sistem menggunakan informasi-informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logik. Penganalisis merancang prosedur data-entry sedemikian rupa sehingga data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi benar-benar akurat. Selain itu, penganalisis menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin keefektifan input sistem informasi.


10

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak Dalam tahap kelima dari siklus hidup pengembangan sistem, penganalisis bekerja bersama-sama dengan pemrogram untuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Beberapa teknik terstruktur untuk merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak meliputi rencana struktur, Nassi-Shneiderman charts, dan pseudocode. Penganalisis sistem menggunakan salah satu dari semua perangkat ini untuk memprogram apa yang perlu diprogram.

6. Menguji dan mempertahankan sistem Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah sebelum sistem tersebut ditetapkan. Sebagian pengujian dilakukan oleh pemrogram sendiri, dan lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem.

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem Di tahap terakhir dari pengembangan sistem, penganalisis membantu untuk mengimplementasikan sistem informasi. Tahap ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan sistem. Selain itu, penganalisis perlu merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke sistem baru.


11

1. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan

2. Menentukan syarat- syarat

3. Menganalisis kebutuhan–kebutuhan sistem

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem 6. Menguji dan mempertahankan sistem

4. Merancang sistem yang direkomendasikan 5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak

Gambar 2.1 Tujuh tahap siklus hidup pengembangan sistem Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 11

2.3 Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan

2.3.1

Sistem Informasi Pembelian

Sistem

akuntansi

pembelian digunakan dalam perusahaan untuk

pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negri. (Mulyadi, 2001, 299)

Transaksi pembelian secara umum dapat dikategorikan sebagai berikut: 1. Pembelian Tunai Pembelian yang pelunasannya dilaksanakan pada saat terjadinya transaksi jual beli.


12

2. Pembelian Kredit Pembelian yang proses pelunasannya dilakukan secara berkala sesuai dengan kesepakatan pihak penjual dan pembeli.

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi pembelian adalah : a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorderpoint). b. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok. c. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok. d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu. e. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu. f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian. (Mulyadi, 2001, 303)

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. (Mulyadi, 2001, 299) Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini: 1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. 2. Fugnsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok. 3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.


13

4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok. 6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan. 7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi. 8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. (Mulyadi, 2001, 300)

Bagian Gudang

5

Mulai

6

5

Membuat surat permintaan pembelian

Pada saat reorder point

Surat Order Pembelian

2 Laporan Penerimaan Barang

2 Surat Permintaan Pembelian

1

Kartu Gudang 1

T

N

Gambar 2.2 Sistem Pembelian Kredit Sumber: Mulyadi, 2001, 320


14

Bagian Pembelian 1

Dari Pemasok

2 7

1 Surat Permintaan Pembelian

Faktur

Membuat surat order pembelian

Membuat surat permintaan penawaran harga

Laporan Penerimaan Barang

1

Mencatat tanggal penerimaan pada SOP lembar 6,7

PH

Memeriksa Faktur

8

SPH SPP

Surat Permintaan Penawaran Harga

7

6

2

Dikirim ke pemasok Surat Penawaran Harga

Surat Order Pembelian

Diterima dari pemasok

3

Faktur

5

4

1 9

5 Membuat perbandingan harga

4 Dikirim ke pemasok

Perbandingan Harga

3 T

Catatan: SPP : Surat Permintaan Pembelian SOP : Surat Order Pembelian SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga SPH : Surat Penawaran Harga PH : Perbandingan Harga

