BAB II LANDASAN TEORI
II. 1
Auditing
II.1.1 Definisi Audit Terdapat banyak pengertian auditing. Berikut ini akan diuraikan beberapa pengertian auditing menurut para pakar akuntansi: Menurut Alvin A. Arens dan James K. Loebbecke dalam bukunya yang berjudul Auditing : An Integrated Approach (2003:9), audit di definisikan sebagai berikut : “Auditing is the accumulation and evaluation of evidence about quantifiable information of an economic entity to determine and report on the degree of correspondence between the information and establishedcriteria. Auditing should be done by a competent, independent person.” Definisi tersebut dapat diartikan: Audit adalah proses pengumpulan dan evaluasi bukti mengenai suatu informasi untuk menetapkan dan melaporkan tingkat kesesuaian antara informasi tersebut dengan kriterianya. Audit hendaknya dilakukan oleh seseorang yang kompeten dan independen. Menurut Soekrisno Agoes dalam buku Auditing (2004:3), audit diartikan sebagai: “ Suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis, oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun manajemen, berserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut.”
7
Menurut Boynton, William C., and Johnson (Modern Auditing: Assurance Services and the Integrity of Financial Reporting (2006:5) “ Auditing is a systematic process of objectively obtaining and evaluating evidence regarding assertions about economic actions and events to ascertain the degree of correspondences between those assertions and established criteria and communicating the result to interested users.” Definisi tersebut dapat diartikan: Audit adalah sebuah proses sistematis untuk mengumpulkan dan mengevaluasi bukti secara objektif menyangkut pernyataan-pernyataan mengenai kegiatan-kegiatan dan kejadian-kejadian ekonomi untuk memberikan keyakinan atas tingkat keterkaitan antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya serta mengkomunikaskan hasil-hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Dari ketiga pengertian yang telah dijabarkan diatas, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Audit merupakan sebuah proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti-bukti mengenai kegiatan-kegiatan atau laporan keuangan perusahaan. 2. Audit berfungsi untuk memperbaiki dan memberikan saran atau rekomendasi apabila kegiatan yang telah dilakukan atau laporan yang telah dibuat menyimpang dari kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. 3. Audit dilakukan oleh orang yang kompeten dan independen. 4. Audit menghasilkan sebuah laporan yang berisikan hasil evaluasi dari pengumpulan bukti-bukti yang selanjutnya disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
8
II.1.2 Unsur-unsur Audit Menurut Mulyadi (2002:9), terdapat unsur-unsur penting yang dapat diuraikan dari definisi pemeriksaan akuntansi (Audit) secara umum. Unsur-unsur tersebut sebagai berikut: 1. Suatu proses sistematik Pemeriksaan akuntansi merupakan suatu proses sistematik, yaitu berupa suatu rangkaian langkah atau prosedur yang logis, berkerangka, dan terorganisasi. 2. Untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif Proses sistematik tersebut ditujukan untuk memperoleh bukti yang mendasari pernyataan yang dibuat oleh individu atas badan usaha serta untuk mengevaluasi tanpa memihak atau berprasangka terahadap bukti-bukti tersebut. 3. Pernyataan mengenai kegiatan dan kebijakan ekonomi Yang dimaksud dengan pernyataan mengenai kegiatan dan kejadian ekonomi di sini
adalah
hasil
proses
akuntansi.
Akuntansi
merupakan
proses
pengidentifikasian, pengukuran, dan penyampaian informasi ekonomi yang dinyatakan dalam satuan uang. Proses akuntansi ini menghasilkan suatu pernyataan yang disajikan dalam laporan keuangan yang umumnya terdiri dari empat laporan pokok ; neraca, laporan rugi/laba, laporan arus kas, dan laporan perubahan posisi keuangan. Laporan keuangan dapat pula berupa laporan biaya pusat pertanggung jawaban tertentu dalam perusahaan. 4. Menetapkan tingkat kesesuaian Pengumpulan bukti mengenai pernyataan dan evaluasi terhadap hasil pengumpulan bukti tersebut dimaksudkan untuk menetapkan dekat tidaknya pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan. 9
5. Kriteria yang telah ditetapkan Patokan atau standar yang dipakai sebagai dasar untuk menilai kesesuaian informasi yang dapat berupa peraturan yang ditetapkan oleh manajemen dan prinsip akuntansi yang berlaku umum. 6. Penyampaian hasil pemeriksaan Penyampaian hasil pemeriksaan akuntan (auditing) sering disebut dengan pengesahan (Attestation). Penyampaian hasil ini dilakukan secara tertulis dalam bentuk laporan akuntan (audit report). Pengesahan dalam bentuk laporan tertulis ini dapat menaikkan atau menurunkan tingkat kepercayaan masyarakat atas laporan keuangan yang dibuat oleh suatu perusahaan. 7. Pemakai yang berkepentingan Dalam dunia usaha pemakai yang berkepentingan terhadap laporan akuntansi adalah pemegang saham, manajemen, kreditur, calon investor, organisasi buruh, dan inspeksi pajak. Pada dasarnya auditing bersifat menentukan apakah informasi-informasi yang tercatat telah mencerminkan dengan benar kejadiankejadian ekonomi yang muncul selama periode akuntansi.
