BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengendalian Intern
Suatu organisasi menerapkan kebijakan dan prosedur pengendalian intern
dengan maksud untuk memelihara kuantitas informasi dan operasi dalam rangka
pencapaian tujuan. Kualitas informasi dan operasi yang terpelihara melalui
penerapan pengendalian intern akan memberikan jaminan yang meyakinkan akan tercapainya tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. 2.1.1 Pengertian Pengendalian Intern Menurut Marshall B. Roomney dan Paul John Steinbart (2004:229) definisi pengendalian intern (internal control) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Definisi lain dikemukakan oleh Mulyadi (2008:163) yaitu Sistem pengendalian intern meliputi Struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Berdasarkan pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian
intern
adalah
suatu
sistem,
struktur,
dan
proses
yang
dikoordinasikan untuk mencapai tujuan pengendalian seperti mengamankan harta
10
11
perusahaan, menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan, memperbaiki efisiensi jalannya operasi, dan mendorong kesesuaian dengan
kebijakan yang telah ditetapkan.
2.1.2 Tujuan Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2008:164) mengemukakan bahwa tujuan pokok dari pengendalian intern adalah : 1.
Menjaga kekayaan organisasi
2.
Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3.
Mendorong efisiensi
4.
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Ditegaskan pula oleh Azhar Susanto (2004:103) yang menyebutkan bahwa “Pengendalian intern dirancang dengan maksud untuk menjamin bahwa tujuan organisasi akan dapat dicapai melalui efisiensi dan efektivitas operasi, penyajian laporan keuangan yang dapat dipercaya, serta ketaatan terhadap undang-undang dan aturan yang berlaku.” Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa tujuan pengendalian intern adalah untuk memberikan keamanan atas harta perusahaan, menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan, serta ketaatan terhadap undang-undang dan aturan yang berlaku. 2.1.3 Unsur-unsur Pengendalian Intern Menurut Krismiaji (2005:223) menyatakan bahwa menurut standarisasi internasional yang diterapkan oleh COSO, unsur pengendalian intern terdiri dari:
12
a. Lingkungan Pengendalian
Terdapat tujuh faktor penting dalam lingkungan pengendalian, yaitu: 1) Komitmen kepada Integritas dan Nilai Etika
Perusahaan dapat menetapkan integritas sebagai sebuah prinsip dasar
perusahaan, secara pribadi dan aktif melakukan sosialisasi sekaligus
mempraktikannya. 2) Filosofi dan gaya operasi manajemen Komponen utama lingkaran pengawasan yaitu filosofi dan gaya operasi manajemen. Jika manajemen tidak terlalu memberikan perhatian terhadap pengendalian intern dan perilaku etik, maka karyawan perusahaan tidak dapat diharapkan dapat mencapai tujuan pengawasan secara efektif. 3) Struktur organisasi Struktur organisasi suatu perusahaan menetapkan garis wewenang dan tanggung jawab, dan memberikan kerangka menyeluruh untuk perencanaan, pengarahan, dan pengendalian operasi. 4) Komite audit Komite ini bertanggung jawab untuk mengatasi struktur pengawasan intern perusahaan, proses pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap hokum, peraturan, dan standar yang berlaku. Tugasnya berkaitan dengan auditor eksternal dan internal.
13
5) Metode penetapan wewenang dan tanggung jawab
Wewenang dan tanggung jawab biasanya diatur dan ditetapkan dalam deskripsi jabatan (Job Description), pelatihan karyawan,
rencana kegiatan, jadwal, dan anggaran. Biasanya buku pedoman
digunakan sebagai pedoman prosedur dan kebijakan tertulis dalam
berbagai organisasi. 6) Praktik dan kebijakan tentang sumber daya manusia Kebijakan dan praktik yang berkaitan dengan pengangkatan, pelatihan, pemberian gaji, dan promosi memiliki pengaruh yang penting terhadap kemampuan organisasi meminimalkan resiko pengawasan intern. 7) Pengaruh eksternal Pengaruh eksternal mencakup peraturan dan ketentuan yang dikeluarkan oleh pasar modal, badan penyusun standar akuntansi, dan BAPEPAM. b. Aktivitas Pengendalian Aktivitas
pengendalian
merupakan
kebijakan
dan
aturan
yang
memberikan jaminan yang cukup bahwa tujuan pengendalian manajemen telah dicapai. Yang umumnya dapat dibagi atas lima bagian, yaitu: 1) Otorisasi yang tepat terhadap aktifitas dan transaksi Otorisasi didokumentasikan dengan menandatangani, member paraf, atau mencantumkan kode otorisasi pada dokumen atau catatan yang mewakili transaksi
14
2) Pemisahan tugas
Pengendalian yang baik menghendaki tidak adanya seorang karyawan yang terlalu banyak diberi tanggung jawab atau tugas.
