BAB II TAHAP PENGENALAN PADA PENGENDALIAN HARGA POKOK MAKANAN DAN MINUMAN. 2.Kalkulasi Standard Pengendalian Harga Pokok Makanan dan Minuman

BAB II TAHAP PENGENALAN PADA PENGENDALIAN HARGA POKOK MAKANAN DAN MINUMAN 2.Kalkulasi Standard Pengendalian Harga Pokok Makanan dan Minuman

Perusahaan yang ingin mengembangkan dan menyesuaikan kondisi internal dan eksternal perusahaan, haruslah menetapkan suatu kebijakan yang jelas dan tegas. Food and Beverage Department (pengendalian harga pokok makanan dan minuman) adalah suatu kebijakan yang diambil untuk menekan suatu biaya produksi dan memperkcil biaya pengeluaran pada Food and Beverage Department. Dalam Food and Beverage Department harus ada suatu bagian yang mengawasi dan mengendalikan biaya dan hasil penjualan yang disebut dengan cost control (pengendalian Harga )yang secara teknis bertanggung jawab kepada Accounting Department dan secara operasional bertanggung jawab kepada Food and Beverage Department. Tujuan utama dari standar biaya makanan dan minuman adalah untuk menolong sebahagian besar persamaan atau perbandingan dalam mengevaluasi biaya makanan dan minuman. Biasanya standar suatu biaya makanan dan minuman ditetapkan dengan menganalisa pencampuran penjualan untuk suatu jangka waktu yang telah ditetapkan atau periode tertentu dalam pengkalkulasian biaya-biaya sebenarnya.

18 Universitas Sumatera Utara

Dalam tahap dari lembaran atau laporan hasil penjualan dan hasil rekapitulasi pada tabel analisa penjualan, dimulai sejak masa percobaan biaya penjualan dan biaya-biaya porsi rasio makanan dan minuman yang standar untuk setiap jenis, dan jumlah seluruhan biaya dapur makanan dan minuman yang telah dikalkulasikan. Penjelasan daripada kertas kerja untuk pengkalkulasian standar biaya makanan, adalah sebagai berikut : 1) Jenis menu/ menu item 2) nomor penjualan/ the number of sales 3) daftar biaya/ recipes cost 4) harga penjualan/ sales cost 5) jumlah biaya/ total cost 6) jumlah penjualan/ total sales Keseluruhan persentase standar untuk seluruh menu diperoleh melalui hasil akhir dan jumlah biaya dengan jumlah penjualan. Secara umum, setiap tahap dalam pengkalkulasian biaya makanan yang standar harus diteliti secara cermat. Pihak manajemen hotel harus mengambil peluang dari setiap perencanaan yang akan ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah ditargetkan pada masa sekarang ini. Dengan mensejajarkan keuntungan yang diperoleh dapat dilihat biaya-biaya rasio penjualan atau biaya persentase yang akurat, dan biaya operasional yang telah dikalkulasikan. Tahap-tahap dari setiap pengkalkulasian dapat dilakukan dengan :

2.1. Kalkulasi Bulanan (Monthly Calculation)


Tujuan dari prosedur Food and Beverage cost adalah untuk menentukan Actual Cost of Beverage Consummed dan The Actual of Food and Beverage Sold. Dalam hal ini penting artinya untuk mengetahui kedua biaya tersebut sehingga perbandingan antara bahan makanan dan minuman yang digunakan dengan harga pokok bahan makanan dan minuman yang digunakan untuk dijual dapat dibuat. Actual cost dihitung dari hari ke hari dan dijumlahkan pada akhir bulan. Mengetahui actual cost setiap hari adalah merupakan gambaran dari operasional Food and Beverage Department. Jika biaya menyimpang dari yang telah digariskan, maka dapat dilakukan perbaikan. Laporan pertanggungjawaban setiap ahir bulan merupakan kunci utama untuk lost and profit statemant. Jika metode yang dipakai sesuai dengan perhitungan sebelumnya berdasarkan perencanaan, maka Food and Beverage Cost pada akhir bulan setidak-tidaknya mendekati biaya yang telah digariskan. Beberapa terminasi yang sering digunakan pada perhitungan Food and Beverage Cost adalah : a. Cost of Food and Beverage Consummed Merupakan sejumlah uang yang menggambarkan pemakaian bahan makanan, bahan minuman, bahan keseluruhannya, termasuk yang terjual pada tamu, pada karyawan, untuk makanan karyawan, untuk bar ,dan sebagainya. Cost of Food and Beverage Consummed = Beginning Inventori+ Purhase – Ending Inventory. b Cost and Food Beverage Sold Merupakan sejumlah uang yang menggambarkan pemakaian bahan makanan yang terjual kepada tamu. Cost of Food and Beverage Sold = Cost of Food and Beverage Consummed –


Cost of Employee Meals - Food Transfer to Bar +Beverage Transfer to Kitchen.

c Month End Actual Food and Beverage Sejumlah uang yang merupakan food and beverage cost baik sebagai actual cost of food and beverage consummed dan actual cost of food and beverage sold. Formulasi untuk pengkalkulasian biaya penjualan makanan per bulan adalah sebagai berikut : Opening Food Inventory Add

:Food Purcase for......

