BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Komunikasi 2.1.1 Pengertian Komunikasi Komunikasi merupakan hal yang tidak bisa dilepaskan dari kehidupan manusia. Dalam setiap kegiatannya, manusia akan selalu berinteraksi dengan makhluk lain. Dalam interaksi inilah komunikasi berperan. Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, dan keahlian dan lain-lain melalui penggunaan simbol-simbol seperti katakata, gambar-gambar, dan lainnya. 1 Komunikasi juga merupakan proses dinamis di mana orang berusaha untuk berbagi masalah internal mereka dengan orang lain melalui penggunaan simbol. 2 Jadi dapat disimpulkan bahwa komunikasi merupakan proses interaksi antar manusia dengan tujuan berusaha berbagi masalah internal dengan mereka melalui penggunaan simbol-simbol. Secara etimologis, kata komunikasi berasal dari Bahasa Latin, communis yang terdiri dari dua kata, cum yang berarti ‘bersama-sama’ atau ‘bersama dengan’, dan unus yang berarti ‘satu’ (kata bilangan). Dua kata tersebut membentuk kata benda communion, yang berarti ‘kebersamaan’, ‘persatuan’, ‘persekutuan’, ‘gabungan’, ‘pergaulan’ atau ‘hubungan’. Kata kerja communicare berarti ‘membagi sesuatu dengan seseorang’, ‘tukar1
Riswandi. Ilmu Komunikasi. Jakarta: Graha Ilmu. 2009. Hal 2 Larry A. Samovar, Richard E Porter, Edwin R. McDaniel. Communication Between Cultures, 7th. Jakarta: Salemba Humanika. Penerjemah: Indri Mangareta Sidabalok. 2010. Hal 18 2
10
11
menukar’, ‘membicarakan sesuatu dengan orang’, ‘memberitahukan sesuatu kepada seseorang’, ‘bercakap-cakap’, ‘bertukar pikiran’, ‘berhubungan’, ‘berteman’.
Jadi,
komunikasi berarti ‘pemberitahuan pembicaraan’,
‘percakapan’, ‘pertukaran pikiran atau hubungan’. 3 Mulyana mengutip pendapat Tubbs dan Moss yang menyatakan bahwa komunikasi adalah proses penciptaan makna antara dua orang atau lebih.
4
Dalam model komunikasi yang dikembangkan oleh Tubbs konsep
komunikasi digambarkan sebagai transaksi yang terjadi antara dua orang yang mengasumsikan kedua peserta komunikasi sebagai pengirim dan sekaligus juga penerima pesan. Proses tersebut bersifat timbal balik atau saling
mempengaruhi,
spontan
dan
serentak
serta
dinamis
yang
menimbulkan perubahan pada para peserta komunikasi. 5 Dari penejelasan di atas dapat dilihat bahwa proses komunikasi melibatkan
dua
orang
atau
lebih
yang
saling
berinteraksi
dan
mempertukarkan pesan dan umpan balik sehingga memungkinkan terjadinya proses penciptaan makna. Sehingga proses dilihat sebagai komunikasi dua arah atau (two-way communication), bukan satu arah atau linear (one-way communication).
3
Kadar Nurjaman & Khaerul Umam. Komunikasi & Public Relations: Panduan untuk Mahasiswa, Birokrat dan Praktisi Bisnis. Bandung: Pustaka Setia, 2012. 4 Deddy Mulyana. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2007. Hal 65 5 Mulyana, op.cit, hal. 166-167
12
2.1.2 Tujuan Komunikasi Komunikasi pun mempunyai tujuan sebagai berikut: 6 1.
Perubahan sikap (attitude change) Komunikasi dapat merubah sikap setelah melalui sebuah peroses komunikasi
2.
Perubahan Pendapat (opinion change) Perubahan pendapat terjadi dalam suatu komunikasi yang tengah dan sudah
berlangsung
dan
tergantung
bagaimana
komunikator
menyampaikan komunikasinya. 3.
Perubahan perilaku (Behavior change) Perubahan perilaku dapat terjadi biladalam suatu proses komunikas, apa yang dikemukakan komunikator sesuai dengan yang disampaikan hal ini tergantung kepada kredibilitas komunikator itu sendiri.
4.
Perubahan sosial (Social change) Perubahan yang terjadi dalam tatanan masyarakat itu sendiri sesuai dengan lingkungan ketika berlangsungnya komunikasi. Terjadinya perubahan pada unsur-unsur yang disebutkan di atas
merupakan sebuah refleksi bahwasanya proses komunikasi tersebut berlangsung dengan baik dan memiliki efek terhadap penerima komunikasi (komunikan).
6
Onong Uchjana Effendy. Ilmu, Teori dan Filsafat Komunikasi. Bandung: Citra Aditya Bakti, 2000. hal. 55
13
2.2 Organisasi 2.2.1 Pengertian Organisasi Istilah organisasi berasla dari Bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti ‘panduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung’. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu ‘sistem’ ada juga yang menamakannya ‘sarana’. Everet M. Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas. Robert Bonnington dalam buku Modern Bussiness: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana di mana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. 7 Secara sederhana organisasi dapat diartikan sebagai sekelompok orang yang terstruktur secara jelas, memiliki pembagian tugas dan mempunyai tujuan bersama.
