BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi ( 2001: 2 ) : “Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Dari defenisi tersebut dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem yaitu sebagai berikut : •
Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
•
Unsur-unsur tersebut adalah bagian yang terpadu dari sistem yang bersangkutan.
•
Unsur suatu sistem bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
•
Suatu sistem merupakan bagian dari sistem yang lain yang lebih besar. Menurut James A. Hall ( 2001: 7 ) : "Sistem informasi adalah sebuah rangkaian
prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai." Akuntansi dapat juga dapat didefenisikan sebagai proses pengindentifikasi, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. Menurut Bodnar dan Hopwood ( 2004 : 1 ) : " Sistem informasi akuntansi ( SIA ) adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi." Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. SIA mewujudkan perubahan ini apakah secara manual atau terkomputerisasi. Romney dan Steinbart ( 2004 : 3 ) membagi SIA menjadi lima komponen:
Universitas Sumatera Utara
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. 2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. 3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi. 4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Kelima komponen tersebut secara bersama-sama memungkinkan suatu sistem informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi , yaitu : • Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang ( review ) hal – hal yang telah terjadi. • Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. • Menyediakan pengeendalian yang memadai untuk menjaga aset - aset organisasi termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal.
B. Siklus Sumber Daya Manusia ( SDM ) / Penggajian Dan Pengupahan 1. Pengertian Gaji dan Upah
Universitas Sumatera Utara
Istilah penggajian ( payroll ) sering diartikan sebagai jumlah yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi (2001 : 373 ) mendefenisikan gaji dan upah adalah sebagai berikut : Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umunya merupakan pembayaran atas penyarahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana ( buruh ). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. Ahli lain yaitu Mathis dan Jackson ( 2002 : 119-120 ) membagi bentuk balas jasa yang diterima oleh karyawan dalam tiga kelompok yaitu : a. Gaji pokok adalah kompensasi dasar yang diterima oleh karyawan dimana pembayarannya yang konstan dari waktu ke waktu dengan tidak memperhatikan jumlah jam kerja. b. Gaji variabel dikaitkan dengan pencapaian kinerja individual atau kelompok. Bentuk gaji variabel ini seperti bonus, insentif. c. Tunjangan karyawan adalah imbalan tidak langsung seperti asuransi kesehatan, uang cuti, atau uang pensiun yang diberikan pada karyawan atau sekelompok karyawan berbagai bagian dari keanggotaannya di organisasi Dari defenisi diatas dapat disimpulkan perbedaan gaji dan upah adalah dari segi satuan waktu. Dimana satuan waktu gaji lebih panjang dari satuan waktu untuk upah. Menurut Achmad S. Ruky ( 2002 : 110-112 ) faktor –faktor yang mempengaruhi tingkat standar gaji dan upah perusahaan adalah sebagai berikut : •
Ketetapan pemerintah.
Universitas Sumatera Utara
•
Tingkat upah atau gaji pasaran.
•
Kemampuan perusahaan.
•
Kualifikasi sumber daya manusia yang digunakan.
•
Tuntutan pekerjaan.
2. Gambaran Umum Siklus SDM / Penggajian dan Pengupahan Siklus SDM / penggajian dan pengupahan adalah rangkaian aktifitas bisnis berulang dan operasional pemprosesan data terkait yang berhubumgan dengan cara yang efektif dalam mengelolah pegawai. Pada gambar 2-1 menyajikan diagram konteks sistem penggajian yang memperlihatkan lima sumber utama input sistem penggajian.
Dimana
departemen
SDM
memberikan
informasi
mengenai
pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji karena adanya kenaikan ataupun promosi. Para pegawai membuat perubahan dalam pengurangan contohnya kontribusi untuk rencana pensiun. Sementara itu berbagai departemen memberikan data mengenai kehadiran. Lembaga pemerintah menyediakan tarif pajak dan intruksi untuk memenuhi persyaratan tertentu. Dalam cara yang sama perusahaan asuransi dan perusahaan lainnya memberikan intruksi menghitung memotong berbagai tarif yang ditetapkan. Cek adalah output utama sistem penggajian dan pengupahan. Para pegawai menerima cek gaji yang kemudian dikirim ke bank untuk mentransfer dana dari rekening reguler perusahaan ke rekening pegawai masing-masing. Cek juga dibuat untuk lembaga pemerintahan dan perusahaan lainnya untuk memenuhi kewajiban perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2-1 Diagram Konteks( Context Diagram ) dalam Siklus SDM / Penggajian
Perubahan Dalam Penggajian
Departemen Sumber Daya Manusia
Pengembalian dan Potongan Pajak
Laporan
Departemendepartemen
Pegawai
Cek Gaji
Cek Penggajian
Laporan
Bank
Sistem Penggajian Data Kehadiran dan Waktu Perubahan Tarif dan Intruksi
Pajak Penghasilan dan Laporan Pajak
Lembaga Pemerintah
Asuransi dan Perusahaan lainnya Tarif dan Instruksi Pajak
Cek dan Laporan
Sumber: MARSHALL B.ROMNEY,PAUL JOHN STEINBART, Sistem InformasiAkuntansi, Buku Dua, Salemba Empat, Jakarta, 2004, hal.186.
