BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Dampak 2.1.1
Pengertian Dampak Setiap
perusahaan
bertujuan
untuk
memaksimalkan
laba
dan
meningkatkan kinerja perusahaan, dengan demikian perusahaan akan menerapkan suatu aturan atau kegiatan dalam perusahaannya. Dalam pelaksanaanya maka akan terjadi dampak atau pengaruh terhadap perusahaan tersebut. Dalam pencapaiannya auditor internal berfungsi sebagai penghasil informasi bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, dampak diartikan sebagai berikut : 1. Benturan 2. Pengaruh kuat yang berakibat baik positif maupun negatif Keterangan diatas menunjukan bahwa yang melakukan suatu peran adalah sesuatu yang nyata atau konkrit bukan sesuatu yang abstrak, dampak terjadi dari setiap pengambilan keputusan seseorang atau bagian dalam melaksanakan tugas. Dalam hal ini dampak audit internal dalam pengambilan keputusan dapat menunjang efektivitas pengendalian internal penjualan suatu perusahaan baik positif maupun negatif. Dampak yang terjadi bagi perusahaan atau sesorang adalah prositif, dimana keputusan yang diambil audit internal dapat melakukan audit kecermatan, kebenaran perhitungan aritmatika, ketelitian alokasi biaya, pemindahan informasi, misalnya: perhitungan faktur penjualan, perhitungan nilai persediaan, penjumlahan jurnal dan buku harian serta perhitungan jumlah depresiasi. Kemudian auditor menentukan apakah catatan-catatan dan laporanlaporan yang telah diverifikasi terdapat kekurangan-kekurangan, kelemahan dalam prosedur pencatatan dan pelaporan, untuk selanjutnya diajukan saran-saran perbaikan dan yang terpenting adalah menghindari dari penggelapan dana.
8
9
2.2 Audit Internal 2.2.1
Pengertian Audit Internal Audit internal merupakan fungsi penilaian independen dibentuk dalam
suatu organisasi, dimana dalam menjalankan fungsi tersebut yaitu mengevaluasi kegiatan organisasi melalui pemberian saran yang bertujuan untuk memperbaiki kinerja organisasi secara keseluruhan dan membantu manajemen dalam melaksanakan tugas dalam mencapai tujuan maksimal dari organisasi tersebut, serta berguna juga dalam memperbaiki kinerja tingkatan manajer. Pengertian audit menurut Arens dan Loebbecke (2000,7) : "Auditing is a accumulation and evaluation of evidence about information to determine and report on the degree of corespondence between the infonvation and established criteria. Auditing should be done a competent independent person" Menurut Moeller dan Witt (1999, 5-4), pengertian audit internal adalah sebagai berikut: "Internal auditing is an independen appraisal activity established within an organization as a service to the organization. It is a control which fuctions by examining and evaluating the adequacy and effectiveness of other controls". Sedangkan menurut Mulyadi dan Puradiredja (1998,202) pengertian audit internal adalah : "Audit internal merupakan kegiatan penilaian yang bebas yang terdapat dalam organisasi yang dilakukan dengan cara memeriksa akuntansi keuangan dan kegiatan lain untuk memberikan jasanya kepada manajemen". Dari beberapa pengertian tentang audit internal dalam suatu perusahaan di atas dapat disimpulkan bahwa : 1. Merupakan kegiatan penilaian yang bersifat independen dari bagian organisasi yang diperiksanya, sehingga dengan adanya independensi ini diharapkan auditor internal dapat memberikan laporan yang objektif kepada manajemen atas hasil temuan dan kesimpulan selama pemeriksaan.
10
2. Dalam melakukan tugasnya, auditor internal memeriksa dan mengevaluasi seluruh kegiatan baik finansial maupun non-finansial perusahaan. 3. Merupakan fungsi staff yang bertindak untuk dan atas nama pimpinan.
2.2.2
Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Internal Audit internal dalam perusahaan bertujuan untuk membantu manajemen
dalam menjalankan tugas untuk mempertanggungjawabkan seluruh kegiatan perusahaan. Audit internal membantu manajemen dalam memeberikan analisis yang objektif, penilaian, rekomendasi, dan pendapat mengenai kegiatan perusahaan yang diperiksanya. Tujuan audit internal menurut Moeller dan Witt (1999,5-4) adalah sebagai berikut: “'The objective of internal auditing is to assist members of the oiyanization in the effective-discharge of their responsibilities. To this end, internal auditing furnishes them with analysis, appraisal, recommendations, counsel, and informations concerning the activities reviewed. The audit objective includes promoting effective control at reasonable cost." Tujuan dari audit internal adalah untuk mengetahui efektivitas anggota dalam organisasi terhadap tanggung jawab mereka. Audit internal melakukan analisis,
penilaian,
memberikan
rekomendasi,
mencari
informasi
yang
berhubungan dengan aktivitas yang sedang diperiksa. Tujuan dari audit ini juga mencakup peningkatan pengendalian yang efektif terhadap suatu biaya yang dianggap pantas atau dapat diterima. Menurut Mulyadi dan Puradireja (1998,202) tujuan audit unternal adalah sebagai berikut: "... membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka, dengan cara menyajikan analisis, penilaian, rekomendasi, dan komentar-komentar penting mengenai kegiatan mereka." Apabila ditelaah lebih lanjut ruang lingkup audit internal secara garis besar dibagi dalam tiga kelompok penting. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh Cashin (1998,77) yaitu :
11
A. Compliance (ketaatan) Yaitu kegiatan menelaah (review), apakah prosedur yang telah ditetapkan dan kebijakan yang telah digariskan telah dijalankan sebagaimana mestinya, audit internal ditugaskan untuk memberikan saran - saran baik untuk organisasi (operasional), maupun ketaatan atas peraturan pemerintah. B. Verification (verifikasi) Aktivitas verifikasi meliputi kegiatan melakukan audit kecermatan, kebenaran perhitungan aritmatika, ketelitian alokasi biaya, pemindahan informasi, misalnya: perhitungan faktur penjualan, perhitungan nilai persediaan, penjumlahan jurnal dan buku harian serta perhitungan jumlah depresiasi. Kemudian auditor menentukan apakah catatan-catatan dan laporan-laporan yang telah diverifikasi terdapat kekurangan-kekurangan, kelemahan dalam prosedur pencatatan dan pelaporan, untuk selanjutnya diajukan saran-saran perbaikan. C. Evaluation (penilaian) Evaluasi dilakukan untuk menemukan kelemahan dan kekurangan yang terdapat dalam pengendalian internal yang ada dan segera dilakukan perbaikan. Evaluasi terdiri dari dua penilaian, yaitu : a) Fungsi penilaian berbagai tingkat manajemen yang memberikan umpan balik bagi manajemen mengenai efektivitas manajer bawahan. b) Fungsi yang mereview dan menetapkan pengendalian untuk pencegahan didalam suatu organisasi yang memberikan umpan balik bagi eksekutif akuntansi mengenai efektivitas sistem tersebut. Jadi secara terperinci, ruang lingkup auditor internal adalah melakukan penilaian atas pengendalian internal, penilaian atas pencatatan laporan perusahaan, serta penilaian atas hasil seluruh kegitan perusahaan. Auditor internal juga harus memberikan keyakinan bahwa catatan, laporan, dan pelaksanaan kegiatan perusahaan telah dilaksanakan dengan benar.