Total

:Food merchandise Available

Deduet :Closing Food Inventory Total

:Close of Food Consummed

Deduet :Employee Meal Cost, Food Transfer to Bar Add

:Beverage transferred to Kitchen

Total Cost of Food Sold Untuk memperoleh pesentase Food Cost digunakan rumus sebagai berikut: Food Cost % = Food Cost Consummed : Food Sale x 100% contoh :Rp. 6.700 :rP. 19.142 X100% = 35% Formulasi untuk pengkalkulasian biaya penjualan minuman perbulan adalah sebagai berikut : Setiap akhir bulan perusahaan wajib membuat perhitungan mengenai besarnya biaya pokok minuman yang telah dibeli, baik dalam bentuk jumlah real (uang) ataupun dalam persentase. Sebab-sebab utama kenaikan biaya pokok minuman


adalah sebagai berikut :  Overpouring yaitu ukuran yang lebih dari semestinya atau terjadi kecerobohan bartender dalam penuangan minuman.  Spoilage merupakan minuman yang tumpah sebelum sampai ke tangan tamu pemesan.  Breakage merupakan minuman yang rusak atau pecah dan expired sehingga tidak dapat lagi digunakan semuanya.  Pilferage merupakan pencurian oleh petugas bar sendiri dengan tidak membayar.  Incorrect Order merupakan kesalahan dalam mengambil pesanan sehimgga terjadi pembuatan minuman yang tidak sesuai dengan pesanan tamu. Untuk menghitung besarnya biaya pokok minuman dapat dilakukan dengan cara menghitung sebagai berikut :  Starting inventory merupakan inventory awal yang harus sama dengan inventori akhir pada periode yang lalu.  Requestion merupakan permintaan untuk persediaan yang dilaksanakan pada periode tersebut.  Transfer merupakan jumlah minuma atau bahan yang dipindahkan ketempat lain atau yang diterima dari tempat lain.  Sales merupakan jumlah atau hasil penjualan pada periode yang lalu. Starting inventory + requstion + transfer – transfer – ending inventory – beverage consummed. Untuk memperoleh persentasenya digunakan rumus sebagai berikut :


Beverage Cost % = Beverage Cost Consummed : Beverage Sales x 100% Contoh : Rp. 1.367,50 : Rp. 6.511,90 x 100% = 21%

2.2 Dasar Perhitungan Faktor pendorong yang paling mendasar pada kebijakan pengendalian harga pokok makanan dan minuman, dalam menetapkan dasar perhitungan harga pokok makanan dan minumsangat diperlukan hal- hal kelengkapan kegiatan pengumpulan data secepat mungkin, dan tindakan korektif jika dibutuhkan pada waktunya oleh pihak manajemen hotel. Pengendalian harga pokok makanan dan minuman bukanlah untuk pemotongan biaya-biaya dalam segala petunjuknya tetapi untuk pengurangan biaya yang dan untuk mencegah terjadinya pemborosan, tanpa harus melibatkan mutu dan jumlah makanan yang akan disajikan kepada tamu. Kebijakan pengendalian harga pokok makanan dan minuman dalam menentukan suatu harga, diperlukan suatu dasar untuk melakukan perhitungan yang dapat dikategorikan dalam suatu “standarisasi”. Standarisasi adalah suatu patokan atau ukuran untuk dapat membandingkan apakah usaha itu mencapai hasil yang maksimal atau sebaliknya. Hal tersebut sangat penting sekali agar semua kegiatan tidak menyimpang dari apa yang ditentukan terutama dalam hal biaya atau cost. Untuk menentukan harga jual makanan dan minuman harus dilakukan secara cermat dengan memperhatikan faktor-faktor penting, seperti : 1 Standard Cost Sale Patokan atau ukuran persentase perbandingan antara biaya dengan


penjualan. Pada saat penulis melakukan penelitian di Hotel Emerald Garden International Medan tepatnya di Accounting Departmen dan Food and Beverage Department. Hotel Emerald Garden Medan menetapkan persentase biaya untuk food adalah 35 % dan beverage 21%. Dengan demikian penentuan harga jual makanan didasarkan kepada perhitungan-perhitungan sebagai berikut :  Food Cost………………………………… 35%  Employed………………………………… 18%  Heat, Light dan Power…………………… 8%  Overhead………………………………… 34%  Net Profit………………………………… 5% Harga Jual makanan

