10
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Konsep Tentang Peranan Menurut Soekanto (2000;268) peranan merupakan aspek dinamis kedudukan
(status) apakah seseorang melaksanakan hak-hak dan kewajiban-kewajibannya masing-masing sesuai dengan kedudukannya, maka dia akan menjalankan suatu peranan. Peranan mencakup tiga hal yaitu: ”1. Peranan meliputi norma-norma yang dihubungkan dengan posisi/tempat seseorang dalam masyarakat 2. Peranan adalah suatu konsep tentang apa yang dapat dilakukan oleh individu dalam masyarakat organisasi 3. Peranan juga dapat dikatakan sebagai perilaku individu yang penting bagi struktur sosial masyarakat”. 2.2
Sistem Informasi Akuntansi Pada perusahaan yang masih baik skala operasinya, pimpinan perusahaan
dapat langsung mengetahui dan mengawasi keadaan perusahaan tersebut. Dalam situasi ini, fungsi akuntansi sementara diselenggarakan hanya sekali dalam setahun pada saat informasi laporan untuk tujuan fiskal diperlukan. Hal ini disebabkan karena kedudukan manajer dan pemilik terdiri dari satu atau beberapa orang saja, sehingga pengelolaan supervisi dilakukan secara langsung dan personal. Sejalan dengan berkembangnya skala operasi dan semakin kompleksnya permasalahan yang timbul dalam perusahaan, maka kegunaan dari hasil akuntansi sebagai salah satu fungsi informasi dalam suatu perusahaan akan semakin meningkat pula. Dalam situasi demikian, tugas manajemen akan lebih rumit dan banyak menuntut ketahanan fisik mental dan kemampuan intelektual yang tinggi. Oleh
11
karena itu suatu alat bantu sistem informasi akuntansi sangat diperlukan kegunaannya dalam fungsi pengendalian dan pengawasan agar tugas manajer lebih ringan sehingga manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan lebih efektif dan efisien.
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Informasi akuntansi penting sekali bagi manajemen dari suatu satuan ekonomi yang efisien. Dalam suatu organisasi perusahaan, informasi akuntansi dihasilkan oleh suatu sistem. Setiap sistem terdiri dari elemen-elemen untuk menghasilkan informasi tersebut, antara lain buku harian (jurnal) dan buku besar. Unsur yang paling penting dalam suatu sistem adalah orang yang melaksanakan prosedur-prosedur agar beroperasinya sistem tersebut. Sistem Informasi Akuntansi menurut Cushing yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001;30) adalah: ”Merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang dibangun untuk menyajikan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data keuangan”. Pengertian Sistem Akuntansi menurut Mulyadi (2001;3) sebagai berikut: ”Organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian Sistem Informasi Akuntansi merupakan suatu sistem pengolahan data akuntansi yang terdiri dari koordinasi manusia, alat, dan metode berinteraksi dalam suatu wadah organisasi yang terstruktur untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen yang terstruktur.
12
2.2.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Manajer dalam suatu perusahaan membutuhkan alat untuk membantunya dalam pencapaian tujuan, dan alat itu adalah sistem informasi akuntansi yang akan memberikan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Suatu sistem informasi yang dirancang sedemikian rupa agar dapat memenuhi fungsinya di dalam perusahaan. Demikian pula suatu sistem informasi dalam memenuhi fungsinya harus memenuhi tujuan-tujuan yang dapat memberikan pedoman pada manajer dalam merencanakan suatu sistem yang dapat menghasilkan suatu sistem yang berguna terutama dalam perencanaan dan pengendalian. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi menurut Wilkinson (2000;8) ada dua yaitu tujuan utama dan tujuan spesifik. Tujuan utamanya adalah sebagai berikut: ”To provide accounting information to a wide variety of users”. Sedangkan tujuan spesifiknya adalah sebagai berikut: ”1. To support the day to day operations 2. To support decision making by internal decision makers. 3. To fulfill obligations relating to stewardship”. Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa tujuan utama sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi akuntansi secara luas yang bermacam-macam yang berguna bagi pemakai informasi. Sedangkan tujuan spesifiknya adalah untuk membantu dalam kegiatan operasi sehari-hari perusahaan, untuk membantu pengambilan keputusan oleh pembuat keputusan internal dan untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pengamanan.
