BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Audit

Pengertian audit menurut Arens dan loebbecke (2000:9) sebagai berikut : “Auditing is the accumulating and evaluation of evidence about information to determine and report on the degree of correspondence between the information and established criteria. Auditing should be done by a competent independent person.”

Pengertian audit menurut Cushing (1997:538) sebagai berikut : “Auditing is a systematic process of objectively obtaining and evaluating evidence regarding assertions about economicactions and events to ascertain the degree of correspondance between those assertions and established criteria and comunicating the results to interest user.”

Dari pengertian diatas, dapat diartikan bahwa audit merupakan proses pengakumulasian dan pengevaluasian bukti informasi untuk menentukan tingkat kesesuaiannya dengan kriteria yang telah ditentukan. Oleh karena itu, audit harus dilakukan oleh orang yang independen.

Pengertian independen menurut Messier, Jr, adalah sebagai berikut (Messier, Jr, seperti dikutip oleh Cashin, 1988:34) : “Independence embrances the state or quality of being unimpaired, or free from the control or influence of interested parties. This will insured that all benefits of objectivity are realized.”

Sikap independen harus ada dalam setiap tahap tugas auditor mulai dari pengujian audit, mengevaluasi hasil audit dan mengeluarkan laporan audit.

9


10

Auditor harus mengumpulkan evidence dan mengevaluasinya, Arens dan Loebbecke (2000:10) mendefinisikan evidence sebagai berikut : “Evidence is any information used by the auditor to determine whether the information being audited esstated in accordance with the established criteria.”

Bukti tersebut dapat berupa kesaksian lisan (yang diberikan oleh auditan), komunikasi tertulis dengan outsiders dan observasi yang dilakukan oleh auditor, sedangkan kriteria yang dipakai untuk mengevaluasi informasi akan berbeda-beda tergantung pada informasi yang akan diaudit. Dari pengertian audit, dapat dibentuk beberapa karakteristik audit sebagai berikut : 1. Audit merupakan suatu proses yang sistematis, yang terdiri atas serangkaian langkah/ prosedur terstruktur. 2. Audit adalah proses membandingkan informasi perusahaan yang dapat dikualifikasi dengan kriteria yang telah ditetapkan. 3. Audit mengumpulkan dan mengevaluasi secara objectif bukti-bukti yang diperlukan. 4. Audit

dilakukan

oleh

pihak

yang

mempunyai

kompetensi

dan

independensi. 5. Auditor mengkomunikasikan hasil temuan audit pada pemakai laporan keuangan.

2.1.1 Jenis Audit

Arens dan Loebbecke (2000:11-13), mengelompokkan audit sebagai berikut : a) Audit Laporan Keuangan (Financial Statement Audit) Audit untuk menentukan tingkat kesesuaian laporan keuangan dengan kriteria tertentu. Kriteria yang biasa digunakan adalah Standar Akuntansi


11

Keuangan (SAK). Hasil audit berupa laporan audit yang merupakan opini auditor mengenai tingkat kewajaran laporan keuangan.

b) Audit Operasional (Operational Audit) Merupakan audit terhadap prosedur, metode dan operasi perusahaan guna menilai efektivitas dan efisiensi. Dalam hal ini, auditor dapat memberikan rekomendasi kepada manajemen untuk perbaikan operasi. Tinjauan yang dilakukan tidak hanya terbatas pada masalah akuntansi, tetapi dapat juga meliputi bidang non akuntansi lainnya, seperti struktur organisasi, penggunaan komputer, metode produksi, pemasaran dan bidang-bidang lainnya yang menjadi bidang keahlian auditor. Dengan demikian, kriteria yang ditetapkan bersifat subjectif.

c) Audit Ketaatan (Compliance Audit) Merupakan audit terhadap hal-hal yang berkaitan dengan ketaatan pelaksanaan surat kontrak, peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan pihak-pihak berwenang. Misalnya, audit kepatuhan wajib pajak terhadap undang-undang perpajakan di Indonesia, audit untuk menentukan sistem upah perusahaan dengan undang-undang tenagakerja, dll.

Berbeda dengan Arens dan Cushing (1988) yang mengelompokkan audit menjadi 4 kelompok, yaitu : (1) Financial Audit (2) Operating Audit (3) Compliance Audit (4) Performance Audit


12

2.1.2 Tujuan Audit

Arens dan Loebbecke (2000:156-167) membagi tujuan audit menjadi 2, yaitu Transaction-Relation Audit Objectives (tujuan audit atas transaksi) dan Balance Related Audit Objectives (tujuan audit atas saldo) 1) Transaction Related Audit Objective, yaitu : Existence Transaksi yang dicatat dan telah terjadi. Completeness Semua transaksi yang tersedia telah dicatat. Accuracy Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar. Classification Transaksi yang dicatat diklasifikasikan dengan benar. Timing Transaksi dicatat pada periode yang sesuai Posting and Summarization Transaksi yang dicatat diposting dan diikhtisarkan dengan benar. 2) Balance Related Audit Objective, yaitu : Existence Jumlah yang tercantum dalam laporan keuangan memang benar adanya. Completeness Semua jumlah yang ada dicantumkan. Accuracy Jumlah dicantumkan dengan benar. Classification Jumlah yang dicantumkan dalam daftar milik klien diklasifikasikan dengan tepat. Cut Off Transaksi yang terjadi dekat tanggal neraca dicatat pada periode yang benar.


13

Detail Tie-In Detail yang terdapat dalam saldo akun (account balance) harus cocok dengan jumlah yang terdapat dalam master file. Apabila detail tersebut dijumlahkan, cocok dengan totalnya, kemudian total tersebut harus cocok dengan total yang ada dalam buku besar. Realizeble Value Aktiva

dicantumkan

berdasarkan

nilai

yang

diperkirakan

akan

direalisasikan. Rights and Obligations Rights Selain suatu aktivitas harus ada, hampir sebagian besar aktiva harus dimiliki untuk dapat dicantumkan dalam laporan keuangan. Obligations Menyatakan bahwa kewajiban harus benar-benar merupakan hutang perusahaan. Presentation and disclosure Saldo-saldo akun dan kewajiban, pengungkapan yang berhubungan disajikan dengan benar pada akun laporan keuangan.

2.1.3 Risiko Audit

Auditor tidak menjamin kewajaran laporan keuangan secara keseluruuhan. Menurut Arens (2000:248), auditor hanya memberikan reasonable assurance, artinya masih ada risiko ketidakwajaran laporan keuangan yang diaudit. Arens dan Loebbecke (2000:258), mengemukakan risiko audit sebagai berikut : “.....auditors accept some level of risk or uncertainty in performing the audit function. The auditor recognizes, for examples, that there is uncertainty about the competence of evidence, uncertainty about the effectiveness of client’s internal controls, and uncertainty about whether the financial statements are fairly stated when the audit is completed.”


14

Jenis-jenis risiko audit : 1) Risiko deteksi (Planned Detection Risk = PDR) Risiko kegagalan bukti audit dalam mendeteksi salah saji dalam laporan keuangan yang jumlahnya melebihi jumlah yang dapat ditoleransi (tolerable amount). Risiko deteksi (planned detection risk) menentukan jumlah bukti substantif (substantive evidence) yang dikumpulkan oleh auditor. Jika auditor menetapkan planned detection risk yang rendah, jumlah bukti substantif yang dikumpulkan harus banyak. 2) Risiko audit yang dapat diterima (Acceptable Audit Risk = AAK) Risiko adanya salah saji yang sifatnya material (materially misstated) dalam laporan keuangan setelah audit selesai dilakukan dan setelah pendapat wajar tanpa pengecualian dinyatakan. Acceptable audit risk yang rendah, berarti keinginan auditor untuk menyakinkan bahwa laporan keuangan tidak salah saji. 3) Risiko bawaan (Inherent Risk) Inherent risk merupakan suatu ukuran perkiraan auditor (auditor’s assessment) tentang kemungkinan adanya salah saji yang sifatnya material, sebelum mempertimbangkan efektivitas pengendalian internal. 4) Risiko pengendalian (Control Risk) Control risk merupakan ukuran perkiraan auditor tentang kemungkinan bahwa untollerable misstatement dalam suatu segmen tidak terdeteksi oleh pengendalian internal klien.

2.2. Pengertian Internal Audit

Internal audit merupakan kegiatan penilaian bebas, dipersiapkan dalam organisasi sebagai suatu jasa terhadap organisasi. Kegiatan ini mengaudit dan menilai efektivitas kegiatan unit yang lain (Sawyer, 1996:5) dan The Institute of Internal Auditors (I.I.A, 1995:3), mengemukakan bahwa :


15

“Internal Auditing is an independen appraisal function established within an organization to examine and evaluate, it’s activities as a service to the organization.”

Pengertian service to organization (Sawyer,1996:5) : “Internal auditing is a systematic, objective appraisal by internal auditors of the diverse operations and controls within an organization to determine whether (1) financial and operating information is accurate and reliable, (2) risks to the enterprise are identified and minimized, (3) external regulations and acceptable internal policies and producers are followed, (4) satisfactory operating criteria are met, (5) resources are used efficiently and economically, and (6) the organization objectives are effectively achieved-all for the purpose of assisting member of the organization in the effective discharge of the responsibilities.”

Dalam perkembangannya, pengertian internal audit mengalami sedikit perubahan The Institute of Internal Auditors (I.I.A) telah memberikan definisi baru (tahap eksposure draft) tentang internal auditing sebagai berikut : “Internal auditing is an independent and objective assurance and consulting activity that is guided by a philosophy of adding value to improve the operations of organization. It assist an organization in accomplishing its objectives by bringing a systematic and disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of the organization’s risk management, control and gorvening processes. Proffesionalism and a commitment to excellence are facilitated by operating within a frame work of profesional practice established by The Institute of Internal Auditor.”

