BAB II PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Ringkas PT KARANA LINE berdiri pada tanggal 25 April 1967, berkedudukan dan berkantor pusat di Jakarta yang beralamat di Gedung Menara Hijau Lt 12 Jalan MT. Haryono Kavling 33 – Jakarta. Seiring dengan berjalannya waktu, perusahaan ini pun semakin berkembang yang diikuti dengan pembukaan beberapa kantor cabang atau perwakilan di beberapa kota di Tanah Air seperti Tanjung Priok, Surabaya, Medan, Pontianak, Banjarmasin, Samarinda, Batam, Cigading Merak, Lhoksemawe, Cilacap. Sedangkan kantor cabang Medan sendiri berlokasi di Jalan Veteran Nomor 10 Belawan.
B. Struktur Organisasi Pengorganisasian pada hakikatnya merupakan pembentukan suatu kerangka kerja bagi pelaksanaan kegiatan yang diperlukan. Upaya pengorganisasian ini mencakup tugas untuk mengusahakan agar para karyawan bekerja sama bagi kepentingan perusahaan. Oleh karena ini melibatkan sikap dan ambisi banyak orang, maka struktur organisasi yang diinginkan harus dikembangkan melalui instruksi dan kesabaran. Berikut, peneliti akan melampirkan bagan struktur organisasi yang ada di PT Karana Line.
6 Universitas Sumatera Utara
C. Job Description Berikut dijelaskan bagian – bagian yang ada pada PT Karana Line Cabang Medan adalah sebagai berikut : 1. Kepala Cabang Uaraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. sebagai pimpinan tertinggi pada perusahaan cabang, b. memimpin, mendidik, mengarahkan dan membina kerja sama yang baik serta memberikan motivasi dalam kegiatan – kegiatan yang telah direalisasi oleh perencanaan yang telah disetujui bersama, c. bertanggung jawab penuh terhadap perusahaan, d. menguraikan kebijaksanaan personil dalam menjalankan perusahaan dan menangani semua yang berhubungan dengan personil – personil perusahaan. 2. Kepala Sub Operasi, Komersil Kepala Sub Operasi, Komersial bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Operasi dan membawahi langsung Staff Operasi. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. mengkoordinir semua aktifitas operasional di Bagian Operasi, Komersil dan Container kemudian mengkonsultasikan dengan Kepala Bagian Operasi / Komersil, b. mengikuti rapat kade di PPSA dan mengkonsultasikan dengan Kepala Bagian Operasi / Komersil untuk kemudian dilaporkan kepada principil dan kantor pusat,
Universitas Sumatera Utara
c. berkoordinasi dengan Super cargo dan PBM berkaitan dengan kelancaran bongkar muat cargo dan kegiatan kapal, d. mengadakan komunikasi dengan Master perihal Berthing Prospect pada saat kapal sudah tiba di pilot station, e. melakukan koordinasi / kontak / pertemuan dengan pihak PBM dan EMKL sebelum ddan sesudah kapal sandar, f. melaporkan seluruh aktifitas di Bagian Operasi, Komersil dan Container yang berkaitan dengan bongkar muat cargo serta container diatas kapal kepada principal dan kantor pusat, g. menandatangani dokumen - dokumen yang berkaitan dengan Bea Cukai, Administrator Pelabuhan dan Pelindo, h. melaksanakan inventory dan memonitor kegiatan bongkar-muat container serta melaporkan ke principal maupun Kantor Pusat, i. melaksanakan advance untuk biaya operasional dan keperluan kapal sekaligus membuat pertanggungjawaban penyelesaian advance. j. melayani kebutuhan kapal / crew, k. mengecek kelengkapan dokumen bongkar-muat diantaranya Manifest Export / Import dan Stowage Plan, l. menyiapkan dan menandatangani voucher atas biaya in / out clearance dan biaya lain atas kegiatan kapal kepada Master, Super Caro, dan lain – lain, m. membantu melakukan pendekatan dengan orang-orang kunci di pelabuhan,