100%

Food sales = 100% (sales) : Persentase Food Cost x Food Cost Contoh: Food cost 200 gram fillet of beef…………………….Rp. 4.620; 60 gram potatoes………………………...Rp. 1.200; Butter/ olive oil…………………………..Rp. 500; Carrot ……………………………………Rp. 250; Seasoning ………………………………..Rp.

130;

Food cost………………………………....Rp. 6. 700; Food sales 100 % : 35 % x 6.700;…………………....Rp. 19.145; Untuk membuat standar penjualan di dalam beverage control dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya adalah : a. Inventory atau Ounce Control System  Menganalisa secara rinci tiap macam minuman yang terjual.


 Menghitung jumlah komsumsi tiap macam minuman berdasarkan inventory dan pengalamam. Perhitungan minuman alkohol maupun tidak alkohol dilakukan berdasarkan ml, serta dengan dasar porsi minuman tersebut. Sedangkan mengontrol sales dilakukan berdasarkan bill atau check yang dibandingkan dengan jumlah konsumsi berdasarkan konsumsi sebagai hasil inventory. Namun demikian sistem ini memiliki kelemahan, diantaranya adalah Cost Control disibukkan untuk menghitung penjualan tiap hari bedasarkan bill atau check, dan hal ini kadang-kadang dikacaukan oleh adanya transfer dari bar ke bar, adanya perbedaan ukuran minuman yang diberikan bartender kepada tamu, maupun adanya adjusment lainnya. b. Mechanical and Automated Beverage Dispensing System Pada saat ini di Amerika banyak dijual Beverage Dispensing Control System yang dibuat untuk membantu manajemen mengontrol liquer cost. Perkembangan mesin tersebut semakin maju dan sudah dilengkapi dengan peralatan yang disesuaikan kebutuhan serta diatur oleh komputer. Namun demikian tetap saja ada kebaikan maupun keburukan atau kelemahannya sebagai berikut : Kebaikannya :  Memberikan ukuran yang pasti pada setiap botol minuman sehingga dapat diketahui barapa harga beli dan berapa pendapatan dari minuman tersebut.  Jumlah yang tumpah ketika menuang dapat diperkecil  Banyaknya minuman yang tertuang dapat terbaca pada materai pengukur yang ada sehingga sales analisis dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.


 Contrl bill dan cash dapat segera dibaca.  Bartender dapat lebih bertanggung jawab sebab semua sales harus sesuai dengan apa yang tercatat dalm mesin tersebut.  Manipulasi stock minuman dan rekening dapat diminimalisis.  Pelayanan saat peak hour dapat lebih cepat. Keburukannya : Tidak ada service personal sehingga Bartender hanya memiliki sedikit kesempatan berkomunikasi dengan tamu, semua serba otomatis dan tamu tidak perlu menanyakan berapa harus dibayarnya karena dapat membaca sendiri pada mesin tersebut sewaktu memesan minuman. Tamu kurang merasa adanya human relation dari petugas bar. 2. Potential Sale Value Control System Cara ketiga untuk menentukan sistem beverage control adalah dengan apa yang disebut Standard Sales Value System. Sistem ini dimaksudkan untuk mengontrol cost of beverage sales dengan jalan mentukan harga jual tiap botol yang ada dibar. Jumlah harga tiap botol ditentukan berdasarkan ukuran minuman, isi botol, dan harga tiap porsi minuman. Harga jual (sales value) tiap botol disebut standard sales value. Standar ini diperoleh dengan menentukan :  Standard drink size  Standard drink recipes  Standard sales Di dalam menetukan harga jual suatu minuman perlu diperhatikan hal-hal yang berikut ini :  Labour cost………………………………… 20 %


 Glases replacement……………………….... 10 %  Depriciation…………………………………10 %  Building, tax & service……………………...10 %  Advertaising & promotion………………….. 5 %  Spoilage……………………………………… 5%  Repayment of Capital invest………………...10 % Total other expenses……………………………....70 % Beverage cost……………………………………..21 % Total cost…………………………………………...91 % Selling price………………………………………100 % Net profit……………………………………........

