BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Teknologi Informasi 2.1.1 Pengertian Teknologi Informasi Teknologi Informasi (TI) dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi. Kata teknologi bermakna pengembangan dan penerapan berbagai peralatan atau sistem untuk menyelesaikan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh manusia dalam kehidupan sehari-hari, kata teknologi berdekatan artinya dengan istilah tata cara. Menurut Azmi, Yan (2009: 2), “informasi adalah data yang diproses kedalam bentuk yang lebih berarti bagi penerima dan berguna dalam pengambilan keputusan, sekarang atau untuk masa yang akan datang”. Untuk lebih jelasnya berikut ini penulis kemukakan beberapa defenisi mengenai teknologi informasi. Menurut McKeown yang dikutip oleh Suyanto (2005: 3), “teknologi informasi merujuk pada seluruh bentuk teknologi yang digunakan untuk menciptakan, menyimpan, mengubah dan menggunakan informasi dalam segala bentuknya”. Pendapat yang sama juga dikemukakan oleh Williams dan saywer yang dikutip oleh Seesar (2010: 6), bahwa “teknologi informasi merupakan sebuah bentuk umum yang menggambarkan setiap teknologi yang membantu menghasilkan,

memanipulasi,

menyimpan,

mengkomunikasikan

dan

atau

menyampaikan informasi”. Sedangkan menurut Ishak (2008: 87), “teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya”. Selain pendapat di atas, Information Technology Association of America (ITAA) yang dikutip oleh Sutarman (2009: 13) menyatakan bahwa, “teknologi informasi adalah suatu studi, perancangan, pengembangan, implementasi, dukungan atau manajemen system informasi berbasis komputer, khususnya aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras komputer”.

15 Universitas Sumatera Utara

Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa teknologi informasi adalah suatu kombinasi antara teknologi komputer dan teknologi komunikasi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan ,memanipulasi data dengan mendalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. 2.1.2 Tujuan dan Fungsi Teknologi Informasi Teknologi informasi dewasa ini menjadi hal yang sangat penting karena sudah banyak organisasi yang menerapkan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan organisasi. Penerapan teknologi informasi pada tiap perusahaan atau organisasi tentunya memiliki tujuan yang berbeda karena penerapan TI pada suatu organisasi adalah untuk mendukung kepentingan usahanya. Adapun yang menjadi tujuan dari adanya teknologi informasi menurut Sutarman (2009: 17), “untuk memecahkan masalah, membuka kreativitas, dan meningkatkan efektivitas dan efesiensi dalam melakukan pekerjaan”. Sedangkan Fungsi Teknologi Informasi menurut Sutarman (2009: 18) ada enam fungsi, yaitu : 1. Menangkap (Capture) 2. Mengolah (Processing) Mengkompilasikan catatan rinci dari aktivitas, misalnya menerima input dari keyboard, scanner, mic dan sebagainya. Mengolah/memproses data masukan yang diterima untuk menjadi informasi. pengolahan/pemrosesan data dapat berupa konversi (pengubahan data kebentuk lain), analisis (analisis kondisi), perhitungan (kalkulasi), sintesis (penggabungan) segala bentuk data dan informasi. a. Data processing, memproses dan mengolah data menjadi suatu informasi. b. Information processing, suatu aktivitas computer yang memproses dan mengolah suatu tipe/bentuk dari informasi dan mengubahnya menjadi tipe/bentuk yang lain dari informasi. c. Multimedia system, suatu system komputer yang dapat memproses berbagai tipe/bentuk dari informasi secara bersamaan (simultan). 3. Menghasilkan (Generating)


