BAB II PENGERTIAN RESEPSIONIS
2.1
Pengertian Resepsionis Hotel Penerima tamu di kantor depan memiliki banyak istilah atau sebutan. Ada
yang menyebutkannya dengan istilah Front Desk Agent, Front Desk Clerk, Guest Service Agent, Guest Room Service dan Receptionist. Semua istilah yang disebut di atas sama artinya, hanya saja cara penyebutannya berbeda, sebagaimana yang dijelaskan oleh J.Martin (1991:45) dalam bukunya Human Relation for the Hospitality Industry bahwa: The front desk of a hotel or motel is usually the primary nexus between guest and hotel or motel. The person working the front desk, whatever the job title-front desk clerk, receptionist, guest service agent-is a person who register and checks the guest in and out, keeps records by hand or computer, relates to the housekeeping and other departments, and generally operates an information and record center”. Lebih lanjut Robert J. Martin, memberikan definisi tentang resepsionis/Desk Clerk, sebagai berikut: Desk clerk in hotels or motels are often the first people to greet incoming guest. They register the guest, assign a room to them, issue the room key, and often provide information about services available in the hotel and in the community). Berdasarkan pendapat Robert J. Martin, jelas bahwa istilah apa pun yang dipakai untuk menyebut penerima tamu, dia adalah seseorang yang bekerja/bertugas
di Depan Hotel. Desk Clerk adalah orang/petugas yang pertama sekali menyambut tamu dan memberi salam kepada setiap tamu yang datang ke hotel.Ia lalu mendaftarkan tamu, mencarikan kamar yang siap ditempati tamu baik atas sarannya atau atas permintaan tamu, memberikan/mengeluarkan kunci kamar. Ia juga harus menyediakan informasi bagi tamu sehubungan denagn pelayanan/fasilitas yang tersedia di hotel serta informasi lainnya di luar hotel. Sedangkan Renner (1981:114) dalam bukunya Basic Hotel Front Office Procedures, menjelaskan bahwa: “The first contact with the hotel personnel may be a doorman or bellman, but most likely, it will be a Desk Clerk. He is the prime representative of the hotel, the management and all other employees working for it. The first impression will make all the difference in how the guests will view the hotel and subsequently enjoy their stay; They will then make the establishment. Dari pendapat Renner di atas dapat dikatakan bahwa bisa saja tamu pertamatama berhubungan dengan pihak hotel dengan seorang doorman atau bellboy, tetapi kebanyakan yang terjadi adalah tamu berhubungan dengan Desk Clerk. Dialah wakil utama hotel, manajemen, dan seluruh karyawan yang bekerja di hotel. Kesan pertama akan
mempengaruhi
panadangan
tamu
mengenai
hotel
untuk
menikmati
kunjungan/tinggalnya di hotel kita.
2.2
Kepribadian Resepsionis Hotel Seorang resepsionis hotel yang profesional, selain memiki keterampilan
untuk dapat melaksanankan tugasnya, ia pun harus didukung dengan kepribadian
yang baik karena kepribadian seseorang sangat besar pengaruhnya terhadap hasil pekerjaannya. Menurut Martha Tilaar, kepribadian adalah suatu organisasi yang dinamis, yang selalu mengalami perubahan atau berproses. Jadi kepribadiaan dapat dapat berubah kearah yang lebih baik atau menyimpang kearah yang lebih buruk. Salah satu faktor yang mempengaruhi kepribadiaan seseorang adalah lingkungan. Seorang resepsionis hotel yang dalam pekerjaannya secara langsung berhubungan dengan tamu harus siap secara fisik maupun mental sebelum memulai pekerjaan tersebut. Oleh karena mengingat kepribadian merupakan organisasi yang dinamis maka seorang resepsionis dapat optimis menyempurnakan kepribadiaanya dari waktu ke waktu sesuai dengan apa yang dharapkan. Karena kepribadian seorang resepsionis yang tidak baik, berpengaruh besar pada hasil kerja dan kepuasan tamu. Seorang psikolog, Ny. Yoesoef Noesyiwan, menganalisis kepribadian seseorang ke dalam 4 (empat) aspek sebagai berikut:
1. Vitalis Adalah semangat pribadi seseorang, pusat tenaga yang relatif konstan atau menetap. Vitalitas merupakan dasar kepribadian yang menentukan kemampuan berprestasi, sikap hidup dan sikapnya terhadap sesama manusia. 2. Temperamen Adalah warna-warna emosi, penghayatan dan pengalaman, berupa cara seseorang bereaksi terhadap suasana jiwanya. Seseorang yang mempunyai warna
penghayatan gembira tidak akan mudah ditimpa kemalangan. Sebaliknya seseorang dengan penghayatan sedih akan berada dalam kesedihan secara berkepanjangan dan akan menutup diri dari lingkungannya. 3. Watak Adalah inti atau hakikat kepribadian atau hasrat, perasaan, dan kehendak pribadi mengenai nilai. Hasrat merupakan motif tingkah laku, dan kehendak merupakan kelanjutan dari hasrat. 4. Bakat Adalah sebuah kemampuan dari seseorang timbul karena bakat dan kemampuan. Dengan perkataan lain, walaupun seseorang berbakat tetapi kemampuannya kurang tentu kemmapuannya juga akan berkurang. Bakat sebagai potensi, memerlukan lingkungan dan kesempatan agar dapat berkembang seoptimal mungkin melalui pengalaman dan pendidikan. Selanjutnya Paul B. White dan Helen Beckley (1973:6) dalam bukunya Hotel Reception, menyatakan bahwa kepribadian atau personality mempunyai makna sebagai berikut: P Pleasantess Goodmanners and a smile are natural assets. (Seorang resepsionis hotel diharapkan mampu menyenangkan para tamu melalui kesopan- santunan disertai senyum yang ramah. Hal ini merupakan suatu aset yang tidak pernah habis dalam suatu hotel).
E Eagerness Eagerness to help others, with a liking for people and a willingness to serve them. (Seorang resepsionis hotel harus mempunyai keinginan kuat yang timbul dari dalam dirinya
untuk membantu para tamu dan rela melayani tamu dengan
menyuguhkan pelayanan yang PRIMA. Hal ini merupakan salah satu unsur kepribadian). R Respect Respect for other people. Coutesy costs nothing (Seorang resepsionis hotel harus memahami bahwa melayani, menghormati dan menghargai tamu sangatlah penting. Bersopan santun dan ramah tamah terhadap semua tamu tidak membutuhkan biaya). S Sense of responsibility Sense of responsibility is a realisation that what one does and says is important (Memiliki rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan merupakan sebuah realisasi bahwa apa yang resepsionis lakukan dan katakana kepada para tamu adalah penting). O Orderly mind Essential for methodical and accurate work. (Seorang resepsionis harus memilki pola pikir yang teratur dan terarah dalam melakukan pekerjaan dengan metode yang baik dan akurat). N Neatness Neatness indicates pride in self and job.
(Seorang resepsionis harus rapi dan bersih menunjukkan bahwa dirinya bangga dengan pekerjaannya). A Accuracy Accuracy in everything done is of paramount importance. (Seorang resepsionis yang teliti dalam melakukan setiap pekerjaan merupakan suatu nilai yang sangat penting). L Loyality Loyality to management and colleagnes makes good team work. (Seorang resepsionis dituntut untuk mewakili sikap setia/loyal kepada manajemen hotel dan rekan kerjanya. Karena kerja sama tim yang tangguh merupakan kunci keberhasilan setiap pekerjaan). I Intelegence Intelegence of common sense at all times. Seorang resepsionis harus menggunakan pola pikir positif dalam melayani tamu). T Tact Tact saying and doing the right thing at the right time. (Mengatakan sesuatu dengan bijaksana serta melakukan segala sesuatu secara benar saat melakukan pekerjaan merupakan ciri kepribadian yang kuat). Y Yearning to be good receptionist A love of the work is essential. (Untuk menjadi resepsionis yang baik harus timbul keinginan untuk mencintai pekerjaan tersebut).
