BAB II LANDASAN TEORI II.1. RUANG LINGKUP DAN PENGERTIAN KOMUNIKASI. umat manusia. Kebutuhan manusia untuk berhubungan dengan sesamanya, diakui oleh

BAB II LANDASAN TEORI

II.1. RUANG LINGKUP DAN PENGERTIAN KOMUNIKASI II.I.I. Ruang Lingkup Komunikasi Komunikasi adalah salah satu ativitas yang sangat fundamental dalam kehidupan umat manusia. Kebutuhan manusia untuk berhubungan dengan sesamanya, diakui oleh hampir semua orang dan telah ada sejak Adam dan Hawa, sifat manusia untuk menyampaiakan keinginannya dan untuk mengetahui hasrat orang lain, merupakan awal ketrampilan manusia berkomunikasi secara otomatis melalui lambang-lambang, isyarat, kemudian disusul dengan kemampuan untuk memberikan arti setiap lambang-lambang itu dalam bentuk bahasa verbal. Komunikasi berusaha menjembatani antara pikiran, perasaan, dan kebutuhan seseorang dengan dunia luarnya. Sementara Shannoon dan Weaver (1949) mengatakan, bahwa komunikasi sebagai bentuk interaksi manusia yang saling pengaruh-mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaj, tidak terbatas pada bentuk komunikasi yang menggunakan bahsa verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni dan teknologi, karena itu jika kita berada dalam suatu situasi berkomunikasi maka kita memiliki beberapa kesamaan dengan orang lain (Cangara, 2006 : 18-19).

Universitas Sumatera Utara

Istilah komunikasi sudah sedemikian popular dan dipergunakan oleh kebanyakan orang. Manusia sebagai mahkluk individu maupun sebagai mahluk social, memiliki dorongan ingin tahu, ingin maju dan berkembang, maka sebagai salah satu syaratnya adalah komunikasi, karena komunikasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi kehidupan manusia. Selanjutnya, kalau kita sedikit melangkah memasuki komunikasi maka komunikasi itu merupakan suatu kegiatan manusia yang sedimikian otomatis. Dengan komunikasi manusia dapat menyampaikan informasi, ide, pengetahuan, perasaan, sikap, perbuatan, dan sebagainya kepada sesamanya secara timbale balik, baik sebagai penyampai maupun penerima komunikasi. Melalui komunikasi orang dapat mempengaruhi dan mengubah tingkah laku orang lain, membentuk suatu consensus, yang dikenal sebagai pendapat umum. Dari komunikasi kemungkinan suatu ide tersebar dan dihayati orang, dituntut ataupun ditolak, berhasil atau gagalnya suatu rencana atau program. Harold D.Laswell (1948) menerangkan suatu tindakan komunikasi dengan menjawab pertanyaan ”Who say, What, In What Channel, To Whom, With What Effect”. Formula ini menunjukkan bahwa komunikasi meliputi lima unsur: 1. Who say : Pihak-pihak yang menyampaikan pesan atau biasa disebut komunikator, bisa terdiri dari satu orang tetapi bisa juga dalam bentuk kelompok. 2. What : Pernyataan-pertanyaan yang didukung oleh lambing-lambang atau disebut pesan, dapat disampaikan secara tatap muka/lisan, dan melalui media. Isinya bisa berupa ilmu pengetahuan, informasi hiburan, nasihat, atau propaganda. Bentuk pesan dapat

bersifat

informatif (memberitahukan

keterangan-keterangan), persuasif


(membangkitkan pengertian/kesadaran), dan koersif (memaksa dengan menggunakan sanksi). 3. In What Channel : Merupakan sarana atau saluran yang mendukung pesan yang disampaikan yaitu berupa lisan (Spoken Word) atau tulisan (printerd word), dalam komunikasi antar pribadi media yang digunakan seperti telepon, surat, telegram, sedangkan media yang digunakan dalam komunikasi massa dapat dibedakan atass dua macam yaitu media cetak, seperti: surat kabar, majalah, buku, brosur, spanduk, dan sebagainya, dan media elektronik, seperti: radio, televisi, film, dan komputer. 4. To Whom : Pihak yang menerima pesan, atau disebut dengan komunikan, bisa terdiri dari satu orang atau lebih, dalam bentuk kelompok, atau massa. 5. With What Effect : Suatu dampak yang timbul sebagai pengaruh dari penyampaian pesan, perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Effect juga diartikan sebagai penguatan atau perubahan keyakinan pada pengetahuan, sikap, perilaku seseorang sebagai akibatpenerima pesan (Effendy, 2004:10).

II.2. FUNGSI KOMUNIKASI Apabila komunikasi dipandang dari arti yang lebih luas, tidak hanya diartikan sebagai pertukaran berita dan pesan tetapi sebagai kegiatan individu dan kelompok mengenai tukar-menukar data, fakta dan ide maka fungsinya dalam setiap system sosial adalah sebagai berikut: 1. Informasi: Pengumpulan, pemprosesan, penyebaran berita, data dan gambar, fakta, pesan, opini dan komentar yang dibutuhkan agar dapat mengerti dan berekasi secara


jelas terhadap kondisi lingkungan dan orang lain agar dapt mengambil kepentingan yang benar. 2. Sosialisasi

(permasyarakatan):