3. Aktifitas Siklus SDM / Penggajian Pada dasarnya siklus SDM / penggajian memiliki tujuh aktifitas dasar yang dilakukan dalam siklus SDM / penggajian. Gambar 2-2 menunjukkan tujuh aktifitas dasar yang dilakukan dalam siklus SDM / penggajian. Ketujuh aktifitas siklus SDM / Penggajian yaitu sebagai berikut : •
Perbarui file induk pegawai Aktivitas ini melibatkan pembaruanfile induk penggajian untuk mencerminkan berbagai
jenis
perubahan
penggajian
:
memperkerjakan
orang
baru,
pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi ( lingkaran 1.0 dalam Gambar 2-2 ). Departemen SDM memberikan informasi ini, pemeriksaan edit yang tepat, seperti pemeriksaan validitas atas nomor pegawai dan uji kewajaran atas perubahan yang dilakukan, berlaku untuk semua transaksi perubahan penggajian. •
Perbarui tarif dan pemotongan pajak
Universitas Sumatera Utara
Aktivitas kedua dalam siklus SDM/penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya ( lingkaran 2.0 dalam Gambar 2-2 ). Bagian penggajian membuat perubahan-perubahan ini, tetapi perubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerim pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi. •
Validasi data kehadiran dan waktu Langkah ini memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai ( lingkaran 3.0 dalam Gambar 2-2 ). Informasi ini datang dalam berbagia bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk setiap giliran kerja. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap jarang mencatat pekerjaan mereka ke dalam kartu waktu. Sebagai gantinya, para supervisor mereka secara informal akan mengawasi kehadiaran mereka dalam suatu pekerjaan.
•
Siapkan penggajian Langkah ini mempersiapkan penggajian ( lingkaran 4.0 dalam Gambar 2-2 ). Tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian. Prosedur penggajian yang pertama yaitu file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalam urutan ayang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasi tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi, file transaksi penggajian setiap divisi harus digabungkan. File data yang diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai,
Universitas Sumatera Utara
catatan file induk penggajian data catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagian para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jamyang dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk lembur atau bonus akan ditambahkan. Bagi para pegawai yang menerima gaji bulanan, gaji kotor adalah pecahan dari gaji tahunan, yang mencerminkan lamanya periode pembayaran. Selanjutnya, semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji berada dalam dua kategori umum : potongan untuk pajak penghasilan dan potongan sukarela. Potongan untuk pajak penghasilan mencakup pajak federal, negara bagian, dan lokal, serta pajak jaminan sosial. Potongan sukarela mencakup kontribusi rencana pensiun ; premi asuransi jiwa, kesehatan, dan cacat ; iuran serikat pekerja ; dan kontribusi untuk berbagai amal. Terakhir, daftar prnggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah, yang mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai. Daftar penggajian juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke rekening bank perusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip gaji, yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun ini, untuk setiap kategori. •
Keluarkan dana penggajian Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai ( lingkaran 5.0 dalam Gambar 2-2 ). Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakancek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank probadi mereka. Setoran langsung adalah salah satu untuk
Universitas Sumatera Utara
meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsung biasanya akan menerima sebuah kopi cek gaji yang menunjukkan jumlah yang disimpan bersama dengan slip gaji. Setiap penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian file simpanan gaji, satu untuk setiap bank tempat setoran gaji dilakukan. Setiap file berisi sebuah catatan unutk setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. Setiap catatan mencakup nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan jumlah gaji bersih. Dana tersebut kemudian akan dikirim secara elektronis dari rekening bank perusahaan ke rekening pegawai. Jadi, setoran langsung meniadakan perlunya kasir menandatangani setiap cek gaji. Akan tetapi, kasir tetap harus mensahkan transfer dana dari rekening giro reguler organisasi tersebut. •
Hitung kompensasi dan pajak yang dibayarkan oleh perusahaan Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung ( lingkaran 6.0 dalam Gambar 2-2 ). Contohnya, perusahaan harus membayar pajak jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek gaji pegawai. Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimal tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran permi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
•
Pengeluaran dana pajak penghasilan dan potongan lain-lain Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai ( lingkaran 7.0 dalam Gambar 2-2 ). Organisasi harus secara periodik membuat cek atau
Universitas Sumatera Utara
menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi. Lembaga pemerintahan terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini. Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan keorganisasi terkait. Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang manajemen untuk menyajikan informasi keuangan bagi kepentingan perusahaan dan pertanggung jawaban keuangan kepada pihak luar perusahaan (investor, kreditor, dan kantor pelayanan pajak). Yang pada tujuan khususnya untuk masalah ini, sistem ini juga dirancang untuk menangani transaksi-transaksi gaji dan pembayarannya diantaranya sistem ini digunakan perusahaan untuk mencatat daftar hadir, mencatat transaksi kedalam jurnal, memposting kedalam buku besar serta menyiapkan laporan keuangan.. Rangkaian kegiatan ini terdiri dari proses pemasukan data, penyimpanan, pengolahan, proses menghasilhan laporan, dan pengendalian. 4. Dokumen Yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam siklus penggajian dan pengupahan seperti dikemukakan oleh Mulyadi ( 2001 : 374 ) yaitu : • • • • • • • •
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Kartu jam hadir. Kartu jam kerja. Daftar gaji dan upah. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Surat pernyataan gaji dan upah. Amplop gaji dan upah. Bukti kas keluar.