2

Bagian Penerimaan

A

Bagian Kartu` Persediaan

Bagian Utang Dari Pemasok

3

8

4 Menerima barang dari pemasok yang disertai dengan surat pengantar

10

9

4

1

SOP

LPB

2

Faktur Bukti Kas Keluar

3 SOP

Surat Pengantar

Membandingkan faktur dari pemasok dgn SOP & LPB

Register Bukti Kas

Memeriksa barang yang dikirim

N

Membuat bukti kas keluar Membuat laporan penerimaan barang Faktur LPB SOP

Surat Pengantar SOP

3

2

3

1

2

Catatan: LPB : Laporan Penerimaan Barang

Bukti Kas Keluar

1 Laporan Penerimaan Barang

N Dikirim ke Bagian Gudang bersamaan dengan barang

7

1 4

3

6

Register Bukti Kas

T 10

Arsip bukti kas keluar yang belum dibayar

Gambar 2.3 Sistem Pembelian Kredit (Lanjutan) Sumber: Mulyadi, 2001, 321-322


15

2.3.2 Sistem Informasi Penjualan

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa yang bisa dikategorikan sebagai berikut: 1. Penjualan Tunai Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. (Mulyadi, 2001, 202) 2. Penjualan Kredit Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. (Mulyadi, 2001, 202) 3. Penjualan Konsinyasi Penyerahan fisik barang-barang oleh pihak pemilik kepada pihak lain yang bertindak sebagai agen penjual, secara hukum dapat dinyatakan bahwa hak atas barang-barang ini tetap berada di tangan pemilik sampai barang-barang ini dijual oleh pihak agen penjual. (Allan R.Drebin, 1999, 158) 4. Penjualan Leasing (Sewa Beli) Jasa sewa barang yang menetapkan syarat-syarat pilihan pengalihan hak atas barang kepada pemakai oleh pemiliknya di akhir masa sewa. (Skousen, Stice, Stice, 2000, 860) Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan adalah sebagai berikut: a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu


16

b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli. e. Kuantitas produk yang dijual. f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. g. Otoritas pejabat yang berwenang. (Mulyadi, 2001, 205)

Fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi penjualan adalah: 1. Fungsi kredit Fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kredit kepada pelanggan terpilih. 2. Fungsi penjualan Fungsi penjualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. 3. Fungsi gudang Fungsi gudang menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan. 4. Fungsi pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan.


17

5. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi berdasarkan faktur penjualan. 6. Fungsi penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik. (Mulyadi, 2001, 204) Bagian Order Penjualan

Mulai

Bagian Kredit

4

Bagian Gudang

3

6

Bagian Pengiriman 2

5

1

Bersama dengan barang

Menerima order dari langganan

7

7 Surat Order Pengiriman

2 1 Surat Order Pengiriman

Surat Order Pengiriman (Credit Copy)

1

5

1

Surat Order Pengiriman

4


3 2

Surat Order


Mencatat tgl pengiriman pd surat order pengiriman lbr 9

A Membuat surat order pengiriman dan faktur

1

2

3

4

5

6

7

8

2

9

Memeriksa status kredit

Menyiapkan barang

Memberi otorisasi kredit

Menyerahkan barang

Menempel surat order pengiriman pada pembungkus barang


7 Surat Order Pengiriman (Credit Copy)

Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan umum



Bersama dengan barang

Ke Pelanggan 4 7 1

2

3

T

5

Kartu Gudang

Ditempel pd pembungkus brg sbg slip pembungkus

4 3

5 2 1 Surat Order Pengiriman

N

6

Diserahkan kpd perusahaan angkutan umum


18

Bagian Kartu Persediaan

Bagian Piutang

Bagian Penagihan

8

7

Bagian Jurnal

9

11

10

3 2 1

2


SOP

4

Faktur

1

Rekap HPP

Faktur

Bukti Memorial

2 Faktur Kartu Persediaan

Membuat faktur

N

N

1

2

3

4

Kartu Piutang

5

N

Secara periodik

Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan

Faktur

9 Dikirim ke pelanggan

Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan

Dikirim ke wiraniaga 10

8

Jurnal Penjualan

Jurnal Umum

N

Selesai

Membuat bukti memorial

Rekap HPP Bukti Memorial

11

Gambar 2.4 Sistem Penjualan Kredit Sumber: Mulyadi, 2001, 227-230


19

2.3.3 Sistem Informasi Persediaan

Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian dan sistem akuntansi biaya produksi. (Mulyadi, 2001, 553) Bermacam-macam metode telah berkembang guna membuat alokasi antara harga pokok penjualan dan persediaan. Metode-metode yang paling umum adalah: 1. Identifikasi khusus (specific identification) 2. Biaya rata-rata (average cost) 3. Masuk pertama, keluar pertama (first-in, first-out—FIFO) 4. Masuk terakhir, keluar pertama (last-in, first-out—LIFO) Keempat metode akan diilustrasikan memakai contoh sederhana dari Dalton Company. Dalton tidak memiliki persediaan awal pada tahun 2005. Jumlah Unit

