BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Menurut Lucasdalam Kumorotomo (1998:8), secara sederhana suatu

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

II.1. Sistem Komputerisasi II.1.1. Pengertian Sistem Menurut Lucasdalam

Kumorotomo (1998:8), secara sederhana suatu

sistem dapatdiartikan sebagaisuatukumpulandariunsur,komponen,atau variabelvariabelyangterorganisasi, samalaindanterpadu.

salingberinteraksi,salingtergantungsatu Sementaraitu,menurutJamesO’brien(2006:9)sistem

adalahsekelompokkomponenyangsaling berhubungan,bekerjasamauntuk mencapai tujuan bersama denganmenerima input (masukan) serta menghasilkan output (keluaran) dalamproses tranformasi yang teratur. MenurutAtmosudirdjo

(2005:15)mengemukakanpendapatnya

sebagaiberikut:Suatusistem terdiriatasobjek-objekatauunsur-unsuratau komponenkomponenyangberkaitandanterhubungsatu

samalainsedemikian

rupasehinggaunsur-unsurtersebut merupakan suatu kesatuan pemprosesan atau pengolahanyang tertentu. MenurutDavis(Gordon, yangsaling

2002:6)sebuahsistemterdiridaribagian-bagian

berkaitanyangberoperasibersamauntukmencapaibeberapasasaran

ataumaksud.Pengertianlainyang

dikemukakanolehKumorotomo

(1998:8)

secarasederhanasuatusistem dapatdiartikansebagaisuatukumpulanatau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi,salingtergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem

dapatdidefenisikansebagaisekumpulanhalataukegiatanatau

Universitas Sumatera Utara

elemenatausubsistem yangsalingbekerjasamaatauyangdihubungkandengan caracara tertentu sehinggamembentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsigunamencapaisuatutujuan(Sutanta,2003:4).Suatusistem

adalahsuatu

jaringankerjadariprosedur-proseduryang saling berhubungan,berkumpul bersamasamauntukmelakukansuatukegiatan atauuntukmenyelesaikansuatu sasarantertentu (Paulus,2005 : 23). Menurut Jogiyanto (2005 : 2) menyatakan Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan prosedur itu sendiri

menurut Fitzgeraldet.al dalam Jogiyanto

(2001:2)

menyatakan bahwa “Prosedur adalah suatu urutan-urutan yang tepat dari tahapantahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.” Pendapat di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem merupakan suatu kumpulan dari sub sistem atau jaringan kerja yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Mulyanto (2009:2) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses) dan sasaran atau tertentu. 1. Komponen Sistem (Component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu komponen. sistem.


Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem. 2. Batasan Sistem (Boundary) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan kerjanya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. 3. Subsistem Bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing. 4. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. 5. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan sub sistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke sub sistem yang lainnya. Keluaran dari satu sub sistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. 6. Masukan Sistem (Input)


Masukan (input), adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. 7. Keluaran Sistem (Output) Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Misalkan untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. 8. Pengolahan Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 9. Sasaran Sistem (Object) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran yang ingin dicapai oleh sistem, kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan berguna. Suatu sistem akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Menurut Mulyanto (2009:8), sistem dapat diklasifikasikan berbagai sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut: a) Sistem abstrak (Abstract system ) Sistem ini merupakan sistem yang tidak tampak secara fisik, karena hanya berupa pemikiran atau ide-ide.


b) Sistem fisik (Physical system) Sistem fisik merupakan sistem yang tampak secara fisik sehingga setiap mahluk dapat melihatnya. c) Sistem alamiah (Natural system) Sistem alamiah ini adalah sistem yang terjadi dari proses - proses alam dalam arti tidak dibuat oleh manusia. d) Sistem buatan manusia (Human made system) Sistem ini merupakan sistem yg dirancang & didisain oleh manusia. Contoh : Sistem Informasi - manusia – komputer Man - machine system / human-machine system interaksi antara manusia dan mesin. e) Sistem Deterministik (Deterministic System ) Sistem yg beroperasi dengan tingkah laku yg dapat diramalkan disebut sistem deterministik. Interaksi antar tiap-tiap bagian dapat dideteksi, sehingga outputnya juga dapat diramalkan. Contoh : Sistem Komputer f) Sistem Tak Tentu (Probabilistic System ) Sistem ini adalah sistem di mana kondisi masa depannya tak dapat diramalkan karena mengandung probabilitas. Contoh : Sistem Manusia g) Sistem Tertutup (closed system) Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.


h) Sistem Terbuka (open system) Sistem ini kebalikan dari sistem tertutup, karena sistem terbuka adalah sistem yg berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungannya. Oleh sebab itu sistem ini harus mempunyai suatu sistem pengendalian (control system) yang baik agar yg masuk hanya pengaruh – pengaruh yang baik saja. Contoh : sistem kebudayaan Indonesia

