13
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Komunikasi
2.1.1. Pengertian Komunikasi Menurut Widjaja, komunikasi adalah: “Hubungan kontak antara manusia yang satu dengan yang lain, baik individu maupun kelompok. Dalam kehidupan sehari-hari disadari atau tidak disadari, komunikasi adalah bagian dari kehidupan manusia itu sendiri. Manusia sejak dilahirkan sudah berkomunikasi dengan lingkungannya. Gerak dan tangis yang pertama pada saat ia dilahirkan adalah suatu tanda komunikasi”.13 Selanjutnya Sasa Djuarsa Sendjaja juga mendefinisikan komunikasi sebagai “prasyarat kehidupan, manusia akan tampak hampa atau tiada kehidupan sama sekali apabila tidak ada komunikasi. Karena tanpa komunikasi, interaksi antar manusia, baik secara perorangan, kelompok ataupun organisasi tidak mungkin dapat terjadi. Dua orang dikatakan melakukan interaksi apabila masing-masing melakukan aksi dan reaksi”. 14
13 14
Widjaja, “Komunikasi & Hubungan Masyarakat”, Jakarta: PT. Bumi Aksara, 1986, hal 1. Sasa Djuarsa Sendjaja, “Pengantar Komunikasi”, Jakarta: Universitas Terbuka, 2003, hal 2.
13
14
Untuk lebih memahami pengertian komunikasi itu sendiri, maka penulis memberikan defenisi komunikasi menurut William J. Seiler (1988), yaitu: “Proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang bersifat universal dan berlangsung secara dua arah (two way communication”).15 Aksi dan reaksi yang dilakukan manusia ini dalam Ilmu Komunikasi disebut sebagai tindakan komunikasi, tindakan komunikasi dapat dilakukan dalam berbagai macam cara, baik secara verbal ataupun non verbal. Tindakan komunikasi juga dapat dilakukan secara langsung (tanpa media) dan tidak langsung (dengan media). Peneliti menyimpulkan mengenai komunikasi. Pada dasarnya merupakan suatu proses penyampaian pesan dari pengirim pesan kepada penerima pesan, agar pengirim pesan mendapatkan tanggapan dari penerima pesan. Misalnya: dalam bentuk percakapan, maka komunikasi akan terjadi atau berlangsung selama ada kesamaan makna mengenai apa yang dipercakapkan. Kesamaan bahasa yang dipergunakan dalam percakapan itu belum tentu menimbulkan kesamaan makna.
15
Arni Muhammad, “Komunikasi Organisasi”, Jakarta: PT. Bumi Aksara, 1989, hal. 13.
15
2.1.2. Fungsi Komunikasi Fungsi komunikasi sosial menunujukkan bahwa komunikasi penting untuk: 1. Membangun konsep diri Pandangan kita tentang siapa diri kita yang diperoleh dari informasi yang diberikan orang lain kepada kita. 2. Eksistensi dan aktualisasi diri Orang berkomunikasi menunjukkan bahwa dirinya eksis. Ketika kita berbicara atau berkomunikasi dengan orang lain, baik verbal maupun non verbal, ini menunjukkan bahwa diri kita eksis atau ada. 3. Kelangsungan hidup, memupuk hubungan, dan mencapai kebahagiaan Komunikasi dalam konteks apapun adalah bentuk dasar adaptasi terhadap lingkungan. Rene Spitz mengatakan, “komunikasi atau ucapan adalah jembatan yang menghubungkan antara bagian luar dan bagian dalam kepribadian manusia. Melalui komunikasi kita dapat memenuhi kebutuhan emosional dan meningkatkan kesehatan mental kita”.16 Berdasarkan hal di atas penulis menyimpulkan bahwa fungsi komunikasi sangatlah berperan penting bagi kelangsungan hidup manusia guna membangun konsep dan mengaktualisasikan diri. Jika dikaitkan dengan masalah penelitian ini, maka fungsi komunikasi dapat membangun konsep-konsep pergerakan pembangunan Pemkot Tangerang ke arah yang lebih baik. 16
Riswandi, “Ilmu Komunikasi”, Jakarta: Graha Ilmu, 2009, hal. 13.
16
2.1.3
Unsur-Unsur Komunikasi Menurut Philip Kotler dalam bukunya, “Marketing Management”. Berdasarkan
paradigma Shannon dan Weaver, unsur-unsur dalam proses komunikasi adalah sebagai berikut:17 1. Sender
: Komunikator yang menyampaikan pesan kepada seseorang dalam konteks ini, Pemkot Tangerang sebagai sender.
2. Encoding
: Penyandian, yakni proses peralihan pikiran ke dalam bentuk lambang. Dalam hal ini, humas berperan sebagai encoding.
3. Message
: Pesan yang disampaikan komunikator, mengenai laporan hasil pembangunan infrastruktur Pemerintah Kota Tangerang.
4. Media
: Saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator
ke
komunikan. Menggunakan media e-government. 5. Decoding
: Proses dimana komunikasi menetapkan makna dalam lambang yang disampaikan
oleh
komunikator
berupa
informasi
pembangunan
infrastruktur Pemerintah Kota Tangerang. 6. Receiver
: Komunikan yang menerima pesan dari komunikator. Publik internal dan publik eksternal.
7. Response
: Tanggapan atau reaksi. Munculnya perasaan menerima dan tidak dari publik terhadap informasi melalui e-government.
17
Bachtiar Aly, “Teknik Hubungan Masyarakat, Jakarta: UT, 1995, Hal. 158.
17
8. Feedback
: Umpan balik, yakni tanggapan komunikan apabila tersampaikan kepada komunikator. Dalam e-government ini, terjadinya kritik, saran dan masukan dari masyarakat untuk kemajuan Kota Tangerang.
9. Noise
: Gangguan tak terencana yang terjadi dalam proses komunikasi. Gangguan secara teknis.