II.1.3 Jenis-Jenis Audit Menurut Boynton yang diterjemahkanolehRajoe, P.A .(2002:6), Audit umumnya dapat dibagi menjadi 3 jenis, yaitu: 1. Audit Laporan Keuangan (Financial Statement Audit) Audit yang mengumpulkan dan mengevaluasi bukti mengenai laporan-laporan entitas untuk memberikan simpulan berupa pendapat tentang kewajaran dari
10
penyajian yang dibandingkan dengan kriteria yang ditetapkan sebelumnya, yaitu Generally Accepted Accounting Principles. 2. Audit Kepatuhan (Compliance Audit) Audit yang mengumpulkan dan memeriksa bukti-bukti apakah kegiatan operasi maupun operasional suatu entitas telah sesuai dengan persyaratan ketentuan, atau peraturan yang berlaku. 3. Audit Operasional (Operasional Audit) Audit yang memperoleh dan mengevaluasi bukti-bukti tentang efisiensi, efektivitas, dan kehematan operasi terkait dengan pencapaian tujuan tertentu. Penjelasan mengenai audit operasional akan dibahas lebih lanjut.
II.2
Audit Operasional
II.2.1 Pengertian Audit Operasional Tunggal,
AWdalambukuDasar-Dasar
Audit
Operasional.(2008:11)
mengemukakan pengertian audit operasional sebagai berikut: “ Audit Operasional merupakan audit atas operasi yang dilaksanakan dari sudut pandang manajemen untuk menilai ekonomi, efisiensi, dan efektivitas dari setiap dan seluruh operasi, terbatas hanya pada keinginan manajemen.” Mengacu pada pendapat Arrens dan Loebbecke (2003:12), definisi audit operasional sebagai berikut: “An operational audit is a review of any part of an organization’s operating procedures and method for the purpose of evaluating efficiency and effectiveness.”
11
Menurut Agoes S. (2004:9), audit operasional adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasional suatu
perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan
kebijakan operasional yang ditentukan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasional tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Menurut Arens dan Loebbecke (2003:4), yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf, Audit operasional merupakan penelaahan atas bagian maupun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektifitasnya termasuk mengevaluasi pengendalian intern dan menguji efektivitas pengendaliannya. Berdasarkan definisi-definisi audit operasional yang telah diuraikan di atas, maka dapat disimpulkan inti dari audit operasional, sebagai berikut: 1. Proses sistematis Audit operasional terdiri dari serangkaian langkah penelaahan secara sistematis (terstrukur dan terorganisasi) atas kegiatan suatu perusahaan untuk memeriksa efisiensi dan efektivitas suatu kegiatan yang sedang di audit. 2. Evaluasi kinerja Audit operasional ditujukan untuk mengevaluasi dan menilai kinerja pada suatu kegiatan perusahaan dengan cara membandingkan suatu pelaksanaan aktivitas perusahaan dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Kriteria yang ditetapkan seringkali dinyatakan dalam bentuk standar kinerja oleh manajemen, seperti kebijakan organisasional, standar, tujuan, dan rencana detil. Namun kriteria tersebut dapat juga ditetapkan oleh suatu badan pemerintahan. 3. Efisiensi, efektifitas, ekonomis Tujuan utama dari diadakannya audit operasional pada suatu aktivitas perusahaan adalah untuk membantu manajemen meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan 12
keekonomisan operasi. Hal tersebut dilakukan dengan mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Mengacu pada pendapat Agoes S. (2004:182), pengertian efektif, efisien, dan ekonomis adalah sebagai berikut: a. Efektifitas adalah bila tujuan organisasi dan program yang telah ditetapkan oleh organisasi dapat dicapai tepat sasaran sesuai dengan waktu yang ditergetkan, dan tanpa memperhatikan biaya yang dikeluarkan. b. Efisiensi adalah bila pencapaian tujuan organisasi diperoleh dengan pengorbanan kuantitas sumber daya yang minimum namun dapat memberikan hasil yang optimal. c. Ekonomis adalah bila pencapaian tujuan organisasi diperoleh dari pengorbanan sumber daya yang memiliki harga minimum namun dapat memberikan hasil yang optimal. 4. Rekomendasi perbaikan Hasil akhir dari audit operasional adalah laporan mengenai hasil pemeriksaan keseluruhan yang telah dilakukan sebelumnya(temuan-temuan) , beserta dengan rekomendasi perbaikan yang diperlukan. Rekomendasi yang
diberikan
dikomunikasikan kepada pihak manajemen, sehingga manajemen dapat melakukan perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ada dan mengoptimalkan kinerja perusahaannya.