13
2.2.4 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi adalah organisasi unsur-unsur sistem informasi akuntansi yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi menurut Cushing yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001;31) adalah sebagai berikut: ”1. Sumber Daya Manusia 2. Alat 3. Data (catatan dan formulir) 4. Informasi 5. Prosedur”. Kelima unsur diatas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Sumber Daya Manusia Sumber Daya Manusia merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang berperan di dalam pengambilan keputusan (apakah sistem dapat dilakukan dengan baik/tidak) dan dalam mengendalikan jalannya sistem. 2. Alat Alat merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang berperan di dalam mempercepat pengolahan data, meningkatkan ketelitian kalkulasi/perhitungan dan meningkatkan kerapihan bentuk informasi. Misalnya komputer. 3. Data (catatan dan formulir) Catatan merupakan konsep dasar pengendalian yang akurat yang menyediakan pengecekan atas penggunaan informasi. Formulir merupakan unsur penting dalam sistem informasi akuntansi yang berfungsi menciptakan informasi untuk mengembangkan data yang ada. Data yang dihasilkan dari catatan-catatan berupa jurnal-jurnal, buku besar, dan buku tambahan. Selain itu data yang dihasilkan dari formulir-formulir yang digunakan sebagai bukti tertulis dari transaksi.
14
4. Informasi Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi yang ada di perusahaan untuk dimanfaatkan oleh pengguna internal maupun eksternal. Bentuk-bentuk laporan yang dibutuhkan dalam proses penggajian seperti laporan potongan gaji yang telah dihitung, laporan waktu hadir, laporan daftar gaji dan laporan tunjangan karyawan. Pengguna internal terdiri dari para manajer dan karyawan perusahaan sedangkan pengguna eksternal meliputi pihak-pihak yang berkepentingan di luar perusahaan seperti kreditor, pemasok, pelanggan, pemegang saham, badan-badan pemerintah dan serikat pekerja. 5. Prosedur Prosedur adalah urutan dari suatu pekerjaan tata usaha (clerical operation) yang biasanya melibatkan beberapa petugas di dalam suatu bagian/lebih yang diadakan untuk menjamin pelaksanaan yang sama dari transaksi yang berulang-berulang dalam perusahaan.
2.3
Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Akuntansi penggajian perlu diselenggarakan dalam suatu sistem informasi
akuntansi yang baik, karena penggajian merupakan pos yang rawan dalam suatu perusahaan karena pada pos ini mudah terjadi inefisiensi dan kecurangan. Sistem
informasi
akuntansi
penggajian
yang dijalankan
perusahaan
merupakan suatu sistem, prosedur dan catatan serta formulir-formulir yang digunakan untuk menetapkan secara akurat berupa gaji yang harus diterima oleh setiap karyawan perusahaan tersebut, berapa gaji yang harus dipotong, misalnya potongan pajak penghasilan karyawan, pinjaman karyawan pada perusahaan, serta sisa gaji yang benar-benar telah dibayarkan kepada karyawan.
15
Sistem informasi akuntansi penggajian pada dasarnya bertujuan menyediakan informasi mengenai karyawan dan besarnya gaji yang dibayarkan kepada karyawan. Bagi manajemen, dimana informasi ini dapat membantu manajemen mengelola perusahaan.
2.3.1 Pengertian Gaji Gaji merupakan hal yang sangat penting dan sensitif bagi karyawan, karena menyangkut kepentingannya secara langsung terhadap perusahaan yang akan mempengaruhi motivasi dalam bekerja. Sedangkan bagi perusahaan, gaji merupakan bagian yang penting dalam unsur biaya produksi yang mempunyai jumlah yang material sehingga perlu ditekankan agar tujuan efisiensi tercapai. Pengertian gaji yang dikemukakan oleh Syahrul (2000;746) adalah sebagai berikut: ”Gaji adalah kompensasi bagi karyawan yang dibayar berdasarkan tarif per bulan atau per tahun” Sedangkan pengertian gaji menurut Mulyadi (2002;285) adalah sebagai berikut: ”Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh pegawai yang mempunyai jenjang jabatan manajer.