2.3 Komunikasi Organisasi 2.3.1 Pengertian Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu
7
Khomsahrial Romli. Komunikasi Organisasi Lengkap. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia. 2011. Hal 1-2.
14
organisasi. 8 Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
2.3.2 Perspektif Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi mengenal tiga teori pokok, yakni teori-teori struktural klasik yang bersifat murni objektif, teori-teori transisional, dan teori-teori mutakhir yang mendekati suatu pandangan subjektivis. 1. Teori Struktural Klasik, dilandaskan pada karya Blau dan Scott (1962) yang membedakan antara struktur umum organisasi sosial dan struktur lebih spesifik yang disebut organisasi formal. 2. Teori Transisional, merupakan transisi dari teori-teori klasik mengenai organisasi dan manajemen ke teori-teori sistem dan perilaku yang lebih mutakhir. Dalam teori transisional terdapat perbaikan-perbaikan terhadap konsepsi teori klasik. Teori-teori perilaku ini meliputi teori komunikasi-kewenangan, teori hubungan manusiawi, teori fusi, teori peniti penyambung, teori sistem sosial, dan ad-hokrasi masa depan.
8
Wiryanto. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: Grasindo. 2005.
15
3. Teori Mutakhir, berlawanan dengan pandangan objektif mengenai organisasi. Teori mutakhir adalah revolusi paradigma yang memberikan gambaran pengaruh subjektivisme pada komunikasi organisasi. Teori mutakhir meliputi teori Weick mengenai pengorganisasian dan teori kultural organisasi. Adapun teori yang digunakan sebagai acuan dalam penelitian ini termasuk ke dalam kelompok teori-teori mutakhir.
2.3.3 Fungsi Komunikasi dalam Organisasi Conrad dalam Tubbs dan Moss (2005) seperti yang dikutip Romli mengidentifikasikan tiga komunikasi organisasi sebagai berikut: fungsi perintah, fungsi relasional, fungsi manajemen ambigu. 9 1. Fungsi
perintah
berkenaan
dengan
anggota-anggota
organisasi
mempunyai hak dan kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan, dan bertindak atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi di antara sejumlah anggota yang bergantung dalam organisasi tersebut. 2. Fungsi relasional berkenaan dengan komunikasi memperbolehkan anggota-anggota menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif hubungan personal dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjan (job performance) dalam berbagai cara. Misal: kepuasan kerja, aliran komunikasi ke bawah
9
Romli. Op. Cit. Hal 2-3
16
maupun ke atas dalam hierarkhi organisasional, dan tingkat pelaksanaan perintah. Pentingnya dalam hubungan antar-personal yang baik lebih terasa dalam pekerjaan ketika Anda merasa bahwa banyak hubungan yang perlu dilakukan tidak Anda pilih, tetapi diharuskan oleh lingkungan organisasi, sehingga hubungan menjadi kurang stabil, lebih memacu konflik, kurang ditaati, dan sebagainya. 3. Fungsi manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misal: motivasi berganda muncul karena pilihan yang diambil akan mempengaruhi rekan kerja dan organisasi, demikian juga diri sendiri; tujuan organisasi tidak jelas dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi. Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk membangun
lingkungan
dan
memahami
situasi
baru,
yang
membutuhkan perolehan informasi bersama.
2.4 Iklim Komunikasi Organisasi 2.4.1 Pengertian Iklim Komunikasi Organisasi Dalam konteks organisasi, iklim erat dengan kondisi psiko-sosial yang melingkupi suatu organisasi atau perusahaan, yang dapat dipersepsikan oleh anggota organisasi atau karyawan suatu perusahaan. Iklim dalam suatu organisasi atau perusahaan tidak dapat dilihat tetapi dapat dirasakan oleh
17
seluruh anggota yang terlibat di dalamnya dan hal ini mempengaruhi perilaku anggota organisasi. Husein
Umar
mengemukakan
pendapatnya
tentang
inti dari
komunikasi yaitu kepuasan organisasi, iklim komunikasi, kualitas media, kemudahan memanfaatkan komunikasi, penyebaran informasi, muatan informasi, kemurnian informasi, dan budaya organisasi. 10 Iklim organisasi merupakan fungsi kegiatan yang terdapat dalam organisasi untuk menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi tersebut mempercayai mereka dan memberi mereka kebebasan dalam mengambil resiko, mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas mereka, menyediakan informasi yang terbuka dan cukup tentang organisasi, mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh informasi yang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota organisasi, secara aktif memberi penyuluhan kepada para anggota organisasi sehingga mereka dapat melihat bahwa keterlibatan mereka penting bagi keputusan-keputusan dalam organisasi dan menaruh perhatian pada pekerjaan yang bermutu tinggi dan memberi tantangan. 11 Dapat disederhanakan bahwa iklim komunikasi organisasi adalah persepsi mengenai seberapa jauh anggota organisasi merasa bahwa organisasi dapat dipercaya, mendukung, terbuka, menaruh perhatian, dan secara aktif meminta pendapat mereka, serta memberi penghargaan atas standar kinerja yang baik. 10
Husein Umar. Metode Riset Komunikasi Organisasi. Jakarta: PT. Gramedia. 2002. Hal 66 R. Wayne, Pace dan Don F. Faules. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. 2005. Hal 154
11
18
2.4.2 Proses Terbentuknya Iklim Komunikasi Organisasi Iklim komunikasi organisasi terdiri dari persepsi-persepsi atas unsurunsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tersebut terhadap komunikasi. Pengaruh ini didefinisikan, disepakati, dikembangkan dan dikokohkan secara berkesinambungan melalui interaksi dengan anggota organisasi lainnya. Pengaruh ini menghasilkan pedoman bagi keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan individu dan mempengaruhi pesan-pesan mengenai organisasi. 12 Menurut Arni Muhammad, yang menjadi pokok utama dalam iklim komunikasi adalah hal-hal berikut: 13 1. Persepsi mengenai sumber komunikasi dan hubungannya dalam organisasi, yang meliputi persoalan: a. Apakah anggota organisasi merasa puas dengan atasan, teman bekerja sama dan bawahan sebagai sumber informasi. b. Berapa pentingnya sumber-sumber itu. c. Apakah sumber-sumber tersebut dapat dipercaya. d. Apakah sumber-sumber terbuka terhadap komunikasi. 2. Persepsi mengenai tersedianya informasi bagi anggota organisasi, meliputi persoalan: a. Apakah jumlah informasi yang diterima cocok dan tepat dengan topic-topik yang penting dari sumber informasi. b. Apakah informasi itu berguna. 12 13
Ibid. Hal 149 Arni Muhammad. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara. 2005. Hal 86-87
Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. 2005.
