16
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A.
Pengetian Persediaan dan Jenis-Jenis persediaan Pengertian persediaan Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan manufaktur,
perusahaan dagang ataupun jasa selalu mempunyai persediaan. Peranan persedian dalam perusahaan sangat penting dan menentukan dalam kegiatan perusahaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusahaan akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu saat tidak dapat memenuhi keinginan langganan yang memerlukan barang atau jasa yang dibutuhkan. Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai persediaan, pada bagian ini diberikan batasan ataupun kriteria mengenai pengertian persediaan. Menurut PSAK (IAI 2004:14.03) Persediaan adalah aktiva : a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal b. Dalam proses bahan produksi dana atau dalam perjalanan ; atau c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Menurut PSAK (IAI 2004:14.03) Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali,misalnya, barang dagangan dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah diproduksi perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi. Bagi perusahaan jasa, persediaan meliputi biaya jasa seperti diuraikan dalam paragraf 15, dimana pendekatan yang bersangkutan belum diakui oleh perusahaan. Selanjutnya pengertian di atas hampir sama dengan dengan penjelasan pengertian persediaan yang dikemukakan oleh Smith dan Skousen (1996:326)
17
sebagai berikut “Istilah persediaan menunjukkan barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan serta untuk perusahaan manufaktur barang-barang yang sedang diproduksi atau akan dimasukkan ke dalam proses produksi”. Menurut Kieso (2001:394) : “Inventory are assets items held for sale in the ordin ary course of business or goods that will be used or consumed in the production of goods to be sold”. Persediaan merupakan salah satu unsur aktiva yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara terus menerus diperoleh, diubah yang kemudian dijual kembali. Sedangkan menurut Skousen, Stice (2004:659) kata persedian (atau barang dagangan) secara umum ditujukan untuk barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan dagang, baik berupa bahasa usaha grosir maupun ritel, ketika barang-barang tersebut telah dibeli dan ada pada saat kondisi siap untuk dijual. Kata bahan baku (raw material), barang dalam proses (work in process), dan barang jadi (finished goods), untuk dijual ditujukan untuk persediaan di perusahaan manufaktur.
Berikutnya Niswonger juga menambahkan dalam bukunya prinsip akuntansi (2000:359) mendefenisikan persediaan sebagai berikut : Istilah persediaan digunakan untuk mengartikan : 1. “barang dagangan yang disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan, dan 2. bahan yang terdapat dalam proses produksi atau disimpan untuk tujuan itu”. Dari berbagai defenisi persediaan diatas, dapat diambil suatu kesimpulan bahwa kata persediaan mewakili barang-barang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan. Ilmu akuntansi memberikan pengertian yang amat
18
luas mengenai persediaan yaitu segala sesuatu yang dapat dikategorikan sebagai persediaan jika memenuhi kriteria sebagimana yang disebut diatas. Banyak barang yang sebelumnya tidak biasa dianggap sebagai persediaan. Sifat barang yang sebelumnya tidak biasa dianggap sebagai persediaan. Sifat barang yang diklasifikasikan sebagai persediaan sangat bervarisasi sesuai dengan aktivitas perusahaan dan dalam beberapa hal meliputi aktiva yang biasanya tidak dianggap sebagi persediaan. Jenis-Jenis Persediaan Jenis, sifat, dan nilai persediaan tergantung pada jenis perusahannya. Untuk perusahaan industri, persediaan dapat dikelompokkan sebagi berikut : 1. Persediaan bahan baku dan bahan pembantu Bahan baku merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh secara langsung dari sumber-sumber alam ataupun diperoleh dari perusahaan lain dan ini merupakan produk akhir dari para pemasok. Walaupun demikian, istilah bahan baku dapat dibatasi yaitu barang-barang yang secara fisik dimasukkan dalam proses produksi. Selain bahan baku, didalam meproduksi suatu produk juga digunakan bahan-bahan pembantu. Istilah bahan pembantu pabrik (factory supplies) atau bahan pembantu produksi (manufacturing supplies), kemudian dipergunakan untuk menyebut bahan tambahan yaitu bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak secara langsung dimasukkan dalam produk. Bahan baku yang secara langsung digunakan dalam produksi barang-barang tertentu sering disebut bahan langsung, bahan pembantu pabrik disebut
