BAB II KANTOR KOORDINASI PERGURUAN TINGGI SWASTA WILAYAH I SUMATERA UTARA A. SejarahRingkas Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta (KOPERTIS) Wilayah I merupakan salah satu instansi vertikal di daerah sebagai perpanjangan tangan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan.Kopertis dibentuk pertama kali pada tahun 1972, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 054/0/1972 tanggal 25 Maret 1972 yang meliputi wilayah I s/d VII.Untuk Kopertis Wilayah I, memiliki wilayah kerja yang meliputi Provinsi Aceh, Sumatra Utara, Sumatra Barat dan Riau.Pada tahun 1990, Kopertis telah dikembangkan menjadi 12 wilayah yang terdiri dari Kopertis Wilayah I s/d XII dan Kopertis Wilayah I meliputi Wilayah Provinsi Aceh dan Sumatra Utara yang tercantum sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0135/0/1990. Tahun 2013 Kopertis Wilayah I hanya meliputi Provinsi Sumatera Utara saja karena Provinsi Aceh telah berdiri sendiri, menjadi Kopertis Wilayah XIII, sesuai dengan Permendikbud No.1 Tahun 2013. Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara saat ini dipimpin oleh seorangKoordinator yaitu Bapak Prof. DianArmanto., M.Pd.,MA.,MSc.,Ph.D. Adapun visi dan misi Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta (KOPERTIS) Wilayah I Sumatera Utara adalah sebagai berikut: 7
8
Tabel 2.1 Visi dan Misi Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara Sumber : KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara VISI
:
MISI :
Menjadi katalisator peningkatan manajemen penyelenggaraan Pendidikan Tinggi melalui kegiatan pengawasan, pengendalian dan pembinaan PTS di Wilayah I Provinsi Aceh dan Sumatera Utara • • • •
Mendorong terlaksananya penyelenggaraan Pendidikan Tinggi pada PTS Wilayah I yang sehat dan memiliki daya saing Meningkatkan kualitas PTS di Wilayah I melalui pengawasan dan pengendalian penyelenggaraan kegiatan Pendidikan Tinggi Meningkatkan kualitas PTS di wilayah I melalui kegiatan pembinaan penyelenggaraan kegiatan Pendidikan Tinggi Menumbuhkembangkan proses pengawasan, pengendalian, dan pembinaan penyelenggaraan Pendidikan Tinggi PTS di Wilayah I Provinsi Aceh – Sumatera Utara
Tabel 2.2 Tujuan dan Kebijakan Mutu KOPERTIS WILAYAH I Sumatera utara Sumber : KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara : • Meningkatkan kinerja Kopertis Wilayah I melalui TUJUAN pelayanan prima untuk mendorong penyelenggaraan Pendidikan Tinggi oleh PTS di Provinsi Aceh dan Sumatera Utara • Meningkatkan kemampuan PTS dalam penyelenggaraan Pendidikan Tinggi • Meningktakan sistem pengawasan penyelenggaraan Pendidikan Tinggi pada PTS di Kopertis Wilayah I • Meningkatkan sistem pengendalian penyelenggaraan kegiatan Pendidikan Tinggi di Wilayah I • Meningkatkan kualitas PTS di Wilayah I melalui pembinaan penyelenggaraan Pendidikan Tinggi • Meningkatkan kualitas PTS di Wilayah I melalui pemberian bantuan untuk menunjang penyelenggaraan Pendidikan Tinggi • Meningkatkan sinergi pengawasan penyelenggaraan Pendidikan Tinggi di Wilayah I • Meningkatkan sinergi pengendalian penyelenggaraan Pendidikan Tinggi di Wilayah KEBIJAKAN : MUTU
Seluruh manajemen dan seluruh pegawai Kopertis Wilayah I berkomitmen untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan menyediakan pelayanan yang akurat dan tepat waktu serta meningkatkan sistem manajemen mutu agar lebih efektif dan efisien.
