BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Umum 2.1.1 Pengertian Perpustakaan Umum Perpustakaan umum didirikan untuk melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan untuk mendapatkan informasi secara gratis. Menurut Hermawan dan Zen dalam bukunya Etika Kepustakawanan (2006, 30) bahwa: “Perpustakaan Umum adalah perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan, dan sebagainya”. Konsep dasar perpustakaan umum adalah didirikan oleh masyarakat untuk masyarakat dan didanai dengan dana masyarakat. Menurut Hartanto (2006, 1) bahwa : Perpustakaan Umum merupakan lembaga pendidikan bagi masyarakat umum dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya, sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat. Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki yang dikutip Sutarno (2006, 38) menyatakan bahwa: “Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi, yang kemudian dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan”. Dari beberapa pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa perpustakaan umum adalah perpustakaan yang didanai oleh masyarakat yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan dan perpustakaan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya, sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat, perpustakaan yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi, yang kemudian dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan
9
2.1.2. Tujuan Perpustakaan Umum. Perpustakaan
tentunya
memiliki
tujuan
sesuai
dengan
jenis
perpustakaannya dan masyarakat yang dilayani. Begitu juga halnya dengan perpustakaan umum memiliki tujuan yang ingin dicapai. Menurut Hermawan dan Zen (2006, 31) menyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum adalah: 1. Memberikan kesempatan kepada warga masyarakat untuk menggunakan bahan pustaka dalam meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kesejahteraan. 2. Menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat dan tepat yang berguna bagi masyarakat dalam kehidupan sehari-hari. 3. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitas melalui penyediaan bahan pustaka dan informasi. 4. Bertindak sebagai agen kultural sehingga menjadi pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya. 5. Memfasilitasi masyarakat untuk belajar sepanjang masa. Adapun menurut manifesto perpustakaan umum Unesco dalam SulistyoBasuki yang dikutip oleh Rahayuningsi (2007, 5) menyatakan bahwa Perpustakaan umum mempunyai tujuan utama yaitu ; 1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka kearah kehidupan yang lebih baik. 2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi masyarakat terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat. 3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka fungsi ini disebut fungsi pendidikan seumur hidup. 4. Bertindak selaku agen kultural, artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya. Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat sekitarnya dengan cara menyelenggarakan pameran budaya, ceramah, pemutaran film, dan penyediaan informasi yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran dan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni budaya. Dari beberapa pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa tujuan perpustakaan umum adalah memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk mendapat informasi secara murah, mudah, cepat, dan tepat dalam meningkatkan pengetahuan keterampilan dan kesejahteraan. Disamping itu perpustakaan umum
10
juga berperan sebagai agen kultural yang bertugas menumbuhkan apresiasi masyarakat di bidang seni dan budaya.