Definisi diatas, dapat diartikan sebagai berikut : Internal audit merupakan suatu aktivitas konsultang yang independen dengan keyakinan objectif yang dibentuk untuk memberikan nilai tambah dalam


16

meningkatkan kinerja aktivitas organisasi. Keberadaan internal audit membantu organisasi mencapai tujuannnya melalui pendekatan yang sistematik dan disiplin dalam rangka menilai dan meningkatkan efektivitas risiko manajemen, pengendalian dan peraturan pemerintah. Kerangka kerja praktis yang profesional merupakan alat penunjang keberhasilan seorang internal auditor dalam melaksanakan tugasnya.

Definisi di atas sesuai dengan redefinisi internal audit yang telah ditetapkan oleh IIA’S Board of Director pada bulan juni 1999 (Krogstad, Journall IIA october 1999:27-33, seperti yang dikutip oleh Hiro Tugiman, 2000:6) : “Internal auditing is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organization’s operation, it helps an organization accomplish, its objective to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control and governance process.”

Jadi, definisi baru tersebut menekankan internal auditor untuk memberi nilai tambah dalam membantu organisasi dengan lebih mengutamakan risiko usaha, pengendalian dan pengaturan. Dari definisi diatas, terdapat lima konsep kunci internal audit, yaitu : independen, kegiatan usaha, diadakan dalam organisasi, layanan jasa bagi organisasi dan menguji serta menilai pengawasan. Menurut Hiro Tugiman (2000:6), perbandingan konsep kunci pengertian internal audit adalah sebagai berikut : Tabel 2.1 Lama 1947 1. Fungsi yang

penilaian dibentuk

Baru 1999 independen dalam

suatu

1. Suatu

aktivitas

independen

objektif

organisasi 2. Fungsi penilaian

2. Aktivitas pemberian jaminan keyakinan dan konsultasi


3. Mengkaji aktivitas

dan

17

mengevaluasi

organisasi

sebagai

3. Dirancang untuk memberikan suatu

nilai

tambah

serta

bentuk jasa yang diberikan bagi

meningkatkan kegiatan operasi

organisasi

organisasi

4. Membantu agar para anggota organisasi dapat menjalankan tanggung

jawabnya

4. Membantu

organisasi

dalam

usaha mencapai tujuannya

secara

efektif 5. Memberikan

hasil

penilaian,

analisis,

5. Memberikan suatu pendekatan

rekomendasi,

disiplin yang sistematis untuk

konseling dan informasi yang

mengevaluasi

dan

berkaitan dengan aktivitas yang

meningkatkan

keefektivan

dikaji

manajemen risiko, pengendalian

dan

pengendalian

menciptakan efektif

dengan

biaya yang wajar

dan

proses

pengaturan

dan

pengelolaan organisasi

Pertimbangan yang mendasari definisi baru adalah (Hiro Tugiman, 2000:7) : 1. Gambaran tentang profesi internal audit secara lebih baik akan diperoleh dari seberapa baik jasa/ pelayanan yang diberikan, jika dibandingkan dengan siapa yang melaksanakannya atau apa saja yang dapat diberikan. 2. Agar tetap bertahan, profesi internal auditor harus dapat dianggap sebagai pemberi nilai tambah bagi organisasi. 3. Internal auditor perlu mengadopsi semua sudut pandang dari seluruh rantai nilai (value chain). 4. Struktur konseptual internal audit harus dapat menjangkau hal-hal di luar berbagai proses inheren yang dilakukannya, untuk mencerminkan internal auditor sebagai pendorong tersedianya jasa organisasional. 5. Standar dan pedoman profesi yang lainnya harus tidak sekedar menjadi pedoman bagi anggota profesi, namun juga harus dapat menjadi simbol kualitas/ keahlian khas internal auditor kepada pasar.


18

2.2.2. Tujuan dan ruang lingkup internal audit

Tujuan internal audit adalah membantu semua tingkatan manajemen dalam melaksanakan tanggungjawabnya, membantu pencapaian tujuan perusahaan dan memberikan nilai tambah dalam mengevaluasi kinerja perusahaan dan upaya perbaikannya dengan memberikan layanan berupa pemberian saran untuk memperbaiki kinerja bagi setiap level manajer. I.I.A. (1995:29) menyatakan ruang lingkup kegiatan internal audit dalam perusahaan : “The scope of Internal auditing should encompass the examination and evaluation of the adequancy and effectiveness of the organisasion’s system of internal control and the quality of performance in carrying out assigned responsibilities.”

The Institute of Chartered Accountants in Australia (ICCA, seperti dikutip oleh Hiro Tugiman, 1999:7) mengemukaan : “The scope and objectives of internal audit very widely and are dependent upon the size and strukture of the entity and the requirements of its management. Normally however operates in one or more the following areas : a. Review of accounting system and related internal control b. Examination for management of financial and reporting information c. Examination of the economy, efficiency and effectiveness of operations including non-financial control of an organization.”

Secara umum, ruang lingkup internal audit adalah : 1. Me-review dan menilai kelayakan, serta kecukupan penerapan pengendalian akuntansi, pengendalian keuangan dan pengendalian operasi lainnya, juga meningkatkan efektivitas pengendalian dengan biaya yang wajar. 2. Meyakinkan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prsedur yang sudah ditetapkan.


19

3. Meyakinkan tanggungjawab terhadap aktiva perusahaan berkenaan dengan keamanannya darisegala kehialangan. 4. Meyakinkan keandalan data manajemen yang dibuat perusahaan. 5. Mengevaluasi kualitas prestasi dalam pelaksanaan tanggungjawab yang dibebankan. 6. Merekomendasikan perbaikan-perbaikan operasi perusahaan.

Jadi, ruang lingkup internal audit mencakup pengujian dan evaluasi kelayakan dan efektivitas pengendalian internal yang digunakan perusahaan serta kualitas hasil pekerjaan dan hasil pelaksanaan tanggungjawab yang dibebankan.

Manfaat internal auditor

Manfaat internal audit bagi seorang internal auditor yaitu : keberadaannya (eksistensinya), mengembangkan dan mempertahankan staf auditor internal yang berkualitas dalam jumlah yang sesuai dengan sifat dan ukuran perusahaan, menerapkan program audit yang pantas, yang dirancang untuk memastikan keandalan pengendalian internal perusahaan dan melaporkannya secara periodik kepada dewan komisaris atau direktur utama. Tentang keberadaan internal audit ini, Institute of Directors in Southern Africa dalam kode etiknya (The Corporate of Corporate Practice & Conduct) menyatakan sebagai berikut (Barlow:”The Business Approach of Internal Auditing”,1995:413, seperti dikutip oleh Hiro Tugiman, 2000:8) : “Companies should have an effective internal audit function that has the respect and co-operation of both the board of directors and management.”

Menurut Hiro Tugiman (1999), manfaat internal auditor ditinjau dari segi hukum dan sudut pandang yang benar-benar defensif adalah mengevaluasi baik tidaknya pengendalian internal serta melaporkan hasilnya kepada manajemen dan atau dewan komisaris perusahaan.


20

Menurut Standar Profesional Akuntan Publik (IAI, 1996:322,2), peran internal auditor : “Auditor internal bertanggungjawab untuk menyediakan data analisis dan evaluasi, memberikan keyakinan dan rekomendasi, dan informasi lain kepada manajemen satuan usaha dan dewan komisaris atau pihak lain yang setara wewenang dan tanggungjawabnya. Untuk memenuhi tanggungjawabnya

tersebut,

auditor

internal

mempertahankan

objektivitasnya yang berkaitan dengan aktivitas yang diauditnya.”

Manfaat internal audit ini berbeda dengan eksternal audit, perbedaaannya dilihat dari berbagai aspek pelayanan yaitu sebagai berikut (Barlow,1995:45, seperti dikutip oleh Hiro Tugiman, 2000:8) : Tabel 2.2. Aspek

Internal

Eksternal

Konsumen

Manajer/Komite Audit

Pemegang saham

Fokus

Risiko Usaha

Risiko laporan keuangan

Orientasi

Saat ini dan yang akan Yang lalu sampai saat ini datang

Pengendalian

Langsung

Tidak langsung

Kecurangan

Langsung

Tidak langsung

Kebebasan

Objectivitas

Berdasarkan status

Kegiatan

Proses

yang

sedang Tiap periode akuntansi

berjalan

Independensi, kompetensi dan objektivitas internal audit

Menurut Mulyadi (1998:49), independensi internal audit memiliki tiga aspek, yaitu : 1. Independensi

dalam

diri

auditor

yang

berupa

kejujuran

mempertimbangkan berbagai fakta yang ditemukan dalam auditnya.

perlu


21

2. Independensi ditinjau dari sudut pandang pihak lain yang mengetahui informasi yang bersangkutan dengan diri auditor. 3. Independensi dipandang dari sudut keahliannya. Dimana seseorang dapat mempertimbangan fakta dengan baik jika ia mempunyai keahlian megenai audit atas fakta tersebut.