9
B. Struktur Organisasi Defenisi Organisasi adalah suatu wadah atau suatu badan kegiatan sekelompok orang-orang yang bekerja sama dalam usahanya untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Dalam wadah kegiatan itu setiap orang harus jelas tugas, wewenang dan tanggung jawabnya, sehingga bila organisasi tersebut ingin mencapai hasil yang terbaik haruslah dilaksanakan secara efektif dan terarah. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Struktur organisasi juga merupakan alat untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuannya. Struktur organisasi dapat memiliki pengaruh yang besar pada anggotanya. Pengaruh struktur organisasi terhadap kepuasan dan kinerja karyawan mengarah pada suatu kesimpulan yang sangat jelas. Struktur organisasi menjelaskan bagaimana tugas kerja akan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal. Hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian ataupun posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda.Untuk mendapatkan suatu organisasi yang baik, terlebih dahulu harus diterapkan sebuah kerangka kerja antar bagian yang saling berhubungan dengan bagian lainnya dan setiap bagian harus mampu mempertanggung jawabkan hasil kerja bagiannya. Adapun struktur organisasi di Kopertis Wilayah I dapat terlihat seperti pada gambar dibawah ini :
10
Koordinator Prof. Dian Armanto, M.Pd., MA., M.Sc., Ph.D
Sekretaris Pelaksana Drs. Rudy K Nababan, M.Si
Kabid Kelembagaan dan Sistem Informasi M. Rajali, SH Kasi Kelembagaan & Kerjasama Dra. Faizah Bt Kasi Sistem Informasi Azhar, SH, MH
Kabid Kemahasiswaan & Ketenagaan
Kabag Umum
Heriyanto, S.Sos
Rahmayati, SH, MAP
Pjs. Kasi Akademik Kemahasiswaan Drs. Sulhan
Kasubbag Kepegawaian
Kasi Ketenagaan Salahuddin, SH
Dra. Leli Efriana, M.AP Kasubbag Keuangan Nurcahaya, SE, M.Si
Dosen DPK
Kasubbag Tata Usaha Drs. Kamaru Hazsuardi, MM
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kopertis Wilayah I Sumatera Utara Sumber : KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara
11
C. Uraian Tugas (Job Description) Kopertis Wilayah I yang bergerak dalam bidang pendidikan, dipimpin oleh seorang Koordinator yang mempunyai tugas memperlancar jalannya operasional instansi dan dibantu oleh staff yang masing-masing memiliki tugas tersendiri. Adapun tugas – tugas pokok masing-masing staff yang ada pada Kopertis Wilayah I sesuai dengan Permendikbud No.1 Tahun 2013 dapat diuraikan sebagai berikut : Tabel 2.3 Job Description KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara Sumber : KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara 1. Koordinator Deskripsi Tugas a. Melaksanakan perumusan kebijakan pengawasan, pengendalian dan pembinaan perguruan tinggi swasta (PTS) dalam penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi dan kelembagaan serta pengembangan ketenagaan; b. Melaksanakan koordinasi pengawasan, pengendalian dan pembinaan (Wasdalbin) PTS; c. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi di PTS; d. Melaksanakan koordinasi pengembangan penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi antar PTS; e. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kelembagaan dan ketenagaan di PTS; f. Melaksanakan koordinasi pengembangan kelembagaan di PTS; g. Melaksanakan koordinasi pembinaan dan pengembangan ketenagaan di PTS; h. Melaksanakan kerjasama antar PTS, antara PTS dan PTN, antara PTS dengan lembaga lain baik di dalam maupun di luar negeri, dalam rangka penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi serta pengembangan kelembagaan dan ketenagaan; i. Melaksanakan koordinasi penyusunan petunjuk operasional (PO) dan Rencana Kerja Anggaran Rencana Kerja Anggaran (RKA) Kopertis; j. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan program kerja, evaluasi, dan penyusunan laporan pelaksanaan RKA Kopertis;
12
k. Melaksanakan pengembangan sistem informasi Kopertis; l. Melaksanakan pemeliharaan dokumentasi dan sistem informasi Kopertis; m. Melaksanakan koordinasi penyusunan pelaporan BMN melalui Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAKBMN); n. Melaksanakan pengembangan BMN; o. Melaksanakan koordinasi penyusunan laporan kinerja instansi pemerintah (LAKIP); p. Melaksanakan koordinasi penyusunan laporan penyerapan anggaran melalui program Aplication Forcasting System (AFS). 2. Sekretaris Pelaksana Deskripsi Tugas a. Melaksanakan penyusunan rencana dan program kerja tahunan Sekretariat Pelaksana; b. Melaksanakan penyusunan program kerja tahunan Koordinator Kopertis; c. Melaksanakan kegiatan Wasdalbin PTS; d. Melaksanakan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan akademik pada PTS; e. Melaksanakan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan pada PTS; f. Melaksanakan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat; g. Melaksanakan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kelembagaan pada PTS; h. Melaksanakan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kerja sama pada PTS; i. Melaksanakan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi ketenagaan pada PTS; j. Melaksanakan penyusunan petunjuk operasional (PO) dan Rencana Kerja Anggaran Rencana Kerja Anggaran (RKA) Kopertis; k. Melaksanakan program kerja, evaluasi, dan penyusunan laporan pelaksanaan RKA Kopertis; l. Melaksanakan penyusunan bahan pengembangan sistem informasi Kopertis; m. Melaksanakan pemeliharaan dokumentasi dan sistem informasi Kopertis; n. Melaksanakan penyusunan laporan Barang Milik Negara (BMN); o. Melaksanakan penyusunan bahan pengembangan BMN; p. Melaksanakan penyusunan laporan kinerja instansi pemerintah (LAKIP); q. Melaksanakan penyusunan laporan penyerapan anggaran melalui program Aplication Forcasting System (AFS).