19
bahan tidak langsung 2. Persediaan barang dalam proses Barang-barang proses (goods in process), disebut juga sebagai barang setengah jadi yaitu merupakan bahan baku yang telah mengalami proses produksi tetapi masih memerlukan proses produksi selanjutnya sebelum siap menjadi barang jadi. Hal ini dapat terjadi karena beberapa keadaan seperti karena waktu yang dibutuhkan untuk proses produksi belum selesai, misalnya untuk pengolahan bahan baku menjadi barang jadi diperlukan empat tahap proses produksi, tetapi pada akhir periode buku atau pada saat perhitungan harga pokok produksi ada bahan baku yang masih memerlukan dua tahap proses produksi lagi. 3. Persediaan barang jadi Barang selesai (finished goods) merupakan produk yang telah selesai di produksi dan telah siap untuk dijual (available for sale). Barang jadi merupakan konsentrasi atau terdiri dari beberapa unsur biaya yang sekaligus menjadi biaya dari persediaan tersebut. Pada saat produk ini diselesaikan, biaya yang diakumulasikan dalam proses produksi ditransfer dari dalam proses ke persediaan barang selesai. Persediaan ini merupakan barang yang siap dijual secara bebas sesuai dengan tujuan operasi normal perusahaan yang ditujukan mencari laba. Sedangkan berdasarkan fungsinya
persediaan dapat dibedakan menjadi,
antara lain:
1. Batch Stock atau Lot Size Inventory
20
Yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat barang/bahan dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada sat itu. Jadi dalam hal ini pembelian yang dilakukan untuk jumlah besar, sedang penggunaan dalam jumlah kecil. Terjadinya persediaan karena pengadaan barang yang dilakuakan lebih banyak daripada yang dibutuhkan. Keuntungan yang akan diperoleh potongan harga pada harga pembelian, memperoleh efesiensi produksi karena adanya operasi yang lebih lama, dan adanya penghematan di dalam biaya angkutan. 2. Fluctuation Stock Yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. Dalam hal ini perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen, apabila tingkat permintaan menunjukkan keadaan yang tidak beraturan atau tetap dan fluktuasi permintaan tidak dapat diramalkan lebih dahulu. Jadi apabila terdapat fluktuasi permintaan yang sangat besar, maka persediaan ini (fluktuation stock) dibutuhkan sangan besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan tersebut. 3. Anticipation Inventory Yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat.
21
B.
Perencanaan dan Pengawasan Persediaan 1. Perencanaan Persediaan Sistem perencanaan merupakan suatu cara bertindak yang ditetapkan
terlebih dahulu. Proses berpikir ke depan untuk mengambil suatu keputusan tentang cara bertindak setelah mempertimbangkan banyak kemungkinan alternatif yang ada. Perencanaan mengacu pada pembentukan program operasi yang terperinci untuk semua fase operasi. Sistem perencanaan merupakan penetapan tujuan yang diinginkan dan pemanfaatan sumber-sumber daya guna mencapai tujuan, kebikan utamanya adalah penentuan waktu dalam tahapan besar dan faktor-faktor lain yang ada kaitannya dengan rencana jangka panjang. Sistem perencanaan yang efektif didasarkan pada analisis atas fakta-fakta yang dikumpulkan. Defenisi perencanaan (planning) menurut Wilson dan Cambell (1996:6) adalah sebagai berikut : “perencanaan merupakan suatu proses yang kontinou untuk menetapkan kejadian dan kegiatan yang diperlukan untuk pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.” Dari defenisi di atas ada beberapa hal penting dalam suatu perencanaan yaitu:, 1. Melibatkan masa yang akan datang 2. Harus ada tindakan yang diambil sesuai dengan keadaan 3. Harus ada penilaian terhadap struktur organisasi dan tanggung jawab,wewenang dan keadaan yang dapat diminta pertanggungjawaban atas terjadinya tindakan dalam suatu perusahaan tertentu. Perencanaan juga suatu
proses mengembangkan tujuan perusahaan dan
22