Menurut Mulyadi (1998:204), berkaitan dengan kompetensi auditor, auditor harus memperoleh, memuktahirkan informasi dari audit sebelumnya mengenai faktor-faktor berikut : 1. Tingkat Pendidikan dan pengalaman profesional auditor internal 2. Ijasah profesional dan pendidikan profesional berkelanjutan 3. Kebijakan, program dan prosedur audit 4. Praktik yang bersangkutan dengan penugasan internal audit 5. Supervisi dan review terhadap aktivitas internal audit 6. Mutu dokumentasi dalam kertas kerja, laporan dan rekomendasi 7. Penilaian atas kinerja internal audit

Menurut Mulyadi (1998:205), untuk menilai objektivitas, internal audit harus memperoleh atau memuktahirkan informasi dari tahun sebelumnya mengenai faktor berikut ini : 1. Status organisasi internal auditor yang bertanggungjawab atas fungsi internal audit. 2. Kebijakan untuk mempertahankan objektivitas internal auditor mengenai bidang yang diperiksa.

Manajemen internal audit

Untuk dapat mencapai tujuannya, internal audit harus menyelenggarakan manajemennya dengan sebaik-baiknya. Manajemen yang baik, meliputi adanya struktur organisasi (pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab), internal audit yang profesional (melalui pengembangan kualitas auditor), adanya buku


22

pedoman audit, pengendalian tugas audit, penerbitan laporan hasil audit, pemantauan tindak lanjut dan penataan kertas kerja audit.

Wewenang dan tanggungjawab internal audit

Hiro Tugiman, dalam bukunya “Pengenalan Internal Audit” (1995:21) menyatakan bahwa dalam melaksanakan tugasnya, internal auditor berpedoman pada “Surat Keputusan Direksi Tentang stuktur organisasi” dan “Uraian Tugas internal audit”, Sebaiknya kepala internal audit bertanggungjawab langsung kepada direktur utama atau pimpinan tertinggi suatu organisasi. Hal ini penting untuk menjaga independensi internal audit. Untuk memudahkan pelaksanaan audit, maka sebaliknya struktur organisasi internal audit merupakan fungsi staf Uraian tugas dan tanggungjawab auditor lebih ditekankan pada pengevaluasian pengendalian manajemen daripada penilaian pekerjaan yang bersifat teknis. Wewenang yang dapat diterapkan bagi internal audit, antara lain : menyusun program audit internal secara menyeluruh atas semua aktivitas perusahaan, menguji keandalan sistem pengendalian manajemen perusahaan, tanpa batasan memasuki semua bagian perusahaan, meneliti catatan, pelaporan, serta harta milik perusahaan, mengevaluasi kinerja perusahaan dan upaya perbaikannya untuk memberi nilai tambah bagi perusahaan. Uraian tugas harus sesuai dengan ukuran pencapaian tujuan audit dan mencapai goal congruence terhadap tujuan perusahaan.

Profesionalisme internal audit

Anggota internal audit harus terdiri atas orang-orang yang berkualitas tinggi, artinya mempunyai tingkat intelegencia yang tinggi, berdaya imajinasi, daya analisis yang kuat, berinisiatif serta kemampuan berkomunikasi dengan pihak lain. Internal auditor yang diharapkan adalah mereka yang mempunyai kemampuan teknis dan pendidikan

yang memadai, kemampuan untuk


23

menyesuaikan diri, bijaksana, mempunyai ketegasan sikap, independen, objektif dan mempunyai rasa tanggung jawab. Dalam bidang pendidikan, internal auditor diharapkan telah memiliki Certified internal auditor, yang dapat diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan internal auditor di Indonesia yang diselenggarakan oleh Yayasan Pendidikan Internal Audit (YPIA), dengan mengacu pada model dari Institute of internal auditors yang berpusat di Florida, Amerika Serikat. Ada dua hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih auditor yang berkualitas (Hiro Tugiman, 1995:23-24) : 1. Kemampuan profesional, yang ditunjukkan dengan pengetahuan, antara lain : (1) Mempunyai pengetahuan bidang akuntansi (2) Mempunyai pengetahuan dalam bidang bisnis administrasi (3) Mempunyai pengetahuan bidang sistem informasi (4) Mempunyai pengetahuan bidang penyusutan dan penyelidikan (5) Mempunyai pengetahuan dalam bidang hubungan antar manusia (6) Mempunyai pengetahuan dalam bidang teknis yang diperiksa 2. Kemampuan yang diperlukan bagi internal audit, antara lain : (1) Kemampuan untuk selalu menyesuaikan dengan kebijaksanaan perusahaan atau organisasi (2) Kemampuan untuk meyakinkan pihak lain (3) Kemampuan untuk menyesuaikan diri (4) Kemampuan untuk memahami orang lain (5) Mempunyai ketetapan hati yang kuat

Pengembangan kualitas auditor dapat dilakukan secara berencana melalui seminar, penataran audit dan ilmu pengetahuan lain yang relevan baik dengan bidang audit maupun operasional perusahaan. Peningkatan kualitas auditor bukan hanya dari segi pengetahuan atau ilmu saja, melainkan harus dilengkapi dengan sifat jujur, cermat dan bekerja secara profesional. Salah satu cara peningkatan kualitas auditor, melalui penerapan sistem pengendalian mutu. Faktor-faktor yang diperlukan dalam pembentukan sistem


24

pengendalian mutu bagi setiap organisasi internal audit adalah (Statement on Quality Control Standards No 1, seperti dikutip Hiro Tugiman, 1995:26-27) : a) Independen, artinya semua anggota internal audit dalam melaksanakan audit harus berdasarkan sikap independensi dan kode etik profesi. b) Penugasan personel, artinya setiap personel yang terlibat dalam audit harus memiliki tingkat pendidikan formal tertentu dan keahlian yang memadai. c) Konsultasi, artinya artinya harus ada mekanisme konsultasi dan pengarahan untuk menghadapi masalah yang dihadapi. d) Supervisi, artinya dalam setiap penugasan harus ditetapkan sistem supervisi saat audit berlangsung, sebagai umpan balik dalam perbaikan. e) Penerimaan karyawan, artinya dalam setiap penerimaan karyawan tenaga internal audit, harus ditetapkan syarat tertentu dan dilakukan seleksi. f) Pengembangan profesi,

artinya setiap

anggota internal audit harus

mengembangkan kemampuannya, melalui pelatihan, pendidikan secara kontinu dan teratur sesuai kemajuan ilmupengetahuan dan teknologi. g) Pormosi jabatan, artinya dengan adanya kebijakan promosi jabatan akanmemotivasi auditor untuk melaksanakan tugasnya degan lebih baik. h) Penerimaan dan pemeliharaan hubungan dengan objek, artinya internal audit harus menjaga hubungan baik dengan seluruh unit kerja perusahaan. i) Inspeksi, artinya pada saat tertentu dilakukan inspeksi untuk mengetahui apakah kebijakan, sistem dan prosedur lainnya telah dijalankan.

Buku pedoman audit

Buku pedoman audit sangat penting sebagai penuntun auditor dalam melaksanakan tugasnya. Buku ini berfungsi sebagai pedoman yang memuat tahaptahap audit, perlunya kepatuhan pada standar audit, adanya kontinuitas, stabilitas dan koordinasi antar anggota. Pedoman audit diperlukan untuk : a) Menghindarkan auditor menyimpang dari arah yang telah ditetapkan. b) Mengukur tingkat kemajuan pelaksanaan pekerjaan


25

c) Mengevaluasi prestasi auditor d) Menjamin bahwa hasil internal audit selaras dengan tujuan perusahaan.

Pengendalian tugas audit

Audit yang didasarkan atas rencana dan pengendalian yang baik, mempunyai peluang besar untuk mencapai sasaran dan tujuan audit. Pererncanaan audit perlu dituangkan dalamrencana jangka panjang yang merupakan rencana induk, serta rencana jangka pendek yang secara operasional tertuang dalam plan of action berupa program kerja audit tahunan dan rencana penugasan dalam bentuk langkah-langkah kerja. Setiap melaksanakan audit, auditor harus berpedoman dan menyelesaikan auditnya dengan rencana induk dan program kerja audit tahunan tersebut agar terdapat kesesuaian dengan tujuan audit secara keseluruhan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun rencana audit jangka panjang, antara lain ukuran perusahaan, tingkat pertumbuhan yang diharapkan dalam jangka panjang, jenis industri perusahaan, fungsi dan aktivitas penting perusahaan, jumlah audit perusahaan oleh auditor eksternal, cara pengolahan data perusahaan dan posisi keuangan perusahaan. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan rencana audit tahunan, antara lain sifat pekerjaan audit, jumlah staf yang diperlukan dalam audit, perkiraan jumlah audit tahunan dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek audit tersebut. Auditor harus mengerti manfaat dan nilai audit yang dilakukan dalam hubungannya dengan tujuan dan kebutuhan audit. Agar setiap tugas audit dapat dilakukan secara efisien dan efektif, perlu upaya peningkatan pengendalian tugas audit yang meliputi perencanaan audit dan pelaksanaan audit.

1) Perencanaan audit Untuk memenuhi tanggung jawab auditnya, internal audit harus menyusan rencana kerja. Rencana kerja audit merupakan rumusan sasaran dan tujuan


26

yang hendak dicapai, kegiatan yang harus dilaksanakan, penggunaan tenaga, waktu, dan perlengkapan yang diperlukan. Penyusunan rencana audit meliputi penentuan : a) Sasaran, tujuan dan maksud audit yang harus dimuat dalam program kerja audit tahunan. b) Jadwal kerja dan anggaran biaya audit. Jadwal kerja audit harus mencantumkan : (1) Kegiatan atau objek yang diaudit (2) Sifat dan luas audit yang akan dilaksanakan (3) Estimasi waktu yang diperlukan menurut sifat dan luas audit (4) Estimasi tenaga dan biaya audit yang dibutuhkan Dalam menentukan prioritas kegiatan audit, perlu dipertimbangkan hasil audit periode sebelumnya, besar dana yang dibutuhkan, permintaan manajemen atau penugasan khusus, perubahan besar dalam operasi, program, sistem, pengawasan dan kemampuan staf audit. Jadwal kerja harus disusun fleksibel agar dapat menampung semua tugas yang tak terduga atau tugas khusus dari atasan. c) Pemilihan staf untuk membentuk tim audit, harus memperhatikan program kerja audit jangka panjang dan tahunan, kemampuan auditor, kegiatan penelitian dan pengembangan.

