BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Peranan Sebelum membahas lebih jauh tentang skripsi ini terlebih dahulu kita ketahui
apa yang dimaksud dengan peranan. Pengertian peranan menurut Komaruddin (1994;768) dalam bukunya Ensiklopedia Manajemen adalah:
1. Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan oleh seseorang dalam manajeman. 2. Pola perilaku yang diharapkan dapat menyertai suatu status. 3. Bagian atau fungsi seseorang dalam kelompok atau pranata. 4. Fungsi yang diharapkan dari seseorang atau menjadi karakteristik yang ada padanya. 5. Fungsi setiap variabel dalam hubungan sebab akibat.
2.2
Audit Internal
2.2.1 Pengertian Audit Internal Ada beberapa pendapat mengenai audit internal. Menurut Hiro Tugiman (1997;11), sebagai berikut: " Internal Auditing atau pemeriksaan internal adalah suatu fungsi penilaian independen dalam suatu organisasi untuk menguji dan mengevaluasi kegiatan organisasi yang dilaksanakan."
Boynton & Kell (1996;839) memberikan pengertian audit internal sebagai berikut: "An independent appraisals function established within an organization to examine and evaluate its activities as a service to the organization."
Dari dua pendapat di atas, dapat di lihat bahwa dalam audit internal terdapat ukuran-ukuran kunci yang penting sebagai berikut:
7
8
1. Independent; pemeriksaan yang dilakukan bebas dari pembatasan ruang lingkup dan obyektif, karena merupakan bagian yang terlepas dari kegiatan operasional perusahaan. 2. Appraisal; menilai seluruh kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing divisi yang ada di dalam struktur organisasi perusahaan. 3. Established; bahwa keberadaan audit internal dalam suatu perusahaan karena dikehendaki oleh manajemen perusahaan. 4. Examine & evaluate; menjelaskan tindakan audit internal untuk menemukan fakta sebagai pertimbangan penilaian. 5. Its activities; menyatakan ruang lingkup audit internal yang diterapkan pada semua kegiatan yang ada dalam organisasi. 6. Service, menyatakan bahwa tujuan akhir audit internal adalah memberikan pelayanan dan bantuan pada orang yang membentuknya. 7. To the organization; bahwa seluruh pelayanan ditujukan untuk organisasi, meliputi seluruh pegawai perusahaan, dewan direksi termasuk tim audit dan para pemegang saham.
Aktivitas audit internal menyangkut dua hal, yaitu: 1. Pemeriksaan keuangan Yaitu verifikasi eksistensi kekayaan dan meyakinkan bahwa pengamanannya cukup dan apakah sistem akuntansi dan sistem pelaporan dapat dipercaya termasuk pembahasan pengendalian intern. 2. Pemeriksaan operasi Yaitu perluasan jangkauan audit internal ke seluruh tingkat operasi dari perusahaan, tidak terbatas pada keuangan dan pembukuan.
Setiap kegiatan pada perusahaan tentunya memerlukan suatu pedoman, begitu pula halnya dengan kegiatan audit internal. Bagi staf audit internal memerlukan juga pedoman, dalam hal ini adalah suatu norma audit internal.
9
Berikut ini adalah ringkasan norma audit internal: 1. Kebebasan (independence) Auditor internal harus bebas dalam kegiatan pemeriksaannya. 2. Kecakapan profesional (prefessional profiency) Audit
internal
harus
dilaksanakan
dengan
keahlian
dan
dengan
mempergunakan kemahiran jabatannya dengan seksama. 3. Luasnya pemeriksaan (scope of work) Luasnya audit internal menyangkut pemeriksaan dan penilaian ketelitian dan efektivitas pengendalian intern dan kualitas pelaksanaan tanggung jawab yang dibebankan. 4. Pelaksanaan pekerjaan pemeriksaan (performance of audit work) Pemeriksaan tersebut meliputi perencanaan pemeriksaan, pemeriksaan dan penilaian informasi, mengkomunikasikan hasilnya dan tindak lanjut. 5. Manajemen bagian audit internal (management of internal auditing department) Pimpinan bagian audit internal harus secara layak mengelola bagiannya.
2.2.2
Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Internal
Tujuan audit internal adalah untuk membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawabnya secara efektif dengan memberikan analisis, saran, dan rekomendasi yang obyektif mengenai kegiatan perusahaan yang diperiksanya. Hal ini dikemukakan oleh Boynton & Kell (1996;840) sebagai berikut: "The objective of internal auditing is to assist members of an organization in the effektive discharge of their responsibilities. In meeting this objective, internal auditing provides analyses, appraisals, recommendations, counsel, and information concerning the activities that have been audited. The objective of internal auditing includes promoting effective control throughout the organization at reasonable cost." Jadi tujuan audit internal dapat membantu manajemen melaksanakan tanggung jawabnya secara efektif dan efisien, dengan mengadakan analisis, penilaian, rekomendasi, dan saran terhadap kegiatan yang diperiksanya.