13
r. Melaksanakan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi pengawasan, pengendalian, dan pembinaan PTS; s. Melaksanakan visitasi dan evaluasi kelembagaan dalam pemberian rekomendasi akreditasi PTS; t. Melaksanakan pemberian pertimbangan bagi penerima bantuan dan hibah pada PTS; u. Melaksanakan pemberian bantuan penelitian desentralisasi dan pengabdian kepada masyarakat; v. Melaksanakan penyusunan pedoman pelaksanaan visitasi akreditasi PTS; w. Melaksanakan kegiatan teknis pembinaan PTS; x. Melaksanakan urusan kepegawaian, keuangan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan Kopertis; y. Melaksanakan penyusunan laporan program kerja Sekretariat Pelaksana dan mempersiapkan laporan pelaksanaan program kerja Koordinator Kopertis. Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan. 3. Bidang Akademik Kemahasiswaan dan Ketenaga Kerjaan
a.
b. c. d. e.
f. g. h.
i. j. k.
Deskripsi Tugas Melakukan penyusunan program kerja tahunan bidang akademik pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat), kemahasiswaan dan ketenagaan; Melakukan penyusunan bahan pelaksanaan Wasdalbin PTS bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Ketenagaan; Melakukan penyusunan bahan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan akademik pada PTS; Melakukan penyusunan bahan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan pada PTS; Melakukan penyusunan bahan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi Wasdalbin PTS bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Ketenagaan; Melakukan penyusunan bahan pelatihan, penataran, workshop dan seminar bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Ketenagaan; Melakukan penyusunan bahan kegiatan teknis bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Ketenagaan; Melakukan penyusunan bahan pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan akademik, kemahasiswaan dan ketenagaan pada PTS; Melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang Akademik dan Kemahasiswaan; Menyusun laporan pelaksanaan program dan anggaran bidang akademik, kemahasiswaan dan ketenagaan; Melakukan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.
14
Bidang Akademik, Kemahasiswaan, dan Ketenagaan terdiri dari : a. Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Deskripsi Tugas 1) Melakukan peyiapan bahan program kerja dan anggaran tahunan Seksi Akademik dan Kemahasiswaan; 2) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang Akademik dan Kemahasiswaan; 3) Melakukan peyiapan bahan pelaksanaan Wasdalbin PTS bidang Akademik, Kemahasiswaan; 4) Melakukan peyiapan bahan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan akademik pada PTS; 5) Melakukan peyiapan bahan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan pada PTS; 6) Melakukan peyiapan bahan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi Wasdalbin PTS bidang Akademik dan Kemahasiswaan; 7) Melakukan peyiapan bahan pemberian bantuan beasiswa (BBM/PPA/beasiswa lainnya) bagi mahasiswa; 8) Melakukan peyiapan bahan penerbitan surat keterangan perpindahan mahasiswa; 9) Melakukan peyiapan bahan pembuatan kontrak pendanaan penelitian mahasiswa; 10) Melakukan peyiapan bahan kegiatan teknis bidang Akademik dan Kemahasiswaan; 11) Melakukan peyiapan bahan pelatihan, penataran, workshop dan seminar bidang Akademik dan Kemahasiswaan; 12) Melakukan penyiapan bahan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang Akademik dan Kemahasiswaan; 13) Membuat prosedur kerja Seksi Akademik dan Kemahasiswaan; 14) Menyusun laporan pelaksanaan kinerja dan anggaran tahunan Seksi Akademik dan Kemahasiswaan; 15) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen Seksi Akademik dan Kemahasiswaan; 16) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan. b. Seksi Ketenagaan Deskripsi Tugas 1) Melakukan penyusunan program kerja dan anggaran tahunan Seksi Ketenagaan; 2) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang ketenagaan Ketenagaan; 3) Melakukan penyiapan bahan usul penerbitan rekomendasi untuk mengikuti seleksi studi lanjut bagi dosen tetap yayasan;
15
4) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian tugas belajar dan tugas belajar atas biaya sendiri dalam dan luar negeri bagi dosen tetap yayasan; 5) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian tunjangan tugas belajar bagi dosen tetap yayasan; 6) Melakukan penyiapan bahan usul perpanjangan tugas belajar bagi dosen tetap yayasan; 7) Melakukan penyiapan bahan usul pengaktifan kembali setelah tugas belajar bagi dosen PNS dipekerjakan dan dosen tetap yayasan; 8) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian izin belajar atas biaya sendiri bagi dosen PNS dipekerjakan dan dosen tetap yayasan; 9) Melakukan penyiapan bahan usul penerbitan rekomendasi kunjungan ke luar negeri (seminar, workshop, konferensi, simposium) bagi dosen PNS dipekerjakan dan dosen tetap yayasan; 10) Melakukan penyiapan bahan penilaian angka kredit (PAK) jabatan akademik Asisten Ahli, Lektor, Lektor Kepala, dan Guru Besar dosen tetap yayasan; 11) Melakukan penyiapan bahan penerbitan keputusan PAK dan kenaikan jabatan akademik Asisten Ahli dan Lektor dosen tetap yayasan; 12) Melakukan penyiapan bahan usul PAK jabatan akademik Lektor Kepala dan Guru Besar dosen tetap yayasan ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kemdikbud; 13) Melakukan penyiapan bahan penerbitan keputusan inpassing dan kenaikan pangkat penyetaraan dosen tetap yayasan jabatan akademik Asisten Ahli dan Lektor; 14) Melakukan penyiapan bahan usul inpassing dan kenaikan pangkat penyetaraan dosen tetap yayasan jabatan akademik Lektor Kepala golongan ruang IV/a ke atas ke Biro Kepegawaian Setjen Kemdikbud; 15) Melakukan penyiapan bahan verifikasi dan validasi data sertifikasi dosen; 16) Melakukan penyiapan bahan sosialisasi sertifikasi dosen; 17) Melakukan penyiapan bahan pengumuman dosen tetap yang lulus sertifikasi dosen; 18) Melakukan penyiapan bahan usul perubahan NUPN menjadi NIDN; 19) Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar perguruan tinggi swasta bagi dosen tetap yayasan; 20) Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar Kopertis bagi dosen tetap yayasan; 21) Melakukan penyiapan bahan sosialisasi, workshop, pelatihan, penataran, dan seminar bidang ketenagaan;
16
22) Melakukan penyiapan bahan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang ketenagaan; 23) Melakukan pengumpulan aktif mengajar dosen; 24) Melakukan pengumpulan laporan beban kerja dosen (BKD) semesteran dan daftar hadir pegawai; 25) Melakukan penyusunan prosedur kerja Seksi Ketenagaan; 26) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen Seksi Ketenagaan; 27) Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran tahunan Seksi Ketenagaan; 4. Bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi Deskripsi Tugas a. Melakukan penyusunan program kerja dan anggaran tahunan bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; b. Melakukan penyusunan bahan pelaksanaan Wasdalbin bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; c. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; d. Melakukan penyusunan bahan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi Wasdalbin PTS bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; e. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat; f. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kelembagaan pada PTS; g. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kerja sama pada PTS; h. Melakukan penyusunan bahan sosialisasi pelatihan, penataran, workshop dan seminar bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; i. Melakukan penyusunan bahan kegiatan teknis bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; j. Melakukan penyusunan bahan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; k. Melaksanakan pengelolaan data dan informasi Kopertis dan PTS; l. Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran Bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; m. Melaksanakan penyusunan bahan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi pengawasan, pengendalian, dan pembinaan PTS; n. Melaksanakan visitasi dan evaluasi kelembagaan dalam pemberian rekomendasi akreditasi PTS; o. Melaksanakan pemberian bantuan penelitian desentralisasi dan pengabdian kepada masyarakat; p. Melaksanakan koordinasi penyusunan pedoman pelaksanaan visitasi
17
akreditasi PTS; q. Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan. Bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi terdiri dari : a. Seksi Kelembagaan dan Kerja Sama
1) 2) 3) 4)
5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12)
13) 14) 15) 16) 17) 18)
Deskripsi tugas Melakukan penyiapan bahan program kerja dan anggaran tahunan Seksi Kelembagaan dan Kerjasama; Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang Kelembagaan dan Kerjasama; Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan Wasdalbin bidang Kelembagaan dan Kerja Sama; Melakukan penyiapan bahan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi Wasdalbin PTS bidang Kelembagaan dan Kerja Sama; Melakukan penyiapan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat; Melakukan penyiapan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kelembagaanpada PTS; Melakukan penyiapan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kerja sama pada PTS; Melakukan penyiapan bahan laporan kinerja dan anggaran Bidang Kelembagaan dan Kerja Sama; Melakukan penyiapan bahan visitasi dan evaluasi kelembagaan dalam pemberian rekomendasi