Penyediaan

sumber

ilmu

pengetahuan

yang

memungkinkan orang bersikap dan bertindak sebagai anggota masyarakat yang effektif sehingga ia sadarakan funsinya sosialnya dan ia dapat akktif dalam masyrakat. 3. Motivasi: Menjelaskan tujuan setiap masyarakat jangka pendek maupun jangka panjang, mendorong orang menetukan pilhannya dan keinginannya, mendorong kegiatan individu dan kelompok berdasarkan tujuan bersama yang akan dikejar. 4. Perdebatan dan diskusi : Menyediakan dan saling menukar fakta yang perlu untuk memungkinkan persetujuan atau menyelesaikan perbedaan pendapat mengenai masalah public, menyediakan bukti-bukti yang relevan yang diperlukan untuk kepentingan umum agar masyarakat lebih melibatkan diri dalam masalah yang menyangkut kepentingan bersama, ketingkat nasional dan lokal. 5. Pendidikan : Pengalihan ilmu pengetahuan sehingga mendorong perkembangan intelektual, pembentukan watak dan pedidikan ketrampilan dan kemahiran yang diperlukan pada semua bidang kehidupan. 6. Memajukan kebudayaan : Penyebaran hasil kebudayaan dan seni dengan maksud melestarikan masa lalu, perkembangan kebudayaan dengan memperluas horizon seorang, pembangunan imajinasi dan dorongan kreativitas. 7. Hiburan : Penyebarluasan sinyal, simbol, suara dan gambar dari drama, tari kesenian kesusastraan, musik, olah raga, permainan dan lain-lain untuk rekreasi, kesenangan kelompok dan individu.


8. Intergrasi : Menyediakan suatu bangsa, kelompok dan individu kesempatan untuk memperoleh berbagai pesan yang mereka perlukan agar mereka saling kenqal dan mengerti dan menghargai kondisi, pandangan dan keinginan orang lain.

II.3. KOMUNIKASI INTERNAL Lawrence D. Brennan (di dalam buku Effendi, 1992:122), mendefenisikan komunikasi internal adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan struktur yang khas dan pertukaran gagasabb secara horizontal dan vertical didalam perusahaan atau jawata yang menyebabkan pekerjaan berlangsung. Perusahaan sebagai kerangka yang menunjukkan adanya pembagian tugas antara orang-orang didalam perusahaan. Untuk menyelenggarakan dan mengawasi pelaksanaan tujuan yang akan dicapai, perusahaan atau pimpinan tidak mungkin melakukan komunikasi langsung dengan seluruh karyawan. Menurut H. Frazier Moore dan Frank B.Kalupa, the function of internal communication is to let employess know what management is thinking and to let management know what employees are thiking. Berdasarkan pengertian diatas bahwa fungsi internal Public Relations adalah untuk mengetahui apa yang dipikirkan karyawan oleh manajemen (pimpinan), dan begitu juga sebaliknya. Untuk itulah peranan, fungsi dan tugas Public Relations officer berupaya untuk membina hubungan komunikasi masyarakat internal atau terhadap para karyawannya dengan perusahaan. Perusahaan tersebut berfkaitan dengan “apa dan bagaimana”seorang


praktisi Public Relations dapat menjadi corong informasi dari para karyawan kepada pihak perusahaann terhadap para karyawan. Pada dasarnya dalam internal Public Relations ada dua yang harus diperhatikan dalam komunikasi agar dapat secara maksimal yakni: a. Tidak semua keterbukaan selalu baik. b. Makin banyak komunikasi tidak sedlalu baik.

Sedangkan menurut Ruslan, komunikasi hubungan masyarakat Internal dapat menjadi komunikasi yang efektif, yaitu apabila: a. Adanya keterbukaan manajemen perusahaan (management system) terhadap para karyawannya. b. Saling menghormati atau menghargai (mutual appreciation)antara satu sama lain, baik ia bertindak sebagai pimpinan maupun sebagai bawahan demi tercapainya tujuan utama perusahaan. c. Adanya kesadaran atau pengakuan dari pihak perusahaan akan nilai-nilai dan pentingnya suatu komunikasi timbale balik dengan para karyawannya. d. Keberadaan seorang humas, yang tidak hanya memiliki kemampuan dan berpengalaman sebagai seorang komunikator, tetapi juga harus didukung dengan sumber daya teknis yang canggih dan sekaligus sebagai media komunikannya. Dari pengertian diatas disimpulkan bahwa keterbukaan yang dimaksud harus selalu disertai dengan kebijaksanaan dan terlalu banyak komunikasi dapat membingungkan dan menimbulkan salah paham. Komunikasi maksimal (kerebukaan total dan terlalu banyak


komunikasi) sulit untuk mencapai sasaran yang diinginkan, campur tangan orang lain dalam semua hal akan menghambat lancarnya kegiatan. Pimpinan harus berusaha mencapai komunikasi yang optimal dengan cara: a. Mengusahakan informasi yang relevan (terkait yang diperlukan) b. Melindungi anggota dari over informasi (dilanda banjir komunikasi) c. Memahami dengan tepat tentang informasi yang diperlukan. Komunikasi seorang pemimpin harus lebih baik, tidak hanya memimpin, menentukan tugas dan memberikan perintah.

II.4. BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI ANTARA KARYAWAN Dalam Public Relations komunikasi antara sesama karyawan mempunyai dua bantukyaitu komunikasi informal dan formal. Komunikasi formal mempunyai dua bentuk, yaitu: a. Lisan, seperti : Perundingan, rapat, intruksi dan lain-lain b. Melalui berbagai media.

Dalam komunikasi formal agak sulit dibagi dan sering kali merupakan akibat dari gagalnya komunikasi formal. Bentuk seringkali merupakan pertemuan yang kebetulan terjadi seperti pembicaraan dikantin, dalam suatu resepsi atau berbagai pertemuan lainnya.