Dari unsur-unsur komunikasi di atas satu sama lain saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Informasi melalui internet disebut juga komunikasi elektronika, yaitu jenis komunikasi yang menggunakan alat-alat elektronika atau prangkat telekomunikasi. Unsurunsur dalam proses komunikasi di atas kurang lebih terjadi dalam komunikasi elektronika. Komunikator (sender) dan komunikan (receiver) dapat saling mengirim dan menerima pesan informasi melalui suatu sistem cara yang disebut terminal.
2.1.4 Faktor Komunikasi Faktor
komunikasi
merupakan
faktor
yang
penting
dalam
usaha
mempertahakan kesatuan kelompok dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Menurut Ahmad Wiryan Widjaja, fungsi komunikasi dapat dirumuskan sebagai berikut: 18
18
Riyono Pratiko, “Jangkauan Komunikasi”, Bandung: 1983, hal. 15.
18
a. Informasi Yakni pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan, penyebaran berita, data, gambar, fakta dan pesan opini dan komentar yang dibutuhkan agar dapat dimengerti dan beraksi secara jelas terhadap kondisi lingkungan dan orang lain agar dapat mengambil keputusan yang tepat. b. Sosialisasi Yakni menyediakan sumber ilmu pengetahuan yang memungkinkan orang bersikap dan bertindak sebagai anggota masyarakat yang efektif sehingga ia sadar akan fungsi sosialnya dan aktif di dalam masyarakat. c. Motivasi Yakni menjelaskan tujuan setiap masyarakat jangka pendek maupun jangka panjang, mendorong orang menentukan pilihan dan keinginan serta mendorong kegiatan individu. d. Diskusi Yakni menyediakan dan saling menukar fakta yang diperlukan untuk persetujuan. 19
19
Ahmad Wiryan Widjaja, “Bunga Rampai Kehumasan no.4”, Jakarta: Direktorat Hubungan Informasi Antar Lembaga, 2002.
19
Faktor komunikasi tersebut merupakan faktor yang dapat menjadikan komunikasi berjalan secara efisien, karena suatu informasi sebelum disampaikan kepada publik harus disosialisasikan agar publik mengetahui serta merasa termotivasi akan informasi tersebut. Begitu juga penyampaian informasi yang dilakukan humas Pemkot Tangerang, melalui media yang digunakan, humas menyajikan sejumlah informasi sebagai layanan informasi kepada publiknya agar mereka tertarik menggunakan jasa yang ada di humas Pemkot Tangerang. Berdasarkan hal tersebut, maka setiap langkah kegiatan humas perlu merujuk serta menyesuaikan kebijakan organisasi.
2.1.5. Model Komunikasi Humas Littlejohn mengatakan bahwa “model komunikasi menunjuk pada setiap representasi simbolis dari suatu benda, proses atau gagasan atau ide”.20 Sedangkan menurut Littlejohn dan Hawes “perbedaan antara teori dengan model adalah teori merupakan penjelasan, sedangkan model hanya merupakan representasi”.21 Model komunikasi dapat diartikan sebagai representasi dari suatu peristiwa komunikasi.
20
Sasa Djuarsa Sendjaja, dkk., “Pengantar Ilmu Komunikasi”, Jakarta: Universitas Terbuka, 2001, hal. 54. 21 Ibid.
20
Model komunikasi menggambarkan adanya struktur dan hubungan fungsional dari unsur-unsur atau faktor-faktor yang ada dalam sistem.22 Menurut James E. Grunig perkembangan humas dalam praktek terdapat empat model, baik secara konseptual maupun secara praktisi dalam manajemen komunikasi. Model-model komunikasi tersebut adalah : 1. Model Agensi Pers / Model Propaganda (Press Agentry) Secara praktek humas pada tahap ini melakukan propaganda melalui komunikasi berlangsung searah untuk tujuan memberikan publisitas yang menguntungkan khususnya, ketika berhadapan dengan media massa. Walaupun terkadang pemberian informasinya tidak jujur atau mengandung ketidakbenaran sebagai upaya memanipulasi hal negatif atas lembaga atau organisasinya. Ciri lain dari program ini adanya tindakan persuasif yang terkandung di dalamnya dalam menyampaikan informasi. 2. Model Informasi Publik (Public Information) Dalam hal ini humas bertindak sebagai Journalist in Residence, artinya bertindak sebagai wartawan dalam menyebarluaskan informasi kepada publik dan mengendalikan berita atau informasinya kepada media massa. Bentuk ini lebih baik dan mengandung lebih banyak kebenaran karena penyebarannya dilakukan melalui newsletter, brosur, dan surat langsung (direct mail). 22
Ibid.
21
3. Model Asimetris Dua Arah (Two Way Asymmetrical Model) Pada tahap ini humas dalam prakteknya melalui penyampaian pesannya berdasarkan hasil riset dan strategi ilmiah (scientific strategy) untuk berupaya membujuk publik, agar mau bekerja sama, bersikap dan berfikir sesuai dengan harapan organisasi. 4. Model Simetris Dua Arah (Model Two Way Symmetrical) Pada tahap ini humas melakukan kegiatan berdasarkan penelitian dan menggunakan teknik komunikasi sebagai upaya untuk mengelola konflik dan memperbaiki pemahaman publik secara strategik. Model terakhir ini lebih dapat diterima dan dianggap lebih etis dalam hal penyampaian pesan, informasi antara kedua belah pihak. 23 Model Press Agentry atau publikasi adalah upaya persuasif yang memanipulatif yang digunakan untuk mempengaruhi publik sesuai yang diinginkan oleh suatu lembaga. Model Public Information menggunakan sarana press release dan teknik komunikasi satu arah yang lain untuk menyampaikan informasi organisasi. Model Two Way Asymmetrical menggunakan unsur persuasif dan menipulatif untuk dapat mempengaruhi sikap publik seperti yang diinginkan. Sedangkan, Model Two Way Symmetrical adalah model yang ideal yang mengutamakan komunikasi dua arah
23
Rosady Ruslan, "Manajemen Public Relations & Media Komunikasi Konsepsi dan Aplikasi”, edisi revisi, Jakarta: Raja Grafindo Persada, 2004, hal. 58-59.