2.1.3. Fungsi Perpustakaan Umum Perpustakaan umum sebagai pusat informasi yang melayani seluruh lapisan masyarakat umum selalu berusaha semaksimal mungkin memenuhi kebutuhan pengguna dalam mengembangkan kebiasaan membaca. Dalam peyelenggaraanya,
perpustakaan
umum
mempunyai
fungsi
yang
harus
dilaksanakan, dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 6) dinyatakan bahwa perpustakaan umum berfungsi untuk ; 1. Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan bacaan. 2. Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan melalui pembelian, langganan, tukar menukar dan lain-lain. 3. Pengolahan dan penyiapan setiap bahan pustaka. 4. Penyimpanan dan Pemeliharaan koleksi 5. Pendayagunaan koleksi. 6. Pemberian layanan kepada warga masyarakat baik yang datang langsung ke perpustakaan maupun yang menggunakan telepon, faximil, dan lain-lain. 7. Pengkajian dan pengembangan semua aspek kepustakawanan 8. Pelaksanaan koordinasi dengan pihak pemerintah daerah, tokohtokoh masyarakat mitra kerja lainnya. 9. Menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan koleksi bersama dan sarana/prasarana. 10. Pengolahan dan ketatausahaan perpustakaan. Sedangkan menurut Yusuf (1996, 21), fungsi perpustakaan umum dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Fungsi Edukatif Perpustakaan umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan menambah pengetahuan secara mandiri. Budaya mandiri dapat membentuk masyarakat yang belajar seumur hidup dan gemar membaca. 2. Fungsi Informatif Perpustakaan umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainya, yaitu menyediakan buku-buku referensi. Bacaan ilmiah populer berupa buku dan majalah ilmiah serta data-data penting lainya yang diperlukan pembaca. 3. Fungsi Kultural
11
Perpustakaan umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai hasil budaya bangsa yang direkam dalam bentuk tercetak/ terekam. Perpustakaan merupakan tempat penyimpanan dan terkumpulnya berbagai karya budaya manusia yang setiap waktu dapat diikuti perkembangannya melalui koleksi perpustakaan. 4. Fungsi Rekreasi Perpustakaan umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah, tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku-buku fiksi dan majalah hiburan untuk anak-anak, remaja dan dewasa. Bacaan fiksi dapat menambah pengalaman atau menumbuhkan imajinasi pembacanya dan banyak digemari oleh anak-anak dan dewasa. Sedangkan menurut Siregar dalam bukunya yang berjudul Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa (2004, 76) Bahwa fungsi perpustakaan umum adalah: 1. Membantu orang-orang (terutama orang-orang muda dan anak-anak) menjadi melek informasi. 2. Memberi tahu mereka bagaimana informasi dan juga untuk mengembangkan kebiasaan membaca. 3. Membantu orang dewasa untuk belajar seumur hidup dan belajar kembali untuk perubahan karir. 4. Memelihara dan mempromosikan kebudayaan. Berdasarkan defenisi di atas dapat dikatakan bahwa fungsi perpustakaan umum adalah sebagai tempat untuk mengumpulkan, mengolah, melestarikan, menyebar luaskan informasi, mengembangkan kebiasaan membaca dan mempromosikan kebudayaan dan juga sebagai fungsi edukatif, fungsi informatif, fungsi kultural, fungsi rekreasi.
2.1.4 Tugas Perpustakaan Umum Sesuai dengan pengertian perpustakaan, maka tugas dari perpustakaan meliputi pengumpulan, menyimpan dan menyajikan koleksi yang tersedia kepada pengguna. Menurut Yusuf (1996, 18) tugas pokok perpustakaan umum meliputi : 1. Perpustakaan Umum disediakan oleh pemerintah dan masyarakat untuk melayani kebutuhan bahan pustaka masyarakat. 2. Perpustakaan Umum menyediakan bahan pustaka yang dapat menumbuhkan kegairahan masyarakat untuk belajar dam membaca sedini mungkin. 3. Mendorong masyarakat untuk terampil memilih bacaan yang sesuai dengan kebutuhannya dalam meningkatkan pengetahuan untuk menunjang pendidikan formal, nonformal dan informal.
12
4.
Menyediakan aneka ragam bahan pustaka yang bermanfaat untuk dibaca agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat yang layak sehingga dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tugas perpustakaan umum adalah perpustakaan Umum disediakan oleh pemerintah dan masyarakat untuk pemenuhan kebutuhan informasi pengguna, meningkatkan minat baca dan meningkatkan taraf hidup masyarakat.
2.2 Teknologi Informasi Dalam The Dictionary of Computers, Information Processing and Telecommunications (Hariyadi, 1993: 253), teknologi informasi diberi batasan sebagai teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan telekomunikasi yang lahir karena “... adanya dorongan-dorongan kuat untuk menciptakan teknologi baru yang dapat mengatasi kelambatan manusia mengolah informasi" (Pendit, 1994: 37). Istilah TI (Teknologi Informasi) atau IT ( Information Technology ) yang populer saat ini adalah bagian dari mata rantai panjang dari perkembangan istilah dalam dunia SI ( Sistem Informasi ) atau IS ( Information System ). Istilah TI memang lebih merujuk pada teknologi yang digunakan dalam menyampaikan maupun mengolah informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari sebuah sistem informasi itu sendiri. TI memang secara nota bene lebih mudah dipahami secara umum sebagai pengolahan informasi yang berbasis pada teknologi komputer yang tengah terus berkembang pesat. Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi adalah teknologi yang digunakan dalam menyampaikan maupun mengolah informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari sebuah sistem informasi itu sendiri dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan telekomunikasi.