Universitas Sumatera Utara
n. melaksanakan filling. 3. Kasub Operasi – Bag marketing Container, Operasi Kasub Operasi Bag Marketing Container, Operasi bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bag Operasi, Komersil, dan membawahi langsung Staff Komersil, Marketing dan Dokumen. Uraian Tugas dan Tangung Jawab : a. melakukan
semua
aktifitas
operasional
container
dan
mengkonsultasikan dengan Kepala Sub Bagian Operasi dan Komersil, b. melaporkan seluruh aktifitas operasional container yang berkaitan dengan bangkar muat container kepada principal dan kantor pusat, c. melaksanakan koordinasi dengan bagian inventory mengenai stock container dan memonitor kegiatan bongkar muat container, d. melaksanakan canvassing / sales ke shipper-shipper, mengumpulkan prospek cargo dan melaporkannya ke principal serta kantor pusat, e. melaksanakan komunikasi dengan principal untuk penentuan special freight dan kegiatan container lainnya, f. memberikan schedule kapal feeder secara berkala kepada shippershipper, g. koordinasi dengan Kasub Opersi / Komersil dalam menyiapkan freight list secara periodik untuk bahan penagihan dan memonitor penyelesaian tagihan,
Universitas Sumatera Utara
h. mempersipakan dan membuat laporan rencana kedatangan dan keberangkatan kapal ke BC, Imigrasi, Karantina, Pelindo, dan Administrator Pelabuhan untuk pengurusan surat pemilikan, i. membuat laporan kedatangan dan keberangkatan kapal sera mengirim laporan harian ke Principal dan Kantor Pusat (daily working report), j. membantu melayani kebutuhan kapal / crew, k. mengikuti rapat kade di UPTK, mengkonsultasikan dengan atasan dan membuat laporan situasi dermaga container, l. mengkonsultasikan permasalahan pekerjaan dengan atasan, m. melaksanakan filling. 4. Bagian Dokumen dan Bagian Operasi Bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bagian Operasi dan Komersil. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. menerima , mengumpulkan, meneliti Shipping Instruction dan meneruskan ke bagian-bagian terkait untuk persiapan dokumen perkapalan, b. membuat Mate’s receipt, B / L dan Manifest, c. menghubungi eksportir / importir guna mengecek kesiapan cargo dan dokumen, d. mempersiapkan model A untuk diserahkan ke Bank / Shipper pelaksanaannya koordinasi dengan Bagian Keuangan dan diketahui Kasub Operasi / Komersil,
Universitas Sumatera Utara
e. melayani eksportir / importir untuk pengiriman B / L dan tagihan ke Shipper / Bank, f. melakukan koordinasi dengan Bag Operasi berkenaan dengan dokumen ekspor / impor yang dilaporkan ke Bea Cukai, g. melakukan koordinasi dengan Stevedore berkenaan dengan kesiapan cargo dan dokumen ekspor / impor, h. menyiapkan pengiriman dokumen bongkar / muat ke Kantor Pusat dan instansi terkait, i. menyiapkan D.O dan kuitansi untuk cargo ekspor / impor koordinasi dengan Bagian Keuangan, j. membantu melayani kebutuhan kapal / crew, k. membantu kegiatan / keperluan di Bagian Umum, l. mengkonsultasikan permasalahan pekerjaan dengan atasan, m. melaksanakan filling. 5. Bagian Operasi Bertangung jawab kepada Kepala Sub Bagian Operasi, Komersil. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. melakukan checking dermaga, piket ( kade meter ) serta sisa barang muatan / bongkaran kapal-kapal sandar di dermaga untuk bahan laporan port situation, b. mempersiapkan dokumen kapal yang akan tiba dan mengikuti rapat kade, diantaranya dokumen seperti PPKB, SPKBM, KPPK dan Operation planning,