22
yang bernegosiasi publik, mencegah, dan mengatasi konflik, mendorong adanya pemahaman dan rasa hormat dari kedua belah pihak, lembaga maupun publiknya.
2.1.6.
Komunikasi Internal Komunikasi internal menurut Lawrence D. Brennan adalah: “Pertukaran gagasan antara para administrator dan karyawan dalam suatu
perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen)”.24 Organisasi sebagai kerangka (framework) menunjukkan adanya pembagian tugas antara orang-orang di dalam organisasi itu dan dapat diklasifikasikan sebagai tenaga pimpinan dan tenaga yang dipimpin. Dengan demikian pimpinan cukup berkomunikasi dengan para penanggung jawab kelompok, dan jumlah kelompok serta besarnya kelompok bergantung pada besar-kecilnya organisasi. Pola transformasi komunikasi internal dalam aktivitas humas dapat berbentuk: 1. Alur komunikasi vertikal dari atas ke bawah (Downward Communications)
24
Op.Cit., hal. 122.
23
Komunikasi mengalir dari tingkat pimpinan tertinggi ketingkat yang lebih rendah. Komunikasi ini berfungsi memberikan pengertian mengenai sesuatu atau seperti intruksi dan perintah. 2. Alur komunikasi dari bawah ke atas (Upward Communications) Aliran komunikasi upward adalah kebalikan dari downward, dimulai dari hirarki wewenang yang lebih rendah ke hirarki wewenang yang lebih tinggi. 3. Komunikasi horizontal (Horizontal Communications) Lingkup komunikasi horizontal dapat terjadi antara dua pihak yang berada dalam tingkatan hirarki yang sama. Tujuan komunikasi ini adalah untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberikan informasi. 4. Komunikasi diagonal/silang (Cross Channel Communications) Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua kedudukan dalam struktur organisasi yang berada dan tidak mempunyai garis komando dalam melakukan kegiatan komunikasi. 25 Fungsi komunikasi internal adalah mengusahakan agar para karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan mengusahakan agar manajemen mengetahui apa yang sedang dipikirkan oleh karyawan.26
25
Neni Yulianita, “Dasar-Dasar Public Relations”, Bandung: Pusat Penerbitan Universitas, 2003, hal. 92.
24
Komunikasi dua arah yang baik antar manajemen dan karyawan didasarkan pada asas sebagai berikut:27 1. Manajemen harus bersedia secara sadar memberikan informasi kepada karyawan; 2. Komunikasi harus berfungsi sebagai suatu sistem yang lengkap antara manajemen dan karyawannya; 3. Media komunikasi harus dipilih dan pesan harus disampaikan oleh komunikator yang berpengalaman; 4. Informasi harus diberikan tepat waktu untuk menghindari kesalahpahaman; 5. Tanggung jawab terhadap komunikasi karyawan yang bersifat formal harus diserahkan kepada staf humas.
2.1.7 Komunikasi Organisasi Organisasi merupakan suatu struktur hubungan manusia. Struktur ini didesain oleh manusia dan karena itu tidak dapat dikatakan sempurna. Organisasi bertumbuh dan bertambah matang sebagian melalui suatu skema yang didesain dan sebagian lagi melalui keadaan yang tidak diatur.
26 27
H. Frazier Moore, “Hubungan Masyarakat”, Bandung: Remaja Rosda Karya, 2005, hal. 87. Ibid.
25
Penulis mencoba mencari referensi dari para ahli sebelumnya tentang komunikasi organisasi. Menurut persepsi Thayer, yaitu: “Komunikasi organisasi adalah arus data yang akan melayani komunikasi organisasi dan proses interkomunikasi dalam beberapa cara. Thayer menjelaskan tiga sistem komunikasi dalam organisasi”, yaitu: 1. Berkenaan dengan kerja organisasi seperti data, yaitu mengenai tugas-tugas / beroperasinya organisasi; 2. Berkenaan dengan pengaturan organisasi seperti perintah-perintah, aturanaturan, dan petunjuk-petunjuk. 3. Berkenaan dengan pemeliharaan dan pengembangan organisasi. :28 Komunikasi organisasi mencakup kegiatan komunikasi dalam suatu organisasi dan komunikasi antar organisasi. Sifat komunikasi organisasi adalah komunikasi yang berlangsung lebih banyak komunikasi formal. Organisasi cenderung lebih formal dan lebih mengutamakan prinsip-prinsip efisien dalam melakukan kegiatan komunikasinya. Untuk itu komunikasi yang dilakukan bersifat formal. Fungsi komunikasi organisasi adalah:29 a. Komunikasi tidak sekedar melayani organisasi, ia adalah organisasi; b. Komunikasi akan berpusat pada simbol-simbol yang memungkinkan kehidupan organisasi; 28 29
Op.Cit., Arni Muhammad, hal. 66. Pace and Faules, ”Komunikasi Organisasi”, Bandung: Remaja Rosdakarya, 2005, hal.32.
26
c. Berperan lebih banyak dari sekedar melaksanakan rencana-rencana organisasi; d. Komunikasi penting bagi pengambilan keputusan; e. Komunikasi organisasi tidak eksis sehinggga diciptakan dan ditapsirkan oleh orang-orang. Pada intinya komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri. Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah, dan media. Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungannya dan keterampilan atau skillnya.