13
II.2.2 Tujuan Audit Operasional Audit operasional bertujuan untuk menghasilkan perbaikan dalam pengelolaan operasi/ aktivitas objek yang diaudit, dengan memberikan saran-saran perbaikan prestasi kerja sehingga menjadi lebih baik. Menurut Agoes S. (2004:175), tujuan umum dari audit operasional antara lain: 1. Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi yang ada dalam perusahaan. 2. Untuk menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, dan harta lainnya) yang dimilki perushaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis. 3. Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah ditetapkan oleh top management. 4. Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top management untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan pengendalian intern, sistem pengendalian manajemen dan prosedur operasional perusahaan dalam rangka meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan ekonomis dari kegiatan operasional perusahaan. Tujuan utama dalam audit operasional adalah untuk membantu pihak manajemen dalam menemukan dan memecahkan beragam masalah dengan cara merekomendasikan berbagai tindakan perbaikan yang diperlukan.
II.2.3Temuan Audit Operasional MenurutTunggal, A.W. (2008:186) “Suatu yang penting dalam audit adalah pengembangan temuan-temuan untuk dikomunikasikan kepada pihak-pihak lain. Kata temuan atau findings diartikan sebagai himpunan informasi-informasi mengenai 14
kegiatan, organisasi, kondisi atau hal-hal yang lain yang telah dianalisa atau dinilai serta diperkirakan akan menarik atau berguna untuk pejabat yang berwenang. Penyusunan temuan yang baik harus mencakup: 1. Kondisi (condition) adalah keadaan yang menggambarkan kenyataan yang terjadi di perusahaan. Audit operasional memerlukan temuan fakta awal dalam tahap pekerjaan lapangan (field work). Ketika temuan fakta digunakan untuk menyatakan suatu kondisi, auditor perlu memeriksa dan menguji operasi dan data terkait untuk membuat fakta lebih jelas. Pernyataan kondisi ini memberikan titik referensi kepada temuan yang berkaitan dengan kriteria yang ada. 2. Kriteria (criteria) adalah ukuran atau standar yang harus diikuti atau kondisi yang seharusnya ada dan merupakan standar yang harus dipatuhi oleh setiap bagian dalam perusahaan, yang biasanya berupa kebijakan yang telah ditetapkan manajemen, kebijakan perusahaan sejenis atau kebijakan industri, dan peraturan pemerintah. Di dalam menganalisis kondisi saat ini, auditor harus memperhatikan kondisi apa yang diharapkan untuk dapat mencapai sasaran tujuan organisasi. Dalam menentukan kriteria yang tepat untuk suatu kondisi yang spesifik, auditor memandang dari segi hukum dan perundang-undangan yang relevan, kontrak yang ada, kebijakan, sistem dan prosedur, peraturan internal dan eksternal, tanggung jawab dan wewenang, standar, jadwal, rencana, serta dasar-dasar manajemen yang baik. 3. Sebab (Cause) adalah tindakan-tindakan yang menyimpang dari standar yang berlaku dan apa penyebab terjadinya kondisi tersebut di perusahaan serta bagaimana terjadinya. 15
Temuan audit tidaklah lengkap sampai auditor secara penuh mengidentifikasi penyebab atau alasan terjadinya penyimpangan dari kriteria, faktor paling utama dari temuan audit yaitu menentukan penyebab kelemahan. Penyebab ini adalah alasan mengapa kegiatan operasional menjadi tidak efisien, efektif, dan ekonomis. 4. Akibat (effect) adalah dampak dari tindakan-tindakan yang menyimpang dari standar yang berlaku. Salah satu tujuan utama dalam melaksanakan audit operasional adalah mendorong manajemen operasional yang diidentifikasi oleh tim audit. Dalam membantu
manajemen
menentukan
seberapa
serius
kondisi
tersebut
mempengaruhi operasinya. 5. Rekomendasi (recommendation) menjelaskan apa yang harus dilakukan untuk mengatasi kelemahan masalah yang dikemukakan dalam temuan. Rekomendasi haruslah masuk akal untuk diikuti dengan sebuah penjelasan mengapa kondisi ini terjadi, penyebabnya, dan apa yang harus dilakukan untuk mencegah berulangnya hal tersebut.” Rekomendasi mendeskripsikan tindakan yang harus dipertimbangkan manajemen untuk memperbaiki kondisi yang tidak menguntungkan perusahaan.