II.5. Jaringan Komunikasi Formal


Setiap organisasi harus mempunyai program yang rinci tentang komunikasi horizontal, vertikal, baik keatas maupun kebawah. Komunikasi keatas: karyawan harus dapat mengungkapkan pendapatnya tentang organisasi dan mengembangkan pikiran tentang pekerjaan melalui kelompok kerja atau komisi keselamatan kerja, perwakilan atau dewan perwakilan dan lain-lain (Widjaja: 1993:55). Dari uraian diatas komunikasi tersebut berbentuk pelaksanaan perintah secara tertulis dan lisan, atau laporan dari hasil pekerjaan, serta sumbang saran dari pihak peekerja kepada pimpinan perusahaan. Salah satu usaha untuk mengatasi kesulitan hubungan dari bawah ke atas (upward Communication) adalah memberikan kesempatan pada karyawan untuk menyatakan pendapatnya dengan bebas, sebagai seorang partisipan dalam usaha-usaha memajukan badan atau instansi, maka penggunaan sebuah ”kotak saran” sangat bermamfaat sekali bila diaturnya dengan seksama Kotak saran diletakkan diletakkan ditempat-tempat yang strategis dan para wanita diminta untuk memasukkan ide-ide, keluhan-keluhan atau komentar-komentar mereka ke dalam kotak saran tersebut. Komunikasi kebawah: Tujuan komunikasi adalah pemahaman dan penerimaan dari pihak karyawan tentang rencanan dan kebijakan organisas. Untuk itu diperlukan pelatihan komunikasi bagi manger dan pimpinan. Satunya kata dan pembuatan dalam komunikasi, keterbukaan mengenai nasib dan masa depan karyawan, penempatan, rapat umum, majalah perusahaa, edaran, dan sarana lain yang serupa dapat meningkatkan komunikasi untuk karyawan ( Widjaja : 1995 : 55).


Kurangnya komunikasi kebawah ke atas dapat mengakibatkan: a. Pimpinan akan kehilangan stimulan dan partisipasi bahawan. Ide bawahan yang bermamfaat dan mengerti masalah dan pendapat bawahan. Pimpinan tidak akan mengetahui dan mengerti masalah dan pendapat bawahan. b. Kurang informasi yang tepat untuk menilai dan menentukan sesuatu keputusan atau peraturan.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa dalam komunikasi yang diadakan oleh pimpinana dapat mempunyai pengaruh besar terhadap para karyawan. Bila komunikassi dapat berjalan dengan efektif, maka akan lahirlah hubungan yang harmonis antara pimpinan dengan yang dipimpin, dan secara pribadi seorang pemimpinan memerlukan juga hubungan dan pengertian. Media yang digunakan dalam bentuk komunikasi lisan (Perintah atau intruksi) dan tulisan (nota, peraturan, surat edaran, dan lain-lain). Komunikasi horizontal: sasaran dari komunikasi ini adalah untuk mencapai koordinasi dan pemahaman antar bagian dalam organisasi melalui skema yang jelas dari organisasi yang menunjukkan hubungan antara bagian dan karyawan, hadirnya perwakilan satu bagian dalam rapat dari bagian yang lain, dan dorongan agar saling berpartisipasi secara wajar. Petugas harus dapat memfaatkan kesempatan tatap muka antara karyawan. Komunikasi horizontal, terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama.


Tujuan komunikasi horizontal adalah: a. Untuk mengkordinasikan penugasan kerja. b. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan. c. Untuk memecahkan dan menyelesaikan menyelesaikan masalah bersama. d. Untuk berunding, mendamaikan, dan menengahi perbedaan sehingga memperoleh pemahaman bersama. e. Untuk menumbuhkan dukungan antar personal.

Dari uraian diatas disimpulkan bahwa dalam komunikasi horizontal terdapat hubungan antara orang-orang yang masing-masing mempunyai keahlian atau tugas dalam bidang tertentu. Media komunikasi yang dipakai adalah berupa pemberitahuan, pengumuman, sampai kepada penggunaan media humas, yaitu seperti buletin, majalah internal dan new letter yang dibagikan kepada karyawan atau ditempelkan di papan pengumuman. Konflik bisa terjadi antar sesama karyawan yang disebabkan berbagai faktor, misalnya: salah paham, perasaan bahwa tugas yang satu lebih superior dari pada superior dari pada yang lainnya, hal tersebut dapat diatatasi diantaranya dengan: a. Mengadakan personal contact. b. Menyampaikan informasi harus lebih jelas dan timely/tepat. c. Menanamkan bahwa tugas sama pentingnya. d. Menambahkan salingg percaya mempercayai.


Komunikasi yang jelas tergantung pada feedback yang berlangsung terus menerus pada semua tingkatan. Semakin cepat kesalahpahaman itu diketahui maka akan semakin cepat pula kesalah pahaman itu dapat diselesaikan.

II.6. TUJUAN PUBLIC RELATIONS Tujuan dari Public Relations adalah mengembangkan hubungan yang harmonis dengan pihak lain yakni (umum, masyarakat) untuk menciptakan, membina dan memelihara sikap budi yang menyenangkan bagi lembaga atau organisasi di satu pihak dengan publik dil ain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik (Widjaja; 1995:55). Public Relations juga bertujuan untuk mencapai pengertian umum, kepercayaan umum, bantuan umum dan kerja sama umum. Dari sekian banyaknya hal yang bisa dijadikan tujuan kegiatan Public Relations disebuah perusahaan, beberapa diantaranya yang pokok adalahsebagai berikut: 1. Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatankegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan. 2. Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapat pengakuan. 3. Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan itu dengan khalayaknya, sehubungan dengan terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman dan salah paham di kalangan khalayak terhadap niat baik perusahaan. 4. Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi pimpinan perusahaan dalam kehidupan sosial sehari-hari.


5. Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan dalam kehidupan sosial sehari-hari. 6. Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagai sponsor dari suatu acara.