12
2.2.3
Fungsi dan Tanggung Jawab Audit Internal Fungsi dan tanggung jawab dari internal auditor menurut Mulyadi dan
Puradiredja (1998,203) adalah sebagai berikut: 1.
Pemeriksaan
(audit)
dan penilaian
terhadap efektivitas struktur
pengendalian intern dan mendorong penggunaan struktur pengendalian intern yang efektif dengan biaya yang minimum. 2.
Menentukan sampai seberapa jauh pelaksanaan kebijakan manajemen puncak dipatuhi.
3.
Menentukan sampai seberapa jauh kekayaan perusahaan dipertanggung jawabkan dan dilindungi dari segala macam kerugian.
4.
Menentukan keandalan informasi yang dihasilkan oleh berbagai bagian dalam perusahaan.
5.
Memberikan rekomendasi perbaikan kegiatan - kegiatan perusahaan. Dengan
demikian,
fungsi
audit
internal
meliputi
penilaian
dan
pemeriksaan kelayakan efektivitas struktur pengendalian internal yang telah ditetapkan dan juga penilaian petugas yang melaksanakan. Ukuran - ukuran yang dapat dijadikan dasar penilaian, antara lain : 1. Prosedur yang telah ditetapkan. 2. Anggaran atau standar yang telah ditetapkan. 3. Undang - undang yang berlaku. 4. Peraturan daerah. 5. Kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen.
2.2.4 2.2.4.1
Kriteria Audit Internal Yang Efektif Independensi Dalam semua hal yang berhubungan dengan penugasan, independensi dan
sikap mental harus diperhatikan sehingga seorang auditor internal dapat melaksanakan tugasnya secara efektif. Independensi menurut IIA yang dikutip oleh Boynton dan Kell (1996,842) adalah : "independence, internal auditors should be independent of the activities they audit. Organizational status. The organizational status of the internal auditing departement should be sufficient to permit the
13
accompplishment ot its audit responsibilities. Objectivity. Internal auditors should be objective in performing audits." Dapat dikatakan bahwa independensi memungkinkan audit internal untuk dapat melakukan pekerjaan secara bebas dan objektif, juga memungkinkan internal auditor membuat pertimbangan penting secara netral dan tidak menyimpang. Independensi tersebut dapat dicapai melalui status organisasi dan objektifitas. Status organisasi adalah kedudukan formal dalam organisasi secara keseluruhan.
Kedudukan
auditor
internal
dalam
perusahaan
hendaknya
memungkinkan dia untuk melakukan ataupun melaksanakan audit yang seluasluasnya,
sehingga
dapat
melaksanakan
penilaian-penilaian
yang
tidak
memihak dan memberikan pendapat atas temuan-temuan auditnya tanpa dipengaruhi
oleh
bagian-bagian
lain
yang
dapat
menghilangkan
sikap
independennya. Oleh karena itu audit internal hendaknya berada dan bertanggung jawab kepada pejabat yang memiliki posisi dan pengaruh yang cukup tinggi, sehingga pejabat tersebut dapat memberikan wewenang yang dimilikinya kepada auditor untuk melaksanakan audit yang seluas - luasnya.
2.2.4.2
Objektivitas Objektivitas adalah sikap mental yang mandiri yang harus dimiliki oleh
seorang auditor internal dalam melaksanakan tugasnya. Untuk mencapai objektivitas, auditor harus bebas dari tanggung jawab operasional. Hal ini disebabkan karena ia tidak mungkin bersikap objektif dalam menilai pencapaian suatu fungsi yang merupakan tanggung jawab dan wewenangnya ia harus menyusun, menerapkan, dan mengoperasikan kegiatan perusahaan. Agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik maka auditor internal bertanggung jawab tidak dalam kapasitas fungsi eksekutif maupun operasi. Bagian ini harus mempunyai wewenang untuk mengkaji dan menilai setiap bagian dalam perusahaan sehingga dalam melaksanakan kegiatannya auditor internal dapat bertindak seobjektif dan seefisien mungkin. Oleh karena itu auditor internal harus diukur kompetensinya dan sebaiknya tidak mempunyai wewenang
14
langsung atas setiap bagian yang akan diaudit sehingga dapat mempertahankan independensinya dalam organisasi.
2.2.4.3
Kompetensi Agar tujuan perusahaan dapat tercapai seperti yang telah direncanakan,
seorang auditor internal harus mempunyai kompetensi yang baik. IAI (1994,332.4) mengemukakan tentang kompetensi auditor internal adalah sebagai berikut : Pada waktu menentukan kompetensi auditor internal, auditor harus memperoleh atau memutakhirkan informasi dari audit tahun sebelumnya mengenai faktor-faktor berikut ini : 1. Tingkat pendidikan dan pengalaman profesional auditor internal 2. Ijazah profesional dan pendidikan profesional yang berkelanjutan 3. Kebijakan, program, dan prosedur audit 4. Praktek-praktek yang bersangkutan dengan penguasaan audit intern. 5. Supervisi dan review terhadap aktivitas intern 6. Mutu dokumentasi dalam kertas kerja, laporan dan rekomendasi 7. Penilaian dan kinerja auditor intern. Diantara kompentensi yang baik dari audit internal adalah kode etik. Kode etik pada umumnya selalu sejalan dengan moral masyarakat dan ada kalanya merupakan perluasan dari prinsip-prinsip moral tertentu guna diterapkan dalam suatu keadaan. Bagian dari kode etik audit internal adalah a. Independensi Audit internal bersifat mandiri tidak ada intervensi dari pihak yang berkepentingan, tidak ada hubungan kekerabatan. b. Objectivitas Objektif dalam membicarakan pokok persoalan pemeriksaan. c. Netral Keseimbangan dalam mengemukakan sikap, lingkup dan tujuan pemeriksaan sedemikian rupa sehingga menunjukan pemeriksaan yang dilaksanakan efektif
15
2.2.5
Program Audit Internal IAI Definisi program audit menurut Mulyadi dan Puradireja (1998,222)
adalah sebagai berikut: “Program audit adalah daftar prosedur audit untuk seluruh audit unsur tertentu". Dari Definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa program audit diperlukan sebagai: 1. Pedoman dalam melaksanakan audit. 2. Alat untuk pengawasan dan pengarahan audit. 3. Alat untuk meneliti terhadap kemungkinan adanya prosedur yang terlewat. 4. Alat untuk memperoleh efisiensi dan efektivitas audit yang dilakukan .
2.2.6
Pelaksanaan Audit Internal Pelaksanaan audit internal menurut IAI yang dikutip oleh Boynton dan
Kell (1996,842) adalah sebagai berikut: “Audit works should include planning the audit, examining and evaluation information, cummunicating results, and following up. 1. Planning the audit, internal auditors should plan each audit. 2. Examining and evaluation. Internal auditors should collect, analyze, interpret and document information to support audit results. 3. Communicating results. Internal auditors should report the results of their audit work. 4. Following up. Internal auditors should follow up to ascertain that appopriate actions is taken on reported audit finding." Pelaksanaan audit internal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Planning the audit d. Menetapkan tujuan dan ruang lingkup audit. e. Memperoleh latar belakang informasi tentang kegiatan yang diperiksa. f. Menentukan sumber - sumber penting untuk melaksanakan audit. g. Berkomunikasi dengan semua pihak yang ingin mengetahui tentang audit. h. Melakukan
survei
supaya
dapat
lebih
mengenal
kegiatan
dan
pengendalian yang akan diperiksa untuk mengidentifikasi luasnya audit. i. Menulis program audit.