Menghasilkan atau mengorganisasikan informasi ke dalam bentuk yang berguna. Misalnya : laporan, tabel, grafik dan sebagainya. 4. Menyimpan (Storage) Merekam atau menyimpan dan informasi dalam suatu media yang dapat digunakan untuk keperluan lainnya. Misalnya disimpan ke harddisk, tape, disket, compact disc (CD) dan sebagainya. 5. Mencari kembali (Retrieval) Menelusuri, mendapatkankembali informasi atau menyalin (copy) data dan informasi yang sudah tersimpan, misalnya mencari supplier yang sudah lunas dan sebagainya. 6. Transmisi (Transmission) Mengirimkan data dan informasi dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui jaringan computer. Misalnya mengirimkan data penjualan dari user A ke user lainnya dan sebagainya. Dari uraian di atas, dapat diketahui bahwa teknologi informasi memiliki tujuan dan fungsi yang berbeda bagi suatu perusahaan dan itu semua tergantung pada bidang usaha masing-masing perusahaan. 2.1.3 Komponen-Komponen Teknologi Informasi Komponen teknologi informasi merupakan sub sistem yang terbentuk sehubungan dengan penggunaan teknologi informasi. Menurut Seesar (2010: 6) teknologi informasi terdiri dari 3 (tiga) komponen utama yang terdiri dari : 1. Perangkat keras (hardware) Merupakan perangkat fisik yang membangun sebuah teknologi informasi. Contohnya : monitor, keyboard, mouse, printer, harddisk, memori, mikroprosesor, CD-ROM, kabel jaringan, antenna telekomunikasi, CPU, dan peralatan I/O. 2. Perangkat lunak (software) Merupakan program yang dibuat untuk keprluan khusus yang tersusun atas program yang menentukan apa yang harus dilakukan oleh komputer. Perangkat lunak dapat dibagi menjadi tiga, yaitu : a. Perangkat lunak sistem, merupakan perangkat lunak yang dibuat khusus untuk dapat mengontrol semua perangkat keras, sehingga semua perangkat keras teknologi informasi dapat bekerja dengan kompak sebagai sebuah sistem yang utuh. Misalnya : Sistem Operasi Window, Linux, Unix, OS/2, dan FreeBSD. b. Perangkat lunak bahasa pemrograman, merupakan perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membuat program aplikasi maupun perangkat lunak sistem. Misalnya: Visual Basic, Delphi, Turbo C, Fortran, Cobol, Turbo Assembler, dan Java. c. Perangkat lunak aplikasi, merupakan program jadi siap pakai yang dibuat untuk keperluan khusus. Misalnya untuk keperluan multimedia : ada perangkat lunak Jet Audio, Windows Media 17 Universitas Sumatera Utara

Player, Winamp, Real Player. Untuk keperluan aplikasi perkantoran: ada Microsoft Office dan Open Office yang terdiri atas beberapa program untuk berbagai keperluan seperti pengolahan kata, angka, data dan presentasi. 3. Manusia ( brainware ) Merupakan personel-personel yang terlibat langsung dalam pemakaian komputer, seperti Sistem Analis, Web Master, Web Disigner, Animator, Programmer, Operator, User dan lain-lain. Terdapat berbagai peran yang dapat dilakukan manusia dalam bagian sistem komputer, antara lain : a. Analis sistem, berperan melakukan analisis terhadap masalah yang dihadapi, serta merancang solusi pemecahannya dalam bentuk program komputer. b. Programmer, berperan menerjemahkan rancangan yang dibuat analis kedalam bahasa pemrograman sehingga solusi dapat dijalankan komputer. c. Operator berfungsi menjalankan komputer berdasarkan instruksi yang diberikan. d. Teknisi, bertugas merakit atau memelihara perangkat keras komputer, dan lain-lain. Berdasarkan uraian di atas, dapat dinyatakan bahwa komponen teknologi informasi terdiri dari satu kesatuan yang saling ketergantungan dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain. 2.1.4 Peranan Teknologi Informasi Bagi Perusahaan Peranan teknologi informasi bagi perusahaan sangatlah penting. Teknologi informasi berperan penting untuk meningkatkan kualitas informasi dan juga sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikan dan mengolah data dengan cepat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi kompetisi. Selain itu teknologi informasi juga berperan penting bagi perusahaan untuk mengefisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. Penerapan teknologi informasi pada tiap perusahaan atau organisasi tentunya memiliki tujuan yang berbeda karena penerapan TI pada suatu organisasi adalah untuk mendukung kepentingan usahanya. Apalagi dengan kondisi saat ini, dengan persaingan dan fluktuasi dunia bisnis yang tinggi sehingga penerapan TI bukan hanya sebagai supporting tools saja, tetapi menjadi strategic tools, dimana


fungsi dan perannya lebih komprehensif dan lebih luas terkait pada visi, misi dan tujuan perusahaan. Peran teknologi informasi bagi suatu perusahaan dapat dilihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry yang dikutip oleh Perdana (2009: 3), ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di suatu perusahaan, yaitu: 1. Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure. 2. Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait. 3. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehariharinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas. 4. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi. 5. Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep kemitraan strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan kegiatan pengalihdayaan atau outsourcing sejumlah proses bisnis terkait dengan manajemen teknologi informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya.


Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa suatu teknologi informasi dapat berperan di dalam berberapa fungsi yaitu fungsi operasional, fungsi monitoring dan kontrol, fungsi planning and decision, fungsi communication dan fungsi interorganisational. 2.2 Budaya Informasi 2.2.1 Pengertian Budaya Informasi Budaya perusahaan kini dianggap sebagai konsep penting dalam manajemen

organisasi.

Banyak

penelitian

menunjukkan

bahwa

budaya

perusahaan memberikan dampak yang signifikan terhadap kriteria ekonomi jangka panjang. Perkembangan riset tentang budaya kini menjadi lebih spesitik masuk ke dalam aktifitas- aktititas penting dalam bisnis. Kotter dan Hessket dalam Suroso (1998: 1) menyatakan bahwa, “budaya perusahaan diperkirakan akan menjadi satu faktor yang semakin penting dalam menentukan keberhasilan atau kegagalan suatu perusahaan dalam dasawarsa mendatang”. Peran kritis budaya akan semakin terlihat ketika perusahaan berusaha menyempurnakan operasinya sebagai respon terhadap perubahan lingkungan ekonomi, politik, dan teknologi Budaya informasi adalah bagian dari budaya organisasi secara keseluruhan. Menurut Ginman yang dikutip oleh Widen-Wulff (2000: 6) menyatakan bahwa, “valuation and attitudes towards information are depending on the organisation's situation and personal attitudes, the information profile must be confirmed so that the executive becomes aware of the importance of the information”. Budaya informasi harus meresap ke dalam jiwa masing-masing individu jika ingin perusahaan dimana mereka bekerja meningkat kinerjanya dari hari ke hari. Berikut ini penulis mengemukakan beberapa defenisi mengenai teknologi informasi. Menurut Ginman yang dikutip oleh Choo, dkk (2008: 2), Information culture as the culture in which the transformation of intellectual resources is maintained alongside the transformation of material resources. The primary resources for this type of transformation are varying kinds of knowledge and information.


Pendapat di atas dapat diartikan sebagai berikut, budaya informasi sebagai budaya di mana transformasi sumber daya intelektual dijaga bersama transformasi sumber daya material. Sumber daya utama untuk tipe transformasi adalah berbagai jenis pengetahuan dan informasi. Sedangkan menurut Max Boisot dalam bukunya “information and Organisations” mengemukakan bahwa, “budaya informasi sebagai suatu sistem kondusif yang mendukung terjadinya perilaku pertukaran informasi antar individu maupun kelompok di dalam organisasi”. Pendapat lain dikemukakan oleh Marchand yang dikutip oleh Suroso (1998: 1) bahwa, “budaya informasi adalah mencakup nilai-nilai sikap dan perilaku yang mempengaruhi orang dalam perusahaan tersebut di dalam segenap cara pandang mengumpulkan, mengorganisasi, memproses, menggunakan dan mengkomunikasikan informasi”. Sedangkan Curry dan Moore yang dikutip oleh Choo, dkk (2008: 2) berpendapat bahwa, A culture in which the value and utility of information in achieving operational and strategic success is recognised, where information forms the basis of organizational decision making and Information Technology is readily exploited as an enabler for effective Information Systems. Pendapat di atas dapat diartikan sebagai berikut, sebuah budaya yang nilai dan kegunaan informasi dalam mencapai kesuksesan operasional dan strategis diakui, dimana informasi menjadi dasar suatu pengambilan keputusan organisasi dan teknologi informasi siap dimanfaatkan sebagai sebuah kemungkinan untuk sistem informasi yang efektif. Pendapat