Berikut ini adalah beberapa kepribadian dasar yang harus dimiliki seorang resepsionis hotel, di antaranya: a. Sopan santun dan ramah tamah Seorang resepsionis yang baik harus selalu bersikap ramah, sopan dan baik terhadap rekan sekerjanya, atasan, maupun terhadap tamu hotel betapa pun berat beban pekerjaannya. Adapun kebiasaan-kebiasaan yang sebaiknya dilakukan oleh seorang resepsionis untuk dapat menimbulkan kesan ramah dan sopan adalah sebagai berikut:
• Biasakan selalu berbicara dengan suara yang jelas dan dengan volume suara yang menyenangkan. • Biasakan untuk tersenyum sewaktu berbicara. • Selalu mengucapkan salam kepada setiap orang yang dijumpai baik, sesama rekan kerja,
atasan maupun maupun tamu hotel, lebih-lebih disertai dengan
penyebutan nama yang diberi salam (greet). Contoh: Selamat pagi (siang/sore) Pak Agus atau Good morning (afternoon/evening), Mr. Agus?
b. Jujur dan selalu siap menolong Sikap dasar lain harus dimiliki oleh seorang resepsionis hotel adalah kejujuran dan ringan tangan (suka menolong). Seorang resepsionis harus mengetahui bahwa bekerja di hotel berarti berada di lingkungan yang luks, serba mewah. Untuk itu,
sikap jujur mutlak harus dimiliki oleh seorang resepsionis. Dia juga harus menunjukkan sikap suka menolong orang lain (tamu). Contoh kecil sebagai sikap mau menolong tamu, tersenyum misalnya, dapat dikategorikan sebagai pertolongan bagi tamu yang baru tiba di hotel dan merasa letih akibat perjalanan yang panjang. Sedangkan hasil dari pertolongan anda tersebut tak terhingga besarnya baik bagi tamu itu sendiri maupun anda sendiri.
2.3
Standard Receptionist Grooming
Grooming dapat diartikan dengan tampak rapi, bersih dan menarik, baik berhubungan dengan tampilan diri sendiri maupun pakaian yang dikenakan oleh seseorang resepsionis hotel.
Hal itu merupakan faktor penting untuk staff hotel, khususnya staff Front Office.
Seorang resepsionis yang tidak rapi dan tidak bersih akan mengakibatkan tamu berimage buruk terhadap hotel. Tamu mungkin akan membatalkan niatnya untuk tinggal bila melihat penampilan staff yang tidak profesional, tidak sesuai dengan standard grooming. Berbeda bila penampilan staff yang menawan dan rapi. Penampilan ini dapat menimbulkan rasa hormat pada siapa pun yang datang di loby hotel. Berikut akan diuraikan mengenai kerapian dan pesona diri yang dikemas dalam dua bentuk pada Standard Receptionist Grooming yaitu secara fisik dan secara psikis.
2.3.1 Grooming Secara Fisik
Grooming secara fisik menyangkut hal-hal sebagai berikut:
- Kebersihan Diri •
Mandi setiap hari paling tidak sebelum mulai bekerja.
•
Gunakan deodoran yang bisa menyerap keringat dan dapat mencegah bau badan.
•
Gunakan parfum secukupnya; aroma parfum harus lembut tidak menyengat.
•
Menyikat gigi anda setiap kali selesai makan.
•
Gunakan obat kumur untuk menghindari bau mulut.
•
Cuci tangan dengan sabun setelah selesai menggunakan toilet.
•
Rambut harus dijaga kebersihannya, dikeramas secara teratur dan disisir rapi.
•
Jari tangan harus dijaga kebersihannya, kuku dipotong rapi secara teratur
- Ketentuan tentang seragam (uniform) •
Pakaian seragam disediakan oleh pihak hotel.
•
Resepsionis pria harus menggunakan kaos kaki setiap saat bekerja dan warna yang dianjurkan adalah warna hitam.
•
Sepatu harus selalu disemir dan bebas debu.
- Perhiasan •
Perhiasan. Hindari pemakaian yang berlebihan, gunakan perhiasan yang sederhana tetapi anggun.
•
Cincin. Gunakan hanya satu cincin kawin atau cincin lain yang tidak terlalu besar atau mencolok. Cincin dengan batu besar tidak diperbolehkan. Jangan menggunakan cincin lebih dari dua pada kedua tangan.
•
Jam tangan. Gunakan hanya satu jam tangan, jangan terlalu besar, mengikat atau berwarna-warni.
•
Anting. Resepsionis wanita hanya diperbolehkan menggunakan satu pada setiap telinga. Anting bisa berupa giwang yang terbuat dari emas perak atau mutiara (pakai anting yang tidak menggantung).
•
Seragam.
Selama
Memakai
seragam
(uniform),
resepsionis
hanya
diperbolehkan memakai satu name tag yang telah ditentukan dan service award pin atau semua aksesori yang sudah ditentukan oleh pihak hotel.