13
2.3 Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi di Perpustakaan Penggunaan teknologi terutama teknologi informasi yaitu teknologi komputer dan komunikasi di perpustakaan bukan sesuatu yang baru lagi. Tetapi pada beberapa perpustakaan terutama di Indonesia kelihatannya masih sangat lambat. Teknologi komputer telah banyak dipergunakan untuk menangani kegiatan rutinitas kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) yang mencakup bidang pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, dan penyediaan katalog online untuk umum. Menurut Santi (2008, 34)
Penerapan teknologi informasi yang dapat
digunakan perpustakaan adalah: 1. Otomasi Perpustakaan Otomasi perpustakaan adalah suatu teknologi yang digunakan perpustakaan untuk pengolahan, pelayanan dan penelusuran kembali (OPAC). 2. CD-ROM adalah berisikan informasi tentang jurnal yang dikemas dalam bentuk CD dan dioperasikan dengan menggunakan komputer 3. Internet Pengunaan Internet di perpustakaan bertujuan untuk penyediaan penyediaan sarana dan prasarana dimana pengguna perpustakaan baik mahasiswa, dosen, sivitas akademik dan pengeola perpustakaan (pustakawan) dapat menggunakan Internet. Dalam hal ini, perpustakaan menyediakan sejumlah komputer sebagai terminal yang terhubung ke Internet. Penyediaan layanan akses ini bertujuan untuk memungkinkan sivitas akademika dapat memperoleh informasi yang bersumber dari Web, yang diperlukan 4. Digital Library Digital library adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu tulisan, gambar, suara dalam bentuk file elektronik dan menyebarluaskan dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer. Koleksi yang dimasukkan dalam digital library untuk sementara ini adalah skripsi, tesis, makalah. 5. Jurnal Elektronik Jurnal elektronik adalah jurnal yang dikemas dalam bentuk file elektronik dalam penelusuran informasi menggunakan jaringan internet. Santi (2008, 34) juga menyatakan bahwa kelebihan dan kekurangan yang diperoleh dari penerapan teknologi informasi di perpustakaan adalah: 1. Kelebihan diperoleh dari penerapan teknologi perpustakaan : a. Layanan lebih cepat, mudah, dan praktis b. Penelusuran lebih cepat dan mudah c. Menghemat waktu
14
informasi
di
d. Menghemat tenaga e. Membutuhkan sedikit SDM (pustakawan) 2. Kelemahan yang dihadapi dalam penerapan teknologi informasi di perpustakaan adalah a. Tergantungan pada aliran listrik atau PLN b. Bila komputer rusak layanan terganggu c. Minimnya teknisi komputer Solusi pemecahan dalam mengatasi kelemahan tersebut adalah a. b. c. d.