Umumnya gaji
diberikan secara tetap per bulan”. Pengertian sistem penggajian menurut Krismiaji (2002;389) adalah sebagai berikut: ”Serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang berhubungan dengan pengolahan karyawan perusahaan secara efektif”. Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa penggajian merupakan serangkaian aktivitas bisnis yang mengolah data yang berkaitan dengan pembayaran
16
jasa kepada karyawan tetap mulai dari manajer tingkat bawah sampai dengan manajer yang lebih tinggi yang dibayarkan secara berkala.
2.3.2 Formulir-formulir dalam Penggajian Mulyadi (2001;347) menjelaskan formulir-formulir yang digunakan dalam penggajian: ”1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2. Kartu jam hadir 3. Kartu jam kerja 4. Daftar gaji dan daftar upah 5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah 7. Amplop gaji dan upah 8. Bukti kas keluar”. La Midjan dan Azhar Susanto (2001;255) menjelaskan formulir-formulir dan laporan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penggajian adalah sebagai berikut: ”1. 2. 3. 4.
Cek gaji, upah dan amplop gaji (Pay Check and Envelope) Payroll journal dan check register Perincian gaji atau upah karyawan (Pay Stub Employee’s Earning Statement) Catatan gaji/upah karyawan (Employee’s Earning Record)
Berikut ini adalah uraian dari pernyataan di atas: 1. Cek gaji, upah dan amplop gaji (Pay Check and Envelope) Gaji/upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Suatu metode amplop gaji/upah dapat juga berisi kartu gaji yang menggambarkan gaji/upah kotor dan gaji/upah bersih. 2. Payroll journal dan check register Merupakan suatu buku jurnal dimana untuk setiap karyawan disediakan satu baris tersendiri yang menyebutkan nama, nomor, banyaknya jam kerja yang dikerjakan
17
baik jam biasa maupun jam lembur, allowance, potongan-potongan, upah bersih dan nomor cek. 3. Perincian gaji atau upah karyawan (Pay Stub Employee’s Earning Statement) Merupakan suatu perincian untuk para karyawan yang menjelaskan bagaimana gaji atau upahnya dihitung dengan tunjangan dan potongan-potongannya. 4. Catatan gaji atau upah karyawan (Employee’s Earnings Record) Catatan ini biasanya digunakan untuk menghitung jumlah jam, penghasilan kotor, potongan pajak dan lain-lain. Juga seringkali digunakan untuk membantu pimpinan dalam mengontrol gaji/upah, lembur dan lain-lain. Catatan tersebut akan menjadi data statistik yang penting sebagai sumber informasi bagi pimpinan mengenai: •
Jumlah karyawan seluruhnya.
•
Jumlah rata-rata yang dikerjakan oleh setiap karyawan.
•
Gaji/upah rata-rata yang diterima oleh karyawan untuk berbagai golongan (laki-laki, wanita, tenaga terlatih, tenaga tidak terlatih).
•
Data mengenai pergantian karyawan.
•
Data mengenai absensi karyawan.
•
Data keterlambatan karyawan.
•
Data pendapatan tahunan rata-rata karyawan.
2.3.3 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Mulyadi (2001;382) menjelaskan fungsi-fungsi yang terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian adalah sebagai berikut: ”1. 2. 3. 4. 5.
Fungsi Kepegawaian Fungsi Pencatat Waktu Fungsi Pembuat Daftar Gaji Fungsi Akuntansi Fungsi Keuangan”.
18
Berikut ini adalah penjelasan dari fungsi-fungsi di atas: 1. Fungsi Kepegawaian Bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. 2. Fungsi Pencatat Waktu Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan. 3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban, setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. 4. Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang mengenai sistem informasi akuntansi penggajian berada di bagian: a. Bagian Utang, bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem informasi akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji untuk membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji tersebut. b. Bagian Kartu Biaya, bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi
19
biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji tersebut. c. Bagian Jurnal, bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum. 5. Fungsi Keuangan, bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke Bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap pegawai, untuk selanjutnya dibagikan kepada yang berhak.