16
j. Menentukan bagaimana, kapan, dan siapa yang akan menerima hasil audit. k. Memperoleh persetujuan tentang perencanaan kerja audit. 2. Examining and evaluation information Proses menguji dan mengevaluasi adalah sebagai berikut: a. Mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan tujuan dan ruang lingkup kerja audit. b. Informasi harus cukup, competen, relevan, dan berguna sebagai dasar untuk memberikan rekomendasi dan temuan - temuan audit. c. Prosedur audit yang meliputi tehnik sampling dan pengujian harus dipilih pada awal audit. d. Proses
pengumpulan,
penganalisaan,
penginterpretasian,
dan
pengdokumentasian informasi harus diawasi untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan audit internal diperoleh dan sasaran akan dicapai. e. Kertas kerja harus disiapkan oleh auditor internal dan ditelaah oleh manajemen bagian audit internal. 3. Cummunicating results a. Laporan harus disebarkan bila audit telah lengkap, untuk laporan interim mungkin secara tertulis atau oral dan mungkin disampaikan secara formal ataupun informal. b. Auditor internal harus mendiskusikan kesimpulan dan marekomendasikan pada tingkat manajemen yang tepat sebelum mengeluarkan laporan akhir tertulis. c. Laporan audit harus objektif, jelas, ringkas, membangun, dan tepat waktu. d. Laporan harus mencakup rekomendasi yang membangun dan menyatakan tindakan koreksi yang memuaskan. e. Kesimpulan audit tentang orang yang ditelaah mungkin termasuk dalam laporan audit. f. Direktur bagian audit internal harus menelaah dan menyetujui laporan audit akhir sebelum mengeluarkannya dan harus menentukan untuk siapa laporan tersebut diberikan.
17
4. Following up Pekerjaan auditor internal tidak berakhir sampai dikeluarkannya laporan audit, tetapi harus terus berlanjut dengan terus memonitor untuk menentukan apakah tindakan yang tepat telah diambil dan dilaksanakan sebagaimana diungkapkan dan temuan-temuan dan saran-saran audit didalam laporan akhir audit.
2.2.7
Laporan dan Tindak Lanjut Audit Internal Laporan audit internal dibuat setelah selesai melakukan audit. Laporan ini
merupakan hal yang penting karena dalam laporan ini audit internal menuangkan seluruh hasil pekerjaannya dan merupakan realisasi tanggung jawab untuk menginformasikan hasil pengukuran aktivitas perusahaan, terutama mengenai penilaian pelaksanaan pengendalian internal perusahaan. Laporan audit yang efektif sangat bermanfaat bagi manajemen. Efektifnya laporan audit sangat tergantung pada kualitas pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya. Tetapi harus diperhatikan bahwa pekerjaan audit yang baikpun akan kurang berarti apabila penyajian laporan hasil audit kurang memadai. Hal ini seperti yang telah dikemukakan oleh Brink dan Witt (1982,291), sebagai berikut: "Effective reporting quite obviously depends on the work that has gone before. But it is also true that good auditing work can be nullified by poor reporting." Dari pendapat tersebut jelaslah bahwa pekerjaan yang baikpun tidak akan berguna jika tidak didukung dengan penyusunan laporan yang baik. Oleh karena rtu auditor internal harus hati - hati dalam tahap pembuatan laporan ini. Kriteria suatu laporan audit menurut IIA yang dikutip oleh Boynton dan Kell (1996,841) adalah sebagai berikut: 1. A signed, written report should be issued after the audit examination is completed. Interim reports may be written or oral and may be transmitted formally or infonmally. 2. The internal auditor should discuss conclussion and recomendations at apropriate levels of management before issuing final written reports. 3. Reports should be objective, clear, concise, concructive, and timely.
18
4. Report should presents the purpose, scope, and results of the audits; and where apropriate, reports ahould contain and expression of the auditor's opinion. 5. Reports may include reccomendations for potential improvements and acknowledge satisfactory performance and conective actions. 6. The auditee's views about audit conclussions or recomendations may be included in the audit report. 7. The director of internal auditing or designee should review and approve the final audit report before issuance and should decide to whom the report will be distributed." Apabila laporan audit sudah diterbitkan, tidak berarti semua tugas auditor internal sudah selesai, karena diperiukan suatu tindak lanjut yang berupa evaluasi tindakan-tindakan yang diambil sehubungan dengan saran-saran atau rekomendasi perbaikan yang ditemukan. Definisi kegiatan korektif atau tindak lanjut menurut Hiro Tugiman (1997,75) adalah sebagai berikut: "Tindak lanjut oleh pemeriksa (audit) internal didefinisikan sebagai suatu proses untuk menentukan kecukupan, keefektivan, dan ketepatan waktu dan berbagai tindakan yang dilakukan oleh manajemen terhadap berbagai temuan pemeriksaan yang dilaporkan". Pekerjaan audit internal hanya mungkin efektif apabila pihak manajemen memanfaatkan hasil – hasil pekerjaan tersebut serta memberikan tindak lanjut atas hasil pekerjaan auditor internal tersebut sesuai dengan hasil yang diharapkan.
2.3 2.3.1
Pengendalian Internal Pengertian Pengendalian Internal Setiap perusahaan mempunyai tujuan yang hendak dicapai, baik itu tujuan
jangka pendek, menengah, maupun jangka panjang dimana tujuan dari tiap-tiap perusahaan mungkin berbeda. Namun untuk mencapai tujuan tersebut, setiap perusahaan membutuhkan sistem yang baik dan pengelolaan yang cermat. Menurut Commitee of Sponsoring Organization (COSO) memberikan pengertian pengendalian internal sebagai berikut: "Internal control is the broadly defined as a process, effected by an entity's board of directors, management and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achivement of objectives in the following categories: effectiveness and efficiency of operations,
19
reliability of financial reporting, and compliance with applicable laws and regulations" (Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commisions. "Internal Control-Integrated Framework" September 1992). Selanjutnya Mulyadi (1998,171) memberikan pengertian pengendalian internal adalah sebagai berikut: "Pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: 1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 3. Efektivitas dan efisiensi operasi." Selanjutnya, konsep ini merumuskan pengendalian internal sebagai suatu proses yang dipengaruhi oleh orang-orang yang terlibat didalamnya (direksi, manajemen dan dan personel lainnya), yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang wajar (reasonable assurance) bahwa tujuan berikut akan tercapai: 1. Efektifitas dan efisiensi operasi 2. Dapat dipercayanya laporan keuangan 3. Ketaatan pada Undang-undang dan peraturan Dari definisi pengendalian tersebut terdapat beberapa konsep dasar sebagai berikut: 1. Pengendalian internal merupakan suatu proses. Pengendalian internal merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, bukan tujuan itu sendiri. Pengendalian internal merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat persuasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan, dari infrastruktur entitas. 2. Pengendalian internal dijalankan oleh orang. Pengendalian internal bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personel lain. 3. Pengendalian internal dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris
20
entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian internal dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian menyebabkan pengendalian internal tidak dapat memberikan keyakinan mutlak. 4. Pengendalian internal ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasional.
