BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Analisis Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1995 : 37) pengertian analisis adalah : “Penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya dan penelahaan bagian itu sendiri, serta hubungan antar bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan”. Sedangkan menurut Komaruddin (1994 : 163) analisis adalah : “Kegiatan berpikir untuk menguraikan suatu keseluruhan menjadi komponen sehingga dapat mengenal tanda-tanda komponen, hubungan satu sama lain dan fungsi masing-masing dalam suatu keseluruhan yang padu”. Dari definisi tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa analisis adalah kegiatan berpikir, untuk menguraikan suatu pokok menjadi bagian-bagian atau komponen, sehingga dapat diketahui ciri atau tanda tiap bagian, kemudian hubungan satu sama lain secara fungsi masing-masing bagian dalam suatu keseluruhan.
2.2 Sistem Informasi Akuntansi Setiap perusahaan memiliki sistem informasi akuntansi yang berbeda sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Sistem informasi akuntansi tersebut dibuat untuk memudahkan perusahaan dalam melaksanakan operasional seharihari untuk mencapai tujuannya, yaitu memperoleh laba dalam jangka waktu tertentu.
2.2.1 Pengertian Sistem, Sistem Informasi, dan Akuntansi Pengertian sistem menurut Jogiyanto (1999 ; 1) diartikan sebagai berikut : “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan suatu bagian yang saling berhubungan, berkaitan satu sama lain, dan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem informasi sangat dibutuhkan oleh berbagai organisasi apapun jenisnya, karena aktivitas perusahaan tergantung dari suatu manajemen yang unggul dan profesional, dibutuhkan informasi yang akurat dan tepat waktu. Pengertian sistem menurut James A Hall yang dialihbahasakan oleh Amir Abadi Yusuf (2001 ; 5) adalah sebagai berikut : “Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)” Menurut Mulyadi (2001 ; 2) Mengemukakan bahwa sistem adalah : “Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Dari definisi ini menurut Mulyadi (2001 ; 2) dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut : 1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut. 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan lainnya dan sifat serta kerjasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu. 3. Unsur sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu dan bekerjasama satu dengan lainnya dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tersebut.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Sistem informasi merupakan bagian dari akuntansi untuk memberikan laporan atau informasi yang tepat dan akurat. Setelah diuraikan mengenai sistem, dan sistem informasi, selanjutnya dibahas mengenai akuntansi, Arens and Loebbecke (2000 ; 11) memberikan pengertian akuntansi sebagai berikut : “Accounting is the recording, classfying, and summarizing of economic events in a logical manner for the purpose to providing financial information for decision making”. Arens and Loebbecke mengartikan akuntansi sebagai suatu pencatatan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran kejadian ekonomi dengan cara yang logis yang bertujuan untuk menyediakan informasi keuangan yang berguna dalam pengambilan keputusan. Menurut Azhar Susanto (2004 ; 4) Menyatakan bahwa : “Akuntansi adalah bahasa bisnis, setiap organisasi menggunakannya sebagai bahasa komunikasi saat berbisnis”. Dari pengertian akuntansi yang dikemukakan oleh para ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa akuntansi adalah suatu bahasa didalam aktivitas pencatatan, pengklasifikasian, dan pengolahan data yang terdapat pada perusahaan untuk menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan akuntansi.
2.2.2 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Dapat dikatakan bahwa informasi berguna untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dengan mengurangi ketidakpastian dan mempunyai kemampuan mengarahkan aktivitas dengan lebih baik. Adapun fungsi yang bisa diperoleh dari adanya sistem informasi akuntansi menurut Fakhri Husein (2004 : 13) yaitu : “1. Efisiensi meningkat dalam proses fisiknya, karena pengurangan biaya operasi. 2. Keakuratan dan kekinian (Curency) dari data yang berkaitan dengan berbagai entitas seperti pelanggan dan suplier. 3. Kualitas produk dan jasa yang meningkat. 4. Kualitas perencanaan dan pengawasan yang meningkat”
Dari uraian tersebut dapat diartikan bahwa fungsi sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Mengumpulkan dan memproses data tentang aktivitas organisasi secara efektif dan efisien. 2. Memberikan informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan. 3. Memberikan pengendalian yang memadai untuk menjamin data tentang aktivitas bisnis tersebut dengan mencatat dan memproses secara teliti dan melindungi data tersebut serta melindungi harta perusahaan.
2.2.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Beberapa tujuan utama seiring dengan disusunnya sistem informasi akuntansi bagi suatu perusahaan, menurut La Midjan (2001 ; 13) adalah sebagai berikut : “1. Untuk meningkatkan kualitas informasi yaitu informasi yang tepat guna (relevan), lengkap, dan terpercaya (akurat). Dengan kata lain, sistem informasi akuntansi harus cepat dan tepat, dapat memberikan informasi yang diperlukan secara lengkap. 2. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem pengendalian intern, yaitu sistem pengendalian yang diperlukan untuk mengamankan kekayaan perusahaan. Ini berarti bahwa sistem informasi akuntansi yang disusun harus juga mengandung kegiatan sistem pengendalian intern. 3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha, ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk sistem akuntansi harus seefisien mungkin dan harus jauh lebih murah dari manfaat yang akan diperoleh dari penyusunan sistem informasi akuntansi.” Sedangkan menurut Wilkinson (2000 ; 8) ada dua macam tujuan sistem informasi akuntansi, yaitu tujuan utama dan tujuan spesifik. Tujuan utamanya adalah sebagai berikut: “To provide accounting information to a wide variety of users” Sedangkan tujuan spesifiknya adalah sebagai berikut : “1. To support the day to day operation to day operations 2. To support decision making by internal decision makers 3. To fulfill obligations relating to stewardship.”
Berdasarkan definisi di atas dapat dijelaskan bahwa sistem informasi akuntansi bertujuan untuk mendukung operasi-operasi harian, pembuatan keputusan intern perusahaan dan pengendalian terhadap manajemen perusahaan secara cepat dan tepat dalam rangka meningkatkan sistem pengendalian intern.
2.2.4 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Dalam sistem informasi akuntansi terdapat beberapa unsur yang dijadikan pedoman bagi petugas akuntansi dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Menurut Wilkinson (2000 ; 4) yang dialihbahasakan oleh Agus Maulana terdapat beberapa unsur sistem informasi akuntansi antara lain : “ 1. Sumber daya manusia dan alat 2. Data (catatan-catatan dan formulir-formulir) 3. Informasi ” Berdasarkan kutipan di atas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Sumber daya manusia dan alat Manusia merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang berperan dalam pengambilan keputusan dan dalam mengendalikan jalannya sistem komputer adalah suatu alat yang merupakan unsur sistem informasi akuntansi
yang
berperan
dalam
mempercepat
pengolahan
data,
meningkatkan ketelitian kalkulasi atau perhitungan dan meningkatkan kerapihan bentuk informasi. 2. Data (catatan-catatan dan formulir-formulir) Catatan merupakan dasar konsep pengendalian yang akurat yang menyediakan pengecekan atas penggunaan informasi-informasi. Formulir merupakan unsur terpenting di dalam sistem informasi akuntansi yang berfungsi menciptakan informasi untuk mengembangkan data yang ada. Data dihasilkan dari catatan-catatan berupa jurnal-jurnal, buku besar dan buku tambahan. Selain itu data juga dihasilkan dari formulir-formulir yang digunakan sebagai bukti tertulis dari transaksi, contohnya faktur penjualan, bukti pembayaran dan lain-lain.
3. Informasi Sistem informasi akuntansi menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pengguna-pengguna
internal
maupun
eksternal
dalam
mengambil
keputusan. Informasi dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. Sistem informasi menurut Azhar Susanto (2001 ; 11) adalah sebagai berikut : “Sistem informasi adalah merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur, dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, pengolahan atas transaksitransaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat”. Akuntansi
sebagai
suatu
sistem
informasi,
mengidentifikasikan,
mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang. Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Data adalah fakta yang dimasukkan, disimpan dan diproses oleh sistem informasi akuntansi. Data diproses menjadi informasi yang bermanfaat bagi pembuat keputusan untuk merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengontrol segala aktivitas agar dapat berjalan lebih efektif dan efisien.
Menurut Mulyadi (2001 ; 3) sistem informasi akuntansi adalah : “Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengendalian perusahaan”. Dari definisi di atas, unsur sistem informasi akuntansi yang pokok adalah: formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku pembantu, serta laporan.