Universitas Sumatera Utara
c. melaksanakan pemberitahuan kedatangan kapal kepada Karantina, Imigrasi, Syahbandar / Gamat dan Bea Cukai, d. mengurus penyandaran dan keberangkatan kapal, e. melayani dan mendampingi petugas Imigrasi, Karantina dan Bea Cukai pada saat pelaksaanaan checking, f. melaksanakan in / out clearance ke Karantina, Imigrasi, Syahbandar dan Gamat, g. memantau kegiatan bongkar muat untuk mengantisipasi batas waktu sandar kapal di dermaga yang diberikan oleh pihak pelabuhan, h. mempersiapkan dokumen ke Karantina, Imigrasi dan Syahbandar / Gamat untuk pelaksanaan clearance in / out, i. melaksanakan checking kapal di lampu 1 (pilot station), j. melaksanakan pengurusan surat pemilikan kapal niaga ke Kantor Adpel, k. membantu melayani kapal / crew, l. mengikuti rapat kade di PPSA, m. mengkonsultasikan permasalahan pekerjaan dengan atasan, n. melaksanakan filling. 6. Kabag Keuangan / Personalia / Umum Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang, dan menbawahi langsung Ass. Kabag. Keuangan dan Kasub Bagian Personalia / Umum. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :
Universitas Sumatera Utara
a. mengatur, mengkoordinasi dan mengawasi Rencana Kerja dan Anggaran tahunan perusahaan untuk Cabang Medan sesuai dengan rencana perusahaan, b. mengarahkan semua fungsi-fungsi Sub. Bagian Keuangan dan Akuntansi serta Sub. Bagian Personalia / Umum, c. memantau, mengkoordinasikan dan mengendalikan seluruh aktivitas opersional cabang dan mengkonsultasikan kepada Kepala Cabang untuk setiap permasalahan yang terjadi di bagian keuangan dan administrasi sebelum dilakukan suatu tindakan, d. mengkoordinasikan administrasi
dan
keuangan,
mengendalikan disbursement,
pelaksanaan
akuntansi,
sistem
kepegawaian,
pelayanan umum intern serta pemeliharaan asset yang terdapat di kantor cabang, e. membina dan mengarahkan para bawahan di lingkungan bagian keuangan, administrasi, dan operasi / komersil dalam kegiatan dibidangnya agar selaras dengan kebijaksaan perusahaan, f. mengawasi pengecekan / verifikasi semua dokumen / bukti pembayaran / penerimaan uang / barang sebelum diberikan persetujuan oleh pempinan cabang, g. melaksanakan koreksi voucher biaya-biaya pelabuhan dan semua advance-advance biaya operasi dan biaya umum,
Universitas Sumatera Utara
h. melakukan kerjasama dengan instansi terkait, instansi pemerintahan maupun di pelabuhan untuk kelancaran aktivitas dibidangnya sesuai dengan arahan Kepala Cabang, i. melakukan evaluasi terhadap prestasi bawahannya secara berkala serta melakukan tindakan perbaikan terhadap penyimpangan yang terjadi di lingkungan
bagian
keuangan
dan
administrasi
juga
secara
keseluruhan, j. memantau dan mengkoordinasikan kegiatan di bidangnya agar dapat memberikan pelayanan yang terpadu serta memuaskan baik intern maupun ekstern, k. mengatur, mengendalikan dan mengawasi cash flow cabang, laporan akuntansi / disbursement, administrasi kepegawaian dan umum, l. menyusun laporan kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan dan tugastugasnya secara berkala ( setipa bulan ) atau apabila dibutuhkan pimpinan, m. memantau dan mengkoordinir pembuatan laporan keuangan bulanan dan pembuatan laporan PPh 21 / PPN dan pelaksanaan setorannya ke KPP, n. melaksanakan filling. Tugas Tambahan : a. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan system administrasi kuangan dan disbursement PT Baruna Bosara Trans International Fowarding.