II.1.2. Pengertian Sistem Komputerisasi Perkataankomputer/computerberasaldariperkataan asingtoComputeartinyahitung.Dengandemikian,makakomputerdapat hitungatau

diartikansebagaialat mesinhitung.Akantetapi,apabilaistilahkomputeritudiartikanke dalamBahasaIndonesiamenjadimesinhitung,makaimajinasikitaakanlain

denganmaknadantujuannya,artinyaseolah-olahkomputeritudisamakandengan kalkulator. Menurut memegangperananpentingdidalam

Longkutoy(1996:24),komputeradalahalatyang sistem

pengolahandataelektronis,maka

komputer juga disebut alat pengolahdata. Menurut Blissmer (1985 : 34) komputer adalah suatu alat elektronik yangmampumelakukan beberapatugassebagai berikut : a. Menerima input. b. Memproses input tadi sesuai denganprogramnya. c. Menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan. d. Menyediakan output dalambentuk informasi.


MenurutSanders

(1985

:29)komputeradalah

elektronikuntukmemanipulasidatayangcepatdan dandiorganisasikan

sistem

tepatsertadirancang

supayasecaraotomatismenerimadanmenyimpandatainput,

memprosesnya,danmenghasilkan

outputdibawahpengawasansuatu

langkah-

langkah, instruksi-instruksi programyang tersimpan di memori (stored program). Menurut

Fuori

(1973:23)komputeradalah

suatupemprosesdata(dataprocessor)yang besardan

cepat,

termasuk

dapatmelakukan

perhitungan

perhitungan

yang

aritmatikayangbesaratauoperasi

logika,tanpacampurtangandari manusia mengoperasikan selama pemprosesan. Menurut Blissmer komputerisasi adalah sebuah sistem alat elektronik yang dapat melakukan beberapa tugas seperti menerima input, memprosesnya, menyimpan perintah dan menyediakan output dalam bentuk informasi. Menurut Amsyah(2003:117)komputerisasiadalahalatpengolahdataelektroniktidakbersifat mekanis(mesin)dandapatmerekam danmengolahdata dariyangsederhana sampai yang paling rumitmenjadi informasi.Menurut Sedarmayanti (2001 : 68) komputerisasi adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapatmelakukan pekerjaansecarasistematis,berdasarkaninstruksi/program yangdiberikanserta dapat menyimpan danmenampilkan keteranganbilamana diperlukan. MenurutSutabri(2003:106)sistemkomputerisasiadalahsistemelektronikuntu kmemanipulasidata

yang

diorganisasikansecaraotomatis memprosesnya

dan

cepat

dan

menerima

tepat

serta

dirancang

danmenyimpan

menghasilkan

data

output

dan input, di

bawahpengawasansuatulangkahinstruksiprogram yang tersimpandimemori (stored


program). Penggunaankomputerdapatmeningkatkanefektivitaskerjadalam

rangka

menunjangkegiatanorganisasi.Berikutiniakandijelaskanmengenaibagianatau komponendari sistemkomputerisasimenurut Amsyah(2003: 163)dalam bukunya SistemInformasi Manajemen, yaitu: 1. Perangkat Keras (Hardware) PerangkatkerasatauHardwareadalahperalatandalam menjalankansistem

bentukfisikyang

komputer.Hardwaredigunakansebagaimediauntuk

menjalankan software dan peralatan iniberfungsiuntuk menjalankan instruksibentuk

instruksiyangdiberikandanmengeluarkannyadalam

informasiyangdigunakanolehmanusiauntuk laporan.Perangkatkeras terdiridari: a. Input device Merupakan

alatyang

isntruksikedalam

digunakan

untukmemasukkandataatau

komputer.Inputdevicesesuaidengannamanya

hanyadigunakanuntukmemasukkandataatau

instruksike

dalam

CPU(processdevice). Contoh:keyboard,mouse,lightpen,dan joystick. b. Process device Merupakan

alatyangdigunakanuntukmelaksanakankumpulan

instruksiyangakanditujukanuntukmenghasilkansuatu hasil tertentu yang dikehendaki.