2.2
Public Relations
2.2.1 Pengertian Public Relations Pengertian PR (public relations) seperti yang diberikan oleh Institute of Public Relations (IPR) menekankan pada tujuan PR yaitu untuk menciptakan ‘saling pengertian dan tujuan bersamaan antara perusahaan dan publiknya’. Pada umumnya sebagian besar perusahaan setuju penting untuk mempertahankan tujuan bersama terutama dengan konsumen, dimana mereka bukan untuk menciptakan atau membangun tujuan pribadi namun hanya sebagai satu alat untuk mencapai tujuan yaitu mencapai tujuan bisnis.30 Bagi bagian pemasaran tujuan utama yang ingin dicapai adalah untuk meningkatkan penjualan dan nilai jual, sehingga kegiatan PR 30
Suryadi,“Strategi Mengelola Public Relations Organisasi”, Jakarta: EDSA Mahkota, 2007, hal. 16.
27
dirancang untuk mempertahankan tujuan bersama dan hanya dipandang bermanfaat jika memberikan konstribusi terhadap pencapaian tujuan tersebut. Humas atau Public Relations (PR) adalah fungsi manajemen yang membangun dan
mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara
organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. Definisi lain mengenai Public Relations adalah fungsi manajemen tertentu yang membantu membangun dan menjaga lini komunikasi, pemahaman bersama, penerimaan mutual dan kerja sama antara organisasi dan publiknya; PR melibatkan manajemen problem atau manajemen isu; PR membantu manajemen agar tetap responsif dan mendapat informasi terkini tentang opini publik; PR mendefinisikan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan publik; PR membantu manajemen tetap mengikuti perubahan dan memanfaatkan perubahan secara efektif, dan PR dalam hal ini adalah sebagai sistem peringatan dini untuk mengantisipasi arah perubahan (trends); dan PR menggunakan riset dan komunikasi yang sehat dan etis sebagai alat utamanya. PR juga merupakan fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur individual dan organisasi yang punya kepentingan publik, serta merencanakan dan melaksanakan program aksi dalam rangka mendapatkan pemahaman dan penerimaan publik.31
31
Scott M. Cutlip, et al., “Effective Public Relations”, Edisi Kesembilan, hal. 1-6.
28
PR (public relations) dan pemasaran merupakan dua bidang yang berbeda namun satu sama lain saling tumpang tindih. Padahal dalam sebuah organisasi termasuk di dalamnya perusahaan kedua bidang tersebut memiliki fungsi dan peran yang berbeda. Kenyataan membuktikan bahwa koordinasi yang baik antara PR dan komunikasi pemasaran meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan. Pada bagian ini akan dijelaskan perbedaan yang signifikan antara PR dan komunikasi.
2.2.2 Peran dan Fungsi PR Peran PR menurut Philip Lesly: “PR harus benar-benar berperan netral dan mengusahakan agar kedua belah pihak sama-sama merasa diuntungkan. PR harus benar-benar menjadi mata dan telinga yang baik bagi perusahaan, maupun bagi publik PR harus mampu menangkap apa pemikiran dan kebutuhan masing-masing pihak agar melalui kedua belah pihak dapat saling mengerti dan memahami keberadaan masing-masing”.32 Sedangkan fungsi PR yang dikutip Scott M. Cutlip dan Allen Center sebagai berikut: 1.
Memudahkan dan menjamin arus opini yang bersifat mewakili publik-publik suatu organisasi, sehingga kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi dapat dipelihara keserasiaannya dengan ragam kebutuhan dan pandangan publikpublik tersebut.
32
Ibid.
29
2.
Menasehati manajemen mengenai jalan dan cara menyusun kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi untuk dapat diterima secara maksimal oleh publik.
3.
Merencanakan dan melaksanakan program-program yang dapat menimbulkan penafsiran yang menyenangkan terhadap kebijaksanaan operasionalisasi organisasi. Perbedaan pokok antara fungsi dan tugas humas yang terdapat di instansi
pemerintah dan non pemerintah (lembaga komersial) yaitu tidak ada sesuatu yang diperjual belikan (aspek komersial), walaupun humas pemerintahan juga melakukan hal yang sama dalam kegiatan publikasi, promosi dan periklanan. Tetapi lebih menekankan pada public services atau demi meningkatkan pelayanan umumnya. Melalui unit atau program kerja humas tersebut, pemerintah dapat menyampaikan informasinya atau menjelaskan mengenai kebijaksanaan dan tindakan-tindakan tertentu serta aktifitas dalam melaksanakan tugas-tugas atau kewajiban kepemerintahannya.33 Keberadaan unit kehumasan di sebuah lembaga atau instansi milik pemerintah merupakan
keharusan
secara
fungsional
dan
operasional
dalam
upaya
menyebarluaskan atau untuk mempublikasikan tentang suatu kegiatan atau aktifitas
33
Rosady Ruslan, “Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi”, hal. 297.
30
instansi yang bersangkutan yang ditujukan baik untuk hubungan masyarakat ke dalam, maupun kepada masyarakat luar pada umumnya.
2.2.3
Tugas Public Relations Untuk mendukung keprofesionalisme humas dalam melaksanakan fungsi serta
perannya sebagai pencipta image positif perusahaan hendaklah didukung dengan pelaksanaan tugas yang profesional juga. Tugas yang dilaksanakan oleh humas berhubungan erat dengan tujuan, peran, serta fungsi humas. Adapun tugas-tugas khusus yang lazim dijalankan oleh seorang humas sebagai berikut:34 1. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang baik dan tepat atas perusahaan atau organisasinya, baik yang berkenaan dengan kebijakan-kebijakan, produk, jasa maupun dengan para personelnya. 2. Memantau pendapat eksternal mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra, kegiatan, reputasi maupun kepentingan-kepentingan organisasi atau perusahaan, dan menyampaikan setiap informasi yang penting langsung kepada pihak manajemen atau pimpinan puncak untuk segera ditanggapi atau ditindak lanjuti. 34
Frank Jefkins, Op Cit, Hal. 31-32.