Perlu adanya jenset untuk mengantisipasi terjadinya mati listrik Merekrut tenaga teknisi komputer Mengirim pustakawan mengikuti kursus teknisi komputer Pengadaaan komputer yang baru Menurut Suwanto (2003, 4) Pada dasarnya teknologi informasi mengalami
kemajuan dalam dua arah: 1. Pengembangan produk, yaitu pengembangan perangkat sistem dan konsep konsepnya (gagasan, prosedur), dengan cakupan aplikasi di segala bidang yang mengharuskan manusia berhubungan dengan informasi, dilihat dari perangkat yang digunakan. 2. Aplikasi produk dan konsep tsb. pada sejumlah kegiatan tertentu, antara lain di bidang industri, keuangan dan perdangan, percetakan, militer, dan untuk pengelolaan pekerjaan di kantor. Suwanto (2003, 4) juga menyatakan bahwa aplikasi teknologi informasi yang tercakup dalam ruang lingkup suatu sistem informasi, baik itu perpustakaan maupun pusat-pusat dokumentasi dan informasi, secara umum dapat diklasifikasikan menjadi 4 bidang utama, yaitu : 1. Library housekeeping ( Perawatan /pengelolaan perpustakaan) 2. Information retrieval (Temu kembali informasi / Penelusuran Informasi) 3. General purpose software (Perangkat lunak untuk berbagai macam keperluan) 4. Library networking (Jaringan kerjasama perpustakaan ) 1. Library Housekeeping Library housekeeping atau pengelolaan perpustakaan, merupakan istilah umum yang mengacu pada berbagai macam kegiatan rutin yang perlu dilakukan agar supaya perpustakaan dapat berjalan sebagaimana mestinya. Dengan adanya kemajuan teknologi informasi dapat dilakukan dengan menggunakan sistem yang terpadu yang terdiri dari beberapa modul, yaitu akuisisi atau pengadaan, pengatalogan, sirkulasi, pengaksesan katalog oleh umum atau yang dikenal dengan nama OPAC (Online Public Akses Catalog), dan peminjaman antar perpustakaan. Konsep integrasi akhir-akhir ini telah diterapkan secara luas pada sistem housekeping perpustakaan. Istilah Sistem Perpustakaan yang Terintegrasi (Integrated Library System) sering digunakan sebagai indikasi bahwa sub-sistem atau modul-modul yang ada diintegrasikan semuanya membentuk Sistem Informasi Tunggal yang berbasis komputer yang mampu m ielakukan tukar 15
menukar informasi dari satu modul ke modul lain, serentak oleh beberapa modul yang berbeda sehingga memungkinkan penggunaan dan pemanfaatan data oleh sistem akan lebih efisien. Sebagai contoh: informasi pengarang / judul akan digunakan bersama oleh modul : Akuisisi, Pengatalogan, Sirkulasi, OPAC (Online Public Acces Catalog), dan Informasi pengelolaan. Dari semua modul atau sub sistem ini yang paling penting bagi pemakai adalah sub sistem OPAC, yang memungkankan pengaksesan Online ke katalog. Sistem Perpustakaan yang Terintegrasi ini kemudian dikenal secara luas dengan nama Otomasi Perpustakaan. Secara umum ada tiga generasi Otomasi Perpustakaan, yaitu: Generasi I : Otomasi aktivitas-aktivitas pemrosesan, seperti akuisisi dan pengatalogan ditambah dengan pengendalian sirkulasi. Generasi II : Pengembangan dan pemasangan sistem yang terintegrasi termasuk OPAC Generasi III : Dibangun Local Area Network dengan kemampuan komputasi dan komunikasi pada stasiun kerja individu. Pengertian Otomasi Perpustakaan kalau dilihat dari segi etimologi berasal dari bahasa Inggris yaitu Library Automation. Kata Automation di dalam Microcomputer dictionary berarti : 1) Perubahan dari suatu proses atau prosedur secara otomatis; 2) Pelaksanaan proses dengan sarana-sarana otomatis (Sippl, 1975). Adapun konsep Otomasi berdasarkan Encyclopedia of Science and Technology, Vol.1, menggambarkan penerapan mesin-mesin komputer pada penyimpanan, pemrosesan data-data bisnis, teknis, maupun ilmiah. Dengan demikian otomasi perpustakaan berarti penggunaan komputer untuk semua kegiatan perpustakaan mulai dari pengadaan, pengolahan, sampai ke layanan sirkulasi. 