2) Pelaksanaan audit Kegiatan audit meliputi aspek waktu, mutu, prose dan koordinasi audit. Tahap pelaksanaan audit meliputi persiapan, pelaksanaan audit, audit berkelanjutan dan pelaporan hasil audit. 1) Persiapan Tujuan persiapan audit adalah untuk memperolehinformasi umum objek yang diaudit, sebagai dasar penyusunan audit. Persiapan audit meliputi : 1) Pembicaraan pendahuluan dengan pimpinan objek yang diaudit. 2) Pengumpulan informasi umum objek yang diaudit, sebagai bahan untuk menyusun program kerja audit pendahuluan yang berupa


27

penelaahan ketentuan yang berlaku, informasi tentang latar belakang, fungsi dan kegiatan objek yng diaudit, pemahaman terhadap kegiatan penting objek yang diaudit. Informasi yang harus diperoleh antara lain : a) Bagan organisasi, job description dan informasi tertulis lainnya mengenai organisasi. b) Kebijakan tertulis dan lisan yang berkenaan dengan objek yang diaudit. c) Gambaran singkat masalah yang belum dapat dipecahkan oleh objek yang diaudit. d) Laporan keuangan, laporan kegiatan dan laporan manajemen lainnya. e) Buku pedoman kebijakan, peraturan pelaksanaan, sistem dan prosedur yang berlaku. f) Program kerja dan anggaran perusahaan. g) Hasil wawancara auditor dengan pimpinan objek yang diaudit. h) Kertas kerja audit permanen tahun audit terakhir (jika dilakukan audit ulang). 3) Review dan penilaian sistem pengendalian manajemen, sebagai dasar dalam menentukan risiko audit, teknik, luas prosedur audit, dalamnya pengukian yang dilakukan, memberikan rekomendasi perbaikan kendali kepada manajemen. Tahap-tahap review dan penilaian sistem pengendaliaan manajemen atau pengendalian internal meliputi : a) Pengumpulan data dan informasi. b) Penelaahan sistem pengendalian. Data dicatat secara tertulis melalui media, seperti : Daftar pertanyaan tentang pengendalian internal atau internal control questionnaire. Bagan arus atau flowchart, yang dilengkapi dengan uraian tertulis atau narrative.


28

c) Pengujian melalui pengujian transaksi dan pengujian fungsional. d) Kesimpulan

hasil

evaluasi

yang

direkomendasikan

dalam

management letter.

2) Pelaksanaan audit Auditor harus melaksanakan prosedur audit sesuai dengan program kerja yang disusun pada setiap tahap audit. Setiap pelaksanaan prosedur audit dicatat dalam kertas kerja audit, yang akan di-review secara berjenjang oleh ketua tim audit, supervisor audit. Pengendalian pelaksanaan audit perlu untuk menjaga ketetapan waktu pelaksanaan program kerja audit tahunan, terutama mengenai saat selesainya penugasan audit, mencegah terjadinya tumpang tindih pelaksanaan audit di lapangan dengan aparat pengawasan fungsional lain, mencegah perluasan audit secara tidak terkendali, mencegah timbulnya ekses lain yang tidak diinginkan.

3) Audit lanjutan Tujuan dilaksanakannya audit lanjutan adalah mengembangkan temuan yang merupakan landasan utama dalam menyusun laporan, menilai apakah objek yang diaudit dapat mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Temuan yang dapat disampaikan kepada pihak pemakai laporan harus cukup berarti, berdasarkan fakta dan bukti-bukti relevan dan kompeten, dikembangkan secara objektif, berdasarkan audit yang memadai guna mendukung setiap kesimpulan yang dinyatakan secara menyakinkan.

Laporan hasil audit

Laporan hasil audit disusun oleh ketua tim audit dan di-review oleh supervisor. Selanjutnya, konsep laporan ini didiskusikan dengan pimpinan objek yang diaudit, setelah disetujui, kemudian diproses untuk diterbitkan.


29

Syarat laporan hasil audit menurut norma pelaporan audit, antara lain : (1) Memuat temuan dan kesimpulan audit secara objektif dan saran tindak lanjut bersifat konstruktif (2) Lebih mengutamakan usaha perbaikan atau penyempurnaan daripada kritik (3) Mengungkapkan hal-hal yang masih merupakan masalah yang belum dapat diselesaikan sampai berakhirnya audit (4) Mengemukakan suatu prestasi atau tindakan perbaikan yang telah diterapakan di unit kerja lain (5) Menjelaskan hasil audit kepada pejabat objek yang diaudit Berdasarkan hasil audit, auditor menerbitkan laporan hasil audit yang memuat informasi dan rekomendasi perbaikan kepada manajemen.

Pemantauan tindak lanjut Menurut norma audit, internal audit harus mengikuti tindak lanjut temuan hasil audit yang dilaporkannya, pelaksanaan hasil rekomendasi oleh pihak manajemen, untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil dan dilaksanakan. Rumusan bentuk tindak lanjut menurut instruksi presiden no 15 tahun 1983 tentang pedoman pelaksanaan pengawasan, pasal 16 ayat 2 sebagai berikut : Tindakan administratif termasuk penerapan sanksi Tuntutan perdata, tuntutan ganti rugi, tuntutan perbendaharaan, dll Pengaduan tindak pidana : tindak pidana umum kepada kepolisian negara dan tindak pidan khusus kepada kejaksaan Tindakan penyempurnaan aparatur pemerintah di bidang kelembagaan, kepegawaian dan ketatalaksanaan.

Penataan kertas kerja audit

Manfaat kertas kerja audit adalah sebagai berikut : Merupakan dasar penyusunan laporan audit


30

Merupakan alat bagi atasan untuk me-review dan mengawasi pekerjaan pelaksana audit Merupakan alat pembuktian laporan hasil audit Manyajikan data untuk referensi Merupakan salah satu pedoman tugas audit selanjutnya

Syarat-syarat kertas kerja audit, meliputi kelengkapannya, bebas dari kesalahan (kesalahan menghitung atau pun penyajian informasi), berdasarkan pada fakta dan argumentasi rasional, memuat hal penting yang relevan dengan audit. Prinsip penyusunan kertas kerja audit, meliputi : pembuatannya secara teratur, hati-hati, bersih, teliti, mudah dimengerti, memuat data dan kesimpulan hasil audit, ditandatangani dan diberi tanggal oleh auditor.

Tolak ukur efektivitas internal audit

Menurut penelitian yang dilakukan oleh “The Institute of

Internal

auditors-Research Foundation”, ada lima belas tolak ukur dalam mengevaluasi efektivitas fungsi internal audit, yaitu (Hiro Tugiman, 1995:41-42) : 1.

Kelayakan dan arti penting temuan audit beserta rekomendasinya

2.

Umpan balik dan respon dari objek yang diaudit atau auditee

3.

Profesionalisme personel satuan pengawas internal

4.

Ketaatan terhadap audit plan program kerja audit tahunan

5.

Adanya peringatan dini

6.

Kehematan biaya internal audit

7.

Pengembangan personel

8.

Evaluasi dari audit eksternal atas satuan pengawasan intern

9.

Umpan balik dari manajemen operasional

10.

Banyaknya permintaan audit work

11.

Penyajian ikhtisar laporan hasil audit

12.

Evaluasi audit committee atas satuan pengawasan internal


31

13.

Mutu kertas kerja audit

14.

Penelaahan internal

15.

Penelaahan organisasi profesi Dengan tolak ukur tersebut, maka derajat hasil penilaian efektivitas

internal audit dapat dikatakan :efektif, cukup efektif atau kurang efektif.

2.4. Pengendalian internal

2.4.1. Pengertian Pengendalian Internal

Setiap perusahaan mempunyai tujuan, baik itu jangka pendek, menengah dan panjang, dimana tujuan dari setiap perusahaan mungkin berbeda. Namun untuk mencapai tujuan tersebut, setiap perusahaan membutuhkan sistem dan pengelolaan yang cermat. Pengendalian internal menurut pendapat Arens (1997,316) adalah sebagai berikut : “Internal control is a process designed to provide reasonable assurance recording thee achivement of management’s objectives in he following categories: 1. Reliability of financial reporting 2. Effectiveness and efficiency of operation 3. Compliance with applicable laws and regulation”

Dari pengertian di atas mengemukakan bahwa pengendailan internal terdiri dari kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk mencapai tujuan.

Tujuan pengendalian internal

Pengendalian internal

perlu untuk

kepentingan

pimpinan karena

kemampuannya yang sangat terbatas untuk mengendalikan sesuatu yang terjadi dalam perusahaan.