Berikut ini uraian masing-masing dokumen diatas : • Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan, perubahan tarif upah, pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen ini diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan
Universitas Sumatera Utara
pembuatan daftar gaji dan upah. • Kartu jam hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk mesin pencatat waktu. • Kartu jam kerja. Dokumen ini digunakan hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dokumen ini diisi oleh mandor kemudian diserahi kefungsi pembuat daftar gaji dan upah kemudian dibandigkan dengan kartu jam hadir sebelum digunakan untuk distribusi biay upag langsung kesetiap jenis produk. • Daftar gaji dan upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potonganpotongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran utnuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. • Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah. • Surat pernyataan gaji dan upah. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. • Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. • Bukti kas keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan gaji dan upah.
5. Catatan yang Digunakan Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan transaksi yang berhubungan dengan siklus penggajian dan pengupahan adalah : • Jurnal umum. Dokumen sumber untuk pencatatan dalam jurnal adalah bukti kas keluar. Menurut James A. Hall ( 2001:330 ), jurnal untuk mencatat biaya gaji adalah sebagai berikut : Gaji dan Upah
xxx
Universitas Sumatera Utara
Kas Potongan Pajak Penghasilan Premi grup asuransi Potongan Dana Pensiun Iuran Serikat Buruh
xxx xxx xxx xxx
• Kartu harga pokok produk Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan kedalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah. • Catatan biaya. Catatan ini merupakan buku pembantu yang dipakai untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produk setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah. • Kartu penghasilan karyawan Catatan mengenai penghasilan karyawan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian dan Pengupahan
Adapun jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi ( 2001 : 385-386 ) adalah sebagai berikut : •
Prosedur pencatatan waktu hadir
•
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
•
Prosedur pembayaran gaji
•
Prosedur distribusi biaya gaji
Universitas Sumatera Utara
•
Prosedur pembuatan bukti kas keluar Berikut uraian masing-masing prosedur dapat dijelaskan sebagai berikut :
• Prosedur Pencatatan Waktu Hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan manggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatat waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir ( berupa clock card ) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatatan waktu ( time recorder machine ). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur, Sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur ( yang terakhir ini umumnya bertarif di atas tarif gaji biasa ). •
Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dan Upah.
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. •
Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah.
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. •
Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah.
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar ( pay master ). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan. • Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar Prosedur pembuatan bukti kas keluar melibatkan Fungsi akuntansi sebagai pembuat perintah pengeluaran kas yang selanjutnya fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah.
Universitas Sumatera Utara
7. Fungsi-fungsi yang Terkait Dengan Sistem Penggajian dan Pengupahan Dalam sistem penggajian dan pengupahan ada beberapa fungsi yang saling terkait satu dengan yang lainnya. Fungsi-fungsi yang saling terkait dengan sistem penggajian dan pengupahan antara lain :
•
Fungsi personalia / kepegawaian.
Tanggung jawabnya dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan, tariff gaji, dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan , penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji dan upah karyawan •
Fungsi keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan uaph setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. •
Fungsi akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan ( misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun ). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan terdiri dari :
Universitas Sumatera Utara
Bagian Utang. Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seprti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.
Bagian Kartu Biaya. Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi panggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mancatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja ( untuk tenaga kerja langsung pabrik )
Bagian Jurnal. Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum. •
Fungsi pencatat waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. •
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna
Universitas Sumatera Utara
pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah karyawan.