Gambar 2.1 Proses Terbentuknya Iklim Komunikasi (Sumber: R. Wayne, Pace dan Don F. Faules. Komunikasi Organisasi:
19
20
c. Apakah balikan informasi dikirimkan kepada sumber yang tepat. 3. Persepsi mengenai organisasi itu sendiri, meliputi persoalan: a. Berapa banyaknya anggota yang terlibat dalam pembuat keputusan yang mempengaruhi mereka. b. Apakah tujuan dan objektif dipahami. c. Apakah sistem terbuka terhadap input dari anggotanya.
Dari penjelasan di atas dapat dilihat bahwa unsur-unsur organisasi yang terdiri atas anggota organisasi, pekerjaan dalam organisasi, praktikpraktik pengelolaan organisasi, struktur organisasi, dan pedoman organisasi tidak dapat secara langsung menciptakan iklim komunikasi organisasi. Iklim komunikasi hanya dapat diciptakan bergantung pada persepsi atau pemahaman anggota organisasi terhadap unsur-unsur organisasi tersebut.
2.4.3 Karakteristik Iklim Komunikasi Organisasi Setiap lingkungan kerja memiliki iklim atau atmosfer yang berbedabeda. Gibb dalam buku Komunikasi Bisnis dan Profesional seperti yang dikutip oleh Curtis, Flyod dan Winsor membagi iklim komunikasi menjadi dua yaitu iklim komunikasi bertahan dan iklim komunikasi mendukung. Iklim komunikasi bertahan adalah keadaan, atau “cuaca” komunikasi di perusahaan tertentu yang cenderung dingin dan individualis. Sedangkan iklim komunikasi mendukung adalah keadan atau “cuaca” komunikasi yang cenderung hangat dan saling mendukung. Pada iklim bertahan, atmosfernya
21
terkesan “besar” dan represif. Sedangkan iklim mendukung, orang-orang merasa dihormati dan satu sama lain saling memberikan dorongan pada saat mereka berupaya menyelesaikan tugas yang menumpuk. 14 Di dalam buku Metode Penelitian Komunikasi, salah satu tokoh komunikasi, Jalaluddin Rahmat juga mengutip teori Jack Gibb berkaitan dengan karakteristik iklim komunikasi bertahan dan mendukung ini. Adapun karakteristik dari kedua iklim komunikasi tersebut adalah: 15 1. Iklim Komunikasi Bertahan (Defensive Communication Climate) a. Evaluasi (Evaluation) Evaluasi artinya penelitian terhadap orang lain, memuji atau mengecam. Dalam evaluasi ini kita mempersoalkan nilai dan motif orang lain. “Pada evaluasi biasanya digunakan kata sifat seperti: salah, ngawur dan bodoh. Evaluasi biasanya menyebabkan ketegangan”. Menurut Curtis, Flyod & Winsor “Komunikasi yang tampak
bersifat
evaluatif,
mengalahkan,
menimbang
akan
meningkatkan sifat bertahan seseorang”. Bila kita menjelkkan orang lain dan mengkritiknya maka itu juga meningkatkan sifat defensif. b. Kontrol (Control) Perilaku kontrol artinya “berusaha untuk mengetahui orang lain, mengendalikan perilakunya, mengubah sikap, pendapat dan 14
Curtis, Flyod & Winsor. Komunikasi Bisnis dan Profesional. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya 2004. Hal. 41 15 Jalaluddin Rakhmat. Metode Penelitian Komunikasi: Dilengkapi dengan Contoh Analistik Statistik. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. 2007. Hal. 134-135
22
tindakannya. Melakukan kontrol juga berarti mengevaluasi orang lain sebagai orang jelek sehingga perlu diubah”. Seseorang yang berupaya mengendalikan tindakan orang lain menganggap bahwa gagasan-gagasan orang lain kurang bermutu, sehingga akhirnya meningkatkan sifat bertahan. c. Strategi (strategy) “Strategi adalah penggunaan tipuan-tipuan atau manipulasi untuk mempengaruhi orang lain. Strategi melibatkan pemanipulasian pegawai, mungkin dengan cara menyembunyikan informasi”. d. Kenetralan (Neutrality) Netral berarti “sikap impersonal memperlakukan orang lain tidak sebagai personal, melainkan sebagai objek. Bersikap netral bukan berarti objektif, melainkan menunjukkan sikap acuh tak acuh, tidak menghiraukan perasaan dan pengalaman oang lain”. e. Keunggulan (Superiority) “Keunggulan artinya sikap yang menunjukkan kita lebih tinggi atau lebih baik daripada orang lain karena status, kekuasaan, kemampuan intelektual, kekayaan atau kecantikan. Superioritas akan melahirkan sikap defensif.” f. Kepastian (Certainty) “Orang yang memiliki kepastian bersifat dogmatis, ingin menang sendiri dan melihat pendapatnya sebagai kebenaran mutlak yang tidak dapat diganggu-gugat”.