Process

device

dapat

melakukan

tugasnya

jikaadamasukandariinputdevicebaik berupadataatau instruksi. Alat ini disebutCPU. a. Output device Merupakan alatyangdigunakanuntkmenampilkanlaporan atau informasi


hasil

pengolahan

dari

input,

baik

ditampilkan

padalayar

monitormaupundicetakpadamedialain.Contoh:monitor, printer, danplotte. 2. Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunakatauSoftwareadalahrangkaianprosedurdandokumentasi program

yangberfungsiuntukmenyelesaikanberbagaimasalahyang

dikehendaki.Perangkat

lunakinidijalankanpadaprocessingdevicejika

mendapatkanresponmasukandari

inputdevicedanhasilprosesyang

dilakukanolehperangkatlunakdikeluarkandenganoutputdevice.Contoh:

DOS,

Microsoft Windows, Unix, dan Linux. 1. Database Datayangberisiprogram

dandatayangdibutuhkandenganadanya

mediapenyimpanansecarafisiksepertidisket,

harddisk,

tape,dansebagainya.Datajugameliputipengeluarandancatatan

magnetic laindi

atas

kertas,microfilm dan sebagainya. 2. Prosedur Merupakan komponenfisik karena prosedur disediakan dalam bentukfisik sepertibukupanduan dan instruksi.Ada tigajenis prosedur yang dibutuhkan yaitu: a.

Instruksi untuk pemakai.

b.

Instruksi untuk penyiapanmasukan

c.

Instruksi pengoperasiankaryawan pusat komputer

3. Perangkat Pikir (Brainware) Perangkat pikir atau Brainware adalah orang yang menggunakan komputer. Orang tersebut harus mempunyai kemampuan minimal dapat


memasukkan data dan mengeluarkan

informasi. Perangkat pikir sangat

menentukan berhasil atau tidaknya suatu proses yang dilakukan pada process device, karena komputer hanya akan bekerja jika mendapatkan instruksi yang diberikan oleh perangkat pikir. Perangkat pikir terdiri dari : a) Operator Komputer Petugas mengoperasikan secara langsung sistem komputer, seperti menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak serta menyiapkan media untuk perekaman data dan pencetakan dokumen. b) Analisis Sistem Bertugas mempelajari dan menganalisis permasalahan yang tumbuh pada suatu organisasi/organisasi, baik organisasi bisnis maupun ilmiah serta arah yang baik bagi pembangunan atau pengembangan suatu informasi. c) Programmer Merupakan staf EDP (Electronic Data Processing) yang menangani pembuatan program dengan menggunakan bahasa program atau package program yang dikuasainya. d) Personil Data Entry Bertugas memasukkan data atau merekam data ke dalam komputer (Secondary storage) sesuai instruksi yang ada. e) Manajer Sistem Informasi/EDP Merupakan jabatan tertinggi di dalam bidang komputer. Dalam rangka menjalankan tugasnya, ia harus menyiapkan rencana jangka panjang maupun janga pendek dan menyiapakan anggaran setiap tahunnya untuk


keperluan pemeliharaan hardware, software, training, maintenance dan lain-lain.

II.1.3. Siklus Pengolahan Data Suatu proses pengolahan data yang disebut dengan siklus pengolahan data (data processing cycle), yaitu input, processing dan output.MenurutArbie (1987 :104-108), langkah-langkah pengoperasian dalampengelolahandata adalahsebagai berikut; a) Pengumpulan (Capturing). Mengumpulkandata denganpenelitian,pemeriksaan,keterangan-keterangan masihmerupakandata/fakta.Oleh karenadata/fakta itu sifatnyamasih baku belumlahdisebut informasi.MisalnyaFormulirkepegawaian,atau Formulir pembuatan kartu keluarga/KTP. b) Memilih Data (Verifying). Gunanyauntukmelihat fakta/datayangdikumpulkan itubenar-benarsesuai dengankebenaran

denganperkataanlainapakahdatayang

hanyadikarang-karang

disampaikanitu

sajaataubenar-benardiambildarilapangan.Operasi

inimenunjukkanpengecekkandanpengesahandatadan

untukmenjaminagar

data tersebutdapat diperoleh dengancepat,dicatatcermat. c) Pengelompokkan Data (Classifying) Datayangtelahdikumpulkandalam keinginanyangmemerlukandata.Dalam unsurpada

beberapakelompoksesuaidengan langkahinimenempatkanunsur-

kategorikhususyangmemberikanartibagisipemakai.Misalnya,


pengelompokkandataberdasarkanjeniskelamin,pengelompokkan

data

berdasarkanagama/suku/umur. d) Penyusunan (Sorting) Menempatkan unsur–unsur data dalam

urutan–urutanatau rangkaian–

rangkaiankhususdisesuaikan dengankebutuhansipemakai. e) Menyingkat(Sumarizing) Mengakumulasikandata dibedakandengancara

dalambentukmatematikacarapengumpulannya pertamamenunjukkanspesifikasiperhitungan

atau

angka-angka/data dan cara kedua. f) Mengalkulasikan (Calculating) Memberi nilai kepada data-data yangdimulai darilangkah 5 tadi. g) Penyimpanan (Storing) h) Menempatkandatapadaalat-alatpenyipananapakahberupadaftarkertas, file,ataumicrofilm

yangdapatdisimpandandipeliharasebaikmungkindan

dilihat sertadiambil kembali pada saat diperlukan. i) Pengembalian Kembali(Retreiving) Mengambilketerangan

kembalidariarsip(Storing)bilainformasitersebut

masihsegar/tidakusang

agardapatdipakaisebagaiinformasi.Langkahini

mengandungpencarian sampaidiketemukannyadanmendapatkan tambahan bagi unsur-unsur data khusus dari media dimana data-dataitudisimpan. j) Memperbanyak (Reproducing) k) Menciptakankembali,yaitumemperbanyak

informasiyangdisimpanitu,

denganmaksuddibagikankepada yangberkepentingan, agartidak hilang masternya.