31
3. Memberi nasehat atau masukan kepada pihak manajemen mengenal berbagai masalah komunikasi yang penting, berikut tehnik-tehnik untuk mengatasinya. 4. Menyediakan berbagai informasi kepada khalayak perihal kebijakan organisasi, kegiatan, produk, jasa dan personalia selengkap mungkin demi menciptakan suatu pengetahuan yang maksimal dalam rangka menjangkau pengertian khalayak.
2.2.4
Media Humas Dalam era globalisasi yang diwarnai pesatnya perkembangan teknologi,
meningkatkan arus informasi dan komunikasi. Meningkatnya pengetahuan dan kesadaran masyarakat, dunia usaha harus menghadapi berbagai permasalahan dan persoalan yang tidak pernah terjadi sebelumnya. Hal ini bukan saja akan berpengaruh terhadap nama baik atau citra perusahaan, namun lebih jauh bahkan dapat mengancam kelangsungan kegiatan usaha yang dilakukan. Untuk mengatasi hal tersebut, pihak perusahaan akan banyak mengharapkan bantuan dari praktisi humas yang biasa menangani permasalahan yang banyak berkaitan dengan opini publik. Untuk dapat mengadakan komunikasi dengan khalayaknya, praktisi humas menggunakan media berikut:35 35
Linggar anggoro, “Teori dan Profesi Kehumasan”, Jakarta: Bumi Aksara, 1995, hal. 38.
32
1. Media massa cetak, yaitu: surat kabar merupakan media komunikasi dan publikasi yang utama. Dibaca oleh jutaan orang, mendapatkan kepercayaan, mempengaruhi opini publik, muncul secara teratur dan secara intensif meliputi berita-berita lokal dan regional 2. Media elektronik, meliputi: a. Radio adalah sebuah media utama informasi, hiburan, dan pendidikan massal yang sangat populer. Jaringan siarannya melibatkan penggunaan sejumlah stasiun secara serempak di suatu daerah b. Televisi kombinasi antara suara, gerak, gambar, dan warna yang dapat melengkapi penyajian Informasi lebih menarik. Fungsi utama televisi adalah sebagai media hiburan c. Film juga merupakan media massa yang mampu digunakan humas dalam melaksanakan kampanyenya dan digunakan juga untuk menjelaskan profil lembaga yang diwakilinya d. Internet digunakan sebagai media baru pelaksana fungsi humas dalam mengirim press release, news conference online, Interview online.
2.2.5 Humas Pemerintah Perbedaaan pokok antara fungsi dan tugas humas yang terdapat di instansi pemerintah dengan non pemerintah atau (lembaga komersial) yaitu tidak ada sesuatu
33
yang diperjual belikan atau (aspek komersial), walaupun humas pemerintahan juga melakukan hal yang sama dalam kegiatan publikasi, promosi dan periklanan. Tetapi lebih menekankan pada publik service atau demi meningkatkan pelayanan umumnya. Mengenai humas pemerintah, Anggoro menjelaskan: “Melalui unit atau program kerja humas tersebut, pemerintah dapat menyampaikan informasinya atau menjelaskan mengenai kebijaksanaan dan tindakan-tindakan tertentu serta aktivitas dalam melaksanakan tugas-tugas atau kewajiban kepemerintahannya”.36 Keberadaan unit kehumasan di sebuah lembaga atau instansi milik pemerintah merupakan
keharusan
secara
fungsional
dan
operasional
dalam
upaya
menyebarluaskan atau untuk mempublikasikan tentang suatu kegiatan atau aktivitas instansi yang bersangkutan yang ditujukan baik untuk hubungan masyarakat ke dalam, maupun kepada masyarakat luar pada umumnya. Humas dapat merupakan suatu alat atau saluran (the PR as tools or chanels of government publication) untuk memperlancar jalannya interaksi dan penyebaran informasi mengenai publikasi pembangunan nasional melalui kerja sama dengan pihak pers, media cetak atau elektronik dan hingga menggunakan media tradisional lainnya.
36
Ibid., hal. 297.
34
Selanjutnya Gregory mengatakan: “Humas memiliki peran dua sisi, yaitu pada sisi pertama adalah untuk memberikan informasi kepada manajemen senior atas apa yang terjadi di lingkungan sosial, yang dihuni oleh para stakeholder, sehingga hal-hal tersebut akan diperhitungkan ketika mengambil keputusan. Proses komunikasinya pun dua arah”.37 Dengan demikian peneliti simpulkan bahwa Humas Pemerintah diharapkan mampu mencapai saling pengertian, menghargai, dan mempercayai diantara pihak, penyampaian pesan (komunikator) dengan pihak penerima pesan (komunikan). Bila tercapai keadaan saling mengerti dan mempercayai maka akan ada umpan balik (feed back) yang positif dari komunikan. Humas pemerintahan bertugas memberikan informasi dan penjelasan kepada publik mengenai kebijakan dan langkah-langkah atau tindakan yang diambil oleh pemerintah serta mengusahakan tumbuhnya hubungan yang harmonis antara lembaga atau instansi dengan publiknya dan memberikan pengertian kepada masyarakat tentang apa yang dikerjakan oleh instansi pemerintah dimana humas itu berada dan berfungsi.
37
Anne Gregory, “Perencanaan dan Manajemen Kampanya PR”, edisi kedua, hal. 7.
35
2.3
E-Government E-government mengacu pada penggunaan internet sebagai teknologi informasi
yang dimanfaatkan oleh instansi pemerintah untuk membantu akses informasi pemerintah dan pelayanan kepada masyarakat. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas layanan dan menyediakan lebih besar kesempatan untuk berpartisipasi dalam demokratisasi dan pemerintahan yang transparan. Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi. Ada sejumlah pengertian tentang e-government, antara lain: 38
1. Suatu upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis elektronik; 2. Suatu penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi; 3. Sistem manajemen pemerintah dikembangkan menjadi sistem manajemen organisasi jaringan yang dapat memperpendek lini pengambilan keputusan serta memperluas rentang kendali. Konsep e-government berkembang karena ada 3 (tiga) pemicu utama, yaitu:39
38
“Sekda: Perencanaan Pembangunan http://infokom.tangerangkota.go.id 39 Op Cit. hal.7.