23
2. Iklim Komunikasi Mendukung (Supportive Communication Climate) a. Deskripsi (Description) “Sikap ini artinya menyampaikan perasaan dan persepsi tanpa menilai. Deskripsi secara sederhana berarti para anggota organisasi memusatkan pesan-pesan mereka pada peristiwa-peristiwa yang dapat diamati dan mengurangi referensi mengenai reaksi-reaksi subjektif atau emosional.” b. Orientasi Pada Masalah (Problem Orientation) Mengkomunikasikan
keinginan
untuk
bekejasama
mencari
pemecahan masalah. “Hal yang penting adalah mengkomunikasikan suatu
hasrat
untuk
menemukan
suatu
pemecahan
bukan
memaksakan pemecahan, bekerjasama bukan memanipulasi. Kita mengajak orang lain bersama-sama untuk menetapkan tujuan untuk memutuskan bagaimana mencapainya.” c. Spontanitas (Spontaneity) “Spontanitas artinya sikap jujur dan dianggap tidak menyelimuti motif yang terpendam.” Menuut Gibbs, orang-orang yang spontan ini “mengatakan sesuatu seperti apa yang mereka lihat” dan pandangan ini mereka lakukan semata-mata demi kepentingan terbaik bagi organisasi.” d. Empati (Emphaty) Empati merupakan “sesuatu upaya yang sungguh-sungguh untuk memahami situasi dari sudut pandang orang lain atau turut
24
merasakan perasaan orang lain. Tanpa empati orang seakan-akan mesin yang hampa perasaan dan tanpa perhatian”. e. Kesetaraan (Equality) Adil adalah sikap perlakuan orang lain secara horizontal dan demokratis.
“Dengan
persamaan,
kita
mengkomunikasikan
penghargaan dan rasa hormat pada perbedaan pandangan dan keyakinan. Dalam persamaan terdapat upaya untuk mengurangi perbedaan-perbedaan dalam kekuatan, kecakapan intelektual dan sebagainya”. f. Kesementaraan (Provisionalism) “Sikap provisionalisme yaitu kemauan atau kesedihan untuk meninjau kembali pendapat kita, untuk mengakui bahwa pendapat manusia adalah tempat kesalahan, karena wajar juga kalau suatu saat pendapat dan keyakinan kita bisa berubah”. Orang yang besikap provisional bersedia bersifat “sementara” dalam penilaian mengenai hal-hal terbaik. Dapat dilihat bahwa iklim komunikasi yang ideal bagi perusahaan adalah iklim komunikasi yang menciptakan suasana saling menghormati, saling mendorong dengan cara berempati, bekerjasama mencari pemecahan masalah, sikap jujur, perlakuan adil, serta menjunjung sikap profesionalitas.
25
2.4.4 Dimensi Iklim Komunikasi Organisasi Wayne Pace & Don Faules mengemukakan beberapa dimensi penting dari iklim komunikasi, yakni: 16 1. Kepercayaan Personel di semua tingkat harus berusaha keras untuk mengembangkan dan mempertahankan hubungan yang di dalamnya kepercayaan, keyakinan dan kredibilitas didukung oleh pernyataan dan tindakan. 2. Pembuatan keputusan bersama Para pegawai di semua tingkat dalam organisasi harus diajak berkomunikasi dan berkonsultasi mengenai semua masalah dalam semua wilayah kebijakan organisasi yang relevan dengan kedudukan mereka. Para pegawai di semua tingkat harus diberi kesempatan berkomunikasi dengan manajemen di atas mereka agar berperan serta dalam proses pembuatan keputusan dan penentuan tujuan. 3. Kejujuran Suasana umum yang diliputi kejujuran dan keterusterangan harus mewarnai hubungan-hubungan dalam organisasi, dan para pegawai mampu mengatakan apa yang ada dalam pikiran mereka tanpa mengindahkan apakah mereka berbicara kepada teman sejawat, bawahan atau atasan. 4. Keterbukaan dalam komunikasi ke bawah
16
Pace, op.cit,. Hal. 159
26
Kecuali untuk keperluan informasi rahasia, anggota organisasi harus relatif mudah memperoleh informasi yang berhubungan langsung dengan tugas mereka saat itu, yang mempengaruhi kemampuan mereka untuk mengkoordinasikan pekerjaan mereka dengan orang-orang atau bagian-bagian lainnya, dan berhubungan luas dengan perusahaan, organisasinya, para pemimpin dan rencana-rencananya. 5. Mendengarkan dalam komunikasi ke atas Personel di setiap tingkat dalam organisasi harus mendengarkan saransaran atau laporan-laporan masalah yang dikemukakan oleh personel di setiap tingkat bawahan dalam organisasi, secara berkesinambungan dan dengan pikiran terbuka. Informasi dari bawahan harus dipandang cukup penting untuk dilaksanakan kecuali ada petunjuk yang berlawanan. 6. Perhatian pada tujuan-tujuan berkinerja tinggi. Personel di semua tingkat dalam organisasi harus menunjukkan suatu komitmen terhadap tujuan-tujuan berkinerja tinggi; produktivitas tinggi, kualitas tinggi, biaya rendah, demikian pula menunjukkan perhatian besar pada anggota organisasi lainnya.