l) Mengkomunikasikan (Communicating) m) Tujuanakhir

daripadapemrosesandataadalahuntukmenyampaikan

informasikepadasipemakaiyangditujudengan

datainformasiyang

relevantdan berguna bagi sipemakai.

II.1.4. Tujuan danKeuntungan Penerapan Sistem Komputerisasi Adapun tujuan dari penerapan sistemkomputerisasi menurut Sedarmayanti(2001 : 69) sebagai berikut : a) Dapat meningkatkanefektivitas dan efesiensi kerja dalam rangka menunjangkegiatan organisasi. b) Menunjangpengelolaaninformasisecaraterpadu. c) Dapatmenyimpandatadaninformasilebihbaik,aman,rapidandapat menghematruangan. SedangkankeuntunganditerapkansistemkomputerisasimenurutAmsyah (2003 : 130),antaralainadalahsebagai berikut: a) Efektivitasdanefesiensilebihtinggi. b) Pengawasan kegiatan dapat dilakukan lebihtertib c) .Biayalebihrendah. d) Kesalahan lebihsedikit. e) Meningkatkan pelayanan pelanggan. f) Memudahkanperencanaandanpengorganisasiankegiatanoperasional

dan

distribusi. g) Keputusan yang berdasarkan informasi akanlebih mudah dibuat. h) Mengurangipemakaian ketatausahaan.


II.2. Manajemen Perkantoran II.2.1. Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah manajemen dapat dipahami dalam dua pengertian, yaitu penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran; dan pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan organisasi. Menurut Griffin (2010), manajemen merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Berdasarkan pengertian manajemen tersebut maka manajemen perkantoran dapat diartikan

sebagai

rangkaian

aktivitas

merencanakan,

mengorganisasi,

mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Pengertian manajemen perkantoran juga adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Dalam Moekijat (2002), manajemen perkantoran adalah penerapan fungsifungsi

manajemen

pada

kantor,

yaitu

perencanaan,

pengorganisasian,

penggerakkan, dan pengawasan kantor agar tujuan kantor dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas. Menurut G.R. Terry dalam Gie (1995), manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan


perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dulu. Menurut William dan ManajemenPerkantoran

Ernest dalam Gie (2007:3) menyatakan bahwa adalahpengarahanmenyeluruh

terhadapaktivitas–

aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan,pergudangan, dan penjualan. Menurut Evans dalam Sukoco (2007:3) menyatakan bahwa Manajemen Perkantoran adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi dan ingatan organisasi.

II.2.2. Fungsi Manajemen Perkantoran a. Fungsi Perencanaan MenurutSiagian langkahkonkretyang

(2007:35),fungsiperencanaan pertama

-

merupakan tamadiambildalam

usahapencapaiantujuan,artinyaperencanaan merupakanusahakonkretisasilangkah langkahyangharus ditempuhyangdasar - dasarnyatelah diletakkan dalamstrategi organisasi. Menurut Quible (2001:9), tujuan fungsi perencanaan adalah : 1. Mengembangkantujuan dansasarandarimasing–masingfungsisertalayanan kantor,termasuk lingkungan, telekomunikasi, arsip, dan lain-lain. 2. Selalu mengikutiperkembangan terbaru dalam dengan

melakukan

perubahan-perubahan

yang

bidang perkantoran diperlukan

untuk

menciptakan layanan dan fungsi kantor yang efektifdan efisien.


3. Menganalisiskebutuhangunamendesainsertamengimplementasikansecara totalfungsidanlayanankantoryangbaru. 4. Memudahkan pengawasan. Lebih

lanjut

Quible

dalam

sukoco

(2001)

membagi

jenis

-

jenisperencanaanterbagiatastigabagian,yaitu: 1. Perencanaan JangkaPendekadalah perencanaan yangmeliputijangkawaktu sampaisatuatauduatahundantidakmembutuhkanperincianyang

sangat

mendetail. 2. PerencanaanJangkaMenengahadalahsuaturencanayangbersifatsementara dan lebihmudah berubah dibandingkan rencana jangka panjang. Rencana jangka menengah biasanya meliputi periode satu hingga lima tahun dan terutama penting bagi manajer menengah dan manajerlini. 3. Perencanaan