Seorang karyawan mugkin saja berada dalam posisi untuk
melaksanakan
kecurangan,
menyembunyikan
kecurangan
dan
kesalahan. 3) Perancangan, penggunaan dokumen serta catatan yang memadai Perancangan dan penggunaan dokumen serta catatan yang tepat akan menjamin akurasi dan kelengkapan seluruh data yang relevan tentang transaksi. Dokumen yang mengawali sebuah transaksi harus berisi ruang untuk mencantumkan otorisasi. 4) Perlindungan yang memadai terhadap akses dan penggunaan aktiva Untuk melindungi aktiva dari pencurian atau penggunaan yang tidak sah bisa dilakukan cara seperti pemisahan fungsi yang efektif, pembatasan akses ke fasilitas dan ke ruang penyimpanan, melindungi catatan dan dokumen dengan menggunakan kotak penyimpanan tahan api, serta adanya filing cabinet dan ruangan harus selalu terkunci. 5) Pengecekan independen terhadap kinerja Pengecekan internal harus independen, karena ini biasanya lebih efektif dilaksanakan oleh seseorang yang tidak terkait dengan kegiatan perusahaan.
15
c. Perhitungan Resiko
Organisasi harus menyadari dan waspada terhadap berbagai resiko yang
dihadapinya. Akuntan dapat mengevaluasi struktur pengendalian intern
dengan menggunakan strategi Penghitungan resiko, diantaranya: identifikasi
ancaman, estimasi kerugian, identifikasi pengendalian, estimasi manfaat dan pengorbanan, serta menentukan efektivitas manfaat pengorbanan. d. Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi yang relevan terhadap tujuan pelaporan keuangan terdiri dari metode dan catatan yang ditetapkan untuk mencatat, mengolah, mengikhtisarkan, dan melaporkan transaksi suatu entitas. Komunikasi mencakup pemberian pemahaman peran individual dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pengendalian intern atas pelaporan keuangan. e. Pemantauan Kinerja Pemantauan kinerja merupakan hal yang juga penting dalam pengawasan. Metode pokok dalam melakukan pemantauan kerja, yaitu: supervise yang mencakup pelatihan dan asistensi karyawan, pemantauan kinerja karyawan, koreksi kesalahan, dan penjagaan aktiva dengan cara memantau karyawan yang memiliki akses ke aktiva tersebut, pelaporan pertanggungjawaban dan internal auditing yang memberikan suatu penilaian terhadap efektivitas pengawasan intern.
16
Mulyadi (2008:165) bahwa unsur-unsur pengendalian intern terdiri dari:
1.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
2.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan
biaya.
3.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi di setiap unit organisasi
4.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Berdasarkan uraian pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur pengendalian intern yaitu lingkungan pengendalian, aktivitas pengendalian, penaksiran resiko, informasi dan komunikasi, dan pemantauan kinerja. 2.1.4 Resiko Pengendalian Intern Pengendalian intern yang merupakan sebuah proses tidak lepas dari beberapa resiko bawaan yang terdapat di dalamnya, mengingat pengendalian intern tersebut dirancang dan dijalankan oleh manusia. Bentuk resiko tersebut ditegaskan juga oleh James A Hall, yaitu : a.
Kemungkinan kesalahan, karena tidak adanya sistem yang sempurna.
b.
Pelanggaran, personel dapat melanggar sistem melalui kolusi dan cara lain.
c.
Pelanggaran manajemen, pihak manajemen berada dalam posisi prosedur-prosedur pengendalian dengan secara pribadi menyimpan
17
transaksi atau dengan mengarahkan bawahan untuk melakukan hal
tersebut.
d.
Berubahnya kondisi, kondisi dapat berubah dengan berjalannya waktu, hingga pengendalian yang ada menjadi tidak berjalan.
e.
Biaya lawan manfaat, biaya pengendalian intern suatu entitas seharusnya tidak melebihi manfaat yang diharapkan untuk diperoleh.