memilih kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan masa mendatang untuk mencapai tujuan tersebut. Proses ini mencakup : (a) penentuan tujuan perusahaan, (b) pengembangan kondidi lingkungan agar tujuan tersebut tercapai, (c) pemilihan tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, (d) penentuan langkah-langkah untuk menterjemahkan rencana menjadi kegiatan yang sebenarnya, (e) melakukan perencanaan kembali untuk memperbaiki kekurangan yang terjadi. Masing-masing tingkat manajemen, fungsi perencanaan akan berbeda lingkup dan intensitasnya. Manajemen puncak akan memikul tanggung jawab perencanaan yang lebih luas dibandingkan jenjang manajemen yang lebih rendah, namun setiap tingkat menajemen harus mempunyai tanggung jawab yang jelas dan pasti. Sedangkan tujuan dari sistem perencanaan persediaan adalah: 1. Untuk mengetahui berapa besar kuantitas persediaan yang harus dipesan, sehingga persediaan yang ada tidak terlalu besar atau kecil. 2. Agar perusahaan dapat meminimumkan biaya-biaya persediaan. 3. Agar perusahaan dapat bekerja secara efesien. Pada perusahaan jasa, sistem perencanaan persediaan yang baik akan dapat menjamin bahwa persediaan barang dagangan yang tersedia dapat memenuhi pesanan yang diminta atau dipesan oleh pelanggan atau konsumen. Dalam
penyusunan
perencanaa
barang
dagangan
diperlukan
peramalan
(forecasting) terutama kepada hal-hal yang berpengaruh kepada perusahaan. Data yang diperlukan untuk penyusunan peramalan ini adalah merupakan semua data
23
yang mempunyai pengaruh terhadap produk dan penjualan produk perusahaan itu. Dalam sistem perencanaan persediaan ada dua unsur yang penting yaitu: 1. menentukan jumlah pesanan data pembelian yang paling ekonomis dimana biaya-biaya persediaan berapa pada titik paling rendah. 2. Menetukan saat pesanan atau pembelian dilakukan dimana hal ini perlu agar tidak terjadi kelebihan stock maupun kekuranga stock. Berikutnya perencanaan persediaan ini akan disajikan dalam sebuah anggaran dengan satuan uang. Agus Ahyari mengemukakan dalam bukunya efesiensi persediaan bahan (1999:35) tujuan dari anggaran bahan baku ini adalah sebagi berikut : 1. memperkirakan jumlah bahan baku 2. memperkirakan jumlah pembeliaan bahan baku yang diperlukan 3. sebagai dasar untuk memperkirakan kebutuhan dana yang diperlukan untuk membeli bahan baku 4. sebagai dasar penyusunan prodoct costing yakni memperkirakan komponen harga pokok pabrik karena penggunaan bahan baku dalam proses produksi 5. sebagai dasar melaksanakan fungsi pengawasan bahan baku Beberapa sistem perencanaan persediaan adalah : 1. Budgetary Plan System (Perencanaan melalui Anggaran Anggaran bukan hanya berfungi sebagai alat perencanaan melainkan juga sebagai alat pengawasan. Anggaran persediaan untuk perusahaan dagang maupun perusahaan industri dimulai dengan menetapkan berapa jumlah yang harus dijual yang dapat ditetapkan melalui suatu perkiraan
atau estimasi dari pihak
manajemen. Metode ini menetapkan suatu anggaran untuk masing-masing jenis persediaan secara terpisah. Ini dapat dilakukan dengan mempelajari catatn penjualan yang lalu dan program penjualan masing-masing jenis barang dan dengan menentukan kuantitas yang harus ada ditangan dalam masa anggaran
24
2. Economic Order Quantity System (EOQ) Perusahaan yang memerlukan persediaan untuk suatu periode bukan berarti harus melakukan pemesanan sekaligus untuk mencapai biaya yang serendah mungkin karena perusahaan juga harus memperhatikan biaya pemeliharaan dan penyimpanan persediaan tersebut. Untuk itu pimpinan suatu perusahaan harus mengetahui konsep Economic Order Quantity (EOQ). Dimana EOQ bertujuan untukm mengetahui berapa jumlah yang paling ekonomis dalam setiap kali pemesanan. 3. Inventory Turn Over System (Analisa Perputan Persediaan) Tingkat perputaran persediaan mempunyai efek langsung terhadap besar kecilnya model yang diinvestasikan kedalam persediaan. Perputaran persediaan dagangan rat-rata harga jual. 4. Just In Time System (JIT) Sistem produksi JIT adalah keseluruhan sistem pengawasan persediaan dan bahan-bahan dimana tidak ada bahan-bahan yang dibeli dan tidak ada produk dihasilkan sampai mereka dibutuhkan. Pengawasan Persediaan Seperti yang kita ketahui setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan untuk menjamin kelangsungan hidup usahanya. Oleh sebab itu perusahaan haruslah mempertahankan suatu jumlah persediaan yang optimum yang dapat menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan dalam jumlah dan mutu yang tepat serta dengan