10
Mengenai ruang lingkup audit internal, Boynton & Kell (2001;983) mengemukakannya sebagai berikut: "Scope of work - The scope of internal audit should encompass the examination & evaluation of the adequacy and effectiveness of the organization's system of internal control and quality of performance in carrying out assigned responsibilities : 1) reliability and integtrity of information; 2) compliance with policiec, plans, procedures, laws, and regulations; 3) safeguarding of assets; 4) economical and efficient use of resources; 5) accomplishment of established objectives and goals for operations or programs." Dapat dijelaskan, bahwa ruang lingkup audit internal sebaiknya meliputi: a. Memeriksa dan menilai keandalan (reliabilitas dan integritas) informasi finansial dan operasional serta cara-cara yang yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengukur, mengklasifikasi, dan melaporkan informasi tersebut. b. Pemeriksaan ketaatan terhadap kebijaksanaan, prosedur, rencana, hukum, dan peraturan yang telah ditetapkan. c. Memeriksa apakah semua aktiva telah dipertanggung jawabkan dengan benar dan dilindungi untuk menghindari kehilangan atau pemborosan. d. Menilai keefektifan pemakaian berbagai sumber daya. e. Memeriksa operasi atau program-program usaha, apakah sudah sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Stettler (1980;83); mengemukakan luasnya ruang lingkup kegiatan audit internal sebagai berikut: "It might be stated that the internal auditor is primary concerned with evaluation, compliance, and verification."
Dari pengertian di atas dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Evaluation Kegiatan evaluasi terutama berkenaan dengan pengendalian intern, auditor perlu secara kontinyu mengevaluasi pengendalian intern.
11
Hal ini dikemukakan juga oleh Cashin (1988;8), yaitu: "Evaluation is especially important with respect to internal control. The internal auditing must continually review the system of internal control and make sure : 1)that the system's adequate and, 2)that it is operating as migth expected." 2. Compliance Kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan pengendalian-pengendalian yang baik akan berguna bila diikuti dengan seksama dalam pelaksanaannya. Dalam menguji ketaatan, auditor internal mempunyai tanggung jawab sampai seberapa jauh tingkat ketaatan organisasi terhadap : standar akuntansi keuangan, kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan, dan peraturan-peraturan pemerintah.
3. Verification Kegiatan verifikasi meliputi pemeriksaan terhadap : pembuktian atas catatancatatan dan laporan-laporan akuntansi, dan pembuktian atas aktiva, kewajiban, modal, dan hasil operasi perusahaan.
2.2.3
Fungsi dan Tanggung Jawab Audit Internal
Tanggung jawab dan wewenang auditor internal di dalam organisasi harus diterapkan dengan jelas, tertulis pada dokumen formal dan disetujui oleh pimpinan tertinggi. Wewenang yang diperoleh auditor internal memungkinkan auditor internal untuk memeriksa seluruh catatan, kekayaan dan pegawai pada perusahaan tersebut. Hartadi (1997:187) mengemukakan fungsi audit internal adalah : "Melaksanakan kegiatan bebas dan memberi saran-saran suatu fungsi pengendalian manjemen guna mengukur dan meneliti efektivitas sistem pengendalian internal"
12
Mengenai tanggung jawab audit internal, Brink (1982;834) mengemukakan sebagai berikut : "The responsibillity of internal auditing is to serve the organization in the manner that is consistent with standars for the professional practise of internal auditing and with professional standars of conduct such as the code of ethics of the institute of internal auditors. This responsibillity includes coordinating the internal audit activities with others so as to best achieve the audit objectives of organization" Dalam pernyataan di atas secara jelas diterangkan bahwa tanggung jawab bagaian audit internal adalah berupa kewajiban untuk memberikan informasi dan saran-saran kepada manjemen serta mempertanggung jawabkan pekerjaannya sesuai dengan kode etik yang berlaku. Selain itu harus mengkoordinasikan kegiatannya dengan bagian lain sebaik mungkin sesuai dengan tujuan pemeriksaan dan tujuan dari perusahaan.
2.2.4
Independensi Auditor Internal
Independensi dalam auditing diartikan memberikan pendapat yang tidak memihak dalam melaksanakan pemeriksaan dan tidak memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang diperiksanya. Hal ini dikemukakan oleh Hiro Tugiman (1997;20) sebagai berikut : "Para internal auditor dianggap mandiri apabila dapat melakasanakan pekerjaannya secara bebas dan obyektif. Kemandirian (independen) para internal auditor dapat memberikan penilaian yang tidak memihak dan tanpa prasangka, hal mana sangat diperlukan atau penting bagi pemeriksaan sebagaimana mestinya, hal ini dapat diperoleh melalui status organisasi dan sikap obyektif para internal auditor." Obyektivitas adalah sikap mental yang independen yang harus dimiliki dan dikembangkan oleh auditor internal dalam melaksanakan pemeriksaannya. Status organisasi bagaian audit internal haruslah memadai serta memberikan keleluasaan untuk memenuhi tanggung jawab pemeriksaan yang diberikan. Jadi apabila unsur status organisasi dan obyektivitas sudah terpenuhi, maka diharapkan auditor internal telah independen.