akreditasi PTS; Melakukan penyiapan bahan pemberian bantuan penelitian desentralisasi dan pengabdian kepada masyarakat; Melakukan penyusunan pedoman pelaksanaan visitasi akreditasi PTS; Melakukan penyiapan bahan visitasi PTS dalam pemberian rekomendasi izin penyelenggaraan perguruan tinggi baru, program studi baru, perubahan bentuk, dan pindah lokasi PTS; Melakukan penyiapan bahan pemberitahuan masa berlaku akreditasi PTS; Melakukan penyiapan bahan rekomendasi dan usul penyelenggaraan PJJ; Melakukan penyiapan bahan usul penyelenggaraan perguruan tinggi di luar domisili; Melakukan penyiapan bahan mediasi permasalahan-permasalahan PTS; Melakukan penyusunan laporan data akreditasi program studi dan PTS pertriwulan; Melakukan penyiapan bahan sosialisasi pelatihan, penataran, workshop dan seminar bidang Kelembagaan dan Kerja Sama;
18
19) Melakukan penyiapan bahan kegiatan teknis bidang Kelembagaan dan Kerja Sama; 20) Melakukan penyiapan bahan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang Kelembagaan dan Kerja Sama; 21) Melakukan penyusunan prosedur kerja Seksi Kelembagaan dan Kerja Sama; 22) Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran tahunan Seksi Kelembagaan dan Kerja Sama; 23) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan. b. Seksi Sistem Informasi
1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10)
11) 12) 13) 14) 15) 16) 17) 18) 19) 20) 21)
Deskripsi Tugas Melakukan penyiapan bahan rencana kerja dan anggaran tahunan Seksi Sistem Informasi; Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang Informasi; Melakukan penyiapan bahan pengelolaan dan pengoperasian Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT); Melakukan pemeliharaan sistem PDPT; Melakukan penyiapan data PDPT; Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen PDPT; Melakukan penyiapan bahan pengelolaan dan pengoperasian sistem informasi kepegawaian (SIMPEG) Kopertis; Melakukan pemeliharaan SIMPEG Kopertis; Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen SIMPEG Kopertis; Melakukan penyiapan bahan pengelolaan dan pengoperasian Website Kopertis (INHERENT, laman Kopertis, server, dokumen/data elektronik); Melakukan penyiapan bahan pengelolaan jurnal ilmiah; Melakukan penyiapan bahan direktori PTS; Melakukan penyiapan bahan pembinaan sistem informasi Kopertis kepada PTS; Melakukan verifikasi data dosen; Melakukan verifikasi data mahasiswa; Melakukan verifikasi data PTS; Melakukan verifikasi ijazah; Melakukan penyiapan bahan pelatihan, penataran, workshop dan seminar kegiatan sistem informasi Kopertis Wilayah I; Melakukan penyusunan prosedur kerja Seksi Sistem Informasi; Melakukan penyusunan laporan pelaksanaan rencana kerja dan anggaran Bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.
19
5. Bagian Umum Deskripsi tugas a. Melaksanakan penyusunan program kerja dan anggaran tahunan Bagian Umum; b. Melaksanakan penyusunan bahan program kerja dan anggaran tahunan Sekretariat Pelaksana; c. Melaksanakan penyusunan bahan program kerja tahunan Koordinator Kopertis; d. Melaksanakan urusan kepegawaian, keuangan, dan ketatausahaan; e. Melaksanakan penyusunan bahan Sistem Manajemen Mutu (SMM); f. Melaksanakan pengelolaan BMN; g. Melaksanakan koordinasi penyusunan prosedur kerja Kopertis; h. Melaksanakan penyusunan pelaksanaan program kerja dan anggaran Bagian Umum; i. Melaksanakan penyusunan bahan laporan pelaksanaan program kerja Sekretariat Pelaksana dan Koordinator Kopertis; j. Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan. Bagian Umum terdiri dari : a. Sub Bagian Kepegawaian Deskripsi Tugas Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Subbagian Kepegawaian; 2) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang Kepegawaian; 3) Melakukan penyiapan bahan usul formasi dan pengadaan pegawai; 4) Melakukan penyiapan rekapitulasi kehadiran pegawai; 5) Melakukan penyiapan bahan usul pengangkatan calon pegawai negeri sipil dan pengangkatan menjadi pegawai negeri sipil bagi calon pegawai negeri sipil; 6) Melakukan penyiapan bahan usul prajabatan calon pegawai negeri sipil; 7) Melakukan penyiapan bahan usul permintaan nomor induk pegawai (NIP) dan Kartu Elektronik Pegawai (KPE); 8) Melakukan penyiapan bahan usul permintaan kartu isteri (KARIS) dan kartu suami (KARSU); 9) Melakukan penyiapan bahan penetapan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) pegawai; 10) Melakukan penyiapan bahan pengambilan sumpah/janji jabatan pegawai negeri sipil dan naskah berita acara serah terima jabatan; 11) Melakukan penyiapan bahan penetapan daftar urut kepangkatan 1)
20