Berdasarkan
Prioritas
Pelayanan
Masyarakat”,
36
1. Era globalisasi yang datang lebih cepat dari yang diperkirakan telah membuat isuisu semacam demokratisasi, hak asasi manusia, hukum, transparansi, korupsi, civil society, good corporate governance, dan lain sebagainya menjadi hal-hal utama yang harus diperhatikan oleh setiap pemerintahan jika yang bersangkutan tidak ingin diasingkan dari pergaulan; 2. Kemajuan teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) terjadi sedemikian pesatnya sehingga data, informasi dan pengetahuan dapat diciptakan dengan teramat sangat cepat dan dapat segera disebarkan ke seluruh lapisan; 3. Adanya tuntutan agar pemerintah meningkatkan kinerja dan pelayanannya agar lebih baik lagi dari waktu ke waktu.
2.3.1
Pengelolaan E-Government
E-government merupakan sarana informasi yang akan memberikan informasi perusahaan ke khalayak umum. E-government juga dijadikan media promosi yang cukup efektif. Dengan memiliki e-government, perusahaan dapat mempublikasikan produk atau layanan perusahaan tanpa batasan ruang dan waktu.
37
Menurut Aswandi, terdapat beberapa pengelolaan e-government yang digunakan oleh humas sebagai media pelayanan informasi publik, yaitu:40
1. E-government dikelola oleh humas sebagai Media promosi bagi perusahaan dan mengenalkan ke seluruh khalayak umum
Tugas seorang PR adalah mempromosikan dan mempublikasikan produk barang atau jasa kepada khalayak umum agar masyarakat mengenal dan mengetahui layanan dari perusahaan tersebut. Untuk itu diperlukan suatu sarana untuk mempublikasikannya, salah satunya adalah e-government. E-government adalah penyebaran informasi yang berbasis internet yang digunakan oleh instansi pemerintah, contohnya seperti penggunaan e-government sebagai media informasi pembangunan bagi Pemkot Tangerang.
2. E-government dikelola oleh humas sebagai Penyimpanan data
Perkembangan zaman sekarang sudah sangat pesat. Penyimpanan data atau file tidak lagi menggunakan disket atau flash disc. Sekarang orang lebih memilih menyimpan data atau informasi tentang perusahaan di website internet (egovernment). Karena penggunaannya bisa transparan diketahui banyak orang dan kapasitas dalam penyimpanan datanya tidak terbatas.
3. E-government dikelola oleh humas sebagai Media komunikasi 40
Aswandi, “Manajemen Pembangunan teknologi Informasi Menuju e-government”, 2007.
38
Ketersediaan pelayanan waktu kerja yang terbatas menuntut orang untuk bekerja dengan lebih cepat lagi, sedangkan orang yang membutuhkan pelayanan informasi (khalayk umum) sangatlah tidak terbatas. Untuk itu diperlukan media interaktif (e-government) yang selalu online terus menerus tanpa batasan ruang dan waktu.
4. E-government dikelola oleh humas untuk Menambah performance perusahaan
Permasalah yang kadang timbul dapat menimbulkan efek negatif bagi image perusahaan. Untuk itu seorang PR perlu dibantu dengan sarana (e-government) yang dapat merubah image negatif menjadi positif dan juga dapat membantu menyelesaikan masalah tersebut dengan berbagai penjelasan dan keteranganketerangan yang dapat dimengerti khalayak umum.
Menurut penjelasan dari Aswandi tentang pengelolaan e-government di atas, kita dapat menarik sebuah kesimpulan bahwa pengelolaan e-government bukan saja bermanfaat bagi penggunanya (publik), akan tetapi e-government juga sangat bermanfaat bagi perusahaan itu sendiri, diantaranya sebagai media promosi dan menambah performance perusahaan.
Secara teori, implementasi e-government mempunyai manfaat dan dampak yang cukup signifikan dalam banyak hal. Manfaat tersebut antara lain adalah peningkatan efisiensi, kualitas layanan publik, transparansi, partisipasi publik, dan
39
pengembangan ekonomi (e.g. Seifert dan Bonham, 2003; Grönlundet al., 2005; Kumar dan Best, 2006). Namun demikian, supaya efektif, implementasi egovernment harus mempertimbangkan konteks lokal. Menurut Heeks (2003), kata kunci dalam implementasi e-government bukan adopsi, tetapi adaptasi di mana konteks lokal dipertimbangkan dalam perencanaan dan implementasi. Dalam literatur, ditemukan bahwa fokus implementasi e-government di negara-negara berkembang, termasuk Indonesia, adalah pada transparansi dan perang terhadap korupsi (Grönlund et al., 2005). Meski demikian, peningkatan kualitas layanan, sangat erat kaitannya dengan kedua hal tersebut. Kedua hal tersebut merupakan bagian dari prinsip-prinsip good governance.41
Intinya, penulis menyimpulkan bahwa e-government merupakan sarana yang sangat membantu atau meringankan tugas pemerintah dalam mengontrol, mengevaluasi dan memperbaiki hasil pembangunan kota Tangerang.
2.3.2
Keunggulan dan Hambatan E-Government Menurut Aswandi, e-government memiliki beberapa keunggulan yaitu:42
1. E-government merupakan media promosi yang terus berjalan sepanjang waktu, 24 jam/7 hari seminggu, kecuali jika terdapat gangguan teknis. 41 42
“Landasan Teori Pendukung”, http://axae.wordpress.com Aswandi, Op Cit.