13
2.2.5
Program Audit Internal
Untuk dapat melakukan pemeriksaan yang sistematis dan terarah, maka sebelum pemeriksaan dimulai, auditor internal terlebih dahulu membuat suatu perencanaan dan program pemeriksaan yang akan dilakukan. Program pemeriksaan ini sangat penting artinya karena merupakan landasan atau pedoman mengenai pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan. Langkahlangkah kerja dalam melaksanakan pemeriksaan dikemukakan oleh Institute of Internal Auditor, yang dikutip oleh Victor Z. Brink (1982;847) sebagai berikut: "Performance audit work-audit work should include planning the audit, examining and evaluating information, communicating result, and following up; (1)planning the audit-internal auditing-or should plan each audit; (2)examining and evaluating information-internal auditing-should collect, analyze, interpret and document information to support audit result; (3)communicating result-internal auditing-or should report the result of their audit work; (4)following up-internal auditing-or follow up to ascertain that appropriate action is taken on reported audit findings." Jadi di dalam melaksanakan pemeriksaan, auditor internal haruslah : 1. Merencanakan setiap audit. 2. Memeriksa dan mengevaluasi informasi untuk mendukung hasil pemeriksaan. 3. Melaporkan hasil pekerjaannya. 4. Mengadakan tindak lanjut untuk memastikan tindakan yang tepat telah diambil terhadap temuan audit yang dilaporkan.
Menurut Sawyer (1982;129) mengemukakan tentang program pemeriksaan sebagai berikut : "Program pemeriksaan adalah tindakan-tindakan atau langkah-langkah yang terinci yang akan dilaksanakan dalam pemeriksaan. Di samping sebagai petunjuk mengenai langkah-langkah yang harus dilaksanakan, program pemeriksaan juga merupakan alat pengendali. Dengan program pemeriksaan tersebut pemeriksa akan dapat mengurai pemeriksaannya dengan anggaran dan jadwal yang ditetapkan."
14
Dan menurut Hiro Tugiman (1997;58) program pemeriksaan haruslah : 1. Membuktikan prosedur pemeriksaan dalam pengumpulan, analisis, penafsiran, dan penyimpangan informasi yang diperoleh selama pemeriksaan. 2. Menetapkan tujuan pemeriksaan. 3. Menyatakan lingkup dan tingkat pengujian yang diperlukan untuk mencapai tujuan pemeriksaan. 4. Mengidentifikasi aspek-aspek teknis, risiko, proses, dan transaksi yang akan diteliti. 5. Menetapkan sifat dan luas pengujian yang diperlukan. 6. Merupakan persiapan bagi awal pelaksanaan pekerjaan. 7. Menentukan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil pemeriksaan akan disampaikan. 8. Memperoleh persetujuan bagi rencana kerja pemeriksaan. 2.2.6
Laporan Hasil Audit Internal (Komunikasi Hasil Penugasan)
Auditor internal harus melaporkan hasil pemeriksaan yang dilakukannya. Laporan haruslah mengemukakan tentang maksud, lingkup, dan hasil pelaksanaan pemeriksaan. Pimpinan auditor internal atau staf yang ditunjuk harus meriview dan menyetujui laporan pemeriksaan akhir, sebelum laporan tersebut dikeluarkan, dan menentukan kepada siapa laporan tersebut akan disampaikan. Adapun kriteria laporan pemeriksaan yang dikemukakan oleh Sawyer (1982;295) sebagai berikut: "Laporan pemeriksaan harus memenuhi kriteria berikut ini : cermat, jelas, ringkas, dan tepat waktu." Dari pengertian di atas dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Cermat Laporan secara keseluruhan haruslah berdasarkan fakta. Setiap pernyataan, angka, dan referensi harus didasarkan atas bukti-bukti yang kuat. Pemeriksa harus berusaha dengan segala upaya agar laporannya dapat dipercaya atau diandalkan. Keandalan haruslah menjadi ciri dari laporan hasil audit internal. 2. Jelas Tujuan laporan pemeriksaan adalah agar diambil tindakan yang perlu. Oleh karena itu laporan harus efektif. Dan agar efektif, laporan harus jelas. Kejelasannya menyangkut banyak hal, tetapi pada pokoknya hal ini harus disadari pemeriksa ketika ia menulis atau menyampaikan laporannya.