(DUK) pegawai dan dosen PNS dipekerjakan; 12) Melakukan penyiapan bahan penilaian angka kredit (PAK) jabatan akademik Asisten Ahli, Lektor, Lektor Kepala, dan Guru Besar dosen PNS dpk; 13) Melakukan penyiapan bahan penerbitan keputusan PAK dan kenaikan jabatan akademik Asisten Ahli dan Lektor dosen PNS dpk; 14) Melakukan penyiapan bahan usul PAK jabatan akademik Lektor Kepala dan Guru Besar dosen PNS dpk ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kemdikbud; 15) Melakukan penyiapan bahan usul kenaikan pangkat pegawai Kopertis dan dosen PNS dpk; 16) Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar instansi/alih status PNS dari instansi lain menjadi dosen dpk di lingkungan Kopertis Wilayah I; 17) Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar instansi/alih status dosen PNS dpk ke instansi lain; 18) Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar unit kerja atau antar instansi pegawai Kopertis Wilayah I; 19) Melakukan penyiapan bahan usul perbantuan, penarikan dari perbantuan, dan pengaktifan kembali setelah perbantuan pegawai dan dosen PNS dpk ke instansi lain; 20) Melakukan penyiapan bahan usul pemberhentian dari jabatan organik bagi dosen PNS dpk yang diangkat menjadi pejabat Negara, Anggota KPU, dan lain-lain; 21) Melakukan penyiapan bahan usul pengaktifan kembali pegawai dan dosen PNS dpk setelah selesai menjadi pejabat Negara, Anggota KPU, dan lain-lain; 22) Melakukan penyiapan bahan usul peserta diklatpim pegawai; 23) Melakukan penyiapan bahan usul peserta diklat teknis pegawai; 24) Melakukan penyiapan bahan usul penerbitan rekomendasi untuk mengikuti seleksi studi lanjut bagi pegawai; 25) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian tugas belajar, tugas belajar atas biaya sendiri, perpanjangan tugas belajar dalam dan luar negeri, dan pengaktifan kembali setelah tugas belajar bagi pegawai Kopertis Wilayah I; 26) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian izin belajar atas biaya sendiri bagi pegawai; 27) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian cuti di luar tanggungan Negara, perpanjangan cuti di luar tanggungan Negara, dan pengaktifan kembali setelah cuti di luar tanggungan Negara 28) Melakukan penyiapan bahan usul mutasi pegawai Kopertis; 29) Melakukan penyiapan bahan usul kenaikan gaji berkala (KGB); 30) Melakukan penyiapan bahan usul KP4; 31) Melakukan penyiapan bahan usul peserta ujian penyesuaian
21
ijazah; 32) Melakukan penyiapan bahan usul peserta ujian dinas; 33) Melakukan penyiapan bahan usul permintaan kartu TASPEN; 34) Melakukan penyiapan bahan usul permintaan asuransi kesehatan (ASKES); 35) Melakukan penyiapan bahan usul masa persiapan pensiun; 36) Melakukan penyiapan bahan usul pemberhentian dan pemensiunan pegawai; 37) Melakukan penyiapan bahan cuti tahunan pegawai; 38) Melakukan penyiapan bahan pembinaan aparatur (BINAP); 39) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian hukuman disiplin pegawai dan dosen PNS dipekerjakan; 40) Melakukan penyiapan bahan analisis jabatan (ANJAB) pegawai; 41) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian rekomendasi atau surat keterangan pengurusan pasport, surat pernyataan aktif mengajar, dan lain-lain; 42) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian satya lencana; 43) Melakukan pengumpulan aktif mengajar dosen; 44) Melakukan penyiapan bahan usul peningkatan kesejahteraan pegawai; 45) Melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis dan sosialisasi peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian; 46) Melakukan penyusunan prosedur kerja Subbagian Kepegawaian; 47) Melakukan pengumpulan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian; 48) Melakukan pengumpulan dan penyimpanan prosedur kerja di lingkungan Kopertis; 49) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan surat dan dokumen bidang kepegawaian; 50) Menyusun laporan kinerja dan anggaran Subbagian Kepegawaian; 51) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan. b. Sub Bagian Keuangan Deskripsi Tugas 1) Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Subbagian Keuangan; 2) Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Sekretariat Pelaksana; 3) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang Keuangan; 4) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran gaji pegawai; 5) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran uang makan pegawai; 6) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran uang lembur
22