32

Oleh karena itu, pimpinan bertanggung jawab untuk mengadakan suatu pengendalian internal yang cermat agar terciptanya efisiensi dan efektivitas kinerja yang dapat membuat manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Adapun tujuan dilakukannya pengendalian internal atas aktivitas penjualanmenurut Committee of Sponsoring Organization (SAS no 78, Desember 1995) adalah sebagai berikut : 1. Reliability of financial reporting (keandalan laporan keuangan) 2. Effectiveness and efficiency of operations (efektivitas dan efisiensi operasi) 3. Compliance with applicable laws and regulations (kepatuhan terhadap hukum dan peraturan)

Pengertian di atas dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Reliability of financial reporting Manajemen bertanggung jawab menyiapkan laporan keuangan untuk investor, kreditor dan para pemakai lainnya baik secara hukum maupun profesionalnya untuk keyakinan bahwa informasi tersebut disajikan secara wajar sesuai prinsip akuntansi yang berlaku umum. 2. Effectiveness and efficiency of operations Pengendalian dalam suatu organisasi bertujuan untuk mendorong penggunaan sumber daya termasuk pengaturan secara effectif dan efisien untuk memaksimalkan tujuan organisasi. 3. Compliance with applicable laws and regulations Dalam akuntansi tidak semua hukum dan undang-undang selalu berhubungan dengan akuntansi, hukum dan peraturan yang tidak berhubungan dengan akuntansi yaitu: perlindungan terhadap lingkungan, sedangkan hukum dan peraturan yang berhubungan dengan akuntansi adalah peraturan tentang pajak penghasilan.


33

Menurut pendapat Arens yang disadur oleh Amir Abadi Yusuf (1993,306) tujuan pengendalian sebagai berikut : Transaksi yang dicatat adalah absah (keabsahan) Struktur pengendalian internal tidak boleh memungkinkan dimasukkannya transaksi fiktif atau transaksi yang tidak ada dalam jurnal atau catatan akuntansi yang lain. Transaksi diotorisaai dengan pantas (otorisasi) Jika terdapat transaksi yang tidak diotorisasi, dapat menyebabkan transaksi yang curang dan akan berdampak pula pada pemborosan dan perusakan aktiva perusahaan. Transaksi yang terjadi telah dicatat (kelengkapan) Prosedur klien harus mencegah penghilangan transaksi ke dalam catatan. Transaksi dinilai dengan pantas (penilaian) Sistem pengendalian internal yang memadai mencakup prosedur untuk menghindari kekeliruan dalam perhitungan dan pencatatan jumlah transaksi di berbagai tahap dalam proses pencatatan. Transaksi diklasifikasikan dengan pantas (klasifikasi) Klasifikasi perkiraan yang pantas sesuai dengan banyaknya perkliraan klien yang dibuat dalam jurnal. Jika laporan keuangan ingin dinyatakan wajar klasifikasi juga mencakup kategori seperti divisi dan produk. Transaksi dicatat pada waktu yang sesuai (tepat waktu) Pencatatan

transaksi

baik

sebelum

atau

sesudah

waktu

terjadinya,

memperbesar kemungkinan transaksi tidak di catat atau tidak sesuai dengan jumlah yang semestinya. Jika terjadi pencatatan lebih dulu atau terlambat pada akhir periode laporan keuangan akan menjadi salah saji. Transaksi dimasukkan ke berkas induk dengan pantas dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan pengikhtisaran) Proses akuntansi mencakup transaksi, mengikhtisarkan berdasarkan jenisnya dalam bentuk jurnal dan berdasarkan perkiraan yang terdapat dalam buku besar dan berkas induk.


34

Tujuan pengendalian internal menurut Journal IIA (1997:8384), adalah sebagai berikut : 1. Keadalan dan integrasi dari informasi 2. Ketaatan terhadap kebijakan, rencana, prosedur, hukum, peraturan dan kontrak 3. Penggunaan atas aktiva 4. Penggunaan sumber daya secara ekonomis dan efisien 5. Penyelesaian sasaran dan tujuan operasi atau program yang telah ditetapkan

Komponen pengendalian internal

Lima komponen pengendalian internal (Barley, 1996:7,08 dan jurnal IIA, 1997:69, dikutip oleh Hiro Tugiman, 1999:11-12) adalah : 1. The control environment 2. Risk assessment 3. Control activities 4. Information and communication 5. Monitoring Lima komponen pengedalian internal ini sama dengan yang dikemukakan Bodnar dan hopwood (1995:169), sebagai berikut : “An organization’s internal control process coment of five elements : the control environment, risk assessment, control activities, information and communication, and Monitoring.”

1) Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan dasar bagi komponen pengendalian internal lainnya. Tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap manajemen puncak, direktur dan komisaris, pemilik suatu badan usaha terhadap pengendalian operasi perusahaan.


35

Faktor-faktor yang mempengaruhi pengendalian lingkungan adalah : a. Integrasi dan nilai etika Setiap perusahaan menerapkan ethics codes of conduct yang merupakan pedoman untuk melaksanakan kegiatan usaha dengan etis. Beberapa perusahaan mempunyai corporate culture yang akan mendukung bahkan merintangi terlaksananya sikap etis dalam perusahaan, mempengaruhi kebiasaan, aktivitas dan tingkah laku karyawan. Untuk menjadikan corporate culture suatu perusahaan menjadi hal yang etis, perlu didukung melalui seminar, pelatihan tenaga kerja dan menempatkan etika sebagai hal penting dalam organisasi. b. Komitmen terhadap kompetensi Merupakan

pengetahuan

dan

keahlian

yang

diperlukan

dalam

menyelesaikan tugas setiap individu, dan merupakan pertimbangan manajemen tentang tingkat kompetensi pekerjaan tertentu dan bagaimana mengubahnya menjadi keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkan. Tidak ada proses pengendalian yang dapat berfungsi dengan baik tanpa didukung oleh individu yang kompeten. c. Falsafah manajemen dan gaya operasi Semua tindakan manajemen akan mendukung efektivitas pengendalian dalam organisasi. Jika manajemen percaya akan pentingnya pengendalian, maka akan diterapkan kebijakan dan prosedur pengendalian yang efektif. d. Struktur organisasi Struktur organisasi mencerminkan tanggung jawab dan wewenang dalam perusahaan. Pemahaman struktur organisasi memungkingkan auditor memahami manajemen dan unsur-unsur fungsional. e. Fungsi dewan komisaris dan komitenya Dewan komisaris merupakan penghubung pemegang saham (stockholder) dengan manajemen perusahaan. Dewan komisaris dapat mendelegasikan wewenangnya kepada komitenya, salah satunya adalah komite audit yang independen

terhadap

manajemen

perusahaan.

Komite

audit

bertanggungjawab terhadap manajemen perusahaan, termasuk kepatuhan


36

terhadap kebijakan perusahaan dan berhubungan dengan internal auditor perusahaan. f. Cara menetapkan wewenang dan tanggung jawab Metode penetapan wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi berdasarkan filosofi manajemen dan gaya operasi. Struktur organisasi formal dan dokumen tertulis, sering digunakan dalam menentukan tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi. Bodnar and hopwood (1995:177), menyatakan bahwa : “The organizations chart is often accompanied by formal job descriptions and statements of work assignments. Written memoranda, policy manuals and procedur manuals are other common

means

used

to

formally

assign

authority

and

responsibility whitin an organization”. g. Kebijakan sumber daya manusia dan praktiknya Pegawai yang kompeten dan dipercaya, penting bagi pengendalian internal. Syarat pemilihan tenaga kerja meliputi pengalaman, tingkat kepandaian, karakter, dedikasi dan kemampuan memimpin. Pengendalian internal

terhadap

sumber

daya

manusia

meliputi

(Bodnar

and

Hopwood,1995:178) : Segregation of duties Responsibility for specific task in an organization should be clearly designated by manuals, job descriptions, or other dokumentation. Supervision, is the direct monitoring of personnel performance by an employee who is so charged. Job ratation and forced vacation, allow employee to check or verify the operations of other employee by performing their duties for a period of time. Dual control, is the assignment of two individuals to perform the same work task in unison.


37

2) Perkiraan risiko Merupakan proses dalam mengidentifikasi, menganalisa, mengatur risiko yang mempengaruhi tujuan perusahaan secara keseluruhan. Hal ini juga dinyatakan oleh Bodnar and Hopwood (1995:179) : “Risk assessment, the second of the five components of internal control, is the proses of identifying, analyzing and managing risks that affect the company’s objectives”.

Penilaian risiko oleh manajemen berbeda dengan penilaian risiko auditor, namun keduanya berkaitan erat. Penilaian risiko manajemen merupakan bagian desain dan pelaksanaan pengendalian internal untuk meminimalkan kesalahan, sedangkan penilaian risiko auditor bertujuan menetapkan sejumlah bukti yang akan dikumpulkan. Jika manajemen berhasil menilai risiko dengan baik, maka auditor akan mengumpulkan bukti lebih sedikit. Perkiraan risiko yang akan timbul dalam proses penyajian laporan keuangan meliputi (Bodnar and Hopwood,1995:179) : a) Changes in the organization’s operating environment. b) Changes in personnel. c) Changes in the information systems. d) New technology. e) Major industry changes. f) New product lines. g) New rules. h) Laws or accounting pronouncements.