40
2. E-government sebagai media promosi yang dapat menjangkau seluruh khalayak umum. 3. E-government membantu calon konsumen untuk mengetahui produk dan layanan perusahaan lebih jelas dibandingkan media lainnya, karena egovernment banyak menampilkan informasi yang dibutuhkan dengan jelas. 4. Biaya untuk membuat e-government lebih rendah daripada biaya promosi lainnya, seperti televisi, radio dan surat kabar. 5. E-government dapat meningkatkan citra perusahaan. Perusahaan yang memiliki e-government lebih bergengsi daripada perusahaan yang tidak memiliki e-government. 6. E-government dapat meningkatkan loyalitas konsumen, jika pada egovernment tersebut memiliki konten yang baik dan ter-up date.
Dari penjelasan di atas, penulis menyimpulkan, dengan keunggulan dan kepemilikan e-government bukan berarti promosi dengan media cetak dihentikan. Karena tentu tidak semua masyarakat mempunyai akses internet. Dalam penggunaannya, e-government memiliki beberapa hambatan, yaitu:43
1.
Kurangnya perencanaan yang berkesinambungan dengan program kerja yang tidak bisa berlanjut dari tahun ke tahun.
43
http://infokom.tangerangkota.go.id
41
2.
Infrastruktur karena penetrasi PC (Personal Computer) baru menjangkau 1.5% penduduk, di bawah 1% untuk Internet, dan hanya 3% yang terjangkau jaringan telekomunikasi (2003).
3.
Kurangnya pendanaan untuk program e-government.
4.
Kurangnya koordinasi dan integrasi pemerintahan secara nasional dalam hal egovernment.
5.
Belum siapnya peraturan dan regulasi mengenai e-government, ataupun lebih umum menyangkut e-commerce.
Hal terpenting yang harus dicermati adalah sektor pemerintah merupakan pendorong serta fasilitas dalam keberhasilan berbagai kegiatan pembangunan, oleh karena itu keberhasilan pembanguanan harus didukung oleh kecepatan arus data dan informasi antar instansi agar terjadi keterpaduan sistem antara pemerintah dengan pihak pengguna lainnya. Upaya percepatan penerapan e-government, masih menemui kendala karena saat ini belum semua daerah menyelenggarakannya
2.3.3
Panduan Umum Teknologi Informasi dan Komunikasi Nasional Versi 1
Panduan Umum Teknologi Informasi dan Komunikasi Nasional versi 1 dari Departemen Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia (Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika No.41/PER/MEN.KOMINFO/11/2007).44 Panduan 44
Ibid., hal. 12.
42
tersebut merupakan payung hukum dalam regulasi tata kelola teknologi informasi dan komunikasi dengan lingkup nasional. Selain dari pada itu, pedoman tersebut memberikan prinsip dan model terhadap tata kelola teknologi informasi dan komunikasi (dalam hal ini e-government) dengan lingkup pada institusi pemerintahan, dalam hal ini Pemerintah Kota Tangerang.
Panduan Umum TIK Nasional (PUTIKN) berfungsi sebagai panduan garis besar pada tata kelola bidang teknologi informasi dan komunikasi di tingkat nasional. Hal tersebut tercermin dari isi Peraturan Menteri komunikasi dan Informatika No.41/PER/MEN.KOMINFO/11/2007, yang dalam pertimbangannya dinyatakan sebagai berikut:45
1. Bahwa penyelenggaraaan pemerintahan dalam rangka pelayanan publik memerlukan
good
governance
yang
akan
menjamin
transparansi,
akuntabilitas, efisiensi, dan efektivitas penyelenggaraan pemerintahan; 2. Bahwa pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi oleh institusi pemerintahan telah semakin meningkat, sehingga untuk memastikan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi tersebut benar-benar mendukung
tujuan
penyelenggaraan
pemerintahan,
memperhatikan efisiensi penggunaan sumber daya dan resiko;
45
Ibid.
maka
harus
43
3.
Bahwa dalam rangka mendukung tujuan penyelenggaraan pemerintahan diperlukan rencana teknologi informasi dan komunikasi yang lebih harmonis, pengelolaan yang baik, peningkatan efisiensi dan efektivitas belanja teknologi informasi dan komunikasi dan pendekatan yang meningkatkan pencapaian nilai dari implementasi teknologi informasi dan komunikasi nasional;
4. Bahwa sehubungan dengan hal-hal tersebut di atas diperlukan Panduan Umum Teknologi Informasi dan Komunikasi Nasional.
2.3.4 E-Government to Employees
Aplikasi e-government diperuntukkan untuk meningkatkan kinerja dan kesejahteraan para pegawai negeri atau karyawan pemerintahan yang bekerja di sejumlah institusi sebagai pelayan masyarakat. Berbagai jenis aplikasi yang dapat dibangun dengan menggunakan format G-to-E ini antara lain:46 a. Sistem pengembangan karir pegawai pemerintah yang selain bertujuan untuk meyakinkan adanya perbaikan kualitas sumber daya manusia, diperlukan juga sebagai penunjang proses mutasi, rotasi, demosi, dan promosi seluruh karyawan pemerintahan
46
Loc.cit. hal.44
44
b. Aplikasi terpadu untuk mengelola berbagai tunjangan kesejahteraan yang merupakan hak dari pegawai pemerintahan sehingga yang bersangkutan dapat terlindungi hak-hak individualnya c. Sistem asuransi dan pendidikan bagi para pegawai pemerintahan yang telah terintegrasi dengan lembaga-lembaga kesehatan dan institusi pendidikan untuk menjamin tingkat kesejahteraan karyawan beserta keluarganya d. Aplikasi yang dapat membantu karyawan pemerintah dalam membantu untuk melakukan perencanaan terhadap aspek finansial keluarganya termasuk di dalamnya masalah tabungan dan dana pensiun. Dengan menyadari adanya bermacam-macam tipe aplikasi tersebut, maka terlihat fungsi strategis dari berbagai aplikasi e-government yang dikembangkan oleh sebuah institusi pemerintah. Keberadaannya tidak hanya semata meningkatkan kinerja pelayanan tetapi juga mensejahterakan para karyawannya.