2.3.2
Tujuan Pengendalian Internal Tujuan pengendalian internal menurut Boynton dan Kell (1996,254)
adalah sebagai berikut: 1 Reliability of Financial reporting. 2. Effectiveness efficiency of operations. 3. Compliance with applicable laws and regulations. Tujuan pengendalian internal ini dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Reliability of financial reporting. Manajemen memerlukan informasi yang akurat agar dapat menyelenggarakan operasi usahanya dengan baik. Oleh karena itu dengan adanya pengendalian internal diharapkan dapat menyediakan data yang dapat dipercaya, sebab dengan adanya data atau catatan yang anda memungkinkan tersusunnya laporan keuangan yang andal (reliable). 2. Effectiveness and efficiency of operations. Pengendalian internal dimaksudkan untuk menghindarkan pemborosan dalam seluruh aspek usaha, serta mencegah penggunaan sumber daya secara tidak efisien. 3. Compliance with applicable laws and regulations. Pengendalian internal dimaksudkan untuk memastikan bahwa segala peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan itu ditaati oleh karyawan perusahaan. Tujuan
pengendalian
(1998,172) adalah:
internal
menurut
Mulyadi
dan
Puradiredja
21
"Memberikan keyakinan yang memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan : (1) keandalan informasi keuangan, (2) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, (3) efektivitas dan efisiensi operasi". Menurut tujuannya,
pengendalian
internal dapat dibagi menjadi dua
macam, yaitu sebagai berikut: 1) Pengendalian administrate (administrative control) Pengendalian administrate meliputi rencana, kebijakan, prosedur yang berkaitan
dengan
pengambilan
keputusan
yang
mengarah
kepada
pengotorisasian transaksi oleh manajemen. Otorisasi ini merupakan fungsi manajemen yang didasari oleh tanggung jawab untuk pencapaian tujuan perusahaan dan merupakan titik awal dari penentuan pengendalian akuntansi atas transaksi yang terjadi. 2) Pengendalian akuntansi (accounting control) Pengendalian akuntansi meliputi rencana, kebijakan dan prosedur yang bertujuan untuk menjaga kekayaan dan catatan perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang andal.
2.3.3
Unsur-Unsur Pengendalian Internal Untuk mencapai tujuan agar pengendalian internal dapat berjalan dengan
baik, perlu diperhatikan komponen-komponen pengendalian internal yang saling berkaitan, seperti yang dinyatakan oleh Cushing dan Romney (1997,433) yang dikutip dari COSO (SAS no.78) yang terdiri dari : 1. Control Environment (Lingkungan pengendalian) Lingkungan pengendalian ini mencerminkan sikap dan manajemen mengenai pengendalian perusahaan yang terdiri dari : a) Nilai etika dan integritas (integrity and ethical values)
tindakan
22
Etika dan kejujuran merupakan dasar dari pengendalian yang dilakukan oleh
manajemen
dalam
mengurangi
dan
meredam
tindakan
penyelewengan yang dilakukan oleh individu-individu dalam perusahaan. b) Komitmen terhadap kompetensi (commitment to competence) Komitmen terhadap kompetensi termasuk pertimbangan manajemen akan kecakapan seseorang dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu dan bagaimana tingkat kecakapannya diterjemahkan kedalam keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkannya. c) Partisipasi dewan komisaris atau komite audit (board of directors or audit commite participation) Suatu kesatuan pengendalian dipengaruhi oleh dewan direksi atau komite audit. Komite audit yang independen dibebani tanggung jawab untuk mengawasi proses pelaporan keuangan, yang mencakup pengendalian internal dan ketaatan terhadap undang-undang dan peraturan yang ditetapkan. d) Falsafah manajemen dan gaya operasi (management philosophy and operating style ) Pemahaman mengenai falsafah dan gaya operasi membuat auditor dapat merasakan sikap manajemen terhadap pengendalian. e) Struktur organisasi (organizational structure) Kesatuan struktur organisasi menyediakan rerangka kerja operasi pemisahaan untuk mencapai keseluruhan tujuan perusahaan yang telah direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan dan diawasi. f) Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab (assignment of authority and responsibility) Penetapan
wewenang
dan
tanggung
jawab
dimaksudkan
agar
mempermudah proses operasi, proses pelaporan dan memperjelas tingkat kepemimpinan dalam perusahaan. g) Kebijakan dan pelatihan manusia yang bersumber daya (human resource policies and practices) .
23
Kebijakan dan pelatihan sumber daya manusia berhubungan dengan proses penerimaan, penempatan, pelatihan, evaluasi, promosi, penggantian dan perbaikan. 2.
Risk assesment ( perkiraan risiko yang timbul) Kesatuan perkiraan risiko yang akan timbul bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisa, dan mengelola risiko yang berhubungan dengan persiapan laporan keuangan yang akan disajikan berdasarkan prinsip akuntansi yang beriaku umum, Risiko dapat ditimbulkan oleh keadaan sebagai berikut: a) Perubahan dalam lingkungan operasi perusahaan (changes in operating environment) Perubahan
peraturan
atau
lingkungan
operasi
perusahaan
dapat
mengakibatkan perubahan dalam tekanan persaingan dan risiko yang berbeda secara signifikan. b) Karyawan baru (new personel) Karyawan baru mungkin memiliki pandangan atau pengertian yang lain atas pengendalian internal yang sedang diterapkan dalam perusahaan. c) Sistem informasi baru (new or revamped information system) Perubahan
dalam
sistem
informasi
dapat
merubah
risiko
yang
berhubungan dengan pengendalian internal. d) Pertumbuhan yang pesat (rapid growth) Pertumbuhan pesat operasi perusahaan dapat meningkatkan risiko sebagai akibat dari pengendalian yang tidak berfungsi secara memadai. e) Teknologi baru (new technology) Teknologi baru yang diterapkan pada proses produksi atau sistem informasi dapat merubah risiko yang sebelumnya telah diperkirakan oleh pengendalian internal. f) Lingkup, produk, atau kegiatan baru (new lines, products or activities) Dengan memasuki area atau transaksi bisnis yang menambah pengalaman dapat menimbulkan risiko baru yang berhubungan dengan pengendalian internal.