II.7. PERANAN PUBLIC RELATIONS DALAM PERUSAHAAN Peranan Public Relations dalam suatu organisasi adalah menciptakan hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan karyawannya maupun antara sesama karyawan dengan melakukan komunikasi timbal balik. Dalam melakukan komunikasi timbal balik, Public Relations secara garis besar berperan sebagai: 1. Communicator. Kemampuann sebagai komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung melalui media ataupun tulisan, disamping itu juga bertindak sebagai mediator dan persuator. 2. Back up management. Melaksanakan dukungan atau menunjang kegiatan lain seperti manajemen promosi pemasaran, operasional, personalia dan lain sebagainya untuk mencapai tujuan pokok perusahaan. 3. Image maker. Menciptakan suatu citra positif yang merupakan prestasi, reputasi dan sekaligus menjadi tujuan utama bagi aktivitas Public Relations dalam memainkan peranannya dalam perusahaan. Peranan Public Relations diharapkan “mata” dan “telinga” serta “tangan kanan” bagi top managemen dari suatu perusahaan (Ruslan, 1997:20). Sehubungan dengan itu, ruang lingkup tugasnya antara lain meliputi aktivitas: a. Membina hubungan kedalam (Public Internal).


Yang dimaksud Public

Internal adalah Public yang menjadi bagian dari unit

perusahaan itu sendiri, serta mampu mengidentifikasikan hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif dari dalam masyarakat sebelum kebijaksanaan itu dijalankan oleh organisasi. b. Menbina hubungan keluar (Public Eksternal). Yang dimaksud dengan Publik Eksternal adalah publik umum (masyarakat) Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif publik terhadap lembaga yang diwakilinya. Dalam organisasi, seorang Public Relations berfungsi sebagai ”pusat saraf” karena ia berada ditengah-tengah jaringan kontak dengan semua pihak yang ada kaitannya dengan organisasi. Ia mengetahui lebih banyak mengenai organisasinya selain managernya. Ia mengkomunikasikan informasi kepada orang-orang yang berpengaruh yang melakukan pengawasan terhadap organisasinya. Adapun tugas-tugas utama dari petugas Public Relations dapat diperinci antara lain: a. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang baik atas organisasinya, baik itu yang berkenaan dengan kebijakan, produk, jasa, maupun dengan para personalnya. b. Memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra, kegiatan, maupun kepntingan organisasi, dan menyampaikan setiap informasi yang penting ini langsung kepada pihak manajemen untuk ditanggapi dan ditijaklanjuti. c. Memberi nasihat atau masukan kepada pihak manajemen mengenai berbagai masalah komunikasi yang penting berikut berbagai teknik untuk mengatasinya. d. Menyediakan berbagai informasi bagi khalayak, perihal kebijakan organisasi, kegiatan, produk, jasa, dan personalia selengkap mungkin demi menciptakan suatu


pengetahuan yang maksimal dalam rangka menjangkau pengertian khalayak (Anggoro, 2000:110)

Kerjasama antara pihak manajemen (puncak pimpinan) dengan manajemen Public Relations akan berjalan dengan baik jika memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: a. Seorang manajer Public Relations yang baik harus mampu menciptakan jalur-jalur komunikasi Internal dan Eksternal, serta mampu memperoleh kepercayaan dari semua orang. Sehingga ia bisa memperoleh informasi dari siapa saja dan setiap orang juga mempercayai informasi yang disampaikannya. b. Manajer Public Relations haruslah seorang praktisi profesional yang benar-benar kompoten agar sosoknya benar-benar diakui dan dimamfaatkan oleh kalangan manajemen sebagai seorang ahli yang senantiasa dapat diandalkan serta dipercayai. c. Manajer Public Relations harus mampu mendukung pihak manajemen agar mereka senantiasa siap menghadapi wawancara, memberi pidato atau sambutan resmi, serta tampil baik didepan publik. Manager Public Relations yang akan membantu menyediakan berbagai macam informasi, bahan-bahan atau segala macam masukan yang sekiranya amat diperlukan. d. Pihak manajemen juga harus bersedia mempercayakan dan menyerahkan informasiinformasi terpenting berkenaan dengan organisasi secara langsung dan dini kepada manajer Public Relations nya. Itu berarti pihak manajemen harus bersedia menerima dan berhubungan dengan manager Public Relations setiap saat (Jefkins, 2001:201)


Dalam yang rangka menggalakkan fungsi Public Relations diperusahaan, Charles H. Prout dalam karyanya yang berjudul”Organization and function of the crporate Public Relations Departement” menyatakan adanya empat jenis pelayanan dasar yang harus dipraktekkan yaitu: 1. Nasihat (advise and counsel) Nasihat yang harus disampaikan kepada manajer Perusahaan tidak menyangkut kebijaksanaan dan keputusan perusahaan yang mendasar, melainkan hal-hal yang berkaitan dengan operasionalisasi ketika menjumpai sesuatu masalah. 2. Pelayanan komunikasi (communication Service) Yang dikomunikasikan ialah informasi mengenai perusahaan dan segala kegiatannya kepada berbagai publik yang berkepentingan melalui kepentingan yang tepat. 3. Pengkajian Humas (Public Relations Research) Merupakan komunikasi dari luar kedalam, yaitu penelaah terhadap opini publik yang berpengaruh kepada perusahaan. 4. Promosi Humas (Public Relations Promotion) Dalam perusahaan kegiatan promosi yang dilaksanakan Public Relations amat menunjang upaya pencapaian tujuan, tentunya dalam peningkatan produksi, yang pada gilirannya berupa keuntungan finansia. Pada kegiatan inilah para praktisi Public Relation diuji kemampuanya, terutama kreativitas dalam mengembangkan Goodwill Public kepada perusahaan. Pada aspek inilah akan dapat diketahui sejauh mana derajat penguasaan kehumasan yang dimiliki para pengelolanya, sebab diperlukan teknik-teknik khusus dalam menghadapi berbagai jenis publik yang menjadi sasarannya.