Sedangkan menurut Redding sebagaimana yang dikutip oleh Kriyantono iklim komunikasi organisasi mempunyai lima dimensi, yaitu: 17 1. Daya Dukungan (Supportiveness)
17
Rachmat Kriyantono. Teknik Praktisi Riset Komunikasi: Disertai Contoh Praktis Riset Media Public Relations, Advertising, Komunikasi Organisasi, Komunikasi Pemasaran. Jakarta: Kencana 2012. Hal. 124-125
27
Dimensi dukungan atau supportiveness dalam organisasi memberikan pemahaman tentang presepsi anggota organisasi tentang perhatian atau dukungan organisasi kepada karyawannya dan dukungan karyawan kepada organisasinya. 2. Partisipasi Membuat Keputusan (Participative Decision Making) Dimensi partisipasi membuat keputusan, anggota organisasi berpersepsi tentang keterlibatannya dalam proses pembuatan atau pengambilan keputusan bersama. 3. Kepercayaan, Percaya Diri dan Kredibilitas (Trust, Confidence, and Credibility) Dimensi kepercayaan, percaya diri dan krediblitas menjelaskan tentang persepsi anggota mengenai seberapa jauh atasan, bawahan dan sesama rekan kerja dapat dipercaya. 4. Keterbukaan dan Keterusterangan (Open and Candor) Dimensi ketebukaan dan keterusterangan mengungkapkan tentang persepsi anggota organisasi terhadap keterbukaan organisasi melalui informasi yang dianggap penting bagi anggota dan kemudahan anggota dalam memperoleh informasi. 5. Tujuan Prestasi yang Tinggi (High Performance Goals) Dimensi perhatian atas tujuan prestasi yang tinggi adalah mengembani persepsi anggota organisasi tentang keinginan anggota dan organisasi untuk selalu memiliki tujuan kinerja yang tinggi.
28
Dapat
dilihat
bahwa
dimensi-dimensi
seperti
kepercayaan,
keterbukaan, perhatian serta komunikasi yang baik antar anggota organisasi memungkinkan terciptanya iklim komunikasi organisasi yang harmonis seingga mendorong para anggota untuk mengusahakan yang terbaik demi mencapai tujuan bersama yakni sesuai dengan tujuan organisasi.
2.4.5 Tujuan Iklim Organisasi Kegunaan berpengaruh
iklim
pada
komunikasi
proses
dalam
penambahan
suatu rekan
organisasi kerja,
sangat
penambahan
pengetahuan para karyawan, penambahan informasi dan penambahan pengalaman. Menurut Redding sebagaimana dikutip oleh Deddy Mulyana dalam bukunya Komunikasi Organisasi bahwa: 18 “Kegunaan iklim komunikasi merupakan kegiatan yang terdapat dalam organisasi untuk mewujudkan kepada organisasi bahwa organisasi tersebut mempercayai mereka dan memberi mereka kebebasan dalam mengambil resiko, mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas mereka, menjadikan informasi yang terbuka dan cukup tentang organisasi, mendengarkan dengan penuh perhatian, serta memperoleh informasi yang dapat dipercaya dan terus terang dari anggota organisasi, secara aktif memberi penyuluhan kepada perusahaan anggota organisasi sehingga mereka dapat melihat bahwa
18
Pace, op.cit., hal 154
29
keterlibatan mereka penting bagi keputusan dalam organisasi, dan menaruh tantangan agar termotivasi” Iklim komunikasi sebagai kualitas pengalaman yang bersifat objekif mengenai lingkungan internal organisasi yang mencakup persepsi anggota organisasi terhadap pesan dan hubungan pesan dengan kejadian yang terjadi di dalam oganisasi. 19 Dari pendapat yang diungkapkan oleh Denis dalam Muhammad, dapat disimpulkan bahwa para anggota memiliki tujuan yang paralel dengan tujuan perusahaan atau organisasinya. Oleh karena itu, perusahaan yang mampu membangkitkan kepercayaan para anggotanya dapat mendorong para anggotanya tersebut sekaligus menciptakan iklim komunikasi yang kondusif bagi mereka sehingga mereka berusaha untuk mencapai keberhasilan tujuan perusahaan dan menghindari kegagalan.