2.2
Persediaan
Persediaan merupakan aktiva lancar perusahaan yang sangat penting untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan, sehingga harus dikelola dengan baik. Kesalahan dalam pengelolaan persediaan dapat menurunkan tingkat profitabilitas perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan pengelolaan persediaan yang baik, yaitu dengan menggunakan sistem akuntansi persediaan. 2.2.1 Pengertian Persediaan Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan ( PSAK) No. 14 mengemukakan bahwa: Persediaan adalah aset: 1. Tersedia untuk dijual 2. Dalam proses produksi dan dalam perjalanan 3. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa
Selain itu Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) menjelaskan bahwa persediaan: Meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, misalnya barang dagang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan property lainnya untuk dijual kembali, persediaan juga mencakup barang jadi yang telah diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi perusahaan dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi.
18
Dengan kata lain, persediaan merupakan barang yang dibeli untuk dijual
kembali atau barang yang ada dalam proses produksi (barang dalam proses)
ataupun bahan dan perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi atau jasa.
2.2.2 Jenis - jenis Persediaan La Midjan dan Susanto (2001:150) mengemukakan jenis-jenis persediaan di
perusahaan dagang, industri dan perusahaan jasa, yaitu : dalam
1.
Persediaan bahan baku, antara lain : benang tenun, kapas pada industri
tekstil yang akan melalui proses pengolahan lebih lanjut. 2.
Persediaan barang dalam proses (work in process), merupakan barangbarang yang telah diolah antara lain dalam proses produksi dan lainlain.
3.
Persediaan hasil jadi, merupakan hasil produksi dari suatu perusahaan industri baik sebagai hasil produksi yang selesai.
4.
Persediaan suku cadang, merupakan persediaan barang yang akan digunakan untuk memperbaiki atau mengganti bagian yang rusak dari peralatan maupun mesin.
5.
Persediaan bahan bakar, merupakan persediaan yang harus berada di dalam
perusahaan
terutama
bagi
perusahaan
industri
yang
menggunakan mesin diesel sebagai pembangkit tenaga listrik. 6.
Persediaan barang cetakan, alat tulis, merupakan persediaan untuk kebutuhan kantor guna memperlancar kegiatan tata usaha.
7.
Persediaan barang dagangan, merupakan persediaan uang dipergunakan oleh suatu perusahaan dagang.
19
2.2.3 Metode Penilaian Persediaan
Metode dalam menentukan Harga Pokok Persediaan (HPP) yang
dikemukakan oleh Smith dan Skousen (2000:337) dalam bukunya Akuntansi
Intermediate, antara lain adalah :
a.
Metode Identifikasi Khusus (Specific Identification)
b.
First-in, First-out (FIFO)
c.
Rata-rata tertimbang (Weighted Average Method)
d.
Last-in, First-out (LIFO)
Keempat metode tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut : 1) Metode Identifikasi Khusus (Specific Identification) Dalam metode ini setiap barang yang dibeli diberi tanda khusus pada kemasan barang yang bersangkutan (dapat berupa kartu atau label) yang berisi informasi antara lain mengenai kuantitas barang yang dibeli, harga pokok per-unit dan kuantitas barang yang dijual. Sehingga pada akhir periode sisa persediaan yang masih ada dapat dikenali masingmasing harga pokok setiap unitnya. Akan tetapi aplikasi dari metode ini sering kali sulit karena persediaan biasanya terdiri dari barang-barang yang sangat beragam atau barang yang sejenis diperoleh pada waktu yang berbeda dan dengan harga yang berbeda, metode ini mungkin akan banyak memakan waktu, membosankan dan mahal. Jika unit barangnya sejenis dan dapat dipertukarkan, metode ini memberikan peluang dilakukannya manipulasi laba dengan melakukan pemilihan unit-unit tertentu untuk dikirimkan.