Biaya Per Unit

Total Biaya

1 Januari…………..

200

$10

$2,000

23 Maret…………..

300

$12

$3,600

15 Juli……………..

500

$11

$5,500

6 November………

100

$13

$1,300

Pembelian:

Total Pembelian………

1.100

$12,400

Penjualan: 700 unit dengan harga $15 per unit. Untuk singkatnya, asumsikan bahwa semua penjualan terjadi pada tanggal 31 Desember. Gambar 2.5 Ilustrasi sederhana dari Dalton Company Sumber: K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 667


20

Identifikasi Khusus Metode identifikasi khusus memerlukan suatu cara untuk mengidentifikasi biaya historis dari unit persediaan. Dengan identifikasi khusus, arus biaya yang dicatat disesuaikan dengan arus fisik barang. (K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 668)

Metode Harga Rata-rata Metode harga rata-rata membebankan harga rata-rata yang sama ke setiap unit. Contohnya, biaya rata-rata tertimbang dari setiap unit untuk Dalton Company akan dihitung sebagai berikut: Total pembelian: 1.100 unit dengan total biaya sebesar $12,400 Harga rata-rata tertimbang: $12,400/1.100 unit = $11,27 per unit (dibulatkan) (K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 669)

Metode Masuk Pertama, Keluar Pertama (first- in, first-out—FIFO) Metode masuk pertama, keluar pertama (first-in, first out—FIFO) didasarkan pada asumsi bahwa unit yang terjual adalah unit yang lebih dahulu masuk. Untuk Dalton Company, harga pokok penjualan dihitung sebagai berikut:


21

Dalton Company Metode FIFO Perhitungan Harga Pokok Penjualan Jumlah Unit Biaya Per Unit Batch yang dibeli pada:

Total Biaya

1 Januari ………..

200

$10

$2,000

23 Maret………...

300

$12

$3,600

15 Juli…………..

200

$11

$2,200

Total harga pokok penjualan

700

$ 7,800

Gambar 2.6 Perhitungan HPP dengan Metode FIFO Sumber: K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 670

Perhatikan bahwa hanya 200 unit dari pembelian tanggal 15 Juli yang terjual, sedangkan 300 unit yang tersisa diasumsikan sebagai persediaan akhir. (K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 670)


22

Metode Masuk Terakhir, Keluar Pertama (last-in, first-out—LIFO) Metode masuk terakhir, keluar pertama (last-in, first-out—LIFO) didasarkan pada asumsi bahwa barang yang paling barulah yang terjual. Untuk Dalton Company harga pokok penjualan metode LIFO dihitung sebagai berikut: Dalton Company Metode LIFO Perhitungan Harga Pokok Penjualan Jumlah Unit Biaya Per Unit Batch yang dibeli pada:

Total Biaya

6 November ………..

100

$13

$1,300

15 Juli…….………...

500

$11

$5,500

23 Maret..…………..

100

$12

$1,200

Total harga pokok penjualan

700

$ 8,000

Gambar 2.7 Penghitungan HPP dengan Metode LIFO Sumber: K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 671

Perhatikan bahwa hanya 100 unit dari pembelian tanggal 23 Maret yang diasumsikan terjual; sedangkan 200 unit yang tersisa diasumsikan sebagai persediaan akhir. (K.Fred Skousen, Earl K.Stice, James D.Stice, 2004, 671)

Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan adalah: 1. Prosedur pencatatan produk jadi. 2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual. 3. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli. 4. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses.


23

5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli. 6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok. 7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang. 8. Prosedur

pencatatan

tambahan

harga

pokok

persediaan

karena

pengembalian barang gudang. 9. Sistem penghitungan fisik persediaan. (Mulyadi, 2001, 559) Berikut adalah contoh dari bagan alir dokumen prosedur pencatatan produk jadi: Bagian Gudang

Bagian Kartu Persediaan

Bagian Jurnal

Diterima dari bagian produksi

Mulai

1 1

Diterima dari bagian produksi Laporan Produk Jadi

Laporan Produk Selesai

LPS KHPP Bukti Memorial

Menjumlahkan total harga pokok produk

Kartu Harga Pokok Produk Kartu Gudang

Mencatat harga pokok produk jadi

N

Membuat bukti memorial

N

Jurnal Umum

LPS KHPP

Selesai

Bukti Memorial

KHPP : Kartu Harga Pokok Produk LPS : Laporan Produk Selesai

Kartu Persediaan 1

Gambar 2.8 Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Produk Jadi Sumber: Mulyadi, 2001, 561