24
g) Operasi perusahaan secara internasional (foreign operations) Perluasan daerah usaha menimbulkan risiko yang dapat menimbulkan dampak terhadap pengendalian internal. h) Keputusan akuntansi (accounting pronouncements) Penerapan atau perubahan prinsip-prinsip akuntansi dapat menimbulkan risiko dalam mempersiapkan laporan keuangan. 3
Control activities (aktivitas pengendalian) Aktivitas pengendalian terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dirasakan bahwa diperlukannya tindakan untuk meredam risiko dalam upaya pencapaian Keseluruhan tujuan secara umum. Kegiatan pengendalian dapat dikategorikan ke dalam kebijakan dan prosedur sebagai berikut: a) Tinjauan ulang atas pelaksanaan kerja (performance reviews) Kegiatan pengendalian dilakukan dengan mengadakan perbandingan antara penampilan kerja aktual dengan anggaran, peramalan dan periode pelaksanaan kerja sebelumnya, serta analisis-analisis yang telah dilakukan dan tindakan koreksi yang telah dilaksanakan. b) Pengolahan informasi (information procesing) Berbagai tindakan pengendalian dilakukan dengan memeriksa tingkat keakuratan, kelengkapan dan otorisasi transaksi. Kegiatan pengendalian sistem informasi terdiri dari : 1. Pengendalian umum, pada umumnya merupakan pengendalian terhadap operasi pusat data, akuisisi dan pemeliharaan sistem software, akses keamanan serta pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi. 2. Pengendalian aplikasi, dilakukan terhadap pengolahan aplikasi individual. Pengendalian ini menjamin bahwa transaksi yang dilakukan telah sah, telah diotorisasi dengan benar dan telah diolah secara akurat dan lengkap. c) Pengendalian fisik (physical controls) Kegiatan pengendalian fisik ini dilaksanakan terhadap pengendalian flsik atas asset, untuk menjaga asset dari perbedaan perhitungan antara catatan
25
pengendalian dengan hasil perhitungan fisik dan menghindari pencurian asset, sehingga dapat mendukung persiapan laporan keuangan dan pelaksanaan audit, d) Pemisahan tugas (segregation of duties) Tujuan utama dari pemisahan tugas adalah menghindari timbulnya kesalahan-kesalahan yang disengaja atau tidak dalam pengotorisasian transaksi, pencatatan transaksi dan pemeliharaan asset. 4
Information and communication (informasi dan komunikasi) a) Informasi,
kualitas
sistem
informasi
akuntansi
mempengaruhi
kemampuan manajemen dalam membuat keputusan dalam pengolahan dan pengendalian kegiatan perusahaan, dan menyiapkan laporan keuangan yang layak. Sistem informasi akuntansi terdiri dari metodemetode dan catatan-catatan yang bertujuan untuk: 1. Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang sama 2. Menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rind sehingga memungkinkan pengelompokan transaksi secara semestinya untuk pelaporan keuangan. 3. Mengukur nilai transaksi yang sesuai dengan nilai moneter yang layak dalam laporan keuangan. 4. Menentukan periode terjadinya transaksi untuk memungkinkan pencatatan transaksi pada periode akuntansi yang semestinya. 5. Menyajikan transaksi dengan semestinya dan pengungkapannya dalam laporan keuangan. b) Komunikasi, komunikasi merupakan proses pemahaman peranan individual
dan
pertanggungjawaban
yang
berhubungan
dengan
pengendalian internal terhadap laporan keuangan. Komunikasi biasanya dibuat berdasarkan panduan kebijakan, panduan akuntansi, pelaporan keuangan, dan memorandum. Komunikasi dapat juga dibuat secara lisan dan melaiui tindakan yang dilakukan oleh manajemen.
26
5
Monitoring (Pemantauan) Pemantauan adalah suatu proses yang menguji dan menetapkan kualitas penampilan dan pengendalian internal, termasuk menetapkan rancangan dan operasi pengendalian atas dasar periode waktu, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Proses ini dicapai dengan pengawasan yang berkesinambungan terhadap kegiatan operasi perusahaan, evaluasi terpisah atau kombinasi keduanya, seperti dengan mempelajari pengendalian internal yang ada, laporan auditor internal, laporan dari pihak-pihak luar perusahaan, seperti pemerintah, bank, umpan balik dari karyawan, dan masukan dari konsumen. Dari hasil proses pemantauan ini dapat diketahui kelemahan dan kekutan perusahaan, sehingga dapat diusulkan pengendalian internal yang baik.
2.3.4
Keterbatasan Pengendalian internal Bagaimanapun baiknya pengendalian internal yang diterapkan dalam
perusahaan, tidak berarti semua penyelewengan dan kesalahan dapat dihindari, sebab hal ini tetap merupakan suatu sistem yang di buat dan dijalankan oleh manusia. Keterbatasan-keterbatasan yang melekat pada pengendalian internal dikemukakan oleh Mulyadi dan Kanaka Puradiredja (1998,173) sebagai berikut: 1. Kesalahan dalam pertimbangan, manajemen dan personel lain sering salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan
tugas
rutin
karena
tidak
memadainya
informasi,
keterbatasan waktu, atau tekanan lain. 2. Gangguan, pengendalian yang telah ditetapkan dapat mengalami gangguan karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena tidak adanya perhatian, atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem dan prosedur. 3. Kolusi, tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan kolusi (collusion). Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian internal yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas
27
dan tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian internal yang telah dirancang. 4. Pengabaian oleh manajemen, manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah, seperti kecurangan pribadi manejer, penyajian laporan keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu. Contohnya adalah manajemen melaporkan laba yang lebih tinggi dari jumlah yang sebenarnya untuk mendapatkan bonus yang lebih tinggi bagi dirinya atau menutupi ketidakpatuhannya terhadap peraturan perundangan yang berlaku. 5. Biaya lawan manfaat, biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik manfaat maupun biaya biasanya tidak mungkin dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian internal. Dari penjelasan mengenai keterbatasan pengendalian internal di atas, dapat disimpulkan bahwa bagaimanapun baiknya pengendalian internal yang diciptakan, keefektifannya tergantung pada orang-orang yang menjalankannya. Di samping faktor manusia, terdapat faktor biaya yang perlu diperhatikan, jangan sampai biaya untuk pengendalian melebihi kegunaannya.
2.4 2.4.1
Efektivitas Pengertian Efektivitas Ada beberapa defenisi efektivitas yang dikemukakan oleh para ahli antara
lain, menurut Arens dan Loebbecke (2000,738) adalah sebagai berikut: "Effectiveness refers to the accomplishment of objectives, whereas efficiency refers to the resource used to achive those objectives. An example of effectiveness is the production of parts without defects. Efficiency concerns whether those parts are produced at minimum cost." Definisi efektivitas menurut Komaruddin (1994,269) adalah sebagai berikut :
28
"Efektivitas merupakan suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan (atau kegagalan) kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu." Dengan melihat kedua definisi di atas, secara garis besar efektivitas dapat dirumuskan sebagai derajat keberhasilan suatu organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuannya.
2.4.2
Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan Suatu penjualan dapat dikatakan efektif jika perusahaan tersebut
mempunyai karakteristik sebagai berikut : 1.
Adanya perkembangan penjualan yang dapat dilihat dari volume penjualan yang terus menerus meningkat dan anggaran penjualan yang dapat segera direalisasikan.
2.
Transaksi penjualan dicatat sesuai dengan tanggal transaksi dan diarsip dengan bernomor urut.
3.
Kegiatan penjualan mulai dari penerimaan order penjualan sampai dengan penyerahan barang dapat diselesaikan sesuai dengan order yang diterima dari pelanggan, sehingga operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan efisien.
4.
2.5 2.5.1
Terdapat kepuasan pelanggan atas produk yang dipesannya.