3) Aktivitas pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan dari keempat komponen pengendalian internal lainnya, untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan


38

tercapai. Aktivitas pengendalian menurut SAS No 78 dapat dikenal sebagai kebijakan dan prosedur yang menyangkut masalah : (1) Performance review Pengendalian

akuntansi

yang

berupa

penelaahan

kinerja

yang

sesungguhnya terjadi dibandingkan dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya. (2) Information processing Suatu pengendalian akuntansi dilakukan untuk menguji dan memberikan keyakinan bahwa semua transaksi yang telah terjadi di proses secara akurat, lengkap dan diotorisasikan dengan benar. (3) Physical control Pengendalian aktivitas berupa pengamanan fisik aktiva perusahaan termasuk pengamanan fasilitas perusahaan yang dilindungi, adanya akses dan otorisasi tertentu untuk harta dan catatan perusahaan. (4) Segregation of duties Kegiatan menempatkan personnel yang berbeda untuk bertanggung jawab dalam pencatatan, otorisasi transaksi dan aktivitas penyimpanan untuk melindungi perusahaan dari risiko penipuan atau kecurangan. Bodnar dan Hopwood, dalam bukunya “Accounting Information System”, menyatakan bahwa : “.....these include accounting controls designed to provide reasonable assurance that the following specific control objectives are met for every significant application system within an organization : The plan of organization includes segregation of duties to reduce opportunities to allow any person to be in the potition to both perpetrate and conceal errors or irregularities inthe normal course of his or her duties. Procedures include the design and use of adequate documents and records to help ensure the proper recording of transactions and events.


39

Access to assets is permitted only in accordance with management’s authorization. Independent checks and reviews are made on the accountability of assets and performance. Information processing are applied to check the proper authorization,

accuracy

and

completeness

of

individual

transactions.”

Beberapa pengendalian tersebut dapat dinyatakan sebagai berikut : (a) Pemisahan tugas yang memadai Ada empat pedoman umum dalam pemisahan tugas untuk mencegah kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja, yaitu : Pemisahan fungsi penanganan aktiva dari fungsi akuntansi Jika fungsi penangan aktiva dan fungsi akuntansi dipegang oleh personnel yng sama, maka besar kemungkinan terjadi penggelapan aktiva, uang perusahaan dengan cara memanipulasi pembukuan perusahaan yang akan merugikan perusahaan. Pemisahan fungsi pencatatan transaksi dari penanganan aktiva Sebaiknya orang yang memberi otorisasi transaksi tidak ikut berpartisipasi dalam pengendalian aktiva ayng bersangkutan, karena risikonya besar terhadap perusahaan. Pemisahan tugas tanggung jawaboperasional dari pencatatan Jika masing-masing divisi dalam satu organisasi bertanggung jawab dalam mempersiapkan pencatatan dan pelaporannya, akan timbul kecenderungannnya untuk mendapatkan hasil yang berat sebelah dalam memperbaiki hasil yang dilaporkan. Pemisahan tugas dalam EDP (Electronic Data Processing) Sebaiknya dilakukan pemisahan fungsi-fungsi otorisasi dalam EDP, yaitu antara lain fungsi-fungsi : “System analyst, programmer, computer operators, librarian, data control checks”. (Bodnar and Hopwood, 1995:185-186)


40

(b) Otorisasi yang pantas atas transaksi Agar pengendalian internal dapat berjalan dengan baik, setiap transaksi harus diotorisasi dengan sebaiknya. Otorisasi ini dapat berbentuk umum maupun khusus. Otoritas umum berarti manajemen menetapkan kebijakan yang dirumuskan untuk dilaksanakan dalam organisasi. Setiap orang yang menjalankan kebijakan ini, memberikan otorisasi untuk setiap transaksi, dalam batas tertentu. Otoritas khusus, berlaku untuk transaksi yang sifatnya khusus. Pengertian otorisasi (authorization) berbeda dengan persetujuan (approval). Otorisasi merupakan keputusan kebijakan yang berlaku bagi kelompok transaksi umum dan khusus, persetujuan merupakan pelaksanaan dari keputusan otorisasi yang ditetapkan manajemen. (c) Dokumen dan catatan yang memadai Dokumen dan catatan merupakan objek fisik dimana setiap transaksi dibukukan dan dan diikhtisarkan, baik berupa dokumen asli maupun catatan transaksi. Dokumen dan catatan yang memadai merupakan unsur penting dalam pengendalian internal. Dokumen yang tidak memadai, merupakan salah satu penyebab ketidakefektivan pengendalian internal perusahaan. Dokumen berfungsi sebagai media penerus informasi di lingkungan organisasi atau diantara organisasi yang berbeda. Oleh karena itu, dokumen harus cukup memadai untuk memberikan kepastian yang wajar bahwa seluruh aktiva telah berada dalam pengawasan yang semestinya dan setiap transaksi telah dicatat dengan benar. Syarat dokumen dan catatan yang baik adalah sebagai berikut : (1) Diberi nomor urut untuk mencegah adanya dokumen yang hilang dan memudahkan dalam pencarian (2) Dibuat pada saat terjadi transaksi atau sesudahnya (3) Cukup sederhana dan mudah dimengerti (4) Dirancang untuk berbagai kegunaan. Jika memungkinkan, dirancang untuk mengurangi jumlah formulir yang dibuat


41

(5) Dirancang sedemikian rupa untuk memungkunkan penyajian secara benar (d) Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan Perlindungan terhadap aktiva bertujuan untuk mencegah terjadinya kemungkinan

pencurian,

menghambat

aktivitas

perusakan

perusahaan

dan

kehilangan,

sehari-hari.

Ada

yang tiga

akan macam

pengendalian untuk melindungi asset, yaitu : Physical control, untuk melindungi fasilitas perusahaan secara fisik, seperti penggunaan kunci pintu ruangan komputer. Access control, untuk memastikan bahwa hanya pegawai berwenang yang dapat menggunakan aktiva, seperti penggunaan password. Back up and recovery procedures, merupakan tindakan antisipasi pencegahan untuk kejadian-kejadian kehilangan aktiva, seperti pembuatan back up file. (e) Pengecekan independen Prosedur pengendalian aktiva yang terakhir, adalah melakukan kaji ulang secara cermat dan berkesinambungan atas keempat prosedur lainnya, yang disebut sebagai pengecekan independen. Pengecekan independen ini timbul karena kecenderungan pengendalian internal yang dapat berubah sewaktu-waktu, kecuali kalau ada mekanisme uji ulang secara terus menerus. Misalnya, catatan mengenai aktiva harus dibandingkan dengan aktivitas yang ada, dan jika tidak sesuai, dilakukan tindakan lebih lanjut. Contoh independent check (Bodnar and Hopwood, 1995:181) : “Clerical checks, reconciliations, comparison of assets with recorded accountability, computer programmed controls, management review of reports that summarise the detail of account balances, and user review of computer generated reports.” 4) Informasi dan komunikasi Tujuan

sistem

mengidentifikasi,

informasi

mengumpulkan,

akuntansi

suatu

perusahaan,

mengklasifikasikan,

mencatat

untuk dan

melaporkan transaksi-transaksi, serta menjaga kebenaran nilai aktiva yang


42

bersangkutan. Sistem informasi akuntansi suatu perusahaan terdiri dari banyak sub komponen, umumnya berupa transaksi penjualan dan pembelian. Untuk setiap kelompok transaksi tersebut, sistem akuntansi harus memenuhi enam tujuan audit yang berhubungan dengan transaksi (transaction related audit objective). Sistem informasi dirancang dan diterapkan bukan hanya untuk menghasilkan informasi keuangan saja, tetapi juga untuk penghasilkan pengendalian manajemen dan informasi operasi perusahaan.

5) Pemantauan Pemantauan merupakan tindak lanjut yang digunakan sebagai tambahan

keempat

komponen

pengendalian

internal

lainnya,

untuk

memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Misalnya, fungsi internal audit, pada umumnya berfungsi memantau dan mengevaluasi pengendalian internal dalam perusahaan, bahkan sekarang lebih ditekankan pada upaya perbaikan kinerja perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan.

2.4.4. Keterbatasan pengendalian internal

Meskipun pengendalian internal telah tersusun dan terselenggara secara memadai, tidak dapat sepenuhnya efektif, sebab pada dasarnya pengendalian internal mengalami keterbatasan. Keterbatasan pengendalian internal merupakan kondisi-kondisi yang menyebabkan tidak tercapainya tujuan pengendalian internal, yang tergantung pada manusia sebagai pelaksana. Faktor-faktor penyebab keterbatasan pengendalian internal, menurut Tuanakotta (1982:98) adalah : (1) adanya persekongkolan, (2) biaya, (3) kelemahan manusia, (4) dimensi waktu. 1) Persekongkolan Adanya persekongkolan atau kolusi dalam perusahaan, akan menghancurkan pengendalian internal yang telah tersusun dengan baik. Oleh karena itu,


43

pengendalian internal mengusahakan agar persekongkolan dapat dihindarkan sejauh mungkin. 2) Biaya Semakin baik pengendalian internal yang akan diterapkan, misalnya orientasi penggunaan komputer, akan menimbulkan biaya yang besar. Untuk itu, harus diperhatikan besarnya biaya yang akan dikeluarkan dengan manfaat yang akan diperoleh (cost and benefit approach). 3) Dimensi waktu Keefektivan pengendalian internal yang diterapkan sekarang, belum tentu efektif di masa yang akan datang, karena perubahan lingkungan, keadaan dan kemungkinan menurunnya ketaatan terhadap prosedur yang berlaku. 4) Kelemahan manusia

Menurut Mulyadi (1998:73), kesalahan dan penyelewengan dalam perusahaan dapat disebabkan oleh : 1) Kesalahan dalam pertimbangan Manajemen dan personnel lain dapat salah dalam mengambil keputusan karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu dan tekanan lain. 2) Gangguan Gangguan dapat terjadi karena personnel keliru dalam mmahami perintah, membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. 3) Kolusi

Dewan SPAS Ikatan Akuntansi Indonesia (SPAS IAI, 1996:319,7), mengemukakan keterbatasan pengendalian internal sebagai berikut : “.....Keefektifan potensial pengendalian internal satuan usaha ditentukan oleh kendala yang melekat di dalamnya. Kesalahan penerapan kebijakan dan prosedur mungkin timbul dari sebab-sebab, misalnya salah mengerti instruksi yang diberikan, salah dalam membuat pertimbangan, kurang hati-hati, kurang perhatian dan lelah lebih lanjut, kebijakan dan prosedur, yang memerlukan pemisahan tugas dapat hilang keampuhannya jika


44

terjadi persekongkolan baik antara orang orang dalam satuan usaha atau dengan pihak di luar satuan usaha tersebut, atau jika manajemen melanggar kebijakan dan prosedur yang ada.”