24

2.4

Alat Perancangan

2.4.1

Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data(DAD)

Melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut Diagram Aliran Data (DAD), penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di dalam organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem. Dengan menggunakan kombinasi dari empat simbol, penganalisis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bisa menampilkan dokumentasi sistem yang solid. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 263) Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan dalam diagram aliran data: Tabel 2.1 Simbol-simbol dalam diagram aliran data Simbol

Arti

Contoh

Entitas

Mahasiswa

Aliran data

Informasi Mahasiswa Baru

Proses

Membuat record mahasiswa

Penyimpanan D3

data

Master Mahasiswa

Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 265

MENCIPTAKAN DIAGRAM KONTEKS Diagram Konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses


25

tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran data menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan pengguna dan sebagai hasil analisis dokumen. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 267)

MENGGAMBAR DIAGRAM 0 (LEVEL BERIKUTNYA) Diagram 0 adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup sampai sembilan proses. Memasukkan lebih banyak proses pada level ini akan terjadi dalam suatu diagram yang kacau yang sulit dipahami. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah ke sudut sebelah kanan bawah. Penyimpanan data-penyimpanan data utama dari sistem (mewakili file-file master) dan semua entitas eksternal dimasukkan ke dalam Diagram 0. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 268)

MENCIPTAKAN

DIAGRAM

ANAK

(TINGKAT

YANG

LEBIH

MENDETAIL) Setiap proses dalam Diagram 0 bisa dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada Diagram 0 yang dikembangkan itu disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram (diagram anak). Aturan utama untuk menciptakan diagram anak, keseimbangan vertikal, menyatakan bahwa suatu diagram anak tidak bisa


26

menghasilkan keluaran atau menerima masukan dimana proses induknya juga tidak menghasilkan atau menerima. Semua aliran data yang menuju atau keluar dari proses induk harus ditunjukkan mengalir ke dalam atau keluar dari diagram anak. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 268) Diagram anak ditetapkan nomor yang sama seperti proses induknya di dalam Diagram 0. Sebagai contoh, proses 3 akan berkembang ke Diagram 3. Proses-proses pada diagram anak diberi nomor dengan menggunakan nomor proses induk, poin desimal, serta sebuah nomor unik untuk setiap proses anak. Pada diagram 3, proses-proses tersebut akan diberi nomor 3.1, 3.2, 3.3, dan seterusnya. Ketentuan ini memungkinkan penganalisis mengikuti rangkaian proses di setiap tingkat pengembangan. Bila Diagram 0 menggambarkan prosesproses 1, 2, dan 3, diagram anak 1, 2, dan 3 semuanya berada pada level yang sama. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 269)


27

2.4.2 Flow of Document

Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Gambar 2.3 melukiskan simbol-simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu. (Mulyadi, 2001, 60) Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya masingmasing: Tabel 2.2 Simbol-simbol dalam bagan alir dokumen Simbol

Arti

Dokumen

1 2

Dokumen dan tembusannya

Catatan

Penghubung pada halaman yang sama

Penghubung pada halaman yang berbeda

Keterangan Simbol ini menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi Simbol ini menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas. Simbol ini menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Simbol penghubung ini menunjukkan bagaimana bagan alir yang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain.


28

Kegiatan manual

Keterangan, komentar Simbol

Arti

Arsip sementara

Arsip permanen On-line computer process Keying (typing, verifying) Pita magnetik (magnetic tape) On-line storage

Simbol ini menggambarkan kegiatan manual, seperti: menerima order dari pembeli, mengisi formulir. Sistem ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir. Keterangan Simbol ini menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti almari arsip dan kotak arsip. Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut ini: A = menurut abjad N = menurut nomor urut T = kronologis, menurut tanggal Simbol ini menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi. Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal. Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memory komputer)

Ya

Keputusan Tidak

Garis alir (flowline) Persimpangan garis alir

Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit


29

Mulai/berakhir (terminal)

melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut. Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.