lain

yang

menjelaskan

pengertian

budaya

informasi

dikemukakan oleh Suroso (1998: 2) yang menjelaskan defenisi budaya informasi berdasarkan fungsi manajer untuk pembentukan strategi dan pengimplementasian perubahan : Budaya Fungsional : Manajer menggunakan informasi sebagai cara untuk mempengaruhi orang lain. Budaya Berbagi : Manajer dan pegawai saling percaya untuk berbagi informasi dalam upaya peningkatan kinerja mereka. Budaya Mencari : Manajer dan pegawai menggunakan informasi untuk memahami masa depan dan menentukan bagaimana


mereka dapat berubah untuk memenuhi tantangan masa depan. Budaya Menemukan : Manajer dan pegawai terbuka terhadap cara berfikir baru dalam menghadapi krisis dan siap melakukan perubahan radikal untuk pencapaian tujuan. Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat diketahui bahwa budaya informasi merupakan sikap atau perilaku yang mempengaruhi individu atau kelompok dalam suatu perusahaan di dalam segenap cara pandangnya terhadap informasi, baik itu cara pandang mengumpulkan, mengorganisasi, memproses, menggunakan atau mengkomunikasikan informasi dan yang mempengaruhi suatu perusahaan di dalam pengambilan suatu keputusan. 2.2.2 Tujuan Budaya Informasi Budaya informasi memiliki arah dan tujuan yang jelas untuk membantu setiap individu ataupun organisasi untuk pengambilan kebijakan strategis dan implementasi perubahan. Suroso yang dikutip oleh Ginting (2010: 7) menjelaskan tujuan informasi ke dalam empat tantangan sebagai berikut : 1. Mereka harus memperlakukan informasi dan pengetahuan sebagai aset yang tampak (visible asset), padahal selama ini informasi dianggap sebagai aset yang tak tampak (invisible assets) 2. Mereka tidak boleh menganggap bahwa infranstruktur teknologi informasi akan memecahkan masalah ini dalam budaya dan perilaku informasi yang ada. Meskipun, misalnya jaringan komputer dan komunikasi memberikan alat untuk menggunakan informasi dan pengetahuan untuk keunggulan kompetitif, bagaimana dan kenapa karyawan menggunakan informasi tersebut akan menjadi lebih penting. 3. Pekerja berpendidikan tinggi akan lebih bias menyesuaikan diri terhadap sikap-sikap manajerial yang mempengaruhi bagaimana cara informasi dan pengetahuan digunakan. Mereka akan lebih mudah untuk mengenali perilaku informasi yang merusak atau perilaku informasi yang diluar nilai budaya dan tujuan bisnis perusahaan. 4. Perusahaan yang paling pertama dalam industrinya mengaitkan budaya informasi kepada strategi bisnis dan pasarnya akan mendapatkan keunggulan kompetitif. Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa yang penting di dalam suatu budaya informasi adalah tentang bagaimana informasi digunakan.


2.2.3 Model Budaya Informasi Berdasarkan hasil riset Indrajit (2005: 5), yang diilhami dengan teori Max Boisot, Justin Keen menemukan adanya 5 (lima) jenis model struktur manajemen informasi yang sangat dipengaruhi oleh budaya informasi perusahaan terkait. Adapun kelima model tersebut beserta karakteristiknya dapat dilihat pada tabel dan uraian berikut : Tabel 2.1 Model Budaya Informasi

Model Technocratic Utopianism Anarchy Feudalism

Dictatorship

Federalism

Characteristics A heavily technical approach to information management, stressing categorization and modeling of an organisation’s full information assets, which heavily reliance on emerging technologies No overall information policy, leaving individuals to obtain and manage their information Information is managed by individual functions or departments, which define their own information needs and report only limited information to the center The board defines information categories and reporting structures, and may not willingly share information with the wider organisation Information management is based on concensus and negotiation about information flows