9%

Beverage sales = 100 (sales) :persentase beverage cost x beverage cost Contoh : Whisky sour recipes : 1 jigger whisky J.W.Red Label, 1,5 jigger lemon juice, 1 tsp sugar, soda spalsh,ice cube, cherry & slice orange for garnitures. Beverage cost : 1 jigger whisky RL (1/17x Rp. 15.000;)…….Rp.

880;

½ jigger lemon juice (1/2 x Rp. 585;)……….Rp. 292,50; 1 tea spoon sugar…………………………….Rp.

50;

Soda water…………………………………...Rp.

50;

Ice cube……………………………………...Rp.

10;

Tooth pick……………………………………Rp.

10;

Cherry ……………………………………….Rp.

50;

Slice orange………………………………….Rp.

25;

Beverage cost……………………………….Rp. 1.367,50;


Beverage sales :100 (sales) :21 % x 1.367,50;……………….Rp. 6.511,90; Dari persentase di atas dapat dilihat bahwa untuk kedua nomor sumber pendapatan ini telah ditentukan norma perbandingan biaya dengan penjualan yang dalam kenyataannya mengalami perubahan (naik-turun). Untuk melihat atau mengetahui perubahan persentase dimaksud dapat dilihat dari food and beverage mounthly report. Naik turunya persentase dimaksud dapat dilihat dan dipengaruhi oleh beberapa kegiatan seperti :  Kehilangan atau kecurian  Poesi  Purcahasing  Receiving  Storing  Inventory  Price  Party atau out catering. 3. Persentase di Bawah Norma Gambaran ini akan menunjukkan bahwa sektor biaya telah melampaui dari ketentuan-ketentuan jika dibandingkan dengan penjualan. Contoh : Sale

:Rp.15.000.000

Cost

:Rp. 5.550.000

Persentase :Rp.

37%

Dari contoh di atas, bahwa sektor biaya termasuk personel yang menangani bagian ini tidak berjalan pada rel yang telah digariskan. Dalam hal ini,


Food and beverage cost Controller sangat diharapkan untuk turun melihat dan mengambil jalan keluarnya. 4. Persentase di Bawah Normal Gambaran ini akan menunjukkan bahwa sektor biaya termasuk personnel yang membawahi seksi ini telah berbuat sesuai dengan ketentuan-ketentuan, juga telah mengadakan penghematan-penghematan dari semua kegiatan yang berkenaan dengan cost. Contoh : Sale

Rp. 15.000.000

Cost

Rp. 5.550.000

Persentase Rp.

37%

Hal ini yang selalu diharapkan perusahaan bahwa biaya dapat dikembalikan atau ditekan sekecil mungkin. 2.3 Standard Portion Size Gambaran yang menentukan jumlah berat dan ukuran dari setiap jenis makanan yang akan dijual kepada tamu untuk penentuan harga dari makanan dan minuman, dan tujuannya adalah :  Memberikan kepada tamu dengan jumlah makanan yang akan dibayar.  Mengendalikan cost pada jalurnya. Pelanggaran pada portion size dapat menggambarkan alasan prinsip terhadap naiknya biaya. Biasanya pihak hotel akan mengambil suatu kebijaksanaan dalam penentuan harga pada standard portion size ini dengan memperhatikan hal-hal sebagai beriku : 1 Standard Recipes


Gambaran yang memberikan perintah secara tertulis untuk produksi jenis makanan dan minuman yang sangat terstruktur dan terperinci dengan kualitas yang diharapkan. Tujuannya adalah :  Membantu dalam menentukan biaya untuk setiap jenis makanan.  Membantu dalam keseragaman mutu makanan atau teste. 2 Persaingan Dalam membuat suatu dasar perhitungan harga dari suatu makanan dan minuman adalah melihat siapa pesaing dalam produk makanan dan minuman. Penetapan harga yang kompetitif dapat membuat kita lebih kreatif dan inovatif serta melahirkan persaingan yang sehat sesama perusahaan. 3 Kegemaran Tamu Harus dilihat kebiasaan dan minat serta keinginan dari para tamu yang diharapkan akan datang berkunjung ke outlet food and beverage department. 4 Jenis Perusahaan Harus dilihat bentuk dan jenis dari perusahaan seperti klasifikasi hotel, klasifikasi restoran, serta bar yang dioprasikan.