Sumber: Mulyadi, 2001, 60

2.5 Data Dictionary atau Kamus Data

Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai data, suatu data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk membimbing mereka selama melakukan analisis dan desain. Sebagai suatu dokumen, kamus data mengumpulkan dan mengkoordinasikan istilah-istilah data tertentu, dan menjelaskan apa arti setiap istilah yang ada. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 1, 333) Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan dalam kamus data: Tabel 2.3 Simbol-simbol kamus data Notasi

Keterangan

=

Terdiri dari

+

Dan

{ }

Elemen-elemen repetitif (kelompok berulang)

[ ]

Salah satu dari dua situasi tertentu

( )

Pilihan (boleh dikosongkan)


2.6 Data Base atau Basis Data

Basis data tidak hanya merupakan kumpulan file.Lebih dari itu, basis data adalah pusat sumber data yang caranya dipakai oleh banyak pemakai untuk


30

berbagai aplikasi. Inti dari basis data adalah database management system (DBMS), yang membolehkan pembuatan, modifikasi, dan pembaharuan basis data; mendapatkan kembali data; dan membangkitkan laporan. (Kenneth E. Kendall & Julie E. Kendall, 2003, Jilid 2, 128) Tujuan basis data yang efektif yaitu: 1. Memastikan bahwa data dapat dipakai di antara pemakai untuk berbagai aplikasi. 2. Memelihara data baik keakuratan maupun kekonsistenannya. 3. Memastikan bahwa semua data yang diperlukan untuk aplikasi sekarang dan yang akan datang akan disediakan dengan cepat. 4. Membolehkan basis data untuk berkembang dan kebutuhan pemakai untuk berkembang. 5. Membolehkan pemakai untuk membangun pandangan personalnya tentang data tanpa memperhatikan cara data disimpan secara fisik. (Kenneth E. Kendall & Julie E. Kendall, 2003, Jilid 2, 128)

Berikut adalah simbol hubungan entitas beserta penjelasan dan artinya: Tabel 2.4 Simbol hubungan entitas dan artinya Simbol

Penjelasan Resmi Entitas

Arti Sebenarnya Sekelompok orang, tempat, atau sesuatu Digunakan untuk

Entitas terhubung

Entitas atribut Ke 1 hubungan Ke banyak hubungan

menghubungkan dua entitasuntuk Digunakan kelompok terulang Tepat satu Satu atau lebih


31

Ke 0 atau 1 hubungan Ke lebih dari 1 hubungan

Hanya satu atau nol Lebih besar dari satu


2.7 Normalisasi

Normalisasi adalah transformasi tinjauan pemakai yang kompleks dan data tersimpan ke sekumpulan bagian-bagian struktur data yang kecil dan stabil. Di samping menjadi lebih sederhanan dan lebih stabil, struktur data yang dinormalisasikan lebih mudah diatur daripada struktur data lainnya. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 145) Tahapan normalisasi yaitu: 1. Tahapan Pertama Tahap pertama dari proses meliputi menghilangkan semua kelompok terulang dan mengidentifikasi kunci utama. Untuk mengerjakannya, hubungan perlu dipecah ke dalam dua atau lebih hubungan. Pada titik ini, hubungan mungkin sudah menjadi bentuk normalisasi ketiga, bahkan lebih banyak tahap akan diperlukan untuk mentransformasi hubungan ke bentuk normalisasi ketiga. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 145)


32

Contoh: LAPORAN-PENJUALAN

Nomor Sales

Nama Sales

Daerah Nomor Nama Penjualan Pelanggan Pelanggan

Nomor Gudang

Lokasi Gudang

Jumlah Penjualan

SALES

Nomor Sales 3462 3593 Etc.

Nama Sales Waters Dryne

Daerah Penjualan West East

PELANGGAN-SALES

Nomor Sales Penjualan 3462 3462 3462 3593 3593 3593 Etc.

Nomor Pelanggan 18765 18830 19242 18841 18899 19565

Nama Pelanggan Delta Systems A. Levy and Sons Ranler Company R. W. Rood Inc. Seward Systems Stodola’s Inc.