JangkaPanjangadalahperencanaanyangmemilikisasarandan

tindakan yang disarankan yang meliputijangka waktu lebih lama, paling sedikit

limatahundanmembutuhkanpertimbangansecara

lebih

mendetailagarlebih matang. b. Fungsi Pengorganisasian Menurut

Siagian

(2007:60),

fungsi

pengorganisasian

merupakan

keseluruhan proses pengelompokkanorang – orang, alat– alat, tugas – tugas, serta wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasiyang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang utuh dalam rangka pencapaian tujuan yangtelah ditentukan sebelumnya. MenurutQuibledalamSukoco(2001:9),tujuanfungsipengorganisasianadalah :


1. Menjelaskan cara yang paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan tugasnya. 2. Mendesainmetode dan prosedur kerja yang efisien. 3. Meningkatkan produktivitas organisasi maupun perusahaan. c. Fungsi Pengarahan Menurut Siagian (2007:95), fungsi pengarahan didefinisikan sebagai keseluruhan usaha, cara, teknik dan metode untuk mendorong para anggota organisasi agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien, efektif dan ekonomis. Menurut Quible dalam Sukoco (2001:10), tujuan fungsi pengarahan adalah: 1. Mendesain sistem komunikasi yang efektif antarunit 2. Menjamin

terpenuhnya

pegawai

dengan

kebijakan

dan

prosedur

organisasi. 3. Menjamin tercapainya kinerja pegawai yang telah direncanakan. d. Fungsi Pengawasan Menurut Siagian (2007:125), fungsi pengawasan merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Menurut Quible dalam Sukoco (2001:10), tujuan fungsi pengawasan adalah: 1. Menjamin terlaksananya metode dan prosedur pengawasan secara efektif dan efisien.


2. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam menjadwalkan kerja. 3. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas dan kualitas pekerjaan yang dilakukan pegawai. Menurut Terry dalam Gie (1995), adapun yang menjadi tujuan manajemen perkantoran yaitu : 1. Memberikan keterangan yang lengkap 2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya rendah 3. Membantu perusahaan memelihara persaingan 4. Pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada langganan 5. Membuat catatan yang semakin baik dengan biaya yang semakin rendah

II.2.3. Prinsip dan Asas Manajemen Perkantoran Prinsip- prinsip dalam

manajemen perkantoran itu bersifat lentur.

Menurut Fayol (dalam Siagian, 1992), seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen tersebut meliputi: 1. Pembagian kerja (division of work) 2. Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility) 3. Disiplin (discipline) 4. Kesatuan perintah (unity of command) 5. Kesatuan pengarahan (unity of direction) 6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri (subordination of individual interests to the general interests) 7. Pembayaran upah yang adil (renumeration)


8. Pemusatan (centralization) 9. Hirarki (hierarchy) 10. Tata tertib (order) 11. Keadilan (equity) 12. Stabilitas kondisi karyawan (stability of tenure of personnel) 13. Inisiatif (initiative) 14. Semangat kesatuan (espirits de corps) Dalam Winardi (1990:214), menyatakan asas – asas manajemen perkantoran sebagai berikut : 1. Asas Sentralisasi (Pemusatan) Maksudnya semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan diserahkan kepada satuan organisasi yang berdiri sendiri, di samping satuansatuan organisasi yang memikul pekerjaan-pekerjaan operatif seperti mengetik, surat menyurat, menyalin warkat, atau memelihara arsip. Kebaikan Asas Sentralisasi, yaitu :  Kegiatankantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran.  Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sebelumnya  Keseragaman dapat dicapai  Latihan-latihan karyawan kantor ditingkatkan  Biayapelaksanaan pekerjaan kantor dapat di hemat.  Adanyafleksiblitas dalam organisasi  Dapatmencegah duplikasi fungsi atau arsip Sedangkan kerugian Asas Sentralisasi, yaitu :


 Prosedurpelaksanaan kerja berbelit-belit  Adanyapengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi  Dapatmenambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat  Lambat dalam pelaksanaan tugas 2. Asas Desentralisasi (Penyebaran) Yaitu asas pemancaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan akan berdiri sendiri. Dalam asas ini pula, masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan

tugas-tugas

induknya

juga

melaksanakan

semua

kerja

ketatausahaan yang dapat dalam lingkungan sendiri. Keuntungan Asas Desentralisasi, yaitu :  Pekerjaan kegiatan kantor dilayani dengan segala keperluan  Pekerjaandilakukan menurut urutan kepentingan  Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing bagian atau unit  Cepatdalam memproses pekerjaan kantor yang penting Sedangkan kerugian Asas Desentralisasi.Yaitu :  Pekerjaan akan terlalu bebas  Kurangterdapat harmonis dalam organisasi  Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip  Banyakmembutuhkan peralatan dan tenaga kerja  Sulitmengadakan pengawasan pekerjaan kantor 3. Asas Dekonsentralisasi (Gabungan) Asas ini merupakan sistem asas kombinasi antara asas sentralisasi dengan asan desentralisasi yaitu unit pelayanan bertanggung jawab atas pekerjaan


kantoryang berada pada seluruh organisasi, sebaiknya pekerjaan kantor yang kurang tepat dikerjakan oleh suatu unit yang bersangkutan.