II.2.4Tahap- Tahap Audit Operasional Tahap-tahap audit operasional menurut Agoes S. (2004:10) di klasifikasikan kedalam 4 tahapan, yaitu:
16
1. Survey Pendahuluan (Preliminary Survey) Survei pendahuluan merupakan tahap awal dalam audit operasional. Hal ini dilakukan untuk mendapat informasi atau gambaran mengenai kegiatan operasional perusahaan yang dilakukan melalui tanya jawab dengan manajemen dan staf perusahaan serta penggunaan questionnaires. 2. Penelaahan dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen (Review and Testing of Management Control System) Penelaahan dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen dilakukan untuk mengevaluasi serta menguji efektifitas dan pengendalian manajemen yang terdapat dalam perusahaan, apakah pengendalian perusahaan tersebut lemah atau tidak. Biasanya digunakan management control questionnaires (ICQ),
flow
chart dan penjelasan narrative serta dilakukan pengetesan atas beberapa transaksi (walk through the documents) 3. Pengujian Terinci (Detailed Examination) Melakukan pemeriksaan terhadap transaksi perusahaan untuk mengetahui apakah prosesnya sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Dalam hal ini auditor harus melakukan observasi terhadap kegiatan dari fungsi-fungsi yang terdapat di perusahaan. 4. Pengembangan Laporan (Report Development) Dalam menyusun laporan pemeriksaan, auditor tidak memberikan opini mengenai kewajaran laporan keuangan. Laporan yang dibuat mirip dengan management letter, karena berisi audit findings (temuan pemeriksaan) mengenai penyimpangan yang terjadi terhadap kriteria (standard) yang berlaku yang menimbulkan inefisiensi dan inefektifitas, serta kelemahan dalam sistem 17
pengendalian manajemen (management control system) yang terdapat di perusahaan. Selain itu auditor juga memberikan saran-saran perbaikan.
II.2.5 Jenis- Jenis Audit Operasional MenurutTunggal, A.W. (2008:28), “Jenis-jenis audit operasional terdiri dari: a. Fungsional Seperti yang tersirat dari namanya, audit operasional berkaitan dengan sebuah fungsi atau lebih dalam suatu organisasi, misalnya fungsi pemasaran, fungsi pembayaran, fungsi penggajian suatu divisi atau untuk perusahaan secara keseluruhan. Keunggulan audit fungsional adalah memungkinakan adanya spesialisasi oleh auditor. Auditor – auditor tertentu dalam staf audit intern dapat mengembangkan banyak keahlian dalam suatu bidang, seperti rekayasa produksi. Sehingga mereka dapat lebih efisien untuk memeriksa dalam bidang itu. Kekurangan audit fungsional adalah tidak dievaluasinya fungsi yang saling berkaitan. b. Organisasi Audit operasional atau suatu organisasi menyangkut keseluruhan unit organisasi seperti departemen, cabang, atau anak perusahaan. Penekanan dalam suatu audit organisasi adalah seberapa efisien dan efektif fungsi-fungsi yang saling berinteraksi. Rencana organisasi dan metode-metode untuk mengkoordinasikan aktifitas yang ada sangat penting dalam audit jenis ini. c. Penugasan Khusus Penugasan audit operasional khusus timbul atas permintaan manajemen. Audit ini dapat terjadi sewaktu-waktu, dapat pula dalam suatu pelaksanaan audit 18
operasional secara fungsional maupun organisasional, pemeriksa diminta untuk melakukan audit operasional yang bersifat khusus. Sebagai contoh, pada saat audit operasional terhadap fungsi gudang, persiapan pihak manajemen memberikan penugasan khusus kepada pemeriksa untuk menjadi pengawas langsung terhadap karyawan bagian gudang dalam melakukan stock opname persediaan dan melakukan audit terhadap kuantitas barang dagangan yang direkrut oleh pembelinya, jadi audit semacam ini meliputi hal-hal yang luas.”