20
2) First-in, First-out (FIFO)
Didasarkan pada asumsi bahwa harus dibebankan ke pendapatan sesuai dengan
urutan
terjadinya,
maka
persediaan
akan
dinyatakan
berdasarkan biaya terbaru. Dengan kata lain dalam metode ini unit
barang yang dijual atau dikeluarkan pertama kali dibebani dengan harga
pokok dari pembelian pertama (jika belum seluruhnya dibebankan pada
penjualan pertama) dan harga pokok dari pembelian berikutnya (jika harga pokok dari pembelian pertama telah dibebankan seluruhnya). 3) Rata-rata tertimbang (Weighted Average Method) Didasarkan pada asumsi bahwa barang yang dijual harus dibebani dengan biaya rata-rata, dimana rata-rata tersebut dipengaruhi oleh jumlah unit yang diperoleh pada masing-masing harga. 4) Last-in, First-out (LIFO) Didasarkan pada asumsi bahwa biaya terbaru/ terakhir dari suatu item barang tertentu harus dibebankan ke harga pokok penjualan, maka secara otomatis persediaan dilaporkan sebesar biaya terlama yang paling dini. Dengan kata lain dalam metode ini arus harga pokok dari pembelian terakhir dianggap keluar pertama kali untuk membebani unit yang terjual dan merupakan kebalikan dari metode First-in, First-out.
21
2.3
Sistem Persediaan
Sistem persediaan dirancang untuk menangani transaksi yang berkaitan
dengan mutasi persediaan yang disimpan di gudang. Pencatatan transaksi
persediaan tersebut akan menghasilkan informasi persediaan yang dapat
digunakan
oleh
manajemen
perusahaan
untuk
pengambilan
keputusan
operasional. Pengertian Sistem Akuntansi Persediaan 2.3.1
Krismiaji
(2005:367)
mengemukakan
pengertian
sistem
akuntansi
persediaan sebagai berikut: Sistem akuntansi persediaan merupakan sebuah sistem memelihara catatan persediaan dan memberitahu manajer apabila jenis barang tertentu memerlukan penambahan. Dalam perusahaan manufaktur, sistem akuntansi persediaan mengendalikan tingkat (jumlah) bahan baku dan jumlah produk jadi. Perusahaan dagang menggunakan sistem persediaan untuk menjamin bahwa barang tersedia untuk dijual kembali. (2002:367)
Dari pengertian diatas, dapat diketahui bahwa sistem akuntansi persediaan dapat mencatat persediaan perusahaan dan member informasi kepada pimpinan perusahaan tentang hal-hal yang berkaitan dengan persediaan. 2.3.2 Tujuan Sistem Akuntansi Persediaan Menurut La Midzan dan Azhar Susanto (2001:150) mengemukakan tujuan penyusunan sistem akuntansi persediaan yang terdiri dari sistem dan prosedur persediaan adalah untuk dapat menangani hal-hal sebagai berikut: 1.
Sebagian besar kekayaan perusahaan terutama perusahaan dagang dan industri pada umumnya tertanam dalam persediaan, oleh karena itu
22
perlu disusun sistem dan prosedur agar dapat meningkatkan efisiensi
dan efektivitas persediaan
2.
Persediaan harus diamankan dari kemungkinan pencurian, terbakar, kerusakan dan lain-lain
3.
Persediaan harus ditangani dengan baik dari pemasukan ke perusahaan, penyimpanan dan pengeluaran
Dari uraian diatas, maka tujuan sistem akuntansi persediaan adalah untuk
membantu proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan yang berhubungan dengan masalah persediaan, memberikan informasi baik internal maupun eksternal yang terkait dengan persediaan, dan menjaga keamanan persediaan. 2.3.3 Dokumen dan Catatan Dalam Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Menurut
Mulyadi
(2008:576)
dokumen
yang
digunakan
dalam
Penghitungan fisik persediaan adalah: 1.
Kartu
Penghitungan
fisik,
digunakan
untuk
merekam
hasil
Penghitungan fisik 2.
Daftar hasil Penghitungan fisik, digunakan untuk meringkas data yang telah direkam
3.
Bukti memorial, digunakan untuk membukukan readjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil Penghitungan fisik ke dalam jurnal umum
23
Dari uraian diatas, diketahui bahwa dokumen yang digunakan dalam
Penghitungan fisik persediaan adalah kartu Penghitungan fisik, daftar hasil
Penghitungan fisik, dan bukti memorial. Menurut Mulyadi (2008:577) catatan akuntansi yang digunakan dalam
sistem Penghitungan fisik persediaan adalah : 1.
Kartu Persediaan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penyesuaian data persediaan
(kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan hasil Penghitungan fisik 2.
Kartu Gudang Catatan ini digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang, yang diselenggarakan oleh bagian gudang berdasarkan hasil Penghitungan fisik persediaan
3.