biaya yang seminimal mungkin, Sering terjadinya
kehabisan bahan baku maupun stock barang dagang menyebabkan perusahaan kehilangan kesempatan memperoleh laba. Oleh karena itu perlu adanya
25
pengawasan persediaan untuk mengantisipasi masalah tersebut. Rangakaian semua kegiatan produksi dan distribusi mulai dari pembelian bahan baku terus melalui semua kegiatan operasi dalam pabrik sampai digudang barang jadi, dan dari gudang barang jadi ini terus ke tempat-tempat distribusi sampai akhirnya pada konsumen yang terakhir. Menurut R.A. Supriyono (2000:257) pengertian dar i pengawasan persedian bahan adalah: Sebagai suatu fungsi terkoordinasi dalam organisasi yang terusmenerus disempurnakan untuk meletkkan pertanggungjawaban atas pengelolaan bahan baku dan persediaan pada umumnya, serta menyelenggarakan suatu pengendalian internal yang menjamin adanya dokumen dasar pembukuan yang mendukung sahnya suatu transaksi yang berhubungan dengan bahan baku. Pengawasan adalah suatu proses untuk menjamin terciptanya kinerja yang efesien yang memungkinkan tujuan, rencana, kebijakan, standar yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan baik dan semaksimal mungkin. Kegiatan ini mencakup : (a) menetapkan tujuan dan standar, (b) membandingkan kinerja yang diukur dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan, dan (c) menekankan pencapaian sukses dan upaya untuk memperbaiki kesalahan. Dari pengertian
pengawasan persediaan diatas, dapat dilihat bahwa
pengawaqsan persediaan bahan tidak hanya meliputi pengawasan terhadap fisik bahan tersebut saja, tapi juga meliputi pengawasan akuntansi yakni menyangkut semua prosedur, dokumen, dan catatan pengawasan bahan baku serta dapat dipercayanya catatan keuangan yang mendukung kebenaran nilai transaksi
26
tersebut. Sedangkan manfaat dari pengawasan persediaan berguna agar perencanaan yang telah disusun dapat menjadi efektif atau dapat memperkecil hambatan dan memperkuat kemampuan perusahaan untuk memperoleh laba. R.A.Supriyono dalam bukunya perencanaan dqan pengendalian biaya serta pembuatan keputusan (2000:257) mengemukakan tujuan pengawasan bahan baku sebagai berikut : 1. menyediakan bahan baku yang diperlukan dengan cara efesien dan dapat menghindari terganggunya kegiatan perusahaan akibat ketrlambatan datangnya bahan baku 2. menjamin persidaan yang cukup untuk melayani permintaan langganan yang bersifat mendesak 3. menyelenggarakan jumlah persediaan yang agak longgar untuk menghadapi kelangkaan penawaran bahan baku dipasar dala jangka pendek 4. mengadakan penyimpanan bahan baku yang dapat menekan biaya dan waktu pengelolaan bhan baku dan menjaga dari kemungkinan kebakaran, pencurian, penyelewengan , dan kerugian lainnya 5. menjaga agar persediaan yang rusak, usang, dan kelebihan yang tidak terpakai dapat ditekan serendah mungkin 6. menentukan investasi dana yang tepat dalam persediaan bahan baku sesuai dengan kebutuhan operasi dan rencana manajemen persediaan. Untuk mendapat mengatur tersedianya suatu tingkat persediaan yang optimum yang dapat memenuhi kebutuhan bahan-bahan dalam jumlah, mutu, dan pada waktu yang tepat serta jumlah biaya yang rendah seperti yang diharapkan maka diperlukan suatu sistem pengawasan persediaan yang harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat dan barang/bahan yang tetap identifikasi bahan/ barang yang tertentu. b.
Sentralisasi dan tanggung jawab pada satu orang yang dapat
dipercaya terutama penjaga gudang. c. Suatu sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan/barang.
27
d.
Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan jumlah yang
dipesan, yang dibagikan /dikeluarkan dan yang tersedia didalam gudang. e. pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan/barang. Dalam persediaan secara langsung. f. Pemeriksaan fisik bahan /barang yang ada. g.
Pencatatan
untuk
menggantikan
barang-barang
yang
telah
dikeluarkan, barang-barang yang terlalu lama dalam gudang dan barangbarang yang sudah usang dan ketinggalan zaman. h.
Pengecekan untuk menjamin dapat efektifnya kegiatan rutin.