Dalam definisi sistem informasi akuntansi, formulir merupakan salah satu unsur sistem akuntansi. Formulir ini merupakan keluaran sistem lain yang menjadi masukan sistem informasi akuntansi. Sistem lain yang menghasilkan formulir ini terdiri dari sub-sub sistem yang diberi nama prosedur. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Menurut Muhammad Fakhri Husein (2004 ; 6) Mengemukakan bahwa sistem informasi akuntansi tidak merupakan satu-satunya sistem yang berkaitan dengan data dan informasi, kenyataan : “Sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi yang lebih luas yang memasukkan semua informasi yang diperoleh dari aktivitas bisnis perusahaan”. Dari pengertian para ahli tersebut dapat disimpulkan, bahwa sistem informasi akuntansi merupakan sistem organisasi formulir, catatan, prosedur, dan laporan yang dihasilkan dari proses data dan informasi yang telah dikoordinasi sedemikian rupa, sehingga dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat berdasarkan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung tercapainya tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Sedangkan sistem informasi akuntansi menurut Bodnar (2004 ; 4) adalah “ An accounting information system (AIS) is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information. Diartikan secara umum, sistem informasi akuntansi sebagai penyedia sumber-sumber daya seperti manusia, dan alat-alat, serta mendesain bentuk informasi data keuangan. Informasi yang bersumber dari suatu pengolahan data harus merupakan informasi yang lebih terstruktur yang mampu memenuhi kriteria : tepat waktu, relevan, dan terkontrol. Informasi yang terstruktur adalah informasi yang berguna dan dihasilkan oleh suatu sistem yang berada pada suatu wadah organisasi yang
terstruktur pula yaitu organisasi yang memiliki pemisahan uraian tugas yang jelas dan dilaksanakan dengan baik. Tujuannya adalah untuk menghasilkan laporan perusahaan yang sesuai dengan penyusunan laporan yang berlaku. Proses pengolahan data menjadi informasi dapat dilakukan oleh manusia secara manual atau dengan bantuan suatu alat elektronik yang otomatis yaitu komputer. Proses dengan bantuan alat elektronik inilah yang menjadi dasar dari sistem pengolahan data atau sering disebut dengan istilah sistem informasi berdasarkan komputer atau Computer Based Information System (CBIS) Perbedaan utama sistem secara manual dan sistem menurut pendekatan pengolahan data elektronik menurut Azhar (2001 ; 23) adalah sebagai berikut : “1. Pendekatan sistem secara manual dalam pengolahan data sebagian lebih berintikan perangkat manusia dan mungkin dibantu oleh mesin, sedangkan pendekatan secara pengolahan data elektronik sebagian besar telah dilaksanakan oleh komputer. 2. Dalam mengolah data untuk menghasilkan informasi pendekatan sistem secara manual lebih berintikan prosedur secara visual dan dibantu oleh kertas kerja berupa dokumen, sedangkan pendekatan secara pengolahan data elektronik keseluruhan prosedur telah dirangkum dalam program dan tidak secara visual dan sebagian besar tanpa dokumen. 3. Dalam memecahkan masalah pendekatan sistem secara EDP lebih memilih kemampuan daripada secara manual, disebabkan pendekatan sistem secara manual mengandung banyak hambatan, dan hambatan utama adalah faktor manusia.” Suatu perusahaan dapat dikatakan menggunakan sistem informasi dengan pengolahan data elektronik dan apa hubungan antara sistem informasi akuntansi dengan pengolahan data elektronik menurut Azhar (2001 ; 43) yaitu : “Sumber dari sistem informasi akuntansi di dalam suatu perusahaan bersumber dari alat pemrosesan data, antara lain : 1. Manual information system atau tradisional information system, bersumber dari proses manual, dimana manusia lebih berperan. 2. Mecanical information system, bersumber dari proses peralatan atau mesin-mesin pembukuan dimana manusia masih berperan. 3. Computer based information system, bersumber dari proses Electronic Data Processing (EDP), dimana manusia kurang berperan dan diambil alih oleh kumputer”.
Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa informasi dalam sistem manual adalah dapat dilihat (visibel). Berkas dan catatan dalam sistem (EDP) biasanya dalam bentuk mesin yang sensible dan tidak dapat dibaca tanpa penggunaan komputer. Berkurangnya keterlibatan manusia dalam penanganan transaksi yang diproses oleh komputer dapat menutup kesalahan yang mungkin terjadi dalam sistem manual.
2.3 Pengertian Sistem Pengolahan Data Elektronik Pengolahan data dengan menggunakan komputer dikenal dengan nama Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP). Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data mentah masih belum bisa bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Pengolahan data adalah manipulasi dari kata didalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi. Informasi adalah hasil dari kegiatan pengolahan yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian, pengertian Pengolahan Data Elektronik menurut Jogiyanto (1999 ; 2) adalah : “Manipulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer”.
Menurut Sondang P. Siagian (2003 : 81) pengolahan data secara elektronik adalah : “Pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan yang dimaksudkan untuk penyediaan informasi dengan menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut.” Sedangkan pengertian Pengolahan Data Elektronik menurut Bodnar dan Hopwood (2001 ; 4) adalah sebagai berikut : “Electronic Data Processing (EDP) is the use of computer technology to perform on organization’s transaction-oriented data processing EDP is a fundamental accounting information system application in every organization. As computer technology has become common place, the term data processing (DP) has come to have the same meaning as EDP ”.
Dari pengertian di atas dapat dijelaskan bahwa pengolahan data elektronik adalah penggunaan teknologi komputer untuk menunjukkan transaksi suatu organisasi yang berorientasi pada pemrosesan data.
2.3.1 Tujuan Sistem Pengolahan Data Elektronik Tujuan sistem pengolahan data elektronik adalah untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi penggunanya, Menurut Azhar Susanto (2004 ; 47) tujuan sistem pengolahan data elektronik menghasilkan informasi yang mempunyai ciri-ciri : 1. Efektivitas artinya informasi harus sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam mendukung suatu proses bisnis, termasuk didalamnya informasi tersebut harus disajikan dalam waktu yang tepat, format yang tepat sehingga dapat dipahami, konsisten dengan format sebelumnya, isinya sesuai dengan kebutuhan saat ini dan lengkap atau sesuai dengan kebutuhan atau ketentuan. 2. Efisiensi artinya informasi yang dihasilkan melalui penggunaan sumber daya yang optimal. 3. Confidensial artinya memperhatikan proteksi atau perlindungan terhadap informasi sensitif dari pihak yang tidak berwenang. 4. Integritas artinya informasi yang dihasilkan harus merupakan hasil pengolahan data yang terpadu berdasarkan aturan-aturan yang berlaku. 5. Ketersediaan artinya informasi yang diperlukan harus selalu tersedia kapanpun saat diperlukan. Untuk itu diperlukan pengamanan terhadap sumber daya informasi. 6. Kepatuhan artinya informasi yang dihasilkan harus patuh terhadap undang-undang atau peraturan pemerintah serta memiliki tanggung jawab baik terhadap pihak internal maupun pihak eksternal organisasi perusahaan. 7. Kebenaran artinya informasi telah disajikan oleh sistem informasi dengan benar dan dapat dipercaya sehingga dapat digunakan oleh manajemen untuk mengoperasikan perusahaan.
Dapat penulis simpulkan tujuan sistem pengolahan data elektronik adalah menghasilkan informasi sesuai dengan kriteria-kriteria seperti telah dituliskan di atas.
2.3.2 Metode Pengolahan Data Elektonik Metode yang biasa digunakan dalam pengolahan data secara elektronik menurut Widjayanto (2001 ; 72), ada dua metode pengolahan data elektronik : 1. Batch Processing (Pengolahan data berkelompok atau bertumpuk). 2. Immediate Processing (Online Processing) Metode tersebut diterangkan pula oleh Jogiyanto (1999 ; 753) yaitu : “1. Batch Processing. 2. Online Processing.”
Batch Processing Pengolahan data dengan sistem ini mengikuti suatu produser. Data yang akan diolah dikumpulkan untuk suatu periode tertentu, kemudian dilakukan pengolahan data oleh komputer. Jadi pengolahan data dilakukan secara kolektif. Pada pemrosesan data dengan cara ini biasanya digunakan beberapa file data untuk memungkinkan pengolahan informasi. File data-data yang memegang peranan dalam pengolahan ini adalah file induk, file yang senantiasa diperbaharui datanya dengan data transaksi yang diolah perkelompok (Batch) untuk suatu periode tertentu. file yang berisi data transaksi disebut data transaksi. Ada enam dasar operasi didalam batch processing, yaitu : •
Operasi Konversi (conversion run) merupakan tahapan proses pengubahan dari data yang direkam ke file transaksi.
•
Operasi Koreksi (edit run) merupakan tahap pengoreksian data yang telah dipindahkan diedit dan dievalidasi. Dalam operasi ini data yang telah direkam di file transaksi diperiksa kebenarannya, kelengkapan keakuratan dan validasinya dengan satu program khusus.
•
Operasi Pengurutan (sort run) merupakan tahapan pengurutan data yang disesuaikan dengan kata kunci File induk. Pengurutan diperlukan untuk
menyusun data dalam urutan yang sesuai guna menyiapkan laporan atau keluaran lain. •
Operasi Pemeliharaan File (file maintenance run) merupakan operasi untuk memelihara file transaksi yang telah diurutkan digunakan untuk memutakhirkan file induk sehingga data dalam file induk selalu terawat dengan data yang mutakhir.
•
Operasi Pengutipan File (file extraction run) merupakan suatu proses pengambilan atau pengutipan data file tertentu yang direkamkan di file lain.
•
Operasi Penghasil Laporan (report generation run) merupakan operasi untuk keluaran data laporan. Misalkan file induk yang berisi data yang telah dimutakhirkan biasanya kemudian dibuat laporan-laporan tentang status keadaan data terakhir dalam file induk. Batch Processing mempunyai beberapa kebaikan yaitu :
1) Lebih efisien 2) Data transaksi lebih mudah dikoreksi bila terjadi kesalahan sebelum dilakukan proses pemutakhiran file induk 3) Program lebih mudah dibuat.
Online Processing Online processing disebut juga dengan transaction processing. Metode ini mempunyai karakteristik tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara langsung dan digunakan untuk memutakhirkan file induk. Pengolahan data secara online banyak digunakan oleh perusahaan yang menghasilkan informasi setiap saat, misalkan bank, biro penerbangan dan pemesanan kamar hotel. Adapun datanya terdiri dari : •
Entri dan Edit data, yaitu selama proses pemasukan data berlangsung data diedit dulu untuk mengecek kesalahan.
•
Pemutakhiran dan pemeliharaan arsip, yaitu kegiatan ketika memasukkan data transaksi operator memberitahu sistem computer jenis transaksi dan jenis tindakan. Pemakaian program aplikasi yang sesuai kemudian
dipanggil dari penyimpan sekunder dan digunakan untuk melakuakan pemrosesan. •
Pertanyaan arsip, yaitu bila ada informasi yang diperlukan, operator akan memasukkan pertanyaan melalui alat masukan. Informasi akan ditarik oleh perangkat lunak dan informasi yang diperlukan akan muncul dengan cepat.
•
Pembuatan laporan, sistem online dapat menghasilkan berbagai macam dokumen dan laporan berkala yang sama dengan pemrosesan batch.