Penjualan Pengertian Penjualan Perkembangan dunia usaha yang sangat pesat, membuat aktivitas
penjualan memegang peranan yang sangat penting dalam aktivitas perusahaan secara keseluruhan, karena keberhasilan dinilai dari kemampuan untuk menjual produk atau jasanya di pasaran. Hasil penjualan tersebut setelah dikurang dengan biaya-biaya akan menghasilkan laba yang akan digunakan oleh perusahaan untuk kelangsungan usahanya. Suatu siklus penjualan melibatkan keputusan dan proses yang diperlukan untuk mentransfer kepemilikan barang dan jasa kepada
29
pelanggan setelah barang dan jasa tersebut tersedia untuk dijual. Siklus ini berasal dari permintaan pelanggan dan berakhir dengan pengubahan barang dan jasa tersebut ke dalam bentuk piutang, yang akhirnya menjadi uang tunai. Kohler (1984,754) mendefinisikan penjualan sebagai berikut : "Sale is a bussiness transaction involving the delivery of the comodity, an item of merchandise or property, a right, or a service in exchange for cash, a promise to pay, or money equivalent, or for any combination of these items." Pengertian penjualan yang dikemukakan oleh Guritno (1992,350) adalah sebagai berikut: "Penjualan adalah perbuatan atau hal menjual, khususnya berupa hal pengalihan kepemilikan dan hak atas suatu milik (property) dan seseorang kepada orang lain dengan harga tertentu." Dari definisi di atas dapat diambil kesimpulan bahwa aktivitas pada setiap perusahaan merupakan pusat perhatian utama karena keberhasilan perusahaan sangat tergantung pada kemampuannya untuk menjual barang atau jasa kepada konsumen. Kegiatan penjualan dimulai sejak timbulnya pesanan penjualan sampai pengiriman, termasuk kegiatan pencatatan pesanan-pesanan (order) yang diterima. Kegiatan ini melibatkan berbagai kegiatan, yaitu: bagian penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman, bagian piutang, bagian akuntansi, dan bagian kas. Kegiatan penjualan menurut La Midjan (1995,177) adalah : 1. Mencari order sesuai rencana dengan tingkat penjualan menguntungkan. 2. Mencatat pesanan-pesanan (order) yang diterima. 3. Mengeluarkan dokumen perintah mengeluarkan barang (delivery order) dan mengawasi pengiriman 4. Mencatat akibat-akibat materiil dan finansial dari aktivitas penjualan. 5. Membuat faktur penjualan 6. Menyusun data statistik penjualan. 7. Menyusun laporan penjualan.
30
2.5.2
Tujuan Penjualan Dalam suatu perusahaan kegiatan penjualan adalah kegiatan yang penting
karena dengan adanya kegiatan penjualan tersebut akan terbentuk laba yang dapat menjamin kelangsungan hidup perusahaan. Tujuan umum perusahaan dalam kegiatan penjualan adalah mencapai volume tertentu dari penjualan, mendapat laba maksimal, dan mempertahankan atau bahkan berusaha meningkatkan serta menunjang pertumbuhan perusahaan. Kemampuan perusahaan di dalam menjual barang dan jasanya di pasaran dapat dijadikan suatu tolak ukur penilaian keberhasilan perusahaan. Untuk mencapai tujuan penjualan tersebut harus ada kerjasama yang baik, antara bagian-bagian dalam perusahaan. Cushing yang dialihbahasakan oleh Ruchyat Kosasih (1989,514) memberikan pernyataan sebagai berikut: "Semua perusahaan harus menghasilkan suatu produk atau memberikan jasa di mana terdapat permintaan pemasaran. Dari pasaran ini permintaan harus dihasilkan suatu aliaran pendapatan yang cukup untuk menutup biaya (expense) dan ongkos (cost) perusahaan dan memberikan pemberi modalnya (pemilik) dengan sutu rentabilitas sebagai pengembalian investasinya (return on investment)." 2.5.3
Fungsi-Fungsi Penjualan Penjualan merupakan suatu keputusan proses pemindahan kepemilikan
atas barang yang telan di produksi atau yang telah siap untuk dijual kepada langganan. Fungsi-fungsi tersebut antara lain : 1. Fungsi Kredit 2. Fungsi Penjualan 3. Fungsi Gudang 4. Fungsi Pengiriman 5. Fungsi Akuntansi 6. Fungsi Penerimaan Barang 7. Fungsi Penagihan
31
2.5.4
Aktivitas Penjualan
2.5.4.1 Tunai Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia pengertian tunai adalah sebagai berikut: “penyerahan/penerimaan barang yang dilaksanakan segera setelah dilakukan pembayaran; Jadi penjualan tunai dilakukan apabila penyerahan barang atau jasa diikuti dengan pembayaran dari pembeli.
2.5.4.2 Kredit Pengertian kredit menurut Undang-undang Perbankan nomor 10 tahun 1998: “Kredit adalah penyediaan uang atau tagihan yang dapat dipersamakan dengan itu, berdasarkan persetujuan atau kesepakan pinjam meminjam antar Bank dengan pihak lain yang mewajibkan pihak peminjam melunasi utangnya setelah jangka waktu tertentu dengan pemberian bunga.” Dari pengertian di atas dapatlah dijelaskan bahwa kredit dapat dikatakan tagihan yang nilainya diukur dengan uang. Dalam artian luas kredit diartikan sebagai kepercayaan, begitu pula dalam bahasa latin kredit berarti “credere” yang berarti percaya. Maksud dari percaya bagi si pemberi kredit adalah bahwa ia percaya kepada si penerima kredit bahwa kredit yang disalurkannya pasti akan dikembalikan sesuai perjanjian. Sedangkan bagi penerima kredit merupakan penerimaan kepercayaan sehingga mempunyai kewajiban untuk membayar sesuai jangka waktu.
2.5.4.3 Konsinyasi Pengertian konsinyasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, adalah sebagai berikut : “Penitipan barang dagangan kepada agen atau orang untuk dijual dengan pembayaran kemudian”
32
Jadi penjualan secara konsinyasi adalah penjualan kerja sama antara pemilik barang dengan penjual, dengan pembayaran pada tempo tertentu.
2.5.5
Prosedur Penjualan Menurut Arens dan Loebbecke (1996, 358) kegiatan penjualan meliputi
beberapa prosedur penjualan yaitu : 1. Pemrosesan Pesanan Pelanggan (Processing Customer Order) Permintaan barang oleh pelanggan merupakan titik awal dari siklus Penjualan. Pesanan pelanggan ini merupakan tawaran untuk membeli barang atas dasar persyaratan tertentu. Penerimaan order pelanggan biasanya diikuti dengan pembuatan surat perintah penjualan dan faktur penjualan. 2. Pemberian Persetujuan Kredit (Granting Credit) Untuk penjualan kredit, sebelum barang dikirimkan maka harus mendapat persetujuan dulu dari pejabat yang berwenang. Suatu kelemahan yang mungkin adalah bertambahnya piutang ragu-ragu dan piutang tak tertagih. 3. Pengiriman Barang (Shipping Goods) Perusahaan mengakui adanya penjualan saat barang dikirim atau diterima oleh pelanggan. Pengiriman barang ini biasanya disertai dengan dokumen pengiriman sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pelanggan dan dikirim oleh perusahaan. 4. Penagihan kepada Pelanggan dan Pencatatan Penjualan (Billing Customers and Recording Sales) Penagihan kepada pelanggan mengenai jumlah yang terhutang harus dilakukan dengan benar dan tepat waktu. Pencatatan yang tepat di dalam jurnal penjualan dan buku tambahan piutang usaha merupakan bagian piutang dalam proses akuntansi karena kesalahan yang terjadi akan mempengaruhi pos-pos laporan keuangan. 5. Pemrosesan dan Pencatatan Kas (Processing and Recording Cash Receipt) Pencurian atau penggelapan kas sebelum penerimaan dicatat dalam jurnal penerimaan kas maupun sesudahnya mungkin saja terjadi bila petugas
33
yang menerima pembayaran berfungsi sebagai pencatat penerimaan tersebut. Oleh sebab itu semua penerimaan kas harus dicatat dalam jurnai penerimaan kas dan buku besar pembantu piutang serta disetorkan ke bank dalam jumlah yang benar dan tepat pada waktunya. 6. Pemrosesan dan Pencatatan Retur dan Potongan Penjualan (Processing and Recording Sales Return and Allowances) Bila pelanggan tidak puas dengan barang yang dikirim maka la akan mengembalikannya kepada penjual. Atas retur tersebut penjualan membayar kredit memo
yang berguna untuk membantu dalam
pengendalian dan kemudian dicatat dalam sales retur and allowances dan mengurangi piutang yang bersangkutan. 7. Penghapusan piutang Tak tertagih (Charging off Uncollectible Accounts Receivable) Kalau suatu perusahaan berkesimpulan bahwa piutang tidak akan tertagih, jumlah tersebut harus dihapuskan hal ini biasanya terjadi bila pelanggan mengalami pailit atau piutang dialihkan ke agen penagihan. 8. Penentuan Piutang Ragu-ragu ( Providing for Bad Debts) Penentuan untuk piutang ragu-ragu harus mencakup jumlah penjualan periode berjalan yang dianggap perusahaan tidak dapat ditagih di masa yang akan datang. Untuk kebanyakan perusahaan penentuan piutang raguragu merupakan jumlah residual sebagai hasil penyesuaian koreksi akhir tahun yang dilakukan oleh manajemen. Sistem penjualan pada umumnya terjadi dari: 1. Penawaran penjualan. 2. Pesanan penjualan. 3. Prosedur pengiriman barang. 4. Prosedur penagihan. 5. Prcsedur pencatatan. 6. Prosedur pelaporan.