Nomor Gudang 4 3 3 2 2 1

Lokasi Gudang Fargo Bismarck Bismarck Superior Superior Plymouth

Jumlah Penjualan 13540 10600 9700 11560 2590 8800

Gambar 2.9 Hubungan tidak normal yang asli dari LAPORAN-PENJUALAN dipisah ke dalam dua hubungan, SALES (3NF) dan PELANGGAN-SALES (1NF) Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 150


33

2. Tahapan Kedua Tahap kedua menjamin bahwa semua atribut bukan kunci sepenuhnya tergantung pada kunci utama. Semua ketergantungan parsial diubah dan diletakkan dalam hubungan lain. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 145) Contoh : PELANGGAN-SALES

Nomor Sales

Nomor Pelanggan

Nama Pelanggan

Nomor Gudang

Lokasi Gudang

Jumlah Pelanggan

GUDANG PELANGGAN

Nomor Pelanggan 18765 18830 19242 18841 18899 19565 Etc.

Nama Pelanggan Delta Systems A. Levy and Sons Ranier Company R. W. Flood Inc Seward Systems Stodola’s Inc.


Lokasi Gudang Fargo Bismarck Bismarck Superior Superior Plymouth

PENJUALAN

Nomor Sales 3462 3462 3462 3593 3593 3593 Etc.

Nomor Pelanggan 18765 18830 19242 18841 18899 19565

Jumlah Penjualan 13540 10600 9700 11560 2590 8800

Gambar 2.10 Hubungan PELANGGAN-SALES dipisah ke dalam hubungan yang dinamakan GUDANG PELANGGAN (2NF) dan hubungan yang dinamakan PENJUALAN (1NF) Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 152


34

3. Tahapan Ketiga Tahap

ketiga

mengubah

ketergantungan

transitif

manapun.

Suatu

ketergantungan transitif adalah sesuatu di mana atribut bukan kunci tergantung pada atribut bukan kunci lainnya. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 145) Contoh: GUDANG PELANGGAN

Nomor Pelanggan

Nama Pelanggan

Nomor Gudang

Lokasi Gudang GUDANG

PELANGGAN

Nomor Pelanggan 18765 18830 19242 18841 18899 19565 Etc.

Nama Pelanggan Delta Systems A. Levy and Sons Ranier Company R. W. Rood Inc. Seward Systems Stodola’s Inc.


Nomor Gudang 4 3 2 1 Etc.

Lokasi Gudang Fargo Bismarck Superior Plymouth

Gambar 2.11 Hubungan GUDANG-PELANGGAN dipisah ke dalam dua hubungan yang dinamakan PELANGGAN (1NF) dan GUDANG (1NF) Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 153 Berikut adalah gambaran tahapan yang dilakukan dalam normalisasi: Pandangan Pemakai

Hubungan tidak normalisasi

Tahap 1 Menghilangkan kelompok terulang Hubungan normalisasi (1NF) Tahap 2 Mengubah ketergantungan parsial Hubungan bentuk normalisasi kedua (2NF) Tahap 3 Mengubah ketergantungan transitif Hubungan bentuk normalisasi kedua (2NF)

Gambar 2.12 Tahapan Normalisasi Sumber : Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003, Jilid 2, 146


35

2.8 Gambaran Perusahaan

2.8.1

Sejarah Singkat Perusahaan

PT Sari Makmur Tunggal Mandiri merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang ekspor hasil-hasil pertanian. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1995. Dalam menjalankan aktivitasnya, perusahaan berlokasi di jalan Kompos No.110 A Medan Binjai km 12. Produk yang dijual perusahaan seperti cokelat, jenis-jenis kopi dan juga pohon cokelat dan kopi. Perusahaan memproduksi sendiri rempah-rempah cokelat dan kopi. Selanjutnya, tanaman cokelat dan kopi diekspor dalam jumlah partai besar (grosir) ke beberapa negara seperti India, Bangladesh, Pakistan, dan sekitarnya sesuai dengan permintaan.

2.8.2

Struktur Organisasi

PT Sari Makmur Tunggal Mandiri menerapkan struktur organisasi garis (line organization). Staff dalam organisasi diberi wewenang, tugas dan tanggung jawab agar tercipta keselarasan dalam organisasi. Berikut ini adalah bagan struktur organisasi PT Sari Makmur Tunggal Mandiri.