Kebaikan-kebaikan online processing adalah : 1. File induk setiap saat dalam keadaan mutakhir, sehingga informasi tersedia setiap saat. 2. Urutan-urutan pemrosesan yang rumit dapat dihindari karena terdiri dari satu proses saja. 3. Umumnya menggunakan media penyimpanan cakram magnetik maka data dapat dengan cepat untuk di retrieve dari masing-masing record.
2.4 Pengertian Komputer Kata komputer berasal dari bahasa latin Computare yang artinya dalam bahasa inggris adalah to compute dalam bahasa indonesia berarti menghitung. Arti komputer mempunyai arti berbeda bagi orang yang berbeda. Menurut Sanders yang dialihbahasakan oleh Jogiyanto (1999 ; 2) adalah sebagai berikut : “Komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat dan dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya, dan menghasilkan output dibawah suatu langkah-langkah instruksi program yang tersimpan di memori (stored program)”. Pengertian komputer menurut Azhar Susanto (2001 ; 104) adalah sebagai berikut : “Komputer adalah suatu alat elektronik yang memiliki kemampuan mengolah data dengan kapasitas yang jauh lebih besar”. Sedangkan pengertian komputer menurut La Midjan (1999 ; 106) adalah sebagai berikut :
“Komputer adalah suatu alat elektronik dengan daya intelegen yang tinggi dengan kemampuan dan kapasitas yang jauh lebih besar”. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah : 1. Alat elektronik. 2. Dapat menerima input data, mengolah data, memberikan informasi. 3. Menggunakan suatu program yang tersimpan di memori komputer (stored program). 4. Dapat menyimpan program dan hasil pengolahan. 5. bekerja secara otomatis. Sedang yang dimaksud dengan program adalah kumpulan dari instruksi atau perintah terperinci yang sudah disiapkan supaya komputer dapat melakukan fungsinya dengan cara yang sudah tentu. Komputer sebagai alat elektronik dapat memberikan kecepatan dalam mengolah data. Komputer dapat juga memberikan informasi yang akurat meskipun demikian komputer hanya merupakan suatu alat bantu yang memiliki keunggulan-keunggulan.
2.4.1 Unsur-unsur Komputer Menurut La Midjan (1999 ; 99) sistem pengolahan data elektronik terdiri dari tiga unsur, antara lain : 1. Perangkat keras (hardware). 2. Perangkat Lunak (software). 3. Manusia (brainware). Unsur-unsur sistem komputer tersebut diterangkan pula oleh Azhar Susanto (2001 ; 105) yaitu : “1. Perangkat keras (hardware). 2. Perangkat Lunak (software). 3. Manusia atau Personil Pengelola (brainware).” Untuk unsur yang terdapat dalam pengolahan data elektronik ini harus saling berhubungan satu sama lainnya dan harus membentuk suatu kesatuan, dan dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut :
1. Perangkat Keras (hardware) Hardware merupakan peralatan komputer secara fisik yang membentuk suatu sistem komputer dan peralatan lain yang memungkinkan komputer dapat menjalankan fungsinya. Ada lima bagian utama dari hardware : a. Alat masukan. b. Alat pemrosesan. c. Alat keluaran. d. Media penyimpanan. e. Perangkat komunikasi. a. Alat Masukan. Alat masukan merupakan alat untuk memasukkan data yang akan diproses ke dalam komputer. Alat masukan digolongkan menjadi dua golongan, yaitu alat masukan langsung dan alat masukan tidak langsung. Alat masukan langsung berarti data langsung diproses oleh Central Processing Unit (CPU) tanpa terlebih dahulu dimasukkan ke media simpanan luar sehingga memungkinkan interaksi langsung antara pemakai dengan sistem komputer. Contoh alat masukan langsung adalah keyboard, visual display terminal,dan pointing device. Alat masukan tidak langsung berarti data yang dimasukkan tidak langsung diproses oleh Central Processing Unit (CPU), tetapi direkam ke suatu media machine readable form (bentuk yang hanya dapat dibaca oleh komputer) yang berbentuk simpanan luar. Contoh alat masukan tidak langsung adalah magnetic disc. b. Alat Pemrosesan. Alat pemrosesan adalah alat dimana instruksi-instruksi program diproses untuk mengolah data yang sudah dimasukkan lewat alat masukan dan hasilnya akan ditampilkan di alat keluaran. Alat pemrosesan terdiri dari CPU (Central Processing Unit) dan Main memory. •
CPU (Central Processing Unit) CPU adalah pusat pengolah program atau tempat pemrosesan instruksiinstruksi program. Elemen-elemen pokok CPU terdiri dari :
1. Control unit Control unit bertugas mengatur dan mengendalikan semua peralatan yang ada pada sistem komputer. Unit pengendali mengatur kapan alat masukan menerima data dan kapan data diolah serta kapan ditampilkan pada alat keluaran. 2. Arithmetic and LogicUnit (ALU) Tugas utama Arithmetic and logic unit (ALU) adalah melakukan semua perhitungan aritmatika atau matematika yang terjadi sesuai dengan instruksi program. •
Main Memory Unit Main memory unit dapat menyimpan data dan instruksi dengan kapasitas yang besar, terdiri dari : 1. Random Acces Memory (RAM) Semua data program yang dimasukkan melalui alat masukan akan disimpan terlebih dahulu di RAM. RAM merupakan memori yang dapat di access yaitu dapat diisi dan diambil isinya oleh programmer. 2. Read Only Memory (ROM) ROM merupakan memori yang hanya dapat dibaca saja, programmer tidak bisa mengisi sesuatu ke dalam ROM. Isi ROM sudah diisi oleh pabrik pembuatnya, berupa sistem operasi (Operating System).
c.
Alat Keluaran Keluaran yang dihasilkan dari pengolahan data dapat berupa tulisan (terdiri dari huruf, kata, angka, karakter khusus, dan simbol-simbol lain), image (dalam bentuk grafik atau gambar), suara (dalam bentuk musik atau omongan), dan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machinereadable form). Untuk
mendapatkan
bentuk-bentuk
keluaran
tersebut,
maka
dibutuhkan alat untuk menampilkannya, yaitu alat keluaran yang dapat berupa : Hard copy device, berupa alat yang digunakan untuk mencetak tulisan, serta image pada media keras seperti kertas. Yang termasuk hard copy
device yang umum dipergunakan adalah printer. Printer merupakan alat pencetak dengan media kertas, dan kertas yang dipergunakan umumnya adalah continuous form. Soft copy device, berupa alat yang dipergunakan untuk menampilkan tulisan dan image pada media lunak yang berupa signal elektronik. Soft copy device dapat berupa video display (layar yang berupa tabung sinar katoda atau chatode ray tube/ CRT). Drive device, berupa alat yang dipergunakan untuk merekam simbol dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin pada media seperti misalnya disc drive atau tape drive. d. Media Penyimpanan Main memory di dalam alat pemrosesan merupakan simpanan yang kapasitasnya tidak begitu besar. Kadang-kadang diperlukan suatu simpanan yang mempunyai kapasitas besar untuk menyimpan data dan program dalam kurun waktu tertentu yang disebut exsternal memory (simpanan luar, karena terletak diluar alat prosesnya) atau secondary storage (simpanan kedua, simpanan pertama adalah main memory). Simpanan luar dapat digolongkan ke dalam alat simpanan pemasukan urut atau sequential access-storage device (SASD) dan alat simpanan pemasukan langsung atau direct accessstorage device (DASD). Kelebihan DASD dibandingkan dengan SASD adalah kecepatan dari waktu pemasukannya dan banyak aplikasi yang membutuhkan hal seperti ini. Simpanan luar yang termasuk dalam DASD adalah magnetic disc dan hard disc. Simpanan luar yang termasuk SASD adalah magnetic tape. e. Perangkat Komunikasi Perangkat komunikasi merupakan alat yang menghubungkan seseorang langsung dengan CPU atau dengan komputer yang online. Jenis ini antara lain very entry device. 2. Perangkat Lunak (Software) Sofware merupakan komponen di luar komputer yang berupa instruksiinstruksi yang diperlukan oleh komputer, Software terdiri dari :
•
Perangkat lunak sistem operasi (operating software) Merupakan
program
yang
tertulis
untuk
mengendalikan
dan
mengkoordinasi kegiatan sistem komputer. •
Perangkat lunak bahasa (language software) Merupakan program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksiinstruksi yang ditulis dalam bahasa pemrogram ke dalam bahasa mesin untuk dapat dimengerti oleh komputer.
•
Perangkat lunak aplikasi (application software) Merupakan program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.
3. Manusia (brainware) Brainware komputer merupakan aspek manusia yang terlibat dalam sistem komputer dan merupakan pusat seluruh kegiatan berpikir yang dilakukan oleh manusia untuk mempersiapkan, mengolah konsep-konsep dan berbagai kegiatan lain sebelum segala sesuatunya dikerjakan oleh komputer. Komponen brainware umumnya dibagi dalam bagian yang dapat menunjang adanya internal check yang memadai, yaitu : •
System analyst yang bertanggung jawab untuk mendesain umum dan system analys merupakan tujuan keseluruhan dan desain khusus untuk aplikasi-aplikasi tertentu.
•
Programmer bertugas membuat flowchart untuk aplikasi komputer, menyiapkan
instruksi-instruksi
mendokumentasikan
hasilnya.
komputer,
menguji
Programmer
tidak
program
dan
diperbolehkan
memasukkan data input operasi komputer. •
Computer Operator bertanggungjawab untuk mengolah dan melalui sistem yang berhubungan dengan komputer. Operator harus mengikuti instruksi yang ditetapkan dalam run book yang telah disusun oleh programmer. Disini perlu adanya pembatasan bagi operator agar tidak dapat memodifikasi program sebelum atau selama program itu berjalan.
•
Librarian bertanggung jawab untuk menyimpan dan memelihara programprogram, file transaksi, dan catatan penting lainnya. Librarian
menyediakan pengendalian fisik atas program dan catatan tersebut hanya diberikan kepada mereka yang berhak saja. •
Data Control Groups berfungsi untuk menguji ketelitian dan efisiensi dari seluruh aspek-aspek sistem.