2.3.4 Prosedur-Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penggajian La Midjan dan Azhar Susanto (2001;240) menjelaskan prosedur-prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penggajian sebagai berikut: ”1.
Sistem dan prosedur penempatan karyawan (Employment Procedure)
2.
Sistem dan prosedur pencatatan waktu kerja (Time Keeping Procedure)
3.
Sistem dan prosedur penggajian (Payroll Procedure)”.
A. Sistem dan Prosedur Penempatan Karyawan (Employment Procedure) Fungsi utama bagian personalia dalam suatu perusahaan adalah menyediakan angkatan kerja yang efisien, menangani SDM dalam perusahaan yang mencakup prosedur penerimaan karyawan baru, program pendidikan, dan uraian tugas. Secara umum bagian ini menjamin agar seluruh organisasi perusahaan mengikuti kebijaksanaan kepegawaian dengan baik. Sistem dan prosedur penempatan karyawan merupakan kegiatan bagian personalia yang terdiri dari kegiatan: 1. Pencarian karyawan Yaitu mencari dan menerima karyawan baru, tugas-tugas yang termasuk di dalamnya adalah:
20
a. Memelihara catatan-catatan dan arsip untuk membantu mencari karyawan yang diperlukan, karyawan yang sudah diberhentikan dan mengurus penerimaan para pelamar. b. Memelihara
hubungan
dengan
kantor
penempatan
karyawan,
sekolah/perguruan tinggi/sumber lain. c. Memasang iklan atau melalui kontak pribadi. 2. Mengadakan wawancara Karyawan yang memenuhi persyaratan dipanggil untuk diwawancara mengenai kepandaian, kecakapan, pendidikan, dan pengalaman kerjanya. 3. Penempatan karyawan Penempatan karyawan dilakukan setelah calon karyawan dinyatakan lulus dari berbagai tes yang dijalani. Selanjutnya pihak perusahaan menyiapkan surat pengangkatan yang bersangkutan untuk dimasukkan ke dalam daftar gaji.
B. Sistem dan Prosedur Pencatatan Waktu (Time Keeping Procedure) Prosedur pencatatan waktu terdiri dari dua bagian kegiatan, yaitu: 1. Pencatatan Waktu Hadir (Attendance Time Keeping), yaitu pencatatan atas waktu kehadiran karyawan di pabrik atau kantor, sejak masuk sampai pulang yang tercantum pada kartu kehadiran. Catatan waktu hadir bisa diperoleh dengan cara: a. Kartu jam (clock card), yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing karyawan yang menunjukkkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini kemudian dimasukkan dalam pencatatan waktu hadir pada waktu karyawan datang maupun pulang. b. Daftar hadir yang ditandatangani oleh karyawan setiap hari. 2. Pencatatan Waktu Jam Kerja (Departement Time Keeping or Job Time Keeping), yaitu pencatatan waktu kerja sesungguhnya dalam setiap pekerjaan atau setiap departemen.
21
Catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugas dari daftar hadir yang dikerjakan khusus oleh petugas sendiri. Bagian pencatatan waktu mempunyai tujuan yaitu untuk: a. Memperoleh catatan kehadiran para karyawan, sehingga gaji hanya akan dibayarkan kepada karyawan yang benar-benar bekerja. b. Menetapkan banyaknya jam kerja lembur dari para karyawan yang lembur dan harus memenuhi uang lemburnya.