34
2.5.6
Efektivitas Penjualan Suatu penjualan dapat dikatakan efektif dalam melaksanakan segala
kegiatan penjualan jika perusahaan tersebut mempunyai karakteristik sebagai berikut: 1. Adanya perkembangan penjualan yang dapat dilihat dari volume Penjualan yang terus meningkat dan adanya anggaran penjualan yang dapat segera direalisasikan. 2. Transaksi penjualan dicatat sesuai dengan tanggal transaksi dan diarsip dengan bernomor urut dan dapat segera direalisasikan menjadi pendapatan sesuai dengan batas waktu kredit. 3. Kegiatan penjualan mulai dari penerimaan order penjualan sampai penyerahan barang dapat diselesaikan sesuai dengan order yangditerima dari pelanggan, sehingga operasi perusahaan dapat berjalan lancar dan efisien. 4. Tercapainya kepuasan pelanggan atas produk yang dipesannya.
2.6
Audit Internal Penjualan Setelah mengemukakan secara panjang lebar mengenai penjualan, fungsi,
wewenang, dan tanggung jawab serta segala surat yang berhubungan dengan audit internal, maka dapat disimpulkan bahwa agar audit internal memadai, maka halhal berikut harus dipenuhi: a. Adanya struktur organisasi dan uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab dari bagian audit internal. b. Kedudukan audit internal dalam organisasi harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga audit internal dapat menjalankan independensinya secara penuh dan benar-benar. c. Adanya program pemeriksaan yang disusun dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan pemeriksaan yang dapat diharapkan. d. Tersedianya personalia bagian audit internal yang mempunyai bekal keahlian teknis dan ahli dibidangnya.
35
e. Hasil pemeriksaan dari staf pemeriksaan internal yang disertai saran tindakan koreksinya mendapat dukungan dari manajemen. f. Adanya laporan hasil pemeriksaan yang menunjukkan apa yang telah dicapai dan serta saran mengenai perbaikan.
2.7
Program Audit Internal atas penjualan Program audit penjualan PT. PLN (persero) dibuat berdasarkan norma
audit yang dikenakakan BPKP sebagai badan pengawas keuangan BUMN. Adapun program kerja audit internal penjualan tersusun sebagai berikut: 1. Tujuan Audit Menilai kewajaran
penyajian
laporan
penjualan
pada triwulan yang
bersangkutan yang meliputi: a.
Untuk mengetahui apakah kegiatan operasional telah dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kebijakan direksi PT. PLN (Persero) yang diberikan.
b. Ketentuan (validity) dan konsistensi terhadap aspek-aspek : 1) Ketataatan pada peraturan yang berlaku. 2) Peningkatan afisiensi dan pengamatan. 3) Peningkatan efektivitas dan suatu kegiatan atau program penjualan. 4) Membandingkan antara rencana penjualan dengan realisasi penjualan sebagai tolok ukur dalam hal menilai efektivitas, ekonomis dan efisiensi opersionai usaha penjualan. 2. Ruang Lingkup Audit, mencakup : 1) Tertib administrasi pengurusan uang dan barang. 2) Ketaatan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. 3) Efektifitas Pengendalian Internal. 4) Efisiensi dan penghematan penggunaan uang dan barang. 5) Tercapainya target penjualan sesuai dengan rencana. 3. Sasaran Audit 1) Kegiatan operasional, yaitu bidang pelayanan pelanggan.
36
2) Audit ketaatan terhadap ketentuan-ketentuan yang berlaku (prosedur, surat keputusan. kebijakan umum dan peraturan lainnya). 3) Penilaian
administrasi
penjualan
terhadap
ketepatan
waktu,
kelengkapan dokumen dan kebenarannya 4) Penyusunan rencana tindak lanjut perbaikan atas temuan audit buril sebelumnya bersama auditee. 4. Instruksi-instruksi pemeriksaan administrasi penjualan : a) Pemeriksaan permohonan pemasangan sambungan baru atau penambahan daya atau surat perintah jual beli tenaga listrik dan pelayanan penyambungan. b) Pemeriksaan kebenaran hasil pembacaan meter terutama terhadap pelanggan besar. c) Pemeriksaan atas daftar rekening listrik yang menunggak. d) Pemeriksaan
atas
pembuatan
dan
pelaksanaan
pemutusan
dan
pembongkaran saluran listrik. e) Pemeriksaan terhadap rekening-rekening yang memiliki salinan. f) Pemeriksaan terhadap kebenaran penetapan tarif pelanggan, misalnya biaya abodemen. g) Pemeriksaan kebenaran faktur kali jam nyala. h) Pemeriksaan atas daftar piutang ragu-ragu. i) Pemeriksaan atas koreksi rekening
2.8
Pengendalian Internal Penjualan Setelah membahas fungsi-fungsi yang ada dalam sistem akuntansi
penjualan, maka pengendalian internal penjualan yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut: 1. Otorisasi dan tanggung jawab yang jelas Untuk menghindari kesimpangsiuran dalam pelaksanaan penjualan, adanya sistem otorisasi dari pertanggungjawaban mempunyai arti yang sangat penting sekali bagi perusahaan. Apabila kepada setiap pelaksanaan penjualan telah diberi wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan tegas, kesimpangsiuran
37
pelaksanaan tugas tidak akan terjadi, ia mengetahui sampai sejauh mana wewenang dan apa yang harus dipertanggungjawabkan dari wewenang itu. Dengan demikian pelaksanaan akan berjalan sebagaimana yang diharapkan. 2. Persetujuan kredit Sebagaimana yang telah diuraikan diatas bahwa sebelum penjualan dilakukan terlebih dahulu harus diproses persetujuan kredit. Dalam proses ini permintaan pesanan langganan di analisis terlebih dahulu secara matang apakah kredit yang diminta dapat diberikan atau tidak. Untuk kepentingan internal dalam proses pemberian kredit, harus memenuhi ketentuan sebagai berikut: a.