15
3. Ringkas Ringkas berarti membuang hal-hal yang tidak berguna atau berlebihan. Ringkas bukan berarti pendek, akan tetapi ringkas berarti menghilangkan apa yang tidak relevan dan tidak material yang tidak menunjang tema pokok laporan. 4. Tepat waktu Laporan dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan manajemen akan informasi yang mutakhir. Tujuan tersebut tidak akan tercapai apabila laporan tidak tepat waktu. Laporan hasil audit internal (Komunikasi Hasil Penugasan) mempunyai beberapa fungsi yang penting, baik untuk auditor internal maupun manajemen. Fungsi-fungsi tersebut menurut Victor z. brink (1982;291) adalah ; 1. Conclusion based on audit. The report serves to summarize the evidence obtained during the audit, with presentation of finding and conclusion. It thus represent the end result of the auditor's work. 2. Disclosure of conditions. Report provides the organization with a summary of areas needing improvement. It can thus be viewed as an information device for management concerning the operations of the organization. It is also viewed by some as an evaluation of performance, disclosing those areas that are good and bad as the extent subject to possible improvement. 3. Framework for managerial action. The recommendation in the report represent the auditor's conclusions as to actions to be taken by management. Based on conditions disclosed and cause identified, the recommendations serve as a framework for actions in correcting deficients and improving operations. The report is also used for reference purposes, both in reviewing other areas of the company and in following up to determine the extent to wich responsive action has been taken. 4. Clarification of auditee's views. The auditee may wish to state mitigating circumstances, or privide clarification of issues of disagreement. A clear statement of auditee's viewpoint, with comments by the auditors help to pinpoint the issues for management and provides a basis for arriving at decisions as to actions needed.
16
Dari uraian diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Laporan harus menyimpulkan penemuan-penemuan selama pemeriksaan sebagai hasil akhir pemeriksaan. 2. Laporan harus mengungkapkan apa yang diperlukan sehubungan dengan pelaksanaan operasional perusahaan. 3. Kesimpulan-kesimpulan pemeriksaan disajikan sebagai rekomendasi bagi manajemen untuk mengadakan tindakan perbaikan. 4. Penjelasan dari auditor internal mengenai keterangan-keterangan yang akan disampaikan kepada manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan utuk tindakan perbaikan.
2.2.7
Tindak Lanjut atas Laporan Hasil Audit Internal (Komunikasi Hasil Penugasan)
Apabila laporan sudah dikeluarkan tidak berarti bahwa tugas audit internal persediaan bahan baku selesai, karena diperlukan suatu tindak lanjut yang berupa evaluasi terhadap tindakan-tindakan yang telah diambil. Definisi tindak lanjut dikemukakan oleh Hiro Tugiman (1997;75) sebagai berikut: "Tindak lanjut auditor internal didefinisikan sebagai suatu proses untuk menentukan kecukupan, keefektifan dan ketepat waktuan dari berbagai tindakan yang dilakukan oleh manajemen terhadap berbagai temuan audit yang dilaporkan." Tindak lanjut hasil audit sangat diperlukan, karena segala usaha yang dilaksanakan dalam rangka audit tidak mempunyai arti jika tidak disertai tindak lanjut atas saran, usulan dan rekomendasi yang diberikan. Jika ternyata dari hasil audit internal persediaan bahan baku yang dilaksanakan menunjukan adanya hal-hal yang perlu diperbaiki, tindak lanjut yang dapat diambil sehubungan dengan hal tersebut adalah melaporkan temuan-temuan tersebut kepada pimpinan perusahaan untuk kemudian dilakukan perbaikan atau penyelesaian masalah.
17
2.3
Efektivitas Menurut Hiro Tugiman (1997;115), efektivitas mempunyai pengertian
sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya). Manjur dan mujarab. Dapat membawa hasil. Mulai berlaku (tentang UU, peraturan).
2.4 Pengandalian Intern 2.4.1 Pengertian Pengendalian Intern Manajemen membutuhkan alat kendali yaitu pengendalian intern dalam mengelola perusahaannya secara efektif dan efisien, karena tanggung jawab manjemen semakin meningkat dan kompleks. Menurut Mulyadi (1998;171), pengertian pengendalian intern adalah sebagai berikut: "Pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan, yaitu ; 1) keandalan laporan keuangan, 2) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, 3) efektivitas dan efisiensi operasi" Dari pengertian diatas, maka pengendalian intern tidak lain merupakan suatu alat bagi pimpinan perusahaan dalam melaksanakan salah satu fungsi pengendaliannya, sehingga tercapai pelaksanaan operasi yang efisien dan mencegah pemborosan dalam usahanya serta terlindunginya perusahaan dari tindakan ketidak beresan atau kecurangan.
2.4.2
Tujuan Pengendalian Intern
Dalam suatu pengendalian intern yang memadai, terkandung tujuan-tujuan yang dapat membantu manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.