II.8. FUNGSI PUBLIC RELATIONS DALAM PERUSAHAAN Secara umum Public Relations dapat diartikan sebagai”penyambung lidah” perusahaannya dalam hal mengadakan hubungan timba balik dengan pihak luar dan dalam perusahaan. Jadi tidak hanya bertugas sebagai a channel of information (saluran informasi) dari perusahaan kepada publiknya, melainkan juga merupakan saluran informasi dari publik kepada perusahaa. Informasi yang datang dari publik itu merupakan opini publik sebagai umpan balik dari informasi yang diberikan oleh perusahaan. Demikian pula fungsi Public Relations sebagai a channel of information (saluran informasi), tidak hanya bagi pihak luar saja, melainkan juga merupakan sumber informasi bagi publik di dalam perusahaan, terutama bagi pimpinan perusahaan. Dengan kedua fungsi utamanya itu Public Relations tidak saja merupakan media komunikasi yang menyalurkan penerangan atau informasi kepada publik luar dan dalam perusahaan, tetapi juga harus mendengar, mencium, merasakan, dan melihat opini publiknya itu. Public Relations harus bias mendengar, mencium, apa yang terjadi di kalangan publiknya setelah mereka menerima informasi yang disampaikan. Public Relations harus bisa melihat bahkan merasakan sendiri akibat-akibat dari kebijaksanaan perusahaannya yang timbul ditengah-tengah masyaraka. Karena itu, Public Relations bukan saja merupakan corong dari perusahaannya, namun juga merupakan pendengar, pencium, perasa, dan menjadi mata bagi perusahaan. Bukan saja merupakan mulut perusahaan, melainkan sebagai panca indera perusahaan. Dalam hal ini fungsi Public Relations bagi perusahaan analog dengan panca indera bagi tubuh manusia.


Tegasnya, Public Relations merupakan jembatan penghubung antara pimpinan perusahaan dengan publiknya. Baik publik intern perusahaan maupun Public Ekstern. Jembatan penghubung yang menerjemahkan bahasa pimpinan perusahaan ke dalam bahasa Public (masyarakat) dan sebalikny, sehingga terjadi suatu pengertian yang dapat memeprlancar jalannya perusahaan dalam hal mencapai tujuannya ditengah-tengah masyarakat. Dengan kata lain, Public Relations merupakan interpreter yang menerjemahkan

kebijaksanaan

pimpinan

perusahaa,

dengan

menerjemahkan

kebijaksanaan pimpinan perusahaan ke dalam bahasa oporitif bagi Public Intern serta bahasa masyarakat bagi Public Ekstern, begitu pula sebaliknya. Secara organisatoris, Public Relations jelas harus berada dibawah kekuasaan pimpinan perusahaan, tetapi lebih atas dari pada bagian-bagian yang ada dalam perusahaan itu. Kedudukan dimaksud diartikan dengan fungsi menurut herarkhi karja dari unsur-unsur yang ada dalam perusahaan, dilihat secara vertikal.

II.9. INTERNAL PUBLIC RELATIONS Internal Public Relations adalah usaha-usaha untuk dapat lebih mengeratkan hubungan antara para karyawan, agar mereka lebih dapat mengenal satu sama lainnya termasuk keluarganya, maka kegiatan-kegiatan olah raga, darma wisata, ajang sono dan kegiatan-kegiatan

lainnya

dapat

dilakukan

dan

fasilitas-fasilitasnya

disediakan

(Abdurrachman Oemi; 34;1995). Internal Public Relations yang baik adalah memperlakukan sikap karyawan dengan sikap yang sama, tanpa membeda-bedakan karyawan. Salah satu usaha Internal Public Relations yang dapat menunjukkan perhatian terhadap kemajuan atau kepentingan


karyawan, diantaranya mengadakan upgrading atau menberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengikuti pendidikan lannya yang secara psikologis dapat menaikkan martabat karyawan.Internal Public Relations pada intinya merupakan bentuk dari Public Relations yang menitikberatkan kegiatannya kedalam. Hubungan masyarakat internal (Internal Public Relations)

dalam suatu

perusahaan, terdiri dari beberapa tingkatan, yaitu: 1. Hubungan dengan pekerja atau karyawan (Employeed Relations) pada umumunya, beserta keluarga karyawan khususnya. 2. Hubungan

dengan

pihak

jajaran

pimpinan

dalam

manajemen

perusahaan

(Management Relations), baik dilevel korporat atau level sebagai pelaksana. 3. Hubungan dengan pemilik perusahaan atau pemengang saham (stock holder, Suhandang, 2004: 74). Dalam penelitian ini penulis memfokuskan pada hubungan dengan pekerja atau karyawan (Employeed Relations). Internal Public Relations dimaksudkan sebagai salah satu bentuk dari Public Relations yang menitikberatkan kegiatannya kadalam (suhandang, 2004:74). Internal Public Relations, melalui kegiatannya, dilaksanakan untuk menciptakan komunikasi yang bersifat “two ways communications”. Karyawan atau pekerja merupakan aset yang cukup penting dalam suatu perusahaan dan karyawan itu sendiri berkaitan erat denagn status atau kedudukan antara satu dengan yang lainnya, yang mempunyai perbedaan-perbedaan yang sangat mencolok, misalnya tingkat kemampuan, pengalaman, pendidikan, pangkat, gaji, usia dan lain-lain. Perbedaan-perbedaan tersebut disebabkan karena memang pada dasarnya terdapat perbedaan yang mendasar dalam lingkungan hidupnya masing-masing secara individual.