Agus Ahyari (1999:56) menambahkan cara melakukan pengawasan fisik 1. setelah bahan baku diterima, pada umunya segera dimasukkan ke dalam gudang atau fasilitas penyimpanan bahan bahan 2. penulisan identitas yang jelas bagi masing-masing gudang dan isinya untuk mencegah terjadinya kekeliruan atau pencampuran bahn baku 3. pembungkusan/pengepakan yang cukup baik agar tidak terjadi kerusakan selama masa tunggu 4. pengadaan bahan untuk mencegah terjadinya penungguan yang tidak merata 5. untuk bahan baku yang punya batas waktu penggunaan , maka batas waktu tersebut harus ditulis agar bahan tidak kadaluarsa 6. mengadakan pemeriksaan gudang atau perhitungan fisik (stock opname) secara berkala, misal sebulan sekali atau akhir periode. Dari uraian diatas terlihat jelas dua fungsi utama manager ini penting yaitu merencanakan dan mengawasi operasi. Dalam dunia usaha , pemerintahan dan sebahagian besar kegiatan organisasi/kelompok lainnya, sistem perencaanaan dan pengendalian ( juga disebut pengganggaran manajerial) dipakai secara luas untuk melaksanakan tanggung jawab perencanaan dan pengendalian manajerial. Perencanaan dan pengawasan persediaan
menjadi sangat penting, mengingat
persediaan merupakan harta lancar terbesar pada neraca. Persediaan ini juga merupakan investasi penting yang membutuhkan perhatian yang besar dari
28
perusahaan dalam pengembangan
teknik pengawasan persediaan yang cukup
dengan biaya yang sekecil-kecilnya. Persediaan merupakan harta yang sensitif terhadap penurunan harga pasa, kadaluarsa, pencurian, pemborosan, kerusakan, dan kelebihan biaya akibat keputusan yang tidak tepat. Untuk mencegah terjadinya tambahan biaya pada persediaan akibat hal-hal di atas, maka perusahaan harus menetapkan perencanaan dan pengawasan atas persediaan dan sebahagian dari aktifitas tersebut terwujud dalam bnetuk anggaran.. Sementara penyusunan anggaran smempunyai manfaat sebagai berikut : 1. Perencanaan terpadu Anggaran perusahaan digunakan sebagai alat merumuskan rencana perusahaan untuk menjalankan pengendlian terhadap berbagai kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian, anggran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan maupun pengawasan 2. Pedoman pelanksanaan perusahaan Anggaran dapat memberikan modal yang berguna baik bagi manajemen puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. Disamping itu, penyusunan anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi perubahan dalam linhkungan dan melakukan penyesuaian sehingga kinerja perusahaan dapat lebih baik. 3. Alat pengkoordinasiaan
29
Penganggran dapat memperbaiki koordinasi kerja intern perusahaan. Sistem
anggaran
memberikan
ilustrasi
operasi
perusahaan
secara
keseluruhan. Oleh karenanya sistem anggaran akan memungkinkan para manajer devidi untuk melihay hubungan antar bagian secara keseluruhan. 4. Alat pengawasan kerja Anggaran
memerlukan
serangkaian
standar
prestasi
yang
bisa
dibandingkan dengan realisasinya sehingga pelaksanaan setipa aktivitas dapat dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar diperlukan pemahaman yang realistis dan analisi yang seksama terhadap kegiatan yang dilakuakn oleh perusahaan. Penentuan standar yang sembarangan tanpa didasari oleh pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah daripada manfaat. Hal ini mengingat satandart anggaran yang ditetapkan secara sembarangan tersebut mungkin merupakan target yang mustahil untuk dicapai karena terlalu tinggi atau terlalu rendah. Standar yang ditetapkan terlalu tinggi akan menimbulkan frustasi atau ketidakpuasan. Sebaliknya penetapan standar yang terlalu rendah akan menjadikan biaya tidak terkendalikan, menurunkan laba dan semangat kerja. 5. Alat evaluasi perusahaan Anggaran yang disusun baik menrapkan standar yang relevan memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan dalam menentukan langkah-langkahyang
ditempuh
agar
pekerjaan
diselesaikan
dengan
baik,artinya menggunakan sumber-sumber daya perusahaan yang dianggap paling menguntungkan. Penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasionalnya perludilakukan evaluasi yang dapat menjadi masukan
30
berharga bagi penyusunan anggaran selanjutnya.