2.4.6 Arah Aliran Komunikasi Organisasi Sebagai fungsi kegiatan dalam organisasi yang menunjukkan kepercayaan kepada anggotanya serta menyediakan informasi yang terbuka dan cukup tentang organisasi, iklim komunikasi tentunya membutuhkan aliran komunikasi. Menurut R. Wayne dan Don F. Faules dalam bukunya Komunikasi Organisasi, ada empat jenis arus informasi dalam organisasi yaitu, komunikasi ke bawah (downward communication), komunikasi ke
19
Muhammad, op.cit., hal 85
30
atas
(upward
communication),
komunikasi
horizontal
(horizontal
communication) dan komunikasi lintas saluran. 20 1. Komunikasi ke bawah (downward communication) Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau antara para pemimpin kepada bawahannya. Komunikasi ke bawah untuk menyampaikan tujuan, merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan bawahan. Katz dan Kahn menyatakan ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan: 21 a. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan b. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan c. Informasi mengenai kebijakan dan praktek-praktek organisasi d. Informasi mengenai kinerja pegawai, e. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission) Secara umum komunikasi ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe yaitu: a. Instruksi Tugas Instruksi tugas atau pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan 20 21
Pace, op.cit., hal. 184 Ibid. Hal. 185
31
bagaimana melakukannya. Instruksi tugas yang tepat yang langsung cenderung dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal. Instruksi yang lebih umum biasanya digunakan bagi tugas-tugas yang kompleks,
di
mana
karyawan
diharapkan
menggunakan
pertimbangannya, keterampilan dan pengalamannya. b. Rasional Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas yang lain dalam organisasi atau objek organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya. c. Ideologi Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional. Pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi. d. Informasi Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktek-praktek organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi rasional.
32
e. Balikan Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji tetapi dapat juga berupa kritikan atau peringatan terhadap pegawai. Jadi dapat disimpulkan komunikasi ini biasa digunakan oleh pimpinan kepada bawahannya baik dalam pendelegasian pekerjaan atau lainnya. 2. Komunikasi ke atas (upward communication) Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi ke semua karyawan dalam satu organisasi kecuali yang berada pada tingkatan yang paling atas mungkin berkomunikasi ke atas. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi dan dianggap penting karena beberapa alasan yaitu: a. Aliran informasi ke atas memberikan informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya. b. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima baik apa yang dikatakan kepada mereka.
33
c. Komunikasi ke atas memungkinkan bahwa mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya. d. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi. e. Komunikasi ke atas mengijinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapakan dari aliran informasi ke bawah. f. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengalami masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut. Proses penyampaian informasi dari bawahan kepada atasannya seperti yang disebutkan di atas tidak selalu menjadi kenyataan. Banyak kesulitan untuk mendapatkan informasi tersebut. R. Wayne & Don Faules dalam bukunya Komunikasi Organisasi mengatakan bahwa kesulitan itu mungkin disebabkan oleh beberapa hal di antaranya sebagai berikut: 22 a. Kecenderungan karyawan untuk menyembunyikan perasaan dan pikirannya hasil studi memperlihatkan bahwa karyawan merasa
22
Ibid. Hal. 191
34
bahwa mereka akan mendapat kesukaran bila menyatakan apa yang sebenarnya menurut pikiran mereka. Karena itu cara yang terbaik adalah mengikuti saja apa yang disampaikan pimpinannya. b. Perasaan karyawan bahwa pimpinan tidak tertarik kepada masalah mereka. Karyawan sering melaporkan bahwa pimpinan mereka tidak prihatin terhadap masalah-masalah mereka. Pimpinan dapat saja tidak merespon terhadap masalah karyawan dan bahkan menahan beberapa komunikasi ke atas, karena akan membuat pimpinan kurang baik menurut pandangan atasan yang lebih tinggi. c. Kurangnya reward atau penghargaan terhadap karyawan yang berkomunikasi ke atas. Seringkali pimpinan tidak memberikan penghargaan yang nyata kepada karyawan untuk memeliharan keterbukaan komunikasi ke atas. d. Perasaan karyawan bahwa pimpinan tidak dapat menerima dan merespon terhadap apa yang dikatakan oleh karyawan. Pimpinan terlalu sibuk untuk mendengarkan atau karyawan susah untuk menemuinya. Jadi komunikasi atasan ini adalah proses komunikasi yang dilakukan oleh unit terendah atau bawahan kepada atasan masing-masing. Informasi atau pesan yang disampaikan bisa hasil karya mereka, ideide, pendapat atau lainnya yang berhubungan dengan kegiatan atau pekerjaan. 3. Komunikasi Horizontal
35
Komunikasi horizontan adalah pertukaran pesan di antara orang-oang yang sama tingkatan otoritasnya dalam organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi. Komunikasi horizontal mempunyai tujuan tertentu diantaranya adalah sebagai berikut: a.
Untuk mengkoordinasi penugasan kerja. Para anggota bagian pelatihan dan pengembangan memiliki kegiatan pelatihan utama untuk mengatur dan menyampaikan. Mereka harus saling bertemu untuk mengkoordinasi pembagian tugas.
b.
Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan. Bila gagasan dari beberapa orang menjanjikan hasil yang lebih baik dari pada gagasan satu orang, komunikasi horizontal menjadi amat penting. Dalam menciptakan rancangan suatu program pelatihan atau kampanye hubungan masyarakat anggota-anggota suatu bagian mungkin perlu berbagai informasi mengenai rencana-rencana mereka dan apa yang mereka kerjakan.
c.
Untuk memecahkan masalah.
d.