Untuk itulah suatu perusahaan perlu memfungsikan Internal Public Relations untuk menangani masalah-masalah yang mungkin muncul akibat perbedaan-perbedaan tersebut, baik antara karyawan maupun antara karyawan dengan pimpinan. Internal Public Relations bertujuan untuk mempererat hubungan antara pimpinan dan karyawan dan antara sesama karyawan dalam Public Internal. Seorang Public Relations Officer harus mampu melakukan komunikasi yang informatif dan persuasif. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang sifatnya persuasif dan informatif, seorang Public Relations Officer harus: 1. Mengadakan analisa tentang polisi kepegawaian, termasuk gaji atau upah dan kesejahteraan karyawan. 2. Menganalisa apa yang telah dilaksanakan oleh Internal Public Relations. 3. Mengadakan survey tentang”attitudes” para karyawan terhadap perusahaannya, kebijaksanaan perusahaan dan kegiatan-kegiatan lainya (Abdurrachman, 1993:35).

Maksudnya adalah untuk mengetahui sikap para karyawan seperti sikap acu tak acuh, salah pengertian, tidak ”well informed”, dan lain-lain yang dapat menimbulkan sesuatu yang tidak diharapkan agar dilakukan perbaikan-perbaikan demi tercapainya keuntungan dan kepuasan bersama. Kegiatan internal

Public Relations dalam menyelenggarakan komunikasi yang

informatif dan persuasif tersebut dapat dilakukan dengan cara: a. Tertulis, yaitu dengan menggunakan surat-surat, papan informasi, bulletin b. Lisan, yaitu mengadakan rapat, diskusi, brifing, dan lain sebagainya. c. Konseling, yaitu kegiatan konsultasi untuk memecahkan persoalan yang dihadapi


karyawan. d. Usaha-usaha untuk dapat lebih mengeratkan hubungan antara karyawan, agar mereka lebih dapat mengenal satu sama lainnya termasuk keluarganya, maka kegiatankegiatan olag raga, darma wisata, anjang-sono dan kegiatan-kegiatan lannya dapat dilakukan dan fasilitas-fasilitasnya disediakan, (Abdurrachman, 1993:34). Selanjutnya kegiatan Internal

Public Relations dalam suatu perusahaan dapat

dilaksanakan melalui berbagai macam aktivitas dan program, yaitu: 1. Program pendidikan dan pelatihan. 2. Program Penghargaan. 3. Program acara khusus. Serangkaian aktivitas Internal Public Relations khususnya hubungan dengan karyawan, pada umumnya bertujuan untuk: 1. Memberi spirit atau semangat dan kekuatan batin pada organisasi. 2. Membentuk suatu pengabdian atau loyalitas yang baik pada pengawai-pengawai dan bawahan seluruhnya dalam perusahaan. 3. Mengatur kerjasama antara berbagai pegawai dan berbagai macam pekerjaan. Dalam organisasi, Seorang Public Relations berfungsi sebagai ”pusat saraf” karena ia berada ditengah-tengah jaringan kontak dengan semua pihak yang ada kaitannya dengan organisasi. Ia menerima banyak informasi dari luar yang oleh karyawan jarang diperolehnya. Sebaliknya, ia mengkomunikasikan banyak informasi keberbagai pihak yang oleh karyawan kurang dilakukan. Seorang Public Relations juga memiliki peranan sebagai juru bicara, yaitu mengkomunikasikan informasi kepada orang-orang yang berpengaruh yang melakukan pengawasan terhadap organisasinya.


II.10. PUBLIC RELATIONS DAN HUMAN RELATIONS Human Relations yang dibahas disini hanya meliputi pergaulan orang-orang dalam pekerjaan dalam suatu perusahaan yang didalamnya terdapat suatu organisasi yang mengatur segala kegiatan badan itu. Didalam Human Relations, motivasi orang-orang yang timbul karena adanya keinginan atau kebutuhan, merupakan hal yang penting sekali yang dapat menjadi kunci segala kegiatan. Kebutuhan mereka yang tergabung dalam kegiatan sesuatu badan pada dasarnya meliputi kebutuhan ekonomi, psikologis, dan sosial. Sehubungan dengan hal-hal tersebut, Davis (didalam buku Abdurrachman; 1995:52), mengatakan bahwa human relations yang efektif adalah usaha untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan itu, memberi kepuasan kepada mereka dengan batas-batas kemampuan badan itu. Tiap orang berbeda kebutuhan dan keiginannya, ia bekerja di suatu badan dengan harapan salah satu kebutuhan atau keinginannya terpenuhi, sehingga ia akan mendapatkan kepuasan. Untuk mencapai kerja sama yang efektif antara karyawan perlu untuk menciptakan lingkungan kerja yang dapat memberi kepuasan secara keseluruhan pada karyawan, sehingga perusahaan itu memperoleh hasil yang produktif sebagaimana yang diharapkan. Sehubungan dengan hal itu, perlu diperhatikan setiap orang yang bekerja mempunyai dua peranan.Ia bekerja sebagai individu dan juga sebagai kelompok. Oleh karena itu, walaupun ia mempunyai kesadaran pribadi dan keinginan atau kebutuhan sendiri, ia tidak akan lepas dari pengaruh lingkungannya, latarb belakangnya, termasuk kebudayaannya (Abdurrachman; 1995:53).


Jadi Human Relations merupakan salah satu cara untuk dapat lebih mengefektifkan kinerja karyawan sehingga produktifitas kerja dapat dicapai, Human Relations merupakan pendekatan kepada karyawan yanmg lebih menekankan pada aspek psikologis.

II.11. KEHARMONISAN HUBUNGAN KERJA SEBAGAI TUJUAN Keharmonisan kerja merupakan salah satu factor memotivasi para karyawan sehingga produktivitas perusahaan meningkat. Pemenuhan kebutuhan karyawan adalah salah satu cara dalam menciptakan suasana yang harmonis. Menurut Otto Lerbinger dan Albert J. Sullivan, Information Influence and Communication, (didalam buku Abdurrachman; 1995:62), kebutuhan manusia meliputi: 1. Affiliative needs yaitu: kebutuhan untuk diterima sebagai anggota sesuatu kelompok dan anggota masyarakat. 2. Status needs yaitu: Kebutuhan akan kekuasaan atau kekuatan, popularitas, dan sebagainya.