2. Information Retrieval. Sistem informasi untuk temu kembali informasi secara elektronis pertama kali digunakan untuk pencarian data lokal dilakukan dengan menggunakan katalog. Kemudian dengan adanya kemajuan teknologi informasi temu kembali informasi atau yang dikenal dengan penelusuran informasi juga mengalami kemajuan, yaitu dengan penggunaan sarana-saran elektronis. Ada tiga macam sarana dalam Penelusuran informasi atau temu kembali informasi secara elektronis, yaitu : a) menggunakan Pangkalan Data Lokal b) menggunakan CD-ROM c) menggunakan jaringan Wide Area Network, atau yang banyak dikenal melalui Internet. 3. General Purpose Software. Yang termasuk dalam general purpose software yang dapat digunakan di lembaga-lembaga yang bergerak di bidang dokumentasi dan informasi adalah: - Word Processing : untuk pengolah teks dan pencetakan. - Spreadsheets : untuk kalkulasi keuangan - Graphics : untuk presentasi statistik - Desktop Publishing : untuk penerbitan dan percetakan yang profesional - Electronic mail : untuk pendistribusian pesan
16
4. Library networking. Istilah Library networking mempunyai cakupan yang luas, tetapi biasanya meliputi a. Kerjasama antar perpustakaan atau jaringan informasi antar lembagalembaga yang bergerak di bidang informasi yang sama atau relevan, atau Pengkaitan komputer perpustakaan atau lembaga informasi (Pusdokinfo) dengan lembaga lainnya di dalam institusi untuk membentuk LAN (Local Area Network) b. Pengkaitan komputer lembaga Pusdokinfo ke komputer lain yang jauh jaraknya untuk membentuk Wide Area Network atau yang sering dikenal dapat berhubungan melalui internet. 2.4 Kompetensi Perpustakaan Pustakawan Dalam Penerapan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Keberhasilan penerapan teknologi informasi atau lebih khusus automasi lebih banyak tergantung pada manusia dan bukan pada perangkat keras atau perangkat lunak. Perkembangan TI telah banyak mengubah karakter sosial pemakainya. Perubahan dalam kebutuhan informasi, dalam berinteraksi dengan orang lain, dalam berkompetisi, dan lain-lain. Kebutuhan pembelajaran juga tidak harus dilihat sebagai sesuatu yang serius melulu. Menurut Ishak (2008, 90), Perpustakaan dan pustakawan saat ini dituntut mampu berubah mengikuti perubahan sosial pemakainya. Untuk mengantisipasi tuntutan tersebut perpustakaan dan pustakawan seharusnya memiliki kompetensi yaitu: 1. Kompetensi Perpustakaan a. Infrastruktur Teknologi Informasi Pemanfaatan TI saat ini menjadi kewajiban hampir dibanyak perpustakaan. TI membantu perpustakaan memperbaiki kualitas dan jenis layanan. Minimal saat ini sebuah perpustakaan harus mempunyai: 1. Jaringan lokal (Local Area Network) 2. Akses Internet. Minimal memiliki akses internet untuk pustakawan agar mudah mengakses informasi eksternal perpustakaan. 3. Komputer untuk pustakawan dan pemakai perpustakaan. b. Content Content adalah semua dokumen, aplikasi, dan layanan yang akan “disajikan” kepada pemakai perpustakaan. Dokumen seperti buku, majalah, jurnal, prospektus, laporan keuangan, dan berbagai bentuk media lain baik tercetak maupun elektronik.