18
Menurut Mulyadi (1998;172), tujuan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Keandalan informasi keuangan, 2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, 3. Efektivitas dan efisiensi operasi. Dari keterangan di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Keandalan informasi keuangan; manajemen bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan keuangan bagi investor, kreditor, dan pengguna lainnya. 2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku; banyak sekali hukum dan peraturan yang harus diikuti oleh perusahaan. 3. Efisiensi dan efektivitas operasi; pengendalian dalam sebuah organisasi adalah alat untuk mencegah kegiatan dan pemborosan yang tidak perlu dalam segala aspek usaha, dan untuk mengurangi penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan efektif.
2.4.3
Unsur-unsur Pengendalian intern
Unsur-unsur pengendalian intern menurut mulyadi (1998;175) terdiri dari: 1. 2. 3. 4. 5.
Lingkungan pengendalian. Penaksiran risiko. Informasi dan komunikasi. Aktivitas pengendalian. Monitoring.
2.4.3.1 Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan landasan
untuk semua unsur
pengendalian intern, yang membentuk disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manjer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan. Berbagai faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu perusahaan antara lain ; 1. Nilai integritas dan etika Efektivitas pengendalian intern bersumber dari dalam diri orang yang mendesain dan melaksanakannya. Pengendalian intern yang memadai desainnya, namun dijalankan oleh orang-orang yang tidak menjunjung tinggi
19
integritas dan tidak memiliki etika, maka mengkibatkan tidak terwujudnya tujuan pengendalian intern. 2. Komitmen terhadap kompetensi Untuk mencapai tujuan entitas, personil di setiap tingkat organisasi harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya
secara
efektif.
Komitmen
terhadap
kompetensi
mencakup
pertimbangan manajemen atas pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan dan paduan antara kecerdasan, pelatihan, dan pengalaman yang dituntut dalam pengembangan kompetensi. 3. Dewan komisaris dan komite audit Untuk menciptakan independensi pemeriksa, perusahaan-perusahaan yang go public sebaiknya mengalihkan wewenang penunjukkan pemeriksa dari tanggan manajemen puncak ke tangan dewan komisaris atau komite audit. Dewan komisaris adalah wakil pemegang saham dalam perusahaan berbadan hukum perseroan terbatas. Dewan ini berfungsi mengawasi pengelola perusahaan yang dilaksanakan oleh manajemen. 4. Filosofi dan gaya operasi manajemen Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Dan gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu perusahaan harus dilaksanakan. 5. Struktur Organisasi Struktur organisasi memberikan kerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan monitoring aktivitas perusahaan. Pengembangan struktur organisasi suatu entitas mencakup pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab di dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. 6. Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab Pembagian wewenang dan tanggung jawab merupakan perluasan lebih lanjut pengembangan struktur organisasi. Dengan pembangian wewenang yang jelas,
20
organisasi akan dapat mengalokasikan berbagai sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan organisasi. 7. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia Karyawan merupakan unsur-unsur penting dalam setiap sistem pengendalian intern. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian intern yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan.
2.4.3.2 Penaksiran Risiko Penaksiran risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, dan pengelolaan risiko tentang entitas berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Penasiran risiko manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan adalah penaksiran risiko yang terkandung dalam asersi tertentu dalam laporan keuangan dan desain dan implementasi aktivitas pengendalian ditujukan untuk mengurangi risiko tersebut pada tingkat minimum, dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat. Menurut Standar Profesi Akuntan Publik (2001;326), asersi mempunyai pengertian sebagai berikut : "Asersi adalah pernyataan manajemen yang terkandung di dalam komponen laporan keuangan. Pernyataan tersebut dapat bersifat implisit dan eksplisit serta dapat diklasifikasikan berdasarkan penggolongan besar sebagai berikut : a) keberadaan atau keterjadian (existence or occurrence), b) kelengkapan (completeness), c) hak dan kewajiban (right and obligation), d) penilaian (evaluation) / alokasi, e) penyajian dan pengungkapan (presentation and disclosure)."
2.4.3.3 Informasi dan Komunikasi Sistem akuntansi diciptakan untuk mengidentifikasi, menggolongkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi suatu perusahaan, serta menyelenggarakan pertanggung jawaban kekayaan dan hutang perusahaan tersebut. Fokus utama kebijakan dan prosedur pengendalian yang berkaitan
21
dengan sistem akuntansi adalah bahwa transaksi dilaksanakan dengan cara yang mencegah salah saji dalam asersi manajemen di laporan keuangan. Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personil yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar organisasi.
2.4.3.4 Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan
keyakinan
bahwa
petunjuk
yang
dibuat
oleh
manajemen
dilaksanakan. Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit atas laporan keuangan dapat di golongkan ke dalam berbagai kelompok. Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan sebagai berikut : 1. Pemisahan tugas yang cukup. 2. Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas. 3. Dokumen dan catatan yang memadai. 4. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan. 5. Pengecekan independen atas pelaksanaan.