36

Direktur

Manajer

Kepala Bagian Pembukuan

Staf Administrasi

Kepala Bagian Pembelian

Staf GL

Kepala Gudang

Kepala Bagian Penjualan

Kepala Bagian Keuangan

Staf Penjualan

Kasir

Kepala Persediaan Barang

Gambar 2.13 Struktur Organisasi PT Sari Makmur Tunggal Mandiri Sumber : PT Sari Makmur Tunggal Mandiri

Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi PT Sari Makmur Tunggal Mandiri adalah sebagai berikut: 1. Direktur Tugas Direktur adalah: a. Mengusahakan dan menjamin terlaksananya usaha dan kegiatan perusahaan sesuai dengan tujuan dan bidang usahanya. b. Menentukan garis besar kebijaksanaan umum dan program kerja perusahaan. c. Merencanakan, menganalisa, mengevaluasi dan menilai kegiatankegiatan yang berlangsung pada perusahaan berdasarkan laporan manajer dan pengamatan langsung. d. Mengambil keputusan akhir bila terdapat masalah yang tidak bisa dipecahkan oleh pengurus.


37

2. Manajer Tugas Manajer adalah: a. Mengambil keputusan penting yang berkaitan dengan rutinitas operasi perusahaan. b. Mengkoordinasi dan mengawasi aktivitas secara menyeluruh. c. Menilai hasil kerja bawahan. d. Bertanggung jawab kepada Direktur.

3. Kepala Bagian Pembukuan Tugas Kepala Bagian Pembukuan adalah: a. Mengawasi pencatatan semua transaksi yang terjadi. b. Memeriksa kelengkapan dari bukti pendukung transaksi. c. Menyediakan laporan keuangan bagi manajer. d. Bertanggung jawab kepada manajer.


38

Kepala Bagian Pembukuan membawahi dua bagian yaitu: (i)

Staf Administrasi Tugas Staf Administrasi adalah: a. Mengetik surat-surat yang diperlukan. b. Mencatat transaksi pembelian dan penjualan ke jurnal. c. Mencatat penerimaan dan pengeluaran kas maupun bank ke jurnal. d. Mengarsip bukti-bukti pendukung.

(ii)

Staf GL (General Ledger) Tugas Staf GL adalah: a. Memindahkan jurnal ke buku besar. b. Membuat neraca saldo per periode akuntansi. c. Menyusun laporan keuangan.

4. Kepala Bagian Pembelian Tugas Kepala Bagian Pembelian adalah: a. Melakukan pembelian atas persediaan dan barang keperluan kantor lainnya.. b. Menangani dokumen-dokumen pembelian. c. Bertanggung jawab kepada manajer. Kepala Bagian Pembelian membawahi dua bagian yaitu: (i)

Kepala Gudang Tugas Kepala Gudang adalah:


39

a. Melaksanakan pencatatan atas keluar masuknya barang setiap hari. b. Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang di gudang. c. Bertanggung jawab atas barang-barang yang ada di gudang. (ii)

Kepala Persediaan Barang Tugas Kepala Persediaan Barang adalah: a. Menyediakan laporan kartu stok persediaan. b. Mengendalikan jumlah persediaan yang ada di gudang.

Kepala Bagian Penjualan Tugas Kepala Bagian Penjualan adalah: d. Melaksanakan target penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan. e. Mencari pasar potensial lain untuk memasarkan barang yang dijual. f. Bertanggung jawab kepada manajer. Kepala Bagian Penjualan membawahi staf penjualan yang memiliki tugas: a. Menerima pesanan barang dari pelanggan. b. Mengkonfirmasikan

ke

bagian

persediaan

barang

mengenai

persediaan yang dipesan pelanggan dengan jumlah yang ada di gudang. c. Menyiapkan faktur penjualan.

5. Kepala Bagian Keuangan Tugas Kepala Bagian Keuangan adalah:


40

a. Menyusun rencana keuangan perusahaan jangka pendek dan jangka panjang. b. Mengawasi dan mengendalikan sumber dana dan penggunaan dana secara efektif. c. Menyerahkan laporan harian kas dan bank ke bagian pembukuan. d. Bertanggung jawab kepada manajer Kepala Bagian Keuangan membawahi kasir yang memiliki tugas: a. Menerima dan mengeluarkan kas. b. Menyetor dan mengambil uang di bank. c. Membuat laporan harian kas dan bank.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Recommend Documents