Jurnal Umum Catatan ini digunakan untuk mencatat jurnal penyesuaian rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut Penghitungan fisik
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dokumen yang digunakan dalam Penghitungan fisik persediaan yaitu kartu persediaan, kartu gudang dan jurnal umum.
24
2.3.4 Fungsi Terkait dalam Sistem Penghitungan Fisik Persediaan
Dalam hal ini, Mulyadi (2008:579) menjelaskan fungsi yang terkait
langsung dalam sistem Penghitungan fisik persediaan: 1.
Panitia Penghitungan fisik persediaan Panitia ini berfungsi untuk melaksanakan Penghitungan fisik persediaan
dan menyerahkan hasil Penghitungan tersebut kepada bagian kartu
persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan
persediaan dalam kartu persediaan 2.
Fungsi akuntansi Dalam sistem Penghitungan fisik persediaan, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung kedalam daftar hasil Penghitungan fisik, mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan, mencantumkan harga pokok total, melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasarkan hasil Penghitungan fisik persediaan, dan membuat jurnal umum berdasarkan hasil Penghitungan fisik persediaan
3.
Fungsi gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil Penghitungan fisik persediaan
Dari uraian tersebut, dapat diketahui bahwa fungsi yang terkait dalam sistem Penghitungan fisik persediaan adalah panitia Penghitungan fisik persediaan, fungsi akuntansi dan fungsi gudang.
25
2.3.5 Jaringan Prosedur dalam Sistem Penghitungan Fisik Persediaan
Dalam hal ini, Mulyadi (2008:580) menjelaskan jaringan prosedur yang
membentuk sistem Penghitungan fisik persediaan, adalah : 1.
Dalam prosedur ini, tiap jenis persediaan di gudang dihitung oleh
Prosedur Penghitungan Fisik
penghitung dan pengecek secara independen yang hasilnya dicatat
dalam kartu Penghitungan fisik 2.
Prosedur Kompilasi Dalam prosedur ini pemegang kartu penghitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik ke dalam daftar penghitungan fisik
3.
Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan Dalam prosedur ini bagian kartu persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengalikan harga pokok per satuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung
4.
Prosedur Adjustment Dalam prosedur ini bagian kartu persediaan melakukan adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan
26
berdasarkan data hasil penghitungan fisik persediaan yang tercantum
dalam daftar hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam prosedur ini pula bagian gudang melakukan adjustment terhadap data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu gudang
2.4 Pengendalian Intern Persediaan Persediaan berpengaruh terhadap neraca maupun laporan laba-rugi. Dalam
neraca perusahaan dagang maupun perusahaan manufaktur biasanya persediaan merupakan bagian yang sangat besar dari keseluruhan aktiva yang dimiliki oleh perusahaan.Persediaan juga berpengaruh terhadap kelancaran operasi perusahaan karena persediaan merupakan aktiva perusahaan yang banyak mengandung resiko yaitu bila persediaan terlalu banyak akan menyebabkan biaya penyimpanan menjadi besar tetapi bila persediaan terlalu sedikit akan mengganggu kelancaran operasi perusahaan. Oleh karena itu persediaan harus dikendalikan oleh alat yang dapat meminimalisasi resiko-resiko yang dapat merugikan dan menghambat kemajuan serta tujuan dari perusahaan. Agar sistem pengendalian persediaan dapat berjalan dengan baik, maka perlu dilakukan langkah-langkah antisipasi seperti hak terhadap barang harus dibatasi pada pegawai-pegawai tertentu, menempatkan persediaan barang/ bahan pada suatu tempat tertentu yang aman, menetapkan tanggung jawab atas tempat penyimpanan tersebut serta pengeluaran barang/ bahan harus berdasarkan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan.
27
2.4.1 Pengertian Pengendalian Intern Persediaan
Dalam hal ini La Midjan (2001:156) menyatakan pengertian pengendalian
intern persediaan adalah semua metode dan tindakan yang dilaksanakan untuk
mengamankan persediaan sejak dari kedatangan, menerima, menyimpan dan
mengeluarkannya baik fisik maupun kualitas dan pencatatannya. Termasuk penentuan dan pengaturan jumlah persediaan. Tujuan Pengendalian Intern Persediaan 2.4.2
Pengendalian intern sangat erat kaitannya dengan pemeriksaan, sehingga tujuan pengendalian intern sistem persediaan dapat dilihat dari tujuan pemeriksaan. Agoes (1990:190) dalam hal ini mengemukakan tujuan dari pemeriksaan terhadap persediaan adalah untuk: 1.