2.4.
Internet Sebagai Media Baru Salah satu tugas humas yakni dapat menyediakan berbagai informasi kepada
khalayak mengenai kebijakan organisasi, kegiatan, produk, jasa dan personalia selengkap mungkin demi menciptakan suatu pengetahuan yang maksimal dalam rangka menjangkau pengertian publik.
45
Perkembangan media internet berimbas pada praktek humas kebutuhan informasi yang cepat dan kebaruan informasi mengenai berbagai aktifitas instansi menyebabkan internet menjadi media yang efektif sekaligus efisien bagi instansi untuk menginformasikan segala sesuatu kepada publik. Saat ini praktisi humas berbicara atas nama instansi telah mempertimbangkan pemanfaatan internet sebagai strategi komunikasi dalam hal pelayanan publik. Semua aktifitas humas yang melalui internet tersebut memungkinkan humas menjalin hubungan baik untuk mempertahankan dukungan publik internal dan eksternalnya. Publik akan sangat tergantung pada humas sebagai sumber informasi berita yang tersaji di surat kabar dan media massa lainnya. Jenis-jenis pelayanan e-PR dapat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: 47 1. Publish Jenis ini merupakan implementasi e-government yang termudah karena selain proyeknya yang berskala kecil, kebanyakan aplikasinya tidak perlu melibatkan sejumlah sumber daya yang besar dan beragam. 2. Interact Berbeda dengan kelas publish yang sifatnya pasif, pada kelas interact telah terjadi komunikasi dua arah antara pemerintah dengan mereka yang berkepentingan. Ada 47
Loc.cit “Electronic Government”, Andi Yogyakarta, Hal. 31.
46
dua jenis aplikasi yang biasa dipergunakan. Yang pertama adalah bentuk portal dimana situs terkait memberikan fasilitas searching bagi mereka yang ingin mencari data atau informasi secara spesifik (pada kelas Publish, user hanya dapat mengikuti link saja). Yang kedua adalah pemerintah menyediakan kanal dimana masyarakat
dapat
melakukan
diskusi
dengan
unit-unit
tertentu
yang
berkepentingan, baik secara langsung (seperti chatting, tele-conference, web-TV, dan lain sebagainya) maupun tidak langsung (melalui email, frequent ask question, newsletter, mailing list, dan lain sebagainya). 3. Transact Yang terjadi pada kelas ini adalah interaksi dua arah seperti pada kelas Interact, hanya saja terjadi sebuah transaksi yang berhubungan dengan perpindahan uang dari satu pihak ke pihak lainnya (tidak gratis, masyarakat harus membayar jasa pelayanan yang diberikan oleh pemerintah atau mitra kerjanya). Aplikasi ini jauh lebih rumit dibandingkan dengan dua kelas lainnya karena harus adanya sistem keamanan yang baik agar perpindahan uang dapat dilakukan secara aman dan hakhak privacy berbagai pihak yang bertransaksi terlindungi dengan baik.
47
2.4.1 Cyber Public Relations E-PR (Electronic Public Relations) adalah inisiatif PR yang menggunakan media internet sebagai sarana publisitasnya. Di Indonesia inisiatif PR ini lebih dikenal dengan istilah Cyber Public Relations.48 Peranan E-PR sangat erat hubungannya dengan media online dan tercetak yang sangat penting kaitannya dengan strategi pemasaran di suatu perusahaan. Hasil yang terbaik adalah kombinasi antara publikasi online dan offline. PR melalui media internet memiliki peranan yang lebih besar dan luas dibandingkan dengan PR di dunia fisik. Jika PR offline, anda akan bergantung pada seorang perantara yang disebut reporter atau wartawan atau editor. Dengan E-PR dapat melewati penghalang sehingga bisa langsung menyampaikan pesan-pesan kepada target pembaca. Kehadiran internet telah mengubah cara orang berkomunikasi, artinya PR modern adalah PR yang mampu memanfaatkan internet sebagai media utama dalam menyampaikan pesan. Cyber PR merupakan suatu fenomena yang tidak terelakan. Menurut Shel Holt dalam bukunya PR on the Net, berdasarkan kutipan Soleh Soemirat menyebutkan bahwa:
48
Bob Julius Onggo,”Cyber PR”, PT. Rosda Karya, Hal. 4-6.
48
“Pemakaian internet terutama pada masa krisis komunikasi, mengidentifikasi masalah, manajemen dan komunikasi interaktif. Kegunaan lainnya adalah untuk pembuatan newsletter electronic, pengiriman pesan kepada khalayak sasaran, publikasi dan aplikasi internet dan web one to one dalam kegiatan marketing dan komunikasi”.49 Ada beberapa hal yang dapat dilakukan praktisi humas melalui penggunaan internet:50 a.
Humas harus menyadari bahwa khalayak dapat mengakses semua press release atau news release yang dikirimkan melalui internet, dengan menggunakan kata yang mudah dicari dan dipahami khalayak.
b.
Publik dapat mengakses press relaease dalam website yang ada di world wide web.
c.
Humas dapat membuang mailing list dari publiknya. Mailing list merupakan perangkat elektronik yang dapat menyebarkan press release kepada publiknya melalui kontak email. Ekonomi baru membuat suatu cara baru dalam publikasi humas seperti telepon,
fax, email dan kombinasi antara online dan offline yang menghasilkan efek yang lebih baik. 49
Soleh Soemirat, “Dasar-Dasar PR”, Bandung, PT. Remaja Rosda Karya, 2002, Hal. 189. Astrid Susanto, “Komunikasi Dalam Teori dan Praktek”, Bandung: Bina Cipta, 1986, Hal. 46.
50