2.5. Penjualan dan penagihan piutang

2.5.1. Definisi penjualan dan penagihan piutang

Definisi penjualan menurut Kohler (1979:715) adalah : “...a business transaction involving the delivery (i.e: the giving) of a commodity, a right, or a service in exchange for (the receipt of) cash, a promise to pay, or money ekuivalet, or for any combination of these items.” Dalam Standar Akuntansi Keuangan, dinyatakan bahwa penjualan merupakan salah satu sumber pendapatan. Kieso dan Weygandt (1995:325), mendefinisikan piutang sebagai berikut : “...receivables are claims held against customers and others for money, good or services. Those receivables expected to be collected within a year or during the current operation cycle, whichever is longer, are classified as current receivables. All other receivables are classified as non current.”

Definisi ini hampir sama dengan yang dinyatakan oleh Cashin (1988:25,2) yaitu : “...receivables are all claims against others collectible in money, goods (i.e; deposits or purchases) and services (i,e; prepaid expenses such as insurance).”

2.5.2. Arti penting penjualan dan penagihan piutang

Penjualan merupakan sumber penghasilan perusahaan. Secara sederhana, penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak milik atas


45

barang atau jasa dari pihak penjual ke pihak pembelian. Pada umumnya, penjualan dilakukan secara tunai dan kredit. Dalam penjualan tunai, pihak pembeli langsung melakukan pembayaran pada saat barang atau jasa diserahkan penjual dan menjadi haknya. Sebaliknya, dalam penjualan kredit, pihak pembeli tidak langsung melakukan pembayaran pada saat barang atau jasa diserahakan penjualan dan menjadi haknya. Akibatnya timbul piutang. Piutang merupakan kewajiban pihak pembeli terhadap penjual. Piutang usaha merupakan piutang yang terjadi akibat transaksi penjualan barang atau jasa dalam kegiatan normal. Piutang di luar usaha merupakan piutang yang tidak terjadi karena penjualan barang atau jasa. Misalnya, piutang yang timbul karenapemberian pinjaman kepada pihak ketiga, klaim asuransi, retitusi pajak, royalti, dll. Piutang dalam hubungan istimewa merupakan piutang yang timbul akibat adanya hubungan istemewa perusahaan dengan pihak terutang. Sebagian besar perusahaan, melakukan penjualannya secara kredit sehingga semakin besar nilai penjualannya maka semakin besar pula nilai piutangnya. Dengan demikian, sebagian besar aktiva perusahaan dalam bentuk piutang, artinya penjualan dan penagihan piutang merupakan salah satu faktor utama penentu kelangsungan hidup perusahaan. Penagiahan piutang yang terkendali, akan membawa dampak positif bagi perkembangan perusahaan.

2.5.3. Siklus penjualan dan penagihan piutang

Siklus penjualan dan penagihan piutang merupakan salah satu siklus penting dalam perusahaan. Melalui siklus ini, perusahaan mendapat pendapatan (revenue) sebagai penentu profit perusahaan dan menjamin berlangsungnya aktivitas perusahaan. Siklus penjualan dan penagihan piutang meliputi keputusan dan proses yang diperlukan dalam pengalihan hak kepemilikan barang dan jasa yang siap dijual kepada pelanggan. Siklus ini dimulai dari penerimaan order pesanan pelanggan dan berakhir dengan penerimaan uang kas perusahaan.


Fungsi-fungsi

46

dalam siklus penjualan dan penagihan piutang adalah

sebagai berikut : 1. Pemrosesan pesanan pelanggan Permintaan barang dan jasa dari pelanggan merupakan titik awal dari semua siklus penjualan dan penagihan piutang, yang merupakan penawaran resmi pelanggan terhadap pembelian sejumlah barang dan jasa berdasarkan syarat tertentu. Dokumen yang dipergunakan meliputi : 1) Customer order, merupakan permintaan barang dan jasa dari pelanggan, yang dapat diterima melalui surat, telepon, formulir tercetak yang dikirimkan kepada calon pelanggan yang ada, salesman, atau pun cara lainnya. 2) Sales order, merupakan dokumen yang berisi deskripsi, jumlah dan informasi berkaitan dengan barang dan jasa pesanan pelanggan. Dokumen ini digunakan sebagai bukti persetujuan kredit dan pengiriman barang. 2. Pemberian persetujuan kredit Sebelum pengiriman barang pihak berwenang harus menyetujui kredit bagi pelanggan yang membeli secara kredit. Pengendalian internal yang lemah dalam fungsi ini akan menyebabkan besarnya piutang tak tertagih. Bagi sebagian besar perusahaan, persetujuan kredit menunjukkan persetujuan untuk mengirimkan barang atau jasa. 3. Pengiriman barang Merupakan fungsi kritis, karena merupakan titik awal dalam siklus penyerahan aktiva perusahaan. Dokumen yang digunakan adalah shipping document, yang merupakan dokumen yang dipersiapkan untuk melakukan otorisasi pengiriman barang, mencatat deskripsi barang yang dikirim dan data lain yang relevan. Dokumen ini juga digunakan sebagai tagihan kepada pelanggan. Salah satu jenis dokumen ini adalah bill of landing, yang merupakan kontrak tertulis antara perusahaan pengangkutan barang dengan penjual atas penerimaan dan pengiriman barang.


47

4. Penagihan kepada pelanggan dan pencatatan penjualan Penagihan kepada pelanggan, lebih dikenal dengan istilah billing, yang menyatakan bahwa semua pengiriman yang terjadi telah dibuat penagihnya, tidak ada pengiriman yang di tagih lebih dari sekali dan setiap pengiriman ditagih dalam jumlah yang benar. Artinya, membebankan pelanggan atas sejumlah barang dan jasa yang dikirim sesuai dengan harga yang telah diotorisasi. Sistem billing meliputi : pembuatan faktur penjualan, diikuti dengan pembaharuan buku besar, dengan terjadinya penjualan dan penagihan piutang dagang. (a) Faktur penjualan Merupakan dokumen yang berisi deskripsi jumlah barang dan jasa yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, jangka waktu pembayaran dan data relevan lainnya (b) Jurnal penjualan Merupakan jurnal yang mencatat transaksi penjualan (c) Laporan ikhtisar penjualan Merupakan dokumen yang merangkum penjualan selama satu periode (d) Berkas induk piutang usaha Merupakan catatan atau file yang berisi penjualan, penerimaan kas, retur untuk pelanggan dan saldo piutang setiap pelanggan (e) Neraca saldo piutang usaha Merupakan daftar jumlah piutang untuk setiap pelanggan pada waktu tertentu. Neraca ini dipersiapkan langsung dari berkas induk piutang usaha (f) Laporan bulanan Merupakan dokumen yang berisi saldo awal piutang jumlah dan tanggal setiap transaksi setiap penjualan, pembayaran kas yang diterima (pembayaran tunai), nota kredit yang diterbitkan dan asldo akhir. Dokumen ini dikirimkan ke setiap pelanggan.


48

5. Pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas Fungsi ini meliputi penerimaan, penyetoran dan pencatatan penerimaan kas. Hal penting untuk diperhatikan adalah adanya kemungkinan terjadinya pencurian yang dapat terjadi sebelum dan sesudah pencatatan penerimaan kas dan penyetoran uang kas ke bank dalam jumlah yang benar dan waktu yang tepat. Semua uang kas yang disetor ke bank, dicatat dalam berkas transaksi penerimaan kas yang digunakan untuk pencatatan jurnal penerimaan kas dan memperbaharui buku besar. Dokumen yang digunakan : (a) Remittance advice Merupakan dokumen yang menyertai faktur penjualan yang dikirim ke pelanggan dan dikembalikan ke penjual beserta pembayaran tunai. Dokumen ini berisi nama pelanggan, nomor faktur pelanggan dan jumlah faktur pada saaat penerimaan pembayaran. (b) Prelisting of cash receipts Merupakan daftar yang dipersiapkan oleh pihak independen, yaitu pihak yang tidak mempunyai akses terhadap kas dan tidak bertanggung jawab atas pencatatan penjualan dan piutang ketika kas diterima. Dokumen ini digunakan untuk memverifikasi apakah kas yang diterima telah dicatat dan disetorkan dengan jumlah dan pada waktu yang tepat. (c) Cash receipt journal Meupakan jurnal untuk mencatat penerimaan kas hasil penagihan penjualan tunai dan penerimaan kas lainnya. 6. Pemrosesan dan pencatatan pengembalian dan potongan penjualan Jika pelanggan tidak puas terhadap barang yang diterima, biasanya penjual bersedia menerima pengembalian barang tersebut atau memberikan potongan harga. Pada umumnya, perusahaan mempersiapkan laporan penerimaan barang yang dikembalikan dan pengembaliann barang tersebut ke gudang.