Memeriksa apakah terdapat pengendalian intern yang cukup baik atas persediaan
2.
Memeriksa apakah persediaan yang tercantum di neraca benar-benar ada dan dimiliki oleh perusahaan pada tanggal neraca
3.
Memeriksa apakah metode penilaian sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan
4.
Memeriksa apakah sistem pencatatan persediaan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
5.
Memeriksa terhadap barang – barang yang rusak, bergerak lambat, dan ketinggalan mode serta sudah dibuatkan allowance yang cukup
6.
Mengetahui apakah ada persediaan yang dijadikan jaminan kredit
28
7.
Mengetahui apakah ada perjanjian pembelian atau penjualan yang mempunyai pengaruh besar terhadap laporan keuangan
8.
Mengetahui
apakah
persediaan
diasuransikan
dengan
nilai
pertanggungan yang cukup
9.
Memeriksa apakah penyajian persediaan dalam laporan keuangan sudah sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum
Prinsip Pengendalian Intern Persediaan 2.4.3
a.
Perlu diadakan pemisahan fungsi secara organisasi antara : 1) Menyimpan persediaan oleh gudang (store custodion). 2) Mencatat persediaan oleh kartu persediaan kantor (stock card). 3) Yang menguasai persediaan, dimana masuk dan keluarnya persediaan atas perintah yang bersangkutan, yaitu bagian pembelian, bagian penjualan dan biro produksi 4) Yang menerima dan mengecek pada waktu datangnya persediaan oleh bagian penerimaan (receiving department) dan pengiriman persediaan oleh bagian pengiriman (shipping department).
b.
Perlu diidentifikasi dan dicatat semua transaksi persediaan secara tepat waktu dan terperinci, menetapkan berikut mengukur nilai uang dari transaksi persediaan secara layak, menetapkan periode akuntansinya dan menyajikan dalam bentuk laporan persediaan.
c.
Perlu diciptakan falsafah manajemen sebagai landasan gaya operasi perusahaan atas persediaan untuk mendukung ketepatan dan kebenaran
29
berikut efisiensi atas barang yang disimpan berikut menghindarkan
kemungkinan terjadinya kecurangan.
d.
persediaan berikut pencatatannya.
e.
Juru gudang harus dibebani dengan kewajiban untuk mengamankan
Penggunaan dokumen-dokumen persediaan yang telah dirancang
dengan
penggunaannya f.
memadai
dan
atas
dokumen
tersebut
perlu
dipantau
Bagi perusahaan dagang yaitu toko serba ada dan lain sebagainya, untuk menciptakan pengendalian intern atas persediaan di toko dapat diciptakan melaui imperest system, artinya jumlah setiap barang setiap hari sama dan kalau terjual diganti hari itu juga.
g.
Atas barang dalam proses produksi harus terkontrol pembebanan biayanya yaitu bahan baku dan pembantu, upah langsung dan biayabiaya tidak langsung (overhead cost) antara lain melalui budget, standar dan lain-lain.
h.
Penyerahan barang produksi selesai dari proses produksi ke gudang harus menggambarkan dengan jelas jumlah barang untuk kepentingan pencatatan di gudang, biaya-biaya yang dibebankan berikut barang rusak (aval, spoiled, devective work) untuk kepentingan akuntansi biaya, dan harga per-satuan untuk kepentingan bagian penjualan.
i.
Untuk menjamin keselamatan dari kemungkinan hilang, kebakaran, dan lain-lain atas persediaan baik waktu pengangkutan ke langganan
30
maupun pada saat penyimpanan sebaiknya atas barang persediaan
diasuransikan.
j.
Perlu diadakan inventarisasi secara phisik dan periodik berikut
pengecekan atas prosedur yang berjalan mengenai persediaan yang
dilakukan antara lain oleh bagian pengawasan intern. Sedangkan
pengawasan atas posisi persediaan dilaksanakan secara terus-menerus
oleh bagian kartu persediaan kantor. k.
Perlu ada pengecekan secara independen oleh pengawasan ekstern yaitu akuntan publik atas transaksi persediaan.
l.