1. Technocratic Utopianism merupakan suatu sistem dimana organisasi secara ketat, detail, dan konsisten mengatur penciptaan, distribusi, dan penggunaan setiap kategori informasi yang ada di perusahaan. Demi kelancaran proses penyebaran informasi, disusunlah sejumlah prosedur dan standar yang harus dipatuhi oleh setiap individu di dalam menggunakan beragam perangkat teknologi informasi dan komunikasi. Dengan kata lain, setiap individu di dalam organisasi ini haruslah “information technology literate” karena teknologi dan informasi telah menjadi asset berharga yang tak terpisahkan dengan keberadaan perusahaan. Dalam format ini biasanya terdapat sebuah unit teknologi informasi yang bertugas “menjamin” tercapainya suasana budaya informasi yang ketat dan “by the book” (sesuai aturan yang disepakati). 2. Anarchy adalah suatu kondisi dimana perusahaan sama sekali tidak memiliki kebijakan dan prosedur berkaitan dengan manajemen informasi. Setiap individu diberikan keleluasaan dan kewajiban untuk


mengurus kebutuhan informasinya masing-masing, sesuai dengan peranan, tugas, dan tanggung jawabnya di dalam organisasi. Perusahaan hanyalah menyediakan teknologi dan jalur akses terhadap berbagai sumber informasi terkait dengan bisnis perusahaan, baik yang sifatnya internal maupun eksternal. Tentu saja dalam kerangka tersebut tidak akan ditemukan unit organisasi yang mengurusi manajemen informasi, karena perusahaan biasanya menyerahkan hak penyediaan infrastruktur informasi dan komunikasi ke pihak ketiga melalui cara outsourcing. 3. Feudalism terjadi apabila kebutuhan dan tata kelola manajemen informasi dipegang atau “dimonopoli” oleh satu atau beberapa fungsi organisasi khusus. Unit-unit organisasi inilah yang menentukan model, kategori, dan standar informasi yang perlu dikelola oleh perusahaan dan merekalah yang akan menyediakannya bagi seluruh individu yang ada. Dalam format kerangka ini, biasanya para individu dan unit lainnya akan sangat bergantung dengan divisi atau departemen teknologi informasi yang dimaksud. 4. Dictatorship menempatkan posisi para pimpinan perusahaan atau yang biasa disebut sebagai Dewan Direksi sebagai pihak yang memutuskan dan mengontrol keberadaan informasi di perusahaan. Dewan inilah yang akan menentukan tipe dan jenis informasi yang dibutuhkan perusahaan, siapa saja yang boleh memperoleh dan mengaksesnya, sampai dengan struktur kontrol dan pelaporan manajemen terkait dengannya. Ada atau tidaknya unit yang bertanggung jawab terhadap teknologi informasi sangat ditentukan oleh keputusan dewan tersebut. 5. Federalism dipandang sebagai sebuah sistem manajemen yang cukup “demokratis” karena sejumlah pihak yang berkepentingan mengadakan “konsensus” bersama mengenai tata kelola informasi yang ada dan mengalir di perusahaan. Bentuk konsensus yang dimaksud dapat bermacam-macam, mulai yang sangat formal seperti kesepakatan membentuk suatu unit atau komunitas khusus di masing-masing fungsinya, sampai dengan yang informal seperti pembentukan Dewan Perwakilan Users. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa ada 5 model budaya informasi dimana model budayanya ditentukan oleh kebijakan suatu perusahaan. 2.2.4. Pengaruh Budaya Informasi Budaya informasi memegang peranan penting di dalam suatu perusahaan karena dapat meningkatkan kinerja suatu perusahaan setiap harinya dan dapat mempengaruhi cara para pegawai dalam menggunakan informasi untuk mencapai suatu tujuan atau hasil tertentu . Dalam budaya Perusahaan seorang manajer sering menggunakan informasi didalam pengambilan keputusan. Banyak manajer


sepakat bahwa budaya informasi merupakan suatu elemen yang penting dalam pembentukan strategi dan pengimplementasian perubahan. Menurut Orna yang dikutip oleh Choo, dkk(2008: 2) menyatakan bahwa, “The information culture in organizations has a decisive influence on how information products [resources and services] are managed, and how effective they are”. Pendapat Orna di atas menjelaskan bahwa, budaya informasi merupakan suatu elemen budaya organisasi yang mempengaruhi manajemen dan penggunaan informasi. Dengan demikian, budaya informasi diwujudkan dalam nilai-nilai organisasi, norma, dan praktek yang berdampak pada informasi yang dirasakan, dibuat dan digunakan. Nilai adalah keyakinan yang dipegang tentang peran dan kontribusi informasi kepada organisasi, serta prinsip-prinsip yang mendefinisikan bagaimana informasi harus dibuat dan digunakan. Norma adalah aturan atau standar yang diterima secara sosial yang mendefinisikan tentang perilaku informasi yang normal atau diharapkan dalam organisasi. Norma dapat eksplisit atau implisit. Praktek Informasi adalah pengamatan pola kerja yang stabil dan keterhubungan yang link orang, informasi, dan teknologi dalam pelaksanaan kerja organisasi sosial. Sehubungan dengan hal di atas Marchand yang dikutip oleh Suroso (1998: 2)