Menurut teori dasar kebutuhan manusia, Dr. Abraham Maslow, (didalam buku Ruslan, 2003:66) yaitu mengenai tingkatan kebutuhan dasar yang berkaitan dengan: 1. Physical needs, yaitu kebutuhan dasar secara fisik. 2. Safety needs, yaitu kebutuhan dasar masalah keamanan. 3. Love needs, yaitu kebutuhan tentang penghargaan diri. 4. Self Estem needs, yaitu kebutuhan akan aktualisasi diri.


Berdasarkan teori diatas, pemenuhan kebutuhan karyawan atau kesejahteraan haruslah diperhatikan perusahaan tanpa membeda-bedakan karyawan. Selanjutnya perusahaan juga harus memperhatikan hubungan dengan karyawan (Employeed Relations) yang dilaksanakan oleh Public Relations.

Kegiatan Employeed Relations dalam suatu perusahaan dapat dilaksanakan dalam bentuk, yaitu: 1. Program pendidikan dan pelatihan. Program pendidikan dan pelatihan yang dilaksanakan perusahaan yakni dalam upaya meningkatkan kinnerja dan ketrampilan karyawan, dan kualitas maupun kuantitas pemberian jasa pelayanan sebagainya. 2. Program motivasi kerja berprestasi. Program tersebut dikenal dengan istilah Achievement Motivation Training (ATM), dimana dalam pelatihan tersebut diharapkan dapat mempertemukan antara motivasi dan prestasi (etos) kerja serta disiplin karyawan dengan harapan-harapan atau keinginan dari pihak perusahaan dalam mencapai produktivitas yang tinggi. 3. Program penghargaan. Program penghargaan disini dimaksudkan adalah upaya pihak perusahaan (pimpinan) memberikan suatu penghargaan kepada pada karyawan, baik yang berprestasi kerja maupun cukup lama masa pengabdian pekerjaannya yang diberikan itu akan menimbulkan loyalitas dan rasa memiliki yang tinggi terhadap perusahaan.


4. Program acara khusus Yakni merupakan program khusus yang disengaja dirancang di luar bidang pekerjaan sehari-hari, misalnya menghadapi acara ulang tahun perusahaan dengan mengadakan kegiatan keagamaan, olah raga, hingga berpiknik bersama, untuk menumbuhkan rasa keakraban bersama diantara sesama karyawan dan pimpinan. 5. Program media komunikasi Internal. Membentuk media komunikasi Internal melalui bulletin, majalah dingding dan majalah perusahaan yang berisikan pesan, informasi dan berita yang berkaitan dengan kegiatan antar karyawan atau perusahaan dan pimpinan.

Keharmonisan kerja menjadi tujuan setiap perusahaan. Keharmonisan terwujud apabila didalam sebuah perusahaan mampu menciptakan keterbukaan, kejujuran, kerja sama, saling pengertian, rasa kepuasan diantara publik yang berkepentingan. Pengetahuan tentang kebaikan membangun jalan kebenaran, kesadaran untuk menjalankan kewajiban, membangun rasa tanggung jawab, cinta membangun pikiran dan perasaan menjadi lebih baik. Dengan adanya kepedulian membangun keharmonisan hubungan baik. Setiap orang dari hati terdalam menginginkan sebuah keharmonisan hubungan kerja di tempat kerja dengan setiap orang. Public Relations harus dapat menjadi contoh positif bagi semua karyawan untuk membangun sebuah hubungan kerja yang harmonis dan dinamis, Public Relations yang hebat akan selalu melahirkan karyawan-karyawan unggul yang mampu menciptakan keharmonisan hubungan kerja melalui cara kerja yang beretika, transparan, jujur, dan bertanggung jawab.


Keharmonisan hubungan kerja akan meningkatkan rasa percaya diri pemimpin untuk mempercayai semua kekuatan sumber daya perusahaan. Keharmonisan hubungan kerja akan menghasilkan karyawan– karyawan unggul dengan berbagai kekuatan dan kelebihan, yang akan membuat mereka semua pantas sebagai kolega manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan dengan sempurna.

Pemimpin yang cerdas tidak akan mau memberhentikan karyawan, tanpa terlebih dahulu mempelajari dan mengasah potensi dan keunggulan karyawan tersebut. Dalam hal ini kebijakan manajemen menjadi sangat penting, sebab manajemen yang efektif tidak akan mau waktu habis hanya untuk mengotak – atik turnover karyawan, merekrut karyawan, mengganti karyawan, yang semuanya terjadi oleh karena lalai membangun lingkungan kerja yang harmonis dan dinamis.

Karyawan yang masih mau bertahan dalam lingkungan kerja yang tidak harmonis, lebih disebabkan oleh gaji dan tunjangan, serta perasaan takut mereka untuk menjadi pengangguran, sebab mereka semua memiliki tanggungan ekonomi terhadap keluarga yang harus mereka biayai. Buat perusahaan semua perilaku ini akan menjadi kontribusi yang sangat merugikan.

Keharmonisan hubungan kerja akan menciptakan rasa memiliki dan rasa peduli karyawan terhadap perusahaan lebih dari apa pun, keharmonisan hubungan kerja berpotensi besar untuk menghasilkan loyalitas karyawan yang tinggi terhadap pekerjaan dan perusahaan, dan keharmonisan hubungan kerja akan menghasilkan perilaku kesetiakawanan di antara para karyawan dan pimpinan, perasaan simpati atas kerja keras rekan kerja, perasaan bertanggungjawab atas pekerjaan, memberikan hormat dan


penghargaan tulus terhadap sesama karyawan, menjadikan diri sendiri berdisiplin tinggi, ulet, rajin, sabar, bersemangat, dan antusias.