Universitas Sumatera Utara
7. Kasub. Bag. Personalia / Umum dan membantu Bag. Disbursement Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Keuangan / Personalia / Umum, dan membawahi langsung Staff umum, Office Boy, dan Security. Uraian Tugas dan Tangung Jawab : a. membantu membuat Rencana Kerja dan Anggaran tahunan Sub Bagian Personalia / Umum sesuai dengan arahan atasan, b. melaksanakan dan mengendalikan seluruh aktivitas Sub Bagian Personalia dan Umum dan mengkonsultsikan kepada Kepala Bagian Keuangan dan Administrasi untuk setiap permasalahan yang terjadi di lingkungan Sub Bagian Personalia dan Umum sebelum dilakukan suatu tindakan, c. membuat perhitungan gaji karyawan setiap bulan untuk diteruskan ke bagian treasury dan melaporkannya ke Kantor Pusat, d. melaksanakan
pengecekan
biaya-biaya
pengobatan,
cuti
dan
administrasi lainnya yang berkaitan dengan kepegawaian dan pelayanan umum intern, e. memantau pelaksanaan disiplin pegawai agar sesuai dengan peraturan perusahaan, f. mengawasi pemeliharaan / perawatan inventaris kantor / asset perusahaan, g. menghitung estimate port charges dan biaya kapal lainnya serta menerima dan mengecek kembali tagihan-tagihan Nota kapal dari Pelindo,
Universitas Sumatera Utara
h. menerima dan meneliti voucher yang dikirim dari bagian komersil dan Operasi serta mempersiapkan disbursement untuk dibukukan dan pelaksanaannya ke Kantor Pusat / Prinsipal, i. membuat proforma disbursement untuk kapal yang telah berangkat, j. melaksanakan filling sesuai dengan standar ISO. Tugas Tambahan: a. Melaksanakan pekerjaan bagian administrasi Unit Usaha Forwarding. 8. Bagian Umum yang diperbantukan di Bagian Keuangan Bertanggung jawab kepada Kasub. Bagian Personalia / Umum dan Kabag. Keuangan dan Administrasi. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. menyelenggarakan dan memelihara inventaris dan mengatur alat-alat kantor, perlengkapan kantor dan lain – lain, b. mengecek permohonan service kendaraan dan inventaris kantor, c. mengerjakan
hal-hal
yang
berhubungan
dengan
administrasi
Jamsostek, Adpel, Dept. Perdagangan dan lain - lain serta surat - surat perizinan perusahaan seperti SITU, SKITU, TDP, STP, dan lain - lain ke instani terkait, d. membantu pengurusan hal - hal yang berhubungan dengan akomodasi dan pemesanan tiket untuk tamu perusahaan, e. mengurus dan menjaga keberadaan bangunan kantor, gudang arsip dan lingkungannya di Medan dan Belawan,
Universitas Sumatera Utara
f. membantu melaksanakan penarikan cek, giro dan lain-lain yang berhubungan dengan bank, membayar PUK setipa kapal yang akan berangkat dan menyetor PPh, PPN ke bank, g. koordinator Security baik di Medan maupun di Belawan, h. melaksanakan pengiriman dokumen / surat crew kapal yang diterima dari Bagian Operasi, i. melaksanakan filling. Tugas Tambahan: a. Membuat laporan bulanan / tahunan kegiatan kapal ke Kantor Pusat dan instansi terkait. 9. Satpam dan Bagian Umum Bertanggung jawab kepada Kasub. Bagian Umum. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab di Kantor Belawan : a. bertanggung jawab atas kunci kantor Belawan untuk membuka / mengunci kantor setiap hari, b. menjaga dan bertanggung jawab atas keamanan karyawan dan dapat menjaga hubungan baik dengan semua karyawan dalam rangka menunjang kelancaran kerja, c. menjaga dan bertanggung jawab atas kemanan dan kebersihan gedung kantor / lingkungan kantor, kendaraan ( mobil, sepeda motor, genset dan sebagainya ), d. membuat dan menyediakan makanan / minuman bagi karyawan dan tamu perusahaan,