II.3
Sistem Pengendalian Internal
II.3.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal Sistem pengendalian internal merupakan suatu hal yang penting untuk diperhatikan dalam kegiatan audit operasional. Suatu sistem atau prosedur pada suatu fungsi dapat dianggap baik apabila didalamnya terdapat pengendalian yang memadai dan baik pula. Menurut Warren, Reeve, and Fees yang diterjemahkan oleh Farahmita, Amanugrahmi dan Hendrawan (2006:235), Pengendalian intern adalah kebijakan dan prosedur
yang
melindungi
aktiva
perusahaan
dari
kesalahan
penggunaan,
memastikanbahwaperundang-undangansertaperaturandipatuhisebagaimanamestinya. Mengacu pada pendapat yang dinyatakan oleh Mulyadi (2008:163), pengertian Sistem pengendalian Internal adalah sebagai berikut: “Sistem pengendalian internal meliputi struktur, metode, dan ukuran-ukuran yang di koordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”
19
Berdasarkandefinisi-definisi di atasdapatdisimpulkanbahwapengendalian internal merupakansuatusistem yang dirancang oleh manajemen perusahaan untuk mengontrol dan mengawasi seluruh kegiatan perusahaan sehingga setiap kegiatan dapat berjalan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan dan melalui pengendalian yang ada dapa t mengurangi kemungkinan terjadinya penyimpangan/ kecurangan yang dapat merugikan perusahaan.
II.3.2 Tujuan Sistem Pengendalian Internal MenurutIkatanAkuntanPublik
Indonesia(IAPI)
dalam
Standar
Profesional
Akuntan Publik (SPAP). (2011:319.2), manfaat pengendalian internal adalahuntuk membantu organisasi dalam mencapai tiga tujuan, yaitu: 1. Keandalan pelaporan keuangan Manajemen bertanggung jawab dalam menyediakan laporan keuangan bagi investor, kreditor, dan pengguna lainnya. Manajemen mempunyai kewajiban untuk menjamin bahwa informasi yang ada telah sesuai dengan standar pelaporan. 2. Efisiensi dan efektifitas operasi pelaksanaan pengendalian dalam suatu organisasi dimaksudkan agar operasi dalam perusahaan dapat berjalan lancar dengan efisien dan efektif. Dalam pengertian lain, dapat terjadi penghematan sumber daya dengan hasil yang optimal dan tercapainya tujuan perusahaan dalam batas waktu yang telah ditentukan. 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Dalam menjalankan operasinya perusahaan harus mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku. 20
II.4
Penjualan
II.4.1 Pengertian Penjualan Kegiatan perusahaan dalam rangka mencapai laba yang ditargetkansalahsatuny aadalah melalui kegiatan penjualan.Hasil penjualan merupakan hal penting agar perusahaan mampu bertahan menghadapi persaingan pasar yang semakin ketat. Penjualan menurut Arens dan Loebbecke (2003:356), yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf, adalah proses yang diperlukan untuk mengalihkan kepemilikan atas barang dan jasa yang telah tersedia untuk dijual kepada pelanggan. Secara umum penjualan dapat dibagi menjadi: 1. Penjualan Tunai Penjualan tunai terjadi apabila penyerahan barang atau jasa segera diikuti dengan pembayaran dari pembelian. 2. Penjualan Kredit Dalam penjualan secara kredit, pada saat penyerahan barang atau jasa, penjual menerima tanda bukti penerimaan barang dari pembeli sekaligus merupakan pernyataan untuk melakukan penagihan di kemudian hari. Inilah bukti yang menimbulkan adanya piutang dari pihak penjual.
II.4.2 Fungsi- Fungsi Terkait Penjualan Kredit MenurutMulyadi (2001:211), Fungsi yang terkait dalam sistem
penjualan,
terutama penjualan kredit adalah:
21
a. Fungsi kredit Dalam transaksi penjualan secara kredit, fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kredit kepada pelanggan yang meminta persetujuan kredit. b. Fungsi penjualan Dalam sistem penjualan, fungsi ini bertanggung jawab melayani kebutuhan pelanggan. Fungsi ini mengisi faktur penjualan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan. c. Fungsi pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan. d. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi bertambahnya piutang kepada pelanggan ke dalam kartu pituang berdasarkan faktur penjualan yang diterima dari fungsi pengiriman.