Berikut ini dapt dilihat contoh perhitungan biaya gaji : Budi bekerja pada PT. XX, dengan gaji dasar yang diterimanya adalah sebesar Rp. 1.200.000. Selain gaji dasar Budi juga mendapatkan tambahan berupa tunjangan dan upah lembur yang masing-masing sebesar Rp. 300.000 dan Rp. 200.000. Budi juga dikenakan potongan yaitu potongan pajak penghasilan ( PPh ) sebesar Rp. 120.000, iuran Jamsostek sebesar Rp. 20.000 dan potongan lainnya sebesar Rp. 150.000. Maka jumlah gaji yang diterima oleh Budi adalah : Penghasilan bruto : Gaji dasar
Rp. 1.200.000
Tunjangan
Rp.
300.000
Upah lembur
Rp.
200.000
Total penghasilan bruto
Rp. 1.700.000
Potongan-potongan : PPh
Rp.
120.000
Iuran Jamsostek
Rp.
20.000
Potongan lain-lain
Rp.
150.000
Total potongan
Rp.
290.000
Total gaji bersih yang dibayarkan
Rp. 1.410.000
Maka Jurnalnya : Gaji dan Upah
Rp. 1.700.000
Bank
Rp.1.410.000
PPh
Rp. 120.000
Iuran Jamsostek
Rp.
20.000
Universitas Sumatera Utara
Potongan lain-lain
Rp. 150.000
D. Pengendalian internal atas sistem informasi akuntansi berbasis komputer pada sistem penggajian dan pengupahan Romney dan Steinbart (2004:229) mendefinisikan pengendalian internal sebagai “rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”. Menurut Bodnar dan Hopwood (2000:182) prosedur-prosedur pengendalian internal merupakan “kebijakan dan prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat dicapai”. Fungsi sistem informasi akuntansi ( SIA ) dalam siklus SDM / Penggajian menurut Romney dan Steinbart (2004:199) adalah menyediakan pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan berikut ini : • Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar • Semua transaksi penggajian yang dicatat valid • Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat • Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat • Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian / SDM telah terpenuhi • Aset ( kas ataupun data ) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian
Universitas Sumatera Utara
• Aktivitas siklus SDM / penggajian dilakukan dengan benar Dalam penerapan sistem pengendalian internal gaji dan upah perlu diperhatikan unsur-unsur pengendalian internal atas gaji dan upah. Mulyadi ( 2001 : 386-387 ) membagi unsur pengendalian internal dalam sistem informasi akuntansi pada penggajian dan pengupahan dari beberapa segi yaitu : Organisasi 1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. 2. Fungsi pencatatan waktu harus terpisah dari fungsi operasional. Sistem Otorisasi 3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. 4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. 5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan harus didasarkan atas surat potongn atas gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. 6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. 7. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. 8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia. 9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Prosedur Pencatatan 10. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. 11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi. Praktik yang Sehat 12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi tenaga kerja langsung. 13. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. 14. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. 15. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. 16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Universitas Sumatera Utara
Romney dan Steinbart dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi” menjelaskan beberapa ancaman dan pengendalian dalam siklus penggajian / SDM yang dapat dilihat pada tabel 1 yaitu sebagai berikut : Tabel 1 : Ancaman dan pengendalian dalam siklus penggajian / SDM Proses / Aktivitas
Ancaman
Prosedur Pengendalian Dapat diterapkan
Pengontrakan dan • Memperkerjakan Prosedur memperkerjakan yang baik, perekrutan tenaga pegawai yang tidak termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja berkualitas atau kerja, referensi dan riwayat pekerjaan berkelakuan buruk
• Pelanggaran hukum Dokumen lengkap atas prosedur untuk ketenagakerjaan
Pemprosesan Pengajian
memperkerjakan, perkembangan terkini hukum ketenagakerjaan
pelatihan dalam hal
• Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi
Pemisahan tugas: data SDM dengan penggajian dan distribusi cek gaji, pengendalian akses, tinjauan atas semua perubahan
• Data waktu yang tidak akurat
Otomatisasi pengumpulan data berbagai pemeriksaan edit, rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja
• Pemrosesan penggajian yang tidak akurat • Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan
Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya, rekening kliring penggajian, tinjauan peraturan IRS Setoran langsung, distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian, penyelidikan cek gaji yang tidakdiklaim, akses terbatas ke cek gaji kosong; pemberian nomor tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji, penggunaan rekening giro terpisah untuk penggajian, yang dipelihara sebagai dana tetap, rekonsiliasi semua rekening bank penggajian oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penggajian
Universitas Sumatera Utara
Umum
•
Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi
Prosedur pembuatan cadangan; rencana pemulihan dari bencana, pengendalian akses fisik dan logis, enkripsi data
• Kinerja yang kurang Pengembangan dan tinjauan periodik baik atas metrik kinerja yang tepat, program pelatihan Sumber : Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Dua, Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta, 2005, hal.201
Universitas Sumatera Utara