Untuk
memperoleh
pemahaman
bersama.
Bila
diusulkan
perubahan-perubahan sebagai persyaratan untuk suatu bidang studi utama
akademik,
dosen-dosen
harus
bekerja
sama
untuk
36
menghasilkan pemahaman bersama mengenai perubahan yang harus dibuat. e.
Untuk mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan. Individu-individu sering mengembangkan pilihan dan prioritas yang akhirnya menimbulkan ketidak sepakatan. Bila hal ini terjadi, komunikasi horizontal diantara para anggota unit kerja merupakan hal pokok dalam mendamaikan perbedaan.
f.
Untuk menumbuhkan dukungan antar persona. Karena itu memakai sejumlah besar waktu kita untuk berinteraksi dengan orang lain dalam pekerjaan, kita sampai tingkat tertentu memperoleh dukungan antar persona dari rekan-rekan kita. Kebanyakan komunikasi horizontal bertujuan untuk memperkuat ikatan dan hubungan antar persona. Jadi komunikasi horizontal ini adalah komunikasi yang terjadi
antara sesama unit untuk saling berbagi masalah, bertukar informasi tentang semua aktivitas yang ada di organisasi. 4.
Komunikasi Lintas Saluran Dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan pegawai untuk bebagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Misalnya bagianbagian lain seperti teknik, penelitian accounting, dan personalia menggunakan data, laporan, rencana persiapan, kegiatan koordinasi dan memberi nasabah kepada manager mengenali pekerjaan di semua
37
bagian organisasi. Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang yang diawali dan mengawasi tetapi bukan atasan atau bawahan mereka.
2.5 Public Relations 2.5.1 Pengertian Public Relations Denny Griswold, editor PR News, pada tahun 1948 mengungkap tentang batasan PR yaitu Public Relations is the management functions which evaluates public atitudes, identifies the policies and procedures of an individual organization with the public interest and plans excutes a program action to earn public understanding and acceptance. Batasan dari Griswold menyebutkan bahwa PR adalah fungsi manajemen yang mengevaluasi publik, memperkenalkan berbagai kebijakan dan prosedur dari suatu individu atau organisasi berdasarkan kepentingan publik, dan membuat perencanaan, dan melaksanakan suatu program kerja dalam upaya memperoleh pengertian dan pengakuan publik. Menurut penelitian yang pernah diadakan di Amerika Serikat terdapat 2000 orang terkemuka di bidang PR telah membuat definisi tentang PR, dari definisi itu di antaranya menganggap bahwa PR adalah suatu ilmu, suatu sistem, seni, fungsi, proses, profesi, metode, kegiatan dan sebagainya. Satu panitia yang terdiri dari para pakar PR yang cukup kondang telah memilih 3 definisi yang mereka anggap terbaik: 1. J.C. Seidel, direktur PR, Division of Housing, State New York berbunyi: PR adalah proses yang kontinyu dari usaha-usaha manajemen
38
untuk memperoleh goodwill (kemauan baik) dan pengertian dari pelanggan, pegawai dan publik yang lebih luas. Ke dalam mengadakan analisis dan perbaikan diri sendiri, sedangkan ke luar memberikan pernyataan-pernyataan. 2. W. Emerson Reck, Direktur PR Universitas Colgate berbunyi: PR adalah lanjutan dari proses pembuatan kebijaksanaan, pelayanan, dan tindakan bagi kepentingan terbaik dari suatu individu atau kelompok agar individu atau lembaga tersebut memperoleh kepercayaan dan goodwill (kemauan baik) dari publik. Kedua, pembuatan kebijaksanaan, pelayanan, dan tindakan untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang menyeluruh. 3. Howard Bonham, Wakil Ketua Palang Merah Nasional Amerika Serikat, menyatakan, PR adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu atau organisasi/perusahaan.