•
Database administrator adalah orang yang bertanggung jawab terhadap database suatu organisasi.
2.4.2 Fungsi Utama Komputer Komputer memiliki suatu fungsi utama yang membedakan menggunakan komputer dengan sistem manual. Fungsi utama ini yang dapat menghasilkan data diolah menjadi suatu informasi yang diperlukan oleh manajemen perusahaan tersebut. Fungsi utama komputer menurut Krismiaji (2002 ; 91) yaitu : “Mengubah data transaksi ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer dan memprosesnya. Setelah data diproses, data disimpan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin, dan kemudian dikonversi kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia”. Berdasarkan kutipan tersebut, maka fungsi utama komputer dapat dibagi kedalam 5 (lima) bagian yaitu : 1. 2. 3. 4. 5.
Fungsi masukan (input) Fungsi penyimpenan (storage) Fungsi pengolahan (processing) Fungsi keluaran (output) Fungsi komunikasi (communication)
2.5 Pengaruh Sistem Komputer Terhadap Perusahaan Wilkinson (2000 ; 148) yang dialihbahasakan oleh Maulana, menjelaskan mengenai pengaruh komputer terhadap perusahaan yaitu : “Sangat sedikit aspek-aspek perusahaan yang tidak berpengaruh oleh munculnya komputer. Selain mempengaruhi cara pemrosesan dan penyimpanan data, komputer juga sangat mempengaruhi cara organisasi perusahaan, cara pengambilan keputusan serta pemanfaatan fungsi akunting perusahaan”. Dari uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengaruh komputer terhadap perusahaan terbagi dalam tiga bagian yaitu :
1. Pengaruh komputer terhadap Sistem Informasi Akuntansi. Pada masa lalu sistem informasi dalam suatu perusahaan didominasi oleh pengolahan data yang dilakukan manusia atau dibantu oleh peralatan seperti cash register. Mulai tahun 1950-an, sistem informasi manual ditransformasikan kedalam sistem berdasarkan komputer sehingga komputer mulai bekerjasama dengan manusia memproses data menjadi informasi. 2. Pengaruh komputer terhadap struktur organisasi dan pengambilan keputusan. Kehadiran komputer mempengaruhi struktur organisasi perusahaan selain juga sistem informasinya. Komputer dapat memproses data dan mengirim informasi yang dihasilkan tanpa keterlambatan. Sehingga peranan manajemen dapat lebih fleksibel dalam memilih dan mengubah struktur organisasi. 3. Pengaruh komputer terhadap fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi pada banyak perusahaan telah menjalani banyak peningkatan dengan adanya komputer sehingga mempengaruhi fungsi akuntansi baik secara positif maupun negatif. Secara positif, pengolahan data akuntansi dapat dipercepat dalam menghasilkan perhitunganperhitungan
maupun
informasi
akuntansi
yang
dibutuhkan
oleh
perusahaan. Secara negatif, fungsi akuntansi semakin berkurang tanggung jawabnya dalam pengolahan data karena dialihkan kepada fungsi akuntansi, dan fungsi akuntansi menjadi pengguna informasi. Akibatnya fungsi akuntansi atas pengendalian pengolahan data menjadi hilang.
2.6 Penjualan Aktivitas utama perusahaan yang tidak kalah pentingnya adalah penjualan yang merupakan salah satu fungsi yasng cukup penting dalam suatu perusahaan, karena penjualan merupakan sumber utama pendapatan atau penerimaan perusahaan.
2.6.1 Pengertian Penjualan Penjualan adalah tindak lanjut dari pemasaran, dan merupakan kegiatan yang sangat penting bagi perusahaan dan kelangsungan hidup suatu perusahaan. Menurut Basu Swastha (1999 ; 8) definisi penjualan adalah sebagai berikut: “Penjualan adalah ilmu dan seni mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkannya”. Sedangkan menurut Azhar Susanto (2001 ; 170) aktivitas penjualan adalah sebagai berikut : “1. Aktivitas penjualan merupakan sumber pendapatan perusahaan. Kurang dikelolanya aktivitas penjualan dengan baik, secara langsung akan merugikan perusahaan karena selain sasaran penjualan tidak tercapai, juga pendapatan akan berkurang. 2. Pendapatan dan hasil penjualan merupakan sumber pembayaran perusahaan oleh karenanya perlu diamankan. 3. Akibat adanya penjualan akan merubah posisi harta yang menyangkut : a. Timbulnya piutang kalau penjualan secara kredit atau masuknya uang kontan kalau tunai. b. Kuantitas barang yang akan berkurang dari gudang karena penjualan yang terjadi.” Dari definisi di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa penjualan adalah suatu pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual kepada pihak pembeli yang disertai dengan penyerahan imbalan dari pihak penerima barang atau jasa sebagai timbal balik atas penyerahan tersebut.
2.6.2 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Menurut Mulyadi (2001 ; 462) fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan adalah : “1. Fungsi penjualan 2. Fungsi kas 3. Fungsi gudang 4. Fungsi pengiriman 5. Fungsi akuntansi”
Penjelasan mengenai fungsi sistem informasi akuntansi penjualan di atas adalah sebagai baerikut : 1. Fungsi penjualan Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. 2. Fungsi kas Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. 3. Fungsi gudang Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi pengiriman Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. 5. Fungsi akuntansi Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan. Adapun aktivitas dari fungsi penjualan yang memerlukan sistem akuntansi penjualan didukung oleh prosedur yaitu : -
prosedur penerimaan order
-
prosedur pengiriman barang
-
prosedur pencatatan akibat adanya penjualan Hal ini memperlihatkan kegiatan sejak pesanan penjualan sampai dengan
pengiriman barang, termasuk pencatatan pesanan (order) yang diterima, pencatatan akibat materil dan finansil dari penjualan. Kegiatan ini melibatkan
berbagai bagian yaitu : Bagian penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman, seksi piutang, bagian akuntansi, bagian keuangan, dan seksi kas.
2.6.3 Jenis-jenis Penjualan Menurut Basu Swastha (1999 ; 11) membagi lima jenis penjualan, yaitu : “1. Trade selling 2. Missionary selling 3. Technical selling 4. New Business selling 5. Responsive selling” Berikut penjelasan dari kelima jenis penjualan tersebut : 1. Trade selling, dapat terjadi bilamana produsen dan pedagang besar mempersilahkan pengecer untuk berusaha memperbaiki distribusi produkproduk mereka. 2. Missionary selling, adalah usaha untuk meningkatkan penjualan dengan mendorong pembeli untuk membeli barang-barang dari penyalur perusahaan. Disini, wiraniaga lebih cenderung pada penjualan untuk penyalur. 3. Technical
selling,
usaha untuk
meningkatkan
penjualan
dengan
memberikan saran dan nasehat kepada pembeli akhir dari barang dan jasa yang dijual. 4. New business selling, usaha untuk membuka transaksi baru dengan mengubah calon pembeli menjadi pembeli. Jenis penjualan ini sering dipakai oleh perusahaan asuransi. 5. Responsive selling, setiap tenaga penjual diharapkan dapat memberikan reaksi terhadap permintaan pembeli. Sedangkan bila dilihat dari jenis transaksi, Azhar Susanto (2001 ; 176) membagi ke dalam enam jenis, yaitu : 1. Penjualan secara tunai, yaitu penjualan yang bersifat “cash and carry” pada umumnya secara kontan. Penjualan kurang dari satu bulan dapat dikatakan sebagai penjualan tunai. 2. Penjualan secara kredit, yaitu penjualan dan tenggang waktu ratarata di atas satu bulan.
3. Penjualan secara tender, yaitu penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memenuhi permintaan pihak pembeli yang membuka tender tersebut. 4. Penjualan eksport, yaitu penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli dari luar negeri. 5. Penjualan konsinyasi, yaitu menjual barang dengan menitipkannya kepada pihak lain sebagai penjual. 6. Penjualan melalui grosir, yaitu penjualan yang tidak langsung kepada pembeli, tetapi melalui pedagang perantara. Grosir berfungsi sebagai perantara antara pabrik atau importir dengan pedagang atau toko eceran. 2.7 Sistem Pengolahan Data Elektronik Atas Penjualan Sistem pengolahan data penjualan berbasis komputer atau Electronic Data Processing (EDP) dalam menunjang efektivitas pengendalian piutang, yang akan diuraikan diasumsikan menggunakan sistem batch processing dan dibagi ke dalam tiga run, dalam buku sistem informasi akuntansi Nugroho Widjajanto (2001 ; 333) yaitu: “1. Pemasukan (entry) order penjualan dan pengecekan kelayakannya. 2. Pengiriman barang ke pelanggan dan penagihan melalui faktur. 3. Pembuatan pernyataan piutang dan laporan lainnya.” Pencatatan order penjualan dan penelitian kelayakan pesanan meliputi kegiatan untuk menanggapi pesanan pelanggan. Apabila menerima pesanan dari pelanggan, bagian penjualan akan memasukkan data pada dokumen pesanan pelanggan ke terminal yang tersedia. Data tersebut kemudian dikirim ke bagian pengolahan data elektronik atau Electronic Data Processing (EDP), yang akan melakukan editing terhadap pesanan tersebut dan melakukan penelitian apakah : a. Barang yang dipesan pelanggan masih tersedia di gudang. b. Pelanggan yang memesan barang merupakan pelanggan yang dapat dipercaya dan memiliki kemampuan kredit yang baik. Dua jenis informasi di atas diperoleh dari master file persediaan dan master file riwayat pelanggan. Dengan menggunakan program editing dan penelitian berdasarkan input berupa data yang terekam dalam dua master file itu, bagian pengolahan data elektronik akan memperoleh laporan mengenai status persediaan dan kinerja pelanggan selama ini.