Untuk membangun keharmonisan hubungan kerja, Public Relations harus memiliki sikap tegas untuk membangun, keterbukaan, kejujuran, kerja sama, saling pengertian, rasa kepuasan, etika, aturan, dan kebijakan kerja yang merangkul setiap orang untuk hidup dalam keharmonisan hubungan kerja yang berintegritas tinggi.

II.12. KONFLIK DAN KEHARMONISAN KERJASAMA

Pada dasarnya individu sebagai mahluk sosial tidak berdaya tanpa adanya hubungan sosial dengan lingkungan, tidak mungkin dalam kehidupan sosial terjadi perilaku independen; dalam pengertian mampu bekerja sendiri. Apalagi dalam suatu tim kerja. Disitu pasti ada interaksi social, terdapat interdependensi atau saling bergantung untuk mencapai tujuan bersama.

Public

Relations seharusnya memantau setiap kejadian yang cenderung bakal

mengarah pada konflik, karena itu, setiap ada indikasi maka secepat itu pula Public Relations harus bertindak mengatasinya. Ketika ada masalah dalam tim kerja, maka Public Relations harus melakukan pembicaraan dengan para karyawan yang bertanggung jawab dalam kejadian konflik. Bisa saja manajer berbicara dengan ketua tim atau bisa secara individual dengan mereka (tokoh intelektual) yang dianggap terlibat langsung dalam konflik. Diskusi dengan mereka yang terlibat sangatlah berguna untuk mengetahui hal ikhwal kejadian konflik.


Disinilah peran Public Relations sebagai seorang pemimpin menjadi strategis dalam menawarkan penyelesaian konflik. Tentunya gagasan penyelesaian konflik bisa didasarkan pada unsur penyebabnya; apakah unsur yang sangat individual atau unsur kesalah-pahaman koordinasi kerja. Bentuk gagasannya bisa merupakan usulan rancangan membangun komunikasi multi arah antar tim kerja, bekerja sama dalam membuat perencanaan antar tim, dan melakukan koordinasi reguler.

Dalam jangka panjang Public Relations perlu menanamkan kesadaran pentingnya upaya fokus pada kebersamaan ketimbangan pada kerja individual tim. Termasuk di dalamnya dalam membangun saling pengertian. Selain itu ditanamkan prinsip bahwa loyalitas pada organisasi lebih bermakna ketimbang pada individu yang kental dengan personifikasi. Untuk itu pertemuan-pertemuan informal antar tim sangatlah bermakna sebagai jalur dalam menanamkan kesadaran tersebut. Dari sisi struktural maka sangatlah penting dibuat semacam prosedur operasi standar dalam membangun kerjasama antar tim dan antar individu dalam tim.

Keharmonisan karyawan akan membuahkan hasil jangka panjang yang menguntungkan, ketika keharmonisan itu bisa dibangun sama saja terujudnya saling mengerti bahwa tidak mungkin membangun organisasi akan berhasil sistemnya tidak beroperasi utuh. Satu saja sub sistem rusak atau terganggu maka akan mempengaruhi jalannya roda organisasi. Sebaliknya kalau mekanisme antar sub sistem telah berjalan optimum atau harmonis maka berarti kinerja perusahaan akan semakin berkembang. Yang menuai keuntungan dari kinerja yang maksimum itu tidak saja perusahaan tetapi juga karyawan. Di sini diperlukan empati untuk saling merangkul dalam keharmonisan


yang menguntungkan, bila karyawan memiliki empati terhadap semua karakter, perilaku, sifat, sikap, dan emosi kehidupan orang lain, karyawan akan menjadi pribadi yang mampu membaca hasilnya, karyawan bisa meningkatkan kualitas hubungan kerja yang baik .

Setiap karyawan dan pimpinan selalu menginginkan sebuah keharmonisan hubungan kerja yang baik. Public Relations harus mewujudkan kemitraan kerja antara semua kekuatan dan potensi sumber daya manusia dalam sebuah semangat dan motivasi kerja yang mengedepankan keharmonisan hubungan kerja yang efektif, kreatif, dan efisien, dalam sebuah. Kepedulian membangun keharmonisan hubungan kerja yang baik setiap orang dari hati terdalam menginginkan sebuah keharmonisan hubungan kerja di tempat kerja dengan setiap orang. Tugas Public Relations membuat karyawan untuk berpikir dan beremosional positif, lalu memanfaatkan hubungan baik dengan semua pihak untuk membangun keharmonisan kerja Internal perusahaan. Jika perusahaan bersama-sama pimpinan dan karyawannya tidak mampu mengendalikan diri untuk saling menghargai dalam sebuah keharmonisan hubungan kerja yang baik, maka dapat dipastikan semua hubungan kerja di manajemen perusahaan akan tidak baik pula.

Seorang Public Relations harus melakukan pelatihan, dengan adanya pelatihan ini menggambarkan dan menjelaskan tentang tema motivasi untuk sukses-nyalakan api motivasi di dalam diri karyawan, sebagai sarana membangun hubungan kerja yang harmonis dan hebat. Di mana, melalui motivasi positif dapat dikembangkan sikap kerja yang hebat dan dinamis, diharapkan para pimpinan dan staf mampu bekerja secara hebat dalam perilaku kerja yang beretika tinggi untuk selalu menjaga keutuhan.


BAB II LANDASAN TEORI II.1. RUANG LINGKUP DAN PENGERTIAN KOMUNIKASI. umat manusia. Kebutuhan manusia untuk berhubungan dengan sesamanya, diakui oleh

Recommend Documents