Harus ditetapkan batas persediaan minimum maupun maksimum untuk mengendalikan agar barang tidak terlalu sedikit ataupun terlalu banyak (idle).
m. Pengamanan yang cukup atas akses persediaan berikut otorisasi untuk akses ke program dan arsip data komputer.
2.5
Control Matrix Control Matrix merupakan alat bantu untuk mengevaluasi pengendalian
intern organisasi dengan menganalisa sistem operasi dan sistem informasi. Control matrix mempunyai tiga bagian yang digunakan dalam evaluasi sistem, yang juga merupakan elemen intinya, yaitu tujuan pengendalian, prosedur pengendalian dan pengisian sel (Gelinas, 2005:301).
31
2.5.1 Tujuan Pengendalian dalam Control Matrix
Tujuan pengendalian dalam control matrix didasari pada pengertian bahwa
rencana pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang memberikan jaminan
bahwa tujuan organisasi dapat tercapai. Tujuan pengendalian terbagi dalam dua
sistem, yaitu pengendalian untuk sistem operasi dan pengendalian untuk sistem informasi (Gelinas, 2005:309). Tujuan pengendalian untuk sistem informasi meliputi :
a. Memastikan efektif tidaknya suatu operasi dari pencapaian tujuan-tujuan sistem, efektif diartikan sebagai kesesuaian antara level suksesnya sistem dengan kriteria atau tujuan yang telah ditetapkan pada sistem tersebut. b. Memastikan efisien tidaknya suatu penggunaan sumber daya agar mencegah pemborosan-pemborosan dari sumber daya. Efisien dalam hal ini diartikan sebagai hubungan antara input pada suatu sistem dan output yang diperoleh dari sistem tersebut. c. Memastikan keamanan sumber daya yang ada untuk memenuhi keamanan terhadap kerugian, kerusakan, penggelapan, pembajakan dan penyimpangan-penyimpangan lain dari sumber daya organisasi. Sumber daya dalam hal ini termasuk sumber daya fisik seperti kas dan sumber daya non fisik seperti piutang.
Tujuan pengendalian untuk sistem informasi meliputi : a.
Memastikan input validity (IV), input completeness (IC), input accuracy (IA) dari penerapan input transaksi. Tujuan pengendalian untuk
32
keabsahan proses input atau input validity (IV) adalah untuk
memelihara sistem data dan menghasilkan output sistem yang dapat
dipercaya. Tujuan pengendalian untuk kelengkapan input atau disebut
input completeness (IC) adalah untuk memastikan bahwa semua
transaksi actual dikumpulkan dan dimasukkan secara lengkap dalam
sistem. Konsentrasi pada tujuan pengendalian ini adalah untuk
mengumpulkan data dan memasukkan data secara lengkap. Tujuan
pengendalian untuk keakuratan input atau disebut input accuracy (IA) adalah untuk memastikan semua data dari tiap-tiap bagian yang masuk dientry dengan teliti pada sistem, dimana data yang dientry harus sesuai dengan kejadian ekonomi yang mendasarinya. b.
Memastikan update completeness (UC) dan update accuracy (UA). Tujuan pengendalian untuk update completeness (UC) adalah untuk memastikan bahwa semua data di update pada computer dengan lengkap pada bagian master file. Tujuan pengendalian untuk update accuracy (UA) adalah untuk memastikan bahwa semua data yang dimasukkan computer diteruskan dengan teliti dan benar pada bagianbagian master file dan meminimalkan kesalahan dalam proses sistem. Definisi dari update adalah aktivitas proses informasi yang berfungsi untuk menyatukan data dalam versi terbaru ke dalam master file. Proses update meliputi penambahan, penghapusan dan penataan data atau catatan. Master file adalah hasil pengumpulan dari data-data perusahaan yang diolah secara komputerisasi sepanjang periode waktu yang terdiri
33
dari berbagai jenis dan keperluan. Untuk sistem yang belum
komputerisasi, update dapat diartikan sebagai posting.
2.5.2 Langkah-langkah menyusun Control Matrix
Menurut Gelinas dan Sutton (2004:301), Langkah-langkah persiapan dalam membuat control matrix terbagi menjadi dua langkah yaitu : Langkah 1 : Menspesifikasi control goals; meninjau kembali sistem flowchart, identifikasi proses bisnis, sumber daya kunci yang relevan, input,
storage, dan master data. a.