pegawai; 7) Melakukan penyiapan bahan pembayaran biaya operasional kendaraan dinas; 8) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran biaya perjalanan dinas; 9) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran tunjangan profesi dan kehormatan dosen PNS dan dosen tetap yayasan; 10) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran beasiswa mahasiswa yang studi lanjut S1, S2 dan S3 dalam dan luar negeri; 11) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran bantuan beasiswa kepada mahasiswa; 12) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran dana hibah; 13) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran kegiatan-kegiatan di lingkungan Kopertis; 14) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran pajak; 15) Melakukan penyiapan rekonsiliasi laporan keuangan ke KPPN; 16) Melakukan penyiapan laporan triwulan ke Bapeda Propinsi; 17) Melakukan penyiapan laporan keuangan ke Ditjen Dikti; 18) Melakukan penyiapan laporan penyerapan anggaran ke Menteri Keuangan; 19) Melakukan penyiapan laporan e-monitoring keuangan; 20) Melakukan penyiapan laporan kinerja anggaran ke Ditjen Dikti; 21) Melakukan penyiapan laporan SIMKEU Kemdibud; 22) Melakukan penyiapan laporan anggaran Direktorat Tendik Ditjen Dikti; 23) Melakukan penyiapan laporan kinerja anggaran ke Ditjen Dikti; 24) Melakukan penyiapan laporan keuangan persemester dan triwulan ke Ditjen Dikti; 25) Melakukan penyiapan bahan tuntutan ganti rugi (TGR); 26) Melakukan penyusunan bahan petunjuk operasional (PO) dan Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL); 27) Melakukan penyiapan bahan TOR dan Rencana Anggaran Biaya (RAB); 28) Melakukan penyiapan bahan penyerapan anggaran melalui program Aplication Forcasting System (AFS); 29) Melakukan pengisian kembali uang persediaan (revolving); 30) Melakukan penyusunan bahan laporan kinerja instansi pemerintah (LAKIP); 31) Melakukan penyusunan prosedur kerja Subbagian Keuangan; 32) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen keuangan; 33) Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran Subbagian Keuangan dan Kopertis; 34) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.
23
c. Sub Bagian Tata Usaha
1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16) 17) 18) 19) 20) 21) 22) 23)
Deskripsi tugas Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Subbagian TataUsaha; Melakukan penerimaan surat masuk; Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan keprotokolan; Melakukan pengaturan keamanan dan ketertiban lingkungan Kopertis; Melakukan pengaturan penggunaan kendaraan dinas; Melakukan pengaturan pengemudi kendaraan; Melakukan pengaturan ruangan, sarana dan prasarana kantor; Melakukan pengaturan konservasi energi; Melakukan penyiapan bahan kehumasan; Melakukan penyiapan bahan bantuan hukum; Melakukan pemeliharaan dan perawatan taman, gedung, ruangan, barang inventaris kantor, sarana dan prasarana; Melakukan penyiapan bahan usul pengadaan barang dan jasa; Melakukan pendistribusian barang inventaris kantor; Melakukan pendistribusian barang persediaan; Melakukan pendataan barang inventaris kantor; Melakukan pendataan Barang Milik Negara (BMN); Melakukan penyiapan bahan usul penghapusan barang inventaris kantor; Melakukan entri data BMN ke Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN); Melakukan penyusunan laporan BMN secara periodik (triwulan, semesteran, dan tahunan); Melakukan penyusunan bahan sosialisasi, pelatihan, penataran, workshop dan seminar ketatausahaan; Melakukan penyusunan prosedur kerja Subbagian Tata Usaha; Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran Subbagian Tata Usaha; Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan perintah pimpinan.
D. Jaringan Kegiatan Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta (KOPERTIS) Wilayah I merupakan salah satu instansi vertikal di daerah sebagai perpanjangan tangan Direktorat
Jendral
Pendidikan
Tinggi
Kementerian
Pendidikan
Dan
Kebudayaan.Bertanggung jawab terhadap pembinaan dan pengawasan seluruh Perguruan Tinggi Swasta yang berada di wilayah Sumatera Utara.
24
E. Kinerja Terkini Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai tujuan instansi tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut dengan maksimal diperlukan pembagian tugas di setiap bagian yang ada ataubiasa disebut dengan job description. Kopertis Wilayah I Sumatera Utara yang sudah melakukan pembagian tugas di setiap bagiannya.Namun kinerja terkini Kopertis Wilayah I Sumatera Utara tidak hanya di dukung oleh pembagian tugas di setiap bagian saja, tetapi juga dengan membagi tugas di setiap bagian tersebut kepada setiap pegawai yang bekerja di bagian tersebut. Caranya adalah dengan mengubah uraian tugas menjadi beban kerja lalu dihitung dengan standar kemampuan rata – rata per pegawai perbulan atau pertahun.Jadi kinerja terkini kopertis Wilayah I Sumatera Utara didasarkan pada kinerja pegawainya perbulannya atau pertahunnya. F. Rencana Kegiatan Rencana Kegiatan KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara adalah : Tabel 2.4 Rencana Kegiatan KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara 2014 Sumber : KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara NO . 1. 2. 3. 4.