2.4.3.5 Pemantauan (Monitoring) Pemantauan (monitoring) adalah proses penilaian kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan (monitoring) dilaksanakan oleh personil yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian pada waktu yang tepat.
2.4.4
Keterbatasan Pengendalian Intern
Tidak ada satu sistem pun yang dapat mencegah secara sempurna semua pemborosan-pemborosan dan penyelewengan-penyelewengan yang terjadi pada suatu perusahaan, karena pengendalian intern setiap perusahaan memiliki keterbatasan bawaan.
22
Keterbatasan yang melekat pada pengendalian intern menurut Mulyadi (1998;173) sebagai berikut : 1. "Kesalahan dalam pertimbangan Seringkali manajemen dan personil lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasa waktu, atau tekanan lain. 2. Gangguan Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personil secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. 3. Kolusi Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan kolusi. Dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi aktiva perusahaan dan tidak terungkapnya ketidak beresan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang dirancang. 4. Pengabaian oleh manajemen Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu. 5. Biaya lawan manfaat Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern tertsebut."
2.5
Persediaan
2.5.1 Pengertian Persediaan Persediaan merupakan unsur aktiva yang disimpan dengan tujuan untuk dijual dalam kegiatan bisnis yang normal atau barang-barang yang akan digunakan dalam pengolahan produk yang akan dijual. IAI (2004;PSAK NO.14.1) menyatakan definisi dalam standar akuntansi keuangan sebagai berikut : "Persediaan adalah aktiva:(1) tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha formal; (2) dalam proses produksi atau dalam perjalanan; (3) dalam bentuk bahan atau pelengkap (supplies) untuk digunakan dalam Proses produksi atau pemberian jasa."
23
Fess dan Warren (1993;346) dalam bukunya memberi definisi persediaan sebagai barikut: "The term inventories is used to designatem: -
Merchandise held for sale in the normal course of bussiness.
-
Materials in the process of production or held for such use."
T. Hani Handoko (1993;334) membedakan persediaan menurut jenisnya, yaitu : 1. Persediaan bahan mentah (raw materials), yaitu persediaan barangbarang berwujud yang digunakan dalam proses produksi. Bahan mentah dapat diperoleh dari sumber-sumber alam, dibeli atau dibuat sendiri oleh perusahaan. 2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchase part/component), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain yang langsung dirakit menjadi sutu produk. 3. Persediaan bahan pembantu atau penolong, yaitu persediaan barangbarang yang diperlukan dalam proses produksi tetapi bukan merupakan bagian atau komponen barang jadi. 4. Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi atau telah diolah menjadi suatu bentuk tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi. 5. Persediaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang yang telah selesai di proses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan.
2.5.2 Pengetian Persediaan Bahan Baku Istilah bahan baku dapat digunakan dalam pembuatan barang. Persediaan bahan baku adalah barang-barang yang diperoleh untuk dipergunakan dalam proses produksi dan mempunyai input petama bagi pelaksanaan produksi. Pengertian tadi selaras dengan pernyataan yang dikemukakan oleh Smith dan Skousen (1992;347), sebagai berikut: "Raw materials are goods acquired for use in the production process." Sedangkan menurut Ronald J. Thatcher (1991;751), yang dimaksud persediaan bahan baku adalah sebagai barikut:
24
"Raw material inventory is current assets consissting of the supplies and direct materials to be used in manufacturing" Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa bahan baku mencakup pengertian sebagai berikut: 1. Merupakan barang yang diperlukan dalam proses produksi. 2. Masih memerlukan perlakuan-perlakuan lebih lanjut yang harus didukung oleh faktor-faktor produksi lain sehingga mempunyai nilai tambah dan siap untuk dijual.
2.5.3
Metode Penilaian dan Sistem Pencatatan Persediaan
2.5.3.1 Metode Penilaian Persediaan Ada tiga metode penilaian persediaan menurut Fess Warren (1993;350) yang dapat digunakan yaitu: 1. Metode First-In-First Out (FIFO) Yaitu penentuan harga pokok yang didasarkan pada asumsi bahwa biaya yang dibebankan untuk persediaan adalah sesuai dengan urutan pemasukannya. Artinya sebelum persediaan yang pertama habis, maka harga barang yang dipakai adalah harga pokok barang yang pertama kali masuk. 2. Metode Last-In First Out (LIFO) Yaitu penentuan harga pokok yang didasarkan pada asumsi bahwa harga pokok terjadinya ditentukan dan dibebankan pada pendapatan, sehingga yang tinggal terdiri dari nilai harga pokok persediaan yang terdahulu. 3. Metode Average Cost (rata-rata) Yaitu metode penentuan harga pokok rata-rata dimana penentuan harga pokok ini dengan membebankan harga rata-rata dari persediaan yang ada.