Mengidentifikasi operation process goals
Dalam menentukan tujuan proses operasi yang tepat untuk proses bisnis, harus mengetahui tujuan proses bisnis, sumber daya yang digunakan untuk menjalankan proses, cara menjaga sumber daya, dan risiko yang tidak diinginkan dalam proses. Tujuan ini dibagi ke dalam tiga bagian, yakni: 1)
Effectiveness
Tujuannya adalah untuk menjamin pencapaian tujuan yang sukses yang selanjutnya digunakan untuk pertimbangan proses bisnis. 2)
Efficiency
Tujuannya adalah menjamin semua sumber daya yang digunakan dalam seluruh proses bisnis, dipakai dengan cara yang paling produktif. 3)
Security of resources
Tujuannya adalah menjamin sumber daya perusahaan dilindungi dari kerugian, peniruan, dan penyalahgunaan lainnya. b.
Mengidentifikasi information process goals
34
Dalam menentukan tujuan proses informasi yang tepat untuk proses bisnis,
harus mengetahui informasi yang akan dipengaruhi selama proses input dan
update serta risiko yang tidak diinginkan dalam proses. Tujuan ini dibagi ke
dalam dua bagian, yakni:
1)
Input goals
Tujuannya adalah menjamin input validity (pengendalian yang
menjamin bahwa masukan data yang disetujui secara tepat dan menunjukkan objek dan keadaan ekonomi saat ini), input completness (pengendalian yang menjamin bahwa semua kejadian atau objek yang valid sudah dimasukkan ke dalam sistem), dan input accuracy (pengendalian yang menjamin bahwa kejadian dan objek yang ada sudah dimasukkan ke dalam sistem secara benar). 2)
Update goals
Tujuannya adalah menjamin update completeness (tujuan pengendalian yang menjamin bahwa semua kejadian yang dimasukkan dalam komputer sudah terbaharui dalam master data), update accuracy (pengendalian yang menjamin bahwa data yang dimasukkan dalam komputer sudah terbaharui secara benar dalam master data). Langkah 2 : Merekomendasi control plans, membuat daftar kumpulan rencana pengendalian yang tepat untuk proses yang dianalisis yang memuat rencana dan proses operasi serta berhubungan dengan metode proses informasi.
35
a.
Memberikan keterangan present control dalam sistem flowchart dengan
menempatkan P-1, P-2, sampai P-n.
b.
Mengevaluasi rencana pengendalian saat ini (present control) dengan
menempatkan angka dan nama rencana pada control matrix dan
menjelaskan control plans pada matrix legend. c.
Mengidentifikasi
dan
evaluasi
missing
control
plan
dengan
menempatkan M-1, M-2, sampai M-n.
2.5.3 Tujuan Analisa Control Matrix Tujuan dari analisa control matrix selain untuk mengetahui kelemahan dan kekuatan dari suatu sistem, juga memberikan evaluasi terhadap: a.
Control Effectiveness Yaitu evaluasi terhadap tujuan pengendalian untuk mengetahui apakah semua tujuan dipenuhi oleh prosedur pengendalian yang telah dijalankan. Hasil evaluasi ini dapat dinilai dari kolom tujuan, apakah sel-sel pada kolom tujuan ini terisi paling sedikit satu pengendalian yang diterapkan pada sistem yang diteliti.
b.
Control Efficiency Yaitu evaluasi untuk mengetahui apakah pengendalian sistem yang telah dapat memenuhi lebih dari satu tujuan pengendalian. Karena akan lebih baik bila satu prosedur pengendalian dapat memenuhi lebih dari satu tujuan. Hasil evaluasi ini dapat dinilai dari baris pengendalian, apakah sel-sel pada baris pengendalian terisi penerapan pengendalian untuk beberapa tujuan.
36
c.
Control Redudancy
Yaitu evaluasi untuk mengetahui apakah terdapat prosedur pengendalian
sistem yang terlalu banyak atau berlebihan untuk mencapai satu tujuan
pengendalian. Hasil evaluasi ini dapat dinilai dari apakah suatu kolom
tujuan didukung oleh berbagai macam prosedur pengendalian. Jika prosedur pengendalian yang mendukung tujuan berlebihan, maka pengendalian sistem
menyebabkan tingginya biaya pengendalian dan lambatnya proses operasi sistem.
dinilai berlebihan dan berpengaruh negative karena dapat