II.4.3 Prosedur Penjualan Kredit MenurutMulyadidalambukuSistemAkuntansi(2001:219,220) Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Order Penjualan Prosedur ini dimulai dengan fungsi penjualan menerima order atau pesanan dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Kemudian
fungsi
penjualan
membuat
surat
order
pengiriman
dan 22
mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. 2. Prosedur Persetujuan Kredit Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit 3. Prosedur Pengiriman Barang Dalam prosedur ini, fungsi gudang menyiapkan barang yang diperlukan oleh pembeli, dan fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan yang diterima dari fungsi gudang. Pada saat penyerahan barang dilakukan, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerima barang di atas faktur penjualan. 4. Prosedur Penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu, faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman. 5. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. 6. Prosedur Distribusi Penjualan Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. 7. Prosedur pencatatan Harga Pokok Penjualan 23
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
II.4.4 Pengendalian Internal Fungsi Penjualan Pengendalian internal sangat diperlukan
dalam suatu perusahaan agar
perusahaan dapat berjalan sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan. Pengendalian penjualan memegang peranan penting menyangkut kelangsungan hidup suatu perusahaan, oleh karena itu perlu ditetapkan suatu pengendalian internal yang memadai, agar setiap transaksi penjualan dapat dicatat dengan benar dan tepat waktu. MenurutSoekrisnoAgoes (2011).Berikut ini beberapa ciri internal control yang baik atas piutang dan transaksi penjualan, dan penerimaan kas: a. Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara yang melakukan penjualan, mengirimkan barang, melakukan penagihan, memberikan otorisasi atas penjualan kredit, membuat faktur penjualan dan melakukan pencatatan. b. Digunakannya formulir-formulir yang bernomor urut tercetak(prenumbered), misalnya sales order (pesanan penjualan) , sales invoice (faktur penjualan) , delivery order (surat pengiriman barang) , credit memo, official receipt (kwitansi). c. Digunakannya price list (daftar harga jual) dan setiap penyimpangan dari pricelist atau setiap discount yang diberikan kepada pelanggan harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang. d. Persetujuan pemberian kredit haruslah diotorisasi oleh pihak atau fungsi kredit yang berwenang sesuai dengan kondisi dan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya oleh manajemen. 24
e. Diadakannya sub buku besar piutang atau kartu piutang (account receivable sub-ledgercard) untuk masing-masing pelanggan yang selalu di –update. f. Setiap akhir bulan dibuat aging schedule (analisis umur piutang) g. Setiap akhir bulan jumlah saldo piutang dari masing-masing pelanggan dibandingkan, di-reconcile dengan jumlah saldo piutang menurut buku besar. h. Setiap akhir bulan dikirm monthly statement of account kepada masingmasing pelanggan i. Uang kas, cek, atau giro yang diterima dari pelanggan harus disetor dalam jumlah seutuhnya paling lambat keesokan harinya j. Mutasi kredit diperkirakan piutang (buku besar dan sub buku besar) yang berasal dari retur penjualan dan penghapusan piutang harus diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang berwenang.
II.4.5 Dokumen-Dokumen Dalam Penjualan Kredit MenurutMulyadi(2001:214), beberapa dokumen yang umumnya digunakan dalam sistem penjualan kreditadalah: 1. Surat order pengiriman dan tembusannya Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan
jumlah
dan
spesifikasi
seperti
yang
tertera
pada
dokumen
tersebut.Tembusan dokumen ini berupa: a. Tembusan kredit Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. 25
b. Surat pengakuan Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman. c. Surat muat (Bill of lading) Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. d. Slip pembungkus (Packing slip) Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barangbarang yang diterimanya. e. Tembusan gudang Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang seperti jumlah yang tercantum di dalamnya dan diserahkan ke fungsi pengiriman. Tembusan ini juga digunakan untuk mencatat barang yang dijual ke dalam kartu gudang. f. Arsip pengendalian pengiriman Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. g. Arsip Index Silang Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaanpertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.
26
2. Faktur penjualan dan tembusannya Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Berikut ini beberapa tembusan faktur penjualan: a. Tembusan piutang Merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang. b. Tembusan jurnal penjualan Merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. c. Tembusan Analisis Merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan dan untuk perhitungan komisi sales person. d. Tembusan wiraniaga / sales person Dokumen ini dikirmkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya. 3. Rekapitulasi harga penjualan Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga penjualan berasal dari kartu persediaan. 27
4. Bukti memorial Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum dan digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
28