menyatakan

mempengaruhi

bahwa, cara

ada

orang

empat

budaya

menggunakan

informasi

informasi

dan

masing-masing merefleksikan

kepentingan pimpinan organisasi untuk manggunakan informasi dalam mencapai sukses atau menghindari kegagalan, yaitu : (a) Budaya fungsional Dalam budaya fungsional, informasi digunakan sebagai cara untuk mempengaruhi orang lain. Budaya ini diasosiasikan dengan perusahaan yang beroperasi dalam hirarki komando dan kontrol dimana pembagian fungsional tenaga kerja didorong oleh pendekatan kebutuhan untuk mengetahui. Perilaku informasi yang diasosiasikan dengan budaya ini adalah kontrol. Kata kontrol disini bukan dimaksudkan sebagai suatu hal yang negatif. Banyak aktifitas perusahaan yang harus dikontrol mulai dari keuangan sampai pembelian. Tetapi masalahnya adalah apakah kontrol merupakan aspek positit dari budaya perusahaan itu atau apakah kontrol tersebut melahirkan infieksibiiitas dan perilaku inward-looking (b) Budaya berbagi (sharing)


Budaya berbagi (sharing) informasi yaitu budaya dimana manajer dan pegawainya cukup saling percaya untuk berbagi informasi guna menyesuaikan dan meningkatkan proses dan kinerjanya. Berbagi informasi yang terbuka tentang kegagaian aktual maupun potensial sangat panting untuk penyelesaian masalah dan penyesuaian untuk perubahan. Banyak perusahaan gagal menerapkan TQM (Total Quality Management) atau BPFt (Business Process reengineering) karena pada saat yang sama mereka mang hukum pegawaiinya yang mengungkapkan kegagalan atau kesalah'an. Padahal dalam TOM dan BPFI diperlukan saling tukar informasi kesalahan untuk perbaikan terus menerus. Beberapa perusahaan mendapatkan bahwa berbagi informasi antar tim, fungsi, pelanggan dan pemasok, dapat membantu memecahkan masalah dan memperbaiki proses dan produk. (c) Budaya mencari (inquiring) Budaya mencari (inquiring) yaitu jika manajer dan pegawai berusaha meningkatkan pemahaman mereka terhadap kecenderungan yang terjadi di masa depan dan menentukan bagaimana mereka dapat berubah untuk memenuhi tantangan rnasa depan. Perilaku informasi yang dominan adalah antisipasi. Dalam banyak perusahaan “budaya mencari" sudah cukup ada dalam kantung-kantung seperti pelayanan konsumen, riset pasar, intelijen persaingan, penilaian teknologi, dan litbang. Akan tetapi dalam beberapa jenis perusahaan lain, seperti semi konduktor dan pembuat perangkat lunak, kondisi demikian saja tidak cukup karena perubahan yang sangat turbulen dalam industri tersebut. (d) Budaya menemukan (discovering) Budaya menemukan (discovery), yaitu kondisi dimana manajer dan karyawan terbuka terhadap cara berpikir baru tentang krisis dan perubahan radikal. Perusahaan seperti ini sengaja membuang cara berpikir lama dan mencari perspektif dan Ede-ide baru dengan tuiuan menciptakan produk dan jasa yang mendefinisikan kembali peluang kompetisi terhadap pasar dan industri. Perusahaan-perusahaan seperti ini fidak sekedar berantisigasi atau beradaptasi tapi aktif membentuk basis Kompetisinya. Budaya ini tidak lagi ada dalam beberapa kantung di perusahaan tapi telah menjadi bagian integral dari seluruh strateginya. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa ada empat budaya informasi yang masing-masing mempengaruhi cara orang menggunakan informasi dan merefleksikan kepentingan pimpinan organisasi untuk manggunakan informasi.