II.3. Produktifitas Kerja II.3.1. Pengertian Produktivitas Kerja MenurutSimanjuntak(1998:26), produktivitas kerja pegawaimengandung pengertianadanyakemampuanpegawaiuntukdapatmenghasilkanbarangatau jasayangdilandasisikapmental

bahwahariiniharuslebihbaikdarihariini,hari

esok

haruslebihbaikdarihariini.Sikap kerjayang demikianiniakantetap melekatdalam diripegawaiyangmemiliki

produktivitaskerjayangtinggi.

terhadapproduktivitaskerjapegawaidapatdi

ukurmelalui

kerjayangrelatifbaik,sikapkerja,tingkatkeahlian

dan

Penilaian pelaksanaan

disiplinkerja.Dan

untuk

mengukurproduktivitaskerjapegawaiitu sendiri harusmencakup aspek kuantitas dankualitas pekerjaannya. Selanjutnya,menurutSiagian (2002:10),produktivitaskerjadapatdilihatsebagai

masalah

keperilakuan,tetapijugadapatmengandungaspek-aspek mengatasihalitulah

perlupemahamanyang

keberhasilanmeningkatkan

teknis.Untuk

tepattentangfaktor-faktorpenentu

produktivitaskerja,sebagian

diantaranyaberupaetos

kerjayangharu dipegang teguh olehsemua orangdalamsuatu organis Banyak hasil penelitian yang memperlihatkan bahwa

produktivitas sangatdipengaruhi

olehfaktor:knowledge,skills,abilities,attitudes,danbehaviours dariparapekerjayangadadi dalam organisasisehinggabanyakprogram perbaikan


produktivitas

meletakkanhal-hal

tersebutsebagai

asumsi-asumsi

dasarnya

(Gomes,1995, p.160,http:/www.ManajemenSumber Daya Manusia). MenurutBlecher

dalamWibowo(2007:241)

produktivitas

kerjaadalah

hubunganantara keluaran atauhasilorganisasidenganyang diperlukan.Produktivitas dapatdikuantifikasidengan membagikeluaran dengan masukan denganmembagi keluaran

denganmasukan.Menaikkan

diakukandenganmemperbaikirasio

produktivitasdapat

produktivitas,denganmenghasilkanlebih

banyakkeluaranatauoutputyanglebihbaikdengantingkatmasukan

sumber

daya

tertentu. Lebih

lanjut,Kopelman

(dalam

Moeljono2003:56),secaralebihluasmengartikan

produktivitassebagai

suatukonsepsi sistem.Produktivitasdalam wujudnya diekspresikansebagai rasio yang

merefleksikan

bagaimana

sumber

daya–sumberdayayangada

dimanfaatkansecara efisien untukmenghasilkan keluaran. Produktivitaserat terkaitdenganhasil kerjayangdicapai oleh pegawai.Hasil kerjapegawai

tersebutmerupakanproduktivitaskerjasebagai

targetyangdidapat

melaluikualitaskerjanyadenganmelaksanakantugasyangsesuai

dengan

peraturanyang

ditetapkan

mengemukakan

oleh

organisasi.Kemudian

beberapafaktoryang

dinyatakan

(Dharma,1995:476) sebagaiindikatordari

produktivitas kerjaKualitas Pekerjaanantaralain: a. Kualitas pekerjaan :Kualitas dihasilkan.

Seorang

kerja menyangkut mutu yang pegawaidituntutuntukmemberikan

kualitasyang terbaikdalammelaksanakan tugasnya.Seorangpegawai sebagaisumberdayayangmenjalankandan


melaksanakanmanajemendisuatuorganisasiharusmemiliki kehidupan

kerjayangberkualitas.Kehidupan

kerjayangberkualitasyang

dimaksud

adalah

keadaan

dimanaparapegawaidapatmemenuhikebutuhannya denganbekerjadidalamorganisasi. b. Kuantitas

Pekerjaan

:Perkembangan

organisasi

menuntutadanyakuantitaspekerjaan.Kuantitas pekerjaanmenyangkutpencapaiantarget,hasil dengan

kerjayangsesuai

rencanaorganisasi.Rasiokuantitaspegawai

harusseimbangdengan

kuantitaspekerjaan

perimbangan

sehinggadengan tersebutdapatmenjadi

tenagakerjayangproduktifuntukmeningkatkan produktivitaskerjadi dalamorganisasitersebut. c. KetepatanWaktu