C. Biaya-Biaya Persediaan Biaya dapat didefinisikan sebagai nilai tukar, prasyarat, atau pengorbanan yang dilakukan guna memperoleh manfaat. Sedangkan beban (expense) adalah arus keluar barang yang akan dibebankan atau ditandingkan dengan pendapatan untuk menentukan besarnya laba. Menurut SAK (2004:70) “Beban/expense adalah penurunan manfaat ekonomi selama suatu periode akuntansi dalam bentuk arus keluar atau berkurangnya aktiva atau terjadinya kewajiban yang mengakibatkan penurunan ekuitas yang tidak menyangkut pembagian kepada penanaman modal”. Menurut Masiyah Kholmi Yunirasih (2004:15) “Biaya adalah pengurang pada aktiva netto sebagai akibat digunakan jasa-jasa ekonomi untuk merupakan penghasilan.” Dari pengertian diata terdapat perbedaan antara beban dan biaya yaitu: 1. Apabila diliha dari manfaat jangka waktu maka biaya
adalah
pengeluaran yang mempunyai jangka waktu lebih panjang, sedangkan biaya biasanya adalah pengeluaran yang manfaatnya diperoleh pada periode berjalan. 2. Biaya adalah pengorbanan atau syarat untuk mendapatkan
dan
menghasilkan sesuatu, sedangkan beban adalah pengeluaran yang diperlukan untuk mendukung proses mendapatkan atau menghasilkan sesuatu.
31
Biaya-biaya persediaan merupakan keseluruhan pengorbanan yang terjadi untuk memperoleh persediaan sampai persediaan itu dapat dipakai untuk proses produksi atau sampai sipa untuk dijual. Biaya-biaya persediaan ini tidak akan sama untuk setiap persediaan tergantung pada jenis persediaan, besarnya perusahaan dan arus biaya pada perusahaan pabrikasi. Untuk perusahaan industri biaya persediaan lebih kompleks karena perusahaan industri melakukan pengolahan bahan baku, sehingga dimasukkan biaya pengolahan, termasuk didalamnya biaya pengadaan bahan baku ditambah dengan biaya tenaga kerja dan overhead serta carrying cost dari persediaan bahan baku. Biaya persediaan terdiri dari semua pengeluaran, baik langsung maupun tidak langsung, yang barkaitan dengan perolehan penyiapan dan penempatan persediaan untuk dijual. Barang yang diperoleh untuk dijual kembali, biayanya meliputi biaya pemesanan, harga beli, ongkos angkut, biaya penerimaan, biaya penyimpanan dan seluruh biaya lainnya yang terjadi sampai barang siap dijual. Dalam setiap pembuatan keputusan yang berhubungan dengan jumlah persediaan persediaan, terdapat biaya-biaya yang harus dipertimbangkan, antara lain : 1.Biaya Pemesanan (Ordering cost) Yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan atas seluruh aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan upaya dalam memperoleh barang yang dibutuhkan. Biaya ini bergantung pada frekwensi pemesanan. Makin tinggi frekwensi pemesannya, maka makin besar juga biaya pemesannya, Biaya-biaya yang termasuk biaya pemesanan, antara lain: a. Biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengumpulkan informasi dalam
32
hubungannya untuk mengadakan pemesanan barang atau barang dagangan. b. Biaya-biaya pengangkutan c. Biaya-biaya administrasi yang dikeluarkan dalam hubungannya untuk memperoleh bahan atau barang dagangan. d. Biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan penerimaan bahan atau barang dagangan serta pemeriksaan atau pengontrolan sewaktu pengiriman bahan atau barang tiba. 2. Biaya penyimpanan ( carryng cost) Yaitu biaya-biaya yang terjadi karena adanya penyimpanan barang dalam jangka waktu tertentu di perusahaan. Biaya penyimpanan tergantung pada kuantitas barang yang dipesan, Biaya penyimpanan semakin besar, apabila kuantitas barang yang semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya penyimpanan, antara lain: a. Biaya fasilitas penyimpanan , termasuk penerangan, pemanas ataupun pendingan b.
Biaya modal, yaitu biaya alternatif pendapatan atas dana yang
diinvestasikan dalam persediaan. c.
Biaya keusangan
d.
Biaya perhitungan fisik dan pelaporan
e.
Biaya asuransi persediaan
f.
Biaya pencurian dan kerusakan
g.