Tidaklah menjadi suatu masalah dalam penggunaan metode penilaian bagi suatu perusahaan karena yang terpenting adalah perusahaan konsisten dalam penggunaan metode tersebut dari waktu ke waktu.
25
2.5.3.2 Sistem Pencatatan Persediaan Ada dua sistem pencatatan persediaan menurut Fess Warren (1993;348) yang diterjemahkan oleh penulis, yaitu: 1. Sistem pencatatan persediaan periodik Yaitu metode yang dalam penentuan harga pokok penjualannya dilakukan perhitungan secara fisik atas persediaan yang ada pada akhir periode. 2. Sistem pencatatan persediaan perpetual Yaitu metode yang mencatat setiap jenis persediaan ke dalam perkiraan tersedndiri dengan menghasilkan saldo terakhir atas kuantitas persediaan beserta nilai perolehannya. 2.6 Efektivitas Pengendalian Intern Persediaan Bahan Baku Persediaan bahan baku yang merupakan unsur yang sangat penting dalam mencapai tujuan perusahaan, dikatakan demikian karena bahan baku merupakan faktor produksi yang akan mementukan lancar atau tidaknya proses produksi. Selain itu persediaan bahan baku memerlukan investasi yang jumlahnya cukup besar serta mempunyai peranan yang sangat vital. Oleh karena itu, pengendalian intern persediaan bahan baku yang memadai sangat diperlukan. Pada dasarnya pengendalian intern persediaan bahan baku akan meliputi dua aspek yaitu: 1. Pengendalian secara fisik Menyangkut apakah persediaan telah digunakan seefisien mungkin dan pengamanan secara fisik telah dilakukan dengan baik. Meliputi fungsifungsi pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran bahan baku. 2. Pengendalian secara akuntansi Menyangkut apakah pembebanan biaya atas persediaan telah dibebankan dengan tepat. Meliputi sistem akuntansi persediaan dan penilaian persediaan.
26
Untuk menghindari kekurangan dan koreksi persediaan karena kelemahan pengendalian fisik, atau karena kelemahan pengendalian intern, maka James D.Wilson dan John B.Campbell (1990; 393) yang dapat diterjemahkan penulis mengusulkan hal-hal sebagai berikut: 1. Memelihara tempat yang aman bagi bahan, semua bahan yang tinggi nilainya harus mendapat perhatian yang khusus. 2. Pemindahan bahan dari satu lokasi ke lokasi lain harus dilakukan sesuai dengan persetujuan manajemen, bahan-bahan hanya boleh dikeluarkan berdasarkan permintaan yang telah disetujui yang berwenang. 3. Pemisahan tugas sehingga mereka yang menyelenggarakan catatan pembukuan tidak menangani penerimaan atau pengeluaran bahan. 4. Mengadakan inventarisasi persediaan secara rotasi dan hasilnya direkomendasikan dengan catatan persediaan. 5. Mengharuskan auditor internal untuk melakukan penilaian secara mendalam mengenai sistem pengendalian persediaan. 6. Menilai dan menganalisis catatan persediaan untuk menetapkan setiap kelemahan yang mungkin terjadi. 7. Mengevaluasi tenaga kerja yang menangani persediaan dan mengecek latar belakang mereka (apabila perlu). 8. Melakukan survei periodik mengenai keamanan persediaan dan mengeliminasi kesempatan berbuat curang. Agar dapat menerapkan pengendalian yang baik terhadap persediaan, maka sebelumnya harus dilakukan perencanaan yang menyeluruh terhadap persediaan. Dari segi manajemen, perencanaan persediaan yang berlebihan yang tidak terserap oleh proses produksi tepat pada waktunya, selain itu harus menghindari terjadinya kekurangan persediaan yang akan mengakibatkan terhambatnya jalannya produksi. Batasan mengenai perencanaan dan pengendalian adalah sebagai berikut: a. Perencanaan dan pengendalian pembelian sehingga hanya akan dibeli dan ditimbun bahan yang dibutuhkan. b. Pengendalian terhadap wewenang untuk pelaksanaan produksi sehingga hanya akan dihasilkan produk dalam kuantitas dan jenis yang layak.
27
Untuk mencapai pengelolaan persediaan yang baik harus ada faktor atau kondisi tertentu. Kondisi yang hakiki bagi pengelolaan persediaan secara wajar menurut James D. Wilson dan John B. Campbell (1990;393) yang diterjemahkan oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Penetapan tanggung jawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik. Fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak. Standarisasi dan simplifikasi persediaan secara layak. Catatan dan laporan yang cukup. Petugas yang kompeten.