17
c. Sumberdaya Manusia (SDM) SDM merupakan faktor penting bagi perpustakaan dalam memberikan layanan berbasis TI. Detail kompetensi yang penting seorang pustakawan akan dibahas dalam Kompetensi Pustakawan. d. Pemakai Perpustakaan pun butuh pemakai. Percuma saja semua layanan dibuat bila tidak ada yang menggunakan. Perpustakaan harus memiliki profil pemakai potensialnya. 2. Kompetensi Pustakawan a. Skill Manajemen Informasi a. Pencarian Informasi (Information Seeking) • Mendefinisikan kebutuhan informasi. • Melakukan penelusuran • Memformulasikan strategi penelusuran. b. Penggunaan Informasi (Information Use) Evaluasi infomasi yang didapat. Menilai informasi yang didapat. Menilai informasi yang didapat. Memilah informasi. Interpretasi informasi. c. Penciptaan Informasi. Output dari pembuatan informasi adalah produk yang bisa membantu pemakai dalam mengambil keputusan. d. Organisasi Informasi. Salah satu misi pustakawan adalah pemakai memanfaatkan informasi. e. Penyebaran Informasi. b. Skill Interpersonal Skill personal pustakawan yang berguna dalam berhubungan dengan pemakai dan sesama rekan kerja. c. Skill Teknologi Informasi Kemampuan untuk menggunakan berbagai perangkat Teknologi informasi untuk membantu semua proses kerja. d. Skill Manajemen Dari
pernyataan
di
atas
dapat
disimpulkan
bahwa
kompetensi
perpustakaan dilihat dari Infrastruktur Teknologi Informasi dan Content dan kompetensi
pustakawan
dilihat
dari
Skill Manajemen
Interpersonal, Organisasi Informasi dan Skill Manajemen.
18
Informasi,
Skill
2.5 Fungsi Teknologi Informasi Setelah mengetahui penerapan teknoogi informasi, Menurut Suwanto (2003, 7) bahwa fungsi utama Teknologi Informasi pada dasarnya adalah : 1. Mengatur informasi “Ing-Griyo”(in-house information ) atau informasi yang ada di dalam lembaga informasi tersebut, serta mengusahakannya agar dapat di temu balik. 2. Meng-akses pangkalan data luar (Ektern), yaitu pangkalan data dari lembaga-lembaga lain, maupun belahan dunia lain. Fungsi-fungsi lainnya, yaitu : 1. Meringankan beban kerja 2. Efisien dan menghemat waktu dan tenaga staf 3. Meningkatkan jasa perpusdokinfo dan fungsi-fungsi baru. 4. Membangun jaringan kerja dan kerjasama 2.6 Automasi Perpustakaan Sistem automasi perpustakaan sering disebut dengan sistem perpustakaan terintegrasi (Integrated Library System) sering juga diistilahkan dengan penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan, di mana kegiatan perpustakaan dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi. Automasi Perpustakaan
adalah
sebuah
proses
pengelolaan
perpustakaan
dengan
menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat mengikuti pertambahan banyaknya koleksi, banyaknya transaksi, dan resource sharing dengan perpustakaan lainnya. Menurut Hermawan (2009, 6-7), tujuan automasi perpustakaan atau yang biasa disebut dengan penerapan teknologi informasi pada perpustakaan adalah sebagai berikut : 1. Mengatasi keterbatasan waktu 2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dan sebagainya. 3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama 4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian 5. Memperingan pekerjaan 6. Meningkatkan layanan 7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik
19
8. Menghemat biaya 9. Menumbuhkan rasa bangga. 10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi. Pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa automasi perpustakaan bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah sistem pelayanan perpustakaan baik dalam proses pembuatan katalog (input data), pelayanan sirkulasi, maupun penelusuran katalog. Automasi perpustakaan pada hakekatnya adalah meningkatkan kualitas layanan kepada pengguna jasa perpustakaan serta meningkatkan kualitas layanan kepada layanan pengguna jasa perpustakaan serta meningkatkan efisiensi kerja pustakawan. Untuk mencapai tujuan tersebut dapat menggunakan beberapa cara atau metode. Corbin dalam Hasugian (2000, 9-11) membagi metode automasi perpustakaan atas 4 (empat) yakni: 1. Membeli sistem turnkey Sistem turnkey adalah suatu sistem komputer yang dirancang, diprogram, diuji dan kemudian dijual oleh perusahaan (vendor dan supplier) kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor menyiapkan dokumentasi yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Adakalanya vendor mengikuti para kontraknya untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk para staff perpustakaan. Sedangkan vendor lain menyiapkan untuk menjual software aplikasinya saja, dan perpustakaan sendiri yang bertanggungjawab untuk menyiapkan hardware-nya. 2. Menghadapi sistem Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan secara bersama oleh beberapa perpustakaan, karena sistem tersebut dinamakan juga sistem kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan biasanya membayar sejumlah dana kepada pengelola pusat jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota, hak dan kewajiban serta jenis layanan digunakan secara bersama. 3. Mengembangkan sistem lokal Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan mengembangkan sistem local, yang sering disebut “in-house developed system”. Sistem local adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya. 4. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam rangka membangun dan mengembangkan sistem automasinya adalah menggunakan bersama sistem ini dari perpustakaan lain.