Biaya pengamanan persedian
Besarnya biaya penyimpanan tergantung pada nilai persediaan tersebut dan
33
untuk masing-masing perusahaan jumlah ini berbeda. Contoh biaya penyimpanan dan asumsi yang banyak digunakan perusahaan di indonesia. Bagian-bagian biaya penyimpanan Asuransi Pajak Bunga Bank Rusak Keusangan Perawatan Transport Sewa Gedung Jumlah
Besar biaya penyimpanan dalam % 0.5 % 0.5% 6% 0,5% 10% 2,5% 0,5% 0,5% 25,5%
3. Biaya kekurangan Yaitu biaya yang timbul bilamana persediaan tidak mencukupi akan adanya permintaan. Dari keseluruhan biaya yang berhubungan dengan tingkat persediaan, biaya kekurangan barang adalah yang paling sulit diperkirakan secara objektif dalm praktek. Biaya yang termasuk biaya kekurangan barang, antara lain: a. kehilangan penjualan b. terganggunya operasi D.
Economic Order Quantity (EOQ) Manajemen persediaan merupakan salah satu bidang penerapan ilmu
manajeman yang sangat penting. Hal ini disebabkan karena bila perusahaan menanamkan terlalu banyak modal kerjanya ( capital cost) dalam persediaan, maka dapat menyebabkan adanya biaya penyimpanan yang berlebihan. Sebenarnya modal kerja (capital cost) tersebut memiliki oppourtunity untuk
34
ditanamkan ke dalam investasi lain yang lebih menguntungkan. Sebaliknya, bila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang cukup, maka perusahaan harus menanggung biaya-biaya sebagai akibat kehabisan atau kekurangan barang. Dalam mengembangkan kebijakan persediaan ini, terdapat 2 pertanyaan pokok yang harus diperhatikan: a. berapa banyak barang yang harus dipesan b. kapan seharusnya pemesanan dilakukan atau kapan perencanaan persediaan dilakukan. Oleh karenanya untuk menghindari kekurangan dan dan kelebihan persediaan yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan produksi. Beberapa hal yang dianggap penting menurut Agus Ahyari dalam buku efesiensi persedian bahan (1999:48) 1. “waktu rata-rata yang diperlukan untuk memesan 2. pemakaian rata-rata dalam waktu rata-rata 3. biaya untuk menyimpan apabila ada persediaan yang berlebih 4. kerugiaan yang mungkin bila persediaan kurang”. Economic order quantity (EOQ), merupakan salah satu mode manajemen persediaan, model EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang dapat meminimalkan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan persediaan. Besar pesanan yang harus dibeli agar biaya total menjadi minimal disebut dengan Economic Order Quantity (EOQ). Namun kegiatan normal EOQ ini memiliki beberapa karakteristik, antara lain : Jumlah barang yang dipesan pada setiap pemesanan selalu konstan
35
Permintaan konsumen, biaya pemesanan, biaya transportasi dan waktu antara pemesanan barang sampai barang tersebut dikirim dapat diketahui secara pasti, dan bersifat konstan. Harga per unit barang adalah konstan dan tidak mempengaruhi jumlah barang yang akan dipesan nantinya, denagn asumsi ini maka harga beli menjadi tidak relevan untuk menghitung EOQ, karena ditakutkan pada natinya harga barang akan ikut dipertimbangkan dalam pemesann barang Pada saat pemesanan barang, tidak terjadi kehabisan barang atau”back order” yang menyebabkan perhitungan menjadi tidak tepat, oleh karena itu manajemen harus, menjaga jumlah pemesanan barang agar tidak terjadi kehabisan barang Pada saat penentuan jumlah pemesanan barang kita tidak boleh mempertimbangkan biaya kualitas barang Biaya penyimpanan per unit pertahun adalah konstan. Economic Order Quantity (EOQ): menentukan jumlah pesanan persediaan yang meminimumkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan
EOQ =
2 SD H
TC
D q DC + Q S + 2 H
=
D
= Permintaan dalam periode waktu tertentu (unit/tahun)
S
= Biaya pemesanan setiap kali pesan (RP/pesan)
H
= Biaya penyimpanan per unit barang per tahun (RP/unit-tahun)
C
= Biaya per unit
36
q 2
= persediaan rata-rata
D Q
= Jumlah (berapa kali) pesanan periode waktu (jumlah/pesanan/tahun) Dengan adanya hal diatas , maka persediaan pengaman merupakan suatu
sarana pencegah terjadinya kekurangan persediaan. Persediaan pengaman yang yang paling optimal adalah jumlah yang menghasilkan biaya yang paling rendah dalam suatu periode, kekurangan persediaan tergantung pada
kemungkinan
terjadinya dan biaya setiap kekurangna persediaan. Contoh soal : Instalasi farmsi Rumah Sakit ABC menggunakan halothane 250 cc sejumlah 1200 botol per tahun,. Harga per botolnya Rp.900.000,-. Rumah sakit memperkirakan Carrying Cost Interest rate = 20 % dan biaya pemesanan = Rp 50.000,-/order. Kepala Instalasi Farmasi ingin mengtahui berapa banyak Halothane yang harus dipesan setiap kali pemesanan sehingga dicapai total biaya yang palin kecil (minimal).