C. Sistem dan Prosedur Penggajian (Payroll Procedure) Sistem dan prosedur pengajian merupakan sistem dan prosedur untuk menghitung dan membayar gaji pada karyawan dengan melibatkan departemen personalia dan umum, departemen keuangan, dan departemen akuntansi. Fungsi yang dilakukan setiap bagian yang terlibat dalam sistem dan prosedur penggajian diuraikan sebagai berikut: 1. Departemen Personalia dan Umum meliputi: a. Bagian personalia yang memegang fungsi personalia yang berperan dalam kegiatan penggajian. b. Bagian pencatatan waktu yang memegang fungsi daftar gaji yang bertanggung jawab menghitung penghasilan tiap karyawan selama jangka waktu pembayaran tersebut. 2. Departemen Keuangan Bagian ini bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji serta berbagai tunjangan kesehatan karyawan. 3. Departemen Akuntansi Bagian yang bertanggung jawab atas pencatatan waktu biaya tenaga kerja untuk kepentingan harga pokok dan penyediaan internal guna pengawasan biaya tenaga kerja.
22
2.4
Pengertian Efektivitas Pengertian Efektivitas menurut Anthony and Govindarajan (2003;111) adalah sebagai berikut: ”Effectiveness is determined by relationship between a responsibility centre’s output and it’s objectives”. Jadi efektivitas adalah hubungan antara keluaran dengan tujuan harus
dicapainya. Semakin besar kontribusi keluaran yang dihasilkan terhadap nilai pencapaian tujuan tersebut, maka dapat dikatakan semakin efektif pula unit tersebut.
2.5
Pengendalian Internal Sejalan dengan semakin luas dan kompleksnya perusahaan, pimpinan
perusahaan dihadapkan kepada realita keterbatasan untuk dapat memonitor semua kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya secara langsung. Oleh karena itu diperlukan suatu pengendalian internal yang memadai yang dapat digunakan sebagai alat bantu manajemen dalam memastikan tercapainya sasaran dan tujuan perusahaan.
2.5.1 Pengertian Pengendalian Internal Pengertian pengendalian internal menurut Krismiaji (2002;218) adalah sebagai berikut: ”Rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen”. Sedangkan pengertian pengendalian internal menurut Mulyadi (2002;20) adalah sebagai berikut: ”Pengendalian internal sebagai suatu proses yang dijalankan oleh Dewan Komisaris, manajemen, dan personil lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: 1) keandalan pelaporan keuangan 2) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 3) efektivitas dan efisiensi operasi”.
23
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intenal merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian internal dijalankan oleh orang, tidak hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir tetapi diharapkan dapat memberikan keyakinan yang memadai.
2.5.2 Tujuan Pengendalian Internal Tujuan pengendalian internal menurut COSO yang dikutip oleh Bodnar and Hopwood (2001;182) adalah sebagai berikut: ”1. Effectiveness and efficiency operation 2.
Reliability of financial reporting
3.
Compliance with applicable laws and regulations”.
Pengendalian internal ini dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Efektivitas dan efisiensi operasi Tujuan dari pengendalian internal adalah untuk mengurangi pengulangan kerjasama aspek usaha yang mendorong efektivitas dalam kegiatan operasional perusahaan serta mencegah penggunaan sumber daya yang tidak efisien. 2. Keandalan pelaporan keuangan Dalam menyelenggarakan kegiatan operasi perusahaan, manajemen memerlukan informasi yang tepat dan akurat. Oleh karena itu diharapkan dengan adanya pengendalian intenal maka dapat menyediakan data atau catatan-catatan yang dapat dipercaya dan handal sehingga memungkinkan tersusunnya laporan keuangan yang dapat diandalkan. 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Tujuan pengendalian internal adalah memastikan bahwa peraturan dan hukum yang telah ditetapkan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan telah ditaati oleh seluruh karyawan perusahaan tersebut.
24
Ketiga tujuan pengendalian internal tersebut di atas merupakan output dari suatu pengendalian yang memadai. Oleh karena itu agar tujuan pengendalian dapat tercapai, perusahaan harus mempertimbangkan unsur-unsur pengendalian internal.
2.5.3 Unsur-unsur Pengendalian Internal Unsur-unsur pengendalian internal menurut Mulyadi (2002;183) adalah sebagai berikut: ”1. 2. 3. 4. 5.
Lingkungan pengendalian Penaksiran risiko Informasi dan komunikasi Aktivitas pengendalian Pemantauan”.