:Seorangpegawaiharusmemiliki

waktudalammengerjakan

ketepatan

tugas-tugasnya.

mengerjakantugas-tugas

yang

diberikan

Dalam orang

tepatpadawaktuyangditentukan sertamengutamakanefisiensi. d. SemangatKerja :Semangatkerjadapatdidefenisikansebagaigambaran perasaanyang berhubungan kegembiraan,

dan

dengan jiwa, semangat kelompok,

kegiatan.Semangatkerjasangatpentingbagi

organisasi karenasemangat kerjayangtinggi tentudapatmengurangi angkaabsensiatautidakbekerja karenamalas,semangatkerjayangtinggicenderungbekerjadenganhati


II.3.2Faktor-FaktorYangMempengaruhiProduktivitasKerja Produktivitaskaryawanbanyakdipengaruhi berhubungan

dengan

olehberbagaifaktor,baikyang

karyawanitusendiri,maupunfactor-

faktorlainnya.Sehubungandenganitu,MenurutSedarmayanti 76)dalammanajemen

(2001:72-

sumberdayamanusiadanproduktivitasfactor-

faktoryangmempengaruhi produktivitas kerjaadalah: a. Sikapmentalberupa: I.

Motivasikerja

:Padaumumnyaorang

motivasikerja

yang

mempunyai

tinggi

akan

bekerjalebihrajin,giatsehinggadenganbegitu

diaakan

dapat

prestasi

mencapai

kerjayangtinggisehinggaproduktivitaspun meningkat. II.

Disiplinkerja : Orang yang memiliki

disiplin

kerja

yang tinggi akan bertanggung jawab terhadap tugastugas

yang

diberikankepadanya

hal

iniakan

mendorong gairah kerja, semangat kerja dan akan terwujudnyatujuan

perusahaan/instansi

dan

produktivitaspunakan meningkat. III.

Etikakerja

:Pada

umumnya

orangyangmemilikietikayangbaikakankelihatan dalampenampilan

kerjasehari-hari

berupakerjasama,kehadiran, antusias,inisiatif,tanggungjawab terhadap pekerjaan dan


kreatifitas. Wujudkerjatersebutsangat mempengaruhi hasil kerja. b. Pendidikan :Padaumumnyaorangyangmemilikipendikanyangtinggi akan

mempunyai

wawasanyanglebihluasterutama

dalam

penghayatan produktivitas.Pendidikantersebutdapatberupainformalataupunforma l. c. Keterampilan :Pada

aspek

tertentuapabilapegawai

terampilmaka

pegawai

lebihmampubekerjasertamenggunakanfasilitas Pegawaiakanlebih

semakin

kerjadenganbaik.

terampilapabilamempunyaikecakapan

dan

pengalamanyangcukup. d. Manajemen

:Pengertianmanajemendisini

dapatberkaitandengansystemyang

diterapkan

oleh

pimpinanuntukmengelolaataumemimpinserta mengendalikanbawahannya.Apabilamanajemennya tepatakanmenimbulkan semangatkerjadanmempengaruhiproduktivitas kerja. e. Tingkatpenghasilan :Apabilatingkatpenghasilanmemadaidapatmenimbulkankosentrasik erja

dankemampuanyangdimilikidapatmeningkatkanproduktivitas

kerja. f. Lingkungandaniklimkerja

:Lingkungan

kerjayangbaikakanmendorongpegawai

daniklim senang


bekerjadanmeningkatkanrasatanggungjawabdalammelaksanakantu gas

denganlebihbaikdanmenujukearahpeningkatanproduktivitas

kerja. g. Teknologi

:

Apabilateknologi

yangdipakai

tepatdanlebihmajutingkatannyamaka akanmemungkinkan: I. II.

Tepatwaktudalammengerjakanproses produksi/tugas. Jumlah produksibaik berupa barang dan jasa lebih banyak dan bermutu.

III.

Memperkecilterjadinyapemborosanbahansisa.

h. Kesempatanberprestasi

:Apabilaadakesempatan

untukberprestasi,makaakanadadorongan psikologisuntukmeningkatkandedikasi sertapemanfaatanpotensiyang dimilikiuntukmeningkatkanproduktivitas kerja.

II.4.Hipotesis Hipotesismerupakan

jawaban

sementaradari

penelitian

yang

akan

dilaksanakan,yangsamakebenarannyaperluuntukdiujisertadibuktikanmelalui penelitian.Dikatakan sementara,karenajawaban yang diberikan baru didasarkan pada teori yang relevan, belum didasarkan pada fakta-fakta

empiris yang

diperoleh melaluipengumpulan data.Dengan katalainhipotesisdapatjuga dikatakan sebagai

jawaban

teoritisterhadap

rumusan

masalah

penelitian,belum

jawabanempiris (Sugiyono, 2005:70).