Berdasarkan data pada master file status persediaan dan master file riwayat pelanggan bagian pengolahan data elektronik akan dapat mengeluarkan salah satu dari tiga kemungkinan keputusan, yaitu : 1. Pesanan dipenuhi dan barang akan segera dikirim. 2. Pesanan ditolak karena riwayat pelanggan atau kemampuan kredit calon pelanggan tidak memenuhi syarat. 3. Pesanan hanya dapat dipenuhi sebagian, karena barang yang dipesan tersedia di gudang namun jumlahnya tidak sebanyak yang diinginkan. Apabila pesanan pelanggan dapat dipenuhi seluruhnya atau sebagian, bagian pengolahan data mencetak dua jenis dokumen, yaitu : 1. Kesanggupan memenuhi pesanan, dan 2. Order penjualan. Dokumen
kesanggupan
memenuhi
pesanan
adalah
semacam
pemberitahuan kepada pelanggan bahwa perusahaan bisa memenuhi pesanan sesuai dengan kondisi yang ada dan menetapkan jumlah tagihan baik secara tunai maupun secara kredit. Order penjualan adalah dokumen untuk memberikan perintah kepada gudang dan bagian pengiriman untuk mengeluarkan barang yang dipesan pelanggan dari gudang kebagian pengiriman untuk dikemas dan akhirnya dikirim pada pelanggan.
2.8 Pengertian Efektivitas Banyak pengertian yang diberikan para ahli mengenai efektivitas, menurut Arens dan Loebbecke (2000 ; 298) adalah sebagai berikut : “Effectiveness refers to the accomplishment of objectives, where as efficiency refers to the resources used to achieve these objectives and example of effectiveness is production of part without defect. Efficiency concern whether those part are produce”. Dari definisi di atas dapat diartikan secara umum, efektivitas menyangkut derajat keberhasilan seseorang dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan, sedangkan efisiensi dapat dimaksudkan sebagai kemampuan organisasi dalam
menggunakan sumber daya yang ada untuk menghasilkan keluaran yang diharapkan. Sedangkan pengertian efektivitas menurut Azhar Susanto (2004 ; 47) yaitu “Efektivitas artinya informasi harus sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam mendukung suatu proses bisnis, termasuk didalamnya informasi tersebut harus disajikan dalam waktu yang tepat, format yang tepat sehingga dapat dipahami, konsisten dengan format sebelumnya, isinya sesuai dengan kebutuhan saat ini dan lengkap atau sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan”. Dalam hal ini efisiensi dapat dilihat dari dua sisi, yaitu kemampuan untuk menghasilkan keluaran tertentu dengan penggunaan sumber daya yang lebih sedikit dan kemampuan menggunakan sejumlah sumber daya tertentu untuk menghasilkan keluaran yang lebih besar. Jadi efektivitas merupakan salah satu tugas yang harus dilaksanakan oleh manajemen untuk menjamin tercapainya suatu tujuan perusahaan atau organisasi.
2.9 Piutang Setiap perusahaan pasti memiliki piutang walaupun demikian, jumlah dan bentuk pengendaliannya belum tentu sama antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Piutang timbul biasanya akibat transaksi penjualan secara krdit. Hal ini terjadi karena tidak semua transaksi bisa dilakukan dengan tunai. Selain untuk meningkatkan volume penjualan, transaksi atau penjualan secara kredit juga berguna untuk menciptakan kepercayaan, hubungan baik, dan kesinambungan perusahaan dimasa yang akan datang.
2.9.1 Pengertian Piutang Adapun pengertian piutang menurut pakar-pakarnya seperti, Kieso dan Jerry J. Weygandt diterjemahkan oleh Gina Gania (2001 ; 420) adalah sebagai berikut : “Piutang merupakan klaim terhadap pelanggan dan yang lain atas uang , barang atau jasa. Piutang atau tagihan pada umumnya timbul sebagai akibat dari transaksi penjualan atau penyerahan barang atau jasa secara kredit, pinjaman yang diberikan, klaim atas ganti rugi, dan uang sewa atas barang perusahaan yang disewakan kepada pihak lain”.
Sedangkan menurut Carl S. Warren, dkk yang diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan (1999 ; 324) yaitu : “Piutang (receivable) meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap entitas lainnya, termasuk individu, perusahaan, atau organisasi lainnya”. Adapun menurut Sunarto (2003 ; 37) mendefinisikan piutang (receivable) sebagai : “Tagihan yang timbul dari penjualan barang dagangan atau jasa secara kredit” Berdasarkan beberapa definisi tersebut maka yang dimaksud dengan piutang adalah tagihan meliputi segala macam tuntutan atau klaim kepada pihak lain yang pada umumnya akan berakibat adanya penerimaan kas atau dalam bentuk lain di masa yang akan datang.
2.9.2 Klasifikasi Piutang Banyak perusahaan melakukan penjualan secara kredit dengan maksud untuk dapat menjual lebih banyak produk atau jasa. Piutang yang timbul dari penjualan semacam itu biasanya diklasifikasikan sebagai piutang usaha atau wesel tagih. Piutang ini biasanya memiliki bagian yang signifikan dari total aktiva lancar perusahaan. Menurut Carl S. Warren, dkk yang diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan (1999 ; 324), klasifikasi piutang adalah sebagai berikut : 1. Piutang Usaha Transaksi paling umum yang menciptakan piutang adalah penjualan barang dagang atau jasa secara kredit. Piutang dicatat dengan mendebet akun piutang usaha. Piutang usaha (account receivable) semacam ini normalnya diperkirakan akan tertagih dalam periode waktu yang relatif pendek seperti 30 atau 60 hari. Piutang usaha diklasifikasikan dalam neraca sebagai aktiva lancar. 2. Wesel Tagih Sepanjang wesel tagih diperkirakan akan tertagih dalam setahun, maka biasanya diklasifikasikan dalam neraca sebagai aktiva lancar. Wesel tagih
(notes receivable) adalah jumlah yang terutang bagi pelanggan, dimana pelanggan dimaksud telah menerbitkan surat utang formal kepada perusahaan. 3. Piutang Lain-lain Piutang lain-lain biasanya disajikan secara terpisah dalam neraca. Jika piutang ini diharapkan akan tertagih dalam satu tahun, maka piutang tersebut diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Jika penagihannya lebih dari satu tahun, maka piutang ini diklasifikasikan sebagai aktiva tidak lancar dan dilaporkan dibawah judul investasi. Piutang lain-lain (other receivable) meliputi, piutang bunga, piutang pajak, dan piutang dari pejabat atau karyawan. Selain berdasarkan klasifikasi tersebut di atas, piutang juga dapat diklasifikasikan berdasarkan jangka waktu pelunasan yaitu : 1. Piutang lancar (jangka pendek) pelunasan kurang dari 12 bulan. 2. Piutang tidak lancar (jangka panjang) pelunasan lebih dari 12 bulan. Pengklasifikasian berdasarkan jangka waktu ini berdasarkan atas pernyataan Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) di dalam PSAK no. 1, (2002 ; 1.9 ; 39) yang menyebutkan bahwa : “Perusahaan menyajikan aktiva lancar terpisah dari aktiva tak lancar dan kewajiban jangka pendek terpisah dari kewajiban jangka panjang kecuali untuk industri tertentu yang diatur dalam SAK khusus. Aktiva lancar disajikan menurut urutan jatuh tempo”. Tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi piutang terdiri atas sistem dan prosedur piutang agar dapat menciptakan informasi dan pengendalian atas piutang sehingga dapat menangani hal-hal sebagai berikut : 1. Akibat finansil dari penjualan secara kredit ialah timbulnya piutang. Timbulnya piutang maupun hapusnya piutang antara lain karena pembayaran atau penagihan harus terjadi secara wajar. 2. Kemacetan atas piutang maupun keterlambatan pembayarannya akan mempengaruhi likuiditas perusahaan, malahan dapat menimbulkan kerugian. Menurut Azhar Susanto (1999 ; 192) menjelaskan bahwa tugas pokok bagian piutang adalah :
1. Tugas registrasi (pencatatan) atas semua transaksi keuangan akibat penjualan secara kredit. 2. Tugas kontrol (pengawasan) terhadap ditaatinya syarat-syarat pembayaran. 3. Tugas kontrol (pengawasan) atas maksimum kredit yang akan diberikan terutama untuk para debitur lama. 2.9.3 Pengendalian Piutang Prosedur pengendalian piutang, erat hubungannya dengan pengendalian penerimaan kas disatu pihak dan pengendalian dilain pihak. Piutang merupakan mata rantai diantara keduanya. Ditinjau dari cara pendekatan manajemen preventif, maka ada tiga bidang pengendalian yang umum dimana dapat diambil tindakan untuk mewujudkan pengendalian piutang. Menurut Wilson & Campbell diterjemahkan oleh Tjintjin Fenix Tjendera (1997 ; 418) ketiga bidang tersebut adalah : 1. Pemberian kredit dagang Kebijakan kredit dan syarat penjualan harus tidak menghalangi penjualan kepada para pelanggan yang sehat keadaan keuangannya, dan juga tidak boleh menimbulkan kerugian yang besar karena adanya piutang sanksi yang berlebihan. 2. Penagihan (Collections) Apabila telah diberikan kredit, harus dilakukan usaha untuk memperoleh pembayaran yang sesuai dengan syarat penjualan dalam waktu yang wajar. 3. Penetapan dan penyelenggaraan pengendalian intern yang layak Meskipun prosedur pemberian kredit dan penagihan telah diadministrasikan dengan baik atau dilakuakn dengan secara wajar, ini tidak menjamin adanya pengendalian piutang, yaitu tidak menjamin ataupun dapat memastikan bahwa semua penyerahan memang difaktur, atau difaktur sebagaimana mestinya, kepada para pelanggan dan bahwa penerimaan benar-benar masuk ke dalam rekening bank perusahaan sehingga harus diberlakukan suatu sistem pengendalian yang memadai. 2.9.4 Efektivitas Pengendalian Piutang Piutang merupakan pos yang penting bagi kebanyakan perusahaan, karena merupakan bagian aktiva lancar perusahaan dan cukup berperan dalam laporan keuangan perusahaan. Kurangnya pemahaman dan pengendalian atas piutang akan