Dari syarat-syarat tersebut penulis uraikan seperti berikut ini: 1. Penetapan tanggung jawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan. Hal ini sangat penting untuk setiap organisasi perusahaan, karena dengan adanya pelimpahan wewenang dan tanggung jawab bagi perencanaan persediaan, maka siklus usaha perusahaan akan berjalan lancar. Apabila terjadi kemacetan atau kelalaian proses produksi sehubungan dengan pengelolaan persediaan, maka pimpinan perusahaan akan mudah untuk mengetahuinya dan mengambil tindakan penanggulangannya. 2. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik. Kebijakan yang menyangkut pengendalian persediaan bahan baku meliputi berbagai hal seperti: luasnya pembelian spekulatif yang diperbolehkan; pelayanan kepada langganan. Penetapan kebijakan persediaan dimaksudkan agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan persediaan yang dapat mengakibatkan adanya hambatan-hambatan atau kerugian dalam kegiatannya. 3. Fasilitas penggudangan dan penanganan yang memuaskan. Pengamanan persediaan terhadap kerusakan, pencurian dan yang lain-lain dapat terlaksana dengan baik jika tersedia fasilitas penyimpanan bahan baku yang memadai disertai petugas khusus yang bertanggung jawab atas penyimpanan bahan baku. 4. Klasifikasi dan identifikasi secara layak. Hal ini sangat diperlukan dalam penyusunan anggaran, serta untuk memberi keyakinan bahwa persediaan telah dicatat sebagaimana mestinya.
28
5. Standarisasi dan simplifikasi persediaan. Dalam hal persediaan, standarisasi berhubungan dengan pengurangan suatu lini produk menjadi berbagai jenis, ukuran dan karakteristik tetap yang dianggap sebagai standar. Sedangkan tujuan standarisasi dan simplifikasi adalah mengendalikan jenis persediaan dan pengendalian harga barang yang dibeli. Dengan demikian kecurangan dalam mempermainkan harga pembelian persediaan dapat dihindarkan. 6. Catatan dan laporan yang cukup. Catatan yang memadai diharapkan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan tentang kebutuhan terhadap pembelian, produksi, penjualan dan keuangan untuk manajer keuangan. Catatan akuntansi atas persediaan yang memadai dapat digunakan sebagai dasar pembuatan anggaran. Laporan diperlukan untuk dapat mengambil tindakan koreksi apabila terjadi penyimpangan. 7. Tenaga kerja yang memuaskan. Petugas harus kompeten, yaitu memiliki keahlian, pengetahuan, inisiatif, ketelitian, kejujuran, dan keterampilan. Suatu perencanaan, prosedur serta catatan yang baik tidak berarti tanpa adanya petugas yang kompeten, yang dapat memahami instruksi yang diberikan kepadanya atau cakap dalam menginterpretasikan instruksi atau data dan prosedur yang ada.
2.7 Peranan Audit Internal dalam menunjang Efektivitas Pengendalian Intern Persediaan Bahan Baku. Agar perusahaan dapat berjalan dengan baik dan dapat mencapai tujuannya, diperlukan pengendalian intern yang memadai yang didalamnya terdapat aktivitas pemeriksaan. Fungsi audit internal akan berjalan dengan baik bila kedudukannya dalam organisasi serta tingkat independensinya bisa diandalkan. Jangkauan dari audit internal meliputi pemeriksaan dan penilaian kemampuan serta keandalan pengendalian intern dalam organisasi. Jangkauan pengendalian intern ini akan dapat diketahui melalui fungsi audit internal. Fungsi audit internal sebagai alat kendali manajemen adalah memeriksa dan menilai efektivitas serta keampuhan alat kendali lainnya.
29
Pemeriksaan manajemen berdasarkan fungsinya sebagai alat manajemen terhadap pengendalian persediaan adalah melakukan observasi dan perlindungan fisik persediaan serta menelaah setiap bagian yang mempunyai hubungan dengan persediaan. Untuk mencapai tujuan audit internal di atas, aktivitas fundamental yang harus dilaksanakan auditor internal adalah sebagai berikut: 1. Verification Aktivitas ini merupakan pemeriksaan sejumlah data secara terus menerus sehingga pimpinan dapat menerima suatu data yang dapat diandalkan, aktivitas ini meliputi bidang laporan keuangan (akuntansi) serta kekayaan fisik perusahaan dan hasil operasinya. 2. Compliance Aktivitas ini merupakan pemeriksaan untuk menilai sampai sejauh mana tingkat kepatuhan pegawai terhadap kebijakan, prosedur, dan peraturan pemerintah yang mempunyai pengaruh. 3. Evaluation Aktivitas ini merupakan penilaian pelaksanaan yang telah dilakukan baik terhadap hasilnya maupun terhadap petugas pelaksanaannya.
Berdasarkan uraian di atas diharapkan dengan penerapan audit internal yang berkesinambungan akan memberikan kontribusi kepada pihak manajemen mengenai sejauh mana kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan sebaik mungkin oleh setiap fungsi atau unit organisasi yang ada, sehingga diharapkan pelaksanaan pengendalian atas persediaan bahan baku dapat dilaksanakan secara efektif.