Berdasarkan

padaperumusanmasalah

dan

kerangkateoriyang

telah

dipaparkandiatas makahipotesis dalampenelitianiniadalah: Ha

:AdapengaruhSistem KomputerisasiterhadapProduktivitasKerjaPegawaipada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.

Ho

:TidakadapengaruhantaraSistem KomputerisasiterhadapProduktivitasKerja PegawaipadaKantorDinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.

II.5. Defenisi Konsep Konsep adalah suatu hasil pemaknaan dalam intelektual manusia yang memang merajuk ke gejala nyata kea lam empiric. Konsep adalah sarana merujuk kedua empiris dan bukan merupakan refleksi sempurna ( Mutlak) dunia empiris bahkan konsep bukanlah dunia empiris itu sendiri (Singarimbun, 1995). Berdasarkan pengertian tersebut, maka penulis mengemukakan definisi dari beberapa konsep yang digunakan : 1. Sistem Komputerisasi adalah suatu sistem pengolahdataelektronikyang gunakan untuk merekam danmengolahdata dariyangsederhana sampai yang paling rumitmenjadi suatu informasi yang berguna bagi suatu organisasi. 2. Manajemen

Perkantoran

adalah

perencanaan,

pengendalian,

dan

pengorganisasian pekerjaan dalam bidang perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan oleh perusahaan.


3. ProduktivitasKerjaadalahhubunganantarakeluaranatauhasilorganisasi denganyangdiperlukan.Produktivitasdapatdikuantifikasi dengan membagi keluaran

dengan

masukan.Menaikkan

diakukandenganmemperbaiki

produktivitasdapat

rasioproduktivitas,denganmenghasilkan

lebihbanyakkeluaranatauoutputyanglebihbaikdengantingkatmasukan sumberdayatertentu.

II.6. Defenisi Operasional MenurutSingarimbun penelitianyang

(1995:46)defenisi

memberitahukanbagaimanacaranya

operasional

adalah

unsur

mengukursuatuvariabel.

Defenisioperasionalmerupakanuraiandarikonsepyangsudahdirumuskandalam bentukindikator-indikatoragarlebihmemudahkanoperasional

darisuatu

penelitianadalah: 1. Variabel bebas (X) VariabelBebasadalahvariabelyangakanmempengaruhi Variabelbebasdalam

penelitianini

variabelterikat.

adalah

Sistem

Komputerisasi(X),adapunindikator dalamsitem komputerisasiadalah: a) Perencanaan. b) Pengorganisasian. c) Pengarahan. d) Pengawasan. 2.Variabel Terikat(Y)


Variabel Terikatadalahvariabel yang dipengaruhi oleh Variabelbebas. Dalampenelitianinivariabel

Terikat(Y)adalahVariabel

ProduktivitasKerja,

indikatorProduktivitas Kerjayaitu: a. Sikapmental b. Pendidikan : Padaumumnya orang yang memiliki pendidikan yang tinggi

akan

penghayatan

mempunyai

wawasanyanglebihluasterutamadalam

produktivitas.Pendidikan tersebutdapatberupainformal

ataupun formal c. Keterampilan :pada aspek tertentu apabilapegawai semakin terampil maka

pegawai

lebihmampubekerjasertamenggunakanfasilitas

kerjadenganbaik.

Pegawai

akanlebihterampilapabilamempunyaikecakapandan pengalamanyangcukup d. Manajemen dengansystemyang

:pengertianmanajemendisini diterapkan

oleh

pimpinan

dapatberkaitan untukmengelolah

ataumemimpinserta mengendalikanbawahannya.Apabilamanajemennya tepatakanmenimbulkan semangatkerjadanmempengaruhiproduktivitas kerja. e. Tingkatpenghasilan

:apabilatingkatpenghasilanmemadai

dapatmenimbulkankosentrasi

kerjadan

kemampuanyang

dimilikidapatmeningkatkan produktivitas kerja. f.

Lingkungandaniklimkerja: lingkungan dan iklim kerja yang baik akan mendorong

pegawai

senangbekerjadanmeningkatkan


rasatanggungjawab

dalam

tugasdenganlebihbaikdanmenujukearah

melaksanakan peningkatan

produktivitas

kerja. g. Teknologi : apabila teknologi yang dipakai tepat dan lebih maju tingkatannya. h. Kesempatanberprestasi

:apabilaadakesempatan

untukberprestasi,makaakan psikologisuntukmeningkatkan

adadorongan dedikasi

sertapemanfaatan

potensi

yangdimilikiuntukmeningkatkanproduktivitas.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Menurut Lucasdalam Kumorotomo (1998:8), secara sederhana suatu

Recommend Documents