mengakibatkan kerugian yang cukup besar. Oleh karena itu, diperlukan sistem informasi, pengendalian yang memadai, dan didukung oleh sumber daya manusia yang potensial, akan menghindarkan perusahaan dari kerugian sehingga tujuan perusahaan akan tercapai secara material. Semakin besar volume penjualan kredit semakin besar juga resiko tidak tertagihnya piutang tersebut. Kemampuan piutang untuk dapat dikonversikan ke dalam uang tunai dikenal dengan kolektibilitas atau penagihan piutang. Ada beberapa kendala dalam penagihan piutang, baik intern maupun ekstern. Faktor intern berasal dari pemeriksaan intern penjualan kredit yang kurang baik, sedangkan faktor ekstern dapat disebabkan oleh keadaan pelanggan, misalnya failit. Jadi cara terbaik untuk mengetahui penagihan piutang dagang adalah dengan cara menganalisa umur piutang. Semakin tua umur piutang, semakin kecil kemungkinan tertagihnya. Analisis umur piutang mempunyai tujuan untuk meyakinkan tertagih atau tidaknya piutang dan menunjukkan efektivitas departemen kredit dan penagihan. Dengan kata lain, untuk mengetahui tingkat kolektibilitas piutang menurut Bambang Riyanto (1997 ; 90) ada beberapa alat ukur yang dapat dipergunakan yaitu : 1. Tingkat Perputaran Piutang (Account receivable turn over) Tingkat ini dihitung dengan cara membagi penjualan kredit bersih dengan rata-rata piutang. Dari perhitungan tersebut, dapat diketahui berapa kali penjualan kredit rata-rata dapat ditagih dalam setahunnya. Semakin besar perputarannya, semakin baik kolektibilitasnya. 2. Analisis Umur Piutang Dari daftar piutang dapat diperkirakan berapa jumlah piutang yang tidak dapat ditagih. Semakin lama umur piutang, semakin besar kemungkinan tidak tertagihnya. Ini berarti kolektibilitasnya semakin buruk. Dengan analisa umur piutang ini, perusahaan juga dapat mengambil tindakan-tindakan yang dianggap perlu untuk meningkatkan hasil tagihan, misalnya melakukan penagihan secara lebih intensif terhadap piutang yang sudah lama tertunggak. 3. Pengumpulan Hari Piutang (Day of receivable) Kemampuan perusahaan untuk mengumpulkan piutang yang umumnya antara 1 sampai 2 bulan. Dengan cara perhitungannya adalah jumlah hari dalam satu tahun dibagi dengan tingkat
perputaran piutang (Account receivable turn over). Dapat dikatakan baik jika rata-rata piutang dapat tertagih kurang dari 60 hari. Salah satu tujuan utama manajemen keuangan adalah mengusahakan adanya penggunaan kas secara berhati-hati dan efektif. Ditinjau dari segi penagihan kas, ada dua fase pengendalian yaitu : 1. Mempercepat penagihan 2. Pengendalian intern yang layak terhadap penagihan
2.9.5 Tujuan Pengendalian Piutang Tujuan pengendalian internal menurut Arens dan Lobbecke (2003 : 271) dalam hal ini pengendalian piutang, perusahaan khususnya manajemen, menerapkan pengendalian internal terhadap piutang dengan tujuan untuk : “1). Reliability of financial reporting 2). Control related to the reliability of financial reporting 3). Efficiency and efectiveness of operations 4). Compliance with applicable laws and regulations” Keempat tujuan pengendalian piutang atas transaksi di atas dapat diuraikan sebagai berikut : 1).Reliability of financial reporting (menyediakan data yang dapat dipercaya) Informasi yang akurat, tepat waktu dan dapat dipercaya sangat diperlukan oleh manajemen untuk melaksanakan kegiatan operasinya. Pengendalian internal terhadap piutang dapat membantu memenuhi kebutuhan manajemen akan informasi tersebut. 2). Control related to the reliability of financial reporting (melindungi harta dan catatan perusahaan) Adanya pengendalian internal yang baik atas harta dan catatan perusahaan akan mengurangi kesempatan terjadinya kecurangan atau penyalahgunaan terhadap harta dan catatan tersebut, baik yang dilakukan dengan sengaja maupun kesalahan-kesalahan lain yang sifatnya tidak disengaja.
3). Efficiency and efectiveness of operations (meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan). Adanya pengendalian internal yang baik terhadap piutang, akan mengurangi kemungkinan terjadinya perangkapan tugas dan penggunaan sumber daya secara tidak efisien. 4). Compliance with applicable laws and regulations (meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan-kebijakan yang ditetapkan) Pengendalian internal yang baik terhadap piutang akan memberikan suatu keyakinan memadai bahwa kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan akan dipatuhi oleh semua pihak yang terlibat. Dari uraian tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa tujuan pengendalian internal terhadap piutang, akan sangat mempengaruhi penanganan transaksitransaksi keuangan dari suatu perusahaan sehingga perolehan keuangan dan perlindungan terhadap aktiva memungkinkan untuk dicapai dan dilakukan.
2.9.6 Komponen Pengendalian Internal Menurut Arens dan Loebbecke ( 2003 : 274 ) mengemukakan komponen pengendalian internal sebagai berikut : “Internal control include five categories of control that management designed implement to provide reasonable assurance that management control objective will meet. There are called that components of internal control are : (1) the control enviroment, (2) risk assesment, (3) control activities, (4) information and communication, and (5) monitoring.” Dari kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa komponen pengendalian internal mencakup lima kategori kebijakan dan keyakinan yang memadai dimana tujuan pengendalian internal dapat dipenuhi. Kelima kategori ini disebut sebagai komponen struktur pengendalian internal yang terdiri dari : 1). The control enviroment (lingkungan pengendalian) Lingkungan pengendalian internal terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak,
direktur, komisaris, dan pemilik suatu satuan usaha tersebut. Lingkungan pengendalian memiliki tujuh sub elemen, yaitu : a). Integrity and ethical value (integritas dan nilai etika) Integritas dan nilai-nilai etika adalah produk dari standar etika dan perilaku entitas dan bagaimana standar dikomunikasikan dan dijalankan dalam praktek. b). Commitment to competence (komitmen terhadap kompetensi) Kompetensi adalah pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas meliputi pertimbangan manajemen terhadap tingkatan kompetensi dan bagaimana tingkat tersebut berubah menjadi keterampilan dan pengetahuan yang disyaratkan. c). Management’s philosopy and operating style (filsafah dan gaya operasi) Filosopi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Gaya operasi mencerminkan ide manajer. Dengan gaya operasi ini, sense of control akan tumbuh di dalam diri manajemen menengah dan bawah, sehingga biaya pengendalian cenderung murah. d). Organization structure (struktur organisasi) Struktur organisasi mencerminkan pembagian wewenang di dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. e). Assigment board of directors or audit commite participation (dewan komisaris atau komite audit) Untuk dapat menciptakan suatu independensi akuntan publik, maka alangkah baiknya bila penunjukan akuntan publik dialihkan dari tangan manajemen puncak ke tangan dewan komisaris atau komite pemeriksaan. f). Assigment of outhority responsibility ( pelimpahan wewenang dan tanggung jawab ) Hal ini mencakup cara-cara seperti memo dari manajemen tentang pentingnya pengendalian dan masalah yang berkaitan dengan
pengendalian, organisasi formal dan rencana operasi, deskripsi tugas pegawai dan kebijakan terkait dan dokumen kebijakan yang menggambarkan perilaku pegawai seperti perbedaan kepentingan dan kode etik perilaku formal. g). Human resources policies and practice (kebijakan dan prosedur kepegawaian) Karena pentingnya perusahaan memiliki karyawan yang jujur dan kompeten agar tercipta lingkungan pengendalian yang baik, maka perusahaan
harus
mengembangkan
kebijakan
dan
prosedur
kepegawaian. 2). Risk assesment (penetapan risiko) Manajemen
menetapkan
risiko
bagian
dari
perancangan
dan
pengoperasian struktur pengendalian internal untuk meminimalkan salah saji dan ketidakberesan. Risiko dapat ditimbulkan oleh keadaan sebagai berikut : a). Changes in operating enviroment (perubahan dalam lingkungan operasi) Perubahan
dalam
lingkungan
operasi
dapat
mengakibatkan
perubahan tekanan persaingan dan risiko yang berbeda secara signifikan. b). New personel (karyawan baru) Karyawan baru mungkin mempunyai pandangan atau pengertian lain atas pengendalian internal yang sudah diterapkan perusahaan. c). Rapid growth (pertumbuhan yang berkesinambungan) Pertumbuhan yang berkesinambungan operasi perusahaan dapat bulkan risiko sebagai akibat dari pengendalian internal yang sudah tidak ungsi secara memadai. d). New technology (teknologi baru) Teknologi baru yang diterapkan pada perusahaan akan dapat merubah risiko
yang sebelumnya telah diperhitungkan dan
diperkirakan terjadi pada pengendalian internal.
e). New line, product, or activity (lingkup, produk, atau kegiatan baru) Bidang usaha atau transaksi dalam tubuh perusahaan dapat disertai pengurangan staf dan perubahan dalam pemisahan tugas yang bisa mengubah risiko yang berkaitan dengan pengendalian internal. f). Foreign operation (operasi perusahaan secara internasional) Perluasan
daerah
usaha
menimbulkan
usaha
yang
dapat
mengakibatkan dampak terhadap pengendalian internal. g). Accounting activity (keputusan akuntansi) Penerapan atau perubahan prinsip akuntansi dapat menimbulkan risiko dalam penyiapan laporan keuangan. 3). Control activities (aktivitas pengendalian) Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan dalam kebijakan dalam prosedur sebagai berikut : a). Performance review (tinjauan ulang atas penampilan kerja) Kegiatan pengendalian dilakukan dengan mengadakan perbandingan antara penampilan kerja aktual dengan anggaran, peramalan, dan penampilan kerja periode sebelumnya, serta tindakan koreksi yang telah dilaksanakan. b). Information processing (pengolahan informasi) Kegiatan pengendalian sistem informasi meliputi : • Pengendalian umum, pada umumnya merupakan pengendalian terhadap operasi pusat data, akuisisi dan pemeliharaan sistem perangkat lunak, akses keamanan, serta pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi. • Pengendalian aplikasi, dilakukan terhadap pengolahan aplikasi individual, pengendalian ini menjamin bahwa transaksi yang dilakukan adalah sah, telah diotorisasi dengan benar, dan telah diolah secara akurat dan lengkap.