Diberikan oleh pejabat yang mempunyai wewenang dan harus sesuai dengan garis otorisasi yang telah ditetapkan.
b. Pejabat yang memiliki wewenang untuk memberikan persetujuan kredit harus terpisah dari pelaksana penjualan itu sendiri. c.
Untuk
keperluan
pertanggungjawaban,
pejabat
yang
memberikan
persetujuan kredit harus membubuhkan paraf sebagai tanda persetujuan pada formulir pesanan atau order penjualan yang bersangkutan. d. Besarnya kredit yang disetujui sesuai dengan batas maksimal kredit yang ditetapkan. 3. Pemisahan fungsi atau tugas Dalam pelaksanaan penjualan perlu adanya pemisahan fungsi atau tugas yang tegas antara lain: a.
Fungsi persetujuan kredit dengan pelaksanaan penjualan, pemisahan fungsi ini besar sekali artinya, karena apabila tidak ada pemisahan diantara ke dua fungsi ini akan menimbulkan kecurangan. Kecurangan terjadi apabila atas penjualan diberikan komisi penjualan. Bilamana fungsi pemberian persetujuan kredit merangkap fungsi yang melaksanakan penjualan, maka setiap order penjualan tentu akan disetujui saja sekedar demi kepentingan pribadi untuk memperoleh komisi penjualan tanpa memperhatikan akibatnya apakah tidak.
piutang tersebut dapat ditagih atau
38
b. Fungsi pelaksanaan penjualan dengan akuntansi, dengan pemisahan fungsi ini maka hanya transaksi-transaksi yang benar-benar terjadi yang dibukukan dalam akuntansi perusahaan. Penyesuaian-penyesuaian catatan untuk kepentingan pribadi para pelaksana penjualan dapat dihindarkan. c.
Pemisahan tugas pelaksanaan penjualan dengan pongiriman barang, pemisahan ini perlu dilakukan untuk menghindari penjualan fiktif dimana biaya-biayanya dikuasai oleh penjualan untuk kepentingan dirinya
d. Pemisahan dalam fungsi akuntansi, pelaksanaan dalam fungsi akuntansi perlu ada pemisahan sehingga hasil pelaksanaan tugas yang satu mengontrol tugas yang lainnya e.
Pemisahan fungsi penerimaan uang dengan fungsi akuntansi, pemisahan fungsi ini sangat penting sekali karena masalah uang merupakan masalah yang rawan sekali. Apabila tidak ada pemisahan fungsi maka kecurangankecurangan kemungkinan besar terjadi dengan penyesuaian-penyesuaian antara uang yang diterima dengan catatannya. Untuk lebih aman lagi uang yang diterima harus segera disetorkan ke bank.
4. Apabila ada potongan penjualan, retur penjualan atau penghapusan piutang harus ada penelitian yang seksama serta sepengetahuan dan mendapat persetujuan pejabat tertentu yang mendapat otorisasi untuk itu. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari kecurangan-kecurangan untuk kepentingan pribadi. 5. Secara berkala misalnya sebulan sekali diadakan pencocokan antara saldo piutang menurut buku besar dengan penjumlahan saldo-saldo menurut buku besar pembantu piutang. 6. Dalam kartu-kartu piutang harus dicantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran. Hal ini penting dilakukan untuk dapat segera diketahui tanggal berapa suatu piutang tertentu harus ditagih. 7. Secara berkala sesuai dengan daftar saldo piutang kepada langganan (debitur) dikirimi surat pernyataan piutang (statement of account). Surat pernyataan piutang merupakan konfirmasi atas jumlah piutang langganan atau untuk menghindari adanya penjualan fiktif.
39
8. Menggalakkan tindakan penagihan, tindakan penagihan dilakukan secara preventif maupun represif. Tindakan penagihan preventif dilakukan dengan cara memberitahukan kepada iangganan bahwa hutangnya pada tanggal tertentu akan jatuh tempo. Pemberitahuan dapat dilakukan dengan surat atau per telepon sebelum piutang itu sendiri jatuh tempo. Sedangkan penagihan bersifat represif yaitu apabila tanggal jatuh tempo terlambat dan debitur belum memenuhi kewajibannya. 9. Secara berkaia dibuat daftar saldo piutang berdasarkan umur piutang (aging schedule), daftar ini dapat di analisis piutang yang diragukan penagihannya dan piutang yang harus dihapuskan karena tidak akan tertagih.
2.9
Dampak Audit Internal dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan Fungsi audit internal meliputi penilaian dan pemeriksaan kelayakan dan
efektivitas pengendalian internal yang telah ditetapkan juga penilaian petugas yang melaksanakan, sedangkan dalam pengendalian penjualan memerlukan laporan untuk menganalisis penjualan yang mengungkapkan perkembangan yang tidak diinginkan atau penyimpangan-penyimpangan dari tujuan, anggaran atau standar. Selanjutnya fungsi audit internal akan mengambil cara yang tepat untuk memungkinkan tindakan korektif. Dari uraian diatas maka jelaslah bahwa dampak audit internal dalam efektivitas pengendalian internal penjualan meliputi semua aspek yang berhubungan dengan kegiatan penjualan, sebagai berikut: 1. Menganalisis terhadap prestasi pelaksanaan penjualan dimasa lalu dalam hubungannya
dengan
harga
dan
volume
untuk
menemukan
perkembangan, kelemahan atau tendensi yang tidak memuaskan, sehingga tidak menimbulkan sesuatu yang tidak diinginkan. 2. Membantu manajemen penjualan dalam menetapkan anggaran penjualan dan melaporkan penyesuaian pelaksanaan secara terencana. 3. Membantu manajemen penjualan dalam menetapkan standar pelaksanaan penjualan.
40
4. Mempersiapkan analisis yang sehat mengenai biaya dan investasi untuk dipergunakan dalam menetapkan harga-harga produk. Audit internal penjualan akan efektif apabila memenuhi persyaratan berikut ini: a.
Adanya kualifikasi audit internal (independensi dan objektif serta profesional)
b. Adanya program audit internal c.
Adanya laporan hasil audit internal
d. Adanya tindak lanjut atas laporan hasil audit internal Sedangkan pengendalian internal penjualan akan efektif apabila : 1. Memenuhi unsur-unsur pengendalian internal, meliputi: a. lingkungan pengendalian b. penetapan resiko manajemen c. aktivitas pengendalian d. sistem informasi dan komunikasi akuntansi e. pemantauan 2. Memenuhi tujuan pengendalian internal penjualan, meliputi: a. validitas transaksi yang dicatat (keabsahan) b. transaksi diotorisasi dengan pantas (otorisasi) c. transaksi yang terjadi telah dicatat (kelengkapan) d. transaksi telah dinilai dengan pantas (penilaian) e. transaksi diklasifikasikan dengan pantas (klasifikasi) f. transaksi dicatat pada waktu yang sesuai (tepat waktu) g. transaksi dimasukkan ke berkas induk dengan pantas dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan pengikhtisaran). Jadi apabila audit internal penjualan dapat dilaksanakan secara efektif maka tidak akan terjadi dampak negatif malah sebaliknya akan menimbulkan dampak positif serta akan dapat menunjang efektivitas pengendalian internal penjualan.