D
= 1200 botol/tahun
S
= Rp 50.000/pesan
H
= Rp 180.000 (20%x900.000)
C
= Rp 900.000 per unit
EOQ =
EOQ =
2 SD H 2 x50.000 x1200 20% x900.000
37
EOQ =
120.000.000 180.000
1200 - Dalam 1 tahun = 26
- TC
=
666,7
=25,8 = 26 botol
= 46 kali
26 1200 = (1.200 x 900.000) + 2 x 900.000 x 2 % + 26 x 50.000
= Rp.1.080.000.000 + Rp.2.340.000 + Rp.2.307.692 = Rp. 1.084.647.692 Apakah total persediaan tersebut merupakan biaya yang paling rendah, dapat di cek, apabila dalam setiap kali pesan jumlah Halothane yang dipesan di atas atau di abwah EOQ (26 botol). Perhittungan TC pada pemesanan 20 unit Q = 20 botol 20 1.200 TC = (1.200 x 900.000) + 2 x 900.000x 20% + 20 x 50.000
= Rp.1.080.000.000 + Rp. 1.800.000 + Rp.3.000.000 = Rp.1.084.800.000 Perhitungan TC pada pemesanan 30 unit Q = 30 botol 30 1.200 TC = (1.200 x 900.000) + 2 x 900.000x 20% + 30 x 50.000
= Rp.1.080.000.000 + Rp.2.700.000 + Rp.2.000.000 = Rp.1.084.700.000 Dari perhitungan jumlah pemesanan barang diatas dengan EOQ terlihat bahwa, biaya pemesanan dan biaya penyimpanan telah diminimalkan dengan pemesanan barang tingkat
2unit 6dengan total biaya yang akan dikeluarkan
38
sebesar Rp1.084.647.692 dan pemesanan obat akan dilakukan sebanyak 46 kali selama 1 tahun untuk memenuhi kebutuhan yang optimal terhadap barang persediaan. Sementara pada pemesanan 20 unit akan meningkatkan biaya pemesanan dan ada kemungkinan persediaan yang ada tidak memenuhi permintaan yang ada pada pemesanan
barang pada jumlah 30 unit akan
meningkatkan biaya penyimpanan barang dan kemungkinan obat mejadi rusak/kadaluarsa, dan ada risiko bila harga obat turun. E. Titik Pemesanan Ulang (Reorder Point) Mengetahui kapan melakukan pemesanan
atau (menetapkan waktu
produksi) juga merupakan hal yang penting dalam setiap kebijaksanaan pemesanan persediaan. Titik pemesanan ulang atau reorder point merupakan titik waktu di mana pesanan baru harus dilakukan.Titik waktu ini merupakan fungsi dari EOQ,waktu tunggu, dan tingkat di mana persediaan sudah habis. Waktu tunggu merupakan waktu yang diperlukan untuk menerima kuantitas pesanan ekonomis ketika suatu pesanan dilakukan atau ketika produksi dimulai. Untuk menghindari biaya kekurangan persediaan dan untuk meminimalkan biaya penyimpanan, suatu pesanan harus dilakukan sehingga pesanan itu tiba ketika unit terakhir dari persediaan digunakan. Mengetahui tingkat pemakaian dan waktu tunggu membuat kita Reorder Point (R)
=
dL
R = Titik dimana pemesanan dilakukan kembali d
= Tingkat permintaan atau penggunaan per hari
L = Lead time atau wktu tunggu antara barang dipesan dan barang dating Contoh soal
39
Dari contoh kasus diatas, diasumsikan ahwa kebutuhan obat pertahun 1200 botol halothane (1 tahun misalkan 400 hari kerja untuk kegiatan operasi) dan wktu tunggu selalu samaselama 5 hari. Maka reorder point Reorder point
= dL =4x5 = 20 botol