2.4 Food and Beverage Inventory Control Inventory control merupakan usaha pengawasan atau pengotrolan untuk mengetahui berapa jumlah barang yang diambil, jumlah yang dipergunakan, dan jumlah yang masih tersisa. Dengan adanya inventory maka sistem dan fungsi kontrol tetap ada dan tetap terlaksana. Inventory dapat dilakukan dengan dua cara yaitu : 1) Administrativ inventory


Administrativ inventory disebut juga dengan Perpetual inventory yaitu kegiatan mencatat dan melakukan record atas semua pemasukan dan pengeluaran bahan-bahan makanan dan minuman (move-in dan move-out) di dalam suatu buku khusus yang disebut dengan inventory book. Setiap perubahan selalu dicatat di dalam buku tersebut, yaitu dengan menuliskan antara lain :  Nama makanan dan minuman yang masuk dan keluar.  Tangal pemasukan dan pengeluaran.  Nomor requestion.  Nomor invoice.  Tanda tangan yang bersangkutan.  Harga pembelian masing-masing makanan dan minuman.  Total harga pembelian.  Total harga pengeluaran.  Saldo atau sisa barang.  Harga saldo atau sisa (total saldo). Dengan demikian jelaslah bahwa administrative inventory adalah merupakan pencatatan atau pembukuan daripada makanan dan minuman. 2) Physical Inventori Merupakan pengontrolan secara fisik atas barang-barang ditempat penyimpanannya, dan pemeriksaan on the spot ini pada dasarnya adalah kegiatan pencocokan sado akhir pada inventory book dengan keadaan yang sebenarnya. Oleh sebab itu physical inventory merupakan cross-check atas administrative inventory. Kegiatan ini dilakukan secara periodik seperti mingguan atau akhir bulan. Frekuensi inventory pada setiap perusahaan tidak selalu sama. Akan tetapi


secara umum semua perusahaan mengadakan inventory pada akhir bulan, sebab untuk mengadakan perhitungan apakah perusahaan memperoleh keuntungan atau mengalami kerugian. Secara umum dapat dikatakan bahwa jika perusahaan sudah berjalan dengan baik dan sistem kontrolnya sudah efisien, maka inventory cukup dilaksanakan satu minggu sekali. Prinsip pelaksanaan inventory adalah untuk mengetahui berbagai aspek yang mendesak atau terjadi hal-hal yang diragukan. Jika terdapat perbedaan antara administrative inventory dengan physical inventory seperti tersebut di atas, maka ada beberapa kemungkinan kesalahan yang terjadi diantaranya :  Terjadi kesalahan dalam menganalisa data yang masuk dalam administrative inventory (wrong inventory).  Pengeluaran tanpa requestion (anauthorize issue).  Terjadinya pencurian atas barang-barang.  Kesalahan dalam penghitungan. Dengan adanya kesalahan dalam arti tidak terdapat kecocokan antara data dengan keadaan yang sebenarnya, maka harus diadakan pemeriksaan kembali atas pembukuan dalam inventory book serta memeriksa formulir permintaan barang, dan sebagainya. Jika dengan cara tersebut tetap tidak ditemuka kesalahan, maka kemungkinan terjadi pencurian atau anauthorized issue atau pengeluaran barang tanpa adanya requestion. Dengan keadaan ini dapatlah diketahui bahwa store room tidak dapat mengeluarkan barang dengan alasan apapun juga tanpa adanya requestion yang diminta oleh bagian yang memerlukan. Inventory yang diuraikan di atas dapat merupakan kegiatan inventory yang


dilakukan oleh store room dan dapat pula dilakukan pada bagian yang bersangkutan dalam rangka pengawasan atas persediaan makanan dan minuman yang tersedia di outlet masing-masing. Untuk mengetahui berapa jumlah penggunaan suatu bahan makanan dan minuman dapat digunakan rumus sebagai berikut : OI + P- = CI Keterangan : O : opening inventory. P : purchase. C : issue = Closing Inventory. Keuntungan –keuntungan yang diperoleh dengan adanya inventory diantaranya adalah sebagai berikut :  Akan memudahkan dalam memenuhi kebutuhan pesanan bahan.  Akan mengurangi stock cost (biaya persediaan) karena stock in- hand bisa dikurangi.  Akan diketahui bahan-bahan yang cepat dan lambat lakunya.  Mempermudah perhitungan laba rugi penjualan.  Modal tidak tertanam lebih lama. Oleh sebab itu purchasing atau pembelian bahan-bahan makanan dan minuman harus didasarkan kepada sales record sehingga perputaran modal yang ditanam dalam persedian atau inventory stock berjalan dengan cepat.


BAB II TAHAP PENGENALAN PADA PENGENDALIAN HARGA POKOK MAKANAN DAN MINUMAN. 2.Kalkulasi Standard Pengendalian Harga Pokok Makanan dan Minuman

Recommend Documents