Unsur-unsur tersebut di atas dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian internal menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personil organisasi tentang pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian internal yang membentuk disiplin dan struktur. a. Nilai integritas dan etika Efektivitas pengendalian internal bersumber dari dalam diri orang yang mendesain dan melaksanakannya. Pengendalian internal yang memadai desainnya, apabila dijalankan oleh orang-orang yang tidak menjunjung tinggi integritas dan tidak memiliki etika, akan mengakibatkan tidak terwujudnya pengendalian internal. Oleh karena itu, tanggung jawab manajemen adalah menjunjung tinggi nilai integritas untuk mewujudkan apa yang dikatakan atau telah menjadi komitmennya.
25
b. Dewan Komisaris dan Komite Audit Dalam perusahaan yang berbentuk perseroan terbatas, jika penunjukkan auditor dilakukan oleh manajemen puncak, kebebasan auditor dapat tampak berkurang dipandang dari sudut pemegang saham. Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan yang go public sebaiknya mengalihkan wewenang penunjukkan auditor dari tangan manajemen puncak ke tangan Dewan Komisaris atau Komite Audit. c. Filosofi dan Gaya Operasi Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan oleh perusahaan. Sedangkan gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu entitas harus dilaksanakan. d. Struktur Organisasi Struktur dibentuk oleh manusia untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Orang bergabung dalam suatu organisasi dengan maksud utama untuk mencapai tujuan-tujuan yang tidak dicapainya dengan kemampuan yang dimilikinya sendiri. Struktur organisasi memberikan kerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pemantauan aktivitas entitas. e. Pembagian Wewenang dan Pembebanan Tanggung Jawab Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab merupakan perluasan lebih lanjut pengembangan struktur organisasi. Dengan pembagian wewenang yang jelas, organisasi akan dapat mengalokasikan berbagai sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan organisasi. f. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Karyawan merupakan unsur penting dalam setiap pengendalian internal. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, maka unsur pengendalian internal dapat dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan
26
tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. g. Komitmen Terhadap Kompetensi Untuk mencapai tujuan entitas, personil di setiap tingkat organisasi harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya
secara
pertimbangan
efektif.
manajemen
Komitmen atas
terhadap
pengetahuan
kompetensi dan
mencakup
keterampilan
yang
diperlukan, dan paduan antara kecerdasan, pelatihan serta pengalaman yang dituntut dalam pengembangan kompetensi. 2. Penaksiran Risiko Penaksiran risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis dan pengendalian risiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum di Indonesia. Penaksiran risiko manajemen harus mencakup pertimbangan khusus terhadap risiko yang dapat timbul dari perubahan keadaan, seperti: a. Bidang baru bisnis atau transaksi yang memerlukan prosedur akuntansi yang belum pernah dikenal. b. Perubahan standar akuntansi. c. Hukum dan peraturan baru. d. Perubahan yang berkaitan dengan revisi sistem dan teknologi baru yang digunakan untuk pengelolaan informasi. e. Pertumbuhan pesat entitas yang menuntut perubahan fungsi pengolahan dan pelaporan informasi serta personil yang terlibat di dalam fungsi tersebut. 3. Informasi dan Komunikasi Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personil yang terlibat dalam keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain. Oleh karena itu, sistem akuntansi yang efektif dapat
27
memberikan keyakinan memadai bahwa transaksi yang dicatat atau terjadi adalah sebagai berikut: a. Sah. b. Telah diotorisasi. c. Telah dicatat. d. Telah dinilai secara wajar. e. Telah digolongkan secara wajar. f. Telah dicatat dalam periode yang seharusnya. g. Telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar. 4. Aktivitas pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit atas laporan keuangan dapat digolongkan ke dalam berbagai kelompok. Salah satu cara penggolongan adalah sebagai berikut: 1) Pengendalian pengolahan informasi a) Pengendalian umum. b) Pengendalian aplikasi. 2) Pemisahan fungsi yang memadai. 3) Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan. 4) Review atas kinerja. 5. Pemantauan Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personil yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan apakah pengendalian internal beroperasi sebagaimana yang diharapkan dan untuk menentukan apakah
28
pengendalian internal tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan.