2.2.5 Perilaku dan Nilai Informasi Budaya informasi di dalam konteks organisasi, nilai-nilai dan sikap cenderung dibentuk oleh interaksi di dalam dan di berbagai lapisan dari budaya organisasi-nasional, kerja dan perusahaan. Menurut Marchand, Kettinger, dan Rollins yang dikutip oleh Choo, dkk (2008: 794), “Perilaku dan nilai informasi adalah kemampuan untuk membangkitkan dan mengembangkan perilaku dan nilai-nilai pada orang untuk mengefektifkan penggunaan informasi”. Selain pendapat di atas Marchand yang dikutip oleh Choo, dkk (2008: 794) menyatakan bahwa ada enam perilaku

informasi dan nilai yang

diidentifikasi untuk karakteristik budaya informasi suatu perusahaan, yaitu : 1. Integritas informasi didefinisikan sebagai penggunaan informasi secara penuh kepercayaan dan berprinsip pada tingkat individu dan organisasi. 2. Formalitas informasi adalah kemauan untuk menggunakan dan percaya pada informasi dilembagakan atas sumber informal. 3. Pengontrolan informasi adalah sejauh mana informasi tentang kinerja terus disampaikan kepada masyarakat untuk mengelola dan memantau kinerja mereka. Manajer menggunakan informasi untuk memantau dan mengendalikan kegiatan operasional dan keputusan untuk mencapai strategi yang dimaksudkan dan meningkatkan kinerja bisnis. 4. Transparansi informasi didefinisikan sebagai keterbukaan dalam pelaporan dan penyajian informasi mengenai kesalahan dan kegagalan, sehingga memungkinkan anggota untuk belajar dari kesalahan. 5. Berbagi informasi adalah kemauan untuk memberikan orang lain dengan informasi dengan cara yang tepat dan kolaboratif. Perilaku ini dengan baik diakui oleh manajer senior, terutama yang berkaitan dengan berbagi informasi internal. 6. Proactiveness adalah perhatian aktif untuk berpikir tentang cara mendapatkan dan menerapkan informasi baru dalam rangka merespon dengan cepat terhadap perubahan bisnis dan untuk mempromosikan inovasi dalam produk dan jasa. Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa karakteristik budaya informasi suatu perusahaan dapat diidentifikasi di dalam enam perilaku informasi dan nilai.


2.3 Informasi 2.3.1 Pengertian Informasi Informasi memiliki arti yang beragam. Banyak yang memberikan pengertian tentang informasi. sebenarnya semuanya tergantung kepada bidang ilmu yang mengkajinya. Menurut Davis yang dikutip oleh Butdieman (2011: 2), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusankeputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Pendapat yang sama juga dikemukakan oleh Terry (1962: 2) bahwa, “informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna si penerima”. Sedangkan menurut Ginting (2010: 5), “Informasi adalah fakta, kesimpulan, ide-ide serta karya intelektual yang telah dikomunikasikan secara formal maupun non formal”. Pendapat yang berbeda diungkapkan oleh Yusup (2009: 348), bahwa, “Informasi tidak sama dengan fakta atau kebenaran. Informasi memang dapat mengurangi ketidakpastian, namun sekaligus dapat menambah kebingungan. Informasi harus bermakna bagi seseorang, meskipun tidak nyata adanya”. Berdasarkan beberapa uraian pendapat di atas dapat diketahui bahwa informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima, dapat berupa fakta atau suatu nilai yang bermanfaat baginya dalam pengambilan keputusan dengan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tertentu. 2.3.2 Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah terlebih dahulu. Untuk mengolah data menjadi informasi diperlukan suatu pemprosesan. Untuk mengolah data tersebut disebut model pengolahan data atau dikenal dengan siklus pengolahan data (siklus informasi). Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, kemudian informasi tersebut membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data. Data tersebut akan diangap sebagai input dan kembali diproses lewat suatu model dan seterusnya membentuk siklus


Masukan

Proses

Kumpulan Data

Keluaran (Hasil)

Pengguna (user)