Fraser P. Seitel, Senior Vice President dan Director of Public Affairs The Cahase Manhattan Bank, dalam bukunya The Practice of Public Relations mengemukakan bahwa pada tahun 1975 Yayasan Pendidikan dan Penelitian PR, telah melibatkan 65 pimpinan PR turut serta dalam suatu penelitian
yang
menganalisis
472
definisi
yang
berminat
dan
merangkumnya menjadi 88 kata, yaitu Public Relations is a distinctive management function which help establish and maintain mutual lines of
39
communications, understanding, acceptance, and cooperation between and organization and its publics; involves the management of problems or issues; helps management to keep informed on and responsive to public opinion; defines emphasiszesteh responsibility of management to serve the public interest helps management keep abreast of an effectively utilize change, serving as an early warning system to help anticipate trends; and uses research and sound and ethical communication techniques as its principal tool’s. (Public Relations merupakan fungsi manajemen yang membantu menciptakan dan saling memelihara alur komunikasi, pengertian, dukungan, serta kerjasama suatu organisasi/perusahaan dengan publiknya dan ikut
terlibat
dalam menangani
masalah-masalah atau
isu-isu
manajemen. PR membantu manajemen dalam penyampaian informasi dan tanggap terhadap opini publik. PR secara efektif membantu manajemen memantau berbagai perubahan. Definisi lainnya; Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations in Word Marketing mengatakan bahwa PR adalah suatu sistem komunikasi untuk menciptakan kemauan baik. L. Bernays dalam bukunya Public Relations menyebutkan bahwa PR mempunyai tiga arti: (1) penerangan kepada public; (2) persuasi ditujukan kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah laku publik; (3) upaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga. Prof. Byron Christian menyebutkan bahwa PR merupakan suatu usaha yang secara sadar memotivasi agar orang-orang terpengaruh, terutama melalui komunikasi, agar timbul pikiranyang sehat terhadap suatu
40
organisasi, memberi rasa hormat, mendukung dan bertahan dengan berbagai cobaan dan masalah. International Public Relations Associations (IPRA) mendefinisikan PR adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (umum) untuk memperoleh pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini publik di antara mereka. Untuk mengaitkannya sedapat mungkin kebijaksanaan dan prosedur yang mereka pakai untuk melakukan hal itu direncanakan dan disebarkanlah informasi yang lebih produktif dan pemenuhan keinginan bersama yang lebih efisien. Cutlip, Center & Brown menyebutkan public relations is the distinctive management function which help establish and mutual lines of communications, understanding, acceptance and cooperation between on organization and its public (PR adalah fungsi manajemen secara khusus yang mendukung terbentuknya saling pengertian dalam komunikasi, pemahaman, penerimaan, dan kerja sama antara organisasi dengan berbagai publiknya (Cutlip, Center & Brown 2000: 4)23 The Institute of Public Relations (di Inggris) memiliki definisi yang banyak dikutip: ‘usaha yang terencana dan terkendali untuk membentuk dan mempertahankan goodwill (niat baik) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan publiknya’. The Public Relations Society of America 23
Soleh Soemirat, Elvinaro Ardianto. Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: Remaja Rosdakarya. 2010. Hal 12-14
41
mendefiniskan PR sebagai berikut: ‘Public Relations membantu suatu organisasi dan publiknya untuk saling beradaptasi secara menguntungkan. PR adalah usaha organisasi untuk memperoleh kerja sama dari sekelompok orang.
PR
membantu
organisasi
berinteraksi
secara
efektif
dan
berkomunikasi dengan publik utama’. 24 Dalam rangka menciptakan iklim komunikasi organisasi yang baik di dalam perusahaan, fungsi public relations diperlukan untuk memupuk suasana yang menyenangkan di antara para anggota. Fungsi public relations yang tersebut bertujuan memperbaiki dan meningkatakan hubungan bahkan menumbuhkan sikap yang positif serta membangkitkan minat dan semangat kerja para anggotanya demi menciptakan iklim yang kondusif bagi organisasi yang dapat membantu pencapaian tujuan organisasi tersebut.
2.5.2 Fungsi Public Relations Cutlip dan Center mengatakan bahwa fungsi PR meliputi hal-hal berikut, yaitu: 1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan oganisasi. 2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada perusahaan. 3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum. 24
Anthony Davis. Everything You Should Know About Public Relations. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. 2005. Hal 4
42
4. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik, baik internal maupun eksternal. 25 Fungsi public relations di suatu perusahaan tidak hanya meliputi kegiatan manajemen saja akan tetapi dapat membina hubungan baik dengan para stakeholdernya. Jika fungsi public relations di suatu perusahaan berjalan baik maka akan berdampak baik pada penciptaan iklim komunikasi yang kondusif dan turut berdampak baik pula pada perusahaannya.
2.5.3 Peranan Public Relations Menurut Dozier, peranan PR dibedakan menjadi dua, yakni peranan managerial dan peranan teknis. 1. Peranan Managerial a. Expert Prescriber Communication Petugas PR dianggap sebagai seorang ahli. Dia menasehati pimpinan perusahaan/organisasi.
Hubungan
mereka
diibaratkan
seperti
fasilitator
komunikasi
antara
hubungan dokter dan pasien. b. Communication Facilitator Peranan
petugas
PR
sebagai
perusahaan/organisasi dengan publik, baik dengan publik eksternal maupun internal. Istilah yang paling umum adalah sebagai jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan, sebagai media atau penengah bila terjadi miskomunikasi.
25
Cutlip S.M, Allen H.C. & Glen M. Boom. Effective Public Relations: Merancang dan Melaksanakan Kegiatan Kehumasan dengan Sukses. Jakarta: Indeks. 2005. Hal 4
43
c. Problem Solving Process Facilitator Peranan PR sebagai fasilitator dalam proses pemecahan masalah. Pada peranan ini petugas PR melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen (krisis). Dia menjadi anggota tim,
bahkan bila
memungkinkan menjadi leader dalam penanganan krisis manajemen. 2. Peranan Teknis (Technician Communication)
Di sini petugas PR diangap sebagai pelaksana teknis komunikasi. Dia menyediakan layanan di bidang teknis, sementara kebijakan dan keputusan teknik komunikasi mana yang akan digunakan bukan merupakan keputusannya, melainkan keputusan manajemen dan petugas PR yang melaksanakannya
Di sini dapat dilihat bahwa peranan PR sebagai communication facilitator sangat mempengaruhi komunikasi dalam organisasi. Hal ini sertamerta juga turut mempengaruhi iklim komunikasi organisasi. Apabila seorang PR mampu menjalankan peran sebagai communication facilitator dengan baik maka komunikasi dalam organisasi dapat berjalan lancar sehingga mempengaruhi kondusifnya iklim komunikasi organisasi.