20
Perkembangan fungsi automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dari fase perkembangan automasi perpustakaan, pembagian perkembangan fungsi automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dalam dua fase. Menurut Murguartd seperti dikutip oleh Siregar (1997, 11) menyebutkan “fase pertama, fungsi yang diautomasi antara lain adalah sistem sirkulasi, pengatalogan, dan pengadaan. Fase kedua adalah berbagai inovasi baru telah memperluas daya dan cakupan temu balik informasi”. Lebih lanjut Siregar, (1997, 4), menyebutkan “kerumahtanggaan perpustakaan adalah suatu istilah yang digunakan untuk mengontrol koleksi suatu perpustakaan.
Kerumahtanggaan
tersebut
mencakup
kegiatan
pengadaan,
pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, dan katalog talian”. 2.6.1 Kegiatan Pengadaan Kegiatan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Fungsi utama dari sistem pengadaan terautomasi terdiri dari pemilihan bahan pustaka baru. Menurut Siregar, (1997, 5) sub sistem pengadaan yang terautomasi mencakup fungsifungsi sebagai berikut : 1. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti katalog penjual buku. 2. Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan cara mencocokan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file desiderata. 3. Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasannya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara mencocokannya dengan daftar pesanan. 4. Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok (supplier) bahan pustaka dalam kasus di mana terdapat bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan. Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa kegiatan pengadaan yang di automasi adalah Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan, Pengecekan bibliografi, Penerimaan dan pengujian tuntutan.
21
2.6.2 Kegiatan Pengatalogan Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan menurut prinsip tertentu sedangkan buku mencakup arti buku dalam arti luas. Sistem pengatalogan berbasis
komputer
merupakan
semua
aktivitas
yang
dilakukan
dalam
mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk katalog dengan menggunakan komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) katalog yang dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog online merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer, disebut juga OPAC (Online Public Acces Catalog) (Siregar, 1996, 2). Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan. 2.6.3 Pengawasan Sirkulasi Sistem sirkulasi terautomasi menggantikan pengarsipan manual kartukartu
buku
yang
dipinjamkan,
menghitung
denda
buku
apabila
telat
mengembalikan, percetakan tagihan keterlambatan dan pembuatan kartu tanda anggota. Pencatatan transaksi dilakukan tanpa kertas (paperless). Pengawasan sirkulasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka (Siregar 2004, 25). Menurut Siregar (1997, 33-34) sistem pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)
Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter yang berbeda Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman Sistem dapat memproses pengembalian Sistem dapat memproses denda Sistem dapat memproses reservasi Sistem dapat memproses perpanjangan Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman singkat yang biasanya berlaku untuk dua malam. 22
Menurut pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa pengawasan sirkulasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka dengan mencakup fungsi sistem yang menyediakan fasilitas parameter, fasilitas sistem peminjaman, memproses pengembalian, denda, reservasi, perpanjangan.
2.6.4 Pengawasan Serial Untuk mengetahui keberadaan kegiatan yang terjadi pada suatu lingkup kegiatan perlu ada pengawasan yang baik, sehingga dapat meningkatkan efektifitas kerja. Pengawasan serial adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial (Jonner Hasugian, 2009: 8)
23
