BAB II PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu). Berhubung
Fakultas
Ekonomi
Universitas
Sumatera
Utara
yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi
Universitas Sumatera Utara
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987
dan
No.26/DIKTI/Kep/1987,
Fakultas
Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara : 1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
Universitas Sumatera Utara
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen. 3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN. 4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya. 5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara : 1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. 2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan
pengabdian
kepada
masyarakat
dan
responsive
terhadap
perkembangan/perubahan.
B. Kegiatan Yang Dilaksanakan Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
Universitas Sumatera Utara
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitianpenelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat
diwujudkan
melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
Universitas Sumatera Utara
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 dan Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat di lihat pada Gambar 2.2 .
Universitas Sumatera Utara
Rektor dan Pembantu Rektor
Ketua Program Studi Inter Departemen
Dekan dan Pembantu Dekan
Dewan Pertimbangan Fakultas
Ketua dan Sekretaris Departemen
Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas
Ketua Program Studi Intra Departemen
Unit Penunjang Fakultas
Ketua Lab/ Studio/ Bengkel
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU
Universitas Sumatera Utara
Dekan : Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec NIP. 19550810 198303 1 004
Pembantu Dekan I : Fahmi Nasution, SE, M.Acc,Ak NIP. 19750408 200212 1 002
Pembantu Dekan II: Drs. H. Arifin Lubis, MM,Ak NIP. 19560101 198203 1 005
Pembantu Dekan III: Ami Dilham, SE, Msi NIP. 19670607 199303 1 002
KEPALA BAGIAN TATA USAHA
Kasubbag Pendidikan
Kasubbag
Kasubbag Perlengkapan
Kasubbag
Kasubbag Keuangan dan
Hj. Fepty Aniar, SE
Kepegawaian
M. Simba Sembiring, SE, MSi
Kemahasiswaan
Umum
Zailiana, S.Sos
Eka Juliani,SE
Anggota Kasnawati, SE Djumono Suprapto Heri Santoso
Gambar 2.2 Struktur Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU
Universitas Sumatera Utara
D. Job Description Karena penelitian hanya pada bagian kepegawaian, maka job desciption hanya di uraikan sesuai dengan Gambar 2.2, yaitu struktur organisasi yang dibawahi Pembantu Dekan II. Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari : 1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah : a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas. b. Menghimpun dan menelaah Peraturan Perundang-undangan di bidang ketatausahaan
akademik,
administrasi
umum
dan
keuangan,
kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi
umum
dan
keuangan,
kemahasiswaan
dan
alumni,
kepegawaian dan perlengkapan. d. Melaksanakan
urusan
persuratan,
kerumahtanggaan,
perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan. e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat. g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
Universitas Sumatera Utara
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i.
Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j.
Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas. a. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah : 1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. 2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 3. Melakukan urusan mutasi pegawai. 4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional. 5. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti. 6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 8. Memproses pelanggaran disiplin pegawai. 9. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Universitas Sumatera Utara
Prosedur Kerja Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat sebagai berikut: 1. Proses Surat Menyurat a. Mencatat surat masuk dari pimpinan b. Arsip 2. Proses DP3 Dosen dan Pegawai a. Pengonsepan DP3 masing-masing Departemen b. Konsep dikirim ke Departemen, setelah diisi (acc) lalu diketik c. Disetujui pimpinan d. Arsip 3. Proses Pembuatan KP4 Dosen dan Pegawai a. Memberikan formulir KP4 ke setiap Dosen dan Pegawai b. Formulir diisi (ditanda tangani) langsung diketik c. Disetujui pimpinan d. Arsip 4. Proses Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai a. Menerima berkas dosen & pegawai yang naik pangkat b. Penelitian berkas (berkas diperiksa) c. Pengetikan berkas apabila berkas kurang diinformasikan kepada yang bersangkutan d. Rapat pimpinan e. Pengetikan usul kenaikan pangkat f. Disetujui pimpinan
Universitas Sumatera Utara
g. Dikirim ke Rektor h. Menerima SK Fungsional/Naik Pangkat dari Rektor i.
Menerima SK naik pangkat Pegawai
j.
Foto copy SK
k. Menyerahkan SK ke PDG/Bendaharawan Gaji l.
Arsip
5. Proses Absensi Pegawai a. Pengetikan daftar hadir pegawai setiap bulannya b. Pengetikan daftar hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro c. Arsip 6. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap a. Menerima berkas b. Pengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun c. Disetujui Pimpinan d. Dikirim ke Rektor e. Menerima SK Rektor pegawai tidak tetap f. Arsip 7. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen & Pegawai a. Pengetikan gaji berkala setiap bulan b. Disetujui pimpinan c. Diserahkan ke PDG/Bendaharawan gaji d. Rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai
Universitas Sumatera Utara
e. Pengurusan pensiun dosen dan pegawai f. Arsip
E. Kinerja Usaha Terkini Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai organisasi juga berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Untuk mewujudkan itu semua membutuhkan motivasi kerja yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Dalam mencapai hasil yang maksimal Kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas
adalah menyelenggarakan program pendidikan dan
pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Disamping itu melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar yang memberikan manfaat kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah memproses urusan mutasi pegawai, memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat
Universitas Sumatera Utara
keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin cuti dosen dan pegawai.
F. Rencana Kegiatan 1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah : a. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran 2010/2011. b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran 2010/2011. c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap. d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa. 2. Rencana kegiatan Tahun Ajaran 2010/2011 pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Peningkatan Silabus dan metode serta alat yang digunakan dalam penyelesaian pekerjaan. b. Melakukan inovasi database dosen dan pegawai sehingga menjadi terprogram. c. Membantu proses kenaikan pangkat dan jabatan dosen.
Universitas Sumatera Utara