Nama Kegiatan Sosialisasi penugasan penelitian dan pengabdian pada masyarakat Pengelolaan sertifikasi Dosen semester ganjil dan genap Pemilihan Dosen berprestasi tingkat KOPERTIS Wilayah I Monitoring, evaluasi, dan visitasi PTS
Tanggal Pelaksanaan 19 Juni 4 – 5 April 7 – 8 Juli 7 – 8 Juli
25
dilingkungan KOPERTIS Wilayah I 5. 6. 7.
8.
9.
10.
11.
12. 13. 14. 15.
16.
17.
18. 19.
Rapat koordinasi PTS dilingkungan KOPERTIS Wilayah I TOT jabatan fungsional dosen dan angka kreditnya di lingkungan KOPERTIS Wilayah I Workshop jabatan fungsional Dosen dan angka kreditnya bagi Dosen PTS KOPERTIS Wilayah I Workshop jabatan fungsional Dosen dan angka kreditnya bagi dosen PTS KOPERTIS Wilayah I ( daerah Tapsel dan sekitarnya ) Peningkatan kemampuan Dosen dalam penulisan artikel ilmiah bagi Dosen PTS Wilayah I Pelatihan penyusunan proposal kegiatan pengabdian pada masyarakat bagi Dosen PTS KOPERTIS Wilayah I Workshop peningkatan tatakelola Perguruan Tinggi dalam akreditasi Program Studi bagi PTS KOPERTIS Wilayah I ( tahap I ) Workshop peningkatan tatakelola Perguruan Tinggi dalam akreditasi Program Studi bagi PTS KOPERTIS Wilayah I ( tahap II ) Workshop penyusunan RKAKL DIPA bagi pegawai KOPERTIS Wilayah I Workshop penyusunan LAKIP KOPERTIS Wilayah I Workshop penyelesaian penetapan inpassing/penyetaraan pangkat Dosen bukan PNS pada Perguruan Tinggi Workshop penyusunan dokumen usulan penghapusan di lingkungan KOPERTIS Wilayah I Workshop pengelolaan data EPSBED/PDPT bagi operator PTS di lingkungan KOPERTIS Wilayah I Workshop pengingkatan tatakelola Perguruan Tinggi dalam akreditasi Institusi Perguruan Tinggi bagi PTS KOPERTIS Wilayah I Sosialisasi sertifikasi Dosen bagi Dosen PTS
& 6 – 8 Oktober 25 – 27 Agustus 11 – 13 Agustus 28 – 29 Agustus
14 – 15 Agustus
27 – 29 Agustus
19 – 21 Agustus
7 – 9 Juli
10 – 12 Juli 8 – 10 September 13 – 15 September 18 – 20 September
6 – 8 Oktober
14 – 16 Juli 4 – 5 April
26
20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37.
KOPERTIS Wilayah I ( tahap I ) Sosialisasi sertifikasi Dosen bagi Dosen PTS KOPERTIS Wilayah I ( tahap II ) Sosialisasi pengenalan program Mahasiswa Wirausaha ( PMW ) Bantuan program Mahasiswa Wirausaha Monitoring dan evaluasi pelaksanaan program Mahasiswa Wirausaha Festival seni tari budaya Sumatera Utara bagi Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I Pelatihan penulisan karya tulis ilmiah Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I dalam rangka Pers Kampus Festival Seni Suara ( menyanyi solo ) bagi Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I Olimpiade Matematika bagi Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I Olimpiade Fisika bagi Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I Olimpiade Kimia bagi Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I Olimpiade Biologi bagi Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I Olimpiade ONMIPA ( Matematika, Fisika, Kimia, dan Bilogi) tingkat Regional KOPERTIS Wilayah I dan PTN Debat Bahasa Inggris untuk Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I Debat Bahasa Inggris Mahasiswa tingkat Regional PTS KOPERTIS Wilayah I dan PTN Penyelenggaraan pemilihan Mahasiswa berprestasi Pelatihan peningkatan karakter bagi Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I Pelatihan peningkatan karakter bagi Mahasiswa bidang Kesehatan PTS KOPERTIS Wilayah I Penyelenggaraan pekan olahraga mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I
2 – 3 Juli 8 – 9 Juli 10 Juli & 5 – 12 Agustus 20 – 22 Oktober 11 – 13 Agustus 23 – 24 September 6 – 8 Agustus
21 – 22 April 20 – 22 Mei 10 – 12 Juni 12 – 13 Mei 7 – 8 Oktober 9 – 10 Oktober 10 – 16 Nopember