Universitas Sumatera Utara
e. melaksanakan pemeliharaan / maintenance kendaraan inventaris kantor dalam hal service ( ganti spare parts, gantin oli dan lain-lain ) sesuai dengan permintaan pemegang kendaraan inventaris dengan melalui persetujuan Kabag. Umum, f. menjaga keamanan kendaraan karyawan dan kendaraan tamu perusahaan ketika berada di lingkunan perusahaan, g. mengontrol keperluan dapur / kantin kantor (aqua, gula, kopi, sabun, sapu, kain pel dan lain - lain) sekaligus mengajukan permohonan pembelian keperluan dapur / kantin ke Bag. Umum dengan diketahui oleh coordinator di Belawan, h. mengontrol dan mencatat persediaan alat tulis kantor, sekaligus mengajukan permohonan keperluan alat tulis kantor dengan diketahui oleh coordinator Bagian Umum, i. mencatat keluar masuk tamu perusahaan dan tamu penyewa ruangan kantor ke dalam buku khusus, j. menjaga keamanan kantor Belawan, inventaris, karyawan dan tamu perusahaan apabila diperlukan, k. menyiapakan dan melaporkan absensi karyawan peruasahaan di Belawan kepada Bagian Personalia, l. dapat membantu tugas bagian operasi dengan tidak meninggalkan tugas utama dan ada orang pengganti selama meningalkan tugas utama tersebut.
Universitas Sumatera Utara
10. Pengemudi Bertanggung jawab kepada Kasub. Bagian Personalia / Umum. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. pengemudi kendaraan dinas Kepala Cabang, b. pengemudi untuk kegiatan dinas lainnya apabila diperlukan, c. mengecek dan merawat kendaraan dinas yang ada, d. membantu pekerjaan fungsi bagian umum lainnya diantaranya kebersihan kantor, melayani makanan / minuman tamu perusahaan, e. melaksanakan pengurusan surat-surat / perizinan mobil dinas baik di kantor Medan maupun di Belawan.
Universitas Sumatera Utara
D. Kinerja Usaha Terkini Kinerja usaha terkini pada PT Karana Line Cabang Medan adalah sedang berjalannya suatu proyek dengan kapal – kapal dalam dan luar negeri seperti Kapal Tanker ( Jepang ), Stx Pan Ocean ( Korea ), Hong Lem Marine City ( Jakarta ), PT Baruna Raya Logistik, dan PT Multi Mitra Baruna. Sedangkan dalam hal laporan keuangannya, PT Karana Line Cabang Medan yang saya riset ini merupakan kantor cabang yang bersifat sebagai call centre, dimana dalam perusahaan ini tidak ada laba dan fungsinya hanya menghandle kapal – kapal yang diageni kantor pusat, jadi pencatatan untuk pendapatan adanya di kantor pusat yakni di Jakarta, yang terjadi dalam perusahaan cabang hanya biaya – biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan operasi perusahaan tersebut sehingga menimbulkan kerugian.
E. Rencana Kegiatan Perusahaan ini bergerak di bidang jasa pelayaran Samudera dan bongkar muat kargo baik dalam negeri maupun luar negeri. Kegiatan rutin yang dilakukan PT Karana Line adalah mengagen kapal – kapal baik kapal asing maupun kapal lokal, dan mengoperasikan kapal milik dengan cara menyewakan kapal ke agen luar negeri. Sesuai dengan jenis usahanya, maka rencana kegiatan untuk waktu yang akan datang yang akan dilakukan perusahaan ini kemungkinan besar adalah terus menambah jumlah armada kapalnya.
Universitas Sumatera Utara