49

Dokumen yang digunakan : (a) Credit memo Merupakan dokumen yang menunjukkan pengurangan jumlah taguhan kepada pelanggan yang disebabkan oleh adanya barang yang dikembalikan atau potongan penjualan. (b) Sales return and allowance journal Merupakan jurnal untk mencatat pengembalian barang dan potongan penjualan. 7. Penghapusan piutang tak tertagih Jika piutang tidak dapat ditagih karena diperkirakan debitur pailit, maka jumlah piutang tersebut harus dihapuskan. Praktek akuntansi yang tepat menghendaki penyesuaian piutang tidak tertagih. Dokumen yang digunakan adalah uncollectible account authorization form yaitu dokumen yang digunakan perusahaan untuk menunjukkan kewenangan dan mengotorisasi penghapusan piutang tidak tertagih. 8. penentuan cadangan kerugian piutang penentuan cadangan kerugian piutang, harus mancakup jumlah yang memadai untuk jumlah penjualan periode berjalan yang menurut perusahaan tidak dapat tertagih di masa yang akan datang. Penentuan cadangan kerugian piutang ini melalui metode penyisihan yakni penentuan suatu perkiraan akhir tahun atas saldo piutang yang tidak dapat ditagih, dapat menggunakan dasar penjualan bersih atau saldo piutang.

2.6. Efektivitas pengendalian internal penjualan dan penagihan piutang

2.6.1. Pengendalian internal penjualan

Tujuan pengendalian internal atas hasil penjualan adalah mencapai volume penjualan yang dikehendaki dengan biaya wajar yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengmbalian yang diharapkan atas nvestasi. Pengendalian yang memadai akan memungkinkan penyelesaian semua transaksi


50

dengan sempurna dan tepat, di samping akan menunjang pula dipatuhinya kebijakan operasi perusahaan. Kondisi yang memungkinkan terciptanya pengendalian internal penjualan yang memadai, meliputi : 1. Setiap fase penjualan harus dilaksanakan secara terpisah dan laporan dari masing-masing fase tersebut harus diverifikasi secara terpisah. 2. Pengendalian persediaan harus dikoordinasi dan dicocokkan dengan kas atau piutang yang dihasilakn dari penjualan. 3. Dokumen pengiriman barang dan dokumen penagihan kepada pelanggan harus memiliki hubungan yang erat dan sistematis. 4. Barang-barang yang diserahkan secara konsinyasi harus memperoleh pengendalian yang layak, serta laporan yang sistematis mengenai penjualan barang tersebut harus terselenggara dengan baik. 5. Catatan mengenai transaksi penjualan yang terjadi harus diselenggarakan dengan layak 6. Penjualan secara tunai harus mendapatperhatian dan pengendalian yang layak melalui pengawasan pengamanan yang memadai. 7. Retur penjualan harus ditangani sesuai dengan prosedur yang berlaku secara sistematis, serta dianalisis dan diselidiki penyebabnya.

Prinsip-prinsip pengendalian internal yang baik atas penjualan kredit meliputi : A) Organisasi (1) Adanya pemisahan fungsi pemberi otorisasi kredit dengan fungsi yang menangani penjualan kredit. (2) Fungsi pencatatan piutang harus terpisah dari fungsi penjualan dan pemberian otorisasi kredit. (3) Fungsi pencatatan piutang harus terpisah dari fungsi penerimaan uang hasil tagihan piutang. (4) Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, pemberian otorisasi kredit, pengiriman barang, penagihan, pencatatn piutang dan akuntansi.


51

B) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan (1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir order penjualan. (2) Persetujuan pemberiaan kredit diberikan oleh fungsi pemberi otorisasi kredit. (3) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang. (4) Penetapan hargajual, syarat penjualan, pengangkatan barang dan potongan penjualan oleh direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. C) Praktik yang sehat (1) Semua formulir yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit harus diberi nomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. (2) Jika formulir tidak terpakai karena salah tulis atau transaksi batal, maka dicap “BATAL” dan diarsip. Dengan tetap diarsipnya formulir yang batal tersebut, perusahaan dapat mengawasi kegiatan penjualan melalui formulir yang ada. (3) Semua permohonan kredit harus diteliti dengan seksama, termasuk kriteria calon pelanggan. Jika calon pelanggan tidak memenuhi kriteria, maka sebaiknya permohonan kredit pelanggan tersebut ditolak, karena kemungkinan besar tidak dapat melunasi kreditnya. Secara umum, tujuan pengendalian internal penjualan untuk menjamin, bahwa : 1) Penjualan tercatat adalah untuk pengiriman aktual yang dilakukan pada pelanggan non fiktif perusahaan. 2) Penjualan yang ada telah dicatat. 3) Penjualan yang dicatat adalah untuk jumlah barang yang dikirim dan ditagih, telah dicatat dengan benar. 4) Transaksi penjualan diklasifikasi dengan pantas. 5) Penjualan dicatat dalam waktu yang tepat.


52

6) Transaksi penjualan dimasukkan dalam berkas induk dan diiktisarkan dengan benar.

2.6.2. Pengendalian internal penagihan piutang

Piutang dalam arti luas merupakan semua hak atau klaim terhadap pihak lain atas uang, barang atau jasa. Untuk tujuan akuntansi, piutang diartikan lebih sempit yaitu sebagai klaim yang diharapkan akan diselesaikan melalui penerimaan kas. Piutang usaha merupakan akun penting dalam neraca karena merupakan bagian aktiva perusahaan yang cukup besar. Data mengenai piutang usaha, baik kualitas maupun jangka waktu kredit yang diberikan mencerminkan besarnya investasi daalam piutang usaha. Semakin besar penjualan kredit dalam suatu periode, semakin besar pula investasi dalam piutang usaha. Dengan demikian, semakin panjang masa kredit yang diberikan, semakin besar pula investasi dalam piutang tersebut. Peningkatan investasi piutang usaha yang disebabkan karena lamanya masa kredit tanpa disertai alasan tertentu yang dapat diterima, menunjukkan prestasi manajemen yang kurang baik karena perusahaan menjadi tidak likuid (ketersediaan uang kas dalam perusahaan). Dengan demikian, pengendalian terhadap penagihan piutang perusahaan sangat penting dalam perusahaan. Pengendalian piutang usaha dimulai sebelum ada persetujuan pengiriman barang dagang, sampai setelah penyiapan dan penerbitan faktur, dan diakhiri dengan penagihan hasil penjualan. Ada tiga bidang pengendalian umum yang berpengaruh terhadap pengendalian penagihan piutang perusahaan untuk menciptaakan pengendalian internal yang memadai, yaitu : 1) Pemberian kredit Kebijaksanaan kredit dan syarat penjualan harus diberikan kepada pelanggan yang memenuhi kriteria tertentu (keadaan keuangan yang baik) sehingga tidak menimbulkan risiko besar akibat pemberian kredit.


53

2) Penagihan Upaya penagihan piutang harus dilakukan sebagai usaha memperoleh pembayaran sesuai dengan syarat penjualan. 3) Penetapan dan penyelengaraan pengendalian internal yang layak Prosedur penagihan piutang yang telah diadministrasikan dengan baik dan wajar, tidak menjamin adanya pengendalian piutang yang baik. Misalnya masih ada kemungkinan penyerahan barang tanpa faktur atau penerimaan hasil penagihan piutang tidak diterima perusahaan. Untuk itu, diperlikan suatu pengendalian internal yang memadai.

Untuk pencapaian pengendalian internal yang memadai terhadap penagihan piutang perusahaan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu : 1) Setiap periodik dilakukan pengiriman konfirmasi piutang kepada debitor guna menyesuaikan saldo piutang yang ada pada kartu piutang dengan saldo yang dicatat debitur. Jika terjadi ketidaksesuaian, harus dicari penyebab terjadinya ketidaksesuaian tersebut dan dikonfirmasikan kepada debitur, untuk menghindarikan masalah berkepanjangan di kemudiaan hari. 2) Setiap periodik dilakukan penyesuaian saldo buku besar piutang dengan kartu piutang setiap debitur. 3) Adanya saldo cadangan kerugian piutang untuk mengantisipasi kemungkinan piutang yang tidak tertagih. 4) Pembuatan kartu piutang untuk masing-masing debitur sehingga setiap saat dapat diketahui saldo piutang masing-masing debitur.

Ini sudah di black list oleh perusahaan lain, karena sulit melunasi hutangnya. Hal ini dapat terjadi karena penbgendalian internal yang tidak efektif, mencakup informasi tentang syarat-syarat pelanggan yang layak diberi kredit, otorisasi yang tidak semestinya, lemahnya segregation of duties, dll. Akibatnya kinerja perusahaan kurang baik, ditandai dengan lemahnya likuiditas perusahaan, terganggunya aktivitas perusahaan, dll. Kinerja perusahaan ini menjadi perhatian internal auditor dan dimasukkan dalam saran-saran maupun rekomendasi, yang


54

diantaranya adalah perbaiakn pengendalian internal perusahaan. Dengan demikian secara otomatis pengendalian internal perusahaan menjadi semakin efektif. Hubungan ini, dapat dideskripsikan sebagai berikut : sesuai dengan peran dan tujuannya untuk mengupayakan pencapaian tujuan perusahaan, internal auditor akan memberikan saran-saran dan rekomendasi perbaikan kepada manajemen. Saran dan rekomendasi ini dijadikan masukan dalam pengambilan keputusan manajemen. Selanjutnya, keputusan manajemen akan mencakup saran dari internal auditor untuk meningkatkan pengendalian internal penjualan dan piutang. Pelaksanaan keputusan akan mewujudkan perilaku baru, misalnya menerapkan segregation of duties dan hasilnya pengendalian internal perusahaan semakin efektif.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Recommend Documents