c). Physical control (pengendalian fisik) Kegiatan pengendalian ini dilaksanakan terhadap kondisi fisik atas aset, yaitu untuk menjaga aset dari perbedaan perhitungan antara catatan
pengendalian
dengan
hasil
perhitungan
fisik,
dan
menghindari pencurian aset, sehingga dapat mendukung penyiapan pelaporan keuangan dan pelaksanaan audit. d). Segregation of duties (pemisahan tugas) Tujuan utama pemisahan tugas adalah untuk menghindari timbulnya kesalahan-kesalahan, baik yang disengaja atau tidak dalam pengotorisasian transaksi, pencatatan transaksi, dan pemeliharaan aset. 4). Information and communication (informasi dan komunikasi) Komunikasi merupakan proses pemahaman peran individu dan tanggung jawab yang berhubungan dengan pengendalian internal terhadap laporan keuangan. Komunikasi biasanya dibuat berdasarkan pedoman kebijakan, pedoman akuntansi, dam pelaporan keuangan. 5). Monitoring (pemantauan) Manajemen memantau pengendalian berdasarkan pemikiran, apakah pengendalian telah beroperasi secara memadai atau belum dan manajemen
menyesuaikan
pengendalian
internal
sesuai
dengan
perubahan yang terjadi, termasuk menetapkan rancangan dan operasi pengendalian dalam dasar periode waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Hasil pemantauan dapat dipakai untuk mengetahui kelemahan dan kekuatan perusahaan sehingga dapat diusulkan pengendalian yang baik.
2.9.7 Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Berbasis Pengolahan Data Elektronik Terhadap Pengaruh Efektivitas Pengendalian Piutang Sistem informasi akuntansi penjualan memiliki pengaruh analisis yang sangat erat dengan efektivitas pengendalian piutang. Sistem informasi akuntansi merupakan kerangka kerja yang harus dikoordinasikan dengan baik antara sumber
daya yang dimiliki perusahaan. Salah satu sumber daya yang dimiliki yaitu penjualan secara kredit sehingga perlu adanya penanganan atau pengendalian untuk efektivitas operasional perusahaan karena apabila piutang terlalu banyak kemungkinan tidak tertagihnya pun semakin besar, sehingga perlu adanya pengendalian piutang untuk menghindari piutang tidak tertagih. Dengan demikian, masukan (data transaksi) menjadi keluaran (informasi) yang diperlukan manajemen guna pengambilan keputusan dalam pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan. Keputusan yang diambil oleh pihak manajemen merupakan dasar dari perencanaan. Perencanaan merupakan standar dalam pencapaian efektivitas pengendalian piutang. Dengan demikian, sistem informasi akuntansi penjualan akan tercapai apabila efektivitas pengendalian piutang dilaksanakan dengan baik dan mencapai sasaran, mulai dari prosedur pemesanan penjualan sampai dengan diterimanya uang yang kemudian disusun dalam laporan keuangan dan laporan manajemen.
2.10 Pengendalian Dalam Sistem Pengolahan Data Elektronik Menurut Wing Wahyu Winarno (1999 ; 102), pengendalian internal dalam sistem pengolahan data elektronik terdiri dari : “Pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control)”.
2.10.1 Pengendalian Umum (General Control) Pengendalian umum mencakup rencana organisasi dan operasi dari kegiatan sistem pengolahan data elektronik. Tujuan pengendalian umum yaitu : 1. Mendokumentasikan, mereview, menguji, dan menyetujui sistem dan program 2. Melakukan pengendalian perangkat keras 3. Melakukan pengendalian atas akses pada peralatan dan file data-data. Pengendalian umum terdiri dari :
a. Praktek manajemen yang sehat Pengendalian ini meliputi: perencanaan, penganggaran, pemilihan karyawan, dan pengendalian atau supervisi terhadap karyawan. b. Pengendalian operasional Pengendalian ini lebih ditekankan pada aspek teknis dan bukan pada aspek manajerial, sehingga biasanya pelaksanaannya diserahkan pada manajer tingkat bawah. Sama dengan pengendalian manajemen, pengendalian operasional juga meliputi tiga fase yaitu : •
Penetapan standar teknis
•
Penilaian prestasi
•
Pengambilan keputusan, terutama sebagai tindakan korektif
c. Pengendalian organisasi Pengawasan organisasi ini dirancang untuk memberi pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk tiap bagian perusahaan. Pembagian tugas dan tanggung jawab didasarkan pada pemisahan fungsi otorisasi, pencatatan dan penyimpanan. d. Pengendalian Dokumentasi Semua komponen sistem informasi harus didokumentasikan dengan jelas. Adanya dokumen akan : •
Memudahkan karyawan memahami kebijakan dengan jelas
•
Membantu karyawan memahami hubungan antara bagian dalam perusahaan
•
Menjamin bahwa berbagai prosedur dilaksanakan secara konsisten, efisien dan terpercaya.
Dokumen harus disimpan dengan baik sehingga dapat disediakan saat diperlukan. e
Pengendalian otorisasi Otorisasi dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) jenis : •
Otorisasi khusus, yaitu persetujuan yang ditetapkan untuk keadaan tertentu.
•
Otorisasi umum, yaitu persetujuan yang ditetapkan untuk keadaan atau peristiwa rutin.
f. Pengendalian perangkat keras dan lunak Tujuan pengendalian ini untuk mengecek kemungkinan adanya peralatan atau program yang tidak berfungsi, sehingga akan meningkatkan keandalan perhitungan, manipulasi dan transfer data dalam sistem komputer. Pengendalian perangkat keras berupa : •
Parity check Digunakan untuk melakukan pengecekan data yang tersimpan dalam komputer
•
Echo check Untuk meyakinkan atau memeriksa bahwa alat input-output masih tetap berfungsi dengan memuaskan bila dibutuhkan.
•
Red after write check Untuk meyakinkan apakah data telah direkam di magnetic disc dan magnetic tape telah terekam dengan baik dan benar.
•
Dual read check Untuk meyakinkan apakah data telah dibaca dengan cermat.
•
Validity check Untuk meyakinkan bahwa data telah dikodekan dengan benar. Pengecekan perangkat keras lainnya adalah : Duplicate circuit Untuk menghasilkan kalkulasi dan mengecek hasilnya. Schedule preventive maintenance Untuk memperbaiki komputer secar berbeda. Diagnostic test routine Untuk pengecekan terhadap hardware untuk mengetahui kelemahannya. Pengecekan perangkat lunak berupa :
Label check Untuk pengecekan atas isi label internal pada pita dan disc magnetic Read write check Untuk memberhentikan secara otomatis atas suatu program jika pembacaan atau penulisan tidak diperkenankan. g. Pengendalian keamanan fisik Pengendalian keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan manusia di dalam perusahaan. Bila pengamanan fisik tidak dilakukan sebagaimana mestinya, maka dapat mengakibatkan : •
Menurunnya operasi kegiatan
•
Membahayakan sistem
•
Menurunnya atau menghilang harta kekayaan milik perusahaan. Pengendalian
keamanan
fisik
dapat
berupa
alat-alat
dan
penempatan fisik yang dapat membantu melindungi harta kekayaan milik perusahaan. Teknik tersebut dapat berupa : •
Pengawasan terhadap pengaksesan fisik Pengawasan ini dapat berupa penenpatan satpam, pengisian agenda kunjungan, penggunaan tanda pengenal, pemakaian kartu, dan penggunaan circuit television.
•
Pengaturan lokal fisik Pengaturan ini dapat berupa lokasi yang tergantung oleh lingkungan dan gedung yang terpisah.
•
Penerapan alat-alat pengamanan Penerapan
alat-alat
pengamanan
seperti,
alat
pemadaman
kebakaran, UPS (Uninterruptible power system), stabilizer, AC dan pendeteksi kebakaran. h. Pengendalian keamanan data Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap data yang tersimpan diluar supaya tidak hilang, rusak, dan
tidak diakses oleh orang yang tidak berhak. Beberapa cara pengendalian keamanan data antara lain sebagai berikut : •
Pengamanan data log Agenda (log) dapat digunakan dalam proses pengolahan data untuk memonitor, mencatat, dan mengidentifikasi data.
•
Proteksi file Beberapa alat atau teknik telah tersedia untuk menjaga file dari penggunaan yang tidak benar, yang dapat menyebabkan rusak atau tergantinya data dengan nilai yang tidak benar. Diantaranya label file eksternal.
•
Pembatasan pengaksesan Tujuan pembatasan pengaksesan adalah untuk mencegah personil yang tidak berwenang untuk mengakses data.
•
Data back-up dan recovery Pengendalian ini berfungsi untuk menjaga bila file atau data mengalami kerusakan, kehilangan atau kerusakan data.
2.10.2 Pengendalian Aplikasi (Application Control) Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang diterapkan selama pengolahan data berlangsung. Pengendalian aplikasi dapat dikategorikan ke dalam pengendalian masukan (input control), pengendalian pengolahan (processing control) dan pengendalian keluaran (output control). Tujuan pengendalian aplikasi adalah : 1. Menjamin bahwa semua transaksi yang diotorisasi diproses secara lengkap dan lebih dari satu kali. 2. Menjamin bahwa data transaksi telah lengkap dan teliti. 3. Menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar dan sesuai dengan keadaan. 4. Menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yang telah ditetapkan.
5. Menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yang telah ditetapkan. 6. Menjamin bahwa program aplikasi dapat terus berfungsi.. Pengendalian aplikasi terdiri dari : a. Pengendalian masukan Yaitu tindakan untuk memastikan data transaksi yang benar dicatat secara lengkap dan memastikan data yang salah terdeteksi sehingga dapat dikoreksi. Pengendalian masukan terdiri dari : •
Otorisasi transaksi Dalam metode batch otorisasi dapat berupa pemberian paraf, tanda tangan atau cap. Dalam metode online otorisasi dapat berupa pemberian kode atau kata sandi.
•
Pencatatan Dalam sistem manual dan batch, semua data harus dicatat melalui dokumen sumber. Dalam sistem online data dapat langsung dimasukkan ke dalam komputer.
•
Pengurutan Yaitu dokumen yang akan diinput ke komputer harus disertai keterangan berapa banyak dokumen yang akan diinput ke komputer, data harus disertai keterangan berapa banyaknya dokumen yang akan diolah.
•
Edit data transaksi Yaitu memperkecil kesalahan data dengan memasukkan transaksi dengan alat-alat pengawasan.
•
Pengubahan data transaksi Yaitu pengubahan dari satu bentuk ke bentuk yang lainnya. Proses ini membuka peluang terjadinya kesalahan data, oleh karena itu data-data yang diubah haruslah dibandingkan untuk menjamin kebenarannya.
•
Pengiriman data Yaitu pengendalian untuk memastikan apakah data sudah diterima dengan benar.
b. Pengendalian Proses Yaitu pengendalian terhadap proses yang dilakukan setelah data diinput. Tujuan pengendalian proses adalah : •
Data diolah secara teliti dan lengkap
•
File dan program yang digunakan sudah benar
•
Semua transaksi dan catatan lainnya dapat ditelusuri dengan mudah Pengendalian proses terdiri dari :
•
Kontrol setiap proses Dilakukan dengan cara mencetak laporan setiap kali selesai menjalankan suatu proses
•
Cek file dan program Untuk menjamin bahwa program yang dimasukkan sudah benar.
•
Keterkaitan telusuran audit Berbentuk laporan yang tercetak dan biasanya dihasilkan setelah suatu proses dikerjakan. Dalam sistem batch, laporan dihasilkan setelah selesai diproses.
c. Pengendalian keluaran Yaitu untuk menjamin bahwa keluaran yang dihasilkan oleh sistem sudah lengkap, benar dan didistribusikan ke pemakai yang berhak. Pengendalian keluaran terdiri dari : •
Mengkaji hasil laporan Setiap laporan yang dihasilkan oleh sistem harus diperiksa dan dikaji ulang sebelum didistribusikan kepemakai akhir.
•
Pengawasan distribusi laporan Bagian pengolahan data harus mempunyai daftar yang berisi namanama atau bagian-bagian yang berhak menerima suatu laporan.
d. Reasonable test Untuk mengecek kecermatan kuantitas yang dipesan. Pengujian ini dilaksanakan dengan membandingkan kuantitas barang yang dipesan dengan kuantitas standar yang biasanya dipesan sebagaimana direkam dalam record pada master file persediaan. e. Range check Untuk mengecek kelayakan atas tanggal pesanan dan tanggal penyerahan. f. Completeness test Untuk menguji bahwa setiap transaksi telah memuat unsur data yang benar. Sedangkan pengendalian pengolahan data elektronik penjualan menurut Nugroho Widjajanto (2001 ; 338) adalah sebagai berikut : 1. Validity check, untuk mengecek nomor kode pelanggan dan nomor kode barang persediaan dengan jalan membandingkannya dengan informasi pada master file piutang dan master file persediaan. 2. Redundant data check, untuk mengecek nomor kode pelanggan dan nama serta nomor kode barang berikut uraian barang dengan tujuan untuk mendeteksi kemungkinan adanya kesalahan entry data atau datanya valid namun nomornya keliru. 3. field check, untuk mengecek bahwa suatu field numeric tertentu telah diisi dengan data numeric serta untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam proses berikutnya. 4. Reasonable test, untuk mengecek kecermatan kuantitas yang dipesan. Pengujian ini dilaksanakan dengan membandingkan kuantitas barang yang dipesan dengan kuantitas standar yang biasanya dipesan sebagaimana direkam dalam record pada master file persediaan. 5. Range check, untuk mengecek kelayakan atas tanggal pesanan dan tanggal penyerahan. 6. Completeness test, untuk menguji bahwa setiap transaksi telah memuat unsur data yang benar. Jika pengendalian aplikasi dalam sistem pengolahan data elektronik telah dilaksanakan
secara
memadai,
maka
dapat
meningkatkan
pencapaian
pengendalian umum. Dengan tercapainya pengendalian umum dalam sistem pengolahan data elektronik, akan mendorong tercapainya pengendalian internal terhadap pengendalian piutang. Selanjutnya pelaksanaan pengendalian piutang
yang memadai akan meningkatkan pencapaian tujuan struktur pengendalian internal. Berdasarkan uraian di atas, secara singkat dapat diuraikan bahwa pencapaian tujuan sistem informasi akuntansi penjualan berbasis EDP dan pengendalian terhadap piutang adalah hubungan yang selaras dan positif, artinya bila sistem informasi akuntansi penjualan berbasis EDP telah memadai, maka dapat menghasilkan pengendalian piutang yang memadai pula.
Dengan memulai rangkaian pengecekan dan pengujian di atas, data yang lolos dianggap merupakan data yang akurat dan valid untuk diproses lebih lanjut. Data yang tidak lolos akan ditampilkan dilayar monitor sehingga dapat langsung dikoreksi.
hal ini diungkapkan oleh Wilkinson (1993 ; 234) yaitu tujuan sistem pengolahan data elektronik menghasilkan informasi yang : “1. Relevan 2. Improve troughput 3. Efficiency 4. Timelines 5. Fleksibility 6. Accuracy and security 7. Economic” Kutipan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1) Relevan : suatu sistem informasi mempunyai kemampuan memproses terbatas. Jadi hanya data yang relevan dengan kebutuhan sekarang atau masa
depan perusahaan.
2) Improve troughput : salah satu ukuran dari sistem konversi data adalah laju konversinya, kuantitas data yang dikonversi sistem selama suatu periode waktu tertentu. Peningkatan laju konversi meningkatkan kinerja sistem. 3) Efficiency : Istilah efisiensi mengacu pada hasil yang dicapai dengan sekumpulan sumber daya tertentu. Sistem konversi data yang efisien pada umumnya menghasilkan laju konversi yang tinggi dengan biaya yang wajar. Sistem demikian sering kali juga mudah digunakan. 4) Timelines : Bila konversi data dilakukan secara tepat waktu, catatan dalam basis data dijaga selalu mutakhir. Jadi, makin banyak informasi berguna yang dapat disediakan bagi para penggunanya. 5) Fleksibility : Kebanyakan perusahaan sangat sering
mengalami
perubahan. Karena sangatlah penting agar sistem kenversi data mampu menghadapi perubahan. Perubahan ini secara lancar, efektif dan mampu melayani berbagai kebutuhan penggunanya.
6) Accuracy and security : untuk memastikan bahwa data yang dapat diandalkan, sistem konversi membentuk tindakan-tindakan pengendalian dan pengamanan yang memadai. 7) Economic : Mengkonversi data biaya wajar merupakan sasaran terakhir. Ini merupakan sasaran yang sifatnya paling luas atau berbanding terbalik dengan sasaran yang lain sebagai contoh, efisiensi berbanding lurus dengan kehematan, sedangkan ketepatan waktu umumnya berbanding terbalik dengan kehematan.
2.9.4 Piutang Tidak Tertagih Perusahaan berupaya untuk membatasi piutang tidak tertagih dengan menerapkan beragam perangkat pengendalian. Pengendalian yang paling penting disini berhubungan dengan fungsi pengesahan kredit. Pengendalian ini biasanya melibatkan penyelidikan atas kredibilitas pelanggan, dengan menggunakan referensi dan pemeriksaan atas latar belakang pelanggan. Untuk tujuan pelaporan, piutang dinilai sebesar jumlah yang diharapkan dapat diterima. Jumlah ini belum tentu sama dengan jumlah yang secara formal tercantum sebagai piutang. Perbedaan disebabkan perusahaan telah mengurangkan dari jumlah piutangnya, penyisihan terhadap piutang-piutang yang tidak akan tertagih. Piutang-piutang yang diperkirakan tidak akan tertagih dicatat sebagai beban. Dengan dasar penilaian ini, piutang dilaporkan sebesar uang yang diharapkan akan diterima dari piutang yang bersangkutan. Konsep penilaian demikian menunjukkan bahwa aktiva harus dinilai sebesar manfaat yang akan diterima di masa mendatang.
Walaupun telah dinilai sebesar jumlah bersihnya (setelah dikurangi penyisihan piutang tak tertagih) namun biasanya kedua jumlah tersebut tetap disajikan. Akun piutang tidak tertagih merupakan akun kontra (contra account). Piutang dagang pada umumnya termasuk dalam kategori aktiva lancar, apabila kenyataan menunjukkan bahwa piutang tersebut berjangka waktu lebih dari satu tahun, maka harus digolongkan sebagai piutang jangka panjang. Perusahaan juga dapat menjual piutangnya kepada perusahaanperusahaan lain dimana transaksi ini dinamakan dengan anjak-piutang. (factoring) dan pembeli piutang dinamakan dengan factor. Keuntungan dari factoring bagi perusahaan penjual adalah dapat diperolehnya kas secara cepat yang akan digunakan untuk operasional dan kebutuhan-kebutuhan lain. Selain itu, tergantung pada kesepakatan factoring, sebagai resiko piutang tidak tertagih dapat dipindahkan kepada factor.