- Rambut
•
Warna rambut harus terlihat alami, tidak menggunakan warna yang mencolok. Gunakan yang konservatif dan anggun.
•
Rambut harus dijaga kebersihannya dan selalu tersisir rapi.
•
Resepsionis wanita yang memiliki rambut melebihi bahu harus memakai ikat rambut supaya tetap terlihat rapi dan tidak jatuh menutupi muka.
•
Jepit atau ornamen rambut harus sederhana tetapi anggun dan disarankan menggunakan warna yang senada dengan rambut anda.
•
Rambut bagi resepsionis pria harus di atas baju panjangnya dan tidak menutupi telinga.
•
Hindari menggunakan minyak rambut atau gel yang berlebihan, tetapi peliharalah supaya tata rambut tetap rapi.
•
Bagi resepsionis pria, kumis atau cambang harus dicukur setiap hari supaya tetap terjaga kerapiannya.
•
Hindari model rambut yang dicukur seperti rapper (dikerok di atas telinga, dan lainnya).
- Tata rias •
Tata rias. Resepsionis wanita sebaiknya menggunakan warna-warna yang lembut tetapi tetap terlihat anggun dan rapi.
•
Muka. Untuk kebersihan muka, cuci muka setiap hari agar tidak berminyak dan bersih, gunakan pelembab untuk melembabkan wajah.
•
Bedak dasar. Dianjurkan untuk menggunakan bedak bubuk yang berwarna senada dengan warna kulit anda. Supaya tetap terlihat segar, perbaiki rias wajah setelah makan siang atau pada waktu istirahat.
•
Mata. Untuk tata rias mata gunakan warna yang lembut, hindari warna yang telalu terang atau mencolok.
•
Maskara. Gunakan maskara warna hitam atau cokelat tua, tanpa pemakaian yang berlebihan.
•
Garis mata. Gunakan garis mata untuk mempertegas mata supaya tetap dan tidak terlihat mengantuk atau lelah.
•
Pemerah pipi. Gunakan pemerah pipi dengan warna yang senada dengan tata rias mata dan lipstik.
•
Lipstik. Gunakan lipstik dengan warna yang lembut, hindari penggunaan lipgloss yang terlalu mengkilat; gunakan pensil bibir yang sewarna dengan lipstik anda.
2.3.2 Grooming Secara Psikis
Grooming secara psikis menyangkut hal-hal sebagi berikut:
•
Pada saat bekerja wajah selalu dalam keadaan fresh dengan ekspresi muka yang menyenangkan.
•
Menunjukkan sikap positif terhadap hotel dan pekerjaan.
•
Selalu
bersikap
diplomatis
dalam
menghadapi
masalah,
hindari
mengandalkan emosi. •
Tidak mengutamakan urusan pribadi dalam pekerjaan.
•
Berbicara dan menanggapi pembicaraan secara intelek.
•
Dapat mengerti gagasan orang lain dan dapat bekerja dalam tim.
Mengingat resepsionis sebagai pembentuk citra hotel di mata tamu. Oleh karena itu, gunakanlah kesempatan yang anda miliki untuk membentuk kesan yang baik dengan betul-betul menjaga standar tinggi untuk kebersihan dan kesehatan pribadi.
2.4
Syarat-syarat Jabatan Resepsionis Hotel
Resepsionis hotel merupakan fungsi yang sangat penting karena ia adalah cerminan suatu hotel. Citra hotel akan banyak bergantung padanya. Dengan demikian, karyawan yang ditunjuk oleh hotel haruslah seseorang yang profesional dan berkepribadian baik. Jika tamu dalam kunjungan pertamanya ke suatu hotel mendapat citra yang kurang baik, maka hal ini akan berpengaruh buruk pada
kunjungan tamu tersebut di masa yang akan datang. Oleh karena itu, resepsiosis hotel selalu dituntut memiliki kemampuan dan persyaratan tertentu yaitu: • Berkepribadian yang baik
Seorang resepsionis hotel harus memiliki kepribadian
yang baik dan
menyenangkan, yang senantiasa selalu siap membantu tamu bila diperlukan, senang berhubungan dengan tamu dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik. • Rasa Tanggap
Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan.
• Diplomatis
Seorang resepsionis yang diplomatis harus mampu mengatakan sesuatu dengan cara lugas, efektif, efisien dan ramah sehingga tamu tidak merasaksn kecewa walaupun keinginannya tidak terpenuhi. Dengan demikian, tamu dapat memahami dan maklum dengan suatu keadaan melalui penjelasan resepsionis yang baik.