Basis data

Hasil tindakan

Tindakan/ keputusan Gambar 2.1 Siklus Informasi

Sumber : www.teknik-informatika.com/images/pti/sisfo/siklus-informasi.jpg 3/3/2011 2.3.3 Kualitas Informasi Informasi yang berkualitas menunjukkan bahwa informasi yang disajikan sesuai dengan harapan dan kebutuhan pengguna berdasarkan dimensi kualitas informasi. Dimensi kualitas bisa disebut sebagai syarat sebuah informasi dikatakan berkualitas dilihat dari beberapa sudut. Karakteristik dalam dimensi ini adalah pilihan analis sistem informasi. Tidak semua harus masuk tapi disesuaikan dengan kebutuhan. Menurut James O’Brien dalam bukunya System Analysis and Design Method yang dikutip oleh Widiyastuti (2010 : 1), ada 3 dimensi kualitas informasi yaitu : 1. Time Dimension (dimensi waktu informasi). Informasi dikatakan berkualitas jika 

 

Currency alias Up to date. Informasi yang disampaikan tepat waktu. Informasi yang disediakan dengan cepat akan memuaskan pengguna dan mendukung pengambilan keputusan. Timeliness. Tersedia kapan saja pengguna membutuhkan informasi. Artinya informasi tersedia kapan pun pengguna menginginkannya. Frequency yang berarti informasi tersedia dalam periode waktu tertentu.


2. Content Dimension (dimensi konten informasi) 





Accuracy. Jelas bahwa informasi yang tersedia akurat, bebas dari kesalahan sehingga tidak menjerumuskan pengguna dan berakibat salah dalam mengambil keputusan. Relevance. Informasi yang tersedia sesuai dengan business core atau kebutuhan pengguna. Jangan sampai informasi yang tersedia tidak dibutuhkan pengguna. Conciseness. Dimaksudkan bahwa informasi yang disajikan diperlukan oleh pengguna. Misal informasi prakiran cuaca, user membutuhkan suhu sekarang berapa, akan hujan atau tidak, berapa kecepatan angin, layak tidak untuk berlayar. Jangan diberi informasi kepadatan lalu lintas.

3. Form Dimension (dimensi bentuk informasi) 

Kalau bentuk informasi adalah cara bagaimana informasi tersebut sampai ke pengguna. Media apa yang sebaiknya digunakan.

Berdasarkan uraian di atas dapat ketahui bahwa suatu informasi dikatakan berkualitas apabila informasi yang disajikan sesuai dengan harapan dan kebutuhan pengguna. 2.3.4 Manfaat Informasi Informasi sangatlah penting di dalam sebuah perusahaan untuk mendukung kelangsungan perkembangannya. Apabila suatu perusahaan kurang mendapatkan informasi dalam waktu tertentu, maka perusahaan itu akan mengalami

ketidakmampuan

mengontrol

sumber

daya,

sehingga

dalam

mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Informasi yang bermanfaat adalah informasi yang banyak mendukung tugas-tugas pengguna informasi tersebut. Terry (1962: 21) menjelaskan bahwa berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek, yaitu: 1. Tujuan si penerima Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan maka informasi itu harus membantu si penerima dalam usahanya untuk mendapatkannya. 2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data penyampaian dan mengolah data, inti dan pentingnya info harus dipertahankan. 3. Waktu Informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan informasi itu sendiri. 30 Universitas Sumatera Utara

4. Ruang dan tempat Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat agar penggunaannya lebih terarah bagi si pemakai. 5. Bentuk Dalam hubungannya bentuk informasi harus disadari oleh penggunaannya secara efektif, hubungan-hubungan yang diperlukan, kecenderungan-kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen serta menekankan informasi tersebut ke situasisituasi yang ada hubungannya. 6. Semantik Agar informasi efektif informasi harus ada hubungannya antara katakata dan arti yang cukup jelas dan menghindari kemungkinan salah tafsir. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa informasi itu akan menjadi berguna apabila disampaikan kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang tepat pula. Tidak semua data merupakan informasi. Ada kantor-kantor yang menyimpan data-data atau catatan yang sebenarnya tidak ada gunanya. Sebaliknya informasi yang diperlukan dilengkapi dengan data.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Recommend Documents