2.6
Pengendalian Internal Pembayaran Gaji Masalah gaji harus mendapatkan perhatian pimpinan perusahaan bukan saja
karena jumlah yang dikeluarkan sangat besar akan tetapi juga gaji sangat mudah untuk disalahgunakan. Oleh karena itu pimpinan perusahaan harus menerapkan sistem informasi yang memadai sebagai alat untuk menciptakan pengendalian internal pembayaran gaji pada perusahaan yang dipimpinnya. Tujuan pengendalian internal pembayaran gaji adalah agar gaji dapat dibayarkan kepada karyawan secara tepat dan benar serta serta dilain pihak untuk menyajikan informasi atau data yang tepat, cepat, dan akurat untuk disampaikan kepada manajemen. Adapun tujuan pengendalian internal pembayaran gaji menurut Arens dkk (2006;566) adalah sebagai berikut: ”1. Recorded payroll payments are for work actually performed by existing employees (existence) 2. Existing payroll transactions are recorded (completeness) 3. Recorded payroll transactions are for the amount of time actually worked and are at the proper pay rate; withholdings are properly calculated (accuracy) 4. Payroll transactions are properly classified (classification) 5. Payroll transactions are recorded on the correct dates (timing) 6. Payroll transactions are properly included in the payrolll master file and are properly summarized (posting and summarization)”. Uraian dari kutipan di atas adalah sebagai berikut: 1. Eksistensi atau keberadaan, setiap transaksi pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang secara aktual dilakukan oleh karyawan non fiktif. 2. Kelengkapan, setiap transaksi penggajian yang telah dicatat.
29
3. Akurasi, transaksi penggajian yang dicatat adalah jumlah waktu jam kerja aktual dan tingkat gaji yang semestinya. 4. Klasifikasi, transaksi penggajian diklasifikasikan dengan benar. 5. Tepat waktu, transaksi penggajian dicatat pada waktu yang tepat. 6. Posting dan pengikhtisaran, transaksi penggajian dimasukkan dalam berkas induk penggajian dengan semestinya dan diikhtisarkan dengan semestinya.
2.7
Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Pembayaran Gaji Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengendalian internal pembayaran
gaji karyawan, kedua-duanya berfungsi sebagai alat yang mempermudah pimpinan perusahaan dalam melaksanakan aktivitas perusahaan. Dalam hal ini perlu diketahui bagaimana hubungan yang ada diantara kedua pengertian tersebut agar dapat diketahui letak dan pengaruhnya satu sama lain. Sistem informasi akuntansi penggajian adalah salah satu alat yang memberikan informasi aktivitas perusahaan terutama penggajian dan dimanfaatkan pimpinan perusahaan dalam pengambilan keputusan. Sedangkan pengendalian internal pembayaran gaji adalah alat yang memberikan jaminan yang memadai bahwa semua harta milik, aktivitas dan catatan keandalannya dapat dipercaya. Otomatis hal ini akan berpengaruh kepada kelayakankelayakan informasi yang diperlukan dan ini penting bagi terciptanya suatu sistem informasi akuntansi penggajian yang baik. Sistem
informasi
akuntansi
yang
diciptakan
oleh
perusahaan
dan
pengendalian internal pembayaran gaji dilaksanakan secara bersama-sama dalam suatu perusahaan yang telah menerapkan sistem informasi penggajian yang baik. Agar pengendalian internal terhadap pembayaran gaji dapat mencapai sasarannya yaitu informasi yang diperoleh mengenai karyawan dapat dijamin keabsahannya,
30
kelengkapannya, penilaiannya, klasifikasinya, tepat waktu, diotorisasi dengan pantas serta telah diposting dan diikhtisarkan dengan benar. Agar sasaran tersebut dapat tercapai, harus didukung oleh pelaksanaan sistem dan prosedur pencatatan yang baik. Dengan kata lain, tujuan pengendalian internal pembayaran gaji dapat tercapai dengan dilaksanakannya unsur-unsur dan tujuan pengendalian internal serta berperannya sistem informasi akuntansi dalam menyediakan sumber daya manusia, alat, data, informasi dan prosedur.