• Kerjasama
Kerjasama yang harmonis, baik dengan atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan departemen lainnya sanagt diperlukan demi kelancaran pekerjaan. Untuk itu, resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar pekerjaan. • Loyalitas
Seorang resepsionis dituntut untuk mampu menyelesaikan pekerjaanya. Meskipun ada penambahan jam kerja dari yang telah ditetapkan, sebagai wujud dari rasa kesetiaannya kepada perusahaan. • Ketelitian
Ketelitian menjadi hal yang sangat penting mengingat bahwa resepsionis adalah orang yang menangani penjual kamar tamu. Sehingga ia dituntut untuk selalu teliti dalam menghitung rekening tamu, menuliskan nama dan nomor kamar tamu dan hal-hal penting lainnya yang berhubungan dengan tamu.
• Penampilan yang baik, rapi dan bersih
Hal ini tidak saja berhubungan dengan kepribadian resepsionis yang bersih dan rapi, tetapi juga mencakup hal-hal yang ada disekitarnya, misalnya peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur pada tempatnya. Tamu akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih. • Penjual yang baik
Tugas pokok seorang resepsionis, selain menyambut tamu yang tiba, adalah kemampuannya menjual kamar dan fasilitas lainnya dalam hotel. Oleh karena itu, kuasailah informasi tentang apa yang menjadi produksi hotel anda. • Rasa Tanggung Jawab Resepsionis yang bertanggung jawab atas pekerjaaannya selalu berusaha menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tepat waktu tanpa harus selalu diawasi oleh atasannya.
2.5 Peranan dan Fungsi Resepsionis Hotel Resepsionis hotel adalah petugas yang pertama sekali memberikan kesan pertama bagi tamu yang baru tiba di hotel. Hal ini sesuai dengan pekerjaannya yang secara langsung memberikan pelayanan kepada setiap tamu yang tiba di hotel. Karena resepsionis hotel lebih banyak berkomunikasi dengan tamu dibandingkan manajemen hotel, maka peranan resepsionis hotel terhadapa tamu sangat menonjol.
Dalam buku Front Office Operation (1992:15), Colin Dix dan Chrish Baird mengatakan bahwa seorang resepsionis hotel harus memerankan dirinya sesuai dengan kata DRIPS, yaitu: • Diplomat (sebagai seorang diplomat) Seorang resepsionis yang diplomatis harus mampu mengatakan sesuatu dengan cara lugas, efektif, efisien dan ramah sehingga tamu tidak merasakan kecewa walaupun keinginanya tidak terpenuhi. Dengan demikian, tamu dapat memahami dan maklum dengan suatu keadaan melalui penjelasan resepsionis yang baik. • Record Keeper (penyimpan data) Kantor depan merupakan pusat kegiatan hotel dan tamu. Semua data tamu, baik yang sedang tinggal di hotel maupun yang sudah meninggalkan hotel, semua tersimpan/tercatat di kantor depan. Dengan demikian, resepsionis hanya mendistribusikan laporan-laporan tamu tersebut ke berbagai departemen yang ada di hotel. • Information Source (sebagai sumber informasi) Oleh karena front office merupakan pusat kegiatan hotel, maka di mata tamu front office adalah wakil manajemen hotel secara keseluruhan. Untuk itu, seorang resepsionis harus dapat memahami atau menguasai informasi yang diperlukan oleh para tamu dengan cara rajin membaca surat kabar, mendengarkan radio, nonton televisi serta media massa lainnya.
• Psychologist (sebagai seorang psikolog) Seorang resepsionis harus selalu membiasakan diri untuk mengindentifikasikan perilaku para tamu. Hal ini bermanfaat bagi resepsionis untuk menetukan cara yang terbaik untuk berhubungan dengan tamu. Reaksi yang resepsionis berikan kepada tamu dalam berbagai situasi juga berdampak pada kesan tamu. • Sales Person (sebagai seorang penjual) Tugas pokok seorang resepsionis, selain menyambut tamu yang tiba, adalah kemampuannya menjual kamar dan fasilitas lainnya dalam hotel. Sedangkan fungsi resepsionis dalam pengoperasionalan hotel adalah: 1. Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan 2. Mempromosikan produk dan fasilitas hotel 3.
Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga dan fasilitas promosi, harga khusus dan lain-lain
4. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu 5.
Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media
6. Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list) 7. Memproses perubahan pemesanan kamar 8. Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi 9. Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show
10. Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit 11. Membuat laporan reservasi 12. Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat.
2.6
Uraian Tugas (Job Description) Resepsionis Hotel Uraian tugas (job description) pada sebuah hotel tidak lain adalah sebagai
perincian, atau gambaran yang luas tentang lingkup pekerjaan, tujuan, dan tanggung jawab yang erat kaitannya dengan jabatan seseorang dalam sebuah hotel tersebut. Selanjutnya, berdasarkan uraian tugas tersebut dapat dibuat Job Specification atau sering disebut sebagai Person Specification, di mana dibutuhkan persyaratan keahlian atau kekhususan dan perangai/personality tertentu untuk menjalankan suatu pekerjaan. Adapaun keterangan-keterangan yang diperlukan dalam menyusun Job Description, antara lain adalah sebagi berikut: pelaksanaan tugas, peralatan yang dipakai, bahan-bahan yang digunakan dalam tugas, rangkaian dan hubungan pekerjaan dengan pekerjaan yang terdekat, penjelasan tentang atasan dan bawahan langsung, golongan dalam jabatan maupun penghasilan. Berkaitan dengan Job Description, Michael L. Kasavana (1992:64) menyatakan bahwa:
Job description is adetailed list identifying all key duties of a job as well as reporting relationship, additional responsibilities, working conditions and necessary equipments and materials (Job description adalah suatu daftar terperinci tentang semua tugas utama dari suatu pekerjaan yang juga menyangkut hal-hal, seperti sistem hubungan dan pelaporan kerja, tugastugas tamnbahan, kondisi pekerjaan, bahan, dan peralatan-peralatan yang dibutuhkan). Sedangkan Winardi, dalam bukunya Manajemen Personalia, menjelaskan uraian tugas (job description) adalah sebagai berikut: “Uraian tentang pekerjaan (job description) menyajikan rangkaian tentang pekerjaan, titel pekerjaan dan peralatan yang dipergunakan”. Dari kedua pengertian di atas dapat dikatakan bahwa: a. Job description menguraikan tentang seluk beluk suatu jabatan. b. Job description dibuat/ditulis dalam sebuah formulir. c. Job description sangat besar manfaatnya bagi operasi sebuah hotel dan khususnya kelancaran operasi di bagian-bagian dalam departemen. Selanjutnya dapat dilihat contoh job description seorang resepsionis hotel menengah seperti di bawah ini:
Uraian Tugas (Job Description)
Jabatan
:
Resepsionis Hotel
Seksi
:
Penerima Tamu (Reception Section)
Departemen
:
Kantor Depan Hotel
Bertanggung Jawab ke
:
Pengawas Penerima Tamu ( Reception Supervisor)
Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Menjaga akurasi rak kamar (jika hotel beroperasi secara manual). 2. Memeriksa baik pesanan kamara untuk yang akan tiba (check-in) hari ini dan kesiapan kamarnya. Hal ini dapat dilihat pada; • Expected arrival list • Today’s reservation rack atau • Reservasi koresponden Sebelumnya kamarnya diblok kamar harus terlebih dahulu ditetapkan (room assigment). 3. Menghitung jumlah kamar yang tersedia (masih atau tidaknya kamar yang akan Dijual hari ini). Hal ini sering dilakukan apabila tingkat hunian kamar tinggi. 4. Memberi persiapan tamu VIP. 5. Membuat persiapan tamu rombongan. 6. Menerima tamu perorangan yang datang secara walk-in guest. 7. Menerima tamu perorangan dengan reservation. 8. Menerima tamu VIP. 9. Menerima tamu rombongan. 10. Menyusun laporan rincian penjualan kamar. 11. Menyusun laporan rekapitulasi penjualan kamar. 12. Menyusun laporan tamu menginap (guest in the house list)
13. Menyusun laporan tamu diharapkan berangkat (expected departure list). 14. Menanggapi tamu yang check-out. 15. Menangani pindah kamar (room change) 16. Menangani keluhan tamu (guest complaints). Catatan: 1. Nomor 1 sampai 6 mempersiapkan penjualan kamar. 2. Nomor 7 sampai 9 melaksanakan penjualan kamar. 3. Nomor 10 sampai 16 melaporkan penjualan kamar.
